Kancelaria Prawna 1.10.0 –szkolenie

Przygotowali:Katarzyna Stryła

Błażej Stankowski

Warszawa,

7 grudnia 2007

2

Agenda

O czym chcecie usłyszeć

Różnice między wersjami

Nowości w programie od 1.8.0

.WEB

Platinum

Warsztat – prezentacji

Warsztat co i jak dalej (TOP 10)?

Narzędzie do wprowadzania sugestii

3

Porównanie wersji

KP Silver KP Gold KP Platinum

Kontakty + + +Sprawy + + +Czynności + + +Kalendarz + + +Dokumenty + + +Finanse/koszty + + +Rozbudowany

system rozliczeń- + +

Współpraca z SIP Lex

+ + +

Analityka - + +Prawa dostępu - + +DMS - - +

4

Nowości w programie od wersji 1.8.0

Kontakty

1.9.0 Wprowadzono wyszukiwanie po spółce matce1.8.0 Dodano raport zbiorczy z firm1.8.0 Umożliwiono zakładanie nowego folderu dla kontaktu

Sprawy

1.10.0 Dodano datę zakończenia sprawy i możliwość wyszukiwania po dacie zakończenia i przyjęcia sprawy1.10.0 Umożliwiono szybkie wyszukiwanie spraw zakończonych i niezakończonych 1.9.0 Poszerzono bazę sądów o listę wydziałów

5

Nowości w programie od wersji 1.8.0Dokumenty

1.10.0 Wprowadzono zaawansowany moduł zarządzania dokumentami DMS (dla wersji Platinum)1.9.0 Rozbudowano moduł spraw i dokumentów o dane dotyczące windykacji · Dodano w zakładce Repertorium 2 w module spraw następujące pola: Wniosek o uzasadnienie, Otrzymanie uzasadnienia, Wniesienie apelacji, Wyrok apelacyjny, Wniesienie kasacji, Wyrok kasacyjny, Wpis - kwota, · Udostępniono w repertorium dane komorników pobierane z bazy sądów · Dodano możliwość rejestracji dokumentów finansowych w ramach prowadzonej sprawy windykacyjnej · Dodano funkcję wypełniającą pole Wartość sporu wg dokumentów windykacyjnych w repertorium · Umożliwiono wyszukiwanie po pozwanym · Dodano możliwość przechowywania w stronach postępowania nr dowodu i PESEL · Poszerzono listę szablonów dokumentów windykacyjnych

1.8.0 Umożliwiono przechowywanie notatek głosowych 1.8.0 Umożliwiono zmianę nazwy pliku spod programu

6

Nowości w programie od wersji 1.8.0

Finanse/Koszty

1.10.0 Wprowadzono opisy dla faktury obcojęzycznej1.10.0 Dodano podsumowanie wg stawek VAT na dokumencie korekty1.9.1 Rozdzielono na wydruku korekty pozycje przed i po korekcie1.9.0 Dodano możliwość przeglądu faktur z okna kontaktu1.9.0 Wprowadzono znacznik dla kosztów "Obciążyć klienta"1.9.0 Wprowadzono obsługę kosztów w wersji SILVER1.8.1 Dodano informację na raporcie finansowym o ilości dni po terminie od daty płatności danej faktury1.8.0 Zmieniono system rozliczeń· wprowadzenie możliwości definiowana systemów rozliczeń zarówno na poziomie kontaktu jak i sprawy; · wprowadzono możliwość rozliczania w ramach jednego ryczałtu kilku spraw; · wprowadzono możliwość definiowania różnych limitów w rozliczeniu ryczałtowym z limitem godzin dla różnych spraw; · ujednolicono interfejs graficzny rozliczeń finansowych dla kontaktów i spraw

7

Nowości w programie od wersji 1.8.0

Inne

1.10.0 Wprowadzono sprawdzanie pisowni podczas edycji opisów czynności, terminów, kosztów i nazw spraw1.10.0 Wprowadzono możliwość zaznaczania wielu pozycji w drzewkach na głównych oknach programu1.10.0 Umożliwiono zapamiętywanie porządku kolumn w tabelach1.9.0 Wprowadzono kreator pierwszego uruchomienia1.9.0 Rozbudowano moduł biblioteczny o pobieranie danych z Biblioteki Narodowej1.8.0 Wprowadzono zmiany w prawach dostępu (edycja czynności wraz z danymi do faktury)Baza przykładowa

