Netykietadobrych praktyk komunikacji e-mailowej w Twojej organizacji.

Marzena Tajchmanczesciwspolne.pl

facebook/czesciwspolne

10

Psychologia społeczna nazywato efektem widza. Im więcejosób jest świadkami wypadku,tym mniej reaguje. Ot,rozproszona odpowiedzialność- skoro jest nas tu tak dużo, toprzecież ktoś z pewnością cośzrobi i ja już nie muszę.

Reguła ta działa dokładnie taksamo w przypadku e-maili. Jeślipotrzebujemy wyłączniepoinformować - możemyw polu "do" wpisać adresychoćby i wszystkich osóbw organizacji. Jeśli jednakoczekujemy od adresatówdziałania - im mniej osóbdostanie wiadomość tym lepiej.

Do:OCZEKUJESZ DZIAŁANIA,

OGRANICZ LICZBĘ ADRESATÓW.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Ta praktyka w znacznymstopniu zmniejszająca zalewe-maili w organizacji.

Ktoś kiedyś stwierdził, że liczbaosób , które otrzymują e-mailado wiadomości jest jednymze wskaźników zaawansowaniapatologii mikrozarządzanialub niechęci do delegowaniazadań.

E-maila do wiadomościotrzymać powinny osoby:- które są w jego treściwymieniane,- dla których działania ważnąwiadomością jest fakt, że nasze-mail dotarł do adresata.

Dw:ZASTANÓW SIĘ 3 RAZY, CZY WSZYSTKIE

TE OSOBY CHCĄ OTRZYMAĆ TWOJĄ

WIADOMOŚĆ.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

W Hollywood panuje zasada:jeśli w 30 sekund nie opowieszswojego scenariusza, to znaczy,że nie wiesz, o czym chceszzrobić film. Podobnie z mailami- jeśli w kilku słowach niepotrafisz sformułować tematu,pewnie nie wiesz jeszcze, po cochcesz pisać.

Im dłuższy temat, tym mniejszeszanse, że adresat zdecydujesię otworzyć mój e-mail.Prawidłowość ta działaw profesjonalnych kampaniachmailingowych zadziałai w naszych organizacjach.

Temat:KRÓTKI.

KONKRETNY.

SYGNALIZUJĄCY DZIAŁANIE.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Na szczęście programypocztowe „myślą” w tymprzypadku za nas,podpowiadając zachowanietematu w przypadkuodpowiadania lub przesyłaniawiadomości dalej.

Zmiana tematu w trakcierozmowy komplikujemożliwość porządkowaniaskrzynki mailowej.

Może również sugerować,że i meritum sprawy uległozmianie.

Temat:NIE ZMIENIAJ TEMATU

W TRAKCIE WĄTKU.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Na pierwszy rzut okanielogicznie. Walczymyz zalewem e-maili, a ta zasada,będzie je mnożyć.

Jeśli piszę do kogoś w sprawieszkoleń, to nie będę mu sięjeszcze przypominać w sprawiewywiadu dla prasy. To, że obatematy łączy osoba adresata tonie jest wystarczający powód,żeby znalazły się w jednejwiadomości.

Zdecydowanie łatwiej zarządzasię e-mailami i wynikającymiz nich działaniami, czy prowadzidyskusję, jeśli każdej sprawiepoświęcimy niezależnąwiadomość.

Treść:JEDEN TEMAT -

- JEDEN E-MAIL.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Potoczystość e-maili wynikaczęsto z naszej obawy przejściado sedna sprawy.Rozpoczynamy od akapitównaświetlających temat,w których płyniemy od jednegoargumentu do drugiegoprzygotowując tak zwany gruntpod prośbę lub tezę.

Tyle tylko, że takie podejście niebroni się w e-mailu, na któregoprzeskanowanie adresat makilkanaście sekund. Zawarcienajważniejszego na samympoczątku ułatwi adresatowidecyzję, czy czytać dalej,ale przede wszystkim,czy podjąć w związkuz e-miałem działania.

Treść:ZACZNIJ

OD NAJWAŻNIEJSZEGO.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Tak jak od najważniejszegopowinniśmy zaczynać, tak jużpierwszym akapicie zaznaczyćpowinniśmy, czego i do kiedyod odbiorcy e-mailaoczekujemy.

Pozwoli mu to podjąć decyzję,kiedy i jak poświęcić czas naszejwiadomości.

Treść:OCZEKUJESZ DZIAŁANIA,

NAPISZ TO W PIERWSZYM AKAPICIE.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Krótka i zwięzła treść tow biznesowej netykieciepriorytet i dowód,że troszczymy się o naszegoodbiorcę – nie zarzucamy gostrumieniem świadomości,mamy przemyślane, co chcemymu przekazać i szanujemy jegoczas.

Są więc i tacy (a między nimiGuy Kawasaki), którzy uważają,że e-mail powinien liczyćmaksymalnie 5 zdań. O ile niesą one zbyt długie i barokowe,i o ile nie wpadają w drugąskrajność - zbytnią skrótowośćuniemożliwiającą zrozumienieprzesłania komukolwiekinnemu niż autor.

Treść:KRÓTKA.

SPRÓBUJ ZMIEŚCIĆ SIĘ

W 5 ZDANIACH.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Gdy jednak e-mail rozrasta siędo kilkudziesięciu zdań, wciążmożemy zadbać o komfortczytelnika:

- dzieląc treść na akapity,stosując wypunktowania,

- wprowadzając zdanieporządkujące treść(na początku przedstawię,następnie przejdę do, żeby nakońcupodać),

- nadając akapitom nagłówkii wprowadzając spis treści,gdyby e-mail rozrósł się jużdo książkowo-poradnikowychrozmiarów.

Treść:DŁUŻSZĄ TREŚĆ DZIEL NA AKAPITY.

WPROWADŹ ŚRÓDTYTUŁY.

UŻYWAJ PUNKTÓW.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Kolejny drobny dowód troskio naszego odbiorcę.

Jasne, że znalezienie danychkontaktowych do osoby z tejsamej organizacji nie powinnobyć trudne. Ale tak czy siakzajmuje czas. I ten właśnie czasoszczędzamy adresatowipodając nasze dokładne danekontaktowe.

Stopka:ZAWSZE DODAJ SWOJE

DANE KONTAKTOWE.

@

Jak komunikować się

w organizacji?

#netykieta

Marzena Tajchmanczesciwspolne.pl

facebook/czesciwspolne

Pytaj, jakich zasad potrzebuje Twoja organizacja?

Testuj, jakie zasady sprawdzają się w Twojej organizacji.

Powtarzaj, przypominaj, zwracaj uwagę na przestrzeganie netykiety.

Powodzenia!I pamiętaj: zasady są po te, żeby je (kreatywnie) łamać. Chcesz podyskutować o dobrych praktykach netykiety?

Zapraszam: czesciwspolne.pl Marzena Tajchmanczesciwspolne.pl

facebook/czesciwspolne