Microsoft Office Excel 1 · 2017-08-30 · 2 Microsoft Office Excel máximo de las columnas es de...
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Microsoft Office Excel 1
¿Qué es una hoja de cálculo?
na hoja de cálculo está hecha
para manipular datos y números
y se la utiliza para resolver cálculos
matemáticos en distintas disciplinas.
La ventana de Microsoft Excel mues-
tra una hoja con una cuadrícula de
filas y columnas. Cada recuadro, o
celda, tiene una referencia que indica
su posición en la fila y en la columna,
por ejemplo C1 en cada celda se va a
alojar un dato distinto de la informa-
ción.
Con el EXCEL el usuario podrá cons-
truir de una forma evidente y sencilla
múltiples tipos de hojas de cálculo, sin
olvidar las bases de datos o listados.
La automatización de los cálculos es
una de las grandes ventajas que pre-
senta la aplicación, pues supone un
ahorro de tiempo importante, así
como una relajación y una
tranquilidad por parte del usuario al
saber que sus operaciones serán
siempre correctas.
Las funciones relevantes son:
MAYOR POTENCIA DE LAS HOJAS
DE CÁLCULO: Las hojas de cálculo
son ahora más potentes porque pue-
den disponer de más memoria
MEJORA DE LOS COMANDOS DE
ORDENAR Y FILTRAR: Ahora ofre-
cen más opciones.
GUARDAR CON FORMATO DE EX-
CEL 97-2003: Función que permite
que un documento creado en versio-
nes anteriores a la 2010 pueda ser
abierto en esta nueva versión, y que
un documento creado con Excel 2010
pueda ser almacenado con el formato
de las versiones anteriores.
GUARDAR COMO PDF o XPS: Con
Excel podrá guardar sus documentos
en el formato XPS, similar al formato
PDF, esto es, un formato muy ade-
cuado para enviar por correo aquellos
documentos que no queremos que
sean manipulados; un presupuesto,
por ejemplo.
CONVERTIR TEXTO EN TABLA:
Nueva función que nos permite, me-
diante un Asistente, separar el conte-
nido de celdas simples en diferentes
columnas. Esta herramienta es espe-
cialmente útil para separar en dife-
rentes columnas nombres y apellidos.
LA FUNCIÓN AUTOCOMPLETAR:
Función que detecta fácilmente las
funciones que se desea utilizar sobre
la hoja de cálculo y muestra ayuda
para completar los argumentos nece-
sarios para obtener la fórmula co-
rrecta.
LIBRO DE TRABAJO: Los documentos creados en Excel se denominan
LIBROS, cada una de ellos se componen de varias hojas de cálculo
almacenadas en un mismo archivo, que se identifican por su extensión
.xlzx. Está formada por 16.384 columnas (XFD) y 1.048.576 filas. El ancho
U
2 Microsoft Office Excel
máximo de las columnas es de 255 caracteres, (En la versión 2003, está
formada por 256 columnas y 65.536 filas y su extensión es .XLS)
CELDA: Cada una de las casillas rectangulares que componen una hoja de
cálculo y constituye la unidad básica de la misma se denomina celda. Las
celdas se organizan en filas y columnas y su nombre se crea precisamente
combinando la letra de la columna (A1) con el número de la fila en que se
encuentran. Nº total de caracteres que puede contener una celda 32.767
caracteres. Número máximo de hojas de cálculo por libro es 1.024.
FÓRMULA: Son los elementos esenciales de una hoja de cálculo.
Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos la hoja en una
calculadora que actualiza los resultados cada vez que se modifica una
variable. Una fórmula puede consistir en una operación con constantes o
puede hacer referencia a otras celdas. Un ejemplo del primer caso sería la
expresión =8+5 que da siempre el mismo resultado, en cambio, una fórmula
del segundo tipo, como =B3-10, devolverá un resultado diferente en la celda
que la contiene cada vez que el contenido de la celda B3 varíe. Las
fórmulas pueden escribirse directamente en las celdas, o bien a través de la
Barra de Fórmulas, que es la forma más correcta. Toda fórmula debe ir
precedida del signo igual (=) que la identifica como tal en el programa.
Para trabajar con EXCEL
Para iniciar Excel desde el botón de Inicio. Siga los siguientes pasos:
Haga clic en el botón Inicio en la parte inferior de la pantalla
Sitúe el puntero en Todos los Programas, luego clic en la carpeta de Microsoft
Office y clic en Microsoft Excel 2010.
Excel abrirá un libro vacío. Allí automáticamente se genera una nueva hoja de
cálculo en blanco.
Insertar función Muestra la lista de funciones de
uso más frecuente
Celda Cancelar Contenido de la celda
Aceptar o
Enter
Microsoft Office Excel 3
Partes de la Ventana
Las herramientas que antes se repartían entre la Barra de menús y las
diferentes barras de herramientas ahora se distribuyen entre la Barra de
herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones
Bajo la Cinta de opciones se halla la Barra de fórmulas, acompañada del
cuadro de nombres que nos indica la celda o el rango seleccionado. La parte
central de la pantalla está ocupada por el Área de trabajo con sus celdas,
acompañada de las típicas Barras de desplazamiento vertical y horizontal.
Esta última comparte el espacio horizontal con las Etiquetas de las hojas. Al
pie de la pantalla, la Barra de estado incluye por defecto el estado de la celda
seleccionada, los iconos de acceso directo a las vistas, el botón de Zoom y el
botón deslizante del zoom. Utilizando el menú contextual de esta barra es
posible configurarla para que muestre diferente información.
La Vista Backstage, una nueva incorporación en los programas de Microsoft
Office 2010, es la innovación más reciente en la interfaz de usuario de
Microsoft Office Fluent y es una característica complementaria de la cinta de
opciones. Para tener acceso a ella, es necesario hacer clic en el Menú
Archivo. En la Vista Backstage se puede abrir, guardar, imprimir, compartir y
administrar los archivos, así como configurar las opciones del programa.
La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office usado en Microsoft
Office Excel 2007.
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La cinta de opciones está diseñada para facilitar la tarea de localizar los
comandos necesarios para ejecutar una acción. Cada una de la fichas de la
cinta reúne los grupos de comandos relacionados con una actividad concreta
(Insertar, diseñar la página, introducir fórmulas, etc.) para pasar de una ficha a
otra basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña ó con la rueda del
mouse. Además de las fichas normales, y en función del elemento
seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones fichas contextuales que
incluyen las herramientas de edición propias de dicho elemento (Herramientas
de imagen, Herramientas de tabla, etc). Junto a algunos títulos de los grupos
de herramientas aparece un pequeño icono que da acceso a un cuadro de
diálogo o a un panel de opciones relacionado con la categoría a la que
pertenecen.
Cintas de opciones de Excel 2010
Inicio (encontrará herramientas para dar formato a las fuentes, a los números.
Cambiar la alineación, el estilo, las celdas, modificar, ordenar, autosuma,
buscar y seleccionar) es la más usada.
Insertar (encontrará las herramientas para convertir los datos en gráfico,
insertar una imagen prediseñada, WordArt, Símbolos, Tablas dinámicas, tablas,
Hipervínculos, cuadro de texto, SmartArt)
Diseño de página (encontrará agrupadas en áreas diferentes herramientas
para mejorar la presentación de la hoja de cálculo sobre todo cuando vaya a
imprimirla, como ser los márgenes, orientación, también podrá seleccionar una
imagen que sirva de fondo a la hoja de cálculo, con los temas)
Fórmulas (en esta ficha están la biblioteca de funciones, las funciones de
Auditoría para verificar las relaciones entre las fórmulas y resultados para
comprobar si todos los datos son correctos)
Datos (Encontrará las herramientas para ordenar alfabéticamente o filtrarlos y
también la función de Validación de datos, especial para evitar más de un error
al rellenar el formulario)
Microsoft Office Excel 5
Revisar (encontrará las herramientas para corregir la ortografía y gramática,
para buscar un sinónimos, traducir un texto o insertar un comentario, bloquear
una hoja de cálculo, de manera que quien la utilice o la vea, no pueda
modificarla, lo que no significa que no pueda compartirse)
Vistas (Encontrará las diferentes opciones para organizar todo, cambiar el
zoom, Inmovilizar p aneles, cambiar ventanas)
Movimiento a través de la hoja con el teclado
Para moverse Presione del teclado
Arriba o abajo una fila <> ó <>
Izquierda o derecha de una columna <> ó <>
Al comienzo de una fila la tecla <Inicio>
A la última celda con información <Ctrl> + <Fin>
Al principio de la hoja <Ctrl> + <Inicio>
Una pantalla hacia abajo <Av Pág>
Una pantalla hacia arriba <Re Pág>
Una pantalla hacia la derecha <Alt + Av Pág>
Una pantalla hacia la izquierda <Alt + Re Pág>
Para acceder a cualquier comando de
La cinta de opciones <ALT y la letra> que
aparece en la información sobre teclas acerca de la función que desee utilizar
6 Microsoft Office Excel
Para seleccionar con el teclado
Para Presione del teclado
Extender la selección <Shift>+ las flechitas de
movimiento
Seleccionar una columna entera <Ctrl> + <Espacio>
Seleccionar una fila entera <Shift> + <Espacio>
Además del método de selección con el teclado, tiene el método de selección
con el ratón o mouse. El apuntador del ratón con forma de una cruz nos
indica que podemos hacer una selección
Para seleccionar con el ratón, basta con dar un
clic sostenido sobre el área deseada hasta que
esté sombreada.
