mgr Agnieszka Wilczyńska audytor wewnętrzny Politechniki Wrocławskiej mgr inż. Elżbieta...

Aspekty finansowe 7. Programu Ramowego w kontekście regulacji

wewnętrznych obowiązujących w Politechnice Wrocławskiej

mgr Agnieszka Wilczyńska audytor wewnętrzny Politechniki Wrocławskiej

mgr inż. Elżbieta MazurekBiuro Grantów i Funduszy Europejskich

Politechniki Wrocławskiej

Podstawy prawne realizacji projektów 7.PR

• DECYZJA nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. dotycząca powołania siódmego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007-2013)

• ROZPORZĄDZENIE (WE) NR 1906/2006 PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 18 grudnia 2006 r. ustanawiające zasady uczestnictwa przedsiębiorstw, ośrodków badawczych i uczelni wyższych w działaniach prowadzonych w ramach siódmego programu ramowego oraz zasady upowszechniania wyników badań (2007-2013)

• Model Grant Agreement (Wzorcowa Umowa o Dotację)• Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions• Certificates issued by external auditors - Guidance notes

for beneficiaries and auditors

7.PR a 6.PR – aspekty finansowe

• Brak zróżnicowanych modeli raportowania kosztów – rachunek kosztów pełnych jako rozwiązanie optymalneW konsekwencji wszystkie koszty personelu realizującego projekt mogą być kwalifikowalne (nie ma więc podziału na tzw. stały personel i zatrudnionych na czas określony do realizacji projektu), jeżeli są spełnione warunki Umowy o Dotację (art.II.14)

• Zmiany zasad refundacji kosztów

Wewnętrzne regulacje prawne związane

z przygotowaniem i realizacją projektów 7.PR

• Zarządzenie wewnętrzne 61/2008 w sprawie zasad postępowania przy przygotowaniu i realizacji projektów w ramach siódmego programu ramowego badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (7.PR) Unii Europejskiej

• Zarządzenie wewnętrzne 50/2007 w sprawie możliwości zwiększenia w roku 2008 wynagrodzeń pracowników Uczelni ponad wysokość ustaloną w Rozporządzeniu MNiSzW


z przygotowaniem i realizacją projektów 7.PR• Statut Politechniki Wrocławskiej,

• Regulamin Pracy w Politechnice Wrocławskiej (Załącznik do ZW 8/2004) oraz zmiany ogłoszone w ZW 27/2004,

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie wprowadzenia tekstu jednolitego Regulaminu Gospodarki Finansowej w Politechnice Wrocławskiej (ZW 23/2007),

• Instrukcja kontroli, obiegu, przechowywania i udostępniania dokumentacji księgowej (Załącznik do ZW 6/2001),

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie zasad ewidencji oraz amortyzacji środków trwałych (ZW 20/2003 i ZW 70/2004),

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości (ZW 28/2001),

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie zasad i procedur postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w Politechnice Wrocławskiej (ZW 17/2007),


z przygotowaniem i realizacją projektów 7.PR• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie wprowadzenia zasad

ochrony danych osobowych w Politechnice Wrocławskiej (ZW 61/2004) Instrukcja kancelaryjna i Jednolity rzeczowy wykaz akt w jednostkach organizacyjnych Politechniki Wrocławskiej (Załączniki do ZW 18/2001),

• Instrukcja archiwalna (Załącznik do PO 11/2001), • ZW w sprawie udzielania pełnomocnictw i upoważnień w

Politechnice Wrocławskiej (ZW 26/99, ZW 30/2002, ZW 54/2004, ZW 31/2005),

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie rejestracji umów zawieranych przez jednostki organizacyjne Politechniki Wrocławskiej (ZW 6/2003 i ZW 16/2003),

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz zwrotu kosztów przejazdu dla osób nie będących pracownikami Uczelni (ZW 18/2003),

• Zarządzenie Wewnętrzne w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (ZW 49/2007)

7. Program Ramowy – koszty kwalifikowalne

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowane muszą być:

• rzeczywiste (Artykuł II.14.1.a Umowy o Dotację) poniesione przez beneficjenta (Artykuł II.14.1.b

Umowy o Dotację) poniesione w czasie trwania projektu, z

wyjątkiem kosztów odnoszących się do raportów końcowych i zaświadczeń audytorów (Artykuł II.14.1.c Umowy o Dotację)

określone zgodnie ze zwykłymi zasadami i praktykami rachunkowości i zarządzania beneficjenta, dające się zidentyfikować i zweryfikować (Artykuł II.14.1.d Umowy o Dotację)

7. Program Ramowy – koszty kwalifikowalne poniesione wyłącznie dla osiągnięcia celów i

zamierzonych wyników projektu, z zachowaniem zasad gospodarności, wydajności i efektywności (Artykuł II.14.1.e Umowy o Dotację) Koszty te muszą być niezbędne dla wykonania projektu i nie byłyby poniesione, gdyby nie realizacja projektu. Pojęcie prawidłowego dopasowania szacowanych kosztów do oczekiwanych rezultatów jest zasadniczym kryterium: beneficjent musi być w stanie uzasadnić wykorzystanie zasobów do osiągnięcia założonych celów. Dotacja Wspólnoty nie może służyć do finansowana innych projektów. Koszty muszą być uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, celami projektu i formalnymi wymogami wykazywania wydatków, w tym alokacją budżetu i wykazem kosztów.

