Szkolenie dla beneficjentów nt. doświadczeń w realizacji projektów w ramach RPO WP 2007-2013.

Najlepsze praktyki.

12 kwietnia 2012 r.

Aneksowanie umów o dofinansowanie

Anna HutyraUrząd Marszałkowski Województwa PomorskiegoDepartament Programów Regionalnych

Zmiany w projektach w trakcie realizacji

zmiany należy zgłaszać do IZ RPO WP przed ich wprowadzeniem, nie później niż na miesiąc przed terminem zakończenia rzeczowego (na etapie kontroli końcowej jest już zbyt późno na wprowadzanie zmian)

procedura zmian uregulowana jest w Podrozdziale 8.3 Przewodnika Beneficjenta oraz w umowie o dofinansowanie, przede wszystkim w §16 oraz §17

IZ RPO WP decyduje o wyrażeniu zgody na zmiany, a także o tym, czy konieczny jest aneks do umowy o dofinansowanie (z zasady aneksu wymaga zmiana danych zawartych w umowie i formularzu wniosku o dofinansowanie)

wnioski o wprowadzenie zmian / wnioski o aneks należy składać w postaci pisma zawierającego szczegółowy opis proponowanych zmian (zalecana jest forma tabeli „przed zmianą – po zmianie”) wraz z wyczerpującym uzasadnieniem i analizą dopuszczalności w kontekście zamówień publicznych, prawa budowlanego, środowiskowego (OOŚ), pomocy publicznej itd., w zależności od tego, jakie przepisy mają zastosowanie

Zmiany w projektach mogą dotyczyć m.in.:

1. Zmniejszenia (lub zwiększenia) wydatków kwalifikowalnych i ew. przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków po rozstrzygnięciu wszystkich przetargów (wyłonieniu wykonawców /

dostawców) w ramach projektu aneks poprzetargowy:

obowiązkowy, jeśli powstały (istotne) oszczędności poprzetargowe, które należy zwrócić do alokacji

beneficjentowi przysługuje na podst. §16 umowy prawo do przesuwania oszczędności pomiędzy kategoriami wydatków objętymi postępowaniami w sprawie udzielenia zamówienia publicznego (aby to nastąpiło, konieczne jest zawarcie aneksu do umowy)

przesuwanie oszczędności pomiędzy kategoriami nie objętymi postępowaniami w sprawie udzielenia zamówienia publicznego może być dokonane wyłącznie za zgodą IZ RPO WP

nie wolno przesuwać oszczędności powstałych w ramach kategorii wydatków objętych postępowaniem o udzielenie zamówienia na kategorie wydatków nieobjęte postępowaniem i odwrotnie

2. Opóźnienia terminów zakończenia realizacji projektu:

sytuacje (z zasady) neutralne z punktu widzenia prawa zamówień publicznych: późny wybór projektu do dofinansowania z listy rezerwowej, konieczność unieważniania kolejnych przetargów, rozwiązanie umowy z wykonawcą i konieczność wyłonienia następnego, opóźnienie instrumentu elastyczności, promocji, płatności dla wykonawcy…

sytuacje, które mogą spowodować naruszenie prawa zamówień publicznych (!) i w konsekwencji niekwalifikowalność wydatków: opóźnienia po stronie wykonawcy – wymagają szczególnej rozwagi ze strony beneficjenta i dostarczenia wyczerpującego uzasadnienia dla IZ RPO WP (np. czy ewentualna możliwość zmiany terminu w umowie z wykonawcą była przewidziana zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych)

3. Zmiany (w tym rozszerzenia) zakresu rzeczowego projektu:

Zmiany zakresu rzeczowego projektu mogą być uzasadnione ze względu na różnorodne okoliczności (np. dezaktualizacja założeń / potrzeb / przepisów od czasu złożenia wniosku o dofinansowanie lub niespodziewane zdarzenia, przeszkody w trakcie realizacji).

Rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu zostało przewidziane w Przewodniku Beneficjenta, w szczególności w związku z powstaniem oszczędności poprzetargowych (z wyłączeniem części dotyczącej promocji projektu oraz wynagrodzeń związanych z zarządzaniem projektem), pod warunkiem, że zwiększony zakres projektu jest spójny z celem projektu oraz pozytywnie wpływa na jego efekty i wskaźniki.

Zarówno w przypadku zmian zakresu jak i rozszerzenia:

uzasadnienie musi odnosić się przede wszystkim do wpływu na osiągnięcie celów projektu

bardzo istotne jest przedstawienie analizy dopuszczalności zmian w kontekście zamówień publicznych (w szczególności gdy beneficjent zamierza zlecić roboty dodatkowe), prawa budowlanego, OOŚ, pomocy publicznej itd.

4. Zmiany różne, np. w zakresie:

- numeru rachunku bankowego, w tym dodania wyodrębnionego numeru rachunku dla obsługi zaliczek

- jednostki realizującej projekt

- sytuacji szczególnych (np. zmiana partnera)

W przypadku istotnych zmian projekt może być poddany ponownej ocenie wykonalności i strategicznej.

Kwestie, o których należy pamiętać:

W przypadku projektów partnerskich wszystkie zmiany w projektach i wnioski o aneks muszą być zgłaszane wyłącznie przez Partnera Wiodącego, po uprzednim ich uzgodnieniu z wszystkimi Partnerami w projekcie.

W projektach generujących dochód zarówno zmniejszenie wartości projektu w trakcie realizacji, jak i jej zwiększenie, powoduje konieczność ponownej analizy projektu w kontekście wyliczenia luki w finansowaniu (ew. przekroczenie granicy 1 mln Euro, ponowne przeliczenie luki w projektach o utrzymującej się wartości powyżej 1 mln Euro).

Zamiar uzyskiwania w okresie trwałości projektu przychodów, których wcześniej nie przewidywano wymaga przedstawienia przez beneficjenta analizy, czy projekt nie stanie się projektem generującym dochód bądź czy nie wystąpi w projekcie pomoc publiczna.

Jeżeli w wyniku spadku wartości wydatków kwalifikowalnych nastąpi przekroczenie limitów procentowych na promocję (3%), zakup nieruchomości niezabudowanej (10%), zabudowanej (25%), koszty ogólne (5%) lub nadzór autorski (15%), należy powstałą nadwyżkę przesunąć do wydatków niekwalifikowalnych. Ewentualne przekroczenie limitów procentowych na nadzór inwestorski (2,2 lub 2,8%) oraz inżyniera kontraktu bądź inwestora zastępczego (7%) będzie weryfikowane na zakończenie realizacji projektu.

Zachęcamy do konsultowania wniosków o zmiany z opiekunami projektów:

REFERAT REALIZACJI PROJEKTÓW REGIONALNYCH:

Kierownik: BARTOSZ GAPPA, b.gappa@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 37

MAGDALENA KANIEWSKA, m.kaniewska@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 38 Działania: 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, Poddziałanie 3.2.1

ALEKSANDRA BUDNY, a.budny@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 16 Działania: 5.1, 5.2, 5.3, 5.4

TOMASZ GRYBEK, t.grybek@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 25 Działania: 3.1, 4.1, 4.2, 4.3

MARCIN ERHARD, m.erhard@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 17 Działanie 5.5

AGNIESZKA FAMIELEC, a.famielec@pomorskie.eu, tel. 58 326 88 42 Działania: 7.1, 7.2, Poddziałanie 3.2.2

SYLWIA BRYŁA, s.bryla@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 50 Działania: 2.1, 2.2, Poddziałania: 2.2.1, 2.2.2

REFERAT REALIZACJI PROJEKTÓW LOKALNYCH:

Kierownik: ANNA HUTYRA, a.hutyra@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 11

MAJA REMIZOWICZ, m.czarniawska@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 49 Działanie 8.2

MICHAŁ ŻYWNA, m.zywna@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 87 Działanie 8.2, Poddziałanie 8.1.1

JAKUB KOWALCZUK, j.kowalczuk@pomorskie.eu, tel. 58 326 88 45 Poddziałanie 8.1.2

JACEK JÓRASZ, j.jorasz@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 26 Działanie 9.2

NATALIA BŁAŻOWSKA, n.blazowska@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 74 Działanie 9.1

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