Plan wdrażania systemu e-Obiegu Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol MunSol

dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż)(pilotaż)

Projekt „eUrząd dla mieszkańca Projekt „eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny”Opolszczyzny”

Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSolPlan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSolTydzień 06 - 09 luty 2007Tydzień 06 - 09 luty 2007 spotkanie pilotażowych JST w Urzędzie Miejskim w Gogolinie w dniu spotkanie pilotażowych JST w Urzędzie Miejskim w Gogolinie w dniu

09.02.200709.02.2007Tydzień 12 - 16 luty 2007Tydzień 12 - 16 luty 2007 zapoznanie się z aplikacją MunSol poprzez testy na kursach zapoznanie się z aplikacją MunSol poprzez testy na kursach

e-learningowych e-learningowych http://http://siemens.data.tc.plsiemens.data.tc.pl analiza podziału obowiązków przy wdrożeniu MunSol dla Wojciecha analiza podziału obowiązków przy wdrożeniu MunSol dla Wojciecha

Olendra oraz Damiana OścisławskiegoOlendra oraz Damiana OścisławskiegoTydzień 19 - 23 luty 2007Tydzień 19 - 23 luty 2007 zarejestrowanie pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie do platformy zarejestrowanie pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie do platformy

e-learningoweje-learningowej przekazanie loginów i haseł pracownikom Urzędu Miejskiego w Gogolinieprzekazanie loginów i haseł pracownikom Urzędu Miejskiego w Gogolinie przekazanie dostarczonych informacji od Siemens dla pracowników przekazanie dostarczonych informacji od Siemens dla pracowników

Urzędu Miejskiego w GogolinieUrzędu Miejskiego w Gogolinie 22-23 luty szkolenie 45 min. w małych grupach 22-23 luty szkolenie 45 min. w małych grupach wprowadzenie struktury organizacyjnej do programu MunSolwprowadzenie struktury organizacyjnej do programu MunSol

Tydzień 26 luty – 15 marzec 2007Tydzień 26 luty – 15 marzec 2007Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup:Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: kierownictwa urzędukierownictwa urzędu naczelnikównaczelników punktów podawczychpunktów podawczych pracowników urzędówpracowników urzędów kierowników i dyrektorów jednostek podległychkierowników i dyrektorów jednostek podległych Biura Rady Miejskiej w GogolinieBiura Rady Miejskiej w Gogolinie - wprowadzania danych do systemu MunSol- wprowadzania danych do systemu MunSol - dekretacja zarejestrowanych danych (pomiędzy pracownikami) - dekretacja zarejestrowanych danych (pomiędzy pracownikami)

Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSolMunSol

I Etap I Etap Zainstalowanie aplikacji na serwerzeZainstalowanie aplikacji na serwerze Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach

urzęduurzęduII Etap II Etap Powołanie zespołu wdrożeniowego platformy Powołanie zespołu wdrożeniowego platformy

MunSolMunSol Wprowadzenie listy użytkowników do platformy e-Wprowadzenie listy użytkowników do platformy e-

learningowejlearningowej Wprowadzenie listy użytkowników MunSolWprowadzenie listy użytkowników MunSol Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu z Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu z

uwzględnieniem jednostek podległych oraz tzw. uwzględnieniem jednostek podległych oraz tzw. Biura podawczegoBiura podawczego

Przypisanie ról do profili w systeniePrzypisanie ról do profili w systenie Przypisanie pracowników do struktury Przypisanie pracowników do struktury

organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego profiluprofilu

Zdefiniowanie słowników występujących w urzędzieZdefiniowanie słowników występujących w urzędzie

III EtapIII Etap Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami

pracownikówpracowników Szkolenia dla poszczególnych grup pracownikówSzkolenia dla poszczególnych grup pracowników Szkolenia dla pracowników Biur podawczychSzkolenia dla pracowników Biur podawczych Testowanie aplikacji w poszczególnych wydziałachTestowanie aplikacji w poszczególnych wydziałachIV EtapIV Etap Weryfikacja poprawności obsługi aplikacjiWeryfikacja poprawności obsługi aplikacji Ostateczny odbiór i zakończenie wdrożenia w Ostateczny odbiór i zakończenie wdrożenia w

urzędzie urzędzie Wyczyszczenie wybranej części bazy testowejWyczyszczenie wybranej części bazy testowej Weryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnejWeryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnej Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz

nadanych im uprawnieńnadanych im uprawnień Archiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktówArchiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktów Wydanie zarządzenia burmistrza o wprowadzeniu Wydanie zarządzenia burmistrza o wprowadzeniu

zmian w regulaminie organizacyjnym urzęduzmian w regulaminie organizacyjnym urzęduV EtapV Etap Rozpoczęcie prac na aplikacji MunSolRozpoczęcie prac na aplikacji MunSol

Szkolenie pracowników dla Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup:poszczególnych grup:

Kierownictwa urzędu,Kierownictwa urzędu, Naczelników,Naczelników, Kierowników i dyrektorów Kierowników i dyrektorów

jednostek podległych,jednostek podległych, Punktów (biur) podawczych,Punktów (biur) podawczych, Pracowników urzędów,Pracowników urzędów, Biura Rady Miejskiej Biura Rady Miejskiej

w Gogolinie.w Gogolinie.