En la barra de Fórmula aparecen cuantas
columnas y/o renglones se están seleccionando.
Se puede seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los
encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar cuantas
columnas se deseen. De la misma forma se pueden seleccionar filas o
renglones completos dando un clic sobre el encabezado de las filas.
Para seleccionar filas, columnas o
celdas que no están contiguas, se
utiliza la tecla <
Ctrl> y se usan los mismos métodos
descriptos anteriormente.
Finalmente para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se
encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del renglón 1
(Botón Seleccionar Todo) ó Ctrl+E
Microsoft Office Excel 7
Introducir y modificar datos en las celdas
La introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda.
Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir
sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos
cambios, presione la tecla <F2> o haga doble clic sobre la celda y se cambia o
añade la información.
Use la tecla <Tab> para moverse a la siguiente celda de la derecha.
Use la tecla <Shift> + <Tab> para moverse una celda a la izquierda.
Use la tecla <Enter> para moverse una celda hacia abajo.
Use la tecla <Shift> + <Enter> para moverse una celda hacia arriba.
Para copiar las celdas en lugar de moverlas: Mantenga
presionada la tecla <Ctrl> mientras arrastra el mouse (ratón),
Utilice los comandos Cortar, Copiar o Pegar: Realice la
selección y haga clic con el botón secundario (derecho) del mouse para ver el
menú contextual y luego seleccionar el comando adecuado.
Para borrar datos de una celda: Seleccione la celda y presione la
tecla Supr.
Si comete un error: Haga un clic en el botón Deshacer.
Para rellenar un rango de celdas: Para rellenar un rango de
celdas con el mismo texto o valor, escriba el texto o el valor en una de las
celdas y, a continuación, arrastre el controlador de relleno en cualquier
dirección.
Para revisar la ortografía de la hoja de cálculo: Seleccione
el área que desee revisar o seleccione una sola celda para revisar toda la hoja
Arrastre el controlador de relleno
8 Microsoft Office Excel
de cálculo. A continuación, haga clic en la cinta Revisar y luego botón
Ortografía y Gramática.
Para buscar la función correcta fácil y rápidamente: Haga clic en el botón Insertar función y obtendrá ayuda para encontrar la
función que necesite y crear una fórmula.
Para mostrar fórmulas en lugar de valores: Presione <Ctrl> +
´ (Comilla sencilla de inicio) para alternar entre valores y fórmulas.
Si aparecen las marcas de desbordamiento ####### en
una celda: Ajuste el ancho de la columna haciendo doble clic en el borde
derecho del título de columna. Cuando se sitúa el cursor en el borde de la
columna, cambia a una flecha de dos puntas.
Puede ajustar el espaciado y la alineación de los datos:
arrastrando o haciendo doble clic en la línea del encabezado. Puede girar el
contenido de las celdas 90 grados hacia arriba o hacia abajo. Seleccione la
celda y, a continuación, haga clic en Orientación (Ficha Inicio), del grupo
Alineación, seleccione la orientación que desee.
Para guardar un archivo: cuando es la primera vez puede
seleccionar de la Barra de herramienta de Inicio Rápido icono Guardar o
del Teclado <Ctrl> +G
Para guardar con otro nombre el mismo documento debe activar el Botón
Office y luego la opción Guardar como...libro de Excel
En el área de navegación seleccionará la unidad de disco y directorio de
la estructura donde quiere guardar el archivo,
En Nombre de Archivo debe especificar el nombre que tendrá el
documento
En Tipo: seleccionará como qué tipo de archivo desea guardar el
documento. En esta opción podrá escoger plantilla, libro, formato de texto o
de otras hojas de cálculo y luego clic en Guardar.
Microsoft Office Excel 9
Insertar encabezados y pies de página
Incluida en el grupo de herramientas Texto de la ficha Insertar encontraras la
herramienta Encabezado y pie de página. Al activar esta herramienta, la hoja
se muestra con la vista Diseño de página, y con el encabezado seleccionado y
lista parar ser editado. A la vez que se añade el encabezado, se muestra la
ficha Herramientas para encabezados y pie de página, que nos permiten
modificar el diseño de estos elementos, como ser el número de página, la
fecha, la hora, el nombre del archivo y el nombre de la hoja. Además, nos
permite crear encabezados y pies de página diferentes para páginas pares e
impares o diferentes sólo para la primera página así como ajustar su escala
con el resto del documento y alinearlos con los márgenes de la página.
Formato condicional
Estos permiten indicar a Excel que aplique automáticamente un determinado
formato a la celda, como por ejemplo un sombreado de celda o un color de
fuente, si se cumple una cierta condición especificada.
Base de Datos
Es una planilla con datos ordenados y clasificados adecuadamente, cada
integrante de la BD que ocupa una fila se llama Registro y cada dato individual
como nombre, precio, número, fechas etc. se denominan Campos. Para que
una BD funcione correctamente, no debe tener filas ni columnas en blanco,
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cada registro debe ocupar exactamente una fila, la fila de títulos debe
distinguirse de las filas de los registros por tener distinto formato o por tener
títulos tipo texto encabezado datos numéricos en por lo menos una de las
columnas.
Para Cerrar el archivo actual, seleccione Cerrar del Botón del
Office o usar el teclado presionando <Ctrl> + <F4> clic sobre el botón Cerrar
ventana. Si no se ha guardado el archivo o si se hicieron modificaciones desde
la última vez que se guardó, el Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.
Para Salir del Microsoft Excel utilice del Botón del Office, la
opción Salir del Excel, o usar la combinación de teclas <Alt> +<F4> o clic en el
botón Cerrar.
Microsoft Office Excel 11
EJERCICIO Nº 1
En esta lección aprenderá a seleccionar columnas, filas, celdas, a
escribir títulos de columnas; introducir texto, números y fórmulas en las
celdas y utilizar referencias y funciones en las fórmulas así como a
cambiar el formato y el estilo de las fuentes
1. Cargue los datos en la nueva hoja de cálculo, los números deben ser
escritos sin los puntos utilizando el teclado numérico.
A B C D E F
1 TRADE SOLUTIONS S.A.
2 PLANILLA DE LIQUIDACION DE SUELDOS A VENDEDORES
3
4 SUELDO TOTAL COMISIÓN SUELDO
5 NOMBRE APELLIDO BRUTO VENTAS S/VENTAS NETO
6 5,5%
7 Griselda Talavera 1.300.000 5.200.000
8 Julieta Estigarribia 1.341.775 4.135.000
9 Ramón Fretes 1.250.200 5.497.000
10 Carlos Saldívar 1.250.000 3.500.000
11 Gerardo Villanueva 1.000.000 4.540.000
12 Francisco Méndez 1.300.000 4.880.000
13 TOTALES
14 PROMEDIOS
15 MÁXIMOS
16 MINÍMOS
2. Una vez terminado el ingreso de datos, guárdelo con el nombre de
EJERCICIO 1. Haga un clic en el botón Guardar(Ctrl+G)
3. Calcule la Comisión sobre ventas para cada vendedor. Está Comisión es
el 5,5% del total de ventas. Escriba la fórmula a continuación en la celda
E7.Utiliza la tecla F4. (para empezar a introducir una fórmula empiece
escribiendo el signo = ó +), luego seleccione el total de ventas (D7), pulse el
signo (* asterisco para multiplicar, y luego clic sobre (E6) la fórmula se verá
así en la barra de Fórmulas =D7*E6, antes de pulsar la tecla enter para ver
el resultado de esta fórmula, pulse la tecla de función F4, la fórmula se verá
así =D7*$E$6, ahora pulse enter…y el resultado será 286.000. (Se pulsó la
12 Microsoft Office Excel
tecla F4 para que el Excel sepa qué, al repetir la fórmula hacia abajo,
cambie la referencia D7 (total ventas), que se la denomina Referencia
Relativa porque toma un valor distinto, pero para que se mantenga fija la
referencia E6 (comisión), se pulsa F4 para que salga el signo $ que le indica
que la referencia de la fila y columna E6 debe mantenerse fija al obtener las
copias, a esta referencia se la denomina Referencia Absoluta, porque en
todas las fórmulas se mantiene el mismo valor.)
