Efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów

Michał KubikMichal.Kubik@pl.ibm.com

Agenda• Wstęp – ECM

• Datacap – nowości w IBM

• Zastosowania Datacap Taskmaster– MoŜliwości i cechy

– Wsparcie techniczne i obsługa języków – pełne wsparcie j. POLSKIEGO!

• Taskmaster – to– Skanowanie i rozpoznawanie treści

– Masowe procesowanie formularzy

– Zdalne skanowanie

• Datacap Taskmaster– ROI

– Szybkość wykonywanych operacji

– Minimalna ilość błędów wejściowych

• Podsumowanie – dlaczego Datacap jest obecnie najlepszy na świecie

2

Czy wygląda znajomo?

Rzeczywistość - 80% zasobów informacyjnych instytucji

• To dane niestrukturalne, wszelkiego rodzaju dokumenty (papierowei elektroniczne).

– dokumenty tekstowe,

– arkusze kalkulacyjne,

– poczta elektroniczna i załączniki

– formularze elektroniczne,

– zdjęcia i obrazy dokumentów

– zapisy dźwiękowe i wideo.

E-mail

IntegracjaIntegracja

WorkflowWorkflow

WspółpracaWspółpraca

WyszukiwanieWyszukiwanie

RecordsManagement

RecordsManagement

Dostęp ibezpieczeństwoDostęp ibezpieczeństwo PersonalizacjaPersonalizacja

Przecho-wywanie

Przecho-wywanie

Multimedia

Dokumenty Transakcje(bazy danych)

Web Content

SAP

Cała informacja – na żądanie

• Data akwizycji: 10 sierpnia 2006, 1.6 miliard dolarów

• Profil rozwiązań FileNet P8:

– Skanowanie

– Repozytorium

– Treść na żądanie

– Procesy biznesowe

– Wyszukiwanie

– Analiza treści

– Wnioskowanie

Klienci: 1440 banków na świecie w tym 24 największe, 25 największych ubezpieczalni, instytucje rządowe, wojsko, przemysł

ECM

Procesy

•Papier•Fax•eForm•Docs•E-mail•IM•Głos•Wideo•Web•Pliki•Raport

Typy Źródła

Księga klientaCIF= Dane+treść

Treść – nie papier

ECM

ECM to kompleksowe zarządzanie dokumentacją które:

• Podniesienie dostępności pracy

elektrowni

• Skrócenie czasu remontów i obsługi

dokumentacji

• Zmniejszenie czasu wymiany prętów

paliwowych

• Zmniejszenie wydatków prawnych

• Zmniejszenie kosztów księgowych

• Panując nad dokumentacją

zmniejszamy:

• Koszty administracyjne

• Wielkość potencjalnych kar

• Dla spółek giełdowych – czas

audytu

• Wymiany dokumentów z

poddostawcami/wykonawcami

• Koszty przechowywania

dokumentacji

Datacap• Przed zakupem przez IBM

–22 lata historii

–Bardzo zyskowna firma prywatna

–Zarządzana przez założycieli (Scott Blau i Noel Kropf)

–500 dużych instalacji na całym świecie

–Sprawdzone rozwiązanie dla krytycznych, środowisk wielkowolumenowych

–Certyfikowany Partner FileNet od 1994

–Partner IBM od 2004

• Dlaczego IBM kupił Datacap?–Taskmaster integruje się z produktami IBM & FileNet jak i innych dostawców

–Wysoce skalowalna architektura Klient / Serwer

–Działa jako: Rulerunner Service – co odróżnia go od całej konkurencji

–Nr 1 w rozpoznawaniu tekstu

–Zintegrowany gruby i cienki klient

–AUVU lub PVU jako model licencjonowania, brak ograniczeń co do wolumenu

8

Główne referencje Datacap• Goodyear• Northrop Grumman• Georgia Pacific• DHL

• Massachusetts DOR

• Virginia Tax

• Hawaii Tax• Plexus• BCBS AZ• Group Health Cooperative• Barclays• Henkel• Policja Polska• JP Morgan Chase

� Dow Jones

� MN Dept. of Human Services

� State of Virginia

� State of Connecticut

� Orange County Courts

� ExxonMobil

� Maryland Workers Comp

� T-Mobile

� Memorial Hermann

� Baptist Health

� Banco Galicia

� Medco

� Iron Mountain

� Blue Cross of Louisiana

Gra warta świeczki?

