Cyfrowe fakturowanie w Polsce - digitalpoland.org · Cyfryzacja obiegu faktur 31 2.2.1....
Transcript of Cyfrowe fakturowanie w Polsce - digitalpoland.org · Cyfryzacja obiegu faktur 31 2.2.1....
Cyfrowefakturowaniew PolscePRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
tytułraportu Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP
wydanie WydanieI,Warszawa,wrzesień2020r.
ISBN:978–83–951530–6–8
wydawca Fundacja
Warsaw Spire, Plac Europejski 1 00–844Warszawa,Polska [email protected]
www.digitalpoland.org
finansowanie Publikacjafinansowanawramachdziałańedukacyjnychześrodkówstatutowych Fundacji Digital Poland
projektgraficzny,skład krzysztofwaloszczyk | studiograficznewdeche korekta nataliatarka | czcionka
partnerzymerytorycznipublikacji FundacjaDigitalPolanddziękujeekspertomSage i 10 senses za wparcie w przygotowaniu niniejszego raportu
podziękowania FundacjaDigitalPolanddziękujewszystkimFundatoromiPartnerom,dziękiktórymmożerealizowaćmisjęuczynieniazPolskijednegozgłównychcentrówinnowacjicyfrowychnaświecie.
Więcejinformacjiofundacjiznajdziesz na stronie internetowej digitalpoland.org oraznastronachfestiwalufestiwalcyfryzacji.pl
4 WPROWADZENIE
6 CZEŚĆ 1. CO POWINIENEŚ WIEDZIEĆ O CYFROWYM FAKTUROWANIU7 1.1.Dlaczegowartoprzejśćnacyfrowefakturowanie?8 1.2.CzymjestelektronicznafakturaiczymróżnisięodPDF?10 1.3.E-fakturyie-paragony.Copowinniśmyonichwiedzieć?11 1.4.Prawneaspektycyfrowegofakturowania11 1.4.1. Pojęciefakturyelektronicznej13 1.4.2. Wymogidlastosowaniafakturyelektronicznej15 1.4.3. Doręczeniefakturyelektronicznej16 1.4.4. Ustrukturyzowanefakturyelektronicznewzamówieniachpublicznych,koncesjachnaroboty
budowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym17 1.5.Dlaczegowartoanalizowaćdanefinansowe?17 1.5.1. Wprowadzenie18 1.5.2. Wyniki19 1.5.3. Aspektytechniczne21 1.5.4. Wdrożenie22 1.5.5. Wdrożenie23 1.6.e-Faktury–czymjestrządowyprojektzdziedzinycyfrowychfinansów?24 1.7.PrzyszłośćcyfrowegofakturowaniawEuropie
26 CZEŚĆ 2. CYFROWE FAKTUROWANIE W POLSCE NA TLE INNYCH KRAJÓW EUROPEJSKICH27 2.1.Podsumowanie28 2.2.Cyfryzacjaobiegufaktur31 2.2.1. Nieustrukturyzowaneelektronicznefaktury33 2.2.2. Rezygnacjazfakturpapierowych35 2.2.3. Fakturyelektroniczneustrukturyzowaneidostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania39 2.3.SystemyinformatyczneERP41 2.4.Zamówieniaelektroniczne45 2.5.Korzystaniezchmuryobliczeniowej
51 CZEŚĆ 3. WDROŻENIE FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO W FIRMIE – UJĘCIE PRAKTYCZNE52 3.1.Odczegozacząćprzejścienae-fakturowaniewfirmie?52 KROK1.Rozpoznajnastrojewzespoleiobalmity52 MITnr1:ElektronicznafakturatotosamocoPDF52 MITnr2:Niewiadomo,ktostoizae-fakturą53 MITnr3:Elektronicznawersjaniejesttakbezpiecznajakpapierowa53 KROK2.Przedwdrożeniemsprawdź,zjakichrozwiązańkorzystająpartnerzy54 KROK3.Pamiętajopozyskaniuzgódipotwierdzeniuautentycznościfaktury54 KROK4.Rozmowazzarządem.Kierownictwomusiwiedzieć,jakakceptowaćfakturyelektroniczne54 KROK5.Określenie,wjakimstopniusystemksięgowywfirmiejestprzygotowanydoe-fakturowania54 KROK6.Decyzjaiprzygotowanietechniczne55 3.2.Barierypsychologicznedopokonaniaprzywdrożeniucyfrowegofakturowania57 3.3.Jakwyglądaobiegdokumentówwfirmie?59 3.4.Jakprzygotowaćpartnerówhandlowychdoodbiorue-faktur?60 3.5.Techniczneprzygotowaniedowdrożeniae-faktury
62 CZEŚĆ 4. OD FAKTURY PAPIEROWEJ DO USTRUKTURYZOWANEJ FAKTURY ELEKTRONICZNEJ63 4.1. IVSGrupa64 4.2.Arsanit
66 REDAKCJA, AUTORZY I EKSPERCI RAPORTU
72 O FUNDACJI DIGITAL POLAND I FESTIWALU CYFRYZACJI
74 O SAGE W POLSCE
76 O 10 SENSES
WPROWADZENIE
Księgowość wspomagana technologią rozwija się w Polsce już od co najmniej 25 lat. Ale choć wielu ekspertów zapowiada, że księgowi wkrótce stracą rację bytu i zastąpią ich programy komputerowe czy sztuczna inteligencja, w praktyce daleko nam do tego. W Polsce tradycyjne, papierowe finanse i księgowość mają się świetnie, co naj-lepiej obrazuje temat elektronicznych faktur, który razem z ekspertami skupionymi wokół Fundacji Digital Poland postanowiliśmy przybliżyć polskim przedsiębiorcom. Dlaczego tylko e-faktur, a nie całego obszaru automatyzacji finansów i księgowości w przedsiębiorstwach? Bo właśnie one to papierek lakmusowy automatyzacji – elektronicz-ne faktury to proste i tanie rozwiązanie, technologicznie łatwe do wdrożenia, przynoszące spore oszczędności cza-su i zasobów, podnoszące poziom bezpieczeństwa danych i szerzej, całej prowadzonej działalności gospodarczej. Ale w pewnym sensie to rozwiązanie, które wymaga zmiany różnych przyzwyczajeń i zachowań, codziennej ruty-ny pracy czy współpracy z kontrahentami; i z tego punktu widzenia wiąże się często z oporem, niechęcią i obawą, że dane elektroniczne nie będą równie wiarygodne jak te dostarczane w postaci papierowej. Pojawiają się na przykład pytania: co w przypadku kontroli urzędu skarbowego? Tymczasem e-faktura to po prostu nośnik danych, jak wcześ-niej zadrukowana kartka, a cała kontrola podatkowa idzie właśnie w stronę cyfrową, czego dowodem są np. pliki JPK, raportowane przez firmy w coraz bardziej rozbudowanej formie. Co więcej, rezygnując z papieru i decydując się na faktury w formie cyfrowej, robimy jeden z podstawowych kroków ku cyfryzacji całego przedsiębiorstwa, bo to właśnie obszar finansowo-księgowy z reguły jest jednym z pierwszych, które przedsiębiorcy decydują się zautomatyzować i usprawnić dzięki technologiom.
Tę publikację kierujemy przede wszystkich do przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, które są motorem naszej gospodarki, a w których zbyt często brakuje możliwości skorzystania z zewnętrznych doradców, ekspertów, którzy pomogliby przeorganizować procesy biznesowe i powiedzieli, jak uniknąć wielu podstawowych błędów oraz ominąć najczęściej występujące bariery cyfryzacji.
Aby raport, który oddajemy w Państwa ręce, był maksymalnie użyteczny, podzieliliśmy go na cztery rozdziały. Na początku przybliżamy temat elektronicznych faktur, tego, czym są, jakie przepisy je regulują oraz jak wykorzystać cyfrowe dane w biznesie. Dalej, dla przedsiębiorców zainteresowanych tym, jak kwestia e-fakturowania wygląda w innych krajach i w skali kraju, przygotowaliśmy przegląd badań europejskich oraz GUS. Rozdział trzeci dotyczy praktycznego wdrożenia e-faktur w firmie, jest przejściem przez cały proces od pomysłu aż do codziennej praktyki biznesowej. Na końcu prezentujemy przykłady firm, które zdecydowały się wdrożyć różne rozwiązania wspierające obsługę e-faktur w firmie oraz ich ocenę tych rozwiązań – na ile rzeczywiście usprawniły pracę i pozwoliły wyko-rzystać przewagę, jaką daje cyfryzacja poszczególnych procesów biznesowych.
Jeśli jednak na kartach tego opracowania nie znajdziecie Państwo odpowiedzi na nurtujące pytania, zapraszamy do kontaktu z Fundacją Digital Poland. Naszym celem jest przybliżenie, ułatwienie i przyspieszenie cyfryzacji pol-skich przedsiębiorstw i instytucji. Dzieląc się doświadczeniami i wiedzą, wspólnie osiągniemy więcej.
Specjalne podziękowania i życzenia wytrwałości chciałbym skierować do wszystkich profesjonalistów zajmujących się finansami i księgowością, bo to w dużej mierze na ich barkach leży powodzenie wdrożenia elektronicznych faktur w przedsiębiorstwie, i to oni inspirują wiele rozwiązań i zmian w obszarze cyfryzacji finansowo-księgowej.
PIOTR CISKIPrezes Sage,członek Rady Fundacji Digital Poland
CZEŚĆ 1.
Co powinieneś wiedzieć o cyfrowym fakturowaniu
7
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
1.1. Dlaczego warto przejść na cyfrowe fakturowanie?
Księgowośćprzeszładługądrogę–odpapieruitradycyjnychsegregatorówprzezczęściowądigitalizacjępoprężnierozwijającąsięplatformęchmurowązcałądo-kumentacjądostępnąwformieonline.
Taostatniazfunkcjonalnościsprawdziłasięwdobiepandemii,szczególniezewzglę-dunawprowadzonąwszerokimzakresieobowiązkowąpracązdalną.Zdalnezarzą-dzaniefakturamipozwoliłom.in.naregularnerozliczaniedokumentówczytermi-nowąwypłatępensjipracownikombezkoniecznościfizycznegospotkaniasięprzybiurkuprezesawceluuzyskaniapodpisupoddokumentem.
Małeiśredniefirmy,którecyfrowąrewolucjęwksięgowościmająjużzasobą,zwra-cająteżuwagęnakwestiebezpieczeństwaiwygodywobsłudzedokumentów.Dziękiróżnymrozwiązaniominformatycznymdoprowadzeniaksięgowościonlinemożnaautomatycznieksięgowaćkosztyiprzychody,wysyłaćdokumentykontrahentom,rozliczaćsięzfiskusem.Znajdujesiętamcałahistoriakontaktów,umówwformieplikówelektronicznych,skanówdokumentów,wystawionychfakturorazpłatności,copozwalanauporządkowanieinformacjiofirmieizebranieichwjednymmiejscu.
Co przemawia za prawdziwą elektroniczną fakturą, czyli za dokumentem mogącym być automatycznie czytanym przez systemy IT?
Oszczędność
Oszczędzamyczas,zmniejszamy koszt obsługi faktur,atakżeminimalizujemy licz-bę błędów w raportach i deklaracjach,dziękiczemuzmniejszamy ryzyko sankcji finansowych.Odlatmożemyzaobserwować,żewprzypadkufakturpapierowychnajwiększąbolączkąksięgowychjestzagubieniedokumentuworganizacjiorazprzepisywaniedanychzdokumentówdoarkuszykalkulacyjnychwkomputerze.Elektronicznefakturydająszansęnawyeliminowanie zbędnych operacjizwiąza-nychzręcznymprzepisywaniemdanych.
Dostęp do danych z każdego miejsca
Dlawieluksięgowychzdalnydostępdodanychjestszczególnieważnywczasachpowszechnejpracyzdalnej.Dlaprzedsiębiorcówoznaczatotakżebrak koniecz-ności wizyt w biurze rachunkowym czywysyłaniadokumentówzapośrednictwempoczty.Wszystkodziejesięcyfrowo,bez zbędnej zwłoki i z gwarancją dostarczenia.
Mniej kroków pośrednich
Cyfrowefakturowanieróżnisięodstandardowegomiędzyinnymitym,żenie wy-maga od użytkownika skanowania, przesyłania ani ręcznego wprowadzania fak-tury do oprogramowania księgowego.Fakturajestzazwyczajwysyłanazplatformynaplatformę,coskracaczaszwiązanyzwprowadzeniemlubutrzymaniemkont.
Usprawnienie procesów biznesowych w firmie
Wzwiązkuztym,żeelektronicznefakturyzapewniająznaczneoszczędnościwcza-sie,przedsiębiorcamożepoświęcićgonainneczynnościzwiązanezprowadzonądziałalnością.Ponadtowprzypadkukoniecznościodszukaniadokumentunie jest ko-nieczne przerzucanie stert papierów–wyszukiwaniefakturwbaziekomputerowejjestzdecydowanieszybszeisprawniejsze.Rozwiązanietakiewpływanausprawnie-nie procesów biznesowychwfirmie,acozatymidzie–na wzrost jej efektywności.
8
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
Wgląd do finansów twojej firmy w czasie rzeczywistym
Wprzypadkufakturypapierowejprocesfakturowaniatrwaśredniokilkanaściedni.Elektronicznafakturanatomiastjestprzetwarzanabezpośredniowoprogramowaniuksięgowymklienta, bez zbędnej zwłoki. Systemsprzedażyfakturujeiprzesyładaneosprzedażyw formacie dostępnym do automatycznego odczytu i przetworzenia.
1.2. Czym jest elektroniczna faktura i czym różni się od PDF?
ELEKTRONICZNA FAKTURAtotaka,którajestwystawionaorazprzesłanadonabywcywformacieelektronicznym.Tonicinnegojakcyfrowydokumentwpo-pularnymformaciewymianydanych,np.xml.Elektronicznafakturajestcyfrowymodpowiednikiemtradycyjnej,papierowejfaktury.Wmyślobecnieobowiązującychprzepisówcodoformyelektronicznafakturajestrównieważnymdokumentemjakpapierowazpunktuwidzeniaadministracjiskarbowej,przedsiębiorców,jakrów-nieżpozostałychpodatników.Ztegowzględuprzepisyokreślającekonstrukcjęfakturizakreszawartychwnichinformacji,atakżezasady,najakichnależyjeprzechowy-wać,stosujesięrównieżdowersjielektronicznej.Szczególnymprzypadkiemelek-tronicznej faktury jest ustrukturyzowana faktura elektronicznawformieustruk-turyzowanegokomunikatuXMLzgodnegozeuropejskąnormąEN-16931,któryumożliwiajejautomatyczneprzetwarzanieprzeznabywcę.Jestonaobecniesto-sowanawzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwapubliczno-prywatnego(por.szerzejpkt1.4.).
Elektroniczna faktura to nie tylko obraz
Naelektronicznąfakturęnależypatrzećwdwóchkontekstach.Wartojerozwinąć,abyzrozumieć,wjakisposóbprzedsiębiorstwamogągenerowaćkonkretneinie-małeoszczędności.
PIERWSZY I OCZYWISTY KONTEKST odnosi się do samej formy elektro-nicznej faktury rozumianej jako obraz.Ponieważjesttoplikelektroniczny,możnagowygodniedystrybuować,czytoe-mailem,czypoprzezplatformydowymianyplikówmiędzypodmiotami(takichjaknp.serwismiedzyfirmami.pl).Toznacznieprzyspieszaobiegdokumentacjinietylkowsamychfirmach, lecztakżewobie-gugospodarczym.Ponadtoplikicyfrowełatwiejarchiwizowaćprzydużoniższymkoszciewporównaniuzkosztamiutrzymaniaarchiwumpapierowego.Plikicyfroweznaczniełatwiejsięteżwyszukuje.Elektronicznafaktura,dopókiniezostaniewy-drukowana,mapostaćzapisucyfrowegoobrazuimożebyćwyświetlananaekraniekomputeraluburządzeniamobilnego.
DRUGI KONTEKST, znacznie mniej oczywisty dla milionów przedsiębiorców, odnosi się do danych cyfrowych zawartych w fakturze nie jako obraz, ale jako uporządkowana, jednoznaczna informacja.Otóżwprzypadkufakturpapierowychbodajnajwiększąbolączkąksięgowychjestprzepisywaniedanychzdokumentówdosystemówinformatycznych.Elektronicznefakturydająszansęnawyeliminowa-niewszystkichoperacjizwiązanychzręcznymprzepisywaniemdanychizastąpienieichautomatycznymprzetwarzaniem.Abytaksięstało,systemfinansowo-księgowymusiumiećodczytaćelektronicznąfakturę,czylibezbłędniezinterpretowaćzawar-tewniejdanebezpomocyksięgowegoZwykłyplikPDF,któryobecniejestnaj-powszechniejszymformatemelektronicznejfaktury,niespełniatakichkryteriów.Systemyksięgoweniewidząwnimdanych,asamplikwciążpozostajetylkoobra-zemdowyświetlenianaekranielubwydrukowania.Dlaksięgowegouciążliwośćzwiązanazprzepisaniemdanychwżadensposóbniezostajewięczlikwidowana.Stosowanesązatemwtórnerozwiązania,czylisystemyOCR(optycznerozpozna-wanieznaków,odang.optical character recognition),wyszukująceianalizującetreśćobrazu.Tylkopoco,skoromożnaodrazuwysłaćdanewtakiejformie,abysystemodbiorcyfakturyjeprzyjąłautomatycznie?
9
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Co jeszcze pomoże rozróżnić poszczególne formy dokumentów?
Faktury cyfrowe występują w trzech różnych głównych formach: zeskanowanej fakturypapierowej,fakturycyfrowejwformaciePDFlubDOCorazfakturyelek-tronicznejlube-faktury.Największaróżnicadotyczyprzetwarzaniafakturiliczbydziałań,którychniedasięzautomatyzować.Każdykrokpodejmowanywceluau-tomatyzacjiprzetwarzaniafakturoznaczakrótszyczasprzetwarzania,większąpo-prawność,atymsamymmniejszekoszty.
1. Zeskanowana faktura papierowa
Fakturypapieroweotrzymujeszpocztą.Skanowanieprzychodzącychfakturpa-pierowychtopierwszykrokwkierunkuszybszegoiwydajniejszegoichprzetwa-rzania.PozeskanowaniufakturyoprogramowanieOCRautomatycznierozpoznajeposzczególneznaki inatejpodstawieodtwarzaprawidłowedanefaktury,takiejakdostawca,numerfaktury,datafakturyikwoty.Czytającteinformacjezfaktu-ry,oprogramowaniemożeszybciejprzetwarzaćpapierowąfakturęwadministracjifinansowej–niemusiszjużwpisywaćichręcznie.Ręczneskanowaniefakturmożebyćjednakzadaniemczasochłonnym,aprzedewszystkimbardzotrudnymtech-nicznie.Możnatoułatwić.
2. Faktura cyfrowa w formacie pliku Adobe Reader lub Microsoft Word
Corazczęściejdostawcyoferująswojefakturywformiecyfrowej,zwyklefor-mieplikuPDF,aczasemwplikuDOC.Organizacje,któreużywajązautomatyzo-wanegosystemudoprzetwarzaniafakturprzychodzących,chwalądostawęfak-turycyfrowej(PDF/DOC).Fakturytakie,wprzeciwieństwiedopapierowych,niemusząjużbyćskanowaneręcznie.Przetwarzaniedokumentuprzebiegapo-dobniejakwprzypadkuzeskanowanejwersjifakturypapierowejopisanejpowyżej.Oprogramowaniemusizinterpretowaćtreśćiodtworzyćdane.Jestjednakłatwiej,boniemusimozolniewyszukiwaćznakówgraficznychwobrazieskanu.
3. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jako e-faktura
Możnajeszczebardziejuprościćwymianęfakturpoprzezprzejścienaelektronicznefakturyzodpowiednioustrukturyzowanymipolami.Topliki,np.XML,zawierają-cedanegotowedointerpretacjiprzezprogramksięgowy.Sąonetrudnoczytelnedlaczłowieka,aleznakomicie,bezzniekształceńintepretowaneprzezsystemyin-formatyczne.WporównaniudofakturyelektronicznejwformaciePDFodpadaetapodtwarzaniadanych,dziękiczemuprocesewidencjiwsystemieksięgowymodbywasiębardzoszybkoipraktyczniebezbłędnie.Toztegopowoduobsługaustruktury-zowanejelektronicznejfakturyniewymagaczynnościadministracyjnychpostronieodbiorcy;wpraktycewystarczyjedyniezatwierdzenieworganizacji.Dziękitemufakturaelektronicznajestnajbardziejzautomatyzowanymiefektywnymwariantemprzetwarzaniafaktur.Prawdziwefakturyelektronicznesązatemplikiemzawiera-jącymdaneprezentowanewstandardziemiędzynarodowymdowymianydanychonnazwieUBL(ang.Universal Business Language),któregopojawiłosięjużkilkawersji(1.0,2.0i2.1).E-fakturazatemtopakietdanychzapisanychwuniwersalnysposóbnajczęściej jakoplikXML.Dobrąpraktykąjestłączeniee-fakturywfor-mieXMLzobrazemprzedstawiającymtesamedanewformiePDF,dziękiczemuuzyskujemyzajednymrazemdwiekorzyści–fakturęautomatycznieprzeczytasystemodbiorcy,aoperatorjązobaczyizweryfikujejejtreść.Takwłaśniedziałająe-FakturySage.
10
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
1.3. E-faktury i e-paragony. Co powinniśmy o nich wiedzieć?
Odkwietnia2020rokumożnawystawiaće-paragony.Przynajmniejwteorii.Wprak-tycenatoudogodnienietrzebabędziejeszczetrochępoczekać,bokasyfiskalneniesąprzygotowanenaichwydawanie.Historiazparagonamielektronicznymipokazuje,jakkrętądrogęprzechodziwPolscetransformacjacyfrowawbiznesie.
Podejśćdodigitalizacjidokumentówpotwierdzającychpłatnośćwsklepachbyłowiele.Dopieropandemiaprzyspieszyłaproces–rządwramachTarczyAntykry-zysowejwprowadziłzmiany,którepozwoląnajeszczewiększeograniczenieoso-bistegokontaktusprzedawcówinabywców.Teoretyczniee-paragonbędziemoż-nawysłaće-mailem,wpraktycejednakniebędzietojeszczemożliwe,bomożnajewystawiaćzapomocąkasfiskalnychonline,które–nadzieńpisanianiniejszegoporadnika–niesąprzystosowanedoichwydawania.Matosięzmienićwdrugiejpołowie2020roku;dokładnadataniejestjeszczeznana.
Zwolennicyelektronicznychparagonówwielokrotniezwracaliteżuwagęnapewienparadoks.Jesteśmyspołeczeństwem,wktórymbardzodobrzeprzyjęłysiętransak-cjebezgotówkowe(blisko80proc.Polakówwybieratęformępłatności,gdytylkomakutemuokazję),aleodbieramypotwierdzeniedokonanegozakupujużwtra-dycyjnejpapierowejformie.
Za e-paragonami przemawia wiele argumentów:
Ä potwierdzeniezakupuniezgubisięwczeluściachinnychpapierów,cojestważnezwłaszczawprzypadkudroższychzakupów,objętychdłuższymokre-semgwarancji,
Ä kontroladomowegobudżetu,szacowanieprzyszłychwydatkówdziękiarchi-wizacjie-paragonów,
Ä zmniejszenie ilości zużywanego papieru, co przekłada się na dbanieośrodowisko,
Ä obniżeniekosztówadministracji.
Jużw2016rokuzaczętomówićopierwszyche-paragonach.Kasywformieaplika-cji,paragonywysyłanezapośrednictwemSMS-amiałybyćkolejnym,pofakturachelektronicznych,elementemprogramu„OdpapierowejdocyfrowejPolski”,któregocelemjestwdrożenienowychtechnologiiwadministracji.Wcześniejtakimważnymmomentembyłowprowadzenieelektronicznychfakturczyuruchomieniew2008rokue-PIT-ów.Rozliczeniapodatkowewformieelektronicznejcorokuskładaprzezinternetokoło8mlnPolaków,poszerzasięteżzakresusługisprawurzędowych,któremożnazałatwićzapośrednictwemProfiluZaufanegowsystemiee-PUAP.
