Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 11/2014 Rektora UEP

z dnia 25 lutego 2014 roku

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

UNIWERSYTETU EKONOMICZNEGO

W POZNANIU

2

SPIS TREŚCI

I. Postanowienia wstępne ................................................................ 4

II. Zasady obiegu akt ......................................................................... 6

III. Przyjmowanie korespondencji przez Kancelarię ......................... 7

IV. Segregowanie i rozdzielanie korespondencji przez

Kancelarię ..................................................................................... 8

V. Odbiór korespondencji przychodzącej ......................................... 9

VI. Rejestrowanie i znakowanie spraw .............................................. 10

VII. Prowadzenie spraw i sporządzanie pism ...................................... 12

VIII. Podpisywanie pism ....................................................................... 13

IX. Wysyłanie pism ............................................................................ 14

X. Dokumentacja na nośnikach elektronicznych .............................. 16

XI. Prowadzenie teczek i przechowywanie akt w jednostkach

organizacyjnych ........................................................................... 17

XII. Ocena archiwalna akt ................................................................... 18

XIII. Jednolity rzeczowy wykaz akt ..................................................... 19

XIV. Przekazywanie akt do Archiwum ................................................. 20

XV. Przekazywanie materiałów manipulacyjnych (Bc)

na makulaturę ............................................................................... 22

XVI. Postępowanie w wypadku reorganizacji i likwidacji

jednostek organizacyjnych Uczelni ............................................. 22

XVII. Postanowienia końcowe ............................................................... 23

3

Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej:

Nr 1 Wzór dokumentu: „Spis spraw” .................................................. 24

Nr 2 Wzór książki nadawczej ................................................................ 25

Nr 3 Wzór dokumentu: „Opis teczki aktowej” ..................................... 26

Nr 4 Wytyczne w sprawie przekazywania do Archiwum akt

osobowych studentów ................................................................... 27

Nr 5 Wzór dokumentu: „Spis zdawczo – odbiorczy akt” ..................... 29

4

I. Postanowienia wstępne

§ 1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb

wykonywania czynności kancelaryjnych na Uniwersytecie

Ekonomicznym w Poznaniu, zwanym dalej „UEP” oraz reguluje

postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy

szczególne nie stanowią inaczej: niezależnie od techniki jej wytwarzania,

postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz począwszy od

wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz UEP do momentu jej

uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności

kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia,

ewidencjonowania, klasyfikacji i przechowywania oraz ochronę przed

uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w UEP.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne

mają zastosowanie odrębne przepisy.

§ 2

Następujące określenia użyte w Instrukcji oznaczają:

akta sprawy – całą dokumentację dotycząca tego samego zdarzenia

niezależnie od nośnika, na którym dokumenty zostały zapisane

(papierowym lub elektronicznym nośniku danych),

dekretacja – odręczną dyspozycję co do sposobu i terminu realizacji

sprawy,

dziennik korespondencyjny – rejestr prowadzony w formie pisemnej

służący do kontroli obiegu dokumentów w jednostkach merytorycznych,

elektroniczny nośnik danych – płytę CD, płytę DVD lub inny nośnik, na

którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

jednolity rzeczowy wykaz akt – tematyczny podział akt powstających

w czasie działania Uczelni zawierający archiwalną klasyfikację akt,

oznaczonych w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym,

hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną,

jednostka merytoryczna – jednostkę organizacyjną, do której zadań

należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy

i w której znajduje się całość dokumentacji dotyczącej danej sprawy,

jednostka organizacyjna – element struktury organizacyjnej Uczelni,

pieczęć – stempel na nośniku papierowym lub jego wizerunek na nośniku

elektronicznym: nagłówkowy, imienny do podpisu itp.,

5

papierowy nośnik danych – arkusz papieru, na którym jest umieszczona

treść dokumentu, pisma, zdjęcie itp.,

poprzedniki – akta poprzedzające pismo w danej sprawie,

referent – pracownik, który załatwia sprawę merytorycznie, tzn.

opracowuje pismo i przygotowuje wniosek do decyzji kierownictwa,

sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna

jednostki organizacyjnej,

spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw

wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej

prowadzony odrębnie dla każdego najbardziej szczegółowego hasła

w „Jednolitym rzeczowym wykazie akt UEP”, dla którego zakłada się

oddzielną teczkę,

sprawa – podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia

czynności służbowych

teczka sprawy (teczka aktowa) – teczka służąca do przechowywania

dokumentacji jednorodnych lub treściowo pokrewnych spraw zakładana

dla każdego, najbardziej szczegółowego hasła znajdującego się

w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

Uczelnia – Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu,

wpływ korespondencji – otrzymanie pisma drogą pocztową, przesyłką

kurierską, bezpośrednie złożenie pisma przez osobę fizyczną oraz

otrzymanie drogą faksową albo za pomocą poczty elektronicznej lub

w postaci zapisu na elektronicznych nośnikach danych,

załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub

tworzący całość z pismem przewodnim,

znak sprawy – zespół symboli, którymi oznakowane jest dane pismo,

Kancelaria – wewnętrzna jednostka organizacyjna w ramach Działu

Organizacyjnego i Zamówień Publicznych wykonująca czynności

kancelaryjne, takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich

poszczególnym jednostkom organizacyjnym i referentom, ekspedycja

przesyłek wychodzących itp.,

Kancelaria Niejawna – wyodrębniona komórka organizacyjna,

w zakresie ochrony informacji niejawnych (poufnych i zastrzeżonych),

podległa pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych,

odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg

i wydawanie materiałów uprawnionym osobom,

przesyłka niejawna – dokumentacja zawierająca informacje niejawne

oznaczone klauzulą tajności: „poufne” lub „zastrzeżone”.

6

II. Zasady obiegu akt

§ 3

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie

korespondencji oraz przesyłek,

2) sporządzanie pism oraz ich powielanie,

3) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie korespondencji,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich

do właściwych jednostek organizacyjnych Uczelni.

2. Czynności kancelaryjne na Uczelni wykonują:

1) Kancelaria,

2) Kancelaria Niejawna,

3) sekretariaty,

4) referenci odpowiedzialni za merytoryczne prowadzenie danej sprawy.

3. Typowy obieg akt:

1) Kancelaria przyjmuje wpływającą korespondencję i rozdziela

według właściwości,

2) Kancelaria Niejawna – przyjmuje korespondencję zastrzeżoną lub

poufną i przedstawia rektorowi do dekretacji,

3) sekretariaty otrzymaną korespondencję przedstawiają do wglądu

kierownikowi danej jednostki organizacyjnej,

4) kierownik jednostki organizacyjnej – zapoznaje się z korespondencją,

dekretuje ją i przydziela pisma właściwym referentom,

5) referent – rejestruje sprawę lub dołącza pismo do akt sprawy,

rozpatruje ją merytorycznie, sporządza projekt odpowiedzi

i przedstawia go do aprobaty osobie uprawnionej, po aprobacie

sporządza czystopis,

6) osoba uprawniona – aprobuje projekt pisma, a następnie podpisuje

czystopis,

7) Kancelaria - wysyła korespondencję na zewnątrz lub przekazuje

jednostkom organizacyjnym.

4. Obieg korespondencji wewnętrznej może się odbywać z pominięciem

Kancelarii.

5. Wewnętrzny obieg korespondencji może się odbywać za pokwitowaniem.

Za pokwitowaniem przesyła się akta ważniejszych spraw oraz przesyłki

niejawne.

7

6. Na Uczelni obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na

jednolitym rzeczowym wykazie akt. W systemie tym dokonuje się

rejestracji spraw (nie pojedynczych pism) w spisach spraw. System ten

nie wyklucza stosowania dzienników korespondencyjnych czy innych

pomocy ewidencyjnych do kontroli obiegu akt, a niemających wpływu na

rzeczowe kompletowanie akt w teczkach zakładanych zgodnie

z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

III. Przyjmowanie korespondencji przez Kancelarię

§ 4

1. Korespondencję przychodzącą drogą pocztową kierowaną do wszystkich

jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu,

niezależnie od ich lokalizacji, przyjmuje Kancelaria.

2. Adresem korespondencyjnym Uczelni jest:

Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu

..................................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej)

61-875 Poznań, al. Niepodległości 10

3. Korespondencja dzieli się na:

1) zwykłą,

2) specjalną (pisma organów administracji i pisma organów sądowych),

3) listy polecone i za potwierdzeniem odbioru,

4) paczki, przesyłki wartościowe i kurierskie),

5) niejawną.

4. Kancelaria nie prowadzi rejestru przesyłek, z wyjątkiem:

1) przesyłek specjalnych,

2) poleconych i za potwierdzeniem odbioru,

3) paczek i przesyłek kurierskich,

4) faktur,

5) ofert przetargowych,

6) korespondencji niejawnej.

5. Kancelaria otwiera przesyłki tylko wtedy, gdy są zaadresowane do UEP

bez określenia konkretnego adresata – z wyjątkiem oznaczonych

klauzulą „zastrzeżone” i „poufne”.

8

6. Przesyłki niejawne oznaczone klauzulami „zastrzeżone” i „poufne”

przesyłane są przez nadawcę w podwójnych kopertach. Jeśli na

wewnętrznej kopercie znajduje się jedna z powyższych klauzul, koperty

nie otwiera się, lecz przekazuje niezwłocznie za pokwitowaniem do

Kancelarii Niejawnej w celu zarejestrowania w dzienniku ewidencyjnym.

7. Pracownik Kancelarii odciska na kopercie pieczęć wpływu z datą.

W wypadku konieczności otwarcia korespondencji pieczęć odciska się

w prawym górnym narożniku pisma z podaniem adresata, do którego

powinno być skierowane. Kopertę należy dołączyć do pisma.

8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata)

zwraca się do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

9. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach niewymagających

merytorycznego załatwienia (prospektach, czasopismach itp.).

IV. Segregowanie i rozdzielanie korespondencji

przez Kancelarię

§ 5

1. Po wykonaniu czynności określonych w § 4 Kancelaria segreguje

otrzymaną korespondencję według jej treści i przekazuje niezwłocznie

jednostkom organizacyjnym Uczelni lub jej pracownikom.

2. Korespondencję zarejestrowaną w „Rejestrze wpływów specjalnych”

i „Rejestrze listów poleconych” przekazuje się za pokwitowaniem,

pozostałą korespondencję bez pokwitowania.

3. Kancelaria ponadto prowadzi:

- Rejestr rozliczeniowy,

- Pocztową książkę nadawczą (rejestr przesyłek wychodzących) wzór

zał.nr 2

4. Kancelaria rozdziela przesyłki według następujących zasad:

1) dla rektora i prorektorów – przesyłki adresowane bezpośrednio oraz

pisma adresowane do Uczelni, o ile wymagają załatwienia na szczeblu

rektora lub prorektorów;

2) dla dziekanów i prodziekanów – przesyłki adresowane bezpośrednio

oraz pisma adresowane do Uczelni, o ile wymagają realizacji na

szczeblu dziekana czy wydziału;

9

3) dla kanclerza – przesyłki adresowane bezpośrednio oraz pisma

adresowane do Uczelni, o ile dotyczą spraw należących do

kompetencji kanclerza;

4) dla pozostałych jednostek organizacyjnych i pracowników - przesyłki

adresowane bezpośrednio do tych jednostek lub imiennie do

pracowników w nich zatrudnionych oraz pisma adresowane do

Uczelni, o ile dotyczą spraw należących do kompetencji danej

jednostki.

5. Kancelaria jest również punktem wymiany korespondencji przeznaczonej

do obiegu wewnętrznego pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Uczelni

mieszczącymi się w różnych budynkach. Przesyłki wymagające

natychmiastowego doręczenia jednostki organizacyjne Uczelni

przekazują sobie bezpośrednio (za pośrednictwem swoich pracowników).