Zapotrzebowanie na oprogramowanie skanujące - $2.3B USD

Odbiorcy oprogramowania skanującego

14

Oprogramowanie skanujące – każdemu wg potrzeb

Podstawowe

Korporacyjne

Działowe

MoŜliwości vs. potrzeby

Stopień skomplikowania

Wart

ość

do

ku

men

tów

Key From Image

Scan/Clean Up

Barcode Recognition

OMR/ICR

Full Page OCR

Complex OCR – Line Item Detail

Componentized Business Rules

Distributed & Web-based Scanning

Line of Business & Vertical Applications

SOA / Web Service Architecture

Multi-Core / Multi-CPU Support

Document Classification

Podstawowe

Działowe

Korporacyjne

Gdzie zastosowaćTaskmaster’a?

Wskaźniki biznesowe

• Wydajność pracy

• Eliminacja drukowania faksów i załączników poczty

• Zdecydowana poprawa dokładności otrzymanych dokumentów

• Skrócenie czasu skanowania i rozpoznawania

• Minimalizacja kosztów transportu dokumentów papierowych

• Umożliwienie zarządzania procesem

Dokumenty strukturalne

Wielowariantowość tego samego dokumentu

Invoice Dates

Rozpoznanie i zrozumienie dokumentu niestrukturalnego

Warranty and Exclusions

(a) Datacap warrants for a period of sixty (60) days from the date of receipt of the Licensed Programs (“Warranty Period”), that the Licensed Programs will perform substantially in accordance with the documentation accompanying the Licensed Programs. Licensee must notify Datacap in writing of any warranty claim no later than thirty (30) days after the end of the Warranty Period. Licensee agrees that such documentation and other Licensed Program content may be supplied only in the English language, unless otherwise required by local law without the possibility of contractual waiver or limitation. (b) The warranty applies only to the unmodified portions of theLicensed Programs. Datacap does not warrant uninterrupted or error-free operation of the Licensed Programs, or that Datacap will correct all Licensed Program defects. Licensee is responsible for the results obtained from the use of the Licensed Programs. The foregoing warranty shall apply only to the most current version of the Licensed Programs issued by Datacap from time to time and provided to Licensee under this Agreement. Datacap assumes no responsibility for the use of superseded, outdated, or uncorrected versions of the Licensed Programs.

21

Nauczenie się i rozpoznawanie różnych typów dokumentów

� Mnogość wymogów prawnych� RóŜnorodność dokumentów� Trudności z rozpoznawaniem pisma odręcznego� Zmiany formatów – papier, obraz, fax, email� Wyjątki od wyjątków...

22

Wyzwanie – tradycyjne podejście nie jest elastyczne

Taskmaster Architecture: Robust, Flexible, Scalable

IBM Datacap Taskmaster 8.01 – co w środku

• Podstawowa paczka zawiera zaawansowane możliwości skanujące oraz grubego i cienkiego klienta

• Adresowanie następujących scenariuszy– Centralne (typu mailroom), działowe, rozproszone

• Reguły pozwalają na przechwycenie obrazu z dowolnego źródła:– Wprowadzanie z wielu źródeł - scanery, katalogi, Fax, email

– Procesowanie i zmiany w obrazie• Widok całości, usuwanie linii tabel, szumu, obracanie itp..

• Klasyfikacja dokumentów (identyfikacja Fingerprints), separacja poszczególnych stron

• Ekstrakcja danych za pomocą OCR, ICR, OMR, barkody 1D i 2D

• Walidacja danych na każdym etapie

– Prosty interfejs użytkownika dla korekcji i wprowadzania danych• System uczy się od operatora kolejnych wyjątków

• Gruby i cienki klient mają tą samą funkcjonalność

• Administracja– Monitorowanie i zarządzanie przez przeglądarkę

– Zaawansowane raportowanie

• Licencjonowanie: per użytkownik lub procesor, nie ma znaczenia wolumen

Taskmaster – postawowa architektura

Taskmaster w działaniu

27

Aplikacje oferowana przez Datacap – rozszerzenia Taskmaster

• IBM Datacap Taskmaster Capture

– Foundation for all other Taskmaster Applications

– Local or distributed capture

– OCR, OMR, ICR and Barcode recognition engines

– Highly customizable, rules engine

– Forms processing

• IBM Datacap Taskmaster Accounts Payable Capture

– Pre-packaged application for automating invoice data entry

– Automatically attaches vendor ID

– Extracts key data for indexing and payment

– Captures all data on multiple page invoices

– Line item capture standard

– Purchase Order Line Item Reconciliation streamlines three way match

• IBM Datacap Taskmaster Medical Claims Capture

– Pre-packaged application for health insurers and Third Party Administrators

– Captures 100% of fields on professional CMS 1500 and institutional UB-04 claims