Zastali Polskę papierową
Drogę ku cyfryzacji utorowała nam Unia Europejska,którawswoichdyrektywachjasnozwracałauwagę,żedokumenty papierowe i elektroniczne są tożsame.Par-lamentEuropejskiwsprawieidentyfikacjielektronicznejdefiniuje,żedokumentelektronicznyto„nośnikinformacjiumożliwiającyzapoznaniesięz jegotreścią”,cowyraźnieoznaczaodejścieodrozumieniadokumentujakoinformacjiutrwalonejnapapierze.HistoryczniewPolsceprzeddołączeniemdoUEmocnoopieraliśmysiędigitalizacjidokumentów,podchodziliśmydonichnieufnieiprzedłużaliśmyprocesichakceptacji.Pokłosietegowidaćdodzisiaj(więcejostrachuprzedinnowacjamipiszemywczęścitrzeciejniniejszegoporadnika).Grosfakturmapodpiswystawcyfaktury,choćod2014rokuniemajużwymogupodpisywaniadokumentówelek-tronicznych.Skądtozamiłowaniedopodpisów?Przedsiębiorcywciążmylniełączą
11
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
faktpodpisaniafakturyzzapewnieniemojejwiarygodności.Wmyślprzepisówunijnychniedecydujeotympodpis,akontekstbiznesowy,dlaktóregofakturazo-staławystawiona.
Warto zapamiętać trzy wymogi, które musi spełniać faktura, by uznać ją za wiarygodną:
1. AUTENTYCZNOŚĆ POCHODZENIA ,czylimożliwadowykazaniawia-rygodnośćźródłapochodzeniawsensiebiznesowym,anietylkotechnicz-nym(kontekstwystawieniafaktury,np.umowa,zamówienie,potwierdzenieodbiorutowaruitp.);
2. INTEGRALNOŚĆ TREŚCI ,czylitożejejtreśćniezostałazmienionawtrak-ciewymianymiędzywystawcąaodbiorcą;
3. CZYTELNOŚĆ FAKTURY,czylimożliwośćprzeczytaniajejtreści.Cocie-kawe,czytelnośćmożebyćrozumiananadwasposoby–jakoczytelnośćdlaczłowiekaidlasytemuinformatycznego.
Jednymzesposobówzapewnienianiezmiennościfakturyjestjejpodpisaniepodpisemelektronicznym.Jakakolwiekingerencjawplikelektronicznyfakturyunieważniapodpis.
Rzeczjasnapodpisowielektronicznemuniebędziemożnaodmówićskutkupraw-negowyłącznieztakiegopowodu,żeniespełniaonwymogówkwalifikowanegopodpisuelektronicznego.Kwalifikowanypodpiselektronicznybędziemiałskutekprawnyrównoważnyzpodpisemwłasnoręcznym.Przepisywyraźnieteżmówiąoczytelnymwidokudokumentów,pozwalającymnabywcynasprawdzeniepra-widłowościdokonanejsprzedaży.Dotyczytozarównoe-paragonów,jakie-faktur.Ciężkojednakodrazuzrozumieć,comamynamyśli,mówiącoczytelności.Bardziej zaawansowanym technologicznie niż dokument papierowy i dużo wygodniejszym rozwiązaniem jest ustrukturyzowana elektroniczna faktura połączona z obrazem treści.Użytkownikwidziobrazfaktury,więcjestwstanieodczytaćzapisanenaniejinformacje,adoPDFdołączonyjestplikwformacie,któryjestwidzianyiodczyty-wanyprzezsystemfinansowo-księgowy.
1.4. Prawne aspekty cyfrowego fakturowania
1.4.1. Pojęcie faktury elektronicznej
Zgodniezart.2p.31UstawyoVAT1przezfakturę rozumiesiędokumentwformiepapierowej lubelektronicznej,zawierającydanewymaganeustawąiprzepisamiwydanyminajejpodstawie.Napodstawieart.2p.32UstawyoVATnatomiastprzezfakturęelektronicznąrozumiesięfakturęwformieelektronicznej,wystawio-nąiotrzymanąwdowolnymformacieelektronicznym.DodatkowonapodstawieUstawyoelektronicznymfakturowaniuwzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym2 wpro-wadzonezostałopojęcieustrukturyzowanejfakturyelektronicznej,którastanowirodzajfakturyelektronicznejzgodnejznormąEN-16931EuropejskiegoKomitetuNormalizacyjnego.
NagrunciewskazanychpowyższejprzepisówmożnawyróżnićtrzyformyfakturVAT.
1 Ustawazdnia11marca2004r.opodatkuodtowarówiusług(Dz.U.2020.106tj.zdnia23.01.2020r.)
2 Ustawazdnia9listopada2018r.oelektronicznymfakturowaniuwzamówieniachpublicznych,kon-cesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym(Dz.U.2018.2191zdnia23.11.2018r.)
12
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
Pierwsząsąfaktury wystawione w formie papierowej,którenastępniesądostarczanedonabywcytowarówlubusługbądźwtradycyjnysposób(przekazywaneosobiście,dołączanedowysyłanegotowaru,przesyłanezapośrednictwempoczty),bądźwformieplikuelektronicznego–jakoskanpapierowegodokumentuwformacienp.PDFlubJPG.NagruncieobecnieobowiązującychprzepisóworazpraktykiorganówpodatkowychprzesyłanieskanówfakturpapierowychjestakceptowalneitakotrzymanafakturazasadniczodajenabywcyprawodoodliczeniapodatkuVAT(przyzałożeniuspełnie-niawymogówzwiązanychzzapewnieniemautentycznościpochodzenia,integralnościtreściorazczytelnościfaktury,doktórychodnosisiękolejnypodpunkt).
Drugąsąfaktury elektroniczne –takie,któresąwystawioneiprzesłanedonabywcywformacieelektronicznym.PrzepisyUstawyoVATniewymagająwtymwzględzieżadnegoszczególnegoformatuelektronicznego,możliwejestwięcwystawianiefakturelektronicznychwformieustrukturyzowanychkomunikatów(jaknp.XML),możliwychdoautomatycznegoicyfrowegoprzetwarzaniaprzezodbiorcę,atakżeprzyzastosowaniukażdegoinnegorodzajuformatuelektronicznego(jaknp.wyge-nerowanieplikugraficznegowformaciePDF).
Wkontekściewskazanejpowyżejdefinicjifakturelektronicznychnależyzasygnali-zować,żefakturawystawionapierwotniewformiepapierowej,anastępniezeskano-wanaiprzesłanadonabywcywpostacielektronicznejniejestfakturąelektronicznąwrozumieniuUstawyoVAT.Fakturaelektronicznajestbowiemwyłączniedoku-mentem,któryzostałwystawionywformacieelektronicznym.Wpraktycemożnacoprawdaspotkaćsięzpoglądem(jaksięwydaje,nieprawidłowym),zgodniezktó-rymfakturypapierowe,zeskanowane,wysłaneiotrzymanewformiewiadomoście-mail,mogązostaćuznanezafakturyelektronicznewrozumieniuUstawyoVAT,podwarunkiemżewersjapapierowanigdyniezostaławprowadzonadoobrotu.3 Tegotypufakturysąjednakwwieluprzypadkachpozbawionejednejzzasadniczychzaletfakturelektronicznych,jakąjestmożliwośćzautomatyzowaniaprocesuksię-gowaniaprzezodbiorcę.
Trzecią formą faktur jest tzw. ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Jesttoszczególnyrodzajfakturyelektronicznej,utworzonejwformieustrukturyzowa-negokomunikatuXMLzgodnegozeuropejskąnormąEN-16931,któryumożliwiajejautomatyczneprzetwarzanieprzeznabywcę.Fakturatajestobecniestosowa-nawzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwapubliczno-prywatnego(por.szerzejpkt1.4.4).
KOMENTARZ EKSPERTA
LESZEK LEWANDOWICZsekretarzzarządugłównegostowarzyszeniaksięgowychwpolsce,doradcapodatkowy
Faktury wystawiane są zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług. Ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. (Dz. U. z 1993 r. nr 11, poz. 50) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie w ogóle nie przewidywały dokumentów w formie elektronicznej. Faktura była dokumentem papierowym, wystawianym według ściśle określonych zasad, a wszelkie błędy (nawet z dzisiejszego punktu widzenia nieistot-ne) skutkowały pozbawieniem nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.
3 Por.Uzasadnieniedorządowegoprojektuustawyozmianieustawyopodatkuodtowarówiusługorazniektórychinnychustaw,druknr805,http://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/druk.xsp?nr=805
13
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Ponadto zawyżenie podatku naliczonego w ewidencji w razie ujawnienia przez organ podatkowy oznaczało sankcję w wysokości aż pięciokrotności tego zawyżenia. W póź-niejszym okresie złagodzono podejście do drobnych błędów w fakturach.
Przełomem było wejście Polski do UE i stopniowe wprowadzanie oraz upowszech-nianie e-faktur. Pierwsze przepisy przewidywały wiele warunków, w tym wymagały uprzedniej akceptacji takiej formy przez nabywcę. Obecnie (art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT) faktura elektroniczna to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym for-macie elektronicznym. Dzięki temu akceptowane są nawet faktury w postaci skanów, zdjęć itp. Organy podatkowe kładą nacisk przede wszystkim na rzetelność transakcji, a nie stronę formalną dokumentu.
Faktury w formie elektronicznej powinny być obecnie powszechne. Około 1,5 mln po-datników, zarejestrowanych jako podatnik VAT czynny, ma bowiem obowiązek pro-wadzenia ewidencji dla celów VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych (art. 108 ust. 8a Ustawy o VAT), a tym samym, na żądanie organu podatkowego, przekazywać m.in. dowody księgowe (wystawione faktury) w formacie JPK_FA (art. 193a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa). Można więc przyjąć, że o ile po-datnicy takie faktury wystawiają, o tyle większość z nich, szczególnie mniejszych podmiotów, posługuje się fakturami w formie papierowej. Od faktur elektronicznych nie ma jednak odwrotu. Można co najwyżej zastanawiać się, jak szybko posługiwanie się nimi stanie się powszechne.
Nowe struktury JPK (od rozliczenia za październik 2020 r.) będą kolejnym impulsem do szerszego wykorzystywania e-faktur. Z całą pewnością firmy stosujące elektro-niczny obieg dokumentów łatwej wywiążą się z nowych obowiązków. Dalszy rozwój dokumentów w formie elektronicznej będzie ponadto zależny od decyzji Minister-stwa Finansów, które – nakładając obowiązki związane z raportowaniem podat-ków – w najbliższych latach może wymusić szerokie posługiwanie się e-fakturami.
1.4.2. Wymogi dla stosowania faktury elektronicznej
Stosowaniefakturelektronicznychjestuzależnioneodspełnieniadwóchzasadni-czychwarunków:
a. uzyskaniaakceptacjiodbiorcyfakturynastosowaniefakturelektronicznych,
b. zapewnieniaautentycznościpochodzeniafaktury, integralności jejtreści orazczytelności.
Jeślichodziopierwszywarunek,przepisynieokreślająformy,wjakiejakceptacjatapowinnanastąpić.Jakwynikazrządowegouzasadnieniaprojektunowelizacji,którawprowadziładoUstawyoVATwymógakceptacjifakturelektronicznych,kwestiaakceptacjipozostawionazostałacałkowicieumowiestron.Wpraktyceorganówpodatkowychakceptowanejestobecniestanowisko,zgodniezktórymzgodanastosowaniefakturelektronicznychmożebyćudzielona:
a. bezpośredniowumowielubwoddzielnympiśmieskierowanymdowystaw-cy faktury,
b. wformieelektronicznej(np.e-mailem),
c. wsposóbdorozumiany(tzn.odbiorcafakturyotrzymujefakturęelektroniczną,niewyrażasprzeciwuinajejpodstawiedokonujezapłaty),
d. ustnie(choćdlacelówdowodowychrekomendowanejestwpraktycestoso-wanieformpisemnychlubelektronicznych).
Należyzasygnalizować,żeprzepisyUstawyoVATwymagająakceptacjistosowaniafakturelektronicznych,a–jakopisanowpoprzednimpunkcie–fakturawystawio-nawdrodzepapierowej,anastępniezeskanowanaiprzesłanadrogąelektroniczną
14
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
niespełniatejdefinicji.Wpraktycejednakorganypodatkoweutożsamiająobowiązekakceptacjiotrzymywaniafakturelektronicznychrównieżzobowiązkiemwyrażeniazgodynaotrzymywanieskanówfakturpapierowychdrogąelektroniczną.4
Przesyłaniefakturdrogąelektronicznąwymagatakżezapewnienia,abyzostałyspełnionetrzywarunki,amianowicieautentycznośćpochodzenia, integralnośćtreści,orazczytelnośćfaktury.
Zapewnienieautentyczności pochodzenia fakturywiążesięwzapewnieniempew-nościcodotożsamościdokonującegodostawytowarówlubusługodawcyalbowy-stawcyfaktury.Chodziwięcoto,abypodatnik,któryotrzymujefakturęidokonujezniejodliczeniapodatkuVAT,miałpewność,żeotrzymanydokumentrzeczywiściepochodzioddostawcytowarówlubusług(lub,względnie,odpodmiotuwystawia-jącegofakturęwichimieniu).Ustawodawcaniewymagawtymwzględzieżadnegoszczególnegozabezpieczeniafakturelektronicznych,wtymwszczególnościniejestwymaganezabezpieczeniefakturytzw.bezpiecznympodpisemelektronicznym.PrzepisyUstawyoVATwskazują,żeautentycznośćpochodzeniamożnazapewnićzapomocą„dowolnychkontrolibiznesowych,któreustalająwiarygodnąścieżkęaudytumiędzyfakturąadostawątowarówlubświadczeniemusług”(art.106must.4UstawyoVAT).Jednocześnieprzepisywskazująjedynienaprzykładowefor-myzapewnieniaautentycznościpochodzeniafaktury,jakimisąbezpiecznypodpiselektronicznylubsystemelektronicznejwymianadanych(EDI).Sątoprzykładyzapewnieniaautentycznościfaktury,cooznacza,żemożliwejestzastosowaniedo-wolnejinnejproceduryprzyprzesyłaniuiprzechowywaniufaktur,któregwarantujeautentycznośćpochodzeniategodokumentu.
Wpraktyceautentycznośćpochodzeniafakturypowinnabyćzapewnionawszcze-gólnościwprzypadku:
Ä stosowaniauzgodnionegopomiędzystronamioprogramowaniadobezpo-średniejwymianydanychelektronicznych,
Ä utworzenianaserwerzewystawcyfakturykontaobiorcy,zktóregomożnapobraćfakturę(lubudostępnienialinkudoserweradostawcyumożliwiają-cegopobraniefaktury),
Ä umożliwieniaprzezodbiorcębezpośredniegowgrywaniafakturelektronicz-nychdojegosystemuksięgowegopoprzezuprawnionekontodostawcy,
Ä uzgodnieniaprzezstronytransakcjiadresówpocztyelektronicznej,zktó-rychsąwysyłanefakturyelektroniczne(np.żefakturyelektronicznebędąprzesyłanewyłączniezadresówe-mailprzypisanychdoserweradostawcytowarówiusług).
Organypodatkoweprzyznajątakże,żeprzykłademzapewnieniaodpowiedniejkon-trolibiznesowejwzakresieweryfikacjiautentycznościfakturyjest–poprostu–po-siadanieprzezpodatnikadokumentówuzupełniających,takichjakzamówienie,umowa,dokumenttransportowyczywezwaniedozapłaty,którebędątowarzyszyłyzaistniałymtransakcjomhandlowymiumożliwiąprocesweryfikacjifaktury(orazzgodnościdanychwniechzawartych).5
Integralność treści fakturyoznaczabrakmożliwościzmianydanych,którezawierafaktura.Integralnośćtreścifakturybędziewięczapewnionawkażdymprzypadku,wktórymformatprzesłanejfakturyelektronicznejuniemożliwianabywcysamo-dzielnąmodyfikacjęjejtreści.Integralnośćtreściniebędzienatomiastzapewnionawprzypadkuprzesłaniafakturywformacieedytowalnymdlanabywcy(np.edyto-walnypliktekstowy).
Pojęcie czytelności fakturyniezostałosprecyzowanewprzepisachUstawyoVAT.Należyprzyjąć,żewymógtenodnosisiędomożliwościłatwegoodczytaniaprzeznabywcędanychzawartychnafakturzeelektronicznejprzyzastosowaniudostęp-
4 Por.Interpretacja DyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowej,nr0111-KDIB3 – 3.4012.102.2018.3.PK
5 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowej,nr0114-KDIP1 – 3.4012.42.2018.2.JF
15
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
negodlaniego(powszechniedostępnegolubuzgodnionegozwystawcąfaktury)oprogramowania(takabyfakturamogłazostaćprawidłowozaksięgowanaiwraziekontrolipodatkowejprzedstawionadowgląduorganowipodatkowemu).
1.4.3. Doręczenie faktury elektronicznej
ZgodniezprzepisamiUstawyoVAT(art.106gust.3pkt1UstawyoVAT)wprzy-padkufakturprzesyłanychwformieelektronicznejpodatnikdokonującysprze-dażylubupoważnionaprzezniegodowystawianiafakturosobatrzecia„przesyłajelubudostępnianabywcy”,zachowującjejednocześniewswojejdokumentacji.Przepisynieprecyzująprzytym,którymomentnależyuznaćzadostarczeniefakturyelektronicznej,awszczególności–wprzypadkuprzesyłaniajejzapośrednictwempocztyemail–czytojestdatawpływufakturynaserwerpocztowyobiorcy,czydata,wktórejnabywcaefektywniepobrałizapisałfakturęelektroniczną/otworzyłplikzfakturąelektroniczną.
Tymczasemkwestiatamaistotneznaczenie,przedewszystkimztegowzględu,żezgodniezprzepisamiUstawyoVAT(art.86ust.10orazust.10bpkt1UstawyoVAT)prawodoodliczeniaprzeznabywcępodatkuVATpowstajewrozliczeniuzaokres,wktórymwodniesieniudonabytychprzezpodatnikatowarówiusługpowstał(udostawcy)obowiązekpodatkowy,niewcześniejjednakniżwrozliczeniuzaokres,wktórympodatnikotrzymałfakturę.
Wpraktyceorganypodatkowewskazują,żemomentemotrzymaniafakturyelek-tronicznejjestten,wktórymfakturastałasię„wjakikolwieksposóbdlaodbiorcydostępna,wrezultacieczegouzyskujeonmożliwośćzapoznaniasięzjejtreścią”6.Wkonsekwencjiorganypodatkoweprzyznają,że:
Ä wprzypadkufakturelektronicznychwysyłanychjakozałącznikPDFdowia-domoście-mailzadatęotrzymaniafakturynależyprzyjąćdzieńjejwpływuna adres poczty elektronicznej7;
Ä wprzypadkufakturudostępnianychnaserwerzedostawcydniemdoręczeniabędziedzieńotrzymaniaprzezodbiorcępowiadomienia,żefakturaelektro-nicznazostaławygenerowanaiudostępnionadopobrania8lubdzieńprzesła-niawiadomościelektronicznejzlinkiemdopobraniafakturyVATzserwera9;
Ä wprzypadkufakturprzesyłanychzapośrednictwemsystemuEDIdatąod-biorubędzietawskazanawkomunikacieelektronicznympotwierdzającymprawidłowedostarczeniekomunikatuEDIdoodbiorcy10.
Jednocześniedatadostarczeniafakturyelektronicznejmożemiećznaczenieztegowzględu,żewprzypadkuwystawieniaprzezdostawcętowarówiusługfakturyko-rygującejwformieelektronicznejdatajejotrzymaniaprzeznabywcę,jakrównieżotrzymaniaprzezdostawcępotwierdzeniaotrzymaniaprzeznabywcęmawniektó-rychprzypadkachznaczeniedlaokreśleniaprawadostawcydozmniejszeniauprzed-niowykazanegopodatkuVAT.Wtakimprzypadkuorganypodatkowezgadzająsię,żedatąotrzymaniapotwierdzeniadoręczeniaelektronicznejfakturykorygującejdoodbiorcyjestdataotrzymaniaautomatycznegozwrotnegokomunikatuoprze-kazaniuwiadomościemailnaserwerpocztyprzychodzącejodbiorcy.11 W przypadku brakuwygenerowaniatakiegopowiadomieniawpraktycedatąotrzymaniapotwier-dzeniajestotrzymaniewiadomoście-mail(lubinnegouzgodnionegopotwierdzenia)ododbiorcyfakturywskazującejnaokolicznośćotrzymaniafakturykorygującej.
6 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowejonr0112-KDIL1 – 2.4012.722.2019.1.WN
7 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowejonr0113-KDIPT1 – 3.4012.59.2019.1.MJ
8 Por.InterpretacjaDyrektoraIzbySkarbowejwWarszawieonrIPPP2/443 – 157/13 – 3/JW
9 Por.InterpretacjaIzbySkarbowejwKatowicachonrIBPP2/443 – 227/14/RSz
10 Por.InterpretacjaDyrektoraIzbySkarbowejwWarszawieonrIPPP1/4512 – 562/15 – 2/AS
11 Por.InterpretacjaDyrektoraKrajowejInformacjiSkarbowejonr0114-KDIP1 – 3.4012.434.2019.1.JG
16
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
1.4.4. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym
Jużokoło2010r.napoziomieunijnymzaczętowskazywać,żeprzejściena„bezpa-pierową”administracjępubliczną,zwłaszczawkontekścietransgranicznym,stanowiważnyceldlaUniiEuropejskiejipaństwczłonkowskich,jakrównieżżeszczególnieobiecującymaspektem,którymożepomócwosiągnięciutegocelu,jestfakturowanieelektroniczne.Zauważono,żeodwykonawcówprowadzącychdziałalnośćwzakresiezamówieńpublicznychczęstowymagasięspełnieniaobowiązującychwposzcze-gólnychpaństwachczłonkowskichodmiennychnormdotyczącychfakturowaniaelektronicznego.Wtymzakresierozbieżnewymogiprawneitechnicznedotyczą-cefakturelektronicznychzniechęcaływykonawcówdopodejmowaniadziałalnościwdziedziniezamówieńtransgranicznychitymsamymstanowiłybarierywdostępiedorynkuwtransgranicznychzamówieniachpublicznychorazprzeszkodydlahandlu.
Wkonsekwencji16kwietnia2014r.zostałaprzyjętaDyrektywaParlamentuEuro-pejskiegoiRadynr2014/55/UEwsprawiefakturowaniaelektronicznegowzamó-wieniachpublicznych.PaństwaczłonkowskiezostałyzobowiązanedoimplementacjipostanowieńDyrektywydo18kwietnia2019r.
Wjejramachwprowadzonopojęcie„normyeuropejskiejdotyczącejfakturowa-niaelektronicznego”–wtymzakresieEuropejskiKomitetNormalizacyjny(CEN)wydał28 czerwca2017 r. nawniosekKomisji Europejski normęeuropejskąEN16931 – 1:2017,dotyczącąfakturelektronicznych(odpowiedniąstrukturęda-nychwpostaciXML).JednocześnieDyrektywazobowiązałapaństwaczłonkowskiedozapewnienia,abyinstytucjeipodmiotyzamawiająceodbierałyiprzetwarzałyfakturyelektronicznespełniająceww.normęeuropejską.
DyrektywazostałaimplementowanawPolsceUstawązdnia9listopada2018r.oelektronicznymfakturowaniuwzamówieniachpublicznych,koncesjachnarobotybudowlanelubusługiorazpartnerstwiepubliczno-prywatnym.Jejprzepisystosujesiędoprzesyłaniaustrukturyzowanychfakturelektronicznychzwiązanychzzamó-wieniamipublicznymi(orazinnychustrukturyzowanychdokumentówelektronicz-nychzwiązanychzrealizacjązamówieńpublicznych)międzywykonawcamiazama-wiającymi.Przyczymprzez„zamówieniapubliczne”rozumiesięzarównozamówieniapublicznewrozumieniuustawyPrawozamówieńpublicznych,jakiumowykoncesjiwrozumieniuUstawyoumowiekoncesjiorazumowyopartnerstwiepubliczno--prywatnymwrozumieniuUstawyopartnerstwiepubliczno-prywatnym).Przepi-sówustawyniestosujesięjednakdoniektórychkategoriizamówieńpublicznych,główniezwiązanychzistotnymiinteresamidotyczącychbezpieczeństwapaństwa.