7. Program Ramowy – koszty kwalifikowalne zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta, a w

przypadku wkładu dokonanego przez osoby trzecie, zapisane w księgach osób trzecich (Artykuł II.14.1.f Umowy o Dotację)

wskazane w szacunkowym budżecie ogólnym zawartym w Załączniku I do Umowy o Dotację (Artykuł II. 14.1g)

Po określeniu maksymalnego wkładu finansowego ze strony WE, koszty kwalifikowane są zapisywane w szacowanym budżecie. Możliwe jest, bez zawierania dodatkowej umowy, dokonywanie pewnych przesunięć kosztów pomiędzy pozycjami kosztów kwalifikowanych w szacowanym budżecie w ramach ogólnej kwoty kosztów kwalifikowanych, pod warunkami określonymi w Artykule 5.2 Umowy o Dotację. Koszty związane z personelem, amortyzacją środków trwałych, podróżami służbowymi, podwykonawstwem, materiałami (consumables) itp. mogą być uznane za kwalifikowane pod warunkiem, że mieszczą się w definicji kosztów kwalifikowanych zawartej w Umowie o Dotację oraz są poniesione w związku z działaniami dopuszczonymi przez ten dokument (przykłady w Artykule II.15 Umowy o Dotację).

7. Program Ramowy – koszty niekwalifikowalne

Standardowy model umowy stanowi, że następujące koszty nie są kwalifikowane:

• dające się wyszczególnić podatki pośrednie, w tym VAT,

• cła, • należne odsetki • rezerwy na przyszłe straty lub opłaty, • straty związane z wymianą waluty,• koszty związane ze zwrotem z

kapitału,

7. Program Ramowy – koszty niekwalifikowalne

• koszty zadeklarowane lub poniesione, lub zwrócone w związku z innym projektem wspólnotowym (unikanie podwójnego finansowania)

• długi lub opłaty związane z obsługą długu, • koszty związane z nadmiernym lub

nierozważnym wydatkowaniem. Przez „nadmierne wydatkowanie” rozumie się płacenie znacznie wyższej ceny za produkty, usługi czy personel niż ceny obowiązujące na rynku, co w rezultacie prowadzi do nieuniknionej straty finansowej w projekcie.

„Nierozważne wydatkowanie” oznacza brak dbałości przy wyborze produktów, usług lub personelu, który prowadzi do nieuniknionej straty w projekcie.

7. Program Ramowy – rodzaje kosztów

- koszty bezpośrednie (wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania zadań badawczych, amortyzacja środków trwałych, materiały [consumables], koszty podróży służbowych itp.)

- koszty pośrednie (koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i środków trwałych ogólnego zastosowania, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczeń, wyposażenia biurowego, materiałów biurowych, zatrudnienia personelu administracyjnego itp.)

Zryczałtowane koszty pośrednie - w przypadku projektów RTD i działań demonstracyjnych - są równe 60% wszystkich kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa (subcontracting), przy czym:• 30% kwoty k. pośrednich (narzutów) koszty ogólne Uczelni,• 70% kwoty k.pośrednich (narzutów) na koszty wydziałowe.

7. Program Ramowy – koszty pośrednie

W momencie wyboru przez instytucję sposobu naliczania (zwrotu) kosztów pośrednich, (w tym stawki zryczałtowanej kosztów pośrednich 20% lub 60%), wybrany sposób obowiązuje w odniesieniu do wszystkich kontraktów – również zawieranych w późniejszych okresach, do momentu, gdy udoskonalenie systemu księgowego umożliwi podjecie decyzji o rozliczaniu kosztów pośrednich na podstawie kosztów rzeczywistych.

Od tego momentu nowy system rozliczeniowy (tzw. FC – system kosztów pełnych) będzie stosowany do wszystkich następnych kontraktów.

7. Program Ramowy - koszty bezpośrednie – koszty personelu

(par. 4 ZW 61/2008)Kosztami bezpośrednimi będą głównie koszty wynagrodzeń (wraz z narzutami) osób realizujących zadania w projekcie. Do kosztów personelu należy zaliczyć:

1. w całości koszty pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę na czas określony wyłącznie do realizacji projektu,2. w określonej części koszty stałych pracowników uczelni – nauczycieli akademickich i innych pracowników realizujących zadania w projekcie.

