Jak uniknąć nawet 30 tys. zł kary od Państwowej Inspekcji ... · Komu udostępniać ewidencję?...

Jak uniknąć nawet 30 tys. zł kary

od Państwowej Inspekcji PracyCzyli jak prowadzić ewidencję czasu pracy

pracowników by spać spokojnie

Raport z dnia 2.02.2013 opracowany przez

www.kartapracy.pl

e-mail: [email protected]

(C) 2013 KartaPracy.pl

http://www.kartapracy.pl/#pp163

mailto:[email protected]

Ewidencja czasu pracy pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy,

wynikającym z prawa pracy. Zazwyczaj jej prowadzeniem zajmuje się dział kadr

(HR), jednak za wszelkie błędy i nieprawidłowości odpowiada pracodawca. Dlatego

warto wiedzieć jak robić to dobrze, by w przypadku kontroli PIP nie narazić się

na dotkliwe konsekwencje.

Nieprowadzenie ewidencji lub prowadzenie jej w sposób nieprawidłowy stanowi

wykroczenie przeciw prawom pracowniczym, co przez PIP karane jest mandatem

w wysokości 2 tys. zł, grzywną w wysokości 5 tys. zł, a nawet może skończyć się

wystąpieniem przez Inspektora do sądu o nałożenie kary w wysokości 30 tys. zł,

zwłaszcza gdy:

• naruszane są przepisy o czasie pracy

• nie prowadzi się dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

oraz akt osobowych pracowników (w tym kart ewidencji czasu pracy)

• akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych z ich

stosunkiem pracy pozostawiane są w warunkach grożących ich uszkodzeniem

lub zniszczeniem

• naruszane są przepisy o uprawnieniach pracowników związane z rodzicielstwem

lub zatrudnianiem młodocianych.

Fałszując ewidencję czasu pracy w celu ukrycia rzeczywistej liczby godzin

przepracowanych przez pracownika, pracodawca popełnia przestępstwo przeciwko

wiarygodności dokumentów i poświadcza nieprawdę, co w Polsce grozi karą pozbawienia

wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

W przypadku nieprowadzenia ewidencji czasu pracy, w razie sporu, pracownik może

poświadczać odbywanie pracy w godzinach nadliczbowych nawet poprzez własne zapiski

czy zeznania świadków, co może doprowadzić do nadużyć na niekorzyść pracodawcy.

str. 2

www.kartapracy.pl E-mail: [email protected]



Co należy ewidencjonować?

Nadrzędnym celem ewidencji jest umożliwienie ustalenia prawidłowej wysokości

wynagrodzenia należnego pracownikowi oraz przyznania mu odpowiedniej liczby dni

wolnych od pracy. Dlatego należy rejestrować czas pracy każdego pracownika oddzielnie

z uwzględnieniem wymaganych kategorii:

• godziny przepracowane w dni powszednie

• godziny przepracowane w niedziele i święta

• godziny przepracowane w porze nocnej

• godziny nadliczbowe

• dyżury

• dni urlopu

• usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy

Istnieją grupy pracowników, dla których ewidencję prowadzi się w formie uproszczonej,

tj. bez wyszczególnienia godzin pracy, a jedynie oznaczając dni obecności. Są to osoby:

• objęte systemem zadaniowego czasu pracy

• zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy

• otrzymujące ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracę w godzinach nocnych

Wyjątkiem są kierowcy, dla których zawsze należy wykazywać liczbę godzin pracy

w poszczególnych dniach, bez względu na system czasu pracy, w jakim są zatrudnieni,

nawet jeżeli jest to system zadaniowy (art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców).

Do karty ewidencji czasu pracy należy dołączać również wszelkie wnioski ze strony

pracownika, dotyczące czasu pracy np. wniosek o urlop, wniosek o udzielenie czasu

wolnego w zamian za nadgodziny itd.

str. 3




Jak prawidłowo ustalić czas pracy?

Jeżeli pracownik nie pracuje w podstawowym systemie pracy przedsiębiorstwa, czyli

według stałego, obowiązującego wszystkich pracowników harmonogramu – można ustalić

dla niego grafik indywidualny. Zarówno w tym przypadku, jak i przy budowaniu

harmonogramu podstawowego należy pamiętać o najważniejszych zasadach:

• nieprzekraczanie obowiązującego wymiaru czasu pracy,

• zapewnienie odpoczynku dobowego – co najmniej 11 godzin w każdą dobę pracowniczą (dla pracownika młodocianego – co najmniej 14)

• zapewnienie odpoczynku tygodniowego – co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu (dla pracownika młodocianego – co najmniej 48)

• zastosowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

• wskazanie dni pracy oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• wolne niedziele i święta,

• w razie dozwolonej pracy w niedziele - co najmniej raz na 4 tygodnie niedziela wolna od pracy

Na jaki okres sporządzać ewidencję?

Kwestia podstawowego okresu sporządzania ewidencji czasu pracy nie jest

rozstrzygnięta. Można spotkać się z przekonaniem, że ewidencja powinna być tworzona

na obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy. Nie ma jednak przepisów,

potwierdzających takie stanowisko, w związku z czym pracodawca ma swobodę decyzji

w tym zakresie. Mając jednak na uwadze podstawową funkcję ewidencji, jaką jest

ustalenie ilości przepracowanych godzin, celem dostosowania wysokości wynagrodzenia -

PIP wskazuje, że najwygodniej i najpraktyczniej jest prowadzić ewidencję miesięczną,

gdyż w takich właśnie okresach realizowane powinny być wypłaty dla pracowników.

str. 4




Czy podpis pracownika jest potrzebny?

