€¦ · Web viewW tym celu korzysta z aktualnie obowiązującej wersji IW IP2 w ramach PO KL w...

INSTRUKCJE WYKONAWCZEInstytucji Pośredniczącej 2 stopnia

- Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych –

w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

............................................................ ...............................................................(data i podpis osoby reprezentującej IP2) (data i podpis osoby reprezentującej IP)

2

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawatel. (0-22) 542 20 00, fax (0-22) 698 31 44

www.mazowia.eu, e-mail: [email protected]

http://www.mazowia.eu/

SPIS TREŚCI

I. Wprowadzenie....................................................................................................7II. Zarządzenia i załączniki.....................................................................................8

1. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów...............................................................................82. Wykaz załączników............................................................................................................10

III. Terminologia – wykaz definicji pojęć i skrótów..................................................131. Definicje.............................................................................................................................132. Skróty używane w dokumencie..........................................................................................15

IV. Dokumenty związane z wdrażaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki......17V. Struktura organizacyjna Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych...........................................................................................................................18

1. Struktura organizacyjna.....................................................................................................182. Opis.................................................................................................................................... 183. Komórki organizacyjne MJWPU...........................................................................................18

VI. Komórki organizacyjne Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialne za wdrażanie PO KL – opis............................................................20

1. Komórki wyodrębnione do realizacji PO KL.........................................................................202. Inne komórki organizacyjne zaangażowane we wdrażanie PO KL - opis.............................23

VII. Opis procesów...............................................................................................281. Procesy dotyczące zarządzania systemem.........................................................29

1.1 Instrukcja podpisywania i aneksowania porozumienia IP-MJWPU.....................................291.2 Instrukcja sporządzania, aktualizacji i zatwierdzania Instrukcji wykonawczych IP 2.........311.3 Instrukcja sporządzania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.................................................................................................................................... 331.4. Instrukcja dotycząca postępowania w przypadku identyfikacji potrzeby odstąpienia od zatwierdzonych Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych PO KL......341.5 Instrukcja dotycząca postępowania w przypadku identyfikacji błędu popełnionego w procesach wdrażania PO KL...................................................................................................35

2. Procesy dotyczące Planów Działań, ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów oraz podpisywania umów o dofinansowanie projektów.....37

2.1.1 Instrukcja dotycząca przygotowywania wkładów merytorycznych do Planów Działań...372.1.2 Instrukcja dotycząca opracowania i publikowania harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL.....................................................................................................................372.1.3 Instrukcja wykonawcza dotycząca przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej dla konkursów/naborów projektów systemowych ogłaszanych przez IP2..........382.2 Instrukcje dotyczące Komisji Oceny Projektów.................................................................402.2.1 Instrukcja dotycząca sporządzania regulaminów funkcjonowania Komisji Oceny Projektów i Komisji Oceny Projektów Systemowych w MWJPU................................................402.2.2 Instrukcja wyboru eksperta...........................................................................................412.2.3 Instrukcja dotycząca powoływania KOP/KOPS...............................................................412.3 Instrukcja dotycząca naboru wniosków i uzupełnień do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym zamkniętym lub systemowym i uzupełnień do wniosków........................................................................................................422.3.1 Instrukcja dotycząca naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym otwartym i zamkniętym, w trybie systemowym oraz naboru uzupełnień do wniosków i/lub skorygowań i/lub listów intencyjnych składanych w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU.......................................................................................442.3.2 Instrukcja dotycząca naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym otwartym i systemowym i uzupełnień do wniosków........452.3.3 Instrukcja dotycząca postępowania z wystąpieniami Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie......................................................................................................................462.3.4 Instrukcja dotycząca postępowania z wystąpieniami Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie......................................................................................................................472.4 Instrukcja dotycząca oceny formalnej złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektów konkursowych i systemowych...............................................................................492.4.1 Instrukcja dotycząca oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych w Oddziałach Zamiejscowych.........................................................................51

3

2.4.2 Instrukcja dotycząca oceny formalnej projektu systemowego w Oddziałach Zamiejscowych......................................................................................................................542.4.3 Instrukcja dotycząca oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów zwróconych z oceny merytorycznej.......................................................................................552.5 Instrukcja dotycząca oceny merytorycznej oraz wyboru projektów do dofinansowania (tryb konkursowy)..................................................................................................................572.5.1 Instrukcja dotycząca monitorowania jakości dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie przez członków KOP...................................................................................602.6 Instrukcja dotycząca oceny merytorycznej i wyboru do realizacji projektów systemowych.

622.7 Instrukcja dotycząca prowadzenia negocjacji z projektodawcą wnioskodawcą (dot. projektów konkursowych)......................................................................................................632.8. Instrukcje dotyczące postępowania odwoławczego po wniesieniu środka odwoławczego przez Wnioskodawcę..............................................................................................................652.8.1. Instrukcja dotycząca postępowania odwoławczego w przypadku protestu złożonego przez Wnioskodawcę..............................................................................................................652.8.2 Instrukcja dotycząca odwołania składanego przez Wnioskodawcę do wiadomości MJWPU po negatywnym rozpatrzeniu protestu...................................................................................662.8.3 Instrukcja dotycząca oryginału odwołania składanego przez Wnioskodawcę do MJWPU po negatywnym rozpatrzeniu protestu...................................................................................672.8.4 Instrukcja dotycząca postępowania z rozstrzygnięciem odwołania przez IP PO KL.......672.9 Instrukcja dotycząca trybu uruchamiania rezerwy finansowej na odwołania wskutek pozytywnie rozstrzygniętego środka odwoławczego..............................................................682.10 Instrukcje podpisywania umów o dofinansowanie projektów (tryb konkursowy)/umów ramowych..............................................................................................................................732.10.1 Instrukcje dotyczące podejmowania uchwał przez ZW dla projektów systemowych realizowanych przez jednostki samorządu województwa.......................................................77- 792.10.2 Instrukcja w zakresie realizacji procedury podpisywania umów..................................792.11. Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej.................................................................................................................................802.11.1 Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian w projektach systemowych realizowanych na podstawie uchwały ZW przez jednostki samorządu województwa.....................................822.12. Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej na wniosek OPR/ZOPR.............................................................................................842.13 Instrukcje dotyczące rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu............................852.14 Instrukcja zamykania projektu PO KL.............................................................................862.14.1 Instrukcja niszczenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy...........................882.15 Instrukcja dotycząca opiniowania wniosków w zakresie zgodności projektów z zasadami udzielania pomocy publicznej................................................................................................902.16 Instrukcje dotyczące RPW..............................................................................................902.16.1 Instrukcje wystąpienia do MF ze zgłoszeniem podmiotu podlegającemu wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykluczonych........................................................................................902.16.2 Instrukcje dotyczące RPW – wystąpienie do MF z wnioskiem o weryfikację wnioskodawcy w RPW/MF.......................................................................................................912.17 Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji związanej z procedurą wyboru projektów do dofinansowania.................................................................................................................92

3. Procesy dotyczące sprawozdawczości i monitorowania......................................943.1 Instrukcje dotyczące sporządzania i przesyłania okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Działań..............................................................................................943.2 Instrukcje dotyczące sporządzania i przesyłanie do IP informacji kwartalnych z realizacji PO KL..................................................................................................................................... 953.3 Instrukcje dotyczące wprowadzania i weryfikacji danych do krajowego systemu informatycznego (KSI)............................................................................................................963.4 Instrukcje zapewniające bezpieczeństwo systemów informatycznych.............................973.4.1 Instrukcja dotycząca nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI........................973.4.2 Instrukcja dotycząca kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień.................973.5 Instrukcja dotycząca udostępniania informacji na wniosek KE/ETO..................................983.6 Instrukcja dotycząca sporządzania i przesyłania do IP kwartalnych ankiet monitorujących stan zatrudnienia...................................................................................................................993.7 Instrukcje dotyczące pomocy publicznej......................................................................1003.7.1 Instrukcja dotycząca składania sprawozdań z pomocy publicznej i pomocy de minimis

100

4

3.7.2 Instrukcja dotycząca wydawania zaświadczeń/korekt zaświadczenia o pomocy de minimis................................................................................................................................1003.8. Instrukcje dotycząca wprowadzania danych Beneficjentów Ostatecznych do aplikacji PEFS.....................................................................................................................................101

4. Procesy dotyczące zarządzania finansowego...................................................1034.1 Instrukcje dotyczące weryfikacji wniosku o płatność Beneficjenta (dla projektów konkursowych oraz systemowych realizowanych przez Beneficjentów nie będących jednostkami Samorządu Województwa Mazowieckiego)......................................................1034.2 Instrukcje dotyczące weryfikacji wniosku o płatność Beneficjenta (dla projektów własnych realizowanych przez jednostki Samorządu Województwa Mazowieckiego)..........................1064.3 Instrukcja dotycząca dokonywania płatności/przygotowanie zleceń na rzecz Beneficjenta (nie dotyczy projektów własnych realizowanych przez jednostki budżetowe Samorządu Województwa Mazowieckiego).............................................................................................1084.4 Instrukcje dotyczące zawieszania płatności...................................................................1124.5 Instrukcja dotycząca sporządzania zestawień do Poświadczeń i Deklaracji wydatków...1124.6 Instrukcja dotycząca przepływów finansowych..............................................................1144.6.1 Instrukcja dotycząca ewidencji dokumentów księgowych..........................................1144.6.2 Instrukcja dotycząca zwrotów środków europejskich oraz dotacji ze środków krajowych na r-ek MJWPU i/lub na r-ek BGK..........................................................................................1154.7 Instrukcja dotyczącą wnioskowania o środki dotacji celowej (projekty konkursowe i systemowe niebędące projektami własnymi samorządu województwa) oraz środki przeznaczone na realizację projektów własnych (w ramach wszystkich źródeł finansowania).

1164.8 Instrukcje dotyczące sporządzania rozliczania dofinansowania......................................1174.8.1 Instrukcja Sporządzania rozliczania środków dotacji celowej z budżetu krajowego.....1174.9 Projekty państwowych jednostek budżetowych wyłonionych w konkursach komponentu regionalnego PO KL..............................................................................................................118

5. Procesy dotyczące nieprawidłowości...............................................................1205.1 Instrukcje dotyczące zbierania informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości..............................................................................................1205.1.1 Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach wykrywanych w wyniku kontroli

1205.1.2 Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości wykrywanych przez instytucje zewnętrzne uprawnione do stwierdzania naruszenia prawa.................................................................................................................1215.1.3 Instrukcja zbierania informacji o nieprawidłowościach wykrywanych przez pracowników KM 1235.1.4 Zbieranie informacji przez Stanowisko ds. nieprawidłowości o podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości zgłaszanych przez pracowników KM oraz przez IZe..............1245.2 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej....................................1245.2.1 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej w zakresie zwrotu środków i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej...................................................................................................................1245.2.2 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej dotyczącej udzielenia ulgi w stosunku do niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno-prawnym oraz stanowiących płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej...................128Tworzenie Decyzji administracyjnej, dotyczącej umarzania w całości albo w części, odraczania spłaty, lub rozkładania na raty zobowiązań wynikających z realizacji umowy o dofinansowanie i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej........................................................1285.3 Instrukcja dotycząca monitorowania informacji o nieprawidłowościach.........................1325.4 Instrukcja dotycząca sporządzania przez MJWPU raportów, zestawień o nieprawidłowościach oraz przekazywania ich do IP..........................................133

6. Proces dotyczący odzyskiwania środków finansowych......................................1366.1 Instrukcja odzyskiwania nieprawidłowości finansowych podlegających zwrotowi..........1366.2 Instrukcja dotycząca windykacji środków od Beneficjentów...........................................138

7. Procesy dotyczące kontroli.............................................................................1397.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania rocznego planu kontroli MJWPU oraz sprawozdań z jego realizacji.................................................................................................1397.2 Instrukcja wykonawcza dotycząca przygotowania, przeprowadzania kontroli, opracowywania informacji pokontrolnej oraz sporządzania i monitorowania zaleceń

5

pokontrolnych......................................................................................................................1427.2.1 Instrukcja dotycząca przygotowania kontroli...............................................................1427.2.2 Instrukcja dotycząca przeprowadzenia kontroli...........................................................1447.2.2.1 Instrukcja dotycząca przeprowadzenia kontroli krzyżowej horyzontalnej PO KL z PROW / PO RYBY podczas kontroli na miejscu......................................................................1467.2.3 Instrukcja dotycząca prowadzenia postępowania pokontrolnego – opracowywania informacji pokontrolnej........................................................................................................1477.2.4 Instrukcja dotycząca prowadzenia postępowania pokontrolnego – opracowywania zaleceń pokontrolnych.........................................................................................................1517.2.5 Instrukcja dotycząca przeprowadzania kontroli doraźnych..........................................1547.3 Instrukcje przeprowadzania kontroli krzyżowych PO KL.................................................1557.3.1 Przekazywanie danych w KSI SIMIK 07-13 na potrzeby kontroli krzyżowej programu w ramach PO KL.......................................................................................................................1557.3.2 Przekazywanie dokumentacji do właściwych instytucji zewnętrznych na potrzeby prowadzonej kontroli krzyżowej programu w ramach PO KL................................................1557.3.3 Postępowanie w przypadku stwierdzenia podwójnego finansowania wydatków w wyniku kontroli krzyżowej programu................................................................................................1577.3.4 Przekazywanie właściwych dokumentów podmiotowi przeprowadzającemu kontrole krzyżowe programu w ramach PROW / PO RYBY..................................................................159

8. Procesy dotyczące projektów własnych MJWPU...............................................1618.1 Instrukcja dotycząca projektów własnych MJWPU...........................................................161

9. Procesy związane z realizacją zadań w ramach pomocy technicznej..................1639.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca opracowywania i aktualizacji Planów Działań PT dla MJWPU..................................................................................................................................1639.2 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania sprawozdań MJWPU z realizacji PT......1649.3 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania wniosku o przekazanie środków na Pomoc Techniczną PO KL.....................................................................................................1659.4 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania wniosku o płatność w ramach PT IW (MJWPU)...............................................................................................................................1669.5 Instrukcja dotycząca wydatkowania środków z PT PO KL...............................................166

10. Procesy dotyczące zamówień publicznych.....................................................16710.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca realizacji zamówienia publicznego.........................16710.2 Instrukcja wykonawcza sporządzania opinii dla potrzeb Zespołu ds. Kontroli Projektów PO KL funkcjonującego w Wydziale Kontroli Projektów.........................................................168

11. Procesy dotyczące realizacji działań informacyjno-promocyjnych....................16811.1 Instrukcja dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL 16811.1.1 Instrukcja dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL przekazywanych wyłącznie drogą e-mailową..................................................................16911.1.2 Instrukcja dotycząca nadania uprawnień redakcyjnych do zamieszczania wybranych informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL.........................................................17011.2 Instrukcja do procesu przygotowania, realizacji i monitorowania Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL (komponent regionalny)..........................................17111.3 Instrukcja dotycząca prowadzenia informacji i promocji w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU, zamieszczania informacji dot. PO KL na stronie internetowej oraz opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw..............17111.3.1 Instrukcja dotycząca prowadzenia informacji i promocji, organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU w OZ, dystrybucji materiałów informacyjnych, promocyjnych, publikacji i wydawnictw.

17311.4 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Oddziałach Zamiejscowych........................................................17411.5 Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w GPI i LPI.......................................17511.6 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Głównym Punkcie Informacyjnym..............................................17611.7 Instrukcja do procesu dotyczącego Rocznego Harmonogramu współpracy z Mediami.17711.8 Instrukcja do procesu dotyczącego organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla potencjalnych Beneficjentów i Beneficjentów..............................................17811.9 Instrukcja do procesu dotyczącego organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów.................................................................................................................18011.10 Instrukcja dotycząca szkolenia pracowników w MJWPU..............................................18011.11 Instrukcja dotycząca publikacji ogłoszeń w prasie......................................................182

6

12. Procesy dotyczące archiwizacji.....................................................................18312.1 Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji...........................................................183

13. Procesy dotyczące postępowania z wynikami kontroli/audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II )...........................184

13.1 Instrukcja dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli i audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II) do DK i SR..........................18413.2 Instrukcja dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych u Beneficjentów do IP....................................................................................185

7

I. Wprowadzenie

Instrukcje wykonawcze zawierają opisy procesów zachodzących w strukturze organizacyjnej Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych związanych z wdrażaniem poszczególnych Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Instrukcje wykonawcze zawierają również opis struktury organizacyjnej Jednostki, zadania i zakres czynności komórek MJWPU zaangażowanych w realizację Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Instrukcja wykonawcza składa się z nagłówków, metryk Instrukcji, rozdziałów oraz załączników, zawierających m.in. wzory dokumentów, wzory pism, opisy stanowisk.

Poszczególne Instrukcje posiadają przypisanych im Właścicieli Instrukcji odpowiedzialnych za formalny zapis Instrukcji i mogą być w nich wprowadzane zmiany inicjowane albo przez pracowników Jednostki albo przez IP co zostało opisane w Rozdziale VIII.1 Procesy dotyczące zarządzania systemem.

Pisma wychodzące z IP2 PO KL podpisywane są przez Dyrektora Jednostki lub Zastępcę Dyrektora ds. PO KL (osoba upoważniona).

Dyrektor Jednostki na podstawie pisemnego upoważnienia może upoważnić również innego pracownika IP2 do występowania w imieniu IP2.

8

II. Zarządzenia i załączniki1

1. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów.2

Lp. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych

1.Zarządzenie Nr 19/08 Dyrektora MJWPU z dnia 25 lutego 2008 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa, jednolitego rzeczowego wykazu akt dla MJWPU.

2. Zarządzenie Nr 4/10 Dyrektora MJWPU z dnia 15 stycznia 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego MJWPU.

3. Zarządzenie Nr 66/09 Dyrektora MJWPU z dnia 28 maja 2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie utworzenia Komisji Oceny Projektów.

4.Zarządzenie Nr 14/08 Dyrektora MJWPU z dnia 30 stycznia 2008 r. zmieniające Zarządzenie Nr 10/07 z dnia 29 sierpnia 2007 r. wprowadzające Zasady postępowania przy opracowaniu i wnoszeniu pod obrady projektów uchwał Zarządu Województwa Mazowieckiego.

5. Zarządzenie Nr 68/10 Dyrektora MJWPU z dnia 25 maja 2010 r. zmieniające Jednolity rzeczowy wykaz akt MJWPU.

6. Zarządzenie Nr 39/08 Dyrektora MJWPU z dnia 15 maja 2008 r. w sprawie zasad przekazania teczek aktowych do Archiwum MJWPU.

