optimization& automation

Nowoczesne zarządzanie etykietowaniemjak zwiększyć wydajność firmy i wzmocnić markę.

WWW.SKKGLOBAL.COMSKK@SKKGLOBAL.COMFAX. 12 2932 701TEL. 12 2932 700SKK S.A. UL. GROMADZKA 101, 30-719 KRAKÓW

Oprogramowanie klasy Label Management System (LMS) stanowi podstawę profesjonalnego zarządzania etykietowaniem. Zapewnia kompleksową obsługę wszystkich operacji, czym radykalnie podnosi wydajność firmy,a w konsekwencji świadomość marki.

Wiele przedsiębiorstw nie nadąża jednak za zmieniającymi się potrzebami w tym zakresie, lub bagatelizuje znaczenie procesów znakowania. Ich model biznesowy opiera się na rozwiązaniach generujących wysokie koszty. Z niezrozumiałych powodów podmioty te re-zygnują z optymalizacji kluczowych procesów, nowoczesnego zarządzania, a także poprawy wizerunku oraz większych zysków.

To rynkowy paradoks, ponieważ współczesne propozycje w dziedzinie tworzenia i zarządza-nia etykietami stwarzają firmom dużo większe szanse na:

→ obniżenie kosztów → usprawnienie i rozszerzenie modelu biznesowego → zminimalizowanie ryzyka przestojów w produkcji → uniknięcie problemów wynikających z niezachowania standardów.

Wdrożenie scentralizowanego i nowoczesnego rozwiązania LMS w prostej linii przekłada się zwiększenie możliwości wytwórczych, a także wzmocnienie marki i wizerunku firmy.

Koncept Label Management System wykracza daleko poza możliwości pojedynczych, nie­wielkich aplikacji dla komputerów PC. Dziś są to zwarte, a jednocześnie potężne platformy biznesowe. Ich adaptacja znacznie upraszcza konsolidację, a także automatyzację procesów wytwarzania i zarządzania etykietami. Jednocześnie daje możliwość koordynowania róż-norodnych zadań, wykonywanych przez pracowników w ramach jednej lub kilku organizacji. Oprogramowanie zapewnia pełną swobodę korzystania z najnowszych technologii, zarów-no mobilnych, jak i stacjonarnych.

LMS realizuje także nowoczesne podejście do drukowania. Procesy znakowania dosto-sowywane są przede wszystkim do bieżących potrzeb i standardów, a jednocześnie stają się niezależne od specyfiki sprzętu drukującego. Systemy tego rodzaju umożliwiają pełne przystosowanie aplikacji do wymagań przedsiębiorstwa, a przede wszystkim do oczekiwań i wygody jego klientów.

Jak ważne jest właściwe i wydajne zarządzanie procesami etykietowania niech świadczy fakt, że za sprawą unijnej „dyrektywy fałszywkowej” niemal 20 000 polskich podmiotów zmuszonych będzie przeskanować przeszło 726 milionów opakowań leków rocznie. Ich łączna wartość przekroczy 17 miliardów złotych. To ogromne wyzwanie dla systemów zna-kowania.

2 3

→ Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada centralnej biblioteki wzorów etykiet, każdy z działów, zajmujący się wysyłką, zmuszony będzie do aktualizacji określonego szablonu. Proces ten może wymagać powtórzeń, w zależności od posiadanych drukarek i systemu obsługi ozna-kowań. Przyjęty model generuje więc dodatkowe wydatki i nakłady pracy.

→ Bez względu na to, gdzie i jak zaprojektowano etykiety, może się zdarzyć, że cała operacja wymusi konieczność napisania dedykowanych skryptów i/lub sterowników do drukarek. Z reguły jest to czynność czasochłonna, wymagająca specjalistycznej wiedzy. W wielu przypadkach zadanie to zleca się firmom zewnętrznym, specjalizującym się w integracji systemów. Im więcej drukarek, rodzajów etykiet i interfejsów oprogramowania uczestniczy w procesie, tym większe angażuje środki.

→ Jeżeli dane środowisko etykietowania nie jest zintegrowane z innymi działami organizacji ­ w ramach planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) ­ pojawia się problem spójności danych i właściwego doboru informacji na etykiecie. W konsekwencji, firma musi liczyć się z reklamacjami.