4. Calcule la Comisión para los demás
vendedores. Para ello utilice el método del
control de llenado.(ubique el cursor sobre la
esquina inferior derecha de la celda, cuando
aparezca una cruz fina,+ pulse el botón del
mouse y mantenga presionada, mientras
estiramos o arrastramos para abajo. O haga
doble clic sobre el punto.
5. Calcule el Sueldo neto para los vendedores. El
sueldo neto es la suma del sueldo bruto y la comisión sobre ventas, Escriba
la fórmula en la celda F7=C7+E7 (1.586.000)
6. Calcule el Total del sueldo bruto. Ubique el cursor en la celda C14 y luego
haga un clic de la ficha Inicio/Modificar en el botón de la herramienta
Botón Autosuma
7. Calcule el Promedio, el Máximo, y el Mínimo de los sueldos. Seleccione el
rango C7:C13, de la ficha Inicio/Modificar en el botón de la herramienta
Botón Autosuma , seleccione el comando adecuado
=PROMEDIO(C7:C13), MAX, ó MIN.
De la ficha Inicio/Número active el icono Formato de número de
contabilidad para que salga la Moneda Gs para los números de la
planilla, sin decimales. (Disminuir decimales)
8. Seleccione la celda A1 cuyo contenido es (TRADE SOLUTIONS S.A.) y
cambie la fuente a Arial Black, tamaño 16 con negrita (Inicio/Fuente)
9. Seleccione la celda A2 cuyo contenido es (PLANILLA DE LIQUIDACIÓN
DE SUELDO A VENDEDORES) y cambie la fuente a Times New Roman,
tamaño 14, con negrita y color a elección.
10. Seleccione el rango de celda C4:F5 de los subtítulos y alinee a la derecha,
luego ponga negrita. Vuelve a guardar los cambios con el mismo nombre.
(Inicio/Párrafo)
Microsoft Office Excel 13
11. Accede a la ficha Inicio, luego del grupo Fuentes, active el icono
Bordes/Mas Bordes y del cuadro de diálogo elije el estilo de la línea, el
color, la posición del borde en el diagrama.
12. Seleccione el rango A1:F1 Centre con el icono Combinar y centrar.
Del grupo Alineación de la ficha Inicio. Luego haga lo mismo con el rango
A2:F2.
13. Realice una Vista previa de impresión e Imprimir (Ctrl+F2) (barra de
herramientas de Acceso Rápido) de la planilla y del botón Configurar
seleccione la pestaña Márgenes para centrar el documento en la página,
horizontal y Verticalmente. Guarde los cambios y cierre el archivo.
14 Microsoft Office Excel
EJERCICIO Nº 2
En esta lección aprenderá algunas operaciones fundamentales para el
manejo de la planilla, como son la inserción y el borrado de líneas y
columnas; copiado, borrado y movimiento de datos; modificación del
ancho de las columnas, etc.
Cargue la planilla de acuerdo con el modelo entregado. (Nº enteros)
A B C D E F
1 UNICENTER S.R.L.
2 Líder en Ventas
3 Recargo por compra a Crédito 20%
4 Comisión al vendedor 7,50%
5 Plazo de Financiamiento 18
6 Artículos Precio Contado
7 Jeans 80.000
8 Jeans Wrangler 69.900
9 Camisas 61.900
10 Pantalones Formal 89.900
11 Camperas McGregor 70.000
12 Pantalones Informales 60.000
13 Camperas National 199.900
14 Camisas Martel 169.900
15 Totales
16 Promedios
17 Máximos
18 Mínimos
1. Una vez terminado el ingreso de los datos a la planilla, guarde la planilla
con el nombre de Ejercicio 2
2. Seleccione el rango B7:C14 y con el icono Ordenar y Filtrar del
grupo Modificar de la ficha Inicio; ordene la lista de forma ascendente
(ordenar de A a Z) Modifique el contenido de las celdas que se indican a
continuación. Para ir más rápido a una celda utilice la Tecla F5, o un clic en
el icono Buscar y Seleccionar/Ir a… del grupo Modificar de la
ficha Inicio, o presionar Ctrl + I, o utilice el Cuadro de nombres.
Microsoft Office Excel 15
3. Para modificar o editar el contenido presione la tecla F2 ó haga doble clic
sobre la celda o sitúe el cursor en la barra de fórmulas.
Celdas Contenido actual Cambiar por
B11 Jeans Jeans Lee Cooper
B10 Camperas National Camperas NAGEO
B7 Camisas Camisas Van Heusen
B12 Jeans Wrangler Jeans Negro Wrangler
4. Reduce el ancho de la columna A hasta que tenga 4 caracteres de ancho,
cambie el ancho de la columna B, hasta que tenga 20,30 de ancho,
seleccione los rangos B3:B5 de la Ficha Inicio/grupo Alineación,
seleccione el icono Ajustar texto.
5. Cargue los siguientes datos en las celdas que se indican:
Celda Contenido
D6 Precio Crédito
E6 Cuota Mensual
F6 Unid. Vend. Contado
G6 Unid. Vend. Crédito
H6 Total de Unid. Vendidas
I6 Importe total de Ventas
J6 Comisión al Vendedor
K6 % de Comisión
Luego por debajo de los Títulos de las celdas F6, G6, copia las siguientes cifras
Unid. Vend. Contado Unid. Vend. Crédito
20 35
45 10
30 25
40 15
10 45
15 40
25 30
35 20
16 Microsoft Office Excel
6. Seleccione el rango D6:K6 (Clic en el icono Orientación del grupo Alineación y luego Girar texto hacia arriba), luego ajusta el texto y ancho de las columnas, al contenido.
7. Alinee a la derecha todos los títulos que están sobre columnas de datos numéricos, cambia la fuente y el estilo.
8. Centre los títulos principales con relación al ancho de la planilla, seleccione B1:K1, y haga clic en el icono Combinar y centrar, haga lo mismo con el título de las celdas B2:K2. Cambia la fuente, el tamaño y el estilo.
9. Realice los siguientes cálculos: Utiliza F4 para fijar los datos, donde sea necesario y empezar siempre escribiendo = ó + para empezar la fórmula.
El Precio Crédito= (precio contado*Recargo por Compra a Crédito)+Precio
Contado =(C7*$C$3)+C7
Cuota Mensual = Precio Crédito/Plazo de financiamiento. =D7/$C$5
Total Unidades Vendidas = Unidades vendidas contado+ Unidades
vendidas crédito =F7+G7
Importe total de Ventas = (precio contado*Unidades vendidas
contado)+(Precio crédito*Unidades vendidas crédito) = (C7*F7)+(D7*G7)
Comisión = Importe total de Ventas* Comisión al Vendedor =I7*$C$4
Encuentra los totales de todas las columnas.
% de Comisión =Comisión al vendedor/total de la comisión al vendedor
=J7/$J$15
Calcule los Promedios, Máximos y Mínimos, arrastre con el control de
llenado para obtener así los resultados de las demás columnas.
10. Seleccione los Rangos C7:E18, pulse Ctrl y seleccione I7:J18, y cambie el formato a moneda Gs. Sin decimales. Luego al rango K7:K15, estilo porcentual, sin decimales(Ficha Inicio/Número)
11. Seleccione la celda A7. Escriba 1, y debajo 2. Luego seleccione ambos nº y con el control de llenado arrástrelo hasta A14 para crear una serie de números.
12. Al llegar a este punto, la planilla está terminada. Se han cargado todos los datos, se han realizado todos los cálculos necesarios. Ahora vamos a mejorar la presentación de la planilla. Realiza el trazado de líneas: comience por trazar las líneas dobles alrededor del bloque A6: K15. (Del cuadro de diálogo de Formato Celdas/Bordes),luego aplica el mismo tipo de borde al rango A16:J18.