7. Program Ramowy - koszty personelu

Podstawą obliczania kosztów osobowych dotyczących pracowników zaangażowanych w realizację projektów, będą wynagrodzenia składające się z 2 części (pismo MNiSZW z 07.09.2006):stałego wynagrodzenia zasadniczego,

wynikającego z umowy o pracę (Rozporządzenie MNiSW w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej)

wynagrodzenia tzw. uzupełniającego, uzasadnionego szczególnymi warunkami wykonywania dodatkowego zadania badawczego o znacznym stopniu trudności, z wykorzystaniem specjalistycznej wiedzy (zwiększone wynagrodzenie). Powinno mieścić się w stawkach uznanych za zgodne z aktualnymi wymogami rynku dla pracowników o podobnym stanowisku i doświadczeniu.

7. Program Ramowy - koszty personelu - zatrudnianie w

projektachZatrudnianie w projektach:

- w różnych formach,

- w dostosowaniu do wymogów i możliwości w danym projekcie,

- z uwzględnieniem sytuacji danego nauczyciela akademickiego,

- z uwzględnieniem sytuacji danej jednostki organizacyjnej Uczelni.

7. Program Ramowy - koszty personelu – zatrudnianie w

projektach

Zatrudnianie w projektach: 1) zatrudnianie młodych pracowników nauki oraz

innych osób w ramach umowy o pracę na czas określony na zasadach analogicznych jak w 6.PR (wyłącznie do realizacji projektu) - wynagrodzenie ustalone zgodnie z widełkami zaszeregowań zawartymi w Rozporządzeniu MNiSW w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej i ewentualne zwiększone wynagrodzenie z tytułu źródeł pozadotacyjnych


projektach2) okresowe przechodzenie pracowników

naukowo-dydaktycznych na etaty naukowe w przypadku pełnoetatowego zaangażowania w projekcie- urlop bezpłatny na okres realizacji projektu z dotychczasowego mianowania za zgodą dziekana ze względu na konieczność uwzględnienia udziału danego nauczyciela akademickiego w minimum kadrowym kierunku - zawarcie nowej umowy o pracę na czas realizacji projektu - wzrost wynagrodzenia poprzez przyznanie zwiększonego wynagrodzenia- pokrywanie całości wynagrodzenia z projektu


projektach3) okresowe łączenie etatu naukowo-

dydaktycznego z naukowym w różnych proporcjach, - urlop bezpłatny na okres realizacji projektu z dotychczasowego mianowania, za zgodą dziekana ze względu na konieczność uwzględnienia udziału danego nauczyciela akademickiego w minimum kadrowym kierunku - zawarcie nowej umowy o pracę na czas realizacji projektu - wzrost wynagrodzenia poprzez przyznanie zwiększonego wynagrodzenia- pokrywanie wynagrodzenia za część etatu o charakterze naukowym z projektu

7. PR - koszty personelu – zatrudnianie w projektach

4) Pozostawienie bez zmian zatrudnienia na podstawie mianowania pracownika naukowo-dydaktycznego - wyodrębnienie liczby godzin poświęcanych na realizację projektu w ramach całego czasu pracy pracownika na etacie naukowo-dydaktycznym

Możliwości:– rezygnowanie przez nauczycieli akademickich z

części pensum dydaktycznego i finansowanie odpowiedniej części ich wynagrodzenia z projektu (ZW 41/2008 pkt.4.5) - konieczność uwzględnienia uwarunkowań związanych z udziałem danego nauczyciela akademickiego w realizacji minimum kadrowego kierunku ze względu na wymóg realizacji odpowiedniej liczby godzin dydaktycznych

– wzrost wynagrodzenia poprzez przyznanie zwiększonego wynagrodzenia

Zatrudnianie nauczyciela akademickiego

w ramach aktu mianowania

„Zatrudnienie” nauczyciela akademickiego - stałego pracownika uczelni do realizacji zadań w projekcie 7.PR i zwiększenie mu z tego tytułu wynagrodzenia powinno się odbywać na podstawie aneksu (aneksów) do aktu mianowania lub umowy o pracę, zawierającego: informacje o realizacji zadań w projekcie XYZ, termin realizacji zadań, planowaną do przepracowania w projekcie XYZ liczbę godzin oraz godzinową kwotową stawkę zwiększonego wynagrodzenia.

7. PR - koszty personelu – zatrudnianie w projektach

5) zatrudnianie innych stałych pracowników uczelni (w ramach dotychczasowej umowy o pracę na czas nieokreślony) w formie przypisania części etatu do projektu - wynagrodzenie ustalone zgodnie z widełkami

zaszeregowań zawartymi w Rozporządzeniu MNiSW w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej

- zwiększone wynagrodzenie z tytułu źródeł pozadotacyjnych

Zatrudnianie w 7.PR – zadania administracji uczelnianej

Dział Spraw Pracowniczych dokonuje oceny możliwości zatrudnienia i propozycji wynagrodzeń na podstawie, przedłożonego przez kierownika projektu, planu zatrudnienia i wynagrodzeń obejmującego cały okres projektu (sporządzonego w oparciu o budżet projektu, harmonogram zadań w projekcie oraz przyznane na realizację poszczególnych zadań osobo-miesiące). Jest to niezbędne do prawidłowego podpisania aneksów do umów o pracę/aktów mianowania.