Najejpodstawiezostałowprowadzonepojęcietzw.ustrukturyzowanejfakturyelek-tronicznej.Jesttofakturaelektronicznaspełniającawymogiprzepisówopodatkuodtowarówiusług,sporządzonawustrukturyzowanymformacieXMLzgodnymzwyżejwskazanąnormąeuropejskąEN-16931(fakturawformaciePDFniebę-dziespełniaćwymoguelektronicznejfakturyustrukturyzowanej).Ustrukturyzowa-nafakturaelektronicznaskładasięzdanychwymaganychprzepisamiopodatkuodtowarówiusługorazzawierającychinformacjedotycząceodbiorcypłatności,jakrównieżwskazanieumowyzamówieniapublicznego.Wustrukturyzowanejfakturzeelektronicznejmogąbyćzamieszczonetakżeinnedane(pozaokreślony-mipowyżej),jeżelisąniezbędnezewzględunaspecyfikęzamówieńpublicznych.
Ustawaumożliwiawykonawcomzamówieńpublicznychprzesyłaniefakturelek-tronicznychzgodnychwww.normązapośrednictweminternetowejPlatformyElektronicznegoFakturowania(PEF).Dlasprecyzowaniawykonawcyniesązobo-wiązanidoprzesyłaniaustrukturyzowanychfakturelektronicznychzapośredni-ctwemtejplatformy–jeślijednaktakąfakturęwystawiąiprześlą,zamawiającyjestzobowiązanyjąodebrać.Przesyłanieustrukturyzowanychdokumentównastępujepoprzezaplikacjęwebową(https://efaktura.gov.pl)bądźdesktopową.Wtymceluzamawiającymaobowiązek(awykonawcaprawo)dozałożenianieodpłatnegokontanaplatformie,zapośrednictwemktóregonastępujeprzesyłanieustrukturyzowa-nychfakturelektronicznych.
17
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
1.5. Dlaczego warto analizować dane finansowe?
1.5.1. Wprowadzenie
Umiejętnośćsprawnegokorzystaniaztechnologiicyfrowychstanowidzisiajjednąznajważniejszychpróbdlawieluprzedsiębiorstw.WidaćtoszczególniewsytuacjipandemiiwywołanejprzezwirusSARS-CoV-2,popularniezwanykoronawirusem.Wielefirmmierzysięznagłymspadkiemsprzedażyczynakładanymizdnianadzieńograniczeniamiwzakresieprowadzeniadziałalnościgospodarczej.Wymagatopo-dejmowaniawieluczęstoradykalnychdecyzjiwbardzokrótkimczasie.Wtedysto-sunkowołatwopodjąćdziałania,któremogąprzedsiębiorstwodrogokosztować.Towłaśniewtakichsytuacjachjaskrawowidać,jakdużeznaczeniemaanalitykadanychorazsystemyraportujące.Dostarczająoneprecyzyjnychinformacjiosta-nieprzedsiębiorstwaipozwalająkadrzezarządzającejnaszybkieokreśleniestanufaktycznegoorazpodjęciemożliwienajtrafniejszychdecyzji.Znaczenieanalitykidanychnaprzestrzeniminionychlat itakjużrosło,apandemiatylkoradykalnieprzyspieszyłatenproces.
Dlaczegoanalitykadanychmatakdużeznaczeniedlakonkurencyjnościprzed-siębiorstw?Dostępdoprecyzyjnychdanychfinansowychpozwalaosobomza-rządzającymfirmąpodejmowaćbardziejtrafnedecyzje,lepiejzarządzaćportfolioproduktówiskupiaćsięnaobszarachgenerującychrealnyzysk.Dodatkowodziękiwykorzystaniudanychplanowaniejestłatwiejsze,przepływyśrodkówpieniężnychstająsięwidoczne–podobniejakwidocznestająsiętemiejscawfirmie,wktórychtracionapieniądzelubgenerowanesąnieuzasadnionekoszty.
NatrendyrynkowezwiązanezrozwojemtechnologiidoanalitykidanychnakładająsiędodatkowozmianyzwiązanezregulacjamiUE.PrzedsiębiorcyjużdoświadczyliichnamacalniewprzypadkuprzepisówzwiązanychzRODO.PlanyBrukseliwte-maciedanychsąjednakowieleambitniejsze.PrzedstawionewlutymprzezKomisjęEuropejskądokumentyzakładająm.in.stworzeniewspólnegorynkudanychnapo-ziomiecałejUE,promocjęwymianyzanonimizowanychdanychpomiędzyfirmamiwramachsektorówgospodarki(równieżpomiędzykonkurentami),rozszerzenieprzepisówwstyluRODOnadanezinteligentnychurządzeńczyteżfinalnieprzy-gotowaniezestawuwymagańdlamodelizaawansowanejanalityki.
W obecnej sytuacji wykorzystanie analityki danych należy traktować jako szan-sę, ale też jako wyzwanie. U firm, które sprawnie nabędą umiejętność integracji i korzystania z danych, przełoży się to na wyższą konkurencyjność oraz wzrost. Firmy, które prześpią tę zmianę, mogą obudzić się w o wiele trudniejszym otocze-niu biznesowym.
Wieleprzedsiębiorstw,szczególnietychwiększych,posiadajużwszystkiedanepotrzebnedorozwojuzautomatyzowanegoraportowaniaianalityki.PraktyczniewszystkiedużefirmykorzystajązrozwiązańklasyERP(patrz:wykres1),awzrostpopularnościrozwiązańksięgowościonlinesprawia,żesąonecorazbardziejdo-stępnedlamniejszychpodmiotów.
18
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
WYKRES 1. FirmykorzystającezsystemówplanowaniazasobówprzedsiębiorstwaERP[%]
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
35
80
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
42
90
46
84
28
47
85
35
78
27
36
87
13
62
24
67
87
77
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019
1.5.2. Wyniki
Pierwsząrzeczą,ojakiejmyślimyprzyanaliziedanychfinansowych,jestraporto-wanienapotrzebyrachunkuzyskówistrat.Miarystrictefinansowemożnawzbo-gacićowskaźnikiKPI,niefinansowewynikidziałalnościorazwszelkiegorodzajuplanyibudżety.Dziękitegorodzajuanalizomchcemyuchwycićkilkakluczowychaspektówprowadzeniafirmy.
ZROZUMIENIE KOSZTÓW. Strukturaraportówmożesięróżnićwzależnościodwielkościfirmy,branży,wktórejdziałamy,iprofiludziałalnościfirmy.General-niejednakkoniecznejestwyróżnieniekosztówbezpośrednichipośrednichorazwyszczególnienietakichkategorii jakmateriały,robocizna,administracja,usługizewnętrzne,sprzedaż,zarząd.Wdużejmierzebędziemysiętutajopieraćnaplaniekont.Możliwe,żeprzydatnebędzieteżzidentyfikowanieiwyodrębnieniecentrówkosztowych.
PRZYCHODY. Tutajwyróżniamyprodukty,punktysprzedaży,zespołysprzedażyczyrodzajekontraktów.Równieżopieramysięnaplaniekont,wtymprzypadkuprzychodowych.Możliwe,żeokreślimyteżjednostkęokreślanąjakocentrumprzy-chodowe.Wszystkietekategoriepowinnyodzwierciedlaćfaktycznądziałalnośćbiznesową,aniebyćsztucznietworzonenapotrzebyanalizy.
MARŻOWOŚĆ. Chcemypowiązaćkosztyiprzychodytak,abymócprzypisaćmarżęnakonkretnychproduktach,usługachlubprojektach.Zadanietowymagam.in.przypisaniakosztówpośrednich.Tegorodzajubieżącemonitorowaniemar-żowościdziękiautomatycznemuraportowaniumożedaćważneodpowiedzi,gdzieijakrealniegenerowanyjestzyskwnaszejfirmie.
CELE ORAZ KPI. Tutajmożemypomyślećomiarachtakichjakwskaźnikirentow-ności,płynnościczysprawnościwykorzystaniazasobów.Możemychciećliczbowoocenićkosztylubefektywnośćpracowników.Zwyklezebraniedanychnapotrzebytakichanaliziprzygotowanieichjestprocesemczasochłonnym.Razprzygotowane
19
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
rozwiązanieBIpozwoliłobynaszybkiwglądwsytuacjęfirmyzarównonapoziomieogólnym,jakinp.pojedynczychpracowników.Możnateżpokusićsięoprzełożeniewkładuposzczególnychzespołównarealizacjecelówfirmy.
BUDŻETOWANIE. Tworzącbudżety,chcemytrzymaćpodkontroląrealizacjęzałożonychplanów.WpraktycemożemyprzygotowaćraportowanieBIwsposób,którypozwalanaanalizęnaróżnychpoziomachszczegółowości.Toodużytkowni-kazależy,dojakichkategoriizostanąprzypisanewartościbudżetu.Dobrzezauto-matyzowanerozwiązanieBIpozwalanamonitorowanietychaspektównabieżąco.
PRZEPŁYW ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. Tutajmożemywykorzystaćwspo-mnianejużwyżejwskaźnikipłynnościipowiązaćjezinnymidanymidostępnymiwfirmie.Chcielibyśmyzidentyfikowaćobszarydziałalnościmającekluczowywpływnagenerowanieiabsorbowanieśrodkówpieniężnych.Tegorodzajurachunekprze-pływówpieniężnychpozwalanaprzypisaniewartościdopozycjitakichjakinwesty-cje,działalnośćoperacyjnaczymateriały.Automatyzacjategotypuanalizstajesięcorazłatwiejszanp.zuwaginafakt,żeprawiewszystkiebankioferujądziśeksportwyciągówwformacieMT940,którynadajesiędobezpośredniegozaładowaniadosystemuERPczyBI.
CENA-WOLUMEN-MARŻA. Tutajchcemywykorzystaćposiadaneinformacjeokosztach,przychodachimarżachorazpowiązaćcenyzwolumenemsprzedaży.Dobrzeprzygotowanyraportopartyrównieżodanehistorycznemożeodpowiedziećnp.napytanie,czyspadeksprzedażyjestpowiązanyzezmianąpolitykicenowej,czymożejestczęściąbardziejogólnegotrendu.
INWESTYCJE. Dziękiszczegółowyminformacjomofinansachiwynikachspółkiłatwiejszejeststworzenieplanówinwestycyjnych,anastępniemonitorowaniere-alizacjidziałańinwestycyjnych.Możliwe,żenapotrzebyanalizzasadnebędziewy-odrębnieniecentrówinwestycyjnych.Dziękizautomatyzowanemuraportowaniu,któreniemalnabieżącobędzienasinformowaćorezultatach,łatwiejbędzieana-lizowaćwydatkiiichefekty.Finalniepozwolitounikaćinwestycjinierentownychlubozbytdługimokresiezwrotu.
1.5.3. Aspekty techniczne
Raportowaniewymagapodpięciasiędodanychdostępnychwhurtownilubwsy-stemiefinansowo-księgowym.Najlepiejjesttozrobićwdedykowanymśrodowi-skuBIdoprzetwarzaniadużychzbiorówdanych.Takierozwiązaniemakilkaza-let–mawiększąwydajnośćielastycznośćpracyzdanymiorazpozwalanabardziejintuicyjnąprezentacjęwyników.Niechcieliśmytutajwymieniaćdostępnychnarzę-dzi,gdyżniejestnaszymcelemporównanieichmożliwości.Chcieliśmyskupićsięnaszerszychaspektach,którewartowziąćpoduwagęprzybudowaniurozwiązańsłużącychdoraportowania.Znaszegodoświadczeniawiemy,żeważniejszajeststrategiaraportowania,asamonarzędziemusipozwalaćnajejrealizacjęzgodniezposiadanymbudżetem.
AUTOMATYZACJA. WielefirmtworzydzisiajzestawieniafinansoweręczniepoprzezpowiązaniefunkcjamiwieluplikówExcel.Jesttoczasochłonneiniepo-zwalanabieżącemonitorowaniewieluaspektów.Tworzyteżdużepoledobłędów,aichprześledzeniejestprzedsięwzięciemwręczkarkołomnym.Automatyzacjara-portowaniawoparciuorozwiązaniaBIprzystosowanedoprzetwarzaniadużychzbiorówdanych,odnosząsięwłaśniedotakichkwestii.Tymsamymmożemyod-ciążyćpracownikówipozwolićimskupićsięnawykorzystaniudanychdowyzwańbiznesowych.
CZĘSTOTLIWOŚĆ DANYCH. Wspomnianepowyżejkwestiesączęstopowo-dem,dlaktórychraportowaniewykonujesięrzadko,czasemraznamiesiąc.Jeślijesttoraportkluczowyiniewyobrażamysobiebezniegodziałaniafirmy,toznajdziemyzasobynajegowykonanie.Jeślinatomiastbezniegoświatsięniezawali (nawetzakładając,żebyłbybardzopomocnyprzypodejmowaniudecyzjibiznesowych),toczęstopokilkuwykonanychraportachzostajeonzapomniany.Poprostubrakujenamzasobównajegociągłebudowanieodzera.PrzemyślanysystemraportowaniaBIoperującynadanychźródłowychmożebyćaktualizowanycodziennielubnawetcokilkagodzin,dającnamwglądwbieżącefunkcjonowaniefirmywszędzietam,gdziewcześniejniebyłotomożliwe.
20
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
NIE TRZEBA REZYGNOWAĆ Z EXCELA. Automatyczneraportowanieumoż-liwiazrezygnowaniezobróbkidanychwwieluplikachExcel,niemusitojednakoznaczaćzrezygnowaniezpracyztymprogramem.Jestwręcznaodwrót.Dziękipodłączeniuraportuwarkuszukalkulacyjnymdodanychwśrodowiskuraporto-wymmożliwejestoperowanietabeląwExcelu,którakorzystazewszystkichsilnychstronhurtownidanych,doktórychjestpodpięta.Takierozwiązaniełączyelastycz-nośćiszybkośćpracywExceluzwydajnościąiaktualnościąhurtownidanych.Jesttowygodnedlapracowników,bonadaloperująwdobrzeznanymśrodowisku,dys-ponującjednocześnieowielewiększąpaletąmożliwości.
ŁATWE STEROWANIE. Większośćdzisiejszychrozwiązańraportowaniaumoż-liwiałatwąmodyfikacjęraportów.Cowięcej,możliwejestrównieżłatwesterowa-nieprzeliczeniaminapoziomiehurtownidanych.Wystarczynp.umieścićplikExcelzawierającykategoriegrupowaniakontczystrukturyspółkiwfolderzeSharepoint.Pracownikodpowiedzialnyzaopiekęnadraportemniemusiposiadaćspecjali-stycznejwiedzyITimożewewnątrztakiegoplikudokonaćmodyfikacji,zmieniająctymsamymreguływyliczeńnapotrzebyraportu.
WYDAJNOŚĆ. Dziękizastosowaniurozwiązańdoprzetwarzaniadużychwolu-menówdanychautomatyczneraportysąprzygotowywaneszybkoinienapotykająnaróżnegorodzajuwąskiegardła,typowedlamanualnejpracyzdanymi.
KOSZT. Historyczniebudowanarzędzidoraportowaniabyłakosztowna,nacoskła-dałysiękosztyserwerów,oprogramowaniaorazspecjalistówdoichobsługi.Dziśjednakdziękipojawieniusięchmuryobliczeniowejorazsystemówlekkiegora-portowaniatekosztydrastyczniespadły.Miesięcznykosztlicencjinastanowiskowprzypadkupopularnychsystemówraportowaniazaczynasięodkilkudziesięciuzłotych.Dostępnejestrównieżoprogramowaniedarmowe,chociażzazwyczajmaonoskromniejsząpaletędostępnychmożliwości.
PREZENTACJA WYNIKÓW. Automatyczneraportycodozasadymogąbyćprzed-stawianenadwasposoby–poprzezgraficznedashboardylubtabele.Rozwiązaniateróżniąsiępodwzględemmożliwościisąprzeznaczonedlainnychużytkowników:
Ä DASHBOARD. Tozestawm.in.wykresów,wskaźnikówczymapnajednymwspólnympanelu(dashboardzie).Wizualnyaspektsprawia,żetegotypuanalizyzwyklesąintuicyjneimożnajełatwofiltrowaćkliknięciemnawy-kresie.TonarzędzieświetniesłużydomonitorowaniawysokopoziomowychKPIczywychwytywaniaogólnychtrendów.Przestajesięnatomiastspraw-dzać,gdyrośnieliczbaelementównawykresachczytabelkach.
Ä TABELA. Wynikimogązostaćrównieżzaprezentowanewformietabelizdużąliczbąwierszyikolumn.WtakiejsytuacjinajlepiejsprawdzasięExcel.JeślipodepniemytabelęwExceludosilnikaanalitycznego(np.kostkiOLAPwhurtowni),będziemymoglikorzystaćztychsamychzaletcoprzydashbo-ardzie, jeślichodzioszybkośći ilośćprzetwarzanychdanych.Rozwiązanietakiepozwalanatomiastnaszczegółowąanalizęniskiegopoziomu.Wwier-szachmogątobyćspojrzenianapojedynczekontaczytransakcje,awkolum-nachjednostkifirmyczypojedynczeMPK.Jesttonarzędziedlaosób,którewwiększymstopniupracujązdanymi,musząrealizowaćanalizyizestawieniapraktyczniecodziennie.
21
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
RYSUNEK 1. Przykładydwóchsposobówprezentowaniawyników
DASHBOARD Z WYKRESAMI TABELA W EXCELU
ŹRÓDŁO: OPRACOWANIE WŁASNE
1.5.4. Wdrożenie
Najbardziejoczywistympomysłemjestbudowaniekompetencjiraportowaniawe-wnętrzniewfirmiewoparciuoposiadanąkadrę.Idealnie,jeżeliposiadamywzespoleosobę,któramazdolnościanalityczneijestchętna,abysiędoszkolićwobszarzetworzeniaraportów.Możnawtedydaćjejczasnanabycieodpowiedniumiejętnościisamodzielnąbudowęraportów.Wsieciznajdziemywieleszkoleńztakichkom-petencji.Możnająteżwysłaćnaszkolenieorganizowaneprzezfirmęzewnętrzną,dziękiczemuporadzisobiezpodstawowymizadaniamiraportowaniai,coważne,wiedzapozostaniewewnątrzfirmy.
Przybardziejzłożonychwyzwaniachopieraniesięnazasobachwewnętrznychmożeniewystarczyć.Przykładowomożetakbyćwsytuacji,gdyraportowaniewymagaintegracjidanychzwieluróżnychźródełczyteżwiększejliczbyskomplikowanychtransformacji.Wtedyrozsądnebędzieskorzystaćzzewnętrznegodostawcy,którydostarczytegotypurozwiązanialubkompetencje.
Należypamiętać,żetedwapodejściasięniewykluczają.Wieledużychfirmpo-siadającychsprawnezespołyanalitycznekorzystazpomocyfirmzewnętrznych.Nieoddelegowująprojektówwcałości,tylkorealizująjewspólnie(patrz:wykres2).Pozwalatouzupełnićposiadanyzespółounikalnekompetencjeiwiedzęeksper-cką,atakżedajeelastycznośćwprzypadkuprojektów,którewymagająwiększegonakładupracy.Takiepodejściemarównieżsenswsytuacji,gdyważnajestszybkarealizacjaprojektówanalitycznych.Wtedyzewnętrznydostawcamożewkrótkimczasiestworzyćraporty,awkolejnymkrokuzaangażowaćpracownikówwewnątrzfirmyiwyszkolićichzobsługinarzędzidoraportowaniaorazzarządzanianimi.
WYKRES 2. Ktorealizujeprojektyanalizydanych–wielkośćprzedsiębiorstwa[%]
DUŻEPRZEDSIĘBIORSTWA
ŚREDNIEPRZEDSIĘBIORSTWA
MAŁEPRZEDSIĘBIORSTWA
51
25
6213
11
6623
12
37
Pracownicy Pracownicy i dostawca Zewnętrzny dostawca
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
22
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
1.5.5. Wdrożenie
POTRZEBY FIRMY SĄ WAŻNIEJSZE NIŻ TECHNOLOGIA. Podczasśle-dzeniamediówmożnanapotkaćopisywielufascynującychmożliwości,jakiedajezaawansowanaanalityka.Pojawiasięjednocześniepytanieoto,wjakisposóbmożnajewykorzystaćwfirmie.Mysugerujemyzastosowanieinnegopodejściairozpoczęcieodpytania–jakiepotrzebymafirma?Dopieroztegopunktumożnazacząćzastanawiaćsię,jakietechnologiewykorzystać.Częstokonkretnewyzwaniamożnarealizowaćwwięcejniżjedensposób,dlategowiązaniesięodrazuzjednympodejściemmożeograniczyćnaszemożliwości.
KROK PO KROKU.Podobniemożemyulecpokusienatychmiastowegowdraża-nianajbardziejzaawansowanychtechnologii.Wpraktycenajlepiejzacząćodrzeczymałychiprostych,adopieronaichbaziesukcesywnierozszerzaćzakreswykorzy-staniaanalityki.Datoorganizacjiczasnastopniowebudowaniekulturykorzystaniazdanych.Wdrażanieodrazudużychprojektówwsytuacji,gdyorganizacjahisto-ryczniewniewielkimstopniukorzystałazdanychczęstokończysięniepowodze-niem,ponieważpracownicyniesąwstaniewykorzystaćpotencjałurozwiązań.Ta-kiepodejścieminimalizujeryzykozwiązanezniepowodzeniami.MożnatuczerpaćzdobrychpraktykimetodykAgile.
KOMUNIKOWANIE SUKCESÓW. Poudanymwdrożeniupierwszychraportówwartoprzedstawićtoosiągnięciewewnątrzfirmy.Umożliwiatobudowaniezrozu-mieniadlarozwiązańanalitycznychworganizacji,pokazujerównieżpracownikom,żetegorodzajuprzedsięwzięciemasens,aichpracaprzynosifirmiewartość.
INFORMACJA ZWROTNA W PRZYPADKU BŁĘDÓW DANYCH. Danemogązawieraćbłędyiniestetyczęstojesttotolerowane–sąonepoprostukorygowaneręcznie.Wrazzewzrostemskaliiskomplikowaniapracanalitycznychtegorodzajuręcznekorektymogąjednakstanowićcorazwiększynarzutnacodziennąpracę.Wdużychorganizacjachpojawiająsięwręczosobnestanowiskaodpowiedzialnezatępracę.Tegorodzaju„ukrytefabrykidanych”sąmarnotrawieniemzasobów.Wartozatemodpoczątkuprzyjąćstrategię,żewprzypadkubłędówdanychko-niecznejestustalenieichprzyczynyirozwiązanietegoproblemu.Częstobierzesiętostąd,żeosobawprowadzającadaneniejestświadomaichdalszegozastosowa-niaijestprzekonana,żewykonujeswojąpracępoprawnie.Dlategolepiejnieigno-rowaćbłędówdanych,leczzadbaćoto,abynarzędziadoraportowaniapozwalałynałatwąidentyfikacjębłędów,ichźródła,anastępnienazrozumiałąiszczegółowąkomunikację.Dużołatwiejjestrozmawiaćokonkretnymbłędnymzapisiezawie-rającymliczbyidatęwprowadzenia,niżgdywiemytylko,żeniezgadzanamsięEBITDA,aleniewiemydlaczego.
ZMIANY W RAPORTOWANIU POWINNY BYĆ PLANOWANE. Niepożąda-nejestdokonywanieczęstychzmianwraportach.Możetospowodować,żeworga-nizacjibędziefunkcjonowaćwięcejniżjednawersjaprawdyostanieprzedsiębior-stwa.Możetoskutkowaćtrudnościamiwzarządzaniufirmą.Dlategojeżelizmianyniesąpilne,lepiejjegrupowaćwpaczkiidopierowtedywdrażać.
