INTRODUCCIN

Microsoft Excel 2003 Lic. Doris Melgarejo Herrera

CENTRO DE EDUCACION TECNICO PRODUCTIVA

TEOFILO MENDEZ RAMOS

HUARAZ

GUIA DEL PARTICIPANTE

LIC. DORIS MELGAREJO HERRERA

2006

MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCIN

Microsoft Excel es una hoja de clculo, que esta constituida por una tabla que viene a ser una matriz de dos dimensiones, FILAS (1 hasta 65536) y COLUMNA (A hasta IV), a la interseccin de ambas se les denomina CELDAS. Cada celda esta referenciada por su direccin (columna, fila), es decir la esquina superior izquierda esta referenciada por A1, o columna A, fila 1 la cual vendra a ser la celda activa, el desplazamiento a travs de celdas es por medio de las teclas cursoras, barra de desplazamiento haciendo uso del mouse.

A su vez esta dividido en HOJAS , cada hoja es un nivel de trabajo, se puede insertar el nmero de hojas que se desee; esta configuracin nos permite trabajar de una manera estructurada y organizada. La manera de desplazarnos hacia las hojas de trabajo es haciendo clic en la hoja deseada o haciendo uso de las teclas combinadas CTRL. + Re Pg (retrocede una hoja) CTRL. + Av Pg. (Avanza una hoja).

Un RANGO comprende una porcin de la tabla, o mejor dicho un conjunto de celdas activas en un bloque.

Todos estos elementos son parte de un LIBRO, es como excel da el nombre al documento de trabajo, al cual le podremos asignar un nombre y almacenarlo en el disco como archivo. Podemos hacer uso de estos libros simultneamente, es decir podemos tener abiertos gran cantidad de libros a la vez, dependiendo de la memoria del computador.

INGRESO A MICROSOFT EXCEL.

1ra. Forma : Ir a INICIO/PROGRAMAS//MICROSOFT EXCEL.

2da. Forma.: Hacer doble click en el botn de Microsoft Excel en la ventana de windows.

FAMILIARIZARSE CON LA VENTANA

En la ventana que se presenta se indica sus partes.

ELEMENTOS DE LA HOJA DE CALCULO

Celdas: Es el lugar de la hoja de clculo que contiene informacin. Se identifica por una letra y un nmero correspondientes a la columna y fila.

Celda Actual o Celda Activa : Es aquella en la que se introduce la informacin y de la cual se muestra su direccin o referencia en el cuadro de direcciones.

Se identifica por:

1ro. Tiene un borde ms grueso que las dems celdas.

2do. Su direccin o referencia aparece a la izquierda de la barra de funciones o frmula.

3ro. La cabecera de fila y columna se muestran con un botn y con su identificador en negrita.

Puntero : Cambia de forma de acuerdo a cmo y donde este ubicado el mouse.

Rango : Es un grupo de celdas contiguas que generalmente tienen una forma rectangular y que se identifican de acuerdo a la siguiente sintaxis:

Celda Inicial : Celda Final (Ejemplo: A1:M9)

El gestor de relleno est en el ltimo rango seleccionado.

SELECCIN DE CELDAS:

Para seleccionar una celda actual basta con hacer clic sobre la celda.

Para un rango:

Primera forma:

1ro. Hacer clic en la celda inicial

2do. Shift + clic en la celda final.

Segunda forma:

1ro. Clic en la celda inicial

2do. Shift + flechas hasta la celda final.

Tercera forma:

1ro. Clic en la celda inicial

2do. Luego arrastar el puntero hasta la celda final.

Para un rango discontinuo

1ro. Seleccionar el primer rango

2do. Presionando la tecla CTRL. Seleccionar el segundo rango.

Selccecionar Todo

Hacer clic en la interseccin de las filas y columnas inicial.

MANEJO DE LAS HOJASa) INSERTAR HOJAS DE CALCULO

1. Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y haga clic derecho.

2. Luego haga clic en la opcin insertar.

3. Finalmente haga clic en Aceptar.

b) ELIMINAR HOJAS DE CALCULO

1. Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y haga clic derecho.

2. Luego haga clic en la opcin Eliminar . Excel mostrar un mensaje preguntndole si desea eliminar la hoja.

3. Finalmente haga clic en Aceptar.

c) CAMBIAR NOMBRE A LAS HOJAS DE CALCULO

1. Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y haga clic derecho.

