Aneks do Raportu z monitoringu realizacji Budżetu Obywatelskiego Miasta Zduńska Wola 2016

1. Wyniki monitoringu

1.1 Tworzenie Regulaminu i Zespół ds. BO ZW

1.1.1 Regulamin BO ZW

Czy regulamin BO ZW jest publicznie dostępny?

Tak, został udostępniony na stronie http://www.prawomiejscowe.pl/institution/17592/legalact/600/17592/htmlpreview Link ze strony http://www.zdunskawola.pl/ zakładka Budżet Obywatelski 2016

• tak

• nie

Jeśli tak, to w jakiej formie i gdzie został udostępniony?

Jeśli nie, to dlaczego?

Kto tworzył regulamin?

Zgodnie z Regulaminem (§ 8 Zasady ewaluacji i harmonogram) pierwszym etapem realizacji BO ZW jest wprowadzenie zmian, w tym wynikających z ewaluacji. W tym celu Zarządzeniem Prezydenta Miasta powołano Zespół ds. ewaluacji Regulaminu Budżetu Obywatelskiego Miasta Zduńska Wola. W jego imiennie określony skład weszło 9 przedstawicieli Urzędu Miasta, 1 przedstawicielka organizacji pozarządowej i żaden radny.Zgodnie z § 2. Zarządzenia w jego pracach „mogą doraźnie uczestniczyć również inne osoby zaproszone przez Przewodniczącego Zespołu, których wiedza merytoryczna będzie pomocna w toku pracy Zespołu.”

Kto i kiedy brał w udział w pracach nad regulaminem?Czy do opracowania regulaminu powołano specjalny zespół?Czy osoby spoza tego grona (np. mieszkańcy, przedstawiciele organizacji pozarządowych) miały możliwość udziału w jego pracach i zgłaszania do niego uwag?Jeśli tak w jakiej formie (np. udziału w badaniu ankietowym)?

Czy informacja o pracach nad regulaminem została opublikowana? Informacji na ten temat nie znaleziono w zakładce poświęconej Budżetowi Obywatelskiemu, ani w zakładkach poświęconych konsultacjom społecznym czy organizacjom pozarządowym w BIP Urzędu Miasta Zduńska Wola.

• tak• nie Jeśli tak, to w jakiej formie i gdzie została opublikowana?Jeśli nie, to dlaczego?

Czy opracowany regulamin został poddany konsultacjom społecznym?

Wiadomo jedynie, że po zakończeniu poprzedniej edycji dokonano jej podsumowania, jednak szczegółowe informacje na ten temat nie są dostępne.

• tak

• nie

Jeśli tak, to jaka była forma konsultacji, ich wynik, gdzie opublikowano wyniki?

Jeśli nie, to dlaczego?

1

W jaki sposób przyjęto procedurę BO ZW?

Regulamin przyjęto Zarządzeniem Prezydenta Miasta Zduńska Wola Nr 95/15 z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Budżetu Obywatelskiego Miasta Zduńska Wola, które ustanowiło ramowy Regulamin o dłuższym horyzoncie obowiązywania.W 2016 roku procedurę uruchomiono Zarządzeniem Prezydenta Miasta Zduńska Wola Nr 118/15 z dnia 15 kwietnia 2015 r. w sprawie uruchomienia procesu Budżetu Obywatelskiego na rok 2016, które określiło harmonogram jego realizacji, ustaliło pulę środków z podziałem na poszczególne kategorie projektów, wyznaczyło osobę odpowiedzialną za realizację BO ZW – zadanie powierzono Dyrektorowi Biura Rozwoju i Inwestycji.

• uchwała rady miejskiej

• zarządzenie Prezydenta

• inna, jaka?

Jeśli w JST jest kilka dokumentów, określających procedurę BO ZW należy zaznaczyć wszystkie i ew. opisać ich wzajemne relacje (np. uchwała intencyjna i zarządzenie prezydenta).

1.1.2 Zespół do spraw BO ZW

Czy istnieje Zespół ds. BO ZW?

Komisja ds. Budżetu Obywatelskiego

• tak

• nie Jeśli nie, to dlaczego? Proszę przejść do części 5.

Na jakich zasadach działa Zespół?

Komisja ds. Budżetu Obywatelskiego powoływana jest w każdym roku budżetowym przez Prezydenta w drodze zarządzenia, które określa jej prawa i obowiązki, obejmujące w szczególności: weryfikację wyników analizy wniosków, sporządzenie ostatecznej listy zadań zakwalifikowanych do głosowania i listy zadań niezakwalifikowanych do głosowania, przekazanie list do publicznej wiadomości.

• zarządzenia Prezydenta

• regulamin pracy

• inne

• brak informacji

Jakie są kompetencje zespołu? (np. weryfikacja wniosków, liczenie głosów, ustalanie listy rankingowej, inne)

Jaki jest skład Zespołu?

Zgodnie z § 1 Zarządzenia Prezydenta Miasta powołującego Komisję w jej skład wchodzi 15 osób, w większości przedstawicieli wydziałów Urzędu Miasta Zduńska Wola i jednostek organizacyjnych Miasta oraz 4 radnych Rady Miasta.Imienną listę członków Komisji zawiera Zarządzenie powołujące to gremium.

Jaka jest liczba jego członków? Jakie instytucje i środowiska są w nim reprezentowane (np. organizacje pozarządowe, rady dzielnic, urzędnicy, radni, mieszkańcy)?Jak rekrutowani są członkowie Zespołu?Czy skład Zespołu jest publicznie znany? (forma, miejsce i czas publikacji)Brak informacji.

W jaki sposób pracuje Zespół?

Do zadań Komisji należy:1) weryfikacja wyników analizy wniosków zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego na rok 2016;

Gdzie i jak często się spotyka? Jaka jest frekwencja?Czy prace Zespołu są rejestrowane, a protokoły upubliczniane? (W jakiej formie i gdzie opublikowano informacje o pracach zespołu?) Jakie są efekty tej pracy Zespołu? (konkretne rezultaty, np. procedura, zmiany procedury, inne)

2

2) sporządzenie listy zadań zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do głosowania;3) przeprowadzenie głosowania;4) ustalenie i ogłoszenie wyników głosowania.Zespół pracuje podczas spotkań, z których sporządza się protokoły. Zarządzenie nie przewiduje ich publikacji. Protokoły nie są publicznie dostępne (np. w zakładce poświęconej BO ZW na stronie internetowej UM).Pierwsze spotkanie Komisji zaplanowano na 11 sierpnia, zaś kolejne zgodnie z harmonogramem realizacji BO ZW:- weryfikacja wyników analizy wniosków oraz sporządzenie listy zadań zakwalifikowanychi niezakwalifikowanych do głosowania – 11-21 sierpnia 2015 r.;- przeprowadzenie głosowania – 1-18 września 2015 r.;- ustalenie wyników głosowania i dokonanie wyboru zadań do realizacji – 21 września - 9 października 2015 r.Realnym efektem pracy Komisji są:- listy zweryfikowanych wniosków – opublikowana 24 sierpnia br. na stronie internetowej Urzędu Miasta Zduńska Wola w zakładce Budżet Obywatelski 2016;- wyniki głosowania – opublikowane przed 12 października br. na stronie internetowej Urzędu Miasta Zduńska Wola, ale nie w zakładce Budżet Obywatelski 2016.

Czy spotkania Zespołu są otwarte dla osób spoza jego grona?

Zarządzenie nie przewiduje udziału w pracach Komisji osób spoza jej grona.Brak informacji na temat pracy Komisji.