→ Brak spójnego systemu zarządzania oznaczeniami praktycznie wyklucza możliwość koor-dynowania ich obiegu w firmie. Potrzebna jest więc dodatkowa praca i czas, by wprowadzić najdrobniejsze nawet zmiany w strukturze etykiet. Im jest ich więcej tym bardziej kosz-towny staje się proces i tym więcej generuje błędów.

Taka sytuacja nie sprzyja budowaniu świadomości marki. Tym bardziej, gdy etykiety firmowane są logo i innymi znakami graficznymi przedsiębiorstwa. W czasach, gdy klient ma większą możliwość wyboru, a jednocześnie cechuje go mniejsza lojalność względem produktów konkretnego produ-centa, kluczowym wyzwaniem dla każdej firmy staje się budowanie profesjonalnego wizerunku i świadomości swojej marki. Bałagan informacyjny oraz niskiej jakości etykiety stanowią więc ele-ment wysoce niepożądany.

W wielu firmach największe utrudnienia stwarza rozporoszony, niespójny ekosystem oznakow-ań. Zwykle oznacza to odejście od aktualnych standardów i wynika z braku ujednoliconej obsługi procesów biznesowych. Stan taki z reguły jest następstwem niewłaściwie oszacowanych kosztów wdrożenia i obsługi danego środowiska. Ujawnia także niesprawny model inwestycyjny.

Generuje to większe koszty, problemy z produkcją oraz utrudnienia w łańcuchu dostaw. Tymczasem spadek sprzedaży w danej firmie, choćby o 1%, często oznacza straty na poziomie setek tysięcy, a nawet milionów ­ w dowolnej walucie. W tym kontekście, jakiekolwiek wydatki związane z zaku-pem i wdrożeniem oprogramowania LMS nie są w najmniejszym stopniu zauważalne.

Kluczem jest kompatybilność

Rozproszona struktura zarządzania oznaczeniami sprawia, że szablony etykiet często nie są ze sobą kompatybilne. W następstwie tego, klient może otrzymać zamówienie opatrzone różnymi etykieta-mi, o odmiennym zadruku i formule prezentacji treści. Co więcej, z ich wytworzeniem oraz zarządza-niem wiąże się konieczność zakupu dodatkowych pakietów oprogramowania, czcionek, grafik i innych elementów umieszczanych na etykietach.

Często są one dublowane w różnych działach przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia samej firmy problem może wydawać się trudny do zauważenia. Niemniej dla klientów i odbiorców często rodzi to utrudnienia wynikające z niezachowania jednolitych standardów.

Dobrym przykładem są podmioty, w których każdy dział tworzy własny rodzaj oznakowania surow-ców, produktów, przesyłek, kontroli zapasów itp. W każdym funkcjonuje kilka urządzeń drukujących, obsługiwanych przez niezależne biblioteki etykiet, podzielone na zasoby do użytku wewnętrznego i zewnętrznego. Każdy z tych obiektów może posiadać odrębne oprogramowanie do projektowania etykiet.

Brak scentralizowanego podejścia do zadań związanych z profesjonalnym etykietowaniem produk-tów może stanowić także zagrożenie dla produkcji. O ile zadaniem systemów ERP jest dostarczanie konkretnych informacji użytkownikom biznesowym, to w różnych organizacjach to samo zdarze-nie może być prezentowane w odmienny sposób i uzupełnione dodatkowymi zmiennymi (adresy klientów, numery porządkowe i inne). Tak realizowany obieg informacji prowadzi do niejasności w doborze danych i może skutkować błędnym nadrukiem na oznaczeniach.

Responsywność, czyli (nie) szybka reakcja na potrzeby klienta

Rozproszenie, a także brak spójności procesów etykietowania ograniczają możliwości wytwórcze firmy, generując większe koszty. Dodatkową trudność stanowi wprowadzanie zmian na etykietach, np. na zlecenie klienta.

CIĘCIE KOSZTÓW I POPRAWA JAKOŚCI

4 5

Podstawową zaletą oprogramowania LMS jest możliwość wydajnego zarządzania etykietami, zarówno lokalnie, jak i w przestrzeni całej firmy. Nowe projekty, zmiany i aktualizacje dostępne są dla wszystkich osób oraz systemów ­ niezależnie od ich lokalizacji. Daje to dużą swobodę zarówno administratorom, jak i użytkownikom.