7. Zarządzenie Nr 110/11 Dyrektora MJWPU z dnia 28 września 2011 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych.

8. Zarządzenie Nr 96/08 Dyrektora MJWPU z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie podziału obowiązków pomiędzy członków kierownictwa MJWPU.

9. Zarządzenie Nr 25/2010 z dnia 23 lutego 2010 r. zmieniające Zarządzenie w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.

10. Zarządzenie 81/08 Dyrektora MJWPU z dnia 1 października 2008 r. w sprawie wprowadzenia symboli literowych komórek organizacyjnych MJWPU.

11.Zarządzenie Nr 8/09 z dnia 22 stycznia 2009 r. zmieniające Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Instrukcji dla Kancelarii Ogólnej MJWPU w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie w ramach RPO Województwa Mazowieckiego bądź PO KL.

12.Zarządzenie Nr 55/09 Dyrektora MJWPU z dnia 13 kwietnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu PPW dla WCPK MJWPU w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie w ramach RPO Województwa Mazowieckiego, PO KL i ZPORR.

13.Porozumienie nr SR.EFS.1/MJ/07 zawarte w Warszawie w dniu 14 sierpnia 2007 r.Porozumienie w sprawie dofinansowania Działań w ramach PO KL (z wyłączeniem Działania 6.1).

14.Regulamin funkcjonowania Komisji Oceny Projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki utworzonych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych – dla projektów konkursowych.

15.Regulamin funkcjonowania Komisji Oceny Projektów Systemowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki utworzonych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych – dla projektów systemowych.

16. Zarządzenia powołujące składy Komisji Oceny Projektów dla poszczególnych priorytetów – w przypadku projektów konkursowych.

1 W przypadku, gdy regulaminy, zasady postępowania itp. podlegają akceptacji IP, a jednocześnie wydawane są w formie zarządzeń Dyrektora MJWPU, o okresie ich obowiązywania decyduje data wydania zarządzenia Dyrektora MJWPU.2 Przywoływane w poszczególnych częściach instrukcji i nie stanowiące załączników do IW PO KL.

9

Lp. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych

17. Zarządzenia powołujące składy Komisji Oceny Projektów Systemowych dla poszczególnych priorytetów – w przypadku projektów systemowych.

18. Procedura wyboru, wpisania na listę oraz odwołania ekspertów uczestniczących w pracach Komisji Oceny Projektów. Nabór ekspertów KOP.

19. Zasady wyboru oraz wynagradzania ekspertów oceniających wnioski PO KL w MJWPU. Wybór eksperta KOP.

20. Instrukcja kontroli i obiegu dowodów księgowych w MJWPU.

21. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych.

10

2. Wykaz załączników.3 1. Wykaz opisów stanowisk PO KL w MJWPU.2. Karta zmian_14012011.3. Rejestr odstępstw od Instrukcji PO KL lub dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO

KL.4. Wzór harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach POKL.5. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL_I2011.6. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i indywidualnego PO

KL_2011.7. Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków_2011.8. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO

KL_17I2011.8A. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego PO KL składanego w trybie konkursowym_17I2011.9. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego w ramach PO

KL_17I2011.10. Deklaracja poufności i bezstronności dla KOP.10A. Oświadczenie pracownika IOK o bezstronności_10.03.10.10B. Oświadczenie eksperta o bezstronności_10.03.10.10C. Oświadczenie o bezstronności_10.03.10.11. Deklaracja poufności i bezstronności dla WOD_26.02.10.12. Deklaracja poufności i bezstronności dla OPR – ZOPR.13. Karta weryfikacji protestu.13a. Lista sprawdzająca do protestów dla konkursów ogłoszonych po 1 stycznia 2011 r.14. Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL- zgodny z

aktualnym SR- po 01.01.2011 roku dla projektów wyłonionych w konkursach 2010 roku obowiązuje wzór umowy stanowiący załącznik do Dokumentacji Konkursowej, chyba że Beneficjent wyraził pisemną wolę podpisania umowy na nowym wzorze obowiązujący po 01.01.2011 roku.

14A. Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL – dla projektów innowacyjnych - zgodny z aktualnym SR - po 01.01.2011 roku dla projektów wyłonionych w konkursach 2010 roku obowiązuje wzór umowy stanowiący załącznik do Dokumentacji Konkursowej, chyba że Beneficjent wyraził pisemną wolę podpisania umowy na nowym wzorze obowiązujący po 01.01.2011 roku.15. Lista kontrolna do umowy o dofinansowanie 27.12.201115b. Lista kontrolna do umowy o dofinansowanie 27.12.201116. Wzór umowy ramowej - zgodne z aktualnym SR.17. Lista kontrolna do umowy ramowej.18. Preferowane formy zabezpieczeń dla poszczególnych form prowadzonej przez Beneficjenta

działalności 2.03.09.19. Rejestr zabezpieczeń w ramach PO KL_23.08.1019a. Protokół przekazania i odbioru zabezpieczenia_30.10.2010.20. Wzór weksla in blanco.21. Protokół przekazania formularza PEFS 29.05.201222. Karta zamknięcia projektu_wzór_3/12/2010.23. Schemat organizacyjny 24. Dyspozycja zwrotu dotacji ze środków krajowych Nr …/… (Dla ZD-F)_06.10.1025. Rejestr uprawnień KSI.26. Wnioski KSI: o nadanie/zmianę uprawnień do KSI - Wniosek o czasowe wycofanie uprawnień

użytkownika w KSI - Wniosek o zablokowanie konta użytkownika w KSI.27. Wzór kwartalnej Ankiety monitorującej stan zatrudnienia_200410

3 Wzory dokumentów wykorzystywanych we wdrażaniu PO KL oraz inne dokumenty nie regulujące sposobów postępowania w danym zakresie (poza instrukcjami wynikającymi z SR lub pism IZ).

11

28. Lista kontrolna przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność 27.03.12Załącznik usunięty29. Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność 05.06.201230. Załącznik usunięty.31. Lista weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/zlecenia płatności_18V2010.32. Zestawienie wniosków zatwierdzonych w danym miesiącu. WOKMS-P (trzy tabele)_12.03.2011.33. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków PO KL 27.03.1234A. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków PO KL dla projektów systemowych-27.03.1234. Dyspozycja płatności35A. Zlecenie płatności – wzór stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów współfinansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. 2009 NR 220, poz. 1726).35. Zestawienie wykorzystanych środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu krajowego w

ramach PO KL 29.03.1236. Wstępne ustalenie administracyjne. 28.03.1237. Rejestr nieprawidłowości 28.03.1238. Dyspozycja zwrotu środków europejskich Nr …/… (Dla -ZD-F) 02.04.1239. Dyspozycja zwrotu dotacji ze środków krajowych Nr …/… (Dla Departamentu Budżetu i Finansów

– IP) 02.04.201240. Lista kontrolna oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w zakresie zgodności z

zasadami pomocy publicznej 18.05.201241. Stanowisko oceniającego w sprawie budżetu projektu 18.05.201242. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli 28.03.1243. Informacja o kontroli_28.03.1244. Informacja o kontroli – zmiana_28.03.1245. Informacja wewnętrzna 28.03.1246. Lista sprawdzająca dla kontroli na miejscu projektu_28.03.1247. Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień 28.03.1248. Deklaracja poufności i bezstronności_28.03.1249. Aktualizacja oświadczenia o kwalifikowalności VAT 28.03.1250. Miesięczny harmonogram kontroli 28.03.1251. Lista sprawdzająca do przeprowadzania wizyty monitoringowej 28.03.1252. Wstępne uwagi dotyczące realizacji projektu stwierdzone podczas kontroli na miejscu 28.03.1253. Ankieta dla OO- szkolenia PO KL 28.03.1254. Informacja pokontrolna 28.03.1255. Informacja pokontrolna – korekta 28.03.1256. Karta zamknięcia kontroli 28.03.1257. Zalecenia pokontrolne 28.03.1258. Sprawozdanie/korekta sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL

2007-2013.59. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PT PO

KL_200410.60. Tabela potwierdzająca prawidłowość rozliczeń finansowych w ramach projektu 61. Lista sprawdzająca do przeprowadzenia kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji

projektu przez WPR – zwana dalej w skrócie: Lista sprawdzająca (…) WPR 28.03.1262. Lista sprawdzająca do przeprowadzenia kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji

projektu przez WKP-P – zwana dalej w skrócie: Lista sprawdzająca (…) WKP-P 28.03.1263. Informacja w zakresie realizacji procedury podpisywania umów_19.08.10.64. Informacja o zwrotach środków dotacji celowej dokonanych na rachunki MRR - Załącznik Nr 2 do

pisma z dnia 22.06.2010 znak: DZF-IX-82258-9-JO/10_1.09.10.65. Załącznik Nr 3 do pisma z dnia 22.06.2010 znak: DZF-IX-82258-9-JO/10_1.09.10

12

66. Informacja o zwrotach środków dotacji rozwojowej dokonanych na rachunki MJWPU* - Załącznik Nr 4 do pisma z dnia 22.06.2010 znak: DZF-IX-82258-9-JO/10_1.09.10

67. Pismo dot. zwrotu kwoty mylnie przekazanej na rachunek MF_16.09.201068. Informacja o zwrotach środków dotacji rozwojowej_16.09.201069. Informacja o zwrotach środków dokonanych na rachunek BGK w zakr. budżetu środków

europejskich 28.03.1270. Wzór pisma do Beneficjenta z prośbą o złożenie oświadczenia o spełnieniu kryteriów

strategicznych_3.12.2010.71. Zestawienie dot. monitorowania jakości oceny wniosków o dofinansowanie dokonywanej przez

członków KOP.72. Protokół wydania zabezpieczenia.73A. Protokół wydania zabezpieczenia (działalność gospodarcza).74. Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie.75. Lista sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie.76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.77. Wzór protokołu z negocjacji ustnych przeprowadzonych z Wnioskodawcą (załącznik zgodny z aktualnie obowiązujących zarządzaniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów) 18.05.2012 r.78. Wzór notatki zawierającej decyzję przewodniczącego KOP w przypadku różnicy stanowisk dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego dotyczących oceny wniosku (załącznik zgodny z aktualnie obowiązujących zarządzaniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów) 2012 r.79. Wzór harmonogramu dla konkursu zamkniętego80. Wzór harmonogramu dla konkursu otwartego

*Nazwa robocza używana wewnętrznie przez WK.

13

III. Terminologia – wykaz definicji pojęć i skrótów1. Definicje

Lp. Nazwa Opis

1. Administrator merytoryczny w Instytucji (AMI)

Pracownik instytucji, odpowiedzialny za funkcjonowanie KSI w Instytucji, a także za wprowadzanie danych do KSI.

2. Administrator merytoryczny w IZ (AMIZ)

Pracownik Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, odpowiedzialny za funkcjonowanie KSI w Instytucji, a także za wprowadzanie danych do KSI.

3. Administrator uprawnień Pracownik IK NSRO odpowiedzialny za nadawanie uprawnień użytkownikom systemu KSI.

4. Akceptacja Przyjęcie, uznanie danego procesu, czynności, zadania za prawidłowe i wyrażenie na nie zgody.

5. Beneficjent

Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowe z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu.

6. Dyrektor Jednostki Dyrektor Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych.7. Działanie Grupa operacji realizowanych w ramach Priorytetu

8. Główny Księgowy Funkcjonuje w randze Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych (ZD-F) i nadzoruje pracę pionu finansowego

9. Instytucja Pośrednicząca dla PO KL (IP dla PO KL)

Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego

10.Instytucja Pośrednicząca II stopnia dla PO KL (IP dla PO KL)

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

11. Instytucja Zarządzająca PO KL (IZ PO KL)

Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym

12. Instytucja Certyfikująca Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego - Departament Instytucji Certyfikującej

13. Jednostka Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych14. Kancelaria Kancelaria Ogólna będąca częścią WO

15. KierownikKierownik Wydziału, Oddziału Zamiejscowego lub samodzielne stanowisko pracy bezpośrednio podległe Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora

16. Koordynator Koordynator Zespołu (będącego w strukturze Wydziału) lub Wieloosobowego stanowiska pracy.

17. Komisja Przetargowazespół co najmniej 3 osób, powołany przez Kierownika Zamawiającego (DJ) do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert.

18. Niezwłocznie Bez zbędnej zwłoki (termin zależny od okoliczności danej sprawy)

19.Opiekun Projektu / Zastępca Opiekuna ProjektuOPR / ZOPR

Opiekun Projektu / Zastępca Opiekuna Projektu w Wydziałach Wdrażania Priorytetów VI, VII, VIII i IX, pracownik wyznaczony przez Kierownika Wydziału Wdrażania Priorytetów do opieki nad wnioskiem o dofinansowanie projektu, przygotowuje wszelką korespondencję prowadzoną z Beneficjentem od rozpoczęcia procesu podpisywania umowy o dofinansowanie projektu do za finansowego zakończenia realizacji projektu. Dokonuje weryfikacji formalno-merytorycznej wniosków o płatność składanych przez Beneficjentów,

14

20. Plan Komunikacji

Dokument opracowany przez IZ (MRR) wynikający ze Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 (aktualizowany przez IZ); obowiązujący podczas całego okresu programowania będący podstawą do opracowania Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych przez WIS.

21. Priorytet Priorytet realizowany w ramach PO KL

22. Program Operacyjny PO KLkomponent regionalny Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z wyłączeniem Działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie.

23. Ramowy Harmonogram Działań PT PO KL

Budżet na PT PO KL w ujęciu kwartalnym. zob. także Ramowy Plan Działań PT PO KL.

24. Rejestr obciążeń

Rejestr prowadzony w KSI SIMIK 07-13 przez instytucję zatwierdzającą wnioski o płatność, w którym gromadzone są informacje na temat kwot podlegających zwrotowi. Rejestr obciążeń stanowi podstawę do uwzględnienia informacji na temat kwot podlegających zwrotowi (kwot odzyskanych lub kwot wycofanych) w Poświadczeniu i deklaracji wydatków.

25. Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej PO KL

W skrócie: RPD PT PO KL – budżet PT PO KL w ujęciu rocznym. Zob. także: Ramowy Harmonogram Działań PT PO KL. Na jego podstawie powstaje m.in. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych WIS.

26. Właściciel Instrukcji Pożądane, aby był to KKM, odpowiada za przestrzeganie Instrukcji i formalny zapis przydzielonej Instrukcji, wprowadzanie zmian.

27. WykonawcaOsoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

15

2. Skróty używane w dokumencie.Skrót Pełna nazwa

AMI Administrator merytoryczny w InstytucjiAMIZ Administrator merytoryczny w IZBGK Bank Gospodarstwa KrajowegoGPI Główny Punkt Informacyjny - nazwa miejsca przeznaczonego do kontaktów z

Wnioskodawcami, działający w WIS w MJWPU w Warszawie

CZW MJWPU Członek Zarządu Województwa nadzorujący MJWPUDJ Dyrektor MJWPUDBiF Departament Budżetu i Finansów UMWMDSiRR / IP Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego UMWMDK Departament Kontroli UMWMEFS Europejski Fundusz SpołecznyETO Europejski Trybunał ObrachunkowyIK NSRO Instytucja Koordynująca NSRO (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia)IP Instytucja Pośrednicząca (Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego)MJWPU lub IW Instytucja Pośrednicząca 2-go stopnia (IP2), Instytucja Wdrażająca, Jednostka, IZ Instytucja ZarządzającaIZe Instytucje zewnętrzne (np. NIK, UKS, RIO, Prezes UZP, Policja, Prokuratura, IW PROW 2007-

2013 oraz PO RYBY, tj. ARiMR, inne Instytucje Wdrażające / IP / IP2 PO KL, Instytucje realizujące pośrednio i bezpośrednio projekty współfinansowane z UE, itp.)

JSW Jednostki Samorządu WojewództwaK Kierownik - skrót K może poprzedzać skrót Wydziału np. KWOKMS-PKE Komisja EuropejskaKKM Kierownik Komórki MerytorycznejKM Komórki Merytoryczne obejmują: WWF-P, WOM-P, WPP-P, WWP-1 – WWP-4, WOKMS-P, WIS,

WPT, WOD, WKP-P, WK, WPA, WPR, WZP, WO, WRP, WW, WKR, OZ, OZ.C, OZ.O, OZ.P, OZ.R, OZ.S, WAW, WKW

KOP Komisja Oceny Projektów KoOZ Koordynator Oddziałów ZamiejscowychKOZ Kierownik Oddziału ZamiejscowegoKS Koordynator Sieci Punktów InformacyjnychKSI Krajowy System Informatyczny SIMIK 2007-2013KKM Kierownik komórki organizacyjnejLSI Lokalny System InformatycznyMF Ministerstwo FinansówMJWPU Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów UnijnychMRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego MPW Miejsce Przechowywania Wniosków w MJWPUMCPW Miejsce Czasowego Przechowywania Wniosków w Oddziałach ZamiejscowychOPR / ZOPR Opiekun Projektu / Zastępca Opiekuna ProjektuOSZiK Opis Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU OZOZ.COZ.OOZ.POZ.ROZ.S

Oddział Zamiejscowy (5 oddziałów regionalnych zamiejscowych): Oddział w CiechanowieOddział w OstrołęceOddział w PłockuOddział w Radomiu Oddział w Siedlcach

PD Plan DziałaniaLPI Lokalny Punkt Informacyjny - nazwa miejsca przeznaczonego do kontaktów

z Wnioskodawcami działająca w OZ.PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 - 2013PPW Punkt Przyjmowania Wniosków – miejsce wyznaczone w MJWPU w Warszawie w ramach

CPK/WIS, utworzone w celu przyjmowania wniosków od WnioskodawcówPROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich PT Pomoc TechnicznaPZP Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (z późn. zm.)ROEFS Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu SpołecznegoRPD Info. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych RPD PT Roczny Plan Działań Pomocy TechnicznejRPPW Regionalny Punkt Przyjmowania Wniosków funkcjonujący w OZ, merytorycznie

koordynowany przez WIS.RPW Rejestr Podmiotów Wykluczonych (na podst. art. 210 ust. 2 o fp.)