SZKOLENIE PRACOWNIKÓW. Dobrąpraktykąjestprzeszkolenieszerszejgru-pypracownikówwzakresiewdrożonegoraportowania.Chodziopokazaniekilkuważnychaspektów:
Ä osobom,doktórychtrafiająraporty–jakiesąpotencjalnemożliwościtakie-gonarzędzia;
Ä osobom,któretworządane–jakichpracawpływanaskutecznośćraportów,
Ä pozostałymosobomworganizacjiwystarczyzakomunikować,żetakiraportpowstałiczemuonsłuży.
Niechodzituoduże,wielogodzinneszkolenie,raczejobudowaniewzespołachświadomościrozwiązańcyfrowychstosowanychwfirmieichmożliwościiograni-czeń.Zjednejstronypodniesietoskutecznośćwykorzystywaniaraportówwewnątrzorganizacji,zdrugiejmożeteżpobudzićkreatywnośćpozostałychpracowników,cosprawi,żecyfryzacjaprzedsiębiorstwabędzieszybszaiłatwiejsza.
23
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
1.6. e-Faktury – czym jest rządowy projekt z dziedziny cyfrowych finansów?
Autor:MINISTERSTWOFINANSÓWaplikacje krytyczne
e-Faktury to projekt realizowany przez Aplikacje Krytyczne dla Ministerstwa Finansów
Wjegoramachzostaniewprowadzonydopolskiegoustawodawstwaustandary-zowany,elektronicznywzórfakturyorazpowstanienabieżącozasilanaiaktualizo-wanacentralnabazafakturdlatransakcjiB2BiB2C.Zmianieulegniem.in.proceswystawianiaorazodbieraniafaktur,aprzepisydotyczącefakturowaniazostanąuproszczoneiodbiurokratyzowane.
Zakres projektu to między innymi:
Ä Zbudowanieiwdrożeniesystemuinformatycznegodoodbieraniafakturelek-tronicznychorazichprzesyłaniadokontrahenta,atakżeodbieranieiprzeka-zywaniekomunikatudowystawcyfaktury.
Ä StworzenieAPIwcelubezpośredniegokomunikowaniasięprogramówfinan-sowo-księgowychzsystememe-Faktur.
Ä Integracjaze-Urzędem(portalusługowybudowanyprzezMinisterstwoFi-nansów)iadaptacjaaplikacjie-Mikrofirma.
Ä Zbudowaniemechanizmówanalitycznych.
Planowany harmonogram prac
Zakrespodzielononaetapobligatoryjnyifakultatywny.Wwynikupierwszego,którytrwaćbędziedosierpnia2021r.,udostępnionyzostaniewpełnifunkcjonal-nysystemdoe-faktur.Odwrześnia2021r.korzystaniezniegoprzezpodatnikówbędziedobrowolne,wprowadzonyzostanieatrakcyjnysystemzachęt.Pouzyskaniudecyzjiderogacyjnejrozwiązaniestaniesięobowiązkowe.
Wielkość i wolumetria
Tworzonerozwiązaniebędziedostosowanedopobieraniaiprzetwarzanianawet300milionówfakturdziennie,ponad80miliardówfakturrocznie,2TBdanychwciąguroku.
Założenia, zalety i oczekiwane rezultaty
Powstaniesystemwymianyfakturzrepozytoriumfakturprzedsiębiorcówipodat-nikówzjednymspójnymformatemfaktury,cozapewniautentycznośćpochodzeniaiintegralnośćtreści.Skrócisięczasobiegudokumentów,docelowozniknąćmaobo-wiązekskładaniaplikówJPKFA.Nastąpiczęściowaautomatyzacjaprzygotowywa-niadeklaracjiVAT.Uproszczoneiodbiurokratyzowanezostanąprzepisydotyczącefakturowanianp. likwidacjaduplikatówfaktur,potwierdzeńichodbioruifakturkorygujących.Wprowadzonezostaniesystemoweinowatorskieprzeciwdziałanienieprawidłowościomwobszarzepodatków.DocelowosystemzostaniepołączonyzwykazempodatnikówVAT,STIRiinformacjamionieuczciwychprzedsiębiorcach.
24
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
1.7. Przyszłość cyfrowego fakturowania w Europie
Autor:PIOTRTATARAsenior associate, baker mckenzie
Wnajbliższychlatachzmianywotoczeniuprawnymzwiązanymzfakturowaniemelektronicznymbędąodbywałysięrównoleglenadwóchpłaszczyznach.
Pierwszapłaszczyznazwiązanajestzezmianamiprzepisówprawaunijnego.JużwkomunikacieKomisjiEuropejskiejzgrudnia2010r.doParlamentuEuropejskiego,RadyorazEuropejskiegoKomitetuEkonomiczno-SpołecznegoiKomitetuRegionów12wskazałaonanaistotnekorzyścipłynącezfakturowaniaelektronicznegoorazzaproponowała,abydo2020r.e-fakturowaniestałosięgłównąmetodąfakturowaniawEuropie(celten,jakwiadomo,niezostałosiągnięty).Wtymza-kresieKomisjazobowiązałasięściślewspółpracowaćzpaństwamiczłonkowskimiiwszystkimiin-nymizainteresowanymistronamiwosiągnięciutegoceluistworzeniuodpowiedniegośrodowiskadlapowszechnegowprowadzeniastosowaniafakturowaniaelektronicznego.RównieżnaetapieprzygotowywaniaDyrektywyParlamentuEuropejskiegoiRadynr2014/55/UEwsprawiefak-turowaniaelektronicznegowzamówieniachpublicznychKomisjaEuropejskadostrzegła,żeobo-wiązującewpaństwachczłonkowskichrozbieżnewymogiprawneitechnicznedotyczącefakturelektronicznychmogąstanowićbarierywdostępiedlaposzczególnychrynków,awkonsekwencjiwywierająbezpośredniwpływnafunkcjonowanieunijnegorynkuwewnętrznego.StądnapotrzebystosowaniaDyrektywyEuropejskiKomitetNormalizacyjny(CEN)opracowałnormęeuropejskądotyczącąmodeludanychdlapodstawowychelementówfakturyelektronicznej(normaEN-16931).
15lipca2020r.KomisjaEuropejskaogłosiładalszyplandziałaniawzakresiekierunkówzmianwsy-stemieVATwperspektywienalata2020 – 2023r.13Proponowaneprzezniądziałaniaobejmująm.in.rozszerzenieharmonizacjiprzepisówprawaunijnegowzakresiefakturowaniaelektronicz-nego.Szczegółytejharmonizacjiniesąobecnieznane,jaknależysięjednakspodziewaćbędziedochodziłobądźdorozszerzeniastosowaniaobecnejnormyeuropejskiejdotyczącejfakturowaniaelektronicznegobądźdowdrożeniazbliżonegorozwiązaniabazującegonaustrukturyzowanymkomunikacieelektronicznymirozszerzeniagonainne–pozazamówieniamipublicznymi–obszary.Jaksięwydaje,stopniowobędzieodchodziłosiętakżeodfakturelektronicznychgenerowanychwpostaciplikówgraficznychnarzeczustrukturyzowanychkomunikatówelektronicznychumoż-liwiającychuproszczenieizautomatyzowanieprocesuujmowaniafaktur,jakrównieżkontrolęorganówpodatkowychnadzadeklarowanymidanymi.
DrugapłaszczyznazwiązanajestzzapowiadanymizmianamiwpolskiejUstawieoVAT,mającyminaceluuszczelnieniepoboruVATwPolsce.WtymzakresiezgodniezzapowiedziąMinisterstwaFinansów(informacjenatentematzostałyprzekazanewprasiecodziennej,tj.niemawtymzakre-sieoficjalnegokomunikatuaniprojektunowelizacjiustawy)w2021r.planowanejestwdrożeniecentralnejplatformyelektronicznejnadzorowanejprzezorganypodatkowe,zapośrednictwemktórejbędzienastępowałoprzesyłaniefakturelektronicznychdokontrahentów.Fakturaelektro-nicznabędziewięcnajpierwprzesyłanaprzezwystawcęnaportalorganówpodatkowych(zamiastbezpośredniodoodbiorcy),anastępnieztegoportaluprzesyłana(lubpobieranasamodzielnie)
12 KomunikatKomisjidoParlamentuEuropejskiego,Rady,EuropejskiegoKomitetuEkonomiczno--SpołecznegoiKomitetuRegionówCzerpanieKorzyścizFakturowaniaElektronicznegowEuropie(COM/2010/0712końcowy)
13 https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/2020_tax_package_tax_action_plan_en.pdf
25
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
przeznabywcętowarówlubusług.Naobecnymetapieszczegółyjejfunkcjonowanianiesąjesz-czepublicznieznane.Wiadomejestjedynieto,żewpoczątkowymokresiefunkcjonowaniaportaluprzesyłaniezajegopośrednictwemfakturmabyćdobrowolne,adopieropopewnymczasie–gdysystemzostanieprzetestowanyprzezpodatników–będziestopniowostawałsięobowiązkowy(jaknależyzałożyć,będzietowpierwszejkolejnościdotyczyłowybranychprzezMinisterstwoFinansówbranż).
Administracjabędziewięcuczestniczyćwprocesieprzesyłaniafakturelektronicznych,przyczymzzałożeniamatobyćprocesautomatyczny–fakturyniebędąwżadensposóbautoryzowaneprzezorganypodatkowe,zanimbędziemożliweichpobranieprzezodbiorcę.Jednocześniejed-nakadministracjazyskawgląddofakturwczasierzeczywistym(niezaś,jakmatomiejsceobec-nie,dopiero25.dniamiesiącanastępującegopomiesiącuwystawieniafakturywramachdanychprzekazywanychwJednolitymPlikuKontrolnym).
KOMENTARZ EKSPERTA
NOEMI TAŃSKAcountrymanager,poland cima
Firmy coraz chętniej korzystają z technologii cyfrowych w obszarze finansów. Jak wynika z badania CIMA Future of Finance, już ponad połowa (54 proc.) działów finansowych wykorzystuje rozwiązania chmurowe, 11 proc. – robotyzację, a 25 proc. – zaawansowa-ną analizę danych. Odsetek przedsiębiorstw, które zamierzają wprowadzić je w obszarze finansów w ciągu najbliższych 3–5 lat, wynosi kolejno 23 proc., 17 proc. i 24 proc. Każ-dego dnia firmy dokonują też wielu decyzji, często opartych na analizie dużych zbiorów danych i powtarzalnych sekwencji działań. Dlatego w nadchodzących latach kluczowe będą sztuczna inteligencja i automatyzacja, które mogą być dodatkowo wykorzystane w celu usprawniania procesów czy wykrywania nieprawidłowości w sprawozdawczości.
Szacuje się, że w najbliższej przyszłości ponad 20 proc. zadań finansowych zostanie zau-tomatyzowanych. 55 proc. spośród 5,5 tys. specjalistów z dziedziny finansów biorących udział w badaniu Future of Finance już zauważyła w swoich organizacjach przestawienie się na automatyzację procesów. Obejmuje ona przede wszystkim powtarzalne i rutyno-we działania, a w ramach funkcji finansowej dotyczy w największym stopniu aspektów związanych z gromadzeniem informacji i raportowaniem. W niektórych firmach dopro-wadziła np. do zaprzestania przygotowywania comiesięcznych raportów finansowych – dostępne na rynku oprogramowania komputerowe w czasie rzeczywistym generują informacje zarządcze, używając przy tym spersonalizowanego języka i terminologii od-powiadającej danej organizacji.
Automatyzacja pozwala specjalistom ds. finansów zaoszczędzić czas i skupić się na bar-dziej strategicznych zadaniach. Dzięki niej mogą oni przejść od wykonywania funkcji czysto technicznej, skoncentrowanej głównie na budżetowaniu, planowaniu i sprawozdawczości, do roli komercyjnie myślącego strategicznego partnera biznesowego, łączącego umie-jętności z zakresu rachunkowości zarządczej z nowymi rozwiązaniami technologicznymi i tworzącego wartość dla przedsiębiorstwa.
Oczywiście są obszary, których obecne możliwości technologiczne nie są w stanie pod-dać automatyzacji, np. doradztwo wymagające interakcji z interesariuszami oraz zasto-sowanie specjalistycznej wiedzy w celu podejmowania trafnych decyzji. Dlatego warto myśleć o nowych technologiach jako o wsparciu ludzkich możliwości a nie ich substytucie. Korzystając z nich firmy mogą uwolnić pełen potencjał swoich zespołów finansowych i poszerzyć kompetencje, by obejmować szerszy zakres informacji zarządczych oraz od-krywać nowe rozwiązania biznesowe.
CZEŚĆ 2.
Cyfrowe fakturowanie w Polsce na tle innych krajów europejskich
27
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
2.1. Podsumowanie
DziękibadaniomEurostatuzlat2018oraz2019dotyczącymSpołeczeństwaIn-formacyjnegomożliwejestprzedstawieniestanucyfryzacjipolskichfirmiporów-nanieichzprzedsiębiorstwamizinnychkrajówUE.Badanietodajewglądzarównowstopieńcyfryzacjiobiegufaktur,jakiinnychtechnologiizwiązanychztransfor-macjącyfrowąwobszarzefinansówiksięgowości.Wkolejnychpodrozdziałachsązawarteszczegółoweanalizy,poniżejprzedstawiamyskrótowowynikiwformiepodsumowania.
CYFRYZACJA OBIEGU FAKTUR. Pierwszympoziomemcyfryzacjiobiegufak-turjestwysyłaniee-fakturocharakterzenieustrukturyzowanym,takichjakskanyczyteżPDF-y.Tutajpolskiefirmysąwśrodkueuropejskiejstawki–wPolscerobitak58%firm,podczasgdyśredniaUEwynosi59%.
WidaćnatomiastróżnicępomiędzyPolskąaUEwprzypadkudalszychkrokówzwią-zanychzcyfryzacją.WUEprzeciętnie18%firmzrezygnowałozwysyłaniafakturpapierowych,podczasgdywPolscezdecydowałosięnatotylko13%przedsię-biorstw.Dystanstenjest jeszczebardziejzauważalnywprzypadkupraktykiwy-syłaniafaktur,któresądostosowanetoautomatycznegoprzetwarzania.WPolscetegorodzajue-fakturywysyła16%firm,wUErobizaśtak25%przedsiębiorstw.
NapoziomiecałejUEmożnazidentyfikowaćkilkupaństwliderów,wktórychsto-pieńcyfryzacjiobiegufakturposzedłzdecydowaniedoprzoduwzględemresztyUE.SątokrajeskandynawskieorazHolandiaczyteżEstonia.Cociekawe,przyporównywaniudanychwśródliderówmożnadostrzec,żeistniejewięcejniżjedenmodelcyfryzacjiobiegufaktur.WprzypadkuFinlandii79%firmwysyłafakturydostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania,tylko14%jednakzdecydowałosięnacałkowitezrezygnowaniezichpapierowychwersji.WHolandiijestnaod-wrót–tylko22%przedsiębiorstwwysyłafakturydoautomatycznegoprzetwarza-nia,aż59%jednakzrezygnowałozpapieru.
SYSTEMY INFORMATYCZNE ERP. Systemydozarządzaniaprzedsiębiorstwemsąwykorzystywaneprzez87%polskichdużychfirmijesttowynikcałkiemwysokinatleunijnejśredniej,wynoszącej80%,czyteżNiemiec(77%)lubFrancji(85%).JednakpolskieMŚPnatleUEwypadająniecogorzej.27%firmztegosektorako-rzystazsystemówERPijesttowyraźniemniejniż35%dlacałejUE.
ZAMÓWIENIA ELEKTRONICZNE. WPolscetylko4%przedsiębiorstwprzyjmu-jezamówieniazapomocąelektronicznychkomunikatówEDI.WUErobitakśred-nio6%firm.Istniejetutajjednakdużadysproporcjazwiązanazwielkościąfirmy.WPolsceztejtechnologiikorzysta28%dużychfirmijesttostosunkowowysokiodseteknatleEuropy.NiestetywśródMŚPtylko3%wykorzystujekomunikatyEDIwsprzedażyiwtymaspekciewypadamysłabowporównaniuzinnymipań-stwamiUE.Technologiatajestwnajwiększymstopniuwykorzystywanaprzezsektorprodukcji–zarównowUE(10%firm),jakiPolsce(7%).
CHMURA OBLICZENIOWA. Największąróżnicępomiędzypolskimiieuropejski-mifirmamiwidaćwwykorzystaniuoprogramowaniafinansowegolubksięgowegowchmurzeobliczeniowej.WUEprzeciętnietakimirozwiązaniamiposługujesię9%firm,wPolscekorzystaznichtylko3%przedsiębiorstw.Różnicataodzwiercied-laszerszyaspekt, jakimjestniskistopieńwykorzystaniarozwiązańchmurowychwśródrodzimychfirm.
LIDEREM JEST SKANDYNAWIA. WprzypadkuwielurozwiązańnaturalnymwzoremdlapolskiejgospodarkisąstandardywypracowanewNiemczech.Biorącpoduwagędynamikęgospodarkiniemieckiej,jesttozrozumiałepodejście,gdyjed-nakchodziocyfryzacjęprzedsiębiorstw,powinniśmyraczejspoglądaćnaSkandy-nawię.Totamfirmyskuteczniewdrażajątechnologiezwiązanezcyfryzacjąobiegufaktur,przyjmowaniazamówieńorazwykorzystaniemsystemówERPichmuryobliczeniowej.Wtychaspektachgospodarkaniemieckawypadazaskakującoprze-ciętnienatleinnychpaństweuropejskichiztegopowoduwzorcówpowinniśmyszukaćgdzieindziej.
28
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
2.2. Cyfryzacja obiegu faktur
Cyfryzacjaobiegufakturtozagadnieniezłożone,któregoniedasięuchwycićzapo-mocąjednejmiary.Opisującje,wypadauwzględnićtakieaspektyjakwysyłaniefakturmailem,korzystaniezróżnychrozwiązańdoksięgowania,automatyzacjapro-cesówzapomocąRPA,korzystaniezestandardówtransferufakturitd.WpraktyceEurostatprzygotowałkilkaogólnychmiar,którepozwalająnaporównaniePolskidoinnychkrajóweuropejskichpodkątemkorzystaniaztechnologiiautomatyza-cjiobiegufaktur.Należyprzytympamiętać,żeoperująonenapewnympoziomieogólnościiniedostarczająszczegółowychinformacji,którychbyśmymogliszukać.
NIEUSTRUKTURYZOWANE FAKTURY. Najbardziejoczywistymkrokiemwcy-fryzacjiobiegufakturjestwysyłanieichpoprzezpocztęe-mail.Wysłanawtenspo-sóbe-faktura,zazwyczajwformieskanulubPDF,docieradoadresataowieleszyb-ciej–zazwyczajodrazupowysłaniu.Korzystanieztakiegoobieguwymagajedynieposiadaniafirmowychskrzyneke-mail,coodwielulatjeststandardem.
REZYGNACJA Z FAKTUR PAPIEROWYCH. Owielebardziejcharakterystycz-nymznakiempostępuwcyfryzacjiprzedsiębiorstwajestrezygnacjazkorzystaniazfakturpapierowych.Jeżelifirmamożecałkowiciezaprzestaćkorzystaniazpapieru,znaczyto,żewypracowałazeswoimipartneramibiznesowymirelacjeowiększymstopniuzaawansowaniatechnologicznegoorazzapewnecharakteryzującesięwięk-szymstopniemzaufania.Jeśliwdanymkrajuwidzimywysokiodsetekfirm,którezrezygnowałyzpapierowychfaktur,totenfaktmówidużoodojrzałościcyfrowejcałejgospodarki.
E-FAKTURY DO AUTOMATYCZNEGO PRZETWARZANIA. O zaawanso-waniucyfrowymwnajwiększymstopniuświadczykorzystanieze-faktur,któremająwystandaryzowanąstrukturę.Pozwalająonenaautomatycznewprowadzaniedanychdosystemówinformatycznych.Dziękitemucałyprocesprzebiegaowielesprawniejorazmożliwejestwyeliminowaniewielukrokówwykonywanychprzezczłowieka.Przekładasiętom.in.namniejsząliczbębłędów.
RYSUNEK 2. MiarystopniacyfryzacjiobrotufakturnapodstawiedanychEurostat
>_
Nieustrukturyzowane e-faktury
Wysyłanie faktur w formie elektronicznej poprzez
e-mail, zazwyczaj w formie skanu lub PDF. Faktury te
nie są przygotowane to automatycznego
przetwarzania.
Rezygnacja z faktur papierowych
Zaprzestanie wysyłania do klientów faktur w formie
papierowej. Firma przesyła wyłącznie faktury
elektroniczne (ustrukturyzowane lub nie).
E-faktury do automatycznego
przetwarzania
Faktury o wystandaryzowanej strukturze, co pozwala na ich automatyczne
wprowadzenie do systemu księgowego. Typowe
standardy to XML oraz EDIFACT.
ŹRÓDŁO: OPRACOWANIE WŁASNE NA BAZIE DANYCH EUROSTATU
Jużpobieżnaanalizapokazujeobszary,wktórychwautomatyzacjiobiegufakturpolskiefirmymogąsięporównywaćdoeuropejskich,awktórychwystępujeluka.Mianowiciewpodstawowymaspekcie,jakimjestwysyłanienieustrukturyzowanyche-faktur,plasujemysięwśrodkueuropejskiejstawki.WPolsceztakiejtechnikiko-rzysta58%firmijesttoprawietylesamoco59%wUE.Należyjednakpamiętać,
29
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
żewymogistawianewobecfirmy,którawysyłategorodzajue-faktury,niesązbytwysokie.Wystarczyfirmowekontoe-mail,asamafakturamożebyćwygenerowa-naprzezjedenzwieluczęstodarmowychprogramówlubprzygotowanawszab-loniewExcelu.
Wprzypadkudwóchpozostałychmiarcyfryzacjiobiegufakturwidaćjużzauwa-żalnąróżnicęwzględemresztyUE.WPolsce13%firmzrezygnowałozwystawia-niafakturpapierowych,podczasgdyunijnaśredniawynosi18%.Cowięcej,tylko16%polskichfirmwysyłae-fakturydoautomatycznegoprzetwarzania,podczasgdywUEczynitakcoczwartafirma.
WYKRES 3. CyfryzacjaobrotufakturwPolscenatleUniiEuropejskiej[%]
PolskaUE 27
Firmy wysyłające e-faktury do automatycznego przetwarzania
Firmy niewystawiające faktur papierowych
Firmy wysyłające nieustrukturyzowane e-faktury
59
18
13
25
16
58
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
Abyuchwycićpołożeniepolskichfirmnatlegospodarekeuropejskich,zbudowali-śmysyntetycznyindeks.Składasięonztrzechmiarcyfryzacjiobrotufaktur,przyczymuznaliśmy,żerezygnacjazfakturpapierowychorazkorzystanieze-fakturdoautomatycznegoprzetwarzaniasąmiaramiważniejszymiiztegopowodudali-śmyimpodwójnąwagęwbudowiewskaźnika.
Indeks cyfryzacji obrotu faktur = firmy wysyłające nieustrukturyzowane e-faktury + 2 × firmy które zrezygnowały z faktur papierowych + 2 × firmy wysyłające ustrukturyzowane e-faktury
Porównującpaństwaeuropejskiewedługindeksucyfryzacjiobrotufaktur,moż-nawyciągnąćkilkawniosków.PrzedewszystkimPolskaplasujesięniecoponiżejśrodkastawkiizajmujepozycję21.na29państwuwzględnionychwanalizie.Wy-przedzająnasmiędzyinnymiRumunia,Czechyorazwszystkietrzypaństwabałty-ckie.Łatwozauważyć,żepaństwazdolnejpołowystawkimająpodobnewartościindeksu.Jestnatomiastpięć,możedziesięćpaństw,któreosiągająowielewyższewartościindeksu.Sątopaństwaskandynawskieorazniektórepółnocnoeuropejskie,np.Holandia.Możnawięcwysnućwniosek,żewiększośćkrajówUEmatrudnościzwdrożeniemnawiększąskalęcyfrowegoobiegufakturitychkilka,któreradząsobiewtymaspekciedobrze,wyróżniasięnatleEuropy.
