It Cube Help

Dokumentacja systemu ITCube 9.3

Spis treści

1.SPIS TREŚCI...............................................................................1

2.STRESZCZENIE...........................................................................8

3.WSTĘP ORAZ PRZYJĘTE KONWENCJE.........................................8

4.ITCUBE CRM - OPIS DOSTĘPNYCH MODUŁÓW..........................10

5.ROZPOCZYNAMY PRACĘ Z SYSTEMEM ITCUBE..........................12

LOGOWANIE DO SYSTEMU ITCUBE.................................................................12INTERAKCJA Z SYSTEMEM ITCUBE.................................................................13

6.PANEL GŁÓWNY SYSTEMU ITCUBE...........................................13

RAMKA ITCUBE...................................................................................13RAMKA WYSZUKAJ INFORMACJE ........................................................14RAMKA INFORMACJE..........................................................................14RAMKA DO ZROBIENIA.......................................................................15RAMKA PULPIT MANAGERA.................................................................16RAMKA PROJEKTY...............................................................................19RAMKA ZAKŁADKI...............................................................................19

7.POLECENIA SYSTEMOWE..........................................................21

POMOC W SYSTEMIE ITCUBE.......................................................................21STRONA GŁÓWNA....................................................................................22PRZESZUKIWANIE BAZY..............................................................................22BAZA GRAFIK.........................................................................................22DODATKOWE FORMULARZE...........................................................................23DODATKOWE SŁOWNIKI..............................................................................25KONFIGURACJA INTEGRACJI.........................................................................26POWIĄZANIA INTEGRACJI...........................................................................26IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST PRODUKTÓW/USŁUG (*)......................................26IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST KONTRAHENTÓW (*)...........................................28

@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 1

IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST OSÓB KONTAKTOWYCH (*)....................................30IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST INFORMACJI (*)...............................................31IMPORTOWANIE DOKUMENTÓW (*)................................................................33DANE FIRMY..........................................................................................33ZMIANA HASŁA.......................................................................................33HISTORIA SESJI......................................................................................34KOŃCZENIE PRACY SYSTEMU........................................................................35

8.ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI SYSTEMU ITCUBE.................35

DZIAŁY FIRMY (*)..................................................................................35GRUPY UŻYTKOWNIKÓW (*).......................................................................36KOMPETENCJE UŻYTKOWNIKÓW (*)...............................................................37DODAWANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA ..............................................................37PODGLĄD / MODYFIKACJA DANYCH UŻYTKOWNIKÓW.............................................41ZARZĄDZANIE ZASTĘPSTWAMI.......................................................................45TYPY INFORMACJI O UŻYTKOWNIKU (*)...........................................................46WPROWADZANIE NOWEJ INFORMACJI O UŻYTKOWNIKU...........................................46PODGLĄD / MODYFIKACJA INFORMACJI O UŻYTKOWNIKACH.....................................47RAPORT UŻYTKOWNIKÓW – STATYSTYKA AKTYWNOŚCI...........................................50RAPORT UŻYTKOWNIKÓW – STATYSTYKA ZYSKU ZE SPRZEDAŻY..................................52

9.ZARZĄDZANIE ZADANIAMI W SYSTEMIE ITCUBE.....................54

TYPY ZADAŃ (*)....................................................................................54DNI WOLNE OD PRACY(*)..........................................................................54DELEGOWANIE / REALIZACJA ZADAŃ..............................................................55MIESIĘCZNY KALENDARZ ZADAŃ....................................................................58TYGODNIOWY KALENDARZ ZADAŃ...................................................................59DNIOWY KALENDARZ ZADAŃ........................................................................59ZADANIA ODEBRANE.................................................................................60ZADANIA DELEGOWANE..............................................................................63STATYSTYKA ZADAŃ..................................................................................67RANKING ZADAŃ.....................................................................................70

10.EWIDENCJA DOKUMENTÓW W SYSTEMIE ITCUBE..................72

KATALOGI DOKUMENTÓW (*)......................................................................72DODAWANIE NOWEGO DOKUMENTU.................................................................73DODAWANIE NOWEGO SKRÓTU DO DOKUMENTU....................................................75PODGLĄD / MODYFIKACJA DOKUMENTÓW ORAZ SKRÓTÓW.......................................76

11.KONTRAHENCI I OSOBY KONTAKTOWE..................................80

BRANŻE KONTRAHENTÓW(*).......................................................................80GRUPY KONTRAHENTÓW (*).......................................................................81CECHY KONTRAHENTÓW LUB OSÓB KONTAKTOWYCH (*).........................................82RELACJE KONTRAHENT<->KONTRAHENT (*).....................................................83RELACJE KONTRAHENT<->KONTAKT (*).........................................................83KANAŁY KOMUNIKACJI (*).........................................................................84SPOSÓB POZYSKANIA (*)..........................................................................84STATUS KONTRAHENTA/OSOBY KONTAKTOWEJ (*)...............................................85ODMIANA IMION (*)...............................................................................86LOKALIZACJE GEOGRAFICZNE (*)..................................................................86DODAWANIE NOWEGO KONTRAHENTA...............................................................87


PODGLĄD / MODYFIKACJA KONTRAHENTÓW.......................................................91ZARZĄDZANIE DUPLIKATAMI.........................................................................98DODAWANIE OSÓB KONTAKTOWYCH ...............................................................98PODGLĄD / MODYFIKACJA OSÓB KONTAKTOWYCH..............................................102PLANOWANIE TRAS PRZEJAZDU....................................................................108AKCJE NA ZBIORZE KONTRAHENTÓW..............................................................110AKCJE NA ZBIORZE OSÓB KONTAKTOWYCH.......................................................113

12.INFORMACJE, STATYSTYKI/ANALIZY INTERAKCJI..............117

TYPY INFORMACJI (*) ...........................................................................117WPROWADZANIE NOWEJ INFORMACJI............................................................118PODGLĄD / MODYFIKACJA INFORMACJI.........................................................119ANALIZA INTERAKCJI..............................................................................122STATYSTYKA INTERAKCJI..........................................................................125RANKING INTERAKCJI..............................................................................127

13.OFERTA HANDLOWA FIRMY..................................................129

KATEGORIE PRODUKTÓW (*).....................................................................130TYPY PRODUKTÓW/USŁUG (*)...................................................................132JEDNOSTKI MIARY (*)............................................................................132WALUTY (*)......................................................................................133STAWKI VAT (*)................................................................................134KURSY (*)........................................................................................134DODAWANIE PRODUKTÓW/USŁUG................................................................135PODGLĄD / MODYFIKACJA REKORDÓW DOTYCZĄCYCH PRODUKTÓW/USŁUG ..................139

14.SPRZEDAŻ I ZAKUPY W SYSTEMIE ITCUBE...........................142

SPOSOBY DOSTAWY (*)..........................................................................143SPOSOBY PŁATNOŚCI (*).........................................................................143SZABLONY DRUKU DOKUMENTÓW HANDLOWYCH(*).............................................144FAZY OFERTY(*)..................................................................................145DODAWANIE DOKUMENTU SPRZEDAŻY............................................................146DODAWANIE DOKUMENTU ZAKUPU................................................................150ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI SPRZEDAŻY .......................................................153ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI ZAKUPU ...........................................................155OPERACJE NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH......................................................158ODNOTOWYWANIE PRZYCHODU/KOSZTU ........................................................161PODGLĄD / MODYFIKACJA ODNOTOWANYCH PRZYCHODÓW/KOSZTÓW........................162PLANY SPRZEDAŻOWE..............................................................................164RAPORTY SPRZEDAŻY – ANALIZA ZYSKU.........................................................166RAPORTY SPRZEDAŻY - RANKINGI ZYSKU........................................................169RAPORTY SPRZEDAŻY – ROZLICZENIA FAKTUR..................................................171RAPORTY SPRZEDAŻY – STATYSTYKA OFERT.....................................................171

15.SERWIS W SYSTEMIE ITCUBE..............................................173

TYPY GWARANCJI..................................................................................174TYPY KONTRAKTU SERWISOWEGO.................................................................175TYPY ZLECENIA SERWISOWEGO...................................................................175TYPY DZIAŁANIA SERWISOWEGO..................................................................176SYMBOLE GWARANCJI..............................................................................177SYMBOLE KONTRAKTU SERWISOWEGO.............................................................178


SYMBOLE ZLECENIA SERWISOWEGO...............................................................178STATUSY GWARANCJI..............................................................................179STATUSY KONTRAKTU SERWISOWEGO.............................................................180STATUSY ZLECENIA SERWISOWEGO...............................................................181PUNKTY SERWISOWE...............................................................................181SZABLONY DRUKU GWARANCJI ORAZ KONTRAKTU SERWISOWEGO...............................182SZABLONY DRUKU ZLECENIA SERWISOWEGO.....................................................183DODAWANIE GWARANCJI..........................................................................184DODAWANIE KONTRAKTU SERWISOWEGO.........................................................187ZARZĄDZANIE GWARANCJAMI......................................................................189ZARZĄDZANIE KONTRAKTAMI SERWISOWYMI.....................................................194DODAWANIE ZLECENIA SERWISOWEGO...........................................................198ZARZĄDZANIE ZLECENIAMI SERWISOWYMI.......................................................201DELEGOWANIE / REALIZACJA DZIAŁAŃ SERWISOWYCH.........................................205ZARZĄDZANIE DZIAŁANIAMI SERWISOWYMI......................................................207ZARZĄDZANIE MASZYNAMI.........................................................................211EKSPORT ZLECEŃ SERWISOWYCH..................................................................211EKSPORT GWARANCJI/KONTRAKTÓW SERWISOWYCH............................................213EKSPORT DZIAŁAŃ SERWISOWYCH................................................................215

16.PROJEKTY W SYSTEMIE ITCUBE...........................................217

OTWARCIE (STWORZENIE) NOWEGO PROJEKTU..................................................218DEFINIOWANIE ETAPÓW PROJEKTU...............................................................220PODGLĄD / REALIZACJA PROJEKTÓW............................................................222KALENDARZ PROJEKTÓW...........................................................................229RAPORTY PROJEKTÓW - RANKINGI ZYSKU.......................................................230RAPORTY PROJEKTÓW - RANKINGI ZADAŃ.......................................................231EKSPORT PROJEKTÓW..............................................................................233

17.EKSPORT DANYCH W SYSTEMIE ITCUBE..............................235

EKSPORT KONTRAHENTÓW.........................................................................235EKSPORT OSÓB KONTAKTOWYCH .................................................................239EKSPORT INFORMACJI..............................................................................243EKSPORT ZADAŃ....................................................................................246EKSPORT PRODUKTÓW.............................................................................249

18.ADRESOWANIE KOPERT.......................................................251

WYDRUK POJEDYNCZEJ NALEPKI NA KOPERTĘ....................................................251SERYJNE DRUKOWANIE NAKLEJEK.................................................................252

19.INTRANET............................................................................252

WPROWADZANIE NOWEGO OGŁOSZENIA..........................................................253PODGLĄD / MODYFIKACJA / USUWANIE OGŁOSZEŃ...........................................254KOSZTY DO AKCEPTACJI...........................................................................257DODANIE NOWEGO KOSZTU DO AKCEPTACJI......................................................258KOSZTY DODANE...................................................................................259KOSZTY OCZEKUJĄCE NA NASZĄ AKCEPTACJĘ.....................................................263TYPY NIEOBECNOŚCI (*).........................................................................267NIEOBECNOŚCI.....................................................................................267DODANIE NOWEJ NIEOBECNOŚCI..................................................................268NIEOBECNOŚCI DODANE...........................................................................269


NIEOBECNOŚCI OCZEKUJĄCE NA NASZĄ AKCEPTACJĘ.............................................273WPROWADZANIE ZASOBÓW FIRMOWYCH (*)...................................................277TYPY REZERWACJI (*)............................................................................277REZERWACJA ZASOBÓW FIRMOWYCH .............................................................278KALENDARZ REZERWACJI..........................................................................282WPROWADZANIE TEMATÓW POMOCY WEWNĘTRZNEJ (*).......................................282DEFINIOWANIE TREŚCI POMOCY WEWNĘTRZNEJ (*)............................................283PRZEGLĄDANIE POMOCY WEWNĘTRZNEJ .........................................................283

20.EKSTRANET..........................................................................284

PODGLĄD...........................................................................................284O FIRMIE/KONFIGURACJA .......................................................................284STRONA GŁÓWNA ..................................................................................285REGULAMIN.........................................................................................285WPROWADZANIE NOWEGO OGŁOSZENIA..........................................................285PODGLĄD / MODYFIKACJA / USUWANIE OGŁOSZEŃ...........................................287ZAMÓWIENIA.......................................................................................290ZLECENIA SERWISOWE.............................................................................293FORMULARZE (*).................................................................................295LISTA ZGŁOSZEŃ Z FORMULARZY..................................................................296

21.OBSŁUGA POCZTY ELEKTRONICZNEJ W SYSTEMIE ITCUBE. .296

BAZA GRAFIK WYKORZYSTYWANA W REDAGOWANIU E-MAILI ORAZ FAKSÓW..................297SZABLONY LISTÓW ELEKTRONICZNYCH............................................................297REDAGOWANIE I WYSYŁANIE POCZTY ELEKTRONICZNEJ.........................................298HISTORIA KORESPONDENCJI – SKRZYNKA NADAWCZA...........................................299HISTORIA KORESPONDENCJI - SKRZYNKA ODBIORCZA...........................................302

22.OBSŁUGA FAKSÓW W SYSTEMIE ITCUBE..............................305

SZABLONY FAKSÓW................................................................................305REDAGOWANIE I WYSYŁANIE FAKSÓW............................................................306WYSYŁANIE DOKUMENTÓW TIFF I JPG FAKSEM..............................................307HISTORIA KORESPONDENCJI - FAKSY WYSŁANE..................................................307HISTORIA KORESPONDENCJI - FAKSY ODEBRANE................................................310

23.KORESPONDENCJA GRUPOWA W SYSTEMIE ITCUBE............313

GRUPY KONTRAHENTÓW KORESPONDENCJI GRUPOWEJ...........................................314GRUPY KONTAKTÓW KORESPONDENCJI GRUPOWEJ...............................................317SCHEMAT WYSYŁANIA WIADOMOŚCI GRUPOWEJ..................................................321DODANA KORESPONDENCJA GRUPOWA............................................................324KORESPONDENCJA GRUPOWA OCZEKUJĄCA NA AKCEPTACJĘ.....................................327

24.CTI W SYSTEMIE ITCUBE......................................................331

25.DOSTĘP Z URZĄDZEŃ MOBILNYCH.......................................332

WYMAGANIA TECHNOLOGICZNE...................................................................333INSTALACJA POPRZEZ PRZEGLĄDARKĘ INTERNETOWĄ............................................333INSTALACJA POPRZEZ POŁĄCZENIE TELEFONU Z KOMPUTEREM...................................334PIERWSZE URUCHOMIENIE.........................................................................334


DOSTĘPNE FUNKCJE................................................................................337

26.INTEGRACJA Z APLIKACJAMI POPRZEZ IMPORTAPI............350

IMPORT KONTRAHENTÓW..........................................................................350IMPORT/AKTUALIZACJA PRODUKTÓW............................................................351IMPORT ZAMÓWIEŃ................................................................................352

27.MODUŁ RAPORTUJĄCY W SYSTEMIE ITCUBE........................353

28.PODSUMOWANIE..................................................................363

29.ANEKS .................................................................................364

WYSZUKIWANIE ZA POMOCĄ WZORCÓW..........................................................364FORMULARZ TREŚĆ................................................................................364SEGREGOWANIE REKORDÓW ......................................................................365FORMULARZ DODAWANIA DO REKORDU DOKUMENTU ZAREJESTROWANEGO W SYSTEMIE.......365

30.DODATEK A – OPIS PLIKU ITCUBE.INI ................................368

DATABASE ENGINE SECTION.......................................................................368ITCUBE SESSION TRACE SECTION................................................................368ITCUBE OWNER SECTION.........................................................................376DASHBOARD SUBSYSTEM SECTION................................................................378MAIL SUBSYSTEM SECTION........................................................................380SMS SUBSYSTEM SECTION........................................................................381MOBILE SUBSYSTEM SECTION..................................................................381FAX SUBSYSTEM SECTION..........................................................................382IMPORT SUBSYSTEM SECTION......................................................................382ITCUBE INTERFACE SECTION.....................................................................383ITCUBE AUTO NUMBER SECTION................................................................407ITCUBE SERVICE SPECIFIC VARIABLES..........................................................408ITCUBE USER SPECYFIC VARIABLES.............................................................408ITCUBE LABEL PRINTING VARIABLES.............................................................409ITCUBE ADDITIONAL REPORTS SECTION.........................................................410ITCUBE EXTRANET INTERFACE SECTION.........................................................410ITCUBE CTI INTERFACE SECTION...............................................................411ITCUBE INTEGRATOR SECTION...................................................................412MIME TYPES SECTION...........................................................................418LICENCE SECTION..................................................................................418

31.DODATEK B – SKRÓTY KLAWISZOWE...................................418

32.DODATEK C – INSTALACJA, KONFIGURACJA SYSTEMU ITCUBE

...............................................................................................419

INSTALACJA, URUCHAMIANIE, KOPIA BEZPIECZEŃSTWA, UAKTUALNIENIA SYSTEMU ITCUBE W ŚRODOWISKU LINUX...............................................................................419INSTALACJA, URUCHAMIANIE, KOPIA BEZPIECZEŃSTWA, UAKTUALNIENIA SYSTEMU ITCUBE W ŚRODOWISKU WINDOWS..........................................................................422PROBLEMY ZGŁASZANE PRZEZ UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU ITCUBE.............................429


WYMAGANIA TECHNICZNE DOTYCZĄCE SERWERA.................................................429


Streszczenie

System ITCube CRM stanowi wszechstronne i łatwe w użyciu narzędzie zarządzania procesami

zachodzącymi wewnątrz firmy. Zapewnia szybki dostęp do wszystkich informacji ważnych z punktu

widzenia przedsiębiorstwa oraz umożliwia sformalizowanie procesów biznesowych. Program

zapewnia tworzenie pełnej historii funkcjonowania przedsiębiorstwa, niezależnie od zmian

zachodzących wewnątrz firmy. System ITCube CRM nie tylko upraszcza wiele czasochłonnych

czynności, ale także oferuje unikalne opcje nie dostępne w innych narzędziach o podobnym

przeznaczeniu.

System ITCube CRM usprawnia przede wszystkim obsługę klientów oraz wspomaga proces

sprzedaży produktów i usług. Osiąga to przez łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji

poświęconych kontrahentom lub osobom kontaktowym, proste definiowanie ofert, zarządzanie

planami sprzedażowymi. Dodatkowo program umożliwia nadzór nad długoterminowymi

projektami, ewidencję dokumentów firmowych, przeprowadzanie kampanii mailingowych a także

ułatwia oraz formalizuje komunikację wewnętrzną firmy jak i tworzy internetowe kanały wymiany

informacji z partnerami handlowymi. Ponadto system ITCube oferuje wiele funkcji unikalnych, jak

choćby połączenie systemu klasy CRM z modułem serwisowym, dostęp do aplikacji z dowolnego

miejsca dzięki obsłudze poprzez przeglądarkę internetową, moduł poczty elektronicznej

zintegrowany z dowolnym programem pocztowym obsługującym protokół IMAP (np. Outlook

Express). Dodatkowo przejrzysty oraz intuicyjny panel sterownia sprawia, iż każdy, nawet

początkujący użytkownik, nie będzie miał żadnych problemów z obsługą systemu.

Oprogramowanie ITCube CRM adresowane jest do firm średnich, choć doskonale sprawdza się

także w małych, prężnie rozwijających się jednostkach. Szczególnie zastosowanie znajdzie w

przedsiębiorstwach, które mają duży kontakt z klientami, przetwarzają wiele informacji o

kontrahentach oraz przygotowują indywidualne, spersonalizowane oferty. Produkt sprawdza się

doskonale również w firmach sprzedających urządzenia wymagające późniejszego świadczenia

usług serwisowych. Dzięki wdrożeniu systemu ITCube można profesjonalnie obsługiwać klientów,

panować nad procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. W rezultacie umożliwi to usprawnienie

działania, obniżenie kosztów oraz wzrost zadowolenia z świadczonych usług u klientów firmy.

Wstęp oraz przyjęte konwencje

W erze społeczeństwa informacyjnego każda nowoczesna firma musi posiadać profesjonalną

infrastrukturę informatyczną. Nie wystarczają już inwestycje w sprzęt komputerowy lub zwykłe

oprogramowanie biurowe. Aby firma była konkurencyjna, spełniała oczekiwania klientów musi

używać specjalistycznego oprogramowania. Dzięki profesjonalnym rozwiązaniom informatycznym


pracodawca może skutecznie usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz zabezpieczyć się przed

niebezpieczeństwem utraty wielu, niekiedy kluczowych, informacji. Utrata danych o klientach

spowodowana ludzką zawodnością lub przykładowo odejściem pracownika może spowodować

liczne komplikacje. Odzyskiwanie informacji jest procesem długotrwałym i kosztownym, ponadto

wielokrotnie pewne dane są utracone bezpowrotnie. Dlatego też dobre oprogramowanie oraz jego

skuteczne wykorzystanie ma fundamentalne znaczenie dla efektywnej oraz profesjonalnej

działalności firmy.

Wychodząc na przeciw oczekiwaniom klientów firma ITCube Software stworzyła kompleksowe

rozwiązanie ITCube CRM. Oprogramowanie ITCube CRM to system informatyczny integrujący

zarządzanie informacjami, tworzący nowe, dobrze sformalizowane kanały komunikacji

wewnętrznej oraz zewnętrznej a także oferujący wsparcie dla modelu telepracy. System ITCube

CRM realizuje wyżej wymienione cele poprzez:

• Obsługę rozbudowanej bazy danych kontrahentów oraz historii kontaktów z klientami;

• Udostępnianie narzędzi komunikacji wewnętrznej oraz zarządzania procesami zachodzącymi

w małych oraz średnich firmach;

• Udostępnienie mechanizmów ewidencji dokumentów firmowych;

• Wspomaganie procesu sprzedaży produktów i usług, (tworzenie oraz praca nad ofertami,

grupowa oraz etapowa realizacja zamówień);

• Tworzenie nowych kanałów dostępu do klienta dzięki modułowi Ekstranet (Sklep B2B,

podgląd stanu realizacji zamówień);

• Analizę/Statystyki jakości oraz efektywności świadczonych usług;

• Integrację systemu z dowolnym programem pocztowym (np. Outlook Express, Mozilla Mail);

• Prowadzenie kampanii mailowych lub faksowych;

• Zarządzanie gwarancjami/obsługami serwisowymi oraz budowanie historii maszyn;

• Integracja z zewnętrznymi systemami sprzedażowym (np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia

Premium, Symfonia FORTE).

Konwencje użyte w niniejszym opisie są następujące:

• Nagłówki oznaczone symbolem (*) symbolizują polecenia widoczne tylko dla administratora

systemu;

• Czcionka pogrubiona wskazuje na elementy menu głównego systemu;

• Kursywa w zdaniach wskazuje na nazwy pól oraz elementów sterujących systemu;

Zespół pracowników ITCube Software dziękuje za zainteresowanie produktem ITCube oraz życzy

przyjemnego oraz wydajnego użytkowania systemu. Wszystkie uwagi oraz zapytania kierować

można pod adres [email protected].


mailto:[email protected]

ITCube CRM - opis dostępnych modułów

CRM – to podstawowy moduł systemu ITCube. Odpowiedzialny jest za zarządzanie informacjami

dotyczącymi klientów w ramach firmy o złożonej strukturze. Zawiera szczegółową bazę danych

teleadresowych kontrahentów, osób kontaktowych oraz pełną historię kontaktów. Umożliwia

ewidencję dokumentów firmowych oraz zaawansowane sposoby wyszukiwania informacji

gwarantujące szybki i wygodny dostęp do interesujących nas informacji. Moduł CRM można

dostosować do każdego rodzaju działalności gospodarczej poprzez łatwy wybór odpowiednich dla

danej firmy funkcji oraz parametrów. Moduł ten zapewnia także obsługę bazy danych

produktów/usług oraz wspiera pracę nad ofertami oraz dokumentami handlowymi. Niezależnie od

profilu działalności firmy moduł ten standaryzuje oraz automatyzuje realizację zamówień, czuwa

także nad przyznawaniem upustów oraz promocji. Dodatkowo umożliwia dodawanie oraz

delegowanie zadań, co ułatwia pracę grupową. Moduł CRM dostarcza także narzędzi

umożliwiających raportowanie kontrahentów, osób kontaktowych, produktów, informacji a także

zyskowności sprzedaży oraz analizę ofert znajdujących się w różnych fazach (lejek sprzedaży).

Uzupełnieniem modułu CRM jest narzędzie do komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa oraz obsługi

procesów w nim zachodzących. I tak pracownicy wymieniają informacje, rezerwują zasoby

współdzielone, zgłaszają swoje nieobecności czy koszty. System uwzględnia zależności

interpersonalne pomiędzy pracownikami oraz narzuca standardy działania niezależnie od skali

przedsięwzięcia, lokalizacji firmy oraz jej oddziałów.

ITCUBE PROJEKTY – narzędzie wspomagające zespołową realizację długoterminowych projektów.

Umożliwia definiowanie projektów poprzez wyznaczenie zespołu realizującego, podziału projektu

na etapy, przydzieleniu etapowi projektu konkretnego zadania, ustaleniu przewidywanych dat

realizacji poszczególnych etapów czy też kryteriów zakończenia każdego z nich. W ramach danego

projektu pracownicy wymieniają informacje, delegują zadania, wprowadzają informacje o

sprzedaży, zgłaszają generowane koszty itd. Moduł oferuje również mechanizmy przeglądu historii

projektu, podsumowania całości bądź też każdego z etapów projektu a także różnego typu analizy

i statystyki.

ITCUBE SERWIS - doskonałe narzędzie dla firm posiadających dział serwisu. Moduł udostępnia

mechanizmy zarządzania zleceniami serwisowymi związanymi z udzielonymi gwarancjami bądź też

zdefiniowanymi wcześniej kontraktami obsługi serwisowej. Oferuje także narzędzia pozwalające

na raportowanie/analizę działalności poszczególnych pracowników działu serwisowego. Umożliwia

łatwe i szybkie wyszukiwanie gwarancji, kontraktów serwisowych oraz zleceń serwisowych po

numerze seryjnym lub fabrycznym.

ITCUBE MAIL - umożliwia wysyłanie poczty elektronicznej oraz oferuje zaawansowaną obsługę

kampanii mailingowych. Moduł MAIL zapewnia integracją z innymi programami obsługi poczty np.

Outlook, Mozilla Mail. Dzięki temu możliwa jest archiwizacja w systemie CRM istotnej

korespondencji mailowej zarówno przychodzącej jak i wychodzącej. Moduł mailowy udostępnia


także mechanizmy definiowania szablonów listów co w istotny sposób przyczynia się do

przyspieszenia pracy.

ITCUBE FAKS - moduł odpowiedzialny za wysyłanie, odbiór faksów oraz prowadzenie kampanii

faksowych. Tworzenie faksu jest proste i przebiega dokładnie w ten sam sposób co redagowanie

korespondencji mailowej. Moduł udostępnia mechanizmy definiowania szablonów faksów co w

istotny sposób przyspiesza ich wysyłanie. Dodatkowo moduł faksowy umożliwia łatwe

przeglądanie wszystkich wysłanych faksów a także powiązanie ich z kontrahentami, osobami

kontaktowymi, projektami. ITCube FAKS wykorzystuje serwer faksowy Snappy Fax 4.3.1.1.

ITCube FORMULARZE – moduł umożliwiający definiowanie własnych formularzy. Zdefiniowane w

ten sposób formularze mogą być skojarzone z dowolnym kontrahentem lub projektem. Dzięki

temu możliwe jest tworzenie różnego typu ankiet dla klientów, które następnie mają zadać

handlowcy czy telemarketerzy. Moduł ITCube FORMULARZE umożliwia także dowolne przeglądanie

formularzy oraz ich późniejsze analizowanie.

ITCUBE RAPORTY - narzędzie do graficznej analizy danych zapisanych w bazie systemu ITCube

CRM. Moduł ten oferuje mechanizmy segmentacji klientów ze względu na dowolne kryteria,

narzędzia statystyczne do porównywania grup klientów pod względem generowanego przychodu

bądź dowolnego, ze zdefiniowanych w systemie typów interakcji z klientem. Moduł RAPORTY

umożliwia także tworzenie wykresów uzyskanego przychodu dla wybranych grup klientów,

tworzenie wykresów dowolnego, ze zdefiniowanych w systemie, typów interakcji z kontrahentami.

Dodatkowo istnieje możliwość stworzenia dowolnego raportu na życzenie klienta.

ITCUBE EKSTRANET - moduł stanowiący źródło informacji o kliencie (dowolna ilość formularzy,

statystyki odwiedzin) oraz tworzący wygodny kanał komunikacyjny z kontrahentami

(udostępnianie dokumentów, informacji grupom klientów). Ekstranet stanowi wygodne narzędzie

do prowadzenia sprzedaży w Internecie (sklep B2B), które czuwa nad automatyczną kalkulacją

upustów związanych z kontrahentami, zarządzania domyślnymi cenami klientów a także zapewnia

wsparcie dla sprzedaży wiązanej. Dodatkowo umożliwia klientowi wgląd w realizacje zamówień

oraz stanowi wizytówkę firmy w Internecie.

ITCUBE INTEGRATOR - moduł umożliwiający integrację systemu ITCube CRM z programem

handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium, Symfonia FORTE, Subiekt GT.

Integracja polega na synchronizacji bazy danych kontrahentów, osób kontaktowych oraz

produktów. Dodatkowo zakładka kontrahenta w systemie ITCube została poszerzona o informacje

dotyczące faktur, paragonów, rezerwacji odbiorcy oraz płatności. Analogicznie w zakładce

produktu została dodana sekcja dotycząca stanów magazynowych danego towaru. Mechanizmy

związane z przenoszeniem danych pomiędzy systemami jak i podgląd danych z programów

sprzedażowych mogą się znacznie różnić w zależności z jakim systemem handlowym jesteśmy w

danym momencie zintegrowani.


ITCube MOBILE - moduł dla firm, których pracownicy stosunkowo często przebywają poza siedzibą

firmy i dodatkowo nie zawsze mają możliwość dostępu do systemu ITCube CRM za pośrednictwem

przenośnego komputera. W takiej sytuacji bardzo przydatną funkcją jest możliwość komunikacji z

systemem za pośrednictwem urządzenia PDA lub telefonu komórkowego. ITCube MOBILE

współpracuje z dowolnym urządzeniem wspierającym popularne środowisko JAVA. Tak niskie

wymagania gwarantują możliwość pracy z systemem ITCube CRM za pośrednictwem praktycznie

dowolnego współczesnego urządzenia mobilnego, w szczególności popularnych, niedrogich

telefonów komórkowych.

ITCube ImportAPI - moduł kierowany do firm, którym zależy na możliwości zasilania bazy danych

systemu ITCube CRM ze źródeł zewnętrznych – sklepów internetowych, stron WWW oraz innych

aplikacji. Wymiana danych pomiędzy aplikacją zewnętrzną oraz systemem ITCube CRM dotyczy

miedzy innymi: importu kontrahentów, importu oraz aktualizacji produktów, importu zamówień.

ITCube CTI – moduł umożliwiający współpracę z centralą telefoniczną. Pozwala na dzwonienie

bezpośrednio z systemu ITCube CRM oraz prezentację przez system informacji o dzwoniącym

kliencie. Moduł wymaga posiada centrali telefonicznej obsługujące standard TAPI.

WAŻNE: Funkcje geolokalizacyjne takie jak prezentacja adresów na mapie oraz planowanie tras

przejazdu korzystają z ogólnodostępnego środowiska Google Maps. ITCube Software nie bierze

odpowiedzialności za funkcjonowanie powyższego środowiska.

WAŻNE: Moduł ITCube FAX korzysta z oprogramowania Snappy Fax 4.3.1.1. Oprogramowanie

to objęte jest oddzielną gwarancją producencką. ITCube Software nie zaleca bezpośredniego

korzystania z funkcji tego produktu. Przez bezpośrednie korzystanie rozumie się tutaj

wywoływanie funkcji oprogramowania Snappy Fax 4.3.1.1 z pominięciem interfejsu modułu

ITCube FAX.

Rozpoczynamy pracę z Systemem ITCube

Logowanie do systemu ITCube

Aby rozpocząć korzystanie z systemu ITCube należy poprawnie zalogować się do systemu. Aby to

uczynić należy podać konto oraz hasło w oknie Otwórz nową sesję a następnie kliknąć lewym

przyciskiem myszki przycisk Zaloguj się bądź nacisnąć klawisz Enter.

WAŻNE: Każdy z użytkowników systemu ITCube otrzymuje od administratora systemu swój

unikalny identyfikator, na który składa się unikalna nazwa konta oraz odpowiednie dla danego

konta hasło.

WAŻNE: Tylko osoba logująca się do systemu jako administrator będzie miała dostęp do

wszystkich opcji systemu. Dla innych użytkowników część opcji będzie niedostępna. W dalszej


części opisu wszystkie opcje dostępne tylko i wyłącznie dla administratora będą oznaczone

symbolem (*).

Po zalogowaniu się otwarty zostaje Panel główny systemu ITCube, dzięki któremu użytkownik ma

szybki dostęp do wszystkich ważniejszych opcji systemu.

Interakcja z systemem ITCube

Interakcja z systemem odbywa się poprzez:

• Menu główne systemu zawierające wszystkie dostępne w ITCube opcje: Ekstranet,

Serwis, Sprzedaż, Produkty, Kontrahenci, Raporty, Dokumenty, Projekty,

Informacje, Zadania, Intranet, Mail/Faks, Użytkownicy, System;

• Menu kontekstowe znajdujące się na poszczególnych formularzach systemu ITCube;

• Personalizowany Panel główny pozwalający na szybszy dostęp do najważniejszych (z punktu

widzenia danego użytkownika) opcji systemu;

Panel główny systemu ITCube

Po zalogowaniu się do systemu ITCube każdy użytkownik przeniesiony zostanie automatycznie do

Panelu głównego, będącego swoistym centrum zarządzania, w którym widoczne są wszystkie

istotne dla danego użytkownika wiadomości. Mogą to być bądź zadania, które użytkownik

delegował innym osobom bądź sam sobie (dla własnej wygody i poprawienia komfortu pracy) jak

choćby lista najczęściej używanych rekordów dotyczących kontrahentów, osób kontaktowych,

plików, bądź informacje wygenerowane przez system w interakcji z innymi użytkownikami (np.

koszty do akceptacji, ogłoszenia, delegowane zadania). Dzięki Panelowi głównemu użytkownik

zyskuje bardzo łatwy dostęp do najistotniejszych dla niego zasobów systemu, na bieżąco

powiadamiany jest również o wszelkiego rodzaju nowych wydarzeniach (poczcie otrzymanej,

delegowanych, nowych, zaległych zadaniach), które bezpośrednio go dotyczą – tak więc nie ma

możliwości, aby jego uwadze umknęła jakaś istotna informacja.

W Panelu głównym umieszczone zostały następujące ramki:

Ramka ITCUBE

Ramka, w której system podaje informacje na temat licencji, wersji oprogramowania a także dane

dotyczące osoby zalogowanej w systemie takich jak: imię, nazwisko oraz nazwy grup, do których

należy. Ostatnią informacją podawaną w ramce ITCUBE, w przypadku gdy zalogowanym

użytkownikiem jest administrator systemu, jest ilość dostępnej oraz używanej pamięci komputera,

na którym pracuje system.


Ramka WYSZUKAJ INFORMACJE

Ramka, za pomocą której wyszukać możemy w bazie rekordów systemu konkretnego

kontrahenta, osobę kontaktową powiązaną z daną firmą, dowolny produkt/usługę bądź projekt

zarejestrowany w systemie ITCube. Działanie zamieszczonego tutaj mechanizmu

poszukiwawczego jest identyczne jak w przypadku poszukiwania kontrahenta, osoby kontaktowej,

produktu/usługi czy projektu za pomocą poleceń systemowych Kontrahenci->Kontrahenci,

Kontrahenci->Kontakty, Produkty->Produkty/Usługi, Projekty->Projekty i wpisania frazy

poszukiwawczej w pole Nazwa (bądź Nazwisko/Imię). Po wpisaniu dowolnej frazy w pole edycyjne

i wciśnięciu przycisku Szukaj system otworzy wspomnianą wyżej tabelę zawierającą listę

rekordów spełniających warunki zawarte w zapytaniu poszukiwawczym.

WAŻNE: Istotne jest aby wskazać systemowi, czy poszukiwania mają być prowadzone wśród

rekordów dotyczących firm, osób kontaktowych, produktów/usług czy też projektów. Do tego celu

służą przyciski Kontrahenci, Kontakty, Produkty/Usługi, Projekty znajdujące się pod polem, w

które wpisać można nasze pytanie. Wybranie jednego z nich wskazuje systemowi jakiego rodzaju

rekordów poszukujemy.

Ramka INFORMACJE

Tablica ogłoszeń

Sekcja Tablica ogłoszeń to miejsce, w którym pojawiają się odnośniki (wraz z datą wprowadzenia

oraz skrótem treści) do wszystkich ogłoszeń, które zostały wprowadzone do systemu, a ich typ

został określony jako „Ogłoszenie Intranetowe”. Ogłoszenie ukazuje się użytkownikowi, który

znajduje się w grupie mającej uprawnienia do ich odczytu, w zakresie czasowym zdefiniowanym

podczas jego dodawania. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy okno zawierające

pełne dane dotyczące ogłoszenia, identyczne z tym jakie otrzymać można po wybraniu z menu

systemowego polecenia Intranet->Ogłoszenia a następnie kliknięciu w przycisk akcji i

zaznaczeniu opcji Wyświetl informacje.

Lista nieobecności

Ramka Informacje zawiera także sekcję Lista nieobecności gdzie wyświetlony jest aktualny spis

wszystkich nieobecnych osób wraz z datą zakończenia ich nieobecności. Oprócz aktualnych

absencji wyświetlone są także nieobecności które będą miały miejsce w niedalekiej przyszłości

(horyzont czasowy definiowany jest przez administratora z poziomu pliku itcube.ini).

Aktualne notowania walut

Sekcja Aktualne notowania walut zawiera listę walut dostępnych w systemie wraz z ich aktualnymi

kursami (kursy zapisywane w bazie systemu pobierane są z serwerów NBP). By opcja ta była

aktywna konieczna jest możliwość komunikacji serwera ITCube z Internetem oraz włączenie

mechanimu automatycznej wymiany danych z poziomu pliku itcube.ini.


Ramka DO ZROBIENIA

Ramka, w której pojawiają się informacje na temat nowych listów w skrzynce odbiorczej, nowych

zamówień/zleceń oraz zadań jakie zostały wprowadzone do systemu. Zadania wyświetlone na

ekranie są podzielone ze względu na status (Nowe, Zaległe) jak i na datę jaka została wyznaczona

na ich realizację (Zadania na dzisiaj, Zadania na jutro). I tak patrząc od góry mamy tutaj sekcje

poświęcone:

• Zamówieniom / Zleceniom oraz poczcie elektronicznej / faksowej (Zamówienia / Zlecenia /

Poczta). W oknie tym użytkownik, posiadający uprawnienia Eks, powiadamiany jest o

nowych zamówieniach oraz zleceniach serwisowych złożonych przy użyciu modułu

ekstranetowego. Analogicznie użytkownik będący obsługującym zamówienia/zlecenia

serwisowego wprowadzonego w systemie CRM będzie o nim powiadamiany jeśli tylko jego

status zostanie ustawiony na „Realizowane” (w przypadku zamówienia) bądź „Aktywne” (w

przypadku zlecenia). Oprócz tego wszyscy użytkownicy systemu powiadamiani są o

adresowanej do nich nowej korespondencji w skrzynce odbiorczej email lub faks. W

przypadku skrzynki faksowej użytkownik z włączonym prawem „Zarządzanie nowymi

faksami” informowany jest o nowych faksach, które nie zostały jeszcze nikomu

przydzielone. Jeśli użytkownik tego prawa nie posiada informowany będzie tylko o nowych

faksach które uprzednio zostały z nim związane przez osobę odpowiedzialną za wewnętrzną

dystrybucję faksów;

• Nowym zadaniom (Zadania nowe). W tej sekcji znajdują się wszystkie zadania, co do

których jeszcze nie została podjęta decyzja czy zostaną one zrealizowane (zadania o

statusie Nowe). Po kliknięciu na odnośnik system otworzy okno z wszystkimi danymi

dotyczącymi konkretnego zadania. Więcej informacji można znaleźć w części poświęconej

zadaniom odebranym;

• Zadaniom zaległym (Zadania zaległe). W oknie tym znajdują się linki (wraz z datą

określającą dzień wykonania zadania oraz imieniem i nazwiskiem osoby delegującej) do

wszystkich zadań, które zostały zaakceptowane ale nie zostały zrealizowane w terminie. Po

kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy formularz zawierający wszystkie dane

dotyczące zadania, identyczny z tym jaki otrzymać można po wybraniu z menu

systemowego polecenia Zadania->Zadania odebrane a następnie kliknięciu w przycisk

akcji i zaznaczeniu opcji Edytuj rekord. Więcej informacji można znaleźć w części

poświęconej zadaniom odebranym;

• Zadaniom na dzień dzisiejszy (Zadania na dzisiaj). W sekcji tej znajdują się linki (wraz z

datą określającą dzień wykonania zadania oraz imieniem i nazwiskiem osoby delegującej)

do wszystkich zadań, które zostały zaakceptowane oraz data ich realizacji zgadza się z datą

dzisiejszą. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy formularz zawierający

wszystkie dane dotyczące zadania, identyczny z tym jaki otrzymać można po wybraniu z

menu systemowego polecenia Zadania->Zadania odebrane a następnie kliknięciu w

przycisk akcji i zaznaczeniu opcji Edytuj rekord. Więcej informacji można znaleźć w części


• Zadaniom na jutro (Zadania na jutro). Z kolei w tym okienku znajdą się linki (wraz z datą

określającą dzień wykonania zadania oraz imieniem i nazwiskiem osoby delegującej) do


wszystkich zadań, których data zlecenia jest przewidziana na dzień jutrzejszy. Po kliknięciu

w odnośnik, system ITCube otworzy formularz zawierający wszystkie dane dotyczące

zadania, identyczny z tym jaki otrzymać można po wybraniu z menu systemowego

polecenia Zadania->Zadania odebrane a następnie kliknięciu w przycisk akcji i

zaznaczeniu opcji Edytuj rekord. Więcej informacji można znaleźć w części poświęconej

zadaniom odebranym;

WAŻNE: Aby uniknąć sytuacji, w której w Panelu głównym systemu drukowane są dane dotyczące

wszystkich zadań, twórcy systemu przewidzieli możliwość wyświetlania tylko zadań oznaczonych

jako Ważne lub Bardzo ważne. W pliku konfiguracyjnym itcube.ini można zdefiniować, który rodzaj

zadań ma być drukowany w Panelu głównym.

• Wszystkim zadaniom delegowanym w systemie ITCube (Pełna lista zadań). W oknie tym

umieszczony został kalendarz systemowy dzięki czemu wybrać można dowolny dzień,

miesiąc i rok aby sprawdzić czy pod wybraną datą znajdują się jakiekolwiek rekordy

zawierające zadania nam delegowane. Po kliknięciu w wybraną datę system ITCube otworzy

nowe okno, w którym w sposób graficzny zostanie zaprezentowany rozkład zadań na dany

dzień. Dodatkowo mając odpowiednie uprawnienia możemy przeglądać zadania delegowane

innym pracownikom.

Na dole kalendarza znajdują się odnośniki do szczegółowego kalendarza miesięcznego lub

tygodniowego. Kliknięcie w jeden z linków spowoduje otwarcie nowego okna, w którym

zostaną wyświetlone wszystkie dni danego miesiąca (tygodnia) wraz z zadaniami nam

delegowanymi. W tym oknie będziemy mogli dodać zadanie na dowolny dzień (godzinę)

klikając w przycisk akcji lub przeglądać zadania innych użytkowników, o ile będziemy

mieli do tego stosowne uprawnienia.

WAŻNE: W systemie ITCube istnieje możliwość łatwego dodania zadania całodniowego. Aby to

uczynić należy podczas dodawania zadania zaznaczyć przycisk W godzinach pracy. Efektem tej

czynności będzie dodanie przez system zadania trwającego od momentu rozpoczęcia do momentu

zakończenia dnia roboczego. Godziny pracy charakterystyczne dla danej firmy definiuje się w pliku

itcube.ini.

Przeglądając szczegółowy kalendarz można wyświetlić i zmodyfikować wszystkie informacje

dotyczące zadania klikając na jego nazwę. Więcej informacji można znaleźć w części


Ramka PULPIT MANAGERA

Ramka zawierająca informacje dla pracowników wyższego szczebla dotyczące analityki oraz

akceptacji czynności podwładnych. Pierwsze trzy pola (korespondencje/koszty/nieobecności do

akceptacji) wyświetlać będą mailingi, koszty oraz nieobecności, które zgłoszone zostały przez

użytkowników, dla których osoba zalogowana aktualnie na danej stacji roboczej jest przełożonym.


Więcej informacji na temat tworzenia struktury firmy (w szczególności relacji przełożony-

podwładny) znaleźć można sekcji poświęconej dodawaniu użytkownika.

Korespondencje do akceptacji

W sekcji tej znajdą się linki (wraz z datą określającą dzień wysłania oraz imieniem i nazwiskiem

osoby proszącej o jego zatwierdzenie) do wszystkich mailingów/faksingów, których zatwierdzenie

bądź odrzucenie zależy od osoby aktualnie zalogowanej na danej stacji roboczej. Po kliknięciu w

odnośnik, system ITCube otworzy tabelę zawierającą wszystkie dane dotyczące mailingu/faksingu,

identyczną z tą, jaką otrzymać można po wybraniu z menu systemowego polecenia Mail/Faks-

>Korespondencja grupowa->Korespondencja do akceptacji. Więcej informacji na ten temat

znaleźć można w sekcji poświęconej korespondencji grupowej.

Koszty do akceptacji

Okno przeznaczone do wyświetlania wszystkich odnośników (zawierających imię i nazwisko

naszego podwładnego oraz datę wprowadzenia rekordu do bazy) odsyłających użytkownika

zalogowanego na danej stacji roboczej do tabeli poświęconej kosztowi oczekującemu na

akceptację. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy tabelę zawierającą wszystkie dane

dotyczące kosztu, identyczną z tą jaką otrzymać można po wybraniu z menu systemowego

polecenia Intranet->Koszty do akceptacji. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w

sekcji poświęconej Intranetowi.

Nieobecności do akceptacji

Okno przeznaczone do wyświetlania wszystkich odnośników (zawierających imię i nazwisko

naszego podwładnego oraz datę wprowadzenia rekordu do bazy) odsyłających użytkownika

zalogowanego na danej stacji roboczej do tabeli poświęconej nieobecnościom oczekującym na

akceptację. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy tabelę zawierającą wszystkie dane

dotyczące nieobecności, identyczną z tą jaką otrzymać można po wybraniu z menu systemowego

polecenia Intranet->Nieobecności do akceptacji. Więcej informacji na ten temat znaleźć

można.

Raporty

Okno przeznaczone do wyświetlania raportów, do których uzyskał dostęp zalogowany użytkownik.

Pierwszym raportem jest Pulpit managera (handel) obrazujący aktualny stan sprzedaży. Dla

zadanego przedziału czasowego prezentuje on w szczególności lejek sprzedaży, sprzedaż w

rozbiciu miesięcznym, sprzedaż w rozbiciu na pracownika oraz sprzedaż w rozbiciu na kategorie

produktów. Dodatkowo podany jest ranking ofert i sprzedaży ze względu na wartość dokumentu.

Warto zauważyć, iż obok przycisku Generuj istnieje możliwość ograniczenia raportu do

określonego działu. Jeśli wybierzemy konkretny dział to analiza uwzględni wpisy tylko

użytkowników przypisanych do tego działu (zawężenie odbywa się po obsługującym dokumentu

sprzedaży).

WAŻNE: Raport „Pulpit managera (handel)” widoczny jest tylko dla użytkownika mającego


uprawnienia oznaczone jako „Generowanie p. managera (handel/globalny)” lub „Generowanie p.

managera (handel/swój dział)”. Jeśli użytkownik ma przyznane prawo do generowania pulpitu

handlowego, ale tylko dla swojego działu, to musi być oczywiście przypisany do jednego z działów

firmy.

Drugim raportem jest Pulpit managera (serwis) obrazujący najważniejsze informacje związane z

działem serwisu. Dla zadanego przedziału czasowego prezentuje on w szczególności czas pracy

serwisantów (z działań serwisowych), zestawienie typów wykonywanych zleceń serwisowych,

przychody/koszty generowane przez dział serwisu w rozbiciu miesięcznym (raport analizuje pola

przychód/koszt z działań oraz zleceń serwisowych). Dodatkowo podane są działania wymagające

pilnej interwencji (działania zaległe), zlecenia, których termin wykonania minął bądź niebawem

minie (zestawienie wyświetla wszystkie zlecenia o statusie innym niż Zamknięty). Na samym dole

pulpitu managera serwisu znajdują się rankingi gwarancji oraz kontraktów ze względu na ilość

roboczogodzin (analizowany jest czas działań serwisowych podpiętych pod gwarancję/kontrakt z

zadanego okresu czasowego). Warto zauważyć, iż obok przycisku Generuj istnieje możliwość

ograniczenia raportu do określonego działu. Jeśli wybierzemy konkretny dział to analiza uwzględni

wpisy tylko użytkowników przypisanych do tego działu (zawężenie odbywa się po koordynatorze

zlecenia, gwarancji, kontraktu serwisowego oraz po realizatorze działania).

WAŻNE: Raport „Pulpit managera (serwis)” widoczny jest tylko dla użytkownika mającego

uprawnienia oznaczone jako „Generowanie p. managera (serwis/globalny)” lub „Generowanie p.

managera (serwis/swój dział)”. Jeśli użytkownik ma przyznane prawo do generowania pulpitu

serwisowego, ale tylko dla swojego działu, to musi być oczywiście przypisany do jednego z

działów firmy.

Trzecim raportem jest Pulpit managera (projekty) obrazujący najważniejsze informacje związane

z działaniami prowadzonymi w kontekście projektów. Dla zadanego przedziału czasowego

prezentuje on w szczególności sprzedaż w rozbiciu na koordynatora projektu, sprzedaż w rozbiciu

na wzorce projektowe, łączny czas pracy w rozbiciu na koordynatora projektu oraz łączny czas

pracy w rozbiciu na wzorce projektowe. Dodatkowo podane są projekty/etapy projektów

wymagające pilnej interwencji będącej konsekwencją opóźnień w realizacji bądź też zbliżającego

się czasu zakończenia. Warto zauważyć, iż obok przycisku Generuj istnieje możliwość ograniczenia

raportu do określonego działu. Jeśli wybierzemy konkretny dział to analiza uwzględni wpisy tylko

użytkowników przypisanych do tego działu (zawężenie odbywa się po koordynatorze projektu).

WAŻNE: Raport „Pulpit managera (projekty)” widoczny jest tylko dla użytkownika mającego

uprawnienia oznaczone jako „Generowanie p. managera (projekty/globalny)” lub „Generowanie p.

managera (projekty/swój dział)”. Jeśli użytkownik ma przyznane prawo do generowania pulpitu

projektowego, ale tylko dla swojego działu, to musi być oczywiście przypisany do jednego z

działów firmy.


Czwartym dostępnym raportem jest raport Prywatne plany sprzedaży prezentujący stan realizacji

wyznaczonych zalogowanemu użytkownikowi planów sprzedażowych.

WAŻNE: Raport „Prywatne plany sprzedaży” jest widoczny dla zalogowanego użytkownika o ile

istnieje co najmniej jeden plan sprzedażowy spełniający następujące warunki:

- jest oznaczony jako Aktywny,

- uwzględnia zalogowanego użytkownika,

- w polu Raportowanie uwzględnia grupę, do której należy zalogowany użytkownik.

Ramka PROJEKTY

Ramka, w której pojawiają się informacje na temat wszystkich projektów, dla których aktualnie

zalogowany użytkownik utworzył tzw. skrót. Kiedy zaistnieje taka właśnie sytuacja, system ITCube

wyświetli tutaj nazwy wszystkich projektów, które posiadają skróty utworzone przez danego

użytkownika. Nazwa projektu będzie jednocześnie odnośnikiem prowadzącym do okna, w którym

wyświetlone zostaną wszystkie dane na temat projektu wraz z informacjami na temat historii

korespondencji oraz informacji związanych z danym projektem, jak również pełny wykaz

sprzedaży, ofert, przychodów/kosztów, które poniesione zostały podczas realizacji projektu.

Jednocześnie obok nazwy projektu aktywny jest przycisk akcji , za pomocą którego uzyskujemy

szybki dostęp do wybranych opcji związanych z tym właśnie projektem. I tak klikając na ten

właśnie przycisk możemy:

• wyświetlić wszystkie informacje (Wyświetl informację) na temat projektu (opcja o działaniu

identycznym z kliknięciem nazwy projektu);

• zmodyfikować dane dotyczące projektu (Edytuj rekord);

• dodać nowy etap do projektu (Dodaj etap);

• zdefiniować ofertę lub zamówienie skojarzone z projektem (Dodaj dokument sprzedaży);

• dodać przychód/koszt powiązany z projektem (Odnotuj przychód/koszt);

• dodać lub delegować zadanie, które musi zostać wykonane w obrębie danego projektu

(Dodaj/Deleguj zadanie);

• dodać informację do projektu (Dodaj informację);

• zarejestrować dokument i powiązać go z projektem (Zarejestruj dokument);

• wysłać email w kontekście projektu (Wyślij email);

• wysłać faks w kontekście projektu (Wyślij faks);

• odnotować wysłanie standardowej korespondencji (Wyślij list);

• wyświetlić graficzny kalendarz etapów projektu (Kalendarz projektu);

• wyświetlić raport dotyczący sprzedaży, ofert oraz przychodów/kosztów związanych z

projektem (Podsumowanie przychodów/kosztów);

• usunąć skrót (Usuń skrót) prowadzący do wskazanego projektu;

Ramka ZAKŁADKI

Ramka zawierająca szereg informacji generowanych przez danego użytkownika dla podniesienia

wygody pracy (zakładki).


Zakładki: Kontrahenci

W każdej chwili użytkownik systemu ITCube może usprawnić swoją pracę poprzez stworzenie w

Panelu głównym zakładek (odnośniki) do najczęściej używanych rekordów poświęconych

kontrahentom. Aby stworzyć zakładkę poświęconą konkretnej firmie, skorzystać należy z

polecenia Kontrahenci->Kontrahenci a następnie za pomocą przycisku akcji znajdującego się

w polu Nr wybrać należy opcję Dodaj do zakładek. Od tej pory w Panelu głównym pojawi się

odnośnik (zawierający nazwę kontrahenta) do rekordu poświęconego konkretnemu kontrahentowi.

Oprócz tego po lewej stronie nazwy firmy pojawi się przycisk akcji umożliwiający:

• wyświetlenie pełnej informacji o danym kontrahencie (Wyświetl informację);

• modyfikacje danych dotyczących kontrahenta (Edytuj rekord);

• wyświetlenie struktury personalnej firmy (Wyświetl strukturę);

• wydrukowanie naklejki z adresem do korespondencji (Drukuj nalepkę);

• definiowanie oferty/zamówienia związanego z kontrahentem (Dodaj dokument sprzedaży);

• odnotowanie przychodu bądź kosztu (Odnotuj przychód/Koszt);

• delegowanie zadania (Dodaj/Deleguj zadanie);

• dodanie informacji dotyczącej danej firmy (Dodaj informację);

• dodanie osoby kontaktowej (Dodaj osobę kontaktową);

• dodanie nowego dokumentu (Zarejestruj dokument);

• stworzenie nowego projektu (Otwórz projekt);

• wysłanie maila do kontrahenta (Wyślij email);

• wysłanie listu do kontrahenta (Wyślij list);

• wysłanie faksu do kontrahenta (Wyślij faksu);

• usunięcie linku z zakładki (Usuń zakładkę).

Zakładki: Osoby kontaktowe

Oprócz zakładek poświęconych kontrahentom, użytkownik systemu ITCube może stworzyć również

w Panelu głównym zakładki (odnośniki) do najczęściej używanych rekordów poświęconych osobom

kontaktowym. Aby stworzyć zakładkę poświęconą osobie kontaktowej, skorzystać należy z

polecenia Kontrahenci->Kontakty a następnie za pomocą przycisku akcji znajdującego się w

polu Nr wybrać należy opcję Dodaj do zakładek. Od tej pory w Panelu głównym pojawi się

odnośnik (zawierający imię i nazwisko osoby kontaktowej) do rekordu poświęconego konkretnej

osobie kontaktowej oraz informacja jaką firmę reprezentuje. Oprócz tego po lewej stronie imienia

i nazwiska pojawi się przycisk akcji umożliwiający:

• wyświetlenie pełnej informacji o osobie kontaktowej (Wyświetl informację);

• modyfikację jej danych (Edytuj rekord);

• wydrukowanie naklejki z adresem do korespondencji (Drukuj nalepkę);

• definiowanie oferty/zamówienia związanego z kontrahentem (Dodaj dokument sprzedaży);

• odnotowanie przychodu bądź kosztu (Odnotuj przychód/Koszt);

• delegowanie zadania (Dodaj/Deleguj zadanie);

• dodanie informacji (Dodaj informacje);

• dodanie dokumentu (Zarejestruj dokument);


• wysłanie maila do kontaktu (Wyślij email);

• wysłanie listu do kontaktu (Wyślij list);

• wysłanie faksu do osoby kontaktowej (Wyślij faksu);

• usunięcie linku z zakładki (Usuń zakładkę).

Zakładki: Dokumenty

Kolejnym rodzajem zakładek jakie stworzyć może użytkownik systemu ITCube są odnośniki do

najczęściej używanych plików (dokumentów). Aby stworzyć zakładkę odsyłającą do konkretnego

pliku, skorzystać należy z polecenia Dokumenty->Dokumenty a następnie za pomocą przycisku

akcji znajdującego się w polu Nr wybrać należy opcję Dodaj do zakładek. Od tej pory w Panelu

głównym pojawi się odnośnik (zawierający nazwę pliku) do konkretnego dokumentu oraz nazwę

katalogu, w którym aktualnie się znajduje. Oprócz tego po lewej stronie nazwy pliku pojawi się

przycisk akcji umożliwiający:

• wyświetlenie pełnej treści dokumentu (Wyświetl informację);

• modyfikację rekordu opisującego dokument (Edytuj rekord);

• ponowne zarejestrowanie dokumentu (Uaktualnij plik);

• usunięcie pliku z zakładki (Usuń zakładkę).

Zakładki: Raporty

Ostatnim rodzajem zakładek jakie stworzyć może użytkownik systemu ITCube są odnośniki do

najczęściej używanych raportów. Aby stworzyć zakładkę odsyłającą do konkretnego raportu,

należy podczas zapisywania raportu zaznaczyć opcję „Skrót na stronie głównej” Od tej pory w

Panelu głównym pojawi się odnośnik (zawierający nazwę raportu) do konkretnego raportu. Oprócz

tego po lewej stronie nazwy pojawi się przycisk akcji umożliwiający:

• wygenerowanie raportu (Generuj raport);

• usunięcie zakładki (Usuń zakładkę).

Polecenia systemowe

Pomoc w systemie ITCube

Dowolny użytkownik systemu ITCube może w każdej chwili skorzystać z podręcznej pomocy. Po

wybraniu opcji System->Pomoc (pierwsze kroki) system otworzy dokumentację w formie

okrojonej, opisującej najważniejsze funkcje. Analogicznie po wybraniu polecenia System-

>Pomoc dokumentacja) użytkownik systemu będzie miał dostęp do pomocy w postaci

rozbudowanej opisującej wszystkie dostępne funkcje.


Strona główna

Polecenie to (System->Strona główna) pozwala w dowolnym momencie przenieść się do Panelu

głównego systemu ITCube.

Przeszukiwanie bazy

System ITCube oferuje możliwość wyszukiwania danej frazy jednocześnie w wielu miejscach

systemu. Funkcja taka jest przydatna w momencie gdy interesuje nas wyszukanie informacji co

do której mamy jedynie szczątkowe dane – w szczególności nie wiemy gdzie dokładnie została

ona zanotowana. Aby skorzystać z opisanej powyżej funkcji należy wybrać polecenie System-

>Przeszukaj bazę. System ITCube zareaguje na to polecenie otwarciem nowego formularza

składającego się z dwóch sekcji. Pierwsza z nich pozwala na wprowadzenie szukanej frazy oraz

precyzyjne opisanie miejsc w których ma nastąpić przeszukiwanie. Druga natomiast

odpowiedzialna jest za prezentację wyników. Warto zauważyć, iż im więcej zaznaczonych miejsc

(w szczególności dotyczy to korespondencji elektronicznej) tym dłuższy czas wyszukiwania

dlatego zaznaczenie wszystkich typów powinno występować tylko w szczególnych sytuacjach. Po

podaniu frazy oraz miejsc przeszukiwania można dodatkowo określić ilość wyników które maja

zostać wyświetlone. Parametr ten dotyczy każdego typu informacji z osobna. Możemy także

wymusić sortowanie wyników w ramach każdego typu włączając opcję „Uporządkuj wyniki w

ramach grupy”. Funkcja ta jednak powoduje dość duże spowolnienie pracy mechanizmu

wyszukiwania dlatego jest domyślnie wyłączona. Jeśli wiemy, iż informacja której szukamy została

wpisana przez nas osobiście możemy dodatkowo przyspieszyć wyszukiwanie zaznaczając opcję

„Uwzględnij tylko moje rekordy”.

Po ustawieniu wszystkich parametrów należy nacisnąć przycisk Szukaj. Wynik zaprezentowany

zostanie w postaci rozdzielnych sekcji dotyczących poszczególnych miejsc w których nastąpiło

wyszukiwanie.

Baza grafik

W celu zdefiniowania zbioru grafik które będą wykorzystywane podczas wysyłania maili bądź

druku dokumentów handlowych należy wykorzystać polecenie System->Baza grafik. Formularz

Baza grafik składa się z dwóch sekcji. Sekcja pierwsza, Dodaj grafikę, umożliwia zarejestrowanie

pliku graficznego w systemie ITCube. Właściwy plik wskazujemy wybierając go za pomocą

przycisku Przeglądaj. Swoją decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Dodaj. Wciśnięcie

przycisku Anuluj spowoduje przeniesienie użytkownika do Panelu głównego systemu ITCube co

równoznaczne będzie z nie wprowadzeniem do systemu żadnej nowej grafiki. Sekcja druga,

Modyfikuj/Usuń grafikę, umożliwia zmienienie nazwy lub typu już zarejestrowanego pliku

graficznego w systemie ITCube. Aby zmodyfikować konkretną grafikę należy wybrać ją z

rozwijanej listy w polu Plik, a następnie wprowadzić aktualne dane. Jeśli chcemy by dana grafika

wykorzystywana była tylko przez nas w polu Typ wybrać należy wartość Grafika prywatna. Jeśli

korzystać z niej będą wszyscy użytkownicy właściwą wartością będzie Grafika publiczna Swoją

decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Zapisz. Analogicznie aby usunąć grafikę należy


wybrać ją z rozwijanej listy w polu Plik a następnie kliknąć w przycisk Usuń. W każdej chwili

możemy podglądnąć grafikę klikając w ikonę znajdujący się obok pola Plik.

Dodatkowe formularze

System ITCube umożliwia definiowanie dowolnych formularzy. I tak aby zdefiniować nowy

formularz lub zmodyfikować stary należy wybrać opcję System->Dodatkowe formularze. Po

wybraniu tej opcji system otworzy okno składające się z dwóch sekcji. W sekcji pierwszej Dane

podstawowe o formularzu należy wprowadzić informację opisujące formularz. I tak do dyspozycji

mamy tutaj następujące parametry:

• Formularze (obowiązkowe) – rozwijana lista, z której należy wybrać, który formularz

będziemy modyfikować (ewentualnie pozycję pozwalająca na dodanie do systemu nowego

formularza). Po wybraniu dowolnego formularza system uzupełni pola poniżej, oraz pozwoli

na ich modyfikację.;

• Formularz/Formularz „auto”/Kalkulacja – pole określające czy dodawany formularz

wykorzystywany będzie jako :

• standardowy formularz,

• formularz typu „auto” charakteryzujący się tym iż wartości wybranych pól mogą być

obliczane automatycznie na podstawie podanych formuł,

• kalkulacja – czyli formularz wykorzystywany podczas tworzenia ofert/zamówień w celu

automatyzacji obliczania cen;

• Nazwa obiektu – pole, w które należy wpisać nazwę obiektu opisywanego przez formularz

(np. Ankieta);

• Przycisk Aktywny – przycisk aktywujący formularz;

• Nazwa formularza – pole, w które należy wpisać nową nazwę formularza (tak będzie

nazywała się pozycja w menu głównym systemu ITCube służąca wprowadzaniu danych do

zdefiniowanego formularza np. Dodaj ankietę);

• Nazwa przeglądarki - pole, w które należy wpisać nową nazwę przeglądarki formularzy (tak

będzie nazywała się pozycja w menu głównym systemu ITCube służąca do przeglądania

danych zapisanych w formularzach np. Ankiety);

• Przycisk Aktywna – przycisk aktywujący opcję przeglądania danych wprowadzonych za

pomocą dodawanego formularza;

• Opis formularza – pole, w które należy wprowadzić opis formularza. Opis ten pojawi się po

prawej stronie w oknie służącym do wprowadzania danych do tego formularza;

• Użytkowanie formularza – pole wielokrotnego wyboru pozwalające na zdefiniowanie które

grupy użytkowników będą miały możliwość korzystania z formularza. Z punktu widzenia

użytkowników którzy nie należą do wskazanych grup formularz nie istnieje w systemie.

• Dodawanie lub modyfikacja rekordów - pole wielokrotnego wyboru pozwalające na

zdefiniowanie które grupy użytkowników będą miały możliwość korzystania z formularza w

trybie zapisu (dodawanie/edycja rekordów). Z punktu widzenia użytkowników którzy nie

należą do wskazanych grup formularz wprawdzie istnieje w systemie ale jego użytkowanie

sprowadza się tylko i wyłącznie do odczytu danych.


• Menu – rozwijana lista zawierająca wszystkie zakładki z menu głównego. Pole to umożliwia

wybór, gdzie mają być umieszczone dwie dodatkowe opcje służące dodawaniu i

przeglądaniu danych wprowadzonych za pomocą aktualnie definiowanego formularza;

• Menu kontekstowe kontrahenta – przycisk, którego zaznaczenie spowoduje dodanie opcji

dodawania danych do tego formularza w menu kontekstowym kontrahenta;

• Menu kontekstowe projektu – przycisk, którego zaznaczenie spowoduje dodanie opcji

dodawania danych do tego formularza w menu kontekstowym projektu;

• Sekcje – pola umożliwiające określeniu jakie predefiniowane pola mają znaleźć się na

formularzu. I tak na formularzu może być powiązanie z kontrahentem/kontaktem (należy

zaznaczyć przycisk Umieść sekcję Kontrahent/Kontakt), projektem lub etapem projektu

(należy zaznaczyć przycisk Umieść sekcję Projekt/Etap projektu). Ponadto można umieścić

na nim pole typu data (należy zaznaczyć przycisk Umieść sekcję zakresu czasowego) oraz

sekcję powiązań z dokumentami (należy zaznaczyć przycisk Umieść sekcję dokumentów).

Ostatnimi typami sekcji są Autonumeracja oraz Obsługujący. Pierwszy z nich pozwala

wzbogacić dodatkowy formularz o pole automatycznie obliczane przez system (w formacie

podanym w pliku itcube.ini – standardowy format to YYYY/MM/NR). Drugi natomiast

powoduje umieszczenie na formularzu pola obejmującego pełną listę użytkowników

systemu;

• Historia – pola umożliwiające określenie czy dane wprowadzone za pomocą definiowanego

formularza mają trafiać do części historycznej. I tak dane mogą być wyświetlane w historii

kontrahenta/kontaktu (należy zaznaczyć przycisk Umieść w historii Kontrahenta/Kontaktu)

lub w części historycznej projektu (należy zaznaczyć przycisk Umieść w historii

Projektu/Etapu projektu).

Okno Dane dotyczące definicji kalkulacji jest aktywne tylko w przypadku zaznaczenia opcji

Kalkulacja (pole Formularz/Kalkulacja) i służy zdefiniowaniu następujących danych opisujących

kalkulację:

• Grupy kontrahentów – pole w którym możemy wskazać dowolny podzbiór grup

kontrahentów których dana kalkulacja dotyczy;

• Kategorie produktów - pole w którym możemy wskazać dowolny podzbiór kategorii

produktów których dana kalkulacja dotyczy;

• Formuła – pole w którym należy podać algorytm według którego kalkulacja modyfikowała

będzie pozycję oferty. Językiem wykorzystywanym podczas formalnego zapisu sposobu

postępowania jest Java Script w którym dodatkowo można wykorzystać następujące

zmienne charakterystyczne dla systemu ITCube CRM:

• !ProductName! - Nazwa produktu,

• !ProductShortName! - Kod produktu,

• !ProductNote! - Opis produktu,

• !ProductCode! - Kod PKWiU,

• !ProductOfferAmount! - Ilość sztuk produktu (oferta),

• !ProductOrderAmount! - Ilość sztuk produktu (zamówienie),

• !ProductUnit! - Jednostka miary,


• !ProductVat! - Stawka podatku VAT,

• !ProductCost! - Cena zakupu produktu,

• !ProductCostCurrency! - Waluta związana z ceną zakupu produktu,

• !ProductPriceBeforeDiscount! - Cena katalogowa produktu,

• !ProductPrice! - Cena sprzedaży produktu,

• !ProductPriceCurrency! - Waluta związana z ceną sprzedaży produktu,

• !ProductDiscount! - Upust przyznany na produkt,

• !Field1! .... !Field50! - Zmienne określające zawartość pól tworzących formularz

kalkulacyjny.

Okno Dane dotyczące definicji pól służy zdefiniowaniu do dwudziestu pól jakie mają się znaleźć w

dodawanym formularzu. Okno to składa się z dwudziestu wierszy, każdy zaś wiersz opisuje jedno

z pól formularza i zawiera następujące dane:

• Nazwa – pole tekstowe, w które należy wpisać nazwę pola;

• Typ – określenie typu pola. Do dyspozycji mamy tutaj następujące wartości: Pole tekstowe,

Pole numeryczne, Pole opisowe, Lista rozwijana, Data. W przypadku gdy pole jest w postaci

listy rozwijanej należy dodatkowo zdefiniować pozycje pola. Do tego służy opcja System-

>Dodatkowe słowniki;

• Obligatoryjne - przycisk, który umożliwia zaznaczenie, iż pole jest obowiązkowe;

• Przeglądarka – przycisk umożliwiający zaznaczenie, iż dane pole ma być uwzględnione w

przeglądarce danych wprowadzanych za pomocą dodawanego formularza;

• Temat/Historia – przycisk umożliwiający zaznaczenie, które z pól ma być wyświetlane w

historiach.

Dodatkowe słowniki

System ITCube umożliwia definiowanie dodatkowych pól w formularzach Kontrahent, Osoba

kontaktowa, Produkt/Usługa, Informacja, Zadanie, Rezerwowanie zasobów współdzielonych,

Zlecenie serwisowe oraz Gwarancja/Kontrakt serwisowy. Dodatkowe pola definiuje administrator

systemu w pliku itcube.ini podając nazwę pola, definiując czy pole jest wymagane a także podaje

pozycję położenia pola na formularzu oraz określa typ pola. Jeśli pole dodatkowe ma być

rozwijaną listą to należy także zdefiniować jego pozycje. Do tego służy polecenie System-

>Dodatkowe słowniki. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Dodatkowe słowniki

składający się z dwóch okien: Dodaj wartość słownikową oraz Usuń/Modyfikuj wartość

słownikową. Pierwsze z nich służy dodawaniu pozycji w polach dodatkowych o typie “lista” poprzez

wybranie nazwy formularza, na którym znajduję się dodatkowe pole, wybranie nazwy pola, a

następnie podanie nazwy pozycji w polu Wartość. Modyfikacji danych dotyczących pozycji list

rozwijanych zdefiniowanych w pliku itcube.ini dokonuje się w sekcji Usuń/Modyfikuj wartość

słownikową.

WAŻNE: W przypadku gdy modyfikujemy nazwę pola w liście rozwijanej zdefiniowanej w pliku

itcube.ini zmieni się tylko i wyłącznie wartość w rozwijanych listach w formularzu służącym do


dodawania bądź modyfikacji danych. Natomiast wartość tego pola w rekordach znajdujących się

już w bazie danych nie ulegnie zmianie.

Konfiguracja integracji

Formularz „Konfiguracja integracji” umożliwia wprowadzenie danych niezbędnych do

skonfigurowania połączenia pomiędzy systemem ITCube a programem handlowym. Aktualnie

ITCube zintegrowany jest z następującymi programami: CDN Optima, WF-MAG, Symfonia

Premium, Symfonia Forte. W zależności do jakiego systemu zewnętrznego jest wczytany

sterownik (zmienna SynchronizerClass w pliku itcube.ini) pola mogą na tym formularzu mogą być

różne. W momencie gdy wprowadzimy dane do formularza i klikniemy w przycisk Zapisz możemy

sprawdzić poprawność w wpisów. W ten celu należy kliknąć w przycisk „Podgląd”, a system

wyświetli nam stronę diagnostyczną.

Powiązania integracji

Formularz „Powiązania integracji” umożliwia ręczne wiązanie obiektów (Kontrahentów, Produktów,

Użytkowników) znajdujących się w systemie ITCube z obiektami znajdującymi się w zewnętrznym

systemie, z którym ITCube jest obecnie zintegrowany. W celu związania np. kontrahentów należy

z listy ITCube CRM wybrać Kontrahenta, który jeszcze nie jest zarejestrowany w systemie

zewnętrznym, następnie z listy poniżej należy wybrać Kontrahenta z bazy programu handlowego.

Po kliknięciu przycisku „Zapisz” system powiąże kontrahentów.

WAŻNE: System umożliwia wiązanie jedynie tych kontrahentów, którzy nie są aktualnie związani.

W liście Kontrahentów/Produktów systemu handlowego wyświetlane są tylko te obiekty, które nie

są związane z rekordami z systemu ITCube. Jeśli chcemy więc zmienić powiązanie należy w

pierwszej kolejności usunąć istniejące przyporządkowanie (opcja dostępna w menu kontekstowym

kontrahenta Wyrejestruj z systemu handlowego) a dopiero potem dokonać ponownego spięcia z

nowym obiektem.

Importowanie gotowych list produktów/usług (*)

System umożliwia wprowadzanie informacji o oferowanych przez naszą firmę produktach,

usługach na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą polecenia systemowego Produkty->Dodaj

produkt/usługę opisany zostanie w rozdziale poświęconym produktom. Drugą możliwością jest

zaimportowanie do systemu gotowej listy asortymentu, przygotowanej wcześniej w postaci pliku

tekstowego. Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany przez system) musi zostać przygotowany

według specjalnych zasad:

• każda linia opisuje nowy produkt/usługę;

• poszczególne pola rekordu oddzielone są tabulatorem;

• wartości składające się z wielu wyrazów muszą być ujęte w cudzysłów;

• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Nazwa *, Kod, Typ *,

Kategoria *, VAT sprzedaży *, VAT zakupu, Aktywny upust (wartości: Tak/Nie), Cena

detaliczna *, Waluta (ceny detalicznej) *, Cena zakupu *, Waluta (ceny zakupu) *, Cena


hurtowa 1, Waluta (ceny hurtowej 1) *, Cena hurtowa 2, Waluta (ceny hurtowej 2) *, Cena

hurtowa 3, Waluta (ceny hurtowej 3) *, Cena promocyjna, Waluta (ceny promocyjnej) *,

Cena dodatkowa, Waluta (ceny dodatkowej) *, Minimalna ilość *, Maksymalna ilość,

Wielkość paczki, Opis, Jednostka podstawowa (j.m.), Jednostka zbiorcza (j.m.), PKWiU,

ERPId, Numer katalogowy, Numer EAN, Producent, Dostawca, Dostawca opis, Koordynator

(login), Aktywny (wartości: Tak/Nie), Właściciel (Login) * oraz pięć pól dodatkowych

zdefiniowanych przy wdrożeniu systemu.

• wszystkie pola oznaczone symbolem * muszą zostać wypełnione;

• każdy produkt posiada sześć cen, natomiast z każdą ceną związana jest waluta. Nie

wszystkie ceny muszą zostać podane, jednakże nawet gdy nie wpisujemy którejś z cen to

musimy wypełnić wszystkie kolumny dotyczące walut (np. przez symbol PLN);

• w przypadku cen zamiast przecinka należy zawsze używać kropki (np.: 178.99);

Przykład: Monitor M15 Produkt /Monitory/ 22% 22% Tak 10.99 PLN

5.99 PLN 10.00 PLN 9.55 PLN 8.99 PLN 7.99 PLN 0 PLN

10 5 1000 “To jest opis produktu monitor” szt. opk. 7700Z 11

1332/AA 12316753172 Belinea “Belinea Poland” “” MarcinC Tak

MarcinC Sony 100 “Pole dodatkowe 3” “Pole dodatkowe 4” “Pole dodatkowe 5”

WAŻNE: Należy bardzo uważnie sporządzać pliki, które mają posłużyć następnie do importu

danych. Jeśli dane w pliku zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę

nieistniejącej kategorii) system nie dokona importu danych błędnego rekordu. Dodatkowo system

oznaczy błędnie wprowadzony rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne pole

rekordu zostanie oznaczone kolorem czerwonym.

Nie wszystkie pola muszą zostać wypełnione. Jeśli dany wiersz pliku nie zawiera wszystkich

kolumn system uzupełni je pustymi wpisami. Jeśli kolumna zawiera pusty wpis (zawiera pusty ciąg

znaków bądź sekwencję znaków pustych np. spacja) system ITCube zastosuje wartość domyślną.

Poniżej przedstawiono listę wartości domyślnych:

• Kolumna Typ - wartość domyślna : Produkt;

• Kolumna Kategoria - wartość domyślna : /;

• Kolumna Vat zakupu/Vat sprzedaży - wartość domyślna : 22%;

• Kolumna Aktywny upust - wartość domyślna : Tak;

• Kolumny Waluta - wartość domyślna : PLN;

• Kolumny Cena - wartość domyślna : 0;

• Kolumna Minimalna ilość/Maksymalna ilość/Wielkość paczki - wartość domyślna : 1;

• Kolumna Aktywny - wartość domyślna : Tak;

• Kolumna Koordynator/Właściciel - wartość domyślna : Admin;

Gdy już stworzymy odpowiedni plik zawierający wszystkie wymagane pola, możemy przystąpić do

jego importu. W tym celu:

• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import produktów;


• w nowo otwartym formularzu Importuj produkty wciskamy przycisk Przeglądaj aby wskazać

lokalizację pliku z produktami/usługami, które zamierzamy zaimportować;

• wciskamy przycisk Następne znajdujący się pod polem Nazwa pliku, wciśnięcie którego

otworzy ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie poprawność

naszego pliku. Jeśli wszystkie dane znajdują się w odpowiednich rubrykach oraz nie są

zaznaczone kolorem czerwonym możemy wcisnąć przycisk Importuj, co spowoduje

wczytanie pliku z produktami do systemu. Dodatkowo możliwe jest ustalenie praw Odczytu,

Zapisu oraz Dowiązywania rekordów dla wszystkich importowanych produktów/usług. Do

tego służy sekcja Prawa, w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić

prawa dostępu dla importowanych rekordów dotyczących produktów/usług;

• po zakończeniu importu produktów system wyświetli raport z wszystkimi rekordami, które

były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch statusów: Ok –

rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych – importowanie rekordu

zakończyło się niepowodzeniem ze względu na niepoprawne dane.

WAŻNE: Za pomocą polecenia Importuj produkty możliwe jest wprowadzanie tylko podstawowych

informacji o danym produkcie. Pozostałe informacje (jak choćby aktywne promocje, zdjęcia, pliki)

należy uzupełnić wykorzystując polecenie Produkty->Produkty/Usługi a następnie

zmodyfikować wybrany rekord klikając w opcję Edytuj rekord.

WAŻNE: Za pomocą polecenia Importuj produkty możliwe jest także aktualizowanie rekordów.

Przez aktualizację rozumieć należy nadpisanie pól rekordu (wszystkich bądź tylko cennika)

opisującego produkt jeśli w importowanym pliku znaleziony zostanie wpis o identycznym kodzie

bądź numerze katalogowym. By import został wykonany w trybie aktualizacji należy zaznaczyć

opcję „Aktualizuj rekordy istniejące już w bazie”.

Importowanie gotowych list kontrahentów (*)

System ITCube umożliwia wprowadzanie informacji o kontrahentach współpracujących z naszą

firmą na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą polecenia systemowego Kontrahenci->Dodaj

kontrahenta opisany zostanie w rozdziale poświęconym Kontrahentom. Drugą możliwością jest

zaimportowanie do systemu gotowej listy kontrahentów, przygotowanej wcześniej w postaci pliku

tekstowego. Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany przez system) musi zostać przygotowany

według specjalnych zasad:

• każda linia opisuje nowego kontrahenta;



• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Nazwa *, Centrala, Grupa,

Branża, Upust, Data pozyskania, Osobowość prawna, NIP, Regon, Konto bankowe, Ulica,

Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, Telefon (kier.), Telefon, Telefon (wew.), Lista email,

Lista domen, Osoba obsługująca, Skrócona nazwa, Telefon dod. (kier.), Telefon dod., Telefon

dod. (wew.), Faks (kier.), Faks, Faks (wew.), Strona WWW, Status, Sposób pozyskania,


Potencjał, Opis, Aktywny (wartości: Tak/Nie), Domyślna cena, Właściciel (Login) * oraz pola

dodatkowe definiowane podczas wdrożenia.


• wszystkie daty muszą być w postaci: YYYY-MM-DD (np. 2001-09-25);

Przykład: "Coca-Cola" "" Klient Teleinformatyka "10" "2002-02-02" "sp. z. o. o"

677-174-38-56356234213 "1234-243234-123421-86868""Spółdzielcza 5/6"

Kraków 22-133 Małopolska Polska 12 34534534 22

“[email protected], [email protected]” inteligent.pl MarekC CocaCola

12 86575676 444 12 6789567 333 http://inteligent.pl

Potencjalny Ekstranet Wysoki “To jest opis kontrahenta” Tak

Cena hurtowa 1 MarekC “Pole dodatkowe 1” “Pole dodatkowe 2” “Pole

dodatkowe 3” “Pole dodatkowe 4” “Pole dodatkowe 5”


danych. Jeśli dane te zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę nieistniejącej

branży) system nie dokona importu danych. Dodatkowo system oznaczy błędnie wprowadzony

rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne pole rekordu zostanie oznaczone kolorem

czerwonym.






• Kolumna Domyślna cena - wartość domyślna : Cena detaliczna;

• Kolumna Właściciel - wartość domyślna : Admin;



• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import kontrahentów;

• w nowo otwartym formularzu Importuj kontrahentów wciskamy przycisk Przeglądaj aby

wskazać lokalizację pliku z kontrahentami, które zamierzamy zaimportować;





wczytanie pliku z informacjami do systemu. Dodatkowo możliwe jest ustalenie praw

Odczytu, Zapisu oraz Dowiązywania rekordów dla wszystkich importowanych kontrahentów.

Do tego służy sekcja Prawa, w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić

prawa dostępu dla importowanych rekordów dotyczących kontrahentów;


mailto:[email protected]

• po zakończeniu importu kontrahentów system wyświetli raport z wszystkimi rekordami,

które były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch statusów: Ok

– rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych – importowanie rekordu


Importowanie gotowych list osób kontaktowych (*)

System ITCube umożliwia wprowadzanie informacji o osobach kontaktowych na dwa sposoby.

Pierwszy z nich, za pomocą polecenia systemowego Kontrahenci->Dodaj kontakt, opisany

zostanie w rozdziale poświęconym Kontrahentom. Drugą możliwością jest zaimportowanie do

systemu gotowej listy kontaktów, przygotowanej wcześniej w postaci pliku tekstowego.

Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany przez system) musi zostać przygotowany według

specjalnych zasad:

• każda linia opisuje nową osobę kontaktową;



• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Nazwisko *, Imię,

Kontrahent, Płeć, Wiek, Tytuł, Data pozyskania, Kanał kontaktowy, Telefon (kier.), Telefon,

Telefon (wew.), Lista email, Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, NIP, Pesel, Faks

(kier.), Faks, Faks(wew.), Telefon komórkowy (kier.), Telefon komórkowy, Przełożony, Dział,

Stanowisko, Specjalizacja, Ważność, Opis, Login w ekstranecie, Hasło w ekstranecie, Konto

w ekstranecie (wartości: Tak/Nie), Aktywny (wartości: Tak/Nie), Sposób pozyskania,

Status, Obsługujący (login), Właściciel (Login) *, GG, Skype oraz pięć pól dodatkowych

definiowanych podczas wdrożenia.


• wszystkie daty muszą być w postaci: YYYY-MM-DD (np. 2001-09-25);

Przykład: Czajkowski Bartosz “Osoba prywatna” Mężczyzna 20-24 mgr

"2002-03-05" "Telefon" 12 5555555 444 [email protected]

"Brożka 5/6" Cieszyn43-400 śląskie Polska 677-174-38-21400780522 33

7777777 333 501 393169Brak Sieciowy Programista "JAVA, C+

+" VIP "To jest opis kontaktu" MarekC Hasło Tak Tak Telemarketing

“Potencjalny klient” PrzemekC MarekC 12345 Czaja “Pole dodatkowe 1”

“Pole dodatkowe 2” “Pole dodatkowe 3” “Pole dodatkowe 4” “Pole dodatkowe 5”


danych. Jeśli dane te zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę nieistniejącej

firmy) system nie dokona importu danych. Dodatkowo system oznaczy błędnie wprowadzony

rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne pole rekordu zostanie oznaczone kolorem

czerwonym.






• Kolumna Konto w Ekstranecie - wartość domyślna : Tak;





• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import kontaktów;

• w nowo otwartym formularzu Importuj kontakty wciskamy przycisk Przeglądaj aby wskazać

lokalizację pliku z informacjami, które zamierzamy zaimportować;






Odczytu oraz Zapisu dla wszystkich importowanych osób kontaktowych. Do tego służy

sekcja Prawa, w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić prawa dostępu

dla importowanych rekordów dotyczących kontaktów;

• po zakończeniu importu osób kontaktowych system wyświetli raport z wszystkimi

rekordami, które były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch

statusów: Ok – rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych –

importowanie rekordu zakończyło się niepowodzeniem ze względu na niepoprawne dane.

Importowanie gotowych list informacji (*)

System umożliwia wprowadzanie informacji dotyczących kontrahentów, osób kontaktowych,

projektów lub etapów projektów na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą polecenia

systemowego Informacje->Dodaj informacje opisany zostanie w rozdziale poświęconym

informacjom. Drugą możliwością jest zaimportowanie do systemu gotowej listy informacji,

przygotowanej wcześniej w postaci pliku tekstowego. Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany

przez system) musi zostać przygotowany według specjalnych zasad:

• każda linia opisuje nową informację;



• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Data od *, Data do *, Typ *,

Temat, Kontrahent, Kontakt (Nazwisko Imię), Projekt, Etap Projektu, Treść, Właściciel

(Login) * oraz dziesięć pól dodatkowych zdefiniowanych przy wdrożeniu systemu;



• wszystkie daty muszą być w postaci: YYYY-MM-DD (np. 2001-09-25) natomiast godziny w

postaci HH-MM (np. 09:03). W przypadku gdy pozostawimy pola Data od/ Data do nie

wypełnione system przypisze im aktualną datę.

Przykład: 2001-01-25 2001-01-26 Spotkanie “Ważne spotkanie w firmie Coca-Cola”

CocaCola Kowalski Jan “” “” “Spotkanie zakończyło pełnym sukcesem”

Administrator “Pole doatkowe1” ... “Pole dodatkowe10”


danych. Jeśli dane w pliku zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę

nieistniejącego typu informacji) system nie dokona importu danych błędnego rekordu. Dodatkowo

system oznaczy błędnie wprowadzony rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne

pole rekordu zostanie oznaczone kolorem czerwonym.

WAŻNE: W przypadku błędnie podanego pola Kontrahent system zaznaczy, iż błędnie zostały

wprowadzone dwa pola: Kontrahent oraz Kontakt.





• Kolumna Godzina (od) -wartość domyślna : 08:00;

• Kolumna Godzina (do) -wartość domyślna : 08:00;

• Kolumna Data (do) -wartość domyślna : Kolumna Data (od);

• Kolumna Typ - wartość domyślna : Notatka;

• Kolumna Temat - wartość domyślna : *Brak Tematu*;




• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import informacji;

• w nowo otwartym formularzu Importuj informacji wciskamy przycisk Przeglądaj aby

wskazać lokalizację pliku z informacjami, które zamierzamy zaimportować;






Odczytu oraz Zapisu dla wszystkich importowanych informacji. Do tego służy sekcja Prawa,

w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić prawa dostępu dla

importowanych rekordów dotyczących informacji;


• po zakończeniu importu informacji system wyświetli raport z wszystkimi rekordami, które




Importowanie dokumentów (*)

System ITCube umożliwia rejestrowanie dokumentów na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą

polecenia systemowego Dokumenty->Zarejestruj dokument opisany zostanie w rozdziale

poświęconym ewidencji dokumentów (zdalna rejestracja dokumentu). Drugą możliwością jest

zaimportowanie do systemu całego katalogu plików, umieszczonego wcześniej na komputerze

pełniącym rolę serwera systemu ITCube. W sposób ten importować pliki może tylko i wyłącznie

administrator systemu. W przypadku dużej ilości, obszernych plików jest to najwygodniejszy i

zarazem najefektywniejszy sposób importu danych.

Gdy już przygotujemy wszystkie pliki, które chcemy zarejestrować w systemie, możemy

przystąpić do ich importu. W tym celu:

• przekopiowujemy pliki do katalogu ITCube_Home/fileBuffor (gdzie ITCube_Home oznacza

katalog w którym zainstalowany został system ITCube);

• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import dokumentów;

• zostanie otworzony ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie

zawartość katalogu importu. Umożliwi on także wskazanie docelowego katalogu, właściciela

importowanych plików oraz dokonanie wyboru czy pliki, które zostały poprawnie

zaimportowane, mają zostać fizycznie usunięte z katalogu importu. Dodatkowo możliwe jest

ustalenie praw Odczytu oraz Zapisu (sekcja Prawa) dla wszystkich importowanych

dokumentów. Jeśli w katalogu znajdują się wszystkie wymagane pliki możemy wcisnąć

przycisk Importuj, co spowoduje rejestrację wszystkich plików w systemie;

• po zakończeniu importu dokumentów system wyświetli raport z wszystkimi rekordami, które



zakończyło się niepowodzeniem, ponieważ dokument o takiej samej nazwie znajduję się już

w wybranym katalogu.

Dane firmy

Formularz „Dane firmy” umożliwia zapisanie wszystkich informacji teleadresowych właściciela

systemu ITCube CRM. Dane te wykorzystywane są przez moduł handel podczas wydruku

dokumentów sprzedażowych.

Zmiana hasła

Formularz Zmień hasło pozwala na zmianę hasła związanego z aktualnym kontem. Aby zmienić

hasło uprawniające do korzystania z konta, na którym jesteśmy właśnie zalogowani należy wybrać


opcję Zmień hasło (System->Zmień hasło). System ITCube zareaguje na to polecenie

otwarciem nowego formularza składającego się z trzech pól:

• pole Stare hasło – w które wpisać należy dotychczas używaną kombinację znaków

alfanumerycznych;

• pole Nowe hasło – w które wpisać należy nowy ciąg znaków mający stanowić od tej chwili

nasze prywatne hasło;

• pole Potwierdź nowe hasło – w to pole wpisać należy tę samą kombinację, której użyliśmy

przy wypełnianiu pola Nowe hasło.

Jeśli wszystkie pola zostały wypełnione poprawnie system ITCube zmieni hasło, jednocześnie

otwierając ponownie okno główne systemu. Jeśli którekolwiek z pól zostało wypełnione błędnie –

zostaniemy poproszeni o ponowne wypełnienie formularza. Kolorem czerwonym zostaną

oznaczone wszystkie pola wypełnione niepoprawnie.

WAŻNE: Podczas identyfikacji za pomocą loginu i hasła system ITCube rozróżnia wielkość

wpisywanych znaków alfanumerycznych.

Historia sesji

Administrator systemu ITCube ma możliwość przeglądania otwartych lub zamkniętych sesji. Ma

także możliwość uzyskania dostępu do pełnej listy zdarzeń które wystąpiły w kontekście

poszczególnych sesji. Do tego służy polecenie System->Historia sesji. Po wybraniu tej opcji

system otworzy formularz Historia sesji składający się z następujących kolumn:

• kolumna Nr - zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne - przycisk

akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie informacji

dotyczących historii sesji;

• kolumna data - zawiera datę oraz godzinę rozpoczęcia sesji bądź wystąpienia zdarzenia. W

nagłówku (obok nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania

konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące

wszystkich sesji, według ich daty rozpoczęcia, ustalić należy dokładny czas jaki system

powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących sesji.

Konkretną wartość wprowadzić należy za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią

systemu ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku

znajdującego się po prawej stronie nazwy kolumny;

• kolumna Użytkownik - zawiera nazwisko oraz imię pracownika, który otworzył określoną

sesję bądź był autorem zdarzenia. W nagłówku (obok nazwy kolumny) umieszczony został

mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak

więc, przeglądając zdarzenia, aby znaleźć rekordy dotyczące zdarzeń wygenerowanych

przez użytkownika systemu „Jan Kowalski” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu

Użytkownik identyczną pozycję. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych zdarzeniom powiązanych z danym pracownikiem;


• Informacje dodatkowe - zawiera informacje dodatkowe. Dla sesji jest to lokalizacja z jakiej

łączył się dany użytkownik, dla zdarzenia jego pełny opis.

