OpenERP6 1 Par l'Exemple

7/29/2019 OpenERP6 1 Par l'Exemple

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Dcouvrir Open ERP 6.1

parl'exemple

Formation Open ERP 6.1


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V e r s i o n d u d o c u m e n t v 1 . 2

D a t e 11 / 2 0 1 2

E d i t e u r

R d a c t e u r s

PF_OM

CERPEG 20122


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Somma

ire

Sommaire

I Les partenaires....................................................................................................................4

1 Nouveau partenaire............................................................................................................................... 4

II Acheter et rgler les factures fournisseurs.....................................................................8

1 Crer un bon de commande d'achats.................................................................................................... 8

2 Rceptionner les marchandises........................................................................................................... 12

3 Valider la facture d'achat..................................................................................................................... 14

4 Rgler la facture d'achat...................................................................................................................... 19

III Vendre et encaisser les factures clients.......................................................................24

1 Crer un bon de commande de vente................................................................................................. 24

2 Livrer les marchandises....................................................................................................................... 28

3 Valider la facture de vente................................................................................................................... 31

4 Encaisser le rglement du client.......................................................................................................... 35

3


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Les

partenaires

I Les partenaires

1 Nouveau partenaire Editer un partenaireCrer ou diter un nouveau partenaire

Dans Open ERP, un partenaire est un tiers qui est en relation avec l'entit. Il peut tre la fois client,

fournisseur, employ... Il existe donc plusieurs possibilits pour crer un nouveau partenaire.

partir du menu :

Achats > Carnet d'adresses > Fournisseurs > Crer

Ventes > Carnet d'adresses > Clients > Crer

I n f o r m a t i o n s g n r a l e s

Ici nous allons modifier un fournisseur, nous allons donc cliquer sur Modifier

1- Saisir le nom du fournisseur

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Les

partenaires

2- Saisir le code du fournisseur. Ce code peut tre utile

pour slectionner le fournisseur

3- Saisir le type d'organisation

Pour crer ou modifier les formes juridiques des

entreprises :

Ventes > Configuration > Carnet d'adresses >

Formes juridiques

4- Le fournisseur peut aussi tre un client !

5- Chaque partenaire possde un ou plusieurs contacts

(interlocuteurs). Cliquer sur Crer pour ajouter un

nouveau contact. Renseigner les champs utiles.

Cliquer sur Enregistrer pour valider les informations

saisies.

6- Cliquer surAjouter pour classer le fournisseur dans

une ou plusieurs catgories.

Pour ajouter des catgories : Ventes > Configuration

> Carnet d'adresses > Catgories de partenaires

O n g l e t V e n t e s & Ac h a t s

CERPEG 20125


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Les

partenaires

1- Slectionner l'utilisateur qui est en relation avec ce

fournisseur (sinon laisser vide).

Par dfaut le partenaire est Actif.

2- Slectionner l'quipe commerciale en relation avec ce

partenaire.

L'adresse de son site internet.

Slectionner ventuellement un partenaire Parent

(cas d'un sous-traitant).

O n g l e t C o m p t a b i l i t

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Les

partenaires

1- Un partenaire fournisseur peut aussi devenir un client,

open ERP complte donc les zones du compte client.

Le compte client est complt automatiquement

mais il est possible de le modifier (cas de

comptes individuels crer).

Le rgime fiscal est ncessaire pour la

dclaration de TVA.

Les conditions de paiement par dfaut

2- Le compte fournisseur est complt

automatiquement mais il est possible de le

modifier (cas de comptes individuels crer).

Saisir le numro de TVA intracommunautaire

dans le cas d'un fournisseur UE.

Cocher la case si le partenaire est assujetti la

TVA.

3- Crer les coordonnes bancaires du partenaire.

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Acheteretrgler

les

facturesfournisseurs

II Acheter et rgler lesfactures fournisseurs

1 Crer un bon de commande d'achatsNouveau bon de commande partir du menu :

Achats > Gestion des achats > Bons de commande > Crer

E n t t e d e l a c o m m a n d e

1- La rfrence de la nouvelle commande est

complte automatiquement mais peut tre

modifie. La codification du document estmodifiable partir du menu : Administration >

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Acheteretrgler

les


Configuration > Squences > Squences &

identifiers et slectionner le document

modifier (dans notre cas : Purchase Order >

Ordre d'Achats).

