Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznej

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

„e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego”

Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznejza pomocą metod i narzędzi informatycznych

- studium przypadku Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego

Grzegorz Fiuk


Agenda• Obsługa korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego• Projekty społeczeństwa informacyjnego:• PO KL 5.2.1 - „e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich WW i K-P”• PO KL 5.2.1 - Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników

poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe• RPO 4.1 - „Platforma Zunifikowanej Komunikacji wraz z Systemem Archiwizacji Danych”• RPO 4.2 - „Infostrada Kujaw i Pomorza – usługi w zakresie e-Administracji i Informacji Przestrzennej”; • RPO 4.2 - „e-Usługi, e-Organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jed. organ. Województwa Kujawsko-Pomorskiego” • RPO 4.2 – „Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w WK-P poprzez zbudowanie systemu dystrybucji treści edukacyjnych”• RPO 4.1 - „Budowa szerokopasmowej infrastruktury radiowej sieci dostępowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą dla WK-P”

• Kierunki rozwoju systemów informatycznych w UM WK-P do roku 2020• Kanały komunikacji elektronicznej - wyzwania przyszłości


Historia rozwoju obsługa korespondencji w Urzędzie

Marszałkowskim WK-PUrząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w liczbach

Liczba pracowników: ………………993Liczba lokalizacji: ……………………..10Liczba punktów podawczych: …….2

Liczba użytkowników systemu EZD: 1080 pracownicy: …………………………..…. 993 staż: …………………………………….……. 35

praktyka studencka: …....………….…. 9 umowy zlecenia: …………………….… 14 umowy zastępstwo: ……………….... 29


Obszary wykorzystania systemu EZD w UM WK-P

• prowadzenie rejestru przesyłek wpływających • prowadzenie spisów spraw• wykonywanie dekretacji• wykonywanie akceptacji, poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem

elektronicznym• prowadzenie w systemie EZD rejestrów i ewidencji: • rejestr delegacji• rejestr umów • rejestr Zarządzeń Marszałka od 2008r.

• gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw

• kalendarze (pracownika, biura, wydziału, departamentu, rezerwacje sal) • repozytorium dokumentów• generowanie metryk spraw• Informacja o pracowniku (telefon, biuro, pokój, kontakt)


Etapy wdrożenia • 2006 – Analiza potrzeb i wybór systemu wspomagającego obieg spraw i dokumentów• III kw. 2006 – zakup 300 licencji systemu Mdok• 2007 – zakup kolejnych 236 licencji systemu Mdok • 2007-2008 – wdrożenie systemu i szkolenia dla części pracowników,• 24 październik 2008 - Zarządzenie nr 60/2008 dot. uruchomienia elektronicznego systemu obiegu spraw• III-IV kw. 2009 – wdrożenie systemu znakowania kodami kreskowymi• 2 czerwiec 2011– Zarządzenie nr 22/2011 w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD• XI 2011 - I 2012 – szkolenia stanowiskowe obejmujące wszystkie departamenty• IV – IX 2012 – uruchomienie platformy e-learning ze szkoleniami dla pracowników oraz włączenie

szkolenia do planu służby przygotowawczej (projekt „Mocne kadry”)• V 2012 - Uruchomienie punktu informacyjno-podawczego• I 2013 - Formularze wskazujące wersję elektroniczną jako nadrzędną (wniosek urlopowy, wniosek o nadanie

dostępu do zasobów informatycznych, wniosek o wydanie telefonu służbowego, wniosek o nadgodziny)• kwiecień 2014 r. – zakup 414 licencji do Mdok,


StatystykiStatystyki dla dokumentów

Liczba zarejestrowanych dokumentów

Statystyki dla spraw

Liczba założonych spraw

maj 2014wrzesień 2014 wrzesień 2014


Scenariusz wykorzystywania kodów kreskowych

• Znakowanie kodami kreskowymi dla pism w sprawach dot. dofinansowania z RPO 2007-2013• Kod kreskowy ma informacje o znaku sprawy (jedna sprawa dla wniosku dof. przez cały okres realizacji)• Każda sprawa EZD wymusza uzupełnienie danych o koordynatorze/opiekunie projektu oraz strony sprawy• Po otrzymaniu dofinansowania beneficjent wraz z pierwszym pismem otrzymuje zestaw naklejek z kodami • Beneficjent zostaje pouczony o konieczności znakowania wszystkich pism w przedmiotowej sprawie• Pracownik kancelarii podczas rejestrowania pisma przychodzącego skanuje kod kreskowy• System EZD automatycznie wyświetla informacje o koordynatorze/opiekunie projektu oraz stronie sprawy,• Pracownik kancelarii dokonuje dekretacji wersji elektronicznej bezpośrednio do wskazanego pracownika• Pracownik otrzymuje informację w systemie EZD o wpływie dokumentu• Wersję tradycyjną odbiera właściwy sekretariatu z kancelarii (w określonych godzinach) • Pracownik odbiera z sekretariatu pismo i dołącza je do akt sprawy