Na dole formularza możemy zdecydować czy w interesuje nas przeglądanie sesji (Sesje

zakończone/aktywne) czy też konkretnych zdarzeń (Zdarzenia). W przypadku listy zdarzeń

dodatkowo możemy zawęzić wyniki do zdarzeń konkretnego typu. Przykładowe typy to dodanie,

edycja, modyfikacja, wyświetlenie czy eksport.

Administrator będzie miał także możliwość usunięcia z bazy danych zdarzeń starszych od

wskazanej daty. Z uwagi na potencjalną możliwość gromadzenia bardzo dużej ilości informacji

związanych ze zdarzeniami operację taką warto wykonywać co pewien czas utrzymując na

przykład roczny horyzont czasowy.

Jak już było wspomniane wcześniej - w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)- zawierającej numer

porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu

dające użytkownikowi systemu dostęp do wyświetlenia pełnej listy zdarzeń w obrębie wybranej

sesji bądź możliwość jej zamknięcia.

Kończenie pracy systemu

Aby zakończyć pracę z systemem ITCube (zakończyć sesję) należy użyć polecenia System-

>Zakończ pracę. Po wyborze tej opcji załadowana zostanie strona logowania co skutecznie

uniemożliwi osobie niepowołanej korzystanie z zasobów systemu.

WAŻNE: Z powodów bezpieczeństwa, za każdym razem gdy użytkownik kończy pracę, powinien

wylogować się z systemu ITCube używając polecenia System->Zakończ pracę.

Zarządzanie użytkownikami systemu ITCube

Aby możliwa była praca z systemem ITCube należy go w pierwszej kolejności odpowiednio

skonfigurować. Pod tym pojęciem rozumie się wprowadzenie wszystkich informacji specyficznych

dla danej firmy (przykładowo zdefiniowanie grup oraz nowych kont użytkowników, opisanie

poszczególnych działów firmy, itp.), które umożliwią funkcjonowanie systemu w sposób optymalny

dla specyficznych wymagań danego klienta.

Działy firmy (*)

Formularz Działy firmy (Użytkownicy->Słowniki->Działy firmy) pozwala na wprowadzenie do

systemu ITCube struktury firmy. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu Użytkownicy

administrator systemu otrzyma formularz składający się z dwóch okien, za pomocą którego będzie

mógł:


• dodać nowy dział – poprzez wpisanie jego nazwy w polu Nazwa okna Dodaj dział i kliknięcie

w przycisk Dodaj;

• usunąć już istniejący dział poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa

okna Usuń/Modyfikuj dział i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk

Usuń;

• zmodyfikować nazwę działu poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu

Nazwa oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj dział i

zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.

WAŻNE: Wprowadzone za pomocą tego formularza informacje będą później wykorzystane

podczas dalszej pracy z systemem – przykładowo podczas tworzenia nowego użytkownika będzie

można przypisać go do dowolnego ze stworzonych wcześniej działów.

Grupy użytkowników (*)

Formularz Grupy użytkowników (Użytkownicy->Słowniki->Grupy użytkowników) pozwala na

stworzenie w systemie powiązanych ze sobą wspólnymi uprawnieniami zbiorów użytkowników, co

powinno przyczynić się do łatwiejszego nimi zarządzania oraz do łatwiejszego nadawania praw

dostępu do zasobów systemu. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu Użytkownicy


mógł:

• dodać nową grupę – poprzez wpisanie jej nazwy w polu Nazwa okna Dodaj grupę

użytkowników i kliknięcie w przycisk Dodaj;

• usunąć już istniejącą grupę poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa

okna Usuń grupę użytkowników i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie w

przycisk Usuń;

• zmodyfikować nazwę grupy poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa

oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj grupę użytkowników i




można przypisać go do dowolnej ze stworzonych wcześniej grup.

WAŻNE: Grupy użytkowników systemu ITCube są bardzo istotne z punktu widzenia dostępności

do poszczególnych rekordów bazy danych. Przy dodawaniu dowolnych rekordów jak kontrahenci,

osoby kontaktowe, dokumenty, projekty itd., prawa dostępu (do odczytu, zapisu oraz

dowiązywania) są przyznawane grupom użytkowników.

WAŻNE: W systemie ITCube istnieje domyślna grupa użytkowników (Domyślna), do której

automatycznie przypisywani są wszyscy ci użytkownicy, którzy nie zostali dołączeni do żadnej z

pozostałych, istniejących w systemie grup. Grupy tej nie można usunąć.


WAŻNE: W systemie ITCube CRM istnieje predefiniowana grupa o nazwie Grupa rekordów

prywatnych. W przypadku gdy użytkownik należy do tej grupy ma on dostęp do rekordów, którym

właściciel nadał prawa “*Tylko twórca rekordu*”.

Kompetencje użytkowników (*)

Formularz Kompetencje użytkowników (Użytkownicy->Słowniki->Kompetencje) pozwala na

wprowadzenie do systemu ITCube kompetencji, które przydzielane będą w trakcie używania

systemu poszczególnym pracownikom. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu

Użytkownicy administrator systemu otrzyma formularz składający się z dwóch okien, za pomocą

którego będzie mógł:

• dodać nową kompetencję – poprzez wpisanie jej nazwy w polu Nazwa okna Dodaj

kompetencje i kliknięcie w przycisk Dodaj;

• usunąć już istniejącą kompetencję poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu

Nazwa okna Usuń/Modyfikuj kompetencję i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez

kliknięcie na przycisk Usuń;

• zmodyfikować nazwę kompetencji poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu

Nazwa oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj kompetencje i




można przypisać mu dowolną ilość posiadanych przez niego kompetencji. System udostępnia

także narzędzia pozwalające na wyszukiwanie w bazie pracowników osób posiadających określone

umiejętności.

Dodawanie nowego użytkownika

Formularz Dodaj użytkownika (Użytkownicy->Dodaj użytkownika) pozwala na dodawanie

nowych użytkowników systemu. Rejestracja nowego użytkownika polega na podaniu danych

osobowych, danych opisujących zajmowane stanowisko oraz przysługujących praw. I tak aby

dodać nowego użytkownika należy wybrać opcję Dodaj użytkownika z menu Użytkownicy oraz

w nowo otwartym formularzu Dodaj użytkownika wypełnić kolejno wszystkie wymagane pola (pola

oznaczone gwiazdką).Poszczególne pola:

• Nazwisko (obowiązkowe) – nazwisko nowego użytkownika;

• Imię – imię nowego użytkownika;

• Login (obowiązkowe) – nazwa nowego użytkownika pod jaką będzie on identyfikowany

przez system ITCube, a w związku z tym będzie miał określone uprawnienia i możliwości

działania. Wartość tego pola musi być niepowtarzalna;

• Hasło (obowiązkowe) – zbiór liter i cyfr (ITCube rozróżnia wielkość znaków), które wraz z

odpowiednim loginem służą identyfikacji konkretnego użytkownika w systemie;

• Stanowisko - funkcja jaką sprawuje w firmie dany użytkownik systemu;


• Przełożony – określenie zależności służbowej dodawanego do bazy systemu użytkownika.

Aby ustalić tę zależność należy wybrać z rozwijanego menu nazwisko i imię bezpośredniego

przełożonego danego pracownika. Osoba ta będzie w przyszłości upoważniona do akceptacji

mailingów, nieobecności, kosztów osoby aktualnie wprowadzanej;

WAŻNE: Po prawej stronie pola Przełożony znajduje się przycisk Kontrola przełożonego,

zaznaczenie którego spowoduje uruchomienie mechanizmu akceptacji czynności podejmowanych

przez danego użytkownika. Jeśli pole to nie zostanie zaznaczone (mimo, iż użytkownik posiadał

będzie przełożonego) mechanizm kontroli pozostanie nieaktywny.

WAŻNE: Oczywistym jest fakt, że w bazie znajdować się będą tylko imiona i nazwiska tych

użytkowników, którzy wcześniej zostali tam dodani przez uprawnioną osobę (administratora

systemu lub osobę mającą odpowiednie uprawnienia) za pomocą polecenia Dodaj użytkownika.

Dlatego logiczne wydaje się, aby tworzenie bazy użytkowników zaczynać od najwyższego szczebla

kierowniczego i kontynuować uzupełnianie, kończąc na tych użytkownikach, którzy nie sprawują

funkcji kierowniczych i którym nie podlegają żadni pracownicy.

• Dział – przypisanie nowo tworzonego użytkownika do odpowiedniego działu firmy

(poszczególne działy firmy tworzy się za pomocą polecenia Działy firmy z menu

Użytkownicy->Słowniki);

• Kompetencje – przypisanie użytkownikowi listy kompetencji, posiadanych przez niego.

Wyboru kilku kompetencji dokonujemy trzymając wciśnięty klawisz Ctrl bądź Shift;

• Grupa użytkowników – przypisanie nowo tworzonego użytkownika do grupy (grup)

użytkowników.

WAŻNE: Dzięki grupom użytkowników o wiele prostsze staje się zarządzanie prawami dostępu do

rekordów w bazie danych. W bardzo prosty sposób można udostępnić do odczytu/zapisu rekordy

wszystkim użytkownikom przypisanym do konkretnej grupy.

• Uprawnienia (obowiązkowe) – jest to lista uprawnień, które można nadać nowo tworzonemu

użytkownikowi. I tak zaznaczając/odznaczając kolejne pola wyboru można umożliwić

wprowadzanej właśnie do systemu osobie następujące prawa:

• Dostęp do modułu “Ekstranet”;

• Dostęp do modułu “Intranet”;

• Dostęp do modułu “Mail”;

• Dostęp do modułu “Faks”;

• Dostęp do modułu “Serwis”;

• Dostęp do modułu “Projekty”;

• Dostęp do modułu “Formularze”;

• Dostęp do modułu “CallCenter”;

• Dostęp do modułu “Mobile”;

• Edycja projektów zamkniętych negatywnie;


• Edycja projektów zamkniętych pozytywnie;

• Odczyt kalendarzy projektów innych użytkowników;

• Zarządzanie sprzedażą;

• Przeglądanie sprzedaży innych użytkowników;

• Zarządzanie kursami walut;

• Zarządzanie fakturami;

• Edycja faktur;

• Zarządzanie rozliczaniem faktur;

• Edycja zamkniętych zamówień;

• Ręczna edycja cen dla dokumentu sprzedaży;

• Zarządzanie produktami/usługami;

• Odczyt cen zakupu produktów/usług;

• Zarządzanie kontrahentami/kontaktami;

• Zarządzanie duplikatami kontrahentów;

• Wykonywanie akcji zbiorowych;

• Zarządzanie korespondencją grupową;

• Zarządzanie użytkownikami;

• Zarządzanie zastępstwami;

• Zarządzanie pomocą wewnętrzną;

• Generowanie raportów CR;

• Generowanie statystyk/analiz oraz eksportów;

• Generowanie eksportów ogólnych;

• Generowanie eksportów projektowych;

• Generowanie eksportów serwisowych;

• Zarządzanie planami sprzedażowymi;

• Generowanie planów sprzedażowych;

• Generowanie p. managera (handel/globalny);

• Generowanie p. managera (handel/swój dział);

• Generowanie p. managera (projekty/globalny);

• Generowanie p. managera (projekty/swój dział);

• Generowanie p. managera (serwis/globalny);

• Generowanie p. managera (serwis/swój dział);

• Zarządzanie uprawnieniami rekordów;

• Zarządzanie dokumentami;

• Przeglądanie dokumentów innych użytkowników;

• Przeglądanie nieobecności innych użytkowników;

• Edycja trwających/minionych nieobecności;

• Usuwanie swoich nieobecności;

• Przeglądanie kosztów innych użytkowników;

• Przeglądanie listów innych użytkowników;

• Usuwanie swoich listów;

• Przeglądanie faksów innych użytkowników;


• Usuwanie swoich faksów

• Zarządzenie nowymi faksami;

• Przeglądanie informacji innych użytkowników;

• Przeglądanie zadań innych użytkowników;

• Przeglądanie zadań użytkowników swojego działu;

• Redelegacja odebranych zadań;

• Zmiana terminu realizacji odebranych zadań;

• Zmiana dowolnego pola odebranych zadań;

• Edycja zamkniętych zadań;

• Przeglądanie serwisu innych użytkowników;

• Edycja zamkniętych działań serwisowych;

• Odczyt historii sesji;

• Odczyt historii z systemu handlowego;

• Rejestracja rekordów w systemie handlowym;

• Usuwanie swoich ogłoszeń;

• Usuwanie swoich rezerwacji;

• Usuwanie dowolnych rekordów;

WAŻNE: Nadawanie uprawnień jest niezwykle istotnym elementem procesu tworzenia

„tożsamości” nowego użytkownika – niewłaściwe nadanie uprawnień może zaowocować w

przyszłości przykładowo pozbawieniem tegoż użytkownika dostępu do tych opcji systemu, które

będą mu niezbędne w jego pracy.

WAŻNE: Należy bardzo uważnie nadawać pewne prawa użytkownikom. W szczególności chodzi o

prawo do zarządzania użytkownikami – użytkownik mający takie prawo może dowolnie

modyfikować dane dotyczące użytkowników czyli także zmieniać im prawa. Do niebezpiecznych

praw należą: Usuwanie dowolnych rekordów (możliwość usunięcia dowolnego rekordu z systemu),

Zarządzanie korespondencją grupową (użytkownik mający takie prawo może wysłać mailing do

wszystkich kontrahentów i kontaktów firmy), prawa dotyczące generowania raportów (raporty

zawierają newralgiczne dane dla firmy oraz mają możliwość eksportu danych do systemów

zewnętrznych). Ostatnim ważnym prawem jest Zarządzanie zbiorami kontrahentów/kontaktów.

Użytkownik mający to prawo może zmienić cały zbiór kontrahentów za pomocą jednego kliknięcia

myszki.

Po określeniu Uprawnień użytkownika należy zdefiniować Domyślne prawa do Odczytu, Zapisu

oraz Dowiązywania. Podczas pracy użytkownika domyślne prawa będą ustawiane na każdym

formularzu służącym dodawaniu/modyfikacji rekordów. System pozwala na oddzielne

zdefiniowanie domyślnych praw dla rekordów dotyczących różnych obiektów (Kontrahentów,

Projektów, Serwisu, Sprzedaży, Dokumentów itd.)

Po zakończeniu wypełniania okna z podstawowymi danymi użytkownika, możemy uzupełnić

pozostałe dane teleadresowe – tak aby tworzona w systemie baza pracowników była pełniejsza i


bardziej funkcjonalna. W sekcji Dane dodatkowe o użytkowniku mamy możliwość wzbogacenia

naszej bazy o takie informacje jak: ulica, miasto, kod pocztowy, region, państwo, telefon,

właściwości konta poczty e-mail dodawanego użytkownika oraz szeroko pojęte informacje

dodatkowe, co do których sądzimy, iż mogą być kiedyś przydatne. Wszystkie te informacje wpisać

można w pola o takich samych nazwach – pamiętać warto też, iż nie są to informacje

obligatoryjne – pozwalają jednak na zwiększenie funkcjonalności działania systemu. Z podanych

powyżej pól podkreślić należy znaczenie następujących trzech, których wypełnienie niezbędne jest

w przypadku gdy użytkownik będzie odbierał pocztę elektroniczną przy użyciu systemu ITCube:

• Serwer IMAP – serwer, na którym umieszczone jest konto pocztowe POP lub IMAP

wprowadzanego użytkownika;

• Konto IMAP – nazwa konta na podanym powyżej serwerze, którego właścicielem jest

użytkownik;

• Hasło IMAP – hasło dostępu do powyższego konta pocztowego;

• Serwer SMTP/Port – nazwa serwera smtp służącego do wysyłania poczty elektronicznej.

Możemy wskazać czy wymaga on autoryzacji bądź połączenia kodowanego protokołem SSL.

Dodatkowo jeśli serwer wykorzystuje niestandardowy port możemy go zdefiniować w polu

Port. Jeśli korzystamy ze standardowych portów pole to powinno pozostać puste;

• Konto SMTP – nazwa konta na serwerze smtp służącym do wysyłania poczty elektronicznej;

• Hasło SMTP – hasło dostępu do powyższego konta pocztowego;

WAŻNE: System ITCube daje nam również możliwość zarejestrowania użytkownika

nieaktywnego. Osiągnąć to można poprzez wyłączenie opcji Aktywny znajdującej się po prawej

stronie pola Nazwisko na początku formularza. Jest to także prosty sposób na tymczasowe

zablokowanie konta danego użytkownika.

• Skrzynka email – sekcja służąca określeniu praw do Odczytu i Zapisu poczty elektronicznej

dodawanego użytkownika.

Operację wprowadzania do systemu nowego użytkownika zakończyć należy wciśnięciem przycisku

Zapisz. Jeśli z jakiegoś powodu rezygnujemy z wprowadzania danych użytkownika do systemu –

wystarczy kliknąć przycisk Anuluj, który umożliwi wycofanie się z całej operacji.

Podgląd / Modyfikacja danych użytkowników

Użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać przeglądu bazy danych użytkowników

systemu oraz (jeśli ma odpowiednie uprawnienia) dokonać w niej niezbędnych poprawek. Do tego

celu służy polecenie Użytkownicy->Użytkownicy, po wybraniu którego system otworzy

formularz Zarządzaj użytkownikami gdzie dokonać będzie można wszystkich niezbędnych

czynności.


Wyszukiwanie danych

Formularz składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy

poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda

partia składa się z dziesięciu rekordów gdzie zaś każdy rekord zawiera dane związane z jednym

pracownikiem).

WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierających aktywnych

użytkowników oraz w bazie zawierającej użytkowników nieaktywnych (więcej o nadawaniu statusu

użytkownika aktywnego/nieaktywnego w punkcie dotyczącym dodawania nowego użytkownika).

Wyboru dokonujemy zaznaczając pole Aktywne rekordy bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące

się po lewej stronie przycisku Szukaj.

Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się

rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.

Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,

służące do:

• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;

• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;

• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;

• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.

Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać

przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych.

WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi

zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwia poruszanie się pomiędzy

wszystkimi partiami rekordów dostępnymi w systemie. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze

poszukiwania za pomocą mechanizmów do wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli

poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które spełniają żądane w zapytaniu kryteria.

Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego użytkownika

systemu za pomocą takich danych jak choćby: imię, nazwisko, login jakim posługuje się w

systemie, kompetencje użytkownika bądź dział, w którym pracuje. Okno składa się z pięciu

kolumn:

• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk

akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o

użytkowniku, edycja jego danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w

punkcie poświęconym modyfikacji danych);

• kolumna Dział – zawiera informację o dziale firmy, w którym zatrudniony jest dany

pracownik. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

rekordy dotyczące pracowników zatrudnionych w hipotetycznym dziale „Redakcja”

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Dział frazę „Redakcja”. Wynikiem takiego

działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim pracownikom

zatrudnionym w dziale „Redakcja” naszej firmy.

WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać o wprowadzeniu do systemu

struktury firmy (Użytkownicy->Słowniki->Działy firmy) i przypisaniu konkretnych

pracowników do poszczególnych jej działów (Użytkownicy->Dodaj użytkownika).

• kolumna Kompetencje - zawiera informacje o kompetencjach posiadanych przez

poszczególnych pracowników. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich pracowników posiadających hipotetyczne

kompetencje “Kurs angielskiego” oraz “Studia ekonomiczne” wystarczy zaznaczyć te

kompetencje (trzymając wciśnięty klawisz Ctrl) i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk

Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim

pracownikom, którzy posiadają przynajmniej jedną ze wskazanych kompetencji. Każdy z

rekordów zostanie opisany numerem wskazującym na ilość kompetencji pokrywających się

z naszym wyborem. Tak więc w wymienionym przypadku pracownicy, którzy spełniają nasze

kryteria w 100% oznaczeni zostaną numerem dwa natomiast ci, którzy mają ukończony

tylko kurs angielskiego bądź studia ekonomiczne numerem jeden;

• kolumna Nazwisko / imię – zawiera imię i nazwisko pracownika. W nagłówku (poniżej nazwy

kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg

tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący Jana Kowalskiego wystarczy

wpisać w pole Nazwisko i imię frazę „Jan Kowalski” i wcisnąć klawisz Enter bądź przycisk


Janom Kowalskim pracującym w naszej firmie. Jeśli nie znamy pełnego imienia bądź

nazwiska – system umożliwia skorzystanie z tak zwanego mechanizmu poszukiwania na

podstawie wzorca;

• kolumna Login – zawiera identyfikator użytkownika, pod jakim jest on rozpoznawany przez

system. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do

wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord

dotyczący użytkownika posługującego się konkretnym identyfikatorem, wystarczy wpisać

jego nazwę w polu edycyjnym i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie rekordu poświęconego pracownikowi posługującemu

się tym właśnie loginem. Podobnie jak miało to miejsce w przypadku mechanizmu

wyszukującego dane w kolumnie Nazwisko i imię, tak i tutaj mamy możliwość zastosowania

wyszukiwania za pomocą wzorców.


WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.

Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie

zdefiniowane kryteria.

Segregowanie wyszukanych rekordów

Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie

Podgląd / Modyfikacja / Tworzenie nowych kont/ Usuwanie rekordów

Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer

porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , dzięki któremu użytkownik systemu uzyskuje

dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o użytkowniku, edycja jego danych,

tworzenie nowego konta na bazie już istniejącego oraz ich usunięcie.

Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie

Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:

• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu użytkownika

znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;

• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.

Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym

wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone na temat danego użytkownika informacje.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o użytkowniku którekolwiek z pól nie zostało

wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony o następującym

wyglądzie .

WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona

symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.

Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie

Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to

uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji

system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który

wypełnić należało podczas wprowadzania danych nowego użytkownika (Użytkownicy->Dodaj

użytkownika). Za pomocą tego formularza uprawniony użytkownik systemu otrzymuje dostęp do

danych wybranego wcześniej użytkownika systemu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany

zostały zapisane należy zatwierdzić je klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole

formularza. Analogicznie – klikając w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone

przez nas poprawki.


WAŻNE: W przypadku edycji konta Admin widoczna jest tylko i wyłącznie sekcja Domyślne

prawa.

Tworzenie nowych kont

Każdy z rekordów można w dowolnej chwili wykorzystać jako bazę dla nowego konta. Aby to


porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj użytkownika. Po wykonaniu wyżej wspomnianej

operacji system ITCube otworzy formularz dodawania użytkownika. Wszytkie pola formularza

zostaną jednak automatycznie ustawione na wartości pobrane istniejącego juz konta. Funkcja ta

jest bardzo przydatna przy tworzeniu kont o podobnych parametrach (np. pracownicy jednego

działu).

Usuwanie rekordu(*)

Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć

lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i

wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda

potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk

Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.

Zarządzanie zastępstwami

System ITCube oferuje narzędzie pozwalające na grupowe przepinanie obowiązków pomiędzy

użytkownikami systemu. Ma to zastosowanie w przypadku długotrwałych absencji pracownika

bądź też zakończenia współpracy. Przez obowiązki rozumie się tutaj takie obiektu jak :

Wykonywane zadania, Prowadzone projekty/etapy projektów, Obsługiwane oferty, Wykonywane

zlecenia/działania serwisowe.

By wywołać formularz zarządzania zastępstwami należy wybrać polecenie Użytkownicy-

>Zastępstwa. W pierwszej kolejności należy wskazać osobę zastępowaną oraz zastępującą. Jeśli

mamy do czynienia z nieobecnością czasową podajemy zakres dat w polu okres zastępstwa. Jeśli

dodatkowo zależy nam by osoba zastępująca stała się także właścicielem rekordów (domyślnie

zmianie ulega tylko pole realizator, obsługujący czy koordynator) zaznaczmy opcję Zmień także

właściciela rekordów. Zagwarantuje to zastępującemu pełniejszy dostęp do rekordów ale

spowoduje także utratę informacji o pierwotnym właścicielu rekordu. Może to w przyszłości

utrudnić interpretację danych historycznych dlatego co do zasady pole to powinno pozostać

niezaznaczone.

Ostatnim krokiem jest wskazanie obiektów (Wykonywane zadania, Prowadzone projekty/etapy

projektów, Obsługiwane oferty, Wykonywane zlecenia/działania serwisowe), które mają zostać

skojarzone z nowym realizatorem. Dla każdego z tych obiektów będziemy także mogli precyzyjnie

określić typ oraz stan realizacji. Domyślne wartości typu oraz stanu realizacji opisują sytuacje w

której zależy nam na zmianie realizatora niezależnie od typu ale tylko w rekordach które

skojarzone są z czynnościami „zamkniętymi”. Ostatnim krokiem jest wykonanie akcji zmiany

realizatora poprzez naciśnięcie przycisku Zapisz.


Typy informacji o użytkowniku (*)

System ITCube umożliwia prowadzenie pełnej historii współpracy z pracownikiem. Zanim jednak

rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych informacji dotyczących użytkowników systemu

(Użytkownicy->Dodaj informację) logiczne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału

informacji ze względu na treść, której dotyczą (np.: Ważne zaniedbanie, Pochwała itd.). Polecenie

Użytkownicy->Słowniki->Typu informacji pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube

typów wszystkich informacji, które używane będą w systemie. Wybór wyżej wymienionej opcji

spowoduje otworzenie formularza Typy informacji o użytkowniku, za pomocą którego użytkownik

systemu będzie mógł:

• dodać nowy typ informacji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie

Dodaj typ informacji o użytkowniku i klikając w przycisk Dodaj;

• zmodyfikować istniejący typ poprzez wybranie jego nazwy w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj typ informacji o użytkowniku, modyfikacji jego nazwy w polu Nowa nazwa

oraz naciśnięciu przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący typ wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj typ informacji o użytkowniku i klikając w przycisk Usuń.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu informacji, który proponowany

będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślny

typ informacji ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas edycji nowego rekordu w oknie Dodaj typ

informacji o użytkowniku;

• wybierając interesujący nas typ z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj

typ informacji o użytkowniku, zaznaczając okno Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Wprowadzanie nowej informacji o użytkowniku

Informacje wprowadzamy do systemu za pomocą polecenia Użytkownicy->Dodaj informację.

Po wybraniu wyżej wspomnianej opcji otwarty zostanie nowy formularz Dodaj informację o

użytkowniku, za pomocą którego określić będziemy mogli wszystkie parametry nowo tworzonej

wiadomości. I tak w formularzu tym znaleźć będziemy mogli następujące pola:

• Data od, do (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy zakres czasowy

dotyczący wprowadzanej informacji. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego

kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie

pola Data;

• Typ informacji (obowiązkowe) – niezwykle istotne menu pozwalające określić typ

wprowadzanej do systemu informacji. Dzięki podziałowi informacji na typy wygodniejsze i

szybsze staje się ich późniejsze wyszukiwanie;

• Użytkownik (obowiązkowe) – pole specyfikujące, którego użytkownika dotyczy

wprowadzana informacja;


• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające powiązanie informacji o użytkowniku z

kontrahentem;

• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby

kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;

• Projekt – rozwijane menu umożliwiające powiązanie informacji o użytkowniku z konkretnym

projektem;

• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wyżej

wskazanego projektu, którego dotyczyć będzie wprowadzana właśnie do systemu

wiadomość;

• Właściciel (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela wprowadzanego

rekordu.

• Treść – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samej informacji;

WAŻNE: Administrator systemu będzie miał możliwość specyfikacji właściciela rekordu używając

pola Właściciel.

Podgląd / Modyfikacja informacji o użytkownikach

Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać

podglądu danego rekordu oraz (jeśli zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki.

Do tego celu służy polecenie Użytkownicy->Informacje. Po wybraniu tej opcji system otworzy

formularz Zarządzaj informacjami o użytkownikach, za pomocą którego dokonać będzie można

wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj informacjami o użytkownikach składa się z dwóch okien. Pierwsze służy

wyłącznie do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system

wyświetla jedną partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord

zawiera dane związane z jedną informacją o użytkowniku). Nawigacja pomiędzy partiami

rekordów może odbywać się na dwa różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za

pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą

również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:






zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi

partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do


wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które

spełniają żądane w zapytaniu kryteria.


przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy

służące do odnalezienia konkretnej informacji za pomocą takich danych jak choćby: właściciel

rekordu, typ informacji, użytkownik systemu, którego dotyczy informacja czy też zakres czasowy

danej informacji. Okno składa się z pięciu kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji, jej

edycja oraz usunięcie danej wiadomości;

• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do

systemu daną informację. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został

mechanizm służący do wyszukiwania konkretnej informacji wg tego właśnie kryterium. Tak

więc, aby znaleźć informację, której twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z

rozwijanego menu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wiadomości stworzonych przez użytkownika „Jan Kowalski”;

• kolumna Typ – jak sama nazwa wskazuje – kolumna zawiera informacje na temat typu

danej informacji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

wszystkie informacje, których typ określony został jako „Poważne zaniedbanie” wystarczy

wybrać z rozwijanego menu w polu Typ identyczną wartość. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych informacjom, których typ został tak

właśnie określony.

• kolumna Użytkownik – zawiera Nazwisko oraz imię pracownika, z którym związana jest

określona wiadomość. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć rekordy dotyczące informacji związanych z pracownikiem „Jan Kowalski”

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Użytkownik identyczną pozycję. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych informacjom

powiązanym z danym pracownikiem;

• kolumna Data – zawiera informację o dacie danej informacji. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich wiadomości,

według ich daty początkowej lub końcowej, ustalić należy zakres czasowy jaki system

powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących informacji.

Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości wprowadzić

należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.

Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdującego się po

prawej stronie pól Od, Do.






Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.

Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji,

edycja zapisanych tam danych oraz ich usunięcie.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu informacji





wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone podczas tworzenia nowej wiadomości informacje.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o produkcie którekolwiek z pól nie zostało

wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .



WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego, kto z użytkowników

jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego

użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.






wypełnić należało podczas wprowadzania nowej informacji (Użytkownicy->Dodaj informację).

Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranej wcześniej


informacji i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki

należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie –

kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje odrzucenie wszystkich wprowadzonych przez nas

poprawek.

Usuwanie rekordu (*)






Raport użytkowników – statystyka aktywności

Pierwszym z raportów dotyczących użytkowników jest Statystyka aktywności. Raport ten

prezentuje ile informacji, zadań, ofert, maili, faksów zostało dodanych do systemu przez

użytkowników. Raport ten jest w postaci tabelarycznej, co ułatwia porównywanie efektywności

pracowników. Statystykę aktywności można wygenerować za pomocą polecenia Raporty-

>Użytkownicy->Statystyka aktywności. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego

formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie informacje powinny

zostać umieszczone w raporcie. I tak w sekcji Dane dotyczące informacji uwzględnionych w

statystyce znajdują się następujące pola:

• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego raportu. Odpowiednią datę

wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w

przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;

• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami

wskazanego działu;

Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu

obliczeń statystycznych ze względu na projekty. I tak znajdują się tu następujące pola:

• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,

którego będzie dotyczyć statystyka. Datę wprowadza się za pomocą systemowego

kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie

pola;

• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.

• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System

wygeneruje statystykę związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego

działania będzie wygenerowanie statystyki związanej z projektami stworzonymi w oparciu o

wybrany projekt wzorcowy;

• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma

podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie

statystyki powiązanej ze wskazanym projektem;

• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego

projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne.

Ostatnia część formularza (Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące uściśleniu

obliczeń statystycznych ze względu na kontrahenta. I tak znajdują się tu następujące pola:

• Kontrahent - pole umożliwiające wprowadzenie nazwy kontrahenta, którego ma dotyczyć

podsumowanie statystyczne;

• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy

kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-

>Słowniki->Grupy kontrahentów;

• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa

kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże

kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;

• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego

chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za

pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj

pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby

pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-

>Sposoby pozyskania;

• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby

kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;

• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego

miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie

statystyczne;

• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą


statystyczne;

• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla

którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;

• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego

określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą

systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po

lewej stronie pola;


• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela

rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.

Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając

przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.

Raport użytkowników – statystyka zysku ze sprzedaży

Kolejnym z raportów dotyczących użytkowników jest Statystyka zysku. Raport ten prezentuje jaki

zysk/stratę osiągnął konkretny użytkownik w rozbiciu na oferty, zamówienia oraz

przychody/koszty. Raport ten jest w postaci tabelarycznej, co ułatwia porównywanie

“zyskowności” pracowników. Statystykę zysku można wygenerować za pomocą polecenia

Raporty->Użytkownicy->Statystyka zysku ze sprzedaży. Wybranie tej opcji spowoduje

otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie

informacje powinny zostać umieszczone w raporcie. I tak w sekcji Dane dotyczące informacji

uwzględnionych w statystyce znajdują się następujące pola:

• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego raportu. Odpowiednią datę

wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w


• Waluta – pole zawężające raport do dokumentów wyrażonych w podanej walucie;


wskazanego działu;


obliczeń statystycznych ze względu na projekty. I tak znajdują się tu następujące pola:


którego będzie dotyczyć statystyka. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;



wygeneruje statystykę związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


działania będzie wygenerowanie statystyki związanej z projektami stworzonymi w oparciu o

wybrany projekt wzorcowy;



statystyki powiązanej ze wskazanym projektem;



projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne.






















statystyczne;



statystyczne;






lewej stronie pola;






Zarządzanie zadaniami w systemie ITCube

System ITCube posiada wiele funkcji umożliwiających pracę grupową w wewnątrz firmy.

Podstawowym narzędziem pracy grupowej jest zarządzanie zadaniami. Wszystkie możliwe

czynności związane z zadaniami takie jak dodawanie, delegowanie, przeglądanie są dostępne w

menu Zadania.

Typy zadań (*)

Zanim zaczniemy dodawać czy też delegować zadania należy skonfigurować wartości słownikowe

dotyczące zadań. Formularz Typy zadań (Zadania->Słowniki->Typy zadań) pozwala na

wprowadzenie do systemu ITCube różnych rodzajów zadań, które następnie będziemy

wykorzystywać przy dodawaniu bądź delegowaniu zadań innym użytkownikom. Po wybraniu

odpowiedniego polecenia z menu Zadania administrator systemu otrzyma formularz składający

się z dwóch okien, za pomocą którego będzie mógł:

• dodać nowy typ zadania – poprzez wpisanie jego nazwy w polu Nazwa okna Dodaj typ

zadania i kliknięcie w przycisk Dodaj;

• usunąć już istniejący typ zadania poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu

Nazwa okna Usuń/Modyfikuj typ zadania i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie

na przycisk Usuń;

• zmodyfikować nazwę typu zadania poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w

polu Nazwa oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj typ

zadania i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu zadania, który proponowany


typ zadania ustalić można na dwa sposoby:


zadania;


typ zadania, zaznaczając okno Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Dni wolne od pracy(*)

Formularz Dni wolne od pracy (Zadania->Słowniki->Dni wolne od pracy) pozwala na

wprowadzenie do systemu ITCube zbioru dat wyznaczających listę świąt. Daty takie

symbolizowane będą na wszystkich kalendarzach systemowych (a więc i tych nie dotyczących

bezpośrednio zadań) kolorem czerwonym. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu Zadania


mógł:


• dodać nowy dzień wolny – poprzez wpisanie daty w polu Nazwa okna Dodaj pozycję

słownika i kliknięcie w przycisk Dodaj;

• usunąć już istniejącą datę poprzez wybranie jej z rozwijanego menu w polu Nazwa okna

Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na

przycisk Usuń;

• zmodyfikować datę poprzez wybranie jej z rozwijanego menu w polu Nazwa oraz podaniu

nowej wartości w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i zatwierdzenie

swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.

System ITCube umożliwia wpisywanie dat świąt na dwa sposoby. Pierwszy z nich to podanie pełnej

daty zawierającej zarówno rok, miesiąc jak i dzień – np. 2008-01-01. Drugi to podanie jedynie

miesiąca i dnia – np. 12-24. W drugim przypadku opisujemy datę która powtarza się w cyklu

rocznym.

Delegowanie / Realizacja zadań

System ITCube umożliwia nie tylko wysyłanie informacji do poszczególnych grup użytkowników.

Istnieje również możliwość wydania polecenia konkretnemu użytkownikowi zarejestrowanemu w

systemie i nadzorowania jak toczy się wykonanie zleconego zadania oraz, co bardzo istotne,

prowadzenia z nim swego rodzaju wymiany uwag i spostrzeżeń.

Aby dobrze zrozumieć zasady na jakich działa w systemie delegowanie zadań trzeba przyjrzeć się

w jaki sposób zadania te krążą pomiędzy poszczególnymi użytkownikami i jakie użytkownicy Ci

mają możliwości działania. W największym skrócie schemat taki wygląda następująco:

1. Użytkownik zleca (deleguje) wykonanie danego zadania innemu użytkownikowi. Dzięki

temu staje niejako wyżej w hierarchii i przejmuje rolę osoby, która decydować będzie o

pozytywnym bądź negatywnym ostatecznym zakończeniu zadania.

2. Użytkownik, który został wybrany do zrealizowania zadania zostaje powiadomiony o tym

fakcie przez system (notka w sekcji Do zrobienia (Zadania nowe) w Panelu głównym

systemu ITCube oraz odpowiednia informacja dostępna za pomocą polecenia Zadania-

>Zadania odebrane).

3. Realizator decyduje o tym jak zamierza postąpić i powiadamia o tym osobę delegującą

ustawiając odpowiedni status zadania za pomocą pola Status wraz z opisaniem przyczyn

takiej a nie innej decyzji.

4. Użytkownik zlecający przegląda informacje wprowadzone przez realizatora za pomocą

polecenia Zadania->Zadania delegowane i albo definitywnie akceptuje jego decyzję

albo nakazuje ponownie zająć się zadaniem uzasadniając swoją decyzję w polu

edycyjnym.

WAŻNE: Użytkownik systemu może wyznaczyć na realizatora samego siebie. Dzięki temu system

ITCube służyć może także jako prywatny kalendarz.


I tak Aby delegować innemu użytkownikowi systemu zadanie, wybrać należy polecenie Zadania-

>Dodaj/Deleguj zadanie. System ITCube otworzy nowe okno z formularzem, w którym znaleźć

można następujące pola:

• Temat (obowiązkowe) – pole umożliwiające nadanie nazwy tworzonemu właśnie zadaniu;

• Data (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego określić należy daty

rozpoczęcia/zakończenia zadania oraz godziny jego realizacji. Daty wprowadzić należy za

pomocą systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący

się po prawej stronie pola Data lub wpisać poprawną datę z klawiatury. W przypadku

dodawania zadania kilkudniowego należy ręcznie zmodyfikować dzień zakończenia zadania;

• Seria/Do – pola pozwalające na dodawanie serii – czyli zadań związanych z wieloma

użytkownikami bądź powtarzanych okresowo. Jeśli w pierwszym polu wybierzemy wartość

„Cykl wieloużytkownikowy” pole Realizator zmieni się tak by możliwe było wskazanie wielu

wartości. Jeśli zdecydujemy sie na serię czasową pole to decyduje o typie serii określając

okres powtórzenia (dzień, tydzień, miesiąc itd.). Jeśli wybrany zostanie typ dzienny

dodatkowo system wyświetli elementy pozwalające na doprecyzowanie wyboru poprzez

wskazanie poszczególnych dni tygodnia. Pole „Do” określa datę zakończenia okresu trwania

serii.

• Realizator (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wyznaczamy spośród

zarejestrowanych w systemie użytkowników osobę mającą zająć się realizacją danego

zadania;

• Delegujący (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę osoby delegującej

edytowany rekord.

• Typ – rozwijana lista z typami zadań wprowadzanych do systemu za pomocą polecenia

Zadania->Słowniki->Typy zadań;

• Priorytet – rozwijane menu umożliwiające określenie ważności delegowanego zadania;

• Przypomnienie delegującego – rozwijana lista, dzięki której można zadecydować czy system

ma poinformować osobę delegującą zadanie o jego zakończeniu (Powiadom o zakończeniu

zadania) lub też nie informować delegującego o tym fakcie (Nie powiadamiaj). Dodatkowo

możliwe jest powiadomienie delegującego o opóźnieniu w realizacji zadania bądź jego fakcie

jego odebrania przez realizatora. By system powiadamiał delegującego o odebraniu bądź

zakończeniu zadania ustawić należy opcję: Zakończenie/Odbiór zadania. Odbiór zadania

rozumiany jest tutaj jako podjęcie decyzji przez realizatora co do akceptacji/odrzucenia

zadania. W przypadku gdy chcemy by system powiadamiał delegującego o opóźnieniu bądź

zakończeniu zadania ustawić należy opcję: Zakończenie/Opóźnienie zadania. Opóźnienie

zadania rozumiane jest tutaj jako brak podjęcia decyzji o pozytywnym bądź negatywnym

zakończeniu zadania przy jednoczesnym upłynięciu terminu realizacji zadania. W obu

przypadkach zakończenie zadania rozumiane jest jako ustawienie statusu na Zamknięte

pozytywne bądź Zamknięte negatywnie. W przypadku gdy system ITCube powiadomi

delegującego o zakończeniu lub opóźnieniu zadania można ustawić opcję Nie powiadamiaj –

wtedy system nie będzie więcej informował nas o tym fakcie;

• Przypomnienie realizatora – rozwijana lista umożliwiająca określenie kiedy system ma

poinformować o realizacji zadania osobę odpowiedzialną za jego wykonanie. By oprócz


standardowego sposobu powiadomienia system poinformował realizatora także drogą

mailową wystarczy zaznaczyć opcje Mail. Jeśli aktywny jest dodatkowo moduł ITCube SMS

oraz do serwera został podłączony modem GSM (większość współczesnych telefonów

komórkowych zawiera taki modem) można nakazać systemowi przypomnienie o zadaniu w

postaci sms'a;

• Status – rozwijane menu dające możliwość ustalenia obecnego statusu zadania. Do wyboru

jest pięć opcji:

• Nowy – zadanie zostało dopiero wprowadzone do systemu;

• Odrzucony – zadanie nie zostało przyjęte do realizacji;

• Zaakceptowany - zadanie zostało przyjęte do realizacji;

• Zamknięty negatywnie, Zamknięty pozytywnie – zadanie zostało zakończone

pozytywnie/negatywnie;

• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do

systemu firm) tego kontrahenta, którego w jakiś sposób dotyczyć będzie zadanie;

WAŻNE: Dodając zadanie korzystając z polecenia Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie lista

zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie

powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie

system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po

wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi

kontrahenta do formularza dodawania zadania.



• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego

dotyczyć będzie zadanie;

• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego możemy związać zadanie z

konkretnym etapem wyżej wybranego projektu;

• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do zadania dowolnych plików, które zawierać

mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby delegującej. Plik dołącza się klikając w

przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po kliknięciu na wyżej

wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są wszystkie

dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj

dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie

możemy to zrobić podczas dodawania/delegowania zadania klikając przycisk . Więcej o

dołączaniu plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom.

• Delegujący (opis) – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie np. treści polecenia, z

którym zapozna się realizator danego zadania;

W formularzu Dodaj/Deleguj zadanie możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych

zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Pola dodatkowe wprowadza się w sekcji Dane


dodatkowe dotyczące zadania. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony mechanizm

dodawania dodatkowych pól dotyczący zadań.

WAŻNE: Dodając/Delegując zadanie mamy możliwość wprowadzenia także informacji, rezerwacji

czy nieobecności. Dla przykładu aby zaraz po dodaniu zadania przejść do formularza służącego

definiowaniu informacji (większość pól będzie już wypełniona) należy zaznaczyć pole Dodaj

informację znajdujące się na samym dole formularza.

WAŻNE: Na dole formularza została umieszczona opcja Dodaj kontrahenta do pola "Związany z"

w projekcie/etapie. Jej zaznaczenie spowoduje dodanie kontrahenta związanego z zadaniem do

listy firm związanych z jego projektem nadrzędnym. Jeśli kontrahent jest już obecny na liście firm

związanych z projektem zostanie on zignorowany.

WAŻNE: Na dole formularza zostały umieszczone jeszcze dwa pola służące do zapisania zadania

w bazie systemu ITCube po mimo kolizji z innymi zadaniami lub nieobecnościami. Są to pola:

Ignoruj kolizję z zadaniami oraz Ignoruj kolizję z nieobecnościami.

Aby rekord został wprowadzony do systemu, należy zatwierdzić go klikając w przycisk Zapisz

znajdujący się na dole formularza. Kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie

wprowadzone przez nas informacje dotyczące zadania. Dodatkowo obok przycisku Zapisz znajduję

się przycisk Ignoruj kolizje z innymi zadaniami. Odznaczenie tego przycisku spowoduje, iż system

będzie czuwał aby nie wprowadzić zadania kolidującego z innymi zadaniami wprowadzonymi do

systemu ITCube CRM.

Miesięczny kalendarz zadań

System ITCube umożliwia łatwe przeglądanie zadań w obrębie jednego miesiąca. W ten sposób od

razu widać w jaki dzień mamy dużo obowiązków, a w który jesteśmy stosunkowo mało zajęci. Aby

skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Zadania->Kalendarz miesięczny. Następnie

program otworzy okno Kalendarz miesięczny zawierające tabelę z rozkładem zadań na dni. Każda

komórka tabeli reprezentuje pojedynczy dzień (numer dnia jest podany w lewym górnym rogu), w

której wypisane są wszystkie zadania na konkretny dzień. W Kalendarzu zadań mogą być

wypisywane wszystkie zadania lub zadania ważne/bardzo ważne, zależy to od ustawień

parametrów systemu. W przypadku zadań jednodniowych obok nazwy zadania system wypisuje

zakres jego czasu realizacji. Inaczej wygląda wypisanie zadania kilkudniowego, które zawiera czas

rozpoczęcia zadania (w pierwszym dniu realizacji), czas zakończenia (w ostatnim dniu jego

wykonania) a w dni pośrednie zadanie to oznaczone jest jako Całodniowe.

Miesięczny kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie zadania. Aby delegować zadanie należy

kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru dnia, na który chcemy je delegować.

Następnie należy wybrać godziny w jakich zadanie ma zostać wykonane oraz kliknąć w przycisk

Dodaj zadanie. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można otrzymać


wybierając opcje Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie. Przycisk akcji pozwala także na szybkie

dodanie nieobecności z poziomu kalendarza zadań.

Jeśli dany użytkownik posiada prawo do Przeglądania kalendarzy użytkowników swojego działu na

dole Miesięcznego kalendarza pojawią się dodatkowe dwa pola Realizator/Nieobecny oraz

Delegujący. Dzięki nim możliwe będzie przeglądanie oraz delegowanie zadań innym użytkownikom

systemu ITCube. Jeśli dany użytkownik posiada dodatkowo prawo do Przeglądania kalendarzy

wszystkich użytkowników pojawi się trzecie dodatkowe pole Dział pozwalające na zawężenie

kalendarza tylko do rekordów związanych z pracownikami wskazanego działu.

Jeśli chcemy aby w Miesięcznym kalendarzu uwzględnione były także absencje użytkowników

systemu bądź działania serwisowe należy na dole formularza zaznaczyć odpowiednio pole

Nieobecności bądź Działania serwisowe.

Tygodniowy kalendarz zadań

System ITCube umożliwia graficzne przeglądanie zadań w obrębie jednego tygodnia. W ten

sposób od razu widać w jaki dzień mamy dużo obowiązków, a w który jesteśmy stosunkowo mało

zajęci. Aby skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Zadania->Kalendarz tygodniowy.

Następnie program otworzy okno Kalendarz tygodniowy zawierające graficzny rozkład zadań

podzielony na dni tygodnia.

Tygodniowy kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie zadania. Aby delegować zadanie należy

kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru godziny, na którą chcemy delegować

zadanie. Następnie należy wybrać godzinę zakończenia zadanie oraz kliknąć w przycisk Dodaj

zadanie. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można otrzymać




dole Tygodniowego kalendarza pojawią się dodatkowe dwa pola Realizator/Nieobecny oraz

Delegujący. Dzięki nim możliwe będzie przeglądanie oraz delegowanie zadań innym użytkownikom

systemu ITCube. Jeśli dany użytkownik posiada dodatkowo prawo do Przeglądania kalendarzy

wszystkich użytkowników pojawi się trzecie dodatkowe pole Dział pozwalające na zawężenie

kalendarza tylko do rekordów związanych z pracownikami wskazanego działu.

Jeśli chcemy aby w Tygodniowym kalendarzu uwzględnione były także absencje użytkowników



Dniowy kalendarz zadań

System ITCube umożliwia graficzne przeglądanie zadań w obrębie jednego dnia. W ten sposób od

razu widać w jakich godzinach danego dnia mamy dużo obowiązków, a w których jesteśmy


stosunkowo mało zajęci. Aby skorzystać z tej możliwości należy z poziomu kalendarza

tygodniowego bądź miesięcznego wybrać konkretny dzień. Następnie program otworzy okno

Kalendarz dniowy zawierające graficzny rozkład zadań w kontekście wybranego dnia podzielony na

godziny.

Dniowy kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie zadania. Aby delegować zadanie należy

kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru godziny, na którą chcemy delegować

zadanie. Następnie należy wybrać godzinę zakończenia zadanie oraz kliknąć w przycisk Dodaj

zadanie. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można otrzymać




dole Dniowego kalendarza pojawią się dodatkowe dwa pola Realizator/Nieobecny oraz Delegujący.

Dzięki nim możliwe będzie przeglądanie oraz delegowanie zadań innym użytkownikom systemu

ITCube. Jeśli dany użytkownik posiada dodatkowo prawo do Przeglądania kalendarzy wszystkich

użytkowników pojawi się trzecie dodatkowe pole Dział pozwalające na zawężenie kalendarza tylko

do rekordów związanych z pracownikami wskazanego działu.

Jeśli chcemy aby w Dniowym kalendarzu uwzględnione były także absencje użytkowników



Zadania odebrane

Wszystkie zadania, które zostały przydzielone konkretnemu użytkownikowi natychmiast trafiają do

specjalnej tabeli z wykazem zadań odebranych. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu

systemowego opcję Zadania->Zadania odebrane. Dodatkowo użytkownik wyznaczony do

realizacji zadania zostaje o tym powiadomiony przez system poprzez umieszczenie odpowiedniej

adnotacji w Panelu głównym systemu ITCube (ramka Zadania nowe).

Wyszukiwanie wyników

I tak po wybraniu polecenia Zadania->Zadania odebrane wczytany zostanie wykaz wszystkich

zadań, których realizatorem jest osoba, aktualnie pracująca w systemie na danej stacji roboczej.

Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można

posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam

chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie

menu, służące do:











Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu

opisującego zadanie za pomocą takich danych jak choćby: osoba delegująca zadanie, status

danego zadania, jego nazwa czy też data realizacji zadania. Tabela ta podzielona jest na sześciu

kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji

zawartej w rekordzie, jej edycja (umożliwiająca zmianę statusu zadania oraz wejście w

interakcję z osobą delegującą) oraz usunięcie rekordu;

• kolumna Delegujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który delegował dane

zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do

wyszukiwania konkretnego zadania wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

zadanie, które delegował Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu

Delegujący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

zadań delegowanych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Data rozpoczęcia – zawiera informację o dacie rozpoczęcia realizacji zadania. W

nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania


wszystkich zadań, według ich daty realizacji, ustalić należy zakres czasowy jaki system

powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących zadań

delegowanych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data rozpoczęcia. Konkretne

wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią


znajdujące się po lewej stronie pól Od, Do;

• kolumna Realizator – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest realizatorem

danego zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby

znaleźć zadanie, którego realizatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego

menu Realizator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich zadań realizowanych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Typ – zawiera rodzaj wprowadzonego zadania. W nagłówku (poniżej nazwy

kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg

tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zadanie o typie „Prezentacja” wystarczy

wybrać z rozwijanego menu Typ frazę „Prezentacja”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich zadań oznaczonych jako Prezentacja;


• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której dotyczy dane zadanie. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie zadania

dotyczące firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontrahent „Coca Cola” i

nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych mamy możliwość

zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz

wyszukiwania danych po dowolnym polu zadania. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się

pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Wyszukiwanie

odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W Dodatkowej

kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

Dodatkowo na dole formularza znajdują się przyciski określające status zadania. Do wyboru mamy

następujące statusy zadań: Wszystkie, Nowe, Odrzucone, Zaakceptowane, Zamknięte pozytywne,

Zamknięte negatywnie.




Segregowanie wyników


Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów




edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu z systemu.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zadań odebranych

znajdujących się na liście wyników wyszukiwania;




wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące zadania.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o zadaniu którekolwiek z pól nie zostało wypełnione

– na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .




WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników




Osoba wyznaczona do realizacji danego zadania może w każdej chwili zmodyfikować pewne

informacje zapisane w rekordzie opisującym dane zadanie. Aby to uczynić należy kliknąć lewym

przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i

wybrać opcję Edytuj rekord.

WAŻNE: Warto zauważyć, że standardowo realizator nie ma możliwości zmiany wszystkich pól

jeśli nie jest jednocześnie osobą która zadanie delegowała. W szczególności nie może dokonać

zmiany pól Data, Realizator. Możliwość taką uzyska dopiero w wyniku przyznania mu uprawnień

„Redelegacja odebranych zadań” i/lub „Zmiana terminu realizacji odebranych zadań”

Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz

znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system

odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.


Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się

obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej

wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po

otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z

bazy. Jeśli dane zadanie jest elementem serii – czyli zostało wygenerowane automatycznie jako

część zadania cyklicznego dodatkowo pojawi się także opcja „Usuń serię (wszystkie zadania)” oraz

„Usuń serię (zadania otwarte)”. Pierwsza z opcji pozwala na usunięcie wszystkich rekordów

będących składowymi danego zadania cyklicznego. Druga natomiast tylko tych które nie zostały

jeszcze oznaczone jako „Zamknięte pozytywnie/negatywnie”

Zadania delegowane

Podobnie jak miało to miejsce w przypadku zadań odebranych, w każdej chwili obejrzeć możemy

pełny wykaz zadań, które zleciliśmy do wykonania konkretnemu użytkownikowi. Tabelę taką

przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Zadania->Zadania delegowane.


Wyszukiwanie wyników

I tak, po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich zadań, których wykonanie

zleciła osoba aktualnie zalogowana. Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może

odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego

wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery

przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:












służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego zadanie za pomocą takich danych jak

choćby: osoba wyznaczona do realizacji zadania, jego status, nazwa, czy też data realizacji

zadania. Okno to podzielone jest na sześć kolumn.



związanej z zadaniem oraz jej edycja (umożliwiająca zmianę wszystkich parametrów

zadania oraz wejście w interakcję z osobą delegowaną do wykonania zadania);


zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do

wyszukiwania konkretnego zadania wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

zadanie, które delegował Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu



• kolumna Data rozpoczęcia – zawiera informację o dacie rozpoczęcia realizacji danego

zadania. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące wszystkich zadań, według ich daty realizacji, ustalić należy zakres

czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów

dotyczących zadań delegowanych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data

realizacji. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który


jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez

wciśnięcie przycisku znajdujące się po lewej stronie pól Od, Do.


danego zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby




• kolumna Typ – zawiera rodzaj wprowadzonego zadania. W nagłówku (poniżej nazwy

kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg

tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zadanie o typie „Prezentacja” wystarczy

wybrać z rozwijanego menu Typ frazę „Prezentacja”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich zadań oznaczonych jako Prezentacja;

• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której dotyczy dane zadanie. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie osoby

kontaktowe firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontrahent frazę „Coca

Cola” i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych mamy możliwość



wyszukiwania danych po dowolnym polu zadania. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się





Dodatkowo na dole formularza znajdują się przyciski określające status zadania. Do wyboru mamy

następujące statusy zadań: Wszystkie, Nowe, Odrzucone, Zaakceptowane, Zamknięte pozytywne,

Zamknięte negatywnie.








porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk, kliknięcie którego otwiera podręczne menu






• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zadań delegowanych





wyświetlone zostaną wszystkie informacje poświęconemu danemu zadaniu.









Osoba delegująca zadanie może w każdej chwili zmodyfikować wszystkie informacje zapisane w

rekordzie opisującym dane zadanie o ile zadanie nie zostało zamknięte. Aby to uczynić należy

kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego

rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wybraniu tego polecenia system ITCube otworzy

formularz identyczny z tym jaki wypełnialiśmy podczas delegowania danego zadania, dzięki czemu

zmienić będziemy mogli następujące pola:

• Nazwę - wpisując nową nazwę zadania;

• Datę - wybierając nową datę za pomocą kalendarza systemowego. Dostęp do kalendarza

uzyskać można poprzez kliknięcie w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;

• Realizator – wskazując właściwą osobę przeznaczoną do realizacji zadania;

• Typ – rozwijane menu zawierające typy zadań zdefiniowane w systemie ITCube;

• Priorytet – rozwijane menu umożliwiające określenie ważności delegowanego zadania;


ma poinformować osobę delegującą zadanie o jego zakończeniu (Powiadom o zakończeniu

zadania) lub też nie informować delegującego o tym fakcie (Nie powiadamiaj). W przypadku

gdy system powiadomi delegującego o zakończeniu zadania można ustawić opcję Odebrano

powiadomienie – wtedy system nie będzie więcej informował nas o tym fakcie;


poinformować o realizacji zadania;


• Status – WAŻNE – dzięki czemu zadanie będzie mogło zostać uznane za finalnie

zakończone pozytywnie lub negatywnie (zamknięte negatywnie/pozytywnie) bądź też

powrócić będzie można do statusu Nowy;

• Kontrahent – wybierając z rozwijanej listy nową nazwę firmy. W liście tej domyślnie

znajduje się jedynie przypisany do zadania kontrahent. Jeśli chcemy pobrać pełną listę

kontrahentów należy kliknąć w ikonę ;

• Kontakt – wskazując właściwą osobę z rozwijanego menu;

• Projekt – wybierając odpowiednią wartość z rozwijanej listy projektów;

• Delegujący (opis) – wpisując odpowiednią kwestię w pole edycyjne;

• Dokumenty – wciskając przycisk znajdujący się po lewej stronie pola i wybierając

właściwe dokumenty z listy tych, które został wcześniej wprowadzone do systemu.









bazy.

Statystyka zadań

System ITCube oferuje mechanizmy szczegółowej analizy czasu poświęconego na obsługę

kontrahenta. Możliwa jest analiza dowolnego typu obsługi klienta określonego wcześniej za

pomocą polecenia Zadania->Słowniki->Typy zadań. Tworzenie statystyk/rankingów czasu

poświęconego na obsługę dla wybranych kontrahentów jak i grup kontrahentów jest możliwe

dzięki poleceniom Raporty->Zadania->Ranking zadań oraz Raporty->Zadania->Statystyka

zadań.

WAŻNE: System ITCube może dokonać obliczeń statystycznych biorąc pod uwagę wiele różnych

kombinacji danych. Dane, według których mają być one tworzone wybiera się w poszczególnych

polach. Jeśli wybierze się lub wpisze jakąkolwiek wartość w dowolnym polu daje się systemowi

znak, iż jest to istotna wartość, która ma zostać wzięta pod uwagę. Natomiast gdy pole

pozostawimy niewypełnione jest to wskazówka, iż wartość ta ma zostać pominięta podczas

tworzenia podsumowania statystycznego.

Po wybraniu opcji Raporty->Zadania->Statystyka zadań system otworzy formularz którego

przeznaczeniem jest porównywanie czasu spędzonego na realizacji zadań o wskazanych typach w

obrębie zdefiniowanej grupy kontrahentów. Wyniki Statystyki zadań są prezentowane w postaci


tabelarycznej.

Formularz Statystyka zadań składa się z trzech okien. Okno Dane dotyczące zadań

uwzględnionych w statystyce pozwala na określenie parametrów analizowanych zadań. I tak

znajdują się tutaj następujące pola:

• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.

Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w

przycisk , znajdujący się po lewej stronie pola;

• Delegujący – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które

zostały wydelegowane przez danego użytkownika systemu;

• Realizator – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które

zostały zrealizowane przez danego użytkownika systemu;


wskazanego działu;

• Typ zadania (obowiązkowe) – menu, z którego wybrać można wartości poddawane później

analizie statystycznej (porównaniu). Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju formy

obsługi klienta (określone wcześniej za pomocą polecenia Zadania->Słowniki->Typy

zadań).


obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą zadania. I tak znajdują się tu

następujące pola:


którego będzie dotyczyć statystyka zadań. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje statystykę zadań dotyczącą wszystkich zadań związanych z projektami,

których właścicielem jest wskazana osoba;


wygeneruje statystykę zadań związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


działania będzie wygenerowanie statystyki zadań związanej z projektami stworzonymi w

oparciu o wybrany projekt wzorcowy;



statystyki zadań powiązanej ze wskazanym projektem;


projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu

ITCube będzie wygenerowanie statystyki zadań powiązanej ze wskazanym etapem projektu.


Trzecia część formularza (okno Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące

uściśleniu obliczeń statystycznych ze względu na grupę kontrahentów. I tak znajdują się tu

następujące pola:

• Kontrahent – edycyjne pole, w którym możemy podać nazwę kontrahenta, dla którego

chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;


kontrahenta (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-

>Słowniki->Grupy kontrahentów);


kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;




pozyskania kontrahentów, który ma zostać uwzględniony przy generowaniu

statystyki/analizy;

• Miasto – w pole to można wpisać nazwę miasta, w którym siedzibę ma kontrahent;

• Region – analogicznie jak w przypadku miasta możemy określić nazwę regionu, w którym

siedzibę ma kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;

• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa, w którym

siedzibę ma kontrahent;

• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta;




lewej stronie pola lub wpisując z klawiatury;



WAŻNE: Nie należy mylić pola Właściciel kontrahenta z polem Realizator zadania. Pierwsze pole

dotyczy tylko i wyłącznie właściciela rekordu Kontrahent, na którego obsługę poświęcony został

określony czas, natomiast drugie pole dotyczy osoby, która zrealizowała daną czynność. Możemy

zatem analizować pracę przeprowadzone przez użytkownika Jan Kowalski gdy w polu Realizator

zadania wybierzemy wartość „Jan Kowalski” lub też analizować wszystkie obsługi firm, których

właścicielem jest Jan Kowalski. W takim przypadku należy wybrać w polu Właściciel Kontrahenta

wartość „Jan Kowalski”.




Ranking zadań

Kolejnym narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym czas poświęcony na obsługę

klienta jest Ranking zadań. Służy on porównaniu grup kontrahentów ze względu na ilość czasu

poświęconego na ich obsługę.

Tak samo jak w przypadku statystyki zadań formularz Ranking zadań składa się z trzech okien. I

tak w pierwszym z nich (Dane dotyczące zadań uwzględnionych w rankingu) znajdują się

następujące pola:




• Delegujący – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które

zostały wydelegowane przez danego użytkownika systemu;

• Realizator – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które

zostały zrealizowane przez danego użytkownika systemu;


wskazanego działu;

• Typ zadania – menu, z którego wybrać można wartość poddaną później analizie

statystycznej (porównaniu). Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju formy obsługi

klienta (określone wcześniej za pomocą polecenia Zadania->Słowniki->Typy zadań).

• Status – rozwijane menu, dzięki któremu możemy zawęzić ranking do zadań o określonym

statusie – standardowo opisującym stopień zaawansowania ich realizacji

• Uporządkuj (obowiązkowe) - rozwijane menu, z którego wybrać można w jaki sposób mają

być prezentowane wartości w tabeli z podsumowaniem statystycznym. Do wyboru są tutaj

opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji posegregowane będą od

najniższej do najwyższej wartości) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji

posegregowane będą od najwyższej do najniższej wartości);

• Ilość wyników (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można ile pól

wyników ma zostać wyświetlone jednocześnie w tabeli z podsumowaniem statystycznym.


obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą zadania. I tak znajdują się tu

następujące pola:


którego będzie dotyczyć ranking zadań. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje ranking zadań dotyczący wszystkich zadań związanych z projektami,

których właścicielem jest wskazana osoba;


wygeneruje ranking zadań związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;



działania będzie wygenerowanie rankingu zadań związanego z projektami stworzonymi w




rankingu zadań powiązanego ze wskazanym projektem;



ITCube będzie wygenerowanie rankingu zadań powiązanego ze wskazanym etapem

projektu.

Druga część formularza zawiera pola służące zdefiniowaniu parametrów grupowania

kontrahentów. I tak znajdują się tu następujące pola:




kontrahenta. (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-








statystyki/analizy;










lewej stronie pola lub wpisać z klawiatury;



Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować ranking, co uczynić można klikając przycisk

Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku Generuj

system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie poszczególnych grup kontrahentów ze

względu na czas który został im poświęcony. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system


uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy ze względu na kolumnę Czas trwania. Dodatkowo system

zaznaczy ciemniejszym kolorem ten rekord, który spełnia warunki określone w oknie Dane

dotyczące parametrów grupowania.

Ewidencja dokumentów w systemie ITCube

Korzystając z systemu ITCube użytkownik często spotka się z możliwością dołączenia do nowo

tworzonych rekordów różnego rodzaju plików (przykładowo wprowadzając do systemu nowy

produkt/usługę można dołączyć np. plik graficzny/animację ilustrujący produkt itd.). Jest to opcja

o tyle istotna, że w dużym stopniu zwiększa możliwości samego systemu sprawiając, iż

gromadzona w jego zasobach informacja jest kompletna i różnorodna, a to jakie informacje mogą

zostać powiązane z danym rekordem zależą tylko i wyłącznie od potrzeby chwili. Opcja ta użyta

może zostać również do stworzenia centralnej ewidencji dokumentów używanych w firmie, dzięki

czemu np. pliki graficzne, wzory umów są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników firmy.

Należy zaznaczyć, iż system ITCube pozwala także na zarządzanie skrótami do dokumentów które

fizycznie umieszczone są poza bazą systemu (na serwerze plików, serwerze FTP, na stronie WWW

itd.)

Aby jednak możliwe było dołączanie plików do poszczególnych rekordów, należy je wcześniej w

systemie zarejestrować. Wszystkie potrzebne do tego celu opcje zostały zgromadzone w menu

systemowym Dokumenty. I tak za pomocą tego menu użytkownik uprawniony do dodawania

dokumentów w systemie (aktywna opcja Zarządzanie dokumentami podczas tworzenia jego

konta) może:

• zarejestrować w systemie nowy dokument;

• zarejestrować w systemie nowy skrót do dokumentu;

• przeglądnąć te dokumenty, które zostały już wprowadzone;

• aktualizować dokumenty zarejestrowane w systemie.

Katalogi dokumentów (*)

Zanim rozpoczniemy wprowadzać do systemu poszczególne dokumenty celowe wydaje się

stworzenie katalogów, do których pliki te będą przyporządkowane celem ich łatwiejszego

odszukania w przyszłości.

Dodawanie / Modyfikacja / Usuwanie katalogów dokumentów

Administrację katalogami dokumentów umożliwia polecenie Dokumenty->Katalogi

dokumentów. Formularz, który otworzy się po wybraniu tej opcji umożliwia:

• dodanie nowego katalogu – poprzez wpisanie odpowiedniej nazwy w pole Nazwa oraz

przydzieleniu praw Odczytu oraz Zapisu do katalogu użytkownikom systemu. Oba pola

znajdują się w oknie Dodaj katalog dokumentów. Po wybraniu odpowiednich opcji należy

zatwierdzić swój wybór klawiszem Dodaj;


• zmianę nazwy oraz praw dostępu do katalogu już istniejącego – poprzez wybranie nazwy

katalogu, który chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj katalog

dokumentów. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można

dokonać jej modyfikacji. Będzie także można dokonać zmiany praw zapisu/odczytu do

wybranego katalogu. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za

pomocą przycisku Zapisz;

• usunięcie już istniejącego katalogu dokumentów – poprzez wybranie nazwy przeznaczonego

do skasowania katalogu z rozwijanego menu w polu Nazwa okna Usuń katalog dokumentów

i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez wciśnięcie przycisku Usuń.

WAŻNE: Należy pamiętać że usunięcie katalogu spowoduje także usunięcie wszystkich plików,

które się w nim znajdują.

WAŻNE: W systemie niezależnie od katalogów tworzonych przez użytkownika istnieje Katalog

Główny, do którego trafiać będą te dokumenty, które nie zostaną przypisane do innych katalogów.

Katalogu tego nie można usunąć.

Dodawanie nowego dokumentu

Umieszczenie nowych dokumentów w systemie jest możliwe za pomocą polecenia Dokumenty-

>Zarejestruj dokument. Cały proces „rejestracji” podzielony jest na dwa etapy. W pierwszym

należy podać ścieżkę dostępu do pliku, który zamierzamy umieścić na serwerze. Właściwy plik

wskazujemy wybierając go za pomocą przycisku Przeglądaj w polu Plik (okno Ścieżka dostępu do

pliku). Swoją decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Następne, który spowoduje przejście

do drugiego etapu. Wciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje przeniesienie użytkownika do Panelu

głównego systemu ITCube co równoznaczne będzie z nie wprowadzeniem do systemu żadnych

nowych dokumentów.

W drugim etapie rejestracji pliku wypełnić trzeba będzie formularz, w którym określić należy dane

importowanego dokumentu. I tak wypełnić należy następujące pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – pole zawierające nazwę pliku pod jaką będzie on identyfikowany

przez system. Można tutaj wpisać zupełnie dowolny ciąg znaków/frazę, istotne jest aby móc

później łatwo rozpoznać dany plik po nazwie. Standardowo jest proponowana oryginalna

nazwa danego pliku;

• Typ - określa rozszerzenie pliku czyli niesie z sobą informację jakiej aplikacji powinien użyć

ITCube do jego otworzenia. Standardowo jest proponowane oryginalne rozszerzenie danego

pliku;

• Katalog (obowiązkowe) – rozwijane menu zawierające listę katalogów, do których przypisać

można poszczególne dokumenty celem ich posegregowania i łatwiejszego odszukania w

przyszłości;

• Obsługujący – pole pozwalające na wskazanie osoby, która wyznaczona została na

obsługującą dany dokument (np. osoba dbająca o jego aktualizacje). Osoba ta uzyskuje

pełne prawa do rekordu niezależnie od praw odczytu/edycji związanych z dokumentem


• Ekstranet – przycisk, za pomocą którego możemy ustalić czy dany plik będzie widoczny w

zakładce Dokumenty w module Ekstranet (przycisk jest widoczny gdy licencja zawiera

moduł Ekstranet);

WAŻNE: Plik oznaczony za pomocą przycisku Ekstranet będzie dostępny jedynie dla grup

kontrahentów, które zostaną wybrane w liście obok lub dla kontrahenta wskazanego w polu

Kontrahent.


systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczy rejestrowany plik;

WAŻNE: Rejestrując dokument korzystając z polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument

lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie




kontrahenta do formularza dodawania dokumentu.

• Kontakt – rozwijane menu za pomocą, którego dokonać możemy wyboru osoby



dotyczy rejestrowany plik;


wskazanego projektu;

• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela

edytowanego rekordu.

• Opis – pole przeznaczone na opisanie danego pliku, co pomóc może użytkownikowi w jego

późniejszej identyfikacji;

• Kontrahenci Odczyt – okno pozwalające ustalić, którym grupom kontrahentów umożliwiony

zostanie odczyt dokumentu w module Ekstranet;

• Użytkownicy Odczyt/Zapis – dwa okna, w których ustalić należy, którym grupom

użytkowników przysługiwać będą prawa odczytu oraz modyfikacji informacji dołączonych do

dokumentów;

WAŻNE: Formularz opisujący dokument w trybie odczytu zawiera także sekcję zawierającą listę

wszystkich poprzednich wersji pliku.

Jeśli wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione, należy zatwierdzić umieszczenie dokumentu w

systemie poprzez kliknięcie w przycisk Zapisz. W przeciwnym razie dokument nie będzie widoczny

w systemie.


Dodawanie nowego skrótu do dokumentu

Umieszczenie nowych skrótów do dokumentów nie zapisanych w bazie systemu możliwe jest za

pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj skrót. Następnie należy wypełnić następujące

pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – pole zawierające nazwę pliku pod jaką będzie on identyfikowany

przez system. Można tutaj wpisać zupełnie dowolny ciąg znaków/frazę, istotne jest aby móc

później łatwo rozpoznać dany plik po nazwie. Standardowo jest proponowana oryginalna

nazwa danego pliku bez jego rozszerzenia.

• Typ - określa rozszerzenie pliku czyli niesie z sobą informację jakiej aplikacji powinien użyć

ITCube do jego otworzenia. Standardowo jest proponowane oryginalne rozszerzenie danego

pliku;

• Katalog (obowiązkowe) – rozwijane menu zawierające listę katalogów, do których przypisać

można poszczególne dokumenty celem ich posegregowania i łatwiejszego odszukania w

przyszłości;

• Ścieżka dostępu – pole zawierające pełną ścieżkę dostępu do zasobu. Poprawnymi wpisami

są na przykład : http://firma.com.pl/obraz.jpg, ftp://serwer.pl/dokument.doc,

\\SerwerLokalny\Dokumentacje\Opis.txt. Pole to, jeśli zawiera poprawną ścieżkę (tzw. URI),

w trybie odczytu jest aktywnym linkiem pozwalającym na szybki dostęp do zasobu.

• Obsługujący – pole pozwalające na wskazanie osoby, która wyznaczona została na

obsługującą dany dokument (np. osoba dbająca o jego aktualizacje). Osoba ta uzyskuje

pełne prawa do rekordu niezależnie od praw odczytu/edycji związanych z dokumentem.


systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczy rejestrowany plik;

WAŻNE: Rejestrując dokument korzystając z polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument





kontrahenta do formularza dodawania dokumentu.

• Kontakt – rozwijane menu za pomocą, którego dokonać możemy wyboru osoby



dotyczy rejestrowany plik;


wskazanego projektu;



• Opis – pole przeznaczone na opisanie danego pliku, co pomóc może użytkownikowi w jego

późniejszej identyfikacji;


ftp://serwer.pl/dokument.doc

http://firma.com.pl/obraz.jpg

• Kontrahenci Odczyt – okno pozwalające ustalić, którym grupom kontrahentów umożliwiony

zostanie odczyt dokumentu w module Ekstranet;

• Użytkownicy Odczyt/Zapis – dwa okna, w których ustalić należy, którym grupom

użytkowników przysługiwać będą prawa odczytu oraz modyfikacji informacji dołączonych do

dokumentów;

Jeśli wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione, należy zatwierdzić umieszczenie dokumentu w

systemie poprzez kliknięcie w przycisk Zapisz. W przeciwnym razie dokument nie będzie widoczny

w systemie.

Podgląd / Modyfikacja dokumentów oraz skrótów

Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)

użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego dokumentu bądź

skrótu oraz (jeśli zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy

polecenie Dokumenty->Dokumenty/Skróty. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz

Zarządzaj dokumentami/skrótami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich

niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj dokumentami/skrótami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie

do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną

partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane

z jednym dokumentem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne

sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów,

o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i

prawej stronie menu, służące do:












służące do odnalezienia konkretnego dokumentu/skrótu za pomocą takich danych jak: właściciel,


obsługujący, katalog, nazwa pliku pod jaką jest on rozpoznawany w systemie czy też przez

dowolną frazę, jaka została użyta w opisie dokumentu przez importującego go użytkownika a

także po dacie rejestracji dokumentu w systemie. Okno składa się z sześciu kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości pliku,

edycja dołączonych do niego podczas importowania danych, usunięcie danego pliku z

systemu, aktualizację dokumentu oraz dodanie go do tzw. zakładek (więcej informacji na

ten temat w punkcie poświęconym modyfikacji danych);

• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany

rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do

wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć plik,

który do systemu wprowadził Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu

Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów

poświęconych plikom zaimportowanym do systemu przez Jana Kowalskiego. Domyślnie w

polu tym wybrana będzie opcja wskazująca na aktualnie zalogowanego użytkownika;

• kolumna Obsługujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który został

wyznaczony na obsługującego dany dokument. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)

umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego

właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć plik, którego obsługującym jest Jan Kowalski

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Obsługujący frazę „Jan Kowalski”;

• kolumna Data rejestracji – zawiera informację o dacie wprowadzenia pliku do systemu. W



wszystkich plików, według ich daty rejestracji, ustalić należy zakres czasowy jaki system

powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących

dokumentów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data rejestracji. Konkretne

wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią


znajdujące się po lewej stronie pól Od, Do.

• kolumna Katalog – zawiera informację o katalogu, do którego przydzielony został dany

dokument. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do

wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć pliki

przywiązane do katalogu „Dokumenty tekstowe” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w

polu Kategoria nazwę „Dokumenty tekstowe”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych plikom znajdującym się w tym katalogu;


katalogów plików (Dokumenty->Katalogi dokumentów).

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym został powiązany

wprowadzania do systemu dokument. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony

został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie


kryterium. Tak więc, aby znaleźć plik skojarzony z kontrahentem “Coca Cola”, wystarczy

wpisać tą nazwę w polu edycyjnym i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie listy plików powiązanych z kontrahentem “Coca Cola”.

Mamy także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Nazwa/Opis – zawiera opis oraz nazwę dokumentu, pod jaką jest on rozpoznawany

przez system (dane pobierane są z pola Nazwa wypełnionego podczas wprowadzania tego

pliku do systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby

znaleźć plik zapisany w systemie pod określoną nazwą, wystarczy wpisać ją w polu

edycyjnym i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie listy plików nazwanych w taki właśnie sposób. Mamy także możliwość







Podgląd / Modyfikacja / Aktualizacja / Wysyłanie faksem / Zakładki /

Usuwanie wyszukanych rekordów

Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer


dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości pliku, edycja

danych dołączonych podczas rejestrowania dokumentu w systemie, jego aktualizację, usunięcie

pliku z systemu oraz dodanie pliku do zakładki w Panelu głównym systemu ITCube.

Wyświetlenie/Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie

Dostęp do zawartości pliku uzyskać można na dwa sposoby:

• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu pliku znajdującego

się na liście wyników wyszukiwania;


porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl plik.


wyświetlona zostanie zawartość pliku.

WAŻNE: System ITCube podczas wyświetlania zawartości pliku korzysta z „pomocy” programów

zainstalowanych na komputerze, z którego korzysta użytkownik aktualnie zalogowany. Tak więc

aby wyświetlić plik zawierający arkusz kalkulacyjny programu Excell należy mieć zainstalowane

oprogramowanie potrafiące otworzyć tego typu pliki. Jeśli w systemie nie ma zainstalowanego


takiego programu, dokument zostanie zapisany na lokalnym dysku użytkownika we wskazanej

przez niego lokalizacji.

Jeżeli zależy nam na wyświetleniu informacji związanych z dokumentem a nie samego pliku należy

klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego

rekordu wybrać opcję Wyświetl informacje.





system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz opisujący dokument bądź

skrót. Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego

wcześniej dokumentu/skrótu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane,

wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole

formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż system odrzuci wszystkie

wprowadzone przez nas poprawki oraz zamknie okno.

Aktualizacja pliku

Każdy plik zarejestrowany w systemie można uaktualnić. Aby to uczynić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Uaktualnij dokument. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube

otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który wypełnić

należało podczas pierwszego etapu wprowadzania dokumentu do zasobów systemu (Dokumenty-

>Zarejestruj dokument). Po wybraniu pliku z dysku oraz naciśnięciu przycisku Następne plik

zostanie uaktualniony, przy czym wszystkie informacje opisujące rekord nie ulegną zmianie.

Wszystkie poprzednie wersje danego dokumentu są zawsze dostępne z poziomu formularza go

opisującego w sekcji „Poprzednie wersje”.

Wysyłanie dokumentu faksem

Jeśli aktywowany został moduł faksowy oraz dokument jest plikiem typu TIFF bądź JPG dostępna

będzie opcja wysłania pliku faksem. Więcej informacji na ten temat znajdzie czytelnik w rozdziale

poświęconym modułowi FAKS.


Każdy z plików może zostać w dowolnej chwili usunięty przez administratora systemu. Aby to


porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji

system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi

twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.


Dodawanie pliku do zakładek

Każdy z plików można w każdej chwili dodać do tzw. zakładek, czyli umieścić je w specjalnie do

tego przeznaczonej strefie Panelu głównego systemu ITCube. Dzięki temu najważniejsze pliki, z

punktu widzenia danego użytkownika, zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym

miejscu. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się

obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj do zakładek.

Usuwanie pliku z zakładki

Zakładkę usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po prawej stronie nazwy pliku (w

Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń zakładkę oraz potwierdzając chęć jej usunięcia.

Kontrahenci i osoby kontaktowe

Kiedy ukończony zostanie etap wprowadzania danych dotyczących użytkowników systemu,

infrastruktury firmy nadchodzi pora na uczynienie kolejnego ważnego kroku, którym jest

wprowadzenie do baz danych systemu ITCube wszystkich niezbędnych informacji dotyczących

kontrahentów naszej firmy. Wszystkie opcje związane z tym zagadnieniem usytuowane zostały w

menu Kontrahenci. Za pomocą dostępnych tam poleceń można:

• dodać nowego kontrahenta lub osobę kontaktową (Kontrahenci->Dodaj kontrahenta,

Kontrahenci ->Dodaj Kontakt);

• stworzyć listę osób kontaktowych dla każdego z kontrahentów;

• dokonać przeglądu, modyfikacji bądź usunięcia wprowadzonych rekordów(Kontrahenci-

>Kontrahenci, Kontrahenci->Kontakty);

• dodać najistotniejsze rekordy do zakładek na Panelu głównym systemu ITCube;

• zdefiniować cechy kontrahentów/osób kontaktowych (Kontrahenci->Słowniki->Cechy),

branże kontrahentów (Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów), statusy

kontrahentów/osób kontaktowych (Kontrahenci->Słowniki->Statusy), sposoby ich

pozyskania (Kontrahenci->Słowniki->Sposoby pozyskania) oraz rodzaje

wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych (Kontrahenci->Słowniki->Kanały

komunikacyjne) a także grupy kontrahentów (Kontrahenci->Słowniki->Grupy

kontrahentów);

Branże kontrahentów(*)

Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych kontrahentów (Kontrahenci->Dodaj

kontrahenta) logiczne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału kontrahentów ze

względu na reprezentowane przez nich branże. Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Branże

kontrahentów pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube nazw wszystkich branż, które

reprezentowane są przez firmy z nami współpracujące. Dane wprowadzone tutaj będą następnie

wykorzystane przy tworzeniu rekordu poświęconego konkretnemu kontrahentowi (Kontrahenci-


>Dodaj kontrahenta), pozwalając przypisać go do odpowiedniej dla jego działalności branży.

Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Branże kontrahentów, za pomocą którego

użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nową branżę kontrahentów – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w

oknie Dodaj branżę i klikając w przycisk Dodaj;

• zmieniać nazwę branży już istniejącej – poprzez wybranie nazwy branży, którą chcemy

zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj branżę. Wybrana nazwa pojawi się w

polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została

zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejącą branżę wybierając jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w

oknie Usuń/Modyfikuj branżę i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnej branży kontrahentów, która została wcześniej wykorzystana przy

tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolnego kontrahenta) nie powoduje skasowania

żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania

będzie jedynie adnotacja w polu opisującym branżę kontrahenta, iż dany obiekt został usunięty z

systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej branży, która proponowana będzie

jako pierwsza z listy. Pozostałe branże będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślną

branżę ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Branża domyślna podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj

branżę;

• wybierając interesującą nas branżę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj branżę, zaznaczając pole Branża domyślna i klikając na przycisk Zapisz.

Grupy kontrahentów (*)


kontrahenta) sensowne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału kontrahentów na

grupy. Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Grupy kontrahentów pozwala na wprowadzenie do

systemu ITCube sposobu podziału kontrahentów (np. rozróżnienia na klientów VIP, Regular itp.).

Dane wprowadzone tutaj będą następnie wykorzystane przy tworzeniu rekordu poświęconego

konkretnemu kontrahentowi (Kontrahenci->Dodaj kontrahenta), pozwalając przypisać go do

odpowiedniej dla niego grupy. Takie przyporządkowanie ułatwi w przyszłości odnalezienie

konkretnego kontrahenta, dając nam możliwość odnalezienia go poprzez ten właśnie parametr.

Dodatkowo będziemy mogli udostępniać dokumenty poszczególnym grupom kontrahentów,

wysyłać różne informacje do konkretnych grup firm poprzez moduł Ekstranet.

Wybór opcji Kontrahenci->Słowniki->Grupy kontrahentów spowoduje otworzenie formularza

Grupy kontrahentów, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:


• dodać nową grupę kontrahentów – wpisując odpowiednią frazę w pole edycyjne Nazwa w

oknie Dodaj grupę kontrahentów i klikając w przycisk Dodaj;

• zmianę nazwy grupy już istniejącej – poprzez wybranie nazwy grupy, którą chcemy zmienić

z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj grupę kontrahentów. Wybrana nazwa pojawi

się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana

została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejącą grupę wybierając jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj grupę kontrahentów i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnej grupy kontrahentów, która została wcześniej wykorzystana przy

tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolnego kontrahenta) nie powoduje skasowania


będzie jedynie adnotacja w polu opisującym grupę kontrahenta, iż dany obiekt został usunięty z

systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej grupy kontrahenta, która

proponowana będzie jako pierwsza z listy. Pozostałe grupy będą natomiast segregowane

alfabetycznie. Domyślną grupę kontrahenta ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Grupa domyślna znajdujące się po prawej stronie pola Nazwa (okno

Dodaj grupę kontrahentów);

• wybierając interesującą nas grupę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj grupę kontrahentów, zaznaczając okno Grupa domyślna i klikając na

przycisk Zapisz.

Cechy kontrahentów lub osób kontaktowych (*)

Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Cechy pozwala na zdefiniowanie podziału

kontrahentów/osób kontaktowych pod względem dowolnego kryterium (np. kompetencji,

możliwości finansowych itd.). Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Cechy

kontrahentów/osób kontaktowych, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nową cechę – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Nazwa i klikając w

przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę cechy już istniejącej – poprzez wybranie nazwy cechy kontrahenta, którą

chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj cechę. Wybrana nazwa pojawi

się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana


• usunąć już istniejącą cechę wybierając pożądaną nazwę cechy z rozwijanego menu w polu

Usuń/Modyfikuj cechę i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnej cechy, która wcześniej została wykorzystana przy tworzeniu

dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też


skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu

opisującym w danym rekordzie typ komunikacji, iż dana wartość została usunięta z systemu.

Relacje kontrahent<->kontrahent (*)

Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontrahent pozwala na

zdefiniowanie relacji które używane będą do łączenia kontrahentów (np. współpracuje, jest

oddziałem itd.). Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Relacje kontrahent<-

>kontrahent, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nową relację – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Nazwa i klikając w

przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę relacji już istniejącej – poprzez wybranie nazwy relacji, którą chcemy

zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Wybrana nazwa

pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby

zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejącą relację wybierając pożądaną nazwę relacji z rozwijanego menu w polu

Usuń/Modyfikuj pozycje słownika i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnej relacji, która wcześniej została wykorzystana przy tworzeniu

połączenia pomiędzy rekordami nie powoduje skasowania żadnych danych w tych rekordach.

Relacje kontrahent<->kontakt (*)

Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontakt pozwala na zdefiniowanie

relacji które używane będą do łączenia kontrahentów oraz osób kontaktowych (np. Jest

pracownikiem, współpracuje z itd.). Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Relacje

kontrahent<->kontakt, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nową relację – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Nazwa i klikając w

przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę relacji już istniejącej – poprzez wybranie nazwy relacji, którą chcemy

zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Wybrana nazwa



• usunąć już istniejącą relację wybierając pożądaną nazwę relacji z rozwijanego menu w polu

Usuń/Modyfikuj pozycje słownika i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnej relacji, która wcześniej została wykorzystana przy tworzeniu

połączenia pomiędzy rekordami nie powoduje skasowania żadnych danych w tych rekordach.


Kanały komunikacji (*)

Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Kanały komunikacji pozwala na administrację dostępnymi

kanałami komunikacji z kontrahentami lub osobami kontaktowymi. Wybór tej opcji spowoduje

otworzenie formularza Typy komunikacji, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nowy typ komunikacji – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Dodaj typ

komunikacji i klikając w przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę typu już istniejącego – poprzez wybranie nazwy typu komunikacji, który

chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ komunikacji. Wybrana

nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby


• usunąć już istniejący typ komunikacji wybierając pożądany typ z rozwijanego menu w polu

Usuń/Modyfikuj typ komunikacji i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu komunikacji, który wcześniej został wykorzystany przy

tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też


opisującym w danym rekordzie typ komunikacji, iż dana wartość została usunięta z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu komunikacji, który

proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane

alfabetycznie. Domyślny typ komunikacji ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Typ domyślny znajdujące się obok pola Nazwa podczas wprowadzania

nowego typu (okno Dodaj typ komunikacji);

• wybierając interesujący nas typ z rozwijanego menu w polu Usuń/Modyfikuj typ

komunikacji, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Sposób pozyskania (*)


kontrahenta) bądź osób kontaktowych (Kontrahenci->Dodaj kontakt) należy zdefiniować

sposoby pozyskania. Do tego służy polecenie Kontrahenci->Słowniki->Sposóbmy

pozyskania, po kliknięciu którego ukaże się formularz umożliwiający:

• dodanie nowego sposobu pozyskania – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne

Nazwa w oknie Dodaj sposób pozyskania i klikając w przycisk Dodaj;

• zmieniać nazwę już istniejącego sposobu pozyskania – poprzez wybranie nazwy sposobu

pozyskania, który chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj sposób

pozyskania. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można

dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za


• usunąć już istniejący sposób pozyskania - wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w

polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj sposób pozyskania i klikając w przycisk Usuń.


WAŻNE: Usunięcie dowolnego sposobu pozyskania kontrahenta/osoby kontaktowej, który został

wcześniej wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego kontrahenta) nie

powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu.

Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu opisującym sposób pozyskania

kontrahenta, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego sposobu pozyskania, który

proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe sposoby pozyskania będą natomiast

segregowane alfabetycznie. Domyślny sposób pozyskania ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Sposób domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj

sposób pozyskania;

• wybierając interesujący nas sposób pozyskania z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj sposób pozyskania, zaznaczając pole Sposób domyślny i klikając na

przycisk Zapisz.

Status kontrahenta/osoby kontaktowej (*)


kontrahenta) bądź osób kontaktowych (Kontrahenci->Dodaj kontakt) należy zdefiniować

statusy kontrahentów/osób kontaktowych. Do tego służy polecenie Kontrahenci->Słowniki-

>Statusy, po kliknięciu którego ukaże się formularz umożliwiający:

• dodanie nowego statusu – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie

Dodaj status i klikając w przycisk Dodaj;

• zmieniać nazwę statusu już istniejącego – poprzez wybranie nazwy statusu, który chcemy

zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj status. Wybrana nazwa pojawi się w



• usunąć już istniejący status - wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w

oknie Usuń/Modyfikuj status i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu kontrahenta/osoby kontaktowej, który został wcześniej

wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolnego kontrahenta) nie

powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu.

Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu opisującym status kontrahenta, iż

dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu, który proponowany będzie

jako pierwszy z listy. Pozostałe statusy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślny

status ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Status domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj

status;


• wybierając interesujący nas status z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj status, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Odmiana imion (*)

System ITCube jest wstępnie wyposażony w bazę ponad 400 imion wraz z ich odmianą w formie

wołacza. Jest ona wykorzystywana podczas definiowania korespondencji grupowej oraz szablonów

listów. Jeśli zajdzie potrzeba uzupełnienia tej bazy dodatkowym imieniem należy skorzystać z

opcji Kontrahenci->Słowniki->Słownik imion, po kliknięciu której ukaże się formularz

umożliwiający:

• dodanie nowego imienia – wpisując odpowiednią wartość w pola edycyjne Imię/Odmiana w

oknie Dodaj pozycję słownika i klikając w przycisk Dodaj;

• zmianę odmiany imienia już istniejącego – poprzez wybranie imienia, którego odmianę

chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Aktualna

odmiana dla wybranego imienia pojawi się w polu Odmiana, w którym będzie można

dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za


• usunąć już istniejące imię - wybierając go z rozwijanego menu w polu Imię w oknie

Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: W sekcji Dodaj pozycję słownika umieszczone zostało dodatkowo pole Imiona w bazie

danych bez zdefiniowanego wpisu. Zawiera ono aktualną listę imion które występują w bazie osób

kontaktowych a które nie znajdują się w słowniku imion. Dzięki niej możemy w łatwy sposób

„wykryć” i dopisać do słownika nowe imiona.

Lokalizacje geograficzne (*)

Jeśli chcemy korzystać z funkcji planowania tras opartej o środowisko Google Map należy

zdefiniować lokalizacje geograficzne służące jako punkt wyjazdu dla planowanych tras (najczęściej

są to adresy oddziałów naszej firmy). Do tego celu służy polecenie Kontrahenci->Słowniki-

>Lokalizacje geograficzne, po kliknięciu którego ukaże się formularz umożliwiający:

• dodanie nowej lokalizacji – wpisując odpowiedni adres w pole edycyjne Nazwa w oknie

Dodaj pozycję słownika i klikając w przycisk Dodaj. W przypadku tego słownika wartości

powinny być wpisywane zgodnie z szablonem „Ulica wraz z numerem, Miasto, Państwo”;

• zmiana lokalizacji już istniejącej – poprzez wybranie adresu, który chcemy zmienić z

rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Wybrana wartość pojawi się w



• usunąć już istniejącą lokalizację - wybierając adres z rozwijanego menu w polu Nazwa w

oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i klikając w przycisk Usuń.


System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej lokalizacji, która proponowana będzie

jako pierwsza z listy. Pozostałe adresy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślną

lokalizację ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Wartość domyślny podczas dodawania nowego adresu w oknie Dodaj

pozycję słownika;

• wybierając interesujący nas adres z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj pozycję słownika, zaznaczając pole Wartość domyślna i klikając na przycisk

Zapisz.