16

Skrót Pełna nazwaSION System Informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy

strukturalnychSIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków ZamówieniaSR System Realizacji PO KL 2007 – 2013UMWM Urząd Marszałkowski Województwa MazowieckiegoUOKiK Urząd Ochrony Konkurencji i KonsumentówUFP Ustawa o Finansach Publicznych UZP Urząd Zamówień PublicznychZD-POKL Zastępca Dyrektora ds. Wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ZD-F Zastępca Dyrektora ds. Finansowych – Główny KsięgowyZK Zastępca KierownikaZPW Zespół ds. Projektów WłasnychZRON Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego

Kapitał Ludzki 2007 2013ZW Zarząd Województwa

17

IV. Dokumenty związane z wdrażaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Lp. Nazwa dokumentu

1. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013 - wersja z maja 2007 r., zaakceptowana przez Komisję Europejską

2. Program Operacyjny Kapitał Ludzki przyjęty do realizacji decyzją Komisji Europejskiej nr K (2007) 4547

3. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2006 Nr 227, poz. 1658 z późn. zm.)

4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)

5. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. 2005 Nr 14, poz. 114 z późn. zm.)

6. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. 2007 nr 175 poz. 1232 z późn. zm.)

7.Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lipca 2006r., L 210/12)

8.

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiające zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 27 grudnia 2006r., L 371/1)

9.Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1681/94 z dnia 11 lipca 1994r. dotyczące nieprawidłowości oraz zwrotu kwot niesłusznie wypłaconych w związku z finansowaniem polityk strukturalnych i organizacją systemów informacyjnych w tej dziedzinie

10. Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, Warszawa, (aktualnie obowiązujący)

11. System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 – aktualnie obowiązujący12. Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej. – aktualnie obowiązujące

13. Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych – aktualnie obowiązujące

14.Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013 z dnia 2 lipca 2007r. – aktualnie obowiązujące

15.Statut Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych stanowiącego załącznik do uchwały Nr 47/07 Sejmiku Województwa Mazowieckiego dnia 19 marca 2007 r. w sprawie utworzenia Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych i nadania jej statutu.

16.

Porozumienie nr SR.EFS.1/MJ/07 zawarte w Warszawie w dniu 14 sierpnia 2007 r.Aneks do tego porozumienia: Uchwała Nr 2472/281/09 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 22 września 2009 r. w sprawie aneksów do porozumień pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Instytucjami Wdrażającymi (IP2) dotyczących dofinansowania działań w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

17.Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych (RPW) z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich - na podst. art. 210 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 17, poz. 1240).

18

V. Struktura organizacyjna Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych

1. Struktura organizacyjna.

Strukturę organizacyjną Jednostki określa Regulamin Organizacyjny Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, który stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 18/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 9 lutego 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych.

- zob.: Rozdział II. Zarządzenia i załączniki; 1. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów podstawowych.Załącznik:023. Schemat organizacyjny MJWPU.

2. Opis.

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych jest samorządową jednostką organizacyjną Samorządu Województwa Mazowieckiego, działającą w formie jednostki budżetowej. MJWPU realizuje powierzone zadania samodzielnie lub za pośrednictwem Oddziałów Zamiejscowych (OZ).

Jednostka obejmuje bezpośrednio swoim zasięgiem Miasto St. Warszawa oraz powiaty:garwoliński, grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, pułtuski, sochaczewski, warszawski zachodni, węgrowski, wołomiński, wyszkowski, żyrardowski.Zadania Jednostki realizowane są przez Oddziały Zamiejscowe (OZ) z siedzibami w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach.

3. Komórki organizacyjne MJWPU.

Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym MJWPU, w ramach struktury organizacyjnej funkcjonują m. in. następujące komórki organizacyjne związane z wdrażaniem PO KL:

Nazwa komórki organizacyjnej Skrót nazwy

podległe ZD-POKL:Wydział Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR WOKMS-PWydział Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL WWF-PWydział Oceny Merytorycznej Wniosków PO WOM-PWydział Pomocy Publicznej PO KL WPP-PWydział Wdrażania Priorytetu PO KL (VI, VII, VIII, IX) WWP-1 / WWP-2 / WWP3 / WWP-4

podległe ZD-FWydział Księgowości WKWydział Planowania i Analiz WPAWydział Płatności i Refundacji WPRWydział Pomocy Technicznej WPTWieloosobowe Stanowisko ds. Windykacji WW

podległe DJWydział Organizacyjny WOWydział Odwołań WODWydział Radców Prawnych WRPWydział Kadr WKR

19

Nazwa komórki organizacyjnej Skrót nazwyOddziały Zamiejscowe:

w Ciechanowie w Ostrołęce w Płocku w Radomiu w Siedlcach

OZOZ.COZ.OOZ.POZ.ROZ.S

Wydział Audytu Wewnętrznego WAWWydział Kontroli Wewnętrznej WKWWydział Zamówień Publicznych WZPWydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów WIS

20

VI. Komórki organizacyjne Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialne za wdrażanie PO KL – opis.

1. Komórki wyodrębnione do realizacji PO KL.W pionie ZD-POKL wyodrębniono, celem zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, następujące komórki związane bezpośrednio z wdrażaniem PO KL:

Nazwa komórki organizacyjnej Opis zadań wg Regulaminu Organizacyjnego MJWPU

Wydziału Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P)

1. koordynacja współpracy z IP w zakresie sporządzania Planów Działania;2. przygotowywanie projektu harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie

w ramach PO KL we współpracy z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS), Wydziałem Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL (WWF-P), Wydziałem Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P), Wydziałem Organizacyjnym (WO) oraz Wydziałem Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VII PO KL (WWP-2), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3) i Wydziałem Wdrażania Priorytetu IX PO KL (WWP-4), także proponowanie zmian do harmonogramu;

3. przygotowywanie projektu dokumentacji konkursowej PO KL i projektu ogłoszenia o konkursie we współpracy z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) oddziałami zamiejscowymi, Wydziałem Weryfikacji Formalnej Wniosków POKL (WWF-P), Wydziałem Oceny Merytorycznej Wniosków POKL (WOM-P), Wydziałem Organizacyjnym (WO) oraz Wydziałem Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VII PO KL (WWP-2), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3) i Wydziałem Wdrażania Priorytetu IX PO KL (WWP-4), także proponowanie zmian do dokumentacji konkursowej;

4. przygotowywanie materiałów na Komitet i Podkomitet Monitorujący oraz Planów Działań;

5. prowadzenie konsultacji z IP w zakresie dokumentów konkursowych, o których mowa w pkt. 2-3;

6. sporządzanie informacji miesięcznej z realizacji PO KL;7. sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji PO KL;8. sporządzanie analiz i informacji z realizacji PO KL;9. monitorowanie realizacji Działań i Poddziałań w ramach PO KL;10. monitorowanie przebiegu ogłoszonych konkursów, w tym zawieszanie i

odwieszanie konkursów otwartych we współpracy z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) i Wydziałem Oceny Merytorycznej Wniosków POKL (WOM-P);

11. prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem KSI;12. koordynowanie spraw dotyczących wprowadzania danych do KSI;13. wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych Jednostki w zakresie obsługi

KSI;14. nadzór merytoryczny nad Aplikacją PEFS (Podsystem monitorowania

Europejskiego Funduszu Społecznego) oraz współpraca z Wydziałem Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VII PO KL (WWP-2), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3) i Wydziałem Wdrażania Priorytetu IX PO KL (WWP-4) w zakresie wprowadzania danych do Aplikacji PEFS;

15. współpraca z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie ochrony danych osobowych;

16. przechowywanie zbiorów osobowych beneficjentów w aplikacji PEFS;17. koordynowanie procesu sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych PO

KL;18. przekazywanie projektów zmian do Instrukcji Wykonawczych PO KL do IP; 19. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniami prawidłowej realizacji umów

zawartych w ramach PO KL.Wydział Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL(WWF-P)

1. Weryfikacja formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektu, złożonych w ramach PO KL;

2. Przekazywanie wniosków pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym do Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P);

3. Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego KSI (SIMIK 2.7-2.13) oraz Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI) w zakresie zadań Wydziału;

4. Prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach weryfikacji formalnej wniosków;

5. Współpraca z komórkami organizacyjnymi Jednostki w przygotowywaniu

21


harmonogramów naboru wniosków i dokumentacji konkursowej i innych dokumentów związanych z aplikowaniem o dofinansowanie w ramach PO KL;

6. Wykonywanie innych zadań zgodnych z Instrukcjami Wykonawczymi IP II w zakresie dotyczącym Wydziału Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL (WWF-P).

Wydział ds. Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P)

1. Prowadzenie spraw związanych z oceną merytoryczną wniosków, w tym w szczególności:a) przygotowywanie projektów regulaminów zespołów oceniających wnioski i

innych dokumentów niezbędnych do zapewnienia prawidłowego przebiegu oceny merytorycznej wniosków,

b) obsługa procesu związanego z powoływaniem zespołów (Komisji Oceny Projektów) dokonujących oceny projektów w ramach PO KL,

c) organizacyjno organizacja i obsługa prac KOP PO KL,d) udostępnianie dokumentacji projektów ubiegających się o dofinansowanie

zespołom dokonującym oceny,e) przygotowywanie wyników oceny wniosków o dofinansowanie realizacji

projektów w ramach PO KL celem przekazania do zatwierdzenia do IP, a w szczególności przygotowywanie projektów uchwał zatwierdzających wyniki oceny merytorycznej

f) ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL,

g) przygotowywanie projektów informacji dla Beneficjentów i innych komórek organizacyjnych Jednostki o wynikach oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach PO KL;

2. Współpraca z WOKMS-P;3. Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego KSI (SIMIK 07-13)

oraz Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI), w zakresie zadań Wydziału;4. Prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach

oceny merytorycznej wniosków;5. Realizacja zadań z zakresu PT przy współpracy z WPT.6. Wykonywanie innych zadań zgodnych z Instrukcjami Wykonawczymi Instytucji

Pośredniczącej II Stopnia w zakresie dotyczącym Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P);

7. współpraca z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) w zakresie szkolenia ekspertów pracujących przy Jednostce;

8. przygotowywanie zestawień członków KOP Jednostki oraz projektów umów cywilno-prawnych z ekspertami i przekazywanie ich do Wydziału Kadr (WKR).

Wydział Pomocy Publicznej PO KL (WPP-P)

1. Opiniowanie wniosków w zakresie zgodności projektów z zasadami udzielania pomocy publicznej;

2. Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania, rozliczania i kontroli projektów w ramach pomocy publicznej;

3. Sporządzanie sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej.Wydział Wdrażania Priorytetu VI PO KL(WWP-1)

1. Współpraca z Departamentem Strategii i Rozwoju Regionalnego przy tworzeniu dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VI PO KL;

2. współpraca z pionem Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównego Księgowego w zakresie planowania finansowego i sporządzania sprawozdań z jego realizacji;

3. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie projektu w ramach Priorytetu VI PO KL;

4. przygotowywanie projektów bieżącej korespondencji i prowadzenie konsultacji z Beneficjentami w zakresie właściwej realizacji warunków umowy o dofinansowanie projektów;

5. przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VI PO KL;6. weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność;7. sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów;8. sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań;9. współudział w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Działań oraz z udzielonej

pomocy publicznej na podstawie oświadczeń Beneficjenta;10. współudział w zakresie sporządzania i wykonywania planu finansowego PO KL;11. potwierdzenie sald Beneficjentów przy współpracy z Wydziałem Księgowości

(WK);12. wprowadzanie danych do KSI monitorowania oraz LSI w zakresie zadań Wydziału;13. współpraca z Wydziałem Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu

i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P) w zakresie wprowadzania danych do Aplikacji PEFS;

14. współpraca z Wydziałem Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu

22


i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P) w zakresie przyjmowania i zwrotu zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy;

15. przygotowywanie dla Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego załączników do wniosków o udzielenie dotacji celowej w zakresie działalności Wydziału, we współpracy z Wydziałem Planowania i Analiz (WPA);

16. przygotowywanie załącznika do projektu uchwały budżetowej w zakresie działalności Wydziału, we współpracy z Wydziałem Planowania i Analiz (WPA);

17. wykrywanie nieprawidłowości w realizacji projektów oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli Projektów PO KL (WKP-P);

18. monitorowanie realizacji projektów; 19. przygotowywanie dla Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego prognoz

wniosków o płatność;20. prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach

weryfikacji wniosków o płatność;21. Prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie w Krajowym Systemie

Informatycznym - KSI (SIMIK 07-13).Wydział Wdrażania Priorytetu VII PO KL(WWP-2)

1. Współpraca z Departamentem Strategii i Rozwoju Regionalnego przy tworzeniu dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VII PO KL;


3. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie projektu w ramach Priorytetu VII PO KL;


5. przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VII PO KL;6. weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność;7. sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów;8. sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań;9. współudział w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Działań oraz z udzielonej




14. współpraca z Wydziałem Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P) w zakresie przyjmowania i zwrotu zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy;



17. wykrywanie nieprawidłowości w realizacji projektów oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli Projektów PO KL (WKP-P);

18. monitorowanie realizacji projektów; 19. przygotowywanie dla Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego prognoz

wniosków o płatność;20. prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach


Informatycznym KSI (SIMIK 07-13).Wydział Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3)

1. Współpraca z Departamentem Strategii i Rozwoju Regionalnego przy tworzeniu dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VIII PO KL;


3. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie projektu w ramach Priorytetu VIII PO KL;

4. przygotowywanie projektów bieżącej korespondencji i prowadzenie konsultacji z Beneficjentami w zakresie właściwej realizacji warunków umowy o

23


dofinansowanie projektów;5. przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VIII PO KL;6. weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność;7. sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów;8. sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań;9. współudział w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Działań oraz z udzielonej







17. Wykrywanie nieprawidłowości w realizacji projektów oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli Projektów;

18. Monitorowanie realizacji projektów;19. Przygotowywanie dla Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego prognoz

wniosków o płatność;20. Prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach

weryfikacji wniosków o płatność;21. Prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie w Krajowym systemie

Informatycznym KSI (SIMIK 07-13).Wydział Wdrażania Priorytetu IX PO KL(WWP-4)

1. Współpraca z Departamentem Strategii i Rozwoju Regionalnego przy tworzeniu dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu IX PO KL;


3. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie projektu w ramach Priorytetu IX PO KL;


5. przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu IX PO KL;6. weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność;7. sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów;8. sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań;9. współudział w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Działań oraz z udzielonej







17. Wykrywanie nieprawidłowości w realizacji projektów oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do WKP-P;

18. Monitorowanie realizacji projektów;19. Przygotowywanie dla Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego prognoz

24


wniosków o płatność;20. Prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach


Informatycznym KSI (SIMIK 07-13).

2. Inne komórki organizacyjne zaangażowane we wdrażanie PO KL - opis.

Dodatkowo należy wskazać, że w proces wdrażania PO KL zaangażowane są:

- podległe DJ

Nazwa komórki organizacyjnej Opis zadań

Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS)

– przygotowanie projektów Rocznych Planów Działań informacyjno-promocyjnych w celu przedłożenia do zatwierdzenia do Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego a następnie ich monitorowanie, analiza i ocena realizacji; zarządzanie zawartością merytoryczną, aktualizacja i administrowanie strony www.mazowia.eu; przygotowywanie wydawnictw dotyczących działania Jednostki oraz wdrażanych programów; organizowanie i prowadzenie konferencji informacyjno-edukacyjnych przy współpracy z wydziałami merytorycznymi pionu PO KL; organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych; wymiana doświadczeń z pokrewnymi instytucjami: przekazywanie informacji, sprawozdań i innych dokumentów do IP/IZ w zakresie działań informacyjno-promocyjnych; we współpracy z WOKMS-P zamieszczanie ogłoszeń w prasie, na stronie internetowej Jednostki oraz w siedzibie Jednostki i oddziałach zamiejscowych; współudział w przygotowaniu Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej PO KL w ramach priorytetu X, a następnie przygotowanie sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL w zakresie działań Wydziału;– organizowanie i prowadzenie szkoleń, seminariów i warsztatów dla potencjalnych i rzeczywistych Beneficjentów PO KL przy współpracy z oddziałami zamiejscowymi; prowadzenie rejestru potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów uczestniczących w szkoleniach, seminariach i warsztatach organizowanych w ramach PO KL; szkolenie ekspertów pracujących przy Jednostce; udział w konferencjach i pozostałych imprezach o charakterze informacyjno-promocyjnych dot. PO KL; – prowadzenie PK (wielokanałowe udzielanie informacji i konsultacji Beneficjentom dot. PO KL) oraz PPW (przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie realizacji projektu składanych przez Beneficjentów) merytoryczna współpraca w zakresie: funkcjonowania RPK i RPPW, udzielania informacji i konsultacji Beneficjentom w OZ; we współpracy z KM koordynowanie w Jednostce spraw związanych z udzielaniem jednolitej informacji Beneficjentom; współpraca z WOKMS-P w zakresie przygotowywania projektu regulaminu konkursu; przygotowywanie zbioru odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i przekazywanie do zamieszczania ich na stronie internetowej – we współpracy z WIS; sporządzanie wykazu zbiorczego wniosków złożonych w ramach konkursu po jego zakończeniu (PPW) – we współpracy z OZ; prowadzenie Miejsca Przechowywania Wniosków;– współpraca z mediami w zakresie informowania o działaniach Jednostki; współpraca z innymi komórkami w zakresie pozyskiwania materiałów dla mediów oraz wykonanie zadań związanych z obsługa prasową; przygotowanie odpowiedzi na publikacje prasowe w oparciu o materiały z wydziałów merytorycznych.

Wydział Odwołań(WOD)

- prowadzenie rejestrów środków odwoławczych w ramach PO KL; rozpatrywanie protestów, postępowanie z odwołaniami i wnioskami o ponowne rozpatrzenie sprawy w ramach PO KL;

Wydział Organizacyjny (WO)

- obsługa informatyczna i teleinformatyczna Jednostki, prowadzenie Archiwum Zakładowego;- prowadzenie Archiwum Zakładowego Jednostki, współpraca z wydziałami w zakresie odpowiedniego przygotowania i przekazania wytworzonej dokumentacji, celem przejęcia jej do Archiwum Zakładowego Jednostki, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Jednostki, prowadzenie spraw związanych z udzieleniem wspólnych zamówień publicznych w zakresie dostaw mebli i wyposażenia w sprzęt biurowy oraz związanych z nimi usług serwisowych;

Oddziały Zamiejscowe(OZ)

Oddziałem Zamiejscowym kieruje kierownik oddziału zamiejscowego podlegający bezpośrednio Dyrektorowi. Pracownicy oddziału zamiejscowego podlegają organizacyjnie kierownikowi oddziału zamiejscowego. Oddziały, na obszarze objętym swym zasięgiem działania, realizują we współpracy z właściwymi wydziałami zadania tych wydziałów.