13. Trace líneas dobles horizontales en los siguientes lugares:
Entre los títulos y los datos (A6:K6) Borde inferior
Microsoft Office Excel 17
Entre los totales y los datos (A15:K15) Borde superior
14. Trace las líneas verticales dentro del bloque A6: K14 (menú contextual/Formato de celdas/Bordes)
15. Asigne un color de relleno a las celdas del bloque A15:K15
16. Cambie el nombre de la hoja1 por Planilla de las Comisiones.
17. .Realice una Vista previa de impresión (Ctrl+F2) de la planilla y del botón Configurar
De la pestaña Página y seleccione la orientación Horizontal, en la pestaña
En la pestaña Márgenes seleccione centrar el documento en la página, horizontal y Verticalmente
En la pestaña Encabezado y pie de página. Personalice el encabezado insertando a la izquierda el nombre de la hoja, a la derecha Departamento de Contabilidad con fuente y tamaño a elección.
Como pie escriba a la izquierda Informe preparado por … sustituyendo los puntos suspensivos por su nombre completo, y a la derecha inserte la fecha. Guarde los cambios.
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EJERCICIO Nº 3
Funciones de Búsqueda y Formato condicional
En una hoja de Excel es muy importante tomar los datos correctos para trabajar
con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos
Cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos
directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una
búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo
que buscamos.
Función ConsultaV() o BuscarV()
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna específica en la tabla
Sintaxis
=ConsultaV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz
Matriz_de_buscar en: es el conjunto de información donde se buscan los datos.
Utiliza un rango.
Indicador_columnas: es el número de columna de matriz_de_buscar en, desde la
cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_buscar.
Ordenado: (opcional) es un valor para encontrar la coincidencia más cercana en la
primera columna (ordenada de forma ascendente) =VERDADERO u omitido; para encontrar la coincidencia exacta =FALSO.
1. En un libro nuevo copia la siguiente planilla.
2. Con la fórmula de ConsultaV, realizar una búsqueda en donde solo escribiendo el número de matrícula, se puede saber, el nombre del alumno/a, el curso y el turno.
3. Centra los títulos principales, agrega una imagen similar a la muestra.
4. Da formato a la tabla con bordes y sombreados.(Inicio/Fuentes/Todos los Bordes)
5. Aplica un formato condicional a la columna de los turnos, Selecciona el rango D6:D12, y de la Cinta Inicio/Estilos/herramienta Formato
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Condicional/Resaltar reglas de celdas/Texto que contiene/escriba TARDE y elija el relleno, de esa manera va a resaltar los alumnos que cursan en el turno a la tarde.
6. Clic en la celda B16, para que aparezca el nombre y apellido, escribe la fórmula =CONSULTAV(B15;$A$6:$D$12;2;FALSO)
7. Clic en la celda B17, para que aparezca el curso, escribe la fórmula =CONSULTAV(B15;$A$6:$D$12;3;FALSO)
8. Clic en la celda B18, para que aparezca el turno, escribe la fórmula =CONSULTAV(B15;$A$6:$D$12;4;FALSO)
9. Ahora prueba a cambiar los nº de matrículas y verás cómo se realiza las modificaciones
10. Cambia el nombre de la hoja por Matricula de los alumnos.
11. Guarda el libro con el nombre de Ejercicio 3.
20 Microsoft Office Excel
EJERCICIO Nº 4
En esta lección aprenderá la utilización de la función lógica SI
(condicional)
Las funciones son fórmulas simplificadas de las operaciones que se
realizan, comúnmente, como sumatoria, un promedio, estadísticas,
matemáticas y trigonométricas que resuelven las necesidades más
frecuentes de distintas disciplinas.
1. Escriba los siguientes datos en la planilla. Ajuste los datos de la fila 5, con
el ícono del grupo Alineación.
2. Centre los títulos principales (INMUEBLES PARAGUAY S.A. y Planilla de
sueldos, comisiones y premios) con respecto a la planilla. Los títulos que se
encuentran sobre columnas de datos numéricos deben estar alineados a la
derecha.
3. Asigne el Formato de número de contabilidad, en $ dólares
a los números de la planilla (B7:F17).
Abra el cuadro de diálogo de Formato Celdas, del grupo Número. Guarde
la planilla con el nombre de Ejercicio 4
4. Calcule la Comisión para cada vendedor. (Ventas por la comisión) recuerde
en fijar la celda D6, pulsando la tecla F4. Utilice el control de llenado para
las demás celdas.
Microsoft Office Excel 21
5. Calcule el Premio (este valor puede ser $0 ó $250, dependiendo de las
ventas) El problema con el cálculo del premio es que puede tomar dos
valores posibles, según el cumplimiento o no de una condición. Proceda de
la siguiente manera:
Recibirán un premio de $250, si las Ventas son mayores a $ 5.000, en caso
contrario no hay premio $0. Para ello hay que utilizar la función Condicional
SI (clic en , de la barra de fórmulas) y luego elegir de la categoría
Lógica la función Si, del cuadro de dialogo que tiene tres valores o
argumentos entre los paréntesis:
La condición que decide cuál valor se debe tomar
El valor a tomar si la condición se cumple.
El valor a tomar si la condición no se cumple.
Seleccionar los datos correctos, y en la barra de fórmula debe salir así:
Luego utilice el control de llenado para arrastrar el resultado a las demás
celdas.
6. Realice el cálculo del Sueldo Neto, este valor es la suma de los tres
anteriores. Arrastre la fórmula para el resto de los vendedores.
7. Escribe los títulos Totales (A15), Máximos (A16), Mínimos (A17).
8. Luego encuentre los totales, máximos y mínimos de todas las columnas. ,
de la ficha Inicio/Modificar en el botón de la herramienta Botón
Autosuma , recuerde en seleccionar antes los rangos
(B7:B14)
9. Amplíe las columnas de ser necesario.
10. Asigne un sombreado gris al rango A5:F5. Realice el trazado de líneas
dobles alrededor del rango A5:F17 y otro debajo el rango A14:F14.
(Ctrl+Mayús+F), del cuadro de diálogo, selecciona la ficha Bordes.(fíjate en
el modelo terminado)
11. Realice un gráfico circular 3D seleccionando los datos de los Vendedores
(A7:A14), pulsa Ctrl y seleccione sus sueldos respectivos. (F7:F14).
22 Microsoft Office Excel
Luego de la ficha Insertar haga clic sobre la herramienta
Gráficosseleccione la opción Circular y luego el modelo circular
seccionado 3D aparece el gráfico sin ningún dato. Muévalo de manera
que no tape la planilla.
De la barra de herramienta de gráficos, seleccione del grupo Diseño de
gráfico, la herramienta Diseño rápido y luego Diseño 6.
Seleccione el Titulo del Gráfico: escriba Sueldos pagados Año 2…
Para mejorar el diseño, pruebe con la herramienta Estilos rápidos
12. También puede editar cada serie, seleccionando en forma individual, luego
del menú contextual (botón derecho), elegir el comando Formato de punto
de datos (cambiar el relleno, el color del borde, estilos de borde, sombra,
Formato). O en la Ficha Formato y Presentación.
13. Seleccione él Título, de la ficha Formato y cambie los estilos de forma, elije
de la galería el modelo que más te guste, prueba con los Estilos de
WordArt, cambie los efectos de textos y de forma, etc. Selecciona la
leyenda y cambie su formato en la Ficha Presentación, para ubicar en otro
sitio, la fuente y estilo en la ficha Formato.
14. Haga una Vista preliminar del documento. Centre la hoja horizontalmente y
verticalmente, vuelva a grabar los cambios.
Modelo terminado
Microsoft Office Excel 23
EJERCICIO Nº 5
En esta lección aprenderá a trabajar con datos de tipo fecha y se
ampliará la utilización de la función lógica SÍ.
1. Cargue los datos en la planilla. Modifique el ancho de las columnas si fuese
necesario. Al copiar las fechas actualice con el año correspondiente.
A B C D E F G H I
1 Fecha de Pago 25/05/
2 Tasa de interés diario: 2%
3
4 Monto del Monto Fecha de Interés Monto
5 Nº Nombre Apellido Préstamo Cuota Vencimiento por Mora a Pagar Saldo
6 1 Gastón Fiorotto 14000000 200000 28/05/
7 2 Angélica Aldama 22000000 250000 24/05/
8 3 Stella Figueredo 24000000 280000 17/05/
9 4 Edilberto Decoud 10000000 200000 16/05/
10 5 Luis Barreto 40000000 350000 25/05/
2. Alinee a la derecha la celda A5 y los títulos del bloque D4: I5.
3. Asigne el formato de moneda con 0 decimales al bloque D6:E10 y al bloque
G6:I10
4. Guarde el archivo con el nombre de Ejercicio 5
5. Realice el cálculo de interés que deben pagar los clientes morosos. Esto se
realiza de la siguiente manera:
Si la fecha de vencimiento es menor (<) a la fecha de pago, entonces se debe calcular el interés para ello:
Calcule el 2% (tasa de interés diario) por el monto de la cuota
Multiplique ambos números y
Calcule la cantidad de días entre la fecha de pago y la fecha de vencimiento.
de otro modo, el interés a pagar es 0 (cero).
