Lidia Dutkiewicz Instrukcja do MS Project 2007 2010-03-20

PIERWSZY ETAP PRACY Z MICROSOFT PROJECT : TWORZENIE HARMONOGRAMU

A. Wprowadzanie podstawowych danych projektu

Po uruchomieniu Microsoft Project pokazuje się widok podstawowy (Wykres Gantta), w którym po lewej stronie znajduje się tabela słuŜąca do wprowadzania podstawowych danych (Wprowadzanie), a po prawej wykres Gantt’a.

� – pole informacyjne, w którym wyświetlane są ikonki sygnalizujące specjalne własności zadania

Nazwa zadania – nazwa zadania wchodzącego w skład przedsięwzięcia (uwaga: identyfikatorem zadania nie

jest nazwa, lecz numer pojawiający się w pierwszej, szarej kolumnie tabeli)

Cz.trw. – czas trwania zadania wyrażony w jednostkach: minuta (min), godzina (h), dzień(d), tydzień (tyg),

miesiąc (mies)

Rozpoczęcie/Zakończenie – informacja o wyliczonym przez MS Project terminie rozpoczęcia/zakończenia

zadania

Poprzedniki – zadania poprzedzające dane zadanie (identyfikator)

Nazwy zasobów - to co jest potrzebne do wykonania zadania (pracownicy, narzędzia, surowce itp.)

1. Data rozpoczęcia/zakończenia projektu.

Harmonogram przedsięwzięcia tworzony jest tak, aby jego czas trwania był jak najkrótszy (za pomocą metody ścieŜki krytycznej). Istnieją dwa sposoby harmonogramowania: od daty rozpoczęcia projektu (wtedy uŜytkownik ustala datę rozpoczęcia, a data zakończenia wyliczana jest automatycznie) lub od daty zakończenia (wtedy uŜytkownik ustala datę zakończenia, a wyliczana jest data rozpoczęcia).

2. Sposoby przedstawienia harmonogramu

Otwórz menu Projekt → Informacje o projekcie

Wybierz sposób harmonogramowania w polu Harmonogram od

Ustal odpowiednio datę początkową lub końcową w polu Data rozpoczęcia / Data zakończenia

Ustalenie daty rozpoczęcia/zakończenia projektu

Otwórz menu Widok → Diagram sieciowy

→ Kalendarz

→ Wykres Gantta

Wybór widoku harmonogramu projektu

Lidia Dutkiewicz Instrukcja do MS Project 2007 2010-03-20

B. Definiowanie zadań i ich własności

Zadania to najczęściej zwykłe czynności składające się na przedsięwzięcie. Istnieją jednak inne typy zadań, o odmiennych funkcjach: zdarzenia, zadania sumaryczne i zadania cykliczne.

Na wykresie Gantta zadania będące czynnościami przedstawiane są w postaci niebieskich pasków, pozostałe typy zadań przedstawiane są w inny sposób.

1. Zdarzenie (~Punkt kontrolny ).

Zdarzenie jest to zadanie, którego czas trwania wynosi 0. Wyznacza ono pewien moment czasowy, zazwyczaj punkt zwrotny w przedsięwzięciu (np. zakończenie/rozpoczęcie jakiegoś etapu projektu). Na wykresie Gantta zadanie tego typu oznaczane jest czarnym rombem z przypisaną datą.

2. Zadanie sumaryczne

Zadanie sumaryczne to zadanie składające się z innych zadań, nazywanych wtedy podzadaniami. Zadania mogą tworzyć wielopoziomową hierarchię, tzn. moŜna określić, Ŝe dowolne zadanie składa się z podzadań, te podzadania z jeszcze bardziej szczegółowych zadań itd.

Czas trwania zadania sumarycznego jest automatycznie wyliczany jako długość przedziału czasowego, w którym wykonują się wszystkie jego podzadania (od rozpoczęcia najwcześniejszego podzadania do zakończenia najpóźniejszego).

3. Zadania cykliczne Istnieją czynności, które wykonywane są periodycznie, np. co miesiąc, co tydzień, codziennie.

4. Określanie szczegółowych informacji o zadaniu

Podstawowe oraz większość szczegółowych informacji o danym zadaniu zebrana jest w oknie Task Information .