• tak

• nie

Czy w pracach zespołu mogą brać udział osoby spoza Zespołu? Czy o takiej możliwości informowano w ogłoszeniach o spotkaniach Zespołu? Czy zapraszano imiennie takich uczestników (np. eksperci, reprezentanci określonych środowisk)? Czy ci uczestnicy mogli zgłaszać uwagi i pytania?Jeśli udział osób spoza zespołu jest niemożliwy lub możliwy tylko w charakterze obserwatorów, to dlaczego?

1.2 Wdrożenie BO ZW

1.2.1 System informacji o BO ZW

Czy w regulaminie określono sposób informowania o BO ZW?

Ten aspekt realizacji BO ZW reguluje § 10 Regulaminu zatytułowany „Działania informacyjno- edukacyjne”, które obejmują:

• tak

• nie

Jeśli tak, to jakie formy informowania przewidziano?

Jeśli nie, to dlaczego?

3

„1) przybliżenie idei Budżetu Obywatelskiego oraz zachęcenie mieszkańców Miasta do składania wniosków zawierających propozycje zadań do realizacji;2) edukację potencjalnych wnioskodawców w zakresie sposobu wypełniania formularzy wniosków;3) zapewnienie przepływu informacji o przebiegu analizy wniosków i ich kwalifikacji do głosowania;4) zachęcenie uprawnionych mieszkańców Miasta do wzięcia udziału w głosowaniu;5) upowszechnienie informacji o przebiegu i wynikach procesu Budżetu Obywatelskiego.”Powyższe działania, zgodnie z pkt 2, „będą prowadzone z użyciem różnych kanałów komunikacyjnych i narzędzi dostosowanych do zróżnicowanych grup odbiorców.”Gwarantuje wnioskodawcom – „z chwilą ogłoszenia list zadań zakwalifikowanych do głosowania” –„prawo prowadzenia na swój koszt i ryzyko własnej akcji informacyjnej”, która jednak, zgodnie z pkt 4, musi być prowadzona „zgodnie z obowiązującym prawem i z zasadami współżycia społecznego.”Regulamin nie wskazuje podmiotu odpowiedzialnego za realizację działań informacyjno-edukacyjnych z ramienia władz miasta.

Czy urząd wykorzystuje stronę internetową specjalnie przygotowaną dla BO ZW lub na stronie głównej znajduje się specjalna zakładka z pełną informacją?

Informacje o budżecie obywatelskim prezentowane są na głównej stronie internetowej Urzędu Miasta Zduńska Wola http://www.zdunskawola.pl/ w zakładce Budżet Obywatelski, a w szczególności w pod zakładkach poświęconych edycji 2015 i 2016.W zakładce głównej pojawia się jedynie wyjaśnienie czym jest budżet obywatelski.W zakładce poświęconej edycji BO ZW 2016 znajdują się systematycznie dopisywane komunikaty (od najstarszego do najnowszego):- ogłoszenie o naborze wniosków wraz z wyciągiem z Regulaminu i linkami do Zarządzeń Prezydenta Miasta w sprawie Regulaminu i uruchomienia procedury oraz terminem i miejscem składania wniosków;- wykaz złożonych wniosków z podziałem na 3 kategorie IT, IM i W zaprezentowane w formie tabelarycznego spisu tytułów wraz z oszacowanym kosztem ich realizacji;- pliki z listami wniosków zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do głosowania (w tym pierwszym przypadku informacje obejmują: numer wniosku, nazwę zadania, koszt po weryfikacji, streszczenie, w tym drugim: numer wniosku, nazwę zadania i uzasadnienie oceny);- karty do głosowania (oddzielna dla każdej kategorii);- zasady głosowania (wyciąg z Regulaminu);- Komunikat o zakończeniu głosowania i otwarciu urn.Wyniki głosowania i wyboru zadań do realizacji opublikowano na w zakładce Aktualności (http://www.zdunskawola.pl/www/portal?id=1354941, dostęp 19.10.2015 r.), natomiast nie

• tak

• nie

Jeśli tak, to czy zawierała: regulamin kalendarz/harmonogram wykaz punktów informacyjnych lista zgłoszonych zadań informacje o weryfikacji projektów (wraz z uzasadnieniami) opisy projektów (możliwość komentowania) informacje o punktach głosowania informacje o wynikach głosowania kontakt do osób odpowiedzialnych za BO ZW informacje o realizacji wybranych projektów informacje o poprzednich edycjach BO ZW inne informacje (jakie)

Czy strona jest aktualizowana na bieżąco?

Czy strona jest w sposób zlinkowana ze stroną główną JST?

Jeśli nie wykorzystuje strony internetowej, to dlaczego?

4

opublikowano ich w zakładce Budżet Obywatelski 2016. Strona aktualizowana jest na bieżąco.Archiwum edycji BO ZW 2015 znajduje się w osobnej zakładce i obejmuje następujące informacje:- nabór wniosków (linki do Zarządzeń Prezydenta w sprawie Regulaminu i uruchomienia procedury);- wykazy złożonych wniosków w obu kategoriach (Inwestycje i Wydarzenia) zaprezentowane w formie tabelarycznego spisu tytułów (pliki);- kwalifikacja wniosków – pliki z listami wniosków zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do głosowania, które obejmują następujące informacje: (w tym pierwszym przypadku) numer wniosku, nazwę zadania, koszt po weryfikacji, streszczenie, (w tym drugim): numer wniosku, nazwę zadania i krótką uwagę (np. braki formalne);- informacje o zmianach na liście do głosowania;- wyniki głosowania i wyboru zadań do realizacji.

Czy wydano i dystrybuowano materiały promocyjne (broszury, ulotki, plakaty, filmy, audycje i inne)?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli wydano, to jakie i w jakiej ilości? ulotki – format, liczba plakaty – format, liczba filmy – długość, liczba inne, jakie? Forma, liczba Jeśli dystrybuowano to jak i w jakiej ilości?Czy materiały były dystrybuowane przez inne podmioty niż urząd gminy (organizacje pozarządowe, wnioskodawców, mieszkańców, rady osiedli)?

Jeśli nie wydano i nie dystrybuowano materiałów promocyjnych, to dlaczego?

Czy organizowano spotkania informacyjno-promocyjne BO ZW?

Brak informacji na ten temat.

• tak Jeśli tak, to:Kto był ich organizatorem? urząd rady osiedli organizacje pozarządowe projektodawcy mieszkańcy ktoś inny (kto?)W jakich terminach były organizowane i jaki był czas ich trwania?W jaki sposób informowano o spotkaniach?Kto prowadził spotkania? Kto występował? (np. urzędnicy, którzy wyjaśniali pewne kwestie, członkowie Zespołu ds. BO ZW spoza Urzędu).

5

• nie

Jaka była frekwencja?Czy opublikowano relacje ze spotkań (najważniejsze wątki dyskusji)? W jakiej formie i gdzie opublikowano relacje ze spotkań?

Jeśli nie organizowano, to dlaczego?

Czy wyznaczono osoby/osobę odpowiedzialną za kampanię informacyjną?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to proszę podać funkcję lub odpowiedzialny za zadanie wydział.Jeśli nie, to dlaczego?

Czy urząd monitoruje statystki odwiedzin strony internetowej BO ZW?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Jaka była maksymalna miesięczna liczba Unikalnych Użytkowników (UU) w miesiącach składania i wyboru projektów?

Jeśli nie, to dlaczego?

Jaki był koszt i czas trwania kampanii informacyjno-edukacyjnej związanej z realizacją budżetu obywatelskiego?

Brak informacji na ten temat.

Jakie wydatki były sfinansowane z budżetu (np. strona internetowa, ulotki, spotkania)?