7. Program Ramowy – Koszty personelu – wprowadzone w PWr rozwiązania

dodatkowe

1. Ustalenie w Statucie rozliczeniowego wymiaru czasu pracy nauczycieli akademickich w wysokości 156 godzin miesięcznie.

2. Wprowadzenie obowiązku pisemnego określenia zakresu obowiązków wszystkim uczestniczącym w realizacji projektu (w tym nauczycielom akademickim).

3. Określanie szczegółowych zasad i warunków zastosowania zwiększonego wynagrodzenia z tytułu realizacji zadań w projekcie w aneksach do aktów mianowania i umów o pracę.

4. Wprowadzenie obowiązku prowadzenia kart czasu pracy przez wszystkich uczestniczących w realizacji projektu ( w tym również nauczycieli akademickich w zakresie czasu poświęconego na realizację zadań w projekcie).

7. Program Ramowy - koszty personelu – zwiększenie

wynagrodzeńMożliwości podniesienia wynagrodzeń osobom wykonującym zadania na rzecz projektów:

• wykorzystanie wyższych widełek zaszeregowań zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej,

• zwiększone wynagrodzenia z tytułu źródeł poza-dotacyjnych,

• dodatki specjalne zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej

Koszty personelu w 7.PR – stawki wynagrodzenia nauczycieli

akademickich Rzeczywiste określenie stawki wynagrodzenia przy „zatrudnianiu” nauczyciela akademickiego - stałego pracownika uczelni do realizacji zadań w projekcie 7.PR powinno uwzględniać zarówno budżet projektu, rynkowe stawki krajowe stosowane przy realizacji porównywalnych zadań, dotychczasową praktykę instytucji oraz stawki stosowane w innych krajach europejskich.

Należy podkreślić, że sztywne stosowanie normy np. stawka godzinowa = 400% stawki podstawowej (czyli zwiększone wynagrodzenie w wysokości 300%) może być ryzykowne. Zastosowanie 300 % zwiększonego wynagrodzenia może spowodować ustalenie całkowitej stawki na poziomie „starych” krajów UE. Takie rozwiązania najprawdopodobniej zakwestionuje audyt unijny.


akademickichPrzy ustalaniu stawek zwiększonego wynagrodzenia należy uwzględnić zadania danego pracownika w projekcie – w tym jego rolę w innowacyjności projektu i wpływ na powodzenie projektu, specyfikę zadań wykonywanych w projekcie, jego pozycję „rynkową” (np. możliwość jego zatrudnienia w innych projektach, innych uczelniach, innych krajach) itp. Podejście do stawek zwiększonego wynagrodzenia powinno być - w odniesieniu do realizatorów projektu - zindywidualizowane, a wzrost wynagrodzenia powinien być możliwy do uzasadnienia w przypadku kontroli i audytów.


akademickich Przykład korespondencji z koordynatorem nt. polskich stawek„We compared all salaries with the final result of an earlier EC study, which I highly recommend you to browse through, it's here http://ec.europa.eu/eracareers/pdf/final_report.pdfIf you read through this document, it will become clear to you that, if you claim to need a salary of 4600 euro ? monthly DIRECT, this will certainly not withstand scrutiny. If the numbers you use are too high, the referees will reduce them or simply reject this part of the proposal. This is why XXX and me highly recommend to you to use realistic numbers and adjust (increase in this case) the number of person-months accordingly! [...] If on the other hand you really have a direct monthly of 4600 euro?, be ready to prove it (not to us, but to EC)!”


akademickichAby poznać średnie stawki stosowane w innych krajach oraz średnie stawki polskie (jakie z bardzo dużym prawdopodobieństwem będzie brać pod uwagę Komisja Europejska i koordynatorzy projektów) proponujemy uwzględnić raport przygotowany na zlecenie KE „Remuneration of Researchers in the Public and Private sectors”, szczególnie strony 43, 47,49. Raport dostępny jest pod adresem: http://ec.europa.eu/eracareers/pdf/final_report.pdf

7. Program Ramowy – czas pracy nauczycieli

akademickichROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGOz dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej

Na podstawie art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104 poz. 708 i 711 i Nr 144, poz. 1043) zarządza się, co następuje:

§ 5. Godzinową stawkę wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków określonych stawką miesięczną, wynikających z osobistego zaszeregowania pracownika ustala się dzieląc miesięczną stawkę przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a w odniesieniu do nauczycieli akademickich - przez liczbę 156.


akademickich Miesięczną liczbę godzin rozliczeniowych nauczyciela akademickiego (odpowiadającą wyliczanej w przypadku innego typu pracowników liczbie godzin produktywnych), przyjęto w wysokości 156 godzin.

