Czy naprawdę warto rozwijać zespoły?

A jeśli TAK, to JAK?

Definicja przepływu

„Koncentracja, która staje się tak intensywna, że prowadzi do uczucia

ekstazy, daje pełne zrozumienie, wiesz dokładnie co chcesz robić

między jedną chwilą, a drugą, natychmiast otrzymujesz informacje

zwrotne. Wiesz, że to co masz zrobić jest możliwe, nawet jeśli jest

trudne. Znika poczucie czasu, zapominasz o sobie, czujesz się częścią

czegoś większego, kiedy powyższe warunki zaistnieją na raz, to co

robisz staje się celem samym w sobie”

Za: Mihaly Csikszentmihalyi, Przepływ ( Flow)

Składniki mojej indywidualnej

satysfakcji

1. Robię zadanie, które mam szanse ukończyć.

2. Moje kompetencje nie są ani za niskie (więc nie stresuję się)

3. Moje kompetencje nie są za wysokie (więc się nie nudzę)

4. Mam jasny cel i zadania do wykonania

5. Otrzymuję informację zwrotna

6. Jestem bardzo zaangażowana w to co robię (więc na ten czas mogę

wyeliminować problemy życia codziennego)

7. Mam poczucie kontrolowania własnych działań

Za: Mihaly Csikszentmihalyi, Przepływ ( Flow)

Praca w zespole w kontekście

indywidualnej satysfakcji

Moje „flow” zależy od innych, bo pracuję w zespole:

• Moje kompetencje nie zawsze są wystarczające żeby zrealizować

samemu zadania od początku do końca

• Nie zawsze otrzymuję informacje zwrotną odnośnie wykonania

przeze mnie zadania

• Brakuje mi skupienia świadomości

• Brakuje mi zaangażowania

Dlaczego potencjalnie dobry zespół

„źle” pracuje

• Brak zaufania

• Obawianie się konfliktu

• Nieangażowanie się

• Unikanie odpowiedzialności

• Brak nastawienia na rezultaty

Za: Patrick Lencioni, Five Disfunctions of a Team

Moja efektywność w zespole

Co na nią wpływa m.in.:

1. Sposób zarządzania zespołem

2. Kompetencje

3. Zaangażowanie

4. Komunikacja wewnątrz zespołu

5. Relacja z przełożonymi

6. Relacje ze współpracownikami

Moje zadowolenie z pracy i

moja efektywność kształtuje

pracę mojego zespołu.

Mój zespół kształtuje moją

efektywność i moje

zadowolenie z pracy.

Każdy zespół ma szefa

Realizacja

celów i zadań

Potrzeby

zespołu

Potrzeby

jednostki

Nowe wyzwania dla menedżera

zespołu

• Mieć elastyczny i innowacyjny zespół

• Zarządzać zespołami wirtualnymi

Jak rozwijać zespoły?

Menedżer

Członek zespołu

Zespół

CASE STUDY

PRO-teamwork™

Organizacja

• Firma z branży produkcyjno-

handlowej, B2B

• Jednostka międzynarodowa,

część dużego koncernu

• Dział sprzedaży czyli dział

strategiczny- 8 pracowników

• Staż pracy od 5 do 10 lat.

• Pracownicy doświadczeni,

eksperci w branży

Powody podjęcia działań z zespołem

Przyczyny na poziomie szefa:

Nowe wyzwania biznesowe, które wiążą się

z potrzebą:

• Zbudowania postawy handlowców

skoncentrowanej zarówno na potrzeby

Klientów jak i uwzględniającą bieżące

potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa

• zwiększenia aktywności pracowników i

skuteczności na rynku, poszukiwanie

nowych rynków zbytów

Dodatkowo: zatrudnienia nowego

pracownika do zespołu

Przyczyny:

powody podjęcia działań z zespołem

Przyczyny na poziomie

zespołu:

• Zmiana szefa zespołu:

▫ Poprzedni szef to mężczyzna

▫ Nowy szef: kobieta, z

wewnątrz Firmy, z innego

działu

▫ Zespól składający się w

przeważającej liczbie z

mężczyzn

• Potrzeba wzajemnego poznania

się i uformowanie zespołu

Audyt

▪ Rozmowy indywidualne z

pracownikami

▪ Raport podsumowujący:

▫ Oczekiwania członków zespołu

wobec zespołu i przełożonego

▫ Oczekiwania przełożonego

wobec zespołu

▪ Udostępnienie raportu

wszystkim członkom

zespołu

Wnioski i rekomendacje

Wnioski:

▪ Istnieje trudność określenia wspólnego kierunku działań, zrozumiałego

dla całego zespołu

▪ Przyzwyczajenie i utarte schematy postępowania utrudniały pracę z

nowymi, niestandardowymi zadaniami

Rekomendacje:

1. Potrzeba poprawienie efektywności komunikacji w zespole ( np. jasne

kryteria przydzielania klientów)

2. Potrzeba poprawienia współpraca z innymi działami

3. Cele zespołowe czy cele indywidualne?

4. Określenie jakimi zasadami zespół chce się kierować

Etapy projektu

1. Audyt

2. PRO-teamwork™

▪ Badanie 360 TDA (Team

Development Analysis™)

▪ Warsztaty TDA

▪ Spotkania Indywidualne z

Menedżerem zespołu

PRO-teamwork™ oparty jest

o narzędzie diagnostyczne TDA™

Narzędzie Team Development Analysis™ opracowane przez Tornak

Groep® służy do zdiagnozowania obecnej sytuacji zespołu oraz

zaplanowania i realizacji działań prowadzących do zwiększenia

efektywności zarówno zespołu jak i jego poszczególnych członków.

Korzyści z PRO-teamwork™

• Dzięki PRO-teamwork™ każdy członek zespołu dowiaduje się jak jest oceniany przez

pozostałych członków zespołu w obrębie kluczowych dla zespołu kompetencji

• Obraz ten może porównać ze swoją samooceną

• Jest to punkt odniesienia do zaplanowania Indywidualnego Planu rozwoju

• Dzięki PRO-teamwork™ zespół otrzymuje zespołową samoocenę kluczowych kompetencji

• Obraz ten jest porównywany ze stanem oczekiwanym w przyszłości

• Jest to punkt odniesienia do zaplanowanie Planu Rozwoju Zespołu

Ocena współpracowników

Samoocena

Indywidualny Plan Rozwoju

Ocena zespołu

Oczekiwanie w stosunku do przyszłości

Plan Rozwoju Zespołu

Kwestionariusz samooceny (44 pytania)

3. Jestem kimś, kto Pierwszy wybór Drugi wybór

a. potrafi dostosować się do swoich współpracowników 5 4 3 2

b. wykazuje empatię 5 4 3 2

c. jest lojalny wobec współpracowników 5 4 3 2

5. Jedną z moich zalet jest to, że Pierwszy wybór Drugi wybór

a. potrafię skierować innych w pożądanym kierunku 5 4 3 2

b. jestem otwarty na sugestie innych 5 4 3 2

c. poszukuję możliwości współpracy z moimi kolegami 5 4 3 2

8. Moja siła tkwi w Pierwszy wybór Drugi wybór

a. łatwości znajdowania alternatywnych sposobów realizacji zadań 5 4 3 2

b. pełnej świadomości konsekwencji moich czynów 5 4 3 2

c. likwidowaniu źródeł problemów 5 4 3 2

Kwestionariusz obserwatora (22 pytania)