1.2.2 Przygotowanie projektów

Czy Regulamin określał zasady przygotowania projektów, które obowiązywały w badanej edycji?

Regulamin określa następujące zasady przygotowania wniosków:- wniosek może zgłosić każdy uprawniony mieszkaniec Miasta, czyli osoba w wieku 16 lat, która „nie jest całkowicie ubezwłasnowolniona i oświadczy zgodnie z prawdą, że zamieszkuje na terenie Miasta Zduńska Wola z zamiarem stałego pobytu”; - zadanie „musi się zawierać w granicach zadań własnych i kompetencji Miasta”;- „Realizacja zadania musi mieścić się w jednym roku budżetowym, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach, z uwagi na ważny interes miasta dopuszcza się możliwość zakończenia realizacji części zadania w kolejnym roku budżetowym”;- zadania mogą być zgłaszane w trzech odrębnych dziedzinach: infrastruktura techniczna,

• tak Jeśli tak, to jakie zasady przygotowania projektów obowiązywały w badanej edycji?Uprawnieni wnioskodawcy wiek zamieszkiwanie formularz Inne, jakie?Wymogi formalne? inwestycyjne – nieinwestycyjne ogólnomiejskie – dzielnicowe maksymalna wartość projektu: duże – małe inne, jakie?

Wymogi merytoryczne:

6

infrastruktura miejska i wydarzenia;- zadania o charakterze infrastrukturalnym „muszą być umiejscowione na terenie stanowiącym własność Miasta lub będącym w użytkowaniu wieczystym, nieobciążonym na rzecz osób trzecich, którym Miasto ma prawo dysponować na zaplanowany cel”;- „W przypadku wyboru zgłoszonego zadania do realizacji wnioskodawca przenosi nieodpłatnie na rzecz Miasta Zduńska Wola całość autorskich praw majątkowych do zgłoszonego we wniosku projektu na wszystkich polach eksploatacji w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszonego zadania”;- możliwe jest wyznaczenie maksymalnej wartości jednego zadania (Zarządzenie uruchamiające proces ograniczyło maksymalny koszt jednego zadania w dziedzinie Wydarzenia do 50 000 zł);- złożenie w odpowiednim czasie (określony w Zarządzeniu uruchamiającym proces BO ZW 2016) i miejscu (przewiduje się 3 formy złożenia wniosku: papierowe w Biurze Obsługi Interesantów w godzinach pracy Urzędu, drogą pocztową na adres Urzędu i drogą elektroniczną z użyciem profilu zaufanego) oraz na formularzu.

Formularz wniosku obejmuje następujące pozycje:- informacje o dziedzinie, do której zgłaszany jest wniosek;- informacje o Wnioskodawcy, PESEL i preferowane formy kontaktu (list, e-mail, telefon);- informacje o zadaniu: nazwa, streszczenie i opis, lokalizacja i szczegółowy kosztorys;- oświadczenia o: zamieszkaniu w Zduńskiej Woli, podaniu prawdziwych informacji, wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgodzie na przeniesienie praw autorskich.

Wnioski zgodnie z zapisami Zarządzenia uruchamiającego BO ZW można było składać od 4 do 29 maja.

• nie

zgodność z prawem zgodność z kompetencjami gminy, zgodność z planem zagospodarowania, możliwość realizacji zadania w danym roku budżetowym, nie generowanie wysokich kosztów użytkowania, inne, jakie?- brak kolizji z już rozpoczętymi zadaniami- nie ogranicza się wyłącznie do opracowania dokumentacji projektowejForma składania wniosku papierowa elektroniczna wraz ze skanem listy popierających inna, jakie?Konieczność oszacowania budżetu przez wnioskodawcę?Miejsce i czas składania wniosków.

Czy udzielano wsparcia potencjalnym wnioskodawcom?

Brak informacji na temat udzielania wsparcia wnioskodawcom w bieżącej edycji. W poprzedniej edycji takiego wsparcia w okresie składania wniosków udzielali urzędnicy z Urzędu Miasta Zduńska Wola (Za: „Doradzają w sprawie budżetu obywatelskiego” http://www.extrazdunska.pl/aktualnosci/1532-doradzaja-w-sprawie-budzetu-obywatelskiego, dostęp 19.10.2015 r.).

• takJeśli tak, to w zakresie: informacji o własności terenów oszacowanie kosztów innym (jakim?) W jakiej formie udzielano wsparcia: doradztwo spotkania indywidualne konsultacje projektów mailowo telefonicznie FAQ na stronie poświęconej BP dodatkowe informacje pomocne przy opracowani projektów (np.: przykładowe

cenniki, diagnozy itp.)

7

• nie

W jaki sposób informowano o możliwości skorzystania ze wsparcia: strona internetowa miasta lub BO ZW spotkania media ogłoszenia ulotki inne (jakie?)

Ocena działania punktów doradczych. Czy działały w wyznaczonych miejscach godzinach inne problemy (np. brak odpowiedzi na maile)?

Jeśli nie udzielano wsparcia, to dlaczego?

Czy etap opracowania projektów był uspołeczniony (Czy w jego przebieg włączono różne środowiska i mieszkańców)?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Czy organizowano formalne i/lub nieformalne spotkania mieszkańców poświęcone dyskusji nad pomysłami? Miejsca, pory spotkań, sposób informowania o spotkaniach, sposób zorganizowania spotkań .Czy funkcjonowały fora internetowe, na których mieszkańcy mogli dyskutować o swoich pomysłach?Czy zapewniono możliwość kontaktu z wnioskodawcami?Jaka była forma i tematyka spotkań? wyłącznie promocja BO ZW, sprawy formalne związane z udziałem w BO ZW – składanie wniosków, głosowanie, dyskusja mieszkańców nad potrzebami miasta/dzielnicy. dyskusja nad pomysłami na projekty, forma aktywna spotkania (np. warsztaty)

Jeśli nie był uspołeczniony, to dlaczego?

8

1.2.3 Weryfikacja projektów

Czy opublikowano listę złożonych projektów wraz z ich opisami?

Wykaz złożonych wniosków opublikowano na stronie internetowej Urzędu Miasta Zduńska Wola w terminie określonym w harmonogramie, czyli na początku czerwca.Wykaz zawierał numer wniosku, nazwę zadania i kwotę.

• tak

• nie

Jeśli tak, to: Czy składane propozycje publikowano: na bieżąco opublikowano dopiero po upływie terminu ich składania?Czy opublikowane wnioski były kompletne (np. w formie skanów)?

Jeśli nie opublikowano, to dlaczego?

Jak przebiegała weryfikacja złożonych projektów?

Regulamin (§ 5 „Analiza złożonych wniosków”) stanowi, że:- analizę złożonych wniosków „przeprowadzają właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu przy współpracy jednostek organizacyjnych podległych Miastu oraz spółek prawa handlowego z udziałami Miasta, gdy ich uczestnictwo w analizie okaże się niezbędne”;- analiza przeprowadzona jest z wykorzystaniem „Karty analizy wniosków” (odrębnych dla projektów z dziedzin Infrastruktura i Wydarzenia), wzory kart stanowią załączniki do Regulaminu;- wnioski weryfikowane są pod kątem formalnym i merytorycznym;- na etapie weryfikacji formalne sprawdza się poprawność i kompletność wypełnienia wniosków oraz zgodność z Regulaminem, w tym przede wszystkim legitymowania się statusem „uprawnionego Mieszkańca przez wnioskodawcę” – na tym etapie istnieje możliwość „uzupełnienia możliwych do usunięcia braków formalnych wniosku w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania”;- na etapie weryfikacji merytorycznej sprawdza się zgodność projektu z prawem samorządowym, ustawą o finansach publicznych, politykami miejskimi, weryfikuje czas realizacji i koszt zadania;- władze miasta zastrzegają sobie „prawo do optymalizacji kosztów i sposobu realizacji zadania”, choć wszelkie zmiany zakresu zadania, w tym zmiana miejsca realizacji bądź połączenia z innym „jest możliwa w drodze pisemnego uzgodnienia z wnioskodawcami tych zadań.”Listy zadań zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do głosowania opracowuje Komisja ds. Budżetu Obywatelskiego. Lista podlega publikacji na stronie internetowej Urzędu Miasta, a zakres publikowanych informacji obejmuje krótki opis zadania, wynikający ze streszczenia umieszczonego we wniosku.