Dodawanie nowego kontrahenta

Formularz Dodaj kontrahenta (Kontrahenci->Dodaj kontrahenta) pozwala na dodawanie w

systemie nowych kontrahentów naszej firmy. Rejestracja nowego kontrahenta polega na podaniu

jego podstawowych danych teleadresowych oraz informacji dotyczących osobowości prawnej, a

także ew. danych dodatkowych mających powiększyć zasób informacji na temat naszego partnera

bądź klienta oraz umożliwić mu korzystanie z modułu Ekstranet. I tak aby dodać nowego

kontrahenta należy wybrać opcję Kontrahenci->Dodaj kontrahenta oraz w nowo otwartym

formularzu Dodaj kontrahenta wypełnić kolejno wszystkie wymagane pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – nazwa nowego kontrahenta pod jaką będzie on rozpoznawany

przez system ITCube;

• Skrót – pole edycyjne, za pomocą którego nadać możemy kontrahentowi nazwę skróconą.

Nazwa ta wykorzystywana jest także w module integrującym oprogramowanie ITCube z

zewnętrznym systemem handlowym (np. w CDN Opt!ma przekłada się on na Kod

kontrahenta - o ile Kod o takiej nazwie nie został już wykorzystany);

• Przycisk Aktywny znajdujący się po prawej stronie pola Nazwa, za pomocą którego możemy

ustalić czy nowo tworzony rekord będzie rekordem aktywnym w systemie (przycisk

zaznaczony), czy też będzie rekordem nieaktywnym (przycisk odznaczony);

• Firma/Oddział (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wybrać można czy

rekord wprowadzany właśnie do systemu będzie dotyczył nowej firmy (opcja Nowa firma),

czy też będzie oddziałem firmy już istniejącej (opcja Oddział: X gdzie X jest nazwą firmy,

której oddział właśnie wprowadzamy do systemu);

• Status – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można status konkretnego

kontrahenta. Statusy kontrahentów definiujemy klikając na opcję Kontrahenci->Słowniki-

>Statusy;

• Potencjał – rozwijane menu służące określeniu możliwości ekonomicznych (potencjału)

naszego kontrahenta. Do wyboru dostajemy tutaj trzy wartości: niski, średni oraz wysoki;

• Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, Telefon 1 – standardowe pola edycyjne

służące podaniu informacji teleadresowych kontrahenta. Opisują one adres

korespondencyjny wykorzystywany np. podczas druku etykiet. Dodatkowo w trybie

podglądu pozwalają one na prezentację siedziby klienta na mapie. Link Miasto prezentuje

siedzibę na planie kraju, natomiast link Ulica wyświetla dokładny adres na planie miasta;

Co warto podkreślić przed wypełnieniem pól Miasto i Region warto uzupełnić pole Kod


pocztowy. System ITCube wyposażony jest bowiem w bazę przeszło 20 tysięcy kodów

pocztowych. Tak więc jeśli wpisany kod zostanie znaleziony pola Miasto i Region uzupełnią

się automatycznie.

• Telefon 2, Faks, WWW – pola edycyjne dające możliwość dodania dodatkowych informacji

teleadresowych;

• Email – pole zawierające listę adresów pocztowych firmy oddzielonych znakiem przecinka.

Moduł odpowiadający za wysyłanie poczty elektronicznej systemu ITCube używa tylko

pierwszego adresu, warto więc by główny adres umieścić na pierwszej pozycji. Moduł

odbioru poczty systemu ITCube w celu identyfikacji przychodzącej korespondencji

wykorzystuje wszystkie adresy. Tak więc poczta przychodząca, która wysłana została z

jakiegokolwiek z adresów wpisanych w pole Email automatycznie związana zostanie z

odpowiednim kontrahentem;

• Domeny – pole zawierające listę domen firmy oddzielonych znakiem przecinka. Pole

pozwala modułowi odbioru poczty elektronicznej systemu ITCube na związanie

korespondencji z firmą jeśli tylko wysłana została ona z jakiejkolwiek z wpisanych tu

domen. Dzięki temu uniknąć można wpisywania dużej ilości adresów w polu Email;

• Data pozyskania – pole, w którym podać można datę nawiązania współpracy z danym

kontrahentem. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego

daje nam ikona znajdująca się po prawej stronie nazwy pola. Datę można także

wprowadzić używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był

poprawny;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego można ustalić w jaki sposób

pozyskaliśmy danego kontrahenta. Informacja ta może być cenna dla analiz i statyk

kontrahentów. Sposoby pozyskania definiujemy za pomocą polecenia Kontrahenci-

>Słowniki->Sposoby pozyskania;

• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego przyporządkować można kontrahenta do

konkretnej branży. Wyboru dokonać możemy pomiędzy branżami, które wcześniej

wprowadzone zostały za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;

• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego można przyporządkować nowego kontrahenta

do odpowiedniej dla niego grupy. Przynależność do danej grupy odpowiada za prawa, które

przysługują osobom kontaktowym danej firmy w module Ekstranet. Grupami kontrahentów

zarządzać może administrator za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy

kontrahentów;

• Obsługujący – rozwijane menu, za pomocą którego spośród pracowników naszej firmy

wybrać możemy tego, który będzie odpowiedzialny za kontakty z konkretnym

kontrahentem;


edytowanego rekordu;

• Opis – pole edycyjne, dzięki któremu każdy rekord opisujący kontrahenta może zostać

wzbogacony o dłuższy komentarz osoby wprowadzającej go do bazy, bądź mającej

uprawnienia do jego modyfikacji;


• Prawa – okna Odczyt oraz Edycja pozwalające określić, jaka grupa użytkowników (oprócz

administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość dokonania odczytu, edycji

danych lub dodawania kolejnych informacji dotyczących kontrahenta. W celu nadania praw

do odczytu należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt klikając na

ich nazwach lewym przyciskiem myszki. Aby nadać prawo do modyfikacji lub usunięcia

danych należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Zapis klikając na ich

nazwach lewym przyciskiem myszki. Okno Dowiązywanie pozwala wskazać grupy

użytkowników, które będą mogły związać z wprowadzaną firmą inny rekord np. informację,

sprzedaż czy zadanie. Aby wybrać kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz

kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednie grupy użytkowników.

Jeśli wypełniliśmy już wszystkie pola możemy zakończyć edycję formularza, bądź też przystąpić

do uzupełniania danych dodatkowych o kontrahencie, co wydatnie zwiększyć może użyteczność

systemu. W oknie tym do wypełnienia przewidziane zostały następujące pola:

• Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, Telefon 1 – standardowe pola edycyjne

służące podaniu informacji teleadresowych kontrahenta. Opisują one adres wykorzystywany

do wystawiania faktur. Dodatkowo w trybie podglądu pozwalają one na prezentację siedziby

klienta na mapie. Link Miasto prezentuje siedzibę na planie kraju, natomiast link Ulica

wyświetla dokładny adres na planie miasta;




się automatycznie.

• NIP – pole edycyjne, w którym wpisać należy numer identyfikacji podatkowej (NIP)

kontrahenta. Jeśli podany numer nie jest poprawnym numerem NIP system wyświetli

ostrzeżenie które jednak nie uniemożliwi zapisana rekordu;

• Regon – pole edycyjne, w którym wpisać należy regon firmy - niepowtarzalny,

identyfikacyjny numer podmiotów gospodarczych składający się z 9 cyfr, opisujący miejsce

prowadzenia działalności oraz jej rodzaj;

• Forma prawna – pole edycyjne służące do wpisania osobowości prawnej naszego

kontrahenta (np. osoba fizyczna, spółka z o. o.);

• Termin płatności – pole edycyjne określające termin płatności związany z kontrahentem.

Jest ono wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.

• Konto bankowe – pole edycyjne służące do wprowadzenia do systemu numeru konta

bankowego, którym posługuje się kontrahent;

• Upust – pole edycyjne, w które wpisać można procentową wysokość upustu przyznawaną

danemu kontrahentowi, przykładowo z racji wysokich dochodów generowanych przez

kontrahenta. Pole to będzie wykorzystywane przez moduł sprzedaży oraz ekstranetu do

automatyzacji przyznawania upustów;


• Cena – rozwijana lista, z której należy wybrać domyślną cenę dla wprowadzanego

kontrahenta. Domyślna cena jest wykorzystywana przy tworzeniu oferty/zamówienia oraz

przy składaniu zamówień w module Ekstranet;

• Cechy – okno pozwalające wybrać dowolne cechy opisujące danego kontrahenta. Cechy

definiujemy za pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Cechy. Aby wybrać kilka cech

należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na

odpowiednie cechy;

• Kategorie produktów – okno umożliwiające zaznaczenie jakimi kategoriami produktów

zainteresowany jest kontrahent;

• Relacje wych. – okno pozwalające zdefiniować relacje istniejące pomiędzy

dodawanym/edytowanym rekordem a innymi wpisami w bazie kontrahentów. Relacje

definiujemy za pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Relacje kontrahent<-

>kontrahent. ;

• Relacje przych. – okno pozwalające zdefiniować relacje istniejące pomiędzy wpisami w

bazie kontrahentów a właśnie dodawanym/edytowanym rekordem. Relacje definiujemy za

pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontrahent. ;

W formularzu Dodaj kontrahenta możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych

zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby pola te były widoczne musi zostać włączony

mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący kontrahentów.

WAŻNE: Przy dodawaniu kontrahenta możemy dodatkowo sprawdzić czy w bazie systemu nie

istnieje już firma o podobnej nazwie bądź adresie email. Sprawdzenia dokonać możemy

naciskając przycisk znajdujący się po prawej stronie pola Nazwa bądź Email

WAŻNE: Przy dodawaniu kontrahenta możemy dodatkowo zaznaczyć pole Uaktualnij powiązania

maili. Jeśli to pole zostało zaznaczone system ITCube oznaczy całą korespondencję mailową z

wprowadzonym kontrahentem w ten sposób aby łatwo można ją było odnaleźć w systemie (maile

będą skojarzone z daną firmą).

WAŻNE: Dodając kontrahenta możemy zaznaczyć pole Zarejestruj w systemie handlowym.

Efektem tego będzie zarejestrowanie aktualnie dodawanego kontrahenta w zewnętrznym systemie

handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium czy Symfonia FORTE.

WAŻNE: Dodając kontrahenta możemy dodatkowo zaznaczyć, że chcemy wprowadzić osobę

kontaktową związaną z tym kontrahentem bądź dodać związaną z nim informację, zadanie lub

projekt. Aby to uczynić należy zaznaczyć odpowiednio pole Dodaj kontakt, Dodaj informacje,

Dodaj zadanie, Otwórz projekt.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowego kontrahenta

do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu głównego

systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.


Podgląd / Modyfikacja kontrahentów


użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli

zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie

Kontrahenci->Kontrahenci. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj

kontrahentami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj kontrahentami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do

nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną


z jednym kontrahentem).

WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierających aktywnych

kontrahentów oraz w bazie zawierającej kontrahentów nieaktywnych (więcej o nadawaniu statusu

kontrahenta aktywnego/nieaktywnego w punkcie dotyczącym dodawania nowego kontrahenta).

Wyboru pomiędzy wspomnianymi wyżej opcjami dokonujemy zaznaczając pole Aktywne rekordy

bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie przycisku Szukaj.

Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na dwa różne sposoby. Można posłużyć

się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.


służące do:











przeglądnięcia, edycji, usunięcia danych, sporządzenia notatki dotyczącej danego kontrahenta,

wysłania maila do konkretnej firmy bądź utworzenia zakładek do najczęściej używanych rekordów.

Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnej firmy za


pomocą takich danych jak: właściciel rekordu, obsługujący, branża, status, nazwa oraz adres

kontrahenta. Okno składa się z siedmiu kolumn:

• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu a także, co niezwykle ważne, przycisk

akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu,

edycja jego zawartości, usunięcie danego rekordu z systemu, dodawanie notatki dotyczącej

kontrahenta, delegowanie zadania w kontekście danego klienta, wyświetlenie struktury

firmy, dodanie osoby kontaktowej oraz dodanie rekordu do tzw. zakładek (więcej informacji

na ten temat w punkcie poświęconym modyfikacji danych);




kontrahenta, którego do systemu wprowadził Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego

menu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych kontrahentom a wprowadzonych do systemu przez

użytkownika Jana Kowalskiego;

• kolumna Obsługujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który obsługuje

danego kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć kontrahenta, którego obsługuje Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu

Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych kontrahentom a wprowadzonych do systemu przez użytkownika

Jana Kowalskiego;

• kolumna Status – zawiera informację o statusie, jaki przyznany został kontrahentowi. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkich

kontrahentów, którym został przyznany status klienta „potencjalnego” wystarczy wybrać z

rozwijanego menu Status opcję „potencjalni”;

• kolumna Nazwa/Skrót - zawiera informację, o nazwie kontrahenta oraz jej skróconej formie.

W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


wszystkie rekordy poświęcone kontrahentowi o nazwie „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu

edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.

Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych kontrahentom

mającym w nazwie frazę „Coca Cola”. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy poszukiwanego

kontrahenta mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Adres - zawiera informacje teleadresowe kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone kontrahentom

mającym swą siedzibę w Warszawie, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Adres taką

właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych kontrahentom mającym siedzibę firmy w


Warszawie. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu poszukiwanego kontrahenta mamy

możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.


wyszukiwania danych po dowolnym polu kontrahenta. Domyślnie w kolumnie tej znajduję

się pole Telefon 1. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został

mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.

Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W

Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą

wzorców;






Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów / Wyświetlanie

struktury / Drukowanie nalepki adresowej / Dodawanie oferty, zamówienia /

Odnotowanie przychodu, kosztu / Dodawanie informacji / Dodawanie zadania /

Dodawanie osoby kontaktowej / Dodawanie dokumentu / Otwieranie

projektu / Wysyłanie listu, faksu, e-maila / Zakładki / Dodawanie kontraktu

serwisowego / Dodawanie zlecenia serwisowego / Rejestracja w systemie

handlowym



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu, edycja

danych zapisanych w rekordzie, usunięcie rekordu z systemu, dodanie notatki dotyczącej

kontrahenta, dodanie osoby kontaktowej, delegowanie zadania, wysłanie do niego maila oraz

dodanie rekordu do zakładki w Panelu głównym systemu ITCube.


Dostęp do zawartości rekordu uzyskać można na dwa sposoby:

• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kontrahenta



porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informacje.


wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone w rekordzie podczas jego tworzenia

(Kontrahenci->Dodaj kontrahenta) a także zostaną wyświetlone informacje dotyczące osób


kontaktowych danej firmy. Dodatkowo, w oknie Historia kontrahenta, znajdują się informacje

dotyczące związanych z kontrahentem: Informacji, Zadań, Maili/faksów otrzymanych,

Maili/Faksów wysłanych, Korespondencji grupowej, Zamówień/Zakupów, Przychodów/Kosztów,

Projektów, Gwarancji/Kontraktów serwisowych. Użytkownik może zadecydować czy okno Historia

kontrahenta ma zostać uporządkowane względem typu obiekty, daty obiektu bądź właściciela

obiektu. Poniżej danych opisujących historię kontaktu z klientem znajduje się sekcja opisująca

wszystkie związane z nim dokumenty i rezerwacje oraz w przypadku zakupienia licencji na moduł

INTEGRATOR system wyświetli także dane o dokumentach sprzedażowych zapisanych w

zewnętrznym programie sprzedażowym (np. Symfonia Handel, CDN Opt!ma, WF-MAG, Subiekt

GT).

WAŻNE: Przeglądając dane kontrahenta w każdej chwili mamy dostęp do podręcznego menu,

które otwieramy klikając w przycisk .

WAŻNE: Każdą sekcję w formularzu dotyczącym kontrahentom można w łatwy sposób „schować”

lub „odsłonić” klikając w przycisk . To, która sekcja jest standardowo „schowana”, definiuje się

w pliku konfiguracyjnym systemu itcube.ini.

WAŻNE: Przeglądając dane kontrahenta w każdej chwili można je wydrukować, klikając w ikonę

symbolizująca drukarkę umieszczona w prawym dolnym rogu okna.






uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru



wypełnić należało podczas wprowadzania do zasobów systemu nowego kontrahenta

(Kontrahenci->Dodaj kontrahenta). Za pomocą tego formularza administrator systemu, bądź

uprawniony do wprowadzania poprawek użytkownik otrzymuje dostęp do danych wybranego

wcześniej kontrahenta i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie

poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza.

Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż system odrzuci wszystkie wprowadzone

przez nas poprawki.

WAŻNE: Podczas edycji kontrahenta można także uaktualnić niektóre dane kontaktów związanych

z edytowanym kontrahentem. Aby to uczynić należy przed zapisaniem zaznaczyć odpowiednie


przyciski znajdujące się obok ikony Zapisz. Dane, które można uaktualnić to: obsługujący

kontakty, dane teleadresowe, telefony kontaktów oraz ich statusy.



lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu

i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda



WAŻNE: Usunięcie kontrahenta skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod niego

(czyli np.: maili, zadań, dokumentów sprzedaży, informacji, itd.).

WAŻNE: Usunięcie osoby kontaktowej nie powoduje usunięcia rekordów podpiętych pod kontakt.

Rekordy związane z usuniętym kontaktem są dalej powiązane z nadrzędnym kontrahentem i

widoczne w systemie ITCube.

Wyświetl strukturę

W dowolnym momencie można wyświetlić graficzną strukturę firmy uwzględniającą zależności

pomiędzy pracownikami. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji

, znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Wyświetl strukturę.

Drukowanie nalepki z adresem kontrahenta

W dowolnej chwili możemy wydrukować nalepkę z adresem kontrahenta. Aby to zrobić należy

kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego

rekordu i wybrać opcję Drukuj nalepkę. Następnie system ITCube CRM otworzy formularz, gdzie

możliwe będzie podanie parametrów wydruku. Więcej informacji na temat drukowania nalepek na

koperty znaleźć można w rozdziale poświęconym seryjnemu adresowaniu kopert.

Dodawanie oferty/zamówienia

Aby dodać ofertę lub zamówienie związane z danym kontrahentem należy kliknąć lewym

przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i

wybrać opcję Dodaj dokument sprzedaży. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny

z tym, który wypełnia się przy dodawaniu oferty/zamówienia za pomocą opcji Handel->Dodaj

ofertę/zamówienie. Dodatkowo menu Kontrahent zostanie ustawiona domyślnie na

kontrahenta, którego ma dotyczyć oferta bądź zamówienie.

Odnotowanie przychodu/kosztu

W dowolnym momencie można odnotować przychód lub koszt i powiązać go z kontrahentem. Aby

to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Odnotuj przychód/koszt. Następnie system ITCube CRM

otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy dodawaniu przychodu/kosztu za


pomocą opcji Handel->Odnotuj przychód/koszt. Dodatkowo menu Kontrahent zostanie

ustawione domyślnie na kontrahenta, którego ma dotyczyć dodawany przychód bądź koszt.

Dodawanie informacji

Z każdym kontrahentem można związać informację. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Dodaj informację. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym,

który wypełnia się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Informacje->Dodaj informację.

Dodatkowo menu Kontrahent zostanie ustawiona domyślnie na kontrahenta, z którym chcemy

skojarzyć informację.

Dodawanie zadania

Z każdym kontrahentem można związać zadanie. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem

myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję

Dodaj/Deleguj zadanie. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który

wypełnia się przy delegowaniu zadania za pomocą opcji Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie.

Dodatkowo menu Kontrahent zostanie ustawiona domyślnie na kontrahenta, z którym chcemy

skojarzyć zadanie.

Dodawanie osoby kontaktowej

Do każdego kontrahenta można dodać osobę kontaktową. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Dodaj osobę kontaktową. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z

tym, który wypełnia się przy dodawaniu osoby kontaktowej za pomocą opcji Kontrahenci-

>Dodaj kontakt.

Otwieranie projektu

W każdym momencie możemy otworzyć nowy projekt powiązany od razu z kontrahentem. Aby to

zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Otwórz projekt. Następnie system ITCube otworzy

formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji dokumentu za pomocą opcji

Projekty->Otwórz projekt.

Dodawanie dokumentu

Z każdym kontrahentem można związać dokument. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Dodaj dokument. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym,

który wypełnia się przy rejestracji dokumentu za pomocą opcji Dokumenty->Zarejestruj

dokument.


Wysyłanie listu, faksu, e-maila

Do każdego kontrahenta można wysłać list, email lub faks. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Wyślij list lub Wyślij faks lub Wyślij e-mail. Następnie system ITCube otworzy

formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy wysyłaniu maila za pomocą opcji Mail/Faks-

>Wyślij list lub Mail/Faks->Wyślij email lub Mail/Faks->Wyślij faks. Dodatkowo pole

Kontrahent oraz adres zostaną automatycznie wypełnione danymi kontrahenta, do którego

chcemy wysłać list (email, faks).

Dodawanie rekordu do zakładek

Każdy z rekordów dodać można do tzw. zakładek, czyli umieścić je w specjalnie do tego

przeznaczonej strefie Panelu głównego systemu ITCube. Dzięki temu najważniejsze rekordy, z

których przykładowo często korzystamy, zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym

miejscu.

Dodanie kontraktu serwisowego

W każdym momencie możemy dodać nowy kontrakt serwisowy powiązany od razu z

kontrahentem. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,

znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy.

Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji

kontraktu serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy.

Dodanie zlecenia serwisowego

W każdym momencie możemy dodać nowe zlecenie serwisowe powiązane od razu z

kontrahentem. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,



nowego zlecenia serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe.

Usuwanie rekordu z zakładki

Zakładkę usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po lewej stronie nazwy kontrahenta

(w Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń zakładkę oraz potwierdzając chęć jej

usunięcia (przycisk Tak w okienku wyboru).

Rejestracja kontrahenta w zewnętrznym systemie handlowym

W przypadku gdy zakupiliśmy moduł INTEGRATOR mamy możliwość zarejestrowania kontrahenta

w zewnętrznym systemie handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium, Symfonia

FORTE. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się

obok numeru porządkowego rekordu i kliknąć w odnośnik Zarejestruj w systemie handlowym.

Wybranie tej opcji spowoduje przeniesienie kontrahenta do bazy danych systemu sprzedażowego.


WAŻNE: Jeśli zarejestrowaliśmy kontrahenta w zewnętrznym systemie handlowym zmiana ta

może nie być widoczna od razu. Zależy to od ustawienia systemu ITCube (co ile sekund wykonuje

się synchronizacja pomiędzy ITCube a systemem zewnętrznym). W przypadku integracji z

systemem Symfonia Premium/FORTE dodatkowe należy w programie sprzedażowym wybrać opcję

Importuj z ITCube CRM (opcja dostępna w menu kontekstowym przeglądarki kontrahentów).

Zarządzanie duplikatami

Podczas uzupełniania bazy danych kontrahentów może dojść do sytuacji, w której kilka osób

wprowadzi tę samą firmę, lecz pod nieznacznie różniącą się nazwą. Często taka sytuacja zostaje

wykryta w momencie gdy każda z wprowadzonych firm posiada już własną historię. System

ITCube pozwala na wykrywanie podobnych wpisów w bazie kontrahentów oraz w razie

zlokalizowania duplikatów ich usuwanie bądź scalanie. Formularz zarządzania duplikatami

dostępny jest po wybraniu polecenia Kontrahenci->Zarządzanie duplikatami. Po wybraniu tej

opcji system wyświetli dwie sekcje „Scal duplikaty” oraz „Znalezione duplikaty”. Pierwsza z sekcji

pozwala na scalenie dwóch dowolnych kontrahentów wybranych przy użyciu standardowej

przeglądarki. Druga natomiast wypisuje automatycznie listę wpisów, co do których istnieje

podejrzenie iż mogą być duplikatami. To jakim kryterium kieruje się system podczas analizy bazy

w poszukiwaniu duplikatów zależy od zaznaczonej opcji w polu Grupuj po. I tak na przykład jeśli

zaznaczymy opcję Telefon 1 system uzna za duplikaty te wpisy w bazie które mają taki sam, bądź

różniący się tylko nie znaczącymi znakami (np. spacje, nawiasy, wiodące zera), telefon. Jeśli

przegląd bazy po zadanym kryterium nie spowodował wykrycia duplikatów system oznajmi to

wypisując zdanie „Nie znaleziono duplikatów”. Jeśli natomiast zostały wykryte duplikaty system

wyświetli ich listę. Lista taka składa się z sekcji opisujących kontrahenta i wszystkie wpisy w bazie

danych, które uznane zostały za jego duplikat. Z każdym wypisanym rekordem związane jest

menu kontekstowe pozwalające na usunięcie wpisu bądź scalenie pozostałych wpisów w obrębie

sekcji z wybranym kontrahentem. Standardowo system poszukuje duplikatów w całej bazie

danych. Jeśli zależy nam by wykrywanie duplikatów zostało przeprowadzone tylko wśród wybranej

grupy firm należy stosownie wypełnić pole Nazwa czego efektem będzie przeprowadzenie

wyszukiwania tylko wśród firm, które w nazwie posiadają wpisany w to pole ciąg znaków.

Co ważne podkreślenia podczas scalania grupy rekordów zawsze jeden z nich jest traktowany jako

rekord nadrzędny. Docelowy rekord będzie posiadał wszystkie dane teleadresowe kontrahenta

nadrzędnego natomiast jego historia oraz lista kontaktów będzie sumą historii/kontaktów

wszystkich scalanych rekordów.

Dodawanie osób kontaktowych

Przez pojęcie „osoby kontaktowe” rozumie się te osoby, które zostały delegowane przez

kontrahenta do utrzymywania kontaktów z naszą firmą, a więc do których należy się zwracać w

razie konieczności nawiązania kontaktu z danym kontrahentem. Osobami kontaktowymi mogą być

także osoby prywatne, z którymi utrzymujemy kontakt handlowy. Tworzenie bazy danych osób

kontaktowych, z którymi współpracujemy umożliwia formularz „Dodaj kontakt”, (Kontrahenci-

>Dodaj kontakt). Osoby kontaktowe zapisane w bazie danych systemu ITCube kojarzone są w


trakcie używania systemu np. z projektami, informacjami, zadaniami, wiadomościami, mailingami

itd. Po wybraniu opcji Kontrahenci->Dodaj kontakt użytkownik systemu wypełnić będzie musiał

następujące pola:

• Nazwisko (obowiązkowe) – pole edycyjne, w które wpisać należy nazwisko osoby

kontaktowej;

• Imię – pole edycyjne, w które wpisać należy imię osoby kontaktowej;




• Tytuł – edycyjne pole, w które należy wpisać tytuł naukowy osoby kontaktowej;

• Stanowisko – pole, w które wpisać można stanowisko zajmujące w firmie przez daną osobę

kontaktową (pole to jest o tyle ważne, iż wyświetlane jest w liście kontaktów danego

kontrahenta);

• Dział – pole edycyjne służące podaniu działu firmy, w której pracuje wprowadzana do

systemu osoba;

• Specjalizacja – pola edycyjne, w które wpisać można dane dotyczące specjalizacji osoby

kontaktowej;

• Kontrahent (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać należy nazwę kontrahenta,

który reprezentowany będzie przez nowo tworzoną osobę kontaktową;

WAŻNE: Dodając kontakt korzystając z polecenia Kontrahenci->Dodaj kontakt lista





kontrahenta do formularza dodawania osoby kontaktowej.

WAŻNE: W przypadku gdy nie ma jeszcze w bazie danych kontrahenta, do którego chcemy

przypisać dodawaną osobę kontaktową możemy skorzystać z pola Nowy kontrahent. Zaznaczając

przycisk Nowy kontrahent system poszerzy formularz o nowe pola, dotyczące kontrahenta takie

jak: Nazwa, Branża, Grupa, Obsługujący. Wypełniając te pola system doda nowego kontrahenta

wypełniając go danymi, które wprowadziliśmy oraz danymi teleadresowymi z formularza Dodaj

kontakt. Oczywiście dodawana osoba kontaktowa będzie powiązana z kontrahentem.

• Status – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można status konkretnego

kontrahenta. Statusy kontrahentów definiujemy klikając na opcję Kontrahenci->Słowniki-

>Statusy;

• Obsługujący – rozwijane menu, z którego można wybrać pracownika firmy

odpowiedzialnego za kontakt z wprowadzaną do systemu osobą;

• Data - pole, w którym należy wpisać datę następnego kontaktu (spotkania, rozmowy

telefonicznej itp.) Datę wprowadzamy, korzystając z kalendarza zainstalowanego w

systemie ITCube, dostęp do którego uzyskuje się poprzez kliknięcie w przycisk


usytuowany po prawej stronie pola Data. Datę można także wprowadzić używając

klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;

• Przypomnienie – rozwijana lista, z której należy wybrać kiedy ma nastąpić przypomnienie o

następnym kontakcie;

WAŻNE: Okno z przypomnieniem pokaże się osobie obsługującej dany kontakt. Jeśli kontakt nie

ma przydzielonej osoby kontaktowej system wyświetli okno z przypomnieniem o następnym

kontakcie właścicielowi rekordu.

• Opis - pole umożliwiające dodanie adnotacji związanej z następnym kontaktem;

• Telefon 1 – pola edycyjne umożliwiające wprowadzenie do systemu danych zawierających

numer telefoniczny osoby kontaktowej;

• Telefon 2 – pole, w które wpisać należy numer telefonu prywatnego lub komórkowego

osoby kontaktowej;

• Faks – pole, w które należy wpisać numer służbowego faksu;

• Email – pole zawierające listę adresów pocztowych osoby kontaktowej oddzielonych

znakiem przecinka. Moduł odpowiadający za wysyłanie poczty elektronicznej systemu

ITCube używa tylko pierwszego adresu, warto więc by główny adres umieścić na pierwszej

pozycji. Moduł odbioru poczty systemu ITCube w celu identyfikacji przychodzącej

korespondencji wykorzystuje wszystkie adresy. Tak więc poczta przychodząca, która

wysłana została z jakiegokolwiek z adresów wpisanych w pole Email automatycznie

związana zostanie z odpowiednią osobą kontaktową;

• Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo – pola umożliwiające wprowadzenie pełnych

danych teleadresowych osoby kontaktowej. Dodatkowo w trybie podglądu pozwalają one na

prezentację siedziby klienta na mapie. Link Miasto prezentuje siedzibę na planie kraju,

natomiast link Ulica wyświetla dokładny adres na planie miasta;




się automatycznie.

• NIP – pole edycyjne, w które wpisać należy numer identyfikacji podatkowej (NIP) osoby

kontaktowej;

• PESEL – pole edycyjne, w które wpisać należy numer ewidencji ludności (PESEL) osoby

kontaktowej;

• Płeć – rozwijane menu pozwalające określić płeć osoby kontaktowej;

• Wiek – rozwijane menu, za pomocą którego określamy wiek osoby kontaktowej;

• Właściciel (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela edytowanego

rekordu;

• Opis – pole edycyjne umożliwiające osobie wprowadzającej dany rekord do systemu na

dołączenie własnych uwag, sugestii na temat danej osoby kontaktowej;

• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W

oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać


zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki

na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników

(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy

nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie. Aby wybrać kilka grup


odpowiednie grupy użytkowników.

W sekcji Dane dodatkowe o kontakcie możemy wypełnić następujące pola:

• Kanał komunikacji – rozwijane menu pozwalające wybrać preferowany system

komunikowania się z osobą kontaktową. (Kanały kontaktowe tworzymy za pomocą

polecenia Kontrahenci->Słowniki->Typy komunikacji);

• Ważność - rozwijane menu pozwalające określić skalę wpływów osoby kontaktowej w danej

firmie. Do wyboru mamy tutaj następujące opcje: P (person) określające zwykłego

pracownika, IP (important person) określającą ważną osobę oraz VIP (very important

person) określające bardzo ważną osobę o bardzo dużej skali wpływów i możliwości. Pole

Ważność jest uwzględniane przy wyświetlaniu struktury firmy;

• Data pozyskania – pole, w którym podać można datę nawiązania współpracy z daną osobą

kontaktową. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego


wprowadzić używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był

poprawny;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego można ustalić w jaki sposób

pozyskaliśmy daną osobę kontaktową. Informacja ta może być cenna dla analiz i statyk

osób kontaktowych. Sposoby pozyskania definiujemy za pomocą polecenia Kontrahenci-

>Słowniki->Sposoby pozyskania;

• Przełożony – pole edycyjne umożliwiające wprowadzenie relacji zawodowych pomiędzy

osobami kontaktowymi w danej firmie;

• GG, Skype – pola edycyjne umożliwiające odnotowanie numerów komunikatorów

internetowych. W przypadku rekordów z wypełnionymi polami system umożliwia

automatyczne rozpoczęcie rozmowy poprzez naciśniecie odpowiedniego linku. W przypadku

komunikatora GG wyświetla także aktualny status użytkownika.

• Login, Hasło (Ekstranet) – pola edycyjne (widoczne w przypadku włączonego modułu

Ekstranet) umożliwiające ustawienie hasła i loginu dającego osobie kontaktowej dostęp do

modułu Ekstranet oraz jednoznacznie identyfikującego ją w tym systemie. Osoba

kontaktowa będzie mogła korzystać z konta od chwili gdy zaznaczona zostanie opcja

Aktywny znajdująca się po prawej stronie pola Login. Więcej o konfiguracji i korzystaniu z

modułu Ekstranet przeczytać można;

• Kategorie produktów – okno umożliwiające zaznaczenie jakimi kategoriami produktów

zainteresowany jest kontrahent;

• Cechy – okno pozwalające wybrać dowolne cechy opisujące danego kontrahenta. Cechy

definiujemy za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Cechy. Aby wybrać kilka cech



odpowiednie cechy;

• Relacje wych. – okno pozwalające zdefiniować relacje istniejące pomiędzy

dodawanym/edytowanym rekordem a wpisami w bazie kontrahentów. Relacje definiujemy

za pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontakt. ;

WAŻNE: Osoba kontaktowa, która nie jest przypisana do Kontrahenta (z listy Kontrahent została

wybrana opcja Brak powiązania z kontrahentem) nie będzie mogła zalogować się do modułu

Ekstranet, mimo iż pola Login, Hasło zostały wypełnione oraz przycisk Aktywny został zaznaczony.

W formularzu Dodaj osobę kontaktową możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych

zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby pola te były widoczne musi zostać włączony

mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący osób kontaktowych.

WAŻNE: Przy dodawaniu osoby kontaktowej możemy dodatkowo zaznaczyć pole Uaktualnij

powiązania maili. Jeśli pole to zostało zaznaczone system ITCube oznaczy całą korespondencje

mailową z wprowadzaną osobą w ten sposób, aby łatwo można ją było odnaleźć w systemie

(maile będą skojarzone z danym kontaktem).

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej osoby

kontaktowej do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu

głównego systemu ITCube poprzez naciśnięcie klawisza Anuluj.

Podgląd / Modyfikacja osób kontaktowych




Kontrahenci->Kontakty. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj kontaktami,

za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj kontaktami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji

pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię

rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z

jedną osobą kontaktową).

WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierających aktywnych osób

kontaktowych oraz w bazie zawierającej osoby kontaktowe nieaktywne (więcej o nadawaniu

statusu aktywnego/nieaktywnego osobie kontaktowej w punkcie dotyczącym dodawania nowego

nowej osoby kontaktowej). Wyboru pomiędzy wspomnianymi wyżej opcjami dokonujemy


zaznaczając pole Aktywne rekordy bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie

przycisku Szukaj.




służące do:











przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tam również wygodne mechanizmy

służące do odnalezienia konkretnej osoby kontaktowej za pomocą takich danych jak: właściciel,

kontrahent, nazwisko i imię pod jakim osoba kontaktowa jest rozpoznawana w systemie oraz jej

adres. Okno składa się z sześciu kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu,

jego edycja, usunięcie danego rekordu z systemu, dodanie notatki związanej z daną osobą,

wysłanie do niej maila, delegowanie zadania w kontekście kontaktu a także dodanie rekordu

do tzw. Zakładek;




kontakt, który do systemu wprowadził Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu


rekordów poświęconych osobom kontaktowym wprowadzonym do systemu przez Jana

Kowalskiego;

• kolumna Obsługujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który opiekuje się

daną osobą kontaktową. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć kontakt, który obsługuje Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego

menu Obsługujący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie


wszystkich rekordów poświęconych osobom kontaktowym wprowadzonym do systemu przez

Jana Kowalskiego;

• kolumna Status – zawiera status osoby kontaktowej. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć kontakt, który ma status Aktywny wystarczy

wybrać z rozwijanego menu Status frazę „Aktywny”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych osobom kontaktowym mającym status

Aktywny;

• kolumna Nazwisko/imię – zawiera informację o imieniu i nazwisku pod jakim osoba

kontaktowa została zarejestrowana w systemie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone osobie kontaktowej

o imieniu Jan i nazwisku Kowalski wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwisko i imię taką

właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych osobom kontaktowym o taki właśnie

imieniu i nazwisku. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych osoby kontaktowej mamy

możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której zatrudniona jest

poszukiwana osoba kontaktowa. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć wszystkie osoby kontaktowe firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu

edycyjnym Kontrahent frazę „Coca Cola” i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy

pełnych danych mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Adres - zawiera informacje teleadresowe osoby kontaktowej. W nagłówku (poniżej

nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego

rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone

osobie kontaktowej zamieszkałej w Warszawie, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Adres

taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych osobom kontaktowym zamieszkałym w

Warszawie. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu poszukiwanej osoby kontaktowej mamy



wyszukiwania danych po dowolnym polu osoby kontaktowej. Domyślnie w kolumnie tej

znajduję się pole Telefon 1. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony


kryterium. Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych

kolumn”. W Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za

pomocą wzorców.







Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów / Drukowanie

naklejki z adresem / Eksport wizytówki / Dodawanie oferty, zamówienia /

Odnotowywanie przychodu, kosztu / Dodawanie informacji / Dodawanie

dokumentu / Delegowanie zadań / Wysyłanie listu, faksu, e-maila /

Dodawanie kontraktu serwisowego / Dodawanie zlecenia serwisowego /

Zakładki


porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne

menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu,

edycja jego danych, usunięcie rekordu z systemu, dodanie informacji związanej z daną osobą,

wysłanie do niej maila, delegowanie zadania w kontekście kontaktu a także dodanie rekordu do

tzw. zakładek w Panelu głównym systemu ITCube.


Dostęp do zawartości pliku uzyskać można na dwa sposoby:

• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu osoby kontaktowej



porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informacje.


wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone w rekordzie podczas jego tworzenia

(Kontrahenci->Dodaj kontakt). Dodatkowo, w oknie Historia osoby kontaktowej, znajdują się

informacje dotyczące związanych z osobą kontaktową: Informacji, Zadań, Maili/Faksów

otrzymanych, Maili/Faksów wysłanych, Korespondencji grupowej, Zamówień/Zakupów,

Przychodów/Kosztów, Projektów, Gwarancji/Kontraktów serwisowych. Użytkownik może

zadecydować czy okno Historia osoby kontaktowej ma zostać uporządkowane względem typu

obiekty, daty obiektu bądź właściciela obiektu. Poniżej danych opisujących historię kontaktu

znajduje się sekcja opisująca wszystkie związane z osobą kontaktową dokumenty i rezerwacje.

Standardowo wypisywane są tylko najświeższe rekordy w każdej z sekcji (ich ilość konfigurowana

jest z poziomu pliku konfiguracyjnego). Po prawej stronie każdej z sekcji znajduje się odnośnik

więcej, kliknięcie którego powoduje otwarcie nowego okna z pełną listą rekordów (pełna lista

projektów dotyczących danej osoby kontaktowej, informacji, zadań itd.).

WAŻNE: Przeglądając dane osoby kontaktowej w każdej chwili mamy dostęp do podręcznego

menu, które otwieramy klikając w przycisk . Dzięki niemu możemy szybko przejść w tryb edycji

(Edytuj rekord), dodać notatkę (Dodaj informację), delegować zadanie (Dodaj/deleguj zadanie)

oraz wysłać email (Wyślij email).


WAŻNE: Każdą sekcję w formularzu dotyczącym osoby kontaktowej można w łatwy sposób

„schować” lub „odsłonić” klikając w przycisk . To, która sekcja jest standardowo „schowana”,

definiuje się w pliku konfiguracyjnym systemu.

WAŻNE: Przeglądając dane osoby kontaktowej w każdej chwili można je wydrukować, klikając w

ikonę symbolizująca drukarkę umieszczona w prawym dolnym rogu okna.









wypełnić należało podczas wprowadzania do zasobów systemu nowej osoby kontaktowej

(Kontrahenci->Dodaj kontakt). Za pomocą tego formularza administrator systemu, bądź

uprawniony do wprowadzania poprawek użytkownik otrzymuje dostęp do danych wybranej

wcześniej osoby kontaktowej i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane,



wprowadzone przez nas poprawki.







Drukowanie nalepki z adresem kontaktu

W dowolnej chwili możemy wydrukować nalepkę z adresem osoby kontaktowej. Aby to zrobić

należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj nalepkę. Następnie system ITCube CRM otworzy

formularz, gdzie możliwe będzie podanie parametrów wydruku. Więcej informacji na temat

drukowania nalepek na koperty znaleźć można w rozdziale poświęconym seryjnemu adresowaniu

kopert.


Eksport wizytówki

System ITCube umożliwia eksport danych teleadresowych osoby kontaktowej do formatu vCard.

Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok

numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Eksportuj wizytówkę. Następnie system ITCube

CRM otworzy okno pozwalające na zapisanie pliku w formacie VCF.


Aby dodać ofertę lub zamówienie związane z danym kontaktem należy kliknąć lewym przyciskiem


Dodaj dokument sprzedaży. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który

wypełnia się przy dodawaniu oferty/zamówienia za pomocą opcji Handel->Dodaj

ofertę/zamówienie. Dodatkowo menu Kontakt zostanie ustawiona domyślnie na osobę

kontaktową, której ma dotyczyć oferta bądź zamówienie.


W dowolnym momencie można odnotować przychód lub koszt i powiązać go z kontaktem. Aby to




pomocą opcji Handel->Odnotuj przychód/koszt. Dodatkowo menu Kontakt zostanie ustawione

domyślnie na osobę kontaktową, której ma dotyczyć dodawany przychód bądź koszt.


Z każdą osobą kontaktową można związać informację. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Dodawanie informacji. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z

tym, który wypełnia się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Informacje->Dodaj

informację. Dodatkowo menu Kontrahent oraz Kontakt zostanie ustawiona domyślnie na

kontrahenta oraz osobę kontaktową, z którą chcemy skojarzyć informację.

Dodawanie dokumentu

Z każdą osobą kontaktową można związać dokument. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Dodaj dokument. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym,

który wypełnia się przy rejestracji dokumentu za pomocą opcji Dokumenty->Zarejestruj

dokument.

Delegowanie zadań

Z każdą osobą kontaktową można związać zadanie. Aby to zrobić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Dodaj/Deleguj zadanie. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z


tym, który wypełnia się przy delegowaniu zadania za pomocą opcji Zadania->Dodaj/Deleguj

zadanie. Dodatkowo menu Kontrahent oraz Kontakt zostaną wypełnione danymi osoby, z którą

chcemy skojarzyć zadanie.

Wyślij korespondencję

Do każdej osoby kontaktowej można wysłać list, email lub faks. Aby to zrobić należy kliknąć

lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu

i wybrać opcję Wyślij list lub Wyślij faks lub Wyślij e-mail. Następnie system ITCube otworzy

formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy wysyłaniu maila za pomocą opcji Mail/Faks-

>Wyślij list lub Mail/Faks->Wyślij email lub Mail/Faks->Wyślij faks. Dodatkowo pole

Kontrahent/Kontakt oraz adres zostaną automatycznie wypełnione danymi kontaktu, do którego

chcemy wysłać list (email, faks).


W każdym momencie możemy dodać nowy kontrakt serwisowy powiązany od razu z kontaktem.

Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok

numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy. Następnie system

ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji kontraktu

serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy.


W każdym momencie możemy dodać nowe zlecenie serwisowe powiązane od razu z osobą

kontaktową. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący

się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy. Następnie

system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji nowego

zlecenia serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe.

Dodawanie rekordu do zakładek

Każdy z rekordów można w każdej chwili dodać do tzw. zakładek, czyli umieścić je w specjalnie do

tego przeznaczonej strefie Panelu głównego systemu ITCube. Dzięki temu najważniejsze rekordy,

z których przykładowo często korzystamy zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym

miejscu.

Usuwanie rekordu z zakładki

Zakładkę usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po prawej stronie nazwy kontaktu (w

Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń zakładkę oraz potwierdzając chęć jej usunięcia

(przycisk Tak w okienku wyboru).

Planowanie tras przejazdu

System ITCube zintegrowany jest ze środowiskiem Google Map. Mechanizm ten umożliwia między

innymi planowanie/graficzną prezentację tras przejazdu. Odpowiednie funkcje dostępne są


poprzez polecenie Kontrahenci->Planowanie tras przejazdu. Wybranie tej opcji spowoduje

otworzenie nowego formularza, składającego się z dwóch sekcji. Pierwsza odpowiedzialna jest za

wyznaczanie punktów przejazdu druga natomiast za prezentacje trasy oraz mechanizm druku

planu trasy.

Ustalając punkty przelotowe użytkownik ma do wyboru skorzystanie z dwóch możliwości. Pierwszą

z nich jest ręczne wskazywanie firm które mają zostać odwiedzone drugą natomiast zlecenie tego

zadania systemowi. W drugim przypadku system zaplanuje trasę na podstawie zapisanych w

systemie zadań oraz działań serwisowych.

Ręczne wskazywanie punktów przelotowych sprowadza się do skorzystania z sekcji Wyjazd z oraz

Przyjazd do. W polu Wyjazd z wskazujemy jedną z lokalizacji naszej firmy (lokalizacje

wprowadzane są przez administratora przy użyciu komendy Kontrahenci->Słowniki-

>Lokalizacje geograficzne). Następnie w polach sekcji Przyjazd do wskazujemy firmy które

mają znaleźć się na planowanej trasie. Umieszczone zostaną one na trasie w kolejności

odpowiadającej kolejności pól. Dodatkowo przy każdej firmie znajdują się dwa przyciski

pozwalające na przesunięcie jej o jedna pozycję w dół lub w górę. Pozwala to na zmianę kolejności

punktów na trasie.

Automatyczne wyznaczanie punktów przelotowych wymaga skorzystania z sekcji Zadania. Należy

określić w niej z jakiego okresu zadania/działania mają zostać pobrane. Dodatkowo należy

wskazać osobę odpowiedzialną za realizację zadań/działań oraz ich typ (maksymalnie dwa typy).

Wskazanie realizatora oraz przynajmniej jednego typu zadania bądź działania serwisowego jest

obligatoryjne. Po uzupełnieniu pól należy zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj. Spowoduje to

uzupełnienie pól w sekcji Przyjazd do firmami związanymi z zadaniami/działaniami spełniającymi

podane kryteria. Pod uwagę brane są tylko zadania/działania nowe oraz zaakceptowane.

WAŻNE: Jeśli nie wybrano wartości w polu Wyjazd z miejscem wyjazdu będzie pierwszy z

punktów podanych w sekcji Przyjazd do.

Po uzupełnieniu listy firm należy nacisnąć przycisk Generuj. Spowoduje to wyświetlenie mapy

przejazdu. Dodatkowo z prawej strony wyświetlony zostanie tekstowy opis trasy oraz

poszczególnych manewrów. Dla punktów które związane są z zadaniem/działaniem oprócz nazwy

firmy oraz adresu podany zostanie także temat zadania/działania oraz godzina jego realizacji Jeśli

zależy nam na wydrukowaniu planu trasu możemy skorzystać z przycisku Drukuj (wersja

tekstowa) bądź Drukuj (Wersja graficzna) znajdującego się w prawym dolnym rogu.

WAŻNE: Jeśli co najmniej jeden z punktów zawiera niepoprawny adres trasa nie zostanie

wyświetlona. Użytkownik zostanie poinformowany o tym który z adresów zawiera niepoprawne

dane poprzez oznaczenie związanej z nim pozycji kolorem czerwonym. Ponowne wygenerowanie

trasy spowoduje „uproszczenie” adresów dla wszystkich lokalizacji oznaczonych kolorem

czerwonym. Uproszczenie polega na pominięciu numerów domów oraz ulic.


Akcje na zbiorze kontrahentów

System ITCube umożliwia wykonanie akcji na zdefiniowanym zbiorze kontrahentów. Mechanizm

ten umożliwia zmianę pól słownikowych wszystkich kontrahentów należących do wcześniej

określonego zbioru. Aby zdefiniować zbiór kontrahentów należy wybrać polecenie Kontrahenci-

>Akcje zbiorowe->Akcje na zbiorze kontrahentów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie

nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jacy kontrahenci

powinni zostać umieszczeni w zbiorze. I tak znajdują się tutaj następujące pola:

• Nazwa zbioru (obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną

zapisane warunki definiujące zbiór kontrahentów;

• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują

się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie

lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę

kontrahentów którzy mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać dodatkowo zawężona

poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.). Jeśli pole to

pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona na

podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.

• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie

ono wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana

firma znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;

• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów

(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy

kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to

wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie

zbiorze;

• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych

kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za

pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji

nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy

dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do kontrahentów

dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system

uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w

tworzonym właśnie zbiorze;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do

kontrahentów pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,

system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się

w tworzonym właśnie zbiorze;

• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe

kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym zbiorze. Jeśli jakieś z tych trzech pól nie

zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać danego pola przy sporządzaniu

zbioru;


• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał

kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego

wygenerowany zostanie zbiór. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie

wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma

znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze czy też nie;

• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.

Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego

za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;

• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów

dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego

danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to


zbiorze;

• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas

rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy

danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to


zbiorze;

• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych kontrahentów z którymi ostatni

kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania interesującego

nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów które

traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.

Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór kontrahentów z którymi mieliśmy kontakt w ciągu

ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji

elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:

-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3

miesiące.

-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz

„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja

przychodząca.

Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór kontrahentów z którymi nie mieliśmy

kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie bądź

wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Wykonany telefon należy:

- W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.

- W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz

„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Wykonany telefon oraz *Dowolny typ

korespondencji*

WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy kontrahentów typu „Był

kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone


są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu

ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.

• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór kontrahentów do tych firm które brały

udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić czy dana firma brała udział

we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co najmniej w jednym z nich

(zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam także na wskazanie

poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na wyborze konkretnego

etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu kontekstowego

projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza wybrany etap”.

Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział w projektach

może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i poszczególnych

etapów;

• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontrahenta. Dodatkowo

możemy określić czy dana firma ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co

najmniej jedną z nich (zaznaczone pole lub);

• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest

zainteresowany dany kontrahent. Dodatkowo możemy określić czy firma ma być

zainteresowana wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej

jednym z nich (zaznaczone pole lub);

WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący kontrahentów,

to istnieje możliwość sprecyzowania grupy kontrahentów za pomocą tych właśnie pól (o ile są to

pola w postaci rozwijanych list).

Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania

zbioru kontrahentów. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Dodaj, wtedy zostaną zapamiętane

warunki dotyczące definicji zbioru kontrahentów. Zawsze możemy podglądnąć definicję zbioru w

oknie Dane dotyczące podglądu zbioru klikając przycisk Podgląd.

Aby wykonać akcję na zbiorze kontrahentów należy w oknie Dane dotyczące podglądu zbioru

kliknąć przycisk Akcja. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna, w którym

można jeszcze zmodyfikować dane dotyczące kontrahentów oraz, co najważniejsze, można podać

wartości pól, które mają ulec zmianie. I tak, wartości dotyczące kontrahentów, które można

zmodyfikować to: Grupa, Sposób pozyskania, Status, Branża, Potencjał, Domyślna cena,

Obsługujący oraz Właściciel. Oprócz zmian wartości powyższych pól mechanizm akcji grupowej

pozwala także na dodanie/usunięcie cechy, kategorii produktów bądź grupy uprawnień dla

wszystkich zdefiniowanych rekordów. Wybór należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz. Jeśli

wybór zatwierdzimy natomiast przyciskiem Usuń system wykona akcję usuwania. Wynikiem akcji

nie będzie więc zmiana wartości pól w wybranych rekordach ale ich nieodwracalne usunięcie.


Dodatkowo zawsze możemy usunąć definicję zbioru kontrahentów wybierając w oknie Dane

dotyczące podglądu zbioru w polu Nazwa zbioru konkretną nazwę już zdefiniowanego zbioru a

następnie klikając przycisk Usuń.

Akcje na zbiorze osób kontaktowych

Analogicznie jak w przypadku zbiorów kontrahentów, system ITCube umożliwia wykonanie akcji

na zdefiniowanym zbiorze osób kontaktowych. Aby zdefiniować zbiór kontaktów, a następnie

wykonać na nim jakąś akcję, należy wybrać polecenie Kontrahenci->Akcje zbiorowe->Akcje

na zbiorze kontaktów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą

którego można sprecyzować warunki określające jakie osoby kontaktowe powinni zostać

umieszczeni w zbiorze. I tak znajdują się tutaj następujące pola:

• Nazwa zbioru(obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną

zapisane warunki definiujące zbiór kontaktów;

Pola dotyczące kontrahenta, z którym związana jest osoba kontaktowa mająca znaleźć się w

tworzonym zbiorze:




kontrahentów których osoby kontaktowe mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać

dodatkowo zawężona poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.).

Jeśli pole to pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona

na podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.

• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór osób kontaktowych do tych których

nadrzędni kontrahenci brali udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić

czy dana firma brała udział we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co

najmniej w jednym z nich (zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam

także na wskazanie poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na

wyborze konkretnego etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu

kontekstowego projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza

wybrany etap”. Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział

w projektach może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i

poszczególnych etapów;



osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;





wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie

zbiorze;





dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do osób

związanych z kontrahentami dysponującymi konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie

zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana



osób związanych z kontrahentami pozyskanymi w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie




kontrahentów zatrudniających osoby, które mają znaleźć się w tworzonym zbiorze. Jeśli

jakieś z tych trzech pól nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać

danego pola przy sporządzaniu zbioru;



wygenerowany zostanie zbiór. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie

wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany kontakt

znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze czy też nie;








zbiorze;





zbiorze;

Pola dotyczące bezpośrednio osoby kontaktowej:

• Nazwisko i imię – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy osoby kontaktowej pod jaką znana

jest ona w systemie. Jeśli pole nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość,


która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w tworzonym właśnie

zbiorze;

• Płeć – rozwijane menu pozwalające określić płeć osób kontaktowych, które powinny znaleźć

się w zbiorze. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość,

która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w tworzonym właśnie

zbiorze;

• Wiek – rozwijane menu, z którego możemy wybrać przedział wiekowy osób kontaktowych;

• Kontrahent – rozwijana lista zawierająca nazwy kontrahentów. Wybranie kontrahenta

oznacza, iż wszystkie osoby kontaktowe skojarzone z tą firmą znajdą się w tworzonym

zbiorze;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do kontaktów

dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system

uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w

tworzonym właśnie zbiorze;


kontaktów pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,

system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się

w tworzonym właśnie zbiorze;

• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe osób

kontaktowych mających znaleźć się w tworzonym zbiorze. Jeśli jakieś z tych trzech pól nie

zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać danego pola przy sporządzaniu

zbioru;

• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania osoby kontaktowej.




dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego dany

kontakt. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która

ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;

• Właściciel kontaktu – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas

rekordów dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy



zbiorze;

• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych osób kontaktowych z którymi

ostatni kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania

interesującego nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów

które traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.

Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi mieliśmy kontakt w

ciągu ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji




miesiące.



przychodząca.

Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi nie

mieliśmy kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie

bądź wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Telefon należy:

-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.

-W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz

„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Telefon oraz *Dowolny typ korespondencji*

WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy osób kontaktowych typu „Był




• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących osobę kontaktową. Dodatkowo

możemy określić czy dana osoba ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co



zainteresowany dany kontakt. Dodatkowo możemy określić czy osoba kontaktowa ma być



WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący kontaktów, to

istnieje możliwość sprecyzowania grupy osób kontaktowych za pomocą tych właśnie pól (o ile są

to pola w postaci rozwijanych list).


zbioru osób kontaktowych. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Dodaj, wtedy zostaną

zapamiętane warunki dotyczące definicji zbioru kontaktów. Zawsze możemy podglądnąć definicję

zbioru w oknie Dane dotyczące podglądu zbioru klikając przycisk Podgląd.

Aby wykonać akcję na zbiorze osób kontaktowych należy w oknie Dane dotyczące podglądu zbioru

kliknąć przycisk Akcja. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna, w którym

można jeszcze zmodyfikować dane dotyczące zbioru kontaktów oraz, co najważniejsze, można

podać wartości pól, które mają ulec zmianie. I tak, wartości dotyczące osób kontaktowych, które

można zmodyfikować to: Kanał komunikacji, Sposób pozyskania, Status, Ważność, Obsługujący

oraz Właściciel. Oprócz zmian wartości powyższych pól mechanizm akcji grupowej pozwala także

na dodanie/usunięcie cechy, kategorii produktów bądź grupy uprawnień dla wszystkich

zdefiniowanych rekordów. Wybór należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz. Jeśli wybór


zatwierdzimy natomiast przyciskiem Usuń system wykona akcję usuwania. Wynikiem akcji nie

będzie więc zmiana wartości pól w wybranych rekordach ale ich nieodwracalne usunięcie.

Dodatkowo zawsze możemy usunąć definicję zbioru kontaktów wybierając w oknie Dane

dotyczące podglądu zbioru w polu Nazwa zbioru konkretną nazwę już zdefiniowanego zbioru a


Informacje, Statystyki/Analizy interakcji

System ITCube umożliwia dodawania różnorodnych informacji oraz kojarzenia ich z

kontrahentami, osobami kontaktowymi, projektami oraz etapami projektów. Opcje systemowe

dotyczące dodawania, modyfikacji, usuwania, przeglądania informacji oraz statystyk zgromadzone

zostały w menu Informacje.

Typy informacji (*)

Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych informacji (Informacje->Dodaj

informację) logiczne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału informacji ze względu na

treść, której dotyczą (np. Spotkanie, Telefon, Fax, Reklamacja itd.). Polecenie Informacje-

>Słowniki->Typy informacji pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube typów wszystkich

informacji, które używane będą w systemie ITCube. Wybór opcji Informacje->Słowniki->Typy

informacji spowoduje otworzenie formularza Typy informacji, za pomocą którego użytkownik


• dodać nowy typ informacji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie

Dodaj typ informacji i klikając w przycisk Dodaj;

• zmodyfikować istniejący typ poprzez wybranie jego nazwy w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj typ informacji, podanie jego nowej nazwy w polu Nowa nazwa oraz

naciśnięciu przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący typ wybierając jego nazwę z rozwijanego menu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj typ informacji i klikając w przycisk Usuń.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie Domyślnego typu informacji, który proponowany


typ informacji ustalić można na dwa sposoby:


informacji;


typ informacji, zaznaczając okno Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.


Wprowadzanie nowej informacji

Informacje wprowadzamy do systemu za pomocą polecenia Informacje->Dodaj informację. Po

wybraniu wyżej wspomnianej opcji otwarty zostanie nowy formularz Dodaj informację, za pomocą

którego określić będziemy mogli wszystkie parametry nowo tworzonej wiadomości. I tak w

formularzu tym znaleźć będziemy mogli następujące pola:

• Temat – pole pozwalające zdefiniować temat informacji;

• Data od/do (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy zakres czasowy

zdarzenia opisywanego w informacji. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego

kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie

pola Data. Datę można także wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W takim

przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;

WAŻNE: Dodając informację możemy skorzystać z systemowego stopera, który zmierzyć może

czas trwania wykonywania danej czynności (np. rozmowy z klientem którą opisujemy dodawaną

informacją). Symbol stopera został umieszczony na prawo do pola Data.

• Typ (obowiązkowe) – niezwykle istotne menu pozwalające określić typ wprowadzanej do

systemu informacji. Własne typy informacji wprowadzić można do systemu za pomocą

polecenia Informacje->Słowniki->Typy informacji (*);

• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do wiadomości dowolnych plików, które

zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej informację. Plik

dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po

kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym

wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia

Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie

zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania informacji

klikając przycisk . Więcej na temat dołączania plików (dokumentów) znaleźć można w

sekcji poświęconej dokumentom;


systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczyć będzie tworzona właśnie wiadomość;

WAŻNE: Dodając informację korzystając z polecenia Informacje->Dodaj informację lista





kontrahenta do formularza dodawania informacji. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy

kontrahenta w systemie możemy to zrobić podczas dodawania informacji klikając przycisk .





dotyczyć będzie wprowadzana właśnie do systemu wiadomość;

• Etap projektu - rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu projektu

wybranego wyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzana właśnie do systemu informacja;

• Właściciel rekordu (*) – Pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela


• Treść – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samej informacji;








odpowiednie grupy użytkowników;

W formularzu Dodaj informacje możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych

zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony

mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący informacji.

WAŻNE: Dodając informację możemy zadecydować, iż następnym krokiem będzie dodanie

zadania bądź projektu tematycznie powiązanego z wprowadzaną informacją (część pól na

formularzu zadania będzie już wypełniona). Aby to uczynić należy zaznaczyć odpowiednio pole

Dodaj zadanie bądź Dodaj projekt, znajdujące się na dole formularza.

WAŻNE: Na dole formularza została umieszczona opcja Dodaj kontrahenta do pola "Związany z"

w projekcie/etapie. Jej zaznaczenie spowoduje dodanie kontrahenta związanego z informacją do

listy firm związanych z jej projektem nadrzędnym. Jeśli kontrahent jest już obecny na liście firm

związanych z projektem zostanie on zignorowany.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej informacji do

bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu głównego


Podgląd / Modyfikacja informacji





Informacje->Informacje. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj

informacjami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj informacjami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji



jedną informacją). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.

Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą

nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej

stronie menu, służące do:













rekordu, typ informacji, jej temat, firma z jaką powiązana jest dana informacja czy też jej data

wprowadzenia do systemu wyznaczana datami rozpoczęcia i zakończenia. Okno składa się z

sześciu kolumn:





systemu daną informację. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został



rozwijanego menu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich wiadomości stworzonych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Typ – jak sama nazwa wskazuje – kolumna zawiera informacje na temat typu

danej informacji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

wszystkie informacje, których typ określony został jako „Spotkanie” wystarczy wybrać z


rozwijanego menu Typ identyczną wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych informacjom, których typ został tak właśnie określony;

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określona

wiadomość. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący

do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

rekordy dotyczące informacji związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy wybrać z

rozwijanego menu Kontrahent identyczną nazwę kategorii (Coca Cola). Wynikiem takiego

działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych informacjom powiązanym

z danym kontrahentem;

• kolumna Data – zawiera informację o dacie zdarzenia opisanego w danej informacji. W



wszystkich wiadomości, według ich daty początkowej, ustalić należy zakres czasowy jaki

system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących

informacji. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości

wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu

ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się

po prawej stronie pól Od, Do;


wyszukiwania danych po dowolnym polu informacji. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się













dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji (o

ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej odczytu), edycja zapisanych tam danych

oraz ich usunięcie (o ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej zapisu).









wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone (Informacje->Dodaj informację) podczas

tworzenia nowej wiadomości informacje.













wypełnić należało podczas wprowadzania nowej informacji (Informacje->Dodaj informacje).

Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranej wcześniej

informacji i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki


kliknięcie w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.







Analiza interakcji

Jako że system CRM ma służyć min. dokładnemu analizowaniu kontaktów naszej firmy z

poszczególnymi kontrahentami, system ITCube oferuje narzędzia analiz różnego rodzaju form


kontaktu z kontrahentem (określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje->Słowniki-

>Typy informacji). Tworzenie statystyk/analiz interakcji dla wybranych kontrahentów jak i grup

kontrahentów jest możliwe dzięki poleceniom Raporty->Informacje->Analiza interakcji,

Raporty->Informacje->Ranking interakcji oraz Raporty->Informacje->Statystyka

interakcji.







Po wybraniu opcji Raporty->Informacje->Analiza interakcji system otworzy formularz

składający się z trzech okien. Okno Dane dotyczące informacji uwzględnionych w analizie pozwala

na określenie analizowanej wartości. I tak przykładowo: zaznaczając w polu Prezentacja wartość

Analiza intensywności interakcji dla grupy kontrahentów (ujęcie dniowe) oraz w polu Typ

informacji wartość Spotkanie i pomijając wszystkie pozostałe pola, po kliknięciu przycisku Generuj

znajdującego się na dole formularza otrzymamy wykres prezentujący ilość odbytych spotkań z

wszystkimi kontrahentami naszego przedsiębiorstwa z rozbiciem na poszczególne dni. Jako, iż nie

określiliśmy zakresu czasowego system wykorzystał wszystkie znajdujące się w systemie rekordy

dotyczące sprzedaży.

Okno Dane dotyczące profilu kontrahenta zawiera pola pozwalające na zawężenie grupy

kontrahentów, względem której dokonywane są obliczenia. I tak jeśli w poprzednim przykładzie

interesowała by nas tylko interakcja w ramach regionu małopolskiego, wybrać należy również

opcję małopolskie z rozwijanego menu w polu Region. Po wciśnięciu przycisku Generuj otrzymamy

analogiczny wykres jednakże tym razem system uwzględni tylko rekordy powiązane z

kontrahentami z regionu małopolskiego.

Analogicznie możemy określać kryteria dotyczące informacji w obrębie konkretmego projektu. Do

tego służy okno Dane dotyczące projektów nadrzędnych.

Jak już wspomniano formularz Analiza interakcji składa się z trzech okien. I tak w pierwszym z

nich (Dane dotyczące informacji uwzględnionych w analizie) znajdują się następujące pola:




• Właściciel informacji – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować wszystkie

interakcje z klientem dla danego użytkownika systemu;


wskazanego działu;

• Typ informacji – menu, z którego wybrać można wartość poddaną później analizie

statystycznej. Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju formy kontaktu z klientem


(określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje->Słowniki->Typy informacji)

oraz dwie istotne wartości wprowadzone przez twórców systemu: Ogłoszenie ekstranetowe i

Ogłoszenie intranetowe.


obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą informacje. I tak znajdują się tu

następujące pola:


którego będzie dotyczyć analiza interakcji. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje analizę interakcji dotyczącą wszystkich informacji związanych z

projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;


wygeneruje analizę interakcji związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


działania będzie wygenerowanie analizy interakcji związanej z projektami stworzonymi w




analizy interakcji powiązanej ze wskazanym projektem;



ITCube będzie wygenerowanie analizy interakcji powiązanej ze wskazanym etapem

projektu.



następujące pola:













statystyki/analizy;













WAŻNE: Nie należy mylić pola Właściciel kontrahenta z polem Właściciel informacji. Pierwsze pole

dotyczy tylko i wyłącznie właściciela rekordu Kontrahent, z którym miała miejsce dana interakcja,

natomiast drugie pole dotyczy osoby, która dodała daną informację. Możemy zatem analizować

interakcje przeprowadzone przez użytkownika Jan Kowalski gdy w polu Właściciel informacji

wybierzemy wartość „Jan Kowalski” lub też analizować wszystkie kontakty z firmami, których





Statystyka interakcji

Kolejnym raportem dotyczącym interakcji z kontrahentami jest statystyka interakcji, którą

możemy wygenerować wybierając opcję Raporty->Informacje->Statystyka interakcji. Służy

ona do porównania kilku typów interakcji w obrębie zdefiniowanej grupy kontrahentów. Wyniki

Statystyki interakcji są prezentowane w postaci tabelarycznej, a nie jak w przypadku Analizy

interakcji w formie graficznego wykresu.

Formularz Statystyka interakcji składa się z trzech okien. Okno Dane dotyczące informacji

uwzględnionych w statystyce pozwala na określenie analizowanej wartości. I tak znajdują się

tutaj następujące pola:








wskazanego działu;

• Typ informacji (obowiązkowe) – menu, z którego wybrać można wartości poddawane

później analizie statystycznej (porównaniu). Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju

formy kontaktu z klientem (określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje-

>Słowniki->Typy informacji) oraz dwie istotne wartości wprowadzone przez twórców

systemu: Ogłoszenie ekstranetowe i Ogłoszenie intranetowe.



następujące pola:


którego będzie dotyczyć statystyka interakcji. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje statystykę interakcji dotyczącą wszystkich informacji związanych z



wygeneruje statystykę interakcji związaną z projektami, których koordynatorem jest

wskazana osoba;


działania będzie wygenerowanie statystyki interakcji związanej z projektami stworzonymi w




statystyki interakcji powiązanej ze wskazanym projektem;



ITCube będzie wygenerowanie statystyki interakcji powiązanej ze wskazanym etapem

projektu.



następujące pola:













statystyki/analizy;













WAŻNE: Nie należy mylić pola Właściciel kontrahenta z polem Właściciel informacji. Pierwsze pole

dotyczy tylko i wyłącznie właściciela rekordu Kontrahent, z którym miała miejsce dana interakcja,

natomiast drugie pole dotyczy osoby, która dodała daną informację. Możemy zatem analizować

interakcje przeprowadzone przez użytkownika Jan Kowalski gdy w polu Właściciel informacji

wybierzemy wartość „Jan Kowalski” lub też analizować wszystkie kontakty z firmami, których





Ranking interakcji

Ostatnim narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym interakcje z klientami jest

Ranking interakcji. Służy on porównaniu grup kontrahentów ze względu na ilość informacji o

konkretnym typie.

Tak samo jak w przypadku analizy czy statystyki interakcji formularz Ranking interakcji składa się

z trzech okien. I tak w pierwszym z nich (Dane dotyczące informacji uwzględnionych w rankingu)

znajdują się następujące pola:


• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczenia statystycznego.

Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w





wskazanego działu;

• Typ informacji (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać można wartość poddaną

później analizie statystycznej. Do wyboru w tym menu będą różnego rodzaju typy

informacji (określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje->Słowniki->Typy

informacji) oraz dwie istotne wartości wprowadzone przez twórców systemu: Ogłoszenie

ekstranetowe oraz Ogłoszenie intranetowe;



opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji posegregowane będą od

najniższej do najwyższej wartości) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji

posegregowane będą od najwyższej do najniższej wartości);





następujące pola:


którego będzie dotyczyć ranking interakcji. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje ranking interakcji dotyczący wszystkich informacji związanych z



wygeneruje ranking interakcji związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


działania będzie wygenerowanie rankingu interakcji związanego z projektami stworzonymi w




rankingu interakcji powiązanego ze wskazanym projektem;




ITCube będzie wygenerowanie rankingu interakcji powiązanego ze wskazanym etapem

projektu.






kontrahenta. (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-








statystyki/analizy;










lewej stronie pola lub wpisać z klawiatury;





system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie poszczególnych grup kontrahentów ze

względu na wybrany typ interakcji. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system

uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy ze względu na kolumnę Wybrany typ interakcji.

Dodatkowo system zaznaczy ciemniejszym kolorem ten rekord, który spełnia warunki określone w

oknie Dane dotyczące parametrów grupowania.

Oferta handlowa firmy


Kiedy ukończony zostanie już etap wprowadzania danych dotyczących poszczególnych

pracowników oraz infrastruktury firmy, nadchodzi czas na uczynienie kolejnego ważnego kroku,

którym jest wprowadzenie do baz systemu ITCube oferty naszej firmy. Wszystkie opcje związane z

tym zagadnieniem usytuowane zostały w menu Produkty. Tak więc za pomocą dostępnych tam

poleceń można:

• dodać nowy produkt bądź usługę;

• przeglądnąć stworzoną bazę produktów bądź usług;

• zdefiniować kategorie oddające wzajemne powiązania produktów/usług;

• ustalić jednostki miary;

• zdefiniować symbole walut;

• zarządzać kursami walut;

• ustalić stawki podatku VAT;

• skonfigurować typy produktów/usług.

Kategorie produktów (*)

Polecenie Produkty->Kategorie produktów umożliwia administratorowi systemu odtworzenie w

bazie zależności jakie istnieją pomiędzy poszczególnymi rodzajami produktów (przykładowo

monitor 15’ model 57i marki LG może należeć do kategorii monitory LG, która z kolei zawierać się

może w kategorii monitory 15’, a ta jest podkategorią kategorii głównej Monitory). Takie

uporządkowanie bazy będzie dużym ułatwieniem przy dalszej pracy choćby z modułem sklepu

internetowego, stanowiącego integralną część systemu ITCube, czy też przy wyszukiwaniu

konkretnych rekordów.

Dodawanie / Modyfikowanie / Usuwanie kategorii produktów

Aby stworzyć odpowiednie dla potrzeb naszej firmy kategorie produktów, należy wybrać z

głównego menu polecenie Produkty->Kategorie produktów i wypełnić nowo otwarty formularz

Kategorie produktów. Formularz ten umożliwia:

• Dodanie nowej kategorii produktów. Aby dodać do systemu nową kategorię produktów

należy:

• wybrać jej nazwę: wpisując odpowiednią frazę (pole Nazwa);

• określić relacje nadrzędności/podrzędności z innymi istniejącymi już w systemie

kategoriami za pomocą rozwijanego menu w polu Kategoria nadrzędna (jak więc widać

odtwarzanie struktury należy rozpocząć „od góry” – wpisując na początek „najszersze”

kategorie);

• określić relacje logiczne pomiędzy kategoriami korzystając z pola Powiązania. Relacje te

pozwalają na wprowadzenie sprzedaży wiązanej w module sklepu internetowego. Wiążąc

na przykład kategorię nadruki na materiał z kategorią koszulki spowodujemy, że osoba

odwiedzająca nasz sklep internetowy zostanie poinformowana, iż kupując koszulkę w

naszej firmie warto także wybrać dla niej odpowiedni nadruk. Wprowadzaną kategorię

możemy także powiązać z większą ilością kategorii zaznaczając odpowiednie pozycje

oraz trzymając wciśnięty klawisz Ctrl;


• opisać nowo tworzoną kategorię za pomocą pola edycyjnego Opis;

• wskazać grupy użytkowników które mogą odczytywać/edytować kategorię. By dany

użytkownik uzyskał dostęp do konkretnego produktu mu si on posiadać prawa zarówno

do samego produktu jak i do kategorii w której sie on znajduje;

• zatwierdzić wpisane informacje za pomocą przycisku Dodaj;

• Modyfikację już istniejącej kategorii produktów. Aby zmodyfikować istniejącą już w systemie

kategorię należy:

• wybrać jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj kategorię

produktów;

• wprowadzić konieczne poprawki, używając do tego celu pól: Nazwa (zmiana nazwy

kategorii), Powiązania (zmiana powiązań logicznych) oraz Opis (zmiana w istniejącym

opisie kategorii);

• zatwierdzić wprowadzone modyfikacje za pomocą klawisza Zapisz;

• Usunięcie wybranej kategorii. Aby usunąć z systemu już istniejącą kategorię produktów

należy:

• wybrać jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj kategorię

produktów);

• zatwierdzić swój wybór poprzez kliknięcie w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie kategorii nadrzędnej powoduje automatyczne wykasowanie wszystkich

produktów, które się w niej znajdują oraz jej kategorii podrzędnych.

WAŻNE: Ze względu na niebezpieczeństwo zapętlenia się struktury kategorii nie ma możliwości

zmienienia raz przyjętej struktury nadrzędności/podrzędności pomiędzy poszczególnymi

kategoriami. Dlatego ważne jest aby dobrze zaplanować te powiązania zanim dokona się

jakichkolwiek wpisów do systemu.

System ITCube umożliwia również zadecydowanie, czy dana kategoria będzie widoczna w module

Ekstranet. Możliwość taką ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Widoczna w ekstranecie podczas wprowadzania nowej kategorii;

• wybierając interesującą nas kategorię z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj

kategorię produktów a następnie zaznaczenie okienka Widoczna w ekstranecie i klikając na

przycisk Zapisz.

WAŻNE: Jeśli dana kategoria będzie niewidoczna w sklepie, niewidoczne będą również wszystkie

jej podkategorie, niezależnie od tego czy podczas ich tworzenia pole „Widoczna w ekstranecie”

zostało zaznaczone czy też nie.


Typy produktów/usług (*)

Polecenie Produkty->Słowniki->Typy produktów/usług pozwala na administrację różnymi

rodzajami produktów/usług używanych w systemie ITCube. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie

formularza Typy produktów/usług, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nowy typ produktu/usługi – wpisując odpowiedni skrót w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj typ produktu/usługi) i klikając w przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę istniejącego typu produktu/usługi – poprzez wybranie nazwy typu

produktu/usługi, którą chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ

produktu. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać

jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą

przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący typ produktu/usługi wybierając pożądany skrót z rozwijanego menu w

polu Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj typ produktu/usługi) i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie typu produktu/usługi, który wcześniej został wykorzystany przy tworzeniu

dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt) nie powoduje skasowania żadnych danych

w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie

adnotacja w polu opisującym typ produktu, iż został on usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu produktu/usługi, który będzie

wstawiany automatycznie, w razie gdyby użytkownik dodający dane nie ustawił tego parametru.

Domyślny typ produktu/usługi ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego typu. Okienko to znajduje

się po prawej stronie pola edycyjnego Nazwa (okno Dodaj typ produktu/usługi);

• wybierając interesujący nas typ produktu/usługi z rozwijanego menu w oknie

Usuń/Modyfikuj typ produktu/usługi zaznaczając okienko Typ domyślny i klikając w przycisk

Zapisz.

Jednostki miary (*)

Polecenie Produkty->Słowniki->Jednostki miary pozwala na administrację jednostkami miary,

które są wykorzystywane przy dodawaniu produktu bądź definiowaniu oferty/zamówienia. Wybór

tej opcji spowoduje otworzenie formularza Jednostki miary, za pomocą którego administrator


• dodać nową jednostkę miary – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj jednostkę miary) i klikając w przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę istniejącej jednostki miary – poprzez wybranie nazwy j. m., którą chcemy

zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj jednostkę miary. Wybrana nazwa



• usunąć już istniejący symbol j.m. wybierając pożądaną nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj jednostkę miary) i klikając w przycisk Usuń.


WAŻNE: Usunięcie symbolu dowolnej jednostki miary, który wcześniej został wykorzystany przy

tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt lub użyty przy definiowaniu

oferty/zamówienia) nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też


opisującym j.m. danej transakcji, iż dany symbol został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej jednostki miary, która będzie

wstawiana automatycznie, w razie gdyby użytkownik modyfikujący dane nie ustawił tego

parametru. Domyślny symbol j.m. ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Jednostka domyślna podczas dodawania nowej jednostki miary.

Okienko to znajduje się po prawej stronie pola edycyjnego Nazwa (okno Dodaj jednostkę

miary);

• wybierając interesujący nas symbol j.m. z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj

jednostkę miary a następnie zaznaczając okienko Jednostka domyślna i klikając na przycisk

Zapisz.

Waluty (*)

Polecenie Produkty->Słowniki->Waluty pozwala na administrację oznaczeniami walut

używanymi w systemie ITCube. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Waluty, za

pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nowy symbol waluty – wpisując odpowiedni skrót w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj walutę) i klikając w przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę istniejącej waluty – poprzez wybranie nazwy waluty, którą chcemy zmienić z

rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj walutę. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa

nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w

systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący symbol waluty wybierając pożądany skrót z rozwijanego menu w polu

Symbol waluty (okno Usuń/Modyfikuj walutę) i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie symbolu dowolnej waluty, który wcześniej został wykorzystany przy tworzeniu

dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt) nie powoduje skasowania żadnych danych

w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie

adnotacja w polu opisującym oznaczenie waluty danej transakcji, iż dany symbol został usunięty z

systemu.

WAŻNE: W przypadku gdy chcemy wystawiać faktury w danej walucie należy zwrócić uwagę na

pola Skróty (np. zł, gr). Te dane są wykorzystywane przy wydruku faktury.

WAŻNE: W przypadku gdy wystawiamy fakturę w innej walucie niż PLN, należy także wprowadzić

kursy walut.


System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu waluty, który będzie

wstawiany automatycznie, w razie gdyby użytkownik dodający dane nie ustawił tego parametru.

Domyślny symbol waluty ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Waluta domyślna podczas dodawania nowego symbolu. Okienko to

znajduje się po prawej stronie pola edycyjnego Symbol waluty (okno Dodaj walutę);

• wybierając interesujący nas symbol z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj walutę,

zaznaczając okienko Waluta domyślna i klikając na przycisk Zapisz.

Stawki VAT (*)

Polecenie Produkty->Słowniki->Stawki VAT pozwala na ustalenie wysokości stawek podatków,

używanych w systemie ITCube. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Stawki VAT, za

pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nową stawkę podatku – wpisując odpowiednią wartość w pole edycyjne Stawka VAT

(okno Dodaj stawkę VAT) i klikając w przycisk Dodaj;

• usunąć już istniejącą stawkę podatku wybierając pożądany skrót stawki VAT z rozwijanego

menu w oknie Usuń stawkę VAT i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnej stawki podatku, która wcześniej została wykorzystana przy

tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt) nie powoduje skasowania


będzie jedynie adnotacja w polu opisującym stawkę podatku VAT, iż dana stawka została usunięta

z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej stawki VAT, która będzie wstawiana

automatycznie, w razie gdyby użytkownik modyfikujący dane nie ustawił tego parametru.

Domyślną wysokość podatku VAT ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Stawka domyślna podczas wprowadzania nowej wartości po prawej

stronie pola edycyjnego Stawka VAT (okno Dodaj stawkę VAT);

• wybierając interesującą nas stawkę z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj stawkę

VAT, zaznaczając okienko Stawka domyślna i klikając na przycisk Zapisz.

Kursy (*)

Polecenie Produkty->Słowniki->Kursy pozwala na administrację kursami walut używanymi w

systemie ITCube. Notowania walut są wykorzystywane podczas statystyk/analiz zysku w

przypadku gdy ceny sprzedaży oraz zakupu są wyrażone w różnych walutach. Wybór tej opcji

spowoduje otworzenie formularza Kursy, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:

• dodać nowy kurs waluty – wybierając odpowiedni symbol waluty, podając od kiedy kurs ma

obowiązywać oraz wpisując notowanie waluty w stosunku do złotego (np.: 1 USD = 3.96

PLN). Aby zakończyć dodawanie nowego notowania należy kliknąć w przycisk Dodaj;


• zmienić notowanie waluty – poprzez wybranie nazwy waluty oraz kursu, który chcemy

zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj kurs. Następnie należy zaktualizować

dane i zatwierdzić je za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący kurs waluty wybierając odpowiednie notowanie z rozwijanego menu w

polu Waluta/Kurs (okno Usuń/Modyfikuj kurs) i kliknąć w przycisk Usuń.

Dodawanie produktów/usług

Polecenie Produkty->Dodaj produkt usługę umożliwia użytkownikowi, posiadającemu

odpowiednie uprawnienia, tworzenie w bazie danych rekordów zawierających opis produktów lub

usług oferowanych przez naszą firmę. Rekordy tego typu wykorzystywane są na przykład przez

moduł sprzedaży oraz analiz. Dostępne będą również w sklepie internetowym, o ile kategoria do

której należą została oznaczona jako „Widoczna w ekstranecie”.

WAŻNE: Rekordy dotyczące produktu/usługi odczytywać bądź modyfikować mogą tylko

członkowie wskazanych grup użytkowników (sekcja Prawa), właściciel rekordu oraz administrator

systemu.

Wybór wyżej wspomnianej opcji spowoduje otwarcie przez system nowego formularza Dodaj

produkt/usługę. Formularz ten zawiera następujące pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – pole służące ustaleniu nazwy handlowej konkretnego

produktu/usługi pod jaką będzie on/ona występować w systemie;

• KOD – pole służące ustaleniu kodu konkretnego produktu/usługi. Pole to jednoznacznie

identyfikuje produkt w bazie systemu. Nie mogą więc istnieć dwa produkty o takim samym

kodzie;




• Typ (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wybrać należy typ nowo

tworzonego rekordu (np. produkt, usługa);

• Kategoria (obowiązkowe) – rozwijane menu, dzięki któremu możemy przypisać produkt do

dowolnej kategorii. Postępowanie takie ma na celu uporządkowanie i precyzyjne

skatalogowanie zasobów produktów – co jest niezbędne dla poprawnego działania

mechanizmów odpowiadających za funkcjonowanie sklepu internetowego;

WAŻNE: W bazie znajdować się będą tylko te kategorie, które wcześniej zostały stworzone przez

administratora za pomocą polecenia Produkty->Kategorie produktów.

• PKWiU – pole umożliwiające zdefiniowanie symbolu PKWiU produktu przewidzianego przez

odpowiednie zapisy polskiego prawa, który wykorzystywany jest np. do wystawienia

faktury;


• Jednostka miary – dwie listy, które umożliwiają przypisanie produktowi/usłudze jednostkę

miary podstawową oraz zbiorczą;

• Ilość od/po/do (obowiązkowe) – trzy pola edycyjne służące ustaleniu minimalnej ilości,

wielkości paczki oraz maksymalnej ilości produktu bądź usługi, która może być sprzedana.

W przypadku wpisania wartości zero lub pozostawieniu pola niewypełnionego dana wartość

nie będzie uwzględniana przez system ITCube. Pola te są wykorzystywane w module

sprzedaży oraz Ekstranecie;

• VAT sprzedaży/zakupu (obowiązkowe) - rozwijane menu, dzięki któremu możemy przypisać

nowo edytowany produkt do odpowiedniej dla niego wysokości stawki podatku VAT.

WAŻNE: W bazie znajdować się będą tylko te wartości, które wcześniej zostały stworzone przez

administratora za pomocą polecenia System->Słowniki->Stawki VAT.

• Przycisk Uwzględnij upust kontrahenta – pole określające czy system ma uwzględniać upust

przysługujący kontrahentowi przy definiowaniu oferty/zamówienia na dodawany produkt

(przycisk zaznaczony). W przypadku gdy przycisk nie zostanie zaznaczony system nie

będzie automatycznie naliczał upustu dla kontrahenta przy zakupie tego produktu;

• Cena zakupu (obowiązkowe) – pole edycyjne służące ustaleniu ceny pozyskania danego

produktu/usługi. Jest to bardzo ważny parametr z punktu widzenia statystyk i analiz

systemu;

• Cena detaliczna (obowiązkowe) – pole edycyjne służące ustaleniu detalicznej ceny danego

produktu. Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o

wybraniu odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);

• Cena hurtowa 1 – pole edycyjne służące ustaleniu pierwszej z cen hurtowych danego



• Cena hurtowa 2 – pole edycyjne służące ustaleniu drugiej z cen hurtowych danego



• Cena hurtowa 3 – pole edycyjne służące ustaleniu trzeciej z cen hurtowych danego



• Cena promocyjna – pole edycyjne służące ustaleniu ceny promocyjnej danego produktu.

Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o wybraniu

odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);

• Cena dodatkowa – pole edycyjne służące ustaleniu dodatkowej ceny danego produktu. Cena

podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o wybraniu

odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);

WAŻNE: Obok cen produktu znajdują się przyciski umożliwiające określenie, która z cen ma być

domyślna dla wprowadzanego produktu.




• Opis – pole edycyjne, za pomocą którego można w razie potrzeby dodać do tworzonego

właśnie produktu jego dokładny opis;

• Prawa – dwa okna, za pomocą których określa się prawa poszczególnych grup

użytkowników do odczytu (Odczyt) i modyfikowania/usuwania (Zapis) danych w tworzonym

właśnie rekordzie.

WAŻNE: Prawa do odczytu i zapisu można przydzielić kilku grupom jednocześnie – wybierając

odpowiednie grupy z wciśniętym klawiszem CTRL.

WAŻNE: Należy pamiętać, że pełny dostęp do rekordu – oprócz grup użytkowników określonych

za pomocą tego polecenia – będzie miał twórca rekordu oraz administrator systemu.

Podobnie jak miało to miejsce podczas wprowadzania do systemu nowego użytkownika, tak i

podczas wprowadzania informacji o produkcie/usłudze istnieje możliwość uzupełnienia

podstawowego opisu o dodatkowe dane, tak aby tworzona w systemie baza produktów była

pełniejsza i bardziej szczegółowa. Formularz „Dane dodatkowe o produkcie/usłudze” zawierają

następujące opcje:

• Dokumenty - dołączenie do rekordu dowolnych plików (przykładowo: prezentacji

multimedialnej opisywanego produktu czy opisu technicznego). Plik dołącza się klikając w

przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po kliknięciu na wyżej




możemy to zrobić podczas dodawania produktu/usługi klikając przycisk . Więcej na temat

dodawania plików znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;

• Rysunek - dodanie do konkretnego produktu/usługi pliku graficznego (przykładowo zdjęcia

danego produktu). Opcja ta jest wykorzystywana dla potrzeb mechanizmów działających w

module Ekstranet. Plik dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola

Rysunek. Po kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym


Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Więcej na temat dodawania

plików znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;

• Ikona - dodanie do konkretnego produktu/usługi małego symbolu graficznego mającego

symbolizować dany produkt. Zarówno ikony jak i opisywane wyżej rysunki mają swoje

zastosowanie w ekstranecie. Ikonę dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej

stronie pola Ikona. Po kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno,

w którym wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą

polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Więcej na temat

dodawania plików znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;


• ERP Id – pole, za pomocą którego można powiązać rekordy dotyczące produktów/usług z

istniejącymi już w przedsiębiorstwie systemami poprzez wypełnienie pola ERP id;

• Numer EAN – pole umożliwiające wprowadzenie numery EAN produktu;

• WWW- pole, w które należy wpisać adres strony www opisującej dany produkt;

• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybór osoby odpowiedzialnej za dany

produkt/usługę ze strony naszego przedsiębiorstwa;

• Numer katalogowy – miejsce, w które można wpisać numer pod jakim znajduje się

produkt/usługa w katalogu branżowym;

• Producent – pole opisujące producenta danego produktu;

• Dostawca – rozwijana lista, z której można wybrać nazwę dostawcy danego produktu;

• Dostawca opis – dodatkowy opis dostawcy produktu;

• Promocja - włączenie mechanizmu przyznawania promocji, który wykorzystywany jest w

module Ekstranet. Promocję na dany produkt/usługę włącza się zaznaczając opcję Aktywna

po prawej stronie pola Promocja a następnie wypełniając kolejne pola określające jej

warunki:

• Data rozpoczęcia – pole to daje możliwość ustalenia daty rozpoczęcia promocji.

Konkretną datę wybiera się z kalendarza, klikając w przycisk . Datę można także

wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby

format daty był poprawny;

• Data zakończenia – pole to umożliwia ustalenie daty zakończenia danej promocji.

Konkretną datę wybiera się z kalendarza, klikając w przycisk . Datę można także

wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby

format daty był poprawny;

WAŻNE: Nie ustalenie daty trwania promocji oznacza, iż nie zakładamy ograniczeń na czas jej

obowiązywania.

• Opis – pole umożliwiające wprowadzenie opisu konkretnej promocji (przykładowo tekstu

mającego zachęcić klienta do zakupienia produktu bądź słownego jej opisu, z

zaznaczeniem wartości obniżki);

W formularzu Dodaj produkt/usługę możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych

zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony

mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący produktów/usług.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowego

produktu/usługi do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do

Panelu głównego systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.


Podgląd / Modyfikacja rekordów dotyczących produktów/usług




Produkty->Produkty/Usługi. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj

produktami/usługami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych

czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj produktami/usługami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do



z jednym produktem/usługą).

WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie aktywnych i nieaktywnych rekordów

zawierających dane na temat produktów i usług. Wyboru dokonujemy zaznaczając pole Aktywne

rekordy bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie przycisku Szukaj.




służące do:












służące do odnalezienia konkretnego produktu/usługi za pomocą takich danych jak choćby:

Właściciel, kategoria, nazwa oraz zakres cenowy produktu/usługi. Okno składa się z sześciu

kolumn:




produkcie, edycja jego danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w punkcie

poświęconym modyfikacji danych);




rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Właściciel

frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów

stworzonych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Kategoria – zawiera informację o kategorii, do której przydzielony został dany

produkt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące produktów przywiązanych do kategorii „Główna/Monitory/monitory 15’”

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kategoria identyczną nazwę kategorii.

Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych

produktom znajdującym się w tej kategorii;


kategorii produktów i ich wzajemnych powiązań (Produkty->Kategorie produktów) tzn.

właściwym ustaleniu wzajemnych zależności pomiędzy nimi.

• kolumna Nazwa/Kod – zawiera kod oraz nazwę produktu, pod jaką jest on rozpoznawany

przez system (dane pobierane są z pola Nazwa oraz Kod wypełnionego podczas

wprowadzania tego produktu do systemu). W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący produktu zapisanego w systemie

pod określoną nazwą, wystarczy wpisać jego nazwę w polu edycyjnym i nacisnąć klawisz

Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordu

poświęconego produktowi/usłudze nazwanemu w taki właśnie sposób. W kolumnie tej

mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Cena - zawiera informację o cenie (wybranej z listy rozwijanej) danego produktu.



rekordy dotyczące wszystkich produktów, których cena hurtowa 1 mieści się w zakresie

1000 – 1200 PLN, wystarczy z listy rozwijanej wybrać wartość: Cena hurtowa 1 oraz wpisać

w polach Od/Do właściwe wartości i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim produktom,

których Cena hurtowa 1 zawiera się w przedziale od 1000 – 1200 PLN;


wyszukiwania danych po dowolnym polu produktów. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się

pole Dostawca opis. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został





wzorców;









dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o

produkcie/usłudze, edycja jego danych oraz usunięcie rekordu.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu produktu/usługi





wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone na temat danego produktu informacje.








WAŻNE: Jeśli został zakupiony moduł INTEGRATOR to oprócz standardowych danych na karcie

produktu będą wyświetlane informacje dotyczące stanów magazynowych danego towaru (okno

Stany magazynowe).







wypełnić należało podczas wprowadzania danych nowego produktu (Produkty->Dodaj

produkt/usługę). Za pomocą tego formularza uprawniony użytkownik systemu otrzymuje dostęp

do danych wybranego wcześniej produktu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały

zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole




Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy, posiadając

uprawnienia administratora, kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się




bazy.

Sprzedaż i Zakupy w systemie ITCube

W wypadku gdy nasza firma zajmuje się sprzedażą/zakupem produktów bądź świadczeniem usług,

bardzo cennym rozszerzeniem możliwości systemu ITCube stanie się moduł umożliwiający

sprawowanie kontroli nad tymi właśnie procesami. Tak więc dzięki opcjom zgromadzonym w menu

Handel będziemy mogli między innymi:

• zdefiniować sposoby dostawy, formy płatności oraz fazy ofert;

• skonfigurować szablony wydruku dokumentów handlowych;

• zdefiniować oraz pracować nad ofertą;

• stworzyć zamówienie oraz czuwać nad jego etapową realizacją;

• wystawić fakturę związaną z zamówieniem;

• kontrolować proces spłaty faktury;

• odnotować zamówienie zakupowe;

• odnotować prosty przychód/koszt;

• wystawić gwarancję do zamówienia realizowane lub zamkniętego.

• przeglądnąć bazę danych gromadzącą wszystkie rekordy z zamówieniami/ofertami;


Sposoby dostawy (*)

Polecenie Handel->Słowniki->Sposoby dostawy umożliwia administrowanie sposobami

dostawy produktu. Dane te wykorzystywane będą w module handlu oraz ekstranet. I tak po

wybraniu tej opcji system otworzy formularz Sposoby dostawy, w którym będziemy mogli dodać

nowe sposoby dostawy, bądź zmodyfikować/usunąć te już istniejące.

Dodawanie nowego sposobu dostawy

Nowy sposób dostawy rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj sposób

dostawy:

• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany sposób będzie

funkcjonował w systemie;

• Domyślna wartość – pole wskazujące czy wprowadzana wartość będzie przez system

automatycznie podpowiadana;

• Opis – pole edycyjne dające możliwość opisania tworzonego właśnie sposobu dostawy, bądź

wyjaśnienia ewentualnych niejasności, które mogą się z nim wiązać (np. Koszty transportu).

wypełnieniu pól nowy sposób dostawy zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź

zrezygnować z jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk

Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie sposobu dostawy

W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania opisu oraz nazwy sposobu

dostawy, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez wybranie jego

nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj sposób dostawy i poprawienie

nazwy (pole Nowa nazwa) lub tekstu opisu, który pojawi się w polu edycyjnym poniżej (pole

Opis). Możemy także zmienić wartość domyślną słownika sposobów dostawy. Następnie należy

zatwierdzić swoje poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord wcisnąć należy

przycisk Usuń, a następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.

Sposoby płatności (*)

Polecenie Handel->Słowniki->Sposoby płatności umożliwia administrowanie sposobami

płatności dokonywanymi w ramach rozliczenia za dany produkt lub usługę. Dane te

wykorzystywane będą w module handel oraz ekstranet. I tak po wybraniu tej opcji system

otworzy formularz Sposoby płatności, w którym będziemy mogli dodać nowe sposoby płatności,

bądź zmodyfikować/usunąć te już istniejące.

Dodawanie nowego sposobu płatności

Nowy sposób płatności rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj sposób

płatności:


• Nazwa– pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany sposób będzie


• Domyślna wartość – pole wskazujące czy wprowadzana wartość będzie przez system

automatycznie podpowiadana;

• Opis – pole edycyjne dające możliwość opisania tworzonego właśnie sposobu płatności,

bądź wyjaśnienia ewentualnych niejasności, które mogą się z nim wiązać.

Po wypełnieniu pól nowy rekord zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź zrezygnować z

jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie sposobu płatności

W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania danych dotyczących

sposobu płatności, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez

wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj sposób płatności

i poprawienie jego nazwy (pole Nowa nazwa) lub tekstu opisu, który pojawi się w polu edycyjnym

poniżej (pole Opis). Możemy także zmienić wartość domyślną słownika sposobów płatności.

Następnie należy zatwierdzić swoje poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. Usunąć rekord można

wciskając przycisk Usuń, a następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.

Szablony druku dokumentów handlowych(*)

Polecenie Handel->Słowniki->Szablony dokumentów sprzedaży/zakupu umożliwia

dodawanie, usuwanie oraz modyfikację wzorów druku wykorzystywanych później w procesie

drukowania bądź wysyłania mailem ofert i zamówień. Jako iż definiowanie szablonów dla

dokumentów sprzedaży oraz zakupu podlega dokładnie tym samym regułom w dalszej części

uwaga poświęcona zostanie tylko dokumentom sprzedaży. I tak po wybraniu opcji Handel-

>Słowniki->Szablony dokumentów sprzedaży system otworzy formularz, w którym będziemy

mogli administrować bazą szablonów.

Dodawanie nowego szablonu

Nowy szablon druku oferty/zamówienia rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie

Dodaj szablon:

• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany szablon będzie


• Wartość domyślna – pole wyboru pozwalające na oznaczenie dodawanej pozycji jako

domyślnej wartości.

• Logo – pole pozwalające na wskazanie pliku graficznego, który zostanie wstawiony do

oferty/zamówienia jako logo firmowe. Widoczne pliki zostały uprzednio zarejestrowane

poprzez opcję System->Baza grafik;

• Słownik – zestaw pól określających słowa które zostaną wykorzystane w nagłówku

wydruku;


• Informacje – zestaw pól definiujących słowa i związane z nimi typy informacji, które zostaną

dodatkowo umieszczone w nagłówku wydruku. I tak do dyspozycji mamy następujące pola:

Wystawca, Kontrahent, Odbiorca, Data sprzedaży, Data złożenia, Prowadzący, Sposób

dostawy, Sposób płatności, Numer dokumentu;

• Opis – pole edycyjne dające możliwość wprowadzenie tekstowego opisu oferty/zamówienia.

Wartość ta będzie automatycznie podpowiadana podczas tworzenia dokumentu związanego

z szablonem. Będzie ją można oczywiście zmienić/uzupełnić na etapie tworzenia konkretnej

oferty/zamówienia. Tak więc należy ją traktować jako swego rodzaju punkt wyjścia dla

rekordów związanych z danym szablonem;

• Kolumny – oprócz tekstowego opisu każda oferta/zamówienie może zawierać sekcję

obejmującą listę wszystkich jej pozycji z konkretnymi cenami, upustami, zdjęciami

produktów itd. To które z danych zapisanych w systemie zostaną wyświetlone, oraz w jaki

sposób opisane, zależy od ustawień w powyższym polu.

• Stopka – ostatnią z wypisywanych sekcji oferty/zamówienia jest stopka czyli krótki

komentarz podsumowujący treść dokumentu bądź podający końcowe informacje będące

istotne dla klienta. Dodatkowym elementem stopki może być także sekcja Data i podpis

osoby upoważnionej.

• Logo (faktura) – pole pozwalające na wskazanie pliku graficznego, który zostanie wstawiony

do faktury jako logo firmowe;

• Seria (faktura) – pole pozwalające na zdefiniowanie sposobu numeracji faktur związanych z

danym szablonem;

• Uwagi (faktura) – pole pozwalające na zdefiniowanie domyślnej wartości pola Uwagi na

dokumencie faktury;

Po wypełnieniu wszystkich pól wybór zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź


Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie szablonu druku

W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy oraz definicji

szablonu druku, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez

wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj szablon druku i

poprawienie wybranych pól, które pojawią się poniżej. Następnie należy zatwierdzić swoje

poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord wcisnąć należy przycisk Usuń, a

następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.

Fazy oferty(*)

Polecenie Handel->Słowniki->Fazy oferty umożliwia dodawanie, usuwanie oraz modyfikację

faz w jakiej może znajdować się oferta. Dane te wykorzystywane będą w module sprzedaży przy

definiowaniu nowej oferty bądź jej edycji. I tak po wybraniu tej opcji system otworzy formularz

Fazy oferty, w którym będziemy mogli administrować fazami oferty.


Dodawanie nowej fazy oferty

Nową fazę oferty rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj fazę oferty:

• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dana faza będzie

funkcjonowała w systemie;

• Numer porządkowy – pole edycyjne dające możliwość uporządkowania faz oferty (od

najmniejszej do największej wartości). Pole to jest wykorzystywane do uporządkowania faz

oferty przy wyświetlaniu obliczeń statystycznych (Lejek sprzedaży).

• Szansa wygranej – pole edycyjne dające możliwość przyporządkowania każdej z faz,

procentowo wyrażonej, szansy na sprzedaż. Pole to uwzględniane jest w raportach typu

Lejek sprzedaży pozwalając na bardziej wiarygodne szacowanie spodziewanych zysków z

przedstawionych ofert.

Po wypełnieniu obydwu pól zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź zrezygnować z jego

wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie faz oferty

W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy oraz numeru

porządkowego fazy oferty, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można

poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj fazę

oferty i poprawienie nazwy (pole Nowa nazwa), numeru porządkowego, który pojawi się w polu

edycyjnym poniżej (pole Numer porządkowy) oraz Szansy sprzedaży (pole Szansa sprzedaży).

Następnie należy zatwierdzić swoje poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord

wcisnąć należy przycisk Usuń, a następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.

Dodawanie dokumentu sprzedaży

Kiedy już określone zostaną podstawowe parametry wykorzystywane przez moduł handel (stawki

VAT, waluty, fazy oferty, sposoby dostawy i formy płatności), w systemie istnieje baza

produktów/usług oferowanych przez naszą firmę a także wprowadzeni zostali potencjalni klienci,

przystąpić można do obsługi zamówień za pomocą systemu ITCube.

Za definiowanie oraz wprowadzanie do systemu nowych ofert/zamówień/faktur odpowiada

polecenie Dodaj ofertę/zamówienie/fakturę dostępne z systemowego menu Handel. W

formularzu, za pomocą którego wprowadzić należy wszystkie parametry dokumentu sprzedaży,

znaleźć możemy następujące pola:

• Typ (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca określenie typu dodawanego rekordu.

Do dyspozycji mamy następujące wartości: Oferta, Zamówienie realizowane, Zamówienie

zamknięte, Faktura. Dzięki temu iż każdy dokument sprzedaży wprowadza się do systemu

ITCube CRM używając de facto tego samego formularza różniącego się jedynie polem Typ

możliwe jest płynne przechodzenie z oferty do zamówienia oraz zamówienia do faktury.

• Faza oferty - rozwijana lista umożliwiająca wybranie fazy oferty. Pole widoczne jest tylko

podczas wprowadzania rekordu o typie Oferta;


• Temat (obowiązkowe) – pole służące wprowadzeniu tematu oferty lub zamówienia. Temat

oferty/zamówienia wyświetlany jest w historii kontrahenta/kontaktu;

• Prowadzący (obowiązkowe) – rozwijana lista z użytkownikami systemu, z której należy

wybrać osobę odpowiedzialną za daną sprzedaż lub ofertę;

• Waluta dokumentu (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca wybranie globalnej

waluty dla oferty/zamówienia. W walucie tej wyrażona będzie wersja oferty/zamówienia „do

druku dla klienta” oraz związana z zamówieniem faktura;

• Sposób płatności - rozwijane menu określające sposób płatności. Do wyboru są tutaj opcje,

które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby

płatności;

• Sposób dostawy - rozwijane menu określające sposób dostawy. Do wyboru są tutaj opcje,

które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby dostawy;

• Data złożenia (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty złożenia

oferty/zamówienia. Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego

kalendarza, dostępnego po wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole

edycyjne używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był

poprawny;

• Data sprzedaży (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty

sprzedaży. Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego kalendarza,

dostępnego po wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole edycyjne używając


• Kontrahent (obowiązkowe) – rozwijane menu umożliwiające określenie kontrahenta, który

będzie drugą stroną w transakcji. Pole to pozwala systemowi na automatyczne nałożenie

upustu, przyznanego kontrahentowi, na definiowane zamówienie;

WAŻNE: Dodając ofertę/zamówienie/fakturę korzystając z polecenia Handel->Dodaj

ofertę/zamówienie/fakturę lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć

kontrahenta, z którym będzie powiązany dokument sprzedaży należy kliknąć w ikonę

znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie system otworzy przeglądarkę kontrahentów

uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na

jego nazwę a system automatycznie wstawi kontrahenta do formularza dodawania

oferty/zamówienia.

• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego określić można osobę kontaktową właściwą

dla firmy wybranej w polu Kontrahent;

• Projekt – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w

systemie projektu;

• Etap – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w

systemie etapu projektu;

• Zlecenie serwisowe – rozwijana lista umożliwiająca połączenie zamówienia ze zleceniem

serwisowym. Dzięki temu na karcie zlecenia serwisowego będą widoczne wszystkie

oferty/zamówienia logicznie powiązane tym zleceniem;


• Dokumenty – pole pozwalające na związanie z ofertą/zamówieniem dowolnej ilości

dokumentów zapisanych w systemie;

• Uwagi zamawiającego – pole edycyjne dające osobie wprowadzającej zamówienie do

systemu możliwość dołączenia własnego komentarza, mogącego wnieść do rekordu ważne

informacje;

• Uwagi realizatora – pole edycyjne dające osobie realizującej zamówienie do systemu

możliwość dołączenia własnego komentarza, mogącego wnieść do rekordu ważne

informacje;



• Pozycje – sekcja umożliwiająca zdefiniowanie towarów, które mają znaleźć się w

ofercie/zamówieniu. Aby dodać produkty do oferty lub zamówienia należy kliknąć w przycisk

. Odpowiedzią systemu na tą czynność będzie otwarcie przeglądarki produktów, z której

bezpośrednio można dodawać produkty do zamówienia czy też oferty - wystarczy w

kolumnie ilość podać ile sztuk towaru ma trafić do zamówienia/oferty i kliknąć w towar.

System automatycznie wstawi produkt/usługę do pola Pozycje. Następnie, po zamknięciu

okna z przeglądarką towarów należy kliknąć przycisk Dodaj, czego konsekwencją będzie

dodanie produktów do koszyka z uwzględnionymi cenami domyślnym. Istnieje także

możliwość dodania nowego produktu do oferty/zamówienia nieznajdującego się w bazie

danych systemu ITCube. W takim przypadku należy zaznaczyć pole Produkt incydentalny,

znajdujące się z lewej strony przycisku Dodaj. Wskazane pozycje zostaną dodane do

dokumentu sprzedaży na miejscu określonym w polu Numer. Jeśli nie wpiszemy wartości w

polu Numer produkt dodany zostanie na samym końcu aktualnej listy pozycji.

Możliwość wstawiania produktów na konkretną pozycje pozwala grupować je w logicznie

całości np. Zestawy. Jeśli dodatkowo chcemy by grupy produktów posiadały własną sekcję

podsumowania należy oddzielić je obiektem separatora. By tego dokonać należy zaznaczyć

pole Separator grupy, znajdujące się z lewej strony przycisku Dodaj;

• Szablon - rozwijana lista umożliwiająca wybranie formatu w którym wyświetlana będzie

wersja „do druku”. W zależności od wyboru może to być tylko opis, zwykła lista produktów

bądź też lista poszerzona o opisy produktów oraz ich zdjęcia. Szablony druków definiuje się

wybierając opcję Handel->Słowniki->Szablony dokumentów sprzedaży.;

• Opis – Pole zawierające treść dokumentu sprzedaży. Zawartość pola może zostać

automatycznie wypełniona wartością związana z wybranym szablonem;

• Stopka – Pole zawierające treść stopki dokumentu sprzedaży. Zawartość pola może zostać







nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie;


Bardzo pomocnym narzędziem jest podgląd zamówienia (tzw. Koszyk) prezentujący szczegółowy

opis dodanych pozycji, zawierających takie dane jak: numer porządkowy pozycji (Nr), nazwa

zamawianego produktu/usługi (Nazwa produktu), ilość zamawianego produktu w ofercie (Ilość

Oferta), ilość faktycznie sprzedanego towaru (Ilość Zreal.), jednostka miary (J.m.), cena zakupu

(o ile użytkownik ma prawo do odczytu cen zakupu), cena katalogowa (Cena kat.), upust którego

udzielamy na daną pozycję (Upust), cena po której zdecydowaliśmy się sprzedać dany towar

(Cena sprzed.), stawka podatku VAT (VAT), wartość netto pozycji zamówienia (Wartość netto),

wartość brutto pozycji zamówienia (Wartość brutto) oraz waluta w jakiej są podane wszystkie

ceny. W każdej chwili można zmienić ilość zamawianego towaru, ilość sprzedanego towaru lub

cenę jednostkową produktu. Cenę produktu wybiera się z rozwijanego menu klikając w przycisk

. Do dyspozycji mamy sześć cen zdefiniowanych podczas dodawania towaru. Możemy także

zdefiniować upust procentowy na konkretną pozycję zamówienia. Dodatkowo, na końcu każdego

wiersza tabeli znajduje się przycisk , kliknięcie którego spowoduje usunięcie pozycji

zamówienia.

Obok pola Nazwa produktu dostępny jest także przycisk pozwalający na edycję rozszerzonych

danych związanych z pozycją. Dane te to opis produktu jego skrócona nazwa oraz kod PKWiU.

Domyślna wartość wszystkich tych pól pobierana jest z formularza produktu z którym związana

jest dana pozycja.

WAŻNE: Tworzenie nowej oferty/zamówienia można rozpocząć także od wykorzystania

istniejącego już rekordu jako punktu wyjścia. Umożliwia to polecenie Handel->Oferty->Dodaj

ofertę/zamówienie/fakturę.

WAŻNE: Mechanizm automatycznego obliczania upustów dla kontrahentów powoduje, iż cena

wpisana w pole Cena sprzedaży podczas dodawania pozycji może różnić się od ceny wyświetlanej

w cenniku.

WAŻNE: Funkcjonowanie mechanizmu automatycznego obliczania upustów jest zależne od

konkretnego kontrahenta, dlatego też system przyznaje automatycznie upusty tylko gdy

uprzednio wskazano kontrahenta związanego z ofertą/zamówieniem.

WAŻNE: W przypadku gdy w produkcie przycisk Uwzględnij upust kontrahenta jest odznaczony

system ITCube nie uwzględni upustu przyznanego kontrahentowi przy dodawaniu produktu do

koszyka.

WAŻNE: W przypadku gdy w użytkownik nie posiada prawa Ręczna edycja cen dla dokumentu

sprzedaży nie będzie on mógł modyfikować ręcznie cen zaproponowanych przez system.

Pozostanie mu więc jedynie możliwość zmiany poziomu cenowego.

W przypadku zamówień aktywna jest także sekcja pozwalająca na wprowadzenie danych

potrzebnych do wygenerowania faktury PROFORMA bądź faktury VAT. Tak więc dostępne będą

także pola bezpośrednio związane z fakturą. Są to :


• Numer faktury – Pole to jest aktywne tylko w przypadku dokumentów o typie Faktura. Numer

faktury który zostanie zaproponowany automatycznie przez system. Format autonumeracji jest

analogiczny jak w przypadku ofert oraz zamówień (podany w pliku itcube.ini – standardowy

format to YYYY/MM/NR).

• Rozliczenie – dzięki polu rozliczenie możemy czuwać nad procesem płatności. Po otrzymaniu

płatności możemy odnotować to wybierając wartość Rozliczono. Jeśli płatność regulowana jest

częściowo odnotować to możemy wybierając opcję Częściowo rozliczono podając równocześnie

aktualny stan spłaty.

• Data wystawienia – Data wystawienia faktury

• Termin płatności – termin płatności za fakturę. Wartości podajemy w dniach. Pole to w trybie

podglądu służy także do informowania o zaległościach w regulacji płatności;

• Data rozliczenia – termin pełnego rozliczenia faktury. Pole to w trybie podglądu służy także do

informowania o historycznych zaległościach w regulacji płatności;

• Uwagi – pole dodatkowych informacji związanych z fakturą. Pole widoczne jest także na

wydruku faktury;

• Sprzedawca/Nabywca/Odbiorca – Pola tekstowe zawierające dane teleadresowe strony

sprzedającej oraz kupującej. Wartość pola Sprzedawca wypełniana jest automatycznie

korzystając z wpisów skonfigurowanych w wybranym szablonie. Pola Nabywca oraz Odbiorca

wypełniane są domyślnie danymi teleadresowymi kontrahenta wybranego odpowiednio w polu

Kontrahent oraz Odbiorca.

Ostatnią czynnością po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól jest zapisanie rekordu w bazie

systemu ITCube. Aby to uczynić należy wcisnąć przycisku Zapisz. W każdej chwili można

zrezygnować z wprowadzania danej oferty/zamówienia poprzez wybranie opcji Anuluj.

Dodawanie dokumentu zakupu

Za definiowanie oraz wprowadzanie do systemu nowych zamówień zakupowych odpowiada

polecenie Dodaj zakup dostępne z systemowego menu Handel. W formularzu, za pomocą

którego wprowadzić należy wszystkie parametry dokumentu zakupu, znaleźć możemy następujące

pola:

• Typ (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca określenie typu dodawanego rekordu.

Do dyspozycji mamy następujące wartości: Zakup realizowany, Zakup zamknięty.

• Temat (obowiązkowe) – pole służące wprowadzeniu tematu zamówienia. Temat zamówienia

wyświetlany jest w historii kontrahenta/kontaktu;

• Prowadzący (obowiązkowe) – rozwijana lista z użytkownikami systemu, z której należy

wybrać osobę odpowiedzialną za dany zakup;

• Waluta dokumentu (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca wybranie globalnej

waluty dla zamówienia. W walucie tej wyrażona będzie wersja zamówienia „do druku dla

dostawcy”;


• Sposób płatności - rozwijane menu określające sposób płatności. Do wyboru są tutaj opcje,

które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby

płatności;

• Sposób dostawy - rozwijane menu określające sposób dostawy. Do wyboru są tutaj opcje,

które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby dostawy;

• Data złożenia (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty złożenia

zamówienia. Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego kalendarza,

dostępnego po wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole edycyjne używając


• Data zakupu (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty zakupu.

Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego kalendarza, dostępnego po

wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W

takim przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;

• Kontrahent (obowiązkowe) – rozwijane menu umożliwiające określenie kontrahenta, który

będzie drugą stroną w transakcji.;

WAŻNE: Dodając zamówienie zakupowe korzystając z polecenia Handel->Dodaj zakup lista


powiązane zamówienie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie



kontrahenta do formularza dodawania zamówienia.

• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego określić można osobę kontaktową właściwą

dla firmy wybranej w polu Kontrahent;

• Projekt – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w

systemie projektu;

• Etap – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w

systemie etapu projektu;

• Zlecenie serwisowe – rozwijana lista umożliwiająca połączenie zamówienia ze zleceniem

serwisowym. Dzięki temu na karcie zlecenia serwisowego będą widoczne wszystkie

zamówienia logicznie powiązane tym zleceniem;

• Dokumenty – pole pozwalające na związanie z zamówieniem dowolnej ilości dokumentów

zapisanych w systemie;

• Uwagi zamawiającego – pole edycyjne dające możliwość dokładniejszego opisania zakupu;

• Uwagi realizatora – pole edycyjne dające możliwość dokładniejszego opisania zakupu;



• Pozycje – sekcja umożliwiająca zdefiniowanie towarów, które mają znaleźć się w

zamówieniu. Aby dodać produkty do zamówienia należy kliknąć w przycisk . Odpowiedzią

systemu na tą czynność będzie otwarcie przeglądarki produktów, z której bezpośrednio

można dodawać produkty do zamówienia - wystarczy w kolumnie ilość podać ile sztuk


towaru ma trafić do dokumentu i kliknąć w towar. System automatycznie wstawi

produkt/usługę do pola Pozycje. Następnie, po zamknięciu okna z przeglądarką towarów

należy kliknąć przycisk Dodaj, czego konsekwencją będzie dodanie produktów do koszyka z

uwzględnionymi cenami zakupu. Istnieje także możliwość dodania nowej pozycji do

zamówienia która nie jest związana ze znajdującym się w bazie danych produktem. W takim

przypadku należy zaznaczyć pole Nowy, znajdujące się pod napisem Pozycje oraz kliknąć w

przycisk Dodaj. Wskazane pozycje zostaną dodane do dokumentu zakupu na miejscu

określonym w polu Numer. Jeśli nie wpiszemy wartości w polu Numer produkt dodany

zostanie na samym końcu aktualnej listy pozycji. Możliwość wstawiania produktów na

konkretną pozycje pozwala grupować je w logicznie całości np. Zestawy.

• Szablon - rozwijana lista umożliwiająca wybranie formatu w którym wyświetlana będzie

wersja „do druku”. W zależności od wyboru może to być tylko opis, zwykła lista produktów

bądź też lista poszerzona o opisy produktów oraz ich zdjęcia. Szablony druków definiuje się

wybierając opcję Handel->Słowniki->Szablony dokumentów zakupu.;

• Opis – Pole zawierające opis dokumentu zakupu. Zawartość pola może zostać


• Stopka – Pole zawierające treść stopki dokumentu zakupu. Zawartość pola może zostać







nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie;

Bardzo pomocnym narzędziem jest podgląd zamówienia (tzw. Koszyk) prezentujący szczegółowy

opis dodanych pozycji, zawierających takie dane jak: numer porządkowy pozycji (Nr), nazwa

zamawianego produktu/usługi (Nazwa produktu), ilość zamawianego produktu (Ilość Zam.), ilość

do tej pory zrealizowana/otrzymana (Ilość Zreal.), jednostka miary (J.m.), cena katalogowa

(Cena kat.), upust który został nam udzielony (Upust), faktyczna cena sprzedaży (Cena netto),

stawka podatku VAT (VAT), wartość netto pozycji zamówienia (Wartość netto), wartość brutto

pozycji zamówienia (Wartość brutto) oraz waluta w jakiej są podane wszystkie ceny. W każdej

chwili można zmienić ilość zamawianego towaru lub cenę jednostkową produktu. Dodatkowo, na

końcu każdego wiersza tabeli znajduje się przycisk , kliknięcie którego spowoduje usunięcie

pozycji zamówienia.

Obok pola Nazwa produktu dostępny jest także przycisk pozwalający na edycję rozszerzonych

danych związanych z pozycją. Dane te to opis produktu jego skrócona nazwa oraz kod PKWiU.

Domyślna wartość wszystkich tych pól pobierana jest z formularza produktu z którym związana

jest dana pozycja.


WAŻNE: Tworzenie nowego dokumentu zakupu można rozpocząć także od wykorzystania

istniejącego już rekordu jako punktu wyjścia. Umożliwia to polecenie Handel->Zakupy->Dodaj

zamówienie.

WAŻNE: W przypadku gdy w użytkownik nie posiada prawa Ręczna edycja cen dla dokumentu

sprzedaży/zakupu nie będzie on mógł modyfikować ręcznie cen zaproponowanych przez system.

Ostatnią sekcją jest opis faktury związanej z zamówieniem. W przypadku zamówienia zakupowego

jest to dokument obcy – istniejący w zewnętrznym systemie dostawcy. Dostępne pola to :

• Numer faktury – jako iż zamówienie zakupowe nie jest związane z fakturą zapisaną w bazie

systemu ITCube pole to jest nieaktywne.

• Rozliczenie – dzięki polu rozliczenie możemy czuwać nad procesem płatności. Po uregulowaniu

płatności możemy odnotować to wybierając wartość Rozliczono. Jeśli płatność regulowana jest

częściowo odnotować to możemy wybierając opcję Częściowo rozliczono podając równocześnie

aktualny stan spłaty.

• Data wystawienia – Data wystawienia faktury

• Termin płatności – termin płatności za fakturę. Wartości podajemy w dniach.;

• Data rozliczenia – termin pełnego rozliczenia faktury.;

• Uwagi – pole dodatkowych informacji związanych z fakturą.;

Ostatnią czynnością po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól jest zapisanie rekordu w bazie

systemu ITCube. Aby to uczynić należy wcisnąć przycisku Zapisz. W każdej chwili można

zrezygnować z wprowadzania danego zamówienia poprzez wybranie opcji Anuluj.

Zarządzanie dokumentami sprzedaży

Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może

przeglądać wszystkie wprowadzone do systemu oferty lub zamówienia/faktury, aktualizować

oferty, zmieniać typ rekordu (płynne przechodzenie z oferty do zamówienia i z zamówienia do

faktury) a także odnotować płatności. Do zarządzania ofertami i zamówieniami służą polecenia:

Handel->Oferty, Handel->zamówienia oraz Handel->faktury. Po wybraniu jednej z tych

opcji system otworzy formularz Zarządzaj ofertami/zamówieniami/fakturami, za pomocą którego

dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj ofertami/zamówieniami/fakturami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy

wyłącznie do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system

wyświetla jedną partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord

zawiera dane związane z jednym zamówieniem/ofertą). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów

może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego

wybieramy tę partię rekordów o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery

przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:






WAŻNE: Na dole formularza ofertami/zamówieniami/fakturami znajdują się cztery przyciski:

Oferty, Zamówienia realizowane, Zamówienia zamknięte oraz Faktury. Służą one do

przeszukiwania bazy danych pod względem typu dokumentu sprzedaży. Dodatkowo w przypadku

ofert oraz faktur użytkownik może doprecyzować wybór poprzez wskazanie odpowiednio - etapu

rozliczenia faktury oraz fazy oferty. Możliwe jest także zawężenie do rekordów zawierających w

swoich pozycjach produkt o konkretnej nazwie,kodzie lub opisie.







przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. W oknie tym znajdują się również wygodne

mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego zamówienia za pomocą takich danych jak

choćby: właściciel rekordu, faza oferty/zamówienia, kontrahent któremu zamierzamy sprzedać

konkretny produkt bądź usługę, numer zamówienia oraz faktury czy też data złożenia oraz

realizacji zamówienia. Okno składa się z siedmiu kolumn:


akcji dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści dokumentu

sprzedaży, aktualizowanie oferty, edycji zamówienia, usunięcie danego rekordu (opcja

dostępna tylko dla administratora systemu) a także dodania gwarancji (opcja dostępna

tylko w przypadku zamówień);


systemu dany rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć zamówienie, które przyjął Jan Kowalski, wystarczy wybrać z rozwijanego menu w

polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów stworzonych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Prowadzący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest opiekunem

danej sprzedaży. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć zamówienia, których prowadzącym jest Jan Kowalski, wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Prowadzący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich ofert/zamówień, których opiekunem jest Jan Kowalski;


• kolumna Data sprzedaży – zawiera informację o dacie sprzedaży związanej z konkretnym

rekordem. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące wszystkich zamówień, według ich daty sprzedaży, ustalić należy zakres


dotyczących zamówień. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data sprzedaży.

Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest

integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie

przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do.


sprzedaż. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące zamówień złożonych przez firmę „Coca Cola” wystarczy wpisać tą nazwę

w pole Kontrahent. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą

wzorców;

• kolumna Numer – w zależności od typu przeszukiwanych rekordów pole to zawiera unikalny

numer oferty, zamówienia bądź faktury. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony


kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący zamówienia, które otrzymało numer

„2004/04/01234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nr zam. ciąg „2004/04/01234” i

nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie rekordu poświęconego zamówieniu posiadającemu numer „2004/04/01234”.

Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;


wyszukiwania danych po dowolnym polu dokumentu sprzedaży. Domyślnie w kolumnie tej

znajduję się pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został




wzorców;






Zarządzanie dokumentami zakupu

Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może

przeglądać wszystkie wprowadzone do systemu zamówienia zakupowe. Do zarządzania ofertami

zamówieniami służy polecenia: Handel->Zakupy.


Wyszukiwanie danych

Formularz Zakupy składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy


partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z jednym

zamówieniem/ofertą). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne

sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów







WAŻNE: Na dole formularza Zakupy znajdują się dwa przyciski: Zakupy realizowane, Zakupy

zamknięte. Służą one do przeszukiwania bazy danych pod względem typu dokumentu zakupu.

Dodatkowo użytkownik może doprecyzować wybór poprzez wskazanie stanu rozliczenia faktury

zewnętrznej. Możliwe jest także zawężenie do rekordów zawierających w swoich pozycjach

produkt o konkretnej nazwie,kodzie lub opisie.







przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. W oknie tym znajdują się również wygodne

mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego zamówienia za pomocą takich danych jak

choćby: właściciel rekordu, kontrahent będący dostawcą, numer zamówienia czy też data złożenia

zamówienia. Okno składa się z siedmiu kolumn:


akcji dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści dokumentu

zakupu, druk dokumentu, edycja zamówienia, usunięcie danego rekordu (opcja dostępna

tylko dla administratora systemu) a także dodanie nowego rekordu na bazie istniejącego już

w bazie.;




znaleźć zamówienie, które złożył Jan Kowalski, wystarczy wybrać z rozwijanego menu w

polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów stworzonych przez Jana Kowalskiego;


• kolumna Prowadzący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest opiekunem

danego zakupu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć zamówienia, których prowadzącym jest Jan Kowalski, wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Prowadzący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich zamówień, których opiekunem jest Jan Kowalski;

• kolumna Data zakupu – zawiera informację o dacie zakupu związanej z konkretnym

rekordem. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące wszystkich zamówień, według ich daty zakupu, ustalić należy zakres


dotyczących zamówień. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data zakupu.

Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest


przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do.

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określony zakup.



rekordy dotyczące zamówień złożonych w firmie „Coca Cola” wystarczy wpisać tą nazwę w

pole Kontrahent. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą

wzorców;

• kolumna Numer – pole to zawiera unikalny numer zamówienia. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący zamówienia, które

otrzymało numer „2004/04/01234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nr zam. ciąg

„2004/04/01234” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie rekordu poświęconego zamówieniu posiadającemu numer

„2004/04/01234”. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą

wzorców;


wyszukiwania danych po dowolnym polu dokumentu zakupu. Domyślnie w kolumnie tej

znajduję się pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został




wzorców;







Operacje na dokumentach handlowych

W pierwszej od lewej kolumnie przeglądarki dokumentów handlowych, znajduje się przycisk ,

kliknięcie którego otwiera podręczne menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji

jak wyświetlenie pełnej treści dokumentu handlowego, edycja dokumentu handlowego, druk i

wysłanie dokumentu handlowego mailem/faksem, usunięcie rekordu (opcja dostępna tylko dla

administratora), zarejestrowanie dokumentu sprzedaży w zewnętrznym systemie handlowym a

także dodanie związanej gwarancji.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zamówienia





wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat dokumentu handlowego wprowadzone przez

użytkownika systemu.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat zamówienia którekolwiek z pól nie zostało







Edycja zamówienia/oferty

Każdy dokument handlowy zapisany w bazie danych można w każdej chwili zmodyfikować. Aby to




wypełnić należało podczas wprowadzania danych nowego rekordu (Handel->Dodaj

ofertę/zamówienie/fakturę/zakup). Za pomocą tego formularza uprawniony użytkownik

systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego rekordu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby


zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz

znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż

system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.

Dodanie nowego dokumentu handlowego

Każdy dokument handlowy zapisany w bazie danych można wykorzystać jako „punkt wyjścia” dla

nowego rekordu. Dzięki temu bardzo łatwo i szybko można dodawać oferty lub zamówienia, które

w dużym stopniu przypominają te już zapisane. Aby utworzyć nowy dokument handlowy na bazie

zapisanego w bazie rekordu należy z menu kontekstowego związanego z tym rekordem wybrać

opcję Dodaj nową ofertę/Dodaj nowe zamówienie/Dodaj nową fakturę/Dodaj nowy zakup. Po

wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym

znajdzie się wstępnie przygotowany formularz dodawania odpowiedniego dokumentu handlowego.

Co ważne system będzie pamiętał fakt iż nowo dodany rekord powstał na bazie istniejącego w

bazie. Informacja o wszystkich dokumentach powstałych z danego rekordu (czyli logicznie

związanych) jest dostępna na podglądzie dokumentu w sekcji Dokumenty powiązane. Dodatkowo

każdy rekord który powstał na bazie innego dokumentu będzie miał taką informacje odnotowaną

w polu Dokument bazowy.

Wysyłanie dokumentu handlowego mailem, faksem lub listem

Każdy dokument handlowy zapisany w bazie danych można w każdej chwili wysłać mailem lub

faksem. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się

obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Wyślij zamówienie/ofertę mailem (faksem).

Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym

znajdzie się formularz identyczny z tym, który wypełnić należało podczas wysyłania maila lub

faksu (Mail/Faks->Wyślij email/faks). Dodatkowo w polu treść znajdzie się specjalnie

przygotowany dokument handlowy.

W przypadku dokumentów handlowych o statusie Faktura dodatkowo istnieje możliwość

odnotowania wysłania dokumentu listem. Po wybraniu opcji Wyślij listem z menu kontekstowego

faktury system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym,

który wypełnić należało podczas wysyłania listu (Mail/Faks->Wyślij list). Dodatkowo w polu

treść znajdzie się specjalnie przygotowany dokument handlowy oraz mechanizmy pozwalające na

wydruk związanych z kontrahentem/osobą kontaktową etykiet.

Drukowanie dokumentu handlowego

Każde zamówienie/ofertę zapisaną w bazie danych można w każdej chwili wydrukować. Aby to


porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj ofertę/zamówienie. Po wykonaniu wyżej

wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się

przygotowany wydruk oferty / zamówienia dla klienta końcowego bądź dostawcy.


Drukowanie faktury dla klienta

Dla dokumentu sprzedaży można wydrukować fakturę PROFORMA (w przypadku rekordów o typie

Zamówienie) bądź Fakturę VAT (w przypadku rekordów o typie Faktura). Aby to uczynić należy


rekordu i wybrać opcję Drukuj fakturę bądź Drukuj fakturę PROFORMA. Po wykonaniu wyżej

wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się

przygotowany wydruk faktury.

Anulowanie faktury sprzedaży

W przypadku gdy wykryliśmy np. błąd na fakturze możliwe jest jej anulowanie, nie powodujące

jednak usunięcia całego rekordu zamówienia. Innymi słowy następuje „wycofanie” statusu

dokumentu sprzedaży z wartości Faktura do statusu Zamówienie. Fakturę może anulować jedynie

administrator lub osoba mająca uprawnienie do edycji faktur. Aby anulować fakturę należy kliknąć


wybrać opcję Anuluj fakturę. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube nada

rekordowi typ Zamówienie oraz „zwolni” numer faktury. Analogicznie wygląda sytuacja gdy zależy

nam na anulowaniu zamówienia sprzedażowego. W takim przypadku zamówienie zostanie

przekształcone na ofertę.







Dodawanie gwarancji

W dowolnym momencie do zamówienia sprzedażowego można dodać gwarancję. Więcej na temat

dodawania gwarancji można znaleźć w sekcji poświęconej dodawaniu gwarancji.

Zarejestrowanie dokumentu sprzedaży w zewnętrznym systemie handlowym

W przypadku aktywowanego moduł INTEGRATOR mamy możliwość zarejestrowania zamówienia

sprzedażowego w programie handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium, Symfonia

FORTE. Aby poprawnie zarejestrować zamówienie w systemie handlowym musi ono zawierać tylko

te produkty, które znajdują się także w systemie (nie dotyczy to systemów Symfonia

Premium/FORTE). Zamówienie, które trafia do systemu CDN Opt!ma jest widoczne jako

Rezerwacja Odbiorcy lub faktura proforma. W przypadku systemu WF-MAG, Symfonia

Premium/FORTE zamówienie z systemu ITCube pojawia się w systemie handlowym jako

Zamówienie Obce.


Odnotowywanie przychodu/kosztu

W wielu przypadkach nie zależy nam na definiowaniu zamówienia oraz jego realizacji a jedynie na

odnotowaniu konkretnej kwoty stanowiącej nasz przychód bądź koszt. Odnotowanie

przychodu/kosztu możliwe jest dzięki poleceniu Handel->Odnotuj przychód/koszt z menu

systemowego. Po wybraniu w/w opcji system otworzy nowy formularz, za pomocą którego będzie

można dodać przychód lub koszt. Na formularz Odnotuj przychód/koszt składają się następujące

pola:

• Temat (obowiązkowe) – pole służące wprowadzeniu tematu przychodu lub kosztu. Temat

przychodu/kosztu wyświetlany jest w historii kontrahenta/kontaktu;

• Pracownik (obowiązkowe) – rozwijana lista z użytkownikami systemu, z której należy

wybrać osobę, której dotyczy wprowadzany przychód/koszt;

• Data (realizacji, rejestracji) (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy

odpowiednio datę poniesienia kosztu bądź przychodu oraz datę odnotowania tego faktu w

systemie. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza, który przywołać

można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data realizacji/Data

rejestracji lub wprowadzić z klawiatury pamiętając o poprawności formatu daty;

• Przychód/Koszt – pola, w które należy wpisać konkretne kwoty przychodu oraz kosztu;

• Waluta – waluta, w której wyrażone zostaną wartości w polach Przychód/Koszt;

• Sposób płatności/Sposób dostawy – dodatkowe parametry opisujące przychód/koszt;

• Opis – pole edycyjne służące wpisaniu szerszego objaśnienia wprowadzanego rekordu;

• Kontrahent – firma, z którą związany jest ponoszony przychód/koszt;

WAŻNE: Dodając przychód/koszt korzystając z polecenia Handel->Odnotuj przychód/koszt





kontrahenta do formularza dodawania przychodu/kosztu.

• Kontakt – osoba kontaktowa reprezentująca wybranego powyżej kontrahenta, z którym

związany jest dodawany przychód/koszt;

• Projekt – rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę projektu, z którym związany jest

przychód/koszt;

• Etap projektu - rozwijane menu, w którym wybrać należy etap projektu, z którym związany

jest przychód/koszt;

• Dokumenty – pole pozwalające na związanie z ofertą/zamówieniem dowolnej ilości

dokumentów zapisanych w systemie;












Po wypełnieniu wyżej opisanych pól pozostaje tylko wciśnięcie przycisku Zapisz.

Podgląd / Modyfikacja odnotowanych przychodów/kosztów

Przeglądu wszystkich rekordów zawierających opisy wprowadzonych do systemu

przychodów/kosztów dokonujemy wybierając z menu systemowego opcję Handel-

>Przychody/koszty.

Wyszukiwanie danych

I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich przychodów/kosztów, które

umieszczone zostały w systemie ITCube. Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać

się na różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę

partię rekordów, o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski

zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:












służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego przychód/koszt za pomocą takich

danych jak choćby: właściciel rekordu, kontrahent, którego dotyczy dany przychód/koszt oraz daty

rejestracji i realizacji rekordu. Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego treści, pełnej

edycji (o ile koszt nie został już zaakceptowany, bądź odrzucony) oraz usunięcia rekordu z

bazy;


• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie

zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana

osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących przychody/koszty,

które sama wprowadziła do systemu. Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu, który

wybrać będzie mógł dowolną osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z danym

przychodem/kosztem. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć rekordy dotyczące przychodów/kosztów związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w

polu Kontrahent wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych przychodom/kosztom powiązanym z danym

kontrahentem. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Data rejestracji – zawiera informację o dacie rejestracji danego przychodu/kosztu

w systemie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący

do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium;

• kolumna Data realizacji – zawiera informację o faktycznej dacie realizacji danego

przychodu/kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.








porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji, kliknięcie którego otwiera podręczne menu

dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji na

temat przychodu/kosztu, edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kosztu znajdującego




WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych przychodu/kosztu którekolwiek z pól nie zostało









Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może w każdej chwili zmodyfikować informacje

zapisane w rekordzie opisującym przychód/koszt. Aby to uczynić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza Dane dotyczące przychodu/kosztu

wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy

zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie

w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.






bazy.

Plany sprzedażowe

System ITCube umożliwia definiowanie oraz późniejszą analizę planów sprzedażowych.

Definiowanie planu w dużym skrócie polega na określeniu zakresu czasowego oraz wyników

finansowych które w tym okresie powinni osiągnąć poszczególni pracownicy (ewentualnie cały

zespół). Analiza planów sprzedażowych w zależności od uprawnień sprowadza się do kontroli

realizacji planów przez innych pracowników bądź wglądu tylko i wyłącznie w plany dotyczące nas

bezpośrednio.

Tworzenie/Modyfikacja planów sprzedaży możliwe jest dzięki poleceniu Handel->Plany

sprzedaży->Definiuj plany sprzedaży. Po wybraniu powyższego polecenia otworzony zostanie

formularz zawierający dwie sekcje. W sekcji Dodaj/Edytuj plan sprzedaży dokonujemy decyzji czy

chcemy dodać nowy plan czy tez zmodyfikować już istniejący. W pierwszym przypadku

pozostawiamy w polu Plan sprzedaży wartość domyślną Dodaj nowy plan sprzedaży. W

przeciwnym wypadku z listy rozwijanej wybieramy plan który chcemy zmodyfikować. Na liście

rozwijanej domyślnie widoczne są tylko plany aktywne. Jeśli chcemy poszerzyć ją o wszystkie

plany dodane kiedykolwiek do bazy danych zaznaczmy opcję Pobierz nieaktywne.

Sekcja Dane dotyczące planu sprzedaży opisuje w szczegółach parametry

dodawanego/edytowanego planu. Zawiera ona następujące pola:


• Temat – pole, w które wprowadzić należy zakres krótki opis definiowanego rekordu;

• Data – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy, którego dotyczyć będzie plan

sprzedaży. Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza;

• Aktywny/Nieaktywny – pole, które określa czy dany plan będzie widoczny w narzędziach

analizujących plany sprzedaży czy nie. Co do zasady plany które dotyczą bieżącej sprzedaży

powinny być więc aktywne, natomiast te które dotyczą odległej przeszłości warto oznaczyć

jako nieaktywne. Dzięki temu w raportach pomijane będą plany których analiza nas już nie

interesuje;

• Raportowanie – pole wielokrotnego wyboru zawierające grupy użytkowników, które będą

mogły dodawany/edytowany plan sprzedaży poddawać analizie;

• Typ limitu – pole definiujące czy kwoty które będziemy podawać jako limity dla

poszczególnych pracowników mają być rozumiane przez system jako definicja ilości

produktów, wygenerowanego przychodu czy też samego zysku. Dodatkowo możemy

zawęzić analizę do wybranego typu dokumentu sprzedażowego (np. tylko faktury);

• Użytkownik/Limit – lista pól pozwalająca zdefiniować dla każdego użytkownika limit. Limit w

zależności od poprzedniego pola rozumiany może być jako przychód bądź zysk i jest

wyrażony w walucie systemowej. Co ważne nie jest konieczne podawanie limitów dla

wszystkich pracowników. Plan sprzedaży dotyczyć będzie tylko tych pracowników którzy

zostali zaznaczeniu w pierwszej kolumnie;

• Globalny limit – pole, które opisuje limit dla wszystkich pracowników którym przypisano

limity. Nie musi on być równy sumie poszczególnym limitów. Jeśli jednak tak jest możemy

skorzystać z ikony która została umieszczona obok tego pola. Jej kliknięcie wpisze w to pole

sumę wszystkich zdefiniowanych dla użytkowników limitów;

• Kategorie produktów – pole, które pozwala zawęzić definiowany plan tylko do sprzedaży

produktów z podanych kategorii. Przytrzymując klawisz CTRL możemy zaznaczyć dowolną

ilość kategorii;

Po wypełnieniu wszystkich pól zapisujemy zmiany naciskając przycisk Zapisz. Po dodaniu nowego

planu możemy już używać narzędzi analizujących stopień jego realizacji. Dostępne są dwa

podstawowe narzędzia. Pierwsze analizujące plany całościowo – czyli wszystkich pracowników.

Drugie ograniczające się do aktualnie zalogowanego użytkownika – tak by mógł on śledzić tylko

swoje postępu w ramach zdefiniowanych planów.

Analizę całościową udostępnia nam raport dostępny wywoływany poprzez Handel->Plany

sprzedaży->Raportuj plany sprzedaży. Jest on dostępny tylko i wyłącznie dla użytkowników

posiadających prawo Generowanie planów sprzedażowych. Po wybraniu tej opcji musimy dokonać

wybory który z aktywnych planów sprzedażowych chcemy poddać analizie. Co ważne dostępne są

tylko te plany, do których przypisano nam prawo raportowania. Po wyborze planu otrzymamy

raport prezentujący stopień realizacji planu dla wszystkich uczestników. Dodatkowo w sposób

graficzny zaprezentowany zostanie podział przychodu/zysku ze względu na kategorie produktowe

związane z planem.

Analizę prywatną umożliwia raport umieszczony na pulpicie głównym użytkownika w sekcji Pulpit

Managera->Raporty->Prywatne plany sprzedaży. Po wybraniu tej opcji pracownik zobaczy swój


postęp w realizacji planów w których uczestniczy. Co ważne będzie on widział tylko te plany do

których przypisano mu prawo raportowania.

Raporty sprzedaży – Analiza zysku

Tworzenie statystyk/analiz generowanego zysku dla wybranych kontrahentów jak i grup

kontrahentów jest możliwe dzięki poleceniom Raporty->Sprzedaż->Analiza zysku, Raporty-

>Sprzedaż->Ranking zysku. Po wybraniu polecenia Raporty->Sprzedaż system ITCube

otworzy nowe menu, które zawiera następujące opcje: Analiza zysku, Ranking zysku oraz

Lejek sprzedaży.







Po wybraniu opcji Analiza zysku system otworzy formularz składający się z trzech okien. Okno

Dane dotyczące ofert/zamówień uwzględnionych w analizie pozwala na określenie analizowanej

wartości oraz sposobu w jaki system prezentować będzie wynik analizy/statystyki. I tak

przykładowo: zaznaczając w polu Prezentacja wartość Analiza generowanego zysku dla grupy

kontrahentów (ujęcie dniowe) i pomijając wszystkie pozostałe pola, po kliknięciu przycisku

Generuj znajdującego się na dole formularza otrzymamy wykres prezentujący zysk z zamówień

zrealizowanych w naszym przedsiębiorstwie z rozbiciem na poszczególne dni. Jako, iż nie

określiliśmy zakresu czasowego system wykorzysta wszystkie znajdujące się w systemie rekordy

dotyczące sprzedaży.

Okno Dane dotyczące profilu kontrahenta zawiera pola pozwalające na zawężenie grupy

kontrahentów, względem której dokonywane są obliczenia. I tak jeśli w poprzednim przykładzie

interesowała by nas sprzedaż naszych produktów tylko w regionie małopolskim, wybrać należy

również opcję małopolskie z rozwijanego menu w polu Region. Po wciśnięciu przycisku Generuj

otrzymamy analogiczny wykres, jednakże tym razem system uwzględni tylko rekordy powiązane z

kontrahentami z regionu małopolskiego. Na takie samej zasadzie (wypełniając kolejne pola)

możemy konstruować coraz bardziej szczegółowe zapytania do naszej analizy także z

uwzględnieniem projektów (okno Dane dotyczące projektów nadrzędnych).

Jak już wspomniano formularz Analiza generowanego zysku składa się z trzech okien. I tak w

pierwszym z nich (Dane dotyczące ofert/zamówień uwzględnionych w analizie) znajdują się

następujące pola:

• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.




• Pracownik - rozwijana lista umożliwiająca wybranie użytkownika systemu, który jest

prowadzącym daną sprzedaż lub pracownika, z którym związany jest dany przychód/koszt.

Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi obliczenia statystyczne zysku

tylko i wyłącznie dla sprzedaży oraz kosztów wygenerowanych dla wybranego użytkownika.


wskazanego działu;

• Waluta (obowiązkowe) – opcja pozwalająca na wybór z bazy danych tylko tych rekordów,

które wyrażają zysk we wskazanej walucie;

• Analiza (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać należy wartość poddaną

późniejszej analizie statystycznej. Dostępne są następujące wartości:

• Zysk z zamówień realizowanych

• Zysk z zamówień zamkniętych

• Zysk z faktur

• Zysk z zamówień/faktur

• Zysk z przychodów/kosztów

• Zysk ze sprzedaży – opcja ta umożliwia wygenerowanie podsumowania statystycznego

dotyczącego wszystkich powyższych typów;

• Prezentacja (obowiązkowe) – rozwijane menu, które pozwala na wybór sposobu prezentacji

efektów obliczeń statystycznych. Do wyboru mamy następujące wartości:

• Ujęcie dniowe - sposób prezentacji graficznej przedstawiający wykres zysku

generowanego przez grupę kontrahentów określoną w oknie Dane dotyczące profilu

kontrahenta z rozbiciem na poszczególne dni;

• Ujęcie miesięczne - sposób prezentacji graficznej przedstawiający wykres zysku

generowanego przez grupę kontrahentów określoną w oknie Dane dotyczące profilu

kontrahenta z rozbiciem na poszczególne miesiące;


obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczy zysk. I tak znajdują się tu

następujące pola:


którego będzie dotyczyć analiza zysku. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje analizę zysku dotyczącą wszystkich sprzedaży, przychodów/kosztów

związanych z projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;


wygeneruje analizę zysku związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


działania będzie wygenerowanie analizy zysku związanej z projektami stworzonymi w





analizy zysku powiązanej ze wskazanym projektem.



ITCube będzie wygenerowanie analizy zysku powiązanej ze wskazanym etapem projektu.






















statystyczne;



statystyczne;






lewej stronie pola;






Raporty sprzedaży - Rankingi zysku

Kolejnym narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym zysk jest Ranking zysku.

Służy on porównaniom grup kontrahentów pod względem wartości wygenerowanego zysku.

Tak samo jak w przypadku Statystyki zysku formularz Ranking generowanego zysku składa się z

trzech okien. I tak w pierwszym znajdują się następujące pola:

• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczenia statystycznego.




prowadzącym daną sprzedaż lub pracownika, z którym związany jest dany przychód/koszt.

Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi obliczenia statystyczne zysku

tylko i wyłącznie dla sprzedaży oraz kosztów wygenerowanych dla wybranego użytkownika.


wskazanego działu;







• Zysk z faktur







opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od najniższej

do najwyższej) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od

najwyższej do najniższej);




obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczy zysk. I tak znajdują się tu

następujące pola:


którego będzie dotyczyć ranking zysku. Datę wprowadza się za pomocą systemowego



pola;


System wygeneruje ranking zysku dotyczący wszystkich sprzedaży, przychodów/kosztów



wygeneruje ranking zysku związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;


działania będzie wygenerowanie rankingu zysku związanego z projektami stworzonymi w




rankingu zysku powiązanego ze wskazanym projektem.



ITCube będzie wygenerowanie rankingu zysku powiązanego ze wskazanym etapem

projektu.




















statystyczne;



statystyczne;







lewej stronie pola;




przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku

Generuj system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie zysków generowanych przez

poszczególne grupy kontrahentów. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system

uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy pod względem wysokości generowanego zysku,

zaznaczając kolorem szarym rekord, który spełnia warunki żądane w oknie Dane dotyczące

parametrów grupowania.

Raporty sprzedaży – Rozliczenia faktur

Raport rozliczenia faktur odpowiedzialny jest za analizę płatności związanych z wystawionymi

fakturami. Wyświetla on wszystkie faktury o wskazanym statusie rozliczenia których data

wystawienia zawiera się w podanym przedziale czasu. Dla każdej faktury podana zostaje :

• Data wystawienia

• Numer faktury

• Nabywca

• Termin płatności

• Liczba dni spóźnienia

• Suma którą dotąd zapłacono

• Suma która została do uregulowania

Na każdym z wyświetlonych dokumentów sprzedaży użytkownik może wykonać związaną z nim

akcję. Typowe akcje to edycja, rozliczenie czy wysłanie/druk wezwania do zapłaty.

Raporty sprzedaży – Statystyka ofert

Ostatnim narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym sprzedaż jest Statystyka

ofert. Służy on do analizy oraz porównywania ofert (ich ilości oraz szacowanego zysku)

znajdujących się w różnych fazach.

Tak samo jak w przypadku Statystyki czy Rankingu zysku formularz Lejek sprzedaży składa się z

trzech okien. I tak w pierwszym znajdują się następujące pola:

• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczenia statystycznego.





prowadzącym daną ofertę. Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi

obliczenia statystyczne tylko i wyłącznie dla ofert prowadzonych przez wybranego

użytkownika.


wskazanego działu;


które są wyrażone we wskazanej walucie;

• Fazy ofert (obowiązkowe) – pole umożliwiające wybranie faz ofert, które mają zostać

uwzględnione przez system przy generowaniu podsumowania statystycznego.


obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą oferty. I tak znajdują się tu

następujące pola:


którego będzie dotyczyć Lejek sprzedaży. Datę wprowadza się za pomocą systemowego


pola;


System wygeneruje podsumowanie statystyczne dotyczące wszystkich ofert związanych z



wygeneruje raport związany z ofertami dotyczącymi projektów, których koordynatorem jest

wskazana osoba;


działania będzie wygenerowanie podsumowania statystycznego związanego z ofertami

dotyczącymi projektów stworzonych w oparciu o wybrany projekt wzorcowy;



raportu powiązanego ze wskazanym projektem.



ITCube będzie wygenerowanie raportu dotyczącego ofert powiązanych ze wskazanym

etapem projektu.

Ostatnia część formularza zawiera pola służące uściśleniu obliczeń statystycznych ze względu na

kontrahenta. I tak znajdują się tu następujące pola:



















statystyczne;



statystyczne;






lewej stronie pola;





Serwis w systemie ITCube

System ITCube CRM umożliwia sprzedaż urządzeń, które następnie wymagają opieki serwisowej.

Do tego m. in. przeznaczony jest moduł Serwis. Dzięki niemu w prosty sposób można wystawić

gwarancję na dowolne urządzenie, a następnie budować pełną historię jego napraw oraz

przeglądów. Historia serwisowanego przez firmę towaru składa się z różnego rodzaju zleceń

serwisowych. System ITCube umożliwia dodawanie różnego typu zleceń serwisowych, które za

nim rozpoczniemy pracę z systemem, wymagają zdefiniowania. Predefiniowanym zleceniem

serwisowym jest Przegląd, który nie możemy usunąć z systemu ani go zmodyfikować. Dzięki

niemu możliwe jest przeprowadzenie cyklicznych przeglądów urządzeń serwisowanych przez firmę.


Zlecenia serwisowe realizuje się poprzez dodawanie bądź delegowaniu tzw. działań serwisowych.

Wszystkie działania serwisowe trafiają bezpośrednio do historii zlecenia serwisowego, co

umożliwia łatwe przeglądanie wszystkich czynności wykonanych w kontekście danego zlecenia.

Zlecenie serwisowe nie koniecznie musi być wystawiane do gwarancji. Można wystawić zlecenie

jednorazowe nie związane z konkretną umową serwisową. Możliwe jest także wystawienie zlecenia

do tzw. kontraktu serwisowego. Kontrakt serwisowy jest umową pomiędzy firmą a klientem

zawartą na serwisowanie jakiś urządzeń. Kontrakt serwisowy oczywiście także ma swoją historię,

którą tworzymy analogicznie jak historię gwarancji. Moduł serwisowy umożliwia także łatwe

wyszukiwanie oraz przeglądanie gwarancji, kontraktów serwisowych, zleceń serwisowych bądź

działań serwisowych. Uzupełnieniem przeglądarek w module serwisowym są różnorodne raporty

gwarancji, kontraktów, zleceń serwisowych oraz działań serwisowych, które następnie można

wyeksportować do programu Excell. Warto także zwrócić uwagę na raport „Historia życia

maszyny”, który umożliwia łatwe odnalezienie wszystkich czynności wykonanych w kontekście

danej maszyny.

Typy gwarancji

Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych gwarancji logiczne wydaje się stworzenie

w bazie podziału ze względu na ich rodzaj. Polecenie Serwis->Słowniki->Typy gwarancji

pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube nazw wszystkich rodzajów gwarancji, które

następnie będziemy wykorzystywać podczas pracy z systemem. Dane wprowadzone tutaj będą

następnie wykorzystane przy wystawianiu gwarancji związanych z dowolnym zamówieniem. Wybór

tej opcji spowoduje otworzenie formularza Typy gwarancji, za pomocą którego użytkownik


• dodać nowy Typ gwarancji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie

Dodaj Typ gwarancji i klikając w przycisk Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego typu gwarancji – poprzez wybranie jego nazwy, z

rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ gwarancji. Wybrana nazwa pojawi się w polu

Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana

w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący typ gwarancji wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ gwarancji i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu gwarancji, który został wcześniej wykorzystany przy



opisującym typ gwarancji, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube CRM umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu gwarancji, który


alfabetycznie. Domyślny typ gwarancji ustalić można na dwa sposoby:


• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj typ

gwarancji;

• wybierając interesujący nas typ gwarancji z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj typ gwarancji, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Typy kontraktu serwisowego

Analogicznie jak w przypadku typów gwarancji, zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube,

należy zdefiniować Typy kontraktu serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis-

>Słowniki->Typy kontraktu serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza

Typy kontraktu serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Typ kontraktu serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne

Nazwa w oknie Dodaj Typ kontraktu serwisowego i klikając w przycisk Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego typu kontraktu serwisowego – poprzez wybranie jego

nazwy, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ kontraktu serwisowego. Wybrana



• usunąć już istniejący typ kontraktu serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego

menu w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ kontraktu serwisowego i klikając w

przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu kontraktu serwisowego, który został wcześniej wykorzystany

przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani

też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu

opisującym typ kontraktu serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu kontraktu serwisowego, który


alfabetycznie. Domyślny typ kontraktu serwisowego ustalić można na dwa sposoby:


kontraktu serwisowego;

• wybierając interesujący nas typ kontraktu serwisowego z rozwijanego menu w polu Nazwa

w oknie Usuń/Modyfikuj typ kontraktu serwisowego, zaznaczając pole Typ domyślny i

klikając na przycisk Zapisz.

Typy zlecenia serwisowego

Analogicznie jak w przypadku typów gwarancji i kontraktów serwisowych zanim rozpoczniemy

pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Typy zlecenia serwisowego. Aby to uczynić należy

wybrać opcję Serwis->Słowniki->Typy zlecenia serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje

otworzenie formularza Typy zlecenia serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie

mógł:


• dodać nowy Typ zlecenia serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne

Nazwa w oknie Dodaj Typ zlecenia serwisowego i klikając w przycisk Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego typu zlecenia serwisowego – poprzez wybranie jego

nazwy, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ zlecenia serwisowego. Wybrana



• usunąć już istniejący typ zlecenia serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego menu

w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ zlecenia serwisowego i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu zlecenia serwisowego, który został wcześniej wykorzystany



opisującym typ zlecenia serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu zlecenia serwisowego, który


alfabetycznie. Domyślny typ zlecenia serwisowego ustalić można na dwa sposoby:


zlecenia serwisowej;

• wybierając interesujący nas typ zlecenia serwisowego z rozwijanego menu w polu Nazwa w

oknie Usuń/Modyfikuj typ zlecenia serwisowego, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając

na przycisk Zapisz.

Typy działania serwisowego

Analogicznie jak w przypadku typów gwarancji, kontraktów serwisowych oraz zleceń serwisowych

zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Typy działań serwisowych. Aby

to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Typy działań serwisowych. Wybór tej

opcji spowoduje otworzenie formularza Typy działań serwisowych, za pomocą którego użytkownik


• dodać nowy Typ działania serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne

Nazwa w oknie Dodaj Typ działania serwisowego i klikając w przycisk Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego typu działania serwisowego – poprzez wybranie jego

nazwy, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ działania serwisowego. Wybrana



• usunąć już istniejący typ działania serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego menu

w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ działania serwisowego i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu działania serwisowego, który został wcześniej wykorzystany



opisującym typ działania serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z systemu.


System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu działania serwisowego, który


alfabetycznie. Domyślny typ działania serwisowego ustalić można na dwa sposoby:


działania serwisowego;

• wybierając interesujący nas typ działania serwisowego z rozwijanego menu w polu Nazwa w

oknie Usuń/Modyfikuj typ działania serwisowego, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając

na przycisk Zapisz.

Symbole gwarancji

Każda gwarancja może mieć swój symbol. Tak więc zanim rozpoczniemy pracę z systemem

ITCube należy zdefiniować Symbole gwarancji. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis-

>Słowniki->Symbole gwarancji. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Symbole

gwarancji, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Symbol gwarancji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa,

podając opis symbolu w polu Opis (okno Dodaj Symbol gwarancji) i klikając w przycisk

Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego symbolu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego

menu w oknie Usuń/Modyfikuj gwarancji. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w

którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie

należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć już istniejący symbol gwarancji wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń symbol gwarancji i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego symbolu gwarancji, który został wcześniej wykorzystany przy



opisującym symbol gwarancji, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu gwarancji, który


alfabetycznie. Domyślny symbol gwarancji ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Symbol domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj

symbol gwarancji;

• wybierając interesujący nas symbol gwarancji z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj symbol gwarancji, zaznaczając pole Symbol domyślny i klikając na przycisk

Zapisz.


Symbole kontraktu serwisowego

Podobnie jak w przypadku gwarancji każdy kontrakt serwisowy może mieć swój symbol. Tak więc

zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Symbole kontraktu

serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Symbole kontraktu

serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Symbole kontraktów

serwisowych, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Symbol kontraktu serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne

Nazwa, podając opis symbolu w polu Opis (okno Dodaj Symbol kontraktu serwisowego) i

klikając w przycisk Dodaj;


menu w oknie Usuń/Modyfikuj kontrakt serwisowy. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa



• usunąć już istniejący symbol kontraktu serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego

menu w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń symbol kontraktu serwisowego i klikając w

przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego symbolu kontraktu serwisowego, który został wcześniej

wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym

rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie

adnotacja w polu opisującym symbol kontraktu serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z

systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu kontraktu serwisowego,

który proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane

alfabetycznie. Domyślny symbol kontraktu serwisowego ustalić można na dwa sposoby:


symbol kontraktu serwisowego;

• wybierając interesujący nas symbol kontraktu serwisowego z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj symbol kontraktu serwisowego, zaznaczając pole Symbol

domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Symbole zlecenia serwisowego

Oprócz symbolu gwarancji i kontraktu serwisowego w systemie ITCube możemy zdefiniować

Symbole zlecenia serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki-

>Symbole zlecenia serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Symbole

zlecenia serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Symbol zlecenia serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne

Nazwa, podając opis symbolu w polu Opis (okno Dodaj Symbol zlecenia serwisowego) i

klikając w przycisk Dodaj;



menu w oknie Usuń/Modyfikuj symbol zlecenia serwisowego. Wybrana nazwa pojawi się w



• usunąć już istniejący symbol zlecenia serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego

menu w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń symbol zlecenia serwisowego i klikając w

przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego symbolu zlecenia serwisowego, który został wcześniej

wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym

rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie

adnotacja w polu opisującym symbol zlecenia serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z

systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu zlecenia serwisowego,

który proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane

alfabetycznie. Domyślny symbol zlecenia serwisowego ustalić można na dwa sposoby:


symbol zlecenia serwisowego;

• wybierając interesujący nas symbol zlecenia serwisowego z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj symbol zlecenia serwisowego, zaznaczając pole Symbol

domyślny i klikając na przycisk Zapisz.

Statusy gwarancji

Każdy gwarancja może mieć swój status. Tak więc zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube

należy zdefiniować Statusy gwarancji. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki-

>Statusy gwarancji. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Statusy gwarancji, za

pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Status gwarancji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj Symbol gwarancji) i klikając w przycisk Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego statusu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego

menu w oknie Usuń/Modyfikuj status gwarancji. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa



• usunąć już istniejący status gwarancji wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń status gwarancji i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu gwarancji/kontraktu, który został wcześniej wykorzystany



opisującym status gwarancji, iż dany obiekt został usunięty z systemu.


System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu gwarancji, który

proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe statusy będą natomiast segregowane

alfabetycznie. Domyślny status gwarancji ustalić można na dwa sposoby:


status gwarancji;

• wybierając interesujący nas status gwarancji z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj status gwarancji, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk

Zapisz.

Statusy kontraktu serwisowego

Każdy kontrakt serwisowy analogicznie jak gwarancja może mieć swój status. Tak więc zanim

rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Statusy kontraktu serwisowego. Aby

to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Statusy kontraktu serwisowego. Wybór

tej opcji spowoduje otworzenie formularza Statusy kontraktu serwisowego, za pomocą którego

użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Status kontraktu – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj Symbol kontraktu) i klikając w przycisk Dodaj;


menu w oknie Usuń/Modyfikuj status kontraktu. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa



• usunąć już istniejący status kontraktu wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń status kontraktu i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu kontraktu, który został wcześniej wykorzystany przy



opisującym status kontraktu, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu kontraktu, który


alfabetycznie. Domyślny status kontraktu ustalić można na dwa sposoby:


status kontraktu;

• wybierając interesujący nas status kontraktu z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj status kontraktu, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk

Zapisz.


Statusy zlecenia serwisowego

Analogicznie jak w przypadku gwarancji i kontraktu serwisowego każde zlecenie serwisowe może

mieć swój status. Tak więc zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować

Statusy zlecenia serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Statusy

zlecenia serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Statusy zlecenia

serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Status zlecenia – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj Symbol zlecenia) i klikając w przycisk Dodaj;


menu w oknie Usuń/Modyfikuj status zlecenia. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa



• usunąć już istniejący status zlecenia wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń zlecenia kontraktu i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu zlecenia, który został wcześniej wykorzystany przy



opisującym status zlecenia, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu zlecenia, który


alfabetycznie. Domyślny status zlecenia ustalić można na dwa sposoby:


status zlecenia;

• wybierając interesujący nas status zlecenia z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj status zlecenia, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk

Zapisz.

Punkty serwisowe

Zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube możemy zdefiniować tzw. Punkty serwowe czyli

inaczej mówiąc miejsca gdzie przyjmowane są zgłoszenia serwisowe. Aby to uczynić należy

wybrać opcję Serwis->Słowniki->Punkty serwisowe. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie

formularza Punkty serwisowe, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:

• dodać nowy Punkt serwisowy – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno

Dodaj Punkt serwisowy) i klikając w przycisk Dodaj;

• modyfikować nazwę już istniejącego punktu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego

menu w oknie Usuń/Modyfikuj punkt serwisowy. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa




• usunąć już istniejący punkt serwisowy wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu

Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń punkt serwisowy i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie dowolnego punktu serwisowego, który został wcześniej wykorzystany przy



opisującym punkt serwisowy, iż dany obiekt został usunięty z systemu.

System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego punktu serwisowego, który

proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe punkty będą natomiast segregowane

alfabetycznie. Domyślny punkt serwisowy ustalić można na dwa sposoby:

• zaznaczając okienko Punkt domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj

punkt serwisowy;

• wybierając interesujący nas punkt serwisowy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie

Usuń/Modyfikuj punkt serwisowy, zaznaczając pole Punkt domyślny i klikając na przycisk

Zapisz.

Szablony druku gwarancji oraz kontraktu serwisowego

Polecenia Serwis->Słowniki->Szablon gwarancji oraz Serwis->Słowniki->Szablon

kontraktu umożliwiają dodawanie, usuwanie oraz modyfikację wzorów druku wykorzystywanych

później w procesie drukowania gwarancji bądź kontraktu serwisowego. I tak po wybraniu tej opcji

system otworzy formularz Szablon gwarancji (Szablon kontraktu), w którym będziemy mogli

administrować bazą szablonów.


Nowy szablon druku gwarancji/kontraktu rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w

oknie Dodaj szablon:




gwarancji (kontraktu) jako logo firmowe;

• Nagłówek – zestaw pól opisujących informacje, które zostaną umieszczone w nagłówku

gwarancji (kontraktu) podczas jej druku. Po prawej stronie tego pola mamy możliwość

oznaczenia jakie pola mają być wyświetlane obok nagłówka. I tak do dyspozycji mamy

następujące wartości: Kontrahent, Odbiorca, Symbol, Numer, Podpisy (drukowane na

samym dole dokumentu), Zakres czasowy, Koordynator;

• Opis – pole edycyjne dające możliwość wprowadzenie tekstowego opisu gwarancji

(kontraktu). Wartość ta będzie automatycznie podpowiadana podczas tworzenia gwarancji

(kontraktu) związanej z szablonem. Będzie ją można oczywiście zmienić/uzupełnić na etapie

tworzenia konkretnej gwarancji (kontraktu). Tak więc należy ją traktować jako swego

rodzaju punkt wyjścia dla rekordów związanych z danym szablonem;


• Pozycja pola opis – pole umożliwiające wybranie pozycji gdzie ma się znajdować opis na

gwarancji (kontrakcie) podczas wydruku;

• Kolumny – oprócz tekstowego opisu każda gwarancja (kontrakt) może zawierać sekcję

obejmującą listę wszystkich jej pozycji z konkretnymi numerami seryjnymi, fabrycznymi,

uwagami itd. To które z danych zapisanych w systemie zostaną wyświetlone zależy od

ustawień w powyższym polu;

WAŻNE: Na formularzu wydruku możemy także umieszczać dodatkowe pola, zdefiniowane

podczas wdrożenia systemu. Aby opcje umożliwiające tą funkcjonalność były dostępne musi być

włączony system zarządzania polami dodatkowymi gwarancji (kontraktu serwisowego).



Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie szablonu druku gwarancji (kontraktu serwisowego)







Szablony druku zlecenia serwisowego

Analogicznie jak w przypadku gwarancji czy kontraktu serwisowego możemy zdefiniować szablony

zlecenia. Do tego służy polecenie Serwis->Słowniki->Szablon zlecenia.


Nowy szablon druku zlecenia rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj

szablon:




zlecenia jako logo firmowe;

• Nagłówek – zestaw pól opisujących informacje, które zostaną umieszczone w nagłówku

zlecenia podczas jej druku. Po prawej stronie tego pola mamy możliwość oznaczenia jakie

pola mają być wyświetlane obok nagłówka. I tak do dyspozycji mamy następujące wartości:

Kontrahent, Odbiorca, Symbol, Numer, Podpisy (drukowane na dole dokumentu),

Koordynator, Termin, Punkt serwisowy, Data przyjęcia, Przyjmujący, Lokalizacja;

• Opis – pole edycyjne dające możliwość wprowadzenie tekstowego opisu zlecenia. Wartość

ta będzie automatycznie podpowiadana podczas tworzenia zlecenia związanego z


szablonem. Będzie ją można oczywiście zmienić/uzupełnić na etapie tworzenia konkretnego

zlecenia. Tak więc należy ją traktować jako swego rodzaju punkt wyjścia dla rekordów

związanych z danym szablonem;

• Pozycja pola opis – pole umożliwiające wybranie pozycji gdzie ma się znajdować opis na

zleceniu podczas wydruku;

• Kolumny – oprócz tekstowego opisu każde zlecenie może zawierać sekcję obejmującą listę

wszystkich jego pozycji z konkretnymi numerami seryjnymi, fabrycznymi, uwagami itd. To

które z danych zapisanych w systemie zostaną wyświetlone zależy od ustawień w

powyższym polu;

WAŻNE: Na formularzu wydruku możemy także umieszczać dodatkowe pola, zdefiniowane

podczas wdrożenia systemu. Aby opcje umożliwiające tą funkcjonalność były dostępne musi być

włączony system zarządzania polami dodatkowymi zlecenia serwisowego.



Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie szablonu druku zlecenia serwisowego







Dodawanie gwarancji

Formularz Dodaj gwarancję pozwala na dodawanie w systemie gwarancji związanych z

konkretnym zamówieniem. Aby dodać gwarancję należy wejść do przeglądania zamówień

(Handel->Zamówienia) a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj gwarancję.

Analogicznie możemy dodać gwarancje niezwiązaną z żadnym zamówieniem – w takim wypadku

wybieramy opcje Serwis->Dodaj gwarancję. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz

składający się z dwóch okien. Okno pierwsze - Dane podstawowe o gwarancji składa się z

następujących pól:

• Symbol – rozwijana lista, z której można wybrać symbol gwarancji;

• Numer (obowiązkowe) – unikatowy numer gwarancji. Domyślnie jest proponowany

największy numer gwarancji zapisany w bazie ITCube powiększony o jeden według serii

zdefiniowanej w pliku itcube.ini (np.: 2007/01/00095);

• Temat (obowiązkowe) – nazwa nowej gwarancji pod jaką będzie ona rozpoznawana przez

system ITCube;


• Data od/do (obowiązkowe) - pole, w którym podać należy datę wystawienia/zakończenia

gwarancji. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego daje

nam ikona znajdująca się po lewej stronie pola edycyjnego. Datę można także

wprowadzić używając klawiatury pamiętając o zachowaniu poprawnego formatu daty;

• Kontrahent – pole, w którym należy wskazać dla kogo jest wystawiona gwarancja;

• Kontakt – lista rozwijana, z której można wybrać osobę kontaktową odbierającą gwarancję;

• Odbiorca – pole, w którym należy wskazać kto jest faktycznym odbiorcą w wystawionej

gwarancji;


dotyczyć będzie wprowadzana gwarancja;


wybranego powyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzana gwarancja;

• Status - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić status gwarancji. Wyboru

dokonać możemy pomiędzy statusami gwarancji, które wcześniej wprowadzone zostały za

pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Statusy gwarancji;

• Typ (obowiązkowe) - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj

gwarancji. Wyboru dokonać możemy pomiędzy typami gwarancji, które wcześniej

wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Typy gwarancji;

• Koordynator - rozwijana lista z użytkownikami systemu ITCube. Z listy tej wybrać należy

osobę, która będzie odpowiedzialna za daną gwarancję;

• Przeglądy - rozwijana lista opisująca co ile będą przeprowadzane przeglądy. Do wyboru są

dwie wartości: Czasowe - przeglądy będą przeprowadzane co kilka miesięcy (dokładnie

określa się tą wartość w polu Przeglądy co), Ze względu na stan licznika - przeglądy

przeprowadzane będą ze względu na stan licznika (precyzyjnie zostanie to określone w polu

Przeglądy co);

• Przeglądy co - pole określające co ile przeprowadzane będą przeglądy. W pole to wpisać

należy albo liczbę miesięcy (o ile w polu Przeglądy została wybrana wartość - Czasowe) albo

wartość numeryczną określającą stan licznika (o ile w polu Przeglądy została wybrana

wartość - Ze względu na stan licznika);

• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do gwarancji dowolnych plików. Plik dołącza się

klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po kliknięciu na

wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są

wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty-

>Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy

dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania/delegowania zadania klikając

przycisk . Więcej o dołączaniu plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej

dokumentom.

• Właściciel (*) - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela rekordu;

• Szablon – pole umożliwiające przypisanie szablonu wydruku do wprowadzanej gwarancji;

• Opis - duże pole edycyjne umożliwiające odnotowanie dowolnych spostrzeżeń użytkownika

wprowadzającego dany rekord;


WAŻNE: Pola Uwagi mogą być nazwane w dowolny sposób – zależy to od ustawień w pliku

itcube.ini. Pole to jest drukowane na podglądzie wydruku gwarancji.

• Gwarancja na – pole służące określeniu na jakie maszyny jest wystawiona gwarancja. Obok

pola znajdują się 4 przyciski:

• - przycisk ten umożliwia wybranie produktów zarejestrowanych w systemie

ITCube a następnie zdefiniowanie ich numerów seryjnych i fabrycznych.

• - przycisk umożliwiający wybranie maszyny z przeglądarki maszyn.

• - przycisk ten pozwala na wprowadzenie nowego produktu do bazy produktów i

usług w systemie ITCube a następnie wprowadzenie jego numeru seryjnego i

fabrycznego

• - symbol graficzny służący do usuwania produktów bądź maszyn w oknie

Gwarancja na.

Po zaznaczeniu towarów bądź maszyn, na które zostanie udzielona gwarancja należy

kliknąć w przycisk Dodaj. Następnie system rozszerzy formularz o kolejne pola

umożliwiające wprowadzenie takich danych jak numer seryjny, numer fabryczny oraz

uwagi do każdej pozycji gwarancji;

• Prawa – okna Odczyt danych oraz Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa

użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość

dokonania odczytu, edycji danych lub dodawania zleceń serwisowych. W celu nadania praw




nazwach lewym przyciskiem myszki. Okno Dowiązywanie rekordów pozwala wskazać grupy

użytkowników, które będą mogły dodawać zlecenia serwisowe do tej gwarancji. Aby wybrać

kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki

na odpowiednie grupy użytkowników.

Standardowo odczytywać rekord mogą wszystkie grupy, natomiast żadna z grup nie jest

uprawniona do jego modyfikacji czy usunięcia. Żadna grupa także nie ma domyślnie uprawnień

dowiązywania rekordów do gwarancji. Takie ustawienia gwarantują, iż twórca rekordu może mieć

pewność, że nikt poza nim oraz administratorem nie zmieni wpisywanych przez niego danych.

Domyślne ustawienia praw można zmienić w profilu użytkownika.

Druga sekcja – Dane dodatkowe o gwarancji - umożliwia wypełnienie dodatkowych pól związanych

z gwarancją zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały

włączone mechanizmy definiowania dodatkowych pól związanych z gwarancjami.

WAŻNE: Wprowadzając gwarancję mamy możliwość dodania zlecenia serwisowego. Aby to

uczynić należy zaznaczyć pole Dodaj zlecenie serwisowe.


Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej gwarancji do



Dodawanie kontraktu serwisowego

Oprócz gwarancji w systemie ITCube można definiować kontrakty serwisowe. Aby dodać kontrakt

serwisowy należy wybrać opcję Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy. Po wybraniu tej opcji

program otworzy nowe okno zawierający formularz z następującymi polami:

• Symbol – rozwijana lista, z której można wybrać symbol kontraktu serwisowego;

• Numer (obowiązkowe) – unikatowy numer kontraktu serwisowego. Domyślnie jest

proponowany największy numer kontraktu zapisany w bazie ITCube powiększony o jeden

według serii zdefiniowanej w pliku itcube.ini (np.: 2007/01/00005);

• Temat (obowiązkowe) – nazwa kontraktu serwisowego pod jaką będzie on rozpoznawany


• Data od/do - pole, w którym podać należy datę rozpoczęcia kontraktu serwisowego. Datę

ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego daje nam ikona

znajdująca się po lewej stronie pola edycyjnego. Datę można także wprowadzić używając

klawiatury pamiętając o zachowaniu poprawnego formatu daty;

• Kontrahent (obowiązkowe) - pole umożliwiające podanie jakiego kontrahenta dotyczy dany

kontrakt serwisowy;

WAŻNE: Dodając kontrakt serwisowy korzystając z polecenia Serwis->Dodaj kontrakt

serwisowy lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z

którym będzie powiązany kontrakt serwisowy należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola

Kontrahent. Następnie system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do

dowiązywania. Po wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system

automatycznie wstawi kontrahenta do formularza dodawania kontraktu serwisowego.

• Kontakt - pole umożliwiające podanie osoby, z którą należy kontaktować się w sprawie

kontraktu serwisowego;

• Odbiorca - pole umożliwiające podanie, kto tak naprawdę jest odbiorcą w zdefiniowanym

kontrakcie serwisowym;


dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;


wybranego powyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;

• Status - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić status kontraktu. Wyboru

dokonać możemy pomiędzy statusami kontraktu, które wcześniej wprowadzone zostały za

pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Statusy kontraktu serwisowego;


• Typ (obowiązkowe) - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić typ kontraktu

serwisowego. Wyboru dokonać możemy pomiędzy tymi typami, które wcześniej

wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Typy kontraktu

serwisowego;


osobę, która będzie odpowiedzialna za dany kontrakt serwisowy;

• Przeglądy - rozwijana lista opisująca co ile będą przeprowadzane przeglądy. Do wyboru są

dwie wartości: Czasowe - przeglądy odbywać będą się co kilka miesięcy (dokładnie określa

się tą wartość w polu Przeglądy co), Ze względu na stan licznika - przeglądy

przeprowadzane będą ze względu na stan licznika (precyzyjnie zostanie to określone w polu

Przeglądy co);

• Przeglądy co - pole określające co ile przeprowadzane będą przeglądy. W pole to wpisać

należy albo liczbę miesięcy (o ile w polu Przeglądy została wybrana wartość - Czasowe) albo

wartość numeryczną określającą stan licznika (o ile w polu Przeglądy została wybrana

wartość - Ze względu na stan licznika);

• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do kontraktu serwisowego dowolnych plików.

Plik dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po




zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas

dodawania/delegowania zadania klikając przycisk . Więcej o dołączaniu plików

(dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom.


• Szablon – pole umożliwiające przypisanie wprowadzanego kontraktu serwisowego do

konkretnego szablonu wydruku;

• Opis - duże pole edycyjne umożliwiające odnotowanie dowolnych spostrzeżeń użytkownika

wprowadzającego dany rekord;

WAŻNE: Pole Uwagi mogą być nazwane w dowolny sposób – zależy to od ustawień w pliku

itcube.ini. Pole Uwagi drukowane jest na wydruku kontraktu serwisowego.

• Kontrakt na – pole służące określeniu na jakie maszyny jest wystawiony kontrakt

serwisowy. Obok pola znajdują się 4 przyciski:






fabrycznego



Kontrakt na.

Po zaznaczeniu towarów bądź maszyn, na które zostanie wystawiony kontrakt serwisowy

należy kliknąć w przycisk Dodaj. Następnie system rozszerzy formularz o kolejne pola



• Prawa – okna Odczyt danych oraz Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa


dokonania odczytu, edycji danych lub dodawania zleceń serwisowych. W celu nadania praw




nazwach lewym przyciskiem myszki. Okno Dowiązywanie pozwala wskazać grupy

użytkowników, które będą mogły dodawać zlecenia serwisowe do tego kontraktu

serwisowego. Aby wybrać kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć

lewym przyciskiem myszki na odpowiednie grupy użytkowników.

Standardowo odczytywać rekord mogą wszystkie grupy, natomiast żadna z grup nie jest

uprawniona do jego modyfikacji czy usunięcia. Żadna grupa także nie ma domyślnie uprawnień

dowiązywania rekordów do wprowadzanego kontraktu serwisowego. Takie ustawienia gwarantują,

iż twórca rekordu może mieć pewność, że nikt poza nim oraz administratorem nie zmieni

wpisywanych przez niego danych. Domyślne ustawienia praw można zmienić w profilu

użytkownika.

Ostatnia sekcja – Dane dodatkowe o kontrakcie serwisowym - umożliwia wypełnienie

dodatkowych pól związanych z kontraktem serwisowym zdefiniowanym podczas wdrożenia

systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały włączone mechanizmy definiowania

dodatkowych pól związanych z kontraktami serwisowymi.

WAŻNE: Wprowadzając kontrakt serwisowy mamy możliwość dodania zlecenia serwisowego. Aby

to uczynić należy zaznaczyć pole Dodaj zlecenie serwisowe.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowego kontraktu

serwisowego do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu

głównego systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.

Zarządzanie gwarancjami




zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenia:

Serwis->Gwarancje. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj gwarancjami, za

pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj gwarancjami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji



jedną gwarancją).


rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów o którą nam chodzi.


służące do:











przeglądnięcia, edycji, usunięcia danych bądź dodania zlecenia serwisowego. Znajdują się tu

również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnej gwarancji za pomocą takich

danych jak choćby: Właściciel, Koordynator, Gwarancja do, Kontrahent, Symbol, Numer

gwarancji, Nazwa gwarancji oraz Numer zamówienia. Okno składa się z następujących kolumn:



gwarancji, edycja danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w punkcie

poświęconym modyfikacji danych) a także możemy dodać zlecenie serwisowe;








• kolumna Koordynator - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który został

przypisany do gwarancji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć gwarancje, której koordynatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z

rozwijanego menu Koordynator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich gwarancji obsługiwanych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Data Końca – zawiera informację o dacie zakończenia gwarancji. W nagłówku

(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania


wszystkich gwarancji, według ich daty wystawienia, ustalić należy zakres czasowy jaki


gwarancji. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data zak.. Konkretne wartości

wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu

ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdującego się po

prawej stronie pól Od, Do;


gwarancja. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące gwarancji dotyczącej firmy „Coca Cola” wystarczy wpisać w pole

Kontrahent identyczną nazwę (Coca Cola) i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.

Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych gwarancjom

dotyczących kontrahenta „Coca Cola". Istnieje również możliwość zastosowania

wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Numer – pole zawierające unikalny numer gwarancji nadany przez system. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący

gwarancji, która otrzymało numer „1234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym ciąg „1234” i


wyświetlenie rekordu poświęconego gwarancji posiadającemu numer „1234”. Istnieje

również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Temat - pole zawierające nazwę gwarancji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący gwarancji, o nazwie „Gwarancja

na system ITCube CRM” wystarczy wpisać w polu edycyjnym taką nazwę i nacisnąć klawisz

Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów

poświęconych gwarancji o takim temacie. Istnieje również możliwość zastosowania


• kolumna Nr zam. - pole zawierające unikalny numer zamówienia nadany przez system,

którego dotyczy gwarancja. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć rekord dotyczący gwarancji, która dotyczy zamówienia o numerze „1234”

wystarczy wpisać w polu edycyjnym ciąg „1234” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk


Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych gwarancji

wystawionych do zamówienia o numerze „1234”. Istnieje również możliwość zastosowania


• kolumna Dod. Kolumna - zawiera kolejne wartości, po których można wyszukiwać bądź

przeglądać gwarancje. Domyślnie kolumna ta ustawiona jest na pole status. Dodatkowo

możliwe jest przeglądanie gwarancji po polach Typ, Uwagi oraz polach dodatkowych – o ile

uprzednio zostały zdefiniowane w pliku itcube.ini.




WAŻNE: Na dole przeglądarki znajdują się trzy dodatkowe pola (Symbol, Produkt, Numer

fabryczny, Numer seryjny) służące wyszukiwaniu gwarancji. Dzięki nim użytkownik może

wyszukać gwarancję po tych dwóch numerach charakterystycznych dla pozycji gwarancji.



Podgląd / edycja / drukowanie / usuwanie gwarancji / podsumowanie

przychodów, kosztów oraz czasu



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści gwarancji,

edycja danych, wydruk gwarancji dla klienta, dodanie zlecenia serwisowego a także usunięcie

rekordu (opcja dostępna tylko dla administratora).



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu gwarancji





wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat gwarancji zgromadzone w systemie ITCube

CRM.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat gwarancji którekolwiek z pól nie zostało










zapisane w rekordzie opisującym gwarancje. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem

myszki na symbol akcji, znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj

rekord, a następnie za pomocą formularza otwartego przez system wprowadzić niezbędne

poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk

Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż


Drukowanie gwarancji dla klienta

W każdej chwili można wydrukować gwarancję dla klienta. Na takim wydruku oczywiście nie

będzie wszystkich danych oraz dodatkowo znajdzie się stopka firmy wraz z logiem. Aby

wydrukować gwarancję dla klienta należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji,

znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj gwarancję.


Każdy z rekordów poświęconych gwarancji można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to

uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji

system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi

twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.

WAŻNE: Usunięcie gwarancji skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod

gwarancję (czyli zleceń i działań serwisowych).

Podsumowanie przychodów/kosztów oraz czasu pracy

Będąc na karcie gwarancji można wygenerować raport „Podsumowanie przychodów/kosztów”

(należy mieć uprawnienie do generowania raportów). Dzięki temu raportowi w łatwy sposób

możemy sprawdzić ile kosztowała nas obsługa danej gwarancji bądź ile zarobiliśmy na płatnych

zleceniach serwisowych. Raport ten wyświetla listę zleceń serwisowych wraz z wprowadzonymi

kosztami i przychodami (raport analizuje pola przychód i koszt na karcie zlecenia serwisowego

oraz powiązanych działań serwisowych). Raport „Podsumowanie czasu pracy” poddaje analizie

czas poświęcony na realizację działań serwisowych.


Zarządzanie kontraktami serwisowymi



zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie:

Serwis->Kontrakty serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj

kontraktami serwisowymi, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych

czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj kontraktami serwisowymi składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie



z jednym kontraktem serwisowym).




służące do:











przeglądnięcia, edycji, usunięcia danych bądź dodania zlecenia serwisowego. Znajdują się tu

również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego kontraktu serwisowego za

pomocą takich danych jak choćby: Właściciel, Koordynator, Data od, Kontrahent, Symbol, Numer

kontraktu, Status oraz Nazwa. Okno składa się z następujących kolumn:



kontrakcie, edycja danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w punkcie

poświęconym modyfikacji danych) a także możemy dodać zlecenie serwisowe;








• kolumna Koordynator - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który został

przypisany kontraktu serwisowego. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony


kryterium. Tak więc, aby znaleźć kontrakt serwisowy, którego koordynatorem jest Jan

Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Koordynator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich kontraktów serwisowych serwisowanych

przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Data końca – zawiera informację o dacie zakończenia kontraktu serwisowego. W



wszystkich kontraktów serwisowych, według ich daty zakończenia, ustalić należy zakres


dotyczących kontraktów serwisowych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data

końca. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest


przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do;

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związany jest określony

kontrakt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące kontraktu dotyczącego firmy „Coca Cola” wystarczy wpisać w pole

Kontrahent identyczną nazwę (Coca Cola) i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.

Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych kontraktom

serwisowym dotyczących kontrahenta „Coca Cola". Istnieje również możliwość zastosowania


• kolumna Numer – pole zawierające unikalny numer kontraktu serwisowego nadany przez



dotyczący kontraktu serwisowego, który otrzymał numer „1234” wystarczy wpisać w polu

edycyjnym ciąg „1234” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego

działania będzie wyświetlenie rekordu poświęconego kontraktowi o numerze „1234”. Istnieje


• kolumna Temat - pole zawierające nazwę kontraktu serwisowego. W nagłówku (poniżej


rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący kontraktu o

nazwie „Kontrakt na system ITCube CRM” wystarczy wpisać w polu edycyjnym taką nazwę i


wyświetlenie rekordów poświęconych kontraktom o takiej nazwie. Istnieje również




przeglądać kontrakty serwisowe. Domyślnie kolumna ta ustawiona jest na pole status.

Dodatkowo możliwe jest przeglądanie kontraktów po polach Typ, Uwagi oraz polach

dodatkowych – o ile uprzednio zostały zdefiniowane w pliku itcube.ini.




WAŻNE: Na dole przeglądarki znajdują się trzy dodatkowe pola (Symbol, Produkt, Numer

fabryczny, Numer seryjny) służące wyszukiwaniu kontraktów serwisowych. Dzięki nim użytkownik

może wyszukać kontrakt po tych dwóch numerach charakterystycznych dla pozycji kontraktu.



Podgląd / edycja / drukowanie / usuwanie kontraktów serwisowych /

podsumowanie przychodów, kosztów oraz czasu



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści kontraktu,

edycja danych, wydruk kontraktu dla klienta, dodanie zlecenia serwisowego a także usunięcie

rekordu (opcja dostępna tylko dla administratora).



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kontraktu





wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat kontraktu zgromadzone w systemie ITCube

CRM.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat gwarancji którekolwiek z pól nie zostało










zapisane w rekordzie opisującym kontrakt. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem

myszki na symbol akcji, znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj

rekord, a następnie za pomocą formularza otwartego przez system wprowadzić niezbędne

poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk

Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż


Drukowanie kontraktu dla klienta

W każdej chwili można wydrukować kontrakt serwisowy dla klienta. Na takim wydruku oczywiście

nie będzie wszystkich danych oraz dodatkowo znajdzie się stopka firmy wraz z logiem. Aby

wydrukować kontrakt dla klienta należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji,

znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj kontrakt.


Każdy z rekordów poświęconych kontraktom serwisowym można w dowolnej chwili usunąć z

systemu. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący

się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej



bazy.

WAŻNE: Usunięcie kontraktu skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod niego

(czyli zleceń i działań serwisowych).


Będąc na karcie kontraktu serwisowego można wygenerować raport „Podsumowanie

przychodów/kosztów” (należy mieć uprawnienie do generowania raportów). Dzięki temu raportowi

w łatwy sposób możemy sprawdzić ile kosztowała nas obsługa danego kontraktu bądź ile

zarobiliśmy na płatnych zleceniach serwisowych. Raport ten wyświetla listę zleceń serwisowych

wraz z wprowadzonymi kosztami i przychodami (raport analizuje pola przychód i koszt na karcie

zlecenia serwisowego oraz powiązanych działań serwisowych). Raport „Podsumowanie czasu

pracy” poddaje analizie czas poświęcony na realizację działań serwisowych.


Dodawanie zlecenia serwisowego

Aby zbudować pełną historię serwisowanego urządzenia musi być możliwość wprowadzania zleceń

serwisowych oraz późniejszego łatwego ich przeglądania. System ITCube umożliwia dodawanie

różnego typu zleceń serwisowych zarówno do gwarancji, jak i do kontraktu serwisowego, jak i

jednorazowego zlecenia serwisowego. Aby dodać zlecenie serwisowe należy wejść do przeglądania

gwarancji/kontraktów serwisowych (Serwis->Gwarancje, Serwis->Kontrakty serwisowe) a

następnie z kontekstowego menu wybrać opcję Dodaj zlecenie serwisowe lub po prostu wybrać

opcję Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe z menu głównego. Po wybraniu tej opcji system

otworzy formularz Dodaj zlecenie serwisowe zawierający następujące pola:

• Symbol – rozwijana lista, z której można wybrać symbol zlecenia serwisowego;

• Numer (obowiązkowe) – unikatowy numer zlecenia serwisowego. Domyślnie jest

proponowany największy numer zlecenia zapisany w bazie ITCube powiększony o jeden

według serii zdefiniowanej w pliku itcube.ini (np.: 2006/01/00008);

• Temat (obowiązkowe) – nazwa zlecenia serwisowego pod jaką będzie on rozpoznawany


• Powiązane z (obowiązkowe) – lista umożliwiająca określenie z czym dane zlecenie jest

powiązane. Do dyspozycji mamy trzy wartości: Brak powiązania – zlecenie jednorazowe,

Gwarancją – zlecenie powiązane z gwarancją, Kontraktem – zlecenie powiązane z

kontraktem serwisowym;

• Gwarancja – pole umożliwiające powiązanie zlecenia z gwarancją;

• Kontrakt – pole umożliwiające powiązanie zlecenia z kontraktem;

• Kontrahent (obowiązkowe) - pole umożliwiające podanie jakiego kontrahenta dotyczy dane

zlecenie serwisowe;

• Kontakt - pole umożliwiające podanie osoby, z którą należy kontaktować się w sprawie

zlecenia serwisowego;

• Odbiorca - pole umożliwiające podanie gdzie ma być wykonane zlecenie serwisowe;

• Kontakt - pole umożliwiające podanie osoby związanej z odbiorcą zlecenia;

WAŻNE: W przypadku gdy dodajemy zlecenie serwisowe jednorazowe możliwe jest wybranie

tylko osoby kontaktowej (nie powiązanej z kontrahentem). Wybranie kontrahenta lub osoby

kontaktowej jest obligatoryjne.

WAŻNE: Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy osoby kontaktowej w systemie ITCube możemy to

zrobić podczas dodawania zlecenia klikając przycisk .


dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;


wybranego powyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;


• Termin zlecenia - pole, w którym podać należy datę i godzinę ustalonego zakończenia

zlecenia serwisowego. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do

którego daje nam ikona znajdująca się po prawej stronie nazwy pola. Datę można także


• Lok. - rozwijane menu umożliwiające podanie czy wprowadzane zlecenie będzie

wykonywane u klienta (wartość: U klienta), czy w serwisie (wartość: Na miejscu);

• Priorytet – rozwijana lista, służąca określeniu ważności zgłoszenia serwisowego;

• Status - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić status zlecenia. Wyboru

dokonać możemy pomiędzy statusami zlecenia, które wcześniej wprowadzone zostały za

pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Statusy zlecenia serwisowego;

• Typ (obowiązkowe) - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić typ zlecenia

serwisowego. Wyboru dokonać możemy pomiędzy tymi typami, które wcześniej

wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Typy zlecenia

serwisowego;

• Data przyjęcia - pole, w którym podać należy datę i godzinę przyjęcia zgłoszenia

serwisowego. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego



• Seria/Do – pola pozwalające na dodawanie zleceń cyklicznych – czyli powtarzanych

okresowo. Pierwsze z pól decyduje o typie serii określając okres powtórzenia (dzień,

tydzień, miesiąc, rok itd.). Jeśli wybrany zostanie typ dzienny dodatkowo system wyświetli

elementy pozwalające na doprecyzowanie wyboru poprzez wskazanie poszczególnych dni

tygodnia. Pole „Do” określa datę zakończenia okresu trwania serii.


osobę, która będzie odpowiedzialna za proces realizacji tego zlecenia serwisowego;

• Przyp. koordynatora – pole, dzięki któremu możemy zadecydować kiedy koordynator ma

zostać poinformowany o nowym zgłoszeniu serwisowym;

WAŻNE: Przypomnienie liczone jest względem Daty przyjęcia.

• Przyjmujący - rozwijana lista z użytkownikami systemu ITCube. Z listy tej wybrać należy

osobę, która przyjęła zgłoszenie;

• Punkt serwisowy - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić miejsce wykonania

zlecenia serwisowego. Wyboru dokonać możemy pomiędzy tymi wartościami, które

wcześniej wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Punkty

serwisowe;

• Przychód - edycyjne pole służące do wprowadzenia wartości przychodu jaki odnotowaliśmy

w związku z wykonaniem zlecenia serwisowego;

• Koszt - edycyjne pole służące do wprowadzenia wartości kosztu jaki ponieśliśmy w związku

z wykonaniem zlecenia serwisowego;

• Waluta - w polu tym można wybrać walutę, w której później podamy przychód/koszt

zlecenia serwisowego;


• Dokumenty – pole umożliwiające podpięcie dokumentów do zlecenia serwisowego;

• Właściciel (*) – rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela rekordu;

• Szablon – pole umożliwiające powiązanie zlecenia serwisowego z konkretnym szablonem

wydruku;

• Opis (wydruk) - duże pole edycyjne, umożliwiające podanie dodatkowych informacji o

zleceniu serwisowym, które może znaleźć się na wydruku zlecenia;

• Opis – duże pole edycyjne służące wpisaniu dokładnego opisu zlecenia;

• Zlecenie na – pole służące określeniu jakich maszyn dotyczy zlecenie. Obok pola znajdują

się 4 przyciski:






fabrycznego


Kontrakt na.

• - przycisk dostępny tylko w przypadku dodawania zlecenia powiązanego z

kontraktem bądź gwarancją. Umożliwia zdefiniowanie maszyny i podpięcia jej

zarówno do zlecenia jak i do gwarancji/kontraktu, którego zlecenie dotyczy.

Po zaznaczeniu towarów bądź maszyn, na które zostanie wystawiony kontrakt serwisowy

należy kliknąć w przycisk Dodaj. Następnie system rozszerzy formularz o kolejne pola



• Prawa - okna Odczyt danych oraz Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa


dokonania odczytu lub edycji danych. W celu nadania praw do odczytu należy wybrać

konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt klikając na ich nazwach lewym

przyciskiem myszki. Aby nadać prawo do modyfikacji lub usunięcia danych należy wybrać

konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Zapis klikając na ich nazwach lewym

przyciskiem myszki. Aby wybrać kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz

kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednie grupy użytkowników.

Na samym dole formularza Dodaj zlecenie serwisowe znajduje się sekcja Dane dodatkowe o

zleceniu serwisowym umożliwiająca wypełnienie dodatkowych pól związanych ze zleceniem

serwisowym zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały

włączone mechanizmy definiowania dodatkowych pól związanych ze zleceniami serwisowymi.

WAŻNE: Wprowadzając/Modyfikując zlecenie serwisowe mamy możliwość dodania działania

serwisowego. Aby to uczynić należy zaznaczyć pole Dodaj działanie serwisowe.


Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej gwarancji do



Zarządzanie zleceniami serwisowymi




Serwis->Zlecenia serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj

zleceniami serwisowymi, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych

czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj zleceniami serwisowymi składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie



z jednym zleceniem serwisowym).




służące do:








wyszukiwania precyzyjnego - będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które




służące do odnalezienia konkretnego zlecenia serwisowego za pomocą takich danych jak choćby:

Właściciel, Koordynator, Termin, Kontrahent, Symbol, Numer zlecenia, Status, Nazwa. Okno

składa się z następujących kolumn:


• kolumna Nr - zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne - przycisk


zleceniu serwisowym, edycja danych, dodanie działania serwisowego oraz usunięcie rekordu

lub całej serii zleceń (więcej informacji na ten temat w punkcie poświęconym modyfikacji

danych);

• kolumna Właściciel - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany






• kolumna Koordynator - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest

odpowiedzialny za dane zlecenie serwisowe. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zlecenie serwisowe wykonane przez Jana

Kowalskiego wystarczy wybrać z rozwijanego menu Koordynator frazę „Jan Kowalski”.

Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich serwisowych, które były

serwisowane przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Termin zlec. - zawiera informację o ustalonej dacie realizacji zlecenia

serwisowego. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący


rekordy dotyczące wszystkich zleceń serwisowych, według daty ich planowanego

zakończenia, ustalić należy zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas

przeszukiwania bazy rekordów dotyczących zleceń serwisowych. Do tego celu służą dwa

pola Od, Do w kolumnie Termin zlec.. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za

pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza

uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do.

• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, z którym związane jest określone

zlecenie serwisowe. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć rekordy dotyczące zleceń serwisowych związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy

wpisać w pole Kontrahent identyczną nazwę (Coca Cola) i nacisnąć klawisz Enter bądź

przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie zleceń serwisowych

dotyczących kontrahenta „Coca Cola". Istnieje również możliwość zastosowania


• kolumna Numer - pole zawierające unikalny numer zlecenia serwisowego. W nagłówku


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący

zlecenia serwisowego o numerze „1234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym ciąg „1234” i


wyświetlenie zleceń serwisowych o takim właśnie numerze. Istnieje również możliwość



• kolumna Temat - zawiera nazwę zlecenia serwisowego. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zlecenie serwisowe nazwane „Co miesięczny

przegląd w firmie Abat” wystarczy wpisać w pole Temat identyczną frazę i nacisnąć klawisz


poświęconych zleceniom serwisowym o właśnie takim temacie. Istnieje również możliwość



przeglądać zlecenia serwisowe. Domyślnie kolumna ta ustawiona jest na pole status.

Dodatkowo możliwe jest przeglądanie zleceń po polach Typ, Uwagi, Opis, Data przyjęcia

oraz polach dodatkowych – o ile uprzednio zostały zdefiniowane w pliku itcube.ini.

WAŻNE: Na dole przeglądarki znajdują się kolejne dodatkowe pola (Symbol, Produkt, Numer

fabryczny, Numer seryjny) służące wyszukiwaniu zleceń serwisowych.






Podgląd / edycja / drukowanie / dodawanie zamówienia / dodawanie zlecenia

serwisowego / usuwanie zlecenia serwisowego / usuwanie serii zleceń

serwisowych / podsumowanie przychodów, kosztów oraz czasu

Jak już było wspomniane wcześniej - w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) - zawierającej numer


dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści zlecenia

serwisowego, edycja danych, dodanie działania serwisowego a także usunięcie rekordu lub serii

zleceń (opcja dostępna tylko dla administratora).



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zlecenia serwisowego






wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat zlecenia serwisowego zgromadzone w

systemie ITCube.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat zlecenia serwisowego którekolwiek z pól

nie zostało wypełnione - na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .








zapisane w rekordzie opisującym zlecenie serwisowe. Aby to uczynić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza otwartego przez system

wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy

zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie - kliknięcie

w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.

Drukowanie zlecenia serwisowego

W przypadku gdy musimy wydrukować potwierdzenie przedmiotu pozostawionego w serwisie

możemy to w łatwy sposób wykonać wybierając opcję Drukuj zlecenie serwisowe. Odpowiedzią

systemu będzie otwarcie okna z przygotowanym wydrukiem dla klienta.

Dodaj zlecenie serwisowe

Z pozycji przeglądarki zleceń serwisowych możliwe jest dodanie kolejnego zlecenia serwisowego.

Wybranie tej funkcji spowoduje otwarcie okna nowego zlecenia serwisowego już z wypełnionymi

polami pobranymi ze zlecenia serwisowego na bazie którego dodajemy kolejny rekord.

Dodaj dokument sprzedaży

Z pozycji przeglądarki zleceń serwisowych możliwe jest dodanie oferty, zamówienia bądź faktury

skojarzonej z tym zleceniem. Aby dodać dokument sprzedaży, które automatycznie będzie

powiązane ze zleceniem serwisowym wystarczy wybrać opcję Dodaj dokument sprzedaży.


Każdy z rekordów poświęconych zleceniom serwisowym można w dowolnej chwili usunąć z

systemu. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się





bazy.

WAŻNE: Usunięcie zlecenia powoduje usunięcie działań serwisowych podpiętych pod zlecenie oraz

zamówienia powiązanego ze zleceniem.

Usuwanie serii zleceń serwisowych (*)

W momencie gdy dodamy zlecenie seryjne w systemie ITCube możemy następnie usunąć całą

serię rekordów. Do tego służą dwa polecenia: Usuń serię (zlecenia niezamknięte) oraz Usuń serię

(wszystkie zlecenia). Pierwsze polecenie umożliwia usunięcie wszystkich zleceń serwisowych z

jednej serii o statusach różnych niż Zamknięte. Druga opcja usuwa wszystkie zlecenia z serii. Po

wykonaniu jednej z wyżej wspomnianych operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia

wybranej serii zleceń, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru)

skasuje wskazane rekordy z bazy.


Będąc na karcie zlecenia serwisowego można wygenerować raport „Podsumowanie

przychodów/kosztów” (należy mieć uprawnienie do generowania raportów). Dzięki temu raportowi

w łatwy sposób możemy sprawdzić ile kosztowała nas realizacja zlecenia bądź ile zarobiliśmy na

konkretnym zleceniu. Raport ten wyświetla listę działań serwisowych wraz z wprowadzonymi

kosztami i przychodami (raport analizuje pola przychód i koszt na karcie działania serwisowego).

Analogicznie działa raport „Podsumowanie czasu pracy” z tym, iż wartością poddawaną analizie

jest czas poświęcony na realizację działań serwisowych.

Delegowanie / Realizacja działań serwisowych

Proces realizacji zlecenia serwisowego opiera się o tzw. działania serwisowe. W kontekście

jednego zlecenia serwisowego możemy dodawać wiele działań serwisowych, które od razu trafiają

do jego historii. Dzięki temu w łatwy sposób możemy odtworzyć cały proces realizacji zlecenia

serwisowego.

I tak aby dodać/delegować działanie serwisowe, wybrać należy polecenie Serwis->Dodaj

działanie serwisowe z menu górnego systemu lub wybrać opcję Dodaj działanie serwisowe z

menu kontekstowe zlecenia serwisowego. Analogicznie można dodać działanie serwisowe z

kalendarzy systemu ITCube. Po wybraniu wyżej wymienionych opcji system otworzy nowe okno z

formularzem, w którym znaleźć można następujące pola:

• Temat (obowiązkowe) – pole umożliwiające nadanie nazwy tworzonemu właśnie działaniu;


• Data (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego określić należy daty

rozpoczęcia/zakończenia działania oraz godziny jego realizacji. Daty wprowadzić należy za

pomocą systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący

się po prawej stronie pola Data lub wpisać poprawną datę z klawiatury. W przypadku

dodawania zadania kilkudniowego należy ręcznie zmodyfikować dzień zakończenia zadania;

• Seria/Do – pola umożliwiające dodanie seryjnego działania serwisowego. Działania

serwisowe dodaje się w sposób analogiczny jak zadania;

• Zlecenie (obowiązkowe) – lista rozwijana, z której należy wybrać zlecenie serwisowe

powiązane z aktualnie dodawanym działaniem serwisowym;

• Realizator (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wyznaczamy spośród

zarejestrowanych w systemie użytkowników osobę mającą zająć się realizacją danego

działania;

• Delegujący (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę osoby delegującej

edytowany rekord.


ma poinformować osobę delegującą działanie o jego zakończeniu (Powiadom o zakończeniu

działania) lub też nie informować delegującego o tym fakcie (Nie powiadamiaj). Dodatkowo

możliwe jest powiadomienie delegującego o opóźnieniu w realizacji działania bądź jego

fakcie jego odebrania przez realizatora. By system powiadamiał delegującego o odebraniu

bądź zakończeniu działania ustawić należy opcję: Zakończenie/Odbiór działania. Odbiór

działania rozumiany jest tutaj jako podjęcie decyzji przez realizatora co do

akceptacji/odrzucenia działania. W przypadku gdy chcemy by system powiadamiał

delegującego o opóźnieniu bądź zakończeniu działania ustawić należy opcję:

Zakończenie/Opóźnienie działania. Opóźnienie działania rozumiane jest tutaj jako brak

podjęcia decyzji o pozytywnym bądź negatywnym zakończeniu przy jednoczesnym

upłynięciu terminu realizacji działania. W obu przypadkach zakończenie zadania rozumiane

jest jako ustawienie statusu na Zamknięte pozytywne bądź Zamknięte negatywnie. W

przypadku gdy system ITCube powiadomi delegującego o zakończeniu lub opóźnieniu

działania serwisowego można ustawić opcję Nie powiadamiaj – wtedy system nie będzie

więcej informował nas o tym fakcie;


poinformować o konieczności realizacji działania serwisowego osobę odpowiedzialną za jego

wykonanie. By oprócz standardowego sposobu powiadomienia system poinformował

realizatora także drogą mailową wystarczy zaznaczyć opcje Mail. Jeśli aktywny jest

dodatkowo moduł ITCube SMS oraz do serwera został podłączony modem GSM (większość

współczesnych telefonów komórkowych zawiera taki modem) można nakazać systemowi

przypomnienie o działaniu w postaci sms'a;

• Priorytet – rozwijane menu umożliwiające określenie ważności delegowanego działania;

• Typ – rozwijana lista z typami działań serwisowych wprowadzanych do systemu za pomocą

polecenia Serwis->Słowniki->Typy działań serwisowych;

• Status – rozwijane menu dające możliwość ustalenia obecnego statusu działania. Do

wyboru jest pięć opcji:


• Nowy – działanie zostało dopiero wprowadzone do systemu;

• Odrzucony – działanie nie zostało przyjęte do realizacji;

• Zaakceptowany - działanie zostało przyjęte do realizacji;

• Zamknięty negatywnie, Zamknięty pozytywnie – działanie zostało zakończone

pozytywnie/negatywnie;

• Działanie na – lista produktów pobranych ze zlecenia serwisowego. Z listy tej możemy

wybrać produkt, którego dotyczy działanie serwisowe. Można także wybrać dowolny produkt

z bazy systemu ITCube. W ten sposób możliwe jest odnotowanie np. wymiany części

zamiennych;

• Numer seryjny – pole służące wprowadzeniu numeru seryjnego maszyny. W przypadku

dodawania działania na konkretną maszynę pole to jest obligatoryjne;

• Numer fabryczny – pole służące wprowadzeniu numeru fabrycznego maszyny;

• Uwagi – pole służące wprowadzeniu uwag dotyczących maszyny;

• Przychód/Koszt – pola, które służą do odnotowywania kosztów związanych z wykonywaniem

działaniem serwisowym;

• Opis del. – pole edycyjne umożliwiające wpisanie np. treści polecenia, z którym zapozna się

realizator danego działania;

• Opis real. – pole tekstowe umożliwiające wpisanie np. rezultatu wykonanego działania;

W formularzu Dodaj/Deleguj działanie serwisowe możliwe jest wprowadzenie wartości pól

dodatkowych zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Pola dodatkowe wprowadza się w sekcji

Dane dodatkowe dotyczące działania. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony

mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący działań.



wprowadzone przez nas informacje dotyczące działania.

Zarządzanie działaniami serwisowymi




Serwis->Działania serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj

działaniami serwisowymi, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych

czynności.

Wyszukiwanie działań serwisowych

I tak po wybraniu polecenia Serwis->Działania serwisowe wczytany zostanie wykaz wszystkich

działań, których realizatorem jest osoba, aktualnie pracująca w systemie na danej stacji roboczej.
















opisującego działanie za pomocą takich danych jak choćby: osoba delegująca działanie, status

danego działania, jego nazwa czy też data realizacji. Tabela ta podzielona jest na osiem kolumn:



zawartej w rekordzie, jej edycja oraz usunięcie rekordu;


działanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do

wyszukiwania konkretnego działania wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć

działanie, które delegował Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu




danego działania. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm

służący do wyszukiwania konkretnych działań wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby




• kolumna Data – zawiera informację o dacie rozpoczęcia realizacji działania. W nagłówku



wszystkich działań, według ich daty realizacji, ustalić należy zakres czasowy jaki system

powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących działań. Do

tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości wprowadzić należy

do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do

Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po lewej stronie pól

Od, Do;


• kolumna Typ – zawiera rodzaj wprowadzonego działania. W nagłówku (poniżej nazwy

kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych działań wg

tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć działanie o typie „Przegląd” wystarczy wybrać

z rozwijanego menu Typ frazę „Przegląd”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich działań oznaczonych jako przegląd;

• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której dotyczy dane działanie.



wszystkie działania prowadzone w kontekście firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu

edycyjnym Kontrahent „Coca Cola” i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych

danych mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Status – zawiera status wprowadzonego działania. W nagłówku (poniżej nazwy

kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych działań wg

tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć działanie o statusie „Otwarte” wystarczy

wybrać z rozwijanego menu Status frazę „Otwarte”. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich otwartych działań serwisowych;

• kolumna Temat - zawiera temat działania. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie działania nazwane jako „Co miesięczny

przegląd urządzeń w Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Temat taką właśnie

frazę i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych mamy możliwość





WAŻNE: Na dole formularza znajdują się dodatkowe opcje umożliwiające wyszukiwanie oraz

przeglądanie działań serwisowych. Jest to pole numer seryjny, który umożliwia wyszukanie

działania serwisowego po numerze seryjnym oraz przyciski umożliwiające przeglądanie działań

serwisowych po ważności działania.











• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zadań odebranych





wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące działania.









Osoba wyznaczona do realizacji danego zadania może w każdej chwili zmodyfikować pewne

informacje zapisane w rekordzie opisującym dane działanie. Aby to uczynić należy kliknąć lewym






Usuwanie rekordu, Usuwanie seryjnych działań serwisowych(*)





bazy.

Analogicznie można usunąć całą serię działań serwisowych. Aby wykonać taką operację należy

wybrać jeną z dwóch opcji „Usuń serię (działania nie zamknięte)” lub „Usuń serię wszystkie

działania”.


Zarządzanie maszynami

Opcja Serwis->Maszyny umożliwia wyszukanie maszyny o dowolnym numerze seryjnym bądź

fabrycznym. Do wyszukiwania służą następujące kolumny: Numer seryjny, Numer fabryczny oraz

Nazwa produktu. Korzystając z tych trzech kryteriów możemy znaleźć dowolną maszynę.

Domyślnie system szuka maszyny we wszystkich typach dokumentów serwisowych. Możemy

jednak dodatkowo określić czy wyszukiwanie maszyn ma zostać wykonane tylko w obrębie działań

serwisowych, zleceń serwisowych, gwarancji czy też kontraktów. Możemy także przeglądać

maszyny po określonym typie gwarancji, kontraktu, zlecenia czy działania a także poprzez

Kontrahenta czy Odbiorcę (tylko w przypadku zaznaczonej opcji Gwarancja lub Kontrakt).

W momencie gdy wyszukamy maszynę, która nas interesuje, możemy kliknąć na nią a system

otworzy okno, w którym będziemy mogli prześledzić całą historię maszyny. Historia maszyny

składa się z wszystkich gwarancji, kontraktów serwisowych, zleceń serwisowych oraz działań

serwisowych wykonanych w kontekście danej maszyny. Historię tę można przeglądać w trzech

różnych trybach:

• względem typu obiektu – historia podzielona jest tematycznie na gwarancje, kontrakty

zlecenia, działania serwisowe;

• względem daty obiektu rosnąco – historia uporządkowana jest ze względu na czas od

najdawniej wykonanych czynności;

• względem daty obiektu malejąco – historia uporządkowana jest ze względu na czas od

najwcześniej wykonanych czynności;

WAŻNE: W momencie gdy wyszukamy daną maszynę możemy z menu kontekstowego wybrać

opcję „Dodaj zlecenie serwisowe”. Dzięki temu nie musimy wpisywać ponownie numeru seryjnego

maszyny co wielokrotnie może doprowadzić do pomyłek.

Eksport zleceń serwisowych

Moduł serwisowy systemu ITCube CRM udostępnia kilka raportów. Jednym z nich jest raport

dotyczący zleceń serwisowych, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty-

>Serwis->Eksport zleceń serwisowych. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego

formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie zlecenia serwisowe

powinny zostać umieszczone w raporcie. I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące zleceń

serwisowych znajdują się następujące pola:

• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu zlecenia serwisowego. Jeśli

żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość,

która ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Symbol – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego symbolu zlecenia serwisowego.

Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to


wartość, która ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu zlecenia serwisowego.


wartość, która ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie koordynatora, którego będą dotyczyły

zlecenia serwisowego. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport

uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w

tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Przyjęcie od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego przyjęcia do wykonania

zlecenia serwisowego. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego

kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej

stronie pola;

• Termin od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego terminu wykonania zleceń

serwisowych. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza,

przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;

WAŻNE: W przypadku zdefiniowania pól dodatkowych na formularzu zlecenia serwisowego w

postaci list rozwijanych, pola te automatycznie stają się parametrami raportu i są wyświetlane w

sekcji poniżej pola Termin od/do.

Druga część formularza zawiera pola służące uściśleniu raportu ze względu na kontrahenta. I tak

znajdują się tu następujące pola:


















statystyczne;




statystyczne;






lewej stronie pola;



Ostatnia część formularza dotyczy prezentacji wyników raportu. I tak do dyspozycji mamy

następujące wartości:

• Pola raportu – sekcja poświęcona informacjom jakie mają zostać wyświetlone w raporcie.

• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają

być posortowane wyniki;

• Format raportu – lista, z której wybrać należy jedną z dwóch wartości: Html lub csv.

Wybranie opcji html spowoduje, iż raport będzie w postaci strony www, natomiast wybranie

opcji csv umożliwi otwarcie raportu w programie Excell.


raportu. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Generuj znajdujący się na dole formularza.

Następnie system otworzy nowe okno z wygenerowanym raportem.

Eksport gwarancji/kontraktów serwisowych

Kolejnym raportem dostępnym w module serwisowym jest raport poświęcony gwarancjom i

kontraktom serwisowym, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Serwis-

>Eksport gwarancji, lub Raporty->Serwis->Eksport kontraktów serwisowych. Wybranie

tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować

warunki określające jakie gwarancje/kontrakty serwisowe powinny zostać umieszczone w raporcie.

I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące gwarancji/kontraktów znajdują się następujące pola:

• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu gwarancji/kontraktu

serwisowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie

jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany rekord znajdzie się w tworzonym

właśnie podsumowaniu;

• Symbol – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego symbolu gwarancji/kontraktu





• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu gwarancji/kontraktu




• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie koordynatora, którego będą dotyczyły

gwarancje lub kontrakty. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport

uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dany rekord znajdzie się w


• Początek od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego rozpoczęcia

gwarancji/kontraktu. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza,


• Koniec od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego zakończenia

gwarancji/kontraktu. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza,


WAŻNE: W przypadku zdefiniowania pól dodatkowych na formularzu gwarancji lub kontraktu

serwisowego w postaci list rozwijanych, pola te automatycznie stają się parametrami raportu i są

wyświetlane w sekcji poniżej pola Koniec od/do.




















statystyczne;



statystyczne;







lewej stronie pola;





• Pola raportu – sekcja poświęcona informacjom jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;









Eksport działań serwisowych

Kolejnym raportem w module serwis jest raport dotyczący działań serwisowych, który

wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Serwis->Eksport działań serwisowych.

Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można

sprecyzować warunki określające jakie działania serwisowe powinny zostać umieszczone w

raporcie. I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące działań serwisowych znajdują się następujące

pola:

• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu działania serwisowego. Jeśli


która ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu działania serwisowego.


wartość, która ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Priorytet – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego priorytetu działania


jest to wartość, która ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym



• Realizator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie realizatora działania serwisowego. Jeśli

żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to pole,

które ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Delegujący – rozwijana lista umożliwiająca wybranie delegującego działania serwisowego.

Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to pole,

które ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Pocz. od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego rozpoczęcia wykonania

działania serwisowego. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego

kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej

stronie pola;

• Koń. od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego zakończenia działania

serwisowego. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza,


WAŻNE: W przypadku zdefiniowania pól dodatkowych w postaci list rozwijanych na formularzu

działania serwisowego, pola te automatycznie stają się parametrami raportu i są wyświetlane w

sekcji poniżej pola Koń. od/do.




















statystyczne;




statystyczne;






lewej stronie pola;














Projekty w systemie ITCube

System ITCube umożliwia zaplanowanie i czuwanie nad realizacją długoterminowych projektów

biznesowych. Znacząco ułatwia to zespołowi pracowników naszej firmy współpracę w osiągnięciu

założonych celów oraz ujednolici realizację procesów zachodzących w firmie. W ramach otwartego

projektu współpracujący zespół może w łatwy sposób wymieniać informacje, unikając np.

duplikowania wykonania określonych czynności oraz kontrolować proces wieloetapowej sprzedaży

bądź rezerwacji zasobów firmowych np. sala konferencyjna, laptop, samochód (patrz także Obieg

informacji w systemie ITCube, Intranet). Wszystkie działania dokonane przez współpracowników

są zapisywane, tworząc pełną historię poczynionych kroków. Daje to możliwość szybkiej

weryfikacji stanu realizacji projektu, jak i utrzymania ciągłości prac nad projektem w razie

absencji dowolnego z jego uczestników.

Niezbędne do tego celu opcje zostały zgromadzone w menu systemowym Projekty. Za pomocą

poleceń tam zawartych można: otworzyć nowy projekt oraz dokonać wglądu w już istniejące

projekty wraz z możliwością edycji zapisanych tam danych.


Otwarcie (stworzenie) nowego projektu

Otwarcie nowego projektu w systemie ITCube umożliwia polecenie Projekty->Otwórz projekt.

Po wybraniu tego polecenia system ITCube otworzy formularz Otwórz projekt, w którym można

będzie ustalić parametry nowo tworzonego projektu. Otwarte projekty w trakcie używania

systemu kojarzone są np. z kosztami, zamówieniami, rezerwacją zasobów, informacjami,

zadaniami, wiadomościami, mailingami. I tak w formularzu wypełnić należy następujące pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – pole, w którym wpisać należy dowolnie wybraną nazwę nowo

otwieranego projektu; Po prawej stronie znajduje się pole Wzorzec pozwalające na

dokonanie decyzji czy dodawany projekt będzie także dostępny jako wzorzec podczas

tworzenia innych projektów.

• Numer – Pole pozwalające na nadanie projektowi jednoznacznie identyfikującego go

numeru. Pole to jest automatycznie wypełniane przez system (w formacie podanym w pliku

itcube.ini – standardowy format to YYYY/MM/NR). Niemniej jednak istnieje możliwość

zmiany jego domyślnej wartości.

• Koordynator (obowiązkowe za wyjątkiem projektów wzorcowych) – lista rozwijana, z której

wybrać należy pracownika będącego koordynatorem projektu;

• Data od/do/dni (obowiązkowe za wyjątkiem projektów wzorcowych) – pola służące do

wprowadzenia dat określających rozpoczęcie, zakończenie projektu oraz rzeczywistą ilość

dni spędzonych nad realizacją projektu. Daty wprowadza się za pomocą zainstalowanego w

systemie kalendarza, który wywołać należy poprzez kliknięcie w przycisk znajdujący się

po prawej stronie nazwy pola. Datę można także wprowadzić używając klawiatury

pamiętając o zachowaniu poprawności formatu daty;

• Przypomnienie koordynatora– rozwijana lista, z której należy wybrać kiedy ma nastąpić

przypomnienie o nadchodzącej dacie aktywacji projektu. Dodatkowo możliwe jest

powiadamianie koordynatora o fakcie zamknięcia projektu;

• Wzorzec – pole to umożliwia wybranie projektu wzorcowego, na podstawie którego chcemy

stworzyć nowy projekt. W przypadku tworzenia nowego projektu, z wzorca przepisywane są

dane dotyczące etapów. W przypadku dat realizacji etapów system wyliczy nowe terminy

początku/zakończenia etapów uwzględniając datę rozpoczęcia nowo dodawanego projektu.

Warto więc pamiętać by w pierwszej kolejności wskazać ramy czasowe projektu a dopiero w

następnym kroku dokonać wyboru projektu wzorcowego. Dodatkowo wybór wzorca

powoduje przeładowanie formularza aktualnie dodawanego projektu oraz wypełnienia

wszystkich jego pól wartościami pobranymi z projektu wzorcowego. Wyjątek stanowią pola

Data od/do, które nie są nadpisywane a jedynie wypełniane wartościami takimi by zachować

czas trwania projektu;

WAŻNE: Podczas tworzenia nowego projektu na bazie wzorca można dodatkowo zarządać

przepisania do nowego projektu wszystkich zadań z projektu wzorcowego. W tym celu należy

zaznaczyć opcję Przepisz zadania ze wzorca obok przycisku Zapisz. Należy jednak pamiętać, iż

proces ten dotyczyć będzie tylko tych etapów w nowo tworzonym projekcie które nie zostaną


podczas dodawania zamknięte (pozytywnie bądź negatywnie). Przepisane zadania będą różnic się

datą wykonania. Jeśli zaznaczono opcje Ustaw kontrahenta projektu jako kontrahenta zadania

pole Kontrahent w zadaniach nadpisane zostanie polem Kontrahent w nowo tworzonym projekcie.

Analogicznie funkcjonują opcje Ustaw koordynatora projektu/etapu jako delegującego zadania

oraz Ustaw koordynatora projektu/etapu jako realizatora zadania.

• Status (obowiązkowe) – pole określające status projektu. Użytkownik wybrać może jedną z

następujących wartości: Nieaktywny, Aktywny, Zamknięty pozytywnie, Zamknięty

negatywnie. Status projektu ma bezpośredni wpływ na jego widoczność. Tylko projekty o

statusie Aktywny będą dostępne w formularzach systemu ITCube (wyjątkiem jest formularz

Projekty->Projekty gdzie zawsze widoczne są wszystkie projekty niezależnie od

posiadanego statusu);

WAŻNE: Twórcy systemu przewidzieli również możliwość natychmiastowego określenia statusu

projektu jako Zamkniętego pozytywnie oraz Zamkniętego negatywnie. Ma to swoje zastosowanie

np. w sytuacji, kiedy z jakichś przyczyn (np. dokumentacyjnych) wprowadzić należy do systemu

projekty już zakończone.

• Przychód/Koszt – pola przeznaczone na podanie planowanych wartości łącznego przychodu

oraz kosztu związanego z projektem. Wartość wyrażona w walucie systemowej.

• Kontrahent – okno umożliwiające wybranie kontrahenta związanego z projektem;

• Kontakt – pole umożliwiające powiązanie osoby kontaktowej z projektem;

• Związany z – okno umożliwiające wybranie grupy kontrahentów, których dotyczy projekt;


• Opis – pole edycyjne przeznaczone na wpisanie krótkiej charakterystyki ogólnej projektu;

• Powiązania – pole edycyjne które umożliwia utworzenie logicznego powiązania pomiędzy

aktualnym projektem i pozostałymi projektami. Zdefiniowana relacja jest dwukierunkowa co

oznacza że pojawia się ona zarówno na projekcie na którym została zdefiniowana jaki i

każdym projekcie do którego prowadziła.

• Zależności – lista rozwijana pozwalająca na wybór etapu od którego zamknięcia zależna

będzie możliwość edycji projektu. Można więc powiedzieć że aktywacja bądź zamknięcie

projektu możliwe będzie dopiero po zamknięciu wskazanego etapu. Dodatkowo należy

określić co dokładnie rozumiemy przez zamknięcie etapu. Czy mamy na myśli zamknięcie

pozytywne, negatywne czy też nie ma to dla nas znaczenia.

Warto podkreślić że zdefiniowana zależność może nie obejmować swoim zasięgiem

koordynatora projektu bądź jego właściciela. Należy w tym celu odznaczyć odpowiednio

Dotyczy także koordynatora projektu oraz Dotyczy także właściciela projektu. Domyślnie

jednak dotyczy wszystkich użytkowników z wyłączeniem tylko i wyłącznie konta

administratora.

• Prawa – okna Odczyt danych i Edycja danych/etapów pozwalające określić, jaka grupa


dokonania odczytu (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt


danych klikając na ich nazwach lewym przyciskiem myszki) bądź modyfikacji danych (należy

wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Edycja klikając na ich nazwach lewym

przyciskiem myszki) zawartych w danym rekordzie. Trzecie okno o nazwie Dowiązywanie

rekordów umożliwia wskazanie grup użytkowników, które będą mogły dodawać dane (np.

informacje, zadania, sprzedaże) z wprowadzanym rekordem. Aby wybrać kilka grup należy

trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednie

grupy użytkowników;

Na samym dole formularza Otwórz projekt znajduje się sekcja Dane dodatkowe dotyczące

projektu umożliwiająca wypełnienie dodatkowych pól związanych z projektem zdefiniowanych

podczas wdrożenia systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały włączone mechanizmy

definiowania dodatkowych pól związanych z projektami.

Po wypełnieniu odpowiednich pól, gdy uznamy, iż nasz projekt został opisany prawidłowo należy

wprowadzić go do systemu klikając na znajdujący się na dole formularza przycisk Zapisz, bądź

zrezygnować z wprowadzenia go do systemu poprzez wybranie opcji Anuluj. Dodatkowo możliwe

jest automatyczne przejście do formularza służącego dodawaniu zadań bądź informacji. Aby to

zrobić wystarczy przed kliknięciem w przycisk Zapisz zaznaczyć odpowiednie pole.

Definiowanie etapów projektu

Każdy z projektów możne zostać podzielony na dowolną ilość etapów. Dodatkowo możemy od

razu zdefiniować po jednym zadaniu do każdego etapu projektu. Zadanie związane z etapem

będzie rejestrowane w systemie w momencie gdy nastąpi aktywacja etapu. Co ważne z każdym z

etapów projektu możemy związać dowolny podzbiór kontrahentów (analogicznie jak ma to

miejsce w przypadku projektu nadrzędnego). Dzięki temu w łatwy sposób oddać możemy proces

„zawężania” grupy kontrahentów na poszczególnych etapach projektu.

Formularz służący dodaniu etapu projektu otworzyć można wybierając opcję Dodaj etap z menu

kontekstowego projektu (w przeglądarce projektów lub na podglądzie projektu). Po jej wybraniu

system ITCube otworzy nowy formularz składający się z trzech okien. I tak w oknie Dane

podstawowe o etapie projektu można wprowadzić następujące pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – nazwa wprowadzanego etapu;

• Koordynator – Lista rozwijana wskazująca pracownika, który odpowiedzialny jest za realizację

etapu. Oprócz listy pracowników firmy mamy tutaj opcję *Koordynator projektu* która

wskazuje na osobę będąca koordynatorem projektu nadrzędnego.

• Data od/do/dni – daty rozpoczęcia, zakończenia etapu oraz rzeczywista ilość dni spędzonych

nad realizacją etapu. Można nie podać obydwu dat w przypadku etapu nieaktywnego, ale w

momencie gdy wprowadzimy jedną z dat, druga automatycznie staje się polem

obowiązkowym;

• Przypomnienie koordynatora– rozwijana lista, z której należy wybrać kiedy ma nastąpić

przypomnienie o nadchodzącej dacie aktywacji etapu.;


• Status – pole określające status etapu. Użytkownik wybrać może jedną z następujących

wartości: Nieaktywny, Aktywny, Zakończony pozytywnie, Zakończony negatywnie. Wartość w

polu status ma zasadnicze przełożenie na prawa dostępu do projektu. Mianowicie zamkniecie

pozytywne/negatywne projektu powoduje, iż możliwość jego edycji bądź dowiązania dowolnej

informacji będą miały tylko osoby z włączonym uprawnieniem „Edycja projektów zamkniętych

pozytywnie” bądź „Edycja projektów zamkniętych negatywnie”. Pole to może więc służyć do

łatwego zablokowania dostępu do projektu;

• Planowany przychód – pole opisujące planowany przychód z danego etapu podawany w

polskich złotych;

• Planowany koszt – pole opisujące planowane koszty, które poniesione będą podczas realizacji

danego etapu podawany w polskich złotych;

• Numer porządkowy (obowiązkowe) – numer określający kolejność etapów w kontekście

wybranego powyżej projektu. Standardowo system proponuje wartość o 10 większą od

największej istniejącej w ramach wskazanego projektu. Etapy o takim samym numerze

porządkowym traktowane są przez system jako etapy równoległe.;

• Związany z – okno umożliwiające wybranie grupy kontrahentów, którzy związani są z etapem

projekt;

• Opis – pole opisowe pozwalające odnotować dodatkowe dane dotyczące etapu.

• Zależności – lista rozwijana pozwalająca na wybór etapu od którego zamknięcia zależna będzie

możliwość edycji aktualnie edytowanego etapu. Można więc powiedzieć że aktywacja bądź

zamknięcie aktualnie edytowanego etapu możliwe będzie dopiero po zamknięciu etapu

wskazanego w tym polu. Dodatkowo należy określić co dokładnie rozumiemy przez zamknięcie

etapu. Czy mamy na myśli zamknięcie pozytywne, negatywne czy też nie ma to dla nas

znaczenia.

Warto podkreślić że zdefiniowana zależność może nie obejmować swoim zasięgiem

koordynatora projektu bądź jego właściciela. Należy w tym celu odznaczyć odpowiednio

Dotyczy także koordynatora projektu oraz Dotyczy także właściciela projektu. Domyślnie

jednak dotyczy wszystkich użytkowników z wyłączeniem tylko i wyłącznie konta administratora.

Zdefiniowane w ten sposób relacje pomiędzy etapami projektu będą dodatkowo widoczne w

formie graficznej na kalendarzu projektu. Etapy zależne połączone będą strzałką (grot

wskazuje etap uzależniony) w jednym z trzech kolorów symbolizujących tryb zamknięcia.

Czerwona strzałka symbolizuje zamknięcie negatywne, zielona pozytywne a niebieska

zamknięcie w dowolnym trybie.

• Prawa – okna Odczyt danych i Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa użytkowników

(oprócz administratora systemu, twórcy i koordynatora rekordu) będzie miała możliwość

dokonania odczytu (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt

danych klikając na ich nazwach lewym przyciskiem myszki) bądź modyfikacji danych (należy

wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Edycja klikając na ich nazwach lewym

przyciskiem myszki) zawartych w danym rekordzie. Dodatkowo możemy także do grona osób

uprzywilejowanych dołączyć koordynatora bądź właściciela całego projektu;


W sekcji Dane dotyczące zadania związanego z etapem zostały zgrupowane pola opisujące

zadanie związane z etapem. Są to następujące pola:

• Nazwa – pole służące podaniu nazwy zadania skojarzonego z etapem projektu;

• Przycisk Aktywny – pole określające czy system ma wygenerować zadania podczas aktywacji

etapu;

• Data – rozwijana lista, z której należy wybrać wartość opisującą datę realizacji zadania;

• Realizator – rozwijana lista, z której należy wybrać realizatora zadania. W liście tej są trzy

predefiniowane wartości: Koordynator projektu, Prowadzący etap oraz Aktywujący etap;

• Delegujący – rozwijana lista, z której należy wybrać osobę delegującą zadanie. W liście tej są

trzy predefiniowane wartości: Koordynator projektu, Prowadzący etapu oraz Aktywujący etap;

• Typ – pole, w którym możemy określić typ zadania;

• Priorytet – pole określające ważność zadania;

• Przyp. delegującego – rozwijana lista umożliwiająca włączenie mechanizmu przypominania

delegującego o zadaniach;

• Przyp. realizatora – rozwijana lista umożliwiająca włączenie mechanizmu przypominania

realizatora o zadaniach;

• Delegujący opis – miejsce, w które można wpisać opis poświęcony zadaniu.

WAŻNE: W momencie aktywacji etapu zadanie jest rejestrowanie w systemie, ale mamy

możliwość zmiany wartości w formularzu dotyczącym zadania. Zatem dane wprowadzone w tej

sekcji należy traktować jako dane domyślne, które można jeszcze zmienić przy dodawaniu

zadania.

Sekcja ostatnia Dane dodatkowe dotyczące etapu projektu zawiera informacje o polach

dodatkowych dodanych przez klienta we własnym zakresie.

Po wypełnieniu wszystkich pól obowiązkowych należy zapisać zmiany klikając w przycisk Zapisz

bądź zrezygnować z wprowadzania etapu klikając w przycisk Anuluj. Jeśli dodatkowo przed

zapisaniem danych zaznaczymy pole Uaktualnij pole „Związany z” projektu system zadba o to by z

projektem zostały związane wszystkie firmy, które biorą udział w etapie natomiast nie są związane

z projektem nadrzędnym. Dzięki temu w sposób automatyczny projekt będzie rozszerzał się o

firmy biorące udział we wszystkich jego etapach.

Podgląd / Realizacja projektów


użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz

wprowadzić niezbędne poprawki bądź zmienić stan realizacji etapu. Do tego celu służy polecenie

Projekty->Projekty. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj projektami, za


Podczas realizacji projektów oprócz typowej czynności polegającej na aktywacji/zamykaniu

poszczególnych etapów często spotykamy się z koniecznością przepisywania kontrahentów


związanych z jednym etapem do kolejnego etapu. Typowym przykładem może tutaj być projekt

opisujący akcję marketingową przeprowadzaną telefonicznie. Pierwszy etap takiego projektu

związany byłby prawdopodobnie z wszystkimi kontrahentami do których należy zadzwonić. Kolejne

etapy określałyby stopnie zainteresowania klienta oferowana usługą. Ostatni etap byłby więc

zbiorem firm które zdecydowały się na zakup oferowanej usługi. By zrealizować taki schemat

działania ITCube oferuje użytkownikowi bardzo cenne narzędzie. Dostępne jest ono z poziomu

podglądu projektu/etapu. By go użyć należy kliknąć w link „Zarządzaj/Więcej>>” poniżej pola

„Związany z”. Spowoduje to otworzenie okna w którym wyświetlone zostaną wszystkie firmy

związane z aktualnym projektem/etapem. Jeśli chcemy przenieść wybranych kontrahentów do

jednego z następnych etapów należy zaznaczyć interesujące nas firmy oraz wybrać docelowy etap

w polu „Przenieś zaznaczone rekordy do wskazanego etapu”. Jeśli natomiast chcemy jedynie

skopiować wybranych kontrahentów do jednego z następnych etapów należy zaznaczyć

interesujące nas firmy oraz wybrać docelowy etap w polu „Kopiuj zaznaczone rekordy do

wskazanego etapu”. Co ważne zaznaczenie interesujących firm można zautomatyzować poprzez

użycie pola „Zaznacz/Odznacz zakres”. Pozwala ono jednym kliknięciem zaznaczyć wiele rekordów.

Po zaznaczeniu kontrahentów pozostaje zaakceptowanie akcji poprzez naciśniecie przycisku

Zapisz. Jeśli zamiast przycisku Zapisz naciśniemy przycisk Usuń system zignoruje ustawienia pola

„Przenieś/Skopiuj zaznaczone rekordy do wskazanego etapu” oraz dokona jedynie usunięcia

zaznaczonych rekordów z obecnie edytowanego etapu.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj projektami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji



jednym projektem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.
















służące do odnalezienia konkretnego projektu za pomocą takich danych jak choćby: właściciel

rekordu, nazwa projektu, firma związana z projektem, status czy też czas trwania projektu

wyznaczany datami rozpoczęcia i zakończenia. Okno składa się z sześciu kolumn:



projekcie, edycja jego danych, zarządzanie etapami, dodanie informacji bądź zadania do

projektu, utworzenie skrótu do projektu w Panelu głównym oraz usunięcie rekordu;

• kolumna Właściciel – zawiera nazwisko i imię użytkownika systemu, który stworzył dany



rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu


rekordów stworzonych przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Koordynator – zawiera nazwisko i imię użytkownika systemu, który jest

odpowiedzialny za dany projekt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć projekt, którego koordynatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Koordynator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich projektów, nad którymi nadzór sprawuje Jan Kowalski;

• kolumna Data rozpoczęcia – zawiera informację o terminie rozpoczęcia danego projektu. W



wszystkich projektów, według ich daty rozpoczęcia, ustalić należy zakres czasowy jaki


projektów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data rozpoczęcia. Konkretne

wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią

systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku

znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.

• kolumna Data zakończenia – zawiera informację o terminie zakończenia danego projektu. W



wszystkich projektów, według ich daty zakończenia, ustalić należy zakres czasowy jaki


projektów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data zakończenia. Konkretne



znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym jest związany dany projekt. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć projekt, który

dotyczy firmy „Coca Cola” wystarczy wpisać taką nazwę w polu Kontrahent. Wynikiem


takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich projektów, związanych z kontrahentem

„Coca Cola”;

• kolumna Nazwa - zawiera informację o nazwie danego projektu. W nagłówku (poniżej


rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące projektu o

nazwane „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa frazę „Coca Cola” i


wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim projektom o nazwie Coca Cola. Istnieje



wyszukiwania danych po dowolnym polu projektu. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się

pole Numer. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został mechanizm




Dodatkowo na dole wyszukiwarki użytkownik może zawęzić listę rekordów po takich kryteriach jak

Status czy Wzorzec na bazie którego tworzony został projekt.






Podgląd / Modyfikacja / Dodawanie oferty, zamówienia / Odnotowywanie

przychodu, kosztu / Delegowanie zadań / Dodawanie informacji /

Rejestrowanie dokumentu / Wysyłanie korespondencji / Podgląd kalendarza

projektu / Wyświetlanie podsumowania przychodów oraz kosztów /

Dodawanie kontraktu serwisowego / Dodawanie zlecenia serwisowego /

Skróty / Usuwanie wyszukanych rekordów



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o

projekcie, modyfikacja jego danych, zarządzanie etapami, dodanie projektu do zakładek, dodanie

informacji dotyczącej projektu oraz usunięcie rekordu.




• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu projektu




Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzyć nowe okno, w którym

wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone na temat danego projektu informacje. Dodatkowo na

dole okna zostaną wyświetlone informacje na temat historii korespondencji, zadań oraz informacji

związanych z danym projektem, jak również pełny wykaz kosztów, które poniesione zostały

podczas realizacji projektu wraz z konkretnymi sumami oraz zsumowaną kwotą wszystkich

kosztów.

Ponad to mamy listę wszystkich etapów danego projektu. Klikając na nazwę etapu otrzymamy

jego pełen podgląd zawierający dane wprowadzone podczas jego tworzenia a także listę

wszystkich danych związanych z etapem. Niektóre z etapów mogą zostać oznaczone kolorem

szarym. System symbolizuje w ten sposób że są one zablokowane dla aktualnego użytkownika w

wyniku funkcjonowania mechanizmu zależności.

Dodatkowo, w oknie Historia projektu, znajdują się informacje dotyczące związanych z nim:

Informacji, Zadań, Maili/Faksów otrzymanych, Maili/Faksów wysłanych, Korespondencji grupowej,

Sprzedaży/Zakupów, Przychodów/Kosztów, Gwarancji/Kontraktów serwisowych. Użytkownik może

zadecydować czy okno Historia projektu ma zostać uporządkowane względem typu obiekty, daty

obiektu bądź właściciela obiektu. Poniżej danych opisujących historię kontaktu z klientem znajduje

się sekcja opisująca wszystkie związane z nim dokumenty oraz rezerwacje. Standardowo

wypisywane są tylko najświeższe rekordy w każdej z sekcji (ich ilość konfigurowana jest z

poziomu pliku konfiguracyjnego). Po prawej stronie każdej z sekcji znajduje się link więcej,

kliknięcie którego powoduje otwarcie nowego okna z pełną listą rekordów (informacji, zadań,

projektów itd.).

WAŻNE: Przeglądając dane dotyczące projektu w każdej chwili mamy dostęp do podręcznego

menu, które otwieramy klikając w przycisk .

WAŻNE: Każdą sekcję w formularzu dotyczącym projektu można w łatwy sposób „schować” lub

„odsłonić” klikając w przycisk . To, która sekcja jest standardowo „schowana”, definiuje się w

pliku konfiguracyjnym systemu.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o projekcie którekolwiek z pól nie zostało












system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz umożliwiający

modyfikację wszystkich danych dotyczących projektu oraz etapów projektu. Przy użyciu tego

polecenia można zmienić choćby status projektu, co wiąże się z uznaniem go za zamknięty

(pozytywnie bądź też negatywnie). Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy

zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie

w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.

WAŻNE: W przypadku projektów to czy możliwa jest edycja rekordu zależy nie tylko od ustawień

w polu prawa ale także od statusu projektu. Mianowicie edycji projektu o statusie zamknięty

pozytywnie/negatywnie nie mogą dokonać osoby które nie posiadają prawa do edycji zamkniętych

projektów. Osoby takie nie mogą także dowiązać do zamkniętego projektu innych rekordów –

takich jak oferty, przychody/koszty, zadania, informacje, gwarancje itd.


Aby dodać ofertę lub zamówienie związane z danym projektem należy kliknąć lewym przyciskiem


Dodaj dokument sprzedaży. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który

wypełnia się przy dodawaniu oferty/zamówienia za pomocą opcji Handel->Dodaj

ofertę/zamówienie. Dodatkowo menu Projekt zostanie ustawiony domyślnie na projekt, którego

ma dotyczyć oferta bądź zamówienie.


W dowolnym momencie można odnotować przychód lub koszt i powiązać go z projektem. Aby to




pomocą opcji Handel->Odnotuj przychód/koszt. Dodatkowo menu Projekt zostanie ustawiona

domyślnie na projekt, którego ma dotyczyć dodawany przychód bądź koszt.

Delegowanie zadań

Z każdym projektem można związać zadanie. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem


Dodaj/deleguj zadanie. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który

wypełnia się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Zadania->Dodaj/deleguj zadanie.


Dodatkowo menu Projekt zostanie ustawione domyślnie na nazwę projektu, z którym chcemy

skojarzyć zadanie.


Z każdym projektem można związać informację. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem


Dodaj informację. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia

się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Informacje->Dodaj informację. Dodatkowo

menu Projekt zostanie ustawiona domyślnie na nazwę projektu, z którym chcemy skojarzyć

informację.

Rejestrowanie dokumentu

Z każdym projektem można związać dokument. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem


Zarejestruj dokument. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który

wypełnia się przy rejestracji pliku za pomocą opcji Dokumenty->Zarejestruj dokument.

Wysyłanie korespondencji

W każdym momencie można wysłać list, email bądź faks związany z projektem. Aby to zrobić

należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Wyślij list, Wyślij email bądź Wyślij Faks. Następnie system

ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy dodawaniu korespondencji za

pomocą opcji dostępnych w menu głównym systemu. Dodatkowo menu Projekt zostanie

ustawiona domyślnie na nazwę projektu, z którym chcemy skojarzyć korespondencję.

Podgląd kalendarza projektu

W każdym momencie można wyświetlić graficzny kalendarz projektu uwzględniający wszystkie

etapy. Aby etapy były widoczne na kalendarzu muszą mieć wprowadzone daty rozpoczęcia i

zakończenia. I tak aby wyświetlić kalendarz projektu należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na

symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Kalendarz

projektu.

Wyświetlanie podsumowania przychodów oraz kosztów

Każdy projekt zawiera podsumowanie przychodów oraz kosztów. Aby wyświetlić takie

podsumowanie projektu należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący

się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Podsumowanie przychodów i kosztów.


W każdym momencie możemy dodać nowy kontrakt serwisowy powiązany od razu z projektem

(etapem projektu). Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,




kontraktu serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy.


W każdym momencie możemy dodać nowe zlecenie serwisowe powiązane od razu z projektem

(etapem projektu). Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,



nowego zlecenia serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe.

Tworzenie skrótu

Z każdym projektem skojarzyć można skrót czyli odnośnik umieszczony w Panelu głównym

systemu w sekcji Projekty. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol

akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Utwórz skrót na stronie

głównej. Dzięki temu najważniejsze projekty, w których przykładowo realizacji uczestniczymy,

zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym miejscu.

Usuwanie skrótu

Skrót usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po prawej stronie nazwy projektu (w

Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń skrót oraz potwierdzając chęć jego usunięcia

(przycisk Tak w okienku wyboru).







WAŻNE: Usunięcie projektu skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod niego

(czyli np.: maili, zadań, dokumentów sprzedaży, informacji, itd.).

WAŻNE: Usunięcie etapu projektu nie powoduje usunięcia rekordów podpiętych pod niego.

Rekordy związane z usuniętym etapem są dalej powiązane z nadrzędnym projektem i widoczne w

systemie ITCube.

Kalendarz projektów

System ITCube umożliwia graficzny podgląd wszystkich aktywnych projektów. Wybierając opcję

Projekty->Kalendarz system otworzy nowe okno, w którym będziemy mogli zobaczyć graficzny

rozkład projektów w danym okresie. Po lewej stronie znajduje się opis projektu obejmujący okres

jego trwania, dane dotyczące koordynatora oraz nazwa projektu. Klikając w opis projektu bądź


prostokąt opisujący projekt mamy możliwość automatycznego przejścia do podglądu danych

związanych z projektem.

Raporty projektów - Rankingi zysku

System ITCube CRM udostępnia wiele możliwości raportowania projektów. W raportach zysku,

interakcji, czy też zadań istnieje możliwość ograniczenia wyników podsumowania statystycznego

do konkretnego projektu bądź grupy projektów. Uzupełnieniem tych analiz są raporty

porównujące projekty. Raporty te są zgrupowane z menu Raporty->Projekty.

Pierwszym z raportów porównującym projekty jest ranking zysku, który możemy wygenerować

klikając w Raporty->Projekty->Ranking zysku. Po wybraniu tej opcji system otworzy

formularz Ranking projektów względem generowanego zysku, składający się z dwóch okien. I tak

w pierwszym z nich znajdują się następujące pola:

• Data proj. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu.



• Data zam. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy zarejestrowanych

sprzedaży, przychodów/kosztów powiązanych z projektami. Daty wprowadza się za pomocą

systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po

lewej stronie pola;

• Status projektu – pole które pozwala zawęzić raport tylko do projektów o wskazanym

statusie;

• Data sprzedaży zamówienia – pole które pozwala ograniczyć raport do dokumentów

sprzedaży których pole Data sprzedaży należy do zdefiniowanego przedziału.

• Obsługujący - Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi obliczenia

statystyczne zysku tylko i wyłącznie dla rekordów, których obsługującym jest wybrany

użytkownik.


wskazanego działu;





• Zysk z faktur





• Całkowity zysk – opcja ta umożliwia wygenerowanie podsumowania statystycznego

dotyczącego wszystkich typów wchodzących w skład opcji Zysk ze sprzedaży oraz

dodatkowo dokumentów zakupowych. W trybie tym należy dokonać decyzji czy po

stronie kosztów zapisać także cenę zakupu zapisaną na dokumencie sprzedaży;











Druga część formularza (Dane dotyczące parametrów grupowania projektów) zawiera pola służące

określeniu grupy projektów, która ma zostać uwzględniona w podsumowaniu statystycznym. I tak



działania będzie wygenerowanie rankingu zysku związanego z projektami stworzonymi w




rankingu zysku powiązanego ze wskazanym projektem.


System wygeneruje ranking zysku dotyczący wszystkich sprzedaży, przychodów/kosztów



wygeneruje ranking zysku związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;



system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie przychodów, kosztów oraz zysków

generowanych przez poszczególne grupy projektów. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze,

system uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy pod względem wysokości generowanego zysku,

zaznaczając kolorem szarym rekord, który spełnia warunki żądane w oknie Dane dotyczące

parametrów grupowania projektów.

Raporty projektów - Rankingi zadań

Drugim z raportów porównującym projekty (tym razem ze względu na czas spędzony na realizację

zadań w obrębie danego projektu) jest ranking zadań, który możemy wygenerować klikając w

Raporty->Projekty->Ranking zadań. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Ranking

projektów względem czasu trwania zadań, składający się z dwóch okien. I tak w pierwszym z nich

znajdują się następujące pola:


• Data proj. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu.



• Data zad. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy zarejestrowanych zadań

powiązanych z projektami. Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który

wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;

• Status projektu – pole pozwalające zawęzić raport do projektów o wskazanym statusie;

• Data zadania – pole pozwalające zawęzić raport to zadań ze wskazanego przedziału

czasowego;

• Delegujący – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które

delegowała konkretna osoba;

• Realizator – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które

realizowała konkretna osoba;


wskazanego działu;

• Typ zadania – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu zadania. Jeśli żadna z

opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma

decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu zadania. Jeśli żadna z










Druga część formularza (Dane dotyczące parametrów grupowania projektów) zawiera pola służące

określeniu grupy projektów, która ma zostać uwzględniona w podsumowaniu statystycznym. I tak



działania będzie wygenerowanie rankingu zadań związanego z projektami stworzonymi w




rankingu zadań powiązanego ze wskazanym projektem.


System wygeneruje ranking zadań związanych z projektami, których właścicielem jest

wskazana osoba;



wygeneruje ranking zadań związanych z projektami, których koordynatorem jest wskazana

osoba;



system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie grup projektów ze względu na łączny

czas zadań wykonanych w ramach projektów. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system

uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy pod względem długość spędzonego czasu, zaznaczając

kolorem szarym rekord, który spełnia warunki żądane w oknie Dane dotyczące parametrów

grupowania projektów.

Eksport projektów

Kolejnym raportem w module projekty jest Eksport projektów, który wygenerować można za

pomocą polecenia Raporty->Projekty->Eksport projektów. Wybranie tej opcji spowoduje

otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie

projekty powinny zostać umieszczone w raporcie oraz w jakim formacie ma nastąpić eksport

danych. I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące kontrahenta związanego z projektem znajdują

się następujące pola:

• Uwzględnij pole "Związany z" – Pole pozwalające rozszerzyć definicję kontrahenta

związanego z projektem. Standardowo jest to tylko firma wskazana w polu Kontrahent na

formularzu projektu. Po zaznaczeniu tej opcji będzie to także każda firma wskazana w sekcji

Związany z.


















statystyczne;




statystyczne;






lewej stronie pola;

• Obsługujący kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy osobę

wyznaczoną na obsługującego danej firmy.


kontrahenta.

Druga część formularza zawiera pola służące uściśleniu raportu ze względu na parametry samego

projektu. I tak znajdują się tu następujące pola:

• Data rozpoczęcia projektu – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego w którym

zawierać ma się pole Data od projektu. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z

systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący

się po lewej stronie pola;

• Data zakończenia projektu – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego w którym

zawierać ma się pole Data do projektu. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z

systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący

się po lewej stronie pola;

• Status projektu – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu projektu. Jeśli


która ma decydować o tym czy dany projekt znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Wzorzec – rozwijana lista, służąca zawężeniu eksportowanych projektów do tych które

powstały na bazie wskazanego wzorca projektowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie

wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym

czy dany projekt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Właściciel – rozwijana lista umożliwiająca wybranie użytkownika który wprowadził projekt

do systemu. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie

jest to pole, które ma decydować o tym czy dany projekt znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie tylko tych projektów których

koordynatorem jest wskazana osoba. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system

generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dany projekt

znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;;


Jeśli na formularzu projektu zostały zdefiniowane pola dodatkowe typu słownikowego będą one

także dostępne w powyższej sekcji.












Eksport danych w systemie ITCube

Gdy do systemu ITCube wprowadzona zostanie już duża ilość kontrahentów, a co za tym idzie

będą nawiązywane z nimi kontakty oraz realizowane będą liczne projekty oraz sprzedaże, z

pewnością przyjdzie moment, w którym zaistnieje konieczność sporządzenia raportów. W

systemie ITCube istnieje kilka rodzajów raportów. Pierwszym z nich są ogólne raporty eksportowe

dotyczące kontrahentów, osób kontaktowych, produktów, informacji oraz zadań – dostępne za

pomocą polecenia Raporty->Ogólne. Inne typy raportów służące do analizy danych zostały

umieszczone w następujących podgrupach :

• Sprzedaż (Raporty->Sprzedaż),

• Projekty (Raporty->Projekty),

• Serwis (Raporty->Serwis)

• Użytkownicy (Raporty->Użytkownicy).

• Zadania (Raporty->Zadania),

• Informacje (Raporty->Informacje).

Dodatkowo w systemie ITCube istnieje możliwość rozszerzenia standardowych możliwości

raportujących. Dodatkowe raporty graficzne mogą być tworzone z wykorzystaniem środowiska

raportującego Crystal Raports. Raporty niestandardowe w zależności od zdefiniowanego typu

dostępne są w menu głównym systemu (Raporty->Raporty dodatkowe) bądź w menu

kontekstowym poszczególnych obiektów (np. Kontrahent, Projekt, Gwarancja, Zamówienie itd.)

Eksport kontrahentów

System ITCube umożliwia wygenerowanie raportów eksportowych, w których osoba tworząca

dany raport może precyzyjnie określić kryteria jakie powinien spełnić dany rekord aby został ujęty


w raporcie. Pierwszym z nich jest raport dotyczący kontrahentów, który wygenerować można za

pomocą polecenia Raporty->Ogólne->Eksport kontrahentów. Wybranie tej opcji spowoduje

otworzenie nowego formularza, za pomocą którego, jak już było wspomniane, można sprecyzować

warunki określające jacy kontrahenci powinni zostać umieszczeni w raporcie. I tak znajdują się

tutaj następujące pola:

• Nazwa raportu(obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną

zapisane warunki definiujące raport kontrahentów;









ono wypełnione, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma

decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;



kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport






nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma


• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do

kontrahentów dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie

wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o

tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego

podsumowania do kontrahentów pozyskany w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie

zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma



kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli jakieś z tych trzech

pól nie zostanie wypełnione, system generując raport uzna, iż nie należy uwzględniać

danego pola przy sporządzaniu raportu;




wygenerowany zostanie raport. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie


tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;



za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;





podsumowaniu;



danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport











miesiące.



przychodząca.







korespondencji*















etapów;








WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący kontrahentów,

to istnieje możliwość sprecyzowania grupy kontrahentów za pomocą tych właśnie pól (o ile są to

pola w postaci rozwijanych list).


raportu. Aby to uczynić należy w oknie Dane dotyczące formatu raportu w polu Pola raportu

zaznaczyć jakie informacje o kontrahencie mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po

jakiej kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy

wybrać format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport

ma być w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z

raportem zostanie zapisany na dysku, a następnie można otworzyć go za pomocą programu

obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell. W polu Format raportu można wybrać także

opcję Arkusz nalepek. Dzięki niej możliwe jest seryjne wydrukowanie nalepek z adresami

kontrahentów. Więcej o seryjnym adresowaniu kopert znaleźć można w rozdziale 18. Jeśli wiemy

iż tworzony raport będzie wielokrotnie używany w przyszłości możemy umieścić jego definicję w

bazie danych naciskając przycisk Dodaj. Dostęp do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane

dotyczące generowania raportu a jeśli podczas zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót

na stronie głównej dostęp do niego możliwy będzie także z poziomu panelu głównego systemu w

sekcji Zakładki raportów. Aby wygenerować wcześniej zapisany raport kontrahentów należy

wybrać w oknie Dane dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu jego nazwę a

następnie kliknąć przycisk Generuj. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna z

danymi opisującymi wybrany raport, w którym możemy jeszcze uzupełnić informacje dotyczące

selekcji kontrahentów oraz kolumn które mają być wyświetlane w raporcie.


WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Dane dotyczące

definicji raportu uzyskany edytowalny plik w formacie CSV (lub HTML) będzie po prostu pełnym

spisem wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie.

WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres wyświetlone zostaną tylko rekordy których numer

porządkowy leży w podanym przedziale.

Dodatkowo zawsze możemy usunąć definicję raportu kontrahentów wybierając w oknie Dane

dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu konkretną nazwę już zdefiniowanego

raportu a następnie klikając przycisk Usuń.

Eksport osób kontaktowych

Drugim z raportów możliwych do wygenerowania za pomocą systemu ITCube jest raport

dotyczący osób kontaktowych, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty-

>Ogólne->Eksport kontaktów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza,

za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie osoby kontaktowe powinny

zostać umieszczone w raporcie. I tak znajdują się tutaj następujące pola:

• Nazwa raportu (obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną

zapisane warunki definiujące raport osób kontaktowych;


tworzonym raporcie:









nadrzędny kontrahent brał udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić












osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;





raporcie;





dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do osób

związanych z kontrahentami dysponującymi konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie


osoba znajdzie się w tworzonym właśnie raporcie;


osób związanych z kontrahentami pozyskanymi w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie


osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;


kontrahentów zatrudniających osoby, które mają znaleźć się w tworzonym raporcie. Jeśli

jakieś z tych trzech pól nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać

danego pola przy sporządzaniu podsumowania;





znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym czy też nie;








raporcie;






podsumowaniu;


• Nazwisko i imię – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy osoby kontaktowej pod jaką znana

jest ona w systemie. Jeśli pole nie zostanie wypełnione, system generując dany raport uzna,

iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w



się w raporcie. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport

uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie

się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Wiek – rozwijane menu, z którego możemy wybrać przedział wiekowy osób kontaktowych;

• Kontrahent – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do

osób kontaktowych powiązanych z konkretną firmą (do wybory są tutaj wszyscy kontrahenci

wprowadzeni do systemu). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany

raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa

znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do osób

kontaktowych dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie


tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;


podsumowania do osób kontaktowych pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji


decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Miasto, Region, Państwo – pola za pomocą, których określić można dane teleadresowe




• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego pozyskania osoby

kontaktowej. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza,


• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych osób kontaktowych z którymi

ostatni kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania

interesującego nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów

które traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.






miesiące.



przychodząca.











• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontakt. Dodatkowo możemy

określić czy dana osoba ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co najmniej

jedną z nich (zaznaczone pole lub);


zainteresowana dana osoba kontaktowa. Dodatkowo możemy określić czy kontakt ma być

zainteresowany wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej



dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego daną

osobę. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która

ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie raporcie;

• Właściciel – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów

dotyczących osób kontaktowych za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy



tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie.

WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący osób

kontaktowych, to istnieje możliwość sprecyzowania grupy osób kontaktowych za pomocą tych

właśnie pól (o ile są to pola w postaci rozwijanych list).



zaznaczyć jakie informacje o osobie kontaktowej mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać

po jakiej kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy

wybrać format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport


ma być w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z


obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell. W polu Format raportu można wybrać także

opcję Arkusz nalepek. Dzięki niej możliwe jest seryjne wydrukowanie nalepek z adresami osób

kontaktowych. Więcej o seryjnym adresowaniu kopert znaleźć można w rozdziale 18. Jeśli wiemy

iż tworzony raport będzie wielokrotnie używany w przyszłości możemy umieścić jego definicję w

bazie danych naciskając przycisk Dodaj. Dostęp do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane

dotyczące generowania raportu a jeśli podczas zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót

na stronie głównej dostęp do niego możliwy będzie także z poziomu panelu głównego systemu w

sekcji Zakładki raportów. Aby wygenerować wcześniej zapisany raport kontrahentów należy

wybrać w oknie Dane dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu jego nazwę a

następnie kliknąć przycisk Generuj. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna z

danymi opisującymi wybrany raport, w którym możemy jeszcze uzupełnić informacje dotyczące

selekcji osób kontaktowych oraz kolumn które mają być wyświetlane w raporcie.



spisem wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie.

WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres wyświetlone zostaną tylko rekordy których numer

porządkowy leży w podanym przedziale.

Zawsze możemy usunąć definicję raportu osób kontaktowych wybierając w oknie Dane dotyczące

generowania raportu w polu Nazwa raportu konkretną nazwę już zdefiniowanego raportu a


Eksport informacji

Kolejnym raportem możliwym do wygenerowania za pomocą systemu ITCube CRM jest raport

dotyczący informacji, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Ogólne-

>Eksport informacji. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą

którego można sprecyzować warunki określające jakie informacje powinny zostać umieszczone w

raporcie. I tak znajdują się tutaj następujące pola opisujące nadrzędnego kontrahenta informacji:







































podsumowaniu;






Oraz pola opisujące informację :

• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego wprowadzonej informacji.

Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za

pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;


• Typ informacji – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu informacji. Jeśli


która ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Kontrahent – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy firmy, której mają dotyczyć

informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie

jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym


• Kontakt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwiska osoby kontaktowej, której mają

dotyczyć informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując dany

raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się

w tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;

• Temat – edycyjne pole umożliwiające podanie tematu informacji jaka ma zostać

uwzględniona w raporcie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system generując


w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Treść – edycyjne pole umożliwiające podanie fragmentu treści informacji jaka ma zostać

uwzględniona w raporcie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system generując


w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Projekt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy projektu, którego mają dotyczyć

informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie

jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym


• Etap projektu – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy etapu wyżej wybranego

projektu, którego mają dotyczyć informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana,

system generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dana

informacja znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;


dotyczących informacji za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy danego

rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest

to wartość, która ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym

właśnie podsumowaniu.

WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący informacji, to

istnieje możliwość sprecyzowania grupy informacji za pomocą tych właśnie pól (o ile są to pola w

postaci rozwijanych list).

• Pola raportu – sekcja poświęcona danym jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;



• Format raportu – lista umożliwiająca wybranie czy raport ma być w postaci HTML czy CSV.




zaznaczyć jakie dane o informacji mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po jakiej

kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy wybrać

format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport ma być

w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z


obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell. Jeśli wiemy iż tworzony raport będzie

wielokrotnie używany w przyszłości możemy umieścić jego definicję w bazie danych naciskając

przycisk Dodaj. Dostęp do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane dotyczące generowania

raportu a jeśli podczas zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót na stronie głównej

dostęp do niego możliwy będzie także z poziomu panelu głównego systemu w sekcji Zakładki

raportów. Aby wygenerować wcześniej zapisany raport informacji należy wybrać w oknie Dane

dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu jego nazwę a następnie kliknąć przycisk

Generuj. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna z danymi opisującymi

wybrany raport, w którym możemy jeszcze uzupełnić parametry wyboru informacji oraz kolumn

które mają być wyświetlane w raporcie.

Eksport zadań

Kolejnym raportem możliwym do wygenerowania za pomocą systemu ITCube CRM jest raport

dotyczący zadań, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Ogólne->Eksport

zadań. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można

sprecyzować warunki określające jakie zadania powinny zostać umieszczone w raporcie. I tak

znajdują się tutaj następujące pola opisujące kontrahenta nadrzędnego związanego z zadaniem:







































podsumowaniu;






Oraz pole opisujące zadanie :

• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego daty rozpoczęcia zadania.

Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za

pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;

• Typ zadania – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu zadania. Jeśli żadna z



• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające wpisanie nazwy zadań, które mają zostać

umieszczone w raporcie. W przypadku gdy pozostawimy to pole nie wypełnione system

uzna, iż nie jest to wartość, którą ma uwzględnić w podsumowaniu statystycznym;


• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu zadania. Jeśli żadna z



• Kontrahent – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy firmy, której mają dotyczyć

zadanie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest

to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Kontakt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwiska osoby kontaktowej, której mają

dotyczyć zadania. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując dany raport

uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w

tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;

• Del. opis – edycyjne pole umożliwiające podanie fragmentu opisu wprowadzonego przez

osobę delegującą zadanie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system

generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie


• Real. opis – edycyjne pole umożliwiające podanie fragmentu opisu wprowadzonego przez

osobę realizującą zadanie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system



• Projekt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy projektu, którego mają dotyczyć

zadania. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest

to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Etap projektu – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy etapu wyżej wybranego

projektu, którego mają dotyczyć zadania. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system



• Delegujący – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które

delegowała konkretna osoba;

• Realizator – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które

realizowała konkretna osoba.

WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący zadań, to

istnieje możliwość sprecyzowania grupy zadań za pomocą tych właśnie pól (o ile są to pola w

postaci rozwijanych list).

• Pola raportu – sekcja poświęcona danym jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;



• Format raportu – lista umożliwiająca wybranie czy raport ma być w postaci HTML , CSV czy

iCalendar.




zaznaczyć jakie informacje o zadaniu mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po jakiej





obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excel. Dodatkowo istnieje możliwość eksportu zadań

do formatu iCalendar. Po wybraniu tej opcji zadania zostaną zapisane w formacie który można

będzie zaimportować do aplikacji typu Microsoft Outlook bądź Google (np. w celu przeniesienia

kalendarza do urządzenia mobilnego). Jeśli wiemy iż tworzony raport będzie wielokrotnie używany

w przyszłości możemy umieścić jego definicję w bazie danych naciskając przycisk Dodaj. Dostęp

do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane dotyczące generowania raportu a jeśli podczas

zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót na stronie głównej dostęp do niego możliwy

będzie także z poziomu panelu głównego systemu w sekcji Zakładki raportów. Aby wygenerować

wcześniej zapisany raport zadań należy wybrać w oknie Dane dotyczące generowania raportu w

polu Nazwa raportu jego nazwę a następnie kliknąć przycisk Generuj. Odpowiedzią systemu

ITCube będzie otwarcie nowego okna z danymi opisującymi wybrany raport, w którym możemy

jeszcze uzupełnić informacje dotyczące selekcji zadań oraz kolumn które mają być wyświetlane w

raporcie.

Eksport produktów

Kolejnym raportem możliwym do wygenerowania za pomocą systemu ITCube jest raport

dotyczący produktów/usług, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Ogólne-

>Eksport produktów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą

którego można sprecyzować warunki określające jakie produkty/usługi powinny zostać

umieszczone w raporcie. I tak znajdują się tutaj następujące pola:

• Nazwa (obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną zapisane

warunki definiujące raport produktów;

• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu produktu. Jeśli żadna z opcji

nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma

decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Kategoria – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniej kategorii produktów. Jeśli żadna

z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość,

która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Nazwa/Kod - pola edycyjne służące wpisaniu fragmentu nazwy/kodu produktu. Jeśli żadna

wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która

ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;


• Opis - pole edycyjne służące wpisaniu fragmentu opisu produktu. Jeśli żadna wartość nie

zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować

o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Numer katalogowy - pole edycyjne służące wpisaniu numeru produktu z katalogu

branżowego. Jeśli żadna wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie

jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym


• Numer EAN – pole poświęcone numerowi EAN produktu. Jeśli żadna wartość nie zostanie

wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym

czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;

• Producent – edycyjne pole umożliwiające ograniczenie raportu do konkretnego producenta.

Jeśli żadna wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to

wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie

podsumowaniu;

• Dostawca – edycyjne pole umożliwiające ograniczenie raportu do konkretnego dostawcy.



podsumowaniu;

• Koordynator – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów

dotyczących produktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy danego

rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie

jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym


• Cena sprzedaży – rozwijana lista umożliwiająca wybranie rodzaju ceny, której dotyczyć

będą warunki określone w polach: Waluta, Cena sprzedaży od/do;

• Waluta – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniej waluty ceny produktu. Jeśli żadna z


decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Cena sprzedaży od,do - pola umożliwiające sprecyzowanie przedziału cenowego produktów,

które mają zostać uwzględnione w podsumowaniu statystycznym. Jeśli żadna wartość nie

zostanie podana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować

o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;

• Cena zakupu od,do - pola umożliwiające sprecyzowanie przedziału cenowego kosztu

pozyskania produktów, które mają zostać uwzględnione w podsumowaniu statystycznym.



podsumowaniu;


dotyczących produktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy danego

rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie

jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt/usługa znajdzie się w

tworzonym właśnie podsumowaniu.


WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący

produktów/usług, to istnieje dodatkowo możliwość sprecyzowania grupy produktów za pomocą

tych właśnie pól (o ile są to pola w postaci rozwijanych list).



zaznaczyć jakie informacje o produkcie mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po jakiej





obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell.



spisem wszystkich produktów zarejestrowanych w systemie.

Adresowanie kopert

System ITCube CRM umożliwia drukowanie naklejek na koperty z adresem kontrahenta bądź

osoby kontaktowej. Możliwe jest zarówno wydrukowanie jednej naklejki poświęconej konkretnej

osobie bądź firmie jak i seryjne zaadresowanie kopert wcześniej zdefiniowanej grupy

kontrahentów lub kontaktów.

Wydruk pojedynczej nalepki na kopertę

Aby wydrukować naklejkę z adresem konkretnej firmy bądź osoby kontaktowej należy wybrać

opcję Drukuj nalepkę z menu kontekstowego kontrahenta lub kontaktu. Odpowiedzią systemu

będzie otwarcie formularza, w którym możliwe będzie zdefiniowanie parametrów wydruku.

Formularz składa się z dwóch okien. I tak w pierwszym z nich (okno Parametry strony) do

dyspozycji mamy następujące pola:

• Szerokość/Wysokość – pola pozwalające zdefiniować szerokość oraz wysokość strony, na

której będą drukowane nalepki;

• Margines lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów strony;

• Margines górny/dolny - pola umożliwiające podanie pionowych marginesów strony;

• Wielkość czcionki – parametr określający wielkość czcionki wydruku;

• Ilość kolumn - parametr mówiący na ile kolumn ma zostać podzielona strona;

• Ilość wierszy – parametr określający ilość wierszy wydruku.


W drugim oknie Parametry naklejki system ITCube CRM umożliwia wprowadzenie następujących

wartości:

• Margines lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów naklejki;

• Margines górny/dolny – pola umożliwiające podanie pionowych marginesów naklejki;

• Kolumna, Wiersz – pola umożliwiające podanie, w którym miejscu na stronie ma zostać

wydrukowana naklejka.

WAŻNE: Wszystkie pola posiadają wartości domyślne. Wszystkie te wartości są zdefiniowane w

pliku itcube.ini.

Po zdefiniowaniu parametrów wydruku należy wcisnąć przycisk Generuj. Rezultatem takiego

działania będzie wyświetlenie podglądu wydruku w oknie poniżej. Następnie należy wydrukować

nalepkę klikając na ikonkę drukarki.

Seryjne drukowanie naklejek

System ITCube CRM umożliwia także seryjny druk naklejek z adresami kontrahentów bądź

kontaktów. I tak aby wydrukować seryjnie naklejki należy wybrać opcję Raporty->Ogólne-

>Kontrahenci (Raporty->Ogólne->Kontakty), zdefiniować grupę docelową firm (osób

kontaktowych), a następnie przy generowaniu raportu wybrać opcję Arkusz naklejek w oknie Dane

dotyczące formatu raportu. Odpowiedzią systemu będzie umożliwienie wprowadzenia danych

opisujących druk naklejek. I tak do dyspozycji mamy następujące pola:

• Szerokość/Wysokość – pola pozwalające zdefiniować szerokość oraz wysokość strony, na

której będą drukowane nalepki;

• Marg. str. lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów strony;

• Marg. str. górny/dolny - pola umożliwiające podanie pionowych marginesów strony;

• Marg. nak. lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów naklejki;

• Marg. nak. górny/dolny - pola umożliwiające podanie pionowych marginesów naklejki;

• Dane dodatkowe – sekcja umożliwiająca wybranie czy ma być drukowany adres służbowy

czy prywatny (w przypadku osoby kontaktowej) oraz możliwość zadecydowania czy

drukować nazwę kraju na nalepce;

• Wielkość czcionki – parametr określający wielkość czcionki wydruku;

• Ilość kolumn - parametr mówiący na ile kolumn ma zostać podzielona strona;

• Ilość wierszy – parametr określający ilość wierszy na stronie;

Po zdefiniowaniu parametrów wydruku należy wcisnąć przycisk Generuj. Rezultatem takiego

działania będzie wyświetlenie podglądu wydruku. Następnie należy wydrukować nalepki klikając

na ikonkę drukarki.

Intranet


System ITCube umożliwia uproszczenie oraz ujednolicenie części procesów i czynności

zachodzących w danej firmie. Tak więc, dzięki poleceniom zawartym w menu Intranet możliwe

stanie się np. rezerwowanie zasobów współdzielonych, budowa pomocy wewnętrznej firmy,

kontrola ponoszonych kosztów oraz zarządzanie nieobecnościami (np. urlopami, delegacjami)

pracowników. Moduł Intranet w systemie ITCube umożliwia także sformalizowany obieg informacji

pomiędzy zarejestrowanymi użytkownikami systemu. Tym samym daje nam możliwość szybkiego

powiadomienia wszystkich zainteresowanych osób o istotnym z naszego punktu widzenia fakcie,

który może wpłynąć na prowadzony właśnie projekt, bądź na dalsze kontakty z danym klientem.

Wprowadzanie nowego ogłoszenia

Jednym ze sposobów komunikacji mającej na celu powiadomienie dużej grupy ludzi o zaistniałym

zdarzeniu jest dodawanie ogłoszeń. Ogłoszenia są następnie widoczne przez innych użytkowników

systemu na intranetowej tablicy ogłoszeń. Ogłoszenia wprowadzamy do systemu za pomocą

polecenia Intranet->Dodaj ogłoszenie bądź Ekstranet->Dodaj ogłoszenie Po wybraniu

wyżej wspomnianej opcji, otwarty zostanie nowy formularz Dodaj ogłoszenie. Za pomocą tego

ogłoszenia określić będziemy mogli wszystkie parametry nowo tworzonej wiadomości. I tak w

formularzu tym znaleźć będziemy mogli następujące pola:

• Temat – pole pozwalające zdefiniować temat ogłoszenia;

• Data od, do (obowiązkowe) – pola umożliwiające określić zakres czasowy, w którym będzie

publikowana informacja. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza,

który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data.

Datę można także wprowadzić przy użyciu klawiatury pamiętając o zachowaniu

odpowiedniego formatu daty;


zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej ogłoszenie. Plik

dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Dokumenty. Po

kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system powinien otworzyć nowe okno, w którym



zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania ogłoszenia




systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczyć będzie tworzona właśnie wiadomość;




dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;

• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wybranego

powyżej projektu, którego dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;


• Treść – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samego ogłoszenia;



Ostatnie dwa pola formularza definiują Prawa dostępu do tworzonego właśnie rekordów. Są to

następujące pola:

• Użytkownicy odczyt/zapis – okna Użytkownicy - Odczyt i Użytkownicy - Edycja pozwalające

określić, jaka grupa użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie

miała możliwość dokonania odczytu (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w

oknie Użytkownicy - Odczyt klikając na ich nazwę lewym przyciskiem myszki) bądź

modyfikacji danych (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie

Użytkownicy - Edycja klikając na ich nazwę lewym przyciskiem myszki) zawartych w danym

rekordzie. Aby wybrać kilka grup jednocześnie należy trzymając przyciśnięty klawisz CTRL

wybrać interesujące nas grupy klikając na nie lewym przyciskiem myszki;

WAŻNE: Użytkownicy, którzy nie otrzymają uprawnień do odczytu ogłoszenia intranetowego, nie

będą mogli w żaden sposób zapoznać się z jego treścią.

WAŻNE: Należy pamiętać, że prawa odczytu samego ogłoszenia nie nadpisują praw

przydzielonych plikom, które zostały z nim związane. Dlatego też możliwa jest sytuacja, w której

dany użytkownik/kontrahent uzyska dostęp do treści ogłoszenia, niemniej jednak nie będzie w

stanie otworzyć wszystkich związanych z nim plików.



wprowadzone przez nas informacje.

Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie ogłoszeń




Intranet->Ogłoszenia. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj ogłoszeniami,

za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj ogłoszeniami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji



jednym ogłoszeniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne

















rekordu, typ informacji, firma z jaką powiązana jest dana informacja czy też jej data


sześciu kolumn:





systemu dane ogłoszenie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został



rozwijanego menu w polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie


• kolumna Data – zawiera informację o dacie aktualności danego ogłoszenia. W nagłówku



wszystkich ogłoszeń, według ich daty początkowej, ustalić należy zakres czasowy jaki





po prawej stronie pól Od, Do.




rekordy dotyczące ogłoszeń związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu


Kontrahent identyczną nazwę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych informacjom powiązanym z danym kontrahentem. Jeśli nie

pamiętamy pełnej nazwy kontrahenta możemy zastosować wyszukiwania za pomocą

wzorców;

• kolumna Temat – zawiera temat zdefiniowany przez użytkownika systemu. W nagłówku



ogłoszeń o temacie „Nowa promocja” wystarczy wpisać w polu Temat identyczną nazwę.


informacjom o temacie „Nowa Promocja”. Jeśli nie pamiętamy pełnego tematu ogłoszenia

możemy zastosować wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Treść – zawiera treść ogłoszenia. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące ogłoszeń które w treści

zawierają ciąg „Spotkanie” wystarczy wpisać w polu Treść identyczny ciąg znaków.


ogłoszeniom które „dotyczą” spotkań. Podczas wyszukiwania względem treści ogłoszenia


WAŻNE: Po lewej stronie przycisku „Szukaj” umieszczony został mechanizm pozwalający na

szybkie zawężenie wyników do ogłoszeń o typie „Intranetowe” bądź „Ekstranetowe”.



















wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone (Intranet->Dodaj ogłoszenie) podczas tworzenia

nowej wiadomości informacje.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania ogłoszenia którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na

ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .











wypełnić należało podczas wprowadzania nowego ogłoszenia (Intranet->Dodaj ogłoszenie). Za

pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego wcześniej

ogłoszenia i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki


kliknięcie w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.







Koszty do akceptacji

Aby w pełni wykorzystać możliwości dawane nam przez system ITCube konieczne jest aby dobrze

zrozumieć jaką drogę przebywa w systemie rekord opisujący konkretny koszt intranetowy:

• Koszt zostaje wprowadzony do systemu za pomocą polecenia Intranet->Dodaj koszt do

akceptacji;

• Wszystkie rekordy zawierające opisy złożonych przez nas wniosków kosztowych

umieszczone zostają w specjalnej tabeli, którą otworzyć można za pomocą polecenia

Intranet->Koszty dodane. Tam też możemy sprawdzić jaką decyzję podjął nasz


przełożony w sprawie konkretnego wniosku. Jednocześnie o fakcie ich zaistnienia zostanie

powiadomiony bezpośredni przełożony wnioskodawcy (link w Panelu głównym systemu –

ramka Koszty do akceptacji);

WAŻNE: Zwykły użytkownik (nie posiadający statusu administratora systemu) po wybraniu tego

właśnie polecenia otrzyma tylko i wyłącznie listę rekordów, których jest właścicielem tzn. o

zatwierdzenie, których prosi swego przełożonego.

• Wszystkie koszty, których akceptacja zależy od nas (rekordy założone przez użytkowników

podległych nam służbowo) zostają umieszczone w specjalnej tabeli dostępnej za pomocą

polecenia Intranet->Koszty do akceptacji. Tam też możemy dokonać ich akceptacji,

bądź odrzucenia.

WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający dany koszt do systemu nie posiada przełożonego, bądź

też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca przełożonemu

sprawowanie nad nim kontroli, koszt wprowadzony przez niego zostanie automatycznie

zaakceptowany przez system.

Dodanie nowego kosztu do akceptacji

Dodanie nowego kosztu możliwe jest dzięki poleceniu Intranet->Dodaj koszt do akceptacji z

menu systemowego. Po wybraniu w/w opcji system otworzy nowy formularz, za pomocą którego

będzie można dodać koszt oraz automatycznie powiadomić o tym fakcie swego przełożonego,

który zadecyduje o celowości wydania żądanej kwoty. Na formularz Dodaj koszt składają się

następujące pola:

• Temat (obowiązkowe) – pole, w które należy wpisać temat kosztu. Temat przychodu/kosztu

będzie wyświetlany w historii kontrahenta, osoby kontaktowej, projektu oraz etapu

projektu;

• Pracownik (obowiązkowe) – rozwijana lista służąca do wyboru pracownika, którego dotyczy

dodawany koszt;

• Data (realizacji, rejestracji) (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy

odpowiednio datę poniesienia kosztu oraz datę odnotowania tego faktu w systemie. Datę

wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w

przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data realizacji/Data rejestracji. Daty można

także wprowadzić przy użyciu klawiatury pamiętając o zachowaniu odpowiedniego formatu

dat;

• Przychód/Koszt - pola określające wartość opisywanego kosztu (faktyczna wartość kosztu to

różnica przychodu oraz kosztu pozyskania);

• Waluta – waluta, w której wyrażone zostaną wartości w polach Przychód/Koszt;

• Dostarczenie faktury, Sposób dostawy, Sposób płatności – dodatkowe parametry opisujące

koszt;

• Kontrahent – firma, z którym związany jest ponoszony koszt;


• Kontakt – osoba kontaktowa reprezentująca wybranego powyżej kontrahenta, z którą

związany jest koszt;

• Projekt – rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę projektu, z którym związany jest

koszt;

• Etap projektu - rozwijane menu, w którym wybrać należy etap projektu, z którymi związany

jest koszt;

• Opis – pole edycyjne służące wpisaniu objaśnienia konieczności planowanych wydatków;









Po wypełnieniu wyżej opisanych pól pozostaje tylko wciśnięcie przycisku Zapisz, który spowoduje

umieszczenie naszego wniosku na liście kosztów oczekujących na decyzję przełożonego.

Jednocześnie automatycznie system powiadomi bezpośredniego przełożonego wnioskodawcy o

fakcie zaistnienia wniosku w systemie poprzez umieszczenie odpowiedniego linku na Panelu

głównym w zakładce Koszty do akceptacji.

Koszty dodane

Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych kosztów, które zostały wygenerowane przez

danego użytkownika, natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z wykazem kosztów dodanych.

Dostęp do tej tabeli użytkownik uzyska wybierając z menu systemowego opcję Intranet-

>Koszty dodane. Tam też będzie on mógł sprawdzić jaką decyzję co do konkretnego kosztu

podjął jego przełożony.

Wyszukiwanie danych

I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich kosztów, o akceptację

których prosi aktualnie zalogowany użytkownik. Koszty w systemie ITCube mogą posiadać trzy

różne statusy:

• koszty zaakceptowane;

• koszty niezaakceptowane;

• koszty czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.

Przeglądając listę zawierającą rekordy z kosztami, które zostały przez nas wprowadzone do

systemu pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,

Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu kosztów nas

interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać się także opcje


dostępne dla użytkownika. Przykładowo, rekordy dotyczące kosztów, które zostały zaakceptowane

już przez naszego przełożonego nie będą mogły być ponownie edytowane ani usunięte.

WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający dany koszt do systemu nie posiada przełożonego, bądź

też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca przełożonemu

sprawowanie nad nim kontroli, koszt wprowadzony przez niego zostanie automatycznie

zaakceptowany przez system.















przeglądnięcia, edycji (tylko administrator lub koszt ma status Brak decyzji) bądź usunięcia

danych (tylko administrator). Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do

odnalezienia konkretnego rekordu opisującego koszt za pomocą takich danych jak choćby:

właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca dany koszt, kontrahent czy też data realizacji. Tabela ta

podzielona jest na pięciu kolumn:


akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego

treści, pełnej edycji (o ile koszt nie został już zaakceptowany bądź odrzucony) oraz

usunięcia z bazy. Administrator posiada dostęp do wszystkich opcji;



osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących koszta, które sama

wprowadziła do systemu. Wyjątkiem są tutaj osoby, które mają prawa do przeglądania

kosztów innych użytkowników oraz administrator systemu;

• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dany koszt. W


rekordów opisujących koszty wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie


rekordy opisujące koszty dotyczące użytkownika Jan Kowalski wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych kosztom związanych z Janem

Kowalskim;

• kolumna Data realizacji – zawiera informację o dacie poniesienia danego kosztu. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Datę wprowadzić należy za pomocą

systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po

prawej stronie pól Od/Do;

• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do

zatwierdzenia danego kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został

mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących koszty wg tego właśnie

kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące kosztów z czasu kiedy Twoim

szefem był Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Zatwierdzający taką

właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów

poświęconych kosztom o akceptacji, których decydował Jan Kowalski;

• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z danym kosztem.



rekordy dotyczące kosztów związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu Kontrahent

wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów

poświęconych kosztom powiązanym z danym kontrahentem. Jeśli nie pamiętamy pełnej

nazwy kontrahenta mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Nazwa - zawiera nazwę kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony


kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy nazwane „Wyjazd do Klienta z Niemiec” wystarczy

w polu Nazwa wpisać taką frazę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych kosztom o takiej nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy kosztu










menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści


informacji na temat kosztu, edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu (tylko

administrator).

WAŻNE: W przypadku gdy użytkownik ma włączoną kontrolę przełożonego i zmieni koszt, który

został zaakceptowany, koszt ten automatycznie ma przyznany powtórnie status “Do akceptacji”.








wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas istnienia zadania w systemie.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych n/t kosztu którekolwiek z pól nie zostało wypełnione








Osoba, która prosiła o zatwierdzenie danego kosztu może w każdej chwili (za wyjątkiem

przypadku gdy została już co do niego podjęta decyzja) zmodyfikować informacje zapisane w

rekordzie go opisującym. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji

znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie

za pomocą formularza Dane dotyczące kosztu wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany

zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się

na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie








bazy.

Koszty oczekujące na naszą akceptację

Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych kosztów, które zostały wygenerowane przez

użytkowników systemu, będących naszymi podwładnymi (oraz dodatkowo podczas tworzenia ich

profilu w systemie otrzymaliśmy prawo kontrolowania ich poczynań) natychmiast trafiają do

specjalnej tabeli z wykazem kosztów dodanych, których akceptacja bądź odrzucenie zależy od

nas. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Intranet->Koszty do

akceptacji. Dodatkowo system przypomina nam o kosztach, co do których nie podjęliśmy jeszcze

żadnej decyzji, wyświetlając linki do nich prowadzące w Panelu głównym systemu ITCube (ramka

Koszty do akceptacji).

Wyszukiwanie danych

I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich kosztów, akceptacja których

zależy od użytkownika aktualnie zalogowanego w systemie. Koszty w systemie ITCube mogą mieć

trzy różne statusy:

• koszty zaakceptowane;

• koszty niezaakceptowane;

• koszty czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.

Przeglądając listę zawierającą rekordy z kosztami, co do akceptacji których mamy/mieliśmy

podjąć decyzję, pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,

Niezaakceptowane, Brak decyzji). W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać

się także opcje dostępne dla użytkownika. Tak więc rekordom dotyczącym kosztów, które zostały

już przez nas zaakceptowane bądź odrzucone nie będzie można zmienić statusu na inny.

Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli zawierającej rekordy może odbywać się na różne















przeglądnięcia, podjęcia decyzji o odrzuceniu lub zaakceptowaniu kosztu bądź usunięcia danych

(lista możliwych akcji jest różna i zależy od statusu kosztów jaki przeglądamy). Znajdują się tu

również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego koszt za

pomocą takich danych jak choćby: właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca dany koszt,

kontrahent, z którym związany jest dany koszt oraz data realizacji. Tabela ta podzielona jest na

pięć kolumn.


akcji , dzięki któremu osoba uprawniona do akceptacji kosztu ma dostęp do takich opcji

jak wyświetlenie treści rekordu, pełnej edycji treści (opcja tylko dla administratora) oraz

zatwierdzenia bądź odrzucenia danego kosztu (tylko w przypadku administratora lub gdy

koszt ma status Brak decyzji);

• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu (naszego podwładnego),

który przedstawił nam do akceptacji dany koszt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)

umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących koszty wg

tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące kosztów, które

do naszej akceptacji przedstawił Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu

Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych kosztom, o akceptację których prosi Jan Kowalski;

• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dany koszt. W


rekordów opisujących koszty wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie

rekordy opisujące koszty dotyczące użytkownika Jan Kowalski wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych kosztom związanych z Janem

Kowalskim;

• kolumna Data realizacji – zawiera informację o dacie poniesienia danego kosztu. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Datę wprowadzić należy za pomocą


prawej stronie pól Od/Do.


zatwierdzenia danego kosztu. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana osoba

będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących koszta, co do których ma

podjąć decyzję. Wyjątkiem jest tutaj administrator, który wybrać będzie mógł dowolną

osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z danym kosztem.




rekordy dotyczące kosztów związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu Kontrahent


poświęconych kosztom powiązanym z danym kontrahentem. Istnieje również możliwość


• kolumna Nazwa - zawiera nazwę kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony


kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy nazwane „Wyjazd do Klienta z Niemiec” wystarczy

w polu Nazwa wpisać taką frazę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych kosztom o takiej nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy kosztu











temat kosztu, jego zaakceptowanie bądź odrzucenie (tylko administrator lub gdy koszt ma status

Brak decyzji) oraz w przypadku administratora systemu – edycja oraz usunięcie rekordu.

WAŻNE: W zależności od statusu danego rekordu liczba dostępnych opcji jest różna. Rekordy, co

do których nie została podjęta jeszcze decyzja o ich akceptacji bądź odrzuceniu (status Brak

decyzji) można przeglądać, zatwierdzić bądź odrzucić. Rekordy zawierające zapis o kosztach już

zatwierdzonych lub odrzuconych użytkownik nie posiadający uprawnień administratora może

jedynie przeglądać.










WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat kosztu którekolwiek z pól nie zostało








Administrator systemu może w każdej chwili zmodyfikować informacje zapisane w rekordzie

opisującym dany koszt. Edycji rekordu może dokonać także osoba zgłaszająca koszt, niemniej

jednak tylko wtedy gdy nie została jeszcze podjęta co do danego rekordu żadna decyzja. Aby to


porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza Dodaj

koszt wprowadzić niezbędne poprawki.

Zatwierdzanie kosztu zawartego w danym rekordzie

Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia kosztu nie została jeszcze podjęta, w każdej chwili

upoważniony do tego użytkownik może dokonać zatwierdzenia danego kosztu. Aby to uczynić

należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu i wybrać opcję Akceptuj koszt. Po potwierdzeniu swojej decyzji status

kosztu zostaje nieodwracalnie zmieniony na Zaakceptowany (Ewentualnej korekty może dokonać

tylko administrator systemu).

Odrzucenie kosztu zawartego w danym rekordzie

Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia kosztu nie została jeszcze podjęta, w każdej chwili

upoważniony do tego użytkownik może dokonać odrzucenia danego kosztu. Aby to uczynić należy


rekordu i wybrać opcję Odrzuć koszt. Po potwierdzeniu swojej decyzji status kosztu zostaje

nieodwracalnie zmieniony na Niezaakceptowany (Ewentualnej korekty może dokonać tylko

administrator systemu).






bazy.


Typy nieobecności (*)

Jak można będzie się zorientować podczas dodawania nowej nieobecności, każdej z nich można

przydzielić odpowiedni typ. Standardowo do systemu wprowadzone są takie wartości jak: Urlop,

Delegacja. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wprowadzić również inne typy nieobecności

bardziej adekwatne dla naszej firmy. Dokonać tego można za pomocą polecenia Intranet-

>Słowniki->Typy nieobecności z menu systemowego.

Po wybraniu tej opcji system ITCube otworzy nowy formularz (Typy nieobecności) składający się z

dwóch okien, dzięki któremu będzie można:

• wprowadzić do systemu nowy typ nieobecności – wypełniając pole Nazwa w oknie Dodaj typ

nieobecności a następnie wciskając przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę istniejącego typu – poprzez wybranie nazwy typu, który chcemy zmienić, z

rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ nieobecności. Wybrana nazwa pojawi się w



• usunąć wprowadzony wcześniej typ nieobecności – wybierając odpowiednią nazwę za

pomocą rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj typ nieobecności i

wciskając przycisk Usuń.

WAŻNE: Usunięcie typu nieobecności z systemu nie usuwa związanych z nim rekordów. Powoduje

jedynie adnotację, iż rekord dotyczący nieobecności związany jest z typem, który został usunięty.

Nieobecności

Aby w pełni wykorzystać możliwości dawane nam przez system ITCube konieczne jest aby dobrze

zrozumieć jaką drogę przebywa w systemie rekord opisujący konkretną nieobecność:

• Nieobecność zostaje wprowadzona do systemu za pomocą polecenia Intranet->Dodaj

nieobecność;

• Wszystkie rekordy zawierające opisy złożonych przez nas wniosków dotyczących

nieobecność umieszczone zostają w specjalnej tabeli, którą otworzyć można za pomocą

polecenia Intranet->Nieobecności dodane. Tam też możemy sprawdzić jaką decyzję

podjął nasz przełożony w sprawie konkretnego wniosku. Jednocześnie o fakcie ich

zaistnienia zostanie powiadomiony bezpośredni przełożony wnioskodawcy (link w Panelu

głównym systemu – ramka Nieobecności do akceptacji);

WAŻNE: Zwykły użytkownik (nie posiadający statusu administratora systemu lub nie posiadający

uprawnień do przeglądania nieobecności innych użytkowników) po wybraniu tego właśnie

polecenia otrzyma tylko i wyłącznie listę rekordów, których jest właścicielem tzn. o zatwierdzenie

których prosi swego przełożonego.

• Wszystkie nieobecności, których akceptacja zależy od nas (rekordy założone przez

użytkowników podległych nam służbowo) zostają umieszczone w specjalnej tabeli dostępnej


za pomocą polecenia Intranet->Nieobecności do akceptacji. Tam też możemy dokonać

ich akceptacji bądź odrzucenia.

WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający daną nieobecność do systemu nie posiada

przełożonego, bądź też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca

przełożonemu sprawowanie nad nim kontroli, nieobecność wprowadzona przez niego zostanie

automatycznie zaakceptowana przez system.

Dodanie nowej nieobecności

Dodanie nowej nieobecności możliwe jest dzięki poleceniu Intranet->Dodaj nieobecność z

menu systemowego. Po wybraniu w/w opcji system otworzy nowy formularz, za pomocą którego

będzie można dodać nieobecność oraz automatycznie powiadomić o tym fakcie swego

przełożonego, który podejmie co do niej decyzję. Na formularz Dodaj nieobecność składają się

następujące pola:

• Temat – pole pozwalające na podanie tematu opisującego nieobecność.

• Typ (obowiązkowe) – rozwijane menu, w którym wybrać należy typ nieobecności (Typy

nieobecności definiowane są przez administratora poprzez polecenie Intranet->Słowniki-

>Typy nieobecności);

• Data od/do (obowiązkowe) – pole służące określeniu początkowej/końcowej daty

nieobecności;

• Seria/Do – pola pozwalające na dodawanie serii – czyli nieobecności związanych z wieloma

użytkownikami bądź powtarzanych okresowo. Jeśli w pierwszym polu wybierzemy wartość

„Cykl wieloużytkownikowy” pole Pracownik zmieni się tak by możliwe było wskazanie wielu

wartości. Jeśli zdecydujemy sie na serię czasową pole to decyduje o typie serii określając

okres powtórzenia (dzień, tydzień, miesiąc itd.). Jeśli wybrany zostanie typ dzienny

dodatkowo system wyświetli elementy pozwalające na doprecyzowanie wyboru poprzez

wskazanie poszczególnych dni tygodnia. Pole „Do” określa datę zakończenia okresu trwania

serii;

• Pracownik (obowiązkowe) - rozwijane menu służące wybraniu osoby, która będzie

nieobecna;

• Kontrahent – firma, której dotyczy nieobecność;

• Kontakt – przedstawiciel wybranego powyżej kontrahenta, z którym związana jest

nieobecność;

• Projekt – rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę projektu, z którym związana jest

nieobecność;

• Etap - rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę etapu projektu, z którym związana

jest nieobecność;

• Opis – pole edycyjne służące wpisaniu (jeśli istnieje taka konieczność) szerszego

objaśnienia konieczności planowanej nieobecności;










W formularzu Dodaj nieobecność możliwe jest także wprowadzenie wartości pól dodatkowych

zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby sekcja pól dodatkowych była widoczna musi

zostać włączony mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący nieobecności. Po wypełnieniu

wyżej opisanych pól pozostaje tylko wciśnięcie przycisku Zapisz, który spowoduje umieszczenie

naszego wniosku na liście nieobecności oczekujących na decyzję przełożonego. Jednocześnie

automatycznie system powiadomi bezpośredniego przełożonego wnioskodawcy o fakcie

zaistnienia wniosku w systemie poprzez umieszczenie odpowiedniego linku na stronie głównej w

oknie Nieobecności do akceptacji.

Nieobecności dodane

Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych nieobecności, które zostały wygenerowane

przez danego użytkownika, natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z wykazem nieobecności

dodanych. Dostęp do tej tabeli użytkownik uzyska wybierając z menu systemowego opcję

Intranet->Nieobecności dodane. Tam też będzie on mógł sprawdzić jaką decyzję co do

konkretnej nieobecności podjął jego przełożony.

Wyszukiwanie danych

I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich nieobecności o akceptację

których prosi osoba, aktualnie zalogowana w systemie na danej stacji roboczej. Nieobecności w

systemie ITCube mogą posiadać trzy różne statusy:

• nieobecności zaakceptowane;

• nieobecności niezaakceptowane;

• nieobecności czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.

Przeglądając listę zawierającą rekordy z nieobecnościami, które zostały przez nas wprowadzone

do systemu pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,

Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu nieobecności nas

interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać się także opcje

dostępne dla użytkownika. Przykładowo, rekordy dotyczące nieobecności, które zostały

zaakceptowane już przez naszego przełożonego nie będą mogły być ponownie edytowane ani

usunięte.

WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający daną nieobecność do systemu nie posiada



przełożonemu sprawowanie nad nim kontroli, nieobecność wprowadzona przez niego zostanie

automatycznie zaakceptowana przez system.















przeglądnięcia, edycji (tylko administrator, lub gdy nieobecność ma status Brak decyzji) bądź

usunięcia danych (tylko administrator). Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do

odnalezienia konkretnego rekordu opisującego nieobecność za pomocą takich danych jak choćby:

właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca, kontrahent czy też czas nieobecności. Tabela ta

podzielona jest na pięć kolumn.



treści, pełnej edycji (o ile nieobecność nie została już zaakceptowana bądź odrzucona) oraz

usunięcia z bazy (tylko administrator);


zalogowany. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana osoba będzie miała dostęp

tylko i wyłącznie do rekordów opisujących nieobecności, które sama wprowadziła do

systemu. Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu, który będzie mógł wybrać dowolną


• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dana

nieobecność. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący

do wyszukiwania rekordów opisujących nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc,

aby znaleźć wszystkie rekordy opisujące nieobecności dotyczące użytkownika Jan Kowalski

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych nieobecności

związane z Janem Kowalskim;


• kolumna Data – zawiera informację o czasie trwania nieobecności. W nagłówku (poniżej


rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich

nieobecności z danego okresu ustalić należy rozpiętość jaką system powinien wziąć pod

uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących nieobecności. Do tego celu służą

dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretną datę wprowadzić należy za pomocą




zatwierdzenia danej nieobecności. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został

mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących nieobecności wg tego właśnie

kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące nieobecności z czasu kiedy

Twoim szefem był Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu

Zatwierdzający taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych nieobecności danego użytkownika o akceptacji, których

decydował Jan Kowalski;

• kolumna Typ – kolumna zawiera typ danej nieobecności. W nagłówku (poniżej nazwy

kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących

nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące

nieobecności związanych z urlopem wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Typ taką

właśnie wartość;

• kolumna Temat - zawiera temat, który powiązany jest z daną nieobecnością. W nagłówku



nieobecności o temacie zawierającym słowo „urlop” wystarczy w polu Temat wpisać „urlop”.


• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z daną

nieobecnością. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć rekordy dotyczące nieobecności związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu

Kontrahent wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych nieobecnościom powiązanym z danym kontrahentem. Istnieje











menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści na

temat nieobecności, edycja zapisanych tam danych (tylko administrator lub gdy nie została

jeszcze podjęta decyzja o udzieleniu zgody na nieobecność) oraz usunięcie rekordu (tylko

administrator).

WAŻNE: W przypadku gdy użytkownik ma włączoną kontrolę przełożonego i zmieni informację

dotyczącą nieobecności, która została zaakceptowana, nieobecność ta automatycznie ma

przyznany powtórnie status “Do akceptacji”.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu nieobecności




WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych dotyczących nieobecności którekolwiek z pól nie

zostało wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .






Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie.

Osoba, która prosiła o zatwierdzenie danej nieobecności w każdej chwili (za wyjątkiem przypadku

gdy została już co do niej podjęta decyzja) zmodyfikować informacje zapisane w rekordzie ją

opisującym. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji

znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za

pomocą formularza Dane dotyczące nieobecności wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany

zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się

na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie








bazy. Jeśli dane nieobecność jest elementem serii – czyli została wygenerowana automatycznie

jako część nieobecności cyklicznej dodatkowo pojawi się także opcja „Usuń serię” pozwalająca na

usunięcie wszystkich rekordów będących składowymi danej nieobecności cyklicznej.

Nieobecności oczekujące na naszą akceptację

Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych nieobecności, które zostały wprowadzone

przez użytkowników systemu oraz oczekują na akceptację, natychmiast trafiają do specjalnej

tabeli. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Intranet-

>Nieobecności do akceptacji. Dodatkowo system przypomina nam o nieobecnościach, co do

których nie podjęliśmy jeszcze żadnej decyzji, wyświetlając linki do nich prowadzące w Panelu

głównym systemu ITCube (ramka Nieobecności do akceptacji).

Wyszukiwanie danych

I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich nieobecności, akceptacja

których zależy od użytkownika aktualnie zalogowanego w systemie na danej stacji roboczej.

Nieobecności systemie ITCube mogą mieć trzy różne statusy:

• nieobecności zaakceptowane;

• nieobecności niezaakceptowane;

• nieobecności czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.

Przeglądając listę zawierającą rekordy z nieobecnościami, co do akceptacji których

mamy/mieliśmy podjąć decyzję pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru

(Zaakceptowane, Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu

nieobecności nas interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać się

także opcje dostępne dla użytkownika. Tak więc rekordom dotyczącym nieobecności, które zostały

już przez nas zaakceptowane bądź odrzucone nie będzie można zmienić statusu na inny.

Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli zawierającej rekordy może odbywać się na różne
















służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego nieobecność za pomocą takich danych

jak choćby: właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca, kontrahent, z którym nieobecność jest

powiązana, czy też czas trwania nieobecności. Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.


akcji , dzięki któremu osoba uprawniona do akceptacji nieobecności ma dostęp do takich

opcji jak wyświetlenie treści rekordu, pełnej edycji treści oraz zatwierdzenia bądź

odrzucenia danej nieobecności (tylko administrator lub gdy decyzja w sprawie udzielenia

zgody na nieobecność nie została jeszcze podjęta);

• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu (naszego podwładnego),

który przedstawił nam do akceptacji daną nieobecność. W nagłówku (poniżej nazwy



nieobecności, które do naszej akceptacji przedstawił Jan Kowalski wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych nieobecnościom o akceptację,

których prosi Jan Kowalski;

• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dana

nieobecność. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący

do wyszukiwania rekordów opisujących nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc,

aby znaleźć wszystkie rekordy opisujące nieobecności dotyczące użytkownika Jan Kowalski


takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych nieobecności

związane z Janem Kowalskim;

• kolumna Data – zawiera informację o czasie trwania nieobecności. W nagłówku (poniżej


rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich

nieobecności z danego okresu ustalić należy rozpiętość jaką system powinien wziąć pod

uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących nieobecności. Do tego celu służą

dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretną datę wprowadzić należy za pomocą




zatwierdzenia danej nieobecności. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana osoba


będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących nieobecności, co do których

ma podjąć decyzję. Wyjątkiem jest tutaj administrator, który wybrać będzie mógł dowolną


• kolumna Typ – kolumna zawiera typ danej nieobecności. W nagłówku (poniżej nazwy



nieobecności związanych z urlopem wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Typ taką

właśnie wartość;

• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z daną

nieobecnością. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć rekordy dotyczące nieobecności związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu

Kontrahent wpisać frazę „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych nieobecnościom powiązanym z danym kontrahentem.











temat nieobecności, jego zaakceptowanie bądź odrzucenie (w przypadku gdy nie została podjęta

jeszcze decyzja) oraz w przypadku administratora systemu – edycja oraz usunięcie rekordu.

WAŻNE: W zależności od statusu danego rekordu liczba dostępnych opcji jest różna. Rekordy, co

do których nie została podjęta jeszcze decyzja o ich akceptacji bądź odrzuceniu (status Brak

decyzji) można przeglądać, zatwierdzić bądź odrzucić. Rekordy zawierające zapis o

nieobecnościach już zatwierdzonych lub odrzuconych użytkownik nie będącym administratorem

może jedynie przeglądać.

Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.


• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu nieobecności







WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat nieobecności którekolwiek z pól nie zostało








Administrator systemu lub użytkownik posiadający odpowiednie prawa może w każdej chwili

zmodyfikować informacje zapisane w rekordzie opisującym daną nieobecność. Edycji rekordu

może dokonać także osoba zgłaszająca nieobecność, niemniej jednak tylko wtedy gdy nie została

jeszcze podjęta co do danego rekordu żadna decyzja. Aby to uczynić należy kliknąć lewym


wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza Dodaj nieobecność wprowadzić

niezbędne poprawki.

Zatwierdzanie nieobecności zawartej w danym rekordzie

Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia nieobecności nie została jeszcze podjęta, w każdej

chwili upoważniony do tego użytkownik może dokonać zatwierdzenia danej nieobecności. Aby to


porządkowego rekordu i wybrać opcję Akceptuj nieobecność. Po potwierdzeniu swojej decyzji

status nieobecności zostaje nieodwracalnie zmieniony na Zaakceptowany (Ewentualnej korekty

może dokonać tylko administrator systemu).

Odrzucenie nieobecności zawartej w danym rekordzie

Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia nieobecności nie została jeszcze podjęta, w każdej

chwili upoważniony do tego użytkownik może dokonać odrzucenia danej nieobecności. Aby to


porządkowego rekordu i wybrać opcję Odrzuć nieobecność. Po potwierdzeniu swojej decyzji status

nieobecności zostaje nieodwracalnie zmieniony na Niezaakceptowany (Ewentualnej korekty może

dokonać tylko administrator systemu).







bazy.

Wprowadzanie zasobów firmowych (*)

Obowiązki zawodowe poszczególnych pracowników często wymagają od nich wykorzystania w

określonym czasie różnego rodzaju dostępnych w firmie zasobów (np. samochodu, laptopa, sali

konferencyjnej). Aby uniknąć sytuacji, w której koniecznie potrzebny zasób zostanie skierowany w

inne miejsce, system ITCube umożliwia rezerwację bądź zwalnianie konkretnego obiektu. Zanim

jednak przystąpimy do rezerwowania poszczególnych zasobów firmowych, należy oczywiście

wprowadzić do systemu te zasoby, którymi dysponuje konkretna firma. Do wprowadzania zasobów

firmowych służy polecenie Intranet->Słowniki->Zasoby firmowe. Po wybraniu tej opcji

system ITCube otworzy nowy formularz (Zasoby firmowe) składającego się z dwóch okien, dzięki

któremu można będzie:

• wprowadzić do systemu zasób – wypełniając pole Nazwa, Opis w oknie Dodaj zasób oraz

skojarzyć dany zasób firmowy z użytkownikami systemu, którzy będą mogli go rezerwować

(pole Uprawnienia). Aby rekord został dodany należy wciskając przycisk Dodaj;

• zmienić dane dotyczące zasobu – poprzez wybranie nazwy zasobu, który chcemy zmienić, z

rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj zasób. Wybrany zasób pojawi się w oknie

Usuń/Modyfikuj zasób, w którym będzie można dokonać jego modyfikacji. Aby zmiana


• usunąć wprowadzony wcześniej zasób – wybierając odpowiednią nazwę za pomocą

rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj zasób i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: Jeżeli skojarzymy dodany zasób firmowy z konkretnym użytkownikiem to tylko on będzie

mógł rezerwować ten zasób. Dodatkowo w danej chwili dostępne będą tylko zasoby oznaczone

jako aktywne.

Typy rezerwacji (*)

Jak można będzie się zorientować podczas dodawania nowej rezerwacji, każdej z nich można

przydzielić odpowiedni typ. Typowymi wartościami mogą być: Wypożyczenie czy Delegacja. Nic

nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wprowadzić również inne typy rezerwacji bardziej adekwatne

dla naszej firmy. Dokonać tego można za pomocą polecenia Intranet->Słowniki->Typy

rezerwacji z menu systemowego.

Po wybraniu tej opcji system ITCube otworzy nowy formularz (Typy rezerwacji) składający się z

dwóch okien, dzięki któremu będzie można:


• wprowadzić do systemu nowy typ rezerwacji – wypełniając pole Nazwa w oknie Dodaj typ

rezerwacji a następnie wciskając przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę istniejącego typu – poprzez wybranie nazwy typu, który chcemy zmienić, z

rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ rezerwacji. Wybrana nazwa pojawi się w



• usunąć wprowadzony wcześniej typ rezerwacji – wybierając odpowiednią nazwę za pomocą

rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj typ rezerwacji i wciskając przycisk

Usuń.

WAŻNE: Usunięcie typu rezerwacji z systemu nie usuwa związanych z nim rekordów. Powoduje

jedynie adnotację, iż rekord dotyczący rezerwacji związany jest z typem, który został usunięty.

Rezerwacja zasobów firmowych

Rezerwacji zasobu dokonać można za pomocą polecenia Intranet->Rezerwuj zasób firmowy.

Wybranie tej opcji spowoduje otwarcie nowego formularza, w którym znaleźć można następujące

pola:

• Temat (Obowiązkowe) – Pole pozwalające na wprowadzenie krótkiego opisu dodawanej

rezerwacji.

• Data od/do (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego określić należy daty

rozpoczęcia/zakończenia rezerwacji. Daty wprowadzić należy za pomocą systemowego


pola Data lub wpisać poprawną datę z klawiatury. W przypadku dodawania rezerwacji

kilkudniowej należy ręcznie zmodyfikować dzień zakończenia rezerwacji;

• Zasób (Obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wybieramy ten zasób firmowy

(spośród wprowadzonych wcześniej do systemu za pomocą polecenia Intranet->Słowniki-

>Zasoby firmowe), który zamierzamy zarezerwować (o ile mamy prawa do rezerwowania

danego zasobu). Obok tego pola znajduje się mechanizm pozwalający zawęzić

prezentowaną listę do zasobów wolnych w terminie zdefiniowanym w polach Data od/do;

• Pracownik – Pracownik, z którym związana jest rezerwacja;

• Kontrahent – firma, z którą związana jest rezerwacja;

• Kontakt – osoba kontaktowa pracująca u wyżej wskazanego kontrahenta, z którą związana

jest rezerwacja;

• Projekt – rozwijane menu pozwalające przyporządkować rezerwację wybranego wcześniej

zasobu firmowego do konkretnego projektu;

• Etap projektu - rozwijane menu pozwalające przyporządkować rezerwację wybranego

wcześniej zasobu firmowego do konkretnego etapu projektu;

• Opis – pole służące opisaniu rezerwacji;


Ważne: Jeżeli spróbujemy zarezerwować zasób, w czasie, który choć w części pokrywa się z już

istniejącą rezerwacją, system nie dopuści do zapisania danej rezerwacji oraz poinformuje nas o

tym za pomocą komunikatu „Rezerwacja koliduje z wcześniej zaplanowanymi”.

Gdy już poprawnie ustalimy wszystkie parametry rezerwacji zasobu firmowego kliknąć należy na

przycisk Zapisz, bądź zrezygnować z wprowadzania rezerwacji do systemu poprzez wybranie

przycisku Anuluj.

Przeglądanie rezerwacji zasobów firmowych

Wszystkie rekordy zawierające rezerwacje zasobów firmowych trafiają do specjalnej tabeli. Tabelę

tę przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Intranet->Rezerwacje zasobów. Po

wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj rezerwacjami, za pomocą którego dokonać

będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Zarządzaj rezerwacjami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do



z jednym produktem/usługą).




służące do:











przeglądnięcia bądź usunięcia danych (można usunąć tylko swoje rezerwacje, wyjątkiem jest

administrator, który może usunąć dowolny rekord). Znajdują się tu również wygodne mechanizmy

służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego rezerwację za pomocą takich danych jak

choćby: właściciel rekordu, nazwa zasobu, opis rezerwacji, kontrahent oraz data rezerwacji.

Tabela ta podzielona jest na sześć kolumn.



akcji , dzięki któremu użytkownik ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści

rekordu, lub usunięcia rekordu (o ile jest do tego uprawniony);



służący do wyszukiwania rekordów opisujących rezerwacje wg tego właśnie kryterium. Tak

więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące rezerwacji wpisanych przez Jana Kowalskiego

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych rezerwacjom,

które wprowadzone zostały przez tego użytkownika;

• kolumna Pracownik – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który zarezerwował

dany zasób. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący

do wyszukiwania rekordów opisujących rezerwacje wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby

znaleźć wszystkie rekordy dotyczące rezerwacji dokonanych przez Jana Kowalskiego


takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych rezerwacjom

dokonanych przez tego użytkownika;

• kolumna Data – zawiera informację o czasie trwania rezerwacji. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich rezerwacji z

danego okresu ustalić należy rozpiętość czasową jaką system powinien wziąć pod uwagę

podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących nieobecności. Do tego celu służą dwa

pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretną datę wprowadzić należy za pomocą systemowego


pól Od/Do.

• kolumna Zasób – kolumna zawiera nazwę zasobu, który został zarezerwowany. W nagłówku

(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów

opisujących rezerwacje wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy

dotyczące rezerwacji zasobu „Laptop firmowy” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w

polu Zasób taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych rezerwacjom tego przedmiotu;

• kolumna Temat - zawiera opis danej rezerwacji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące rezerwacji opisane jako

„Projektor zarezerwowany na prezentację” wystarczy w polu Temat wpisać taką frazę.


rezerwacjom zawierającym taki temat. Istnieje również możliwość zastosowania


• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z daną rezerwacją.



rekordy dotyczące rezerwacji związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu Kontrahent



poświęconych rezerwacjom powiązanym z danym kontrahentem. Istnieje również możliwość










menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści na

temat rezerwacji, edycja zapisanych tam danych (tylko administrator lub właściciel rekordu) oraz

usunięcie rekordu (tylko administrator).



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu rezerwacji




WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych dotyczących rezerwacji którekolwiek z pól nie

zostało wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .






Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie.

Osoba, która zgłosiła chęć rezerwacji zasobu w każdej chwili może zmodyfikować informacje

zapisane w rekordzie ją opisującym. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na

symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord,

a następnie za pomocą formularza Dane dotyczące rezerwacji wprowadzić niezbędne poprawki.










bazy.

Kalendarz rezerwacji

System ITCube umożliwia łatwe przeglądanie rezerwacji w obrębie jednego miesiąca bądź

konkretnego dnia. Aby skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Intranet->Kalendarz

rezerwacji. Następnie program otworzy okno Kalendarz miesięczny zawierające tabelę z

rozkładem rezerwacji na dni. Każda komórka tabeli reprezentuje pojedynczy dzień (numer dnia

jest podany w lewym górnym rogu), w której wypisane są wszystkie rezerwacje na konkretny

dzień. W przypadku rezerwacji jednodniowych obok nazwy rezerwacji system wypisuje zakres jej

czasu trwania. Inaczej wygląda wypisanie rezerwacji kilkudniowej, które zawiera czas rozpoczęcia

rezerwacji (w pierwszym dniu trwania), czas zakończenia (w ostatnim dniu jej trwania) a dni

pośrednie rezerwacji są oznaczone jako Całodniowa.

Miesięczny kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie rezerwacji. Aby zarezerwować zasób

należy kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru dnia, na który chcemy dokonać

rezerwacji. Następnie należy wybrać godziny w jakich rezerwacja ma trwać oraz kliknąć w przycisk

Rezerwuj zasób. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można

otrzymać wybierając opcje Intranet->Rezerwuj zasób.

Na dole Miesięcznego kalendarza znajdują się dodatkowe pola Zasób oraz Pracownik i Dział. Dzięki

nim możliwe będzie przeglądanie rezerwacji dotyczących konkretnego zasobu bądź dokonanych

przez wybranych użytkowników systemu ITCube.

Jeśli chcemy by system wyświetlił kalendarz rezerwacji na konkretny dzień wystarczy z poziomu

kalendarza miesięcznego wybrać interesujący nas dzień. System zapamięta ustawienia

parametrów Zasób i Pracownik oraz Dział oraz otworzy nowe okno z dniowym kalendarzem

rezerwacji.

Wprowadzanie tematów pomocy wewnętrznej (*)

Pomoc wewnętrzna w przedsiębiorstwie jest bardzo wygodnym narzędziem. Dobrze przemyślana

jest w stanie zaoszczędzić wiele czasu lub nawet zastąpić szkolenia np. dla nowo przyjętych

pracowników.

Zanim rozpoczniemy budować pomoc wewnętrzną należy zdefiniować tematy pomocy. Aby to

uczynić należy wybrać polecenie Intranet->Słowniki->Tematy pomocy. Po wybraniu tej opcji


system ITCube otworzy nowy formularz (Tematy pomocy) składający się z dwóch okien, dzięki

któremu można będzie:

• wprowadzić do systemu nowy temat pomocy – wypełniając pole Nazwa w oknie Dodaj

temat pomocy a następnie wciskając przycisk Dodaj;

• zmienić nazwę istniejącego tematu – poprzez wybranie nazwy tematu, który chcemy

zmienić, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj temat pomocy. Wybrana nazwa



• usunąć wprowadzony wcześniej temat – wybierając odpowiednią nazwę za pomocą

rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj temat pomocy i klikając w

przycisk Usuń.

Definiowanie treści pomocy wewnętrznej (*)

Definicji treści pomocy wewnętrznej dokonać można za pomocą polecenia Intranet->Pomoc

wewnętrzna. Wybranie tej opcji przez administratora lub osobę z uprawnieniami do tworzenia

pomocy wewnętrznej spowoduje wyświetlenie dotychczasowej pomocy w trybie edycji. By dodać

do danego tematu nową pozycję (parę Pytanie/Odpowiedź) wystarczy kliknąć w przycisk

znajdujący się po jego lewej stronie i z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj pozycję.

Otwarty zostanie formularz z następującymi polami:

• Pytanie – pole, które zostanie wyświetlone na liście pozycji dotyczących danego tematu.

Zawiera pytanie, na które pracownik chce znaleźć odpowiedź;

• Odpowiedź – pole zawierające szczegółową odpowiedź na zdefiniowane w poprzednim polu

pytanie. Treść tego pola zostanie wyświetlona gdy użytkownik kliknie na link symbolizujący

dane pytanie w liście pozycji dotyczących danego tematu.

• Prawa – sekcja pozwalająca określić które grupy użytkowników będą miały prawo do

odczytu oraz edycji dodawanego rekordu.

WAŻNE: Lista pozycji wyświetlana jest w porządku alfabetycznym. Tak więc jeśli zależy nam na

określonym porządku należy treść pytań poprzedzać numerami porządkowymi.

WAŻNE: Aby wyświetlić listę pozycji poświęconych danemu tematowi należy kliknąć na nazwę

tematu.

Jeśli zaistnieje taka potrzeba dana pozycja może zostać zmieniona bądź usunięta.

Usunięcia/Edycji pozycji dokonuje się wciskając przycisk znajdujący się po jej lewej stronie oraz

wybierając odpowiednią opcję.

Przeglądanie pomocy wewnętrznej

Przeglądu pomocy dokonujemy używając polecenia Intranet->Pomoc wewnętrzna. Wybranie

tej opcji spowoduje wyświetlenie pomocy w trybie odczytu. Pomoc składa się z głównych tematów

oraz pozycji z nimi związanych. Zarówno tematy jak i ich pozycje posortowane są alfabetycznie.


Po odnalezieniu interesującego nas pytania wystarczy nacisnąć je - co spowoduje otworzenie

nowego okna z odpowiedzią na nie. Dodatkowo na górze okna Lista dostępnych tematów oraz

pytań/odpowiedzi znajdują się mechanizmy do łatwego wyszukiwania odpowiedzi na nurtujące nas

pytanie. Szukanie w bazie pomocy intranetowej możliwe jest po kategorii oraz dowolnej frazie

zawartej w pytaniu lub odpowiedzi.

Ekstranet

Jedną z najnowocześniejszych form sprzedaży, która w szybkim tempie rozwija się dzięki sieciom

komputerowym jest sprzedaż na odległość – dokonująca się za pomocą tzw. sklepów

internetowych. Stworzenie takiego sklepu jest możliwe również dzięki systemowi ITCube, który

wyposażony został w odpowiednie narzędzia umożliwiające konfigurację i zarządzanie takim

właśnie wirtualnym punktem sprzedaży. System ITCube oferuje jednak o wiele więcej niż zwykły

sklep internetowy. Dzięki modułowi Ekstranet możliwe jest także stworzenie nowego kanału

komunikacji z klientem. Oprócz sprzedaży moduł ten oferuje nam możliwość komunikacji z

grupami kontrahentów poprzez tablicę ogłoszeń, formularze, udostępnianie kontrahentom

dokumentów firmowych oraz umożliwienie im wglądu w etap realizacji złożonych przez nich

zamówień. Dodatkowo w przypadku posiadania modułu Serwis, Ekstranet umożliwi składanie

zleceń serwisowych Klientom oraz możliwość sprawdzenia stanu ich realizacji. Wszystkie opcje

związane z modułem Ekstranet zgromadzone zostały w menu Ekstranet i są dostępna dla

administratora systemu oraz wszystkich tych użytkowników, którym podczas zakładania ich profilu

przydzielone zostały prawa zarządzania Ekstranetem.

Podgląd

Opcja Ekstranet->Podgląd umożliwia obejrzenie stworzonej przez nas strony internetowej oraz

sklepu w odrębnym oknie oraz przetestowanie poprawności działania wszystkich jego

mechanizmów.

O firmie/Konfiguracja

Polecenie Ekstranet->O firmie/Konfiguracja otwiera nowy formularz, za pomocą którego

można skonfigurować wygląd oraz parametry Ekstranetu. Cały formularz podzielony jest na dwa

okna. Pierwsze z nich (Dane dotyczące informacji) służy do wprowadzenia informacji, które ukażą

się Ekstranecie w zakładce O firmie.

Drugie z okien (Dodatkowe dane dotyczące ekstranetu) służy określeniu dodatkowych

parametrów. I tak mamy tu do czynienia z następującymi polami:

• Logowanie - pole, w którym właściciel ekstranetu zadecydować może czy dostęp do

zasobów sklepu internetowego uzyska osoba kontaktowa reprezentująca jednego z naszych

kontrahentów dopiero po procesie rejestracji (opcja Login wymagany) bądź od razu po

wejściu na stronę (opcja Login niewymagany). W drugim przypadku wejście na strony


ekstranetu możliwe jest więc także dla dowolnej osoby. Tryb ten jednak gwarantuje, iż

użytkownik ekstranetu nie będzie miał dostępu do składania zamówień, odczytywania

informacji/dokumentów itd. Moduł ekstranetowy służy więc w tym przypadku tylko za

narzędzie prezentacji asortymentu firmy;

• Tytuł – pole służące określeniu tytułu naszej strony, który wyświetlany będzie na górnej

belce przeglądarki internetowej;

• Słowa kluczowe – pole edycyjne, w którym podać należy słowa kluczowe ułatwiające

wyszukiwarkom internetowym zakwalifikowanie naszej strony do odpowiedniej kategorii

tematycznej;

• Opis słów kluczowych – pole edycyjne umożliwiające podanie krótkiego opisu strony –

również na potrzeby mechanizmów poszukiwawczych;

• Kat. główna widoczna – pole służące określeniu czy kategoria główna ma być widoczna w

Ekstranecie.

Wszystkie wprowadzone ustawienia zaakceptować można za pomocą przycisku Zapisz, wciśnięcie

którego spowoduje zapisanie pliku konfigurującego.

Strona główna

Polecenie Ekstranet->Strona główna umożliwia zaprojektowanie strony głównej ekstranetu. Za

jego pomocą możliwe jest umieszczenie na tej stronie dowolnego pliku graficznego, a także

odpowiednio sformatowanego tekstu. Dokładny opis okna edycyjnego służącego umieszczaniu

treści znaleźć można w Aneksie. Kiedy zakończymy wpisywać treść należy zapisać nowo

stworzoną stronę główną w systemie za pomocą przycisku Zapisz. Zawsze można również

zrezygnować z zapisywania wyników swojej pracy – wybierając przycisk Anuluj.

Regulamin

Bardzo ważny z punktu widzenia kontaktów z klientem jest regulamin określający zasady na

jakich sklep internetowy oraz punkt informacyjny podejmuje się świadczyć swoje usługi. System

ITCube daje oczywiście możliwość zamieszczenia na stronach tworzonego za jego pomocą

ekstranetu takiego właśnie regulaminu. Jego treść umieścić można za pomocą polecenia

Ekstranet->Strona regulaminowa, wybranie którego spowoduje otwarcie okna edycyjnego –

identycznego z tym jakie wypełnić należy podczas wprowadzania treści strony głównej. Dokładny

opis okna edycyjnego znaleźć można w Aneksie. Kiedy zakończymy wpisywać treść należy zapisać

nowo stworzony regulamin w systemie za pomocą przycisku Zapisz. Zawsze można również

zrezygnować z zapisywania wyników swojej pracy – wybierając przycisk Anuluj.

Wprowadzanie nowego ogłoszenia

Jednym ze sposobów komunikacji mającej na celu powiadomienie dużej grupy ludzi o zaistniałym

zdarzeniu jest dodawanie ogłoszeń. Ogłoszenia są następnie widoczne przez kontrahentów

systemu na ekstranetowej tablicy ogłoszeń. Ogłoszenia wprowadzamy do systemu za pomocą


polecenia Ekstranet->Dodaj ogłoszenie Po wybraniu wyżej wspomnianej opcji, otwarty

zostanie nowy formularz Dodaj ogłoszenie. Za pomocą tego ogłoszenia określić będziemy mogli

wszystkie parametry nowo tworzonej wiadomości. I tak w formularzu tym znaleźć będziemy mogli

następujące pola:

• Temat (obowiązkowe) – pole pozwalające zdefiniować temat ogłoszenia;

• Data (obowiązkowe) – pola umożliwiające określić zakres czasowy, w którym będzie

publikowana informacja. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza,

który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data.

Datę można także wprowadzić przy użyciu klawiatury pamiętając o zachowaniu

odpowiedniego formatu daty;

• Odczyt – lista grup kontrahentów, którzy będą mogli odczytać wprowadzane ogłoszenie;


zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej ogłoszenie. Plik

dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Dokumenty. Po

kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system powinien otworzyć nowe okno, w którym



zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania ogłoszenia




systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczyć będzie tworzona właśnie wiadomość.

Wskazany w tym polu kontrahent (po zalogowaniu się do modułu ekstranet) będzie miał

możliwość wglądu w tę informację nie zależnie od wybranych opcji w polu Odczyt;

• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby kontaktowej

dla wybranej powyżej firmy;


dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;

• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wybranego

powyżej projektu, którego dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;

• Treść – pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samego ogłoszenia;



Ostatnie dwa pola formularza definiują Prawa dostępu do tworzonego właśnie rekordów. Są to

następujące pola:

• Odczyt/zapis – pola pozwalające określić, jaka grupa użytkowników (oprócz administratora

systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość dokonania odczytu bądź edycji danych

opisujących ogłoszenie. Aby wybrać kilka grup jednocześnie należy trzymając przyciśnięty

klawisz CTRL wybrać interesujące nas grupy klikając na nie lewym przyciskiem myszki;




wprowadzone przez nas informacje.

Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie ogłoszeń




Ekstranet->Ogłoszenia. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Ogłoszenia, za pomocą

którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.

Wyszukiwanie danych

Formularz Ogłoszenia składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy



ogłoszeniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.
















rekordu, typ informacji, firma z jaką powiązana jest dana informacja czy też jej data


sześciu kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści ogłoszenia, jej




systemu dane ogłoszenie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został



rozwijanego menu w polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie


• kolumna Data – zawiera informację o dacie aktualności danego ogłoszenia. W nagłówku



wszystkich ogłoszeń, według ich daty początkowej, ustalić należy zakres czasowy jaki





po prawej stronie pól Od, Do.




rekordy dotyczące ogłoszeń związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu

Kontrahent identyczną nazwę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych informacjom powiązanym z danym kontrahentem. Jeśli nie

pamiętamy pełnej nazwy kontrahenta możemy zastosować wyszukiwania za pomocą

wzorców;

• kolumna Temat – zawiera temat zdefiniowany przez użytkownika systemu. W nagłówku



ogłoszeń o temacie „Nowa promocja” wystarczy wpisać w polu Temat identyczną nazwę.


informacjom o temacie „Nowa Promocja”. Jeśli nie pamiętamy pełnego tematu ogłoszenia


• kolumna Opis – zawiera treść ogłoszenia. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące ogłoszeń które w treści

zawierają ciąg „Spotkanie” wystarczy wpisać w polu Treść identyczny ciąg znaków.


ogłoszeniom które „dotyczą” spotkań. Podczas wyszukiwania względem treści ogłoszenia


WAŻNE: Po lewej stronie przycisku „Szukaj” umieszczony został mechanizm pozwalający na

szybkie zawężenie wyników do ogłoszeń o typie „Intranetowe” bądź „Ekstranetowe”.



















wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone (Ekstranet->Dodaj ogłoszenie) podczas

tworzenia nowej wiadomości informacje.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania ogłoszenia którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na












wypełnić należało podczas wprowadzania nowego ogłoszenia (Ekstranet->Dodaj ogłoszenie).


Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego

wcześniej ogłoszenia i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie

poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza.

Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas

poprawki.







Zamówienia


przeglądu wszystkich wprowadzonych do systemu za pomocą mechanizmu sklepu internetowego

zamówień oraz dokonać ich rejestracji w systemie bądź odrzucenia. Do tego celu służy polecenie

Ekstranet->Zamówienia. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zamówienia, za


Wyszukiwanie danych

Formularz Zamówienia składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy



zamówieniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.















przeglądnięcia, akceptacji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy

służące do odnalezienia konkretnego rekordu za pomocą takich danych jak: nazwa kontrahenta,

imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz daty złożenia zamówienia. Okno składa się z czterech

kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści zamówienia,

akceptacji oraz usunięcie danego rekordu;

• kolumna Data złożenia – zawiera informację o dacie wprowadzenia danego zamówienia do

systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy dotyczące wszystkich zamówień, według ich daty wprowadzenia, ustalić należy

zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy

rekordów dotyczących zamówień. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data

złożenia. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który

jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez

wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, który złożył w systemie dane

zamówienie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący


rekordy dotyczące zamówień złożonych w ekstranecie przez firmę „Coca Cola” wystarczy

wpisać w polu edycyjnym Nazwa frazę „Coca Cola” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk


zamówieniom związanych z kontrahentami o nazwę „Coca Cola”. Istnieje również możliwość


• kolumna Kontakt – pole zawierające informację o osobie kontaktowej, która złożyła

zamówienie w imieniu danego kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich zamówień

związanych z osobą o nazwisku Kowalski, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Osoba

kontaktowa frazę „Kowalski” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim zamówieniom

złożonym przez osobę o nazwisku Kowalski. Istnieje również możliwość zastosowania








Podgląd / Akceptacja zamówień / Usuwanie wyszukanych rekordów zamówień




informacji, akceptacja (rejestracja w systemie) oraz usunięcie rekordu poświęconego danemu

zamówieniu (opcja dostępna tylko dla administratora).



• klikając lewym przyciskiem myszki w dowolne pole wybranego z listy wyników zamówienia;




wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat zamówienia zgromadzone podczas

wprowadzania zamówienia do systemu (okno: Dane dotyczące zamówienia ekstranetowego).





Akceptacja zamówienia

W każdej chwili istnieje możliwość akceptacji danego zamówienia. Aby to uczynić należy kliknąć


wybrać opcję Akceptuj zamówienie. Po wydaniu tego polecenia system otworzy nowe okno

identyczne z tym, które otrzymamy wybierając opcję Handel->Dodaj ofertę/zamówienie.

Dodatkowo zostaną wypełnione wszystkie pola z informacjami dotyczącymi zamówienia

ekstranetowego. Korzystając z tego formularza można w dowolny sposób edytować dane

zamówienia. Ostatnim krokiem akceptacji zamówienia ekstranetowego jest kliknięcie w przycisk

Zapisz. Po wykonaniu tego kroku rekord zostanie automatycznie przeniesiony do tabeli

Zamówienia, do której dostęp uzyskać można za pomocą polecenia Handel->Zamówienia, lub

Handel->Oferty (o ile został zmieniony status zamówienia ekstranetowego na Ofertę).

Usuwanie rekordu

Każdy z rekordów poświęconych zamówieniom można w dowolnej chwili usunąć z systemu (zanim

zamówienie zostało zaakceptowane). Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na

symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord.

Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia


wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru)

skasuje wskazany rekord z bazy.

Zlecenia serwisowe


przeglądu wszystkich wprowadzonych do systemu za pomocą Ekstranetu zleceń serwisowych oraz

dokonać ich rejestracji w systemie bądź odrzucenia. Do tego celu służy polecenie Ekstranet-

>Zlecenia serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zlecenia serwisowe, za


Wyszukiwanie danych

Formularz Zlecenia serwisowe składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji



jednym zamówieniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne














przeglądnięcia, akceptacji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy

służące do odnalezienia konkretnego rekordu za pomocą takich danych jak: nazwa kontrahenta,

imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz daty złożenia zlecenia. Okno składa się z czterech

kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści zlecenia,

akceptacji oraz usunięcie danego rekordu;

• kolumna Data złożenia – zawiera informację o dacie wprowadzenia danego zlecenia do

systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do



rekordy dotyczące wszystkich zleceń serwisowych, według ich daty złożenia, ustalić należy

zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy. Do

tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data złożenia. Konkretne wartości wprowadzić

należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.

Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej

stronie pól Od, Do.

• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, który złożył w systemie dane zlecenie.



rekordy dotyczące zleceń serwisowych złożonych w ekstranecie przez firmę „Coca Cola”

wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontrahent frazę „Coca Cola” i nacisnąć klawisz Enter

bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów

poświęconych wszystkim zleceniom serwisowym związanych z kontrahentami o nazwę „Coca

Cola”. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Kontakt – pole zawierające informację o osobie kontaktowej, która złożyła zlecenie

w imieniu danego kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich zamówień związanych z osobą o nazwisku

Kowalski, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontakt frazę „Kowalski” i nacisnąć klawisz


poświęconych wszystkim zleceniom serwisowym złożonym przez osobę o nazwisku

Kowalski. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;






Podgląd / Akceptacja zleceń / Usuwanie zleceń




informacji, akceptacja (rejestracja w systemie) oraz usunięcie rekordu poświęconego danemu

zleceniu (opcja dostępna tylko dla administratora).



• klikając lewym przyciskiem myszki w dowolne pole wybranego z listy wyników;





wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat zlecenia serwisowego.





Akceptacja zlecenia

W każdej chwili istnieje możliwość akceptacji danego zlecenia. Aby to uczynić należy kliknąć


wybrać opcję Akceptuj zlecenie. Po wydaniu tego polecenia system otworzy nowe okno identyczne

z tym, które otrzymamy wybierając opcję Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe. Dodatkowo

zostaną wypełnione wszystkie pola z informacjami wprowadzonymi w zleceniu ekstranetowym.

Korzystając z tego formularza można w dowolny sposób edytować dane zlecenia. Ostatnim

krokiem akceptacji zlecenia ekstranetowego jest kliknięcie w przycisk Zapisz. Po wykonaniu tego

kroku rekord zostanie automatycznie przeniesiony do tabeli zleceń serwisowych, do której dostęp

uzyskać można za pomocą polecenia Serwis->Zlecenia serwisowe.

Usuwanie rekordu

Każdy z rekordów poświęconych zleceniom można w dowolnej chwili usunąć z systemu (zanim

zlecenie zostało zaakceptowane). Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na

symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord.

Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia

wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru)

skasuje wskazany rekord z bazy.

Formularze (*)

System ITCube pozwala na umieszczanie na stronach ekstranetu dowolnej ilości formularzy.

Formularze będą dostępne dla każdej osoby korzystającej ze stron naszego ekstranetu nawet bez

uprzedniego zarejestrowania się w systemie (o ile w konfiguracji ekstranetu ustawiliśmy opcję

Logowanie na wartość Login niewymagany). Jako, iż formularz może zostać wykorzystany przez

dowolną osobę (niekoniecznie zarejestrowanego klienta) można go wykorzystać np. do pobierania

informacji o kontrahentach, których interesuje współpraca z naszą firmą. Polecenie Ekstranet-

>Formularze umożliwia administrowanie formularzami dostępnymi w systemie. I tak po

wybraniu tej opcji system otworzy formularz Formularze, w którym będziemy mogli dodać nowe

formularze, bądź zmodyfikować/usunąć już istniejące.

Dodawanie nowego formularza


Nowy formularz rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj pozycję

słownika:

• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany sposób będzie

funkcjonował w systemie. Jako, iż nazwa ta będzie widoczna przez osobę używającą

naszych stron ekstranetowych ważne by dobrze oddawała sens formularza np. była

pytaniem, na które chcemy uzyskać odpowiedź od osoby odwiedzającej naszą stronę

ekstranetową.

WAŻNE: Lista dostępnych formularzy wyświetlana jest w porządku alfabetycznym. Jeżeli zależy

nam na ustaleniu formularza, który będzie domyślnie wyświetlany jako pierwszy, należy zaznaczyć

okno Formularz domyślny.

Po wypełnieniu pól nowy rekord zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź zrezygnować z

jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk Anuluj.

Modyfikowanie/Usuwanie formularza

W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy istniejącego

formularza, bądź usunięcia go z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez wybranie jego

nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj formularz i poprawienie tekstu,

który pojawi się w polu edycyjnym poniżej zatwierdzając następnie swoje poprawki wciśnięciem

przycisku Zapisz. Usunąć rekord można wciskając przycisk Usuń.

Lista zgłoszeń z formularzy

Dane zgłoszone przez odwiedzających naszą stronę internautów, za pomocą dostępnych na

naszych stronach ekstranetowych formularzy, przeglądać możemy używając polecenia Ekstranet-

>Lista zgłoszeń. Po wybraniu tego polecenia system wyświetli listę wszystkich formularzy (w

porządku alfabetycznym) wraz z listami zgłoszeń w obrębie każdego z nich. Każde zgłoszenie

opisane jest poprzez Nazwę kontrahenta oraz jego Adres. Chcąc wyświetlić wszystkie dane

dotyczące zgłoszenia należy użyć przycisku znajdującego się po jego lewej stronie oraz z menu

kontekstowego wybrać opcję Zarejestruj kontrahenta. Pozwoli to jednocześnie na podgląd

wszystkich informacji dotyczących zgłoszenia jak i na automatyczne zarejestrowanie kontrahenta

w bazie systemu ITCube. Jeśli nie chcemy dokonać rejestracji kontrahenta w systemie z menu

kontekstowego należy wybrać opcję Usuń rekord.

Obsługa poczty elektronicznej w systemie ITCube

System ITCube umożliwia porozumiewanie się nie tylko za pomocą systemu informacji i nie tylko z

pracownikami naszej firmy. Przewidziana została również możliwość wysyłania oraz odbioru

wiadomości e-mail do/od osób, z którymi utrzymujemy kontakty handlowe. System oferuje także

mechanizmy łączenia korespondencji w dialogi mailowe (zbiory listów składających się na jeden


dialog). Dla usprawnienia procesu rozsyłania wiadomości system zakłada także możliwość

tworzenia specjalnych grup użytkowników, ujmujących wszystkie osoby spełniające pewne

określone podczas tworzenia tych grup warunki. Grupy takie wykorzystuje się następnie w

kampaniach mailingowych.

Baza grafik wykorzystywana w redagowaniu e-maili oraz faksów

Za nim zaczniemy redagować maile lub faksy sensownym wydaje się zbudowanie bazy grafik,

którą następnie będziemy wykorzystywać przy tworzeniu maili (faksów). Aby rozpocząć

zarządzanie grafikami należy wybrać opcję System->Baza grafik. System otworzy formularz

Baza grafik składający się z dwóch sekcji. Sekcja pierwsza, Ścieżka dostępu do pliku, umożliwia

zarejestrowanie pliku graficznego w systemie ITCube. Właściwy plik wskazujemy wybierając go za

pomocą przycisku Przeglądaj. Swoją decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Dodaj.

Wciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje przeniesienie użytkownika do Panelu głównego systemu

ITCube co równoznaczne będzie z nie wprowadzeniem do systemu żadnej nowej grafiki. Sekcja

druga, Modyfikuj/Usuń grafikę, umożliwia zmienienie nazwy lub typu już zarejestrowanego pliku

graficznego w systemie ITCube. Do dyspozycji mamy trzy różne typy grafik. Grafika prywatna

oznacza, iż obrazek będzie widoczny tylko i wyłącznie przez właściciela pliku. W przypadku Grafiki

publicznej wszyscy użytkownicy będą mogli wykorzystywać zarejestrowany plik graficzny,

natomiast gdy oznaczymy obrazek jako Domyślne logo firmowe to będzie on widoczny na

wydruku oferty bądź rewersu serwisowego. Aby zmodyfikować konkretną grafikę należy wybrać ją

z rozwijanej listy w polu Plik, a następnie wprowadzić aktualne dane. Swoją decyzję należy

zatwierdzić wciskając klawisz Zapisz. Analogicznie aby usunąć grafikę należy wybrać ją z

rozwijanej listy w polu Plik a następnie kliknąć w przycisk Usuń. W każdej chwili możemy

podglądnąć grafikę klikając w ikonę znajdujący się obok pola Plik.

Szablony listów elektronicznych

Aby przyspieszyć wysyłanie maili, system ITCube umożliwia stworzenie szablonów listów.

Szablonem może być przykładowo stopka użytkownika lub przygotowany list reklamowy. I tak aby

zdefiniować szablon listu lub go uaktualnić należy wybrać opcję Mail/Faks->Szablony-

>Szablony maili. Następnie program otworzy formularz Szablony maili, dzięki któremu

będziemy mogli:

• dodać nowy szablon - podając jego nazwę w polu Nazwa, określając czy ma to być szablon

prywatny (widoczny jedynie przez właściciela) czy publiczny (widoczny przez wszystkich

użytkowników). Następnie należy wprowadzić temat oraz właściwą treść szablonu oraz

odpowiedniego ją sformatować. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych

bezpośrednio nad polem edycyjnym: Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w

Aneksie. Po wykonaniu tych czynności należy dodać szablon klikając w przycisk Dodaj

znajdujący się na dole formularza;

• zmodyfikować szablon - poprzez wybranie nazwy szablonu, który chcemy zmienić.

Następnie należy wprowadzić aktualne dane dotyczące nazwy, typu oraz wyglądu szablonu.

Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;


• usunąć szablon - wybierając odpowiednią nazwę za pomocą rozwijanego menu w polu

Szablon i klikając w przycisk Usuń.

WAŻNE: W treści szablonu można użyć zmiennych które podczas wysyłania korespondencji

zamienione zostaną na rzeczywiste wpisy: !Firma_Nazwa!, !Firma_Państwo!, !Firma_Miasto!, !

Firma_Kod!, !Firma_Ulica!, !Kontakt_Nazwisko!, !Kontakt_Imię!, !Kontakt_Państwo!, !

Kontakt_Miasto!, !Kontakt_Kod!, !Kontakt_Ulica!, !Data!, !Data_Czas!.

Redagowanie i wysyłanie poczty elektronicznej

Stworzenie oraz wysłanie nowej wiadomości e-mail możliwe jest za pomocą polecenia Mail/Faks-

>Wyślij email. Wybranie tego polecenia spowoduje otworzenie formularza "Wyślij email", za

pomocą którego ustalić można wszystkie parametry wysyłanego e-maila. Pole "Od" wysyłanej

wiadomości zostaje automatycznie wypełnione adresem skrzynki pocztowej użytkownika

wysyłającego list (pole Email zwrotny w profilu użytkownika). W formularzu tym mamy do

czynienia z następującymi polami:

• Priorytet – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić ważność listu;

• Kontrahent – pole, w którym możemy związać list z kontrahentem;

• Kontakt – pole, w którym możemy związać list z osobą kontaktową reprezentującą

wskazanego wyżej kontrahenta;

• Projekt – pole, w którym możemy związać mail z konkretnym projektem;

• Etap projektu - dodatkowo możemy związać mail z konkretnym etapem projektu;

• Temat - pole edycyjne umożliwiające ustalenie nagłówka/tematu rozsyłanej wiadomości.

Informacja tu wpisana będzie później widoczna jako temat wiadomości, którą otrzyma

adresat listu;

• Adres odbiorcy (obowiązkowe) – pole edycyjne ustalające adres odbiorcy;

WAŻNE: Zmiana pola Kontrahent oraz Kontakt powoduje wypełnienie pola Adres odbiorcy

wartością domyślnie przypisaną danemu kontrahentowi/kontaktowi. Aby mechanizm rozsyłania

wiadomości był narzędziem wydajnym i wygodnym pamiętać więc należy o podawaniu adresów e-

mail podczas tworzenia profili kontrahentów czy też osób kontaktowych.

WAŻNE: Jeśli wybrana zostanie wartość w polu Projekt pole Temat uzupełnione zostanie o numer

projektu objęty znakami #. Dzięki temu odpowiedź na nasz list zostanie automatycznie spięta z

projektem (jeśli tylko osoba odpowiadająca na nasz mail zrobi to za pomocą funkcji

„Odpowiedz”).

• CC - adres, na który zostanie wysłana kopia listu;

• Załączniki - pole umożliwiające dołączenie do listu dowolnych plików, które zawierać mogą

informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej wiadomość. Plik dołącza się klikając

w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Pliki. Po kliknięciu na wyżej wspomniany

przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są wszystkie dostępne


(wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument) w

systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to

zrobić podczas redagowania listu klikając przycisk . Więcej informacji na temat dołączania

plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;

• Treść – pole edycyjne służące wprowadzaniu właściwej treści wiadomości oraz

odpowiedniego jej sformatowania. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych

bezpośrednio nad polem edycyjnym. Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w

Aneksie.

WAŻNE: W momencie gdy zapisujemy mail mamy możliwość zapisania go do “Buforu”. W takim

przypadku będziemy mieli możliwość późniejszej edycji treści wiadomości. Dopóki korespondencja

znajduję się w buforze system ITCube jej nie wyśle.

Po określeniu wszystkich wymaganych parametrów można przystąpić do wysłania listu

elektronicznego. Wciśnięcie przycisku Wyślij spowoduje wysłanie stworzonej wiadomości,

analogicznie wybranie opcji Anuluj spowoduje powrót do Panelu głównego systemu ITCube bez

podejmowania jakiegokolwiek działania.

Historia korespondencji – skrzynka nadawcza

Dowolny użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie listy wysłane

przez siebie. Dostęp do archiwum wiadomości użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór w

menu systemowym Mail/Faks polecenia Skrzynka nadawcza (email). Polecenie to spowoduje

otwarcie nowego okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię

korespondencji.

















służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego wiadomość elektroniczną za pomocą

takich danych jak choćby: właściciel rekordu, adresat e-maila, jego temat czy też data wysłania.

Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.

• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, status wiadomości (oczekuje, wysłany),

a także co niezwykle ważne – przycisk akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp

do takich opcji jak wyświetlenie jego treści, wysłania listu ponownie. Administrator może

skorzystać również z opcji usunięcia danego rekordu z bazy. Liczba w nawiasie w tej

kolumnie sygnalizuje ilość nieudanych prób wysłania listu. Po trzech nieudanych próbach

liczba zastępowana jest symbolem (N) a system zaprzestaje kolejnych prób. By otrzymać

informacje o przyczynie wystąpienie błędu należy otworzyć link klikając w liczbę/literę N;



osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które sama wysłała. Wyjątkiem

jest tutaj administrator systemu lub osoba posiadająca prawa do odczytu listów innych

użytkowników. W takim przypadku możliwe będzie wybranie dowolnej osoby z listy

wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania wiadomości. W nagłówku



wszystkich wiadomości, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić należy zakres

czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do

tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości wprowadzić



stronie pól Od, Do;

• kolumna Kontrahent/Kontakt/Email – kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, do

której adresowana była wiadomość e-mail. Jeśli list nie został związany z

kontrahentem/kontaktem (na przykład wysłany został do firmy nie zarejestrowanej w

systemie) można posłużyć się polem Email. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu mamy

możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców. W nagłówku (poniżej nazwy


wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące

wiadomości adresowanych do firmy „Coca Cola” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w

polu Kontrahent taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie

wszystkich rekordów poświęconych wiadomościom wysłanym do firmy „Coca Cola”;

• kolumna Temat – zawiera temat wiadomości, którą wysłaliśmy. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy o temacie „Ważne

spotkanie” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Temat taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz

Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów


poświęconych wiadomościom o takim właśnie temacie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy

mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.




Oprócz wyżej wspomnianych mechanizmów przeszukiwania bazy ważne są także trzy przyciski

znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie wysłane listy na trzy główne grupy. Listy,

które nie zostały jeszcze wysłane (Oczekujące), listy które zostały już wysłane (Wysłane) oraz

listy, które wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum

(standardowy horyzont archiwizacji wynosi jeden miesiąc). Rozwiązanie takie pozwala przede

wszystkim na szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych wysyłanej korespondencji.

Na dole formularza znajduje się także pole Treść pozwalające na przeszukiwanie korespondencji

względem jej treści oraz pole Tylko niepowiązane pozwalające wychwycić tylko maile których nie

udało sie automatycznie spiąć z kontrahentem bądź osobą kontaktową.





• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu listu elektronicznego





wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania wiadomości do

systemu.

WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na








Ponowne wysyłanie zapisanych listów

Każdy list znajdujący się w skrzynce nadawczej może być w dowolnym momencie wysłany

ponownie do adresata (na przykład w momencie uzyskania informacji, iż adresatowi nie udało się

poprawnie odebrać korespondencji). By wysłać list ponownie wystarczy wybrać opcję Wyślij

ponownie z menu kontekstowego związanego z danym listem.






bazy.

Historia korespondencji - skrzynka odbiorcza

Użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie odebrane listy. Dostęp

do archiwum wiadomości użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór w menu systemowym

Mail/Faks polecenia Skrzynka odbiorcza (email). Polecenie to spowoduje otwarcie nowego

okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię odebranej korespondencji.






















treści, wysłanie odpowiedzi, ręcznego związania z kontrahentem/projektem bądź pytaniem,

na które odpowiada odebrany list. Każdy użytkownik może skorzystać również z opcji

usunięcia danego rekordu z bazy;



osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które zostały wysłane do niej.

Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu, który wybrać będzie mógł dowolną osobę z

listy wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania wiadomości. W nagłówku



wszystkich wiadomości, według ich daty otrzymania od odbiorców, ustalić należy zakres






• kolumna Kontrahent/Kontakt/Email – kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, która

wysłała wiadomość e-mail. Jeśli list nie został związany z kontrahentem/kontaktem (na

przykład wysłany został przez firmę nie zarejestrowaną w systemie bądź z nietypowego

adresu e-mail) można posłużyć się polem Email. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu mamy

możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców. W nagłówku (poniżej nazwy


wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie listy wysłane do

firmy TOMEX wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kontrahent taką właśnie

wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów

poświęconych wiadomościom wysłanym przez firmę TOMEX;

• kolumna Temat – zawiera temat odebranej wiadomości. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone wiadomości o

nazwie „Świąteczna promocja” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa taką właśnie

frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie listy rekordów poświęconych wiadomościom o takim właśnie temacie. Jeśli nie

pamiętamy pełnej nazwy mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.






znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie odebrane listy na trzy główne grupy.

Listy, które nie zostały jeszcze przeczytane (Nowe), listy już przeczytane (Przeczytane) oraz listy,

które wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum


wszystkim na szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych odebranej korespondencji.

Na dole formularza znajduje się także pole Treść pozwalające na przeszukiwanie korespondencji

względem jej treści oraz pole Tylko niepowiązane pozwalające wychwycić tylko maile których nie

udało sie automatycznie spiąć z kontrahentem bądź osobą kontaktową.





• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu listu elektronicznego





wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące odebranej wiadomości oraz lista odpowiedzi.



Wysyłanie odpowiedzi

Jeśli chcemy wysłać odpowiedź dotycząca odebranego listu możemy tego dokonać wybierając

opcję Wyślij odpowiedź. Spowoduje to otworzenie formularza analogicznego, do tego który

dostępny jest po wybraniu opcji Wyślij list. Niemniej jednak formularz ten zostanie wstępnie

wypełniony wartościami tak by zaoszczędzić użytkownikowi konieczności podawania adresu,

wybierania kontrahenta/kontaktu czy wypełniania pola temat. Dodatkowo dopisze on wysyłany

mail na listę odpowiedzi związanych z odebraną korespondencją.

Przypisywanie do pytania

Jeśli chcemy oznaczyć odebrany list jako odpowiedź na pytanie zadane przez nas w uprzednio

wysłanej korespondencji należy wybrać pozycję Zwiąż z pytaniem. Spowoduje to wyświetlenie

zawartości skrzynki nadawczej i umożliwi wskazanie listu źródłowego. Po wskazaniu listu bądź

wybraniu z nim związanej opcji Zwiąż z odpowiedzią nowo otwarte okno zostanie automatycznie

zamknięte.


Oznaczanie listu jako przeczytany

Jeśli chcemy oznaczyć odebrany list jako przeczytany należy wybrać pozycję Oznacz jako

przeczytany. Należy pamiętać, że dopóki w skrzynce odbiorczej znajduje się choć jeden list nie

oznaczony jako przeczytany system będzie informował użytkownika w Panelu głównym o tym, iż

jego skrzynka odbiorcza zawiera nowe listy.

Oznaczenie wszystkich nowych listów jako przeczytane

Jeśli chcemy wszystkie listy o statusie Nowy oznaczyć jako przeczytane wystarczy z menu

kontekstowego wybrać opcję Oznacz wszystkie listy jako przeczytane.

Usuwanie rekordu





bazy.

Obsługa faksów w systemie ITCube

System ITCube zapewnia komunikowanie się z kontrahentami lub osobami kontaktowymi nie tylko

za pomocą poczty elektronicznej ale także przy użyciu faksów. Moduł faksowy umożliwia wysyłanie

oraz odbiór faksów oraz późniejsze ich przeglądanie a także powiązanie z konkretnym

kontrahentem lub osobą kontaktową. Dodatkowo możliwe jest grupowe rozsyłanie faksów – tzw.

faksingi. Dzięki modułowi faksowemu historia kontaktów z firmami poszerza się o możliwość

przeglądnięcia wszystkich faksów związanych z danym kontrahentem. Moduł faksowy umożliwia

także stworzenie szablonów faksów przez co wysyłanie standardowych faksów (np. z ofertą

handlową) staje się bardzo proste i szybkie.

Szablony faksów

Aby przyspieszyć wysyłanie faksów, system ITCube umożliwia stworzenie szablonów faksów.

Szablonem może być przykładowo stopka użytkownika lub przygotowany faks reklamowy. I tak

aby zdefiniować szablon faksu lub go uaktualnić należy wybrać opcję Mail/Faks->Szablony-

>Szablony faksów. Następnie program otworzy formularz Szablony faksów, dzięki któremu

będziemy mogli:

• dodać nowy szablon - podając jego nazwę w polu Nazwa, określając czy ma to być szablon

prywatny (widoczny jedynie przez właściciela) czy publiczny (widoczny przez wszystkich

użytkowników). Następnie należy wprowadzić temat oraz właściwą treść szablonu oraz

odpowiedniego ją sformatować. Do tego celu służą dwa rzędy ikon umieszczonych

bezpośrednio nad polem edycyjnym. Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w


Aneksie. Po wykonaniu tych czynności należy dodać szablon klikając w przycisk Dodaj

znajdujący się na dole formularza;

• zmodyfikować szablon - poprzez wybranie nazwy szablonu, który chcemy zmienić.

Następnie należy wprowadzić aktualne dane dotyczące nazwy, typu oraz wyglądu szablonu.

Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;

• usunąć szablon - wybierając odpowiednią nazwę za pomocą rozwijanego menu w polu

Szablon i klikając w przycisk Usuń.

Redagowanie i wysyłanie faksów

Stworzenie oraz wysłanie nowego faksu możliwe jest za pomocą polecenia Mail/Faks->Wyślij

faks. Wybranie tego polecenia spowoduje otworzenie formularza Wyślij faks, za pomocą którego

ustalić można wszystkie parametry wysyłanego faksu. W formularzu tym mamy do czynienia z

następującymi polami:

• Priorytet – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić ważność faksu;

• Kontrahent – pole, w którym możemy związać faks z kontrahentem;

• Kontakt – pole, w którym możemy związać faks z osobą kontaktową reprezentującą

wskazanego wyżej kontrahenta;

• Projekt – pole, w którym możemy związać faks z konkretnym projektem;

• Etap projektu - dodatkowo możemy związać faks z konkretnym etapem projektu;

• Temat - pole edycyjne umożliwiające ustalenie nagłówka/tematu rozsyłanej wiadomości,

który umożliwi późniejsze odnalezienie w systemie;

• Numer odbiorcy (obowiązkowe) – pole edycyjne ustalające numeru faksu odbiorcy;

WAŻNE: Zmiana pola Kontrahent oraz Kontakt powoduje wypełnienie pola Numer odbiorcy

wartością domyślnie przypisaną danemu kontrahentowi/kontaktowi. Aby mechanizm rozsyłania

wiadomości był narzędziem wydajnym i wygodnym pamiętać więc należy o wprowadzaniu

numerów faksu podczas tworzenia profili kontrahentów czy też osób kontaktowych.

• Data – pole, w które należy wpisać termin wysłania faksu;

• Załączniki - pole umożliwiające dołączenie do faksu plików, których zawartość zostaje

doklejona za właściwą treścią faksu (jeśli takową posiada w innym przypadku wysłana

zostaje tylko zawartość plików). Ważne jest aby dołączony dokument był plikiem graficznym

w formacie gif, png bądź jpg, w przeciwnym wypadku system nie będzie wiedział jak

wyświetlić ten załącznik. Szerokość „kartki” faksu w systemie ITCube to 800 pikseli co

odpowiada wymiarowi kartki A4 skanowanej w rozdzielczości 100 dpi. Plik dołącza się

klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Załączniki. Po kliknięciu na wyżej




możemy to zrobić podczas redagowania faksu klikając przycisk . Więcej informacji na

temat dołączania plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;


• Treść – pole edycyjne służące wprowadzaniu właściwej treści faksu oraz odpowiedniego jej

sformatowania. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych bezpośrednio nad polem

edycyjnym. Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w Aneksie.

Po określeniu wszystkich wymaganych parametrów można zobaczyć jak faktycznie będzie

wyglądał faks klikając w ikonę Podgląd. Warto tutaj przypomnieć, iż przeglądarka internetowa

często skaluje dużej wielkości obrazy. W przypadku gdy obraz ma duży rozmiar może zostać

wyświetlony w nieczytelny sposób. W takim przypadku należy powiększyć go do normalnych

rozmiarów klikając w ikonę do tego służącą. Gdy zadecydujemy, iż faks jest już należycie

przygotowany wystarczy wcisnąć przycisk Wyślij, który spowoduje wysłanie stworzonej

wiadomości. Analogicznie wybranie opcji Anuluj spowoduje powrót do Panelu głównego systemu

ITCube bez podejmowania jakiegokolwiek działania.

Wysyłanie dokumentów TIFF i JPG faksem

ITCube pozwala także na wysyłanie faskem dokumentów stworzonych w zewnętrznych

aplikacjach. Dotyczy to formatów TIFF oraz JPG. Z opcji tej warto skorzystać w sytuacji gdy zależy

nam na pełnej kontroli nad detalami graficznymi wysyłanego faksu. Programy umożliwiające

tworzenie plików TIFF (np. Microsoft WORD po zainstalowaniu wirtualnej drukarki drukującej do

pliku TIFF) oferują bowiem często większe możliwości edycyjne niż edytor HTML wbudowany w

system ITCube.

By wysłać plik TIFF bądź JPG faksem należy go uprzednio zarejestrować w bazie dokumentów.

Następnie należy wybrać opcję Wyślij jako faks (opcja dostępna tylko dla dokumentów o typie

TIFF bądź JPG). Spowoduje to otwarcie okna w którym można będzie doprecyzować informacje o

wysyłanym faksie. W szczególności podać jego temat, związać z kontrahentem oraz podać numer

na który powinien zostać wysłany. Domyślne wartości tych pól pobierane są z formularza

dokumentu który wysyłamy. Po akceptacji danych przyciskiem Zapisz faks zostanie umieszczony w

skrzynce nadawczej jako rekord z jednym załącznikiem oraz niedostępną treścią. Dalsza jego

droga jest analogiczna do faksu stworzonego w standardowy sposób – czyli przy użyciu edytora

HTML.

Historia korespondencji - faksy wysłane

Dowolny użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie faksy wysłane

przez siebie. Dostęp do archiwum korespondencji użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór

w menu systemowym Mail/Faks polecenia Skrzynka nadawcza (faks). Polecenie to spowoduje

otwarcie nowego okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię

korespondencji faksowej.













wyszukiwania precyzyjnego - będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które





takich danych jak choćby: właściciel rekordu, kontrahent/kontakt/numer odbiorcy, jego temat czy

też data wysłania. Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.

• kolumna Nr - zawiera numer porządkowy rekordu, status wiadomości (oczekuje, wysłany),

a także co niezwykle ważne - przycisk akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp

do takich opcji jak wyświetlenie jego treści, wysłania faksu ponownie. Administrator może

skorzystać również z opcji usunięcia danego rekordu z bazy. Symbol (N) w tej kolumnie

sygnalizuje, że wystąpiły błędy uniemożliwiające wysłanie faksu;

• kolumna Właściciel - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie


osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które sama wysłała. Wyjątkiem

jest tutaj administrator systemu oraz osoba mająca prawo do przeglądania korespondencji

innych użytkowników. W takim przypadku będzie istniała możliwość wyboru dowolnej osoby

z listy wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Data wysłania - zawiera informację o terminie wysłania faksu. W nagłówku



wszystkich wiadomości, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić należy zakres






• kolumna Kontrahent/Kontakt/Numer - kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, do

której adresowany był faks. Jeśli faks nie został związany z kontrahentem/kontaktem (na

przykład wysłany został do firmy nie zarejestrowanej w systemie) można posłużyć się polem

Numer. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


wyszukiwania rekordów opisujących wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby

znaleźć wszystkie rekordy dotyczące wiadomości adresowanych do firmy „Coca Cola”

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kontrahent taką właśnie wartość. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych wiadomościom

wysłanym do firmy „Coca Cola”. Jeśli w liście nie ma danego kontrahenta oznacza to, iż nie

wysyłaliśmy do niego żadnego faksu;

• kolumna Temat - zawiera temat faksu, który wysłaliśmy. W nagłówku (poniżej nazwy


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone wiadomości o

temacie „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Temat taką właśnie frazę i


wyświetlenie listy rekordów poświęconych wiadomościom o takiej właśnie nazwie. Jeśli nie






znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie wysłane faksy na trzy grupy. Faksy, które

nie zostały jeszcze wysłane (Oczekujące), faksy które zostały już wysłane (Wysłane) oraz faksy,

które wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum


wszystkim na szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych wysyłanej korespondencji.



Podgląd faksu wysłanego


• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu faksu znajdującego





wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania wiadomości do

systemu.


WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych którekolwiek z pól nie zostało wypełnione - na







Ponowne wysyłanie zapisanych faksów

Każdy faks znajdujący się w skrzynce nadawczej, który nie został poprawnie wysłany (np. numer

faksu był zajęty) może być w dowolnym momencie wysłany ponownie do adresata. By wysłać faks

ponownie wystarczy wybrać opcję Wyślij ponownie z menu kontekstowego związanego z danym

faksem.

Modyfikowanie danych dotyczących faksu

W każdej chwili możliwe jest zmienienie danych opisujących faks takich jak: kontrahent, osoba

kontaktowa, projekt, etap projektu oraz priorytet. Aby zmodyfikować dany rekord należy kliknąć








bazy.

Historia korespondencji - faksy odebrane

Użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie odebrane faksy. Dostęp

do archiwum wiadomości użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór w menu systemowym

Mail/Faks polecenia Skrzynka odbiorcza (faks). Polecenie to spowoduje otwarcie nowego

okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię odebranej korespondencji

faksowej.






















treści, wysłanie odpowiedzi, ręcznego związania z kontrahentem/projektem bądź pytaniem,

na które odpowiada odebrany list. Każdy użytkownik może skorzystać również z opcji

usunięcia danego rekordu z bazy;



osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które zostały wysłane do niej.

Wyjątkiem jest tutaj administrator oraz użytkownik systemu z przyznanym uprawnieniem

„Przeglądanie faksów innych użytkowników”, który wybrać będzie mógł dowolną osobę z

listy wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania faksu. W nagłówku



wszystkich faksów, według ich daty otrzymania od odbiorców, ustalić należy zakres czasowy

jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do tego celu

służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości wprowadzić należy do

tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do

kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej stronie pól

Od, Do;

• kolumna Kontrahent/Kontakt/Numer – kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, która

wysłała faks. Jeśli faks nie został związany z kontrahentem/kontaktem (na przykład wysłany

został przez firmę nie zarejestrowaną w systemie bądź z nieznanego numeru) można

posłużyć się polem Numer. Jeśli nie pamiętamy pełnego numeru mamy możliwość

zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)

umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących faksy wg


tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie faksy wysłane przez firmę TOMEX

wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kontrahent taką właśnie wartość. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych faksom wysłanym

przez firmę TOMEX;

• kolumna Temat – zawiera temat odebranego faksu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)


właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone faksom o nazwie

„Świąteczna promocja” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i


wyświetlenie listy rekordów poświęconych faksom o takim właśnie temacie. Jeśli nie






znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie odebrane faksy na trzy główne grupy.

Faksy, które nie zostały jeszcze przeczytane i prawdopodobnie nie zostały jeszcze związane z

adresatem oraz odbiorcą (Nowe), faksy już przeczytane (Przeczytane) oraz faksy, które

wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum (standardowy

horyzont archiwizacji wynosi jeden miesiąc). Rozwiązanie takie pozwala przede wszystkim na

szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych odebranej korespondencji.





• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu faksu znajdującego





wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące odebranego faksu oraz lista odpowiedzi.

WAŻNE: By poprawnie wyświetlić treść faksów konieczne jest zainstalowanie na komputerze

oprogramowania pozwalającego na wyświetlanie plików TIFF.




Wysyłanie odpowiedzi

Jeśli chcemy wysłać odpowiedź dotycząca odebranego faksu możemy tego dokonać wybierając

opcję Wyślij odpowiedź. Spowoduje to otworzenie formularza analogicznego, do tego który

dostępny jest po wybraniu opcji Wyślij faks. Niemniej jednak formularz ten zostanie wstępnie

wypełniony wartościami tak by zaoszczędzić użytkownikowi konieczności podawania numeru,

wybierania kontrahenta/kontaktu czy wypełniania pola temat. Dodatkowo dopisze on wysyłany

faks na listę odpowiedzi związanych z odebraną korespondencją.

Przypisywanie do pytania

Jeśli chcemy oznaczyć odebrany faks jako odpowiedź na pytanie zadane przez nas w uprzednio

wysłanej korespondencji należy wybrać pozycję Zwiąż z pytaniem. Spowoduje to wyświetlenie

zawartości skrzynki nadawczej i umożliwi wskazanie faksu źródłowego. Po wskazaniu faksu bądź

wybraniu z nim związanej opcji Zwiąż z odpowiedzią nowo otwarte okno zostanie automatycznie

zamknięte.

Oznaczanie faksu jako przeczytany

Jeśli chcemy oznaczyć odebrany faks jako przeczytany należy wybrać pozycję Oznacz jako

przeczytany. Należy pamiętać, że dopóki w skrzynce odbiorczej znajduje się choć jeden faks nie

oznaczony jako przeczytany system będzie informował użytkownika w Panelu głównym o tym, iż

jego skrzynka odbiorcza zawiera nowe faksy.

Oznaczenie wszystkich nowych faksów jako przeczytane

Jeśli chcemy wszystkie faksy o statusie Nowy oznaczyć jako przeczytane wystarczy z menu

kontekstowego wybrać opcję Oznacz wszystko jako przeczytane.

Usuwanie rekordu





bazy.

Korespondencja grupowa w systemie ITCube

System ITCube umożliwia tworzenie trzech rodzajów korespondencji grupowej. Pierwszym z nich

jest mailowa wiadomość grupowa (mailing) polegająca na rozsyłaniu listu email do grup

kontrahentów lub osób kontaktowych. Drugim medium służącym do rozsyłania korespondencji jest


faks. Przygotowanie faksingu jest całkowicie analogiczne do tworzenia mailingu. Jedyną różnica

jest fakt, iż wiadomość ta zostanie rozesłana za pomocą faksu. Trzecim rodzajem korespondencji

seryjnej jest tradycyjna poczta – system ITCube umożliwia seryjne drukowanie listów oraz

adresowanie kopert.

Grupy kontrahentów korespondencji grupowej

Aby skorzystać z rozsyłania grupowej korespondencji należy na początku zdefiniować grupy

odbiorców. Grupy odbiorców mogą składać się zarówno z kontrahentów jak i osób kontaktowych.

Oba rodzaje grup będą wykorzystywane przy tworzeniu mailingów oraz grupowego rozsyłania

faksów.

Dodawanie grupy odbiorców kontrahentów

Aby móc skorzystać z opcji rozesłania korespondencji grupowej (email/fax) do grupy

użytkowników należy najpierw wprowadzić do systemu takie grupy. Aby to uczynić należy wybrać

polecenie Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Grupy kontrahentów i wypełnić formularz

składający się z następujących pól:

• Nazwa grupy (obowiązkowe) – pole edycyjne, w które wpisać należy nazwę grupy pod jaką

będzie ona identyfikowana w systemie;








• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące określeniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie

zostanie ono wypełnione, system generując daną grupę uzna, iż nie jest to wartość, która

ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tej właśnie grupie;


zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy

kontrahentów. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę


tworzonej właśnie grupie;




nie zostanie wybrana, system generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość,

która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do kontrahentów o

konkretnym statusie. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną


grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w

tworzonej właśnie grupie

• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do

kontrahentów pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,

system generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować

o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;


kontrahentów mających znaleźć się w tworzonej grupie mailingowej. Jeśli żadne z trzech pól

nie zostanie wypełnione, system generując dany raport uzna, iż nie są to wartości, które

mają decydować o tym czy dana firma znajdzie się w definiowanej grupie;


kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania na podstawie którego

wygenerowana zostanie grupa mailingowa kontrahentów. Jeśli żadna z opcji nie zostanie

wybrana, system generując daną grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o

tym czy dana firma znajdzie się w tej grupie;

• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego daty pozyskania

kontrahenta. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza,

przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;



daną firmę. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę

mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie

się w tworzonej grupie;



danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę

mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie

się w tworzonej grupie;









miesiące.



przychodząca.








korespondencji*














etapów;








WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Grupy

kontrahentów uzyskana grupa będzie po prostu obejmowała wszystkich kontrahentów

zarejestrowanych w systemie.

WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres podczas podglądu grupy wyświetlone zostaną tylko

rekordy których numer porządkowy leży w podanym przedziale.

Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy zapisać definicję grupy

kontrahentów. Aby tego dokonać kliknąć należy przycisk Dodaj.

Podgląd / usuwanie grup kontrahentów

Aby przeglądnąć definicję grupy kontrahentów wybrać należy nazwę interesującej nas grupy z

rozwijanego menu w polu Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontrahentów) i wcisnąć


przycisk Wyświetl. Analogicznie aby usunąć grupę kontrahentów wybrać należy nazwę grupy z

menu w polu Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontrahentów) i wcisnąć przycisk Usuń.

Grupy kontaktów korespondencji grupowej

Drugim rodzajem grup służących do adresowani korespondencji grupowej jest grupa dotycząca

osób kontaktowych. Grupy kontaktów tworzy się za pomocą polecenia Mail/Faks-

>Korespondencja grupowa->Grupy kontaktów.