Utilice el icono elija la función SI() como Prueba Lógica escriba
F6<D1como valor si verdadero escriba: D2*E6*(D1-F6), valor si falso:
escriba 0; utilice la tecla F4 para las celdas D1 y D2
24 Microsoft Office Excel
En la barra de fórmula deberá salir: =SI(F6<$D$1;$D$2*E6*($D$1-F6);0)
6. Calcule el monto a pagar por cada cliente. Este monto es la suma del
monto de la cuota más el interés. En la celda H6 =E6+G6.
7. Realice el cálculo del saldo para cada cliente. Este saldo es la diferencia entre el monto del préstamo y el monto de la cuota. En la celda I6 = D6-E6
8. Realice los siguientes cálculos:
En la celda E11, encuentra el total del Monto de la Cuota =Suma(E6:E10)
En la celda E12, encuentra el valor más repetido =MODA.UNO(E6:E10)
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango
de datos.
En la celda E13, encuentra el total de Clientes =Contara(E6:E10) Cuenta el
número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de
argumentos.
Escribe los siguientes títulos a partir de las celdas
En A11 Total de Monto de cuota, En A12 Cuota más repetida, En la celda A13 Total de Clientes, luego ajustar el texto en la celda.
9. Mejore el aspecto de la planilla con bordes.
10. Seleccione los rangos C6:C10 e I6:I10 y realice un gráfico seleccionando el tipo que más le guste.
El título será Saldo de Clientes.
Microsoft Office Excel 25
Cambie de Ubicación al gráfico en una hoja nueva, con el nombre de Gráfico de los Clientes.
Cambie el nombre de la etiqueta de la hoja que llamará Planilla de Préstamos.
11. Inserte 5 filas sobre la fecha de pago y utilice la herramienta de WordArt para escribir el nombre de una financiera o entidad bancaria de donde se realizo el préstamo. Centre el texto de WordArt. Inserte una imagen que represente a la entidad bancaria cerca del mismo.
12. Coloque como Encabezado en la sección central: Informe elaborado por
su nombre y apellido con fuente y tamaño a elección y como pie de página
inserte a la izquierda la fecha y a la derecha el nombre del archivo.
13. Guarde los cambios hechos. Haga la presentación preliminar y cambie la
orientación del papel y active el botón márgenes y arrástrelos para que el
documento quede mejor centrado.
EJERCICIO Nº 6
En esta lección aprenderá a trabajar con libros que contiene varias hojas
de cálculo con datos. Los datos de una o más áreas fuentes se pueden
resumir consolidándolos. Aquí utilizaremos uno de los dos métodos que
ofrece Excel para consolidar datos: el que es POR POSICIÓN, que se
utiliza cuando las áreas fuentes tienen exactamente la misma
distribución.
1. Abre el archivo CONSOLI1. Guarde con el nombre de Ejercicio 6
2. Posiciónese en la hoja que corresponde a la división IMPRESORA y realice
en la celda F11 el cálculo de Beneficios que corresponde a los empleados
de cada departamento. Para ello debe multiplicar el porcentaje de los
Beneficios por el sueldo correspondiente y utilizar el carácter fijador donde
sea necesario. =$D$6*E11.
3. En la celda G11, calcule Costes Personal = Sueldos + Beneficios
=E11+F11. Luego arrastre el resultado para las demás celdas.
4. Calcule el total de personal y utilice el control de llenado para las demás
celdas. Asigne formato de monedas sin decimales a los resultados
obtenidos.
5. Ubique el cursor en la hoja llamada COPIADORAS y repita los pasos 2 al 4.
Luego haga lo mismo con la hoja correspondiente a la División FAX.
Vuelve a guardar los cambios
26 Microsoft Office Excel
6. Al procedimiento de consolidar datos procedentes de varias hojas de
cálculo en una sola hoja “maestra” se la denomina “Relaciones en tres
dimensiones”. Permite dividir hojas de cálculo complejas y de gran
tamaño, en hojas más pequeñas que son más fáciles de mantener.
7. Para realizar la consolidación de datos inserte una nueva hoja de cálculo y
escriba los datos que figuran a continuación. Cambie de nombre a la hoja
por TOTAL DEL PERSONAL y un color diferente a cada hoja.
A B C D E F
1 Título Resumen personal de Tecno-Import
2
3 Propósito Use esta hoja de cálculo para consolidar datos de las hojas de
4 cálculo del personal de las divisiones Impresoras, Copiadoras y Fax
5
6
7 Datos personal de todas las divisiones de Tecno-Import
8
9
10 Departamento Número de
empleados
Costes
Personal
11 Mercadotecnia
12 Ingeniería
13 I + D
14 Administración
15 Total personal
8. Ajuste el texto en las celdas D10 y E10. Luego coloque los bordes.
9. Seleccione la celda donde se introducirá la fórmula (D11), empiece la
fórmula escribiendo el signo + ó =, haga un clic en la hoja de cálculo que
inicia la referencia y seleccione la celda que contiene el rango que desea
consolidar.(Abra la hoja Impresora, clic sobre D11, pulse la tecla +, luego
abra la hoja Copiadora, clic en la celda D11, pulse la tecla +, abra la hoja
Fax, clic en la celda D11 y como ya no hay otra hoja que sumar, pulse la
tecla Enter o Intro y automáticamente el resultado se consolida y sale en la
hoja maestra TOTAL PERSONAL.) Copie el contenido de la celda D11 al
Bloque D12: D14
10. Posiciónese en la celda E11 y repita el procedimiento (paso 9) para calcular el Coste Personal por cada departamento.
Microsoft Office Excel 27
11. Realice un gráfico Cilindro Apilado tomando el coste de personal y los
departamentos. (Insertar/Gráficos/Columnas/Cilindro Apilado)
El título del gráfico será Porcentajes de Costo Personal y no tendrá leyenda.
Agregue un título a los ejes. Cambia el formato y presentación a tu gusto.
16. Realice una vista preliminar de la planilla y haga que quede mejor centrada. Coloque también encabezado y pie de página. Vuelve a guardar los cambios,
EJERCICIO Nº 7
En esta lección aprenderá a organizar, administrar y recuperar la
información de una lista y a realizar ordenaciones usando uno o varios
criterios, buscar un rango de valores y usar filtros para crear condiciones
“O” e “Y” para hacer consultas de datos específicos. Cuando se tienen
varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una BASE
DE DATOS. Cada renglón o fila es un REGISTRO y cada columna un
CAMPO individual que pueden contener texto, números, fechas, fórmulas
o funciones. Los datos de la misma fila, que son un REGISTRO,
pertenecen a una misma persona.
1. Abre el archivo ORDDATOS y guarde con el nombre de Ejercicio 7
2. Haga una Vista Preliminar para ver la información de todos los empleados.
3. Regrese a la celda A4 y escriba la palabra Nº.
4. Guarde de nuevo los datos.
5. Ubique el cursor sobre el campo Departamento o sobre cualquier dato de la lista. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y
filtrar. Luego para ordenar en orden Ascendente haga clic en Ordenar
de A a Z. Para ordenar en orden descendente, haga clic en Ordenar Z a A.
6. Vuelva a la ordenación original utilizando la herramienta DESHACER
7. Ordene los números de la columna HRS. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y a continuación haga clic en Ordenar de menor a mayor. Pruebe a ver como quedan al Ordenar de mayor a menor.
28 Microsoft Office Excel
8. Seleccione la columna de la Fecha, del grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes. Ahora pruebe a ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior.
9. Ordene por color de celda, color de fuente o icono. Seleccione la columna EMP Nº haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar
10. En la Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar EMP Nº. En Ordenar según seleccione Color de fuente, en Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente (verde) o un icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar.
11. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas
12. Devuelva la lista a su orden original. Ubique el cursor en A5 y Ordenar y Filtrar. Ordenar de menor a mayor
13. Ordene la lista por dos columnas: APELLIDO y NOMBRE en forma Ascendente. Clic en Ordenar y Filtrar y, a continuación en Personalizar, sale el cuadro de diálogo Ordenar. En la Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar (Apellido). En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación (para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione valores). En Ordenar seleccione A a Z, Para Agregar otra columna, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos anteriores eligiendo (Nombre)
14. Ordene la lista por tres columnas: DIVISIÓN, DEPARTAMENTO, HRS en
forma Descendente
15. Devuelva la lista a su orden original. Ubique el cursor en A5 y Ordenar y Filtrar. Ordenar de menor a mayor
16. Active la característica Filtro. Clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtro.
17. Los filtros sirven para hacer una consulta específica. (la lista aparece con flechas que permiten abrir menús colgantes en el encabezado de la base de Datos, con estos menús colgantes se pueden elegir las opciones de
Microsoft Office Excel 29
consulta)(Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos, no mezcle formatos de texto y números y fecha, en la misma columna). Para saber el total de personas filtradas deberá fijarse en la barra de estado si no sale los datos, presiona el botón derecho del Mouse en la barra de estado para elegir la opción Recuento.
18. Abra el filtro de la columna DIVISIÓN y seleccione Alemania para que se vean sólo las filas que contienen Alemania en esta columna.
19. Quite el filtro de la columna DIVISIÓN. Clic al filtro de División y elegir Borrar Filtro de División.
20. Seleccione la columna DIVISIÓN y Elije Gran Bretaña, y luego seleccione la columna DEPARTAMENTO y Elije Vistas
21. Desactive las consultas filtradas de las dos columnas
22. La columna BEN contiene letras que denotan qué beneficios reciben los
empleados, y significan:
H El empleado recibe beneficios de hospedaje. D El empleado recibe beneficios dentales R El empleado participa en un plan de retiro
Seleccione los registros que contienen datos de todos los empleados que participan en el plan de retiro
Seleccione los registros que contienen cualquier información
Muestre los registros que no contienen información. Seleccione la casilla de Vacías. Luego borre el filtro.
23. Con los filtros seleccione todos los empleados de la División Alemania y Gran Bretaña, activando las dos casillas. Borre el filtro.
24. Muestre las filas que contengan en HRS a los empleados que trabajan a partir de 35,5 horas a la semana. Marcar las casillas de 35,5 en adelante. Borre el filtro.
25. De la columna Tasa Horaria, Muestre las filas de empleados que ganen más de 12, pero que no sobrepasen 20 la hora, marque solo las casillas a partir de 13 hasta 20 y luego borre los filtros.
26. Seleccione todos los empleados cuyos Apellidos empiecen por la letra M. Elije Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en filtro personalizado
30 Microsoft Office Excel
27. Seleccione los empleados que trabajen en el departamento Niños-Paseos y luego ordene los registros filtrados por APELLIDO.
28. Muestre las fechas de ingreso de los empleados a la nómina Entre (posterior o igual a) 23/01/1991 O posterior o igual a 03/06/1991.
29. Quite de la lista todos los filtros activos.
30. Con la tecla F5, posiciónese en la celda K99 Utilice la herramienta de Autosuma, para averiguar la nómina total de las filas filtradas. Asigna el formato de € Euro sin decimales a todos los montos de la planilla.
31. Finalmente ordene la planilla por los números de la columna A, guarde los cambios
Inmovilizar paneles, dividir una hoja en varias ventanas
Un problema que aparece cuando tenemos planillas muy extensas en su tamaño: es probable que no nos entre en la pantalla y no podamos verla toda a la vez, entonces la solución es elegir “fijar” filas y columnas de referencia, de esta forma, puede llevar el cursor a un valor fuera de los límites de la pantalla, sin perder de vista los títulos de las columnas, los Nombres y Apellidos de los integrantes de esta lista:
1. Ubica el cursor en la celda D5: Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo de la fila de títulos e inmediatamente a la derecha de la columna de apellidos.
2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a continuación haga clic en la opción que desea. Aparecerá una línea gruesa señalando la región fijada. Ahora pruebe a moverse con las barras de desplazamiento hacia la celda K6 y la celda F54, sabrá de qué rubro se trata y a quién pertenece.
3. Para eliminar la inmovilización de paneles, Elije la opción Movilizar paneles.
Dividir paneles para bloquear filas o columnas en áreas de hoja de cálculo independientes
Al dividir la pantalla en varias ventanas es posible visualizar distintas partes de la hoja de cálculos grandes al mismo tiempo,
1. Para dividir paneles, sitúe el puntero sobre el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecha de la barra horizontal. Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de
Microsoft Office Excel 31
división arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda,
hasta la posición deseada.
2. Para quitar la división, haga doble clic en cualquier punto de la barra de división que divide los paneles
Establecer saltos de páginas e imprimir encabezados de filas o columnas en todas las páginas
1. Para establecer los saltos de página ubica el cursor en la celda A34 Selecciona de la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, la opción Vista previa de salto de página (también puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado). (Se muestran como líneas azules cortadas)
2. Luego haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Insertar salto de página en el menú contextual
3. Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición, Repite lo mismo en la celda A 67. Haz la vista preliminar y ve las tres hojas de la planilla.
4. Para quitar todos los saltos de páginas manuales haga clic en el botón secundario o derecho del mouse y del menú contextual, haga clic en Restablecer todos los saltos de página. Para volver a la vista Normal, haga clic sobre la herramienta Normal de la Ficha Vista, o de la barra de estado.
5. Para que los títulos se repitan en todas las hojas, En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar, haga clic en Imprimir títulos.
6. En la ficha Hoja, en el cuadro de diálogo Configura página, selecciona en la opción Repetir filas en el extremo superior haga clic sobre la flecha roja para contraer el cuadro, y poder seleccionar las filas 5 (donde están los títulos que deseas imprimir en todas las hojas) a la derecha, haz una vista preliminar del documento,
7. Si desea que se imprima los encabezados de filas y columnas cada una de sus páginas. En la ficha Diseño de página, en el grupo Opciones de la hoja, active la casilla de verificación Imprimir, situada bajo Títulos.
32 Microsoft Office Excel
De la ficha Insertar, del grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página, luego de la barra de herramienta Diseño para encabezado y pie de página, selecciona Primera página diferente, luego en la sección central Escribe Informe elaborado…(nombre y apellido), haga clic en el icono Ir al pie de página del grupo Exploración, y Agregue en la sección izquierda el logo del Caes, en la sección Central escriba la palabra Página, y a continuación inserta, el Número de página y el Nº de páginas separados por una barra /, en la sección derecha, inserta la Fecha.
8. Para la segunda hoja, en el área del encabezado, en el centro inserta el nombre de la hoja, en el área del pie, a la izquierda, inserta el nombre del archivo y a la derecha escriba la palabra Página, y a continuación inserta, el Número de página y el Nº de páginas separados por una barra / (Página 2/3), luego configura la página para que la planilla este centrada vertical y horizontalmente, con el tamaño de papel Carta.
9. Haga una vista preliminar y pulsa (Ctrl+F2)
EJERCICIO Nº8
En esta lección aprenderá a mejorar el aspecto de los gráficos a través de
técnicas que le permitirán conseguir gráficos de alta calidad, rápida y
fácilmente.
1. Cargue los siguientes datos en la planilla. Guárdela con el nombre de
Ejercicio Nº8
B C D E F
1
2 VENTAS TOTALES POR GRUPO DE PRODUCTOS Y POR MESES
3 En cientos de miles de guaraníes
4
5 GRUPO ENE FEB MAR ABR MAY
6 Interior 200 198 170 171 179
7 Exterior 130 120 155 147 125
8
9 TOTALES
10 PROMEDIOS
A
Microsoft Office Excel 33
2. Cambie el nombre de la hoja1 por Planilla y elige un color para la etiqueta.
3. Seleccione el rango A5: F7 para representar el gráfico. Haga clic en la ficha
Insertar y, a continuación en el grupo Gráficos, aparece el
cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico.
Elije el tipo de Gráfico, Columna, la opción Pirámide
Agrupada, haga clic en el botón Aceptar. Se mostrarán las Herramientas
de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
Agregue un Título al gráfico, para ello seleccione de la barra de
herramienta del gráfico, la ficha Presentación y, a continuación la opción
Etiquetas y, luego del Título del gráficoelije Encima del gráfico.
Escriba Informe de Ventas de Ecodata como título del gráfico, (NO
CAMBIE LOS COLORES DE LAS COLUMNAS)
Si es necesario cambie de tamaño hasta se lean bien los datos.
4. Ubica el cursor en la celda A8 y escriba la siguiente serie de datos para un
nuevo grupo de productos.