Wstaw pod wybranym zadaniem zadania, które będą jego podzadaniami (wykorzystaj klawisz Insert)

Zaznacz dopisane zadania

Kliknij na pasku narzędzi ikonę: lub Wybierz menu Projekt → Konspekt → Zwiększ wcięcie

Tworzenie podzadań dla danego zadania

Ustaw kursor w miejscu gdzie ma być wstawione zadanie cykliczne

Otwórz okno zadania cyklicznego: menu Wstaw → Zadanie cykliczne

Wpisz nazwę w polu Nazwa zadania

Wpisz czas trwania pojedynczego wystąpienia zadania cyklicznego w polu Czas trwania

Wybierz schemat powtarzania zadania w sekcji Wzorzec cyklu

Wybierz przedział czasowy, w którym zadanie ma się powtarzać w sekcji Zakres cyklu

Wstawianie zadania cyklicznego

Ustal dla wybranego zadania (zdarzenia) czas trwania równy zero

Otwórz dla tego zadania okno Informacje o zadaniu

Przejdź do zakładki Zaawansowane

Zaznacz opcję Oznacz zadanie jako punkt kontrolny

Określanie zadania jako zdarzenie/ punkt kontrolny

Lidia Dutkiewicz Instrukcja do MS Project 2007 2010-03-20

5. Typy zaleŜności między zadaniami.

Domyślnie kaŜde zadanie, zanim będzie mogło się rozpocząć, musi zaczekać na zakończenie kaŜdego ze swoich poprzedników. W MS Project dołoŜono jeszcze trzy moŜliwości: - zadanie moŜe się rozpocząć jeŜeli rozpocznie się jego poprzednik, - zadanie moŜe się zakończyć jeŜeli zakończy się jego poprzednik - zadanie moŜe się zakończyć jeŜeli rozpocznie się jego poprzednik.

6. Zwłoka

W niektórych przypadkach wymagane jest zachowanie odstępu czasowego po zakończeniu poprzednika danego zadania, a przed terminem rozpoczęcia tego zadania. Sytuacja taka ma często miejsce w przedsięwzięciach budowlanych, w których - zanim zacznie się kolejne zadanie - naleŜy odczekać aŜ wyschnie farba, zaschnie zaprawa itp. W MS Project takie opóźnienie moŜna wyrazić w jednostkach czasu lub procentowo. MoŜliwe jest takŜe zdefiniowanie opóźnienia ujemnego.

7. Ograniczenia czasowe zadania JeŜeli pewne zadanie musi się rozpocząć albo zakończyć w określonym terminie czy teŜ po lub

przed ustaloną datą, naleŜy ustawić odpowiednie ograniczenie czasowe dla tego zadania. JeŜeli zadanie nie ma ograniczeń czasowych wykonywane jest najszybciej jak to tylko moŜliwe, ewentualnie najpóźniej jak to jest moŜliwe (np. przy harmonogramowaniu od daty końcowej). Ograniczenia czasowe nie są poŜądane w projekcie, gdyŜ mogą utrudniać optymalizację jego planu.

Zaznacz wybrane zadanie

Otwórz menu Projekt → Informacje o zadaniu

lub

Kliknij dwukrotnie na wybrane zadanie

Otwieranie okna Informacje o zadaniu

Otwórz dla wybranego zadania okno Informacje o zadaniu

Przejdź do zakładki Poprzedniki → kolumna Typ

Wybierz odpowiedni typ zależności dla danego poprzednika

Ustalanie typu zależności między zadaniem a poprzednikiem

Otwórz dla wybranego zadania okno Informacje o zadaniu

Przejdź do zakładki Poprzedniki → kolumna Zwłoka

Wpisz odpowiednią wartość zwłoki dla wybranego poprzednika

Ustalanie typu zależności między zadaniem a poprzednikiem

Otwórz dla wybranego zadania okno Informacje o zadaniu

Przejdź do zakładki Zaawansowane → pole Typ ograniczenia

Wybierz odpowiednie ograniczenie czasowe w polu Typ ograniczenia

Wskaż właściwą datę ograniczenia w polu Data ograniczenia (jeśli wymagane)

Ustalanie ograniczenia czasowego dla zadania

Otwórz menu Widok → Tabela → Więcej tabel

Wybierz Daty ograniczeń

Naciśnij przycisk Zastosuj

Przeglądanie ograniczeń czasowych dla wszystkich zadań

Lidia Dutkiewicz Instrukcja do MS Project 2007 2010-03-20

C. Definiowanie i przypisywanie zasobów

1. Definiowanie zasobów

Zasoby to ludzie, narzędzia, maszyny, materiały itp. niezbędne do wykonania zadań. W projekcie budujemy bazę zasobów w Arkuszu zasobów.