8

Co to jest DMS

DMS - Dokument Management System

System zarządzania dokumentami

Służy do:— gromadzenia, zarządzania, udostępniania, wyszukiwania i archiwizowania

wszystkich dokumentów w ramach organizacji (staje się wspólną własnością urzędu, kancelarii, firmy)

— zarządzania wersjami dokumentów i dostępu do historii zmian;

— zdefiniowania i obsługi procesów przepływu informacji i dokumentów;

— monitorowania obiegów;

— zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów – poprzez nadanie praw

9

Kancelaria Prawna Dokumenty – dostęp do platformy DMS

- Wewnątrz systemu Kancelaria Prawna- Zastępuje dotychczasowy moduł Dokumenty- Zbliżony interface wprowadzania dokumentów do KP- Integracja z wyszukiwaniem

- Poprzez eksplorator windows- Dostęp do dokumentów jako plików w strukturze dyskowej- Nowy dysk w systemie windows- Dostęp jak do zwykłego dysku twardego lub pendrive’a

10

Terminologia

- Dokument – informacja o dokumencie wraz z plikiem treści

- Szablon dokumentu – dokument, który może zawierać pola do automatycznego uzupełnienia

- Wersja – wersja dokumentu

- Folder – wiele dokumentów (foldery posiadają podfoldery – Kontakt/sprawa)

- Skrót – wskazanie na dokument lub folder (link)

11

Okno dokument

12

Okno dokument - status dokumentu

Możliwe statusy dokumentu:

bieżący – wersja aktualna

edytowany – wersja aktualna w stanie edycji treści pliku w zasobie dms

pobrany poza system Dms – wersja aktualna w stanie edycji treści – wydana poza system dms

historyczny – wersja historyczna, wcześniej edytowana

anulowany – wersja historyczna, wcześniej edytowana, ale zmiany anulowano.

13

Okno dokument – wersje dokumentów

14

Szablony dokumentów – wersjonowanie szablonów

- System DMS zawiera zbiór szablonów dokumentów.

- Na podstawie szablonów, możliwe wygenerowanie nowych dokumentów.

- Poprzez integrację z edytorem Word automatycznie zostają wypełnione pola np. danych klienta, sprawy jakiej dotyczy itp.

- System ma funkcje porównujące szablon z dokumentem, który został wygenerowany na jego podstawie.

- System Dms pozwala wersjonować szablony dokumentów

15

Wyszukiwanie po treści

16

Eksplorator windows 1 System Kancelaria Prawna dokumenty pozwala na bezpośrednią

pracę z dokumentami w zasobie Dms.

Podczas uruchomienia komputera z zainstalowaną wersją KP Platinum obsługującą moduł Dms tworzony jest wirtualny dysk odwzorowujący uporządkowaną strukturę dokumentów.

Struktura zbudowana jest w formie folderów – które tworzone są dynamicznie z uwzględnieniem Kontaktów i spraw zarejestrowanych w systemie Kancelaria Prawna.

17

Eksplorator windows 2

Menu kontekstowe dla pliku w DMS

Właściwości pliku – nowa zakładka dla DMS

Wyślij do DMS

Integracja z systemem plików—Nowy dokument poprzez skopiowanie pliku na dysk DMS—Edycja dokumentu w miejscu—Dokumenty bez możliwości edycji – tylko do odczytu – bez możliwości

zmiany

18

Eksplorator windows – funkcje – menu kontekstowe

19

Eksplorator windows – właściwości pliku

20

Ćwiczenia prezentacji

Baza instytucji, sądów i wydziałów – jak można wykorzystać

Windykacja – rejestrowanie dokumentów do windykacji, obliczanie WPS, wygenerować wezwanie do zapłaty

Pokażcie jak można zmienić nazwę pliku

Czy numer faktury na wydruku może być koloru czerwonego? Czy na fakturze może być umieszczone logo firmy?

Kancelaria pozyskała nowego klienta, z którym będzie rozliczać się comiesięcznym ryczałtem. W jego ramach prowadzone będą 2 sprawy. Jak uzyskać te sytuację w programie? Spróbujcie zafakturować ten ryczałt i wygenerować zestawienie do faktury.

Kancelaria chciałaby uzyskać zestawienie zbiorcze dla wszystkich jej klientów, zawierające tylko prowadzone sprawy, wystawione faktury, zafakturowane koszty i zafakturowane czynności.

21

Wprowadzanie sugestii

22

Wprowadzanie sugestii