W terminologii 7.PR oznacza to, że przy obliczaniu stawki godzinowej roczne wynagrodzenie brutto dzielone będzie przez 12 mies. x 156 godz. = 1872 godz. W tym przypadku tzw. godziny normatywne = godzinom produktywnym (inaczej efektywnym).


akademickich Pracownik naukowo-dydaktyczny realizujący zadania w projekcie :

156 godz. X 12 miesięcy = 1872 godz.1872 godz.: 52 tygodnie = 36 godzin/tydzień36 godz. : 5 = 7,2 godz./dzień (średnio) – godz. rozliczeniowe

Czas pracy nauczycieli akademickich

w kontekście 7.PRW 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym miesięczny „rozkład” godzin może być, w związku z zadaniowym czasem pracy nauczycieli akademickich, nierównomierny, ale:

- Maksymalna liczba godzin pracy „pokazana” w miesiącu może wynosić najwyżej 156 h

- Minimalna = 0 (np. cały miesiąc urlopu)


akademickich

W celu ustalenia liczby godzin nauczyciela akademickiego, które może poświęcić na realizację projektu, konieczne jest uwzględnienie czasu niezbędnego na realizację innych obowiązków.


w kontekście 7.PRRoczna liczba godzin do dyspozycji: 1872

Inne obowiązki (to tylko przykład) w ciągu roku:

- Pensum dydaktyczne = 240 godz.- Liczba godzin konsultacji (np. 4 x 30 tyg.) = 120 godz.- Liczba godzin na przygotowanie zajęć (np. 5 x 30 tyg.) = 150

godz.??- Liczba godzin na inne zadania dydaktyczne = 4 godz. ??- Promotorstwo prac = 100 godz. ??- Liczba godzin na udział w seminariach naukowych = 60

godz.??- Zebrania instytutowe, rady wydziałów itp.= 8 godz. ??- Inne rodzaje działalności (w szczególności: inne projekty w 6

lub 7 PR, inne projekty naukowe lub zlecone z zadeklarowaną liczbą godzin, inna działalność organizacyjna) = 218 godz. ??

Razem na inne obowiązki = np. 900 godz.


w kontekście 7.PRPozostała liczba godzin : 1872 – 900 = 972 godz. (Uwaga! Każdy pracownik naukowo-dydaktyczny uczestniczący w projekcie 7. PR powinien dokonać takiego oszacowania uwzględniając swoją sytuację)

Czy można uznać 972 godz. (obliczone w przykładzie) za godziny potencjalnie do wykorzystania w projekcie/projektach?

Nie, gdyż nauczyciel akademicki musi uwzględnić, że - należy wziąć urlop = 36 dni x 7,2 h = 259,2 h- wypadają święta (wolne dni) poza sobotami i niedzielami = 9 dni (w roku 2008) x 7,2 = 64,8 h- może wziąć zwolnienie chorobowe = np. 5 dni (średnia na PWr. za ostatnie 3 lata dla nauczycieli akademickich) x 7,2 = 36 h- może uczestniczyć w nieplanowanych wyjazdach nie związanych z projektem w 7.PR (np. delegacje, udział w konferencjach) = np. 7 dni x 7,2 h = 50,4 h


w kontekście 7.PRNie uwzględnienie urlopów, świąt i rezerwy na nieplanowane sytuacje w szacunku potencjalnego czasu pracy w projekcie może spowodować problemy w rozliczeniu projektu.

W naszym przykładzie nauczyciel akademicki może więc zaplanować do projektu : 972 godz. – 410,4 godz. = 561,6 godz.

W przypadku zaplanowania 972 godz. (nadmiernej liczby godzin) do projektu powstaje problem urlopu, chorobowego, itp., gdyż zabraknie dni w kalendarzu na nadrobienie tej „straty”.


w kontekście 7.PRW celu prawidłowego rozliczenia projektów w 7.PR konieczne jest racjonalne uzasadnienie czasu pracy wykazywanego w projekcie z uwzględnieniem innych obowiązków nauczyciela akademickiego realizującego zadania w projekcie.

Uwaga! Nie jest możliwe określenie „normy” czasu pracy możliwej do wykorzystania w projekcie przez nauczyciela akademickiego. Przyjęcie umownej „normy” stanowiłoby usztywnienie sytuacji i mogłoby ograniczać udział nauczycieli akademickich w realizacji projektów. Dlatego uważamy, że sytuację każdego nauczyciela akademickiego należy rozpatrywać odrębnie.

7. Program Ramowy - koszty personelu – koszty pracowników zatrudnianych na czas określony

wyłącznie do realizacji projektu

Do kosztów projektu wchodzą w całości koszty pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę na czas określony wyłącznie do realizacji projektu na analogicznych zasadach, jak w projektach 6.PR. Przy zatrudnianiu tych osób można zastosować wyższe stawki zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW oraz zwiększone wynagrodzenie, przyznane na okres zatrudnienia, w formie aneksu do umowy o pracę.