Pracodawca, prowadząc ewidencję czasu pracy, nie ma obowiązku konsultować jej treści

z pracownikiem. W prawie pracy nie ma zapisu o obowiązku podpisania ewidencji czasu

pracy przez pracownika, mimo to wielu pracodawców wprowadza taki zwyczaj, aby

uniknąć przyszłych nieporozumień. Podpis taki nie jest jednak prawnie wymagany, może

służyć jedynie potwierdzeniu przez pracownika zgodności zapisów ze stanem faktycznym.

W skrócie: podpis pracownika nie jest obowiązkowy, lecz można wprowadzić taką zasadę

i nie będzie to, w świetle prawa, nieprawidłowe.

Czy można prowadzić ewidencję w formie elektronicznej?

Nie istnieją szczegółowe regulacje co do formy, w jakiej ma być prowadzona ewidencja

czasu pracy. Nazwa „karta ewidencji czasu pracy” może sugerować formę papierową,

jednak często spotkać się można również z jej elektronicznymi odpowiednikami.

Taka forma jest dopuszczalna i prawidłowa, pod warunkiem, że możliwe jest

sporządzenie, w razie potrzeby, czytelnego wydruku. Organ kontrolujący (np. Inspektor

PIP) oraz każdy pracownik powinien móc na żądanie taki wydruk otrzymać.

W praktyce, elektroniczne systemy okazują się bardzo pomocne, ze względu

na automatyzację pewnych działań (zwłaszcza obliczeń), co zmniejsza ryzyko błędu

oraz pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek pracowników kadr. Rozwiązania, dzięki którym

nie trzeba ręcznie wprowadzać godzin pracy, takie jak KartaPracy.pl, pozwalają ponadto

na dostęp do danych na bieżąco, generują przejrzyste wykresy i raporty, ułatwiają

tworzenie harmonogramów pracy i grafików urlopów, a samo ich wprowadzenie zwiększa

dyscyplinę wśród pracowników. Co najważniejsze, w przypadku takich gotowych

programów mamy pewność, że prowadzimy ewidencję zgodnie z przepisami.

str. 5




Komu udostępniać ewidencję?

Prawo do wglądu w dokumentację pracowniczą ma przede wszystkim PIP, jako organ

kontroli. Również pracownik ma prawo do zapoznania się ze swoją ewidencją czasu pracy

na każde jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca w takim wypadku

powinien przedłożyć oryginalny dokument do zapoznania się z nim, sporządzić odpis

ewidencji lub zrobić jej kserokopię.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

W obowiązujących przepisach nie zostało wprost określone, jak długo powinna być

przechowywana ewidencja czasu pracy. W praktyce występuje kilka interpretacji, zgodnie

z którymi należy ją przechowywać:

• 50 lat, jako dokumentację pracowniczą, którą należy przechowywać przez taki czas (§ 8 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...) w zw. z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnymi archiwach),

• 5 lat, jako dokument służący do naliczania wynagrodzeń za pracę. Dokumentację płacową, w tym materiały służące do obliczania wysokości płac, należy przechowywać przez taki właśnie okres (załącznik nr 2 do rozporządzeniaw sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych),

• 3 lata, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem tego okresu (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Zdaniem większości ekspertów prawa pracy, wystarczający jest okres 3letni,

właśnie z racji przedawniania się roszczeń pracowniczych po tym czasie, więc ewidencja

nie jest już użyteczna jako ewentualny materiał dowodowy.

str. 6




Podsumowanie

Zastosuj się do poniższych zasad, a kontrola PIP będzie Ci niestraszna:

• Ewidencję czasu pracy prowadź odrębnie dla każdego pracownika,bez względu na ich liczbę, uwzględniaj w niej wszystkie wymagane danetj.: godziny przepracowane w dni powszednie, godziny przepracowane w niedzielei święta, godziny przepracowane w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dyżury,dni urlopu, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

• Ewidencję dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, zarządzających oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracęw porze nocnej prowadź tak samo, jedynie bez wyszczególnienia liczby przepracowanych w poszczególnych dobach godzin.

• W ewidencji dla pracowników młodocianych uwzględnij również czas pracy przy pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dla młodocianego dozwolonew celu odbycia przygotowania zawodowego.

• Na żądanie umożliw inspektorowi PIP oraz pracownikowi wgląd do ewidencji.Bądź gotów na przygotowanie odpisów lub kserokopii.

• Ewidencję sporządzaj zgodnie ze stanem faktycznym. Nieprawdziwe zapisyw ewidencji są fałszowaniem dokumentu, co grozi karą pozbawienia wolnościod 3 miesięcy do 5 lat.

• Ewidencję możesz prowadzić z podziałem na dowolne okresy, jednak polecana jest ewidencja zgodna z częstotliwością wypłat pracowniczych.

• Możesz prosić pracowników o każdorazowe podpisanie kart ewidencji, jednak nie jest to wymagane prawnie

• Ewidencję czasu pracy przetrzymuj przez okres przynajmniej 3 lat.

• Aby usprawnić pracę i oszczędzić, korzystaj z elektronicznych systemów ewidencji czasu pracy, posiadających wszelkie niezbędne funkcje, jak np. KartaPracy.pl

str. 7





Jak uniknąć nawet 30 tys. zł kary od Państwowej Inspekcji ... · Komu udostępniać ewidencję?...

Documents

Transcript of Jak uniknąć nawet 30 tys. zł kary od Państwowej Inspekcji ... · Komu udostępniać ewidencję?...