DOBRE PRAKTYKI

GMAIL

SPRECYZOWANY TEMAT TO PODSTAWA

NUMERUJ / PUNKTUJ

ZAŁĄCZNIKÓW

KALENDARZ

DOKUMENTY

Efektywna komunikacja to podstawa dobrej współpracy między pracownikami. Wiele firm, nie doceniając jej jako skutecznego narzędzia zarządzania, ma z nią poważne problemy. Poznaj praktyki usprawniające pracę zespołu, które powinien znać każdy użytkownik Google Apps.

Wiadomości pozbawione tematu lub zawierające temat, który nie określa prawdziwego celu kontaktu, zaśmiecają naszą skrzynkę. Jeżeli chcesz, aby Twoja korespondencja przyciągnęła uwagę odbiorcy, a tym samym została odczytana w najszybszy możliwy sposób, zawrzyj w temacie najważniejsze informacje, które zamierzasz przekazać lub streścić w wiadomości np.:

WYELIMINUJ BŁĘDY JĘZYKOWE

ODPOWIADAJ NA

POŚPIECH TO ZŁY DORADCA

Tworząc wiadomość nie zapominaj o ortografii, interpunkcji oraz o poprawnej składni zdania. Aby wychwycić wszystkie usterki językowe, przeczytaj wiadomość dwukrotnie zanim ją wyślesz oraz dla pewności skorzystaj z opcji sprawdzenia poprawności napisanego tekstu, dzięki czemu Twoja wiadomość będzie wyglądała profesjonalnie.

NIE ORGANIZUJ WYDARZEŃ NA OSTATNIĄ CHWILĘTworząc wydarzenia na kilka dni przed terminem, możesz spodziewać się o wiele większej frekwencji. Jeżeli wśród zaproszonych na spotkanie są osoby, których uczestnictwo nie jest niezbędne, oznacz ich jako opcjonalnych. W ten sposób będą wiedziały, że nie muszą brać udziału w wydarzeniu. Zbuduje to miłą kulturę organizacyjną, zaś każdy, kto nie będzie “opcjonalny” domyśli się, że jego obecność jest jak najbardziej wskazana.

Nienaganna i dobrze sformatowana treść pozwoli zatem na dokładniejsze zrozumienie Twojego maila oraz uzyskanie kompletnej odpowiedzi.

Staraj się odpisywać jak najszybciej na każdego maila, nawet, jeżeli Twoją odpowiedzią będzie “Wybacz, niestety nie mam teraz czasu, odpiszę później”. Dzięki temu Twój współpracownik nie będzie musiał czekać niecierpliwie na odpowiedź lub zastanawiać się, czy mail doszedł, czy też może przypadkiem go przeoczyłeś.

Niestety. Najwięcej wojen i niepotrzebnego spamu rozpoczyna się w momencie, gdy przypadkiem klikniemy “Odpowiedz wszystkim” zamiast “Odpowiedz”. Aby tego uniknąć, sprawdź przed wysłaniem wiadomości, do kogo została zaadresowana.

DBAJ O P O R Z Ą D E KAby nie przechowywać niezliczonej ilości maili w folderze “Odebrane”, skorzystaj z opcji archiwizacji.

Jak to działa? Kiedy uznasz, że dany wątek wiadomości został już zakończony, kliknij na ikonę “Archiwizuj”.

.

Kolejnym ułatwieniem w zarządzaniu wiadomościami są gwiazdki oraz inne oznaczenia maili. Poświęć zatem chwilę czasu i opracuj system, który ułatwi Ci prace.

Spokojnie, nie powoduje to usunięcia korespondencji.

Zniknie ona jedynie z folderu “Odebrane”. W każdej chwili możesz jednak znaleźć ją pod etykietą “Wszystkie” lub w wyszukiwarce

Jeżeli znalazłeś się w posiadaniu wiadomości, która zawiera poufne dane (czasem nawet hasła!) zastanów się, czy dobrym rozwiązaniem będzie przekazanie jej do kogoś innego, kto z kolei także może przesłać ją dalej. W ten sposób osoby postronne otrzymają informację, która nigdy nie powinna do nich trafić.

Sprawdzaj regularnie skrzynkę odbiorczą. Zdarza się, że zanim odpiszesz komuś na maila, zrobi to już ktoś inny lub wiadomość po prostu będzie nieaktualna.

Zamiast załączać dodatkowy plik, który zapewne zajmie sporo miejsca na poczcie, będzie lepiej, jeżeli udostępnisz go na Dysku Google, a fragmenty, którymi chcesz się z kimś podzielić, oznaczysz odpowiednimi komentarzami. Zaoszczędzisz tym samym miejsce na poczcie odbiorcy oraz pozwolisz mu na dostęp do dokumentu nie tylko z pozycji komputera, ale i telefonu komórkowego. Dodatkowo możecie jednocześnie omawiać i poprawiać dokument za pomocą znajdującego się w nim czatu.

Ostateczna wersjaumowy do pilnej

akceptacji

Zamówieniena zakupy

12

TREŚĆ1

1 XXIA

Wypunktowanie pytań oraz kluczowych wątków

2 sprawi, że wiadomość będzie przejrzystai bardziej czytelna.

BIEŻĄCO

ZADBAJ O TO, ABY INFORMACJEO WYDARZENIU BYŁY

Przy tworzeniu wydarzenia każdy uczestnik powinien wiedzieć, czego będzie ono dotyczyło. W przypadku konferencji, spotkań - jakie tematy będą poruszane. Możesz dodatkowo załączyć plik do wydarzenia, dzięki czemu masz pewność, że zostanie on odczytany i nie zginie w gąszczu maili.

KOMPLETNE

ODPOWIADAJ NA

Nie zajmuje to wiele czasu a organizatorowi spotkania ułatwia proces planowania - ma pewność, że weźmiesz udział w wydarzeniu.

ZAPROSZENIA

OSTROŻNIE Z

Pamiętaj, aby chronić ważne dane i nie udostępniać ich osobom postronnym. Sprawdź, czy dokument przypadkiem nie trafi do wszystkich w organizacji.Warto także zwrócić uwagę na uprawnienia z jakimi udostępniamy dokument. Chyba nie chcielibyśmy, aby jakiś żartowniś podmienił dane w ważnym arkuszu?

UDOSTĘPNIANIEM

DYSK GOOGLE

TWÓRZ FOLDERY

W ten sposób dbamy o porządek na dysku, a to z kolei umożliwia nam bezproblemowe odnalezienie interesującego nas dokumentu.Foldery mogą być zagnieżdżone tak samo, jak foldery na komputerze. Jeżeli zsynchronizujesz folder z folderem Dysku Google na swoim komputerze, wszelkie zmiany wprowadzane w folderze w internecie będą widoczne na Twoim komputerze. I odwrotnie.

3

2

1

O wiele łatwiej zarządza się zawartością dysku tworząc foldery umożliwiające grupowanie dokumentów. Jest to przydatne zwłaszcza w sytuacji, kiedy posiadamy masę różnorodnych plików:

ARKUSZYKALKULACYJNYCH.

FILMÓW ZDJĘĆ

CZY

Zapraszamydo kontaktu

info@flyonthecloud.comhttp://flyonthecloud.com/google-apps+48 71 722 60 23+48 511449222