30
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
FinalniedosyćzaskakującyjestniskiwynikindeksudlaNiemiec.Naszzachodnisąsiadzająłtrzeciąodkońcapozycjęwrankingu.Podobnieniskiewartościzaj-mujądwapozostałepaństwaniemieckojęzyczne–Austriaosiągnęła24.pozycję,aLuksemburgjestprzedostatni.Sugerujeto,żerozwiązaniaistandardyprzyjętewniemieckojęzycznymświeciegospodarczymmogąstanowićograniczeniewroz-wojucyfrowegoobiegufakturiżewtymaspekcieniekonieczniepowinniśmybraćprzykładznaszegosąsiadazzaOdry.
WYKRES 4. Indekscyfryzacjiobrotufaktur[%]
LIDERZY ZAPÓŹNIENI
Węg
ryLu
ksem
burg
Nie
mcy
Gre
cja
Słow
acja
Aust
riaC
horw
acja
Bułg
aria
Polsk
aPo
rtug
alia
Belg
iaRu
mun
iaŁo
twa
Cypr
Cze
chy
Mal
taLi
twa
Hisz
pani
aW
. Bry
tani
aSz
wec
jaW
łoch
yFr
ancj
aIrl
andi
aSł
owen
iaN
orw
egia
Esto
nia
Hol
andi
aFi
nlan
dia
Dan
iaU
E 27
145
261 260249
233
214199
185 182 181
164154 152 150
139 133 129 127 127 125 124116 114 111 111 110 108 106 104
94
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
Niewszystkiekrajepodążajątąsamąścieżkąnadrodzedocyfryzacjiobiegufak-tur.WeźmyjakoprzykładFinlandięorazHolandię–dwapaństwaspośródliderów.Obydwacechująsięowielewyższymniżśredniaeuropejskaodsetkiemfirmkorzy-stającychznieustrukturyzowanyche-faktur,tutajjednakpodobieństwosiękończy.WFinlandiiaż79%znichkorzystaze-fakturdoautomatycznegoprzetwarzaniaijesttonajwyższawartośćwUE.Mimototylko14%tamtejszychfirmzrezygnowałocałkowiciezpapieru.WHolandiijestnaodwrót.Tylko22%firmwysyłae-fakturydoautomatycznegoprzetwarzania,amimotojuż59%spośródnichzrezygnowa-łozpapieru.Pokazujeto,żewpraktyceistniejewięcejniżjedenmodelcyfryzacjiobrotufakturwgospodarce.
31
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
WYKRES 5. CyfryzacjaobrotufakturwPolscenatlewybranychkrajówUE[%]
LIDERZY ZAPÓŹNIENI
Firmy wysyłające e-faktury do automatycznego przetwarzania
Firmy niewystawiające faktur papierowych
Firmy wysyłające nieustrukturyzowane e-faktury
WęgryNiemcyPolskaHolandiaFinlandiaUE 27
59
1825
74
14
79
87
59
22
58
1316
50
1117
2226
10
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
2.2.1. Nieustrukturyzowane elektroniczne faktury
Korzystanieznieustrukturyzowanyche-fakturjestdośćpowszechnewUE.Wwięk-szościkrajówwysyłajeponadpołowafirm.Dotyczytozarównodużychprzed-siębiorstw,powyżej250pracowników,jakiMŚP,czylizatrudniających10 – 249osób.EuropejskimlideremjestEstonia,gdzieaż95%przedsiębiorstwkorzystaznieustrukturyzowanyche-faktur.WśródpaństwdawnejUEnauwagęzasługujeHolandia,gdzie90%dużychfirmi87%MŚPwysyłae-fakturytegorodzaju.Przy-kładytychdwóchkrajówpokazują,żewsprzyjającychwarunkachgospodarczychiprawnychmożnaoczekiwać,żeponad90%firmbędziekorzystaćznieustruktu-ryzowanyche-faktur.
PatrzącnaliczbydlaPolski,możnapowiedzieć,żenaszkrajwypadaporównywal-niedoinnychpaństweuropejskich.WPolsce82%dużychfirmi57%MŚPko-rzystaznieustrukturyzowanyche-fakturi jesttostatystykazbliżonadośredniejdlaUEczyFrancjiiNiemiec–krajów,doktórychchcielibyśmysięporównywać.Jesttowynikprzyzwoity,należyjednakpamiętać,żekorzystanieztegorodzajue-fakturnienakładanafirmydużychwymagań.
32
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
WYKRES 6. Firmywysyłającenieustrukturyzowanee-faktury–skany,PDF-y[%]
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
59
74
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
74 73
8790
50
62
7569
81
57
8289
22
43
95 96
82
68
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
Porównującposzczególnesektorygospodarki,widać,żewłaściwewkażdymznichkorzystanieznieustrukturyzowanyche-fakturjestczęstąpraktyką.Jestonanaj-powszechniejszawsektorzeITitelekomunikacji(88%)orazsektorzeusługspe-cjalistycznych(69%).Nawetwsektorach,wktórychwykorzystanietegorodzajue-fakturjestnajniższe,wciążoperujewtensposóbbliskopołowafirm.Wsektorzenieruchomościjestto43%firm,awbudownictwie–46%.
33
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
WYKRES 7. Firmywysyłającenieustrukturyzowanee-faktury–skany,PDF-y[%]
USŁ
UG
IH
AN
DEL
DET
ALI
CZN
YO
RA
Z LO
GIS
TYK
APR
ZEM
YSŁ
OR
AZ
USŁ
UG
I KO
MU
NA
LNE
UE 27Polska
Usługispecjalistyczne
IT oraztelekomunikacja
Nieruchomości
Administracjai usługi wsparcia
Zakwaterowaniei gastronomia
Handeldetaliczny
Transporti magazyny
Budownictwo
Usługikomunalne
Produkcja
Wszystkie(bez instytucji finansowych)
5859
6166
6060
4658
5857
4846
5547
5660
4348
8877
6962
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
2.2.2. Rezygnacja z faktur papierowych
Wrazzewzrostemwykorzystaniae-fakturrośnieodsetekfirm,któremogąwco-dziennejdziałalnościwcałościoprzećsięoelektronicznewersjefakturizrezygno-waćzpapieru.WUEdokonałotegokroku18%MŚPoraz14%dużychfirm.Wyż-szyodsetekrezygnacjizfakturpapierowychwśródmniejszychfirmniepowiniendziwić.Łatwiejjestwśródnichznaleźćtakie,którepracujązniewielkąliczbąstałychklientów.Todlanichcałkowiteprzejścienaelektronicznefakturyjestnajprostsze.
GospodarkipaństwdawnejUEbardzoróżniąsiępodwzględemstopnia,wjakimfirmyzrezygnowałyzkorzystaniazpapierowychfaktur.LideremjestHolandia,gdzieponadpołowaprzedsiębiorstwniewystawiajużfakturwformiefizycznej.Dotyczyto52%dużychfirmoraz59%MŚP.ZdrugiejstronysąNiemcy,gdziezfakturpapie-rowychwcałościzrezygnowałotylko3%dużychfirmoraz11%MŚP.Cociekawe,nawetwFinlandiitylko14%firmcałkowicieprzestawiłosięnaelektronicznefaktury.
Polskawypadaniecoponiżejśredniej.Zpapierowychfakturzrezygnowało8%du-żychfirmijesttowyraźniemniejniż14%przeciętniedlaUEczyteżgospodarektakichkrajówjakCzechy(18%)bądźWłochy(11%).WśródMŚP14%polskichfirmzrezygnowałozpapieruijesttowynikporównywalnyzosiąganymiprzezinnepaństwa.
34
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
WYKRES 8. Firmy,którezrezygnowałyzwysyłaniapapierowychfaktur[%]
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
18
14
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
14 14
59
52
11
3533
1411
1411
18
2630
46
35
8
3
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
ZarównowPolsce,jakigeneralniewUEsektorem,wktórymfirmywnajwiększymstopniuzrezygnowałyzpapierowychfaktur,jestIToraztelekomunikacja.Oprócztegouczyniłtakrelatywniedużyodsetekfirmzinnychbranżusługowych–zakwa-terowaniaigastronomii,administracjiiusługwsparciaorazusługspecjalistycznych.WdwóchbranżachwPolsceistniejewyraźnalukawzględemUEwtymwymiarzecyfryzacjiobiegufaktur.Mianowiciewśródpolskichprzedsiębiorstwzbranżynie-ruchomościtylko7%całkowiciezrezygnowałozwystawianiapapierowychfak-tur,podczasgdyśredniowUEzdecydowałosięnatoaż18%firm.Podobniejestwprzypadkuusługkomunalnych.Tylko8%polskichfirmztejbranżypożegnałosięzpapierem,awUEuczyniłotak14%przedsiębiorstw.
35
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
WYKRES 9. Firmy,którezrezygnowałyzwysyłaniapapierowychfaktur[%]
USŁ
UG
IH
AN
DEL
DET
ALI
CZN
YO
RA
Z LO
GIS
TYK
APR
ZEM
YSŁ
OR
AZ
USŁ
UG
I KO
MU
NA
LNE
UE 27Polska
Usługispecjalistyczne
IT oraztelekomunikacja
Nieruchomości
Administracjai usługi wsparcia
Zakwaterowaniei gastronomia
Handel detaliczny
Transport i magazyny
Budownictwo
Usługi komunalne
Produkcja
Wszystkie(bez instytucji finansowych)
1318
1216
814
1516
1319
1319
1721
1624
718
2028
1720
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
2.2.3. Faktury elektroniczne ustrukturyzowane i dostosowane do automatycznego przetwarzania
Kolejnymwskaźnikiemcyfryzacjiobiegufakturjestwykorzystanieelektronicznychfaktur,którychstrukturajestdostosowanadoautomatycznegoprzetwarzaniaprzezsystemyinformatyczne.Jesttotechnologiawydajniejszaniżsamoprzesłaniefakturyprzeze-mail,ponieważpozwalanaowielewiększystopieńautomatyzacji,atymsa-mymwyeliminowaniewielupracwykonywanychręcznieiredukcjęliczbybłędów.
Wysyłaniefakturwformatachdoautomatycznegoprzetwarzaniajestpowszech-niejszewśródwiększychfirm.NapoziomiecałejUEztejtechnologiikorzysta49%dużychprzedsiębiorstw,podczasgdywsektorzeMŚPczynitaktylko24%firm.Takieróżniceniepowinnydziwić.Wysyłanietegorodzajue-fakturwymagainwe-stycjiwoprogramowanie,którabardziejopłacasięprzypewnejskalidziałania.Dla-tegoteżzuznaniemmożnaprzyjąćszczególnieosiągnięcieFinlandii,gdzieaż79%MŚPoraz90%dużychfirmwystawiategorodzajue-faktury.
Polskawypadaniecoponiżejprzeciętnejunijnej.42%dużychpolskichfirmwysyłafakturydoautomatycznegoprzetwarzania,awśródMŚPczynitak15%.Cocieka-we,sątoniemalidentycznewynikijakwprzypadkufirmniemieckich.
36
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
KOMENTARZ EKSPERTA
BOGDAN ZATORSKIekspertkonsultingubiznesowegowsage
Dokumenty elektroniczne, w tym faktury, z roku na rok zyskują coraz większe zna-czenie. Dzieje się tak m.in. dlatego, że Unia Europejska konsekwentnie dąży do prak-tycznego, a nie jedynie formalnego zrównania w obrocie gospodarczym dokumentów w postaci elektronicznej tymi w postaci papierowej. Polska konsekwentnie liberalizuje w związku z tym prawo podatkowe. Postęp jest ogromny i widoczny dla każdego, choć w porównaniu do innych krajów w UE mamy jeszcze dużo do zrobienia. Skąd wynika obawa polskich przedsiębiorstw przed tą formą fakturowania?
Główne powody nieprzesyłania faktur w formie elektronicznej to przyzwyczajenie do wersji papierowej oraz brak wymagania ze strony klientów do wymieniania się fakturami drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy obawiają się również komplikacji, jakie mogą wystąpić w systemie i procesach obsługi faktur, kiedy w firmie e-faktury muszą współistnieć z papierowymi. Wskazywane przez przedsiębiorców powody techniczne to wysokie koszty implementacji odpowiedniej technologii oraz brak bezpiecznego podpisu elektronicznego do podpisywania faktur. Ten ostatni powód jest szczególnie interesujący, od 2010 roku nie ma już bowiem obowiązku podpisywania faktur elek-tronicznych. Spójrzmy też na korzyści digitalizacji księgowości. Cyfryzacja podatków zwiększa transparentność finansową przed fiskusem, ale też daje lepszy obraz sytuacji materialnej firmy. Automatyzacja procesów, a co za tym idzie – eliminowanie czynno-ści wykonywanych ręcznie – zmniejszy liczbę błędów. Zwróćmy uwagę, że jeśli mamy złe dane, to źle je przetworzymy, a w konsekwencji nie możemy oczekiwać, że nawet najlepszy system informatyczny stworzy nam genialne zestawienie czy sprawozdanie, które zostanie zaakceptowane przez organy podatkowe.
37
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
WYKRES 10. Firmywysyłającefakturydostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania[%]
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
24
49
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
79
90
21
44
16
25
53
41
66
15 13
38
9
34
22
55
4245
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
NapoziomiebranżwidaćdużeróżnicepomiędzyPolskąaUEwwykorzystaniufakturelektronicznychdoautomatycznegoprzetwarzania.Najbardziejzaskakującaróżnicadotyczyusługkomunalnych.WUEfirmyztejbranżysąlideramiwwykorzystaniutegorodzajue-faktur.Aż34%spośródnichkorzystaztakichrozwiązań.WPolscejednakwśródfirmzobszaruusługkomunalnychtylko7%wysyłae-fakturydoau-tomatycznegoprzetwarzania.Lukęodużejskaliwidaćrównieżwbudownictwie(9%wPolsce,25%wUE),administracjiiusługachwsparcia(14%i27%)oraznie-ruchomościach(7%i15%).
38
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
WYKRES 11. Firmywysyłającefakturydostosowanedoautomatycznegoprzetwarzania[%]
USŁ
UG
IH
AN
DEL
DET
ALI
CZN
YO
RA
Z LO
GIS
TYK
APR
ZEM
YSŁ
OR
AZ
USŁ
UG
I KO
MU
NA
LNE
UE 27Polska
Usługispecjalistyczne
IT oraztelekomunikacja
Nieruchomości
Administracjai usługi wsparcia
Zakwaterowaniei gastronomia
Handel detaliczny
Transport i magazyny
Budownictwo
Usługi komunalne
Produkcja
Wszystkie(bez instytucji finansowych)
1625
1825
734
925
1521
1620
1319
1427
715
2331
1322
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
39
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
KOMENTARZ EKSPERTA
MINISTER TADEUSZ KOŚCIŃSKIministerstwofinansów
Cyfryzacja działalności gospodarczej postępuje, a polscy przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z tych rozwiązań. Pierwszym krokiem każdego podatnika korzystającego z cyfrowego obiegu faktur jest przesyłanie e-faktury e-mailem. Polskie przedsiębior-stwa na tle średniej unijnej wypadają w tym obszarze dobrze, nie ustępując podmio-tom z Niemiec czy Francji. Krajowi przedsiębiorcy niemal dogonili już swoich odpo-wiedników w tych państwach pod względem korzystania z faktur do automatycznego przetwarzania. Jeszcze korzystniej wypadają oni w porównaniu do państw regionu, takich jak Czechy i Węgry. Ministerstwo Finansów, dostrzegając potencjał w syste-mie e-fakturowania, prowadzi dalsze badania i prace nad kolejnymi narzędziami. Wierzymy, że jeszcze bardziej uatrakcyjnią one tę formę fakturowania i przysłużą się do usprawnienia prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju. Narzędzia cyfrowe umożliwiają automatyzację określonych procesów rachunkowych, prowa-dząc do dalszej oszczędności czasu przedsiębiorców. Wierzymy, że liczba ich użyt-kowników będzie rosła.
Warto zauważyć, że liderzy poszczególnych statystyk, tacy jak Dania, Estonia, Fin-landia, Holandia czy Norwegia, to państwa o jednych z najwyższych współczynników dostępu do internetu w społeczeństwie, co wskazuje na korelację poziomu cyfryzacji przedsiębiorstw z ogólnym jej poziomem w danym państwie. W tym kontekście istot-ne jest to, że Polska na przestrzeni ostatnich lat doświadczyła istotnego rozwoju na tym polu, zwiększając poziom dostępu do internetu z 72% gospodarstw domo-wych w 2013 r. do 84% w 2018 r.
Polscy przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem dogonienia europejskich liderów pod względem cyfryzacji działalności. Warto wskazać także na inne aspekty środo-wiska prawo-podatkowego, stymulujące przedsiębiorstwa do wprowadzania rozwią-zań usprawniających działalność, także poprzez cyfryzację wybranych jej obszarów. Przykładowo ulga B+R pozwala na odliczenie kosztów kwalifikowanych, m.in. prowa-dzonych prac rozwojowych, polegających na implementowaniu ulepszonych lub no-wych procesów przy pomocy narzędzi informatycznych i oprogramowania. Inwe-stycje promować będzie również wprowadzany do polskiego systemu podatkowego tzw. estoński CIT.
2.3. Systemy informatyczne ERP
IstotnymaspektemcyfryzacjifirmjestwykorzystaniesystemówklasyERP,czylirozwiązańinformatycznychwspomagającychzarządzaniefirmą.SystemyERPdo-tykająwieluaspektówdziałaniafirmyitymsamymmająistotnywpływnadziałaniaksięgoweorazobiegfaktur.
WykorzystaniesystemówERPjestdosyćwyraźniepowiązanezwielkościąfirmy.NapoziomieUEznakomitawiększość,boaż80%firmkorzystaztegorodzajuroz-wiązań.WśródMŚPnatomiastudziałkorzystającychztakiegooprogramowaniajest
40
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
ponaddwukrotniemniejszyiwynosi35%.Różnicaniepowinnadziwić.ERPzjednejstronytokosztfinansowyiorganizacyjny,azdrugiej–zaletytakiegorozwiązaniasąbardziejwidocznewprzedsiębiorstwachoperującychwwiększejskali.
WPolscewśróddużychprzedsiębiorstwwykorzystanieERPwynosi87%ijesttoje-denzwyższychwynikówwśródpaństwUE.WśródfirmzsektoraMŚPjednaktylko27%korzystazrozwiązańtejklasyijesttowynikponiżejśredniejunijnej.Widaćwięc,żepodkątemwykorzystaniasystemówERPistniejedużaróżnicawśródpol-skichfirm–dużeprzedsiębiorstwawypadająlepiejnatlestawkiunijnej,podczasgdymniejszepodmiotyplasująsięniecoztyłu.
WYKRES 12 . FirmykorzystającezsystemówplanowaniazasobówprzedsiębiorstwaERP[%]
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
35
80
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
42
90
46
84
28
47
85
35
78
27
36
87
13
62
24
67
87
77
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019
Napoziomiebranż systemyERP sąwnajwiększym stopniuwykorzystywanewsektorzeIToraztelekomunikacyjnym,wktórymkorzystaznichpołowafirm.Oprócztegorozwiązaniategotypusąwykorzystywaneprzez36%firmzsektorausługkomunalnychoraz35%świadczącychusługispecjalistyczne.Istniejąsekto-rygospodarki,wktórychwykorzystaniesystemówERPjestzdecydowanieniższeniżwUE.Wszczególnościwsektorzeprodukcyjnymtylko32%polskichfirmko-rzystazERP,podczasgdywUEjestto47%.
41
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
WYKRES 13. FirmykorzystającezsystemówplanowaniazasobówprzedsiębiorstwaERP[%]
USŁ
UG
IH
AN
DEL
DET
ALI
CZN
YO
RA
Z LO
GIS
TYK
APR
ZEM
YSŁ
OR
AZ
USŁ
UG
I KO
MU
NA
LNE
Usługispecjalistyczne
IT oraztelekomunikacja
Nieruchomości
Administracjai usługi wsparcia
Zakwaterowaniei gastronomia
Handel detaliczny
Transport i magazyny
Budownictwo
Usługi komunalne
Produkcja
Wszystkie|(bez instytucji finansowych)
2936
3247
3643
1522
1927
2130
1517
3230
2939
4951
3535
UE 27Polska
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019
2.4. Zamówienia elektroniczne
Kolejnymważnymaspektemjestcyfryzacjaprocesówzwiązanychzprzyjmowaniemzamówień.Dzisiajjużwielefirmsprawnieporuszasięwsprzedażyinternetowej.Poszczególnesektorygospodarkibardzosięjednakróżniąstopniemopanowaniatejkompetencjibiznesowej.Istniejącałebranże,takiejaksprzedażksiążekczyelek-troniki,wktóryche-commercezdołał jużprzemeblowaćrynek.Zdrugiejstrony,np.wobszarzesprzedażywarzywiowoców,firmyprzyjmującezamówieniaprzezinternetnadaloperująwniewielkiejniszyrynkowej.
42
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
FinalnienajdojrzalszefirmyorazbranżezmierzająwkierunkurealizacjizamówieńzapomocąwiadomościEDI(ang.Electronic Data Interchange – elektroniczna wy-mianadanych).Zakładaonarealizacjętransakcjizapomocąwymianykomunikatówelektronicznychbezkoniecznościręcznegotworzeniawiadomości.EDIpozwalanaznacznąautomatyzacjęprocesuprzyjmowaniazamówień.
WPolsce16%firmprzyjmujezamówieniaprzezinternet.Jesttoniecomniejniżwy-nik20%wprzypadkuUE.Należyrównieżzauważyć,żeliczbafirm,dlaktórychtensposóbrealizacjizamówieństanowiwyraźnyfragmentsprzedaży,jestmniej-sza.WPolsceprzedsiębiorstwarealizująceprzynajmniejcodziesiątezamówienieprzezinternetstanowią9%wszystkichfirm.DlaporównaniawUEwyniktenosiągaprzeciętnie12%przedsiębiorstw.
Firmy,którenapotrzebyrealizacjizamówieńprzyjmująwiadomościEDI,sąwzde-cydowanejmniejszości.WPolsceczynitaktylko4%przedsiębiorstw.
WYKRES 14. Przyjmowaniezamówieńelektronicznych
PolskaUE 27
Firmy otrzymujące zamówienia
za pomocą wiadomości EDI
Firmy sprzedające w internecie
(min. 10% zamówień do klienta detalicznego)
Firmy sprzedające w internecie
(min. 1% zamówień)
Firmy otrzymujące zamówienia za pomocą sieci
komputerowych
20
17
14
12
9
6
4
16
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019
Przyglądającsięjednakwynikomrozbitymzewzględunawielkośćprzedsiębiorstwa,łatwomożnazauważyć,żedużepolskiefirmywypadającałkiemnieźlenatleEu-ropy.Aż28%spośródnichwykorzystujeEDIdoprzyjmowaniazamówień.JesttowięcejniżśredniaunijnaczyteżwynikosiągniętyprzezgospodarkitakichpaństwjakNiemcyczyHolandia.
Możnanatomiastzauważyćsporą lukęwzględeminnychpaństweuropejskichwprzypadkupolskiegosektoraMŚP.Tylko3%polskichfirmtejwielkościprzyj-mujezamówieniazapomocąEDI.JesttodwarazymniejniżwartośćśredniaUE.
43
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
WYKRES 15. FirmyprzyjmującezamówieniazapomocąwiadomościEDI
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
6
26
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
9
29
7
22
6 6
29
3
19
3
12
37
4
26
5
24
28
24
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019
ZarównowPolsce,jakiwcałejUElideremwwykorzystaniuwiadomościEDIwsprze-dażyjestsektorprodukcji.7%polskichztegosektorarealizujesprzedażwtenspo-sób,podczasgdywprzypadkuUEjestto10%.Tenrodzajautomatyzacjisprze-daży jestrównieżpowszechniejszywsektorachtransportu imagazynóworazITitelekomunikacji.
Wartoodnotowaćniskiwynikwprzypadkuusługkomunalnych.WUE4%firmztegosektoraprzyjmujezamówieniaprzezwiadomościEDI,podczasgdywPolscejesttozaledwie1%.