- prowadzenie PK (wielokanałowe udzielanie informacji i konsultacji Beneficjentom w OZ) oraz RPPW (przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie realizacji projektu składanych przez Beneficjentów w OZ) – dystrybucja materiałów promocyjnych, informacja oraz promocja w zakresie działań wdrażanych przez Jednostkę; organizacja – we współpracy z WIS konferencji oraz organizacja i prowadzenie szkoleń, warsztatów, spotkań informacyjnych i seminariów dla Beneficjentów; weryfikacja formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektów – we współpracy z WWF-P; ocena merytoryczna wniosków systemowych; wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego (KSI) oraz do innych systemów informatycznych w zakresie

25

http://www.mazowia.eu/

Nazwa komórki organizacyjnej Opis zadań

zadań Oddziału Zamiejscowego; współudział w prowadzeniu kontroli projektów w zakresie PO KL; współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Jednostki, w zakresie wykonywanych przez nie zadań i kompetencji.

Wydział Zamówień Publicznych (WZP)

- wykonywanie czynności w zakresie formalno-prawnego przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych; prowadzenie rejestru postępowań o udzielanie zamówień publicznych, sporządzanie planu udzielania zamówień publicznych przez Jednostkę w danym roku budżetowym; sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych; parafowanie umów związanych z funkcjonowaniem Jednostki pod względem zgodności z przepisami z zakresu zamówień publicznych.

Wydział Radców Prawnych (WRP)

- świadczenie pomocy prawnej, w tym w szczególności:a) udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie stosowania prawa w Jednostce,b) udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych na potrzeby Jednostki,c) opiniowanie pod względem prawnym projektów umów i porozumień zawieranych przez Jednostkę,d) opiniowanie przedkładanych zabezpieczeń i umów w ramach ZPORR, RPO WM i PO KL;e) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych, w tym

projektów uchwał; informowanie Dyrektora i pracowników Jednostki o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Jednostki; prowadzenie zbiorów aktów prawnych, w szczególności dzienników urzędowych: „Dziennika Ustaw”, „Monitora Polskiego”, „Monitora Polskiego B”; prowadzenie podręcznej biblioteki publikacji i wydawnictw prawniczych.

Wydział Kadr (WKR)

- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Jednostki; opracowywanie i realizacja polityki kadrowej Jednostki; przygotowywanie dokumentacji personalnej; współpraca z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie ochrony danych osobowych; współpraca w zakresie sporządzania i wykonania planu finansowego Jednostki; realizacja zadań z zakresu PT przy współpracy z Wydziałem Pomocy Technicznej.

Wydział Audytu Wewnętrznego (WAW)

1) wspieranie Dyrektora w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną, niezależną i obiektywną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.

2) systematyczną ocena kontroli zarządczej w zakresie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Jednostce poprzez ocenę:

a) ogółu działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Jednostki w zakresie zgodności z prawem,

b) efektywności,c) oszczędności,d) terminowości.3) dokonywanie, w ramach kontroli zarządczej:a) oceny zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,b) oceny skuteczności i efektywności działania,c) oceny wiarygodności sprawozdań,d) oceny ochrony zasobów,e) oceny przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,f) oceny efektywności i skuteczności przepływu informacji,g) oceny zarządzania ryzykiem.

4) przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego;5) realizacja zadań audytowych na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;6) sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;7) prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego.

Wydział Kontroli Wewnętrznej (WKW)

- opracowywanie planów kontroli Jednostki; przeprowadzanie kontroli komórek organizacyjnych Jednostki; opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli oraz formułowanie zaleceń pokontrolnych; monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych; współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej w zakresie działalności kontrolnej; sporządzanie projektów odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli zewnętrznej; wykrywanie i informowanie Wydziału Kontroli Projektów o ujawnionych nieprawidłowościach lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach poszczególnych Działań, zgodnie z przyjętymi procedurami.

26

- podległe ZD-F

Nazwa komórki organizacyjnej

Opis zadań

Wydział Księgowości (WK)

– dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, przygotowanie informacji o stanie wydatków na realizację Działań w ramach PO KL, sporządzanie sprawozdań finansowych wynikających z zadań finansowo-księgowych, prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Priorytetów w ramach PO KL, rozliczanie dotacji w ramach Priorytetów dla PO KL;

Wydział Planowania i Analiz (WPA)

– odpowiedzialny m.in. 1) opracowanie projektu planu finansowego MJWPU i jego zmian, w tym w zakresie programów

operacyjnych;2) sporządzanie informacji dla Zarządu, Dyrektora Jednostki oraz jego Zastępców z wykonania

planu finansowego Jednostki;3) przygotowanie informacji o stanie zaangażowania wydatków na realizację projektów

w ramach PO KL4) opiniowanie informacji dla Zarządu, projektów uchwał parafowanych przez ZD-F pod kątem

zabezpieczenia środków finansowych w planie finansowym MJWPU;5) opiniowanie projektów umów i aneksów kontrasygnowanych przez ZD-F w części dotyczącej

realizacji budżetu MJWPU oraz prowadzenie ewidencji tych umów;6) bieżąca analiza stopnia wykonania planu finansowego MJWPU oraz przekazywanie wyników

analizy dyrektorowi Jednostki i jego Zastępcom;7) weryfikacja rachunkowa załączników do uchwały budżetowej;8) weryfikacja rachunkowa załączników do wniosku o udzielenie dotacji celowej;9) weryfikacja dyspozycji płatności wykonywanych na rzecz Jednostki;10) prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków;11) informowanie Zastępców Dyrektorów oraz kierowników wydziałów o zatwierdzonym planie

finansowym oraz zmianach w planie finansowym;12) monitorowanie stanu zobowiązań długoterminowych dotyczących zaciągania zobowiązań

wykraczających poza rok budżetowy, niezbędnych do zapewnienia ciągłości funkcjonowania Jednostki;

13) współpraca z Departamentem Budżetu i Finansów oraz Departamentem Strategii i Rozwoju Regionalnego UM WM;

14) koordynacja prac związanych z przekazywaniem do instytucji zewnętrznych informacji dotyczących planowania i zaangażowania wydatków.

Wydział Płatności i Refundacji (WPR)

– odpowiedzialny m.in. 1) za weryfikację dyspozycji płatności w ramach współfinansowania oraz weryfikację zleceń

płatności ze środków europejskich;2) za dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów;3) za dokonywanie płatności w ramach PT POKL;4) za prowadzenie rejestru dłużników w oparciu o informacje otrzymane z właściwych komórek

merytorycznych;5) za informowanie Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego postępach realizacji

procesu windykacji oraz o braku możliwości odzyskania kwot;6) za potwierdzanie list sprawdzających do przeprowadzenia kontroli na dokumentach na

zakończenie realizacji projektu w zakresie zadań wydziału;7) za potwierdzanie kart zamknięcia projektu w zakresie zadań wydziału;8) za bieżące informowanie wydziałów odpowiedzialnych za wdrażanie o dokonanych

płatnościach oraz wpływach środków na konta bankowe Jednostki; 9) za pobieranie wyciągów bankowych z systemu MC, drukowanie i przekazywanie do Wydziału

Księgowości10) za sporządzanie zbiorczych informacji o zleceniach płatności przekazanych w danym

miesiącu do BGK i przekazanie do IZ POKL;11) za sporządzanie zbiorczych informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK

pomiędzy terminami płatności i przekazanie do IZ POKL oraz WOKMS-P;12) za sporządzanie zbiorczych informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o

płatnościach dokonanych przez Bank w miesiącu i przekazanie w wersji papierowej do Departamentu Strategii oraz w wersji elektronicznej do wiadomości Zarządu Województwa, WOKMS-P oraz do WK;

13) za sporządzanie i sprawdzanie wniosku do IP o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL oraz przekazanie oryginału wniosku do IP, a kopii do WWP;

14) za monitorowanie wypłaconych przez MJWPU odszkodowań za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej z rażącym naruszeniem prawa;

15) - za informowanie Dyrektora MJWPU o dokonaniu wypłaty przez MJWPU odszkodowania.

Wydział Pomocy Technicznej (WPT)

– odpowiedzialny m.in. 1) uczestnictwo w przygotowaniu Instrukcji wykonawczych w zakresie Pomocy Technicznej PO

KL;2) koordynacja realizacji Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej PO KL;3) monitorowanie i sprawdzanie realizacji na każdym etapie Rocznego Planu Działania Pomocy

Technicznej PO KL;4) weryfikacja dokumentacji związanej z realizacją wydatków finansowanych ze środków

Priorytetu X PO KL w zakresie zgodności z zasadami PT;5) sporządzanie wniosków o płatność oraz sprawozdań w ramach Priorytetu X PO KL;6) przygotowanie wniosków o dofinansowanie projektów systemowych wraz

27

z załącznikami współfinansowanych ze środków Priorytetu X PO KL;7) współudział przy przygotowaniu załączników do uchwały budżetowej oraz wniosku o

udzielenie dotacji rozwojowej, prognozy wniosków o płatność w zakresie projektów systemowych realizowanych w ramach Priorytetu X PO KL;

8) sporządzanie wniosków o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji rozwojowej na realizację wydatków w ramach Priorytetu X PO KL;

9) opracowywanie harmonogramu zapotrzebowania na środki finansowe w ramach PT PO KL;10)wyliczenie alokacji (prognoza płatności) dla Pomocy Technicznej dla dysponentów PT PO KL

w MJWPU;11)prowadzenie zaangażowania środków finansowych na działania realizowane

w ramach Pomocy Technicznej PO KL;12)prowadzenie akt stałych i ich aktualizowanie;13)rozwijanie umiejętności zawodowych i doskonalenie zawodowe rozszerzające wiedzę na

temat zmian wprowadzanych w dziedzinach związanych ze sprawami Europejskiego Funduszu Społecznego;

14)bieżące monitorowanie informacji zamieszczanych na portalu intranetowym MJWPU;15)bieżące monitorowanie aktów prawnych związanych z realizacją zadań Stanowiska.

Wieloosobowe Stanowisko ds. Windykacji

1) prowadzenie windykacji wynikających z postępowań prowadzonych w trybie cywilno – prawnym, to jest z wyroków sądowych i nakazów zapłaty oraz windykacji wynikających z decyzji administracyjnych, w tym:

a) prowadzenie korespondencji z dłużnikiem (w postępowaniu windykacyjnym), w tym wysyłanie upomnień wzywających dłużników do zapłaty w trybie art. 15 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229 poz. 1954 z późn. zm.),

b) monitoring telefoniczny – telefony monitorujące po wysłanych upomnieniach,c) wystawianie tytułów wykonawczych,d) przekazywanie tytułów wykonawczych do właściwego organu egzekucyjnego, e) monitorowanie wpłat dłużników,f) prowadzenie korespondencji z organem egzekucyjnym,g) prowadzenie spraw związanych z kosztami egzekucyjnymi przypadającymi na

wierzyciela,h) udział w innych niż wymienione wyżej czynnościach w terenie;

2) uruchamianie zabezpieczeń a w szczególności wezwanie do wykupienia weksla, doręczenie gwarantowi gwarancji do realizacji, doręczenie poręczycielowi poręczenia do realizacji;

3) prowadzenie bazy informacji o prowadzonych postępowaniach egzekucyjnych.

- podległe ZD-POKL

Nazwa komórki organizacyjnej

Opis zadań

Wydział Kontroli Projektów PO KL (WKP-P)

- dokonywanie wstępnej analizy ryzyka projektów PO KL; sporządzanie projektów planów kontroli PO KL, wykrywanie, monitorowanie i zbieranie informacji o wszystkich wykrytych nieprawidłowości w realizacji projektów PO KL oraz opracowywanie okresowych sprawozdań dotyczących wyników kontroli realizowanych projektów PO KL i przekazywanie ich do IZ;

Załącznik:1. Wykaz opisów stanowisk w MJWPU.

28

VII. Opis procesów

1. Procesy dotyczące zarządzania systemem.2. Procesy dotyczące prac KOP, ogłaszania konkursów, naboru, oceny i

zatwierdzania projektów oraz podpisywania umów o dofinansowanie projektów.

3. Procesy dotyczące sprawozdawczości i monitorowania.4. Procesy dotyczące zarządzania finansowego.5. Procesy dotyczące nieprawidłowości.6. Procesy dotyczące odzyskiwania środków finansowych.7. Procesy dotyczące kontroli .8. Procesy dotyczące projektów własnych MJWPU.9. Procesy związane z realizacją zadań w ramach pomocy technicznej .10. Procesy dotyczące zamówień publicznych.11. Procesy dotyczące realizacji działań informacyjno-promocyjnych.12. Procesy dotyczące archiwizacji.13. Procesy dotyczące postępowania z wynikami kontroli/audytów

zewnętrznych.

29

1. Procesy dotyczące zarządzania systemem1.1 Instrukcja podpisywania i aneksowania porozumienia IP-MJWPU.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem podpisywanie i aneksowanie porozumienia IP-MJWPU (IW)

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników IW (MJWPU) zaangażowanych w realizację PO KL

Przedmiot InstrukcjiPrzedmiotem Instrukcji jest podpisywanie i aneksowanie Porozumienia wynikające z zaistnienia sytuacji zmiany Programu PO KL lub zmiany systemu realizacji PO KL wpływającego na treść Porozumienia zawartego pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a MJWPU.

Załączniki w Instrukcji brak

Zarządzenia Dyrektora, inne dokumenty

Porozumienie nr SR.EFS.1/MJ/07 zawarte w Warszawie w dniu 14 sierpnia 2007 r.Porozumienie w sprawie dofinansowania Działań w ramach PO KL (z wyłączeniem Działania 6.1).

Jednostki powiązane IP - MJWPU

Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja potrzeby aneksowania, wynikająca z § 24 Porozumienia nr SR.EFS.1/MJ/07 zawartego w Warszawie w dniu 14 sierpnia 2007 r.Zatwierdzenie aneksu

Wersja 17.08.2010

Lp.Osobywykonujące działanie

Działanie Termin wykonania

Jednostki powiązane

1. DJ Otrzymuje z IP projekt Porozumienia / zmian do Porozumienia w formie Aneksu. Przekazuje do ZD-POKL

Niezwłocznie IP

2. ZD-POKL Otrzymuje projekt Porozumienia / zmian do Porozumienia w formie Aneksu. Przekazuje do WOKMS-P.

Niezwłocznie WOKMS-P

3. KWOKMS-P Przekazuje projekt Porozumienia/zmian do Porozumienia w formie Aneksu do pracownika do spraw procedur WOKMS-P.


4. Pracownik ds. procedur WOKMS-P

Pozyskuje pisemnie uwagi i opinie do projektu Porozumienia / zmian do Porozumienia w formie Aneksu od KKM zaangażowanych w realizację PO KL celem przygotowania stanowiska MJWPU do projektu Porozumienia/zmian do Porozumienia w formie Aneksu.Weryfikuje pozyskane uwagi i opinie:- Jeśli TAK: uwzględnia w projekcie stanowiska MJWPU do projektu;- Jeśli NIE: odrzuca.

Do 5 dni od daty otrzymania projektu z IP

2 dni

KKM

5. Pracownik ds. procedur WOKMS-P

Sporządza projekt stanowiska MJWPU, o którym mowa w pkt. 4 i przekazuje do parafowania KWOKMS-P.

2 dni od daty weryfikacji uwag i opinii

6. KWOKMS-P Dokonuje weryfikacji poprawności sporządzenia projektu stanowiska, o którym mowa w pkt. 4- Jeśli TAK: parafuje/akceptuje dokument i przekazuje do WRP;- Jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt 4

Niezwłocznie WRP

7. WRP Dokonuje weryfikacji treści projektu stanowiska, o którym mowa w punkcie 4 pod względem prawnym. - jeżeli TAK: parafuje projekt stanowiska - Dokument przekazywany jest do ZD-POKL- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).

Niezwłocznie

8. ZD-POKL Dokonuje weryfikacji poprawności sporządzenia projektu stanowiska, o którym mowa w pkt 4- Jeśli TAK: parafuje/akceptuje projekt stanowiska i przekazuje do DJ- Jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt 4

Niezwłocznie

9. DJ Akceptuje/zatwierdza projekt stanowiska, o którym mowa w pkt. 4. - Jeśli TAK: podpisuje/zatwierdza stanowisko- Jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt 4.

Niezwłocznie

30




10. Pracownik do spraw procedur WOKMS-P

Kopię zatwierdzonego ze strony MJWPU stanowiska do projektu Porozumienia/zmian do Porozumienia w formie Aneksu, o którym mowa w pkt. 4 dołącza do akt sprawy. Zatwierdzone stanowisko wysyłane jest do IP, celem otrzymania od IP zgody na piśmie (w formie właściwej Uchwały ZWM) na zawarcie w/w Porozumienia / Aneksu wraz z imiennym wskazaniem osób upoważnionych do reprezentowania Samorządu Województwa.W przypadku braku akceptacji IP – IP zgłasza uwagi – powrót do pkt. 1.

Niezwłocznie

30 dni od otrzymania stanowiska MJWPU do projektu Porozumienia/zmian do Porozumienia w formie aneksu

IP, MJWPU, ZW

11. DJ Otrzymuje z IP 2 egzemplarze uzgodnionego Porozumienia/Aneksu Przekazuje do ZD-POKL Niezwłocznie

KWOKMS-P

12. ZD-POKL Dokonuje weryfikacji poprawności przygotowania Porozumienia / Aneksu- Jeśli TAK: parafuje/akceptuje dokument. Dokument jest przekazywany do WRP- Jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt 12

Niezwłocznie WRP, IP

13. WRP Weryfikuje porozumienie/aneks pod względem formalno-legislacyjnymJeśli TAK – parafuje Porozumienie/Aneks i przekazuje do DJJeśli NIE - zgłasza uwagi i przejście do pkt 12

Niezwłocznie IP

14. ZD-F Weryfikuje Porozumienie / Aneks pod względem merytorycznymJeśli TAK – parafuje Porozumienie/Aneks i przekazuje do DJJeśli NIE - zgłasza uwagi i przejście do pkt 4

Niezwłocznie

15. DJ Podpisuje 2 egzemplarze Porozumienia/Aneksu.Podpisany dokument przekazywany jest do IP.

Niezwłocznie IP

16. IP Podpisuje Porozumienie/Aneks i przekazuje 1 egzemplarz do MJWPU Niezwłocznie MJWPU17. DJ Otrzymuje 1 egz. podpisanego Porozumienia/Aneksu. Przekazuje do

Zastępcy Dyrektora do spraw PO KLNiezwłocznie

18. ZD-POKL Przekazuje dokument do WOKMS-P celem umieszczenia w intranecie/LSI oraz dołączenia do akt sprawy.

Niezwłocznie WOKMS-P/WOKMS-P

19. Stanowisko do spraw procedur WOKMS-P/WOKMS-P

Dołącza do akt sprawy Porozumienie/Aneks Niezwłocznie

31

1.2 Instrukcja sporządzania, aktualizacji i zatwierdzania Instrukcji wykonawczych IP 2

Instrukcja ta ma zastosowanie w sytuacjach, kiedy w dokumencie Instrukcji Wykonawczych PO KL wprowadzane są istotne zmiany: w zawartości dokumentu instrukcji i/lub załącznikach do instrukcji.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem sporządzanie, aktualizacja, zatwierdzanie i udostępnianie Instrukcji Wykonawczych PO KL

Zakres InstrukcjiInstrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPU, ze szczególnym uwzględnieniem właścicieli procesów, zaangażowanych w proces aktualizacji instrukcji (załączników) PO KL.