Dodawanie grupy odbiorców kontaktów

Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można

sprecyzować warunki określające jakie osoby kontaktowe powinny zostać umieszczone w

tworzonej właśnie grupie. I tak znajdują się tutaj następujące pola:

• Nazwa grupy (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego nadać możemy naszej grupie

własną i unikalną nazwę;


tworzonej grupie mailingowo/faksingowej:









nadrzędny kontrahent brał udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić











osoba znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;





wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonej właśnie

grupie;





dana osoba znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób związanych

z kontrahentami dysponującymi konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie

wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba

znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób

związanych z kontrahentami pozyskanymi w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie


osoba znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;


kontrahentów zatrudniających osoby, które mają znaleźć się w tworzonej grupie. Jeśli jakieś

z tych trzech pól nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać danego

pola przy sporządzaniu podsumowania;



wygenerowana zostanie grupa. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie


znajdzie się w tworzonej właśnie grupie czy też nie;








grupie;





grupie;



• Nazwisko / imię – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy osoby kontaktowej pod jaką znana

jest ona w systemie. Jeśli pole nie zostanie wypełnione, system generując daną grupę uzna,

iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w



się w grupie mailingowej. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system tworząc daną

grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa

znajdzie się w niej;

• Wiek – rozwijane menu pozwalające określić przedział wiekowy osób kontaktowych, które

powinny znaleźć się w grupie mailingowej. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system

tworząc daną grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba

kontaktowa znajdzie się w niej czy też nie;

• Kontrahent – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do

osób kontaktowych powiązanych z konkretną firmą (do wybory są tutaj wszyscy kontrahenci

wprowadzeni do systemu). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując


znajdzie się w tworzonej grupie;

• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób

kontaktowych o konkretnym statusie. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system

generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym

czy dany kontakt znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;

• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób

kontaktowych pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,

system generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować

o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;

• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe osób

kontaktowych mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli żadne z trzech pól

nie zostanie wypełnione, system generując grupę mailingową uzna, iż nie są to wartości,

które mają decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w tworzonej właśnie

grupie;

• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego daty pozyskania

osób kontaktowych. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego

kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej

stronie pola;


dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego daną

osobę. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę uzna, iż nie

jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w


• Właściciel kontaktu – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas

rekordów dotyczących osób kontaktowych za pomocą nazwy konkretnego użytkownika –

twórcy danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną



znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;









miesiące.



przychodząca.











• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontakt. Dodatkowo możemy

określić czy dana osoba ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co najmniej

jedną z nich (zaznaczone pole lub);


zainteresowany dany kontakt. Dodatkowo możemy określić czy osoba kontaktowa ma być



WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Grupy kontaktów

uzyskana grupa będzie po prostu obejmowała wszystkie osoby kontaktowe zarejestrowane w

systemie.

WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres podczas podglądu grupy wyświetlone zostaną tylko

rekordy których numer porządkowy leży w podanym przedziale.


Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy zapisać definicję grupy

kontaktów. Aby tego dokonać kliknąć należy przycisk Dodaj.

Podgląd / usuwanie grup osób kontaktowych

Aby przeglądnąć zawartość grupy kontaktów wybrać należy nazwę interesującej nas grupy z

rozwijanego menu w polu Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontaktów) i wcisnąć przycisk

Wyświetl. Analogicznie aby usunąć grupę kontaktów wybrać należy nazwę grupy z menu w polu

Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontaktów) i wcisnąć przycisk Usuń.

Schemat wysyłania wiadomości grupowej

Aby dobrze zrozumieć zasady na jakich działa w systemie tworzenie i rozsyłanie

mailingów/faksingów trzeba przyjrzeć się w jaki sposób krążą one pomiędzy poszczególnymi

użytkownikami i jakie użytkownicy Ci mają możliwości działania. W największym skrócie schemat

taki wygląda następująco:

1. Użytkownik (mający odpowiednie uprawnienia zezwalające na tworzenie korespondencji

grupowej nadane mu podczas tworzenia jego profilu) tworzy nowy mailing za pomocą

polecenia Mail/Fax->Korespondencja grupowa->Dodaj korespondencje (email)

lub faksing za pomocą polecenia Mail/Fax->Korespondencja grupowa->Dodaj

korespondencje (faks) lub mailing tradycyjny Mail/Fax->Korespondencja grupowa-

>Dodaj korespondencje (list);

2. Użytkownik systemu, który jest przełożonym osoby tworzącej dany mailing/faksing (i

posiada kontrolę nad jego poczynaniami) zostaje powiadomiony o tym fakcie przez

system (notka w zakładkach Korespondencje do akceptacji w Panelu głównym oraz

odpowiednia informacja dostępna za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja

grupowa->Korespondencje do akceptacji);

3. Przełożony decyduje o tym jak zamierza postąpić i zatwierdza bądź odrzuca

korespondencję za pomocą polecenia Akceptuj korespondencje bądź Odrzuć

korespondencje;

4. Użytkownik czekający na decyzję przełożonego w każdej chwili może zorientować się w

aktualnej sytuacji za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa-

>Korespondencje dodane;

5. Zaakceptowany mailing/faksing zostaje wysłany w terminie określonym w polu Data

podczas wprowadzania go do systemu lub zostanie wydrukowany przez realizatora (w

przypadku poczty tradycyjnej);

6. Wysłana korespondencja seryjna trafia do historii kontrahenta/kontaktu (ewentualnie

projektu).

Stworzenie nowego mailingu możliwe jest za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja

grupowa->Dodaj korespondencje (email). Analogicznie wygląda dodanie faksingu, który

dodajemy za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Dodaj

korespondencje (faks) oraz tradycyjnej korespondencji seryjnej dodawanej za pomocą


polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Dodaj korespondencje (list). Wybranie

jednego z tych dwóch poleceń spowoduje otworzenie formularza "Dodaj korespondencje

grupową", za pomocą którego ustalić można wszystkie parametry wysyłanej korespondencji

grupowej. W formularzu mamy do czynienia z następującymi polami:

• Data (obowiązkowe) – pole służące ustaleniu terminu wysłania mailingu/faksingu. Datę

ustalamy za pomocą kalendarza wbudowanego do systemu ITCube, który przywołać można

klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data;

WAŻNE: Wiadomości, które nie zostaną zaakceptowane a upłynie ich termin wysyłki otrzymują w

systemie status „niewysłane”, nie można ich też już zaakceptować ani wysłać w żaden inny

sposób.

• Nazwa – pole, w którym ustalić można unikalną i niepowtarzalną nazwę dla wprowadzanego

do systemu mailingu/faksingu;

• Temat – pole edycyjne umożliwiające ustalenie nagłówka/tematu rozsyłanej wiadomości.

Temat ten będzie później widoczny jako temat wiadomości, którą otrzymają adresaci;

• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego wybrać możemy nazwę projektu

powiązanego w jakiś sposób z rozsyłaną wiadomością;

• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego można skojarzyć mailing/faksing z

etapem wyżej wybranego projektu;

• Grupy kontrahentów – pole, w którym wybrać należy grupę kontrahentów (wprowadzoną

wcześniej za pomocą polecenia Mail/Fax->Korespondencja grupowa->Grupy

kontrahentów), do której trafi tworzona wiadomość. Właściwą grupę wybieramy

zaznaczając odpowiednią nazwę za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszki;

WAŻNE: System daje również możliwość wybrania jednocześnie kilku grup kontrahentów, do

których trafi wiadomość grupowa. Aby tego dokonać należy wcisnąć przycisk CTRL oraz po kolei

wskazywać nazwy grup kontrahentów, do których trafić ma tworzona wiadomość.

• Grupy kontaktów – pole, w którym wybrać należy grupę osób kontaktowych (wprowadzoną

wcześniej za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa ->Grupy

kontaktów), do której trafi tworzona wiadomość. Właściwą grupę wybieramy zaznaczając

odpowiednią nazwę za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszki;

WAŻNE: System daje również możliwość wybrania jednocześnie kilku grup osób kontaktowych,

do których trafi wiadomość grupowa. Aby tego dokonać należy wcisnąć przycisk CTRL oraz po

kolei wskazywać nazwy grup osób kontaktowych, do których trafić ma tworzona wiadomość.

WAŻNE: Jeśli kontrahent/osoba kontaktowa znajduje się w kilku grupach, które zaznaczyliśmy,

system zadba o to by tworzony mailing/faksing został dostarczony do niego tylko raz.



zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej wiadomość. Plik

dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Załączniki. Po




zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas redagowania

wiadomości grupowej klikając przycisk . Więcej na temat dołączania plików

zainstalowanych w systemie znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;

WAŻNE: Jeśli tworzoną wiadomością grupową jest faks to należy pamiętać, że jedynie pliki

graficzne mogą być wysyłane jako załączniki. W przypadku maili nie jest istotne jakie dokumenty

są dołączone w formie załącznika. W przypadku tradycyjnej korespondencji (listów) pole to jest

jedynie wykorzystywane jako dodatkowa informacja.

• Treść – pole edycyjne służące wprowadzaniu właściwej treści wiadomości oraz

odpowiedniego jej sformatowania. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych

bezpośrednio nad polem edycyjnym. Więcej na temat formatowania wprowadzonego tekstu

znaleźć można w Aneksie.

WAŻNE: W przypadku gdy dodajemy korespondencję seryjną listową w polu treść jest widoczne

dodatkowe menu “Drukuj”. Dzięki niemu możliwe jest wydrukowanie listów do grupy

kontrahentów/kontaktów oraz zaadresowanie kopert.

WAŻNE: Aby utworzyć spersonalizowaną korespondencję seryjną można użyć w treści

następujących zmiennych: !Firma_Nazwa!, !Firma_Państwo!, !Firma_Miasto!, !Firma_Kod!, !

Firma_Ulica!, !Kontakt_Nazwisko!, !Kontakt_Imię!, !Kontakt_Państwo!, !Kontakt_Miasto!, !

Kontakt_Kod!, !Kontakt_Ulica!, !Data!, !Data_Czas!. Podczas wysyłania (generowania)

korespondencji grupowej system ITCube zamieni te zmienne przez prawdziwe wartości pobrane z

bazy danych.

WAŻNE: W momencie gdy zapisujemy korespondencję seryjną mamy możliwość zapisania jej do

“Buforu”. W takim przypadku będziemy mieli możliwość późniejszej edycji treści wiadomości.

Dopóki korespondencja znajduję się w buforze system jej nie wyśle.

Aby wiadomość grupowa została dodana do systemu, należy zatwierdzić ją klikając w przycisk

Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj system

odrzuci wprowadzane przez nas dane.


Dodana korespondencja grupowa

W każdej chwili dowolny użytkownik systemu może sprawdzić jaki jest status korespondencji

grupowej (zarówno mailingu jak i faksingu), którą wprowadził do systemu ITCube. Jest to

możliwe, gdyż wszystkie korespondencje grupowe, które zostały dodane do systemu i oczekują na

akceptację przełożonego osoby, która je wprowadziła, natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z

wykazem mailingów/faksingów dodanych. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu

systemowego opcję Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Korespondencje dodane. I tak

po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich mailingów/faksingów, o

akceptację których prosi osoba aktualnie zalogowana w systemie na danej stacji roboczej.

Korespondencja grupowa w systemie ITCube może mieć trzy różne statusy:

• zaakceptowana;

• niezaakceptowana;

• oczekująca na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.

Przeglądając listę zawierającą rekordy z korespondencją grupową, które zostały przez nas

wprowadzone do systemu pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru

(Zaakceptowane, Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu

wiadomości grupowych nas interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą

zmieniać się także opcje dostępne dla użytkownika. Przykładowo, rekordy dotyczące mailingów,

które zostały zaakceptowane już przez naszego przełożonego nie będą mogły być ponownie

edytowane ani usunięte.

WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający wiadomość grupową do systemu nie posiada


przełożonemu sprawowanie nad nim kontroli, mailing czy też faksing wprowadzony przez niego

zostanie automatycznie zaakceptowany.
















przeglądnięcia, edycji, akceptacji lub odrzucenia mailingu/faksingu bądź usunięcia danych.


opisującego mailing/faksing za pomocą takich danych jak choćby: właściciel rekordu, typ

(mail/faks), osoba zatwierdzająca, jego nazwa, czy też data wysłania. Tabela ta podzielona jest na

sześć kolumn.



treści, edycji (o ile korespondencja grupowa nie została już zaakceptowana albo

odrzucona), akceptacji bądź odrzuceniu korespondencji grupowej, wyświetlenia raportu oraz

usunięcia z bazy (tylko administrator);



osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących korespondencje

grupową, które sama wprowadziła do systemu. Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu,

który wybrać będzie mógł dowolną osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;

• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania wiadomości grupowej. W



wszystkich korespondencji grupowych, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić

należy zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy

danych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości

wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza,, który jest integralną częścią


znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do;

• kolumna Typ – zawiera dwie wartości: email oraz faks. Dzięki tej kolumnie istnieje

możliwość zawężenia przeszukiwania korespondencji grupowej do samych mailingów lub

faksingów;


zatwierdzenia danego mailingu/faksingu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)

umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących wiadomości

grupowe wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące

mailingów z czasu kiedy Twoim szefem był Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego

menu w polu Zatwierdzający taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie

wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych mailingom/faksingom, o akceptacji których

decydował Jan Kowalski;

• kolumna Nazwa – zawiera nazwę wiadomości grupowej, którą wprowadziliśmy do systemu.




wszystkie rekordy poświęcone korespondencji grupowej o nazwie „Życzenia świąteczne”

wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź

przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów

poświęconych mailingom/faksingom o takiej właśnie nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej

nazwy mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.






Podgląd / Akceptacja / Odrzucanie / Wyświetlenie raportu korespondencji

grupowej



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji na temat

mailingu, akceptacji/odrzucenia korespondencji grupowej, wyświetlenia raportu dotyczącego

mailingu/faksingu a także usunięcie rekordu.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów wiadomości grupowej,

znajdującej się na liście wyników wyszukiwania;




wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania mailingu/faksingu

do systemu.


ekranie podglądu będzie to symbolizowane poprzez ikonę .







Powiązanie wiadomości grupowej z projektem

W każdej chwili korespondencja grupowa może zostać skojarzona z projektem/etapem projektu.

Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok

numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Zwiąż z projektem. Aby zmiany zostały zapisane,


formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie

wprowadzone przez nas zmiany.

Akceptacja korespondencji grupowej

Aby zaakceptować korespondencję grupową wystarczy wyszukać rekord opisujący dany

mailing/faksing a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się

obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Akceptuj/Wyślij ponownie

korespondencje. Opcja ta jest dostępna jedynie dla korespondencji grupowej wysłanej lub

oczekującej na akceptację.

Odrzucenie korespondencji grupowej (*)

Aby zrezygnować z wysyłania korespondencji grupowej wystarczy wyszukać rekord opisujący dany


obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Odrzuć korespondencje.

Wyświetlanie raportu dotyczącego korespondencji grupowej

W każdym momencie można zobaczyć rezultat wysłanej korespondencji grupowej. Aby to zrobić

wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu opisującego mailing/faksing i wybrać opcję Wyświetl raport. System nie

tylko wypisze osoby oraz firmy, do których mail lub faks został wysłany, ale także sporządzi listę

odbiorców, do których nie udało się wysłać korespondencji grupowej.






bazy.

Korespondencja grupowa oczekująca na akceptację

Wszystkie wiadomości grupowe, które zostały wygenerowane przez użytkowników systemu,

będących naszymi podwładnymi (oraz dodatkowo podczas tworzenia ich profilu w systemie

otrzymaliśmy prawo kontrolowania ich poczynań) natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z

wykazem mailingów/faksingów do akceptacji zależnej od nas. Tabelę tę przejrzeć można

wybierając z menu systemowego opcję Mail/Faks->Korespondencja grupowa-

>korespondencje do akceptacji. O fakcie, iż na naszą decyzję czeka nowy rekord zawierający


dane o korespondencji grupowej powiadamia nas również system ITCube wyświetlając

odpowiednią informację w Panelu głównym w zakładce Korespondencje do akceptacji. I tak po

wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich mailingów/faksingów, o akceptacji

których decyduje osoba, aktualnie zalogowana w systemie na danej stacji roboczej.

Korespondencje grupowe w systemie ITCube mogą mieć trzy różne statusy:

• zaakceptowane;

• niezaakceptowane;

• oczekujące na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji;

Przeglądając listę zawierającą rekordy z wiadomościami grupowymi, których dalszy los zależy od

nas pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,

Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu wiadomości

grupowych nas interesuje.















przeglądnięcia, podglądu, akceptacji bądź odrzucenia mailingu/faksingu lub usunięcia danych.


opisującego wiadomość grupową oczekującą na akceptację użytkownika zalogowanego na danej

stacji roboczej za pomocą takich danych jak choćby: właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca,

nazwa korespondencji, czy też założona data wysłania mailingu/faksingu do grup odbiorców.


• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, stan w jakim znajduje się wiadomość

grupowa(Zaakceptowana, Niezaakceptowana, Brak decyzji) a także co niezwykle ważne –

przycisk akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak

wyświetlenie jego treści, akceptacji bądź odrzucenia wiadomości, związanie jej z


projektem/etapem projektu, wyświetlenie raportu oraz usunięcia z bazy (dostępne

wyłącznie dla administratora);

• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania mailingu/faksingu. W



wszystkich wiadomości grupowych, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić należy

zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy

rekordów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne



znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do;


systemu dany mailing/faksing. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został

mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących wiadomości grupowe wg tego

właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące korespondencji

stworzonych przez Jana Kowalskiego wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu

Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich

rekordów poświęconych mailingom/faksingom, które do systemu wprowadził Jan Kowalski;


zatwierdzenia danego mailingu/faksingu. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że

dana osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących korespondencje

grupowe, które może zaakceptować bądź odrzucić. Wyjątkiem jest tutaj administrator

systemu, który będzie miał możliwość wyboru dowolnego użytkownika;

• kolumna Nazwa – zawiera nazwę wiadomości grupowej, która oczekuje na naszą decyzję. W


konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy

poświęcone wiadomości o nazwie „Życzenia świąteczne” wystarczy wpisać w polu

edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.

Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych wiadomościom

grupowym o takiej właśnie nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy mamy możliwość

zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.







Podgląd / Akceptacja / Odrzucanie / Ponowne wysłanie / Wyświetlenie raportu

korespondencji grupowej



dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści wiadomości i

wszystkich związanych z nią ustawień, zatwierdzenie bądź odrzucenie mailingu/faksingu, a także

usunięcie rekordu.



• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu korespondencji

grupowej, znajdującej się na liście wyników wyszukiwania;




wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania mailingu/faksingu

do systemu.


ekranie podglądu będzie to symbolizowane poprzez ikonę .






Powiązanie wiadomości grupowej z projektem

W każdej chwili korespondencja grupowa może zostać skojarzona z projektem/etapem projektu.

Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok

numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Zwiąż z projektem. Aby zmiany zostały zapisane,


formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie

wprowadzone przez nas zmiany.

Akceptacja korespondencji grupowej

Aby zaakceptować korespondencję grupową wystarczy wyszukać rekord opisujący dany



obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Akceptuj/Wyślij ponownie

korespondencje.

Odrzucenie korespondencji grupowej (*)

Aby zrezygnować z wysyłania korespondencji grupowej wystarczy wyszukać rekord opisujący dany


obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Odrzuć korespondencje.

Ponowne wysłanie korespondencji grupowej

Jeśli zależy nam na ponownym wysłaniu korespondencji grupowej należy wybrać opcję Wyślij

ponownie korespondencję. Spowoduje to zmianę statusu korespondencji na Zaakceptowany i

ponowne ustawienie jej w kolejce korespondencji oczekujących na wysłanie. Co ważne ponowne

wysłanie korespondencji powoduje jej wysłanie tylko do osób, do których poprzednia próba

wysłania zakończyła się niepowodzeniem (np. Wysyłanie korespondencji zostało przerwane z

powodu zerwania połączenia z serwerem poczty)

Wyświetlanie raportu dotyczącego korespondencji grupowej

W każdym momencie można zobaczyć rezultat wysłanej korespondencji grupowej. Aby to zrobić

wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru

porządkowego rekordu opisującego mailing/faksing i wybrać opcję Wyświetl raport.






bazy.

CTI w systemie ITCube

System ITCube CRM umożliwia integrację z centralami telefonicznymi. Integracja możliwa jest z

każdą centralą do której producent dostarcza sterownik TAPI (światowy standard komunikacji ze

środowiskiem telekomunikacyjnym). W związku z pozycją wyżej wymienionego standardu

praktycznie wszyscy wiodący producenci oferują wsparcie do swoich produktów w tej kwestii.

Moduł ITCube CTI umożliwia następującą funkcjonalność :

• Wybieranie numeru

Funkcja pozwala na wybieranie numeru bezpośrednio z poziomu aplikacji ITCube CRM. By

zadzwonić do danego kontrahenta bądź osoby kontaktowej wystarczy na formularzu podanych


obiektów kliknąć w numer telefonu.

• Identyfikację dzwoniącego

Funkcja pozwala na identyfikację dzwoniącego oraz wypisanie zgromadzonych o nim danych w

systemie CRM zanim jeszcze rozpoczęta zostanie rozmowa. Identyfikacja dokonywana jest w

obrębie bazy kontrahentów oraz osób kontaktowych – tak by precyzyjnie zlokalizować

dzwoniący podmiot. System jednocześnie udostępnia użytkownikowi listę akcji które może

wykonać w kontekście dzwoniącego klienta/osoby kontaktowej (np. Dodaj zadanie, Dodaj

informację, Wyślij list itd.)

• Wykonywanie funkcji udostępnianych przez daną centralę telefoniczną

Po rozpoczęciu rozmowy system umożliwia użytkownikowi wykonanie wielu użytecznych

operacji. W szczególności może on z poziomu systemu dokonać :

• rozpoczęcia/zakończenia rozmowy (telefon z zestawem głośnomówiącym)

• transferu kontrolowanego rozmowy

• transferu bezwzględnego rozmowy

• konsultacji wewnętrznej

• zawieszenia/odwieszenia rozmowy.

Dostępność wyżej wymienionych funkcji zależna jest w dużej mierze od sterownika

dostarczanego przez producenta centrali telefonicznej.

Dostęp z urządzeń mobilnych

ITCube MOBILE to moduł systemu ITCube kierowany do firm, których pracownicy stosunkowo

często przebywają poza siedzibą firmy i dodatkowo nie zawsze mają możliwość dostępu do

systemu ITCube CRM za pośrednictwem przenośnego komputera. W takiej sytuacji bardzo

przydatną funkcją jest możliwość komunikacji z systemem za pośrednictwem urządzenia PDA lub

telefonu komórkowego. ITCube MOBILE współpracuje z dowolnym urządzeniem wspierającym

popularne środowisko JAVA. Tak niskie wymagania gwarantują możliwość pracy z systemem

ITCube CRM za pośrednictwem praktycznie dowolnego współczesnego urządzenia mobilnego, w

szczególności popularnych, niedrogich telefonów komórkowych.

ITCube MOBILE umożliwia wyszukiwanie oraz podgląd danych zapisanych w bazie systemu ITCube

CRM (z uwzględnieniem modelu uprawnień). W szczególności dotyczy to informacji o

kontrahentach, osobach kontaktowych czy produktach/usługach. Możliwość wykonywania połączeń

telefonicznych bezpośrednio z poziomu modułu ITCube MOBILE oznacza, iż cała baza systemu

CRM staje się praktycznie częścią książki adresowej urządzenia mobilnego.

Moduł ITCube MOBILE oferuje możliwość pobierania list zadań oraz działań serwisowych, które

zostały delegowane konkretnemu użytkownikowi. Gwarantuje więc stały dostęp do kalendarzy

systemu ITCube CRM za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Dodatkowo udostępnia także

mechanizmy edycji najważniejszych informacji. Tak więc możliwe jest szybkie i wygodne


zamknięcie/odrzucenie zadania, odnotowanie uwag dotyczących stanu jego realizacji lub (jeśli

użytkownik dysponuje odpowiednimi uprawnieniami) odsunięcie w czasie daty realizacji.

WAŻNE: Biorąc pod uwagę rożną implementację środowiska java przez producentów telefonów

komórkowych poszczególne funkcje mogą działać w odmienny sposób na różnych aparatach

telefonicznych. Niniejszy opis został opracowany na bazie popularnego telefonu Nokia E51.

Wymagania technologiczne

Aplikacja ITCubeCRM Mobile wykorzystuje technologię java (CLDC 1.0 oraz MIDP 2.0), która jest

powszechnie dostępna w telefonach komórkowych oraz innych urządzeniach PDA. Jako iż aplikacja

komunikuje się z bazą systemu CRM poprzez Internet telefon komórkowy musi posiadać

skonfigurowane, działające połączenie z Internetem (wystarczy najwolniejszy standard - GPRS).

W bardzo niewielkiej liczbie starych telefonów może być zaimplementowana java obsługująca

tylko profil MIDP 1.0. Na tych aparatach aplikacja ITCubeCRM Mobile nie będzie działała.

Instalacja poprzez przeglądarkę internetową

Jeśli aparat telefoniczny posiada przeglądarkę internetową/WAP to najłatwiejszym sposobem

zainstalowania aplikacji ITCubeCRM Mobile jest właśnie ten sposób instalacji. W takim wypadku

należy poprzez przeglądarkę połączyć się z adresem: http://itcube.pl/mobile.php. Następnie

należy kliknąć w link „ITCubeCRM Mobile 1.0”. Po kliknięciu w odnośnik pojawi się monit ”Pobrać i

zainstalować aplikację 'ITCubeCRM'?” tak jak jest to przedstawione poniżej:

Należy zatem kliknąć w przycisk „Tak”. Następnie aplikacja zostanie pobrana ze strony www i

zainstalowana w telefonie. Aplikacja ITCubeCRM Mobile będzie dostępna w zakładce Instalacje.


http://itcube.pl/mobile.php

WAŻNE: W różnych telefonach aplikacje instalowane są w odmiennych miejscach. Przykładowo w

telefonach Samsung lub starszych modelach Nokii programy java dostępne są w zakładce Gry i

aplikacje.

Instalacja poprzez połączenie telefonu z komputerem

W przypadku gdy nie mamy w telefonie komórkowym przeglądarki internetowej/WAP aplikację

ITCubeCRM Mobile można zainstalować w inny sposób. W tym celu należy wejść na stronę

www.itcube.pl, zalogować się do sekcji Do pobrania oraz pobrać plik ITCubeCRM Mobile. Uzyskany

w ten sposób plik z rozszerzeniem jar należy zapisać na dysku twardym komputera. Zazwyczaj do

telefonów komórkowych dodawane jest specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające ich

komunikację z komputerem (w szczególności kopiowanie plików do pamięci telefonu). W

przypadku telefonów Nokia jest to program Nokia PC Suite. Jeśli korzystamy właśnie z tego

oprogramowania wystarczy w systemie Windows kliknąć dwa razy w zapisany plik ITCubeCRM.jar.

System operacyjny zapyta się czy zainstalować program ITCubeCRM w telefonie komórkowym. W

przypadku innych telefonów może zaistnieć konieczność skopiowania pliku ITCubeCRM.jar do

pamięci telefonu komórkowego. Kolejnym krokiem będzie odszukanie tego pliku w telefonie i

wybranie opcji Instaluj.

Pierwsze uruchomienie

Aby uruchomić aplikację ITCubeCRM Mobile należy odszukać miejsce gdzie została ona

zainstalowana (w Nokii E51 jest to zakładka Instalacje). Po odszukaniu aplikacji klikamy w ikonę

ITCubeCRM. Telefon komórkowy wyświetli ostrzeżenie, iż aplikacja będzie odbierać i wysyłać dane

za pośrednictwem Internetu:


http://www.itcube.pl/

Musimy zezwolić na odbieranie i wysyłanie danych, tak więc wybieramy opcję „Tak”. Niektóre

modele telefonów komórkowych dają nam więcej możliwości wyboru oferując jednokrotne

zezwolenie bądź trwałe zezwolenie. Oczywiście najwygodniej jest przydzielić aplikacji zezwolenie

trwałe dzięki czemu nie będziemy musieli każdorazowo zezwalać na utworzenie połączenie z

Internetem.

WAŻNE: Aby aplikacja ITCubeCRM Mobile działała poprawnie telefon komórkowy musi posiadać

możliwość połączenia z Internetem (wystarczy najwolniejszy z obecnie dostępnych standardów -

GPRS).

Aby móc rozpocząć pracę z aplikacją ITCubeCRM Mobile należy skonfigurować program. W tym

celu wybieramy opcję „Konfiguracja”, tak jak jest to pokazane na zdjęciu poniżej:

Po wybraniu tej opcji należy poprawnie wypełnić formularz wpisując następujące dane:

- Adres serwera - należy tutaj wprowadzić adres serwera, za pomocą którego łączysz się z

systemem ITCube CRM z poza firmy. Przykładowo: http://itcubecrm.pl:80

- Konto – w pole to należy wpisać konto, którym logujesz się do systemu ITCube CRM.

Przykładowo: kowalski;

- Hasło - w pole to należy wpisać to samo hasło, które używasz do zalogowania się do systemu

ITCube CRM. Przykładowo: kowalski


http://itcubecrm:80/

WAŻNE: Jeśli nie jesteś pewny jaki adres serwera powinieneś wpisać to musisz skontaktować się

z administratorem serwera, na którym jest zainstalowany jest system ITCube CRM.

WAŻNE: Należy wprowadzić adres serwera wykorzystujący protokół http, nie https. Transmisja

danych pomiędzy telefonem a serwerem nie jest szyfrowana protokołem SSL, niemniej jednak

kluczowe dane (takie jak konto i hasło) wysyłane są w formie kodowanej.

Po wprowadzeniu danych możemy sprawdzić czy dane wprowadzone są poprawne. W tym celu

wybieramy opcję Testuj, która znajduje się w lewym dolnym rogu telefonu.


Po wybraniu opcji Testuj pojawi się strona diagnostyczna sprawdzająca czy dane dotyczące

połączenia, licencji, konta/hasła i praw dostępu są poprawne:

Jeśli wszędzie widnieje napis OK to znaczy, że dane oraz konfiguracja systemu jest poprawna. W

takim wypadku należy zapisać dane klikając Wróć, a następnie wybrać opcję Dalej – konfiguracja

zostanie zapisana i nie będziemy musieli wprowadzać jej następnym razem.

Poniżej przedstawiono listę możliwych błędów :

1. Błąd w sekcji Połączenie. Wpisano poprawny adres serwera jednak system został

skonfigurowany tak by odmawiał połączeń z wykorzystaniem modułu ITCube MOBILE.

2. Błąd w sekcji Licencja MOBILE. Wpisano poprawny adres serwera jednak system nie

posiada licencji z aktywnym modułem ITCube MOBILE.

3. Błąd w sekcji Konto/Hasło. Wpisano poprawny adres serwera jednak podano niepoprawną

nazwę konta lub błędne hasło.

4. Błąd w sekcji Dostęp MOBILE. Wpisano poprawny adres serwera oraz poprawne

konto/hasło (chyba że sekcja Konto/Hasło zawiera wpis Błąd) jednak jest to konto bez

możliwości dostępu do modułu ITCube MOBILE (prawo „Dostęp do modułu Mobile” na

karcie użytkownika).

WAŻNE: Z powodu bezpieczeństwa nie można zalogować się do systemu ITCube CRM na

użytkownika admin poprzez telefon komórkowy.

Dostępne funkcje

W momencie gdy mamy już poprawnie skonfigurowaną aplikację ITCubeCRM Mobile możemy

przystąpić do korzystania systemu ITCube poprzez telefon komórkowy. W tym rozdziale została

opisana cała funkcjonalność dostępna w aplikacji ITCubeCRM Mobile w wersji 1.0.


Kontrahenci

Użytkownik systemu może w łatwy sposób wyszukać kontrahenta, sprawdzić jego dane

teleadresowe oraz wykonać do niego telefon. Aby znaleźć dane dotyczące kontrahenta wybieramy

opcję Wyszukaj kontrahenta dostępną w menu głównym systemu. Menu główne wygląda

następująco:

Wyszukiwać kontrahenta można po następujących polach:

- Nazwa/Skrót

- Adres

- Telefon

Po wpisaniu odpowiednich danych klikamy w przycisk Dalej, który znajduje się na dole ekranu. Po


wybraniu tej opcji system wyświetli listę firm, które spełniają warunki wyszukiwania.

WAŻNE: Moduł ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To

ograniczenie może zmienić administrator systemu ITCube CRM.

WAŻNE: Po kliknięciu w przycisk „Dalej” aplikacja musi połączyć się z serwerem. Na górnym

pasku powinna być wyświetlona informacja „Trwa pobieranie danych”, ale ta funkcja w niektórych

telefonach nie jest obsługiwana. W takim przypadku interface może zostać zablokowany na

kilka/kilkanaście sekund.

Przykładowa lista wyników wygląda następująco:

W momencie gdy chcemy obejrzeć szczegóły dotyczące kontrahenta wybieramy rekord, który nas

interesuje i klikamy „Wybierz”. Po wybraniu tej opcji ukaże się podgląd danych zawierający

następujące informacje:

- Nazwa/Skrót

- Adres

- Email

- Telefon1

- Telefon2

Oprócz powyższych pól istnieje możliwość wyświetlania także innych informacji. By skorzystać z

tej funkcji konieczna jest jednak dodatkowa konfiguracja modułu przez administratora systemu.

Poniżej przedstawiony jest podgląd przykładowej karty kontrahenta:


Na dole pod przyciskiem „Opcje” mamy możliwość zadzwonienia na jeden z dwóch numerów,

które znajdują się na karcie kontrahenta. Ilustruje to przykład zamieszczony poniżej:

Osoby kontaktowe

Oprócz wyszukiwania kontrahentów w aplikacji ITCubeCRM Mobile można oczywiście wyszukiwać

też osoby kontaktowe. Aby znaleźć dane dotyczące kontaktu wybieramy opcję Wyszukaj kontakt

tak jak jest to pokazane na zdjęciu poniżej:


Po wybraniu tej opcji system otworzy nam okno, w którym będziemy mogli wypełnić formularz w

celu wyszukania osoby kontaktowej. Znalezienie osoby kontaktowej możliwe jest po

następujących kryteriach:

- Nazwisko/Imię

- Kontrahent

- Telefon

Po wpisaniu danych, po których chcemy wyszukiwać osobę kontaktową klikamy w opcję Dalej,


która znajduje się na dole ekranu. Po wybraniu tej opcji system wyświetli listę osób, które

spełniają warunki wyszukiwania.

WAŻNE: ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To







W momencie gdy chcemy obejrzeć szczegóły kontaktu wybieramy rekord, który nas interesuje i

klikamy „Wybierz”. Po wybraniu tej opcji ukaże się podgląd danych zawierający następujące

informacje:

- Nazwisko/Imię

- Kontrahent

- Email

- Telefon1

- Telefon GSM




Podgląd karty osoby kontaktowej wygląda następująco:

Jeśli chcemy wykonać połączenie telefoniczne do wyszukanej osoby to w dolnym lewym rogu

mamy możliwość wybrania opcji dzwonienia (analogicznie jak miało to miejsce w przypadku

kontrahentów).

Produkty

W celu wyszukania produktu należy wybrać opcję Wyszukaj produkt :


Po wybraniu tej opcji system otworzy nam okno, w którym będziemy mogli wypełnić formularz w

celu wyszukania produktu/usługi. Znalezienie szukanego towaru możliwe jest po następujących

kryteriach:

- Nazwa/Kod

- Kategoria

- Opis

Po wypełnieniu formularza wybieramy opcję Dalej, która znajduje się na dole ekranu. Następnie

system wyświetli listę produktów/usług, które spełniają warunki wyszukiwania.

WAŻNE: System ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To








W momencie gdy chcemy obejrzeć szczegóły towaru wybieramy rekord, który nas interesuje i

klikamy „Wybierz”. Po wybraniu tej opcji ukaże się podgląd danych zawierający następujące

informacje:

- Nazwa/Kod

- Kategoria

- Cena zakupu (jeśli użytkownik ma prawo do odczytu cen zakupu)

- Cena detaliczna

- Cena hurtowa 1

- Cena hurtowa 2

- Cena hurtowa 3

- Cena promocyjna

- Cena dodatkowa

- Opis



Podgląd karty produktu/usługi wygląda następująco:


Zadania/Działania serwisoweITCubeCRM Mobile daje możliwość podglądu zadań/działań serwisowych oraz odnotowywania

stanu ich realizacji. Biorąc pod uwagę, iż zarządzanie zadaniami i działaniami w aplikacji

ITCubeCRM Mobile jest zorganizowane w identyczny sposób zostało ono opisane w jednym

rozdziale a wszystkie zdjęcia ekranu wykonane są na przykładzie zadań.

Aby wyszukać zadanie/działanie należy wybrać opcję „Pobierz zadania” albo „Pobierz działania”.

Obie opcję dostępne są na pierwszym ekranie aplikacji, tak jak jest to pokazane poniżej:


Po wybraniu tej opcji system otworzy nam formularz służący do zdefiniowania jakimi

zadaniami/działaniami jesteśmy zainteresowani. I tak do wyboru będziemy mieli następujące

opcje:

- Data – pole obowiązkowe, określające z jakiego dnia system ma wyświetlić zadania/działania;

- Typ – pole, w które możemy wpisać nazwę typu zadania/działania. System wyświetli tylko te

zadania/działania, które są odpowiedniego typu;

- Status – możemy określić status zadań/działań, które chcemy pobrać. Do wyboru mamy

następujące opcje: Nowy (wtedy data nie jest uwzględniana), Odrzucony, Zaakceptowany,

Zamknięty negatywnie, Zamknięty pozytywnie.

- Priorytet – lista rozwijana określająca ważność zadań/działań, które chcemy wyświetlić.

Formularz służący do określenia jakie zadania/działania chcemy pobrać wygląda następująco:

Po wypełnieniu formularza wybieramy opcję Dalej, która znajduje się na dole ekranu. Następnie

system wyświetli listę zadań/działań, które spełniają warunki wyszukiwania.

WAŻNE: System ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To








W przypadku listy zadań/działań serwisowych mamy możliwość nie tylko podglądu danych, ale

także edycji. W przypadku gdy z menu zlokalizowanego w dolnym lewym rogu klikniemy w

przycisk Wybierz system otworzy nam okno z podglądem danego zadania/działania. Podgląd

zadania/działania zawiera następujące dane:

- Data, godzina od

- Data, godzina do

- Temat

- Typ

- Priorytet

- Delegujący

- Opis delegującego

- Opis realizatora

- Nazwa kontrahenta

- Adres kontrahenta

- Email kontrahenta

- Telefon 1 kontrahenta

- Telefon 2 kontrahenta



Podgląd zadania/działania wygląda następująco:


Strona wyświetlająca informacje na temat zadania/działania umożliwia także zadzwonienie do

Klienta. Opcja umożliwiająca wykonanie połączenia telefonicznego jest zlokalizowana w dolnym

lewym rogu. Wygląda to analogicznie jak w przypadku karty kontrahenta lub kontaktu.

Z poziomu listy zadań/działań mamy możliwość przejścia do modyfikacji rekordu. Aby wykonać tę

operację należy zaznaczyć zadanie/działanie, które chcemy zmienić a następnie wybrać opcję

Edytuj. Następnie system otworzy stronę, za pomocą której będziemy mogli:

- zmienić termin wykonania zadania na:

- Dzisiaj

- Jutro

- Za 2 dni

- Za 3 dni

- Za tydzień

- Za 2 tygodnie

- Za 4 tygodnie

- zmienić status zadania, czyli zaakceptować, odrzucić bądź zamknąć pozytywnie/negatywnie;

- wprowadzić opis realizatora, który zostanie dopisany do istniejącej zawartości pola opis w

systemie ITCube CRM;

Mechanizm zapisu danych uwzględnia prawa przydzielone danemu użytkownikowi w systemie

ITCube CRM. By dokonać jakiejkolwiek zmiany w zadaniu/działaniu już zamkniętym użytkownik

musi posiadać prawo Edycja zamkniętych zadań/Edycja zamkniętych działań serwisowych.

Natomiast by zmienić datę zadania użytkownik musi posiadać prawo Zmiana terminu realizacji

odebranych zadań lub Zmiana każdego pola odebranych zadań/działań. W przypadku braku

uprawnień użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie komunikatem „Brak uprawnień”.


Integracja z aplikacjami poprzez ImportAPI

ITCube ImportAPI to moduł kierowany do firm, którym zależy na możliwości zasilania bazy danych

systemu ITCube CRM ze źródeł zewnętrznych – sklepów internetowych, stron WWW oraz innych

aplikacji. Wymiana danych pomiędzy aplikacją zewnętrzną oraz systemem ITCube CRM dotyczy :

importu kontrahentów, importu oraz aktualizacji produktów, importu zamówień.

Komunikacja odbywa przy użyciu plików tekstowych w formacie CSV, w którym kolumny

rozdzielane są znakiem tabulacji (kodowanie Win-1250). Pliki z danymi, które mają zostać

zaimportowane umieszczane są na serwerze w katalogu ITCube/fileBuffor/import. Poprawnie

zaimportowane pliki są usuwane, natomiast pliki które zawierają dane niepoprawne zapisywane są

pod zmienioną nazwą - doklejany jest kod powstałego błędu.

WAŻNE : Aplikacja zewnętrzna generująca pliki musi zadbać w swoim zakresie o to by posiadały

one unikatową nazwę.

Import kontrahentów

Pliki z danymi firmy, która ma zostać zaimportowana powinny nazywać się zgodnie z

następującym formatem CompanyUnikatowyCiągZnaków.txt gdzie UnikatowyCiągZnaków to

dowolny ciąg znaków akceptowalny przez system nazewnictwa plików. Plik może nazywać się więc

dla przykładu Company123456789.txt. Każdy plik zawiera informację o jednej firmie. Jest to

jeden wiersz w którym kolejność kolumn jest następująca :


NAZWA FIRMY*, CENTRALA, GRUPA, BRANŻA, UPUST, DATA POZYSKANIA, OSOBOWOŚĆ PRAWNA,

NIP, REGON, KONTO BANKOWE, ULICA, MIASTO, KOD POCZTOWY, REGION, PAŃSTWO,

TELEFON (1), TELEFON (2), TELEFON (3), LISTA EMAIL, LISTA DOMEN, OBSŁUGUJĄCY (LOGIN),

SKRÓCONA NAZWA, TELEFON DOD. (1), TELEFON DOD. (2), TELEFON DOD. (3), FAKS (1), FAKS

(2), FAKS (3), STRONA WWW, STATUS, SPOSÓB POZYSKANIA, POTENCJAŁ, OPIS, KONTRAHENT

AKTYWNY (TAK/NIE), DOMYŚLNA CENA, TERMIN PŁATNOŚCI, WŁAŚCICIEL (LOGIN), POLE DOD.

1, POLE DOD. 2, POLE DOD. 3, POLE DOD. 4, POLE DOD. 5.

Tylko kolumna pierwsza, czyli nazwa firmy, jest kolumną obligatoryjną. Pozostałe kolumny mogą

być puste. W takim przypadku jeśli są to kolumny związane ze słownikiem, w którym wyznaczono

wartość domyślną zostanie ona wstawiona w miejsce pustej wartości.

Po poprawnym imporcie plik zostanie usunięty. W przeciwnym wypadku do jego nazwy zostanie

doklejony jeden z poniższych kodów błędu :

• DuplicateNameError_ - firma o podanej nazwie istnieje już w bazie (tylko gdy włączone

jest wykrywanie duplikatów nazwy/kodu – patrz spis zmiennych itcube.ini),

• DuplicateShortNameError_ - firma o podanym kodzie istnieje już w bazie (tylko gdy

włączone jest wykrywanie duplikatów nazwy/kodu – patrz spis zmiennych itcube.ini),

• InconsistencyError_ - jedna z kolumn odwołujących się do pola słownikowego zawiera

wartość która nie została zdefiniowana,

• WrongFormatError_ - plik niezgodny z wymaganym formatem danych.

WAŻNE : W celu zabezpieczenia się przed problemami wynikającymi z równoległego dostępu do

zasobów plikowych importowane są pliki o dacie modyfikacji starszej niż 5 sekund.

Import/Aktualizacja produktów

Pliki z danymi produktu, który ma zostać zaimportowany/zaktualizowany powinny nazywać się

zgodnie z następującym formatem ProductUnikatowyCiągZnaków.txt gdzie UnikatowyCiągZnaków

to dowolny ciąg znaków akceptowalny przez system nazewnictwa plików. Plik może nazywać się

więc dla przykładu ProductOCV101.txt. Każdy plik zawiera informację o jednym produkcie. Jest to

jeden wiersz w którym kolejność kolumn jest następująca :

NAZWA*, KOD, TYP, KATEGORIA, VAT SPRZEDAŻY, VAT ZAKUPU, AKTYWNY UPUST KLIENTA

(TAK/NIE), CENA SPRZEDAŻY, WALUTA, CENA ZAKUPU, WALUTA, CENA SPRZEDAŻY 1, WALUTA,

CENA SPRZEDAŻY 2, WALUTA, CENA SPRZEDAŻY 3, WALUTA, CENA SPRZEDAŻY 4, WALUTA,

CENA SPRZEDAŻY 5, WALUTA, ILOŚĆ OD, ILOŚĆ PO, ILOŚĆ DO, OPIS, PODSTAWOWA JEDNOSTKA

MIARY, ZBIORCZA JEDNOSTKA MIARY, PKWIU, ERP ID, NUMER KATALOGOWY, EAN, PRODUCENT,

WWW, DOSTAWCA, DOSTAWCA OPIS, OBSŁUGUJĄCY (LOGIN), PRODUKT AKTYWNY (TAK/NIE),

WŁAŚCICIEL (LOGIN), POLE DOD. 1, POLE DOD. 2, POLE DOD. 3, POLE DOD. 4, POLE DOD. 5.


Tylko kolumna pierwsza, czyli nazwa produktu, jest kolumną obligatoryjną. Pozostałe kolumny

mogą być puste. W takim przypadku jeśli są to kolumny związane ze słownikiem, w którym

wyznaczono wartość domyślną zostanie ona wstawiona w miejsce pustej wartości.

W przypadku pliku zawierającego KOD (innym kryterium może być także NUMER KATALOGOWY –

patrz spis zmiennych itcube.ini) który istnieje już w bazie produktowej następuje automatyczne

przejście w tryb aktualizacji. W takim przypadku nie jest dodawany nowy rekord tylko

dokonywana jest aktualizacja rekordu istniejącego już w bazie. Aktualizacja dotyczy tylko i

wyłącznie tych pól których wartość w importowanym pliku jest niepusta.

Po poprawnym imporcie/aktualizacji plik zostanie usunięty. W przeciwnym wypadku do jego nazwy

zostanie doklejony jeden z poniższych kodów błędu :

• DataBaseError_ - produkt o podanym kodzie istnieje już w bazie (tylko gdy wyłączone jest

automatyczne przejście w tryb aktualizacji – patrz spis zmiennych itcube.ini) ,

• InconsistencyError_ - jedna z kolumn odwołujących się do pola słownikowego zawiera

wartość która nie została zdefiniowana,

• WrongFormatError_ - plik niezgodny z wymaganym formatem danych.



Import zamówień

Pliki z danymi zamówienia, które ma zostać zaimportowane powinny nazywać się zgodnie z

następującym formatem OrderUnikatowyCiągZnaków.txt gdzie UnikatowyCiągZnaków to dowolny

ciąg znaków akceptowalny przez system nazewnictwa plików. Plik może nazywać się więc dla

przykładu Order2007_01_001.txt. Każdy plik zawiera informację o jednym zamówieniu. Pierwszy

wiersz opisuje nagłówek zamówienia natomiast pozostałe dotyczą poszczególnych pozycji.

Zamówienie musi zawierać co najmniej jedną pozycję. Kolejność kolumn w wierszu nagłówka jest

następująca :

NUMER ZAMÓWIENIA*, DATA DODANIA/SPRZEDAŻY, KONTRAHENT*, TEMAT*, UWAGI

ZAMAWIAJĄCEGO, OBSŁUGUJĄCY/WŁAŚCICIEL (LOGIN).

Kolumny NUMER ZAMÓWIENIA, KONTAHENT oraz TEMAT, są kolumnami obligatoryjnymi.

Pozostałe kolumny mogą być puste. W takim przypadku jeśli są to kolumny związane ze

słownikiem, w którym wyznaczono wartość domyślną zostanie ona wstawiona w miejsce pustej

wartości. W przypadku kolumny DATA DODANIA/SPRZEDAŻY pusta wartość zostanie zastąpiona

aktualną datą.

Kolejność kolumn w wierszu pozycji jest następująca :


NAZWA POZYCJI, PRODUKT, STAWKA VAT, JEDNOSTKA MIARY, ILOŚĆ, CENA KATALOGOWA (PLN),

UPUST.

Kolumna CENA KATALOGOWA może odnosić się do cen zdefiniowanych na formularzu produktu. W

takim wypadku zamiast konkretnej wartości liczbowej powinna zawierać jedną z następujących

liter: A,B,C,D,E,F. Litera A odpowiada cenie detalicznej natomiast B,C,D,E,F odnoszą się do

pozostałych cen w kolejności w jakiej pojawiają się one na formularzu produktu. W przypadku

niewypełnienia kolumn STAWKA VAT oraz JEDNOSTKA MIARY zostaną zastosowane domyślne

wartości ze odpowiednich słowników.

Po poprawnym imporcie plik zostanie usunięty. W przeciwnym wypadku do jego nazwy zostanie

doklejony jeden z poniższych kodów błędu :

• EmptyFileError_ - brak nagłówka oraz listy pozycji,

• EmptyOrderError_ - brak listy pozycji,

• WrongHeaderFormatError_ - wiersz nagłówka niezgodny z wymaganym formatem danych,

• WrongCompanyNameError_ - kontrahent wskazany w wierszu nagłówka nie istnieje w

bazie danych lub nazwa nie jest jednoznaczna (patrz spis zmiennych itcube.ini),

• WrongItemFormatErrorX_ - wiersz pozycji X niezgodny z wymaganym formatem danych,

• WrongItemProductNameErrorX_ - wiersz pozycji X zawiera nazwę produktu który nie

istnieje w bazie danych lub nazwa nie jest jednoznaczna (tylko gdy wyłączono możliwość

dodawania pozycji incydentalnych – patrz spis zmiennych itcube.ini) ,

• WrongItemFormatErrorX_ - wiersz pozycji X niezgodny z wymaganym formatem danych,

• UnknownError_ - błąd którego powód nie może zostać precyzyjnie określony.



Moduł raportujący w systemie ITCube

ITCube Raporty to rozwiązanie dla klientów, którym zależy na znacznym rozszerzeniu

standardowych możliwości analitycznych systemu uzyskanym poprzez :

• Wprowadzenie zaawansowanego graficznego środowiska raportującego,

• Udostępnienie pakietu ponad 60 gotowych raportów będących odpowiedzią na propozycje

zgłaszane przez naszych klientów,

• Możliwość rozbudowy systemu o dowolną ilość dodatkowych raportów tworzonych pod

indywidualne potrzeby.

Poniżej przedstawiamy listę większości z raportów stanowiących standardowy pakiet :.

Ogólne :


Kontrahenci/Branże

Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na reprezentowaną branżę.

Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Kontrahenci/Grupy

Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na przynależność do grupy.


Kontrahenci/Regiony

Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na powiązanie z regionem

geograficznym. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Kontrahenci/Statusy

Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na status kontrahenta. Wynik

prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Typy dokumentów

Raport obrazujący podział bazy dokumentów ze względu na typ (rozszerzenie). Dla każdego typu

podana zostaje ilość dokumentów, średni rozmiar pliku oraz łączna objętość dokumentów

wskazanego typu w bazie danych. Parametrem raportu jest zakres czasowy w którym

wprowadzone zostały do systemu analizowane dokumenty. Wynik prezentowany jest w postaci

tabeli oraz wykresu kołowego.

Harmonogram rezerwacji

Raport obrazujący harmonogram dokonanych rezerwacji dla wskazanego zasobu współdzielonego

(np. samochód, sala konferencyjna, laptop). Parametrem raportu jest zakres czasowy dokonanych

rezerwacji oraz zasób współdzielony. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz diagramu

Gantt'a.

Statystyka sesji/Dzień

Raport obrazujący rozkład dzienny (w rozbiciu na godziny) natężenia pracy w systemie. Na

natężenie pracy składają się dokonane wyświetlenia, edycje, modyfikacje oraz dodania rekordów.

Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz pracownik którego praca ma zostać poddana

analizie. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Statystyka sesji/Tydzień

Raport obrazujący rozkład tygodniowy (w rozbiciu na dni) natężenia pracy w systemie. Na


Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz pracownik którego praca ma zostać poddana

analizie. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Statystyka sesji/Użytkownik


Raport obrazujący statystykę natężenia pracy w systemie dla wszystkich pracowników. Na


Parametrem raportu jest zakres czasowy który ma zostać poddany analizie oraz poziom alarmowy

pozwalający wskazać pracowników których natężenie przekracza pewien założony próg. Wynik


Kontrahenci/Geolokacja (Branża/Miasto i Branża/Region)

Raport obrazujący rozkład firm na mapie. Parametrem raportu jest branża kontrahentów mająca

zostać poddana analizie, zakres czasowy pozyskania klienta oraz jego obsługujący. Wynik

prezentowany jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.

Kontrahenci/Geolokacja (Grupa/Miasto i Grupa/Region)

Raport obrazujący rozkład firm na mapie. Parametrem raportu jest grupa kontrahentów mająca

zostać poddana analizie, zakres czasowy pozyskania klienta oraz jego obsługujący. Wynik

prezentowany jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.

Sprzedaż :

Lejek sprzedaży

Raport obrazujący ilość ofert, zgromadzony w nich kapitał oraz przewidywaną marżę dla

poszczególnych faz w których może znajdować się oferta (np. pierwszy kontakt, wstępna oferta,

negocjacje, oferta końcowa). Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik


Miesiąc/Sprzedaż-Zakup

Raport obrazujący ilość zamówień sprzedażowych oraz zakupowych, ich wartość oraz związaną z

nimi marżę w rozbiciu miesięcznym. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych

zamówień oraz tryb naliczania kosztów zakupowych. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli

oraz wykresu słupkowego.

Branża/Sprzedaż

Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na

poszczególne branże kontrahentów. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych

zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Grupa/Sprzedaż

Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na grupy

kontrahentów. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik


Potencjał/Sprzedaż


Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na

poszczególne potencjały kontrahentów. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych


Region/Sprzedaż

Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na regiony

geograficzne. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik


Dział/Sprzedaż

Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na działy.

Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w

postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Produkt/Sprzedaż (ilość)

Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości sprzedanych egzemplarzy. Oprócz

ilości podany zostaje także zysk oraz uzyskiwana marża związana z danym produktem.



Produkt/Sprzedaż (zysk)

Raport przedstawiający ranking produktów względem uzyskiwanego zysku ze sprzedaży. Oprócz

zysku podana zostaje także ilość sprzedanych egzemplarzy oraz uzyskiwana marża związana z

danym produktem. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik


Produkt/Sprzedaż (marża)

Raport przedstawiający ranking produktów względem uzyskiwanej marży. Oprócz marży podana

zostaje także ilość sprzedanych egzemplarzy oraz uzyskiwany zysk. Parametrem raportu jest

zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu

słupkowego.

Produkt/Oferty

Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości oferowanych egzemplarzy. Oprócz

ilości podany zostaje także zysk oraz uzyskiwana marża związana z danym produktem.

Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik prezentowany jest w postaci

tabeli oraz wykresu słupkowego.

Kategoria produktów/Sprzedaż (ilość)

Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem ilości sprzedanych egzemplarzy.

Oprócz ilości podany zostaje także zysk oraz uzyskiwana marża związana z daną grupą towarową.




Kategoria produktów/Sprzedaż (zysk)

Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem uzyskiwanego zysku ze sprzedaży.

Oprócz zysku podana zostaje także ilość sprzedanych egzemplarzy oraz uzyskiwana marża

związana z daną grupą towarową. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych


Lista ofert/Użytkownik

Raport przedstawiający listę ofert związanych z poszczególnymi pracownikami firmy. Dla każdego

pracownika raport podsumowuje także łączną wartość wpisanych ofert. Parametrem raportu jest

zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Lista zamówień/Kontrahent

Raport przedstawiający listę zamówień związanych z poszczególnymi kontrahentami. Dla każdego

kontrahenta raport podsumowuje także łączną wartość związanych z nim zamówień. Parametrem

raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Lista zamówień/Użytkownik

Raport przedstawiający listę zamówień związanych z poszczególnymi pracownikami firmy. Dla

każdego pracownika raport podsumowuje także łączną wartość wpisanych zamówień. Parametrem

raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Lista przychodów/Kontrahent

Raport przedstawiający listę przychodów/kosztów związanych z poszczególnymi kontrahentami.

Lista uwzględnia zarówno przychody/koszty dodane bezpośrednio z menu "Sprzedaż" jak i rekordy

które przeszły przez ścieżkę akceptacji modułu "Intranet". Dla każdego kontrahenta raport

podsumowuje także łączną wartość związanych z nim przychodów/kosztów. Parametrem raportu

jest zakres czasowy analizowanych przychodów/kosztów. Wynik prezentowany jest w postaci

tabeli.

Lista przychodów/Użytkownik

Raport przedstawiający listę przychodów/kosztów związanych z poszczególnymi pracownikami.

Lista uwzględnia zarówno przychody/koszty dodane bezpośrednio z menu "Sprzedaż" jak i rekordy

które przeszły przez ścieżkę akceptacji modułu "Intranet". Dla każdego pracownika raport

podsumowuje także łączną wartość związanych z nim przychodów/kosztów. Parametrem raportu

jest zakres czasowy analizowanych przychodów/kosztów. Wynik prezentowany jest w postaci

tabeli.

Geolokacja/Zysk (Miasto i Region)


Raport obrazujący rozkład zysku ze sprzedaży na mapie. Parametrem raportu jest typ dokumentu

sprzedaży mający zostać poddany analizie, zakres czasowy dokumentów oraz ich obsługujący.

Wynik prezentowany jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.

Projekty :

Harmonogram projektów

Raport obrazujący harmonogram projektów dla zadanego okresu. Parametrem raportu jest zakres

czasowy analizowanych projektów oraz koordynator z którym związane są projekty. Wynik

prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu Gannt'a.

Projekt/Sprzedaż

Raport przedstawiający ranking projektów względem uzyskanego zysku ze sprzedaży. Oprócz

zysku podana zostaje także marża związana z danym projektem. Parametrem raportu jest zakres

czasowy oraz status analizowanych projektów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz

wykresu słupkowego.

Koordynator/Sprzedaż

Raport przedstawiający ranking koordynatorów względem zysku uzyskanego z prowadzonych

przez nich projektów. Oprócz zysku podana zostaje także marża związana z danym

koordynatorem. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz status analizowanych projektów.


Projekt/Skuteczność

Raport przedstawiający listę projektów wraz z współczynnikiem skuteczności. Przez współczynnik

skuteczności należy tutaj rozumieć stosunek ilości firm które brały udział w projekcie do ilości tych

spośród nich które w ramach projektu złożyły co najmniej jedno zamówienie. Parametrem raportu

jest zakres czasowy oraz status analizowanych projektów. Wynik prezentowany jest w postaci


Projekt/Przewidywana skuteczność

Raport przedstawiający listę projektów wraz z przewidywanym współczynnikiem skuteczności.

Przez przewidywany współczynnik skuteczności należy tutaj rozumieć stosunek ilości firm które

brały udział w projekcie do ilości tych spośród nich którym w ramach projektu przedstawiono co

najmniej jedną ofertę. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz status analizowanych

projektów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Projekt/Liczebność

Raport przedstawiający listę projektów wraz z etapami oraz liczbą firm które brały udział w

projekcie nadrzędnym oraz podrzędnych etapach. Dodatkowo dla każdego etapu wyświetlony

zostaje współczynnik określający stosunek ilości firm biorących w nim udział do wyjściowej grupy


kontrahentów związanych z projektem nadrzędnym. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz

status analizowanych projektów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Serwis :

Produkt/Działanie serwisowe

Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości wykonanych działań serwisowych.

Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa)analizowanych

działań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu kołowego.

Produkt/Zlecenie serwisowe

Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości związanych z nimi zleceń serwisowych.

Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Naprawa gwarancyjna, Naprawa

pogwarancyjna) analizowanych zleceń. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu

kołowego.

Kategoria produktu/Działanie serwisowe

Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem ilości wykonanych działań

serwisowych. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części,

Naprawa)analizowanych działań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu

kołowego.

Kategoria produktu/Zlecenie serwisowe

Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem ilości związanych z nimi zleceń

serwisowych. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Naprawa gwarancyjna,

Naprawa pogwarancyjna) analizowanych zleceń. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz

wykresu kołowego.

Serwisant/Działanie serwisowe (zysk)

Raport przedstawiający listę działań serwisowych wykonanych przez poszczególnych

użytkowników systemu. Dla każdego użytkownika raport podsumowuje całościowy przychód, koszt

oraz zysk związany z wykonanymi przez niego działaniami serwisowymi. Parametrem raportu jest

zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa) uwzględnionych działań. Wynik

prezentowany jest w postaci tabeli.

Serwisant/Działanie serwisowe (czas)


użytkowników systemu. Dla każdego użytkownika raport podsumowuje łączny czas związany z

wykonanymi przez niego działaniami serwisowymi. Parametrem raportu jest zakres czasowy,

długość dnia roboczego oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa) uwzględnionych działań. Wynik



Lista działań serwisowych


użytkowników systemu. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części,

Naprawa) uwzględnionych działań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Serwisant/Zlecenie serwisowe (zysk)

Raport przedstawiający listę zleceń serwisowych w których koordynatorami są poszczególni

użytkownicy systemu. Dla każdego użytkownika raport podsumowuje całościowy przychód, koszt

oraz zysk związany z wykonanymi przez niego zleceniami serwisowymi. Parametrem raportu jest

zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa) uwzględnionych zleceń. Wynik


Lista zleceń serwisowych

Raport przedstawiający listę zleceń serwisowych obsługiwanych przez poszczególnych

użytkowników systemu. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Naprawa

gwarancyjna, Naprawa pogwarancyjna) uwzględnionych zleceń. Wynik prezentowany jest w

postaci tabeli.

Lista zamówień dla zleceń serwisowych

Raport przedstawiający listę zleceń serwisowych obsługiwanych przez poszczególnych

użytkowników systemu. Dla każdego zlecenia wyświetlona zostaje lista wszystkich związanych z

nim zamówień wraz z podsumowaniem kwotowym. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz

typ (np. Naprawa gwarancyjna, Naprawa pogwarancyjna) uwzględnionych zleceń. Wynik


Użytkownicy :

Użytkownik/Harmonogram nieobecności

Raport obrazujący harmonogram absencji dla zadanego pracownika. Parametrem raportu jest

zakres czasowy analizowanych nieobecności oraz pracownik z którym są one związane. Wynik

prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu Gannt'a.

Użytkownik/Harmonogram zadań

Raport obrazujący harmonogram zadań dla wskazanego pracownika. Parametrem raportu jest

zakres czasowy analizowanych zadań, pracownik z którym są one związane oraz status zadań

które mają zostać uwzględnione w raporcie. Wynik prezentowany jest w postaci arkusza którego

głównym przeznaczeniem jest wydruk.

Użytkownik/Status zadań

Raport przedstawiający statystykę zadań do poszczególnych pracowników. Dla każdego z

pracowników przedstawia on procentowy podział wszystkich przypisanych mu zadań ze względu


na ich status (np. Zamknięte pozytywnie, Zamknięte negatywnie, Odrzucony itd.). Parametrem

raportu jest zakres czasowy analizowanych zadań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz

serii wykresów kołowych.

Użytkownik/Oferty

Raport przedstawiający listę pracowników wraz z wartością oraz ilością wprowadzonych ofert.

Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik prezentowany jest w postaci


Użytkownik/Sprzedaż

Raport przedstawiający listę pracowników wraz z wartością oraz ilością wprowadzonych zamówień.



Użytkownik/Czas pracy w systemie

Raport przedstawiający listę pracowników wraz czasem spędzonym na pracy w systemie.

Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych sesji użytkownika. Wynik prezentowany

jest w postaci tabeli oraz wykresu kołowego.

Użytkownik/Aktywność w systemie

Raport przedstawiający listę pracowników wraz z ilością danych wprowadzonych do przez nich do

systemu. Rekordy wprowadzone do systemu podzielone zostały na typy (np. Zadania, Informacje,

Maile, Oferty, Zamówienia, Dokumenty itd). Parametrem raportu jest zakres czasowy

analizowanych rekordów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Użytkownik/Obciążenie w systemie

Raport przedstawiający listę pracowników wraz z ilością danych które są z nimi logicznie związane

w systemie. Analizowane rekordy podzielone zostały na typy (np. Zadania, Projekty, Maile, Oferty,

Zamówienia, Dokumenty itd). Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych rekordów.

Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Zadania :

Zadania/Branża

Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów z poszczególnych branż.

Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres

czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia

roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Zadania/Grupa kontrahenta

Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów z poszczególnych grup.

Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres




Zadania/Region

Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów reprezentujących poszczególne

regiony geograficzne. Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem

raportu jest zakres czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także

podanie długości dnia roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu

słupkowego.

Zadania/Status kontrahenta

Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów związanych z poszczególnymi

statusami. Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu

jest zakres czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie

długości dnia roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.

Zadania/Kontrahent (ilość)

Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz poszczególnych kontrahentów. Dodatkowo

raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz

status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia roboczego.


Zadania/Kontrahent (czas)

Raport obrazujący łączny czas trwania zadań wykonanych na rzecz poszczególnych kontrahentów.

Dodatkowo raport podaje także ilość wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres czasowy

oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia roboczego.


Zadania/Użytkownik (ilość)

Raport obrazujący ilość zadań wykonanych przez poszczególnych pracowników firmy. Dodatkowo

raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz

status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia roboczego.


Zadania/Użytkownik (czas)

Raport obrazujący łączny czas trwania zadań wykonanych przez poszczególnych pracowników

firmy. Dodatkowo raport podaje także ilość wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres



Lista zadań zaległych


Raport prezentujący listę zadań zaległych (zadań w których minął termin realizacji a do tej pory

nie zostały one zamknięte) dla poszczególnych pracowników firmy. Parametrem raportu jest

zakres czasowy analizowanych zadań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Zadania/Geolokacja (Ilość/Miasto i Ilość/Region)

Raport obrazujący rozkład ilości wykonanych zadań na mapie. Parametrem raportu jest typ zadań

mający zostać poddany analizie, zakres czasowy zadań oraz ich realizator. Wynik prezentowany

jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.

Zadania/Geolokacja (Czas/Miasto i Czas/Region)

Raport obrazujący rozkład czasu wykonanych zadań na mapie. Parametrem raportu jest typ zadań

mający zostać poddany analizie, zakres czasowy zadań oraz ich realizator. Wynik prezentowany

jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.

Informacje :

Informacje/Typy

Raport obrazujący podział ilościowy oraz procentowy bazy informacji ze względu na typ informacji

(np. Spotkanie, Telefon, Prezentacja). Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych

informacji. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu kołowego.

Lista informacji/Użytkownik

Raport przedstawiający listę informacji wpisanych przez poszczególnych użytkowników systemu.

Parametrem raportu jest zakres czasowy uwzględnionych informacji. Wynik prezentowany jest w

postaci tabeli.

Lista informacji/Kontrahent

Raport przedstawiający listę informacji związanych z poszczególnych kontrahentami. Parametrem

raportu jest zakres czasowy uwzględnionych informacji. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.

Podsumowanie

System ITCube to nowoczesne, profesjonalne rozwiązanie do zarządzania kontaktami z klientami

oraz wspomagające pracę przedstawicieli handlowych. Łatwa konfiguracja, prostota użytkowania,

intuicyjny interfejs a także liczne narzędzia do importu danych powodują, iż proces wdrożenia

systemu ITCube skraca się do kilku dni. System ITCube oparty został o nowoczesne oraz

sprawdzone technologie takie jak: MySQL, Java, Jsp, Crystal Reports. Dzięki temu system ITCube

pracuje stabilnie oraz współpracuje z wszystkimi znaczącymi systemami operacyjnymi (Linux,

Unix, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP).


Zespół pracowników ITCube Software dziękuje za zainteresowanie produktem ITCube oraz życzy

przyjemnego oraz wydajnego użytkowania systemu. Wszystkie uwagi oraz zapytania kierować

można pod adres [email protected].

Aneks

Wyszukiwanie za pomocą wzorców

Wzorce pozwalają na zaawansowane wyszukiwanie rekordów znajdujących się w bazie danych

systemu ITCube. Składają się one ze znaków alfanumerycznych oraz symboli specjalnych: "_"

oraz "%".

Symbol "_" oznacza możliwość wystąpienie jednego dowolnego znaku natomiast "%" wystąpienie

dowolnego ciągu znaków.

Przykłady:

"%em" - pola kończące się ciągiem "em" np. "Modem", "Rozmowa z kontrahentem",

"%ome%" - pola zawierające ciąg "ome" np. "Tomek",

"_om%" - pola zawierające ciąg "om" występujący na drugiej pozycji np. "Domek".

Formularz Treść

Formularz ten wykorzystywany jest podczas:

• wprowadzania treści mających wyświetlać się na stronie głównej ekstranetu;

• wprowadzania treści regulaminu sklepu internetowego;

• wysyłania listu e-mail;

• redagowania faksu;

• tworzenia mailingu/faksingu.

Oprócz pola edycyjnego służącego wprowadzaniu treści formularz zawiera dwa rzędy ikon

umożliwiających formatowanie tekstu. I tak ikony umożliwiają:

wycięcie partii zaznaczonego wcześniej tekstu i przeniesienie go do systemowego

schowka;

skopiowanie zaznaczonej partii tekstu do schowka systemowego, bez jego usuwania z

pola edycyjnego;

wklejenie skopiowanego wcześniej do schowka tekstu w pole edycyjne;

odszukanie we wprowadzonym tekście wyrazu bądź frazy;

zamianę zaznaczonego fragmentu tekstu w odnośnik;

wstawienie tabeli;

pogrubienie zaznaczonego wcześniej tekstu;

pochylenie zaznaczonego wcześniej tekstu;

podkreślenie zaznaczonego wcześniej tekstu;

usunięcie formatowania HTML w zaznaczonym fragmencie tekstu;


wyrównanie zaznaczonego fragmentu tekstu do lewej strony;

wycentrowanie zaznaczonego fragmentu tekstu;

wyrównanie zaznaczonego fragmentu tekstu do prawej strony;

wyrównanie zaznaczonego fragmentu tekstu do lewej i prawej strony;

utworzenie listy numerowanej;

utworzenie listy wypunktowanej;

przesunięcie akapitu w lewo;

przesunięcie akapitu w prawo;

zmiana koloru fontu;

zmiana koloru tła.

Pod tymi ikonami znajdują się rozwijane listy dzięki, którym możemy:

• zmieniać kroje fontu;

• zmieniać rozmiar fontu;

• zmieniać format nagłówków użytych w tekście;

• wstawiać grafikę zaimportowaną do Bazy grafik systemu ITCube;

• wstawiać przygotowane wcześnie szablony dokumentów (w przypadku redagowania

maili/faksów).

Segregowanie rekordów

System ITCube umożliwia wyszukiwanie informacji w bazie na wiele różnych sposobów. W wielu

przypadkach istnieje duże prawdopodobieństwo otrzymania listy rekordów liczącej kilka,

kilkadziesiąt lub nawet kilkaset rekordów. W takim przypadku z pewnością pomocny będzie

oferowany przez system mechanizm alfabetycznego segregowania wyników.

Aby dokonać alfabetycznego szeregowania należy wybrać spośród kolumn (za wyjątkiem kolumny

Nr) tę, która ma zostać uporządkowana i kliknąć w jej nazwę lewym przyciskiem myszki. System

powinien na to zareagować wyświetleniem po prawej strony nazwy małego elementu graficznego

symbolizującego, iż wartości w danej kolumnie są od tej chwili ułożone alfabetycznie.

WAŻNE: Segregowanie elementów może odbywać się na dwa sposoby: rosnąco (od wartości

najniższej do najwyższej) symbolizowanego przez wizerunek strzałki z grotem skierowanym w dół

, oraz malejąco (od wartości najwyższej do najniższej) symbolizowanego przez wizerunek

strzałki z grotem skierowanym do góry .

Formularz dodawania do rekordu dokumentu zarejestrowanego w

systemie

Okno składa się z dwóch części. Pierwsza z nich umożliwia nawigację pomiędzy poszczególnymi

partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda partia grupuje

dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z jednym dokumentem).


WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierającej aktywne rekordy oraz w

bazie zawierającej rekordy nieaktywne. Wyboru dokonujemy zaznaczając pole Aktywne rekordy

bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie przycisku Szukaj.




służące do:






przeglądnięcia pliku, bądź załączenia go do rekordu.


zaawansowanych (o których mowa poniżej) system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi

partiami rekordów dostępnymi w systemie. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za

pomocą mechanizmów do wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród

tych partii rekordów, które spełniają zadane w zapytaniu kryteria.

Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego pliku za

pomocą takich danych jak choćby: właściciel, katalog w jakim dany plik jest przechowywany,

nazwa pliku pod jaką został on wprowadzony do systemu, czy też jego opis. Okno składa się z

sześciu kolumn:


akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści dokumentu

oraz dodanie konkretnego pliku do rekordu opisującego dany dokument;

• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził dany

plik do systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm


znaleźć plik wprowadzony do systemu przez Jana Kowalskiego wystarczy wybrać z

rozwijanego menu w polu Nazwisko i imię frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania

będzie wyświetlenie wszystkich plików wprowadzonych do systemu przez Jana Kowalskiego;

• kolumna Katalog – zawiera informację o katalogu, do którego przyporządkowany jest dany

plik. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


wszystkie rekordy umieszczone w hipotetycznym katalogu „Dokumenty graficzne” należy

wybrać z rozwijanego menu taką właśnie opcję. Wynikiem takiego działania będzie


wyświetlenie opisów wszystkich plików umieszczonych w katalogu o nazwie „Dokumenty

graficzne”;


struktury katalogów w jakich przechowywane będą pliki (Dokumenty->Katalogi dokumentów)

i przypisaniu konkretnych plików do poszczególnych katalogów (Dokumenty->Zarejestruj

dokument).

• kolumna Nazwa – zawiera identyfikator pliku, pod jakim jest on rozpoznawany przez



dotyczący pliku o określonej nazwie, wystarczy wpisać jego nazwę w polu edycyjnym i


wyświetlenie rekordu poświęconego konkretnemu plikowi posługującemu się tym właśnie

identyfikatorem. Mamy również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;

• kolumna Opis dokumentu - zawiera informację o pliku, jaką zamieścił o nim wprowadzający

go do systemu użytkownik. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został


więc, aby znaleźć rekordy zawierające w opisie konkretną frazę wystarczy wpisać w polu

edycyjnym Opis poszukiwany tekst i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem

takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych plikom mającym w polu opis

poszukiwaną przez nas frazę. Podobnie jak miało to miejsce w przypadku mechanizmu

wyszukującego dane w kolumnie Nazwa, tak i tutaj mamy możliwość zastosowania

wyszukiwania za pomocą wzorców.

WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać, aby podczas wprowadzania do

systemu pliku (Dokumenty->Zarejestruj dokument) wypełnić pole Opis.

• kolumna Data rejestracji – zawiera informację o czasie zarejestrowania dokumentu w

systemie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do


rekordy zarejestrowane w konkretnym okresie, ustalić należy zakres czasowy jaki system

powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do tego celu służą dwa

pola Od, Do w kolumnie Data rejestracji. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól

za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza

uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.


Dodatek A – opis pliku itcube.ini

Podstawowym plikiem konfiguracyjnym systemu ITCube jest plik itcube.ini znajdujący się w

katalogu oznaczonym jako ITCUBE_HOME (pod systemem operacyjnym Linux jest to domyślnie

katalog: /home/icsolutions/ITCube, natomiast pod systemem Windows: C:\ITCube). Każda

zmiana w pliku itcube.ini będzie widoczna dopiero po ponownym uruchomieniu systemu ITCube.

Plik itcube.ini jest podzielony na sekcje, których opis znajduje się poniżej.

Database engine section

Sekcja poświecona parametrom bazy danych. Zawiera następujące opcje:

• Host – nazwa serwera, na którym uruchomiona jest baza danych systemu ITCube. Po

nazwie serwera można dodatkowo podać port, pod którym nasłuchuje serwer bazodanowy.

Domyślna wartość: localhost:3310;

• Database – nazwa bazy danych systemu ITCube;

• DatabaseEngine – rodzaj bazy danych. Aktualnie jedyną dopuszczalną wartością jest mysql;

• AutoDeamonSleepingTime – parametr mówiący co ile sekund powinny być uruchamiane

mechanizmy czyszczące bazę danych. Domyślna wartość: 3600;

ITCube session trace section

Sekcja poświęcona logowaniu pracy użytkowników. W wersji ITCube 6.2 zostało

zaimplementowane logowanie wszystkich ważniejszych zdarzeń systemowych. Dla każdym obiektu

możemy osobno śledzić 5 podstawowych zdarzeń : dodanie, modyfikacja, wyświetlenie, edycja

oraz usunięcie. Poniżej podano pełną listę zmiennych.

• LogSessions – parametr określający czy mechanizm logowania ma być włączony (wartość

yes), czy wyłączony (wartość: no). ;

• LogSessionsAddCompany – parametr określający czy zdarzenie dodania kontrahenta

powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia

należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• LogSessionsUpdateCompany – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji kontrahenta



• LogSessionsViewCompany – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia kontrahenta



• LogSessionsEditCompany – parametr określający czy zdarzenie edycji kontrahenta powinno

być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy

przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• LogSessionsDeleteCompany – parametr określający czy zdarzenie usunięcia kontrahenta




• LogSessionsAddCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie dodania kontaktu



• LogSessionsUpdateCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji

kontaktu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego

zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• LogSessionsViewCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia



• LogSessionsEditCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie edycji kontaktu



• LogSessionsDeleteCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie usunięcia



• LogSessionsAddSharedFile – parametr określający czy zdarzenie dodania dokumentu



• LogSessionsUpdateSharedFile – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji danych

opisujących dokument powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy

logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• LogSessionsViewSharedFile – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia informacji o

dokumencie powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować

tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• LogSessionsDownloadSharedFile – parametr określający czy zdarzenie pobrania dokumentu



• LogSessionsEditSharedFile – parametr określający czy zdarzenie edycji informacji o

dokumencie powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować


• LogSessionsDeleteSharedFile – parametr określający czy zdarzenie usunięcia dokumentu



• LogSessionsAddProject – parametr określający czy zdarzenie dodania projektu powinno być

logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy


• LogSessionsUpdateProject – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji projektu



• LogSessionsViewProject – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia projektu




• LogSessionsEditProject – parametr określający czy zdarzenie edycji kontrahenta projektu



• LogSessionsDeleteProject – parametr określający czy zdarzenie usunięcia projektu powinno



• LogSessionsAddProjectStage – parametr określający czy zdarzenie dodania etapu projektu



• LogSessionsUpdateProjectStage – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji etapu

projektu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego


• LogSessionsViewProjectStage – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia etapu



• LogSessionsEditProjectStage – parametr określający czy zdarzenie edycji etapu projektu



• LogSessionsDeleteProjectStage – parametr określający czy zdarzenie usunięcia etapu



• LogSessionsAddTask – parametr określający czy zdarzenie dodania zadania powinno być



• LogSessionsUpdateTask – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji zadania powinno



• LogSessionsViewTask – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia zadania powinno



• LogSessionsEditTask – parametr określający czy zdarzenie edycji zadania powinno być



• LogSessionsDeleteTask – parametr określający czy zdarzenie usunięcia zadania powinno



• LogSessionsAddNote – parametr określający czy zdarzenie dodania informacji powinno być



• LogSessionsUpdateNote – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji informacji




• LogSessionsViewNote – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia informacji



• LogSessionsEditNote – parametr określający czy zdarzenie edycji informacji powinno być



• LogSessionsDeleteNote – parametr określający czy zdarzenie usunięcia informacji powinno



• LogSessionsAddNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie dodania ogłoszenia powinno



• LogSessionsUpdateNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji ogłoszenia



• LogSessionsViewNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia ogłoszenia



• LogSessionsEditNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie edycji ogłoszenia powinno



• LogSessionsDeleteNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie usunięcia ogłoszenia



• LogSessionsAddAbsence – parametr określający czy zdarzenie dodania nieobecności



• LogSessionsUpdateAbsence – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji nieobecności



• LogSessionsViewAbsence – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia nieobecności



• LogSessionsEditAbsence – parametr określający czy zdarzenie edycji nieobecności powinno



• LogSessionsDeleteAbsence – parametr określający czy zdarzenie usunięcia nieobecności



• LogSessionsAddReservation – parametr określający czy zdarzenie dodania rezerwacji




• LogSessionsUpdateReservation – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji rezerwacji



• LogSessionsViewReservation – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia rezerwacji



• LogSessionsEditReservation – parametr określający czy zdarzenie edycji rezerwacji powinno



• LogSessionsDeleteReservation – parametr określający czy zdarzenie usunięcia rezerwacji



• LogSessionsAddOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie dodania oferty/zamówienia



• LogSessionsUpdateOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji

oferty/zamówienia powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy


• LogSessionsViewOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia



• LogSessionsEditOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie edycji oferty/zamówienia



• LogSessionsDeleteOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie usunięcia



• LogSessionsAddCost – parametr określający czy zdarzenie dodania przychodu/kosztu



• LogSessionsUpdateCost – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji przychodu/kosztu



• LogSessionsViewCost – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia przychodu/kosztu



• LogSessionsEditCost– parametr określający czy zdarzenie edycji przychodu/kosztu powinno



• LogSessionsDeleteCost – parametr określający czy zdarzenie usunięcia przychodu/kosztu




• LogSessionsAddProduct – parametr określający czy zdarzenie dodania produktu powinno



• LogSessionsUpdateProduct – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji produktu



• LogSessionsViewProduct – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia produktu



• LogSessionsEditProduct– parametr określający czy zdarzenie edycji produktu powinno być



• LogSessionsDeleteProduct – parametr określający czy zdarzenie usunięcia produktu



• LogSessionsAddMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie dodania maila/mailingu



• LogSessionsUpdateMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji

maila/mailingu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować


• LogSessionsViewMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia



• LogSessionsEditMail/Mailing– parametr określający czy zdarzenie edycji maila/mailingu



• LogSessionsDeleteMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie usunięcia



• LogSessionsAddGuarantee – parametr określający czy zdarzenie dodania gwarancji powinno



• LogSessionsUpdateGuarantee – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji gwarancji



• LogSessionsViewGuarantee – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia gwarancji



• LogSessionsEditGuarantee– parametr określający czy zdarzenie edycji gwarancji powinno




• LogSessionsDeleteGuarantee – parametr określający czy zdarzenie usunięcia gwarancji



• LogSessionsAddContract – parametr określający czy zdarzenie dodania kontraktu

serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować


• LogSessionsUpdateContract – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji kontraktu



• LogSessionsViewContract – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia kontraktu



• LogSessionsEditContract– parametr określający czy zdarzenie edycji kontraktu serwisowego



• LogSessionsDeleteContract – parametr określający czy zdarzenie usunięcia kontraktu



• LogSessionsAddService – parametr określający czy zdarzenie dodania zlecenia serwisowego



• LogSessionsUpdateService – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji zlecenia



• LogSessionsViewService – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia zlecenia



• LogSessionsEditService– parametr określający czy zdarzenie edycji zlecenia serwisowego



• LogSessionsDeleteService – parametr określający czy zdarzenie usunięcia zlecenia



• LogSessionsAddServiceTask – parametr określający czy zdarzenie dodania działania



• LogSessionsUpdateServiceTask – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji działania



• LogSessionsViewServiceTask – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia działania




• LogSessionsEditServiceTask– parametr określający czy zdarzenie edycji działania



• LogSessionsDeleteServiceTask – parametr określający czy zdarzenie usunięcia działania



• LogSessionsAddObject – parametr określający czy zdarzenie dodania dodatkowego

formularza powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować


• LogSessionsUpdateObject – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji dodatkowego



• LogSessionsViewObject – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia dodatkowego



• LogSessionsEditObject – parametr określający czy zdarzenie edycji dodatkowego formularza



• LogSessionsDeleteObject – parametr określający czy zdarzenie usunięcia dodatkowego



• LogSessionsExportCompany – parametr określający czy zdarzenie eksportu kontrahentów



• LogSessionsExportCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie eksportu

kontaktów powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować


• LogSessionsExportProduct – parametr określający czy zdarzenie eksportu produktów



• LogSessionsExportNote – parametr określający czy zdarzenie eksportu informacji powinno



• LogSessionsExportTask – parametr określający czy zdarzenie eksportu zadań powinno być



• LogSessionsExportGuarantee – parametr określający czy zdarzenie eksportu gwarancji



• LogSessionsExportContract – parametr określający czy zdarzenie eksportu kontraktów




• LogSessionsExportService – parametr określający czy zdarzenie eksportu zleceń powinno



• LogSessionsExportServiceTask – parametr określający czy zdarzenie eksportu działań

serwisowych powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować


• LogSessionsCompanyAction – parametr określający czy zdarzenie wykonania akcji

zbiorowej na zbiorze kontrahentów powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy

nie chcemy logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• LogSessionsCompanyWorkerAction – parametr określający czy zdarzenie wykonania akcji

zbiorowej na zbiorze kontaktów powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie

chcemy logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;

• SessionTimeout – parametr określający ilość minut po których nieaktywna sesja zostanie

automatycznie zamknięta. Domyślna wartość 30.;

• SystemLoggerVerboseLevel – parametr określający poziom szczegółowości logów

systemowych. Dozwolone wartości to : Information, Warning, Error, None. Wartość

Information oznacza najwyższy poziom szczegółowości natomiast None wyłącznie

podsystemu logowania;

• SystemLogsHorizon – parametr określający po ilu dniach plik logów ma zostać

automatycznie usunięty. Domyślna wartość 14 dni;

ITCube owner section

Sekcja poświecona właścicielowi systemu ITCube. Wartości te wykorzystywane są podczas

drukowania zamówienia dla klienta. Do dyspozycji mamy następujące parametry:

• CompanyName – nazwa kontrahenta, który zakupił system ITCube;

• CompanyAddressStreet – adres (ulica) właściciela systemu ITCube;

• CompanyAddressPostCode – adres (kod pocztowy) właściciela systemu ITCube;

• CompanyAddressCity – adres (miasto) właściciela systemu ITCube;

• CompanyAddressCountry – adres (państwo) właściciela systemu ITCube;

• CompanyNip – Nip właściciela systemu ITCube;

• CompanyRegon – Regon właściciela systemu ITCube;

• CompanyBankAccount – konto bankowe właściciela systemu ITCube;

• CompanyPhone – telefon kontrahenta, który zakupił system ITCube;

• CompanyFax – faks właściciela systemu ITCube;

• CompanyHomePage – strona www kontrahenta, który zakupił system ITCube;

• ITCubeHomePage – adres IP serwera, wykorzystywany w sieci lokalnej, na którym

zainstalowany jest system ITCube CRM;

• ITCubeHomePagePort – port, wykorzystywany w sieci lokalnej, pod którym dostępny jest

system ITCube CRM;

• ITCubeHomePageExternal – adres IP serwera, wykorzystywany w sieci globalnej, na którym

zainstalowany jest system ITCube CRM. Wartość domyślna : ITCubeHomePage ;


• ITCubeHomePagePortExternal – port, wykorzystywany w sieci globalnej, pod którym

dostępny jest system ITCube CRM. Wartość domyślna : ITCubeHomePagePort;

• DisableNonSSLSession – zmienna pozwalająca zablokowanie możliwości otwierania sesji w

trybie niekodowanym protokołem SSL. Domyślna wartość : no;

• DisableNonSSLSessionExceptionHosts – jeśli zmienna DisableNonSSLSession ustawiona

została na wartość yes zmienna DisableNonSSLSessionExceptionHosts definiuje adresy

serwera ITCube CRM które nie będą objęte blokadą.

• GoogleMapKey – klucz środowiska Google Maps generowany pod konkretny adres serwera.

Jeśli serwer posiada wiele adresów IP zmienna ta przyjmuje postać wielu zmiennych o

nazwach GoogleMapKey_IPSerwera

• AdministratorEmail – adres email wyświetlany na stronie logowania do systemu ITCube;

• OrderLogoPosition – pozycja logo firmowego na ofercie/zamówieniu/rewersie serwisowym.

Dopuszczalnymi wartościami są: outer – logo drukowane jest u góry, inner – logo

drukowane jest z prawej strony;

• OrderIconWidth – szerokość w pikselach ikony produktu na dokumencie sprzedaży (0 –

wartość oryginalna);

• OrderIconHeight – wysokość w pikselach ikony produktu na dokumencie sprzedaży (0 –


• OrderLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie sprzedaży (0 –


• OrderLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie sprzedaży (0 –


• InvoiceLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie faktury (0 –


• InvoiceLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie faktury (0 –


• GuaranteeLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie gwarancji (0

– wartość oryginalna);

• GuaranteeLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie gwarancji (0

– wartość oryginalna);

• ContractLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie kontraktu (0 –


• ContractLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie kontraktu (0 –


• ServiceLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie zlecenia (0 –


• ServiceLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie zlecenia (0 –


• PrintBackgroundColor – kolor tła rewersu serwisowego oraz oferty/zamówienia;

• PrintBackgroundBorderColor – kolor obramowania rewersu serwisowego oraz

oferty/zamówienia;


• NumberFormat, NumberFormatDecimalSeparator, NumberFormatGroupingSeparator,

NumberFormatFractionDigits – parametry odpowiedzialne za sposób formatowania liczb w

systemie ITCube CRM. Oznaczają odpowiednio : maskę formatu (np. ###,###.###),

separator dziesiętny, separator grupy oraz długość części ułamkowej;

• OfferOrderDefaultSeparator – zmienna określająca domyślną nazwę separatora pozycji na

dokumencie handlowym. Domyślna wartość : Razem;

• OfferOrderDefaultSeparatorHeight – zmienna określająca domyślny margines separatora

pozycji na dokumencie handlowym. Domyślna wartość : 0;

• AutomaticCurrencyCoursesSynchronization – zmienna określająca czy system ITCube

powinien automatycznie synchronizować bazę kursów z serwerami NBP (wartość yes).

Wartość domyślna : no;

• MainPageCurrencyCoursesHorizon – zmienna określająca w dniach okres uwzględniany w

raporcie kursów walut dostępnym z poziomu panelu głównego systemu. Wartość domyślna :

30;

• GraphicChartsEnabled – zmienna określająca czy raporty systemowe mają w prezentować

wyniki także w formie graficznej (większe obciążenie systemu). Wartość domyślna : yes;

• TopMenuPicture – nazwa pliku graficznego wykorzystywanego jako górna belka systemu.

Wartość domyślna Top1.jpg.

• HtmlEditorUsePointFont – zmienna określająca czy edytor HTML ma zapisywać wielkość

czcionki w punktach (yes) czy za pomocą względnego atrybutu size (no). Wartość domyślna

: yes;

• HtmlEditorAdditionalFonts – rozdzielna przecinkiem lista dodatkowych czcionek dostępnych

w edytorze HTML (muszą one być dostępne na stacji roboczej);

• SellCostReportsModel – zmienna określająca czy podczas analiz zysku w których

uwzględniane są dokumenty zakupu do kosztów doliczyć należy dodatkowo ceny zakupu

zapisane w dokumentach sprzedaży - wartość Simplified. W przeciwnym wypadku wartość

powinna zostać ustawiona na Normal;

• ProductListReportsModel – zmienna określająca czy podczas wyświetlania podsumowania

zakupionych produktów przez kontrahenta produkty z różnych dokumentów sprzedaży mają

zostać „scalone” - wartość Group czy tez wypisane osobno – wartość List;

• ProductListReportsGroups – zmienna określająca listę grup użytkowników które mają

dostęp do raportu podsumowania zakupionych produktów przez kontrahenta. Domyślna

wartość (brak wskazanych grup) – wszyscy użytkownicy;

Dashboard subsystem section

Sekcja dotycząca konfiguracji pulpitów managera. Sekcja zawierająca następujące parametry:

• MainPageDashBoardHorizon – zmienna określająca w miesiącach okres uwzględnianych

dokumentów sprzedaży raporcie pulpitu managera (handel) dostępnym z poziomu panelu

głównego systemu. Wartość domyślna : 3;

• MainPageDashBoardOfferTopLimit – ilość rekordów w rankingu ofert pulpitu managera

(handel). Domyślna wartość : 10;


• MainPageDashBoardSaleTopLimit – ilość rekordów w rankingu sprzedaży pulpitu managera

(handel). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardHorizon - zmienna określająca w miesiącach okres

uwzględnianych dokumentów sprzedaży w raporcie pulpitu managera (projekty) dostępnym

z poziomu panelu głównego systemu. Wartość domyślna : 3;

• MainPageProjectDashBoardTaskTopLimit – ilość rekordów w rankingu zadań pulpitu

managera (projekty). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardSaleTopLimit – ilość rekordów w rankingu sprzedaży pulpitu

managera (projekty). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardActiveProjectLimit – ilość rekordów w liście projektów „do

zamknięcia” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardActiveProjectColorLimit – czas w dniach określający podział na

standardowe/naglące rekordy w liście projektów „do zamknięcia” pulpitu managera

(projekty). Domyślna wartość : 7;

• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectLimit - ilość rekordów w liście projektów

„opóźnionych” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectColorLimit - czas w dniach określający podział na

standardowe/naglące rekordy w liście projektów „opóźnionych” pulpitu managera


• MainPageProjectDashBoardActiveProjectStageLimit – ilość rekordów w liście etapów „do

zamknięcia” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardActiveProjectStageColorLimit - czas w dniach określający podział

na standardowe/naglące rekordy w liście etapów „do zamknięcia” pulpitu managera


• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectStageLimit - ilość rekordów w liście etapów

„opóźnionych” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;

• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectStageColorLimit - czas w dniach określający

podział na standardowe/naglące rekordy w liście etapów „opóźnionych” pulpitu managera


• MainPageServiceDashBoardHorizon – zmienna określająca w miesiącach okres uwzględniany

w raporcie pulpitu managera (serwis) dostępnym z poziomu panelu głównego systemu.