44
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
WYKRES 16 . FirmyprzyjmującezamówieniazapomocąwiadomościEDI[%]
USŁ
UG
IH
AN
DEL
DET
ALI
CZN
YO
RA
Z LO
GIS
TYK
APR
ZEM
YSŁ
OR
AZ
USŁ
UG
I KO
MU
NA
LNE
Usługispecjalistyczne
IT oraztelekomunikacja
Nieruchomości
Administracjai usługi wsparcia
Zakwaterowaniei gastronomia
Handel detaliczny
Transport i magazyny
Budownictwo
Usługi komunalne
Produkcja
Wszystkie(bez instytucji finansowych)
46
710
14
02
47
24
13
22
03
36
23
UE 27Polska
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2019
45
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
KOMENTARZ EKSPERTA
ANNA WUJECdyrektords.cyfryzacji,automatykaprzemysłowaabbwpolsce
Dzięki nowym technologiom, które składają się na koncepcję Przemysłu 4.0, mamy do dyspozycji wszystkie elementy sprawiające, że cyfryzacja jest naprawdę potężnym narzędziem do wywoływania rewolucji, ale potrzebne jest do niej wysoce innowacyjne podejście w przetwarzaniu danych. Dzisiaj firmy przemysłowe są w stanie wykorzy-stać tylko 27% generowanych danych, co znacznie ogranicza zdolność zastosowania analizy do doskonalenia ich biznesu. Powód jest oczywisty – ponad 80% wysiłku wdrożeniowego zazwyczaj poświęca się na zrozumienie procesów branżowych i źródeł danych oraz projektowanie metod pozyskiwania danych i przygotowania ich do ana-lizy. Wiąże się to ze złożonymi działaniami oraz zarządzaniem zmianą. Generuje także opóźniony zwrot z inwestycji – niezmiennie prowadzi do decyzji o wdrożeniu tylko punktowych rozwiązań, które nie są w stanie sprostać możliwościom ani skut-kom transformacji w całym przedsiębiorstwie. Efekt jest taki, że cyfryzacja się wy-dłuża i tak naprawdę nie dochodzi do transformacji. Firmy przemysłowe potrzebują partnerów, którzy znają i rozumieją technologię oraz branżę, a także potrafią łączyć te dwa obszary. Implementowane narzędzia powinny uwzględniać różne źródła da-nych wejściowych i perspektywę ich wpływu na biznes, jak również bezpieczeństwo i ochronę prywatności danych.
2.5. Korzystanie z chmury obliczeniowej
Charakterystycznymaspektemtransformacjicyfrowejjestprzenoszenieniektórychfunkcji lubprocesówbiznesowychdochmuryobliczeniowej.Takierozwiązaniemaistotnezalety,m.in.pozwalauniknąćkosztówzwiązanychzwdrożeniemorazelastyczniezarządzaćwykupionymczasemobliczeniowymizakresemmodułów,zktórychkorzystamy.
Korzystaniezoprogramowaniadoksięgowościwchmurzejestjednaktymobsza-rem,wktórymwidaćbardzowyraźnieróżnicępomiędzyfirmamipolskimiaresztąstawkieuropejskiej.WPolscetylko3%firmkorzystaztegotypurozwiązań,pod-czasgdywUEczynitaktrzykrotniewięcejpodmiotów.DaneEurostatupokazują,żejesttoniestetyczęśćwiększegotrenduniskiegowykorzystaniausługchmuro-wych.Podobniedużedysproporcjemożnazauważyćwprzypadkuinnychrozwią-zańchmurowych–korzystaniazsystemówCRM,hostingubazdanychczyprze-chowywaniaplików.
46
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
WYKRES 17. Zakupusługbiznesowychwchmurze[%]
KSIĘGOWOŚĆ POZOSTAŁE USŁUGI CHMUROWE
PolskaUE 27
Moc obliczeniowa
Przechowywanie plików
Hosting bazy danych
E-mailOprogramowaniebiurowe
Oprogramowanie CRM
Oprogramowanie finansowe
lub księgowe
9
3
8
3
11
6
16
8
11
4
16
65
2
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
Dziękiporównaniuposzczególnychkrajówwidać,żetaknaprawdęwkwestiiko-rzystaniazusługchmurowychmożemymówićoEuropiedwóchprędkości.Zjednejstronymamyliderów–Finlandię,HolandięczyEstonię.Sątokraje,wktórychcotrze-cialubcoczwartafirmakorzystazoprogramowaniafinansowegobądźksięgowegowchmurze.ZdrugiejstronysąpaństwatakiejakPolska,Czechy,aleteżNiemcylubFrancja,wktórychniewięcejjakkilkalubkilkanaścieprocentfirmkorzystazta-kichrozwiązańchmurowych.
WprzypadkuPolskiwartozwrócićuwagęnaMŚP.Tylko3%firmztegosektorakorzystazusługfinansowychlubksięgowychwchmurze.JesttoniestetybardzoniskiwyniknawetnatleNiemiec,FrancjiczyCzech.
47
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
KOMENTARZ EKSPERTA
PAWEŁ JAKUBIKdyrektords.transformacjicyfrowejwchmurze, członekzarządumicrosoftpolska
Jestem przekonany, że wskaźniki Eurostatu za 2020 rok dotyczące wykorzystania chmury pokażą dynamiczny wzrost zastosowania usług cloud w polskich organiza-cjach. Wynika to z kilku czynników, wśród których bardzo istotna jest inwestycja Mic-rosoft we wsparcie polskich pracowników i organizacji w ich cyfrowej transformacji, rozwój infrastruktury data center oraz współpraca z operatorem chmury krajowej. Wspólnymi siłami chcemy pomóc polskiej gospodarce dokonać cyfrowej zmiany oraz podnieść jej konkurencyjność. Chmura będzie swoistą bramą do cyfrowej transformacji dla przedsiębiorstw poddanych silnym regulacjom rynkowym. Dotyczy to zwłaszcza sektora finansów i ubezpieczeń oraz usług publicznych, w których znaczącą rolę od-grywają restrykcyjne i szczegółowe przepisy dot. miejsca przechowywania danych. Wierzymy, że dzięki chmurze w dłuższej perspektywie Polska może dołączyć do gro-na cyfrowych liderów.
WYKRES 18 . Firmykorzystającezusługoprogramowaniafinansowegolubksięgowegowchmurze[%]
EstoniaWęgryCzechyPolskaWłochyFrancjaNiemcyHolandiaFinlandiaUE 27
9
13
Sektor MŚP (10–249 pracowników)
37
23
2830
6 6
12
8
17
3
910
6
12
22
26
810
DAWNE PAŃSTWA UE NOWI CZŁONKOWIE UE
Duże przedsiębiorstwa (250 pracowników)
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
48
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
Porównanienapoziomiebranżpokazuje,żewłaściwiewewszystkichsektorachgospodarkiwykorzystanieusługfinansowychlubksięgowychwchmurzewśródpolskichfirmjestbardzoniskienatleUE.NawetwsektorzeITitelekomunikacjitylko6%polskichfirmkorzystaztakichrozwiązańijesttowyniktrzykrotniemniej-szyniżśredniaunijna.
WYKRES 19. Firmykorzystającezusługoprogramowaniafinansowegolubksięgowegowchmurze[%]
USŁ
UG
IH
AN
DEL
DET
ALI
CZN
YO
RA
Z LO
GIS
TYK
APR
ZEM
YSŁ
OR
AZ
USŁ
UG
I KO
MU
NA
LNE
Usługispecjalistyczne
IT oraztelekomunikacja
Nieruchomości
Administracjai usługi wsparcia
Zakwaterowaniei gastronomia
Handel detaliczny
Transport i magazyny
Budownictwo
Usługi komunalne
Produkcja
Wszystkie(bez instytucji finansowych)
39
36
49
27
37
36
38
311
310
618
617
UE 27Polska
ŹRÓDŁO: DANE EUROSTATU ZA ROK 2018
49
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
KOMENTARZ EKSPERTA
MICHAŁ JAWORSKIdyrektorstrategiitechnologicznej,członekzarządumicrosoft
W ciągu kilku miesięcy roku 2020 polskie przedsiębiorstwa przeszły przyspieszony kurs korzystania z narzędzi pracy zdalnej. Dla wielu to był pierwszy kontakt z chmu-rą obliczeniową. Teraz, już z mniejszymi obawami, będą więc uruchamiały kolejne scenariusze chmurowe, w tym związane z cyfrowym fakturowaniem. Wymagania prawne, organizacyjne i techniczne przy wdrażaniu chmury okazują się być łatwe do osiągnięcia, kompetencje chmurowe są coraz lepiej dostępne na rynku pracy. Sy-tuacja ekonomiczna przedsiębiorstw, przewidywalność kosztów chmury i zarządza-nie nimi w zależności od potrzeb, brak konieczności początkowych inwestycji i wiele innych skłaniają dyrektorów finansowych do takich rozwiązań. Dostawcy aplikacji chmurowych dają wiele narzędzi do analizy danych, a w dalszych krokach do wyko-rzystania sztucznej inteligencji i systemów predykcyjnych. Nie zapominajmy o cyber-bezpieczeństwie – wszystko to, co dotychczas było dostępne dla największych, staje się dzięki chmurze możliwe także dla MŚP. Polskie przedsiębiorstwa właśnie weszły na kurs wznoszący je ku chmurze – dane z Eurostatu w zakresie wykorzystania chmury za chwilę będą już tylko historyczną ciekawostką.
KOMENTARZ EKSPERTA
IGOR ZACHARJASZdyrektorwstudiuinnowacjivisawwarszawie
Innowacje w płatnościach mogą stać się katalizatorem rozwoju gospodarki, która otrzymała szczególne wyzwania w ostatnich miesiącach z powodu pandemii wiru-sa SARS-CoV-2. Płatności cyfrowe pełnią rolę pomostu do szerszego wykorzystania usług finansowych i cyfrowych, a dzięki ograniczeniu rozmiaru szarej strefy zwiększają wpływy podatkowe dla państwa. Ich rozwój odpowiada także na potrzeby obywateli i może przyczynić się do podniesienia jakości usług publicznych.
Dlatego już w 2017 roku stworzyliśmy Studio Innowacji Visa w Warszawie, którego głównym zadaniem jest tworzenie rozwiązań odpowiadających na potrzeby polskich konsumentów poprzez opracowywanie koncepcji różnych rozwiązań opierających się na płatnościach cyfrowych. Efektem naszej pracy była m.in. koncepcja funkcjonowa-nia e-paragonu, który może być przesyłany w sposób automatyczny do bankowości mobilnej podczas płacenia kartą płatniczą.
50
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
Elektroniczne paragony i faktury to znaczne ułatwienie w funkcjonowaniu małych i średnich przedsiębiorstw, które odgrywają kluczową rolę w prawidłowym funkcjo-nowaniu europejskich gospodarek. Firmy z sektora MŚP wytwarzają ponad połowę europejskiego PKB i zatrudniają dwie trzecie wszystkich pracowników w Europie. W Polsce ich udział w PKB wynosi blisko połowę jego wartości14. Niestety najnowsze analizy wskazują, że na skutek pandemii drobni przedsiębiorcy, zwłaszcza działający w zakresie usług osobistych, hotelarstwa i handlu detalicznego, ponieśli poważne stra-ty. Polscy przedsiębiorcy dostrzegają, że w miarę znoszenia obostrzeń i ponownego uruchamiania gospodarki przyjmowanie płatności zbliżeniowych cieszy się rosnącym zainteresowaniem klientów. Dlatego niezwykle istotnym wydarzeniem na rynku płat-ności cyfrowych było przekroczenie w lipcu br. granicy miliona terminali płatniczych działających w Polsce. Było to możliwe dzięki wytężonej pracy wielu partnerów, ale przede wszystkim dzięki znacznemu zaangażowaniu Fundacji Polska Bezgotów-kowa, którą Visa od początku wspiera finansowo i merytorycznie. Z badań Visa wy-nika, że 2 na 3 sprzedawców woli, gdy klienci płacą kartą lub telefonem, dzięki temu mogą bowiem obsłużyć ich więcej w godzinach szczytu15. Istotny jest także element dystansowania społecznego, któremu sprzyjają płatności cyfrowe, dlatego tak wielu Polaków i Europejczyków zdecydowało się z nich korzystać w ostatnich miesiącach.
Nasze analizy pokazują, że na koniec czerwca br. już ponad 75 proc. płatności karta-mi Visa w Europie odbywało się zbliżeniowo. W Polsce wzrost ten wyniósł w czerwcu br. 5 proc. w porównaniu do czerwca 2019. Podczas lockdownu zaobserwowaliśmy także więcej transakcji kartami Visa w internecie.
W czerwcu 2020 r. liczba transakcji w e-handlu z wykorzystaniem kart Visa wydanych w Polsce wzrosła o 30 proc. w porównaniu z tym samym miesiącem rok wcześniej. Poza Polską wzrost powyżej 20 proc. odnotowano w Europie w 13 innych krajach. Wielu konsumentów postanowiło w czasie pandemii dokonać zakupów w interne-cie po raz pierwszy. Badania Visa pokazują jednak, że zmiany w zachowaniach kon-sumentów są na tyle głębokie i powszechne, że prawdopodobnie staną się trwałe.
Pandemia przyspieszyła cyfryzację. Zapotrzebowanie na płatności i usługi cyfrowe będzie rosło, istnieje zatem potrzeba ich ciągłego rozwoju, który wspierany jest mię-dzy innymi przez Studio Innowacji Visa.
14 Raport o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce, PARP, 2019, str. 5 https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/2019_07_ROSS.pdf
15 Badaniepreferencjisprzedawcówprzeprowadzonewsierpniu2019przezKantarnaogólnopolskiejreprezentatywnejgrupiesprzedawców(N=301).
CZEŚĆ 3.
Wdrożenie fakturowania elektronicznego w firmie – ujęcie praktyczne
52
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
3.1. Od czego zacząć przejście na e-fakturowanie w firmie?
Oszczędnośćczasu,pieniędzyiśrodowiska;zmniejszenieliczbyfałszywychfakturwobiegu,adotegowygodaimożliwośćpracyzkażdegomiejsca–toargumenty,dlaktórychcorazwięcejprzedsiębiorstwprzechodzinae-faktury.Zanimjednakcy-frowarewolucjastaniesięfaktem,należywykonaćkilkakrokówwyprzedzających.
Jak w praktyce wygląda przejście na e-fakturowanie?
Checklista – zadania do wykonania:
Ä Poinformujpartnerówochęciprzejściaztradycyjnychfakturnae-fakturowanie.
Ä Przedstawpartneromiklientomplusytakiegorozwiązania.
Ä Pozyskajzgodypartnerów.Sprawnezorganizowanieprocesutokluczdosuk-cesucałegoprojektu!
Ä Zagwarantuj,żetwojafakturajestautentyczna.
Ä Sprawdź,wjakimstopniudziałksięgowościjestprzygotowanydoe-faktur.
Ä Zadbajokomunikacjęwewnętrzną.Pozwolionaczłonkomzespołuizarzą-dowiszybciejdostosowaćsiędorozwiązańcyfrowych.
KROK 1. Rozpoznaj nastroje w zespole i obal mity
Wszelkiedziałaniazwiązanezwprowadzaniemsystemowegofakturowaniaelektro-nicznegowfirmiezacznijodoceny,jakaczęśćklientówipartnerówmożebyćzainte-resowanaprzejściemnaplikielektroniczne.Stawczołamitomtowarzyszącymtemutematowi.Zazwyczajtodziałyksięgowesąprekursoremzmianwelektronicznymobiegudokumentówitoonepełniąfunkcjęedukatora,muszązatemmierzyćsięztowarzyszącymiimniepokojami.Przyjrzyjmyimsiębliżej.
Mit nr 1: Elektroniczna faktura to to samo co PDF
To,copowszechnieuważamyzafakturę,jesttaknaprawdęobrazem,któryjestje-dynieprzesłanyprzyużyciuformyelektronicznej.Jeżelimamydoczynieniaztegotypuzapisemdanych(PDF),tokolejnykrokdekretacjinakontachksięgowychjestnadaltrudnyiczasochłonny.Wartonapoczątkuuświadomićpozostałymczłonkomzespołu,zarządowiipartnerom,naczymtatrudnośćpolega.Niewszyscybowiemzdająsobiesprawę,żetrzebaużyćskomplikowanejtechnologii,żebyodczytaćdanezplikuPDFijezinterpretować;nauczyćkomputer,cotenobrazmaoznaczać.TakieodczytywaniedanychzPDFmożebyćobarczonewielomabłędami,atakżekosz-towne.Tymczaseme-fakturapowinnabyćautomatycznieinterpretowanaireje-strowanapoakceptacjiwsystemiefinansowo-księgowym.
Mit nr 2: Nie wiadomo, kto stoi za e-fakturą
Każdawystawionae-fakturamusispełniaćdwaustawowewarunki:autentycznościiintegralności.Autentycznośćpochodzeniadajeodbiorcygwarancjęwystawieniado-kumentuprzezpodmiotwymienionyjakowystawca.Świadczyotymsposób,wjakie-fakturadotarładofirmy,orazczyjestzgodnazinnymidokumentami,np.umową,doktórejsięodnosi.Zkoleiintegralnośćtreścizapewniabrakmożliwościingerencjiwdanezawartewdokumencie.
53
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
Mit nr 3: Elektroniczna wersja nie jest tak bezpieczna jak papierowa
Prawdziwarewolucjatechnologicznawzakresieksięgowościbędziemiałamiejsce,gdykażdyzpracowników,zaczynającodprezesa,zrozumie,żetaformajestpopro-stubezpieczniejsza.Fakturaelektronicznatoprzedewszystkimbezpieczeństwo transakcji. Trudno ją zgubić, poza tym to kwestia bezpieczeństwa danych osobo-wych.Znaczniemniejosóbmatudostępdonewralgicznychdanychniżwprzypad-kupapierowegodokumentu.
Jeślinaszodbiorcaniemajakodczytaćelektronicznegodokumentu,tonaniegospadnąkosztydruku,anastępnieręcznegowprowadzaniadanychzfakturydosy-stemu.Wartowięcpodczascyfryzowaniaksięgowościwewłasnejfirmieodrazuzastanowićsię,zjakichkomplementarnychrozwiązańinformatycznychmogąsko-rzystaćpartnerzy.Narynkujestwielerozwiązań,któreniewymagająwzasadzieżadnegowdrożenia,sąniskokosztoweczywręczbezpłatne,aumożliwiająbez-pieczneprzekazywanieiprzyjmowaniedokumentów.
KROK 2. Przed wdrożeniem sprawdź, z jakich rozwiązań korzystają partnerzy
Myślenieowprowadzeniusystemowegofakturowaniaelektronicznegowfirmiezawszepowinnosięrozpocząćodoceny, jakaczęśćklientówipartnerówmożebyćzainteresowanaprzejściemnaplikielektroniczne.Naturalnączynnościąjestrównieżsprawdzenie,czypartnerzyniestosująjużrozwiązań,któreautomatyzu-jąprzesyłaniedokumentówksięgowych.Częstozdarzasię,żefirmybędącepo-ważnymipartneramibezwzajemnychuzgodnieńwdrażająsystemyelektroniczne.Torodzisporychaos.
Następnie,wsytuacjigdynaszodbiorcaniemajakodczytaćelektronicznegodo-kumentu,tonaniegospadnąkoszty,chociażbydrukuczyręcznegowprowadzaniadanychzfakturydoswojegosystemu.Warto więc podczas cyfryzowania księgo-wości we własnej firmie od razu zastanowić się, z jakich rozwiązań informatycz-nych mogą skorzystać partnerzy.
KOMENTARZ EKSPERTA
ADRIAN GROSZYKproductmanager,mapsolutions
Przejście na cyfrową wersję faktur następuje zazwyczaj po pojawieniu się pierwszych problemów związanych ze skalowaniem przedsiębiorstwa. Wraz z jego rozwojem liczba dokumentów sprzedażowych i zakupowych znacząco rośnie. Skutkuje to problemami z ich przechowywaniem oraz trudnościami z późniejszym dostępem do nich. Często są to również koszty mierzalne, takie jak wysyłka pocztowa oraz zagospodarowanie przestrzeni pod archiwizację dokumentów. Kolejnym aspektem jest opóźnienie w do-stępie do informacji wynikające z przesyłania fizycznych wersji dokumentów. Dzisiej-sze rozwiązania IT wspomagające obieg dokumentów w przedsiębiorstwie są w stanie przeprowadzić użytkowników przez pełen proces pracy z fakturą. Przejście na faktury elektroniczne przy jednoczesnym wykorzystaniu narzędzi informatycznych do pro-cesowania dokumentów prowadzi do zredukowania kosztów wynikających z proce-dowania faktur w formie fizycznej oraz rozwiązania problemów powstających przy rosnącej liczbie faktur.
54
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
KROK 3. Pamiętaj o pozyskaniu zgód i potwierdzeniu autentyczności faktury
Fakturymogąbyćprzesyłanewformieelektronicznej,podwarunkiemżeodbior-cawyrażanatozgodę.Jednocześnienadawcae-fakturymusizagwarantowaćau-tentycznośćpochodzeniaiintegralnośćtreści.Jednymzmożliwychrozwiązańjestzastosowaniebezpiecznegopodpisuelektronicznegoweryfikowanegoważnymcertyfikatemkwalifikowanym.
Wartoteżnadmienić,żeodbiorcawkażdejchwilimożezrezygnowaćzotrzymy-waniafakturwpostacielektronicznej.Tracionwówczasprawodowystawianiaiotrzymywaniafakturwformieelektronicznejoddnianastępnegopodniu,wktó-rymotrzymałpowiadomienieowycofaniuakceptacji.
KROK 4. Rozmowa z zarządem. Kierownictwo musi wiedzieć, jak akceptować faktury elektroniczne
Rewolucja technologiczna w zakresie księgowości będzie miała miejsce, gdy każdy z pracowników, zaczynając od prezesa, zrozumie, że ta forma jest bezpieczniejsza.Ważnąrolęodgrywawtymzakresieedukacjaprzedsiębiorstw,budowanieświa-domościwzarządzie,zaczynającchoćbyodtego,żeprezesniemusijużskładaćpodpisówpode-fakturą.Wystarczy,żezaakceptujejązpoziomusystemu.Sama technologia nic nie da, jeśli zarząd i pracownicy nie dostrzegą przewagi, jaką daje im technologia.
KROK 5. Określenie, w jakim stopniu system księgowy w firmie jest przygotowany do e-fakturowania
Odmomenturozpoczęciaprojektumówimyodwóchformachfakturowania–tra-dycyjnejpapierowej inowejelektronicznej.Przezjakiśczasbędąonemusiaływspółegzystować.Wartosprawdzić,czynaszsystempotrafipodzielićklientównadwiegrupyodbiorcówzperspektywywłaściwejformyfaktury.Tozadaniemożeteżbyćprzekazanezewnętrznemupartnerowidostarczającemurozwiązaniainfor-matyczno-księgowedofakturowania.
Natymetapietrzebateżzapewnićstabilnyeksport–przekazdanychfaktur,fakturkorygujących(atakżedokumentówtowarzyszącychnp.zestawieńbillingówitp.),łączniezzabezpieczeniemrezerwowychkanałów.
KROK 6. Decyzja i przygotowanie techniczne
Tozdobrzeułożonegoprocesu,aniezsamejwysyłkiplikówprzezinternet,biorąsięoszczędnościczasuipieniędzy,wynikającezautomatyzacjiobiegufakturyelektro-nicznej.Dopieroprzytakimrozwiązaniukorzyścidlafirmysąnaprawdęogromne.
Dzisiajnarynkudostępnychjestmnóstwoaplikacjiibardziejrozbudowanychroz-wiązańinformatycznychdoprowadzeniaelektronicznejksięgowości.Powszechnestająsięplatformydokomunikacjizbiuramirachunkowymionline,zaawansowanerozwiązaniafinansowo-księgowezintegrowanezcałymisystemamidozarządzaniaprzedsiębiorstwem,tzw.ERP,ipowiązanezpopularnymipakietamioprogramowa-niabiurowego.