3. Silną stroną mojego kolegi jest fakt, że on/ona Pierwszy wybór Drugi wybór

a. jest zorientowany/a na wyniki 5 4 3 2

b. jest świadomy/a jakie są standardy jakości 5 4 3 2

c. sprawdza czy praca jest wykonana we właściwy sposób 5 4 3 2

8. Postrzegam mojego kolegę jako kogoś, kto Pierwszy wybór Drugi wybór

a. pokazuje solidarność z członkami zespołu 5 4 3 2

b. od początku wie co zamierza zrobić 5 4 3 2

c. pracuje systematycznie zgodnie z zasadami 5 4 3 2

13. Charakterystyczne dla mojego kolegi jest to, że Pierwszy wybór Drugi wybór

a. pracuje samodzielnie nad swoimi zadaniami 5 4 3 2

b. jest empatyczny w stosunku do innych 5 4 3 2

c. konsultuje z kolegami jakie obowiązki powinny być wykonane 5 4 3 2

Kwestionariusz oceny zespołu teraz i w przyszłości (37 pytań)

Jako zespół przywiązujemy dużą wagę

do …

Moglibyśmy być bardziej efektywni

gdybyśmy przywiązywali większa wagę

do …

Pierwszy

wybór

Drugi

wybór

Pierwszy

wybór

Drugi

wybór

5 4 3 2 a. koncentrowania się na osiąganiu rezultatów

5 4 3 2

5 4 3 2 b. szybkiego reagowania na niespodziewane sytuacje

5 4 3 2

5 4 3 2 c. popierania argumentami naszych wyborów

5 4 3 2

Odnosimy sukcesy, ponieważ

potrafimy…

Moglibyśmy odnosić większe sukcesy,

gdybyśmy potrafili lepiej…

Pierwszy

wybór

Drugi

wybór

Pierwszy

wybór

Drugi

wybór

5 4 3 2 a. ustalać źródło problemów

5 4 3 2

5 4 3 2 b. wybierać jakość a nie ilość

5 4 3 2

5 4 3 2 c. cechować się kreatywnością

5 4 3 2

Obszary analizy w TDA

Planowanie Ustalanie celów

Innowacyjność

Wyciąganie wniosków z przeszłości

Strukturyzacja pracy

Przewidywanie

Realizacja

Chęć działania

Orientacja na jakość

Orientacja na rezultaty

Postęp

Kontrolowanie

Ocena

Wdrażanie

Wymiar osobisty

Podejmowanie inicjatywy

Elastyczność

Samodzielność

Wymiar interpersonalny

Informowanie

Udzielanie informacji zwrotnej

Przyjmowanie informacji

Wrażliwość na sygnały

Zdolność przekonywania

Synergia

Współdziałanie

Pobudzanie do działania

Zaangażowanie

Dlaczego warsztaty?

• Wspólna analiza wyników badań,

wyjaśnienie wątpliwości,

zrozumienie

• Przeprowadzenie, przez trudne

dla zespołu, momenty związane z

wynikami badania

• Przekierowanie zespołu z analizy

wyników na konstruktywne

działanie

• Dlaczego zaczynamy od zespołu? -

Budujemy świadomość, że ważny jest

zespół

• Koncentrujemy się na określeniu kierunku

rozwoju całego zespołu – wybór 5

kluczowych kompetencji

• Przygotowanie do realizacji Planu

Rozwoju Zespołu (poprzez jakie działania

rozwiniemy daną kompetencję)

• Przygotowanie do przyjęcia

indywidualnych wyników badań

Przebieg warsztatów TDA

Część 1: zespół

• SLAJD

Raport dla zespołu

• Wsparcie w przyjmowaniu oceny

• Pomoc we właściwym zinterpretowaniu wyników

badania

• Emocje

• Wsparcie przy wyznaczaniu Indywidualnych

Planów Rozwoju w odniesieniu do Planu Rozwoju

Zespołu – wyznaczenie 3 kompetencji do rozwoju

• Przygotowanie do realizacji Indywidualnego Planu

Rozwoju przy wsparciu pozostałych członków

zespołów (poprzez jakie działania rozwinę daną

kompetencję)