Czas pracy osób zatrudnionych na czas określony wyłącznie do realizacji

projektu 7.PR - przykładCzas pracy w 2008 roku dla pracownika nauk. tech: 366 dni (rok przestępny) - 104 dni weekendy - dni urlopu (np. 26, ale może być mniej) - dni świąt – 10- dni choroby – 13 (średnia dla PWr. za ostatnie 3 lata)- Inne (np. dni bezpłatne, opieka nad dzieckiem, obowiązkowe szkolenia np. BHP)? Razem: np. 153 dni (ale może być mniej, jeśli wymiar urlopu jest mniejszy)

Roczna liczba godzin efektywnych może np. wynosić: • 366 dni – 153 dni = 213 dni x 8 h = 1704 godz. produktywnych 1704 h :12 mies. = 142 h/miesiąc – średnio• 365 dni – 153 dni = 212 x 8 h = 1696 godz. produktywnych 1696 h : 12 mies. = 141,33 h/miesiąc - średnio• 366 dni – 155 dni (jeśli osoba jest uprawniona do 2 dni opieki) = 211 x 8h = 1688 godz. produktywnych : 12 mies. = 140,67 h/miesiąc – średnio• 365 dni – 155 dni = 210 x 8 h = 1680 godz. produktywnych 1680 h : 12 mies. = 140 h/miesiąc - średnio

Czas pracy osób zatrudnionych na czas określony wyłącznie do realizacji

projektu 7.PRWymiar np. 1704 h produktywnych na rok jest obliczeniem dla celów planistycznych.

W praktyce liczba przepracowanych w ciągu roku godzin może się różnić np. ze względu na okres chorobowego.

Również liczba godzin rozliczana w poszczególnych miesiącach może być zróżnicowana. Oznacza to, że mogą być miesiące, w których liczba godzin produktywnych = 0 (bo pracownik nauk. techn. ma urlop, ale mimo to dostanie pensję) i miesiące, w których liczba godzin produktywnych może być 23 dni x 8 h = 184 h. Nie trzeba co miesiąc przedstawiać karty czasu pracy z uśrednioną liczbą godzin = np. 142 .

Ważne jest by w ciągu roku rozliczeniowego w sumie ze wszystkich kart czasu pracy wynikła odpowiednia liczba godzin.

7. Program Ramowy - koszty personelu – dokumentowanie czasu

pracyW celu udowodnienia rzeczywistego czasu pracy poświęconego na zadania w projekcie konieczne jest dokumentowanie czasu pracy. W przypadku braku innych systemów rejestracji czasu pracy niezbędne jest prowadzenie kart czasu pracy (najlepiej zawierających informacje o całym czasie pracy – również w odniesieniu do stałych pracowników uczelni poświęcających projektowi tylko część swojego czasu pracy - nie przekraczającym normatywnego czasu pracy).

„In addition, a full overview of the working time should be possible in the event of an audit”

Uwaga:Komisja Europejska w zasadzie nie dopuszcza pracy na rzecz projektów w godzinach nadliczbowych.Koszty nadgodzin (overtime) personelu nie są kosztem kwalifikowanym.

7. Program Ramowy – dokumentowanie czasu pracy

Dokumentowanie czasu pracy w Politechnice Wrocławskiej musi być dokonywane w formie kart czasu pracy.

W przypadku nauczycieli akademickich szczegółowemu dokumentowaniu podlega czas pracy w projekcie. Należy jednak gromadzić odpowiednie informacje o pozostałych obowiązkach nauczycieli akademickich (np. kopie powierzeń zajęć dydaktycznych w okresie realizacji projektu, terminy i liczba godzin konsultacji, zebrania i spotkania o charakterze organizacyjnym, wyjazdy na konferencje nie związane z projektem, urlopy, chorobowe, informacje o seminariach naukowych itp.) umożliwiające udowodnienie, że zadeklarowana do projektu liczba godzin pracy jest w odpowiednim stopniu uprawdopodobniona

7. Program Ramowy - koszty personelu – dokumentowanie czasu

pracy

Badania (R&D)Pakiet Pracy nr 1, Zadanie nr ... (Work Package 1, Task no ...) 0Pakiet Pracy nr 2, Zadanie nr ... (Work Package 2, Task no ...) 0... 0Zarządzanie (Management)Pakiet Pracy nr ... , Zadanie nr ... (Work Package no ..., Task no ...) 0Inne (Other)Pakiet Pracy nr ... , Zadanie nr .. (Work Package no ..., Task no …) 0Pakiet Pracy nr ..., Zadanie nr ... (Work Package no ..., Task no…) 0... 0Nieobecności (Absences)*... 0

Razem (Total) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Data (Date): ..................

Podpis (Signed): ........................................................... Zatwierdzam (Approved): ...................................................... (osoba zatrudniona - employee) (kierownik projektu - supervisor)

Politechnika Wroclawska (Poland)Kategoria (naukowiec, technik ... ) Category (scientist, technician, ...)