Grunttowybraćtakierozwiązania,którezapewniąnambezpieczeństwodanychizgodnośćzaktualnymiprzepisamiprawa,które,jakwiemy,potrafiąsięzmienićzdnianadzień.
55
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
3.2. Bariery psychologiczne do pokonania przy wdrożeniu cyfrowego fakturowania
Corazwięcejdokumentówmaformęelektroniczną,tojednake-fakturybudząnaj-więcejemocji.Najwięcejobawbudząprzechowywaniedanychwchmurzeikosztywdrożenianowegorozwiązania.Czysąonesłuszne?Wtymrozdzialeprzyjrzymysiętemu,cownajwiększymstopniuwstrzymujenasprzedcyfryzacjąprzedsiębiorstwa.
Cyfryzacjaczęstopostrzeganajestjakosposóbnabudowanielepszychrelacjizklien-tem,któryzazwyczajchcedostawaćwszystko„tuiteraz”,najlepiejbezwychodzeniazdomu(stąddominującyzwrotwkierunkurozwiązańe-commerce).Klientocentryzmtoważny,choćniejedynypowód,dlaktóregofirmydecydująsięnarewolucjętech-nologiczną.Transformacja cyfrowa redefiniuje branże i daje przy tym biznesowi nowe możliwości działania, które nie były osiągalne w przeszłości.
Ichoćozwrociewkierunkudigitalizacjiprzedsiębiorstwmówisiępraktyczniepod-czaskażdejwiększejkonferencjibranżowej,awtlezazwyczajwybrzmiewajejhasło„nieuciekniemyprzedrewolucjątechnologiczną”,wpraktycejeszczewielewodywWiślemusiupłynąć,byzzapewnieńprzejśćdoczynów.CiekawewnioskiprzynositubadanieDeloittez2020roku,wedługktórego9na10firmdeklarujegotowośćnacyfryzację,alejużjedynie16proc.stawianafaktycznee-działanie.
Powodem„wycofaniatechnologicznego”możebyćtubrakjasnoobranegokursu.Gdyrewolucjetechnologiczneogłaszasięcokilkamiesięcy,możnaczućsięzagu-bionympodczaswybieraniaścieżkibiznesowej.Większaliczbadanychklientówwposiadaniufirmłączysięzkoniecznościązapewnieniaodpowiedniegopoziomubezpieczeństwa.JohnReiners,ekspertds.transformacjicyfrowejOxfordEcono-mics,w wywiadzie dla internetowegowydaniadziennika„Rzeczpospolita”towłaśnieaspektumiejętnegozarządzaniadanymiiichwłaściwąinterpretacjęuznajezajednąznajważniejszychkompetencjiprzyszłości:„Odpowiedniewykorzystaniedanychmożebyćszczególnieprzydatnewrozwijaniunowychproduktów,wusługachiprzemyśle.Wprzypadkubranżytypubusinesstobusinessbazydanychumożliwiąszczegółowezrozumienieprocesówoperacyjnychiznalezieniemetodoptymalizacjiwydatków(...)Wyzwaniem,zktórymbędziesięmierzyćkażdanowoczesnafirma,pozostaniezapewnienieochronydanychosobowychorazdaniegwarancji,żezgro-madzonewbaziedanesąbezpieczneiwłaściwiezarządzane”–dodałprzytym.
KOMENTARZ EKSPERTA
AGNIESZKA KOZAKwiceprezeszarządu,zorius
E-faktura w dalszym ciągu walczy z dokumentem papierowym. Dlaczego występuje taka obawa przed wprowadzeniem dokumentów w formie cyfrowej? Wymiana elek-troniczna dokumentów zapewnia oszczędności czasu pracowników, a także kontra-hentów. Firmy wystawiające elektroniczne dokumenty oraz akceptujące ich otrzy-mywanie postrzegane są jako nowoczesne.
56
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Niechęć do wdrażania w przedsiębiorstwach e-faktur jest wywołana między innymi atakami hakerskimi. Jako eksperci w tej dziedzinie zgadzamy się z tym, że takie zagro-żenie istnieje, ale tylko kiedy przedsiębiorstwa nie korzystają z zabezpieczonych i usy-stematyzowanych form wymiany e-faktur. Jeżeli natomiast wystawiają dokumenty jako PDF oraz zapewniają drugą warstwę metadanych, bezpieczeństwo i poprawność faktur są pewne. Kolejnym wyzwaniem są zasoby ludzkie. Wielokrotnie spotykamy się z brakiem kompetencji w obsłudze systemów informatycznych, co powoduje, że tra-dycyjny obieg papierowych dokumentów jest czytelny i zrozumiany dla wszystkich. Elektroniczne zamówienia i formaty wymiany plików bardzo często zarezerwowane są dla osób z wykształceniem informatycznym.
Pandemiazmieniłamyśleniewieluprzedsiębiorcówotym,żepewnychdziałańniedasięscyfryzować.Zmianytakiebyłybowiemkoniecznedoutrzymaniaren-townościbiznesu.Wartotakżezwrócićuwagę,żedotejporyocyfryzacjimówi-łosięzpunktuwidzeniaanalizydanych.Podczaspandemiimieliśmydoczynieniazprzesunięciemgranicynaelementcyfrowegoobsługiwaniaklientów.Topokazało,żewgospodarcedrzemieogromnypotencjałcyfryzacji.
Przyjrzyjmysiętemu,codotejporyblokowałoprzedstawicieliświatabiznesuwkon-tekściecyfryzacji,zwłaszczawzakresiedokumentówfirmowych.
Pierwszymważnympunktemjesttutajopórludzki.Niestetyprzyzwyczailiśmysiędotego,żekażdydokumentpowinienbyćpodpisanyizapieczętowany,ciężkowięczmienićtenpunktwidzenia.Kolejnyobszardotyczypoczuciabezpieczeństwa.Wie-luprzedsiębiorcówjestjeszczezdania,żedanewchmurzemogąwyciecdosiecilubtrafićdoniewłaściwychosób.Przekonanie,żechmuraniejestbezpieczna,jestjednymznajwiększychmitówdotyczącychstosowaniatejtechnologii.Wrzeczywi-stościjestniewieleprzypadkówprzeciekówlubwłamańdochmury.Zregułyprob-lemyzbezpieczeństwemdotycząraczejdanychprzechowywanychnatereniefirmy.
Częstowdyskusjachprzewijasięrozmowaokosztachprzejścianae-fakturę.Towa-rzyszątemupytania:„Czybędęmógłporuszaćsiępoplatformiee-fakturowania?Czybędęmusiałspecjalniezatrudnićksięgowegolubspecjalistęds.zaopatrzeniadoobsługie-faktur?Mojafirmaniepotrzebujeterazdodatkowejsiłyroboczejdoob-sługie-faktur,ponieważuniemożliwiatonawetrejestracjęwplatformie”.
Tenstrachjestzrozumiały.Wielerozwiązańwzakresiefakturowaniaelektroniczne-gojestźlezaprojektowanych.Projektancirozwijająswojeplatformyzperspektywyprogramisty,anieklientazpodstawowąwiedząnatematkorzystaniazinternetu.Wkwestiifinansówwartojednakzwrócićuwagę,żefakturapapierowajestdużodroższaodelektronicznej:należyjąwydrukować,awięczużyćdrukarkę,toner,ko-pertę,zakupićznaczekpocztowy.Średniokoszttakiegodokumentupapierowegoto3,30zł.Stworzeniefakturyelektronicznejjestznacznietańsze.Jeżeli jednakodbiorcafakturyelektronicznejnieposiadanarzędziadoautomatycznegoodebra-niaiprzetworzeniae-faktury–wówczastonaniegospadajądodatkowekosztyręcznegowprowadzeniadanychdoswojegosystemu.Korzyścipostronieodbior-cye-fakturypojawiająsiędopierowówczas,gdyzacznieużytkowaćodpowiednieoprogramowaniedoobsługfakturelektronicznych.
Pamiętajmyjednak,żeabyelektronicznawymianadokumentówprzyniosłarealnekorzyści,partnerzyfirmymuszęmiećmożliwośćodbioruiprocesowaniatakichdokumentów.Jeślinaszodbiorcaniemamożliwościodczytaniaelektronicznegodokumentu,tonaniegospadnąkosztydrukuczyręcznegowprowadzaniadanychzfakturydoswojegosystemu.
Jeślichceszjeszczelepiejzrozumiećtypowebarierypsychologicznedopokonaniapodczascyfryzacjiksięgowości,posłuchajpodcastu„Dlaczegoe-fakturywciążbu-dzątyleemocji”,dostępnegozadarmonastronachfirmySage.
57
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
3.3. Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?
Obiegdokumentówmanaceluuprościćprzepływinformacjikrążącychpofirmie.Pozwalazaoszczędzićczas,przypisaćkosztydowłaściwegoprojektuimiejscawor-ganizacji,ocenićpotencjałprzepływupieniędzy(tzw.cashflow),aleteżmonitoro-waćprocesyprzepływuinformacji.Jakprzepływdokumentówwyglądawpraktyce?Wtymrozdzialepostaramysiętoprzybliżyć.
Zacznijmy od tego, że nie ma jednolitego procesu obiegu dokumentów w firmie. Długość i jego złożoność zależą od organizacji i specyfiki realizowanych projektów.
Wprzypadkumałegoprzedsiębiorstwa(10–20osób)przepływinformacjizazwy-czajodbywasięmiędzysekretarką,właścicielem(dyrektorem),działemsprzedażyiksięgowym.Przyjrzyjmysiębliżejtakiemuscenariuszowi.
PRZYKŁAD OBIEGU DOKUMENTÓW (MAŁA FIRMA, 10– 20 OSÓB)
Sekretariat → prezes → księgowa → sekretariat
Fakturakosztowatrafiadosekretariatu.Uprawnionaosobawprowadzae-fakturęlubzeskanowanąfakturęelektronicznądosystemu.Następniedokumenttenwpo-stacicyfrowegoobrazutrafiadowłaścicielafirmy,którymerytorycznieakceptujedokumentiwynikającezniegokoszty.Księgowasprawdzafakturępodkątemfor-malnymiprawnym,wprowadzadoewidencjiksięgowejorazarchiwizuje.Tobardzoprostyprzykładwymianydokumentów.Jegozaletąjesttrzymaniedokumentówwjednymmiejscu,atakżemożliwośćichzdalnejakceptacji.
Każdaśredniejwielkościidużafirmadobieratakisystemzarządzaniadokumenta-mi,abyskuteczniewspierałonwłaściwedlaniejprocesyobsługiobieguinformacji.
KOMENTARZ EKSPERTA
BARBARA OŻAREK-ŁAGANOWSKAdoradcaklienta,wercom
Korzyści płynących ze zmiany tradycyjnej faktury papierowej na fakturę elektroniczną (e-fakturę) jest wiele. Przede wszystkim ta ostatnia jest wygodniejsza i szybsza, można ją zarchiwizować nawet w telefonie komórkowym. Nie bez znaczenia pozostaje aspekt ekologii, na który też kładzie się coraz większy nacisk. Jako firma IT specjalizująca się w implementacji systemów ERP zauważamy tendencje wzrostowe ze strony na-szych klientów. Na zwiększenie zainteresowania e-fakturami czy w ogóle cyfrowym obiegiem dokumentów wpłynęła również pandemia wirusa SARS-CoV-2. Część firm została przymuszona przez dużych odbiorców lub dostawców, dla których e-faktura
58
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
jest tańsza, bo efekt skali powoduje znaczne redukcje kosztów (wynikających z opłat pocztowych, zakupu papieru, kopert, eksploatacji urządzeń drukujących i kopertują-cych, kosztów związanych z przygotowaniem papierowej korespondencji itp.).
E-faktury rzeczywiście przyspieszają obieg dokumentów. Mogą przyczynić się np. do szybszego uzyskania zapłaty, łatwiejsze jest też wyszukanie e-faktury w sy-stemie niż jej tradycyjnego odpowiednika w stosie segregatorów i teczek.
Co jako firma zawdzięczamy obiegowi dokumentów?
Ä Wiemy,gdziedanydokumentjestprzechowywany.
Ä Monitorujemyterminpłatności.Jeżelidokumentczekanadanymetapiedłuższyczas,mamymożliwośćprzyspieszeniaprocesu.Toszczególnieistot-nedlaksięgowej–jeśliniezapłacimyfakturywterminieiminął3miesiąceodczasujejwystawienia,odliczenieVAT-umocnosiękomplikuje.NajczęściejoznaczanatokoniecznośćskładaniakorektdeklaracjiVAT-7
Ä Mamydostępdohistoriiobiegudokumentów,cojestszczególnieważnewprzypadkukontroli,np.podatkowej,iaudytuprocesów.
Ä Kadrakierowniczapilnujepoprawnegoprzypisaniakoszówdozespołów,MPK,projektów.
Ä Kadra kierownicza pilnuje cashflow.Mawiedzę,czywystarczypieniędzynaopłatęzobowiązań.
Ä Zapisujemydokumentywjednymdocelowymmiejscu–przezzapisywa-niewfolderachtymczasowychlubpozostawianiedokumentówwskrzyncemailowejpopewnymczasiemożnazapomniećoichistnieniuistracićwieleczasunaichodnalezienie
Ä Oszczędnościfinansowe.Stertypapierowychdokumentówmożemyprze-kształcićwcyfrowearchiwum,cozmniejszykosztyfinansoweiekologiczneprzechowywania.
Ä Możemypowiązaćewidencjędokumentówzzeskanowanymitreściamiumów,dziękiczemuwraziepotrzebyszybkoodszukamyizweryfikujemyspójnośćdanych.
Ä Opracowanieiwdrożenieustandaryzowanegoobiegudokumentówwfirmiezmniejszaryzykozagubieniaważnejdokumentacji.Częstoprzyuruchamia-niutakiegosystemuklientniemapomysłunaopracowanieprocesuizamiastspędzićczasnawdrożeniu,myślinadkoncepcją.Wartoprzydoborzeopro-gramowaniazdecydowaćsięnajużgotowe,sprawdzonescenariusze,któreodzwierciedlajątypoweprocesyobieguinformacjiwfirmie(takierozwiązaniezapewnianp.SageObiegDokumentów).
Przyjrzyjmysię,jakwyglądaprocesobiegudokumentówwwiększychorganizacjach,którepracująprojektowozklientamizewnętrznymi.
Recepcja → wstępna weryfikacja → wprowadzenie dokumentu do elektronicznego obiegu dokumentów → dział odpowiedzialny za projekt → akceptacja merytoryczna → księgowa → weryfikacja: formalna i rachunkowo-finansowa → ewidencja w systemie księgowym → archiwizacja
Recepcjaodbieradokumentwformieelektronicznejlubpapierowejiwprowadzadoelektronicznegoobiegudokumentów.
PIERWSZY ETAP–weryfikacjaformalnasprowadzasiędosprawdzenia,czydo-kument,najczęściejfakturazakupu,dotyczyfirmy,czydaneidentyfikacyjnestrontransakcjisąpoprawneidojakiejczęściorganizacjipowinienzostaćprzesłanydoakceptacji.
59
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
DRUGI ETAP WERYFIKACJI–merytoryczna.Osobaodpowiedzialnawtymza-kresieopisujeinformacjeowszelkichkosztach,akceptujeiprzyjmujejezgodniezzakresemuprawnień,częstozlimitemkwotowymakceptacjikosztów.Jeżelitykoczęśćkosztównależyzakwalifikowaćdocentrumodpowiedzialnościdanegome-nadżera,topowinienonprzekazaćdokumentinnemuuprawnionemudoakcepta-cjikolejnejczęści.Dziękitemumająonipełnąkontrolęnadkosztamizaliczanymiwciężarichdziałów,zespołów,MPKczynadzorowanychprojektów.
TRZECI ETAP WERYFIKACJI–odesłaniefakturydoakceptuksięgowej(we-ryfikacjarachunkowo-księgowa).Podzielonykosztowodowłaściwychprojektówidziałówdokumentjestujmowanywewidencjiksięgowej.Mawpływnarentownośćirozliczeniapodatkowe.Dlategojegodrogaprzezorganizacjęmusibyćnabieżą-comonitorowanaiewentualnieprzyśpieszanaprzezoprogramowaniedoobiegudokumentów.
Zarejestrowanywksięgachdokumenttrafiadoarchiwum,wktórymmusibyćprze-chowywanyprzezpięćlatpozakończeniurokuobrotowego,któregodotyczy.
3.4. Jak przygotować partnerów handlowych do odbioru e-faktur?
Wystawienie faktury elektronicznej wymaga zgody kontrahenta na otrzymywanie ich w takiej formie.Zgodamożebyćdomniemana,np.powystawieniuiprzesłaniufakturywystawcaotrzymałzapłatęzewskazaniemnumerufaktury,comożnauznaćzazgodęnaelektronicznąformęotrzymaniafaktury.Fakturyelektronicznenależycodozasadykorygowaćlubwystawiaćdonichduplikatywtakiejsamejformie,czylirównieżelektronicznie.
E-fakturyprzechowujesięzazwyczajwtakimformacie,wjakimzostałyprzesła-ne,wsposóbgwarantującyautentycznośćichpochodzenia, integralnośćtreściorazczytelność.Możnajednakzmieniaćformęprzechowywaniazelektronicznejnapapierowąpoprzezwydrukowanielubodwrotniezpapierowejnaelektronicznąmetodąskanowania,jeżelitylkowymógautentycznościpochodzenia,integralno-ścitreści iczytelnościzostaniezachowany.E-fakturyprzechowujesiętakdługojakpapierowe,czylidoupływuterminuprzedawnieniazobowiązaniapodatkowego.
Wprzypadkuotrzymywaniafakturelektronicznychoddostawcówrównieżmoż-liwajestichprawidłowaarchiwizacja.Należyprzytymjednakzadbaćowłaściwąorganizacjęarchiwumorazudostępnieniewygodnegointerfejsudoprzeglądaniawedługróżnychkryteriów(kontrahenta,datywystawienia,rodzajuitp.).
Podatnikwystawiającyfakturyelektronicznemusiumożliwićorganompodatko-wymorazkontroliskarbowejnatychmiastowy(bezzwłoki),pełny(bezwyjątków)iciągły(bezprzerw)dostępdofaktur.Oznacza to, że w trakcie kontroli powinien dysponować środkami technicznymi pozwalającymi na odczyt i pobranie dowol-nej faktury oraz weryfikację integralności treści i autentyczności jej pochodzenia.
Wprzypadkufakturpapierowychbodajnajwiększąbolączkąksięgowychjestprze-pisywaniedanychzdokumentówdosystemówinformatycznych.Jesttopracanibyprosta,alejakżeuciążliwa,czasochłonnaijednocześnieobarczonaryzykiembłędów,którychkonsekwencjemogąbyćdotkliwe,boprzecieżodnosząsiębezpośredniodofinansówirozliczeńpodatkowych.E-fakturydająszansęnawyeliminowanieoperacjizwiązanychzręcznymprzepisywaniemdanychizastąpienieichautoma-tycznymprzetwarzaniem.Abytaksięstało,systemfinansowo-księgowymusiumiećodczytaćelektronicznąfakturę,czylibezbłędniezaimportowaćzawartewniejdaneniezbędnedotego,byjąwłaściwiezaksięgowaćirozliczyć.ZwykłyplikPDF,któryobecniejestnajpowszechniejszymformateme-faktury,niespełniatakichkryteriów.
60
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Systemyksięgoweniewidząwnimdanych,asamplikwciążpozostajetylkoobra-zemdowyświetlenianaekranielubwydrukowania.Dlaksięgowegouciążliwośćzwiązanazprzepisaniemdanychwżadensposóbniezostajewięczlikwidowana.
Dlategowłaśniewprowadzonostandardye-faktur,którepolegająnazapisywaniudanychksięgowychwustrukturalizowanychplikachelektronicznych,takbysyste-mymogłyautomatyczniepobraćze-fakturdaneiautomatyczniejezaksięgować.PierwszywPolscestandardpozytywniezweryfikowanyprzezKrajoweWielostron-neForumElektronicznegoFakturowania(wodniesieniudoDyrektywyParlamentuUEwsprawieelektronicznegofakturowaniawadministracjipublicznej)zostałopra-cowanyprzezSagejużw2014r.,copozwoliłozastosowaćgowoprogramowaniu.StandardpoleganadodaniudoplikuPDFtzw.metadanych,czyliwszystkichdanychksięgowych,takichjaknazwakontrahentów,datasprzedaży,przedmiotsprzedaży,wartościnetto,brutto,VATitd.UżytkownikkomputeraniewidziróżnicymiędzytakwzbogaconymplikiemPDFazwykłymPDF.E-fakturawtymstandardziejestoczywiściegenerowanaprzyużyciuoprogramowania(np.sprzedażowego).
Księgowezwracająrównieżuwagęnałatwydostępdodokumentów,któremusząbyćpodzieloneokresamisprawozdawczymi.Istotnezichpunktuwidzeniajestto,czye-fakturyspełniająwszystkiekryteriafakturyVAT.Najistotniejszą kwestią po-zostaje jednak odczyt i interpretacja danych z obrazu PDF jako dodatkowa czyn-ność obsługi faktury, co wydłuża czas i powoduje błędy. To dlatego nie można traktować na takiej samej zasadzie faktury elektronicznej w formie PDF i e-faktury.
3.5. Techniczne przygotowanie do wdrożenia e-faktury
Wtejczęściraportupostanowiliśmyopisać,jakwyglądaetapwdrożeniae-fakturdopraktykibiznesowej,atakżejakpracowaćjużpocyfryzacjidokumentówzpunk-tuwidzeniaróżnychstanowiskwfirmie.Topozwolinamokreślić,naktórymetapiepomocnyjestspecjalistawprzedsiębiorstwie.
Konsultantwdrożeńpojawiasięwmomencie,gdyklientprzeszedłjużserięrozmówzzarządem,wybrałoprogramowanieipoinformowałpartnerówochęciprzejścianae-faktury.
Wskazówka nr 1:Przedspotkaniemzwdrożeniowcemprzedsiębiorca musi ustalić, którzy klienci wyrażają zgodę na otrzymywanie e-faktur.Jeśliodbiorcaoświadczy,żeniechceotrzymywaćfakturywformieelektronicznej,wówczasondoniegonietrafiaidalejbędzieotrzymywałwersjepapierowe.Uwaga!Aktualneprzepisydopuszczajątzw.zgodędomniemaną:jeżelinabywcaprzyjmiefakturęipotwierdzitenfaktnp.wformiezapłatyzakonkretnąe-fakturę,tomożnaprzyjąćżewyraziłzgodę,takdługo,dopókijawnieniezłożyoświadczeniaoprzeciwnejtreści.Przywyborzenarzędziawartowięcupewnićsię,żeobieformywysyłkiiprzechowywania(plikPDF–elektronicznawersjafakturypapierowej,atakżee-faktura)sąmożliwezjednegomiejsca.Drugim krokiem jest ustalenie z odbiorcą e-faktury, na jaki adres mailowy i w jakiej formie [PDF czy e-faktura – przyp. red.] mają być przesyłane dokumenty.Możesiębowiemzdarzyć,żeodbiorcadokumentuniezaakceptujee-fakturyiwyraźniezażądadostarczeniamudokumentupapierowego.Przedsiębior-caniemożesiętemusprzeciwić;wtakiejsytuacjijestzobligowanydowystawieniaklasycznejfaktury.Ważne,byoprogramowanieumożliwiałowystawianiedwóchtypówdokumentówzjednegomiejscairespektowałowyboryodbiorcówfaktur.
Kolejnym etapem będzie podjęcie przez klienta decyzji, czy skorzysta z platformy do wymiany e-dokumentów, czy postawi na wysyłkę e-mailową do nabywcy.Wy-bórpierwszegorozwiązaniadostarczaużytkownikomcennejwiedzynatemattego,czyfakturadotarładoadresataiczyzdążyłsięzniązapoznać,saminiejesteśmybowiemwstaniezapamiętaćpreferencjiklientadot.typudokumentu.Wtedyrów-nieżpomocnamożeokazaćsięautomatyzacja.Istniejemożliwośćwprowadzeniaadresudosystemuizapisaniakontaktu.Systemmiedzyfirmami.plumożliwiagru-
61
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
powanieadresówwzależnościodpreferencjidotyczącejtypudokumentu.Tymsa-mymblokujeprzesłaniee-fakturydotychpartnerów,którzywyraźnienieżycząsobie,byjąotrzymywać.