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest sporządzanie, aktualizacja, zatwierdzanie, udostępnianie Instrukcji Wykonawczych MJWPU

Załączniki w Instrukcji 2. Karta zmianJednostki powiązane KM, KKM, IP, WRP, ZD-F, ZD-POKL


Zainicjowanie zmiany (przez KM Jednostki lub IP) w instrukcji lub załączniku

Zatwierdzenie zmiany (wersji lub nowego wydania) i udostępnienie zatwierdzonego dokumentu a następnie wdrożenie przez KM (lub odrzucenie zmiany)

Wersja 25.10.2011

Zmiany Instrukcji:

- mają miejsce, kiedy zachodzi któraś z następujących sytuacji: a. zaszły zmiany prawne mające wpływ na pracę Jednostki (w tym zmiany w dokumentach podstawowych np.

Systemie Realizacji PO KL), b. zmiany organizacyjne w Jednostce, c. uwagi z audytów, d. potrzeby ze strony wydziału (np. usprawnienie pracy etc), e. stwierdzone niezgodności w funkcjonowaniu Instrukcji Wykonawczych, f. potrzeba zmiany opisu przebiegu danego procesu.

Adnotacje do Instrukcji Wykonawczej nr 1.2

I. Dokument Instrukcji Wykonawczych obowiązuje od następnego dnia roboczego od daty zatwierdzenia dokumentu przez IP.

II. Dokument zostaje umieszczony w formacie *.pdf w sieci wewnętrznej MJWPU niezwłocznie po zatwierdzeniu przez IP.

III. Aktualną wersję dokumentu (elektroniczną i tradycyjną) Instrukcji Wykonawczych PO KL z załącznikami przechowuje pracownik ds. procedur WOKMS-P. Wszelkie proponowane zmiany MUSZĄ odnosić się do aktualnego, zatwierdzonego dokumentu Instrukcji Wykonawczych PO KL.

IV. Zmiany do Instrukcji Wykonawczych wprowadza się poprzez zatwierdzenie nowej wersji dokumentu. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w związku z koniecznością szybkiego zatwierdzenia zmian bądź też niewielkiej ilości zmian, możliwe jest dokonanie aneksowania obowiązującej wersji Instrukcji Wykonawczych.

V. Wszelkie zmiany do Instrukcji Wykonawczych przekazywane są do WOKMS-P w formie elektronicznej w postaci dokumentu MS Word, który zawiera instrukcję podlegającą zmianie wraz z wprowadzonymi zmianami w trybie „śledź zmiany”, ew. załącznikami oraz opisem wprowadzonych zmian zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszych Instrukcji Wykonawczych.

32

Zmiany mogą być inicjowane przez:

A. Komórki merytoryczne MJWPU. – zob. Instrukcja A - poniżej.

B. Instytucję pośrednicząca 2 stopnia – zob. instrukcja B – poniżej.

Lp.

Osoby wykonujące działanie



1. KKM lub upoważniony pracownik KM w uzgodnieniu z KKM

Zmian do IW IP2 w ramach PO KL może być zainicjowana przez KM IP2 oraz zalecenia i uwagi IP, IZ oraz zalecenia innych instytucji kontrolujących wdrażanie PO KL.Przygotowuje treść propozycji zmian do IW IP2 w ramach PO KL.W tym celu korzysta z aktualnie obowiązującej wersji IW IP2 w ramach PO KL w formacie MS WORD.W przypadku wprowadzania zmian do obowiązujących instrukcji, tworzy dokument MS WORD, do którego wkleja instrukcje podlegające zmianie i przy użyciu trybu „śledź zmiany” nanosi odpowiednie modyfikacje. W przypadku sporządzenia nowej instrukcji wypełnia tabelę Metryka wniosku oraz wprowadza zapisy instrukcji do obowiązującego wzoru.Załączniki do instrukcji przekazywane są również w trybie śledź zmiany bądź też w formacie pliku MS Excel lub PDF.W każdym przypadku zobowiązany jest do wypełnienia załącznik nr 2 do IW IP2 w ramach PO KL, tj. Karty Zmian.

Propozycje zmian do IW IP2 w ramach PO KL przekazywane są pocztą elektroniczną na adres KWOKMS-P/ZKWOKMS-P oraz w razie konieczności do wiadomości Dyrektora lub właściwego Zastępcy Dyrektora.

Niezwłocznie

Pracownik KM, KKM, KWOKMS-P, ZKWOKMS-P. DJ, ZD-POKL, ZD-F

2. KWOKMS-P/ pracownik ds. procedur WOKMS-P

Analizuje otrzymane propozycje zmian do IW IP2 w ramach PO KL.W przypadku konieczności dokonania dodatkowej analizy proponowanych zmian konsultuje się z komórkami organizacyjnymi biorącymi udział w danym procesie.Wprowadza proponowane zmiany do roboczej wersji IW IP2 w ramach PO KL przechowywanej na dysku wspólnym WOKMS-P.Na podstawie otrzymanych Kart Zmian sporządza wersję zbiorczą dokumentu.

Przekazuje w formie elektronicznej (na adres poczty elektronicznej Kierownika Wydziału Programowania oraz pracownika zajmującego się instrukcjami wykonawczymi) wersję roboczą IW IP2 w ramach PO KL i zwraca się z prośbą o wstępne zatwierdzenie bądź też o zgłoszenie ewentualnych uwag.

Po otrzymaniu uwag IP w formie elektronicznej wprowadza je do wersji roboczej IW IP2 w ramach PO KL, uprzednio dokonując niezbędnych konsultacji z właściwymi komórkami organizacyjnymi IP2 oraz ponownie przesyła treść modyfikowanych IW IP2 w ramach PO KL do IP.

Po otrzymaniu informacji o wstępnym zatwierdzeniu modyfikacji IW IP2 w ramach PO KL przygotowuje pismo przewodnie do IP, do którego załącza wersję papierową oraz elektroniczną IW IP2 w ramach PO KL oraz Kartę Zmian.Pierwsza strona dokumentu IW IP2 w ramach PO KL jest podpisywana przez osobę reprezentującą IP2 (data i podpis).

Dokumenty przekazuje do ZD-POKL.

Niezwłocznie

KM, KKM, IP, ZD-POKL,

3. ZD-POKL Otrzymuje pismo przewodnie do IP wraz z załącznikami:- jeżeli akceptuje – podpisuje pismo przewodnie, pierwszą stronę IW IP2 (data i podpis) w ramach PO KL oraz Kartę Zmian.- jeżeli NIE akceptuje – powrót do pkt. 2.

Niezwłocznie

DJ / osoba upoważniona

4. DJ/ZD-POKL/osoba upoważniona

Otrzymuje pismo przewodnie do IP wraz z załącznikami:- jeżeli akceptuje – podpisuje pismo przewodnie, pierwszą stronę IW IP2 (data i podpis) w ramach oraz Kartę Zmian.- jeżeli NIE akceptuje – powrót do pkt. 2.Pracownik WOKMS-P przekazuje dokumenty do IP.

Niezwłocznie

IP

5. IP Jeżeli akceptuje zmiany: zatwierdza zmiany, podpisuje pismo, zawiadamia pismem o zatwierdzeniu Instrukcji (osoba reprezentująca IP potwierdza zatwierdzenie IW IP2 w ramach PO KL na pierwszej stronie dokumentu własnoręcznym podpisem i datą)Jeżeli nie akceptuje: zgłasza uwagi i przejście do punktu 1.

33

Lp.





Otrzymuje informację o zatwierdzeniu zmian do IW IP2 w ramach PO KL. Informacja o zatwierdzeniu zmiany do IW IP2 w ramach PO KL przekazuje do wiadomości właściwej KM oraz do wiadomości dyrekcji IP2.Jednocześnie zwraca się z prośbą o WIS o zamieszczenie na stronie www.mazowia.eu w Biuletynie Informacji Wewnętrznej zatwierdzonej wersji IW IP2 w ramach PO KL.

Niezwłocznie

IP, WIS, KWOKMS-P

7. Pracownik WIS Umieszcza na stronie internetowej aktualną wersję IW IP2 w ramach PO KL

Niezwłocznie


Wersja papierowa oraz elektroniczna IW IP2 w ramach przechowywane jest w WOKMS-P i udostępniana do wglądu pracownikom IP2 oraz instytucjom kontrolującym.

Niezwłocznie

1.3 Instrukcja sporządzania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.


Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem sporządzanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPU zaangażowanych w realizację PO KL

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest sporządzanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane IP, KM, WOKMS-P,


Zainicjowanie zmiany w OSZiK.

Zatwierdzenie zmiany i udostępnienie zatwierdzonego dokumentu a następnie wdrożenie przez KM

Wersja 17.08.2010

Lp.Osoby wykonujące działanie

Działanie Terminwykonania


1. Stanowisko ds. procedur, WOKMS-P

Otrzymuje od IP pisemne wytyczne w zakresie tworzenia/aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU. KM mogą także samodzielnie zgłaszać potrzebę aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.Jeżeli proces aktualizacji inicjuje KM postępuje się zgodnie z pkt. 4 – 9.Jeżeli proces stworzenia / aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU inicjuje IP, przygotowuje pismo do właściwych KM, do którego załącza w szczególności otrzymane od IP wytyczne.

Niezwłocznie od momentu otrzymania przedmiotowego pisma

IP

2. KWOKMS-P Sprawdza poprawność przygotowanego pisma i kompletność załączonych dokumentów,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do właściwego KKM,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi, przejście do p.1.

Niezwłocznie KKM

3. KKM Otrzymuje pismo i przekazuje do pracownika KM. 7 dni WOKMS-P4. Pracownik

właściwej KMPrzygotowuje pismo wraz z propozycją treści Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU we właściwym merytorycznie zakresie.

7 dni

5. KKM Sprawdza poprawność przygotowanego pisma wraz z propozycją treści Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU we właściwym merytorycznie zakresie,- jeżeli TAK: parafuje, przekazuje do KWOKMS-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi, przejście do pkt. 4.


6. Stanowisko ds. procedur,

Otrzymuje propozycje Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU od właściwych KM

2 dni

34




WOKMS-P Dokonuje weryfikacji otrzymanych propozycji pod kątem kompletności oraz zgodności z wytycznymi na piśmie. Jeżeli weryfikacja jest pozytywna:Przygotowuje pismo do IP wraz z Opisem Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.Jeżeli NIE: Przejście do pkt. 1.

7. KWOKMS-P Sprawdza poprawność sporządzonej dokumentacji i pisma do IP,jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 3.

8. ZD-POKL Akceptuje poprawność przygotowanego pisma i kompletność załączonych dokumentów,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 6.

2 dni

9. DJ Zatwierdza pismo wraz z Opisem Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU - jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie


Przekazuje do IP zatwierdzone przez DJ pismo wraz z Opisem Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU, celem otrzymania od IP informacji o poprawnym sporządzeniu OSZiK lub pismo z ewentualnymi uwagami do OSZiK PO KL w MJWPU.

Niezwłocznie IP


Wykonuje czynności od pkt. 1 do 10 - jeżeli IP przesyła uwagi do OSZiK.Jeżeli IP akceptuje OSZiK:Dołącza do akt sprawy Opis Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU.

Niezwłocznie


Poinformowanie pracowników MJWPU o zatwierdzeniu / aktualizacji OSZiK.

1.4. Instrukcja dotycząca postępowania w przypadku identyfikacji potrzeby odstąpienia od zatwierdzonych Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych PO KL.

METRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji WOKMS-P

Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.

Cel instrukcji Sformalizowanie sposobu postępowania w przypadku konieczności odstąpienia od zatwierdzonych Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL.

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPU zaangażowanych w realizację PO KL

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji wnioskowanie do IP/IZ o zgodę na odstępstwo od zatwierdzonych Instrukcji Wykonawczych lub od dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL.

Załączniki w Instrukcji 3. Rejestr odstępstw od Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL.

Jednostki powiązane KM, KKM, ZD-POKL, DJ, IP, IZProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja potrzeby odstępstwa.

Pisemne wyrażenie zgody lub brak zgody na dokonanie odstępstwa przez IP.

Wersja 17.08.2010

Uwagi:1. Odstępstwo to postępowanie niezgodne z zatwierdzonymi Instrukcjami Wykonawczymi PO KL

lub dokumentami programowymi regulującymi wdrażanie PO KL zachodzące w uzasadnionych przypadkach ze względu na szczególny interes MJWPU.

2. Pisemna zgoda IP na dokonanie odstępstwa powinna zostać wyrażona przed dokonaniem czynności z pominięciem sposobu postępowania określonego w Instrukcji Wykonawczej PO KL lub dokumencie programowych regulującym wdrażanie PO KL.

3. Pracownik WOKMS-P prowadzi Rejestr odstępstw od Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL na podstawie kopii pism

35

otrzymywanych zgodnie z poniższą instrukcją od pracownika KM inicjującego instrukcję dot. odstępstw.

4. Odstępstwo może zostać również dokonane na pisemny wniosek IP lub IZ. Tego typu odstępstwo również podlega zapisowi w Rejestrze odstępstw.

L.p.Osoby

wykonujące działanie



1. Pracownik KM W razie identyfikacji potrzeby dokonania odstępstwa od zatwierdzonych Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL sporządza pismo do IP przedstawiając propozycję postępowania w danych przypadku wraz z uzasadnieniem.Parafuje pismo i przekazuje do KKM.

W razie potrzeby

IP, WOKMS-P

2. KKM Sprawdza poprawność sporządzonego pisma i kompletność załączonych dokumentów:- jeżeli TAK – parafuje pismo i przekazuje do ZD-POKL i/lub ZD-F w zależności od umiejscowienia KM w strukturze organizacyjnej MJWPU (pismo sporządzone przez KM w pionie ZD-F wymaga akceptacji zarówno ZD-F oraz ZD-POKL),- jeżeli NIE – zgłasza uwagi i przejście do pkt 1.

Niezwłocznie ZD-POKL, ZD-F

3. ZD-POKL i/lub ZD-F Sprawdza i akceptuje poprawność sporządzonego pisma i kompletności załączonych dokumentów:- jeżeli TAK – parafuje pismo, które przekazywane jest do DJ,- jeżeli NIE – zgłasza uwagi i przejście do pkt 1.

Niezwłocznie DJ

4. DJ Sprawdza i zatwierdza pismo:- jeżeli TAK – podpisuje pismo, - jeżeli NIE – zgłasza uwagi i przejście do pkt 1.

Niezwłocznie pracownik KM

5. Pracownik KM Przekazuje podpisane przez DJ pismo do IP, celem uzyskania akceptacji IP dot. propozycji postępowania w formie pisma do MJWPU, w którym IP wyraża zgodę na odstępstwo. W przypadku braku akceptacji IP – otrzymuje od IP pismo w którym nie wyraża zgody i/lub przedstawia ew. zastrzeżenia.Kopię pisma przekazuje do WOKMS-P.

Niezwłocznie IP

6. Pracownik KM Otrzymuje pismo IP i postępuje zgodnie z jego treścią. Kopię pisma z IP przekazuje do WOKMS-P.



Na podstawie otrzymanych kopii pism MJWPU i IP prowadzi Rejestr odstępstw.

Na bieżąco KM, IP, IZ

1.5 Instrukcja dotycząca postępowania w przypadku identyfikacji błędu popełnionego w procesach wdrażania PO KL.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.

Cel instrukcji Naprawienie błędu w sposób jak najmniej odbiegający od zapisów dokumentów programowych i instrukcji wykonawczych.

Zakres Instrukcji Identyfikacja błędu, określenie przyczyn powstanie błędu i określenie najbardziej prawidłowej drogi postępowania, przywrócenie stanu pożądanego.

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane KM, KKM, ZD-POKL, DJProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja wystąpienia błędu.

Przywrócenie stanu pożądanego.Wersja 06.03.10

36

Lp.Osoby



Jednostkipowiązane

1. pracownik KM, KKM

W przypadku zidentyfikowania wystąpienia błędu polegającego na działaniu podjętym niezgodnie z zapisami dokumentów programowych lub instrukcji wykonawczych sporządza notatkę służbową w tej sprawie. W notatce powinien zawrzeć następujące elementy:- opis stanu faktycznego,- analiza przyczyn wystąpienia błędu,- opis działań naprawczych, które należy podjąć, aby zminimalizować skutki popełnionego błędu. Planując działania naprawcze powinien kierować się w szczególności zapisami dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL, instrukcji wykonawczych oraz zasadą równego traktowania wnioskodawców / Beneficjentów. Co do zasady błąd powinien być naprawiany na etapie jego popełnienia.Pracownik KM / KKM podpisują się pod sporządzoną notatką służbową, która przekazywana jest do akceptacji ZD-POKL.

Niezwłocznie

2. ZD-POKL Zapoznaje się ze sporządzoną notatką służbową. Jeżeli akceptuje jej treść, w szczególności przedstawioną propozycję działań naprawczych podpisuje ją i dekretuje do KM, które będą brały udział w procesie naprawy błędu. W przypadku uwag do treści notatki służbowej, zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.Kopia notatki przekazywana jest do WOKMS-P.

Niezwłocznie KM, WOKMS-P

3. KM Podejmuje działania naprawcze w sposób, który został zaakceptowany przez ZD-POKL. Po wykonaniu zaplanowanych działań powiadamia ZD-POKL o realizacji działań / naprawieniu błędu.Kopie dokumentów sporządzonych w procesie naprawy błędu przekazuje do WOKMS-P.

Niezwłocznie ZD-POKL, WOKMS-P

4. pracownik KM Dołącza dokumentację do akt sprawy. Niezwłocznie5. Stanowisko

ds. procedur, WOKMS-P

Prowadzi wewnętrzny rejestr dot. identyfikacji i naprawy błędów i gromadzi kopie dokumentacji w tym zakresie.