6. W wypadku doręczenia korespondencji (przesyłek) do Uczelni po

godzinach urzędowania Kancelarii, korespondencję odbiera pracownik

portierni Gmachu Głównego Uczelni i przekazuje ją pracownikowi

Kancelarii w następnym dniu roboczym rano.

V. Odbiór korespondencji przychodzącej

§ 6

1. Korespondencję zewnętrzną znajdującą się w Kancelarii oraz wpływającą

bezpośrednio od jednostek organizacyjnych Uczelni odbiera codziennie

z Kancelarii pracownik sekretariatu albo inna osoba upoważniona przez

kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Istnieje możliwość przyjmowania korespondencji zewnętrznej od

interesantów bezpośrednio w jednostkach organizacyjnych,

w wyznaczonym czasie.

3. Pracownicy wymienieni w ust. 1 po przyjęciu korespondencji postępują

odpowiednio do przepisów zawartych w § 4 ust. 8–10 niniejszej

instrukcji.

4. W razie braku na piśmie pieczęci Kancelarii określającej datę wpływu

korespondencji do Uczelni, pracownik wpisuje datę wpływu pisma do

jednostki organizacyjnej lub spisuje datę wpływu z koperty, jeżeli została

dołączona do pisma.

10

§ 7

Jeżeli przesyłka dotyczy większej liczby spraw należących do zakresu

działania różnych jednostek, należy ją skierować do jednostki właściwej

w sprawie podstawowej. W razie trudności w klasyfikacji decyduje pierwsza

sprawa poruszona w piśmie.

VI. Rejestrowanie i znakowanie spraw

§ 9

1. Poszczególne sekretariaty i jednostki organizacyjne prowadzą spis spraw

według wzoru określonego w załączniku nr 1.

2. Spis spraw powinien być prowadzony w formie zapisu tradycyjnego

pisemnie na papierowym nośniku danych lub w formie elektronicznej.

3. Spis spraw zakłada się dla hasła końcowego wynikającego z jednolitego

rzeczowego wykazu akt, na każdy rok kalendarzowy oddzielnie (w miarę

napływu spraw) tylko dla spraw występujących w danej jednostce

organizacyjnej Uczelni.

4. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę

(nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma

w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną

jednostkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już

zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. Data wpływu

pierwszego pisma w danej sprawie jest jednocześnie datą rozpoczęcia

sprawy. Za nadanie znaku sprawy i zaklasyfikowanie sprawy do

odpowiedniego hasła, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

odpowiada referent sprawy.

5. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie

z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

§ 10

1. Stałą cechą rozpoznawczą wszystkich pism dotyczących sprawy jest znak

sprawy, który składa się z następujących elementów:

1) symbolu literowego jednostki organizacyjnej UEP (wg załącznika nr 2

Regulaminu organizacyjnego administracji UEP);

2) symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) hasła według Jednolitego

rzeczowego wykazu akt;

3) liczby kolejnej, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie

spraw;

11

4) roku, w którym sprawę wszczęto.

5) poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami

poziomymi oraz kreską poprzeczną, np.:

a) III/DD-402-1/2013 (dla jednostek nieprowadzących dziennika

korespondencyjnego)

„III/DD” oznacza symbol Działu Dydaktyki UEP, „402” oznacza symbol

liczbowy grupy klasyfikacyjnej z rzeczowego wykazu akt, „1” oznacza

liczbę kolejną ze spisu spraw, „2013” oznacza rok.

b) VI/OR-232-11-5/2013 (dla jednostek prowadzących dziennik

korespondencyjny)

„VI/OR” oznacza symbol Działu Organizacyjnego i Zamówień

Publicznych UEP, „232” oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej

z rzeczowego wykazu akt, „11” oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, „5”

oznacza numer rejestracji w dzienniku korespondencyjnym, „2013”

oznacza rok.

2. Nie podlegają rejestracji w spisie spraw:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty

itp.),

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

3) rachunki i faktury (rejestrowane w osobnych rejestrach, zgodnie

z ustawą o rachunkowości),

4) sprawy dotyczące konkretnego studenta, doktoranta, które dołącza się

do ich teczek,

5) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

3. Sprawy niezrealizowane w danym roku prowadzone są do sfinalizowania

pod znakiem nadanym im w roku zarejestrowania. Przeniesienie sprawy

do spisu spraw następnego roku następuje tylko na podstawie wpływu

nadesłanego po dniu 1 stycznia roku następnego lub na podstawie notatki,

lub pisma referenta załatwiającego merytorycznie sprawę po tym dniu.

W spisie spraw z poprzedniego roku, w rubryce „uwagi” należy wpisać

„przeniesiono na rok ….. znak: …..”.

4. Spisy spraw można przechowywać w oddzielnej teczce pt. „Spisy spraw

do teczek o symbolu ...”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być

odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego

rzeczowego wykazu akt.

12

§ 11

Pracownik sekretariatu lub upoważniony pracownik, przekazuje

korespondencję bezpośredniemu przełożonemu, który ją dekretuje i:

1) zatrzymuje przesyłki, które sam prowadzi,

2) wyłącza przesyłki mylnie skierowane i przesyła je do właściwych

jednostek organizacyjnych,

3) przydziela pozostałe przesyłki poszczególnym pracownikom lub

jednostkom organizacyjnym, umieszczając na piśmie dyspozycje

dotyczące trybu, terminu i merytorycznego sposobu realizacji sprawy.

VII. Prowadzenie spraw i sporządzanie pism

§ 12

1. Przy prowadzeniu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe

formy działania.

2. Przy prowadzeniu spraw referenci mają obowiązek stosować przepisy

kodeksu postępowania administracyjnego (kpa) lub inne przepisy

proceduralne dotyczące terminów i formy załatwienia sprawy, w tym

normy prawa wewnętrznego, w szczególności zarządzenia rektora.

3. Referenci realizują sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia

pilności.

4. Jeżeli otrzymane pismo dotyczy dwu lub więcej spraw należących do

zakresów działania różnych jednostek organizacyjnych, referent

sporządza kopie i kieruje je do właściwych jednostek organizacyjnych,

o czym czyni adnotację w oryginale. Tok biegu tych spraw jest

równoczesny.

5. Obowiązuje pisemna forma prowadzenia spraw, przy czym istnieje

możliwość ustnego porozumienia w uzgodnieniach pomiędzy

jednostkami organizacyjnymi bądź interesantami. W takim wypadku,

w zależności od potrzeby, sporządza się notatkę z przeprowadzonej

rozmowy, która określa sposób realizacji sprawy, nazwisko osoby

zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznie

prowadzącego sprawę.

6. Przy pisemnym prowadzeniu spraw należy przestrzegać następujących

zasad:

13

1) każda sprawa jest prowadzona oddzielnym pismem bez łączenia jej

z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku,

2) każde pismo oznaczone jest znakiem sprawy; gdy adresatem jest

instytucja, należy się powołać na datę i znak pisma adresata,

3) adresy pisze się w pierwszym przypadku,

4) w lewym dolnym rogu wymienia się liczbowo liczbę załączników do

pisma; jeżeli dokładne wyliczenie załączników jest utrudnione, można

użyć określenia „plik”, „teczka” itp.,

5) jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom

lub osobom, pod treścią pisma z lewej strony wymienia się adresatów,

po zwrocie „Otrzymują”, lub „Do wiadomości”,

6) jeżeli pismo przeznaczone jest dla większej liczby odbiorców

wewnątrz Uczelni, w nagłówku zamieszcza się zwrot „Według

rozdzielnika”,

7) na ostatniej stronie kopii pracownik opracowujący pismo powinien

umieścić swoje inicjały lub parafę,

8) przy kopii pisma lub dokumentu można umieścić pod tekstem

wyrażenie „za zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis

i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

Sprawy wyjątkowo pilne załatwiane są osobiście, albo za pomocą

telefonu, faksu lub poczty elektronicznej i wymagają potwierdzenia

takiego trybu załatwienia na piśmie.

VIII. Podpisywanie pism

§ 13

1. Podpisujący pismo umieszcza swój podpis u dołu z prawej (wariant

prawostronny) lub z lewej strony (wariant lewostronny), w obrębie

pieczęci lub nadruku zawierającego stanowisko służbowe oraz imię

i nazwisko.

2. Podpis powinien być pełny – skróty (parafy) mogą być umieszczane tylko

na kopiach.

3. Jeżeli na piśmie (dokumencie) są wymagane dwa podpisy, osoba

zajmująca niższe stanowisko służbowe podpisuje pismo z lewej strony

(przy wariancie lewostronnym odwrotnie), a osoba zajmująca wyższe

stanowisko służbowe – z prawej (przy wariancie lewostronnym

odwrotnie).

14

4. Upoważnionymi do podpisywania korespondencji wychodzącej z Uczelni

są, zgodnie ze swoimi kompetencjami i uprawnieniami:

- rektor i prorektorzy,

- dziekan i prodziekani,

- kanclerz,

- kwestor i jego zastępca,

- inne osoby, jeżeli wynika to z przepisów prawa albo aktów

wewnętrznych Uczelni,

- osoby mające odpowiednie pełnomocnictwo udzielone przez rektora.

5. Uprawnienia do podpisywania korespondencji wewnętrznej mają osoby

określone w ust. 4 oraz kierownicy poszczególnych jednostek

organizacyjnych lub upoważnieni przez nich pracownicy (nie dotyczy

publikacji naukowych i innych opracowań naukowo-dydaktycznych).

6. Podpis odręczny można zastąpić facsimilą imienia i nazwiska

podpisującego w przypadku większej liczby pism tej samej treści do

różnych odbiorców.

7. Facsimile nie można umieszczać na pismach mających charakter i moc

zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach

zastrzeżonych, poufnych itp.

IX. Wysyłanie pism

§ 14

1. Pisma do wysyłki przygotowują pracownicy sekretariatów lub

wyznaczeni pracownicy w jednostkach organizacyjnych, w których nie

funkcjonują sekretariaty.

2. Osoby wymienione w ust.1 sprawdzają, czy pismo ma:

- nagłówek (druk lub podłużną pieczęć nagłówkową),

- znak sprawy,

- powołanie na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

- datę podpisania przez osobę upoważnioną i jej podpis pod treścią

pisma,

- określenie odbiorcy wraz z adresem,

- odpowiednią liczbę kopii;

- wszystkie wymienione załączniki.

W razie konieczności uzupełnia się braki i nanosi poprawki.

15

3. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy osobiście lub

w postaci pisma wysyłanego:

1) przesyłką listową,

2) faksem,

3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

4) pocztą elektroniczną.

4. W spisie spraw i w dzienniku korespondencyjnym (jeśli jest

prowadzony), odnotowuje się datę wysłania pisma. Oryginał odpowiedzi

przekazywany jest do wysłania. Kopię odpowiedzi wraz z poprzednikami

referent sprawy łączy w całość, odkłada do właściwej teczki aktowej,

a w spisie spraw odnotowuje datę zakończenia sprawy oraz sposób

wysłania odpowiedzi.

5. Osoby wymienione w ust. 1 kopertują korespondencję przeznaczoną do

wysyłki. W lewym górnym rogu koperty umieszcza się pieczęć jednostki

organizacyjnej, która pismo wysyła, znak wysyłanego pisma oraz

odpowiednią dyspozycję, jeśli pismo ma być wysłane jako priorytet, list

polecony, za potwierdzeniem odbioru itp. Brak takiej dyspozycji oznacza,

że jest to przesyłka zwykła. W prawym dolnym rogu koperty umieszcza

się dokładny adres adresata wraz z kodem pocztowym. Za właściwe

opisanie koperty odpowiada osoba przygotowująca korespondencję do

wysyłki.

6. W razie większej ilości korespondencji do wysyłki, powyżej 10 sztuk,

doręcza się ją do Kancelarii wraz z wykazem wysyłanej korespondencji

(wzór książki nadawczej – załącznik nr 2).

7. Korespondencja niejawna wysyłana jest listem poleconym za

potwierdzeniem odbioru.

8. Wszelkie pisma wychodzące z Uczelni wysyła Kancelaria, która uiszcza

przewidziane przepisami opłaty.

9. Kancelaria przyjmuje korespondencję do wysyłki do godziny 1400

.

Korespondencja przyniesiona do Kancelarii po godz. 1400

wysyłana jest

w dniu następnym. Wyjątkiem od tej zasady jest korespondencja, która

musi być wysłana w danym dniu, ze względu na utratę terminu i skutków

prawnych (korespondencja pilna) – jest ona wysyłana natychmiast, pod

warunkiem jej dostarczenia do Kancelarii najpóźniej do godz.15.00.

Po tym czasie korespondencje pilną wysyła pracownik osobiście

zachowując dowód nadania i fakturę za usługę pocztową. Pracownik

dostarczający taką korespondencję jest obowiązany przekazać Kancelarii

16

informację na piśmie o konieczności natychmiastowego wysłania

korespondencji.

10. Kancelaria:

- segreguje korespondencję przeznaczoną do wysłania;

- rejestruje wysyłki polecone i za potwierdzeniem odbioru;

- umieszcza odcisk pieczęci (oznaczenie potwierdzające wniesienie

opłaty za usługę) na przesyłkach i przekazuje je operatorowi

pocztowemu.

11. Reklamacje związane z przesyłką, która w terminie nie dotarła do

adresata, załatwia Kancelaria wraz z pracownikiem (referentem)

merytorycznie odpowiedzialnym za daną sprawę.

X. Dokumentacja na nośnikach elektronicznych

§ 15

1. Na Uczelni wykorzystuje się technologie informatyczne dla celów

kancelaryjnych, pod warunkiem ochrony danych przechowywanych

w zbiorach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli

ich przetwarzanie w danym przypadku jest dopuszczalne prawnie.

2. Urządzenia i technologie informatyczne służące do wspomagania

czynności kancelaryjnych powinny być dobierane i stosowane tak, aby

skutecznie realizować potrzeby wymiany informacji pomiędzy różnymi

stanowiskami pracy.

3. Dane przechowywane w pamięci komputerów lub przesyłane pomiędzy

nimi powinny być zabezpieczone przed utratą, uszkodzeniem lub

zniekształceniem i niepowołanym dostępem.

Dane te zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

4. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system uprawnień ograniczających dostęp do wybranych obszarów

danych nadawany przez administratora aplikacji.

5. Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone

przed ich utratą poprzez przechowywanie w chronionym i odpowiednio

zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego

17

oprogramowania oraz archiwizowania danych przechowywanych

w pamięci komputerów uczelnianych oraz na serwerach.

6. Za stosowanie odpowiednich zabezpieczeń mechanicznych, procedur

postępowania oraz środków programowych i sprzętowych służących do

ochrony danych przechowywanych na nośnikach elektronicznych

odpowiedzialni są wszyscy pracownicy mający dostęp do tych danych.

7. Odrębne przepisy określają, dla jakich typów spraw dopuszcza się

dokumentację w formie elektronicznej, jako dokumentację podstawową.

W pozostałych przypadkach dokumentacja na nośnikach elektronicznych

ma znaczenie pomocnicze, do uzyskania wartości prawnej konieczne jest

sporządzanie tradycyjnej, tzn. papierowej formy pism i dokumentów,

które będą opatrzone stosownymi pieczęciami i podpisami.

XI. Prowadzenie teczek

i przechowywanie akt w jednostkach organizacyjnych

§ 16

1. Każda jednostka organizacyjna Uczelni dokonuje wyboru,

przewidzianych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, haseł

klasyfikacyjnych spraw właściwych do prowadzenia, według zakresu

własnych kompetencji i zakłada teczki aktowe, zaopatrując je

w odpowiedni symbol i hasło. Teczki zakłada się w miarę powstawania

spraw.

2. Nowe teczki aktowe dla każdej sprawy zakłada się w zależności od

potrzeby, najlepiej na rok kalendarzowy. W wypadku małej liczby spraw

oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym dopuszczalne jest

prowadzenie jednej teczki przez kilka lat.

3. Pracownicy przechowują akta (pisma) do załatwienia w specjalnych

teczkach, oznaczonych napisem „Sprawy bieżące”. Akta do załatwienia

układa się w kolejności wpływów (najdawniej otrzymane pisma na

wierzchu).

4. Przez zakończenie sprawy należy rozumieć podjęcie wszelkich

wymaganych w danej sprawie rozstrzygnięć i wykonanie wszelkich

wypływających z niej zobowiązań.

5. Akta spraw zakończonych są przechowywane przez referentów

prowadzących sprawę lub w sekretariatach jednostek organizacyjnych.

18

6. Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach prowadzonych

według jednolitego rzeczowego wykazu akt. W teczkach układa się akta

spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie.

7. W wypadku wyjęcia akt z teczki, w ich miejsce należy umieścić

informację określającą datę wyjęcia akt i nazwisko pracownika,

u którego się one znajdują, oraz termin ich zwrotu.

8. Materiały archiwalne (oznaczone symbolem A) należy przechowywać

w teczkach wiązanych. Nie należy tych akt dziurkować i przeszywać.

9. Każda teczka zawierająca sprawy zakończone powinna być opisana

w następujący sposób (załącznik nr 3):

- na środku u góry: Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, nazwa

jednostki organizacyjnej, ewentualnie stanowisko pracy (można użyć

pieczęci zawierającej pełną nazwę jednostki organizacyjnej),

- poniżej po lewej stronie : znak akt, tj. symbol jednostki organizacyjnej

i symbol klasyfikacyjny według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

- poniżej po prawej stronie: kategoria archiwalna według jednolitego

rzeczowego wykazu akt,

- na środku teczki: tytuł teczki, ściśle i jednoznacznie określający

zawartość teczki wchodzącej w skład właściwego hasła

klasyfikacyjnego. Nieprawidłowe są tytuły zbyt ogólne np.: sprawy

różne, sprawy inne itp.

- pod tytułem teczki: roczne daty skrajne akt (data rozpoczęcia

pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej).

10. Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach

merytorycznych przez dwa lata, licząc od 1 stycznia roku następującego

po roku załatwienia sprawy, a następnie przekazuje do Archiwum całymi

rocznikami, tzn. wszystkie akta z danego roku.

Akta, które nadal są potrzebne do prac bieżących, mogą być

wykorzystywane na prawach wypożyczenia z Archiwum.

XII. Ocena archiwalna akt

§ 17

1. Akta spraw zakończonych dzielą się pod względem wartości archiwalnej

(bez względu na nośnik, na którym zostały zapisane, a które odrębne

przepisy prawa określają jako nośnik podstawowy) na:

- materiały archiwalne, mające znaczenie jako źródło informacji

o wartości historycznej,

19

- dokumentację niearchiwalną, mającą czasową wartość praktyczną.

2. Materiały archiwalne oznacza się symbolem „A” i przechowuje

wieczyście w Archiwum.

3. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „B”, z tym że:

- symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B-5, B-10) oznacza się

dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po

ustalonym okresie przechowywania może zostać wybrakowana; okres

przechowywania liczy się w latach kalendarzowych, poczynając od

1 stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy,

- symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE-5) oznacza się

dokumentację, której w momencie nadawania kategorii nie można

jednoznacznie określić; po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega ona ekspertyzie ze względu na charakter,

treść i znaczenie; ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum

państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji na

materiały archiwalne,

- symbolem Bc oznacza się materiały manipulacyjne mające

krótkotrwałe znaczenie praktyczne; po pełnym ich wykorzystaniu oraz

po uzyskaniu zgody archiwum państwowego przekazywane są

profesjonalnej firmie do zniszczenia bezpośrednio z jednostki

organizacyjnej. Dokumentacji tej nie przekazuje się do Archiwum,

gdyż nie podlega ona archiwizacji.

§ 18

1. Nie należy w jednej teczce łączyć materiałów archiwalnych (A)

i dokumentacji niearchiwalnej (B).

2. Gdy w teczce znajduje się dokumentacja kat. B o różnych okresach

przechowywania, całą teczkę należy przechowywać przez okres

najdłuższy.

XIII. Jednolity rzeczowy wykaz akt

§ 19

1. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest oparty na systemie klasyfikacji

dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanych akt na 10 klas pierwszego rzędu

oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9.

W ramach tych klas wprowadza się podział na hasła drugiego rzędu

oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do

symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest 00–99,

20

oraz na dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego

rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach

klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone liczbami

czterocyfrowymi, to jest 0000-9999.

2. Symbole te stanowią oznaczenie haseł klasyfikacyjnych w jednolitym

rzeczowym wykazie akt określających poszczególne jednolite

tematycznie grupy spraw powstałe w wyniku podziału akt Uczelni.

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest opracowany niezależnie od struktury

organizacyjnej Uczelni. Akta tematycznie jednorodne, dotyczące tego

samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji, występujące w różnych

jednostkach organizacyjnych, mają te same symbole i hasła

klasyfikacyjne. Wyróżniają je tylko symbole literowe stanowiące

oznaczenie nazwy danej jednostki organizacyjnej.

4. Kategoria archiwalna jest ustalona w jednolitym rzeczowym wykazie akt

dla jednostki merytorycznie prowadzącej sprawę i dla innych jednostek.

Przez jednostkę merytoryczną w tym wypadku należy rozumieć

jednostkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem

merytorycznym zakończenie danej sprawy i która w tym zakresie

gromadzi całość podstawowych akt.

Przez jednostkę inną niż merytoryczna należy rozumieć jednostkę

organizacyjną, w której występują akta dotyczące tej samej klasy, co

w jednostce merytorycznej, lecz stanowią jedynie materiał pomocniczy

lub cząstkowy.

XIV. Przekazywanie akt do Archiwum

§ 20

1. Każda jednostka organizacyjna Uczelni jest zobowiązana do

przekazywania materiałów archiwalnych (kategoria A) i dokumentacji

niearchiwalnej (kategoria B) do Archiwum.

2. Przekazywanie akt do Archiwum powinno się odbywać raz w roku

według ustalonego z Archiwum harmonogramu.

3. Za prawidłowe przygotowanie i przekazanie akt do Archiwum

odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych lub pracownicy przez

nich wyznaczeni.

21

4. Akta przekazuje się do Archiwum na podstawie spisu zdawczo-

-odbiorczego (załącznik nr 5), który sporządza się:

- dla akt kategorii A w czterech egzemplarzach,

- dla akt kategorii B w trzech egzemplarzach.

5. Osobno sporządza się spisy zdawczo-odbiorcze dla akt kategorii A

i osobno dla kategorii B.

6. Po sprawdzeniu zgodności spisu zdawczo-odbiorczego z przekazywa-

nymi aktami, ich faktycznym stanem uporządkowania i zaewiden-

cjonowaniu przyjętych akt, jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego

z potwierdzeniem o przyjęciu akt Archiwum oddaje do jednostki

organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe egzemplarze spisów

zdawczo-odbiorczych pozostają w Archiwum.

7. Do przekazywanych akt należy dołączyć związane z nimi pomoce

ewidencyjne, rejestry, skorowidze, kartoteki.

8. Akta przekazywane do Archiwum powinny być uporządkowane

w następujący sposób:

- wszystkie jednostki archiwalne (teczki, koperty, księgi i inne)

powinny być prawidłowo opisane zgodnie z § 16 ust. 9 niniejszej

instrukcji,

- na początku każdej teczki powinien się znajdować spis spraw,

- teczka powinna być ułożona sprawami, w kolejności spisu spraw,

w ramach spraw chronologicznie,

- wszystkie kopie, puste koperty i części metalowe, a także koszulki

foliowe powinny zostać usunięte,

- akta, które były przechowywane w segregatorach i zostały

podziurkowane, należy przeszyć przed przekazaniem do Archiwum,

- należy spaginować, tzn. ponumerować wszystkie zapisane strony

(dotyczy kategorii A), w kolejności rosnącej (str. nr 1 - to pierwsza

strona najstarszej sprawy).

§ 21

Sposób uporządkowania teczek osobowych studentów określają odrębne

wytyczne (załącznik nr 4).

22

XV. Przekazywanie materiałów manipulacyjnych (Bc)

na makulaturę

§ 22

1. Brakowanie akt kat. Bc o krótkim okresie przechowywania (tzw. akt

manipulacyjnych) po uzyskaniu zgody archiwum państwowego ma

miejsce w jednostkach organizacyjnych bądź jest zlecane i nadzorowane

przez Dział Administracyjno-Eksploatacyjny, po ewentualnych

konsultacjach z Archiwum.

2. Dokumentacja zawierająca dane objęte ochroną (na podstawie przepisów

o ochronie danych osobowych, tajemnicy handlowej, służbowej, praw

autorskich itp.) przekazywana jest profesjonalnej firmie do zniszczenia

w stanie uniemożliwiającym wgląd do tych informacji osobom

niepowołanym.

XVI. Postępowanie w wypadku reorganizacji i likwidacji

jednostek organizacyjnych Uczelni

§ 23

1. W wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej

Uczelni, akta spraw zakończonych, uporządkowane zgodnie z niniejszą

instrukcją, należy przekazać do Archiwum.

2. Akta spraw niezakończonych należy przekazać na podstawie spisów

zdawczo-odbiorczych jednostce organizacyjnej, która przejęła zadania

jednostki zreorganizowanej lub zlikwidowanej. Kopię spisu należy

przekazać do Archiwum.

3. Za prawidłowe postępowanie z dokumentacją w trakcie likwidacji lub

reorganizacji jednostki organizacyjnej odpowiedzialny jest jej kierownik.

4. W wypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej

wszystkie niejasności dotyczące akt spraw należy konsultować

z Archiwum.

23

XVII. Postanowienia końcowe

§ 24

1. Nadzór ogólny nad realizacją postanowień niniejszej Instrukcji sprawuje

rektor lub pracownik przez niego upoważniony.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za przestrzeganie

niniejszej Instrukcji przez podległych pracowników oraz sprawują nadzór

nad prawidłowym przebiegiem czynności kancelaryjnych w swoich

jednostkach organizacyjnych.

REKTOR

(prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)

24

Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej

Spis spraw

…………

(rok)

………....

(referent)

…………….......

(symbol jednostki

organizacyjnej)

……………

(oznaczenie

teczki)

……………………………………………………………………………………….

(tytuł teczki wg wykazu akt)

Numer

sprawy

Sprawa

(krótka treść)

od kogo

wpłynęła data

Uwagi

(sposób załatwienia) zn

ak p

ism

a

z dnia

wsz

częc

ia

spra

wy

ost

atec

zneg

o

zała

twie

nia

25

Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór książki nadawczej

26

Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór opisu teczki aktowej

Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu Dział Dydaktyki

(można użyć pieczątki danej jednostki organizacyjnej)

DD-4110 Kat. B-2 (Znak akt) (Kategoria archiwalna)

Rozkład zajęć dydaktycznych, podział na grupy studenckie

Studia dzienne

(tytuł teczki)

2010-2011 (daty skrajne)

27

Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej

Wytyczne w sprawie przekazywania do Archiwum

akt osobowych studentów

1. Akta osobowe studentów przekazuje się do Archiwum uporządkowane, po dwóch

latach od ukończenia studiów, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego.

2. Przez uporządkowanie należy rozumieć właściwe opisanie teczki, wybrakowanie

zbędnej dokumentacji, usunięcie części metalowych i koszulek foliowych prawidłowe

sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych.

3. Do Archiwum przekazuje się tylko teczki spraw zakończonych. W przypadku teczek

studenckich przez zakończenie należy rozumieć : uzyskanie dyplomu, skreślenie z

listy studentów, rezygnację itp. W razie braku możliwości zakończenia sprawy na

skutek zdarzeń losowych (np. nieodebrany oryginał dyplomu itp.) należy dołączyć do

teczki pisemne oświadczenie komórki merytorycznej o zakończeniu sprawy.

4. Teczka osobowa na wierzchniej stronie musi zawierać:

– pieczęć właściwego dziekanatu,

– imię (imiona) i nazwisko studenta z wszelkimi zmianami,

– lata studiów.

5. Przed przekazaniem teczki do Archiwum studentowi powinny być wydane dokumenty

osobiste:

– świadectwo dojrzałości,

– odpisy dyplomów z wcześniejszych etapów kształcenia,

– indeks,

– odpisy aktów stanu cywilnego,

– oryginał dyplomu ukończenia studiów wraz z odpisami itp.

6. Potwierdzenie odbioru dokumentów przez studenta lub wysłania ich pocztą należy

umieszczać wewnątrz teczki (nie na okładce).

7. Z teczki osobowej należy usunąć dokumentację, która traci znaczenie praktyczne

w chwili ukończenia studiów i ostatecznego rozliczenia się studenta z Uczelnią.

W szczególności dotyczy to:

– wypisu z dowodu osobistego,

– zwolnień lekarskich,

– karty obiegowej, jeśli student rozliczył się ze wszelkich zobowiązań,

– potwierdzeń wpłat opłat (w tym za usługi edukacyjne), chyba że są one niezbędne

do dochodzenia roszczeń wobec studenta;

– legitymacji studenckiej,

– książeczki zdrowia studenta itp.

8. W teczce przekazywanej do Archiwum powinny pozostać:

– podanie o przyjęcie na studia,

– dokumenty z postępowania kwalifikacyjnego wraz z decyzją o przyjęciu,

28

– podpisany przez studenta akt ślubowania,

– karty egzaminacyjne studenta,

– decyzje władz uczelni dotyczące urlopów, powtarzania roku, skreślenia z listy

studentów, zmiany kierunku lub trybu studiów, wyróżnień, nagród i kar,

– recenzje pracy dyplomowej,

– protokół egzaminu dyplomowego,

– dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt.

9. Spis zawartości teczki należy wkleić na wewnętrznej stronie okładki.

10. Spis zdawczo-odbiorczy należy sporządzać w trzech egzemplarzach, umieszczając

nazwiska studentów w porządku alfabetycznym.

29

Załącznik nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej

...................................................................................

(Nazwa jednostki organizacyjnej UEP)

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr …….

Lp. Znak

teczki Tytuł teczki lub tomu

Daty

skrajne

od – do

Kat.

akt

Liczba

teczek

Miejsce

przechowywa-

nia akt

w archiwum

Data

zniszczenia

lub

przekazania 1 2 3 4 5 6 7 8

Załącznik nr 2

do Zarządzenia nr 11/2014 Rektora UEP

z dnia 25 lutego 2014 roku

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA ORGANIZACJI

I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM

UNIWERSYTETU EKONOMICZNEGO

W POZNANIU

2

SPIS TREŚCI

I. Postanowienia wstępne ................................................................ 3

II. Organizacja i zakres działania Archiwum ................................... 4

III. Obowiązki pracowników Archiwum ........................................... 5

IV. Lokal Archiwum i jego wyposażenie ........................................... 5

V. Przyjmowanie dokumentacji przez Archiwum ............................ 6

VI. Ewidencja dokumentacji w Archiwum ........................................ 7

VII. Sposób przechowywania dokumentacji w Archiwum ................. 8

VIII. Udostępnianie dokumentacji w Archiwum .................................. 8

IX. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ................................... 10

X. Nadzór nad Archiwum ................................................................. 10

3

I. Postanowienia wstępne

§ 1

1. Instrukcja dotycząca organizacji i zakresu działania Archiwum, zwana

dalej Instrukcją, ustala jednolite zasady postępowania zapewniające

sprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie prac

archiwalnych.

2. Instrukcja określa przede wszystkim:

1) organizację i zakres działania Archiwum,

2) zasady i tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do

Archiwum,

3) zasady przechowywania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji

przekazanej do Archiwum oraz brakowania dokumentacji

niearchiwalnej.

§ 2

Następujące określenia użyte w Instrukcji oznaczają:

akta sprawy – cała dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia

niezależnie od nośnika, na którym dokumenty zostały zapisane

(papierowym lub elektronicznym nośniku danych),

brakowanie – procedura niszczenia dokumentacji niearchiwalnej,

jednolity rzeczowy wykaz akt – tematyczny podział akt powstających

w czasie działania Uczelni zawierający archiwalną klasyfikację akt,

oznaczonych w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym,

hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną,

jednostka organizacyjna – element struktury organizacyjnej Uczelni,

Uczelnia – Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu.

§ 3

1. Akta spraw zakończonych dzielą się pod względem wartości archiwalnej

(bez względu na nośnik, na którym zostały zapisane, a które odrębne

przepisy prawa określają jako nośnik podstawowy) na:

- materiały archiwalne, mające znaczenie jako źródło informacji

o wartości historycznej,

- dokumentację niearchiwalną, mającą czasową wartość praktyczną.

2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,

korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna,

mapy, plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideo,

płyty CD i DVD, bez względu na sposób ich wytworzenia.

4

§ 4

Dokumentację oznacza się według następujących kategorii:

1. Kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne oznacza się

symbolem „A” i przechowuje wieczyście w Archiwum.

2. Kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem „B”, z tym

że:

- symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B-5, B-10) oznacza się

dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po

ustalonym okresie przechowywania może zostać wybrakowana, okres

przechowywania liczy się w latach kalendarzowych, poczynając od

1 stycznia roku następnego od załatwienia sprawy,

- symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE-5) oznacza się

dokumentację, której w momencie nadawania kategorii nie można

jednoznacznie określić; po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega ona ekspertyzie ze względu na charakter,

treść i znaczenie; ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum

państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji na

materiały archiwalne,

- symbolem Bc oznacza się materiały manipulacyjne mające

krótkotrwałe znaczenie praktyczne; po pełnym ich wykorzystaniu oraz

po uzyskaniu zgody archiwum państwowego są przekazywane na

brakowanie bezpośrednio z jednostki organizacyjnej. Dokumentacji tej

nie przekazuje się do Archiwum, gdyż nie podlega ona archiwizacji.

3. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) liczy się

w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku

następnego.

II. Organizacja i zakres działania Archiwum

§ 5

1. Szczegółowe usytuowanie Archiwum w strukturze organizacyjnej określa

Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Ekonomicznego

w Poznaniu.

2. Do zakresu działania Archiwum należy:

1) systematyczne przyjmowanie materiałów archiwalnych

i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych jednostek

organizacyjnych,

2) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji,

5

3) prowadzenie ewidencji archiwalnej,

4) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji

niearchiwalnej,

5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział

przedstawicieli Archiwum w komisyjnym brakowaniu oraz

przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub do

zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum

państwowego.

III. Obowiązki pracowników Archiwum

§ 6

1. Za działalność Archiwum odpowiada kierownik Archiwum. Liczba

pracowników Archiwum powinna być dostosowana do wielkości

Archiwum i liczby przyjmowanych oraz przechowywanych w nim

dokumentacji.

2. Kierownik i pozostali pracownicy Archiwum odpowiedzialni są za

zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej oraz ochronę danych

osobowych zawartych w dokumentach znajdujących się w Archiwum.

3. Kierownik Archiwum składa roczne sprawozdanie z wykonania

czynności i zadań Archiwum. W szczególności sprawozdanie powinno

obejmować:

1) stan zasobu Archiwum,

2) liczbę dokumentacji przyjętych do Archiwum (materiałów

archiwalnych – kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnych

kategorii B),

3) liczbę dokumentacji udostępnionych i wypożyczonych,

4) liczbę dokumentacji wybrakowanych.

4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 3, kierownik Archiwum składa

bezpośredniemu przełożonemu do końca każdego roku akademickiego

za ubiegły rok akademicki.

IV. Lokal Archiwum i jego wyposażenie

§ 7

1. Lokal Archiwum powinien mieć:

1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracowników

Archiwum i do udostępniania dokumentacji,

6

2) magazyn służący do przechowywania materiałów archiwalnych

i dokumentacji niearchiwalnej,

3) pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na

makulaturę.

2. Magazyn Archiwum powinien być:

1) suchy, dobrze wietrzony i równomiernie ocieplany w ciągu roku;

temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 14-18°C,

wilgotność względna 45-60%,

2) zabezpieczony przed pożarem i wyposażony w sprzęt

przeciwpożarowy,

3) właściwie zabezpieczony przed włamaniem – okna Archiwum

okratowane, drzwi metalowe bądź obite blachą, wyposażone w dwa

zamki.

3. Dokumentację przechowuje się na regałach metalowych dostosowanych

do wymiarów dokumentacji i rozmieszczonych w sposób umożliwiający

łatwy dostęp do dokumentacji.

4. Regały powinny być ustawione wzdłuż ścian, prostopadle do okien.

Odstępy pomiędzy regałami powinny wynosić co najmniej 70 cm.

5. W magazynie nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych

grzejników ani palić tytoniu.

6. W magazynie nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów

poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

7. Prawo wstępu do magazynu, poza pracownikami Archiwum, mają tylko

bezpośredni przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów

kontrolnych za okazaniem upoważnienia.

8. Poszukiwanie dokumentacji w magazynach archiwalnych, w celu jej

udostępniania, mogą przeprowadzać wyłącznie pracownicy Archiwum

Uczelni.

V. Przyjmowanie dokumentacji przez Archiwum

§ 8

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych jednostka organizacyjna przekazuje

do Archiwum po dwóch latach od zakończenia sprawy, licząc od

1 stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy.

7

2. Archiwum ustala corocznie z zainteresowanymi jednostkami

organizacyjnymi harmonogram przekazywania akt do Archiwum.

3. Archiwum przyjmuje dokumentację z jednostek organizacyjnych

wyłącznie w stanie uporządkowanym. Przekazywanie akt odbywa się na

podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt (załącznik nr 5 Instrukcji

kancelaryjnej). Akta przed przekazaniem przegląda i porządkuje

pracownik z jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację.

Zasady przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum

omówione zostały w rozdziale XIV Instrukcji kancelaryjnej (wzór opisu

teczki aktowej - załącznik nr 3 Instrukcji kancelaryjnej, wytyczne

w sprawie porządkowania teczek studenckich - załącznik nr 4 Instrukcji

kancelaryjnej).

4. Kierownik Archiwum może odmówić przyjęcia dokumentacji do

Archiwum jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób zgodny

z Instrukcją kancelaryjną,

2) spisy zdawczo-odbiorcze akt zawierają błędy lub niedokładności,

3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-

-odbiorczym.

VI. Ewidencja dokumentacji w Archiwum

§ 9

1 Archiwum oznacza przyjętą dokumentację sygnaturą składającą się

z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji

danego spisu (np. dokumentację ujętą w spisie pod numerem 401 pod

pozycją 2 oznacza się sygnaturą 401/2).

Dla wszystkich teczek osobowych prowadzi się osobne rejestry

ewidencyjne. Przykłady sygnatur dla teczek osobowych:

AB 028, DC 008, ZK 1434, EN 0086, TA 0005, WS 06089, P 0976.

2 Środkami ewidencyjnymi w Archiwum są:

1) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,

2) spisy zdawczo-odbiorcze ułożone zgodnie z numeracją wynikającą

z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

3) spisy zdawczo-odbiorcze akt przechowywane w teczkach, założonych

oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej,

4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych,

5) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,

8

6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami

wybrakowanych akt i zgodami archiwum państwowego,

7) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w Archiwum lub

wypożyczenia poza Archiwum lecz w obrębie Uczelni,

8) rejestry ewidencyjne teczek osobowych (studenckich, pracowniczych,

przewodów doktorskich itp.) prowadzone na nośniku papierowym

i elektronicznym,

9) kopie spisów prac dyplomowych i magisterskich będących

w posiadaniu Biblioteki Głównej.

VII. Sposób przechowywania dokumentacji w Archiwum

§ 10

1. Dokumentację w Archiwum układa się na regałach pionowo systemem

bibliotecznym lub poziomo jedną na drugiej, od dołu ku górze i od lewej

strony ku prawej, w kolejności sygnatur.

2. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdej

jednostki organizacyjnej przeznacza się oddzielne miejsce w Archiwum.

W wypadku braku miejsca, dokumentację należy układać w kolejności

napływu z poszczególnych jednostek organizacyjnych i według numerów

spisów zdawczo-odbiorczych.

3. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją.

4. Dokumentację przechowywaną w Archiwum należy układać według

kategorii archiwalnych - osobno kategorię A, osobno kategorię B.

VIII. Udostępnianie dokumentacji w Archiwum

§ 11

1. Archiwum udostępnia dokumentację kategorii A i B dla celów

służbowych i naukowo-badawczych.

2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą

jednostki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, na podstawie

karty udostępniania.

3. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych lub innych

odbywa się po wyrażeniu pisemnej zgody przez rektora na podaniu

(wniosku o udostępnienie), w którym należy określić cel i zakres

9

poszukiwań.

W przypadku wniosku dotyczącego udostępnienia dokumentacji w celach

naukowych składanego przez studenta, doktoranta lub inną osobę

niebędącą samodzielnym pracownikiem naukowym, należy dołączyć

zaświadczenie o prowadzonych badaniach wystawione przez właściwą

uczelnię lub instytucję nadzorującą prowadzenie badań naukowych.

4. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych pracownikom

Uniwersytetu Ekonomicznego odbywa się na miejscu w Archiwum lub

poprzez wypożyczenie do jednostek organizacyjnych Uczelni.

5. Wypożyczanie dokumentacji dla celów służbowych jednostkom wymiaru

sprawiedliwości, organom ścigania oraz innym instytucjom następuje na

podstawie pisemnego wniosku albo wymaganej prawem decyzji

zainteresowanej instytucji i po uzyskaniu zezwolenia rektora lub osoby

przez niego upoważnionej.

6. W przypadku udzielenia zezwolenia przez rektora należy określić datę

zwrotu dokumentacji. Akta znajdujące się w danej teczce należy

spaginować i sporządzić opis wypożyczanej jednostki archiwalnej (np.

załączniki w postaci planów, plansz, zdjęć, dokumenty luźne, stan

zachowania, braki itp.).

7. Korzystający z zasobu Archiwum ponoszą pełną odpowiedzialność za

całość udostępnionych materiałów i ich zwrot w wyznaczonym terminie.

8. Udostępnia się całe teczki aktowe. Nie wolno udostępniać pojedynczych

pism z teczki aktowej.

9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą.

10. Przy odbiorze dokumentacji, w razie stwierdzenia w niej braków lub

uszkodzeń sporządza się protokół, który podpisują wypożyczający

materiały oraz jego bezpośredni przełożony. Protokół sporządza się

w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce

zagubionych materiałów lub dołącza się do materiałów uszkodzonych,

drugi zaś egzemplarz przechowuje Archiwum w specjalnej teczce.

10

IX. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§ 12

1. Co roku kierownik Archiwum dokonuje przeglądu dokumentacji

niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, tzn. przekazania na

makulaturę lub do zniszczenia.

2. Wydzielenia dokumentacji przeznaczonej do brakowania dokonuje

komisja złożona z przedstawicieli jednostki organizacyjnej, której akta

podlegają brakowaniu, i kierownika Archiwum. Każdorazowo protokół

brakowania zatwierdza kanclerz.

3. Komisja ma prawo przekwalifikować dokumentację kategorii B do

kategorii A lub przedłużyć termin jej przechowywania. Nie wolno

zmieniać kwalifikacji materiałów archiwalnych kat. A.

4. Komisja sporządza protokół brakowania i spis dokumentacji

przeznaczonej do brakowania. Protokół wraz ze spisem sporządza się

w dwóch egzemplarzach. Spis dokumentacji przeznaczonej do

brakowania wraz z protokołem brakowania przekazuje się do właściwego

archiwum państwowego z wnioskiem o wydanie zgody na zniszczenie

akt.

5. Po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego kierownik

Archiwum na podstawie protokołu brakowania i spisu dokumentacji

przeznaczonej do brakowania dokonuje odpowiednich adnotacji

w spisach zdawczo-odbiorczych.

X. Nadzór nad Archiwum

§ 13

1. Kontrola wewnętrzna w Archiwum może być przeprowadzana przez

osoby wyznaczone przez rektora albo osobę przez niego upoważnioną lub

osobę uprawnioną upoważnioną reprezentującą uprawnioną instytucję

kontrolną. Kontrola ma na celu sprawdzenie całości zasobu archiwalnego

zgodnie z prowadzoną ewidencją oraz sprawdzenie przestrzegania przez

personel Archiwum zasad niniejszej instrukcji.

2. Prawo kontroli Archiwum mają również osoby upoważnione

reprezentujące uprawnioną instytucję kontrolną, sprawującą nadzór nad

sposobami gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania i ewidencji

dokumentacji oraz nad metodami jej porządkowania i brakowania, np.

11

Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych albo właściwe terenowo

archiwum państwowe.

REKTOR

(prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)

Załącznik nr 3

do Zarządzenia nr 11/2014 Rektora UEP

z dnia 25 lutego 2014 roku

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

UNIWERSYTETU EKONOMICZNEGO

W POZNANIU

2

PODZIAŁ NA KLASY

PIERWSZEGO I DRUGIEGO STOPNIA

ZARZĄDZANIE

00 Organy UEP

01 Organizacja

02 Akty normatywne, pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Uroczystości, reprezentacja, promocja

07 Współpraca z organami państwowymi, organizacjami i jednostkami

organizacyjnymi (krajowymi i zagranicznymi)

08 Kontrole i audyt

1 KADRY

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Metody pracy

16 Dyscyplina pracy

17 Sprawy socjalno-bytowe

18 Ubezpieczenia

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady inwestycji i remontów

21 Typizacja i normalizacja

22 Inwestycje i remonty

23 Administracja nieruchomości

24 Aparatura naukowa i wyposażenie pracowni naukowych

25 Gospodarka materiałowa

26 Transport i łączność

27 Gospodarka energetyczna i ochrona środowiska

28 Ochrona zakładu pracy

29 Zamówienia publiczne

3

3 EKONOMIKA

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

31 Finanse, księgowość

32 Księgowość finansowa

33 Rozliczenia płac

34 Księgowość materiałowo-towarowa

35 Kalkulacja kosztów

36 Fundusze specjalne

37 Inwentaryzacja

4 DYDAKTYKA I WYCHOWANIE

40 Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych

41 Realizacja planów studiów i programów nauczania, tok studiów

42 Studenci i absolwenci

43 Ubezpieczenia zdrowotne studentów

44 Pozaprogramowe formy kształcenia

45 Studenci obcokrajowcy

5 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA (UJĘCIE RZECZOWO-

TECHNICZNE)

50 Planowanie rzeczowo-finansowe działalności naukowo-badawczej

51 Sprawozdania rzeczowo-finansowe z działalności naukowo-

badawczej

52 Rejestry tematów z zakresu działalności naukowo-badawczej

53 Dokumentacja dotycząca działalności naukowo-badawczej

54 Konferencje i seminaria organizowane na UEP

55 Prace naukowo-usługowe

6 KADRA NAUKOWO–DYDAKTYCZNA

60 Założenia organizacyjno-programowe

61 Działalność dydaktyczna kadry

62 Staże naukowe i inne formy kształcenia i doskonalenia kadry

63 Studia doktoranckie

64 Stopnie naukowe

65 Tytuły naukowe

66 Nostryfikacja dyplomów zagranicznych

67 Stypendia naukowe (doktorskie)

4

7 BIBLIOTEKA

70 Podstawy funkcjonowania Biblioteki

71 Gromadzenie zbiorów

72 Ewidencja zasobu bibliotecznego

73 Informacja biblioteczna

74 Udostępnianie

75 Zabezpieczenie i konserwacja zbiorów

76 Nagrania filmowe i dźwiękowe

77 Inne pomoce naukowo-dydaktyczne

78 Działalność naukowo-badawcza, dydaktyczna i informacyjna

Biblioteki

8 WYDAWNICTWO. POLIGRAFIA

80 Podstawowe zasady działalności wydawniczej i poligraficznej

81 Sprawozdania z działalności wydawniczej

82 Działalność wydawnicza

83 Rozpowszechnianie wydawnictw

84 Poligrafia

9 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ

90 Wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów UEP

91 Przyjazdy gości zagranicznych

92 Wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów UEP

5

SYMBOL

KLASYFIKACYJNY HASŁO KLASYFIKACYJNE

KATEGORIA

ARCHIWALNA

W JEDNOSTCE

MERYTO-

RYCZNEJ

KATEGORIA

ARCHIWALNA

W INNEJ

JEDNOSTCE

UWAGI

1 2 3 4 5 6 7 8

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy UEP dla każdego organu osobna teczka

000 Senat

0000 Posiedzenia Senatu A Bc protokoły i pozostała dokumentacja

0001 Komisje senackie stałe A Bc dla każdej komisji prowadzi się oddzielną

teczkę

0002 Komisje senackie doraźne A Bc

001 Rada Wydziału

0010 Posiedzenia Rady Wydziału A Bc jak w klasie 0000

0011 Komisje dziekańskie stałe A Bc jak w klasie 0000

0012 Komisje dziekańskie doraźne A Bc jak w klasie 0000

002 Kolegia

0020 Kolegium rektorskie A --- jak w klasie 0000

0021 Kolegium dziekańskie A --- jak w klasie 0000

0022 Posiedzenia dyrekcji administracyjnej A --- jak w klasie 0000

003 Komisje rektorskie A ---

004 Inne komisje A ---

005 Narady i odprawy pracowników B5 ---

6

1 2 3 4 5 6 7 8

006 Wybory władz UEP

0060 Uczelniane komisje wyborcze A ---

skład, protokoły posiedzeń, uchwały, listy

kandydatów, ustalenie wyników wyborów,

sprawozdania z działalności

0061 Wydziałowe komisje wyborcze A ---

skład, protokoły posiedzeń, uchwały, listy

kandydatów, ustalenie wyników wyborów,

sprawozdania z działalności

01 Organizacja

010 Podstawy prawne działania UEP A Bc przepisy ogólnopaństwowe, resortowe

dotyczące działania UEP

011 Wytyczne władz nadrzędnych A Bc

012 Organizacja UEP

statuty, schematy i regulaminy

organizacyjne, zakresy działania jednostek

organizacyjnych

0120 Powoływanie i likwidacja jednostek i komórek organizacyjnych

UEP A Bc

dla każdej jednostki i komórki

organizacyjnej oddzielna teczka

013 System kancelaryjno-archiwalny

0130 Przepisy kancelaryjne i archiwalne A Bc

0131 Ewidencja pieczęci A ---

0132 Dowody doręczeń i opłat pocztowych Bc ---

0133 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów B5 --- dzienniki korespondencyjne

0134 Ewidencja zasobu Archiwum A Bc

spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz,

protokoły brakowania i spisy akt

wybrakowanych

0135 Udostępnianie akt B2 --- zezwolenia, karty udostępniania

02 Akty normatywne, pomoc prawna

020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B10 Bc

7

1 2 3 4 5 6 7 8

021 Zbiór aktów normatywnych własnych Uczelni A Bc

komplet podpisanych oryginałów

zarządzeń, pism okólnych, regulaminów,

instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego

rodzaju aktów normatywnych osobna

teczka

022 Opinie prawne B10 Bc

023 Sprawy cywilne B10 Bc

okres przechowywania liczy się od daty

wykonania prawomocnego orzeczenia lub

umorzenia sprawy

024 Sprawy arbitrażowe B3 B2

025 Sprawy karne B5 Bc

okres przechowywania liczy się od daty

wykonania prawomocnego orzeczenia lub

umorzenia sprawy

026 Sprawy o wykroczenia B3 Bc

okres przechowywania liczy się od daty

wykonania prawomocnego orzeczenia lub

umorzenia sprawy

027 Sprawy sądowo- administracyjne B10 Bc

okres przechowywania liczy się od daty

wykonania prawomocnego orzeczenia lub

umorzenia sprawy

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

030 Plany

0300 Plany rozwoju Uczelni A Bc wersja ostateczna

0301 Plany rozwoju jednostek organizacyjnych A Bc

031 Sprawozdania

sprawozdania ostateczne. Sprawozdania

etapowe, jeżeli nie znalazły

odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych

0310 Sprawozdania z działalności Uczelni A ---

0311 Sprawozdania z działalności jednostek organizacyjnych A ---

032 Statystyka

8

1 2 3 4 5 6 7 8

0320 Źródłowe materiały statystyczne B5 Bc

ankiety, karty i formularze statystyczne,

sprawozdania. Okres przechowywania liczy

się od daty opracowania końcowego

0321 Statystyczne opracowania cząstkowe B2 Bc

w tym także opracowania statystyczne na

potrzeby jednostek organizacyjnych

Uczelni

0322 Statystyczne opracowania końcowe A Bc

04 Informatyka

040 Projektowanie i wdrażanie systemów, programów

umowy i porozumienia, projekty i schematy

systemów; możliwy dalszy podział wg

systemów i projektów

0400 Koordynacja systemów resortowych A Bc

041 Eksploatacja programów i systemów informatycznych B5 Bc

042 Ewidencja stosowanych systemów i programów własnych A Bc

043 Bazy danych A ---

044 Licencje oprogramowania B5 Bc okres przechowywania liczy się od

wygaśnięcia umowy

045 Przetwarzanie danych Bc ---

okres przechowywania jest uzależniony od

przydatności tych materiałów do celów

praktycznych

046 Redagowanie stron internetowych BE5 ---

05 Skargi i wnioski BE5 --- W przypadku masowości tego typu spraw

5-10 % kwalifikuje się do kategorii A

06 Uroczystości, reprezentacja, promocja

060 Doktoraty honoris causa A --- wnioski o nadania, materiały

z uroczystości, fotografie itp.

061 Inauguracje roku akademickiego, jubileusze, goście honorowi,

inne uroczystości zorganizowane przez Uczelnię A Bc

programy, teksty odczytów, własne

nagrania dźwiękowe itp.

062 Adresy gratulacyjne, nekrologi A ---

9

1 2 3 4 5 6 7 8

063 Wydawnictwa informacyjne o UEP

0630 Własne opracowania monograficzne A Bc kronika, opracowania problemowe

0631 Wydawnictwa okolicznościowe A Bc

0632 Prace bibliograficzne A Bc

0633 Rozpowszechnianie wydawnictw B2 Bc

064 Kontakty z mediami

0640 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A Bc

065 Promocja Uczelni

0650 Foldery i informatory A Bc

0651 Druki reklamowe B5 Bc

0652 Biuletyny informacyjne A Bc

0653 Inne formy promocji A Bc pozycje okolicznościowe, medale,

materiały na nośnikach elektronicznych itp.

0654 Czasopisma wydawane w Uczelni A Bc

066 Reprezentacja Uczelni B5 Bc zaproszenia, życzenia, podziękowania itp.

067 Ogłoszenia własne Uczelni B5 Bc

068 Emblematy i ceremoniał A Bc

07 Współpraca z organami państwowymi, organizacjami

i jednostkami organizacyjnymi (krajowymi i zagranicznymi)

obejmuje sprawy ogólne związane ze

współpracą z jednostkami krajowymi

i zagranicznymi, niezwiązane

bezpośrednio z aktami innych klas

070 Współpraca z jednostkami rządowymi, samorządowymi

i politycznymi

10

1 2 3 4 5 6 7 8

0700 Kancelaria Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, Rządu A Bc

korespondencja merytoryczna, własne

opracowania przygotowane dla tych

organów – kat. A, pozostałe materiały -

kat. B5

0701 Ministerstwa i urzędy centralne A Bc jak przy klasie 0700

0702 Organy władzy i administracji terenowej A Bc jak przy klasie 0700

0703 Organy administracji samorządowej A Bc jak przy klasie 0700

0704 Partie i organizacje polityczne A Bc jak przy klasie 0700

0705 Organizacje społeczne i związkowe A Bc jak przy klasie 0700

071 Współpraca z innymi szkołami wyższymi A Bc

072 Współpraca z innymi instytucjami krajowymi BE5 Bc

073 Współpraca z zagranicznymi jednostkami organizacyjnymi w sprawach niedotyczących dydaktyki,

nauki i badań

0730 Ogólne zasady i programy współpracy A Bc

08 Kontrole i audyt

080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli A Bc przepisy własne

081 Zasady i tryb przeprowadzania audytu A Bc przepisy własne

082 Kontrole zewnętrzne A Bc

protokoły, sprawozdania z kontroli,

wnioski, zarządzenia i wystąpienia

pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji.

Każda kontrola stanowi odrębną sprawę

083 Książka kontroli B5 Bc

084 Kontrole wewnętrzne

0840 Audyt wewnętrzny B10 Bc sprawozdania, akta bieżące audytu

0841 Rewizja wewnętrzna B10 Bc jak w klasie 082

11

1 2 3 4 5 6 7 8

0842 Inne kontrole B5 Bc BHP, ppoż., finansowe, porządku, inne

1 KADRY

10 Ogólne zasady pracy i płac

100 Gospodarka funduszem płac i etatami A Bc zasady ogólne

101 Osobowy fundusz płac i etaty A Bc limity, analiza wykorzystania, zestawienia

zbiorcze, wnioski

102 Bezosobowy fundusz płac i honoraria A Bc przepisy, stawki wynagrodzeń

103 Analityczne zestawienie wynagrodzeń i nagród

1030 W jednostkach organizacyjnych B5 Bc

1031 Opracowania zbiorcze A Bc

104 Zasady zatrudnienia i taryfikatory dla poszczególnych grup

pracowniczych

1040 Nauczyciele akademiccy A Bc

1041 Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi A Bc

1042 Inni pracownicy (zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia

i umowy o dzieło) A Bc

11 Zatrudnienie

110 Etaty

1100 Wnioski o etaty, angażowanie i zwalnianie pracowników B2 Bc akta dotyczące konkretnych pracowników

odkłada się do akt osobowych ( klasa 120)

1101 Zapotrzebowanie na pracowników B2 Bc

1102 Oferty kandydatów do pracy Bc ---

1103 Korespondencja z urzędami pracy B5 ---

zgłaszanie faktu zatrudnienia osób

zarejestrowanych jako bezrobotne;

pozostała korespondencja - kat. B2

12

1 2 3 4 5 6 7 8

1104 Postępowanie konkursowe B5 Bc

wniosek o ogłoszenie konkursu,

postępowanie kwalifikacyjne; wnioski

o zatrudnieniu odkłada się do teczek

osobowych osób przyjętych

111 Rozmieszczenie pracowników Bc Bc

112 Obciążenie dydaktyczne pracowników naukowo-dydaktycznych

1120 Karty obciążeń A Bc karty zbiorcze

1121 Karty indywidualne B3 Bc

1122 Zwolnienia od pensum B3 Bc

113 Rotacja pracowników naukowo-dydaktycznych B3 Bc

114 Prace zlecone

1140 Ze składką na ZUS B-50 Bc umowy cywilnoprawne

1141 Bez składki na ZUS B-5 Bc umowy cywilnoprawne

115 Dodatki B3 Bc decyzje o przyznaniu

116 Awanse, odznaczenia, nagrody, kary pisma dotyczące konkretnych osób odkłada

się do akt osobowych

1160 Nagrody B10 Bc

1161 Odznaczenia państwowe B5 Bc

1162 Odznaczenia własne A Bc

1163 Kary B5 Bc

1164 Awanse B5 Bc

117 Sprawy wojskowe pracowników B5 Bc

12 Ewidencja osobowa

120 Akta osobowe pracowników

13

1 2 3 4 5 6 7 8

1200 Nauczyciele akademiccy BE50 ---

1201 Pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi BE50 ---

121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 ---

122 Legitymacje służbowe B5 Bc

123 Zaświadczenia w sprawach osobowych Bc ---

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

130 Przepisy i zarządzenia dotyczące BHP i ppoż. A Bc

131 Środki ochronne Bc Bc

132 Wypadki

1320 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo A Bc

1321 Inne wypadki B10 Bc

1322 Analiza wypadków i chorób zawodowych A Bc

133 Zgłoszenia chorób zawodowych B10 Bc

134 Profilaktyka zapobiegawcza B5 Bc także ekwiwalent za okulary

135 Badania lekarskie B10 Bc

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

140 Zasady i programy szkolenia

1400 Dla nauczycieli akademickich A Bc

1401 Dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi A Bc

141 Dobór szkolonych i szkolących B2 Bc

142 Ewidencja szkolonych B50 Bc

143 Protokoły egzaminacyjne, świadectwa, zaświadczenia B50 Bc

14

1 2 3 4 5 6 7 8

144 Staże zawodowe i praktyki B5 Bc dotyczy pracowników niebędących

nauczycielami akademickimi

145 Obsługa administracyjna kursów Bc Bc

15 Metody pracy

150 Podstawowe zasady A Bc

151 Racjonalizacja i wynalazczość

1510 Ewidencja wynalazków i wniosków A Bc

16 Dyscyplina pracy

160 Dowody obecności w pracy Bc ---

161 Absencja Bc ---

162 Karty ewidencyjne nieobecności B2 ---

163 Urlopy B2 Bc

164 Delegacje służbowe Bc ---

165 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 ---

17 Sprawy socjalno-bytowe

170 Podstawowe zasady A Bc

171 Wczasy pracownicze i kolonie

1710 Własne ośrodki wczasowe B10 Bc

1711 Organizacja wczasów B5 Bc

1712 Organizacja wyjazdów rekreacyjnych B5 Bc

1713 Przydział wczasów i kolonii B2 Bc

172 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc

15

1 2 3 4 5 6 7 8

173 Pożyczki, zapomogi

1730 Pożyczki mieszkaniowe B5 Bc

1731 Pożyczki remontowe B5 Bc

1732 Zapomogi B5 Bc

1733 Pożyczki z PKZP B5 Bc

174 Opieka nad rencistami i emerytami B2 Bc

175 Imprezy kulturalne i okolicznościowe B2 Bc

176 Działalność sportowa B5 Bc

18 Ubezpieczenia

180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 Bc

instrukcje i wyjaśnienia Zakładu

Ubezpieczeń Społecznych i instytucji

ubezpieczeniowych

181 Ubezpieczenia społeczne B5 ---

182 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 --- rejestry wydanych legitymacji lub

duplikatów

183 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 --- zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe

184 Wnioski o emerytury i renty B3 Bc

185 Wnioski o kapitał początkowy B5 Bc

186 Ubezpieczenia zbiorowe pracowników B10 Bc

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady inwestycji i remontów A Bc przepisy własne

21 Typizacja i normalizacja

210 Zbiory norm

16

1 2 3 4 5 6 7 8

2100 Normy państwowe B5 --- kategoria A – w Polskim Komitecie

Normalizacji Miar i Jakości

2101 Normy branżowe A ---

2102 Normy resortowe A ---

211 System zarządzania jakością ISO 9001:2000 A ---

22 Inwestycje i remonty

220 Ogólne zasady inwestycji i remontów A Bc wytyczne własne, analizy potrzeb

221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów nowych

i remontowanych

w przypadku remontów dotyczy remontów

kapitalnych

2210 Projekty budowy lub przebudowy budynków UEP A Bc

dla każdego obiektu zakłada się teczkę

obejmującą dokumentację prawną

i techniczną; okres przechowywania liczy

się od pełnej dekapitalizacji – zniszczenia

obiektu

2211 Realizacja budowy lub przebudowy budynków BE5 Bc

zlecenia, umowy na dostawy i usługi

nieobjęte przetargami, ewidencja

inwestycji, nadzór

222 Remonty bieżące

2220 Wnioski o remonty B3 Bc

2221 Plany remontów B3 Bc

2222 Wykonanie remontów B3 Bc

223 Książki obiektów budowlanych B5 ---

zawiera dane techniczne obiektu, adnotacje

o remontach, itp., okres przechowywania

jak w klasie 2210

23 Administracja nieruchomości

230 Nabywanie i zbywanie nieruchomości A Bc oryginały aktów notarialnych, umów

kupna-sprzedaży itp.

17

1 2 3 4 5 6 7 8

231 Przydział i najem lokali na potrzeby Uczelni B5 Bc

oryginały; okres przechowywania liczy się

od daty zwrotu lub wygaśnięcia umowy

najmu

232 Najem lokali w budynkach Uczelni osobom fizycznym

i prawnym B5 Bc jak w klasie 231

233 Przydział miejsc parkingowych B2 Bc

234 Zezwolenia na wjazd na teren UEP Bc Bc

235 Eksploatacja nieruchomości konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie,

ogrzewanie, faktury jak dowody księgowe

2350 Budynki dydaktyczne B2 Bc

2351 Domy studenckie B2 Bc

2352 Pokoje gościnne B2 Bc

2353 Bufet B2 Bc

2354 Ośrodki wypoczynkowe B2 Bc

236 Podatki od nieruchomości B10 Bc deklaracje, wymiary podatkowe,

z wyjątkiem dowodów księgowych

24 Aparatura naukowa i wyposażenie pracowni naukowych

240 Zapotrzebowania, zamówienia, realizacja i przydziały B5 Bc w tym rejestr zakupów

241 Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna B5 Bc

242 Źródła zaopatrzenia B2 Bc dostawcy krajowi i zagraniczni

243 Konserwacja i naprawy B2 Bc

25 Gospodarka materiałowa obejmuje środki trwałe i nietrwałe

250 Podstawowe zasady gospodarki materiałowej A Bc opracowania własne

251 Zaopatrzenie B5 Bc zapotrzebowania, zamówienia, rozdzielniki

itp., umowy

18

1 2 3 4 5 6 7 8

252 Gospodarka magazynowa B5 Bc kartoteki magazynowe

253 Rozdział środków trwałych i nietrwałych B5 Bc zamówienia, przydziały odzieży roboczej,

środków czystości itp.

254 Ewidencja majątku

2540 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B5 Bc

księgi inwentarzowe, okres

przechowywania liczy się od likwidacji

środka

255 Konserwacja i remonty środków trwałych

2550 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń B10 Bc karty gwarancyjne, instrukcje obsługi, itp.

2551 Zbywanie i likwidacja środków trwałych i nietrwałych B5 Bc

26 Transport i łączność

260 Pojazdy samochodowe B5 Bc

dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną

teczkę obejmującą dokumentację

techniczną pojazdu, książkę pojazdu,

adnotacje o przeglądach, remontach itp.

261 Eksploatacja własnych środków transportowych B2 Bc karty drogowe, karty eksploatacyjne,

zestawienia przebiegu kilometrów itp.

262 Użytkowanie obcych środków transportowych B2 Bc

w tym umowy o wykorzystanie pojazdów

prywatnych do celów służbowych

i rozliczenia ryczałtów

263 Usługi teleinformatyczne B2 Bc umowy, okres przechowywania liczy się od

wygaśnięcia umowy

264 Eksploatacja sieci teleinformatycznej B2 Bc eksploatacja sieci telefonicznej,

z wyjątkiem dowodów księgowych

27 Gospodarka energetyczna i ochrona środowiska

270 Ogólne zasady gospodarki energetycznej A Bc przepisy własne

271 Ogólne zasady ochrony środowiska A Bc przepisy własne

272 Gospodarka odpadami A Bc przepisy własne

19

1 2 3 4 5 6 7 8

28 Ochrona zakładu pracy

280 Wytyczne władz Uczelni dotyczące ochrony gmachów i terenów

UEP A Bc

281 Ochrona gmachów i terenów

2810 Umowy z agencjami ochrony B2 Bc

2811 Książki dyżurów portierów B2 Bc

2812 Książki wydawania kluczy B2 Bc

282 Ochrona przeciwpożarowa B2 Bc

283 Obrona cywilna i zarządzanie kryzysowe B5 Bc

284 Obronność B10 Bc

285 Ochrona informacji niejawnych B10 Bc

organizacja, dostęp, postępowania

sprawdzające, urządzenia ewidencyjne,

protokoły kontroli z przestrzegania

przepisów

286 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc

29 Zamówienia publiczne

290 Plany zamówień publicznych B10 ---

291 Rejestry zamówień publicznych B10 ---

292 Dokumentacja zamówień publicznych B10 ---

oferty, ogłoszenia, specyfikacje, protokoły

komisji, odwołania, korespondencja

z Urzędem Zamówień Publicznych

3 EKONOMIKA

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe A ---

31 Finanse, księgowość

310 Obrót gotówkowy B2 --- plany, raporty kasowe, grzbiety książeczek

czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy

20

1 2 3 4 5 6 7 8

311 Finansowanie i kredytowanie

3110 Rozliczenia z budżetem B5 ---

3111 Finansowanie jednostek organizacyjnych UEP B5 ---

3112 Finansowanie jednostek podległych B5 Bc

3113 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem B5 Bc

3114 Finansowanie inwestycji A Bc

32 Księgowość finansowa

320 Dowody księgowe B5 Bc

321 Dokumentacja księgowa B5 Bc

322 Rozliczenia B5 Bc

323 Windykacja należności B5 Bc

324 Uzgadnianie sald Bc Bc

325 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 Bc

33 Rozliczenia płac

330 Dokumentacja płac --- --- brakowanie może nastąpić po sprawdzeniu

stanu zachowania akt osobowych

3300 Dokumentacja potrąceń B5 --- egzekucje na mocy tytułów wykonawczych

itp.

331 Listy płac B50 ---

332 Karty zbiorcze płac B50 ---

333 Zasiłki losowe B50 --- dokumentacja i listy płac

334 Wypłaty z bezosobowego funduszu płac B50 Bc

335 Rozliczenia podatku od osób fizycznych B5 Bc deklaracje podatkowe, oświadczenia, kopie

21

1 2 3 4 5 6 7 8

336 Rozliczenia składek emerytalno-rentowych B5 Bc także przesyłanych drogą elektroniczną

337 Wypłaty dla studentów

3370 Listy płac stypendiów B50 Bc

3371 Listy płac nagród B50 Bc

3372 Listy płac zasiłków losowych B50 Bc

3373 Rozliczenia i ekwiwalent za praktyki B50 Bc

338 Zaświadczenia o zarobkach Bc ---

34 Księgowość materiałowo-towarowa

340 Dowody księgowe B5 --- dowody przychodu i rozchodu towaru,

faktury własne i obce

341 Dokumentacja księgowa B5 ---

35 Kalkulacja kosztów

350 Ogólne zasady A Bc własne wytyczne i ustalenia

36 Fundusze specjalne

360 Zasady gospodarowania funduszami A Bc

361 Fundusze specjalne

3610 Fundusz prac badawczych A Bc

3611 Fundusz socjalny B5 Bc

3612 Fundusz nagród B5 Bc

3613 Inne fundusze specjalne B5 Bc

37 Inwentaryzacja

370 Ogólne zasady A Bc

22

1 2 3 4 5 6 7 8

371 Spisy z natury i protokoły inwentaryzacyjne B5 Bc

372 Protokoły zmiany użytkownika B5 Bc

373 Protokoły likwidacji B5 Bc

4 DYDAKTYKA I WYCHOWANIE

40 Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych

400 Programy i plany ramowe A Bc

401 Programy i plany poszczególnych kierunków studiów

i specjalności A Bc

402 Programy i plany studiów indywidualnych A Bc

403 Organizacja studiów A Bc

404 Uruchamianie nowych kierunków studiów i krajowych

ośrodków studiów wyższych A Bc

wnioski o uruchomienie nowych

kierunków, specjalności, studiów

podyplomowych itp.

A - Wnioski Rady Wydziału.

405 Akredytacja A Bc

41 Realizacja planów studiów i programów nauczania, tok

studiów

410 Podstawowe zasady A Bc wytyczne, instrukcje

411 Sprawy organizacyjno-porządkowe B-2 Bc

gospodarka salami dydaktycznymi,

uaktualnienia bazy danych, obsada zajęć,

dezyderaty

412 Dni adaptacyjne B-2 Bc sprawy organizacyjno-porządkowe

413 Rozkład zajęć dydaktycznych w tym podział na grupy studenckie

4130 Studia dzienne B2 Bc

4131 Studia zaoczne i wieczorowe B2 Bc

4132 Studia podyplomowe B2 Bc w tym MBA

23

1 2 3 4 5 6 7 8

414 Dzienniki studentów A Bc

415 Sesje egzaminacyjne

4150 Protokoły zbiorcze egzaminacyjne A Bc indeksy, karty egzaminacyjne indywidualne

do akt osobowych

4151 Sprawy organizacyjne sesji egzaminacyjnych Bc Bc

416 Praktyki, obozy i objazdy studenckie dotyczy także objazdów naukowych

4160 Programy praktyk, obozów programowych, szkoleniowych

i innych A Bc

4161 Praktyki specjalistyczne B3 Bc sprawy organizacyjne

4162 Praktyki pedagogiczne B3 Bc jak w klasie 4141

4163 Obozy naukowe B3 Bc jak w klasie 4141

4164 Objazdy naukowe B3 Bc jak w klasie 4161

417 Dyplomy

4170 Egzaminy magisterskie, licencjackie i podyplomowe Bc Bc dotyczy spraw organizacyjnych. Protokoły

egzaminacyjne do akt osobowych

4171 Księga dyplomów A Bc

4172 Księga wydanych druków ścisłego zarachowania A Bc

4173 Program wspólnego dyplomu A Bc

protokoły z zebrań, sprawozdania z

działalności, natomiast sprawy techniczno-

organizacyjne - Bc

indywidualne decyzje dokładane do teczki

osobowej

42 Studenci i absolwenci

420 Rekrutacja

4200 Podstawowe zasady rekrutacji A Bc

4201 Limity przyjęć na studia B3 Bc

24

1 2 3 4 5 6 7 8

4202 Uczelniana komisja rekrutacyjna A Bc skład, protokoły posiedzeń, sprawozdania

z działalności

4203 Wydziałowa komisja rekrutacyjna A Bc skład, protokoły posiedzeń, sprawozdania

z działalności

4204 Protokoły komisji rekrutacyjnych A Bc wersja ostateczna

4205 Odwołania w sprawie przyjęć na studia B2 Bc

4206 Akta kandydatów nieprzyjętych na studia B2 Bc

akta kandydatów nieprzyjętych na studia

mogą być wybrakowane po zwrocie

dokumentów osobistych

421 Ewidencja studentów

4210 Teczki osobowe studentów BE50 Bc dla każdego studenta prowadzi się

oddzielną teczkę

4211 Album studentów A Bc

indywidualne decyzje dotyczące zmian w

albumie studentów do teczki studenckiej,

kopie zbiorczych decyzji - Bc

4212 Legitymacje studenckie, książeczki zdrowia, indeksy Bc Bc rejestry wydanych legitymacji i indeksów,

duplikatów

4213 Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów Bc Bc także zaświadczenia dla banków

w sprawach kredytów studenckich

4214 Rejestr uczestników studiów III stopnia (doktoranckich) A również w formie elektronicznej

422 Dyscyplina studiów B5 Bc

przedłużenia sesji, urlopy dziekańskie,

przeniesienia, odwołania w sprawie studiów

– podania i korespondencja; decyzje

w sprawach indywidualnych odkłada się do

akt osobowych studentów

423 Sprawy bytowe studentów

4230 Podstawowe zasady A Bc

4231 Domy studenckie B3 Bc

4232 Stołówka B3 Bc

4233 Stypendia B5 Bc

25

1 2 3 4 5 6 7 8

4234 Nagrody, odznaczenia, medale B5 Bc

4235 Zasiłki losowe B5 Bc przydziały

4236 Wypadki studentów, BHP B5 Bc

4237 Ubezpieczenia grupowe B10 Bc okres przechowywania liczy się od

wygaśnięcia polisy

424 Sprawy dyscyplinarne studentów BE10 Bc

rejestr przewinień dyscyplinarnych

studentów. Indywidualne decyzje

dokładane do teczki studenckiej

425 Sprawy wojskowe studentów B5 Bc ewidencja i kwalifikacja

426 Opieka wychowawcza

4260 Podstawowe zasady A Bc

4261 Opiekunowie roku i grup studenckich B5 Bc

4262 Opiekunowie praktyk studenckich B5 Bc

427 Stowarzyszenie absolwentów B2 Bc

43 Ubezpieczenia zdrowotne studentów B5 ---

44 Pozaprogramowe formy kształcenia

440 Konkursy, olimpiady A Bc

441 Kursy, warsztaty, wykłady otwarte

4410 Programy kursów A Bc

4411 Dobór kadr i rozkład zajęć B5 Bc

4412 Ewidencja uczestników – świadectwa ukończenia A Bc

442 Organizacje studenckie. Studencki ruch naukowy

4420 Parlament studencki A Bc materiały z wyborów, plany pracy

i sprawozdania z działalności

26

1 2 3 4 5 6 7 8

4421 Studenckie koła naukowe A Bc

plany pracy i sprawozdania z działalności,

dla każdego koła prowadzi się oddzielną

teczkę

4422 Organizacje studenckie A Bc jak w klasie 4421

4423 Życie kulturalne studentów A Bc

materiały z imprez kulturalnych

i sportowych – fotografie, plakaty,

materiały audiowizualne i inne; dotyczy

także działalności klubów studenckich

45 Studenci obcokrajowcy BE5 Bc

5 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA

RZECZOWO-TECHNICZNA

50 Planowanie rzeczowo-finansowe działalności naukowo-

badawczej B5 Bc

51 Sprawozdania rzeczowo-finansowe z działalności naukowo-

badawczej B10 Bc

52 Rejestry tematów z zakresu działalności naukowo-badawczej B10 Bc

53 Dokumentacja dotycząca działalności naukowo-badawczej B5

B10 Bc

kategoria zależna od zasad

projektowych

54 Konferencje i seminaria organizowane na UEP B5 Bc sprawy formalno-organizacyjne

55 Prace naukowo-usługowe B5 Bc prace wykonywane na zlecenie

podmiotów gospodarczych, instytucji itp.

6 KADRA NAUKOWO-DYDAKTYCZNA

60 Założenia organizacyjno-programowe A Bc

61 Działalność dydaktyczna kadry

610 Sprawozdania z wykonywania zajęć dydaktycznych A ---

62 Staże naukowe i inne formy kształcenia i doskonalenia kadry

620 Staże naukowe krajowe A Bc wnioski, program i sprawozdanie ze stażu

621 Staże naukowe zagraniczne A Bc wnioski, program i sprawozdanie ze stażu

27

1 2 3 4 5 6 7 8

622 Inne formy kształcenia i doskonalenia kadry A Bc

63 Studia doktoranckie

630 Programy i plany A Bc

631 Organizacja i tok studiów doktoranckich B2 Bc

632 Rekrutacja na studia doktoranckie A Bc podstawowe zasady

633 Akta osobowe doktorantów BE50 ---

64 Stopnie naukowe

640 Przewody doktorskie A ---

641 Przewody habilitacyjne A Bc

65 Tytuły naukowe

650 Nadawanie tytułu profesora zwyczajnego A ---

651 Nadawanie tytułu profesora nadzwyczajnego A ---

652 Nadawanie tytułu profesora UEP A ---

66 Nostryfikacja dyplomów zagranicznych A ---

67 Stypendia naukowe (doktorskie) B10 Bc

7 BIBLIOTEKA

70 Podstawy funkcjonowania Biblioteki

700 Organizacja sieci bibliotecznej A Bc

701 Własne akty normatywne dotyczące funkcjonowania Biblioteki A Bc

71 Gromadzenie zbiorów

710 Zasady gromadzenia, opracowania i udostępniania zbiorów A Bc

711 Zakupy

28

1 2 3 4 5 6 7 8

7110 Zakup wydawnictw na rynku krajowym B3 Bc

7111 Zakup wydawnictw na rynku zagranicznym B3 Bc

712 Dary, depozyty A Bc

713 Wymiana międzybiblioteczna

7130 Wymiana krajowa B3 Bc

7131 Wymiana zagraniczna B3 Bc

714 Inne formy gromadzenia zbiorów A Bc

715 Prenumerata czasopism B3 Bc

72 Ewidencja zasobu bibliotecznego A --- inwentarze, katalogi, także w formie

elektronicznej

73 Informacja biblioteczna B5 Bc

74 Udostępnianie także w formie elektronicznej

740 Księga zapisów czytelników B5 ---

741 Księgi monitów B5 ---

742 Wypożyczalnia międzybiblioteczna B5 ---

743 Karty czytelników Bc Bc

75 Zabezpieczenie i konserwacja zbiorów

750 Konserwacja zbiorów B3 Bc

751 Mikrofilmy A Bc

752 Reprografia B3 Bc zlecenia

753 Oprawy Bc Bc

29

1 2 3 4 5 6 7 8

76 Nagrania filmowe i dźwiękowe A Bc

77 Inne pomoce naukowo-dydaktyczne A Bc

78 Działalność naukowo-badawcza, dydaktyczna

i informacyjna Biblioteki

780 Działalność naukowo-badawcza A Bc

781 Działalność dydaktyczna

7810 Przysposobienie biblioteczne B5 Bc

782 Działalność informacyjna

7820 Informatory biblioteczne A Bc opracowania własne Biblioteki, w tym

także w formie elektronicznej

7821 Inne opracowania informacyjne A Bc w tym także własne bazy danych

7822 Wystawy Bc Bc z wyjątkiem scenariuszy wystawy – kat. A

8 WYDAWNICTWO. POLIGRAFIA

80 Podstawowe zasady działalności wydawniczej i poligraficznej A Bc

81 Sprawozdania z działalności wydawniczej A Bc

82 Działalność wydawnicza

820 Teki wydawnicze A Bc

dla każdego tytułu zakłada się oddzielną

teczkę obejmującą kartę wydawnictwa,

umowy, opracowanie autorskie

i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje

kontrolne, 2 egz. wydawnicze

821 Wykonanie poligraficzne B2 Bc zlecenia

83 Rozpowszechnianie wydawnictw

830 Marketing wydawnictw B5

831 Udział w targach i wystawach książek B5 Bc

30

1 2 3 4 5 6 7 8

84 Poligrafia

840 Księga zamówień dla zakładów poligraficznych B2 Bc

841 Wykonanie poligraficzne B2 Bc

9 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ

90 Wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów UEP B10 Bc wnioski i decyzje dotyczące realizacji

wyjazdów, pozostała dokumentacja B5

91 Przyjazdy gości zagranicznych B10 Bc

dotyczy tylko formalności. Wszystkie

sprawy cudzoziemców – pracowników

nauki prowadzi się w odpowiednich

klasach rzeczowych

92 Programy współpracy międzynarodowej

920 Umowy i porozumienia A Bc tylko umowy z partnerami zagranicznymi

i instytucjami finansującymi

921 Realizacja współpracy B5 Bc

REKTOR

(prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)