Efektywne zarządzanie czasem
description
Transcript of Efektywne zarządzanie czasem
UZYSKASZ UMIEJĘTNOŚCI:UZYSKASZ UMIEJĘTNOŚCI:• Ekonomiczne
planowanie zajęć i zadań
• Umiejętność wyznaczania celów do realizacji
• Zwiększenie efektywności działania
PROGRAM SZKOLENIAPROGRAM SZKOLENIA:• Powitanie uczestników i autoprezentacja• Podstawy pracy nad własnym czasem• Powody, dla których tracimy czas• Analiza struktury dnia pracy
• Pojęcie celu• Narzędzie - cel SMART• Planowanie• Narzędzie – macierz Eisenhowera
• Sposoby na efektywne funkcjonowanie• Zasada Pareto• Krzywa wydajności• Efekt piły• Metoda ALPEN
• Zakończenie i podsumowanie
ZASADY UCZESTNICTWAZASADY UCZESTNICTWA:
• Szukamy rozwiązań, nie usprawiedliwień• Każde pytanie jest ważne• Jesteśmy aktywni• Słuchamy innych• Wyłączamy telefony• Przestrzegamy ram czasowych
KRÓTKA AUTOPREZENTACJA:KRÓTKA AUTOPREZENTACJA:
• Mam na imię…• Na co dzień zajmuję
się…• Moje trzy mocne
strony…• Jestem tu….
WYKORZYSTAJ SWÓJ CZAS:WYKORZYSTAJ SWÓJ CZAS:„Im więcej mamy czasuna wykonanie jakiejśpracy, tym więcej
czasunam ona zabiera.”(Prawo Parkinsona)
„Wszystkie sprawy sątrudne, zanim staną sięłatwe. ”(Przysłowie perskie)
POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY CZAS:CZAS:• Czynniki
zewnętrzne zależące od innych ludzi i otoczenia :• Zła organizacja pracy• Brak jasności zadań• Brak współpracy• Nieskuteczny przepływ
informacji
POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY CZAS:CZAS:
• Czynniki wewnętrzne, zależą tylko od nas samych:• Nieumiejętne określanie
własnych potrzeb• Nieumiejętne
formułowanie celów• Nieumiejętne
wyznaczanie priorytetów• Brak wewnętrznej
motywacji do działania• Trudności w
komunikowaniu się• Nieumiejętność
delegowania zadań
STAWIANIE CELÓW:STAWIANIE CELÓW:
„Żaden wiatr nie jest
dobry dla okrętu, który
nie zna portu swego
przeznaczenia.”
(Konfucjusz)
STAWIENIE CELÓW:STAWIENIE CELÓW:„Nic nie potrafi nadać
naszemu życiu większej
mocy niż skupienie
wszystkich sił na
ograniczonej liczbie
celów.”
(Nido Quebein)
DLACZEGO USTALAMY CELE?DLACZEGO USTALAMY CELE?• Klucz do
gospodarowania czasem
• Wyzwalają działanie i współdziałanie
• Cele są miernikiem przy ocenie osiągnięć
• Aktywizują samomotywację, samodyscyplinę oraz samokontrolę
CEL CEL SMARTSMART – METODA – METODA FORMUŁOWANIA CELÓWFORMUŁOWANIA CELÓWCel SMARTS – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt
szczegółowyM – MIERZALNY – musi istnieć miara, według której
mierzony będzie rezultat, no. liczba, procentA – AMBITNY – cel powinien mobilizować osoby
zaangażowane w jego realizacjęR – REALNY – musi być osiągalnyT – TERMINOWY – musi istnieć horyzont czasowy
realizacji
PLANOWANIEPLANOWANIE
„ Bardziej niż cokolwiek
innego przygotowaniesię jest sekretem doSukcesu.”
(Sam Walton)
„Plany są niczym,planowaniewszystkim.”
(Eisenhower)
KRYTERIA WYBORU PRIORYTETÓWKRYTERIA WYBORU PRIORYTETÓWPilne
Są to rzeczy, któremuszą być zrobioneszybko, w trybienatychmiastowym,działania wymagająceuwagi tu i teraz
Ważne
Sprawy dla Ciebienajważniejsze, rzeczydziałania priorytetowe
sązwiązane z misją iwyznaczonymi celami
ZASADY FORMUŁOWANIA ZASADY FORMUŁOWANIA PRIORYTETÓWPRIORYTETÓW• Koncentrowanie sił na
celach i sukcesach (zasada Pareto)
• Ważność i pilność jako podstawowe kryterium wyboru działań
• Każde z zadań wyrażone w klasach priorytetów A, B, C, D
• Przewaga ważności zadań nad ich pilnością
MACIERZ EISENHOWERA - WNIOSKIMACIERZ EISENHOWERA - WNIOSKIKluczem do
efektywnegozarządzania czasem jestzwiększenie działań wćwiartce drugiej• Ogranicz czas w ćwiartce
pierwszej• Naucz się mówić „nie”
rzeczom z ćwiartki trzeciej
• Zmniejsz upodobania z ćwiartki czwartej
• Załóż sobie terminarz i planuj tygodniowo
ZASADA PARETO:ZASADA PARETO:• Pareto
zaobserwował, że 80 % efektywnych wyników powstaje w ciągu 20 % czasu
• Gdzie leży Twoje 20 % wysiłku, które pozwoli osiągnąć 80 % sfektu?
METODA ALPENMETODA ALPENMetoda ta służy
skutecznemu planowaniu:A – zapisywanie zadań
(Aufgaben)L – ustalanie czasu na
wykonanie (Länge)P – rezerwa czasu na
czynności nieprzewidziane (Pufferzeiten)
E – decydowanie o priorytetach (Entscheiden)
N – kontrola realizacji zadań (Nachkontrolle)