Sukces przedsiębiorstw, sięgających po tego typu rozwiązania, polega na uproszczeniu wszystkich operacji związanych z procesem etykietowania, a także drukowania. Dotyczy to nie tylko projek-towania i modyfikacji szablonów, obsługi wydruku, ale również kwalifikacji samych pracowników.

Prostota obsługi, prostota wdrożenia

Z perspektywy użytkownika biznesowego, prosta i intuicyjna obsługa aplikacji ­ niewymagająca wiedzy z zakresu obsługi ERP, rozbudowanych kreatorów etykiet, interfejsów graficznych, mecha­nizmów wymiany danych, czy programowania ­ stanowi wygodne i przyjazne narzędzie, w znacz­nym stopniu redukujące ryzyko pomyłek.

Co istotne, system LMS uniezależnia proces etykietowania od specyfiki urządzeń drukujących. Oznacza to, że oznakowania nie muszą być indywidualnie dostosowywane do określonego modelu drukarki. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy dane przedsiębiorstwo przejmuje nowe zasoby lub uzupełnia istniejący zbiór sprzętowy.

Oprogramowanie posiada wbudowane mechanizmy kontroli każdego etapu tworzenia nowych ety-kiet. Dzięki temu, w procesie ich wytwarzania mogą uczestniczyć osoby nieposiadające dużej wiedzy technicznej w tym zakresie. Tym bardziej, że prawidłowo wdrożony LMS doskonale integruje się z pozostałymi systemami danej organizacji, zapewniając wygodny dostęp do kluczowych danych, wymaganych na etykiecie. Proces nie wymaga udziału programistów, administratorów ERP i innych specjalistów.

Mimo to, większość obecnie używanych systemów to wciąż środowiska starszej generacji, których integracja i obsługa wymaga wyższych umiejętności, a także wiedzy z zakresu informatyki. Migracja do najnowszych rozwiązań LMS oznacza więc znaczącą redukcję kosztów. Szczególnie odnosi się to wydatków związanych z licencjonowaniem oprogramowania i jego utrzymaniem. Konsolidacja ele-mentów, które wpisują się w proces zarządzania oznaczeniami, całkowicie znosi taką konieczność.

Ograniczony czynnik ludzki

W sferze oprogramowania i technologii człowiek jest zazwyczaj najsłabszym ogniwem dane-go przedsięwzięcia. Czynnik ludzki, choć niezwykle twórczy i produktywny, generuje dużą liczbę błędów. Mimo że czas, wysiłek i wiedza ­ potrzebne do wytworzenia danej etykiety ­ zależą od po­trzeb i wymagań klienta, nie ma żadnych przeciwskazań, by cały proces był w jak największym stop­niu zautomatyzowany.

W najnowszych systemach zarządzania etykietowaniem jest on ograniczony do niezbędnego mini­mum. Pracownik nie musi sam wprowadzać kluczowych danych, ale pobiera je z istniejących baz danych, których zawartość aktualizowana jest przy pomocy innych systemów informatycznych.Takie rozwiązanie zapewnia lepszą integrację w obrębie istniejącego ekosystemu (ERP, zarządza-

WYGODA UŻYCIA

Analizując korzyści wynikające z wdrożenia systemu LMS przedsiębiorstwo może brać pod uwagę kilka wytycznych.

→ Responsywność firmy, czyli czas, w którym jest w stanie zareagować na prośbę klienta o wprowadzenie nowego formatu etykiety. Istotne jest tu ustalenie, w jakim terminie możliwe będzie wysłanie do odbiorcy zamówienia z nową etykietą.

→ Określenie, jak często muszą być aktualizowane wybrane oznaczenia.

→ W jaki sposób można przeprowadzić przebudowę systemu i w jakich warunkach.

→ Jak długo zajmuje i jak przebiega proces tworzenia nowej etykiety, dla nowego klienta.

→ Oszacowanie przybliżonego kosztu utrzymania istnieją-cych szablonów (plików).

→ Weryfikacja wydajności procesu drukowania.