L'entrept est le nom de l'entreprise ou magasin

qui va recevoir la marchandise.

Slectionner ventuellement l'appel d'offres

auquel vous devez rattacher la commande

d'achat.

2- La date correspond la date du jour par dfaut.

Saisir ventuellement une rfrence aufournisseur.

3- Slectionner le fournisseur en tapant son code

ou les premires lettres ou en cliquant sur .

La liste de prix est affiche par dfaut.

Les autres champs sont complts

automatiquement (adresse...).

Cliquer surCrerpour ajouter les articles

commander.

L e s l i g n e s d e l a c o m m a n d e

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Acheteretrgler

les


1- Saisir le code de l'article ou les premires lettres

de l'article ou cliquer sur pour afficher la liste

des produits. Saisir la quantit commander

La description de l'article s'affiche

automatiquement

La date de livraison prvue provient des

renseignements de la fiche article.

2- Unit d'achat de l'article (dans notre cas : PCE,

l'unit).

Le prix correspond au prix habituel d'achat de

l'article.

Cliquer surSauvegarder & Crerpour

enregistrer l'article et en commander un

nouveau ou cliquer surEnregistrer & Fermer

pour enregistrer l'article et revenir au corps de la

commande.

L a c o m m a n d e c r e

CERPEG 201210


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Acheteretrgler

les


1- Les articles commander s'affichent, il est

possible de modifier les lignes en cliquant sur

.

2- Cliquer surCalculerpour afficher les taxes et les

totaux.

Cliquer surConvertir en bon de commande pour

valider la commande.

L e s d o c u m e n t s g n r s

1- La commande est valide, Open ERP cr

plusieurs documents relatifs cette commande :

Purchase order PO00030 is confirmed >> la

commande PO00030 est confirme.

Reception IN/00012 is ready to process >> les

articles commands sont prts tre rentrs en

stock (voir tape suivante).

Invoice SI :PO00030 is waiting for validation >>

la facture relative la commande PO00030 estcre l'tat "brouillon" et attend d'tre valide.

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Acheteretrgler

les


2- Cliquer surImprimerpour imprimer la

commande

2 Rceptionner les marchandisesLa rception des marchandises

Ds que le fournisseur aura livr les articles commands, le responsable des achats validera l'entre en

"magasin". Pour cela, il faut vrifier la liste des commandes en attente de livraison.

partir du menu principal :

Achats > Rception de produits > Livraisons entrantes

R c e p t i o n n e r l a l i vr a i s o n

1- Les marchandises livres par notre fournisseur sont

prtes tre rentres en stock.

Cliquer sur pour rceptionner les

marchandises ou sur pour supprimer la

livraison.

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Acheteretrgler

les


V a l i d e r l e s q u a n t i t s

1- Il est possible de modifier les quantits livres en

cliquant sur .

2- Cliquer surValiderpour confirmer la livraison.

3- Cliquer surCancel pour fermer la fentre.

Af f i c h e r l a l i vr a i s o n r c e p t i o n n e

1- Cliquer surDisponible (Ready to process)

pour ne pas afficher les livraisons disponibles.

Cliquer surTermin pour afficher les livraisons

termines.

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Acheteretrgler

les


2- La livraison IN/00012 est termine.

3 Valider la facture d'achatLa validation de la facture

La commande est termine, la livraison des marchandises est rceptionne, il reste vrifier la facture

d'achat gnre et la valider pour gnrer les critures comptables.


Achats > Gestion des achats > Bons de commande

V r i f i e r l ' t a t d e l a c o m m a n d e

1- La livraison est rceptionne (100%).

La facture n'est pas valide (0%).

Cliquer sur la commande PO00030 pour l'ouvrir

et valider la facture brouillon.

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Acheteretrgler

les


V a l i d e r l a f a c t u r e

1- Slectionner l'onglet Livraison et Facturation.

2- Cliquer sur facture l'tat "brouillon".

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Acheteretrgler

les


1- Slectionner l'onglet Livraison et facturation.

2- Si la facture est conforme, cliquer sur

Approuver.

Sinon, il est possible de modifier les lignes de la

facture en cliquant sur .

3- Cliquer surSauvegarderpour enregistrer la

validation de la facture.

Cliquer surFermerpour fermer la fentre.

Cliquer sur pour afficher les bons de commande en liste.

V r i f i e r l e b o n d e c o m m a n d e

1- Le bon de commande est rceptionn (100%) etla facture est approuve (100%).

Cliquer sur le bon de commande PO0002 pour

afficher la facture gnre.

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Cliquer sur pour approuver la facture


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Acheteretrgler

les


L a f a c t u r e g n r e

Cliquer sur la facture gnre

Slectionner l'onglet Livraison et Facturation si ncessaire.

La facture a t gnre, elle est l'tat "ouverte" ce qui signifie qu'il faut la payer.

Le numro a t gnr automatiquement : EXJ/2012/0001

Voir l'criture comptableLa facture est valide, le systme a pass l'criture comptable correspondante.


Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur

Slectionner la facture EXJ/2012/0001

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Acheteretrgler

les


S l e c t i o n n e r l a f a c t u r e

1- Slectionner l'ongletAutres information

2- Cliquer sur le numro de la facture pour afficher

l'criture comptable.

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Acheteretrgler

les


Af f i c h e r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e

1- L'criture a t passe dans le journal des

achats.

4 Rgler la facture d'achat partir du menu principal :

Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur

Cliquer sur la facture payer

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Acheteretrgler

les


O u vr i r l a f a c t u r e p a ye r

1- Cliquer surCrer un avoirpour crer un avoir

identique la facture

Cliquer surPayer la facture pour procder au

rglement

L a m t h o d e d e p a i e m e n t

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Acheteretrgler

les


1- Open ERP affiche le montant d au fournisseur

(montant modifiable).

2- Slectionner la mthode de paiement (il s'agit

du journal de trsorerie dans lequel doit tre

passe l'criture).

3- Cliquer surValiderpour gnrer le paiement.

L e p a i e m e n t e st e f f e c t i f

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La facture est paye


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Acheteretrgler

les


1- La facture passe l'tat paye.

2- longlet paiement

L ' c r i t u r e c o m p t a b l e

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Affichage du numro de lcriture

comptable dans longlet paiements

Dans le module Comptabilit.

Slectionner Fournisseurs puis Paiement

fournisseur


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Vendre

etencaisserles

factures

clients

III Vendre et encaisserles factures clients

1 Crer un bon de commande de venteNouveau bon de commande client partir du menu principal :

Ventes > Ventes > Bons de commande > Crer

E n t t e d e l a c o m m a n d e d u c l i e n t

1- La rfrence de la commande est complte

automatiquement mais peut tre modifie. La

codification du document est modifiable partir

du menu : Administration > Configuration >

Squences > Squences et slectionner le

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

document modififer (dans notre cas : Sale

Order > Commande de vente).

Le magasin correspond au lieu partir duquelsera effectu la livraison.

2- La date correspond la date du jour par dfaut.

Saisir ventuellement une rfrence de la

commande du client.

3- Slectionner le client en tapant son code ou les

premires lettres de son nom ou en cliquant sur

.

La liste de prix est affiche par dfaut.

Les autres champs sont complts

automatiquement (adresse de commande,

expdition...).

Cliquer surCrerpour ajouter les articles

livrer.

L e s l i g n e s d e l a c o m m a n d e d u c l i e n t

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

1- Saisir le code de l'article ou les premires lettres

de l'article ou cliquer sur pour afficher la liste

des produits. Saisir la quantit commande par le client.

La description de l'article s'affiche

automatiquement.

L'unit PCE correspond au conditionnement, ici

l'article est vendu la pice.

2- Le prix unitaire correspond au prix de vente

habituel (sans la gestion de liste de prix).

Saisir ventuellement une remise.

Ne pas modifier la mthode

d'approvisionnement.

Saisir le dlais le livraison si celui-ci ne convient

pas.

cliquer sur Sauvegarder & Crer pour

enregistrer l'article et en vendre un nouveau ou

cliquer sur Sauvegarder & Fermer pour

enregistrer l'article et revenir au corps de la

commande.

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

L a c o m m a n d e c r e

1- Les articles livrer s'affichent, il est possible de

modifier les lignes en cliquant sur .

2- Cliquer surCalculerpour afficher les taxes et les

totaux.