Miesiąc (Month): Rok (Year):

31Razem (Total)

Karta czasu pracy (Timesheet) Zał. 4 do ZW 61/2008

Tytuł projektu (Project title)Akronim (Acronim)

Zatrudniona osoba (Person carrying out the work)

PartnerNumer Projektu (Project no)

28 29 302621 22 23 27252417 18 19 2013 14 15 161 2 3Dzień (Day)

Godziny (Hours)

* Nieobecności (Absences): Uw - urlop wypoczynkowy (Annual leave), Um - urlop macierzyński (Maternal leave), Ub - urlop bezpłatny (Unpaid leave), Uo - urlop okolicznościowy (Special leave), Ch/Op - choroba pracownika (opieka nad chorym) (Illness), NN - nieobecność nieusprawiedliwiona (Unjustified absence) , Nup - nieobecność usprawiedliwiona (płatna) (Paid justified absence), Nun - nieobecność usprawiedliwiona (niepłatna) (Unpaid justified absence), DDelP - dojazd na delegację służbową zwiazaną z projektem (Travel time for business trip connected with the project), DelN - delegacja służbowa nie związana z projektem (Business trip not connected with the project), Inne - konferencje nie związane z projektem, szkolenia, urlop wychowawczy, inne wg potrzeb (Other).

128 9 10 114 5 6 7

7. Program Ramowy – dokumentowanie czasu pracy

w kartach czasu pracy- Nauczyciel akademicki w karcie czasu pracy może sprawozdawać swój czas pracy również w sobotę i niedzielę (ale wtedy powinien wykazać inne dwa dni wolne w tygodniu), nie należy (bez merytorycznego uzasadnienia) przekraczać 8 h pracy dziennie;

- Przy zwolnieniach chorobowych, świętach, urlopach itd. na karcie czasu pracy nauczyciela akademickiego należy tylko zaznaczyć nieobecność i jej przyczynę, a nie wpisywać liczbę godzin nieobecności;

- Wyjazdy na spotkania, konferencje itp. w ramach projektu osób zatrudnionych wyłącznie do realizacji projektu i stałych pracowników uczelni realizujących zadania w projekcie „konsumują” osobomiesiące;

- Osoby zatrudnione w kilku projektach (7.PR i innych rozliczanych kartami czasu pracy) zobowiązane są do dokumentowania łącznego czasu pracy na jednej zbiorczej karcie czasu pracy.

7. Program Ramowy – czas pracy

- Należy zwrócić uwagę na konieczność wykorzystywania przysługującego urlopu przez pracowników realizujących zadania w projektach 7.PR, szczególnie nauczycieli akademickich. Zgodnie z art.152 ust.2. Kodeksu Pracy prawo do urlopu jest niezbywalne. W związku z tym, przysługujący urlop należy wykazywać na kartach czasu pracy.

7. Program Ramowy – rozliczanie wynagrodzeń

Rozliczanie czasu pracy w projekcie i wypłata zwiększonego wynagrodzenia będzie dokonywana wyłącznie na podstawie przekazanych kart czasu pracy za miesiąc poprzedni w miesiącu następnym.

Wypłata wynagrodzeń osobom zatrudnionym wyłącznie do realizacji projektu, jak i wypłata zwiększonego wynagrodzenia (dla osób zatrudnionych na stałe w uczelni realizujących zadania w projekcie), zostanie ustalona w umowach o pracę lub aneksach na określony dzień następnego miesiąca.

7. Program Ramowy – koszty personelu –

rozliczanie wynagrodzeń

Rozliczenie części wynagrodzenia wypłaconego nauczycielom akademickim według dotychczasowych reguł (czyli „z góry”) na konto kosztowe projektu nastąpi również w następnym miesiącu zgodnie z liczbą godzin udokumentowaną kartami czasu pracy. Rozliczenie wynagrodzeń oraz narzutów nauczycieli akademickich (realizujących zadania w projekcie w ramach dotychczasowego aktu mianowania i wykazujących liczbę godzin poświęcanych na realizację projektu w ramach całego (normatywnego) czasu pracy) będzie dokonywane według proporcji liczby przepracowanych w miesiącu godzin do 156.

7. Program Ramowy – koszty personelu –

rozliczanie wynagrodzeń – opodatkowanie

Rozliczenie części wynagrodzenia podstawowego będzie dokonywane na podstawie dodatkowego dokumentu w postaci rozdzielnika do listy płac (m.in. w kontekście podatku PIT).

Rozliczenia tej części wynagrodzenia, która dotyczy projektu należy dokonać w kontekście tzw. autorskich kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy.

W przypadku wykonywania przez nauczyciela akademickiego zadań RTD należy rozliczyć przepracowane godziny w ramach części wynagrodzenia objętej autorskimi kosztami uzyskania przychodów, a w przypadku wykonywania przez nauczyciela akademickiego zadań w ramach tzw. Management należy rozliczyć przepracowane godziny w ramach części wynagrodzenia nie objętej autorskimi kosztami uzyskania przychodów.

7. PR – obsługa administracyjna projektów

• Ponieważ zmieniły się zasady finansowania jedynym źródłem sfinansowania obsługi administracyjnej są narzuty kosztów pośrednich.

• Nie ma możliwości sfinansowania obsługi administracyjnej (jak w 6. PR) ze SPUB-ów. Osoby realizujące obsługę administracyjną projektów muszą być finansowane z kosztów wydziałowych. W przypadku dużych projektów może pojawić się konieczność zatrudnienia nowych osób.