Zdarzasię,żekliencipytająoto,czyfakturaelektronicznajestrespektowanawta-kimsamymstopniujakdokumentpapierowy,wartozatempostawićnaedukacjęwtymzakresie.E-faktura jest tak samo ważnym dokumentem księgowym jak fak-tura papierowa, pod warunkiem że zawiera informacje wymagane dla faktury przez przepisy VAT.
Nacozwrócićuwagęprzedwyboremoprogramowaniadowdrożenia?Bezwzględunatypdokumentu,którymzarządzamy,istotnejest,bywszystkoodbywałosięzpo-ziomujednego,zintegrowanegosystemu.Osobneścieżkifakturowaniadlafakturpa-pierowychielektronicznychbyłybywpraktycebardzoniewygodnedlahandlowców.
Przywdrażaniuoprogramowaniaksięgowyustala, jakieinformacjemazawieraćdanydokument,ktomadoniegodostęporazwjakisposóbbędziekrążyćpofirmie.
Dzisiajnarynkudostępnychjestwieleaplikacjiibardziejrozbudowanychrozwiązańinformatycznychdoprowadzeniaelektronicznejksięgowości.Powszechnestająsięplatformydokomunikacjizbiuramirachunkowymionline.Istniejąteżzaawansowanerozwiązaniafinansowo-księgowe,zintegrowanezcałymisystemamidozarządzaniaprzedsiębiorstwem,tzw.systemyERP,ipowiązanezpopularnymipakietamioprogra-mowaniabiurowego.Grunt to wybrać takie, które zapewnią nam bezpieczeństwo danych, wygodę obsługi i zgodność z aktualnymi przepisami prawa.
CZEŚĆ 4.
Od faktury papierowej do ustrukturyzowanej faktury elektronicznej
przykłady firm, które przeszły na elektroniczne fakturowanie
63
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
4.1. IVS Grupa
GrupaIVStodoświadczonydeweloperobecnynarynkujużod1997roku.Jejdzia-łalnośćbiznesowaobejmujerealizacjęzarównomniejszych(stacjebenzynowe),jakiwiększychinwestycji(supermarkety,centrahandlowe,osiedlemieszkaniowe).
Osoba kontaktowa: KarolinaSzczęśniak,głównaksięgowa
Oprogramowanie: SageSymfonia(od2013)iSageE-Audytor(od2017)
Wyzwanie: kontrola nad rozliczeniem każdego z podmiotów grupy
Głównymaktywemgrupyjestgaleriahandlowa,któramaokoło70najemców.Wcelulepszejorganizacjiobiegudokumentówwfirmie,zwłaszczapomiędzyróż-nymispółkami,firmazdecydowałasięnaoprogramowanieSage.ZapotrzebowanienaSagee-Audytor,chmurowegorozwiązaniadoweryfikacjiiaudytuplikówJPK,pojawiłosiękilkalatpóźniej,wrazzwprowadzeniemobowiązkucomiesięcznegowysyłaniaewidencjizakupuisprzedażyVATwformacieJPK.OprogramowaniaSagepomagawłaścicielowigaleriihandlowejw weryfikacji JPK i sprawdzeniu popraw-ności rozliczeń podmiotów, które są w grupie.
Chcemy zapewnić bezpieczeństwo rozliczeń, mieć pewność, że to, co wysyłamy do or-ganów skarbowych, jest zgodne z wymogami prawnymi. Sage jest bardzo czytelnym i intuicyjnym programem i, co ważne, dostosowuje rozwiązania do bieżących przepisów podatkowych–mówiKarolinaSzczęśniak,głównaksięgowawGrupieIVS,nacodzieńpracującanaSagee-Audytorze.Zwracarównieżuwagę,żeoprogramowaniaSagesądostosowanedorealiówpolskich.W programie można znaleźć rozwiązania, by spro-stać wymogom podatkowym – różnorodnym na wielu płaszczyznach.Pozwalajątakżenabardzointuicyjnąpracę:Nie trzeba znać skrótów, komend, żeby sprawnie poruszać się po systemie.
DodatkowooprogramowaniaSagewspierająpracęksięgowychwzakresiebie-żącychanalizdlakierownictwa(kosztowych,sprzedażowychi innych).Nie każdy program ma zaprojektowane wyszukiwanie lub podgląd zapisów pod tyloma kryteria-mi – co wydaje się oczywistością. Taka możliwość w Sage, ale i łatwość przerzucania danych do Excela, pozwala poruszać się po narzędziu w sposób szybki i intuicyjny – do-dajeprzedstawicielkaGrupyIVS.
Rozwiązanie i korzyści biznesowe: szybszy proces decyzyjny kierowników
WdrożenieSage pozwoliło firmie na szybsze przygotowanie zestawień finanso-wych, które finalnie wspomogły proces decyzyjny kierownictwa w kontekście współpracy z najemcami czy analizę struktur sprzedaży. Korzystanie z oprogramo-wania w przypadku IVS przełożyło się również na sumiennąkontrolęwysyłanychplikówprzywspółdziałaniuprogramówSageiSagee-Audytor.
Przepisy bardzo szybko się zmieniają. Od przedsiębiorców wymaga się, by byli na bieżąco i natychmiast reagowali na zmiany – nie zawsze klarownie tłumaczone. Mam poczucie, że korzystam z narzędzia, które natychmiast reaguje i uwzględnia zmieniające się prze-pisy podatkowe w oprogramowaniu–dopowiadaKarolinaSzczęśniak.
64
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
4.2. Arsanit
Arsanittofirmazpolskimkapitałem,specjalizującasięchemiibudowlanej.Oferujesystemydociepleń,styropiandoocieplania,tynki.W2015rokumarkęuhonoro-wanocertyfikatemFirmaGodnaZaufania.
Oprogramowanie: Sagee-Audytor,od2015roku
Osoba kontaktowa: BarbaraWadowska,głównaksiegowaArsanit
FirmaArsanitposiadaoprogramowanieSageod2015roku.Wcześniejkorzystaławyłączniezfakturpapierowych.JakprzyznajeBarbaraWadowska,głównaksięgowaArsanit,wprzypadkucyfryzacjiksięgowościnajwiększymwyzwaniembyłczynnikludzki,zmianadotychczasowychprzyzwyczajeńiprzygotowanieprocesówkadro-wychdosystemu.Jakwyglądaładrogadodigitalizacjiksięgowości?
Co Państwa skłoniło do tego, by zautomatyzować obieg dokumentów i wszelkie kwestie związane z księgowością?
Barbara Wadowska, główna księgowa Arsanit:Chcielibyśmy,byfakturydocierałydoklientówznacznieszybciej.Todlanasważne,żemamydonichdostępnabieżącozpoziomusystemu.Elektronicznefakturytotakżeoszczędnośćczasupracowników.Nie trzeba już pakować ich do koperty, przyklejać znaczków, a to znacznie przyczy-nia się do oszczędności papieru.Czynnikekologicznyrównieżmiałdlanasznaczenie.
Jak krok po kroku w Państwa przypadku wyglądało przejście z faktur papierowych na elektroniczne?
Wnaszymprzypadkuzaczęłosięoduświadamianiapracowników,żezmianawszyst-kimsięopłaci,aonisamibędąmielimniejpracy.Drugimkrokiembyłoprzekonanienaszychklientów.Musieliśmypozyskaćzgodykontrahentównaprzesyłaniefakturelektronicznych.
Gdybymmiałamówićogólniej, topierwszyczynnikzawsze jestpsychologicz-ny–botopracownikmusimiećpoczucie,wjakimceludoszłodozmiany.WArsa-nitprzejścienae-fakturynieodbyłosięodrazuwstuprocentach.Przeztenpro-cesprzechodziliśmyjakiśczas,małymikroczkami,ażdoszliśmydo90proc.fakturelektronicznych.Początkowooneidokumentypapierowemusiaływzajemnieeg-zystować.Byliśmyteżprzygotowaninato,żeniewszyscykontrahencibędąchcieliprzejśćnae-faktury,choćwtymmomenciejesttoznikomyprocent.
Drugikroktopozyskaniezgódodpartnerów.Niesąonecoprawdakonieczne,jeśliniemawyraźnegosprzeciwupartnerówhandlowych.Bardzocenięsobieto,żenaszejpracyniewstrzymujeoczekiwanienapocztę,któraprzyjdziezatydzieńczydopołowymiesiąca
Jak wygląda obieg dokumentów w Państwa firmie?
Wszystkiefakturyzewnętrznetrafiajądosekretariatu–tamsądzielonenaposzcze-gólnedziały.Pierwszyetaptoskanowanieiprzekazaniedokumentówkierownikowilubdyrektorowi,wzależnościodtego,dokogodokumentjestprzypisany.Fakturajestakceptowana,przekazywanaprezesowi,adopieronakońcuzaakceptowanydokumenttrafiadoksięgowości,którawprowadzafakturędosystemu.
65
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Sageułatwiłnamprocesprzeglądaniafaktur.Nietrzebajużwybieraćsięosobiściedodziałuksięgowości,bypokazaćdanąfakturę.Możemyanalizowaćwcześniejszezobowiązaniapłatniczeorazprecyzyjnieplanować.Toprzekładasięnasprawniej-sząanalizęprzepływówpieniężnych.
Co zdecydowało o wyborze oprogramowania Sage?
Bardzoważnybyłdlanasfaktłączeniae-Audytorazprogramemfinansowo-księ-gowym.Toogromneułatwieniewprocesieobiegudokumentów.Nasiinformatycysprawdzalitakżeprzedwyboremprogramu,czybędzieondziałałnanaszychsy-stemach.Dopierowtedypodjęliśmyostatecznądecyzję.
REDAKCJA, AUTORZY
I EKSPERCI RAPORTU
67
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Redakcja
PIOTR MIECZKOWSKIdyrektor zarządzający, fundacja digital poland
Maszesnastoletniepraktycznedoświadczeniewsektorzenowoczesnychtechno-logii,wzakresiecyfrowejtransformacji,modelowaniaprocesówbiznesowych,do-radztwastrategicznegoioperacyjnego,regulacjirynkunowychtechnologii,wycen,zarządzaniaprojektamiie-państwa.DoradzadecydentomwregionieEŚW,fundu-szominwestycyjnym,instytucjomifirmomwformułowaniuskutecznejstrategiiorazrozwojuinnowacjiidziałańB+R.Dysponujeprzytymaktualnąwiedzązzakresutakichzagadnieńjaksztucznainteligencja,big dataimonetyzacjadanych,chmuraobliczeniowa,internetrzeczyczy5G.
Autorzy rozdziałów | Eksperci raportu
Ä WPROWADZENIE –PiotrCiski,prezeszarządu,SagewPolsce
Ä CZĘŚĆ 1.1. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage
Ä CZĘŚĆ 1.2. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage
Ä CZĘŚĆ 1.3. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage
Ä CZĘŚĆ 1.4. – autor: Piotr Tatara, senior associate, Baker McKenzie
Ä CZĘŚĆ 1.5. –autor:ŁukaszBorowiecki,co-founder,10Senses
Ä CZĘŚĆ 1.6. –autor:MinisterstwoFinansów|AplikacjeKrytyczne
Ä CZĘŚĆ 1.7. – autor: Piotr Tatara, senior associate, Baker McKenzie
Ä CZĘŚĆ 2. –autor:ŁukaszBorowiecki,co-founder,10Senses
Ä CZĘŚĆ 3. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage
Ä CZĘŚĆ 4. –materiałpowstałwewspółpracyzekspertamifirmySage
68
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
PIOTR CISKIprezes zarządu sage w polsce
Ekspertwdziedziniestrategii,innowacjioraznowychtechnologii,promotortrans-formacjicyfrowejpolskichprzedsiębiorstw,zaangażowanywedukacjęcyfrowąfirmzsektoraMŚP.Od20latzwiązanyzrynkiemIT. OdponadpięciulatzarządzapolskimoddziałemGrupy Sage,jednegoznajwiększychproducentówoprogramo-waniadlabiznesunaświecie.JestczłonkiemRadyFundacjiDigitalPolandzajmu-jącejsiępromocjącyfryzacji.
DRŁUKASZBOROWIECKIwspółzałożyciel, 10 senses
Łączniemadziesięćlatdoświadczeniawprojektachdata science oraz wykorzy-stującychdanewfirmachkonsultingowychibadańmarketingowych.Jegozainte-resowaniaobejmująbiznesowewykorzystaniedanych,maszynoweuczenieoraztechnologieczujnikowe.Jegouwagajakoekonomistyskupionajestnazrozumieniu,wjakisposóbdaneorazmaszynoweuczeniewpływająnagospodarkę–zarównonapoziomiemikro,wobszarzetransformacjicyfrowejfirm,jakimakro,naktórymważnewątkitowpływsztucznejinteligencjinarynekpracyiwzrostgospodarczy
BOGDANZATORSKIekspert konsultingu biznesowego i rozwoju produktu, sage w polsce
Zfirmązwiązanyod20lat,działawobszarzefinansówiksięgowości.PrzezwielelatrozwijałSageSymfoniawobszarzeobsługifinansowo-księgowej ipodatkóworazzagadnieńcontrollingowych.Piastowałstanowiskadyrektorazarządzającego,dyrektorafinansowego,analitykafinansowegooraztrenera.Wspierawiedząido-świadczeniemzespołykonsultantów,analitykówiwdrożeniowcówSage,badającychpotrzebyklientów,atakżeposzukującychnajlepszychrozwiązań,dopasowanychdoindywidualnychwymagańwłaścicielifirmiużytkownikówsystemówIT.
69
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
Redakcja, wsparcie merytoryczne Sage:
KAROLFLAZIŃSKIproduct marketing manager, sage
Marketer,pasjonatnowychtechnologiizponaddziesięcioletnimdoświadczeniemwbranżyITorazelektronikiużytkowej.WSageodpowiadazakomercjalizacjępro-gramówdlabiznesuorazwspółpracęzpartneramitechnologicznymi.
JAROSŁAWKOŁODZIEJSKIlider zespołu projektów wdrożeniowych w sage
Zfirmązwiązanyodprawie20lat.Przez15latjakokonsultantzajmowałsięwdro-żeniamisystemufinansowo-księgowegoorazhandlowego,dzielącsięwiedząidobrąpraktykązużytkownikami.Obecniekierujezespołemwdrożeniowymorazwspierawewnętrzneprojektyfirmowemającenaceludostarczenieużytkownikomopty-malnychrozwiązań.
BEATASOKOŁOWSKAsamodzielna księgowa sage
PracujewdzialefinansówwspółceSageoddziesięciulat.Specjalizujesięwrozli-czaniupodatkuVATzgodniezobowiązującymizasadamiprawnymi,pracującnapro-duktachSage.
DOROTASKOTAK-BIAŁECKAstarsza księgowa sage
Zfirmązwiązanaod16lat.Zajmujesięgłówniefakturamizakupuirozliczaniemkosztów.
Komentarze | Eksperci raportu
ADRIANGROSZYKproduct manager, map solutions
70
Cyfrowe fakturowanie w Polsce
PAWEŁJAKUBIKdyrektor ds. transformacji cyfrowej w chmurze, członek zarządu microsoft polska
MICHAŁJAWORSKIdyrektor strategii technologicznej, członek zarządu microsoft
AGNIESZKAKOZAKwiceprezes zarządu, zorius
LESZEKLEWANDOWICZsekretarz zarządu głównego stowarzyszenia księgowych w polsce, doradca podatkowy
71
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
BARBARAOŻAREK-ŁAGANOWSKAdoradca klienta, wercom
NOEMITAŃSKAcountry manager, poland, cima
ANNAWUJECdyrektor ds. cyfryzacji, automatyka przemysłowa abb w polsce
O FUNDACJI DIGITAL POLAND
I FESTIWALU CYFRYZACJI
73
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
FUNDACJAjakoorganizacjanon-profitpodejmujedziałaniamającesprawić,byPol-skastałasięjednymzgłównychcentrówinnowacjicyfrowychnaświecie.PoprzezswojeaktywnościzmieniacyfrowewyzwaniastojąceprzedPolskąwszansedlaro-dzimejgospodarki.Bezspołeczeństwanieudasięcyfrowatransformacjakraju,dlategozałożycielefundacjistawiająnaedukacjęspołeczeństwaifirm,organizującszeregakcjipromującychnowetechnologie.WoczachinwestorówzagranicznychpozycjonująPolskęjakoidealnemiejscedladziałalnościB+Rirozwijaniainnowacjiozasięgumiędzynarodowym.WewszystkichdziałaniachFundacjaDigitalPolandstawianawspółpracę,tworzącsiećkontaktówibliskichrelacji–tylkodziękiwspół-pracyjesteśmywstaniesprawić,żePolskadołączydowiodącychekosystemówinnowacjinaświecie.FundacjaDigitalPolandzapraszadowspółpracywszystkichzainteresowanychrealizacjąinnowacyjnychprojektów,któreodmieniąpolskągo-spodarkę.WśródfundatorówipartnerówstrategicznychsątakiefirmyjakBakerMcKenzie,Daftcode,GhelamcoPoland,MCICapital,Microsoft,Polpharma,RingierAxelSpringerPolska,Sage,TVNDigital,T-MobilePolska,UPC,Visa.PartneramiFundacjiDigitalPolandsąm.in.InstytutOśrodekPrzetwarzaniaInformacji,KornFerry,Straal,Plugin,FundacjaPolskaInnowacyjna,PoprostuenergiaorazProwly.Więcej informacjinatematrealizowanychprojektówipodejmowanychdziałańznajdujesięnadigitalpoland.org.
W2019rokuFundacjaDigitalPolandzorganizowałaporazpierwszyFESTIWAL CYFRYZACJI –największąogólnopolskąinicjatywętechnologiczno-edukacyjną,którejcelemjestprzybliżenienowychtechnologiiPolakom.Światnowychtechno-logiijestdlawszystkich,którzychcąbyćjegoczęścią,aFestiwalCyfryzacjitookazjanazdobycienowychcyfrowychumiejętnościiaktualizacjęwiedzy.Nowetechnologienietylkozmieniająniektóreprofesje,lecztakżecorazczęściejzastępująjenowymizawodami.FundacjaDigitalPoland,tworzącFestiwalCyfryzacji,chceprzygotowaćPolakównanadchodzącezmiany.Dlategopodczasdziesięciudnifestiwalumożnanawłasnejskórzeprzekonaćsię,naczympolegacyfryzacjaijakiekorzyściprzy-niesiekażdemuznas.FestiwalCyfryzacjitonietylkoNocInnowacji,wczasiektó-rejkażdymożezobaczyć,jakwyglądająnajbardziejinnowacyjnemiejscawPolsceizapytaćnajtęższeumysływkraju,nadczymobecniepracują.Toteżwielkieświę-tozakupówukrytepodhasłemCyfroweZniżkiczyspotkaniazlideramicyfryzacji,którychFundacjaDigitalPolandcorokunagradzastatuetkąitytułemDigitalSha-pers.DziękiakcjiCyfrowyBohaterpokazujemyzkolei,żecyfryzacjamożepomócosobomwykluczonymiosobomzniepełnosprawnościamidołączyćdorynkupracydziękinp.pracyzdalnej.FestiwalCyfryzacjitotakżeczasważnychdebatoprzy-szłościPolskiirosnącejroliinnowacjiorazcyfryzacjiwnowoczesnejgospodarce.Więcejnafestiwalcyfryzacji.pl.
O SAGE W POLSCE
75
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
SAGEtojedenznajwiększychwPolsceproducentówoprogramowaniadozarządza-niaprzedsiębiorstwem–SageSymfoniaERPorazSageX3–orazzintegrowanychrozwiązańbiznesowychwtakichobszarachjakfinanseiksięgowość,kadry,płaceiHR,wsparciesprzedażyizarządzaniemagazynem,wtymwkanalee-commerce,czyzarządzanieprodukcją.Spółkajesttakżeczołowymdostawcąrozwiązańinfor-matycznychdlabiurrachunkowych.WPolscezprogramówiusługSagekorzystaponad75tysięcyprzedsiębiorstw.
Firmarozwijajedenznajbardziejznanychnarynkuprogramówfinansowo-księgo-wych,SageSymfoniaFinanseiKsięgowość,jesttakżeautoremjednegozpierwszychnapolskimrynkurozwiązańdoe-fakturowania,SageMiędzyFirmami.
SpółkanależydoGrupySage,czołowegodostawcyrozwiązańinformatycznychdlasektoraMŚPnaświecie,specjalizującejsięwoprogramowaniufinansowo-księ-gowymwspierającymzarządzanieprocesamiwprzedsiębiorstwachorazdoobsługikadrowo-płacowejiHR.
FirmapromujepowszechnącyfryzacjęwsektorzeMŚP,m.in.jakoczłonekFundacjiDigitalPoland,prowadziszerokiedziałaniaedukacyjnedlaprzedsiębiorców,dostar-czawiedzęnatemataktualnychzmianprawnych,rynkowychitechnologicznych.ObokdziałalnościbiznesowejangażujesięwdziałaniacharytatywneipromujewolontariatpoprzezfundacjęSageFoundation.
InformacjenatematdziałańedukacyjnychSagedostępnesąnaportaluedukacyj-nymSageAdvice(https://www.sage.com/pl-pl/blog/),wkanałachsocialmedia:LinkedIn(/company/sage-software),Facebook(/SagePolska/),Twitter(/sagepolska)orazpoprzezhashtag#GotowiNaZmiany.
WięcejorozwiązaniachdlabiznesuzliniiSageSymfonianawww.sage.com/pl-pl/.
O 10 SENSES
77
PRAKTYCZNY I KRÓTKI PRZEWODNIK DLA MŚP
10 SENSESjestfirmądoradczą,świadczącąusługiwzakresiezbierania,zarządza-niaiwykorzystywaniadanych.Skutecznapracazdanymiwcodziennejdziałalnościstanowiwyzwaniedlawielufirm.Dziejesiętak,m.in.dlatego,żewykorzystaniedanychleżynastykuITorazdepartamentówbiznesowych.Cowięcej,wielefirmhistoryczniekorzystałozdanychjedyniewminimalnymstopniulubwręczwcaleznimniepracowało.Obecniestojąwobecwyzwaniabudowykulturydanychnapo-ziomieorganizacji.Wedługwielubadańponad80%czasuwprojektachanalitycz-nychlubbigdatapoświęcanejeststrictenapracęzdanymiorazichprzygotowanieCzęstosątopraceadhoc,którenigdyniezostająudokumentowane.Wynikiemjestkoniecznośćpowtarzanianiektórychczynności,anawetutrataszansynawykorzy-staniepotencjałujakidajeskutecznapracazdanymi.
Abyzaadresowaćpowyższewyzwaniajako10 Senseswspieramynaszychklientówwzakresieświadomegozbieraniaorazzarządzaniadanymi,jakrównieżpomagamyimwnastępnymkrokuprzekućdanenawartośćbiznesową.WdrażamyautomatykęraportowaniaorazświadczymyusługiwzakresieprojektówDataScience,takichjakprognozowanieorazanalitykazwykorzystaniemalgorytmówmaszynowegouczeniaisztucznejinteligencji.
Naszzespółposiadawieloletniedoświadczeniewrealizacjiprojektówanalitycz-nychorazprojektówzwiązanychzdanymi.Wśródnaszychklientówznajdująsięfirmyzróżnychsektorówgospodarki,m.in.telekomunikacji,branżymedycznejorazautomotive.
Uważamy,żerozwójkompetencjicyfrowychwpolskichfirmachjestważny,azdo-świadczeniawiemyjakistotnarolęgrajątutajdane.DlategoteżdużeznaczeniemiałodlanaszaangażowaniesięwpracenadraportemBigDatawPolskichFir-mach.DziałaniajakierealizowanesąwramachFundacjiDigitalPolandmająnaceluwspieranieinnowacjicyfrowychwPolskiejgospodarceorazedukacjępolskichfirmiobywateli.Tenceljestbliskizałożycielom10 Sensesidlategocenimysobiemoż-liwośćwspółpracyzFundacjąwtymzakresie.