Netykietadobrych praktyk komunikacji e-mailowej w Twojej organizacji.
Marzena Tajchmanczesciwspolne.pl
facebook/czesciwspolne
10
Psychologia społeczna nazywato efektem widza. Im więcejosób jest świadkami wypadku,tym mniej reaguje. Ot,rozproszona odpowiedzialność- skoro jest nas tu tak dużo, toprzecież ktoś z pewnością cośzrobi i ja już nie muszę.
Reguła ta działa dokładnie taksamo w przypadku e-maili. Jeślipotrzebujemy wyłączniepoinformować - możemyw polu "do" wpisać adresychoćby i wszystkich osóbw organizacji. Jeśli jednakoczekujemy od adresatówdziałania - im mniej osóbdostanie wiadomość tym lepiej.
Do:OCZEKUJESZ DZIAŁANIA,
OGRANICZ LICZBĘ ADRESATÓW.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Ta praktyka w znacznymstopniu zmniejszająca zalewe-maili w organizacji.
Ktoś kiedyś stwierdził, że liczbaosób , które otrzymują e-mailado wiadomości jest jednymze wskaźników zaawansowaniapatologii mikrozarządzanialub niechęci do delegowaniazadań.
E-maila do wiadomościotrzymać powinny osoby:- które są w jego treściwymieniane,- dla których działania ważnąwiadomością jest fakt, że nasze-mail dotarł do adresata.
Dw:ZASTANÓW SIĘ 3 RAZY, CZY WSZYSTKIE
TE OSOBY CHCĄ OTRZYMAĆ TWOJĄ
WIADOMOŚĆ.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
W Hollywood panuje zasada:jeśli w 30 sekund nie opowieszswojego scenariusza, to znaczy,że nie wiesz, o czym chceszzrobić film. Podobnie z mailami- jeśli w kilku słowach niepotrafisz sformułować tematu,pewnie nie wiesz jeszcze, po cochcesz pisać.
Im dłuższy temat, tym mniejszeszanse, że adresat zdecydujesię otworzyć mój e-mail.Prawidłowość ta działaw profesjonalnych kampaniachmailingowych zadziałai w naszych organizacjach.
Temat:KRÓTKI.
KONKRETNY.
SYGNALIZUJĄCY DZIAŁANIE.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Na szczęście programypocztowe „myślą” w tymprzypadku za nas,podpowiadając zachowanietematu w przypadkuodpowiadania lub przesyłaniawiadomości dalej.
Zmiana tematu w trakcierozmowy komplikujemożliwość porządkowaniaskrzynki mailowej.
Może również sugerować,że i meritum sprawy uległozmianie.
Temat:NIE ZMIENIAJ TEMATU
W TRAKCIE WĄTKU.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Na pierwszy rzut okanielogicznie. Walczymyz zalewem e-maili, a ta zasada,będzie je mnożyć.
Jeśli piszę do kogoś w sprawieszkoleń, to nie będę mu sięjeszcze przypominać w sprawiewywiadu dla prasy. To, że obatematy łączy osoba adresata tonie jest wystarczający powód,żeby znalazły się w jednejwiadomości.
Zdecydowanie łatwiej zarządzasię e-mailami i wynikającymiz nich działaniami, czy prowadzidyskusję, jeśli każdej sprawiepoświęcimy niezależnąwiadomość.
Treść:JEDEN TEMAT -
- JEDEN E-MAIL.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Potoczystość e-maili wynikaczęsto z naszej obawy przejściado sedna sprawy.Rozpoczynamy od akapitównaświetlających temat,w których płyniemy od jednegoargumentu do drugiegoprzygotowując tak zwany gruntpod prośbę lub tezę.
Tyle tylko, że takie podejście niebroni się w e-mailu, na któregoprzeskanowanie adresat makilkanaście sekund. Zawarcienajważniejszego na samympoczątku ułatwi adresatowidecyzję, czy czytać dalej,ale przede wszystkim,czy podjąć w związkuz e-miałem działania.
Treść:ZACZNIJ
OD NAJWAŻNIEJSZEGO.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Tak jak od najważniejszegopowinniśmy zaczynać, tak jużpierwszym akapicie zaznaczyćpowinniśmy, czego i do kiedyod odbiorcy e-mailaoczekujemy.
Pozwoli mu to podjąć decyzję,kiedy i jak poświęcić czas naszejwiadomości.
Treść:OCZEKUJESZ DZIAŁANIA,
NAPISZ TO W PIERWSZYM AKAPICIE.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Krótka i zwięzła treść tow biznesowej netykieciepriorytet i dowód,że troszczymy się o naszegoodbiorcę – nie zarzucamy gostrumieniem świadomości,mamy przemyślane, co chcemymu przekazać i szanujemy jegoczas.
Są więc i tacy (a między nimiGuy Kawasaki), którzy uważają,że e-mail powinien liczyćmaksymalnie 5 zdań. O ile niesą one zbyt długie i barokowe,i o ile nie wpadają w drugąskrajność - zbytnią skrótowośćuniemożliwiającą zrozumienieprzesłania komukolwiekinnemu niż autor.
Treść:KRÓTKA.
SPRÓBUJ ZMIEŚCIĆ SIĘ
W 5 ZDANIACH.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Gdy jednak e-mail rozrasta siędo kilkudziesięciu zdań, wciążmożemy zadbać o komfortczytelnika:
- dzieląc treść na akapity,stosując wypunktowania,
- wprowadzając zdanieporządkujące treść(na początku przedstawię,następnie przejdę do, żeby nakońcupodać),
- nadając akapitom nagłówkii wprowadzając spis treści,gdyby e-mail rozrósł się jużdo książkowo-poradnikowychrozmiarów.
Treść:DŁUŻSZĄ TREŚĆ DZIEL NA AKAPITY.
WPROWADŹ ŚRÓDTYTUŁY.
UŻYWAJ PUNKTÓW.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Kolejny drobny dowód troskio naszego odbiorcę.
Jasne, że znalezienie danychkontaktowych do osoby z tejsamej organizacji nie powinnobyć trudne. Ale tak czy siakzajmuje czas. I ten właśnie czasoszczędzamy adresatowipodając nasze dokładne danekontaktowe.
Stopka:ZAWSZE DODAJ SWOJE
DANE KONTAKTOWE.
@
Jak komunikować się
w organizacji?
#netykieta
Marzena Tajchmanczesciwspolne.pl
facebook/czesciwspolne
Pytaj, jakich zasad potrzebuje Twoja organizacja?
Testuj, jakie zasady sprawdzają się w Twojej organizacji.
Powtarzaj, przypominaj, zwracaj uwagę na przestrzeganie netykiety.
Powodzenia!I pamiętaj: zasady są po te, żeby je (kreatywnie) łamać. Chcesz podyskutować o dobrych praktykach netykiety?
Zapraszam: czesciwspolne.pl Marzena Tajchmanczesciwspolne.pl
facebook/czesciwspolne
Top Related