Les frais de port font l'objet d'un traitement

particulier avec Open ERP.

Cliquer surConfirmer la commande pour la

valider.

L e s d o c u m e n t s g n r s

1- The quotation SO008... >> prcise que la

commande SO008 a t convertie en facture de

vdente.

Delivery Order OUT/00004... >> informe que le

bon de livraison est prt (voir tape suivante).

Procurement BA1000... >> signale qu'aucune

rgle de stock minimum n'a t prcise pour

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

cet article. Ceci n'empche pas de procder la

livraison mais le rapprovisionnement

automatique ne sera pas pris en charge par

Open ERP.

2 Livrer les marchandisesLa livraison des marchandises

Ds que le magasinier aura procd au colisage des marchandises, celles-ci pourront tre livres au client.


Entrept > Gestion d'entrept > Bons de livraison

L e b o n l i vr e r

1- Cliquer sur le bon pour traiter la livraison.

L e c o l i s a g e e t l a l i vr a i s o n

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

1- En cliquant surTraiter, ou Forcer la

disponibilit puis surTraiter, toutes les lignes

de la commande seront livres en une seule

opration.

2- L'icne reprsente la mise au rebut de la

ligne slectionne.

Les autre icnes de la ligne reprsentent

respectivement :

1 - La division de la ligne en lots de production(utile dans le cas d'un entreprise de production).

2 - La ligne sera ajoute dans le colis

actuellement trait.

3 - La ligne sera traite dans un nouveau colis.

T r a i t e r l e s c o l i s

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

1- Aprs avoir cliqu sur Traiter l'cran prcdent,

Open ERP propose de traiter les lignes de la

commande.

Cliquer surValidate pour procder la livraisondu colisage.

Cliquer ensuite surSauvegarder.

Cliquer surCancel pour fermer la fentre.

L a l i vr a i s o n e s t e f f e c t u e

1- Cliquer sur pour afficher les bons de

livraisons en liste.

Cliquer surDisponible pour ne pas afficher les

livraisons disponibles.

2- Le bon de livraison OUT/00001 est l'tat

"Termin".

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

3 Valider la facture de venteLa validation de la facture

La commande est termine, la livraison des marchandises est effectue chez le client, il nous reste

valider la facture de vente gnre pour passer l'criture comptable.


Ventes > Ventes > Bons de commande

V r i f i e r l ' t a t d e l a c o m m a n d e

1- La livraison est effectue (100%).

La facture n'est pas valide (0%).

Cliquer sur la commande SO008 pour l'ouvrir et

valider la facture brouillon.

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

V a l i d e r l a f a c t u r e

1- Cliquer surCrer la facture finale.

C o n f i r m e r l a va l i d a t i o n d e l a f a c t u r e

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

1- Cliquer surValiderpour passer les critures

proposes.

L a f a c t u r e e s t va l i d e

1- Open ERP a attribu un numro au document

gnr.

2- Cliquer pour imprimer la facture.

3- Cliquer pour sauvegarder le document.

S l e c t i o n n e r l a f a c t u r e

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

1- Slectionner l'onglet Historique.

Cliquer sur le numro de la facture, celle-ci saffiche

2- Cliquer sur Autres informations

3- Cliquer sur le code de la facture pour afficher

l'criture comptable.

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

Af f i c h e r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e

1- L'criture a t passe dans le journal des

ventes.

4 Encaisser le rglement du client partir du menu principal :

Comptabilit > Clients > Factures clients

Cliquer sur la facture payer.

O u vr i r l a f a c t u r e e n c a i s s e r

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

1- Cliquer surCrer un avoirpour crer un avoir

identique la facture.

Cliquer surPaiement pour encaisser le

rglement.

L a m t h o d e d e p a i e m e n t

1- Open ERP affiche le montant d par le client.

2- Slectionner la mthode de paiement (il s'agit

du journal de trsorerie dans lequel doit tre

passe l'criture).

3- Cliquer surValiderpour gnrer l'encaissement.

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Vendre

etencaisserles

factures

clients

L ' e n c a i s s e m e n t e s t c o m p t a b i l i s

1- La facture est l'tat "Post" ce qui signifie

qu'elle est paye.

2-

Cliquer sur critures comptables, lcriture saffiche.

V o i r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e

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