Teoria a praktyka?Teoria a praktyka? Urząd zwykle nie posiada tzw.Urząd zwykle nie posiada tzw.

BURA PODAWCZEGOBURA PODAWCZEGO

Rozwiązanie ?Rozwiązanie ?

REORGANIZACJA PRACYREORGANIZACJA PRACY

Założenia: jedno Buro podawczeZałożenia: jedno Buro podawcze

Praktyka: 5 biur podawczychPraktyka: 5 biur podawczych

Kodeks postępowania administracyjnegoKodeks postępowania administracyjnegoArt.35. § 1.Organy administracji publicznej Art.35. § 1.Organy administracji publicznej

obowiązane są załatwić sprawy bez obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki.zbędnej zwłoki.

Biuro podawcze wstępnie wprowadza sprawę Biuro podawcze wstępnie wprowadza sprawę i przekazuje ją do dekretacji.i przekazuje ją do dekretacji.

- w sytuacji kiedy dokument jest wielo w sytuacji kiedy dokument jest wielo stronnicowy każde z pozostałych biur stronnicowy każde z pozostałych biur podawczych ma możliwość uzupełnienia podawczych ma możliwość uzupełnienia dokumentacji elektronicznej.dokumentacji elektronicznej.

- pracownik Biura podawczego nie może pracownik Biura podawczego nie może wprowadzać wszystkich danych (czas)wprowadzać wszystkich danych (czas)

- dokumenty uzupełniające sprawę nie mogą dokumenty uzupełniające sprawę nie mogą być za każdym razem wskanowywane być za każdym razem wskanowywane w Biurze podawczymw Biurze podawczym

Obecne zarządzenia w urzędach nie Obecne zarządzenia w urzędach nie przewidują w strukturze organizacyjnej przewidują w strukturze organizacyjnej Biura podawczego lub wielu Biur Biura podawczego lub wielu Biur podawczych.podawczych.

Każdy urząd powinien dokonać zmian Każdy urząd powinien dokonać zmian w Regulaminie organizacyjnym w celu w Regulaminie organizacyjnym w celu wyszczególnienia stanowisk, które będą wyszczególnienia stanowisk, które będą miały za zadanie wprowadzanie spraw miały za zadanie wprowadzanie spraw przetworzonych z wersji papierowej na przetworzonych z wersji papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów)elektroniczną (skanowanie dokumentów)..

Uwagi: Uwagi: W związku z wprowadzeniem e-Obiegu W związku z wprowadzeniem e-Obiegu

proponujemy udostępnienie jednego proponujemy udostępnienie jednego stanowiska komputerowego dla kierowników stanowiska komputerowego dla kierowników jednostek podległych w Biurze podawczym. jednostek podległych w Biurze podawczym. Takie zastosowanie pozwoli na osobną Takie zastosowanie pozwoli na osobną ewidencję przekazywanych spraw dla ewidencję przekazywanych spraw dla jednostek podległych oraz weryfikacji: ilości jednostek podległych oraz weryfikacji: ilości spraw, osoby odbierającej oraz stanu i spraw, osoby odbierającej oraz stanu i terminu zakończenia sprawy.terminu zakończenia sprawy.

Wskazujemy potrzebę prawnego Wskazujemy potrzebę prawnego uregulowania w JST używania e-Obiegu oraz uregulowania w JST używania e-Obiegu oraz przygotowanie dla JST zarządzeń W/B/P.przygotowanie dla JST zarządzeń W/B/P.

Dla sprawnego przekazywania informacji „o Dla sprawnego przekazywania informacji „o nowej sprawie” w systemie MunSol - nowej sprawie” w systemie MunSol - utworzenie dla wszystkich pracowników JST utworzenie dla wszystkich pracowników JST kont e-mail (poczta wewnętrzna).kont e-mail (poczta wewnętrzna).

eObieg dokumentów:eObieg dokumentów:- Łatwy do wdrożenia,Łatwy do wdrożenia,- 80 % spraw można wprowadzać do 80 % spraw można wprowadzać do

systemu praktycznie natychmiast,systemu praktycznie natychmiast,- Docelowo 100 % spraw będziemy Docelowo 100 % spraw będziemy

załatwiać poprze używanie eObiegu,załatwiać poprze używanie eObiegu,- Urząd Miejski w Częstochowie wydał Urząd Miejski w Częstochowie wydał

zarządzenie uniemożliwiające zarządzenie uniemożliwiające przekazywanie informacji przekazywanie informacji prezydentowi w wersji papierowej,prezydentowi w wersji papierowej,

- W łatwy sposób możemy czuwać W łatwy sposób możemy czuwać nad ilością, szybkością i jakością nad ilością, szybkością i jakością załatwianych spraw,załatwianych spraw,

- Dopilnowanie terminów załatwiania Dopilnowanie terminów załatwiania spraw.spraw.

ŻyczęŻyczęPOWODZENIA ;)POWODZENIA ;)

Wojciech OlenderWojciech OlenderUrząd Miejski w GogolinieUrząd Miejski w Gogolinie

Tel. 077 40 76 808Tel. 077 40 76 808wojtek@gogolin.plwojtek@gogolin.pl