Typ – typ zasobu: Praca, Materiał lub Koszt

Etykieta materiału – jednostki, w jakich liczony jest dany materiał (np. m2, kg, sztuka)

Inicjały – skrót nazwy

Grupa – grupa do jakiej dany zasób można przypisać (np. pojazdy, pracownicy, dział sprzedaży, ... itd.)

Maks. jednostek – maksymalna dostępna ilość danego zasobu (definiowana tylko dla typu Praca)

Stawka zasad. – stawka za godzinę pracy (dla typu Praca) lub stawka za jednostkę (dla typu Materiał)

Stawka za nadg. – stawka za godzinę pracy nadliczbowej (definiowana tylko dla typu Praca)

Koszt każdego – kosz każdorazowego użycia danego zasobu

Naliczanie – sposób naliczania kosztów

Kalendarz bazowy – kalendarz według którego pracuje zasób

2. Przypisywanie zasobów

Uwaga: przypisanie zasobów innego zadania wykonuje się bez zamykania okna Przydzielanie

zasobów, po kliknięciu myszką na wybrane zadanie

3. Bilansowanie zasobów przeciąŜonych

Po przypisaniu zasobów do poszczególnych zadań moŜe okazać się, Ŝe występują tzw. konflikty zasobowe (dany zasób przyporządkowany jest do więcej niŜ jednego zadania w tym samym czasie). Na arkuszu zasobów zasoby przeciąŜone są wyświetlane na czerwono. Konflikty zasobowe moŜna usunąć za pomocą funkcji bilansowania zasobów. Funkcja ta polega na rozsuwaniu w czasie tych zadań, które wymagają jednoczesnego uŜycia tego samego zasobu (moŜe to powodować wydłuŜenie czasu trwania całego projektu).

Uwaga: Przycisku Bilansuj teraz używa się, gdy zaznaczona jest opcja Ręczne (wtedy funkcja wyrównywania

zasobów jest uaktywniana tylko na wyraźne polecenie użytkownika). W przypadku zaznaczonej

opcji Automatyczne program bez udziału użytkownika porządkuje zasoby po każdej wprowadzonej

zmianie (funkcja bilansowania jest cały czas aktywna).

Przycisk Wyczyść bilansowanie przywraca stan projektu sprzed wyrównania zasobów.

Otwórz menu Widok → Arkusz zasobów

Wpisz zasoby w kolejnych wierszach tabeli

Uzupełnij odpowiednie dane

Definiowanie zasobów w arkuszu zasobów

Przejdź do widoku podstawowego Wykres Gantta

Otwórz okno Przydzielanie zasobów (z menu Narzędzia lub naciskając ikonę na pasku narzędzi)

Ustaw kursor na wybranym zadaniu w tabeli z zadaniami

Przypisz zasób przez naciśnięcie Przydziel

Wpisz w kolumnie Jednostki ilość zasobu wymaganą do tego zadania

Przypisywanie (alokacja) zasobów do zadań

Przejdź do widoku podstawowego Wykres Gantta

Otwórz menu Narzędzia → Bilansuj zasoby

Ustaw tryb działania w ramce Obliczenia bilansowania (Ręczne lub Automatyczne)

Ustaw odpowiednią rozdzielczość w polu Szukaj nadmiernych alokacji z dokładnością do

Naciśnij przycisk Bilansuj teraz lub OK (w zależności od ustawionego trybu)

Funkcja bilansowania zasobów

Lidia Dutkiewicz Instrukcja do MS Project 2007 2010-03-20

4. ‘Własnoręczne’ rozwiązywanie konfliktów zasobowych

JeŜeli efekt działania funkcji bilansowania jest niezadowalający (gdy nie uda się rozwiązać wszystkich konfliktów zasobowych lub powoduje to zbytnie wydłuŜenie czasu trwania projektu) stosuje się inne metody, np.: - zwiększenie ogólnej ilości danego zasobu (w arkuszu zasobów, w kolumnie Maks.jednostek) co

równoznaczne jest z zatrudnieniem dodatkowych osób, dokupieniem maszyn, narzędzi itp. - zmiana typów, ilości jednostek zasobu itp. przypisanych do określonych zadań - zmiany zasobów przypisanych do danego zadania - dodanie godzin nadliczbowych - zmiana godzin pracy dla przeciąŜonych zasobów

Przejdź menu Widok → Obciążenie zasobów

Wyszukaj godziny pracy wyświetlone na czerwono

Przejdź menu Widok → Wykres zasobów

Przewiń graficzne zestawienie obciążeń dla kolejnych zasobów (Następny/ Poprzedni zasób pod

prawym przyciskiem myszy)

Przeglądanie obciążeń zasobowych / wyszukiwanie konfliktów zasobowych