Niezwłocznie

37

2. Procesy dotyczące Planów Działań, ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów oraz podpisywania umów o dofinansowanie projektów.2.1.1 Instrukcja dotycząca przygotowywania wkładów merytorycznych do Planów Działań.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Przygotowanie Planów Działania na kolejny rok przez IP.Zakres Instrukcji Przekazanie wkładu merytorycznego do Planów Działania do IP.Załączniki w Instrukcji brakJednostki powiązane WOKMS-P, WWP, WWF-P, WOM-P, ZD-POKL, DJ, IP.Proces: wejście → wyjścieStan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Rozpoczęcie procesu sporządzania Planów Działania przez IP.

Przekazanie wkładu merytorycznego do Planów Działania do IP.

Wersja 6.08.2010

Lp.Osoby



Jednostkipowiązane

1. KWOKMS-P Otrzymuje pismo z IP dot. przygotowania wkładu merytorycznego do Planów Działania (PD) na kolejny rok.Zwraca się do właściwych KM z prośbą o przygotowanie niezbędnych informacji.

Kwiecień/maj;W terminie wyznaczonym przez IP nie krótszym niż 7 dni roboczych

WWF-P, WOM-P, WWP, WOKMS-P

2. KM Przygotowują wkłady do PD w wyznaczonym przez KWOKMS-P terminie.

KWOKMS-P

3. KWOKMS-P Na podstawie informacji otrzymanych od właściwych KM sporządza i parafuje pismo do IP.

ZD-POKL

4. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje pismo:- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2 lub 3.

DJ / osoba upoważniona

5. DJ / osoba upoważniona

Sprawdza i zatwierdza pismo:- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do KWOKMS-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2 lub 3.

KWOKMS-P

6. KWOKMS-P Podpisane przez DJ / osobę upoważnioną pismo do IP.W przypadku uwag IP powtarzane są czynności opisane w pkt. 1-5 Instrukcji.Dołącza korespondencję do akt sprawy.

IP

2.1.2 Instrukcja dotycząca opracowania i publikowania harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL.


Cel instrukcjiTerminowe i prawidłowe przygotowanie harmonogramu ogłaszania konkursów, skuteczne poinformowanie Beneficjentów o terminach ogłaszania konkursów w ramach PO KL

Zakres Instrukcji

Instrukcja swoim zakresem obejmuje:- przygotowanie Harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL,- zatwierdzenie Harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL przez IP,- zamieszczenie zatwierdzonego Harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL na stronie internetowej MJWPU.

Załączniki w Instrukcji 4. Wzór harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL.Jednostki powiązane WOKMS-P, WWP, WWF-P, WOM-P, ZD-POKL, DJ, IP.Proces: wejście → wyjścieStan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Plany Działania na dany rok

Zatwierdzony harmonogram ogłaszania konkursów; informacja na stronie internetowej MJWPU

Wersja 01.03.2010

38




1. KWOKMS-P Organizuje spotkanie z KWIS, KWWF-P, KWOM-P i KWWP w celu opracowywania szczegółowego Harmonogramu ogłaszania konkursów na podstawie PD na kolejny rok (w razie potrzeby).Sporządza pismo do IP, do którego załącza Harmonogram ogłaszania konkursów.Załącznik:Harmonogram ogłaszania konkursów w ramach PO KLParafuje i przekazuje pismo do ZD-POKL.

listopad / grudzień lub w innym terminie wskazanym przez IP

KWWF-P, KWOM-P, KWWP, ZD-POKL

2. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje pismo,- jeśli TAK: parafuje i przekazuje pismo do DJ,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ / osoba upoważniona


Sprawdza i zatwierdza pismo,- jeśli TAK: podpisuje i przekazuje do KWOKMS-P,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1

Niezwłocznie IP

4. KWOKMS-P Podpisane przez DJ / osobę upoważnioną pismo do IP.W przypadku uwag IP powtarzane są czynności opisane w pkt. 1-3 Instrukcji.W przypadku otrzymania od IP informacji o zatwierdzeniu harmonogramu przekazuje zatwierdzony harmonogram do wiadomości WIS w celu zamieszczenia na stronach internetowych.Dołącza korespondencję do akt sprawy.

Niezwłocznie KWWP

5. KWOKMS-P W przypadku stwierdzenia potrzeby dokonania zmian w harmonogramie konkursów powtarzane są czynności opisane w pkt. 1-4. Działania podejmowanie są niezwłocznie.

W razie potrzeby

2.1.3 Instrukcja wykonawcza dotycząca przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej dla konkursów/naborów projektów systemowych ogłaszanych przez IP2.


Cel instrukcji Terminowe i prawidłowe przygotowanie dokumentacji konkursowej/dokumentacji naboru projektów systemowych

Zakres Instrukcji

Instrukcja swoim zakresem obejmuje:- przygotowanie oraz zatwierdzenie dokumentacji konkursowej/dokumentacji naboru projektów systemowych w ramach Poddziałań 7.1.1, 7.1.2 oraz 9.1.2 w zakresie Programów indywidualizacji procesu nauczania i wychowania uczniów klas I-III szkół podstawowych- przekazanie dokumentacji konkursowej/dokumentacji naboru projektów systemowych do umieszczenia na stronie internetowej IP i IP 2

Załączniki w Instrukcji 79. Wzór harmonogramu dla konkursu zamkniętego80. Wzór harmonogramu dla konkursu otwartego

Jednostki powiązane WWP, ZD-POKL, DJ, IP, KM, WIS, WPP, WWF-P, WOM-P, WWP, WOD

Proces: wejście → wyjścieStan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja potrzeby przygotowania dokumentacji konkursowej/dokumentacji naboru projektów systemowych.Harmonogram naboru wniosków w ramach PO KL.Zatwierdzona dokumentacja konkursowa i ogłoszenie konkursu.

Wersja 19.06.2012 r.




1. WOKMS-P Na podstawie aktualnych przepisów o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, SR, PD, Harmonogramu ogłaszania konkursów i wytycznych IZ i IP zawartych w pismach przygotowuje projekt dokumentacji konkursowej.Projekt dokumentacji konkursowej zawiera co najmniej te elementy, które wymagane są w aktualnie obowiązujących Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL m. in. treść ogłoszenia prasowego.Karta oceny formalnej PO KL i Karta oceny merytorycznej PO KL podlega modyfikacjom w zakresie kryteriów odstępu, kryteriów strategicznych i

Co najmniej na 5 tygodni przed planowanym ogłoszeniem konkursu wynikającym z zatwierdzoneg

39

wag punktowych stosowanych w ramach danego konkursu. o Harmonogramu ogłaszania konkursów (ew. z PD)

2. WOKMS-P Organizuje spotkanie z WOM-P w sprawie ustalenia systemu wagowego dla konkursu przy opracowywaniu dokumentacji konkursowej. System ten ustalany jest jednorazowo dla wszystkich konkursów ogłaszanych w danym roku na wzorze karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu PO KL w trakcie prac nad pierwszą dokumentacją konkursową.

W trakcie opracowywania pierwszej w danym roku dokumentacji konkursowej

WOM-P

3. KWOKMS-P / ZKWOKMS-P

Sprawdza projekt dokumentacji konkursowej, w tym poprawność ujęcia w karcie oceny merytorycznej wag punktowych oraz kryteriów dostępu i strategicznych obowiązujących w danym konkursie na podstawie zapisów PD oraz aktualność zapisów dotyczących obowiązujących w danym konkursie dokumentów programowych oraz aktów prawnych:- jeżeli TAK: przekazuje projekt dokumentacji w wersji elektronicznej do poszczególnych KM (WWF-P, WOM-P, WWP, OZ oraz ew. do innych KM celem konsultacji, wyznaczając termin 5 dni roboczych dla wnoszenia uwag w trybie „rejestruj zmiany”,- jeżeli NIE: powrót do pkt. 1

Niezwłocznie po opracowaniu projektu, nie dłużej jednak niż 5 dni

WWP, WWF-P, WOM-P, WIS, OZ inne właściwe KM

4. Stanowisko ds. programowania, WOKMS-P

Dokonuje analizy uwag otrzymanych od wskazanych KM i w razie ich uwzględnienia dokonuje niezbędnych zmian w dokumentacji konkursowej. Sporządza 1 egz. dokumentacji konkursowej uwzględniający ww. uwagi.

Niezwłocznie KWOKMS-P, KM

5. KWOKMS-P / ZKWOKMS-P

Sprawdza dokumentację konkursową/dokumentację naboru projektów systemowych:- jeżeli TAK: parafuje i datuje 1 egz. pisma wraz z dokumentacją konkursową/dokumentacji naboru projektów systemowych i przekazuje do ZD-POKL;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie ZD-POKL

6. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje projekt dokumentacji konkursowej/dokumentacji naboru projektów systemowych wraz z treścią ogłoszenia prasowego:- jeżeli TAK: parafuje, datuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4

Niezwłocznie DJ


Sprawdza i zatwierdza dokumentację konkursową:- jeżeli TAK: podpisuje pismo oraz dokumentację, datując tę czynności na pierwszej stronie dokumentacji; - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.Dokumenty w formie papierowej (kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem) oraz elektronicznej przekazywane są przez WOKMS-P do wiadomości IP celem zamieszczenia ogłoszenia prasowego na stronie internetowej IP.

Niezwłocznie IP

8. KWOKMS-P Ogłoszenie prasowe przekazuje do WIS (w wersji papierowej wraz z pismem przewodnim określającym planowaną datę emisji ogłoszenia oraz w wersji elektronicznej) celem publikacji w dzienniku o zasięgu co najmniej regionalnym.

Pkt. 8 instrukcji 2.1.3 nie dotyczy naboru projektów systemowych.

Na bieżąco/nie później niż 3 dni robocze przed planowanym terminem ogłoszenia konkursu (przy czym dokumenty dostarczone po godzinie 14 traktuje się jako dostarczone z datą dnia następnego).

WIS

9. KWOKMS-P Zatwierdzoną przez DJ / osobę upoważnioną dokumentację konkursową wraz z treścią ogłoszenia prasowego przekazuje w wersji elektronicznej:- do wiadomości WWF-P i WOM-P, WWP, WOD i innych właściwych KM;- do WIS w celu umieszczenia w siedzibie MJWPU w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej MJWPU;- do wiadomości IZ PO KL;

Na bieżąco, nie później niż jeden dzień roboczy (do godz. 15.00) przed planowanym terminem konkursu.

WWF-P, WOM-P, WWP, WOD, WIS, IZ PO KL

10. KWOKMS-P W przypadku konieczności dokonania zmian w zatwierdzonej dokumentacji konkursowej spowodowanej m.in. zmianami w dokumentach programowych aktualizuje dokumentację konkursową i powtarzane są czynności 1-9.

Niezwłocznie

11. Stanowisko ds. programowan

Na podstawie danych pozyskanych od WWF-P, WOM-P i WWP sporządza harmonogram przeprowadzania kolejnych etapów oceny i wyboru wniosków do dofinansowania.

7 dni od zakończenia naboru w

WWF-P, WOM-P, WWP

40

ia, WOKMS-PZałącznik:

Wzór harmonogramu dla konkursu zamkniętegoWzór harmonogramu dla konkursu otwartego

Sporządza pismo do WIS, do którego załącznikiem jest sporządzony harmonogram.Parafuje pismo oraz harmonogram i przekazuje dokumenty do KWOKMS-P.

Obowiązek przekazywania informacji do WOKMS-P o konieczności aktualizacji harmonogramu spoczywa na WWF-P, WOM-P i WWP. Aktualizacja odbywa się zgodnie z zapisami pkt. 11-13 instrukcji 2.1.3.

konkursie zamkniętym lub od zakończenia naboru w rundzie konkursowej w konkursie otwartym

12. KWOKMS-P Weryfikuje i akceptuje przedstawione dokumenty:- jeśli TAK: parafuje pismo przewodnie oraz harmonogram, pozyskuje podpisy KWWF-P, KWOM-P i KWWP na harmonogramie oraz przekazuje dokumenty do ZD-POKL;- jeśli NIE: powrót do pkt. 11.

Niezwłocznie KWOM-P, KWWF-P, KWWP

13. ZD-POKL / osoba upoważniona

Zatwierdza przedstawione dokumenty:- jeśli TAK: podpisuje pismo oraz harmonogram;- jeśli NIE: powrót do pkt. 11.

Dokumenty przekazywane są do WIS celem zamieszczenia harmonogramu na stronie internetowej IP2.

Niezwłocznie

Harmonogram publikowany jest na stronie internetowej w terminie 10 dni od zakończenia naboru wniosków w konkursie zamkniętym lub od zakończenia naboru w rundzie konkursowej w konkursie otwartym

WIS

2.2 Instrukcje dotyczące Komisji Oceny Projektów

2.2.1 Instrukcja dotycząca sporządzania regulaminów funkcjonowania Komisji Oceny Projektów i Komisji Oceny Projektów Systemowych w MWJPU.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.

Cel instrukcji Zapewnienie przebiegu oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów zgodnego z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Zakres Instrukcji Sporządzanie projektów regulaminów funkcjonowania KOP / KOPS, akceptacja IP, wydanie w formie zarządzenia Dyrektora MJWPU, ew. aktualizacje.

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane WWP, WWF-P, WOKMS-P, ZD-POKL, DJ, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Konieczność sporządzenia / aktualizacji Regulaminu funkcjonowania KOP / KOPS.Wydanie zarządzenia Dyrektora w sprawie Regulaminu funkcjonowania KOP / KOPS.

Wersja 04.08.2010




1.KWOM-P Na podstawie aktualnie obowiązującej wersji SR sporządza

projekt Regulaminu funkcjonowania KOP / KOPS w MJWPU.Sporządza i parafuje pismo do IP, do którego załącza projekt Regulaminu. Pismo wraz załącznikiem przekazuje do ZD-POKL.

W razie potrzeby

ZD-POKL

41

2. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje pismo wraz załącznikiem,

- jeśli TAK: podpisuje i przekazuje do KWOM-P;- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie KWOM-P

3. KWOM-P Wysyła pismo do IP. W razie uwag IP, co do treści projektu

Regulaminu, niezwłocznie je poprawia – powtarzane są czynności z pkt. 1-2.

Niezwłocznie IP

4.KWOM-P W przypadku zatwierdzenia projektu Regulaminu przez IP

sporządza projekt zarządzenia DJ w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu.

Niezwłocznie DJ

5.DJ Wydaje zarządzenie:

- jeśli akceptuje: podpisuje,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1 lub 4 w zależności od rodzaju uwag.


6.KWOM-P Regulamin, który został zatwierdzony przez DJ do

stosowania,, przekazuje do Stanowiska ds. procedur w WOKMS-P celem aktualizacji Instrukcji Wykonawczych.


2.2.2 Instrukcja wyboru eksperta

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Zapewnienie uczestnictwa ekspertów w procesie dokonywania oceny merytorycznej wniosków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Zakres Instrukcji Powołanie ekspertów z listy MRR do uczestniczenia w procesie oceny wniosków.Załączniki w Instrukcji brakZarządzenia i inne dokumenty wewnętrzne Zasady wyboru oraz wynagradzania ekspertów oceniających wnioski PO KL w MJWPU

Jednostki powiązane MRR, DJ, Przewodniczący KOP, sekretarz KOP, eksperciProces: wejście → wyjścieStan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja potrzeby wyboru eksperta

Wybór eksperta

Wersja 17.01.2011.




1. KWOM-P W zakresie powoływania ekspertów z listy MRR stosuje się Zasady wyboru oraz wynagradzania ekspertów oceniających wnioski PO KL w MJWPU.Proces powoływania ekspertów spoza listy MRR odbywa się w formie zarządzenia Dyrektora MWJPU na pisemny wniosek KWOM-P.

w razie potrzeby

MRR, DJ, Przewodniczący KOP, sekretarz KOP, eksperci

2.2.3 Instrukcja dotycząca powoływania KOP/KOPS.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio Dyrektorowi Jednostki

Cel instrukcji Powołanie KOP / KOPS do oceny wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych / systemowych

Zakres Instrukcji

Instrukcja swoim zakresem obejmuje:- przygotowanie listy członków KOP / KOPS,- przygotowanie i zatwierdzenie zarządzania w sprawie powołania KOP / KOPS dla danego Priorytetu,- skuteczne poinformowanie członków KOP / KOPS o powołaniu komisji.

Załączniki w Instrukcji brakJednostki powiązane KM, DJ, WRP, Członkowie KOP

42

METRYKA INSTRUKCJI


Identyfikacja potrzeby powołania KOP dla danego PriorytetuHarmonogram naboru wniosków w ramach PO KLZarządzenie w sprawie powołania KOP dla danego Priorytetu

Wersja 19.03.2012




1. Stanowisko ds. oceny projektów PO KL, WOM-P

Przygotowuje projekt zarządzenia Dyrektora MJWPU w sprawie powołania Komisji Oceny Projektów / Komisji Oceny Projektów Systemowych w ramach właściwego Priorytetu podając skład członków KOP / KOPS zgodnie z Regulaminem KOP / Regulaminem KOPS.Zob. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych.

w razie potrzeby

KWOM-P

2. KWOM-P Sprawdza poprawność sporządzonego projektu zarządzenia, - jeżeli TAK: parafuje/przekazuje do WRP w celu weryfikacji pod względem formalno-prawnym,- jeżeli NIE: - zgłasza uwagi, powrót do pkt. 1

Niezwłocznie WRP

3. WRP Sprawdza poprawność sporządzonego projektu zarządzenia:- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do KWOM-P- jeżeli NIE: zgłasza uwagi powrót do pkt. 1.


4. KWOM-P Przekazuje parafowany projekt zarządzenia do ZD-POKL. Niezwłocznie ZD-POKL 5. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje otrzymany projekt informacji zarządzenia,

- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1

Niezwłocznie DJ

6. DJ Sprawdza i wydaje zarządzenie:- jeżeli TAK: podpisuje, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WOM-P

7. Stanowisko ds. oceny projektów PO KL, WOM-P

Przekazuje za pomocą poczty elektronicznej informację o powołaniu w skład KOP / KOPS.

Niezwłocznie Członkowie KOP/KOPS

2.3 Instrukcja dotycząca naboru wniosków i uzupełnień do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym zamkniętym lub systemowym i uzupełnień do wniosków.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcjiTerminowe i zgodne z prawem europejskim i polskim oraz dokumentami programowymi PO KL, dokonywanie naboru i rejestracji wniosków o dofinansowanie realizacji projektów.

Zakres Instrukcji Nabór i rejestracja wniosków i uzupełnień do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów.