Kody kreskowePrzed wdrożeniem Po wdrożeniu


„e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w UM

WW i WK-P” (1)Cele:•Wzrost elektronizacji usług i wymiany korespondencji oraz podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników UMWK-P i UMWW i mieszkańców 2 województw w tym zakresie•Podniesienie świadomości obywateli oraz promocja wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST objęte wsparciem•Podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych•Wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urzędy •Wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą platformy ePUAP •Wdrożenie lub modernizacja rozwiązań informatycznych: dziedzinowego systemu informatycznego wspierającego świadczenie samorządowych usług publicznych, umożliwiającego świadczenie w sposób zautomatyzowany minimum jednej elektronicznej usługi publicznej za pomocą ePUAP


„e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w UM WW

i WK-P” (2)• Kampania reklamowa promująca e-usługi na e-PUAP (wykorzystanie mediów: TV i radio regionalne,

billboardy, telebimy, artykuły w prasie lokalnej i portalach internetowych)• Opracowanie szkoleń stacjonarnych z zakresu e-Usług• Szkolenia stacjonarne (np. „Nowe standardy w zakresie informatyzacji podmiotów publicznych w KPA i KC”)• Zmapowanie i optymalizacja referencyjnych procesów samorządowych (90 procesów)• Raport z mapowania i optymalizacji procesów w celu ich implementacji w EZD i przygotowania e-Usług• Opracowanie 30 e-Usług na ePUAP (po 15 na każdy urząd marszałkowski)• Zakup urzędomatu umożliwiającego złożenie dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej• Zakup nowych licencji do systemu EZD• Rozbudowa systemu EZD o nowe funkcjonalności (integracja z ePUAP)• Digitalizacja aktów prawnych dla Systemu Informacji Prawnej – zakup wyszukiwarki aktów prawnych• Zakup systemu do archiwizacji dokumentacji elektronicznej


Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia

podyplomowe (1)• Wdrożenie systemu mapowania luk kompetencyjnych• Wdrożenie systemu szkoleń dla metody blended-learning• Udział pracowników w studiach podyplomowych• Udział pracowników w szkoleniach ogólnych i specjalistycznych• Stworzenie i funkcjonowanie systemu redaktorów BIP• Stosowanie kodeksu etycznego w UM• Udział pracowników w kursach specjalistycznych

PO KL 5.2.1; wartość projektu 3.7 mln zł; okres realizacji: 1.04.2010 – 31.03.2012


Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia

podyplomowe (2)System mapowania luk kompetencyjnych•Struktura organizacyjna i kartoteka osobowa•Zarządzanie kwalifikacjami•Zarządzanie kompetencjami•Zarządzanie efektywnością•Zarządzanie szkoleniami:

analizy potrzeb szkoleniowych planowania szkoleń badania efektywności szkoleń

•Integracja z systemem kadrowym w zakresie wymiany danych pomiędzy systemami•Realizacja oceny pracowniczej poprzez system

System szkoleń dla metody blended-learning•LMS w oparciu o platformę Moodle•Integracja LMS <-> mHR <-> FK•Włączenie szkoleń do programu służby przygotowawczej•12 szkoleń w wersji podstawowej i rozszerzonej•Ilość grup szkoleniowych: 130•Ilość uczestników: 1950•Narzędzia wspomagające szkolenie metodą e-learning:

chat z ekspertem forum repozytorium dokumentów e-mail


Platforma Zunifikowanej Komunikacji

wraz z Systemem Archiwizacji Danych (1)• Zapewnienie sprawnego świadczenia przez Urząd, w pełni transakcyjnych elektronicznych usług na

rzecz społeczeństwa;• Wzrost dostępności i bezpieczeństwa zasobów danych oraz informacji publicznej;• Usprawnienie systemów oraz procesów zarządzania województwem;• Wzrost efektywności oraz usprawnienie pracy Urzędu Marszałkowskiego w zakresie komunikacji

wewnętrznej i zewnętrznej; • Usprawnienie wewnętrznych procesów administracji i zarządzania w oparciu o ICT• Rozwój telekomunikacyjnych usług głosowych (telefonii VoIP) w obrębie jednostek samorządu

publicznego i jednostek podległych.

RPO WK-P 4.1; wartość projektu: 8.5 mln zł; okres realizacji: 1.06.2013 – 30.06.2015


Platforma Zunifikowanej Komunikacji

wraz z Systemem Archiwizacji Danych (2)• Zakup systemu komunikacyjnego obsługującego telefonię VoIP, konferencje wideo, pracę

grupową, komunikator wewnątrz-urzędowy,• Zakup aparatów telefonicznych dla użytkowników telefonii VoIP (700 szt.)• Mobilne zestawy do wideokonferencji wraz z terminalami rejestracją wideokonferencji• Zakup i wdrożenie systemu pocztowego dla 1050 stanowisk wraz z aktualizacją oprogramowania

na stanowiskach oraz systemem ochrony poczty• Zakup komputerów (204 sztuki) umożliwiających korzystanie z wdrożonych technologii• Budowa bezprzewodowej sieci komputerowej dla wszystkich budynków Urzędu • System archiwizacji danych• Rozbudowa infrastruktury serwerowej• Szkolenia dla pracowników z wdrożonych technologii