2. Luego haga clic en la opcin Cambiar Nombre (un fondo negro resalta el nombre de la hoja)

3. Finalmente haga clic en Aceptar.

d) MOVER HOJAS DE CALCULO

1. Site el puntero del Mouse sobre la etiqueta activa y arrastre el Mouse hacia una nueva posicin.

2. Un pequeo tringulo negro indica la posicin en la que se insertar la hoja.

3. Suelte el botn del Mouse y la hoja se mover a la nueva posicin.

INGRESO Y MODIFICACIN DE DATOS

Ingreso de datos

Se ubica en la posicin que deseamos ingresar informacin, digitamos libremente y vemos que en la lnea de edicin tambin se escribe lo que hacemos en la celda, luego presionamos ENTER la cual dar por confirmado el acceso de informacin.

Modificar el contenido

Para modificar el contenido de una celda presionamos la tecla [F2] la cual nos dar acceso a la lnea de edicin desde la cual podemos modificar el contenido de la celda, caso contrario lo que hagamos ser borrar lo anterior y dar lugar a lo que se ha digitado nuevamente.

TIPOS DE DATOS

Los datos se almacenan en las celdas del documento teniendo en cuenta:

Cada celda tiene una capacidad de 255 caracteres.

Slo puede trabajar con un tipo de dato a la vez.

Los tipos de datos con los que se puede trabajar son:

TEXTO

Es considerado como dato tipo texto a aquellos que por excel no son considerados como nmero, frmula, funcin, fecha y hora, valor lgico o valor de error, pudiendo almacenar por celda hasta 255 caracteres. Cuando se introduce un texto se alinea al MARGEN IZQUIERDO de la celda, en caso que deseamos cambiar la alineacin lo haremos haciendo uso de la alineacin en el men formato o en la barra de herramientas formato. Si deseamos ingresar un valor numrico como texto habremos de cerrarlos entre comillas ejm 2001, en este caso no se pueden efectuar operaciones matemticas.

NUMEROS

Entran en este tipo cualquiera de los diez dgitos ( 0 al 9), como tambin cualquiera de los caracteres especiales:

+

: Nmeros positivos

-, ( ) : Nmeros negativos

,

: Coma decimal

.

: Separador de miles

E, e

: Notacin cientfica

$

: Moneda

%

: Porcentaje

/

: Fecha o fraccin

FECHAS Y HORAS

En una misma celda se pueden almacenar fecha, hora o al mismo tiempo fechas y horas, para esto habrn de estar separados por espacio en blanco. Excel las visualiza del modo standar pero internamente son almacenadas como nmeros enteros.

La fecha ser ingresada con el siguiente formato: 10/06/2001 10-06-2001

La hora ser de la siguiente manera: 3:00 pm 15:00

FORMULAS

Una manera de sacarle mayor provecho a los datos es por medio del ingreso de frmulas, stas realizarn funciones sencillas, como la suma de valores de dos celdas o tambin clculos ms complicados.

Estas se identifican por medio del prefijo (=), el signo igual ser visible slo cuando estn editando, las frmulas calcularn el valor basado en otros valores.

FUNCIONES

Son herramientas para simplificar operaciones, se tiene acceso a ellas desde el comando FUNCIN del men INSERTAR o por el botn ASISTENTE DE FUNCIONES, dentro de la caja de funciones la seleccin ser con las teclas cursoras donde una vez seleccionada se presionar ENTER un doble clic activar la funcin, se selecciona el rango o es ingresado desde el teclado.

TIPOS DE OPERADORES

Excel maneja los siguientes tipos de operadores:

MATEMTICOS

Estos producirn resultados numricos.

+

: Suma

- : Resta

/

. Divide

*

: Multiplica

%

: Porcentaje

^

: Exponenciacin

TEXTO

Opera dos expresiones del tipo texto, concatenndolas.

&

: Concatenacin

COMPARACIN

Se usar para comparar valores y obtener un valor lgico es decir Verdadero o Falso.

=

: Igualdad

>

: Mayor que

=

: Mayor igual que

, =, 0]Estndar;[Azul][0] (.0?positivo;[Azul][,