Czy w regulaminie (wybierz odpowiedzi): określono zasady weryfikacji formalnej i merytorycznej, określono harmonogram weryfikacji, określono zasady odwołań?

Jak wyglądała w praktyce weryfikacja: harmonogram został dotrzymany wskazano dokonujących weryfikacji umożliwiono projektodawcom dokonywanie modyfikacji projektów w trakcie weryfikacji.Jeśli tak, to: czy wprowadzenie zmiany wymagało zgody wnioskodawcy? czy informowano wnioskodawców o wprowadzonych zmianach? czy przewidziano możliwość odwołania od negatywnej weryfikacji?Informowano projektodawców o wyniku weryfikacji, w szczególności o powodach odrzucenia projektu(ów)?

9

Zgodnie z Zarządzeniem uruchamiającym proces harmonogram analizy wniosków obejmował następujące etapy:- analiza wniosków przez Wydziały UM w okresie od 1 czerwca do 31 lipca br.;- powołanie Komisji ds. Budżetu Obywatelskiego do 10 sierpnia br.;- opracowanie przez Komisję list zadań zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do głosowania w okresie od dnia 11 sierpnia do dnia 21 sierpnia br.Weryfikacja wniosków złożonych do BO ZW została przeprowadzona zgodnie z powyższymi zasadami i harmonogramem.

Czy weryfikacja projektów była jawna?

Nie informowano o rozpoczęciu weryfikacji wniosków złożonych do edycji BO ZW 2016, ani o powołaniu Komisji ds. Budżetu Obywatelskiego. W jej skład zgodnie z Zarządzeniem Nr 253/15 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 17 lipca 2015 r. weszło 15 osób, w większości reprezentujących wydziały merytoryczne Urzędu Miasta Zduńska Wola i miejskie jednostki organizacyjne oraz 4 radnych Rady Miasta.Listy projektów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do głosowania wraz z krótkimi opisami opublikowano na stronie internetowej BO ZW 24 sierpnia br.Ne opublikowano Kart Analizy Wniosków”, ani protokołu z prac Komisji zawierającego jej ustalenia i wnioski (§ 5 Zarządzenia powołującego Komisję).

• tak

• nie

Jeśli tak, to: informowano o rozpoczęciu, zakończeniu i wynikach weryfikacji projektów?

Forma, miejsce i termin publikacji tej informacji.Czy opublikowano listy projektów: odrzuconych z przyczyn formalnych i merytorycznych wraz z uzasadnieniem, listy projektów zakwalifikowanych do głosowania wraz z opisami?

Jeśli nie była jawna lub nie opublikowano jakiejś z wymienionej powyżej informacji, to dlaczego?

1.2.4 Wybór zadań do realizacji

Czy regulamin określał sposób wyboru projektów do realizacji?

Zgodnie z § 6 Regulaminu wyboru zadań do realizacji dokonują uprawnieni Mieszkańcy w drodze głosowania jawnego. Głosowanie odbywa się na kartach do głosowania odrębnych dla każdej dziedziny (ich wzór stanowi załącznik do Regulaminu), karty dostępne są w wersji papierowej w dwóch miejscach (Biuro Obsługi Interesantów Urzędu Miejskiego i Filia Miejskiego Domu Kultury i elektronicznej na stronie internetowej Urzędu Miasta Zduńska Wola.Głosowanie odbywa się w terminie określonym w Zarządzeniu uruchamiającym BO ZW, w tym roku od 1 do 18 września do godziny 15:00.Każdy uprawniony ma do dyspozycji po jednym głosie w każdej z trzech dziedzin, zaś głosy można oddawać osobiście do urn zlokalizowanych w miejscach udostępniania kart do głosowania lub poprzez nadesłanie karty na adres Urzędu Miasta z dopiskiem na kopercie: „Budżet obywatelski – Głosowanie” (za datę oddania głosu uważa się datę wpływu karty do głosowania do Urzędu).

• tak Jeśli tak, to jakie były warunki dotyczące:Formy wyboru głosowanie ranking inneMiejsca, czas i pory głosowania. Uprawnieni.Sposobu oddawania głosu: internet osobiście – urna (wyszczególnienie miejsc głosowania) korespondencyjnie (adres nadsyłania głosów pocztą) inne, jakie?Czy określono minimalną liczbę głosów do ważności wyboru projektu?Czy dopuszczono wyłącznie głosowanie bezpośrednie czy możliwe było oddanie głosu za pośrednictwem osób trzecich? Jakie warunki trzeba było spełnić, aby głosować w czyimś imieniu?

10

Głosujący zobowiązany jest do podania imienia i nazwiska (czytelny podpis), numeru PESEL oraz złożenia oświadczenia o zamieszkaniu w Zduńskiej Woli.Nie określono minimalnej liczby głosów do ważności wyboru zadania do realizacji.Za przebieg głosowania i ustalenie wyników – zgodnie z § 6 pkt 1 Zarządzenia powołującego Komisję – odpowiada Komisja ds. Budżetu Obywatelskiego. Powierzenie Komisji realizacji tych etapów oznacza poszerzenie kompetencji ustanowionych w Regulaminie (§ 2 pkt 4). • nie

Czy możliwe było głosowanie na więcej niż jeden projekt?W jaki sposób zapewniono przejrzystość oraz bezpieczeństwo głosowania (np. zabezpieczenie urn w różnych miejscach głosowania, systemu informatycznego)?

Czy prowadzono działania aktywizujące i uświadamiające głosujących?

Zgodnie z § 6 Regulaminu w okresie pomiędzy ogłoszeniem listy projektów zakwalifikowanych do głosowania a rozpoczęciem głosowania, czyli od dnia 24 sierpnia do dnia 31 sierpnia br. będą prowadzone działania informacyjne, w tym udostępnienie kart do głosowania. I faktycznie ten wymóg został spełniony: informacje o zasadach głosowania i karty do głosowania zostały udostępnione na stronie internetowej Urzędu Miasta w dniu 26 sierpnia (Zob. „Czas decydowania o Budżecie Obywatelskim”, http://www.zdunskawola.pl/www/portal?id=1352256, dostęp 20.10.2015 r.).Nie mamy informacji o innych działaniach o takim charakterze realizowanych przez samorząd Miasta Zduńska Wola.

• tak

• nie

Jeśli tak, to w jakiej formie: spotkań debat dyskusji forów internetowych aktywizujących mieszkańców do głosowania,

umożliwiających zapoznanie się i dyskusję nad projektami zakwalifikowanymi do głosowania?

inne, jakie?Tematyka, forma (np. moderowanie), czas i miejsce spotkań, organizator, dostępność, informowanie, frekwencja, sprawozdania.Czy informowano na bieżąco o przebiegu głosowania (frekwencji)?

Jeśli nie prowadzono, to dlaczego?

Jak przebiegało głosowanie?