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane KM, WOKMS-P


Proces rozpoczyna się od przyjęcia wniosku, uzupełnienia do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu lub załącznika PO KL od Wnioskodawcy Proces kończy się przekazaniem dokumentów do KM

Wersja 28.12.2011




1. Stanowisko ds. informacji

Pracownik w Punkcie Przyjmowania Wniosków (PPW) MJWPU przyjmuje wszystkie sporządzone przez Wnioskodawców wnioski o dofinansowanie realizacji projektu, uzupełnione wnioski, pisma w sprawie wycofania wniosku oraz potwierdza fakt przyjęcia dokumentów. W przypadku wysłania uzupełnienia wniosku pocztą/kurierem decyduje data nadania przesyłki. W przypadku braku możliwości ustalenia daty nadania pracownik PPW występuje do beneficjenta o przedstawienie potwierdzenia nadania przesyłki lub złożenie stosownego oświadczenia o dacie nadania przesyłki zawierającej

Niezwłocznie

Na bieżąco

Wnioskodawcy, KM

43

uzupełnienie wniosku. W szczególnych przypadkach pracownik PPW występuje do Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej z prośbą o ustalenie daty nadania przesyłki. Nadaje wnioskom numer rejestracyjny poprzez wprowadzenie wersji elektronicznej do LSI i wpisuje nadany przez system numer do Dziennika Rejestracyjnego w PPW. W przypadku braku wersji elektronicznej lub braku możliwości wprowadzenia plików z wnioskiem do systemu wgrywa puste pliki.Uzupełnieniu wniosku nadaje numer rejestracyjny tożsamy z numerem wniosku, którego dotyczy i odnotowuje w Dzienniku Rejestracyjnym wniosków w PPW.Zakłada dla wniosku o dofinansowanie Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie określając w pierwszej pozycji czynność przyjęcia i rejestracje wniosku wraz z datą oraz ilością egzemplarzy.

Załącznik:

Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie

Umieszcza zarejestrowane wnioski w Miejscu Przechowywania Wniosków (MPW) lub przekazuje do KM wraz z uzupełnionym Rejestrem dokumentów..


Sporządza i parafuje pismo do KM w sprawie przekazania dokumentów, do którego załącza otrzymane wnioski o dofinansowanie realizacji projektów lub uzupełnienia do wniosków. Przekazywanie do KM uzupełnień do wniosków, ma charakter priorytetowy.

Wnioski:Nie później niż 2 dni od zakończenia konkursu

Uzupełnienia do wniosków – nie później niż 1 dzień od wpłynięcia uzupełnienia do MJWPU

KWIS

3. KWIS Sprawdza i zatwierdza pismo:- jeżeli TAK: podpisuje pismo i przekazuje do KM;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie KM

4. Stanowisko ds. informacji Stanowisko ds. oceny formalnej, WWF-P

Dołącza dokumenty do akt sprawy. Niezwłocznie

44

2.3.1 Instrukcja dotycząca naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym otwartym i zamkniętym, w trybie systemowym oraz naboru uzupełnień do wniosków i/lub skorygowań i/lub listów intencyjnych składanych w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KOZOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ


Zakres Instrukcji Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie realizacji projektów.Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane OZ, WO, WIS, Wnioskodawcy


Proces rozpoczyna się od przyjęcia wniosku (wraz z niezbędnymi załącznikami) o dofinansowanie realizacji projektu PO KL od Wnioskodawcy.Proces kończy się zarejestrowaniem przyjętych wniosków i przekazaniem wniosków do MCPW w OZ.

Wersja 28.12.2011



Jednostki Powiązane

1. Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ/ Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ

Pracownik w Regionalnym Punkcie Przyjmowania Wniosków (RPPW) przyjmuje: - wnioski o dofinansowanie realizacji projektu, - wnioski uzupełnione i/lub skorygowane i/lub złożone listy intencyjne,- pisma w sprawie wycofania wnioskuoraz potwierdza fakt przyjęcia dokumentów. W przypadku wysłania uzupełnienia wniosku pocztą/kurierem decyduje data nadania przesyłki. W przypadku braku możliwości ustalenia daty nadania pracownik RPPW występuje do beneficjenta o przedstawienie potwierdzenia nadania przesyłki lub złożenie stosownego oświadczenia o dacie nadania przesyłki zawierającej uzupełnienie wniosku. W szczególnych przypadkach pracownik RPPW występuje do Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej z prośbą o ustalenie daty nadania przesyłki.Nadaje wnioskom numer rejestracyjny poprzez wprowadzenie wersji elektronicznej do LSI i wpisuje nadany przez system numer do Dziennika Rejestracyjnego w RPPW. Zakłada dla wniosku o dofinansowanie Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie określając w pierwszej pozycji czynność przyjęcia i rejestracje wniosku wraz z datą oraz ilością egzemplarzy.Wnioskowi Uzupełnionemu i/lub skorygowanemu i/lub złożonemu listowi intencyjnemu, pismu o wycofanie wniosku lub uzupełnienia i/lub skorygowania i/lub listu intencyjnego złożonego w OZ nadaje numer rejestracyjny tożsamy z numerem wniosku, którego sprawa dotyczy i odnotowuje w Dzienniku Rejestracyjnym w RPPW.Uzupełnienia i/lub skorygowania i/lub listy intencyjne do wniosków złożone do PPW lub RPPW innego niż wnioski złożone w odpowiedzi na konkurs przekazywane są do WIS lub do właściwego OZ, w którym złożono i zarejestrowano przedmiotowe wnioski.W przypadku braku wersji elektronicznej wniosku lub niemożności wgrania wersji elektronicznej do LSI pracownik wgrywa do LSI puste pliki oraz dokonuje wpisu w LSI w pozycji „UWAGI” całkowitą wartość projektu oraz kwotę dofinansowania z wersji papierowej wniosku. Informacje dotyczące takiego wniosku (dane wnioskodawcy, tytuł projektu, całkowita wartość projektu, wnioskowane dofinansowanie) przekazuje do WO na adres [email protected] oraz do WIS.

Na bieżąco

Przekazanie dokumentów do WIS lub właściwego OZ powinno nastąpić na bieżąco nie później niż w w terminie umożliwiającym dokonanie oceny formalnej wniosku, uzupełnienia wniosku: systemowego do 14 dni; konkursowegodo 5 dni roboczych)

Wnioskodawcy, KOZ, WO, WIS

45

mailto:[email protected]

Wnioski o dofinansowanie realizacji projektów systemowych, uzupełnienia i/lub skorygowania i/lub listy intencyjne do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów podlegają ocenie formalnej i merytorycznej zgodnie z instrukcjami 2.4.2 i 2.6 w OZ.Wnioski o dofinansowanie projektów konkursowych oraz uzupełnienia i/lub skorygowania i/lub listy intencyjne do wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych podlegają ocenie formalnej zgodnie z instrukcją 2.4.1.

2.3.2 Instrukcja dotycząca naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym otwartym i systemowym i uzupełnień do wniosków.



Zakres Instrukcji Nabór i rejestracja wniosków i uzupełnień do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów.

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane KM, WOKMS-P, WO, Wnioskodawcy


Proces rozpoczyna się od przyjęcia wniosku, uzupełnienia do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu lub załącznika PO KL od Wnioskodawcy Proces kończy się przekazaniem dokumentów do KM

Wersja 28.12.2011





Pracownik w Punkcie Przyjmowania Wniosków (PPW) MJWPU przyjmuje wszystkie sporządzone przez Wnioskodawców wnioski o dofinansowanie realizacji projektu, uzupełnione wnioski, pisma w sprawie wycofania wniosku oraz potwierdza fakt przyjęcia dokumentów. W przypadku wysłania uzupełnienia wniosku pocztą/kurierem decyduje data nadania przesyłki. W przypadku braku możliwości ustalenia daty nadania pracownik PPW występuje do beneficjenta o przedstawienie potwierdzenia nadania przesyłki lub złożenie stosownego oświadczenia o dacie nadania przesyłki zawierającej uzupełnienie wniosku. W szczególnych przypadkach pracownik PPW występuje do Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej z prośbą o ustalenie daty nadania przesyłki.Nadaje wnioskom numer rejestracyjny poprzez wprowadzenie wersji elektronicznej do LSI i wpisuje nadany przez system numer do Dziennika Rejestracyjnego w PPW.Zakłada dla wniosku o dofinansowanie Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie wpisując wszystkie złożone dokumenty.

W przypadku braku wersji elektronicznej lub braku możliwości wprowadzenia plików z wnioskiem do systemu pracownik PPW wgrywa puste pliki oraz dokonuje wpisu w LSI w pozycji „UWAGI” całkowitą wartość projektu oraz kwotę dofinansowania z wersji papierowej wniosku. Informacje dotyczące takiego wniosku (dane wnioskodawcy, tytuł projektu, całkowita wartość projektu, wnioskowane dofinansowanie) przekazuje do WO na adres [email protected]. Przekazane dane są na bieżąco wprowadzane do systemu (ważne jest, aby dane w konkursach otwartych były wprowadzane do systemu LSI bez zwłoki, ponieważ od tego, jak szybko zostaną wprowadzone zależy zawieszenie konkursu). W przypadku złożenia pisma Beneficjenta o wycofanie wniosku pracownik PPW przesyła informacje (nr LSI, datę przyjęcia, całkowitą wartość projektu oraz wnioskowane dofinansowanie

Niezwłocznie

Na bieżąco

Wnioskodawcy, WO, KM

KWIS

46





do WO na adres [email protected] celem usunięcia wniosku z systemu(ważne jest, aby dane w konkursach otwartych były wprowadzane do systemu bez zwłoki, ponieważ od tego, jak szybko zostaną wprowadzone zależy zawieszenie lub odwieszenie konkursu).1. Pracownik PPW monitoruje wartość dofinansowania

złożonych wniosków. W przypadku przyjęcia wniosku przekraczającego zakładaną w dokumentacji konkursowej kwotę na konkurs pracownik PPW przekazuje informację drogą mailową i pismem do:DJ, Dyrektora Pionu w celu zawieszenia konkursu.

2. Uzupełnieniu wniosku nadaje numer rejestracyjny tożsamy z numerem wniosku, którego dotyczy i odnotowuje w Dzienniku Rejestracyjnym wniosków w PPW.

Umieszcza zarejestrowane wnioski w Miejscu Przechowywania Wniosków (MPW) lub przekazuje do odpowiednich KM wraz z uzupełnionym Rejestrem dokumentów.


Sporządza i parafuje pismo do KM w sprawie przekazania dokumentów, do którego załącza otrzymane wnioski o dofinansowanie realizacji projektów lub uzupełnienia do wniosków. Przekazywanie do KM uzupełnień do wniosków, ma charakter priorytetowy.Sporządza i parafuje pismo do WOKMS-P z informacją o przekroczeniu kwoty przewidzianej na dofinansowanie realizacji projektów w danym konkursie.

Nie później niż 1 dzień od wpłynięcia wniosku, uzupełnienia lub pisma o wycofanie

KWIS, KM, WOKMS-P

3. KWIS Sprawdza i zatwierdza pismo:- jeżeli TAK: podpisuje pismo i przekazuje do KM;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie KM

4. Stanowisko ds. informacji/ Stanowisko ds. oceny formalnej, WWF-P

Dołącza dokumenty do akt sprawy.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Niezwłocznie KWIS

2.3.3 Instrukcja dotycząca postępowania z wystąpieniami Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie.


Cel instrukcjiSprawna realizacja wystąpienia Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z dalszych etapów procedury udzielania dofinansowania.

Zakres Instrukcji Przyjęcie i rejestracja wystąpienia Beneficjenta, przekazanie oryginału wniosku Beneficjentowi

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane KM, ZD-POKL, wnioskodawcy, KWISProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Przyjęcie pisma o wycofanie wniosku Beneficjenta.

Przekazanie oryginału wniosku Beneficjentowi, przekazanie kopii do MPW.Wersja 28.12.2011




1. Stanowisko ds. naboru i informacji WIS

Stanowisko ds. informacji,

Pracownik PPW rejestruje pismo Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku o dofinansowanie projektu z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie w Dzienniku Rejestracyjnym pod numerem sprawy przedmiotowego wniosku oraz wpisuje do rejestru wniosków wycofanych, który jest prowadzony w

5 dni roboczych

Wnioskodawcy, KM OZ

47





promocji i przyjmowania wniosków, OZ / Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ

WIS.Identyfikuje miejsce przechowywania wniosku, sprawdza z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu dane osoby uprawnionej do wycofania wniosku, w szczególności zgodność podpisów.Stanowisko ds. informacji i naboru (WIS):1) W przypadku, gdy wniosek znajduje się w KM sporządza pismo do właściwego kierownika z prośbą o przekazanie wniosku. Po zwrocie wniosku przez KM sporządza pismo do Beneficjenta, do którego załącza oryginał wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami – kopia pozostaje w MPW. Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.2) W przypadku, gdy wniosek znajduje się w Miejscu Przechowywania Wniosków (MPW) sporządza pismo do Beneficjenta, do którego załącza oryginał wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami – kopia pozostaje w MPW.W przypadku, gdy wniosek lub uzupełnienie wniosku znajduje się w OZ, Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ / Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ sporządza:1) pismo do Beneficjenta, do którego załącza oryginał wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami. 2) pismo do WIS, do którego załącza kopię wycofanego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami.Pracownik OZ przygotowuje i przesyła informację o przedmiotowym wniosku (nr LSI, datę przyjęcia, całkowitą wartość projektu oraz wnioskowane dofinansowanie) do WIS oraz WO na adres [email protected] kopii wycofanego wniosku powinien być załączony oryginał pisma Beneficjenta o wycofanie wniosku wraz z potwierdzeniem odebrania przez Beneficjenta (osobiście - stosowna adnotacja i podpis na piśmie; za pośrednictwem poczty – potwierdzenie odbioru/zwrotka).W przypadku, gdy Beneficjent wnosi o wycofanie oryginału i kopii wniosku o dofinansowanie realizacji projektu należy zrobić jego kserokopię, która pozostanie w MPW w WIS.

2. KWIS / KOZ Sprawdza i akceptuje pismo do Beneficjenta:- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

ZD-POKL

3. ZD-POKL Sprawdza i zatwierdza pismo do Beneficjenta:- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do WIS;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1

KWIS

4. Stanowisko ds. naboru i informacji / WIS

Podpisane przez ZD-POKL pismo wysyła do Beneficjenta. Kopia wniosku o dofinansowanie projektu jest przechowywana w MPW w WIS.Nadaje wnioskowi status „wycofany” w LSI.

ZD-POKL

2.3.4 Instrukcja dotycząca postępowania z wystąpieniami Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio Dyrektorowi Jednostki

Cel instrukcjiSprawna realizacja wystąpienia Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z dalszych etapów procedury udzielania dofinansowania.

Zakres Instrukcji Przyjęcie i rejestracja wystąpienia Beneficjenta, przekazanie oryginału wniosku Beneficjentowi

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie Jednostki powiązane KM, ZD-POKL, wnioskodawcy, OZ

Przyjęcie pisma o wycofanie wniosku Beneficjenta.

48



Przekazanie oryginału wniosku Beneficjentowi, przekazanie kopii do MPW.

Wersja 28.12.2011




1. Stanowisko ds. Informacji

Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ / Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ

Pracownik PPW rejestruje pismo Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku o dofinansowanie projektu z dalszych etapów procedury dofinansowania konkursowej w Dzienniku Rejestracyjnym pod właściwym numerem sprawy przedmiotowego wniosku oraz wpisuje do rejestru wniosków wycofanych, który jest prowadzony w WIS.Identyfikuje miejsce przechowywania wniosku, sprawdza z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu dane osoby uprawnionej do wycofania wniosku, w szczególności zgodność podpisów .Stanowisko ds. informacji i naboru (WIS):1) W przypadku, gdy wniosek znajduje się w KM sporządza pismo do właściwego kierownika z prośbą o przekazanie wniosku. Po zwrocie wniosku przez KM sporządza pismo do Beneficjenta, do którego załącza oryginał wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami – kopia pozostaje w MPW.

2) W przypadku, gdy wniosek znajduje się w Miejscu Przechowywania Wniosków (MPW) sporządza pismo do Beneficjenta, do którego załącza oryginał wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami – kopia pozostaje w MPW.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.W przypadku, gdy wniosek lub uzupełnienie wniosku znajduje się w OZ, Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ / Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ sporządza:3) pismo do Beneficjenta, do którego załącza oryginał wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami. 4) pismo do WIS, do którego załącza kopię wycofanego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami.Pracownik OZ przygotowuje i przesyła informację o przedmiotowym wniosku (nr LSI, datę przyjęcia, całkowitą wartość projektu oraz wnioskowane dofinansowanie) do WIS oraz WO na adres [email protected].

W kopii wycofanego wniosku powinien być załączony oryginał pisma Beneficjenta o wycofanie wniosku wraz z potwierdzeniem odebrania przez Beneficjenta (osobiście - stosowna adnotacja i podpis na piśmie; za pośrednictwem poczty – potwierdzenie odbioru/zwrotka).

W przypadku, gdy Beneficjent wnosi o wycofanie oryginału i kopii wniosku o dofinansowanie realizacji projektu należy zrobić jego kserokopię, która pozostanie w MPW w WIS.

5 dni roboczych

Wnioskodawcy, KM, OZ

2. WIS/ KOZ Sprawdza i akceptuje pismo do Beneficjenta:- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

ZD-POKL

3. ZD-POKL Sprawdza i zatwierdza pismo do Beneficjenta:- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do WIS- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1

WIS


Podpisane przez ZD-POKL pismo wysyła do Beneficjenta. Kopia wniosku o dofinansowanie projektu jest przechowywana w MPW w WIS.Nadaje wnioskowi status „wycofany” w LSI.

WIS

49


2.4 Instrukcja dotycząca oceny formalnej złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektów konkursowych i systemowych.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWF-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem europejskim i polskim oraz dokumentami programowymi

PO KL, dokonanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie realizacji projektu.Zakres Instrukcji Ocena formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, poinformowanie

Wnioskodawców o wynikach oceny formalnej, rejestracja wniosków w KSI oraz nadanie właściwego statusu wniosku w LSI.

Załączniki w Instrukcji

5. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL6. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL.7. Pisma informujące o wyniku oceny formalnej wniosków. 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie

Jednostki powiązane WOM-P, GPI, LPI, ZD-POKL, DJ, OZProces: wejście → wyjścieStan na początku procesu

→ stan na zakończenie procesu

Otrzymanie wniosków o dofinansowanie projektów przez KWWF-P.

Przekazanie ocenionych wniosków do WOM-P, WWF-P (wnioski odrzucone do czasu ich archiwizacji pozostają w WWF-P).