A8 Toda temporada
B8 165
C8 250
D8 175
E8 198
F8 190
5. Modifique el ancho de la columna A, para ajustar a la selección.
6. Para introducir nuevos datos a un gráfico, debes proceder de la siguiente
manera:
7. Para introducir nuevos datos a un gráfico, deberá proceder de la siguiente
manera: Seleccione el Gráfico, verá que en la planilla se colorean los datos
seleccionados que representan el gráfico. Deberá arrastrar el cuadrito para
seleccionar los nuevos datos que ha copiado. Observe el resultado.
(Diseño/Seleccionar Datos)
8. En el rango G5:G8 escriba los siguientes datos: Luego introduzca estos
datos al gráfico incrustado. Observe los resultados.
G5 JUN
G6 175
G7 151
G8 181
34 Microsoft Office Excel
9. Calcule los Totales y Promedios de todos los meses, redondeado a 0
decimales. Centra los títulos principales con respecto a la planilla.
En ocasiones es posible que quiera asignar un tipo de marca de datos diferente a una o más series de datos del gráfico, para poder comparar los datos de manera más efectiva, creando así un gráfico combinado. En los siguientes puntos aprenderás el procedimiento para crear un gráfico combinado en una hoja nueva especial mente creada para ver solo el gráfico.
10. Seleccione los rangos no contiguos A5:G8 y A10:G10 y luego seleccione el
tipo de Gráfico tipo Columna la opción Columna Agrupada, a
continuación de la ficha Diseño, haga un clic en el botón de la herramienta
de Diseño Rápidoelige Diseño 1.
Escriba Informe de los Promedios de Ventas como título del gráfico.
Haga clic sobre el icono Mover gráfico del grupo Ubicación y del Cuadro
de Diálogo. Seleccione el botón en una Hoja nueva: Grafico1, reemplace
el nombre por Gráfico Combinado Y luego presione Aceptar. Observe
cómo tiene el gráfico creado en una sola hoja especial para el mismo.
11. Haga un clic en cualquiera de las columnas de la serie de datos
correspondiente a los Promedios (en el gráfico). Luego de la ficha
Diseño/tipo/ cambiar tipo de gráfico
Elije el tipo de Gráfico, Líneas, y luego Subtipo Línea con marcadores,
clic el botón Aceptar.
12. Oscurece la línea trazada y cambia la forma del marcador. Seleccione la
línea, abre el menú contextual y Elije Dar Formato a serie de Datos, o de
Ecodata
Microsoft Office Excel 35
la ficha Presentación, del grupo Selección actual, seleccione el comando
Aplicar formato a la selección
Clic en Opciones de marcador, elije Integrado Tipo Rombo, tamaño
15.
Clic en Relleno de marcados, elije Relleno con imagen o textura,
Textura: (lienzo).
Clic en Color de línea, elije Línea sólida. Color (Purpura)
Clic Estilo de Línea elije Ancho: 5 pto, selecciona Línea suavizada
Clic en Color de línea de marcador: Sin línea.
Clic en Estilo de línea de marcador: Ancho 2 pto
Clic en Sombra: Preestablecidos: Seleccione una sombra a tu elección
Luego Cerrar.
MOSTRAR DOS EJES DE VALORES
Los gráficos combinados representan algunas veces tipos diferentes de
datos. Datos que son cuantitativamente diferentes, que requieren ejes de
valores separados.
13. Haga un clic en la hoja Planilla
14. Ingrese los siguientes datos que representan los ingresos generados por las
ventas efectuadas.
A11 INGRESOS
B11 3500
C11 4340
D11 5700
E11 4200
F11 3840
G11 5800
Activa estilo moneda Gs. sin decimales para estos números.
Seleccione los rangos no contiguos A5:G8 y A11:G11.
y luego seleccione el tipo de Gráfico tipo Columna la opción Columna
Agrupada, a continuación de la ficha Diseño, haga un clic en el botón de la
herramienta de Diseño Rápidoelige Diseño 1.
Escribe Ingresos de las Ventas como título del gráfico.
Agregue una etiqueta al Rótulo del Eje horizontal primario: Título por
debajo del eje. Y escribe el Título Meses
Haga clic sobre el icono Mover gráfico del grupo Ubicación y del Cuadro
de Diálogo. Seleccione el botón en una Hoja nueva: Grafico1, reemplace
el nombre por Gráfico de 2 ejes. Y luego presione Aceptar
36 Microsoft Office Excel
Haga un clic en cualquiera de las columnas de la serie de datos
correspondiente a los Ingresos (en el gráfico). Luego presione el botón
derecho para abrir el menú Contextual. Elije el comando Cambiar Tipo de
Gráfico de series.
15. Elije el tipo de Gráfico, Líneas, y luego Subtipo Línea con marcadores, clic
el botón Aceptar.
16. Si desea mejorar el aspecto de la línea y marcadores, sigan los pasos
anteriores (12)
Observe que la escala del eje de valores va de 0 a 7000. Esos números
representan cosas cualitativamente distintas para cada una de las series
de datos del gráfico. Para la serie de Interior, Exterior, Toda Temporada,
representan cantidades vendidas, sin embargo, para la serie Ingresos,
representa el importe en miles de guaraníes. Para que esta diferencia
quede clara a la vista, se necesitan dos ejes de valores, uno que muestre
el número de ventas y otro que muestre el importe en guaraníes.
15. Seleccione y modifique los ejes, para la línea de datos INGRESOS abra el
menú contextual, Elije Dar Formato a serie de Datos, haga un clic en
Opciones de serie y seleccione el botón Eje Secundario y luego Cierre.
16. Vuelve a la hoja de Planilla y modifique las ventas EXTERIOR de Mayo (celda F7) a 350 y la de Junio (celda G7) a 490. Estos incrementos se debieron a una magnifica primavera para las ventas al EXTERIOR
Microsoft Office Excel 37
17. Active la hoja Gráfico Combinado y observe las modificaciones. Las columnas correspondientes a EXTERIOR ocupan gran parte del gráfico
18. Para explicar la razón de esto, añada una nota al gráfico, Cree un cuadro de texto que contenga esta frase: “Debido a las fuertes ventas de Mayo y Junio”. De la Ficha Presentación, seleccione Insertar y, a continuación, Cuadro de Texto. (haga clic y arrastre para insertar un cuadro de texto)
19. Cambie el color de fondo del cuadro de texto a su gusto, seleccione el
cuadro de texto, luego de la ficha Formato, experimente con los estilos de
forma, rellenos, efectos de forma, Estilos rápidos, formas de WordArt,, si es
necesario mueva el texto a una posición cercana a las columnas que
corresponda.
20. Agregue dos flechas que apunten desde el cuadro de texto hacia las
columnas. Utilice el comando Formas del grupo Insertar formas de la
ficha Formato, si quiere puedes dar formato a la autoforma, cambiar su
estilo, grosor, color etc.
21. Configure la página de la hoja de Gráfico Combinado, Personalice el
Encabezado, escribiendo en la sección Central: Informe de ???,
Sustituyendo los signos de interrogación por su nombre, cambie la fuente,
luego personalice el Pie de página, Inserte en la sección Izquierda, la
fecha actual, en la sección derecha, inserte el nombre del archivo.
22. Haga una vista preliminar, y guarde los cambios.
38 Microsoft Office Excel
Ejercicio 9
1. Abre el archivo Ejercicios de Funciones Lógicas. Guarda con el nombre de Funciones Lógicas. En la hoja Func.Lógica1, comprueba a través de las funciones lógicas lo siguiente:
Una empresa está seleccionando el personal a contratar, según su
edad: 2. Si la edad de cada una de las personas es Mayor > o igual = a 18, si se
cumple la condición que arroje el mensaje ”Mayor de Edad”, caso contrario “Menor de Edad”.(Escribir la fórmula)
Luego seleccionar esa columna y resaltar las celdas Mayor de Edad de color Relleno rojo claro con texto oscuro. y resaltar Menor de edad con relleno verde con texto oscuro. Utilizando el Formato Condicional.