Głosowanie odbyło się w przewidzianym w Zarządzeniu uruchamiającym BO ZW terminie, czyli od 1 do 18 września (do godziny 15:00).Komunikat Komisji ds. Budżetu Obywatelskiego o zakończeniu głosowania i ustaleniu wstępnej „liczby kart złożonych w głosowaniu” opublikowano 21 września, przy czym – jak zastrzeżono – „Z uwagi na dużą ilość złożonych kart dopuszcza się, iż podana liczba może zawierać margines błędu.”.Ogłoszenie pełnych wyników głosowania wraz z listą zadań wybranych do realizacji zaplanowano do 12 października.Według pierwszego komunikatu w głosowaniu złożono 18 883 karty, natomiast według oficjalnych wyników 18 600. To oznacza wzrost w porównaniu z rokiem ubiegłym o około 2 500 kart, czyli około 15%. Znaczny odsetek, bo 12% (2 447 głosów) okazało się nieważnych.Zmiany w liczbie kart (głosów) poddanych we wstępnej informacji w stosunku do wyników oficjalnych odnotowano we wszystkich dziedzinach, przy czym w zakresie infrastruktury ich

Czy harmonogram określał termin ogłoszenia wyników głosowania?Czy został dotrzymany i dotrzymano formę opublikowania wyników?Czy zagwarantowana była różnorodność miejsc głosowania osobistego przeciwdziałające wykluczeniu niektórych grup potencjalnych głosujących: instytucje władzy (urząd miasta, siedziby jednostek pomocniczych), kultury (domy kultury, biblioteki), edukacji (szkoły, przedszkola, świetlice); pomocy społecznej (OPS, DPS), sportu (OSiR), inne (jakie?)Czy były przypadki naruszenia zasad głosowania, zbierania głosów pod kartami itd. itp.?Czy zgłoszono formalnie protesty do przebiegu głosowania?

11

liczba zmalała (średnio o około 1 500 kart/głosów), zaś w przypadku wydarzeń wzrosła o ponad 400.Najwięcej głosów oddano na dziedzinę Infrastruktura Miejska (ponad 60% ważnych głosów), zaś najmniej na Wydarzenia (9%).Z dostępnych informacji wynika, że w tej edycji w przeciwieństwie do poprzedniej, kiedy to zarzucono fałszerstwo jednemu z radnych („Radny fałszował podpisy w głosowaniu na budżet obywatelski”, http://www.dzienniklodzki.pl/artykul/3870849,radny-falszowal-podpisy-w-glosowaniu-na-budzet-obywatelski,id,t.html?cookie=1, dostęp 20.10.2015 r.), głosowanie przebiegało bez większych problemów.Nie mamy informacji o formalnych protestach do przebiegu głosowania.

Czy regulamin zawierał wytyczne w sprawie ustalania ostatecznej listy rankingowej?

Regulamin § 7 „Ustalenie i ogłoszenie wyników głosowania” stanowi, że „O kwalifikacji zadań do realizacji decyduje wyłącznie liczba uzyskanych głosów w danej dziedzinie.” (pkt 4). Jednak z zastrzeżeniem, że w przypadku:- „gdy wartość kolejnego zadania o najwyższej ilości głosów przewyższa kwotę środków pozostałą w ramach danej dziedziny, niewykorzystana kwota pozostaje w rezerwie budżetowej”;- „zakwalifikowania do realizacji zadań wzajemnie wykluczających się decyduje liczba głosów”;- „w przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwa albo więcej zadań, o kolejności na liście decyduje publiczne losowanie, które zarządza Prezydent na wniosek Komisji.”Regulamin nie odnosi się do kwestii oszczędności powstałych na etapie realizacji wybranych zadań i sposobu ich wykorzystania.

Oficjalne wyniki głosowania i wyboru zostały ogłoszone w dniu 8 października na stronie internetowej Urzędu Miasta, co ciekawe w zakładce „Aktualności”, a nie „Budżet Obywatelski 2016”.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Według liczby głosów do wyczerpania puli.Czy zasady pozwalały rozstrzygnąć sytuacje wątpliwe, np. zasady ustalania kolejności w przypadku: równej liczby punktów, nie zmieszczenia się „całego projektu” w puli środków, głosowania w przypadku zgłoszenia 1 wniosku, minimalnej liczby głosów do ważności głosowania?

Czy Regulamin określał zasady rozdysponowania tzw. „resztówek”?Inne, jakie?

Jak przebiegał wybór projektów do realizacji?

W wyniku przeprowadzonego głosowania do realizacji rekomendowano 7 projektów:- 3 w zakresie Infrastruktury technicznej na kwotę 694 600 zł, czyli 77% puli, na które padło 3 139 głosów, czyli 66,5% oddanych na projekty w tej dziedzinie;- 1 w zakresie Infrastruktura Miejska na kwotę 500 000 zł, czyli 100% puli, na który padło 4 719 głosów, czyli 46,7% oddanych;

Czy harmonogram określał termin wyboru projektów?Czy został dotrzymany i dotrzymano formy opublikowania wyników?Czy w trakcie wyboru projektów do realizacji konieczne było zastosowanie specjalnej procedury? (liczba, typ, rozstrzygnięcie)W jaki sposób rozstrzygano wątpliwości wykraczające poza procedurę? Jaka była skala niewykorzystania wszystkich oddanych głosów? (odsetek głosów oddanych na projekty, które nie zostały wybrane do realizacji w stosunku do ogólnej liczby głosów)

12

- 3 w zakresie Wydarzenia na kwotę 70 565 zł, czyli 70,5% puli, na które oddano 1 365 głosów, czyli 89%.Nie było potrzeby zastosowania specjalnej procedury, wybrano zadania z największą liczbą głosów.Łączna wartość wybranych do realizacji zadań wynosi 1 265 165 zł, a to znaczy, że wykorzystano 84,3% puli środków oddanych do bezpośredniej decyzji mieszkańcom. Pozostała kwota, czyli 234 835 zł, zgodnie z apisami Regulaminu (§ 7 pkt. 5), pozostaje w rezerwie budżetowej. Regulamin nie określa sposobu jej rozdysponowania.Na wybrane w wyniku głosowania zadania padło ponad 9 000 głosów, czyli 56% ważnych, najwyższy odsetek głosów „wybierających” odnotowano w dziedzinie Wydarzenia (prawie 90%), zaś najwyższy odsetek głosów „niewykorzystanych” w dziedzinie Infrastruktura Miejska, gdzie wybrano tylko jedno zadanie, którego koszt realizacji opiewał na całą pulę dostępnych środków, a co więcej to zadanie w zakresie infrastruktury miejskiej, co zawsze budzi wątpliwości.

Jakie informacje o przebiegu głosowania i informowania zawierał regulamin i jaka była praktyka w tym zakresie?

Zgodnie z § 7 Regulaminu „Niezwłocznie po otwarciu urn Komisja dokonuje ustalenia liczby złożonych kart do głosowania, co potwierdza w formie protokołu, którego treść podaje się do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Miasta i poprzez działania informacyjne.” Zaś „Ostateczne wyniki głosowania w ramach Budżetu Obywatelskiego ogłoszone zostaną na stronie internetowej Miasta, na tablicach ogłoszeń w Urzędzie i w miejscach zwyczajowo przyjętych oraz poprzez działania informacyjne.”.

Wstępny komunikat opublikowany tuż po otwarciu urn obejmował informację o liczbie kart złożonych w głosowaniu, z podziałem na poszczególne dziedziny. Natomiast wyniki oficjalne obejmują pełną listę projektów z podaniem liczby uzyskanych głosów.

