ONLINE Bezpośrednie spotkanie biznesowe to podstawa!

ZOBACZ Podróż służbowa może być przyjemnością s7

SPRAWDŹ Poznaj swoje prawa przed podróżą s3

Niezależny dodatek tematyczny dystrybuowany wraz z Dziennikiem Gazetą Prawną

KWIECIEŃ 2016 WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO

Paulina Ada Kamińska i Joanna Trepka

„Podróż to też możliwość poznania ciekawych ludzi”.

Business Travel

TYLKO ONLINE WWW.PORADNIKBIZNESU.INFOSprawdź, jak podróżują biznesmeni.

F2 WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO MEDIAPLANETNIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ

Marcin TarczyńskiPlanując delegację, pamiętaj o ubezpieczeniu.s6

Michał BoniPodróże służbowe z perspektywy europosła.s5

Znajdź nas

WYZWANIA

Project Manager: Amanda Rutkowska, tel.: +48 22 401 75 27, e-mail: amanda.rutkowska@mediaplanet.com Business Developer: Łukasz Chaciński Content and Production Manager: Karolina Kukiełka Managing Director: Adam Jabłoński Dystrybuowane z: Dziennikiem Gazetą Prawną Druk: AGORA S.A. Nakład: pełny nakład dnia Skład: Graphics & Design Studio, Michał Ziółkowski, www.gdstudio.pl Fotografie: shutterstock.com, zasoby własne Kontakt z Mediaplanet: e-mail: pl.info@mediaplanet.com

Jarosław KuźniarWyjazd służbowy to nie tylko praca.

Please Recycle facebook.com/mediaplanet.poland @Mediaplanet_Pol

CZYTAJ WIĘCEJ NA WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO

W ankiecie przepro-wadzonej przez jedną z wiodących sieci hotelowych w Polsce wynika, że przeszło 20 pro-

cent badanych firm przeznacza na noclegi podczas delegacji ponad 1,5mln złotych rocznie. Z kolei 19 procent planuje wydać na ten cel od 750 tysięcy do miliona. Kolejne lata pokazują zwiększenie wydatków na te podróże oraz, co ważne, wzrost liczby podró-żujących pracowników. Ten wzrost niesie za sobą również widoczną tendencję do regu-lacji i porządkowania procesu zarządzania pracownikami w podróży. W momencie, gdy wydatki służbowe zaczynają stanowić kluczowy element budżetu firmy, komplek-sowe rozwiązania informatyczne dające pra-cownikom możliwość wyboru optymalnego miejsca noclegu i najlepszej preferowanej stawki, będą kluczowymi elementami oraz wygrywającą strategią tej firmy. Będzie to prawdopodobnie najważniejszy element poprawiający w tym zakresie efektywność organizacji.

Trendy w turystyce biznesowej

Co stanowi o wyborze hotelu przez głównych zainteresowanych, czyli podróżujących pracowników? Aktualnie są to trzy wiodące czynniki: lokalizacja, dobra atmosfera i darmowe Wi-Fi.

W pierwszych próbach kompleksowego podsumowania tak ważnego segmentu w biznesie hotelarskim, jakim jest obszar podróży służbowych, trend na kolejne lata rysuje się bardzo obiecująco.

A decydujemy się na…Co stanowi o wyborze hotelu przez głównych zainteresowanych, czyli podróżujących pracow-ników? Inna znacząca sieć hotelowa na Polskim rynku w przeprowadzonych badaniach doty-czących zwyczajów osób w delegacji, wskazuje w jasny sposób na trzy wiodące czynniki: lokali-zację, dobrą atmosferę i darmowe Wi-Fi. Te trzy elementy w decydującej mierze świadczą o final-nej lokalizacji w czasie podróży służbowej. Bada-nie to pokazuje również, że zwiększenie czasu przeznaczanego na podróże służbowe niesie za sobą próbę podniesienia komfortu tej podróży. Coraz częściej podróżujący Polacy chcą pracować w lepszych warunkach, a czas w podróży musi być przez nich wykorzystywany coraz bardziej efektywnie. To świetnie pokazuje wynik wyboru hotelu. Prawie połowa badanych deklaruje, że w czasie podróży służbowej wybiera hotele 4- i 5-gwiazdkowe.

Istotną informacją dla branży hotelarskiej jest fakt, że cena doby hotelowej nie stanowi już głównego czynnika wyboru hotelu. Wspominana lokalizacja, udogodnienia przy spotkaniach oraz dobre warunki do pracy, są od ceny tego pobytu znacznie ważniejsze. Kluczem do sukcesu jest

wzięcie pod uwagę wymienionej przez ankie-towanych dobrej atmosfery, jako kluczowego elementu podczas pobytu w hotelu. To dosyć jasny sygnał, jak ważne jest dobre zarządzanie personelem, aby ten stwarzał najlepsze warunki pobytu gości, a wartość, jaką jest gościnność, sta-wiał zawsze na pierwszym miejscu. To oprócz smacznego i zdrowego śniadania główny klucz do sukcesu w obsłudze podróżującego biznesu.

Hotelowe biura?Ciekawym trendem w podróżach służbowych jest również potrzeba funkcjonowania strefy do pracy. Choć zdecydowana większość pracuje we własnych pokojach, to co trzecia pytana osoba stwierdziła, że chętnie pracowałaby we wspól-nej dostępnej przestrzeni, która sprzyjałaby efektywnemu działaniu z dostępem do maszyn biurowych czy popołudniowej kawy.

Reasumując, to standard i atmosfera stano-wią główny czynnik wyboru hotelu i przy rosną-cej ilości gości biznesowych, na tych właśnie elementach powinni skupiać się menadżerowie obiektów, a nie poszukiwać nowych kontra-hentów poprzez kolejne promocje cenowe swo-jego hotelu.

Kontynuacja materiału na stronie: www.poradnikbiznesu.info

Michał ŚwigostEkspert Polskiej Izby Turystyki

MEDIAPLANET WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO F3NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ

Od momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej ruch pasażerski zwiększył się prawie 3,5-krotnie. Wraz z otwarciem rynków pracy, towarów i usług, polscy przedsiębiorcy zaczęli coraz częściej i chętniej korzystać z samolotu w podróżach służbowych. Niestety, czasami z różnych przyczyn loty bywają opóźnione lub odwołane. Jakie przysługują wówczas prawa?

Przypadki opóźnienia, odwołania lotu, bądź odmowy przyjęcia na pokład wbrew woli pasażera, regu-lują przepisy unijne, a dokładnie rozporządzenie Parlamentu Euro-pejskiego i Rady nr 261 z 2004 roku.

Z prowadzonych przez Urząd Lotnictwa Cywil-nego statystyk wynika, że najczęstszą przyczyną skarg pasażerów jest opóźniony lot. W tej sytu-acji przewoźnik jest zobowiązany wręczyć każ-demu pasażerowi pisemną informację o przepi-sach dotyczących minimalnych praw pasażerów, w tym prawa do odszkodowania i opieki, pole-gającej na zapewnieniu posiłków i napojów ade-kwatnych do czasu oczekiwania, umożliwieniu wykonania dwóch rozmów telefonicznych oraz zapewnieniu noclegu w przypadku, gdy wylot odbywa się następnego dnia. Pasażer ma rów-nież prawo do odszkodowania za stracony czas, ale tylko wówczas, gdy samolot jest opóźniony z winy przewoźnika o co najmniej trzy godziny. O wysokości odszkodowania decyduje długość lotu. Może ono wynosić od 250 do 600 euro, w zależno-ści od długości trasy. Wniosek o odszkodowanie składamy w pierwszej kolejności u przewoźnika.

Jeżeli linia lotnicza odmówi wypłaty odszkodowa-nia można wystąpić ze skargą do Komisji Ochrony Praw Pasażerów, która działa przy Urzędzie Lot-nictwa Cywilnego. Jest to ważne, gdyż dopiero po wyczerpaniu procedury reklamacyjnej u linii lotniczej, można wnieść do ULC skargę na naru-szenie przez przewoźnika postanowień przepisów unijnych. Skargę można złożyć, jeśli od momentu złożenia reklamacji minęło 30 dni. Należy do niej dołączyć kopię potwierdzenia rezerwacji na dany lot, kopię reklamacji skierowanej do przewoźnika, kopię udzielonej przez niego odpowiedzi, bądź wskazanie, że pomimo upływu terminu 30 dni odpowiedź na reklamacje nie została udzielona.

Natomiast w przypadku, gdy samolot został odwołany, pasażer ma prawo do zwrotu w ter-minie 7 dni pełnego kosztu biletu lub zmiany planu podróży. Jeżeli nie został na czas, czyli na 14 dni przed wylotem, poinformowany o odwo-łaniu lotu lub został powiadomiony w okre-sie krótszym i przewoźnik nie zaproponował mu przelotu alternatywnego w czasie określo-nym przez właściwe przepisy, przysługuje mu odszkodowanie pieniężne w wysokości od 125 do 600 euro. Wspomniane odszkodowanie nie przy-

sługuje jednak, jeżeli lot odwołano z przyczyn niezależnych od przewoźnika, takich jak m.in.: złe warunki atmosferyczne, strajk na lotnisku lub niestabilna sytuacja polityczna.

W przypadku, gdy linia lotnicza odmówi pasa-żerowi wejścia na pokład samolotu – przysługuje mu odszkodowanie od 250 do 600 euro – w zależ-ności od długości trasy oraz zwrot w ciągu 7 dni pełnego kosztu biletu lub zmiana planu podróży. Przewoźnik, podobnie jak w przypadku opóź-nienia lub odwołania lotu, ma także obowiązek zaopiekować się pasażerem, czyli zapewnić mu posiłki i napoje adekwatne do czasu oczekiwania, umożliwić wykonanie dwóch rozmów telefonicz-nych oraz przesłania dwóch wiadomości faksem lub e-mailem. W przypadku, gdy wylot nastąpi następnego dnia – przewoźnik ma obowiązek zapewnić nocleg w hotelu wraz z dojazdem do hotelu oraz transportem powrotnym na lotnisko.

Znajomość przepisów, które regulują sytuację opóźnienia, bądź odwołania lotu jest bardzo ważna. Dzięki tej wiedzy możemy zminimali-zować stres związany z zaistniałą sytuacją oraz – jeśli jest do tego podstawa – dochodzić swoich praw.

NOWOŚCI

Piotr Ołowski Prezes Urzędu

Lotnictwa Cywilnego

Znajomość przepisów, które regulują sytuację opóźnienia, bądź odwołania lotu jest bardzo ważna. Dzięki tej wiedzy możemy zminimalizować stres związany z zaistniałą sytuacją oraz – jeśli jest do tego podstawa – dochodzić swoich praw.

POZNAJ SWOJE PRAWA PRZED PODRÓŻĄ!

F4 WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO MEDIAPLANET MEDIAPLANET WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO F5NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ NIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ

SYLWETKI

Jak podróże służbowe wyglądają z perspektywy europosła, który dużą część życia spędza w drodze? Dokąd najczęściej Pan podróżuje służbowo?Oczywiście to najczęściej trasa mię-dzy Warszawą a Brukselą i odwrotnie, a raz w miesiącu droga do Strasburga na plenarne posiedzenie Parlamentu Europejskiego.

Tego latania jest dużo, a po zama-chu terrorystycznym w Brukseli, na lotnisku Zaventem – przez jakiś czas latałem w sposób kombinowany: pociąg Bruksela-Amsterdam, samo-lot Amsterdam-Warszawa. Często też latam na różne konferencje jako zapraszany gość: Oslo, Bratysława, Wiedeń, Paryż, Amsterdam, Lizbona, no i Kijów, Kiszyniów w Mołdawii, co wynika z moich zadań w delegacjach Parlamentu do tych krajów.

Jakie środki transportu Pan preferuje?Muszę latać najczęściej samolotami, choć oczywiście preferuję pociągi, bo to przyjemniejsze – i w Europie dobrze zorganizowane. Na konferencję do Paryża lepiej jechać z Brukseli pocią-giem, bo to 1:20 minut, nawet Lon-dyn jest lepszy pociągiem – 2 godziny 20 minut, nie mówiąc o Kolonii. Te podróże to nie tylko przygoda logi-styczna. To przede wszystkim zadanie merytoryczne, ale i okazja do rozma-wiania z różnymi ludźmi, poznawania ich. Dotyczy to zarówno krajów Unii Europejskiej, jak i szczególnie: krajów partnerstwa wschodniego.

Czy jest coś, co szczególnie lubi Pan robić w trakcie podróży służbowej?Z reguły jestem zmęczony, więc naj-pierw drzemię 15-20 minut. A pózniej – pracuję, czytam materiały na komi-sje, piszę wystąpienia czy teksty do druku, a jak już wykonam obowiązki – czytam książki w wersji elektronicz-nej (bo nie muszę ich dźwigać). Tak to wygląda.

Michał Boni Deputowany Parlamentu Europejskiego

Paulina Ada Kalińska Joanna Trepka

Podróże biznesowe inspirują!

Podróżujemy praktycznie non stop. Mieszkamy

i pracujemy w Warszawie, a cała nasza produkcja

odbywa się w Częstochowie, dlatego raz, a czasami

nawet dwa razy w tygodniu kursujemy na trasie

Warszawa-Częstochowa i z powrotem.

Czy w związku z charakterem prowadzonego biznesu dużo Panie podróżują?Podróżujemy praktycznie non stop. Mieszkamy i pra-cujemy w Warszawie, a cała nasza produkcja odbywa się w Częstochowie, dlatego raz, a czasami nawet dwa razy w tygodniu kursujemy na trasie Warszawa-Często-chowa i z powrotem. Często też odwiedzamy Poznań, a od miesiąca także Katowice, bo tam zlokalizowane są nasze butiki. Poza tym często wyjeżdżamy z Polski na różnego rodzaju targi w poszukiwaniu inspiracji, czy w celu nawiązania nowych kontaktów handlowych. Zatem śmiało możemy powiedzieć, że w zasadzie stale jesteśmy w podróży.

Gdzie i jakim środkiem transportu najczęściej Panie podróżują?Podróże po Polsce odbywamy samochodem, co daje nie-zależność w poruszaniu się na miejscu, albo pociągiem. Jakiś czas temu odkryłyśmy intercity do Częstochowy. Podróż w ten sposób jest szybka i komfortowa. W jej trak-cie można spokojnie popracować, czy choć na chwilę odsapnąć. Podróżując za granicę zawsze wybieramy samolot. Na inne środki lokomocji szkoda nam czasu.

Co uprzyjemnia Paniom czas podczas podróży służbowej?Jeśli w trakcie podróży nie pracujemy, to zazwyczaj czy-tamy. To doskonały moment na zaległą prasówkę, albo książkę. W samochodzie słuchamy audiobooków. Podróż to też możliwość poznania ciekawych ludzi. Ostatnio w pociągu do Katowic poznałyśmy pisarza, który lada dzień wyda swoją książkę. Innym razem poznałyśmy panią, która zajmuje się coachingem biznesowym. Takie nie-oczekiwane spotkania bywają inspirujące.

Kobiety biznesu, właścicielki sklepu Loft37, opowiadają nam o swoich doświadczeniach w podróżach służbowych – tych dalekich i tych bliskich.

« Moje podróże to też okazja do poznawania

ciekawych ludzi »

F6 WWW.PORADNIKBIZNESU.INFO MEDIAPLANETNIEZALEŻNY DODATEK TEMATYCZNY DYSTRYBUOWANY WRAZ Z DZIENNIKIEM GAZETĄ PRAWNĄ

INSPIRACJE

Marcin Tarczyński, ekspert Polskiej Izby Ubezpieczeń

NA WYPADEK NIEPRZEWIDZIANEGO

Ubezpieczenie służbowe podczas podróży, to rozwiązanie dla osób, które nie chcą się martwić ewentualnymi, przykrymi niespo-dziankami, mogącymi się pojawić w trakcie delegacji, spo-tkań służbowych czy zamiejscowych szkoleń. Obecnie osoba

zainteresowana takim zabezpieczeniem może skorzystać z szerokiej oferty. Poszczególne produkty różnią się zazwyczaj zakresem ochrony oraz sumą ubezpieczenia, czyli kwotą, do której jesteśmy chronieni.

Generalnie, już podstawowe wersje polis zapewnią ubezpieczo-nym pomoc medyczną w razie choroby lub wsparcie finansowe przy nieszczęśliwym wypadku. Jednak szczególnie w przypadku zagranicznych podróży, powinniśmy dokładnie dopasować naszą polisę do planowanych aktywności podczas podróży. Dzięki czemu nie będziemy musieli się martwić wysokimi kosztami leczenia (cha-rakterystyczne np. dla Stanów Zjednoczonych) czy transportu medycz-nego (charakterystyczne niestety dla niemal każdego kraju).

Właściwie zakres ubezpieczenia w podróży służbowej nie różni się wiele od standardowego ubezpieczenia, zawieranego przez turystów, spędzających urlopy zagranicą. Nieco inaczej podchodzi się natomiast do ryzyka wojen i aktów terroru. Często tego typu zagrożenia są objęte ochroną w podróży służbowej.

Podstawą ochrony podczas podróży jest zwrot kosztów leczenia i gwarancja pomocy medycz-nej zagranicą. Oprócz tego, ważny jest szeroki pakiet assistance, a także ubezpieczenie odpowie-dzialności cywilnej. Warto także zadbać o odpowiednie ubezpieczenie bagażu w razie kradzieży lub zniszczenia. Szczególnie wtedy, gdy mamy zwyczaj zabierać w podróż służbową np. kosz-towny sprzęt elektroniczny.

Nawet w dzisiejszych czasach, najnowsze rozwiązania technologiczne, nie zastąpią spotkań twarzą w twarz. Dzięki osobistym wizytom rosną szanse na pomyślną i długofalową współpracę biznesową. Planując delegację,

warto pamiętać o ubezpieczeniu na czas takiej podróży. Dzięki niemu zabezpieczymy siebie lub naszych pracowników przed skutkami przykrych zdarzeń losowych.

Okres trwania polisy zazwyczaj jest dopasowywany do potrzeb klienta. Na rynku istnieją zarówno oferty kilku, -kilkunastodniowe (jeśli firma rzadko wysyła

pracowników zagranicę), jak i półroczne czy roczne (stałe i częste wyjazdy, a więc i stała ochrona ubezpieczeniowa). Warto zwrócić uwagę na to, że

forma ubezpieczenia jest dopasowywana do charakteru firmy, która wykupuje ubezpieczenie. Można bowiem wykupić polisę imienną. Sprawdza się ona wówczas, gdy podróże służbowe w naszej firmie dotyczą tylko niektórych pracowników i z góry jesteśmy w stanie przewidzieć, które będą to osoby. Jeżeli jednak prowadzimy dzia-łalność, która wymaga częstego wysyłania większości naszych pra-cowników w podróż służbową, lepiej będzie zawrzeć umowę bez-

imienną. Dzięki takiej formie ubezpieczenia, mamy gwarancję, że ochroną ubezpieczeniową objęte są wszystkie osoby, które z ramienia

naszej firmy podróżują służbowo zagranicę.Po wykupieniu polisy powinniśmy pamiętać o zapoznaniu się z Ogól-

nymi Warunkami Ubezpieczenia, w których znajdziemy informacje doty-czące formy zgłoszenia szkody oraz warunków, jakie powinniśmy spełnić, aby

otrzymać odszkodowanie. Przede wszystkim powinniśmy pamiętać, aby zbierać wszystkie rachunki potwierdzające poniesione koszty, np. pobytu w szpitalu. Często są

one wymagane do późniejszego zwrotu poniesionych kosztów.Jeżeli w podróż służbową jedziemy własnym autem, to bez względu na fakt realizacji wyjazdu

służbowego, mamy ustawowy obowiązek posiadania tzw. OC komunikacyjnego. Tylko ono chroni nas przed finansowymi konsekwencjami szkód wyrządzonych osobom trzecim oraz zniszczenia mienia, również w trakcie podróży służbowej prywatnym samochodem.

Właściwie zakres ubezpieczenia w podróży

służbowej nie różni się wiele od standardowego ubezpieczenia,

zawieranego przez turystów, spędzających urlopy zagranicą.

Nieco inaczej podchodzi się natomiast do ryzyka wojen i aktów

terroru. Często tego typu zagrożenia są objęte ochroną w podróży

służbowej.

Znacząca większość osób wyjeżdżających zagranicę zabiera ze sobą kartę płatniczą, jako wygodny i bezpieczny instrument dokonywania płatności, jak również na-rzędzie umożliwiające dostęp do gotówki – również zagranicą i bez konieczności korzystania z kantorów wymiany walut.

Należy jednak pamiętać o podstawowych zasa-dach bezpiecznego posługiwania się kartą – jest ona kluczem do naszych pieniędzy zgromadzo-

nych na rachunku. Najprostsza reguła bezpieczeństwa, to kierować się zdrowym rozsądkiem.

1 Używajmy karty w miejscach, w których korzy-stalibyśmy z gotówki, starajmy się unikać korzy-

stania z karty w miejscach, w których obawialibyśmy się zapłacić gotówką.

2 Pamiętajmy, że karta powinna zawsze znajdo-wać się w polu naszego widzenia. Niedopusz-

czalna jest sytuacja, w której np. osoba z obsługi restau-racji bierze od nas kartę i znika z nią na zapleczu w celu dokonania transakcji. Nie zapisujmy numeru PIN na kartkach przechowywanych razem z kartą płatniczą, ani na samej karcie.

3 W przypadku wypłat z bankomatów, szczególnie zagranicą, należy dokonywać takiej transakcji

(o ile to możliwe) w znanych z Polski typach banko-matów. W przypadku gdy wygląd bankomatu budzi wątpliwości zrezygnujmy z wypłaty pieniędzy w takim urządzeniu i poszukajmy innego.

4 Zawsze zasłaniajmy ręka klawiaturę na której wprowadzamy numer PIN. W przypadku gdy ban-

komat nie wydał nam karty lub pieniędzy, jak również gdy otrzymana przez nas kwota różni się od kwoty którą mieliśmy wypłacić – skontaktujmy się z wydawcą karty.

5 Podstawową zasadą w przypadku problemów z kartą jest jak najszybszy kontakt z jej wydawcą,

który pomoże w ich rozwiązaniu. W przypadku utraty

karty (kradzież, zgubienie) konieczny jest niezwłoczny kontakt z wydawcą w celu dokonania zastrzeżenia karty. W tym zakresie Związek Banków Polskich uru-chomił System Zastrzegania Kart. Pozwala on na szyb-sze i bardziej efektywne zastrzeganie skradzionych lub zagubionych kart płatniczych, nawet jeśli jej posia-dacz nie zna numeru telefonu do własnego banku. Dzwoniąc pod nr (+48) 828 828 828 można z każdego miejsca na świecie, o każdej porze, zarówno z telefo-nów stacjonarnych jak i komórkowych zastrzec utra-coną kartę.

Pamiętajmy – mimo tego, że Polska jest liderem w zakresie bezpieczeństwa rynku kartowego, to wpływ na poziom tego bezpieczeństwa mają również osoby na co dzień korzystające z kart – posiadacze. Karta płatnicza jest wygodnym, przyjaznym i bezpiecznym instrumen-tem płatniczym o szerokim zastosowaniu, jednak korzy-stając z niej należy pamiętać o zasadach bezpiecznego postępowania. Więcej informacji na temat bezpiecznego korzystania z kart płatniczych można znaleźć na stronie Związku Banków Polskich w zakładce karty bankowe.

Paweł Minkina Związek Banków Polskich

« Karty zagranicą »

Więcej informacji znajdziecie na stronie:

www.poradnikbiznesu.info

Podróż służbowa może być przyjemnością

Ponad milion złotych rocznie wydają polskie firmy tylko na podróże służbowe – wynika z badania Amadeus Polska. Co z pozostałymi wydatkami firmowymi? Większość przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy ile faktycznie przeznacza na wydatki służbowe, ponieważ rozproszone są one po różnych centrach kosztowych i umieszczane w różnych budżetach.

Czy wiesz, że w Polsce:

*Źródło: AC Nielsen 2013

Najczęstsze sposoby finansowania wydatków

służbowych to:

78%rozliczeń wydatków

służbowych odbywa siępoprzez papierowe

formularze

Prywatneśrodki

75%

Zaliczki84%

Zainteresowało Cię rozwiązanie Spendeo by Edenred®? Skontaktuj się z ekspertem: 22 209 82 09 sylwia.cieminska@edenred.com www.edenred.pl/spendeo

Sylwia Ciemińska Business Development Manager

w Edenred Polska 1 Źródło: Amadeus Polska

W dzisiejszych realiach gospodarczych prowadzenie firmy to spore wyzwanie. Trzeba nadążać za zmieniającą się rzeczywistością i przede wszystkim oczekiwaniami klientów. Firmy działają prak-tycznie 24 godziny na dobę. To szalone tempo powoduje, że firmy często zapominają o podstawowych zasadach prowadzenia biz-nesu, jak chociażby optymalizacji firmowych wydatków. Przedsię-biorcy oczekują pomocy, zwłaszcza przy zarządzaniu wydatkami służbowymi. W wielu firmach są one wspierane tylko w części lub wcale. Najczęściej jest tak, że osoby zarządzające wydatkami korzy-

stają z wielu narzędzi, które czynią ten proces bardziej uciążliwym. 3/4 menedżerów oczekuje zmian w dotychczasowym sposobie zarzą-dzania podróżami służbowymi, a 30 proc. firm chciałoby korzystać z rozwiązań IT w tym obszarze1. Wyzwaniem, które podejmujemy z naszymi klientami jest przede wszystkim scentralizowanie informa-cji o wszelkich wydatkach służbowych oraz ustalenie przejrzystych zasad korzystania ze służbowych funduszy, dzięki czemu zyskujemy nad nimi pełną kontrolę. Niby to niewiele, jednak we wszystkich przy-padkach takie działania przekładają się na sukces.

Firmy często wprowadzają oszczędności w działach sprzedaży i marketingu, nie biorąc pod uwagę wydatków służbowych, których skala wyraźnie wskazuje na to, że mamy do czynienia z obszarem, który powinien być zoptymalizowany. Przybywa firm, które deklarują wolę obniżenia wydatków związanych

z podróżami służbowymi. Dlatego osoby zarządzające wydatkami fir-mowymi skupiają się na obniżeniu kosztów obsługi delegacji poprzez wprowadzenie odpowiedniego modelu zarządzania. Najwyższe, a nie-przekładające się na przychody koszty wiążą się właśnie z systemem obsługi podróży, zazwyczaj pracochłonnym i mało nowoczesnym. Ponadto większość rozliczeń wydatków nadal prowadzona jest w for-mie papierowej – 77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków (wynika z badania prze-prowadzonego przez AC Nielsen na zlecenie Edenred) i najczęściej służy do tego Excel. To nie koniec trudności. Blisko 80 proc. firm sto-suje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne pieniądze na wydatki służbowe. W konsekwencji proces księgowania i rozliczania wydatków jest długi, uciążliwy i kosztowny.

Lista wydatków jest długaFirma, której pracownicy wyjeżdżają służbowo, ponosi wydatki nie tylko na flotę samochodową, opłaty drogowe, bilety kolejowe czy lotnicze, hotele, ale także musi przeznaczać odpowiednie kwoty na reprezenta-cję albo diety. Przy rozliczeniach papierowych dochodzą koszty ope-racyjne związane m.in. z utrzymywaniem kas, obiegiem dokumentacji, ręcznym naliczaniem diet, utrzymywaniem narzędzi wspierających pro-ces wydatków służbowych.

Przekazywanie dużej puli środków pracownikom – tak na wszelki wypadek – czy to w formie gotówki, przelewu, czy karty kredytowej, obarczone jest zawsze ryzykiem. Z kolei przekazanie niewystarczającej sumy również może okazać się kłopotliwe, ponieważ przyznanie dodat-kowych kwot w trakcie trwania delegacji przeważnie jest czasochłonne i skomplikowane. Czasem, tak jak w przypadku zaliczek gotówkowych, nawet niemożliwe.