6 7

Podczas planowania wdrożeń mających na celu podniesie-nie jakości procesu etykietowania, przedsiębiorca bierze pod uwagę przede wszystkim czynniki ilościowe i jakościowe:

→ ilość obsługiwanych w danym okresie formatów etykiet → różne wersje tej samej etykiety na różnych obiektach → poziom ufności względem jakości oznaczeń → jakość procesów kontrolnych w kontekście spójności

danych na etykietach → przybliżona ocena przywiązania klienta do marki → wymogi regulacyjne → ocena spójności między danymi na etykiecie a infor-

macjami w systemie ERP.

nie zamówieniami, bazy danych, grafiki itp.), a jednocześnie minimalizuje ryzyko pojawienia się opóźnień oraz powielania tych samych danych. Szablony etykiet przechowywane są na centralnym serwerze i współdzielone w obrębie organizacji, a także poza nią.

Na poziomie przedsiębiorstwa nie ma więc znaczenia, czy etykieta tworzona jest w relacji użytkow-nik do użytkownika, obiekt do obiektu, ani w jaki sposób obsługiwana jest przez drukarki. Spójność rozwiązań gwarantowana jest przez pełną kompatybilność i zgodność z przyjętymi normami. Znika więc problem niewłaściwego oznakowania zamówień, a z nim niedotrzymania terminu dostawy.

Bezpieczeństwo

Centralna biblioteka szablonów pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa – zapobiega podrabianiu etykiet. Właściwie skonfigurowane środowisko oferuje możliwość wprowadzenia wielu poziomów zabezpieczeń, opartych na rolach.

Oznacza to, że każdy użytkownik posiada taki zestaw uprawnień do edycji plików, jaki jest niezbęd-ny do wykonywania powierzonych zadań. W takim przypadku, wprowadzanie zmian w strukturze etykiety wymaga wyższych uprawnień i ich zatwierdzenia. Nie ma więc mowy o przypadkowym dostępnie do kluczowych informacji.

Zaimplementowany w LMS system zabezpieczeń znacznie utrudnia stosowanie nieuczciwych prak-tyk biznesowych i redukuje ryzyko dywersyfikacji w łańcuchu dostaw.

8 9

Współczesne systemy klasy LMS umożliwiają centralne zarządzanie wszystkimi aplikacjami druku-jącymi, zarówno w obrębie firmy, jak i poza nią. Możliwe jest także ich skalowanie. Z tego rodzaju udogodnień mogą korzystać użytkownicy komputerów, tak w siedzibie firmy, jak i we wszystkich oddziałach zdalnych. Dotyczy to także dostawców zewnętrznych, producentów, jak również podmi-otów 3PL (logistyka firm trzecich).

Współczesna technologia internetowa pozwala firmom na bardzo szybkie i spójne zarządzanie sys-temami etykietowania. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to zaledwie pięciu, czy kilka tysięcy użyt-kowników.

Dobrym przykładem może być system drukowania w sieci, który wykorzystuje metodę przetwa­rzania danych i zarządzania drukarkami po stronie klienta. W tym modelu, zadania związane z podglądem i strumieniami wydruku realizowane są na komputerze lokalnym. Eliminuje to potrzebę korzystania z zasobów danego serwera, a także samej sieci.

Co więcej, rozwiązanie takie umożliwia korzystanie z dowolnego sterownika drukarek, zgodnego z systemem operacyjnym Microsoft Windows. Ustawienia wydruku są więc kontrolowane lokalnie. Wdrożenie tego rodzaju z reguły nie wymaga uprawnień administratora.

Każde przedsiębiorstwo posiada pełną swobodę w rozbudowie takiego systemu, uwzględniając w nim dostawców, producentów kontraktowych i firmy 3PL. W konsekwencji nie ma potrzeby ponow-nego drukowania etykiet towaru, zaś sam proces może być kontrolowany centralnie i udostępniany określonym podmiotom zewnętrznym. Kontrahenci zyskują zatem dostęp do systemu ręcznego drukowania w sieci, lub mogą integrować formularze wydruku z własnymi systemami ERP.

Zintegrowany system drukowania umożliwia użytkownikom korporacyjnym wyraźne ogranicze­nie nakładów pracy związanych z drukiem. Jednocześnie możliwe jest zwiększenie poziomu jego dokładności i wydajności. Rozwiązanie takie ułatwia integrację z istniejącym ekosystemem bizne-sowym, a także automatyzację drukowania, bez konieczności kodowania lub instalowania dodat-kowych sterowników lub modułów.