W jaki sposób faktycznie poinformowano o głosowaniu i jego wynikach?sposób i czas opublikowania wyników głosowania strona internetowa Urzędu, strona internetowa BO ZW, profile społecznościowe, media lokalne, tablice ogłoszeń, inne (jakie?).Czy opracowano i opublikowano statystyki głosowania?Czy projektodawców poinformowano o wynikach głosowania?

13

1.2.5 Realizacja projektów

Czy regulamin BO ZW odnosi się do realizacji wybranych zadań?

Regulamin BO ZW (§ 2 pkt. 2) stwierdza, że „Proponowane w ramach Budżetu Obywatelskiego zadania przeznaczone są do realizacji przez Miasto Zduńska Wola.” Co wraz z zapisem o zobowiązaniu Wnioskodawcy do przekazania – w przypadku wyboru zadania do realizacji – „nieodpłatnie na rzecz Miasta Zduńska Wola całości autorskich praw majątkowych do zgłoszonego we wniosku projektu” wydaje się wyłączać mieszkańców z realizacji zadań.Regulamin przewiduje ujęcie wybranych zadań w uchwale budżetowej na rok, w którym mają być realizowane. Wybrane zadania – sprawdzono tylko inwestycyjne (IM i IT) – zostały ujęte w projekcie budżetu miasta Zduńska Wola na rok 2016. W części opisowej zaznaczono, że są to pozycje wybrane w trakcie procedury BO ZW.

• tak

• nie

Jeśli tak, to co obejmuje: informowanie o postępach realizacji zasady współpracy z wnioskodawcą inne rozwiązania?

Jeśli nie, to dlaczego?

Czy zadania wybrane w poprzednicy edycjach przez mieszkańców zostały zrealizowane?

Nie posiadamy zbiorczej informacji na temat realizacji zadań wybranych w BO ZW w poprzednich edycjach. Z informacji publikowanych na stronie internetowej Urzędu Miasta (zakładka „Aktualności”) oraz innych serwisach internetowych http://zdunskawola24.pl/ wiemy, że projekty są realizowane, np. „Regionalny Przegląd Amatorskich Orkiestr Dętych”, (http://www.zdunskawola.pl/www/portal?id=1346265, dostęp 21.10.2015 r.), projekt „Serce pokoleń” (http://zdunskawola24.pl/wiadomosci/zdunska-wola/3173,dzien-dziecka-z-zywym-sercem.html, dostęp 21.10.2015 r.). Jednak niektóre projekty realizowane są z problemami i sporym opóźnieniem, jak ma to miejsce w przypadku projektu zagospodarowania podwórka przy kamienicy przy ul. Łaskiej 2, który do realizacji został wybrany jeszcze w edycji BO ZW 2014. Powodem opóźnienia jest konieczność rozszerzenia projektu i wzrost kosztu jego realizacji z 70 tys. do 270 tys. zł („Podwórko przy Łaskiej 2 – w przyszłym roku”, http://ezdunska.pl/index.php/wiadomosci-aktualnosci/5585-podworko-przy-askiej-2--w-przyszym-roku, dostęp 21.10.2015 r.).

• tak

• nie

Jeśli tak, to: w jakim czasie? w jakim zakresie (zgodność z projektem)? jakim koszcie?

Jeśli nie, to: czy rozpoczęto ich realizację? czy odstąpiono od realizacji? inne (np. zmiana procedury)Dlaczego nie rozpoczęto lub nie zrealizowano projektów?

Czy informuje się o postępach realizacji zadań?

O postępach w realizacji zadań informuje się dość wybiórczo - na stronie internetowej Urzędu Miasta Zduńska Wola w zakładce „Aktualności” znaleźliśmy jeden wpis o wydarzeniu zrealizowanym w ramach BO ZW. Częściej o realizacji informują serwisy internetowe (np. http://zdunskawola24.pl/), choć raczej informują o niepowodzeniu ichrealizacji niż sukcesach (np. projekt „Łaska 2”).

• tak

• nie

Jeśli tak, to:forma i czas publikacji informacjiCzy zrealizowane projekty oznacza się logo BO ZW lub w inny sposób o podobnym charakterze?

Jeśli nie, to dlaczego?

14

Czy pomysłodawcy brali udział w realizacji zgłoszonych przez nich zadań?

Regulamin nie przewiduje wprost takiej możliwości, o ile zadania w dziedzinach Infrastruktura wydają się leżeć wyłącznie w kompetencjach administracji samorządowej, to przynajmniej niektóre zadania z dziedziny Wydarzenia realizowane są przez projektodawców i mieszkańców, np. projekt „Serce pokoleń”, w który realizują pomysłodawczynie-nauczycielki z Zespół Szkół nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi w Zduńskiej Woli.

• tak

• nie

Jeśli tak, to czy mieli wpływ na ostateczny kształt zrealizowanego projektu?

Jeśli nie, to dlaczego?

Czy regulamin BO ZW zawiera zapisy o postępowaniu w sytuacji gdy realne koszty realizacji przekraczały dopuszczalne limity?

Regulamin BO ZW nie odnosi się do tej kwestii.Tak sytuacja miała miejsce w Zduńskiej Woli – realizacja wybranego w 2013 roku zadania (edycja BO ZW 2014) przeciąga się, a jej koszty wzrosły czterokrotnie.

• tak

• nie

Jeśli, tak, to jak było to unormowane?

Jeśli nie, to jak postępowano w takiej sytuacji?

1.2.6 Budżet BO ZW

Jaki odsetek wydatków budżetowych JST wyodrębniono na BO ZW? 1,3% (edycja 2016)

Czy w trakcie edycji dokonano zmiany wielkości puli na BO ZW? • tak

• nie

Jeśli tak, to dlaczego?

Odstępstwa od zasad i protesty dotyczące funkcjonowania BO ZW

Czy w trakcie realizacji, na którymkolwiek etapie zauważono odstępstwa od zasad lub zostały zgłoszone protesty dotyczące funkcjonowania BO ZW?

Nie zidentyfikowano takich zdarzeń.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:na jakim etapie i jakiego rodzaju?w jaki sposób je rozwiązywano?czy zgłoszono formalnie protesty do wyniku wyboru projektów?

15

1.3 Ewaluacja BO ZW

Czy regulamin przewiduje ewaluację BO ZW?

Zasady i formy prowadzenia ewaluacji zostały określone w § 8 Regulaminu, Pkt 1 określa:- częstotliwość ewaluacji: coroczna;- cele: 1) diagnoza potrzeb mieszkańców w przyjętych obszarach Budżetu Obywatelskiego pod kątem „wspomagania procesu rozwoju partycypacji społecznej i zwiększenia skuteczności i efektywności oddziaływania Budżetu Obywatelskiego; poprawa przejrzystości przyjętych zasad, identyfikowanie słabości przyjętych założeń; wzmacnianie odpowiedzialności w ramach demokratyzacji procesu Budżetu Obywatelskiego.”;- przeprowadzającego ewaluację: komórka organizacyjną Urzędu wskazaną przez Prezydenta;- moment przeprowadzania ewaluacji: „po zakończeniu procesu Budżetu Obywatelskiego w danym roku, w celu wysunięcia wniosków co do trafności i użyteczności funkcjonowania przyjętych zasad i efektów ich oddziaływania; przed planowaniem uruchamiania procesu Budżetu Obywatelskiego w kolejnym roku, w celuzaimplementowania do Regulaminu wniosków wynikających z ewaluacji.”Zasady ewaluacji w edycji BO ZW 2016 były takie same jak w edycji poprzedniej.

• tak

• nie

Jeśli tak, to: W jakim czasie? Jakiej Formie ? Z czyim udziałem? Inne?