Una empresa quiere saber quiénes son los funcionarios Activos y
quienes son los que se están por Jubilar. En la misma hoja desarrolla el
otro ejercicio considerando lo siguiente: 3. Si la edad de cada una de las personas de una empresa es menor o igual a
45, si cumple la condición que arroje el mensaje “Funcionario Activo”, caso contrario “Jubilación de Funcionario”
4. Colocar: Funcionario Activo de Color Verde y Jubilación de Funcionario de Color Azul En la hoja Func.Lógica2, comprueba a través de las funciones lógicas lo siguiente:
Una empresa está seleccionando el personal a contratar y necesita
comprobar lo siguiente: 5. En el rango de edad de los contratados debe estar comprendida entre 18 y
42 años. Si se cumple la condición que arroje el mensaje ”Seleccionado”, en caso contrario “No admitido”
6. Las Funciones lógicas a utilizar son =SI(), integrada con la función Y(). =SI(Y(B15=18;B15=42);"seleccionado”; “no admitido")
7. Resaltar con rojo a los funcionarios Seleccionados y en Azul No admitidos. En la misma hoja.
Una empresa está seleccionando el personal a contratar y necesita
comprobar lo siguiente: 8. Necesitan personas que tenga mayor a 21 y menor a 35 años. Si cumple la
condición que arroje el mensaje “Adecuado”, caso contrario “Descartado”. Las Funciones lógicas a utilizar son =SI(), integrada con la función Y().
9. Resaltar en Amarillo “Descartado” y Rojo “Adecuado”.
Microsoft Office Excel 39
EJERCICIOS DE RETROALIMENTACIÓN
Ejercicio A
Cargue los siguientes datos en un libro nuevo y los números sin dólares.
1. Agregue como título principal un letrero con letras del WordArt que diga PILCHAS COMERCIAL. S. R. L.
2. Ajuste el texto de la fila 7, como esta en la muestra. Agregue las monedas $ y Gs. En las columnas respectivas. Cambie el nombre de la hoja 1 por Inventario de Ventas.
3. Calcule el precio de Costo en Gs. de las prendas, considerando: El cambio en Guaraníes. Actualiza la cotización. Utiliza F4.
4. Calcule el precio de venta en Gs., es 85% más que el precio de costo. =C8*85%+C8
5. Para calcular si debe hacer un pedido o no de una prenda, procede de la siguiente manera: Utiliza la función =SI
Si la cantidad en Stock de una prenda es mayor ó igual (>=) que la cantidad mínima, mostrar “No hacer pedido” de lo contrario mostrar “Si hacer pedido”.
40 Microsoft Office Excel
6. Realice un gráfico que revele la cantidad de prendas en Stock
Tipo de gráfico: Cilindro agrupado (en columnas)
Título Prendas en Stock
Opciones de etiqueta Mostrar el Valor.
Otorgar un color diferente a cada columna.
7. Cambie el formato de la planilla con bordes, agregue un encabezado con tu nombre y apellido, en el pie de página inserta, en la sección central, la fecha. Guarde el libro con el nombre de Ejercicios de Retroalimentación.
Ejercicio B
1. En la hoja 2 del mismo libro, copie la siguiente planilla.
2. Cree un Título utilizando la herramienta de WordArt
3. El subtítulo Planilla de liquidación de Sueldos- (escribe el mes y el año), debes escribirlo en la celda A6, y luego céntralo con respecto al ancho de
Microsoft Office Excel 41
la planilla, los subtítulos que están sobre los datos numéricos debes alinear a la derecha.
4. Ordena los datos de la planilla (A10:C21) en orden Ascendente.
5. Las fórmulas a desarrollar son las siguientes: utiliza F4
Seguro Médico.
Jubilación.
Total Descuento.
Sueldo Neto.
Encuentra los totales y promedios de todas las columnas.
6. Aplique a los números que se hallan en el rango C10:G23, el formato de
moneda Gs. Sin decimales.
7. Coloque bordes y sombreados, parecidos a la muestra.
8. Cambie el nombre de la etiqueta de la hoja por Financiera el Comercio.
Configure la página.
Orientación Horizontal.
Márgenes: Encabezado:2 Pie:2
Centrar en la página Horizontal y Verticalmente.
Crear un encabezado con tu nombre y apellido.
Crear un pie: Sección izquierda: inserta el nombre de la hoja. Sección derecha: inserta la fecha.
9. Cree un gráfico seleccionando los apellidos y los sueldos netos.
El título será Sueldo Neto de Funcionarios.
Ubique el gráfico en una hoja nueva. Con el nombre de Gráfico de la Financiera.
Guarde los cambios.
42 Microsoft Office Excel
Ejercicios de repaso
Abre el archivo Repaso de Excel para realizar los siguientes ejercicios.
Ejercicio de la hoja1
1. Ordena alfabéticamente los nombres ubicando el cursor en la celda B9 (de
la A a la Z).
2. En la celda A8 escribe N° y luego numera a los funcionarios utilizando el
control de llenado.
3. Centra los títulos de las celdas A5 y A6, completando con el mes y año
correspondientes.
4. Ajusta el texto en la celda G8. Activa el estilo moneda a los Nº.
5. Para calcular la bonificación procede de la siguiente manera: (Si el número
de Hijos es mayor a 1 se paga 10% del sueldo, si no 5%) utiliza la función
SI.
6. Calcula el sub-total. Cambia el color de la etiqueta de la hoja.
7. El descuento de Asociación de Empleados es del 2% del sueldo.
8. Calcula el sueldo neto, los totales, promedios, máximos y mínimos de los
sueldos netos. Crea un Gráfico Circular con los nombres y el nro. de
hijos, agrégale un título principal. Coloca Bordes a toda la planilla.
9. Realiza una vista previa y centra la planilla, luego guarda los cambios
Ejercicio de la hoja 2
1. El título principal será EL PARAISO DE LOS AUTOMOVILES S.A. y
deberá ser en el estilo de WordArt. Ubícala en el centro de la planilla.
2. El sub-título de la celda A6 deberá ir centrado con respecto a la planilla.
Inserta en la celda B7 la fecha con la función =HOY().
3. Coloca ajuste de texto las celdas A8 y C8.
4. Ordena los nombres alfabéticamente, para ello deberá seleccionar el rango
A10:D16. Cambia el nombre de la etiqueta de la hoja por Sueldos.
5. La Bonificación Familiar es el 5% del sueldo multiplicado por la cantidad de
hijos.
6. Calcula el descuento de IPS. Activa estilo millares para los números.
Utiliza F4, donde sea necesario.
7. Calcula el sueldo neto y guarda los cambios
8. Haz un gráfico de columna agrupada 3D que represente el sueldo neto de
cada funcionario El título del gráfico será los Sueldos de los Funcionarios,
luego cambia el color de cada barra.
9. Ubica el gráfico como objeto en una hoja nueva con el nombre de Gráfico
El Paraíso de los Automóviles
Microsoft Office Excel 43
10. Configura la hoja de la planilla “Sueldos”. Y como encabezado en la
sección central escribe Informe preparado por… tu nombre y apellido
con fuente Comic Sans Ms Negrita y de tamaño 16.
11. Como pie de página en la sección izquierda inserta la fecha y a la derecha
el nombre de la etiqueta, con fuente Britannic Bold Negrita y de tamaño
14.
12. En la vista previa, haz que el documento quede mejor centrado.
Ejercicio de la hoja 3
1. Centra los títulos de las celdas A6 y A7 cambiando la fuente y tamaño a
elección.
2. Ajusta el texto en la fila 11 y amplia el ancho las columnas si fuese
necesario.
3. Calcula El precio bruto.
4. Calcula el IVA, usa el carácter fijador.
5. Calcula el precio neto.
6. Calcula el Precio en Gs =Precio neto en $ X por su cotización a la fecha.
Aplica un Bordes a la planilla.
7. En la columna H20 calcula el total, promedio, máximo, y mínimo Precio en
Gs. Cambia a $ al rango D12:D19, como también al rango G12:G19, y al
formato Gs. Al rango H12:H19.
8. Centra la planilla y guarda los cambios.
Ejercicio de la hoja 4
1. Microsoft Excel los gráficos pueden tener la forma de una imagen insertada desde la Galería de Imágenes.
2. Realice un gráfico de columnas tomando como datos los gastos de la empresa Frutika sin los totales (B7:G8). Agrega un título al gráfico que diga será Gastos de Frutika - 1er. Semestre - Año (completa con el año correspondiente)
3. Como título para el eje de categorías X escribe Meses y para el eje de valores Y escribe Importe.
4. Ubique el gráfico en una la hoja nueva, seleccione las columnas y del menú contextual, seleccione Dar formato a serie de datos. y, a continuación de Relleno Busque un relleno con imagen o textura (Frutilla) que pueda identificar a la Empresa Frutika. Luego marque Apilar y acepte.
5. Agregue unas etiquetas a los datos en el extremo externo. 6. Cambie la alineación del texto escrito en las celdas B5:G5 y luego en la
celda A5. Fin