Doskonałym przykładem opisywanych wyżej rozwiązań jest aplikacja PowerForms Web oraz mo­duł Automation, wchodzące w skład pakietu NiceLabel – lidera na rynku oprogramowania LMS.

Każde przedsiębiorstwo dążące do poprawy swojego modelu biznesowego, a jednocześnie większej rentowności, powinno uwzględniać w swojej strategii wciąż niedoceniane procesy etykietowania, wsparte możliwościami LMS. Centralizacja wszystkich operacji związanych z właściwym oznako­waniem zdecydowanie poprawia interakcje z klientami oraz partnerami w całym łańcuchu dostaw. Dodatkowo generuje znaczne oszczędności. Korzyści pojawiają się na kilku płaszczyznach.

→ Większa dynamika i elastyczność poprzez skrócenie czasu potrzebnego na projektowa­nie, utrzymanie oraz aktualizację szablonów (plików) etykiet. Dzięki temu, firma dynami­cznie reaguje na potrzeby klientów a nowe produkty mogą szybciej trafić do odbiorców. Rozproszony system etykietowania zwykle oparty jest na setkach plików. W uporządko­wanym i zwartym wariancie do obsługi wielu procesów wystarczy zaledwie kilka ustan-daryzowanych, prostych w edycji szablonów.

→ Skok jakościowy, którego kluczowym elementem jest usunięcie niespójności oraz opóź­nień w procesie wymiany i przetwarzania danych między systemami. Poprawa jakości zapobiega przestojom w produkcji i spóźnionym wysyłkom, wynikającym z błędów lub nie-kompatybilności systemów etykietowania. Dokładna kontrola uniemożliwia złe znakowa­nie towarów, surowców czy półproduktów ­ zmniejsza straty.

→ Ograniczenie kosztów, dzięki większej elastyczności wprowadzania zmian. Mniejsza ilość zadań związanych z obsługą oraz formatowaniem etykiet pozwala zaoszczędzić czas. Do-datkowo drastycznie spada ilość błędów, a sam proces jest w pełni dostosowany do prze-pisów i norm. Przekłada się to na większe oszczędności pośrednie i poprawę wizerunku marki.

→ Atrakcyjność biznesowa. Współpraca z partnerami biznesowymi staje się bardziej pro-duktywna, a samo przedsiębiorstwo szybciej adaptuje się do zmian. Co istotne, zaawanso-wane techniki etykietowania, a także drukowania, zapobiegają fałszerstwom i nieuczciwym praktykom rynkowym.

→ Rozszerzony model biznesowy. Label Management System pomaga usprawnić pro-cesy etykietowania i drukowania nie tylko w obrębie samego przedsiębiorstwa, ale także w relacjach z partnerami. Co więcej, jego możliwości nie ograniczają się jedynie do roli plat-formy wspomagającej znakowanie i druk. To także podstawa do tworzenia nowych usług, zarówno w kontekście projektowania etykiet i oznaczeń, jak i konfiguracji i rozszerzeń w obrębie samego oprogramowania.

Oprogramowanie LMS upraszcza standaryzację i wdrażanie najlepszych praktyk biznesowych w dzie dzinie etykietowania. Doświadczonym i wyspecjalizowanym podmiotom umożliwia ofero­wanie usług na najwyższym światowym poziomie, a także kreowanie nowych trendów.

NOWOCZESNEDRUKOWANIE PODSUMOWANIE

10 11

Firma SKK S.A. od ponad dwudziestu lat dostarcza rozwiązania au-tomatyzujące i optymalizujące procesy w obszarach logistyki, pro-dukcji i znakowania towarów. Systemy SKK zwiększają efektywn-ość i konkurencyjność, obniżają koszty operacyjne i eliminują błędy, a także podnoszą jakość obsługi.Wśród najważniejszych klientów SKK S.A. znajdują się m.in.: DPD, Rossman, Alior Bank, Espersen, PLL Lot, KGHM Polska Miedź, Raben, TNT, Schenker Logistics.

SKK S.A. od wielu lat wykorzystuje w swoim modelu biznesowym oprogramowanie LMS NiceLabel. Zdobyte doświadczenie umoż-liwia przedsiębiorstwu zaspokojenie dowolnych potrzeb klienta w zakresie projektowania, druku i zarządzania etykietami, w tym także RFID.

O SKK S.A.