Jeśli nie, to dlaczego?

Czy wykonano ewaluację realizacji poprzednich edycji BO ZW?

Wiadomo jedynie o dokonaniu podsumowania poprzedniej edycji, jednak szczegółowe informacje na ten temat nie są publicznie dostępne.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Czy w proces byli zaangażowani mieszkańcy?Jakie dane wykorzystano? Ankiety, wywiady, raporty zewnętrzne, własne.Kto uczestniczył w ewaluacji (zespół ds. BO ZW, społeczność lokalna – organizacje pozarządowe, mieszkańcy)?Czy zachęcano potencjalnych uczestników do udziału w ewaluacji?

Jeśli nie, to dlaczego?

Czy informowano o rozpoczęciu, realizacji i zakończeniu ewaluacji?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to jaka była forma i czas publikacji informacji.Czy opublikowano raport z ewaluacji? Forma, miejsce i czas publikacji

Jeśli nie, to dlaczego?

Kto dokonywał ewaluacji i jaki był koszt tego procesu? Brak informacji na ten temat.

16

Czy w kolejnej edycji BO ZW dokonano zmian regulaminu jego realizacji?

W Regulaminie BO ZW 2016 w porównaniu z wersją ubiegłoroczną dokonano między innymi następujących zmian:- dodano zapis „Proponowane w ramach Budżetu Obywatelskiego zadania przeznaczone są do realizacji przez Miasto Zduńska Wola. (§ 2 pkt 2);- dopuszczono możliwość zakończenia realizacji zadań - z uwagi na ważny interes miasta - w kolejnym roku budżetowym (§ 3 pkt 3);- zrezygnowano z konieczności dołączenia przez Wnioskodawcę listy poparć projektu (określoną na minimum 20 osób) (§ 3 pkt 4);- podzielono dziedzinę Infrastruktura na techniczną i miejską (§ 3 pkt 6);- dodano zobowiązanie pomysłodawcy projektu przyjętego do realizacji do nieodpłatnego przekazania na rzecz samorządu miasta praw autorskich do projektu (§ 4 pkt 5);- zwiększono liczbę form złożenia wniosków o możliwość przesłania „drogą elektroniczną z użyciem profilu zaufanego” (§ 4 pkt 7);- dodano zapis, że „Miasto zastrzega sobie prawo do optymalizacji kosztów i sposobu realizacji zadań.” (§ 5 pkt 7);- do listy powodów uznania głosu za nieważny dodano „karta do głosowania nie zawiera numeru PESEL głosującego” (§ 6 pkt 9);- dodanie możliwości powołania na etapie ustalenia wyników głosowania zespołu roboczego, złożonego z pracowników Urzędu, „do czynności o charakterze technicznym, w tym w szczególności liczenia kart do głosowania” (§ 7 pkt 2).Jednak nie znamy podstaw, ani uzasadnienia wprowadzenia tych zmian.

• tak

• nie

Jeśli tak, to jakie zmiany wprowadzono?

Czym było podyktowane wprowadzenie tych zmian: koniecznością wyeliminowania problemów w realizacji, koniecznością zabezpieczenia się przez odstępstwami od procedury, wynikami ewaluacji, inne, jakie?

Jeśli nie, to dlaczego?

1.4 Problemy ogólne

1.4.1 Zasoby realizacji BO ZW

Czy Urząd zabezpieczył środki na obsługę BO ZW?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Jakie były fundusze przeznaczone na publikacje, spotkania i inne działania?Czy środki były wystarczające?

Jeśli nie, to dlaczego?

17

Jakie kadry z ramienia urzędu były odpowiedzialne za realizację BO ZW?

Brak informacji na ten temat.

Liczba pracowników, jednostki organizacyjneKto koordynował realizację BO ZW?Czy realizacja BO ZW była zajęciem dodatkowym czy oznaczała zmniejszenie dotychczasowego zakresu obowiązków?Czy zatrudniono nowych pracowników?

Czy Rada i radni JST zostali włączeni w realizację BO ZW?

Formalnie Rada Miasta nie jest włączona w realizację BO ZW, ponieważ Regulamin przyjmowany jest przez Prezydenta Miasta, także procedura uruchamiana jest w taki sam sposób.Jednak Rada nie zajmowała się BO ZW nawet w okresie wprowadzania zmian do Regulaminu bieżącej edycji, czyli w lutym-marcu br. (nie było takiego punktu obrad sesji w tym okresie. Przedstawiciele Rady nie byli nawet członkami Zespołu ds. ewaluacji BO ZW.Pomimo tego Rada brała udział w realizacji BO ZW edycji 2016: wskazała Radnych do Komisji ds. Budżetu Obywatelskiego – kandydatury zgłaszali przewodniczący klubów radnych ustnie na sesji lub pisemnie do Sekretariatu UM (Protokół Nr IX/15 z IX sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 19 czerwca 2015 r.).BO ZW był także przedmiotem następujących interpelacji radnych:- pytanie „na jakim etapie realizacji znajduje się inwestycja 18N. Remont drogi osiedlowej od ul. Zielonej do ul. Osmolińskiej”, która została wyłoniona do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego na 2015 r.?” (Protokół Nr V/15 z V sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 20 lutego 2015 r.);- prośba o przedstawienie informacji z realizacji zadań budżetu obywatelskiego za lata 2014-2015 (Protokół Nr VII/15 z VII sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 24 kwietnia 2015 r.)- wniosek w sprawie upoważnienia Komisji Rewizyjnej do przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. Przedmiot kontroli: kontrola zadań realizowanych w ramach Budżetu Obywatelskiego na rok 2014 (wniosek przyjęto jednogłośnie, Protokół Nr IX/15 z IX sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 19 czerwca 2015 r.);

Protokoły nie zawierają odpowiedzi na te interpelacje. Nie znane są ostateczne wyniki kontroli, w szczególności ustosunkowanie się do nich Prezydenta Miasta.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Czy radni brali udział w opracowywaniu zasad? inicjowali BO ZW, uchwalali regulamin wchodzili w skład Zespołu ds. BO ZW, BO ZW był dyskutowany na posiedzeniach komisji, sesjach Rady, był przedmiotem interpelacji radnych. Czy radni brali udział w promowaniu i informowaniu mieszkańców o BO ZW? Jeśli

tak, to w jaki sposób? brali udział w spotkaniach, aktywizowali mieszkańców do udziału w spotkaniach, składaniu wniosków,

głosowaniu, w inny sposób (jaki)?

Jeśli nie byli włączeni to dlaczego?

Czy jednostki pomocnicze (JP - rady dzielnic, osiedli, sołectwa) – jeśli istnieją - zostały włączone w realizację BO ZW?

Brak informacji o włączeniu (formalnym i realnym) jednostek pomocniczych w BO ZW.

• tak Jeśli, tak, to w jaki sposób?Czy JP brały udział w opracowywaniu zasad? przedstawiciele JP wchodzili w skład Zespołu ds. BO ZW regulamin BO ZW był dyskutowane w JP

18

• nie

• nie dotyczy

regulamin BO ZW był przedmiotem interwencji JP regulamin BO ZW był konsultowany z JPCzy JP brały udział w promowaniu i informowaniu mieszkańców o BP? organizowały spotkania dotyczące BO ZW aktywizowali mieszkańców do udziału w BO ZW w inny sposób, jaki?

Jeśli nie, to dlaczego?

Jak urzędnicy byli przygotowani do realizacji BO ZW?

Brak informacji na ten temat.

Skąd czerpali wiedzę o BO ZW?Czy organizowano szkolenia dla urzędników lub wysyłano ich na szkolenia?