„Infostrada Kujaw i Pomorza – usługi w zakresie e-Administracji i

Informacji Przestrzennej”• e-Administracja:• Informacyjny Portal Regionalny• Cyfrowy Urząd• systemy dziedzinowe• elektroniczny obieg dokumentów• workflow - systemy wymiany danych z jednostkami organizacyjnymi• komunikacja (telefonia IP, poczta, komunikatory) • System Informacji Przestrzennej• szkolenia• infrastruktura (sprzęt i oprogramowanie) dla poziomu regionalnego i JST

RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 42 mln zł; okres realizacji: 2010 -2015


„e-Usługi, e-Organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla

jednostkach organ. WK-P” • e-Zdrowie• modernizacja infrastruktury LAN w szpitalach• diagnostyka obrazowa (RIS/PACS i CR)• informatyzacja szpitali (HIS oraz serwery) • rozwiązanie regionalne e-Zdrowie (EHR)• e-Edukacja• infrastruktura (m.in. tablice interaktywne)• platforma e-Learning• stacjonarne i mobilne pracownie dydaktyczne• treści edukacyjne• e-Kultura• digitalizacja treści• portal• infrastrukturaRPO WK-P 4.2; wartość projektu: 105 mln zł; okres realizacji: 2010-2015


„Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w WK-P poprzez zbudowanie systemu

dystrybucji treści edukacyjnych”• Udział 539 szkół podstawowych publicznych (509) i niepublicznych (30)• Zakup 2127 zestawów tablic interaktywnych:• 2019 szt. dla 509 publicznych szkół podstawowych• 108 szt. dla 30 niepublicznych szkół podstawowych

• Budowa systemu dystrybucji treści edukacyjnych, umożliwiającego publikowanie treści

• Stworzenie materiałów edukacyjnych za pomocą nowoczesnych narzędzi multimedialnych

• Korzystanie przez uczniów i nauczycieli z usług elektronicznych dostępnych na portalu „Kujawsko-Pomorska Platforma Edukacyjna”

Kontynuacja projektu e-Usługi - e- Organizacja – pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa kujawsko-pomorskiego” w części dotyczącej e-Edukacji

RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 23,3 mln zł; okres realizacji: 2014-2015


„Budowa szerokopasmowej infrastruktury radiowej sieci dostępowej wraz z

infrastrukturą towarzyszącą dla WK-P”• budowa infrastruktury pasywnej, w tym budowa stacji bazowych, przyłączy światłowodowych,

modernizacja pomieszczeń na potrzeby centrum zarządzania i monitorowania sieci • budowa infrastruktury aktywnej dla radiowej sieci transportowej, wyposażenie stacji bazowych w

siłownie 48VDC, zakup serwerów, monitorowanie i zarządzanie, integracja z infrastrukturą istniejącą K-PSI;

• budowa infrastruktury aktywnej. Radiowa sieć dostępowa, zakup urządzeń Hot-Spot, zakup i wdrożenie centralnego systemu zarządzania, integracja z infrastrukturą istniejąca K-PSI;

• budowa infrastruktury aktywnej, adaptacja lokalizacji wskazanych szpitali na potrzeby uruchomienia połączeń radiowych . Radiowa sieć transmisyjna dla szpitali, integracja z infrastrukturą istniejącą K-PSI.

Kontynuacja projektu ZPORR – Kujawsko-Pomorska Sieć Teleinformatyczna 76 mln zł, 2004-2008r

RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 33,2 mln zł; okres realizacji: 2013-2015


Kierunki rozwoju systemów informatycznych 2020

Uchwała Zarządu WK-P z dnia 22 stycznia 2014 r. w sprawie ustalenia kierunków rozwoju systemów informatycznych do roku 2020


Rozwój aplikacji do 20202017

2015

2013 UMWK-P

RPO 2014-2020

RPO 2014-2020

2020

Liczne rozdzielone aplikacje dziedzinowe:•powielone dane•brak jednego punktu wprowadzania danych•brak integracji•brak spójności danych•osobne logowanie

Projekt:•stworzenie projektu i harmonogramu dojścia do Jednolitej Platformy Wymiany Informacji (JPWI) •opracowanie dokumentacji API (wymiany informacji pomiędzy aplikacjami)•analiza biznesowa LSI dla RPO 2014-2020

JPWI – I Etap:•wdrożony system typu Framework•implementacja wybranych procesów wewnątrz urzędowych•integracja z posiadanymi systemami•migracja danych z aktualnych systemów na platformę (JPWI)•dostęp do aplikacji niezależny od platformy

JPWI – II Etap:•wszystkie procesy odzwierciedlone na platformie •integracja z zewnętrznymi systemami •wszystkie dane umieszczone w jednej, spójnej bazie danych•monitoring wszystkich procesów (w tym budżetowych)•integracja z systemem BI


Kanały komunikacji elektronicznej - wyzwania przyszłości

?jeszcze niedawno tylko

komputer i laptopdzisiaj także

tablet, telefon (fablet)wkrótce

telewizja hybrydowaprzyszłość


Dziękuję za uwagęGrzegorz Fiuk

Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznej

Documents

Transcript of Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznej