Łódzka Akademia PO KL

Budżet i harmonogramUrząd Marszałkowski w Łodzi

Departament ds. PO Kapitał LudzkiInstytucja Pośrednicząca

Plan prezentacjiJak poprawnie opracować budżet i harmonogram realizacji projektu?

Budowa budżetu zadaniowego

Przykłady zadań w projekcie

Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne

Koszty pośrednie i bezpośrednie

Zasada cross-financingu

2

3

Wytyczne w zakresie

kwalifikowania wydatków

w ramach PO KL

Dokumenty programowe

Zasady finansowania

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Zasady udzielania pomocy

publicznej w ramach PO

Kapitał Ludzki

Plan działaniana 2011 r.

dla poszczególnych

Priorytetów

Harmonogram projektu

4

Etapy tworzenia

Zadania i personel

Harmonogram w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych

HarmonogramPodstawowe informacje

Harmonogram jest metodą prezentacji działań realizowanych w ramach projektu, która określa ich logiczną kolejność, układ w czasie, a także wszelkie zależności pomiędzy nimi.

Poprawne przygotowanie harmonogramu pozwoli na właściwe opracowanie szczegółowego budżetu projektu oraz budżetu projektu.

5

Harmonogram

Przygotowanie listy zadań w projekcie

Ustalenie kolejności oraz zależności pomiędzy realizowanymi zadaniami

Określenie czasu dla realizacji poszczególnych etapów i zadań

Wyznaczenie ram czasowych całego projektu

Podział zadań na etapy

KROK 1

KROK 2

KROK 3

KROK 4

KROK 5

Etapy tworzenia

6

HarmonogramKolejność i zależność

Kolejność

Należy ustalić w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane.

ZależnośćOpracowując harmonogram musimy odpowiedzieć na pytanie: Czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania?

WAŻNE!

Zadania nie mogą się nakładać, gdy rozpoczęcie następnego zadania uwarunkowane jest zakończeniem zadania poprzedzającego.

7

HarmonogramZaangażowany personel

Każde zadanie musi mieć swojego wykonawcę.Ponosi on odpowiedzialność za realizację części projektu.

Po zdefiniowaniu rodzajów zadań, które będą realizowane w ramach projektu należy ustalić wymagane doświadczenie i kwalifikacje, jakimi powinny wykazać się osoby odpowiedzialne za realizację tych zadań.

Pozwoli to stwierdzić, czy dysponujemy odpowiednimi zasobami ludzkimi do realizacji projektu, czy też konieczne będzie zatrudnienie dodatkowego personelu.

Podział zadań w projekcie musi więc uwzględniać możliwości, umiejętności oraz doświadczenie każdego członka zespołu.

8

HarmonogramCzas trwania zadań

Istotnym elementem harmonogramu projektu jest właściwe określenie czasu trwania poszczególnych zadań.

Prawidłowe wykonanie tej czynności uzależnione jest od przeprowadzenia konsultacji z osobami zaangażowanymi w realizację zadań.

Konsultacje z osobami posiadającymi praktyczną wiedzę pozwolą na realne określenie czasu trwania zadania i jego etapów oraz pomoże uniknąć najczęściej popełnianego błędu, którym jest niedoszacowanie czasu trwania czynności w projekcie.

9

HarmonogramGenerator

10

Harmonogram

11

Praca z harmonogramem w Generatorze Wniosków Aplikacyjnychpolega na wpisaniu do tabeli wszystkich czynności realizowanych w projekcie w podziale na poszczególne etapy z uwzględnieniem czasu ich trwania oraz zależności przyczynowo skutkowych pomiędzy nimi.

Planując datę rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę czas trwania procedur związanych z oceną formalną i merytoryczną wniosku oraz kwestię przygotowania i podpisania umowy o dofinansowanie.

Podstawę do konstruowania harmonogramu projektu jest wpisanie w punkcie 1.8 GWA daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu. Na podstawie tej informacji tworzy się szkielet harmonogramu.

HarmonogramKonstrukcja harmonogramu przedstawia pierwsze 12 miesięcy realizacji projektu w ujęciu miesięcznym, kolejne (jeśli projekt jest dłuższy) przedstawiane są w ujęciu kwartalnym.

Zadania i etapy projektu w harmonogramie powinny być tożsame z opisem działań z punktu 3.3 wniosku o dofinansowanie. Chronologia ułożenia zadań w punkcie 3.3 oraz w harmonogramie powinna być taka sama.

Zadania, które będą realizowane w projekcie pojawiają się w harmonogramie oraz budżecie ogólnym projektu automatycznie, z chwilą wpisania ich w szczegółowym budżecie projektu.

12

HarmonogramWpisujemy zadania i etapy do GWA. Każda zadanie

i etap musi zostać nazwane.

W przypadku, gdy zdania dotyczą bezpośrednio uczestników projektu, np. szkolenie, wskazujemy ilość osób, jaka zostanie objęta wsparciem w tym

zadaniu.

Nie wskazujemy ilości uczestników w zadaniach, które nie dotyczą bezpośrednio grupy docelowej,

np. w zadaniu zarządzanie projektem

1

Praca w GWA

2

3

13

Budżet projektuBudżet zadaniowy

Koszty bezpośrednie i pośrednie

Przykładowe zadania w budżecie

Cross-financing

Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne

Najczęściej popełniane błędy w budżecie projektu

14

Budżet projektuOkreślenie ram finansowych projektu to trudne zadanie, jakie musi wykonać projektodawca, jednak od poprawnego skonstruowania budżetu zależy pomyślny przebieg projektu.

Budżet projektu jest zestawieniem środków finansowych związanych z realizacją wszystkich zaplanowanych w projekcie zadań w całym okresie jego realizacji.

Najważniejszym dokumentem programowym, z którego należy korzystać na tym etapie są Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

15

Budżet projektuBudżet w projekcie

Budżet projektuSzczegółowy budżet projektu

• wypełniany jest w pierwszej kolejności• zawiera poszczególne koszty jednostkowe, w tym wynagrodzenia personelu• zawiera tylko koszty kwalifikowalne wyrażone w polskich złotych• zawiera koszty bezpośrednie poszczególnych zadań oraz koszty pośrednie projektu

• część elementów budżetu zostaje automatycznie przeniesiona z poziomu szczegółowego budżetu projektu• wskazujemy przychód projektu, jeśli występuje• wskazujemy wartość wkładu własnego, jeśli jest wymagany• automatycznie obliczona zostanie kwota wnioskowanego dofinansowania oraz koszt przypadający na jednego uczestnika projektu

16

Budżet projektuBudżet projektu powinien być ściśle powiązany z zadaniami w projekcie.

Wydatek, który nie wiąże się z żadnym wcześniej opisanym zadaniem zostanie uznany za niekwalifikowany.

Dla każdego wydatku musimy określić jednostki miary, ilość oraz koszt jednostki.

Jeśli jako jednostkę miary używamy pojęć komplet/pakiet to konieczne jest rozpisanie co wchodzi w skład kompletu/pakietu.

WAŻNE!

17

Budżet zadaniowy

Koszty projektu przedstawione są we

wniosku o dofinansowanie w formie budżetu

zadaniowego.Dodatkowo

Beneficjent wykazuje szczegółowy budżet

ze wskazaniem kosztów

jednostkowych

Poprawnie sporządzony

budżet to jedna z najważniejszychi najtrudniejszych

czynności, świadczy

o gruntownym przemyśleniu

i dopracowaniu projektu

Zamknięty katalog wydatków

niekwalifikowalnych- na podstawie

Wytycznych w zakresie

kwalifikowania wydatków PO KL

Budżet zadaniowy obejmuje

przedstawienie kosztów

kwalifikowalnychw podziale na koszty

bezpośrednie i koszty pośrednie

Budżet zadaniowy

18

Przykładowe zadania

Przykładowe rodzaje zadań w projekcie:

• zarządzanie projektem• działania informacyjno- promocyjne• ewaluacja projektu

• rekrutacja uczestników• szkolenie• warsztaty• doradztwo• studia podyplomowe• zajęcia artystyczne dla dzieci• zajęcia z logopedą

Budżet projektu

19

Szczegółowy budżet Budżet projektu

20

Budżet projektuRodzaje kosztów

KOSZTY KWALIFIKOWALNEWydatki w projekcie, które mogą być pokryte/dofinansowane

ze środków otrzymanych na realizację projektu

KOSZT BEZPOŚREDNI KOSZT POŚREDNI

CROSS- FINANCING

21

Budżet projektu

ZADANIE KOSZT BEZPOŚREDNI

koszty poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu

(koszty osobowe, materiały szkoleniowe i inne)

przygotowanie wizualizacji materiałów promocyjnych, druk

plakatów oraz ulotek, ogłoszenia prasowe, druk naklejek

promocyjnych

Koszty bezpośrednie

np. PROMOCJA

22

Budżet projektu

OBSŁUGA TECHNICZNA PROJEKTU

KOSZT POŚREDNI

związane z obsługą techniczną projektu, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego

zadania. W szczególności są to koszty zarządu, koszty obsługi księgowej,

opłaty administracyjne

wynagrodzenie dla osoby księgującej wydatki projektu, opłaty za energię,

telefon, Internet, czynsz, środki czystości (proporcjonalnie do wykorzystania w projekcie)

Koszty pośrednie

23

Budżet projektuKoszty pośrednie mogą być rozliczane:RYCZAŁTOWO

• w projektach o wartości do 2 mln zł – 20 % bezpośrednich kosztów pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing

• W projektach o wartości od 2 do 5 mln zł – 15 % bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki w ramach cross- financing

NA PODSTAWIE RZECZYWIŚCIE PONIESIONYCH WYDATKÓWPrzy tej metodzie beneficjenta nie obowiązuje stawka ryczałtowa, jednak wszystkie wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich projektu muszą zostać udokumentowane i przechowywane w biurze projektu na potrzeby kontroli. Wydatki te muszą być wykazane we wnioskach o płatność.

Niezależnie od sposobu rozliczania kosztów pośrednich beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego katalogu wydatków, jakie zostaną poniesione w ramach kosztów pośrednich, wraz z ich uzasadnieniem.

Koszty pośrednie

24

Budżet projektu

CROSS- FINANCING

• zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) pojazdów oraz mebli;• zakup oraz leasing (finansowy lub zwrotny) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych*, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego;• dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

Cross- financing

ZADANIE

* Ustawa z dni 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych; ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

25

Budżet projektu

CROSS- FINANCING

• zakup szafy do archiwizacji dokumentów projektu,

• zakup laptopa dla koordynatora projektu

• drukarka do biura projektu

Cross- financing

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

Cross- financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami w projekcie

PROMOCJA PROJEKTU

• zakup aparatu cyfrowego

• ksero

• kamera cyfrowa w celu przygotowania filmów promocyjnych

( sprzęt ten będzie wykorzystywany również podczas realizacji innych zadań merytorycznych, koło przyrodnicze)

26

Wydatki kwalifikowalne muszą być:

• niezbędne (bezpośredni związek z celami projektu)• efektywne (relacja nakład/rezultat) i konkurencyjne• faktycznie poniesione• udokumentowane• przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu • zgodne z dokumentami programowymi PO KL• zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i

wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

Budżet projektuKoszty kwalifikowalne

27

Budżet projektuKOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE

• podatek VAT, jeśli może

zostać odzyskany w oparciu o

przepisy krajowe

• nieruchomości, grunty,

infrastruktura

• sprzęt, meble, pojazdy (wyj. Cross- financing)

• odsetki od zadłużenia

• wydatki na PFRON

• koszty wypełnienia wniosku

• wydatki związane z umową leasingu

• koszty kar, grzywien, procesów sądowych

• koszty operacyjne związane z wymianą walut

• koszty środków trwałych współfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych(do 7 lat przed złożeniem wniosku)

Koszty niekwalifikowalne

Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent

28

Budżet projektuPrzychód w projekcie

Beneficjent ma obowiązek wykazania wszystkich przychodów, które powstaną w trakcie realizacji projektu dofinansowanego z PO KL.

Wykazanie przez projektodawcę powstałego przychodu obliguje go do zwrotu wymaganej kwoty na wskazany rachunek IP.

Aktywa wytworzone w trakcie realizacji projektu nie mogą zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od momentu zakończenia realizacji projektu.

29

Budżet projektuPodwójne finansowanie

W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych: wspólnotowych lub krajowych. W szczególności:

• zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych

• zrefundowanie podatku od towarów i usług VAT w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa

• zakupienie środka trwałego dofinansowanego ze środków PO KL, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL

30

Budżet projektuZlecanie usług

W ramach projektów możliwe jest zlecanie usług, których koszt zostanie uznany za wydatek kwalifikowalny, jeżeli:

• Zlecanie usług przyniesie wartość dodaną do projektu• Projektodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie

usługi, które zamierza zlecać podmiotom zewnętrznym i wniosek w tej formie zostanie zaakceptowany

Beneficjent w przypadku zlecania usług musi przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w takim zakresie, w jakim ma ona zastosowanie do projektodawcy lub zasadę konkurencyjności

31

Błędy

• brak uzasadnienia dla niektórych wydatków w projekcie w kontekście opisu działań z punktu 3.3 powoduje trudności w określeniu ich racjonalności (np. zakup sprzętu, którego nie powiązano z opisem działania)

• zawyżanie kosztów wynagrodzenia personelu w projekcie, np. łączny koszt personelu zarządzającego projektem stanowi 50% wartości całego projektu

• zbyt duża ilość osób zaangażowanych w projekcie

• stosowanie jednostek miary: zestaw, komplet bez wyjaśnienia co wchodzi w ich skład, powoduje trudności w ocenie racjonalności tych wydatków

• brak opisu kosztów pośrednich wraz z uzasadnieniem ich poniesienia

• brak wskazania metodologii wyliczenia kosztów pośrednich w projekcie rozliczanych ryczałtem

Budżet projektu

32

PodsumowanieWARTO ZAPAMIĘTAĆ

1. Planując budżet projektu pamiętaj, aby sprawdzić które z wydatków będą kwalifikowalne.

2. Każde zadanie przewidziane w budżecie musi być ujęte w harmonogramie z uwzględnieniem czasu jego trwania

3. Koszty związane z cross- financing to maksymalnie 10% wartości projektu, ale pomogą zakupić sprzęt niezbędny do realizacji zadań.

4. Po zakończeniu prac z budżetem w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych nie zapomnij przeliczyć wypełnionego budżetu!

33

Źródła informacjiZasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał LudzkiWytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KLZasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO Kapitał Ludzkiwww.pokl.lodzkie.plwww.efs.gov.pl

34