7. PR – obsługa administracyjna projektów

Zasady wynagradzania osób do obsługi administracyjnej projektów• Niezbędne jest wyznaczenie lub zatrudnienie przez dziekanów odpowiednich osób do obsługi projektów. Osoby te zostaną przeszkolone i będą się regularnie spotykać z pracownikami BGiFE w celu omówienia wszelkich wątpliwości i problemów.

Realizacja projektu w 7.PR

Przy wydatkowaniu środków obowiązują przepisy polskie, chyba, że przepisy Umowy o Dotację są bardziej restrykcyjne. Zamówienia na dostawy i usługi w ramach projektów współfinansowanych ze środków 7.PR powinny być realizowane zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych” oraz zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi. Wydatki muszą być merytorycznie uzasadnione i związane z realizacją konkretnego zadania w ramach pakietu pracy w projekcie (costs connected to specific task and work package). Wydatkowanie środków powinno być dokonywane zgodnie z harmonogramem projektu.

Przy zakupach poniżej 14.000 euro wymagane jest rozeznanie rynku (min. 3 oferty) i sporządzenie notatki służbowej.

Rozliczanie projektu w 7.PR

Do sporządzania sprawozdań finansowych należy stosować przelicznik kursów euro z dnia poniesienia kosztów rzeczywistych zgodnie z kursami określonymi przez Europejski Bank Centralny. Jest to zasadnicza zmiana w stosunku do rozwiązań obowiązujących w PWr w odniesieniu do projektów 6.PR.Rozwiązanie to wprowadzono w celu ograniczenia ryzyka kursowego.

Dokumentowanie projektu w 7.PR

Faktury oraz inne dowody księgowe powinny być właściwie opisane oraz zatwierdzone: • pod względem merytorycznym przez kierownika projektu, • pod względem formalnym i rachunkowym przez osobę ds. obsługi administracyjno- finansowej projektu, • przez kierownika jednostki organizacyjnej Uczelni, w której realizowany jest projekt.

W opisie faktury lub innego dokumentu księgowego, oprócz tytułu i numeru projektu, powinna się znaleźć informacja przypisująca dany wydatek netto (bez podatku od towarów i usług VAT) do określonego zadania w pakiecie pracy (costs connected to specific task and work package).

7. Program Ramowy – Podwykonawstwo (Subcontracting)

Należy zwracać uwagę na skalę przewidywanego w projektach subcontractingu ze względu na ryzyko z tym związane (wymagana zgoda KE, brak narzutu kosztów pośrednich, konieczność stosowania ustawy o zamówieniach publicznych, niekwalifikowalność VAT).

Uwaga! Nie wolno podzlecać realizacji podstawowych zadań w projekcie (core elements of the project).

Na dowodach księgowych dotyczących „podwykonawstwa” należy wyraźnie napisać, że dany koszt dotyczy „podwykonawstwa”, by Kwestura nie naliczała 60% narzutu kosztów pośrednich

Umowy-zlecenia i umowy o dzieło w kontekście 7.PR

Zgodnie z regulacjami unijnymi umowy - zlecenia muszą być realizowane w miejscu realizacji projektu i pod bezpośrednim nadzorem kierownika projektu. Na gruncie Kodeksu Pracy są to cechy umów o pracę. Występuje tu więc sprzeczność prawna. Dodatkowo umowy – zlecenia są regularnie kwestionowane przez audytorów unijnych. Należy więc dla bezpieczeństwa rozwiązań zrezygnować z ich stosowania.

W przypadku umów o dzieło są one traktowane na gruncie unijnym jako podwykonawstwo (subcontracting) i są w warunkach 7.PR zarówno nieopłacalne dla uczelni (subcontracting jest wyłączony z narzutów kosztów pośrednich), jak i wymagają zgody UE. Stosowane więc powinny być w wyjątkowych przypadkach.

7. Program Ramowy – Monitoring i kontrola projektów

• Jeżeli Umowa o Dotację (Grant Agreement) przewiduje, to w zakresie określonym w Aneksie VII do umowy, projekt podlega audytowi ze strony audytora zewnętrznego.

• W przypadku projektów niepodlegających obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu audytor wewnętrzny PWr wprowadza audyt takiego projektu do planu audytu.

• KE planuje znaczący wzrost liczby audytów – konieczność bieżącego dokumentowania i rozliczania projektów.

• Skutki tzw. naruszeń systemowych

Pomoc

Na stronie Biura Grantów i Funduszy Europejskich

www.nauka.pwr.wroc.pl/granty/ramowy7.php - w pkt. 4 znajduje się treść ZW 61/2008- w pkt. 5 (dostępnym tylko dla PC podłączonych do serwera pwr.wroc.pl) będą zamieszczane przykładowe dokumenty dotyczące przygotowania i realizacji projektów 7.PR

mgr Agnieszka Wilczyńska audytor wewnętrzny Politechniki Wrocławskiej mgr inż. Elżbieta...

Documents

Transcript of mgr Agnieszka Wilczyńska audytor wewnętrzny Politechniki Wrocławskiej mgr inż. Elżbieta...