Wartość domyślna : 3;

• MainPageServiceDashBoardServiceTopLimit – ilość rekordów w rankingu zleceń pulpitu

managera (serwis). Domyślna wartość : 10;

• MainPageServiceDashBoardServiceTaskTopLimit – ilość rekordów w rankingu działań pulpitu

managera (serwis). Domyślna wartość : 10;

• MainPageServiceDashBoardContractTopLimit – ilość rekordów w rankingu kontraktów

pulpitu managera (serwis). Domyślna wartość : 10;

• MainPageServiceDashBoardGuaranteeTopLimit – ilość rekordów w rankingu gwarancji

pulpitu managera (serwis). Domyślna wartość : 10;


Mail subsystem section

Sekcja dotycząca konfiguracji modułu do wysyłania oraz odbierania poczty elektronicznej. Sekcja

zawiera następujące parametry:

• MailServerType – nazwa protokołu odbierania poczty elektronicznej. Do dyspozycji mamy

dwie wartości: imap albo pop3. W przypadku wyboru protokołu imap możliwa jest

integracja z dowolnym programem pocztowym obsługującym protokół imap (np Outlook

Express);

• MailServerPort – numer portu obsługiwanego przez serwer poczty przychodzącej. Wartość

-1 oznacza wartość domyślną dla wybranego protokołu komunikacji.

• IMAPSynchronizeInbox – parametr mówiący czy system ITCube ma odbierać maile

przychodzące z serwera imap - wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy aby

oprogramowanie ITCube odbierało maile z serwera imap należy wpisać wartość no;

• IMAPInboxPath – nazwa folderu skrzynki odbiorczej, z którego system ITCube będzie

ściągał pocztę przychodzącą, o ile parametr IMAPSynchronizeInbox jest ustawiony na yes;

• IMAPSynchronizeOutbox – parametr mówiący czy system ITCube ma odbierać maile

wychodzące z serwera imap - wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy aby system ściągał

maile z serwera imap należy wpisać wartość no;

• IMAPOutboxPath - nazwa folderu skrzynki nadawczej, z którego system ITCube będzie

ściągał pocztę wychodzącą, o ile parametr IMAPSynchronizeOutbox jest ustawiony na yes;

• SMTPServer – nazwa serwera smtp;

• SMTPServerAuth – parametr mówiący czy serwer smtp wymaga autoryzacji (wartości:

yes/no);

• SMTPServerLogin – login wymagany przez serwer smtp podczas autoryzacji;

• SMTPServerPassword – hasło wymagane przez serwer smtp podczas autoryzacji;

• DefaultReturnEmail – adres email, który podawany jest jako email zwrotny podczas

wysyłania maila, w przypadku gdy użytkownik nie posiada zdefiniowanego zwrotnego

adresu email;

• EmailDeamonSleepingTime – co ile sekund mają być wysyłane nowe wiadomości e-mail.

Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 300;

• SendEmailErrorRetryNo – ile razy demon mailowy próbuje wysłać email. Domyślna wartość:

3;

• MailingDeamonSleepingTime - co ile sekund demon mailowy ma sprawdzać czy są do

wysłania nowe mailingi. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 330;

• POPDeamonSleepingTime - co ile sekund mają być ściągane nowe wiadomości email z

serwera pop. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 300;

• POPDeamonMaxAttSize – maksymalna wielkość załącznika w wiadomości email. Wielkość

podawana jest w kilo bajtach. Domyślna wielkość: 5000 (5MB);

• MailArchiveHorizon – ilość dni, po upływie których emaile trafiają do archiwum. Domyślna

wartość: 30;

• MailerDummyMode – parametr służący do testowania systemu ITCube CRM. Wartość

domyślna: no. Nie należy zmieniać wartości domyślnej;


• IgnoreMailAtt – parametr wykorzystywany przy ściąganiu poczty elektronicznej. Wartość no

oznacza iż cały mail jest importowany do systemu. Wartość yes oznacza, iż załączniki maili

nie będą importowane do systemu;

• ImportEmlFiles – parametr mówiący czy demon mailowy ma ściągać pocztę także z

folderów: ITCubeHome/fileBuffor/email/inbox, ITCubeHome/fileBuffor/email/outbox.

Wartość domyślna: no;

• ImportEmlFilesLogin – parametr mówiący, kto z użytkowników ma być właścicielem

importowanej poczty elektronicznej.

SMS subsystem section

Sekcja dotycząca konfiguracji modułu do wysyłania smsów. Sekcja zawiera następujące

parametry:

• SMSDeamonSleepingTime – co ile sekund program do wysyłania sms'ów ma sprawdzać czy

w bazie systemu są nowe zgłoszenia wysłania sms'a. Domyślna wartość: 330;

• SMSEncoding – format kodowania sms'a. Dostępne wartości UCS2, 8BIT, 7BIT. Domyślna

wartość: UCS2;

• SMSCenterNumber – numer centrum wysyłania sms'ów. Jest to numer specyficzny dla

wykorzystywanej sieci GSM. Domyślna wartość wskazuje na centrum sieci ORANGE:

+48501200777;

• SMSAntiSpamDetectionDelay – w niektórych sieciach bardzo szybkie wysyłanie kilku sms'ów

pod rząd jest niedozwolone. Dlatego wskazane jest by pomiędzy wysyłanymi sms'ami

wprowadzać krótkie przerwy. Wartość parametru określa długość trwania takiej przerwy w

sekundach. Domyślna wartość: 5;

• GSMModemComPort – port szeregowy pod którym dostępny jest modem GSM. Dostępne

wartości to 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 odpowiadające odpowiednio portom COM1, COM2 itd.

Domyślna wartość: 1;

• GSMModemBaudRate – szybkość transmisji obsługiwana przez modem GSM. Dostępne

wartości to 115200, 57600, 38400, 19200, 9600, 4800, 2400. Domyślna wartość: 9600;

• GSMModemDtrModeOn – domyślna aktywność trybu DTR. Domyślna wartość: no;

• GSMModemRtsModeOn – domyślna aktywność trybu RTS. Domyślna wartość: yes;

MOBILE subsystem section

Sekcja dotycząca konfiguracji dostępu za pośrednictwem urządzeń mobilnych (np. Telefony

komórkowe). Sekcja zawiera następujące parametry:

• ITCubeMobileEnabled – czy system ma umożliwiać połączenia z pośrednictwem urządzeń

mobilnych. Domyślna wartość: no;

• ITCubeMobileCompanyListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce

kontrahentów. Wartość domyślna : 50;

• ITCubeMobileCompanyWorkerListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej

przeglądarce kontaktów. Wartość domyślna : 50;


• ITCubeMobileProductListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce

produktów. Wartość domyślna : 50;

• ITCubeMobileTaskListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce zadań.

Wartość domyślna : 50;

• ITCubeMobileServiceTaskListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce

działań serwisowych. Wartość domyślna : 50;

Fax subsystem section

Sekcja służąca do sparametryzowania modułu faksowego. W sekcji tej dostępne są następujące

pola:

• FaxModeIntegrated – tryb pracy modułu faksowego. Wartość yes oznacza tryb współpracy z

zewnętrznym serwerem faksowy. Wartość no oznacza tryb pracy autonomicznej. Wartość

domyślna : yes.

• SerialPort – nazwa portu, do którego podłączony jest modem. Dopuszczalne wartości to:

COM1, COM2, COM3, COM4. Wartość domyślna: COM1;

• LocalID – identyfikator wysyłanego faksu. Symbol ten pojawia się w nagłówku faksu i

zazwyczaj służy jako napis identyfikujący wysyłającego. Najczęściej jako LocalID jest

podawana nazwa firmy. W przypadku faksów starszych opcja ta może nie być dostępna

(faksy klasy niższej niż 2);

• URLBase – adres serwera (wraz z numerem portu), na którym zainstalowany jest system

ITCube. Demon faksowy wykorzystuje ten parametr do dołanczania plików graficznych do

wysyłanego faksu. Wartość domyślna: http://127.0.0.1:8080/. Zazwyczaj nie ma potrzeby

zmieniania wartości tego parametru;

• DefaultPrefix – jest to wartość, która jest zawsze dodawana na początku numeru faksu (np.

01044). Wartość domyślna jest pustym ciągiem znaków;

• FaxDeamonSleepingTime – co ile sekund system ma sprawdzać czy należy wysłać nowe

faksy. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 300;

Import subsystem section

Sekcja służąca do sparametryzowania modułu automatycznych importów. W sekcji tej dostępne są

następujące pola:

• ImportDeamonSleepingTime – co ile sekund system ma sprawdzać czy pojawiły się nowe

pliki do importu. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 0;

• ImportDeamonImportCompany – czy analizować pliki dotyczące kontrahentów (yes/no);

• ImportDeamonImportCompanyCheckNameUnique – czy zablokować import kontrahenta

jeśli istnieje już w bazie firma o podanej nazwa/skrócie (yes/no);

• ImportDeamonImportCompanyCompanyId – jaka kolumna tabeli Company ma zostać użyta

do zlokalizowania firmy podanej jako Centrala. Domyślna wartość CompanyName;

• ImportDeamonImportCompanyCompanyIdUnique - czy podczas wyznaczania firmy podanej

jako Centrala wymagana jest jednoznaczność (yes/no);

• ImportDeamonImportProduct - czy analizować pliki dotyczące produktów (yes/no);


http://127.0.0.1:8080/

• ImportDeamonImportProductDoUpdate – czy automatycznie wchodzić w tryb aktualizacji

jeśli w bazie istnieje już produkt o wskazanym kodzie/numerze seryjnym (yes/no);

• ImportDeamonImportProductCompanyId - jaka kolumna tabeli Company ma zostać użyta

do zlokalizowania firmy podanej jako Dostawca. Domyślna wartość CompanyName;

• ImportDeamonImportProductCompanyIdUnique - czy podczas wyznaczania firmy podanej

jako Dostawca wymagana jest jednoznaczność (yes/no);

• ImportDeamonImportProductProductId - jaka kolumna tabeli Product ma zostać użyta jako

kryterium automatycznego wejścia w tryb aktualizacji. Domyślna wartość Code;

• ImportDeamonImportProductProductIdUnique - czy podczas automatycznego wejścia w

tryb aktualizacji (zgodnie z kryterium zdefiniowanym przez zmienną

ImportDeamonImportProductProductId) wymagana jest jednoznaczność (yes/no);

• ImportDeamonImportOrder – włączenie obsługi plików z opisem zamówień. Wartość

domyślna : no;

• ImportDeamonImportOrderTemplateName – nazwa szablonu który ma zostać przypisany

importowanemu zamówieniu. Wartość pusta oznacza pobranie szablonu zdefiniowanego w

bazie jako domyślny.;

• ImportDeamonImportOrderCompanyId – nazwa pola identyfikującego w bazie danych

kontrahenta który zostanie związany z zamówieniem. Wartość domyślna : CompanyName;

• ImportDeamonImportOrderCompanyIdUnique - czy podczas wyznaczania firmy podanej

jako Kontrahent wymagana jest jednoznaczność (yes/no);

• ImportDeamonImportOrderProductId – nazwa pola identyfikującego w bazie danych

produkt który zostanie związany z pozycją zamówieniem. Wartość domyślna :

ProductName;

• ImportDeamonImportOrderProductIdUnique - czy podczas wyznaczania produktu

związanego z pozycją wymagana jest jednoznaczność (yes/no);

• ImportDeamonImportOrderAllowNoProduct – pole definiujące zachowanie importera w

sytuacji gdy dla pozycji nie można zlokalizować odpowiadającego produktu. Wartość yes

powoduje importowanie takich pozycji jako produktów incydentalnych. Wartość no

powoduje odrzucenia całego zamówienia jako niepoprawnego. Wartość domyślna : yes;

• ImportDeamonImportOrderDefaultActive – pole opisujące status importowanego

zamówienia. Wartość yes oznacza status Realizowany, wartość no status Zamknięte.

Domyślna wartość: no;

ITCube Interface section

W sekcji tej możliwe jest zdefiniowanie sposobu wyświetlania różnych informacji w systemie

ITCube oraz definiowanie dodatkowych pól. Sekcja zawiera następujące parametry:

• MainPageReloadTime – co ile sekund strona główna ma być automatycznie odświerzana

przez system ITCube. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 600;

• ReminderAppletSleepTime – co ile sekund applet odpowiedzialny za przypomnienia (zadań,

następnego kontaktu z osobą kontaktową) ma być wywoływany przez system ITCube. Czas

podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 600;


• MainPageTaskImportanceLimit – parametr określający, które zadania mają być wyświetlone

na stronie głównej ze względu na ich priorytet. Dopuszczalne wartości:

• 0 – wyświetlane są wszystkie zadania;

• 1 – wyświetlane są zadania ważne i bardzo ważne;

• 2 - wyświetlane są tylko zadania bardzo ważne;

• 3 – nie są wyświetlane żadne zadania;

Domyślna wartość wynosi 0;

• MainPageAbsenceHorizon – Jaki przedział czasowy uwzględnić podczas wypisywania na

stronie głównej obecnych i przyszłych absencji pracowników. Domyślna wartość 3;

• ViewerRangeDropDownListLimit – Maksymalna ilość sekcji w liście nawigacyjnej

przeglądarek.

• ViewerRange – ile rekordów na jednym ekranie mają zwracać przeglądarki w systemie

ITCube. Domyślna wartość 10; Zmienna dotyczy wszystkich przeglądarek. Jeśli interesuje

nas konfiguracja jednej konkretnej możemy skorzystać z poniższych zmiennych :

AbsenceViewerRange, AddFormViewerRange, CompanyViewerRange,

CompanyWorkerViewerRange, ContractViewerRange, CostViewerRange,

ExpenseViewerRange, ExtranetOrderViewerRange, ExtranetServiceViewerRange,

GuaranteeViewerRange, MachineViewerRange, MailingViewerRange, MailViewerRange,

NoteViewerRange, NoteAdvViewerRange, OfferOrderViewerRange, ProductViewerRange,

ReceivedMailViewerRange, ReservationViewerRange, ServiceViewerRange,

ServiceTaskViewerRange, SharedFileViewerRange, TaskViewerRange, WorkerViewerRange,

WorkerNoteViewerRange

• AddFormSearchEngineColumnWidth_X_Y – szerokość w pikselach kolumny Y w przeglądarce

związanej z formularzem dodatkowym o numerze X.

• PostCodesAutoResolving - parametr decydujący o włączeniu/wyłączeniu mechanizmu

automatycznego uzupełniania pól Region i Miasto na podstawie wprowadzonego kodu

pocztowego. Domyślna wartość: yes

• NipAutoChecking - parametr decydujący o włączeniu/wyłączeniu mechanizmu

automatycznego sprawdzania poprawności numerów NIP. Domyślna wartość: yes

• WorkerGroupMode – parametr mówiący czy użytkownik może być w jednej czy wielu

grupach. Dopuszczalne wartości:

• single – użytkownik może być tylko w jednej grupie;

• multiple - użytkownik może być w wielu grupach. Domyślna wartość: multiple;

• HistoryProdjectShortcutLimit – ile projektów związanych z kontrahentem/osobą kontaktową

ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby kontaktowej w sekcji poświęconej

historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej

projektom. Domyślna wartość: 2;

• HistoryNoteShortcutLimit – ile informacji związanych z kontrahentem/osobą

kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie

kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W


przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej informacjom.


• HistoryTaskShortcutLimit – ile zadań związanych z kontrahentem/osobą



przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej zadaniom.


• HistoryMailShortcutLimit – ile wiadomości email (wysłanych/otrzymanych) związanych z

kontrahentem/osobą kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na

karcie kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej


wiadomościom email. Domyślna wartość: 2;

• HistoryOrdersShortcutLimit – ile zamówień/ofert związanych z kontrahentem/osobą

kontaktową ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby kontaktowej w sekcji

poświęconej historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji

poświęconej zamówieniom/ofertom. Domyślna wartość: 2;

• HistoryGuaranteeShortcutLimit – ile gwarancji związanych z kontrahentem/osobą

kontaktową ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby kontaktowej w sekcji

poświęconej historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji

poświęconej gwarancjom. Domyślna wartość: 2;

• HistoryContractShortcutLimit – ile kontraktów serwisowych związanych z

kontrahentem/osobą kontaktową ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby

kontaktowej w sekcji poświęconej historii. W przypadku podania wartości 0, system nie

wyświetli pozycji poświęconych kontraktom. Domyślna wartość: 2;

• HistoryServiceShortcutLimit – ile zleceń serwisowych związanych z kontrahentem/osobą



przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej zleceniom

serwisowym. Domyślna wartość: 2;

• HistoryMailingShortcutLimit – ile kampanii reklamowych związanych z kontrahentem/osobą



przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej korespondencji

grupowej. Domyślna wartość: 2;

• HistoryDocumentShortcutLimit – ile dokumentów związanych z kontrahentem/osobą



przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej dokumentom.


• HistoryReservationShortcutLimit – ile rezerwacji związanych z kontrahentem/osobą




przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej rezerwacjom.


• HistoryInvoiceCDNShortcutLimit – ile faktur z CDN Opt!ma związanych z kontrahentem ma

być wyświetlonych na karcie kontrahenta w sekcji poświęconej historii. W przypadku

podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej fakturom. Domyślna wartość:

2;

• HistoryReservationCDNShortcutLimit – ile rezerwacji odbiorcy z CDN Opt!ma związanych z

kontrahentem ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta w sekcji poświęconej historii. W

przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej rezerwacjom.


• HistoryPaymentCDNShortcutLimit – ile płatności z CDN Opt!ma związanych z kontrahentem

ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta w sekcji poświęconej historii. W przypadku

podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej płatnościom. Domyślna

wartość: 2;

• HistoryAddFormShortcutLimit - ile dodatkowych formularzy związanych z

kontrahentem/osobą kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na

karcie kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej


formularzom. Domyślna wartość: 2;

• HistoryProdjectShortcutMode – parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji

poświęconej historii system ma wyświetlić projekty związane z danym kontrahentem i nie

powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie projekty związane z

kontrahentem niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy (wartość:

long);

• HistoryNoteShortcutMode – parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w

sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić informacje związane z danym

kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:

short), czy wszystkie informacje związane z kontrahentem/projektem niezależnie od

powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);

• HistoryTaskShortcutMode – parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w

sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić zadania związane z danym


short), czy wszystkie zadania związane z kontrahentem/projektem niezależnie od powiązań

z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);

• HistoryMailShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w

sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić emaile związane z danym


short), czy wszystkie e-maile związane z kontrahentem/projektem niezależnie od powiązań

z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);

• HistoryOrderShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w

sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić zamówienia/oferty związane z danym



short), czy wszystkie zamówienia/oferty związane z kontrahentem/projektem niezależnie od


• HistoryGuaranteeShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji

poświęconej historii system ma wyświetlić gwarancje związane z danym kontrahentem i nie

powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie gwarancje związane z


long);

• HistoryContractShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji

poświęconej historii system ma wyświetlić kontrakty związane z danym kontrahentem i nie

powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie kontrakty związane z


long);

• HistoryServiceShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji

poświęconej historii system ma wyświetlić zlecenia serwisowe związane z danym

kontrahentem i nie powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie zlecenia

związane z kontrahentem niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy

(wartość: long);

• HistoryMailingShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w

sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić korespondencje grupową związaną z

danym kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu

(wartość: short), czy wszystkie mailingi/faksingi związane z kontrahentem/projektem

niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość:

long);

• HistoryDocumentShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu

w sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić dokumenty związane z danym


short), czy wszystkie dokumenty związane z kontrahentem/projektem niezależnie od


• HistoryReservationShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu

w sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić rezerwacje związane z danym


short), czy wszystkie rezerwacje związane z kontrahentem/projektem niezależnie od


• HistoryAddFormShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w

sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić formularze związane z danym


short), czy wszystkie formularze związane z kontrahentem/projektem niezależnie od


• ContextMenuCompanyStructure – parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta ma być wyświetlana pozycja “Wyświetl strukturę”. Dopuszczalne wartości:

yes/no;


• ContextMenuPrintLabel – parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma

być wyświetlana pozycja “Drukuj nalepkę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• ContextMenuAddOrder - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma być

wyświetlana pozycja “Dodaj dokument sprzedaży”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• ContextMenuAddExpense - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma

być wyświetlana pozycja “Odnotuj przychód/koszt”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• ContextMenuSendPost - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma być

wyświetlana pozycja “Wyślij list”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• ContextMenuSendFax - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma być

wyświetlana pozycja “Wyślij faks”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• ContextMenuAddShortCut - parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Zarejestruj skrót”. Dopuszczalne

wartości: yes/no;

• ContextMenuAddContract - parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Dodaj kontrakt serwisowy”.

Dopuszczalne wartości: yes/no;

• ContextMenuAddGuarantee - parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Dodaj gwarancję”. Dopuszczalne

wartości: yes/no;

• ContextMenuAddService - parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Dodaj zlecenie serwisowe”.


• ContextMenuCompanyIncomeReport - parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta ma być wyświetlana pozycja “Podsumowanie przychodów kosztów”.


• ContextMenuCompanyProductReport - parametr mówiący czy w menu kontekstowym

kontrahenta ma być wyświetlana pozycja “Podsumowanie zakupionych produktów”.


• GlobalSearchOnlyMineDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Uwzględnij tylko moje rekordy na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości:

yes/no;

• GlobalSearchSortDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Uporządkuj

wyniki w ramach grupy na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchCompanyDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Kontrahenci na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchCompanyWorkerDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Kontakty na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchNoteDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Informacje

na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchTaskDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Zadania na

formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;


• GlobalSearchDocumentDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Dokumenty/Skróty na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchOrderDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Sprzedaż na


• GlobalSearchCostDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Przychody/Koszty na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchAdvNoteDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Ogłoszenia na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchAbsenceDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Nieobecności na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchReservationDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Rezerwacje na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchHelpDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Pomoc

wewnętrzna na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchProjectDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Projekty na


• GlobalSearchProjectStageDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Etapy projektów na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchGuaranteeDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Gwarancje na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchContractDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Kontrakty serwisowe na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchServiceDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Zlecenie

serwisowe na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchServiceTaskDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Działanie serwisowe na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchMailDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Korespondencja wysłana na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GlobalSearchReceivedMailDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola

Korespondencja odebrana na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;

Definicja dodatkowych pól związanych z kontrahentem

Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z

kontrahentem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających

kontrahenta należy ustawić parametr AddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż

oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących kontrahenta). Aby dodać

pole dodatkowe opisujące firmę należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku

pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:

• FieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe

(wartości: yes/no);

• FieldName1 – nazwa dodatkowego pola;


• FieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:

• text – zwykłe pole tekstowe;

• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);

• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-

>Konfiguruj słowniki;

• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;

• FieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są następujące

wartości:

• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o kontrahencie;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o kontrahencie;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z kontrahentem. Jeśli nie chcemy

aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr FieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z osobą kontaktową


osobą kontaktową. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających osobę

kontaktową należy ustawić parametr WorkerAddFieldsEngine na wartość on (wartość off

spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących kontaktu).

Aby dodać pole dodatkowe dotyczące osoby kontaktowej należy określić jego cztery parametry. I

tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:

• WorkerFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe


• WorkerFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• WorkerFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• WorkerFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o kontakcie;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o kontakcie;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z osobą kontaktową. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr WorkerFieldName nie

wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z produktem


produktem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających

produkt/usługę należy ustawić parametr ProductAddFieldsEngine na wartość on (wartość off


spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących

produktów/usług). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące produktu należy określić jego cztery

parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:

• ProductFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być

obowiązkowe (wartości: yes/no);

• ProductFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ProductFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• ProductFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o produkcie/usłudze;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o produkcie/usłudze ;

• ProductFieldIsPublicInExtranet1 - zmienna określająca czy dane pole ma być publikowane

na karcie produktu w module Ekstranet.

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z produktem/usługą. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProductFieldName nie

wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z informacją

Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych

z informacją. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających informację

należy ustawić parametr NoteAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż

oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących informacji). Aby dodać pole

dodatkowe dotyczące informacji należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku


• NoteFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe


• NoteFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• NoteFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• NoteFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o informacji;


• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o informacji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z informacją. Jeśli nie chcemy aby

pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr NoteFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z zadaniami


zadaniami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających zadanie należy

ustawić parametr TaskAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż oprogramowanie

ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących zadań). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące

zadania należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy

zdefiniować następujące wartości:

• TaskFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe


• TaskFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• TaskFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• TaskFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe zadania;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe dotyczące zadania;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z zadaniem. Jeśli nie chcemy aby

pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr TaskFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z projektami


projektami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających projekt należy

ustawić parametr ProjectAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż

oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących projektu). Aby dodać pole

dodatkowe dotyczące projektu należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku


• ProjectFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe


• ProjectFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ProjectFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:







• ProjectFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o projekcie;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe dotyczące projektu;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z projektami. Jeśli nie chcemy aby

pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProjectFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z etapami projektami


etapem projektu. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających etap

projektu należy ustawić parametr ProjectStageAddFieldsEngine na wartość on (wartość off

spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących projektu). Aby

dodać pole dodatkowe dotyczące projektu należy określić jego cztery parametry. I tak w

przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:

• ProjectStageFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• ProjectStageFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ProjectStageFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• ProjectStageFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o etapie;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe dotyczące etapu;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z projektami. Jeśli nie chcemy aby

pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProjectFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z ogłoszeniem


z ogłoszeniem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających informację

należy ustawić parametr NoteAdvAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż

oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących ogłoszeń). Aby dodać pole

dodatkowe dotyczące ogłoszenia należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku


• NoteAdvFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być



• NoteAdvFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• NoteAdvFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• NoteAdvFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o informacji;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o informacji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z ogłoszeniem. Jeśli nie chcemy aby

pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr NoteAdvFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z nieobecnościami


nieobecnościami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających

nieobecności należy ustawić parametr AbsenceAddFieldsEngine na wartość on (wartość off

spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących nieobecności).

Aby dodać pole dodatkowe dotyczące nieobecności należy określić jego cztery parametry. I tak w


• AbsenceFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• AbsenceFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• AbsenceFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• AbsenceFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z nieobecnościami. Jeśli nie chcemy

aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr AbsenceFieldName nie

wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z ofertą/zamówieniem

Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do piętnastu pól dodatkowych związanych

z ofertą oraz zamówieniem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól

określających rezerwacje należy ustawić parametr OfferOrderAddFieldsEngine na wartość on

(wartość off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących

oferty/zamówienia). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące oferty/zamówienia należy określić jego

cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:


• OfferOrderFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• OfferOrderFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• OfferOrderFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• OfferOrderFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z ofertami oraz zamówieniami. Jeśli

nie chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr

OfferOrderFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z zamówieniem zakupowym

Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do piętnastu pól dodatkowych związanych

z zamówieniem zakupowym. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól

dodatkowych należy ustawić parametr BuyOrderAddFieldsEngine na wartość on (wartość off

spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących zamówienia

zakupowego). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące zamówienia zakupowego należy określić jego


• BuyOrderFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• BuyOrderFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• BuyOrderFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• BuyOrderFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z zamówieniami zakupowymi. Jeśli

nie chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr

BuyOrderFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z przychodem/kosztem


przychodem/kosztem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających


rezerwacje należy ustawić parametr CostAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje,

iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących przychodu/kosztu). Aby

dodać pole dodatkowe dotyczące przychodu/kosztu należy określić jego cztery parametry. I tak w


• CostFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe


• CostFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• CostFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• CostFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane przychodami/kosztami. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr CostFieldName nie

wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z produktem


produktem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających

produkt/usługę należy ustawić parametr ProductAddFieldsEngine na wartość on (wartość off

spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących

produktów/usług). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące produktu należy określić jego cztery


• ProductFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• ProductFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ProductFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• ProductFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są


• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o produkcie/usłudze;

• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o produkcie/usłudze ;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z produktem/usługą. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProductFieldName nie

wypełniony.


Definicja dodatkowych pól związanych z dokumentem/skrótem


z dokumentem/skrótem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól dodatkowych

dla dokumentu/skrótu należy ustawić parametr SharedFileAddFieldsEngine na wartość on (wartość

off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących

dokumentów/skrótów). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące dokumentu/skrótu należy określić

jego cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące

wartości:

• SharedFileIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe


• SharedFileFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• SharedFileFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z dokumentem/skrótem. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr SharedFileFieldName

nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych ze zleceniami serwisowymi


ze zleceniami serwisowymi. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól

określających zlecenia serwisowe należy ustawić parametr ServiceAddFieldsEngine na wartość on


zleceń serwisowych). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące zlecenia serwisowego należy określić


wartości:

• ServiceFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• ServiceFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ServiceFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• ServiceFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;


• ServiceFieldIsPublicInExtranet1 – parametr określający czy dane pole ma być widoczne w

Ekstranecie;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane ze zleceniami serwisowymi. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ServiceFieldName nie

wypełniony. Dodatkowo dostępna jest zmienna określająca edytowalność dodatkowego pola w

module Ekstranet :

• ServiceAddFieldNumberIsEditableInExtranet - parametr określający numer pola

dodatkowego które będzie edytowalne w module Ekstranet. Dostępne wartości : 1, 2, 3,

4, 5, 6, 7, 8, 9, 10;

Definicja dodatkowych pól związanych z gwarancjami


z gwarancjami/kontraktami serwisowymi. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól

określających gwarancje należy ustawić parametr GuaranteeAddFieldsEngine na wartość on


gwarancji). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące gwarancji/obsługi serwisowej należy określić


wartości:

• GuaranteeFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• GuaranteeFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• GuaranteeFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• GuaranteeFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z gwarancjami/kontraktami

serwisowymi. Jeśli nie chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr

GuaranteeFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z kontraktami serwisowymi


z kontraktami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających kontrakty

serwisowe należy ustawić parametr ContractAddFieldsEngine na wartość on (wartość off

spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących kontraktom).

Aby dodać pole dodatkowe dotyczące kontraktom serwisowym należy określić jego cztery


• ContractFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być



• ContractFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ContractFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• ContractFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z kontraktami. Jeśli nie chcemy aby

pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ContractFieldName nie wypełniony.

Definicja dodatkowych pól związanych z działaniami serwisowymi


z działaniami serwisowymi. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających

działania serwisowe należy ustawić parametr ServiceTaskAddFieldsEngine na wartość on (wartość

off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących działaniom

serwisowym). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące działaniom serwisowym należy określić jego


• ServiceTaskFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być


• ServiceTaskFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;

• ServiceTaskFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:






• ServiceTaskFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;

Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z działaniami serwisowymi. Jeśli nie

chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ServiceTaskFieldName

nie wypełniony.

Pozostałe parametry sekcji ITCube Interface section

• OrderPrintAddNoteName – nazwa nagłówka stopki, który jest wstawiany pod

ofertą/zamówieniem w druku;

• OrderPrintAddNoteContent – zawartość stopki, która jest wstawiana pod

ofertą/zamówieniem w druku;

• CompanyMainDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja Dane

podstawowe o kontrahencie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• CompanyCntDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja Lista osób

kontaktowych ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;


• CompanyAddDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja Dane

dodatkowe o kontrahencie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość

no;

• CompanyHistDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja

Kontakty/Historia kontrahenta ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• CompanyFeatureFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Cechy na formularzu

kontrahenta.

• CompanyFeatureFieldType – parametr określający typ interface'u użytego do prezentacji

sekcji cech kontrahenta. Możliwe wartości to : Checkbox, Select.

• CompanyProductCategoryFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Kategorie

produktów na formularzu kontrahenta.

• CompanyRelationFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Relacje na formularzu

kontrahenta.

• CompanyFormPrintInactiveWorkers – parametr określający czy nieaktywne osoby

kontaktowe będą wyświetlane na formularzu kontrahenta (yes) czy tez mają zostać ukryte

(no).

• CompanyShortNameMaxLength – parametr określający maksymalną długość pola Skrót na

formularzu kontrahenta. Wartość domyślna 255.

• RewriteCompanyNameToCompanyShortName – parametr określający czy nazwa

kontrahenta powinna być automatycznie kopiowana do pola Skrót (yes) czy też nie (nie).

• CompanyWorkerMainDataOn – parametr określający czy na karcie Osoba kontaktowa sekcja

Dane podstawowe o kontakcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• CompanyWorkerAddDataOn – parametr określający czy na karcie Osoba kontaktowa sekcja

Dane dodatkowe o kontakcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• CompanyWorkerHistDataOn – parametr określający czy na karcie Osoba kontaktowa sekcja

Historia osoby kontaktowej ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość

no;

• CompanyWorkerFeatureFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Cechy na

formularzu kontaktu.

• CompanyWorkerFeatureFieldType – parametr określający typ interface'u użytego do

prezentacji sekcji cech kontaktu. Możliwe wartości to : Checkbox, Select.

• CompanyWorkerProductCategoryFieldHeight – parametr określający ilość linii pola

Kategorie produktów na formularzu kontaktu.

• CompanyWorkerRelationFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Relation na

formularzu kontaktu.

• ProductMainDataOn – parametr określający czy na karcie Produkt/Usługa sekcja Dane

podstawowe o produkcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość

no;


• ProductAddDataOn – parametr określający czy na karcie Produkt/Usługa sekcja Dane

dodatkowe o Produkcie/Usłudze ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• CdnProductDataOn – parametr określający czy na karcie Produkt/Usługa sekcja Stany

magazynowe ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• ProductShortNameMaxLengthShortNameMaxLength – parametr określający maksymalną

długość pola Kod na formularzu produktu. Wartość domyślna : 255;

• NoteMainDataOn – parametr określający czy na karcie Informacja sekcja Dane podstawowe

o informacji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• NoteExtDataOn – parametr określający czy na karcie Informacja sekcja Dane dodatkowe o

informacji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• NoteDefaultProjectUpdate – parametr określający czy na karcie Informacja pole Dodaj

kontrahenta do pola "Związany z" w projekcie/etapie ma być domyślnie włączone – wartość

on, czy ukryta – wartość off;

• TaskMainDataOn – parametr określający czy na karcie Zadanie sekcja Dane podstawowe o

zadaniu ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• TaskExtDataOn – parametr określający czy na karcie Zadanie sekcja Dane dodatkowe o

zadaniu ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• TaskDefaultProjectUpdate – parametr określający czy na karcie Zadanie pole Dodaj

kontrahenta do pola "Związany z" w projekcie/etapie ma być domyślnie włączone – wartość

on, czy ukryta – wartość off;

• TaskDefaultCollision – parametr określający czy na karcie Zadanie opcja „Ignoruj kolizje”

ma być domyślnie włączona – wartość on, czy wyłączona – wartość off;

• TaskDefaultContractorReminder – parametr określający czy na karcie Zadanie opcja

„Przypomnij 15 minut przed datą ralizacji” ma być domyślnie włączona – wartość on, czy

wyłączona – wartość off;

• TaskDefaultDelegatorReminder – parametr określający domyślną wartość pola

„Przypomnienie delegującego” na karcie zadania. Obsługiwane wartości : 0 – Brak

domyślnej wartości, 1 - Nie powiadamiaj, 2 - Zakończenie, 3 - Zakończenie/Opóźnienie, 4 –

Zakończenie/Odbiór. Domyślna wartość – 0;

• ReservationDefaultCollision – parametr określający czy na karcie Rezerwacja opcja „Ignoruj

kolizje” ma być domyślnie włączona – wartość on, czy wyłączona – wartość off;

• WorkerMainDataOn – parametr określający czy na karcie Użytkownik sekcja Dane

podstawowe o użytkowniku ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość

no;

• WorkerExtDataOn – parametr określający czy na karcie Użytkownik sekcja Dane dodatkowe

o użytkowniku ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• ServiceMainDataOn – parametr określający czy na karcie zlecenia serwisowego sekcja Dane

podstawowe o zleceniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta

– wartość no;


• ServiceExtDataOn – parametr określający czy na karcie zlecenia serwisowego sekcja Dane

dodatkowe o zleceniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• ServiceHistDataOn – parametr określający czy na karcie zlecenia serwisowego sekcja

Historia zlecenia serwisowego ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• ServiceTaskMainDataOn – parametr określający czy na karcie działania serwisowego sekcja

Dane podstawowe o działaniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy

ukryta – wartość no;

• ServiceTaskExtDataOn – parametr określający czy na karcie działania serwisowego sekcja

Dane dodatkowe o działaniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy


• ServiceTaskDefaultContractorReminder - parametr określający czy na karcie Działanie

serwisowe opcja „Przypomnij 15 minut przed datą ralizacji” ma być domyślnie włączona –

wartość on, czy wyłączona – wartość off;

• GuaranteeMainDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji/Obsługi serwisowej

sekcja Dane podstawowe o gwarancji/obsłudze serwisowej ma być domyślnie widoczna –

wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• GuaranteeExtDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji sekcja Dane

dodatkowe o Gwarancji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość

no;

• GuaranteeHistDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji sekcja Historia

Gwarancji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• GuaranteeOrderDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji sekcja Lista

wszystkich gwarancji związanych z zamówieniem ma być domyślnie widoczna – wartość

yes, czy ukryta – wartość no;

• ContractMainDataOn – parametr określający czy na karcie kontraktu serwisowego sekcja

Dane podstawowe o kontrakcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• GuaranteeExtDataOn – parametr określający czy na karcie kontraktu serwisowego sekcja

Dane dodatkowe o kontrakcie serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy


• GuaranteeHistDataOn – parametr określający czy na karcie kontraktu serwisowego sekcja

Historia kontraktu serwisowego ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• OrderMainDataOn – parametr określający czy na karcie zamówienia/oferty sekcja Dane

podstawowe zamówienia/oferty ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;

• OrderAddDataOn – parametr określający czy na karcie zamówienia/oferty sekcja Dane

dotyczące realizacji zamówienia ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –

wartość no;


• OrderExtDataOn – parametr określający czy na karcie zamówienia/oferty sekcja

Wystawione gwarancje związane z zamówieniem ma być domyślnie widoczna – wartość yes,

czy ukryta – wartość no;

• OrderItemNameFieldHeight – rozmiar pola Nazwa pozycji na formularzu oferty/zamówienia.

Wartość podana w liniach.

• OrderNoteFieldHeight – rozmiar pola Opis na formularzu oferty/zamówienia. Wartość

podana w liniach.

• OrderFooterFieldHeight – rozmiar pola Stopka na formularzu oferty/zamówienia. Wartość

podana w liniach.

• OrderDefaultActive – zmienna definiująca czy podczas dodawania zamówienia

sprzedażowego domyślny status ustawiony będzie na realizowane – wartość yes, czy

zamknięte – wartość no.

• BuyOrderDefaultActive – zmienna definiująca czy podczas dodawania zamówienia

zakupowego domyślny status ustawiony będzie na realizowane – wartość yes, czy

zamknięte – wartość no.

• ProjectMainDataOn – parametr określający czy na karcie projektu sekcja Dane podstawowe

o projekcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• ProjectStageDataOn – parametr określający czy na karcie projektu sekcja Informacje o

etapach/Podsumowanie przychodów oraz kosztów ma być domyślnie widoczna – wartość

yes, czy ukryta – wartość no;

• ProjectHistDataOn – parametr określający czy na karcie projektu sekcja Historia projektu

ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• ProjectNoteFieldHeight – parametr określający wysokość pola opisowego na karcie projektu

– wartość domyślna 3 linie;

• ProjectDefaultTaskRewrite – parametr określający czy pole Przepisz zadania ze wzorca na

karcie projektu ma być domyślnie włączone – wartość on, czy wyłączone – wartość off;

• ProjectDefaultTaskRewriteCompany – parametr określający czy pole Ustaw kontrahenta

projektu jako kontrahenta zadania na karcie projektu ma być domyślnie włączone – wartość

on, czy wyłączone – wartość off;

• ProjectDefaultTaskRewriteOwner – parametr określający czy pole Ustaw koordynatora

projektu/etapu jako delegującego zadania na karcie projektu ma być domyślnie włączone –

wartość on, czy wyłączone – wartość off;

• ProjectDefaultTaskRewriteCoordinator – parametr określający czy pole Ustaw koordynatora

projektu/etapu jako realizatora zadania na karcie projektu ma być domyślnie włączone –

wartość on, czy wyłączone – wartość off;

• InvoiceMainDataOn – parametr określający czy na karcie faktury sekcja Dane podstawowe

o fakturze/paragonie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• InvoiceExtDataOn – parametr określający czy na karcie faktury sekcja Historia płatności za

fakturę/paragon ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;

• InvoiceType – rodzaj faktury wyświetlany na jej wydruku (np. Faktura VAT MP);


• OfferPrintType – rodzaj wyświetlania opisów produktów na wydruku dokumentu

handlowego. Wartość short powoduje, iż opisy wyświetlane są w kolumnie Nazwa produktu,

wartość long powoduje wyświetlanie opisów w oddzielnym wierszu;

• OfferPrintPicturePosition – pozycja ikony produktu na wydruku dokumentu handlowego.

Dostępne są następujące wartości : bottom, left, right;

• OfferPrintSignaturePosition – pozycja sekcji opisującej osobę która przygotowała dokument

handlowy. Dostępne wartości : top, bottom. Wartość domyślna : top;

• ProductListDefaultPrice – parametr mówiący, która cena będzie wyświetlana w przeglądarce

produktów. Dostępne wartości to: 0,1,2,3,4,5;

• ProductListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce produktów

ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne

wartość: no/yes;

• CompanyListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem

której domyślnie posortowana będzie przeglądarka kontrahentów.

• CompanyListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

kontrahentów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.

Dopuszczalne wartość: no/yes;

• CompanyListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce

kontrahentów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• CompanyListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka kontrahentów ma

pracować w trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero

podczas próby wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;

• CompanyListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie dodatkowej

przeglądarki kontrahentów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest uwzględniana tylko

wtedy gdy jednocześnie parametr CompanyListAddColUserDefined ustawiony jest na no.

• CompanyListAddColUserDefined – parametr określający czy wartość podana w polu

CompanyListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z fabrycznie

dostępnych. Dopuszczalne wartość: no/yes;

• BindCompanyListEmptyOnStartup – parametr określający czy przeglądarka kontrahentów w

trybie dowiązywania ma otwierać się pusta (szybsze) czy wyświetlać wszystkie rekordy

(wolniejsze). Dopuszczalne wartość: no/yes;

• CompanyWorkerListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych

względem której domyślnie posortowana będzie przeglądarka kontaktów.

• CompanyWorkerListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

kontaktów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• CompanyWorkerListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w

przeglądarce kontaktów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego

użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;


• CompanyWorkerListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka kontaktów ma

pracować w trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero

podczas próby wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;

• CompanyWorkerListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie

dodatkowej przeglądarki kontaktów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest

uwzględniana tylko wtedy gdy jednocześnie parametr

CompanyWorkerListAddColUserDefined ustawiony jest na no.

• CompanyWorkerListAddColUserDefined – parametr określający czy wartość podana w polu

CompanyWorkerListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z

fabrycznie dostępnych. Dopuszczalne wartość: no/yes;

• ProjectListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem

której domyślnie posortowana będzie przeglądarka projektów.

• ProjectListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce projektów


wartość: no/yes;

• ProjectListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie dodatkowej

przeglądarki projektów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest uwzględniana tylko

wtedy gdy jednocześnie parametr ProjectListAddColUserDefined ustawiony jest na no.

• ProjectListAddColUserDefined - parametr określający czy wartość podana w polu

ProjectListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z fabrycznie


• ProjectListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce

projektów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• ProjectListDefaultStatus – Domyślne ustawienie pola status w przeglądarce projektów.

Dopuszczalne wartości : all, nonactive, active, success, failure

• TaskListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem której

domyślnie posortowana będzie przeglądarka zadań.

• TaskListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka zadań ma pracować w

trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero podczas próby

wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;

• NoteListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem której

domyślnie posortowana będzie przeglądarka informacji.

• NoteListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce notatek ma

być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne wartość:

no/yes;

• NoteListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka informacji ma pracować w

trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero podczas próby

wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;

• NoteAdvListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce ogłoszeń


wartość: no/yes;


• NoteAdvListOwnerLimit – parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

informacji o użytkowniku ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego


• ReservationListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

rezerwacji ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• SharedFileListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem

której domyślnie posortowana będzie przeglądarka dokumentów.

• SharedFileListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

dokumentów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• ProductListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie dodatkowej

przeglądarki produktów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest uwzględniana tylko

wtedy gdy jednocześnie parametr ProductListAddColUserDefined ustawiony jest na no.

• ProductListAddColUserDefined – parametr określający czy wartość podana w polu

ProductListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z fabrycznie


• OrderListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem której

domyślnie posortowana będzie przeglądarka dokumentów sprzedaży.

• OrderListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce zamówień


wartość: no/yes;

• OrderListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce zamówień


wartość: no/yes;

• OrderListDefaultActiveOrders - parametr określający czy przeglądarka zamówień

sprzedażowych ma domyślnie wyświetlać zamówienia realizowane – wartość yes, czy

zamknięte – wartość no;

• BuyOrderListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

zamówień zakupowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego


• BuyOrderListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce

zamówień zakupowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego


• BuyOrderListDefaultActiveOrders - parametr określający czy przeglądarka zamówień

zakupowych ma domyślnie wyświetlać zamówienia realizowane – wartość yes, czy

zamknięte – wartość no;

• RawOrderListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce kosztów


wartość: no/yes;


• RawOrderListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce

kosztów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• GuaranteeListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem

której domyślnie posortowana będzie przeglądarka gwarancji.

• GuaranteeListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

gwarancji ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• GuaranteeListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce

gwarancji ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• ContractListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem

której domyślnie posortowana będzie przeglądarka kontraktów serwisowych.

• ContractListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce

kontraktów serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego


• ContractListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce

kontraktów serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego


• ServiceListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem

której domyślnie posortowana będzie przeglądarka zleceń serwisowych.

• ServiceListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce zleceń

serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• ServiceListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce zleceń

serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• ServiceTaskListOwnerLimit - parametr określający czy pole Delegujący w przeglądarce

działań serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


• ServiceTaskListPersonLimit - parametr określający czy pole Realizator w przeglądarce

działań serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.


ITCube Auto Number section

W sekcji tej możliwe jest zdefiniowanie formatów serii autonumerowania obiektów. W formacie

mogą zostać użyte następujące zmienne:

y – rok

M - miesiąc

w – tydzień w roku


W – tydzień miesiąca

D - dzień roku

d – dzień miesiąca

F – dzień tygodnia (numer)

E - dzień tygodnia (nazwa)

H – godzina (0-23)

k - godzina (1-24)

K - godzina (0-11)

h - godzina (1-12)

m – minuta godziny

s – sekunda minuty

S - milisekunda

Domyślna wartość : yyyy/MM/. Sekcja zawiera następujące parametry:

• OfferAutoNumberFormat – format numerowania ofert;

• OrderAutoNumberFormat – format numerowania zamówień sprzedażowych;

• BuyOrderAutoNumberFormat – format numerowania zamówień zakupowych;

• InvoiceAutoNumberFormat – format numerowania faktur;

• ProjectAutoNumberFormat – format numerowania projektów;

• GuaranteeAutoNumberFormat – format numerowania gwarancji;

• ContractAutoNumberFormat – format numerowania kontraktów serwisowych;

• ServiceAutoNumberFormat – format numerowania zleceń serwisowych;

• AddFormAutoNumberFormat – globalny format numerowania formularzy dodatkowych

(używany gdy brak formatu dla konkretnego formularza – patrz zmienne poniżej);

• AddFormAutoNumberFormat1 – format numerowania formularza dodatkowego numer 1;

• AddFormAutoNumberFormat2 – format numerowania formularza dodatkowego numer 2;

• ...

ITCube Service specific variables

Sekcja dotycząca parametrów związanych z serwisem.

• ContractAddProducts – parametr określający czy kontrakt serwisowy ma zawierać sekcję

dotyczącą produktów. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GuaranteeAddProducts – parametr określający czy gwarancja ma zawierać sekcję dotyczącą

produktów. Dopuszczalne wartości: yes/no;

• GuaranteeCommentsName - nazwa dodatkowego pola. Domyślna wartość: Uwagi;

ITCube User specyfic variables

Sekcja dotycząca parametrów związanych z pracą użytkownika systemu. Sekcja zawiera

następujące parametry:

• WorktimeStartHour – godzina rozpoczęcia pracy użytkownika systemu. Domyślna wartość:

8;


• WorktimeEndHour – godzina zakończenia pracy użytkownika systemu. Domyślna wartość:

18;

Oba parametry są wykorzystywane przy dodawaniu całodniowego zadania, wyświetlaniu

kalendarza całodniowego oraz liczeniu czasu pracy w raportach.

• WorkDay1,..,7 – parametr mówiący, który z dni jest dniem pracującym. Dopuszczalne

wartości yes/no. WorkerDay1 – oznacza niedzielę, WorkerDay2 – oznacza poniedziałek itd.

• WelcomePageAutoProjectTab – parametr decydujący o automatycznym uzupełnieniu listy

skrótów do projektów na stronie głównej systemu o te w których uczestniczymy (bądź jako

koordynator projektu bądź jednego z etapów). Wartość domyślna „no”.

ITCube label printing variables

Sekcja poświęcona domyślnym parametrom druku naklejek na koperty. Do dyspozycji mamy


• PageWidth - szerokość jednego arkusza z naklejkami. Wartość podana w cm. Domyślna

wartość: 21;

• PageHeight - wysokość jednego arkusza z naklejkami. Wartość podana w cm. Domyślna

wartość: 29;

• PageLeftMargin - szerokość lewego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w

cm. Domyślna wartość: 2;

• PageRightMargin - szerokość prawego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w


• PageTopMargin - szerokość górnego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w


• PageBottomMargin - szerokość dolnego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w


• LabelLeftMargin - szerokość lewego marginesu naklejki. Wartość podana w cm. Domyślna

wartość: 0.2;

• LabelRightMargin - szerokość prawego marginesu naklejki. Wartość podana w cm.

Domyślna wartość: 0.2;

• LabelTopMargin - szerokość górnego marginesu naklejki. Wartość podana w cm. Domyślna

wartość: 0.2;

• LabelBottomMargin - szerokość dolnego marginesu naklejki. Wartość podana w cm.

Domyślna wartość: 0.2;

• RowNo – liczba wierszy arkusza z naklejkami. Wartość domyślna: 7;

• ColNo – liczba wierszy arkusza z naklejkami. Wartość domyślna: 2;

• FontSize – wielkość fontu. Wartość podana w cm. Domyślna wartość: 0.4;

• LabelNoWrap – tryb zawijania linii. Wartość „yes” powoduje iż linie nie są zawijane (może

powodować ucięcie niektórych linii ale gwarantuje „zmieszczenie się” w obrębie powierzchni

etykiety). Wartość „no” powoduje włączenie zawijania linii. Domyślna wartość „yes”.

• LabelPrefixCompany – domyślny prefiks doklejany do etykiet kontrahentów

• LabelPrefixCompanyWorker - domyślny prefiks doklejany do etykiet osób kontaktowych.


ITCube Additional reports section

Sekcja dotycząca dodatkowych raportów stworzonych na zamówienie klienta. Aby raport był

widoczny w systemie ITCube należy umieścić plik z definicją raportu w katalogu

ITCUBE_HOME\tomcat\webapps\crm\reports_add a następnie dopisać do tej sekcji następującą

parę parametrów:

• AddReportFileName1 – nazwa pliku raportu;

• AddReportFileType1 – typ raportu który ma wpływ na rodzaj integracji z interface'em. Do

dyspozycji mamy tutaj następujące wartości :

• global – raport ogólny umieszczony w menu głównym Raporty->Raporty dodatkowe

• company - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym kontrahenta

• project - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym projektu

• order - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym zamówienia

• offer - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym oferty

• product - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym produktu

• contract - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym kontraktu

• guarantee - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym gwarancji

• service - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym zlecenia serwisowego

• addform_x - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym dodatkowego

formularza o numerze x.

• AddReportSystemName1 – nazwa, pod którą raport będzie widoczny w systemie;

• AddReportGroups1 – lista grup użytkowników (oddzielona przecinkami) które uzyskają

dostęp do wskazanego raportu.

W przypadku dodawania kolejnych raportów należy zwiększać numer znajdujący się w nazwie

raportu/pliku raportu o jeden.

ITCube Extranet interface section

Sekcja dotycząca konfiguracji modułu Ekstranet. Zawiera następujące parametry:

• ExtranetSessionTimeout - parametr określający czas po jakim sesja w Ekstranecie ulega

zamknięciu. Domyślna wartość 30 minut.

• Range – ile produktów/usług system ITCube ma wyświetlić na jednej stronie. Domyślna

wartość: 5;

• OrdersRange – ile zamówień złożonych przez użytkownika modułu Ekstranet system ITCube

ma wyświetlić na jednej stronie. Domyślna wartość: 10;

• ExtranetEmail - adres e-mail, który system wyświetla przy logowaniu do modułu Ekstranet;

• ExtranetEventsEmail – adres email, na który są wysyłane powiadomienia o nowych

zgłoszeniach poprzez formularz w Ekstranecie;

• ExtranetEventsAddFormContent – pola z bazy danych, które mają być zawarte w mailu

powiadamiającym o nowych zgłoszeniach;

• Signature – stopka wyświetlana w module Ekstranet;


• TopMenuPictureExtranet – nazwa pliku graficznego umieszczanego w górnej części

Ekstranetu;

• ExtranetDefaultServiceStatusId – parametr określający jaki status przypisać zleceniom

serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową określającą id

statusu z bazy systemu ITCube. Domyślna wartość: 1;

• ExtranetDefaultServiceImportance – parametr określający jaki priorytet przypisać

zleceniom serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową

określającą id priorytetu z bazy systemu ITCube (1 – Standardowy, 2 – Ważny, 3- Bardzo

ważny). Domyślna wartość: 1;

• ExtranetDefaultServiceTemplateId – parametr określający jaki szablon przypisać zleceniom

serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową określającą id

szablonu z bazy systemu ITCube. Domyślna wartość: 1;

• ExtranetDefaultServicePersonId – parametr określający jakiego koordynator przypisać


określającą id użytkownika systemu z bazy danych ITCube. Domyślna wartość: 1;

• ExtranetDefaultServiceTypeId – parametr określający jaki typ ma zostać przypisany


określającą id typu z bazy danych ITCube;

• ExtranetCheckCompanyProductCategoryLinks – parametr określający czy moduł Ekstranet

ma prezentować użytkownikowi całą bazę produktową – wartość no, czy też zawęzić ją do

kategorii podanych na formularzu kontrahenta – wartość yes;

• ExtranetMainCategoryId – parametr określający, która kategoria w ekstranecie ma być

kategorią główna. Domyślna wartość wskazująca na kategorię Główna: 1;

• ExtranetPrintGrossPrice – parametr określający czy w ekstranecie oprócz cen netto mają

być wypisywane także ceny brutto. Domyślna wartość : no;

• ExtranetProductListNameColumn - parametr określający czy w ekstranecie oprócz nazw

produktów (wartość standard) mają być wypisywane także ich kody (wartość extended);

Domyślna wartość : standard;

• ExtranetProductIconWidth – parametr określający szerokość zdjęcia produktu w module

Ekstranet. Wartość domyślna : 0 (oryginalna szerokość);

• ExtranetProductIconHeight – parametr określający wysokość zdjęcia produktu w module

Ekstranet. Wartość domyślna : 0 (oryginalna szerokość);

ITCube CTI interface section

Sekcja dotycząca konfiguracji modułu CTI. Zawiera następujące parametry:

• CTIDriverName – typ połączenia z centrala telefoniczną. Obecnie tylko Tapi;

• CTITAPIProvider – nazwa drivera TAPI który jest zainstalowany na stacjach klienckich.

Wartość domyślna „Avaya”;

• CTIDefaultPrefix – domyślny prefiks doklejany do numerów zapisanych w bazie danych

systemu. Wartość domyślna „0”.;


• CTIClientTraceLog – zmienna włączająca tryb pozwalający na diagnostykę pracy modułu

CTI. Domyślna wartość „false”;

• CTIInternalNumberLimit – długość numerów wewnętrznych w wykorzystywanym środowisku

telekomunikacyjnym;

• CTIDISAInternalNumber – numer wewnętrzny zapowiedzi słownej (o ile jest to zapowiedź

dołączona do centrali telefonicznej jako urządzenie zewnętrzne);

• CTICallerIdAnswerDropSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję

odbioru/zakończenia rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość

yes;

• CTICallerIdHoldUnholdSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję

zawieszenia/odwieszenia rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna

wartość yes;

• CTICallerIdTransferCompleteSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję transferu

rozmowy w trybie nadzoru w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość

yes;

• CTICallerIdConsultationSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję konsultacji

rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość no. (opcja nie

zawsze udostępniana przez sterowniki centrali telefonicznej);

• CTICallerIdBlindTrancsferSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję transferu bez

nadzoru rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość no. (opcja

nie zawsze udostępniana przez sterowniki centrali telefonicznej);

ITCube Integrator section

Sekcja poświęcona integracji systemu ITCube z programem sprzedażowym CDN Opt!ma.

Podstawowe dane dotyczące systemu CDN Opt!ma

• CDNHost – nazwa serwera, na którym uruchomiona jest baza danych systemu CDN Opt!ma.

Po nazwie serwera można dodatkowo podać port pod którym nasłuchuje serwer

bazodanowy. Domyślna wartość: localhost;

• CDNDatabase – nazwa podstawowej bazy danych wykorzystywana przez system CDN Opt!

ma. Domyślna wartość: CDN_Demo;

• CDNConfDatabase – nazwa konfiguracyjnej bazy danych wykorzystywana przez system CDN

Opt!ma. Domyślna wartość: CDN_Konfiguracja;

• CDNDatabaseUser – nazwa użytkownika wykorzystywana przy logowaniu do bazy danych.

Domyślna wartość: sa;

• CDNDatabasePassword - hasło użytkownika wykorzystywanego przy logowaniu do bazy

danych;

• CDNObjectOwner – nazwa właściciela obiektów w bazie danych. Domyślna nazwa: CDN;

WAŻNE: W wersji ITCube 7.0 lub nowszej dane konfiguracyjne związane z systemem

zewnętrznym wprowadzamy za pomocą linku System->Konfiguracja integracji.


Podstawowe dane dotyczące systemu WF-MAG

• WaProHost – nazwa serwera, na którym uruchomiona jest baza danych systemu WF-MAG.

Po nazwie serwera można dodatkowo podać port pod którym nasłuchuje serwer

bazodanowy. Domyślna wartość: localhost;

• WaProDatabase – nazwa podstawowej bazy danych wykorzystywana przez system WF-MAG.

Domyślna wartość: WAPRO_DEMO;

• WaProDatabaseUser – nazwa użytkownika wykorzystywana przy logowaniu do bazy danych.

Domyślna wartość: sa;

• WaProDatabasePassword - hasło użytkownika wykorzystywanego przy logowaniu do bazy

danych;

• WaProObjectsOwner – nazwa właściciela obiektów w bazie danych. Domyślna nazwa: dbo;

• WaProCompanyName – nazwa firmy, z którą system będzie się integrował.

WAŻNE: W wersji ITCube 7.0 lub nowszej dane konfiguracyjne związane z systemem

zewnętrznym wprowadzamy za pomocą linku System->Konfiguracja integracji.

Podstawowe dane dotyczące systemu SUBIEKT GT

• SubiektDocumentType – typ dokumentu sprzedażowego. Domyślna wartość: FS;

• SubiektInvoicePlace – miejsce wystawienia dokumenty sprzedażowego.

Podstawowe dane dotyczące systemu CDN XL

• CdnXLCompanyCode – pole identyfikujące kontrahenta w bazie systemu CDN XL. Domyślna

wartość: KntKarty.Knt_Akronim;

• CdnXLCompanyCodeITCubeFieldName – pole identyfikujące kontrahenta w bazie systemu

ITCube CRM. Domyślna wartość: CompanyShortName;

• CdnXlPrintProductWarehousePrice – parametr określający czy podgląd magazynów ma

zawierać informacje o wartości produktów na danym magazynie. Wartość domyślna : no;

Podstawowe dane dotyczące synchronizacji

• Master2Slave – włączenie synchronizacji danych z CDN Opt!ma do ITCube (wartość

domyślna: yes);

• Slave2Master - włączenie synchronizacji danych z ITCube do CDN Opt!ma (wartość

domyślna: no);

• SynchronizerClass – nazwa pakietu służącego do synchronizacji. Wartości tego parametru

nie należy zmieniać;

• SynchronizationSleepTime – co ile sekund dane są synchronizowane. Domyślna watość:

600;

• UseSlaveDefaultSettings – parametr określający czy dodawany rekord do systemu ITCube

ma przyjmować wartości domyślne dla pól słownikowych (wartości: yes/no). Domyślna

wartość: yes;


• ImportWorkerLogin - domyślny właściciel rekordu wstawianego do bazy danych systemu

ITCube. Wartość domyślna: admin;

• WarehouseSymbol – symbol magazynu, z którym związana jest rezerwacja odbiorcy;

• ReservationDocumentSymbol – symbol dokumentu rezerwacji odbiorcy (tylko w przypadku

integracji z CDN Opt!ma);

• ReservationSeriesSymbol – seria dokumentu rezerwacji odbiorcy (tylko w przypadku

integracji z CDN Opt!ma);

• ReservationDocumentType – parametr określający czy zamówienie z ITCube ma przechodzić

do CDN Opt!ma jako rezerwacja odbiorcy (wartość: ORDER) czy jako faktura Pro-Forma

(wartość: INVOICEPRO)

• OrderPersonLogin - domyślny obsługujący dla zamówień przenoszonych do systemu Wa-Pro

lub CDN Opt!ma.

• PaymentGeneration – parametr określający czy generować maile z przypomnieniem o

płatnościach. Parametr ma zastosowanie jedynie przy integracji z systemem CDN Opt!ma;

• PaymentConfigurationDir - ścieżka do katalogu, w którym znajdują się szablony maili

dotyczące przypomnień o płatnościach (domyślna wartość: ..\..\payments);

• PaymentTemplateName - nazwa szablonu maila przypominającego o płatnościach

(domyślna wartość: template.html);

• PaymentMailBuffor – parametr mówiący czy maile przypominające o płatnościach powinny

być zapisywane do bufora czy też od razu wysyłane do klienta (wartości: yes/no);

• PaymentMailPriorityHigh - czy mail przypominający o płatnościach powinien mieć wysoki

priorytet (wartości: yes/no);

• PaymentPersonLogin – login użytkownika, który wysyła maile z przypomnieniem o

płatnościach;

• MasterDatabaseDriver – nazwa sterownika jdbc. Wartości tego parametru nie należy

zmieniać;

• SynchronizeCurrencyCourses – parametr mówiący czy kursy będą synchronizowane.

Dopuszczalne wartości to: yes/no. Wartość domyślna: yes;

• UpdateCurrencyCourses – parametr mówiący czy należy nadpisywać kursy w systemie

ITCube wartościami z CDN Opt!ma. Dopuszczalne wartości to: yes/no. Wartość domyślna:

yes;

• SynchronizeAllCurrencyCourses – parametr decydujący o tym czy synchronizowane będą

wszystkie serie kursów (wartość yes) czy tylko wybrana seria (wartość no)

• SynchronizeCurrencyCourseSymbol – jeśli parametr SynchronizeAllCurrencyCourses

ustawiony został na no zmienna ta wskazuje serię która ma podlegać synchronizacji;

• ExportOrder

• ExportOrderIntoBuffer – parametr decydujący o tym czy zamówienie z systemu ITCube CRM

rejestrowane w systemie handlowym ma trafić do bufora (wartość yes/no).

• ProductPersonLogin – osoba odpowiedzialna za dany produkt. Domyślna wartość: admin;

• CategoryVisibleInExtranet – czy dana kategoria ma być widoczna w ekstranecie.

Dopuszczalne wartości to: yes/no. Domyślna wartość: no;


• ProductParentCategory – nazwa kategorii, do której będą dodawane kategorie produktów.

Domyślna wartość:/;

• ProductDiscountActive – parametr określający czy system ITCube ma uwzględniać upust

przysługujący kontrahentowi na dany produkt. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna

wartość: yes;

• ImportProductsWarehouseSymbol – parametr określający, które magazyny są uwzględniane

podczas przenoszenia towaru z programu WF-MAG do systemu ITCube. W przypadku gdy

parametr jest pusty integrator przenosi towary z wszystkich magazynów.

• ConcatCompanyDescriptionAndComments – Parametr określający czy podczas przenoszenia

kontrahenta z WF-MAG'a do ITCube'a w pole opis wprowadzać zarówno pole Uwagi jak i

pole „Tekst ostrzeżenia” (zmienna dotyczy jedynie programu WF-MAG). Dopuszczalne

wartości: yes/no. Domyślna wartość: no;

• ProductCategoryType – Parametr określający czy podczas przenoszenia produktu z WF-

MAG'a do ITCube'a wykorzystać kategorię asortymentową czy tez hierarchiczną.

Dopuszczalne wartości: tree/single. Domyślna wartość: tree - oznaczająca kategorię

hierarchiczną;

• ProductShortNameColumn – Parametr określający jaką informacją, podczas przenoszenia

produktu z WF-MAG'a do ITCube'a, wypełnić pole KOD. Domyślna wartość:

INDEKS_KATALOGOWY;

• LinkInsertedDuplicateProducts – parametr określający czy w momencie gdy integrator nie

może zapisać towaru w systemie ITCube ponieważ istnieje już produkt o takim samym

kodzie to czy ma utworzyć takie powiązanie (o ile produkt nie jest już powiązany z innym

rekordem). Zmienna dotyczy tylko systemu CDN Optima. Dopuszczalne wartości: yes/no.

Domyślna wartość: yes;

• DisplayOnlyInvoices – parametr określający czy podgląd faktur z systemu Opt!ma ma

uwzględniać paragony – wartość no, czy też same faktury – wartość yes. Domyślna

wartość: no;

• InsertProduct - parametr określający czy dodany produkt w CDN Opt!ma ma być także

dodany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: yes;

• DeleteProduct – parametr określający czy usunięty produkt w CDN Opt!ma ma być także

usuwany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: no;

• UpdateProduct – parametr określający czy zmodyfikowany produkt w CDN Opt!ma ma być

także zmieniony w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość:

yes. W przypadku gdy parametr UpdateProduct jest równy yes można dodatkowo określić

jakie pola mają być nadpisane w systemie ITCube przez wartości z CDN Opt!ma. I tak do

dyspozycji mamy następujące wartości:

• UpdateProductIsActive – aktywność produktu;

• UpdateProductName – nazwa produktu;

• UpdateProductNote – opis produktu;

• UpdateProductCategory – nazwa kategorii produktu;

• UpdateProductType – typ produktu;

• UpdateProductVat – vat produktu;


• UpdateProductBuyVat – vat zakupu produktu;

• UpdateProductURL – adres strony www dotyczącej produktu;

• UpdateProductCatalogNumber – numer katalogowy produktu;

• UpdateProductUnits – jednostki miary produktu;

• UpdateProductEAN – numer EAN produktu;

• UpdateProductSWW – numer PKWiU produktu;

• UpdateProductPrices – ceny produktu;

• UpdateProductSuplier – dostawca produktu;

• UpdateProductDefaultPrice – domyślna cena;

• UpdateProductAddField1, ..., UpdateProductAddField5 - pola dodatkowe na karcie

produktu (dotyczy jedynie systemu Wa-Pro).

• CopanyPersonLogin - osoba obsługująca danego kontrahenta. Domyślna wartość: admin;

• ExportCompany – parametr mówiący czy kontrahent zarejestrowany w systemie ITCube ma

zostać zaimportowany do bazy CDN Opt!ma (o ile został zaznaczony przycisk Zarejestruj w

CDN Opt!ma). Domyślna wartość: yes;

• InsertCompany - parametr mówiący czy dodany kontrahent w CDN Opt!ma ma być także

dodany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: yes;

• DeleteCompany – parametr mówiący czy usunięty kontrahent w CDN Opt!ma ma być także

usuwany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: no;

• UpdateCompany – parametr określający czy zmodyfikowany kontrahent w CDN Opt!ma ma

być także zmieniony w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna

wartość: yes. W przypadku gdy parametr UpdateCompany jest równy yes można

dodatkowo określić jakie pola mają być nadpisane w systemie ITCube przez wartości z CDN

Opt!ma. I tak do dyspozycji mamy następujące wartości:

• UpdateCompanyIsActive – aktywność kontrahenta;

• UpdateCompanyPerson – osoba obsługująca kontrahenta;

• UpdateCompanyName – nazwa kontrahenta;

• UpdateCompanyShortName – skrócona nazwa kontrahenta;

• UpdateCompanyRegon – regon kontrahenta;

• UpdateCompanyNip – nip kontrahenta;

• UpdateCompanyBankAccount – konto bankowe kontrahenta;

• UpdateCompanyCountry – państwo kontrahenta;

• UpdateCompanyAddressStreet – adres kontrahenta (ulica);

• UpdateCompanyAddressPostCode - adres kontrahenta (kod pocztowy);

• UpdateCompanyAddressRegion - adres kontrahenta (region);

• UpdateCompanyAddressCity - adres kontrahenta (miasto);

• UpdateCompanyPhone – telefon kontrahenta;

• UpdateCompanyAdditionalPhone – telefon dodatkowy kontrahenta;

• UpdateCompanyFax – faks kontrahenta;

• UpdateCompanyWWWAddress – adres www kontrahenta;

• UpdateCompanyEmail – adres email kontrahenta;

• UpdateCompanyDomain – domena kontrahenta;


• UpdateCompanyDiscount – upust kontrahenta;

• UpdateCompanyNote – opis kontrahenta;

• UpdateCompanyType - grupa kontrahenta;

• UpdateCompanyDefaultPrice - domyślna cena kontrahenta;

• ErpRegisterDefault – parametr mówiący czy przycisk Zarejestruj w CDN Opt!ma ma być

domyślnie zaznaczony (wartość: yes) czy odznaczony (wartość: no);

• ExportCompanyWorker – parametr mówiący czy kontakt zarejestrowany w systemie ITCube

ma zostać zaimportowany do bazy CDN Opt!ma (o ile został zaznaczony przycisk

Zarejestruj w CDN Opt!ma na karcie kontrahenta, do którego przynależy kontakt).

Domyślna wartość: yes;

• InsertCompanyWorker - parametr mówiący czy dodany kontakt w CDN Opt!ma ma być

także dodany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: yes;

• UpdateCompanyWorker – parametr określający czy zmodyfikowana osoba kontaktowa w

CDN Opt!ma ma być także zmieniona w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no.

Domyślna wartość: yes. W przypadku gdy parametr UpdateWorkerCompany jest równy yes

można dodatkowo określić jakie pola mają być nadpisane w systemie ITCube przez wartości

z CDN Opt!ma. I tak do dyspozycji mamy następujące wartości:

• UpdateCompanyWorkerIsActive – aktywność osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerTitle – tytuł osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerName – imię osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerSurName – nazwisko osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerSex – płeć osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerPesel – pesel osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerWorkPhone – telefon do pracy osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerPersonaPhone – telefon domowy osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerFax – fax osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerEmail – email osoby kontaktowej;

• UpdateCompanyWorkerAddressStreet – adres osoby kontaktowej (ulica);

• UpdateCompanyWorkerAddressPostCode - adres osoby kontaktowej (kod

pocztowy);

• UpdateCompanyWorkerAddressRegion - adres osoby kontaktowej (region);

• UpdateCompanyWorkerAddressCity - adres osoby kontaktowej (miasto);

• UpdateCompanyWorkerAddressCountry – państwo osoby kontaktowej;

Powiązania pomiędzy użytkownikami CDN Opt!ma i systemu ITCube

Każdy rekord w systemie ITCube musi mieć swojego właściciela. Domyślne jest to administrator,

ale można to zmienić podając pary typu: Login w ITCube = Login w CDNOpt!ma. W taki sposób

można dodawać kontrahentów, osoby kontaktowe, produkty, których właścicielami będą dowolni

użytkownicy zdefiniowani w systemie ITCube.


MIME Types section

Sekcja określająca tzw. nagłówki mime wykorzystywane w module ITCube MAIL. Tej sekcji nie

należy modyfikować.

Licence section

Sekcja związana z wygenerowaną licencją. Każda zmiana w tej sekcji zostanie wykryta przez

system i zalogowanie do systemu będzie niemożliwe. Sekcja zawiera następujące informacje:

• LicenceModules – lista modułów, na które została wygenerowana licencja;

• LicenceTo – czas trwania licencji;

• LicenceMac – adres MAC serwera, na którym zainstalowane jest oprogramowanie;

• LicenceCompany – nazwa firmy, która zakupiła licencje;

• LicenceUsers – liczba użytkowników systemu;

• LicenceFingerPrint – kod licencji;

WAŻNE: Jeśli użyliśmy w pliku itcube.ini polskich liter należy skonwertować plik do formatu

unicode. Aby to zrobić wystarczy wywołać program ITCubeIniToUnicode.bat znajdujący się w

katalogu ITCUBE_HOME (program należy uruchomić pod systemem operacyjnym Windows).

Dodatek B – Skróty klawiszowe

Aby przyspieszyć pracę z systemem ITCube wprowadzono skróty klawiszowe. I tak aby przejść do

dowolnego formularza z menu głównego systemu można albo kliknąć w odpowiednią opcję menu

głównego albo użyć skrótu klawiszowego. Do dyspozycji mamy następujące skróty:

• Alt+x - Zakończ pracę;

• Alt+k - Dodaj kontrahenta;

• Alt+r – Kontrahenci;

• Alt+o - Dodaj kontakt;

• Alt+c – Kontakty;

• Alt+p - Dodaj produkt/usługę;

• Alt+s – Produkty/Usługi;

• Alt+t - Dodaj ofertę;

• Alt+e – Dodaj zamówienie;

• Alt+m – Dodaj fakturę;

• Alt+i - Dodaj informację;

• Alt+f – Informacje;

• Alt+u - Zarejestruj dokument;

• Alt+n – Dokumenty;

• Alt+h - Odnotuj przychód/koszt;


• Alt+j - Otwórz nowy projekt;

• Alt+y – Projekty;

• Alt+z - Dodaje/Deleguj zadanie;

• Alt+d - Kalendarz zadań;

• Alt+b - Zadania odebrane;

• Alt+g - Zadania delegowane;

• Alt+l – Wyślij email;

• Alt+w - Dodaj kontrakt serwisowy;

• Alt+q – Dodaj gwarancję;

• Alt+v – Dodaj zlecenie serwisowe.

WAŻNE: Każda opcja menu (zarówno głównego jak kontekstowego), która ma zdefiniowany skrót

klawiszowy, w swojej nazwie posiada podkreśloną literę – która w raz z przyciskiem Alt stanowi

skrót klawiszowy.

Dodatek C – Instalacja, konfiguracja systemu ITCube

Instalacja, uruchamianie, kopia bezpieczeństwa, uaktualnienia systemu

ITCube w środowisku Linux

System ITCube może być zainstalowany zarówno w środowisku Windows jak i Linux. W tym

rozdziale zostały opisane podstawowe informacje dotyczące instalacji oprogramowania oraz jego

konfiguracji. Aby poprawnie zainstalować i skonfigurować oprogramowanie ITCube na serwerze

pracującym z systemem operacyjnym Linux wystarczy podstawowa znajomość środowiska Linux.

Instalacja systemu ITCube

Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące

kroki:

1. Jako użytkownik root dodaj użytkownika icsolutions oraz przypisz mu katalog domowy:

/home/icsolutions (komenda: adduser icsolutions -h /home/icsolutions);

2. W katalogu /home/icsolutions umieść plik instalacyjny systemu ITCube: ITCube.tgz;

3. Wywołaj komendę: gunzip ITCube.tgz, która spowoduje zastąpienie pliku ITCube.tgz plikiem

ITCube.tar;

4. Wywołaj komendę: tar -xf ITCube.tar, która spowoduje utworzenie podkatalogu ITCube;

5. Zmień nazwę pliku itcube_blank.ini na itcube.ini, który znajduje się w katalogu:

/home/icsolutions/ITCube;

6. Będąc w katalogu /home/icsolutions wywołaj komendę: chown -R icsolutions ./ITCube;

7. Będąc w katalogu /home/icsolutions wywołaj komendę: chmod -R +x ./ITCube;

8. Zainstaluj bazę danych w katalogu /home/icsolutions/ITCube/mysql/linux. W przypadku

wyboru bazy danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W

przypadku wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;


9. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu

/home/icsolutions/ITCube/jdk/linux/jre/lib/ext . w przypadku bazy danych Sybase plik ze

sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku bazy danych mySQL należy ściągnąć

sterownik JDBC z internetu;

10. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube a następnie wykonaj komendę:

./ITCube_database.sh start;

11. W katalogu /home/icsolutions/ITCube/upgrade umieść plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz (jeśli

był dołączony do instalacji) i wywołaj komendę: ./Upgrade.sh, która spowoduje:

• aktualizację/inicjację plików binarnych

• aktualizację/inicjację bazy danych

1. Wejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube i wykonaj komendę: ./ITCube_database.sh

stop;

2. W pliku itcube.ini (/home/icsolutions/ITCube) wklej licencję dostarczoną przez producenta (w

miejsce starej licencji) i zapisz wprowadzoną zmianę.

W tym momencie system ITCube został poprawnie zainstalowany.

Uruchamianie systemu ITCube

Aby poprawnie uruchomić system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące kroki:

1. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube;

2. Wykonaj komendę: ./ITCube_server.sh start;

3. Wykonaj komendę: ./ITCube_database.sh start;

4. Wykonaj komendę: ./ITCube_deamons.sh start (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu

obsługi poczty elektronicznej);

5. Wykonaj komendę: ./ITCube_imap.sh start (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu


6. Wykonaj komendę: ./ITCube_integrator.sh start (tylko gdy zamierzamy korzystać z

modułu integracji z systemem zewnętrznym).

WAŻNE: System dostępny jest pod adresem: http://{ip_serwera}:8080/itcube.html. Oczywiście

za {ip_serwera} należy wstawić poprawny numer IP komputera, na którym został zainstalowany

system ITCube. W ten sposób można pracować z systemem ITCube z dowolnego komputera w

sieci lokalnej (lub sieci Internet - pod warunkiem, iż komputer, na którym zostało zainstalowane

oprogramowanie ITCube ma publiczny adres IP).

WAŻNE: Pamiętać należy, iż system ITCube można obsługiwać jedynie poprzez przeglądarki:

Internet Explorer 7.0, Firefox 3.0. W przypadku korzystania z systemu ITCube poprzez inną

przeglądarkę, twórcy systemu nie gwarantują poprawności działania.

Innym sposobem uruchomienia wszystkich podanych wyżej usług jest wykonanie polecenia:

./ITCube.sh start.


Zatrzymywanie systemu ITCube

Aby poprawnie zatrzymać system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące kroki:


2. Wykonaj komendę: ./ITCube_server.sh stop;

3. Wykonaj komendę: ./ITCube_database.sh stop;

4. Wykonaj komendę: ./ITCube_deamons.sh stop (tylko gdy korzystamy z modułu obsługi

poczty elektronicznej);

5. Wykonaj komendę: ./ITCube_imap.sh stop (tylko gdy korzystamy z modułu obsługi poczty

elektronicznej);

6. Wykonaj komendę: ./ITCube_integrator.sh stop (tylko gdy korzystamy z modułu integracji

z systemem zewnętrznym);

Innym sposobem zatrzymania wszystkich podanych wyżej usług jest wykonanie polecenia:

./ITCube.sh stop.

WAŻNE: Po wydaniu polecenia: ./ITCube.sh stop przed ponownym uruchomieniem systemu

zaleca się odczekanie około 15-20s. Spowodowane jest to długim czasem zamykania serwera

tomcat.

Tworzenie kopii zapasowej

Aby poprawnie wykonać kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Linux należy

wykonać następujące kroki:


2. Wykonaj komendę: ./ITCube_backup.sh.

WAŻNE: Ostatnia komenda spowoduje tymczasowe zatrzymanie pracy bazy danych oraz

utworzenie kopii bezpieczeństwa, która zostanie umieszczona w katalogu:

/home/icsolutions/ITCube/backup/{aktualna_data}. Wszystkie pliki znajdujące się w tym katalogu

należy przegrać na płytkę CD bądź DVD i przechowywać w bezpiecznym miejscu.

WAŻNE: Bardzo ważne jest aby systematycznie robić kopie bezpieczeństwa i przechowywać je w

bezpiecznym miejscu.

Odtwarzanie systemu z kopii zapasowej

Aby poprawnie odtworzyć kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Linux należy


1. Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej usuń

wszystkie pliki z katalogu: /home/icsolutions/ITCube/db;

2. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube/backup a następnie do katalogu zawierającego

archiwum, z którego chcemy odtworzyć system;

3. Wykonaj komendę: chmod +x *.sh;


4. Wykonaj komendę: ./Backup_install.sh;

WAŻNE: Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej,

dokonaj aktualizacji uruchamiając serwer bazy danych oraz wykonując polecenie: ./Upgrade.sh z

katalogu /home/icsolutions/ITCube/Upgrade (tylko w wersjach < 4.0).

WAŻNE: Jeśli w katalogu /home/icsolutions/ITCube/backup nie ma kopii bezpieczeństwa, którą

chcesz zainstalować a masz taką kopię zapasową gdzieś indziej (np. na płytce CD) załóż w

katalogu: /home/icsolutions/ITCube/Backup katalog z aktualną datą, przegraj do niego pliki kopii

bezpieczeństwa a następnie postępuj według wskazówek podanych powyżej.

Instalacja uaktualnienia systemu ITCube

Aby poprawnie uaktualnić system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące kroki:

1. Przejdź do katalogu: /home/icsolutions/ITCube/upgrade oraz umieść w nim plik upgrade.tgz

oraz plik sp.tgz otrzymany od producenta;

2. Nie wyłączając bazy danych wywołaj komendę: ./Upgrade.sh, która spowoduje:

• wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych;

• aktualizację plików binarnych;

• aktualizację bazy danych.

1. Uruchom system ITCube.

WAŻNE: Jeśli nowa wersja zawiera zmieniony/poszerzony plik itcube.ini zostanie on zapisany pod

nazwą itcube_blank.ini. By skorzystać z nowych możliwości należy nim nadgrać stary plik

itcube.ini pamiętając o wcześniejszym zapisaniu licencji oraz wartości zmiennych, które chcemy

zachować.

Instalacja poprawek do systemu ITCube

Aby poprawnie zainstalować poprawki do systemu ITCube w środowisku Linux należy wykonać

następujące kroki:

1. Przejdź do katalogu: /home/icsolutions/ITCube/upgrade oraz umieść w nim plik sp.tgz

otrzymany od producenta;

2. Wywołaj komendę: ./Upgrade.sh;


Instalacja, uruchamianie, kopia bezpieczeństwa, uaktualnienia systemu

ITCube w środowisku Windows

System ITCube może być zainstalowany w środowisku Windows 98, NT, 2000 oraz XP. W rozdziale

tym zostanie opisany proces instalacji, uruchamiania/zatrzymywania systemu, uaktualniania


oprogramowania do najnowszych wersji oraz tworzenie/odtwarzanie kopii bezpieczeństwa w

środowisku Windows.

Instalacja systemu ITCube z pliku ITCube_prof.exe w środowisku Windows NT,

2000, XP

Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows należy wykonać następujące

kroki:

1. Uruchom plik ITCube_prof.exe, dostarczony przez producenta;

2. Zainstaluj bazę danych w katalogu C:\ITCube\mysql\windows. W przypadku wyboru bazy

danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W przypadku

wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;

3. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu C:\ITCube\jdk\windows\jre\lib\ext. W

przypadku bazy danych Sybase plik ze sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku

bazy danych mySQL należy ściągnąć sterownik JDBC z internetu;

4. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej nową licencję (w miejsce starej), dostarczoną przez

producenta;


Instalacja systemu ITCube z pliku ITCube_prof.exe w środowisku Windows 98

Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows należy wykonać następujące

kroki:

1. Uruchom plik ITCube_prof.exe, dostarczony przez producenta;







4. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej nową licencję (w miejsce starej), dostarczoną przez

producenta;

5. Wejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;

6. Zwiększ maksymalnie ustawienia pamięci w pliku: ITCube_start_server_standalone.bat

oraz zapisz zmiany. W ten sposób system Windows stworzy nowy plik o nazwie:

ITCube_start_server_standalone.pif;



Instalacja systemu ITCube z plików ITCube.tgz oraz upgrade.tgz w środowisku

Windows NT, 2000, XP

Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows NT, 2000, XP należy wykonać


1. Utwórz katalog C:\ITCube;

2. Rozpakuj zawartość pliku ITCube.tgz do katalogu C:\ITCube (przez rozpakowanie należy

rozumieć także rozpakowanie wewnętrznego pliku ITCube.tar);

3. Zmień nazwę pliku itcube_blank.ini na itcube.ini;







2. Przenieś plik C:\ITCube\mysql.ini do katalogu C:\ zmieniając jego nazwę na my.cnf;

3. Wejdź do katalogu C:\ITCube;

4. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Mysql_As_Service.bat;

5. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Tomcat_As_Service.bat;

6. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Deamons_As_Service.bat (tylko gdy zamierzamy

korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);

7. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Imap_As_Service.bat (tylko gdy zamierzamy


8. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Integrator_As_Service.bat (tylko gdy zamierzamy

korzystać z modułu integracji z systemem zewnętrznym);

9. Wykonaj komendę: ITCube_start_database.bat;

10. W katalogu C:\ITCube\upgrade umieść plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz (jeśli został dołączony

do instalacji) i wywołaj komendę Upgrade.bat, która spowoduje:



1. Wykonaj komendę: ITCube_stop_database.bat;

2. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej licencję otrzymaną od producenta (w miejsce starej

domyślnej).


Instalacja systemu ITCube z plików ITCube.tgz oraz upgrade.tgz w środowisku

Windows 98

Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows 98 należy wykonać


1. Utwórz katalog C:\ITCube;


2. Rozpakuj zawartość pliku ITCube.tgz do katalogu C:\ITCube (przez rozpakowanie należy

rozumieć także rozpakowanie wewnętrznego pliku ITCube.tar);

3. Zmień nazwę pliku itcube_blank.ini na itcube.ini;







6. Przenieś plik C:\ITCube\mysql.ini do katalogu C:\ zmieniając jego nazwę na my.cnf;


8. Wykonaj komendę: ITCube_start_database_standalone.bat;

1. W katalogu C:\ITCube\upgrade umieść plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz (jeśli został dołączony

do instalacji) i wywołaj komendę Upgrade.bat, która spowoduje:




2. Wykonaj komendę: ITCube_stop_database_standalone.bat;

3. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej licencję otrzymaną od producenta (w miejsce starej

domyślnej).


Uruchamianie systemu w środowisku Windows NT, 2000, XP

Aby poprawnie uruchomić system ITCube w środowisku Windows NT, 2000, XP należy wykonać


1. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom Bazę ITCube;

2. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom główny

serwer ITCube;

3. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom serwer

mailowy ITCube (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);

4. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom serwer imap

ITCube (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);

5. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom integracyjny

ITCube (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu integracji z systemem zewnętrznym);

6. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program ITCube. Po wykonaniu tej

operacji zostanie otwarte okno programu Internet Explorer ze stroną do logowania. Aby

zalogować się do systemu należy w oknie logowania podać konto: admin oraz hasło: admin;










Uruchamianie systemu w środowisku Windows 98

Aby poprawnie uruchomić system ITCube w środowisku Windows 98 należy wykonać następujące

kroki:

1. Przejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;

2. Wykonaj komendę: ITCube_start_server_standalone.bat;

3. Wykonaj komendę: ITCube_start_database_standalone.bat;

4. Wykonaj komendę: ITCube_start_deamons_standalone.bat (tylko gdy zamierzamy


5. Wykonaj komendę: ITCube_start_imap_standalone.bat (tylko gdy zamierzamy korzystać z

modułu obsługi poczty elektronicznej);

6. Wykonaj komendę: ITCube_start_integrator_standalone.bat (tylko gdy zamierzamy

korzystać z modułu integracji z systemem zewnętrznym);

1. Uruchom Internet Explorer i wpisz adres: http://127.0.0.1:8080/itcube.html. Następnie

Internet Explorer wczyta stronę logowania do systemu ITCube. Aby zalogować się do systemu

należy w oknie logowania podać konto: admin oraz hasło: admin;









Zatrzymywanie systemu ITCube w środowisku NT, 2000, XP

Aby poprawnie zatrzymać system ITCube w środowisku Windows NT, 2000, XP należy wykonać


1. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj Bazę

ITCube;


2. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj główny

serwer ITCube;

3. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj serwer

mailowy ITCube (tylko gdy korzystaliśmy z modułu obsługi poczty elektronicznej);

4. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj serwer imap

ITCube (tylko gdy korzystaliśmy z modułu obsługi poczty elektronicznej);

5. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj integracyjny

ITCube (tylko gdy korzystaliśmy z modułu integracji z systemem zewnętrznym);

Zatrzymywanie systemu ITCube w środowisku 98

Aby poprawnie zatrzymać system ITCube w środowisku Windows 98 należy wykonać następujące

kroki:

1. Przejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;

2. Wykonaj komendę: ITCube_stop_server_standalone.bat;

3. Wykonaj komendę: ITCube_stop_database_standalone.bat;

4. Wykonaj komendę: ITCube_stop_deamons_standalone.bat (tylko gdy korzystaliśmy z

modułu obsługi poczty elektronicznej);

5. Wykonaj komendę: ITCube_stop_imap_standalone.bat (tylko gdy korzystaliśmy z modułu


6. Wykonaj komendę: ITCube_stop_integrator_standalone.bat (tylko gdy korzystaliśmy z

modułu integracji z systemem zewnętrznym);

Tworzenie kopii zapasowej

Aby poprawnie wykonać kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Windows należy


1. Przejdź do katalogu C:\ITCube;

2. Wykonaj komendę: ITCube_backup.bat.

WAŻNE: Ostania komenda spowoduje tymczasowe zatrzymanie pracy bazy danych oraz

utworzenie kopii bezpieczeństwa, która zostanie umieszczona w katalogu:

C:\ITCube\backup\{aktualna_data}. Wszystkie pliki znajdujące się w tym katalogu należy

przegrać na płytkę CD bądź DVD i przechowywać w bezpiecznym miejscu.

WAŻNE: Bardzo ważne jest aby systematycznie robić kopie bezpieczeństwa i przechowywać je w

bezpiecznym miejscu.

Odtwarzanie systemu z kopii zapasowej

Aby poprawnie odtworzyć kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Windows należy



1. Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej usuń

wszystkie pliki z katalogu: C:\ITCube\db;

2. Przejdź do katalogu C:\ITCube\backup a następnie do katalogu zawierającego archiwum, z

którego chcemy odtworzyć system;

3. Wykonaj komendę: Backup_install.bat;

WAŻNE: Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej,

dokonaj aktualizacji uruchamiając serwer bazy danych oraz wykonując polecenie: Upgrade.bat z

katalogu C:\ITCube\Upgrade (tylko w wersjach < 4.0).

WAŻNE: Jeśli w katalogu C:\ITCube\backup nie ma kopii bezpieczeństwa, którą chcesz

zainstalować a masz taką kopię zapasową gdzieś indziej (np. na płytce CD) załóż w katalogu:

C:\ITCube\Backup katalog z aktualną datą, przegraj do niego pliki kopii bezpieczeństwa a

następnie postępuj według wskazówek podanych powyżej.

Instalacja uaktualnienia systemu ITCube

Aby poprawnie uaktualnić system ITCube w środowisku Windows należy wykonać następujące

kroki:

1. Przejdź do katalogu: C:\ITCube\upgrade oraz umieść w nim plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz

otrzymany od producenta;

2. Nie wyłączając bazy danych wywołaj komendę: Upgrade.bat, która spowoduje:

• wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych;

• aktualizację plików binarnych;

• aktualizację bazy danych.


WAŻNE: Jeśli nowa wersja zawiera zmieniony/poszerzony plik itcube.ini zostanie on zapisany pod

nazwą itcube_blank.ini. By skorzystać z nowych możliwości należy nim nadgrać stary plik

itcube.ini pamiętając o wcześniejszym zapisaniu licencji oraz wartości zmiennych, które chcemy

zachować.

Instalacja poprawek do systemu ITCube

Aby poprawnie zainstalować poprawki do systemu ITCube w środowisku Windows należy wykonać


1. Przejdź do katalogu: C:\ITCube\upgrade oraz umieść w nim plik sp.tgz otrzymany od

producenta;

1. Wywołaj komendę: Upgrade.bat;



Problemy zgłaszane przez użytkowników systemu ITCube

Systemu ITCube nie uruchamia się poprawnie pod windowsem 98

W momencie gdy używamy systemu Windows 98 bardzo ważne jest aby ręcznie uruchamiać

system ITCube za pomocą skryptów umieszczonych w katalogu ITCube/standalone. W przypadku

Windows 98 nie ma możliwości uruchomienia systemu jako serwisy. Bardzo ważne jest aby

sprawdzić ustawienia pamięci skryptu ITCube – domyślne wartości są za małe.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w sekcji dotyczącej uruchamiania systemu ITCube

w środowisku Windows 98.

System ITCube nagle przestaje działać w środowisku Mandrake9.1

Jeśli zainstalowaliśmy system ITCube w środowisku Mandrake9.1 lub zainstalowaliśmy

oprogramowanie ITCube na serwerze xSeries 200 możliwe jest iż system ITCube nagle

przestanie działać. Jest to spowodowane błędnym działaniem wirtualnej maszyny Javy w tym

środowisku. Aby rozwiązać ten problem należy:

1. Zatrzymać serwer główny systemu ITCube;

2. Wejść do katalogu: /home/icsolutions/ITCube/tomcat/bin a następnie w pliku catalina.sh do

zmiennej JAVA_OPTS dopisać następujące dwa parametry: -Xint -Xrs

Wymagania techniczne dotyczące serwera

1. System operacyjny: Windows XP, Windows 2003, Windows 2008, Linux (Debian) w wersjach

32 bit;

2. Minimalna pamięć RAM: 512 MB + (Ilość użytkowników) * 10 MB;

3. Zalecana pamięć RAM: 512 MB + (Ilość użytkowników) * 25 MB;

4. Procesor: co najmniej odpowiednik P III, 1,5 Ghz.


It Cube Help

Documents

Transcript of It Cube Help