Dlatego firmy poszukują alternatywy – kompleksowego rozwiązania, które usprawni zarządzanie wydatkami służbowymi.

Proste rozwiązanie – daj się zaskoczyćFirma Edenred wprowadziła na polski rynek proste narzędzie Spendeo by Edenred®, działające na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej o między-narodowym zasięgu, wspierane przez platformę internetową. Dzięki niemu

przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu związanego z rozliczaniem podróży służbowych, a także minimalizują obieg dokumen-tów przekazywanych między pracownikami. Bieżąca kontrola wydatków oraz przejrzysta informacja pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty.

– Duża część naszych pracowników podróżuje służbowo. Szukaliśmy narzędzia, które pozwoli w wygodny sposób zarządzać ich wydatkami. Spendeo by Edenred® pozwoliło zoptymalizować ten proces na każdym etapie, tj. przyznawania, rozliczania i kontrolowania zaliczek. Co więcej, zminimalizowany został czas potrzebny na załatwienie wszystkich formal-ności. Pracownicy mają komfort korzystania z karty i platformy Spendeo, a firma – pełny nadzór nad wydatkami, dzięki bieżącemu wglądowi w transakcje – wymienia korzyści ze stosowania nowego narzędzia jeden z klientów Edenred.

W wielu firmach powszechne jest używanie kart kredytowych, ale otrzymuje je wybrana, zazwyczaj dość wąsko określona grupa pracow-ników. Kartę Spendeo można przekazać każdemu zatrudnionemu, co jest korzyścią dla menedżerów, akceptujących i rozliczających wydatki, ponieważ mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków. Transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne dla użytkowników kart, menedżerów oraz administratorów platformy, w zależności od nadanych uprawnień. Tę funkcjonalność doceniła inna firma, korzystająca z rozwiązania Edenred.

– Używanie kart kredytowych zawsze wiązało się z dużym obciąże-niem działu finansowego w naszej firmie. Nie tylko musiał on monito-rować wydatki każdego z pracowników, ale również udzielać informa-cji na temat salda czy stanu konta. Teraz, dzięki rozwiązaniu Spendeo, pracownicy sami kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i prze-syłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodat-kowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownik sprawdza saldo karty, historię transakcji, wysyła wniosek o doładowanie karty lub skanuje rachunki, co jest bardzo wygodne w podróży służbowej. Wprowadzenie karty przedpłaconej wyeliminowało uciążliwe zaliczki i zminimalizowało ryzyko związane z obrotem gotówkowym, a to było dla nas kluczowe – stwierdza kolejny z klientów Edenred.

Zatem, jak pokazuje praktyka, firmowe podróże wcale nie muszą być uciążliwe, ani dla osób, które wyjeżdżają, ani dla pracowników zajmu-jących się rozliczaniem wydatków. Jeśli firma zdecyduje się na nowo-czesne i sprawdzone rozwiązanie – Spendeo by Edenred® – może mieć pewność, że wszystkie informacje o podróżach firmowych znajdą się w jednym miejscu. Bez problemu będzie można wdrożyć przejrzyste zasady korzystania ze służbowych pieniędzy.

FIRMY CHCĄ UŁATWIEŃ POPRZEZ✔ Zmniejszenie formalności – 30%✔ Większą samodzielność wyjeżdżających – 22%✔ Ściślejszą kontrolę nad delegacjami i wydatkami – 19%Źródło: Amadeus Polska

FIRMY CHCĄ OSZCZĘDNOŚCI POPRZEZ✔ Zmniejszenie jednostkowego kosztu podróży – 53% ✔ Przestrzeganie przez wyjeżdżających polityki podróży – 30%✔ Wprowadzenie jednego kanału zakupów dla wszystkich usług – 17%Źródło: Amadeus Polska

Anna Derlacka Dyrektor Finansowy w Edenred Polska

PRZEKAŻ PODATKU

www.hospicjum.waw.pl

Przekaż dzieciom

KRS: 0000 107 957

1 %