– Validations match diagnosis and CPT codes

– HIPAA compliant 837 EDI output

Zastosowania w różnych dziedzinach

28

• Claims

• HIPAA

• Policyholder Service

• Membership Service

• Life & Annuities

• Health Insurance

• Property & Casualty

• Reinsurance

• Underwriting

• Warranty

• Health Claims

• Life New Business

Ubezpieczenia

• Taxation

• Census

• Vital Records

• Social Services Case Management

• Health

• Transportation

• Unemployment Case Management

• Justice

• Court Case Management

• Land Records

• Legislative Administration

• Traffic Safety

• Human Services

Administracja

• Accounts Payable

• On-Boarding

• Travel & Expense Management

• Sales Order Entry

• Records Management

• Customer Service

• Network Management

• Compliance

• Call Center

• Cash Receipts

• Contracts

• Customer Service

• Procurement

Inne

• Lifecycle AssetManagement

• Compliance

• Vendor Management

• Plant Availability

• Rate Case Management

• Reserve Data

• Seismic & Well History

• Project & Permit Management

• Quality & Safety

Przemysł

• Account Origination

• Branch Offices

• Invoice Processing

• Loan Processing

• Tax Return Processing

• Auto Loan Processing

• Cash Management

• Mortgage Loan Processing

• Processing Sales Documents

• Student Loan Processing

• Opinion Research

• Check Processing

• Account Statement Scanning & Capture

• Credit Card Processing

Finanse i bankowość

Datacap jest dla każdej firmy• Jeśli potrzebuje• Możliwości indeksowania dokumentów wewnątrz systemu klasy ECM

– IBM Content Manager, IBM FileNet, Microsoft SharePoint, EMC Documentum, OpenText, Saperion, Alfresco i inne

• Rozproszone skanowanie i wprowadzanie dokumentów– Oddziały na terenie całego kraju

– Agenci i brokerzy

• Skanowanie wielkowolumenowe– Miliony stron dziennie

– Setki lub tysiące użytkowników

• Procesowanie formularzy– Faktury, ubezpieczenia, podatki, badania opini, HR, wprowadzanie danych

– Fax, Email, Multi Function Devices (MFD), EDI,

• PIE – nowa oferta zawierająca skanowanie i ECM

ROI – klient wykorzystujący aktualnie Datacap

• Sytuacja– 140,000 faktur miesięcznie

– 30 osób obsługi

– 200-250 faktur dziennie na pracownika

– Każdy miesiąc zamykany w połowie następnego

– Średni roczna płaca urzędnika 36000

– Czas – 30-35 dni czas zamknięcia płatności od momentu dostarczenia faktury

– Błędy, pomyłki, etc.

• Po wdrożeniu Datacap– Korzystając z Taskmastera jedna osoba jest wstanie obsłużyć do 1,200 faktur dziennie

• Korzyści– Minimalna ilość błędów w porównaniu z wprowadzaniem ręcznym

– Miesiąc księgowy zamykany zgodnie z miesiącem kalendarzowym

Typowi klienci Datacap• Szpitale

– Rejestry pacjentów

– Rejestr leków

– recepty

• Administracja państwowa– Policja

– Podatki

– Formularze urzędowe

• Produkcja– Zamówienia

– Obsługa dokumentów klienta

– Typowy cykl od skanowania do treści skrócony z 4 dni do 2 godzin

• Banki– Umowy kredytowe skanowane w oddziałach

– Brak ograniczeń związanych z wolumenem skanowanych dokumentów

Podsumowanie

3229-Jun-11

Czego nie potrafi konkurencja?

•Licencja na użytkownika lub procesor vs. Licencja na wolumen

•Działanie oparte o reguły•Produkt zaprojektowany jako SOA

33

W tym Datacap jest lepszy od konkurencji

• Klient przeglądarkowy– brak lokalnej instalacji (poza podpisanym ActivX)

• Reguły i wiele silników OCR– Zdecydowanie lepsze wyniki

• Działa w środowisku wirtualnym• Niższe koszty utrzymania

– Krótszy niż u konkurencji czas wdrożenia

• Praktycznie dowolna konfigurowalność• Skalowalność

– Wzrasta wraz z rosnącymi potrzebami

–1 milion zeskanowanych stron dziennie i więcej

3429-Jun-11

Dziękuję za uwagę

Michał KubikMichal.Kubik@pl.ibm.com+48 603 88 6151

36

Deal Size: $1 M.

Referencje

Referencje

Deal Size: $218 K.

38

Referencje

Deal Size: $275 K

Trzy podstawowe scenariusze• Document Capture is a value based sale

– Leverage the BVA Teams

– ROI

– Speed of transactions

– Reduction of errors

• Document Capture is an Enterprise sale– Can start as a departmental deal

– Large organizations are standardizing platforms and deploying Document Capture as an organization-wide service

• Distributed or Remote Capture– With or without forms processing

– Many locations – Internet connections

– No software on remote clients (Active X)

– All processing done at central location

– No need for branch level IT