1.4.2 BO ZW a polityki JST

Czy w regulaminie BO ZW jest odniesienie do polityk JST (strategia rozwoju gminy, strategie, programy i plany sektorowe)?

Regulamin § 5 pkt 3 na etapie weryfikacji merytorycznej przewiduje stwierdzenie zgodności złożonego wniosku z:- obowiązującymi dokumentami strategicznymi Miasta,- miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego.Na podstawie opublikowanych uzasadnień, w szczególności negatywnych, weryfikacji wniosków trudno zorientować się czy stosowano się do tych zapisów. To ułatwiłaby publikacja wypełnionych Kart analizy wniosków, ponieważ obie wersja (dla zadań z dziedziny infrastruktura i wydarzenia) zawierają pozycje weryfikujące zgodność wniosku z tymi dokumentami.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Czy w trakcie weryfikacji formalnej zgłaszanych projektów powoływano się na zapisy w dokumentach strategicznych?

Jeśli nie, to dlaczego?

Czy zadania wybrane w danej edycji BO ZW są wpisane do uchwały budżetowej?

Zgodnie z § 8 pkt 2 Regulaminu „Zasady ewaluacji i harmonogram” przewiduje „ujęcie wybranych w wyniku głosowania zadań w projekcie budżetu Miasta na następny rok budżetowy”.

• tak

• nie

Jeśli tak, to:Czy zadania BO dołączone do uchwały budżetowej są wyszczególnione w załączniku do niej?

Jeśli nie, to dlaczego?

19

Zadania (inwestycyjne IM i IT) wybrane w ramach procedury BO ZW 2016 zostały ujęte w projekcie budżetu Miasta Zduńska Wola na rok 2016. W części opisowej dokumentu zaznaczono, że są to zadania wybrane w trybie BO ZW.

Czy w momencie wdrożenia BO ZW zmieniła się pula środków na konkursy ofert na realizację zadań publicznych?

Obserwuje się systematyczne zmniejszanie puli środków przeznaczonych na współpracę samorządu miasta Zduńska Wola z organizacjami pozarządowymi po uruchomieniu procedury BO ZW.Jak wynika ze Sprawozdania z realizacji Rocznego Programu Współpracy samorządu miasta Zduńska Wola z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego za rok 2013 w ty roku pula środków wyniosła 600 000 zł.W Rocznym Programie Współpracy (RPW) na lata 2014-2015 na realizację programu zaplanowano nie mniej niż po 500 000 zł rocznie (Informacja o przebiegu konsultacji RPW na lata 2014-2015), natomiast w RPW na lata 2016-2017 kwotę nie mniejszą niż 400 000 zł rocznie (Projekt RPW na lata 2016-2017).

• tak

• nie

Jeśli tak, to w jakim kierunku i dlaczego?

1.4.3 Efekty społeczne realizacji BO ZW

Czy w wyniku wdrożenia BO ZW pojawiły się grupy nieformalne?

Brak informacji na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to jakie?

Czy mieszkańcy podejmowali działania na rzecz promocji swych pomysłów?

Wydaje się, że tak, choć dysponujemy szczupłymi informacjami na ten temat.

• tak

• nie

Jeśli tak, to jakie?Jakie formy działań promocyjnych ze strony mieszkańców pojawiły się w trakcie realizacji procesu BO ZW?

1.5 Inne uwagi do założeń i realizacji BO ZW

20

2. Wykaz źródeł informacjiuchwały / rozporządzenie ws. BO ZW protokoły z posiedzeń komisji i rady miastach:

Zarządzenie Nr 95/15 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Budżetu Obywatelskiego Miasta Zduńska Wola Zarządzenie nr 118/15 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 15 kwietnia 2015 r. Zarządzenie nr 22/15 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie powołania Zespołu ds. ewaluacji Regulaminu Budżetu Obywatelskiego Miasta

Zduńska Wola Zarządzenie nr 253/15 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 17 lipca 2015 r. w sprawie powołania Komisji ds. Budżetu Obywatelskiego na rok 2016 Zarządzenie Nr 201/14 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 29 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Budżetu Obywatelskiego Miasta Zduńska Wola Zarządzenie Nr 204/14 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 30 maja 2014 r. w sprawie uruchomienia Budżetu Obywatelskiego Miasta Zduńska Wola na 2015 rok Protokół Nr V/15 z V sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 20 lutego 2015 r. Protokół Nr VI/15 z VI sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 20 marca 2015 r. Protokół Nr VII/15 z VII sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 24 kwietnia 2015 r. Protokół Nr IX/15 z IX sesji Rady Miasta Zduńska Wola odbytej w dniu 19 czerwca 2015 r. Protokół nr 13/15 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 19 sierpnia 2015 r. Protokół nr 14/15 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 2 września 2015 r. Protokół nr 16/15 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 21 września 2015 r.

pozostałe akty prawne Uchwała NR IV/29/15 Rady Miasta Zduńska Wola z dnia 23 stycznia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta Zduńska Wola na 2015 r. Statut Miasta Zduńska Wola. Zarządzenia Nr 306/15 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych w zakresie „Programu

Współpracy Miasta Zduńska Wola z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na lata 2016–2017” projekt Programu Współpracy Miasta Zduńska Wola z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na lata 2016 – 2017

uzasadnienia odrzuconych pomysłów tak

kopie składanych projektów przez mieszkańców: brak

inne dokumenty urzędowe: Informacja o przebiegu konsultacji RPW na lata 2014-2015 Sprawozdanie z realizacji Rocznego Programu Współpracy samorządu miasta Zduńska Wola z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność

pożytku publicznego za rok 2013 projekt budżetu Miasta Zduńska Wola na 2016 r.

oficjalna strona internetowa BO ZW: http://www.zdunskawola.pl/ Zakładka Budżet Obywatelski

21

oficjalna strona internetowa JST: http://www.zdunskawola.pl/

inne strony internetowe: http://wybory2014.pkw.gov.pl/pl/ (21.10.2015 r.) http://prezydent2015.pkw.gov.pl/325_Ponowne_glosowanie/2661 (dostęp 21.10.2015 r.)

doniesienia medialne o BO ZW: http://www.extrazdunska.pl/aktualnosci/1532-doradzaja-w-sprawie-budzetu-obywatelskiego (dostęp 19.10.2015 r.) http://zdunskawola24.pl/wiadomosci/zdunska-wola/3121,zarzuty-za-sfalszowanie-podpisow.html (dostęp 19.10.2015 r.) http://zdunskawola.naszemiasto.pl/artykul/budzet-obywatelski-w-zdunskiej-woli-idzie-jak-po-grudzie,2602138,artgal,t,id,tm.html (dostęp 19.10.2015 r.) http://www.zdunskawola.pl/www/portal?id=1352256 (dostęp 20.10.2015 r.) http://www.dzienniklodzki.pl/artykul/3870849,radny-falszowal-podpisy-w-glosowaniu-na-budzet-obywatelski,id,t.html?cookie=1 , (dostęp 20.10.2015 r.) http://www.nasze.fm/news,18801 (dostęp 20.10.2015 r.) http://www.zdunskawola.pl/www/portal?id=1346265 (dostęp 21.10.2015 r.) http://zdunskawola24.pl/wiadomosci/zdunska-wola/3173,dzien-dziecka-z-zywym-sercem.html (dostęp 21.10.2015 r.) http://ezdunska.pl/index.php/wiadomosci-aktualnosci/5585-podworko-przy-askiej-2--w-przyszym-roku (dostęp 21.10.2015 r.) http://zdunskawola24.pl/

22