Przebieg warsztatów TDA

Część 2: wyniki indywidualne

1. Pierwsza otwarta dyskusja / wymowa myśli na temat działania

zespołu

2. Dobrze, że o tym mówimy. Chciałabym, aby ten warsztat pozwolił

nam lepiej pracować / funkcjonować w zespole

3. Początek procesu „wentylowania” frustracji i uświadomienia ducha

zespołu i indywidualnej roli / przyczynku

4. Uporządkowanie pracy ZESPOŁU

5. Poczułem ulgę, że jest szansa żeby coś zmienić!

6. Jesteśmy zgranym zespołem, ale trzeba popracować nad

przystosowaniem się do zmieniającego się otoczenia, motywować

się do działania, wspierać i szanować pracę i czas innych.

7. Muszę częściej stawiać siebie w pozycji innych członków zespołu

(szanować uczucia innych)

8. Wykonany dobry krok; obawa / nadzieja o kontynuację

TDA runda opinii

• Wspólne podsumowanie z zespołem dotychczasowych dokonań:

▪ Jakie zrobiliśmy postępy?

▪ Co się zmieniło?

• Wypracowanie zasad funkcjonowania zespołu

Warsztat Follow-up

1. Jesteśmy odpowiedzialni za nasze zobowiązania i działania poprzez

ustalanie celów indywidualnych i kontrolowanie ich wykonania

2. Planujemy działania dla realizacji celów kierując się efektywnością m.in.

wszystkie spotkania mają cel i dają efekt

3. Zmiany traktujemy jako szansę rozwoju

4. Udzielamy konstruktywnego feedbacku – nie oceniamy ludzi, analizujemy

sytuacje, wyciągamy wnioski, podejmujemy działania

5. Szanujemy pomysły i opinie innych

6. Jesteśmy lojalni w zespole

7. Wspieramy się, jesteśmy wrażliwi na potrzeby innych

Nasze zasady:

Wsparcie dla menedżera zespołu

Równolegle podczas trwania projektu

odbywały się spotkania indywidualne z

menedżerem zespołu w celu:

• Wspierania jego działań

konsekwentnego wdrażania

wypracowanych przez zespól

rozwiązań

• Ukierunkowania działań menedżera

przy pracy z indywidualnymi

członkami zespołu

• Uformowany, współpracujący, przestrzegający wspólnie

wypracowanych zasad

• Członkowie zespołu maja bardzo wysoki poziom samoświadomości

• Gotowość na dawanie i umiejętność przyjmowania feedbacku

• Członkowie zespołu stał się ambasadorami Klienta wewnętrznego i

zewnętrznego

• Zespół ma bardzo dobrą opinie wewnątrz organizacji - wysoka kultura

zespołu, zgrany, przestrzegający standardów i zasad, umiejący

pracować w sytuacji konfliktowej

Zespół dziś

Zmiany…

Zmiana struktury organizacyjnej zespołu:

• 2 członków zespołu ma zostać przełożonymi pozostałych

Co udało się zrealizować?

• Oczekiwania zostały wyraźnie i konkretnie komunikowane

• Kompetencje uczestników programu zostały zmierzone

• Odpowiedzialność za efektywność pracy zespołu została przeniesiona na

każdego uczestnika z osobna

• Informacja zwrotna była kompletna, wiarygodna i czytelna

• Indywidualne Plany Rozwoju zostały samodzielnie zdefiniowane przez

uczestników programu w oparciu o oczekiwania innych członków zespołu,

• Plan Rozwoju Zespołu to mapa drogowa pozwalająca przejść całemu

zespołowi z obecnego zdiagnozowanego poziomu na poziom efektywności

przez nich oczekiwany

Co udało się zrealizować?

1. Sposób zarządzania zespołem

2. Kompetencje

3. Zaangażowanie

4. Komunikacja wewnątrz zespołu

5. Relacja z przełożonymi

6. Relacje ze współpracownikami

Dziękuję za uwagę