Wersja 13.03.2012

Lp.Osoby



Jednostki

powiązane

1. KWWF-P Otrzymuje pismo od KWIS/ZKWIS, do którego załącznikami są zarejestrowane wnioski o dofinansowanie projektów. Na bazie zestawienia wniosków wygenerowanego z LSI dokonuje podziału wniosków na poszczególnych pracowników WWF-P.W przypadku konkursu zamkniętego na każdym etapie oceny formalnej, może zidentyfikować uzasadnioną potrzebę przedłużenia terminu oceny formalnej do 21 dni. Po pisemnym wyrażeniu zgody na przedłużenie oceny przez ZD-POKL, KWWF-P informuje o tym IP oraz WIS celem zamieszczenia informacji na stronie internetowej.

Niezwłocznie KWIS

2. Stanowisko ds. weryfikacji formalnej, WWF-P

Dokonuje oceny wniosku o dofinansowanie projektu zgodnie z Dokumentacją konkursową oraz Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL.W przypadku wniosku, który wpłynął po zakończeniu/zawieszeniu naboru, przygotowuje pismo do Wnioskodawcy informujące o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia, co oznacza, że taki wniosek nie jest rejestrowany w KSI i nie podlega dalszej ocenie formalnej. Jeżeli w trakcie oceny formalnej stwierdzi, że wniosek nie spełnia kryterium formalnego „wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów”, a mimo tego nie został pozostawiony bez rozpatrzenia, przygotowuje pismo do Wnioskodawcy informujące, iż wniosek jest odrzucany (nie jest rejestrowany w KSI) i nie podlega dalszej ocenie formalnej.Wniosek przekazywany jest do KWIS celem umieszczenia w MPW.Jeżeli wniosek nie spełnia któregokolwiek z pozostałych ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu weryfikowanych na etapie oceny formalnej a uzupełnienie i/lub skorygowanie wniosku i/lub złożonego wraz z nim listu intencyjnego nie powoduje zmiany sumy kontrolnej wniosku (o ile zapisy dokumentacji konkursowej nie stanowią inaczej), kierowany jest do uzupełnienia i/lub skorygowania wniosku i/lub złożenia wraz z nim listu intencyjnego.

Wnioski zawierające inne uchybienia formalne niż określone w liście wymogów formalnych i/lub zamieszczonych w załączniku nr 8 do Zasad dokonywania wyboru projektów POKL, nie stanowią przyczyny uzyskania przez wniosek negatywnego wyniku oceny formalnej,

projekty konkursowe:- 14 dni roboczych od daty złożenia wniosku (konkursy otwarte),- 14 / 21dni roboczych (w przypadku 21 dni – po uzyskaniu zgody od ZD-POKL) od końcowego terminu przyjmowania wniosków (konkursy zamknięte),- 5 dni roboczych od daty otrzymania i/lub skorygowanego wniosku i /lub złożonego wraz z nim listu intencyjnego.

projekty systemowe:- nie dłużej niż 14 dni roboczych od daty złożenia wniosku,- nie dłużej niż 14 dni roboczych od daty przyjęcia skorygowanego/uzup

50

Lp.Osoby



Jednostki

powiązane

Wniosek, który wskazuje inne uchybienia niż w ww. dokumentach w zakresie spełniania wymogu kompletności wniosku, musi zostać przekazany do oceny merytorycznej, nie może zostać odrzucony ani skierowany do poprawy lub uzupełnienia.

Dokonuje weryfikacji formalnej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu za pomocą karty oceny formalnej. Załączniki:Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL

Przygotowuje w terminie 5 dni od dokonania oceny formalnej wniosku (tj. złożenia przez przełożonego podpisu na karcie oceny formalnej) pismo do Wnioskodawcy o:a) pozytywnym wyniku weryfikacji formalnej wniosku wraz

z informacją o nadaniu numeru w KSI i przekazaniu do dalszej oceny (merytorycznej),

b) zwróceniu wniosku do uzupełnienia i/lub skorygowania i /lub złożonego wraz z nim listu intencyjnego we wskazanym zakresie, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Beneficjenta pisma informującego o takiej możliwości lub w terminie do 10 dni roboczych od dnia otrzymania pisma w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie krajowym (projekt konkursowy – jednokrotne uzupełnienie, projekt systemowy – wielokrotne uzupełnienie),

c) odrzuceniu wniosku wraz z podaniem przyczyn odrzucenia, a także o możliwości złożenia protestu - w przypadku projektów konkursowych; w przypadku projektów systemowych: po złożeniu przez wnioskodawcę skorygowanego wniosku systemowego, dokonuje oceny formalnej wniosku zgodnie z punktami 2-5 a następnie aktualizuje wersję elektroniczną w LSI.

Brak poprawnej korekty wniosku powoduje jego odrzucenie zgodnie z pkt.. 4.1.8 Zasad dokonywania wyboru projektów POKL obowiązujących od dnia 01.01.2012 r.

Zgodnie z załącznikami: Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków

Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

ełnionego wniosku

Wysyła pismo informujące o wyniku weryfikacji formalnej w terminie 5 dni roboczych od dokonania oceny formalnej (tj. złożenia przez KWWF-P podpisu na karcie oceny formalnej).

3. KWWF-P/na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza poprawność zaznaczenia kryteriów podlegających ocenie na karcie oceny formalnej, następnie akceptuje kartę oceny formalnej oraz pismo w zakresie weryfikacji formalnej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu- jeżeli TAK: podpisuje - dokumenty przekazywane są do Beneficjenta;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 2.

W przypadku nieobecności KOZ:Sprawdza i zatwierdza kartę oceny formalnej wniosku lub uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego.Sprawdza i zatwierdza pismo dotyczące oceny formalnej dokonanej przez pracownika OZ oraz poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: podpisuje kartę oceny formalnej oraz pismo informujące o wyniku oceny formalnej i za pośrednictwem stanowiska ds. weryfikacji formalnej wysyła pismo do wnioskodawcy i protokołem przekazuje kartę oceny formalnej wniosku i drugi egzemplarz pisma do właściwego OZ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 2.

ZD-POKL, OZ


Przekazane pismo i inną dokumentację dot. wniosku dołącza do wniosku.a) W przypadku Ad.2a:

Nadaje wnioskowi status „formalnie poprawny” w LSI oraz rejestruje go w KSI i nadaje mu niepowtarzalny nr identyfikacyjny.

b) W przypadku Ad.2b:

- Wysyła pismo informujące o wyniku weryfikacji formalnej w terminie 5 dni roboczych od dokonania oceny formalnej (tj.

WIS, WOM-P

51

Lp.Osoby



Jednostki

powiązane

Po otrzymaniu uzupełnienia we wskazanym terminie, aktualizuje poprawioną wersję elektroniczną projektu w LSI. Następnie dokonuje oceny formalnej wniosku zgodnie z punktami 2-5.

c) W przypadku Ad.2c: nadaje wnioskowi status „formalnie niepoprawny” w LSI. W przypadku, gdy Beneficjent systemowy nie złożył uzupełnienia do wniosku systemowego we wskazanym w piśmie terminie, Stanowisko ds. wniosków weryfikacji formalnej kontaktuje się Beneficjentem. W przypadku, gdy Beneficjent systemowy rezygnuje z ubiegania się o dofinansowanie, stanowisko ds. weryfikacji formalnej WWF-P informuje o przekazaniu tej informacji w formie pisemnej. Pismo Beneficjenta dołączane jest do akt sprawy, następnie nadaje wnioskowi status „wycofany”.

złożenia przez KWWF-P podpisu na karcie oceny formalnej).

-Pismo informujące o poprawności formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i zarejestrowaniu go w KSI wysyła niezwłocznie po dokonaniu rejestracji wniosku w KSI, jednakże nie później niż w ciągu 5 dni roboczych.


Wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę na etapie oceny formalnej przekazywane są za pomocą protokołu do KWOM-P przy czym przed przekazaniem wniosków sprawdza poprawność zaznaczenia kryteriów podlegających ocenie na karcie oceny formalnej zgodnie z treścią dołączonego pisma. Wnioski, które uzyskały negatywną ocenę na etapie oceny formalnej przekazywane są za pomocą protokołu do KWIS.

sukcesywnie WIS, WOM-P

6. KWWF-P Sprawdza i zatwierdza protokoły do KWOM-P (wnioski pozytywne) i KWIS (wnioski negatywne),- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje protokoły wraz z wnioskami do KWOM-P i KWIS,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 5.

Niezwłocznie WIS, WOM-P

2.4.1 Instrukcja dotycząca oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych w Oddziałach Zamiejscowych.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KOZOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ.

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem europejskim i polskim oraz dokumentami programowymi PO KL, dokonanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie realizacji projektu.

Zakres InstrukcjiOcena formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, poinformowanie Wnioskodawców o wynikach oceny formalnej, rejestracja wniosków w KSI oraz nadanie właściwego statusu wniosku w LSI.

Załączniki w Instrukcji5. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL.7. Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków.76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Jednostki powiązane KOZ, KWWF-P, WWF-P, KWOM-P, WOM-P, KWIS, WIS wnioskodawcy


Pobranie wniosków o dofinansowanie projektów podlegających ocenie formalnej z MCPW w OZ do oceny.Wysłanie pism informujących o wynikach weryfikacji formalnej do Wnioskodawców., ew. przekazanie karty oceny formalnej wniosku, pisma, protokołu do KWWF-P do podpisu, przekazanie wniosków formalnie poprawnych do KWOM-P, wniosków odrzuconych do KWIS.

Wersja 05.03.2012

Lp.




1. KOZ Na bazie zestawienia wniosków wygenerowanych z LSI dokonuje podziału wniosków na poszczególnych pracowników danego OZ.

Na bieżąco OZ

52

Lp.




2..

Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ (Pracownik OZ dokonujący oceny)

Dokonuje oceny wniosku o dofinansowanie projektu (wraz z ew. uzupełnieniem i/lub skorygowaniem i/lub listem intencyjnym), który został mu przydzielony do oceny w kolejności zgodnej z datą wpływu za pomocą karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL zgodnie z dokumentacja konkursową oraz Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach POKL.Załącznik:Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL.Wnioski złożone po zawieszeniu konkursu zakończeniu naboru pozostają bez rozpatrzenia. Do projektodawcy wysyłane jest pismo informujące iż złożony wniosek nie podlega ocenie.Wniosek przekazywany jest do KWIS celem umieszczenia w MPW.Wniosek podlegający ocenie formalnej a nie spełniający kryterium formalnego ”wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów”, a mimo tego nie został pozostawiony bez rozpatrzenia jest odrzucany (nie rejestrowany w KSI) i nie podlega dalszej ocenie formalnej.Wniosek przekazywany jest do KWIS celem umieszczenia w MPW.Wniosek, który nie spełnia któregokolwiek z pozostałych ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu weryfikowanych na etapie oceny formalnej a uzupełnienie i/lub skorygowanie wniosku i/lub złożonego wraz z nim listu intencyjnego nie powoduje zmiany sumy kontrolnej wniosku (o ile zapisy dokumentacji konkursowej nie stanowią inaczej), kierowany jest do uzupełnienia i/lub skorygowania wniosku i/lub złożonego wraz z nim listu intencyjnego. Wnioski zawierające inne uchybienia formalne niż określone na liście wymogów formalnych i/lub zamieszczonych w załączniku 8 SR – kryteria wyboru projektów – (Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach POKL/SR) nie stanowią przyczyny uzyskania przez wniosek negatywnego wyniku oceny formalnej. Wniosek, który wykazuje inne uchybienia niż w w/w dokumentach w zakresie spełniania wymogu kompletności wniosku musi zostać przekazywany do oceny merytorycznej - nie może zostać odrzucony ani tez skierowany do poprawy lub uzupełnienia. Przygotowuje w terminie 5 dni od dokonania oceny formalnej wniosku (tj. złożenia przez przełożonego podpisu na karcie oceny formalnej) pismo do projektodawcy informujące o:a) pozytywnym wyniku oceny formalnej i przekazaniu do oceny merytorycznej złożonego wniosku oraz zarejestrowaniu wniosku w KSI i nadaniu mu niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego. b) zakresie jednokrotnego uzupełnienia i/lub skorygowania wniosku i/lub złożonego wraz z nim listu intencyjnego w terminie: 5 dni roboczych od dnia otrzymania pisma

informującego go o takiej możliwości, 10 dni roboczych od dnia otrzymania pisma

informującego go o takiej możliwości w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie krajowym.

c) odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej wraz z podaniem przyczyn odrzucenia, a także o możliwości złożenia protestu.Zgodne z załącznikami:

Konkurs otwarty:- 14 dni roboczych od daty złożenia wnioskuKonkurs zamknięty: – 14 dni roboczych od daty końcowego terminu przyjmowania wniosków.- 21 dni roboczych (w uzasadnionych przypadkach IOK może termin wydłużyć)Pismo IOK informujące o wyniku oceny w terminie:- 5 dni roboczych od dokonania oceny formalnej. (tj. złożenia przez przełożonego podpisu na Karcie oceny formalnej).Weryfikacja uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego – 5 dni roboczych od daty otrzymania przez IOK uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego.Pismo IOK informujące o ostatecznym wyniku oceny w terminie:- 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia kart oceny formalnej (tj. złożenia przez przełożonego podpisu na Karcie oceny formalnej).ZałącznikPrzekazuje pismo informujące o wyniku oceny w terminie do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia karty oceny formalnej przez KOZ do ZD-POKL za pośrednictwem KWWF-P uwzględniając czas wysyłki korespondencji przez WWF-P.

KWIS, KOZKWWF-P,KWOM-P,

53

Lp.




Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.W przypadku długotrwałej nieobecności KOZ, Pracownik OZ przekazuje protokołem do KWWF-P do podpisu pisma i karty oceny formalnej wniosku lub uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego uwzględniając czas niezbędny do wysłania korespondencji przez WWF-P do beneficjenta w terminie.

3. KOZ na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza i zatwierdza kartę oceny formalnej wniosku lub uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego.Sprawdza i zatwierdza pismo dotyczące oceny formalnej dokonanej przez pracownika oraz poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: podpisuje kartę oceny formalnej oraz pismo informujące o wyniku oceny formalnej;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 2.W przypadku nieobecności KOZ przejście do pkt. 4.

Na bieżąco nie później niż: 14 dnia przypadającego na ocenę wniosku 5 dnia przypadającego na ocenę uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego

OZ wnioskodawca

4. KWWF-P/ na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza i zatwierdza kartę oceny formalnej wniosku lub uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego.Sprawdza i zatwierdza pismo dotyczące oceny formalnej dokonanej przez pracownika OZ oraz poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: podpisuje kartę oceny formalnej oraz pismo informujące o wyniku oceny formalnej i za pośrednictwem stanowiska ds. weryfikacji formalnej wysyła pismo do wnioskodawcy i protokołem przekazuje karte oceny formalnej wniosku i drugi egzemplarz pisma do właściwego OZ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 2.

Na bieżąco nie później niż: 14 dnia przypadającego na ocenę wniosku 5 dnia przypadającego na ocenę uzupełnionego i/lub skorygowanego i/lub złożonego listu intencyjnego

OZ, KWWF-P, WWF-P

5. Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ (pracownik OZ dokonujący oceny)

Pismo i inną dokumentację dot. wniosku dołącza do wniosku.W przypadku Ad. 2a:– nadaje wnioskowi status „formalnie poprawny” w LSI i rejestruje go w KSI;W przypadku Ad. 2b:– po otrzymaniu uzupełnienia we wskazanym terminie, aktualizuje wersję elektroniczną projektu w LSI. Następnie dokonuje oceny formalnej wniosku zgodnie z punktami 2-3. W przypadku Ad. 2c:– nadaje wnioskowi status „formalnie niepoprawny” w LSI. Wysyła pismo informujące o wyniku weryfikacji formalnej w terminie 5 dni roboczych od dokonania oceny formalnej (tj. złożenia przez KOZ podpisu na karcie oceny formalnej).

Wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę na etapie oceny formalnej przekazywane są protokołem do KWOM-P.Wnioski, które uzyskały negatywną ocenę na etapie oceny formalnej przekazywane są protokołem do KWIS w celu umieszczenia w MPW Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Na bieżąco KWWF-P, WWF-P, OZ, KWIS

6. KOZ, osoba zastępująca

Sprawdza i zatwierdza protokoły do KWOM-P (wnioski pozytywnie ocenione) i KWIS (wnioski negatywnie ocenione, odrzucone, wycofane),- jeżeli TAK: podpisuje - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4

na bieżąco KWOM-P, WWF-P, WIS, KWWF-P, KWIS, OZ

7. Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ Pracownik OZ dokonujący oceny

Podpisane protokoły w wersji papierowej wraz z wnioskami przekazuje do KWOM-P i KWIS,Wersję elektroniczną w/w protokołów przesyła do KWWF-P

Na bieżąco KWOM-P KWIS KWWF-P

54

2.4.2 Instrukcja dotycząca oceny formalnej projektu systemowego w Oddziałach Zamiejscowych.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KOZOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio Dyrektorowi Jednostki.

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem europejskim i polskim oraz dokumentami programowymi PO KL, dokonanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie realizacji projektu.

Zakres InstrukcjiOcena formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektów systemowych, poinformowanie Wnioskodawców o wynikach oceny formalnej, rejestracja wniosków w KSI oraz nadanie właściwego statusu wniosku w LSI.

Załączniki w Instrukcji6. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL.7. Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków.76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Jednostki powiązane OZ, KOZ, KOPS, KWIS, WIS, KWWF-P, WWF-P, KWOM-P, WOM-P, wnioskodawcy


Pobranie wniosków o dofinansowanie projektów podlegających ocenie formalnej z MCPW w OZ do oceny.Wysłanie pism informujących o wynikach weryfikacji formalnej do Wnioskodawców., ew. przekazanie karty oceny formalnej wniosku, pisma, protokołu do KWWF-P do podpisu, Pozostawienie w MCPW wniosków pozytywnie ocenionych do oceny merytorycznej w OZ. Przygotowanie protokołów i przekazanie wniosków wycofanych, odrzuconych oraz tych, które wpłynęły po zakończeniu naboru do KWIS.

Wersja 05.03.2012




1. KOZ Na bazie zestawienia wniosków wygenerowanych z LSI dokonuje podziału wniosków do oceny na poszczególnych pracowników danego OZ.

Na bieżąco OZ

2. Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ, pracownik OZ dokonujący oceny

Dokonuje oceny wniosku o dofinansowanie projektu (wraz z ew. uzupełnieniem i/lub skorygowaniem i/lub listem intencyjnym), który został mu przydzielony do oceny za pomocą karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL zgodnie z informacją dotyczącą realizacji projektów systemowych oraz Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach POKL.

Załącznik:Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i indywidualnego PO KLPrzygotowuje pismo do Beneficjenta o:a) pozytywnym wyniku oceny formalnej i przekazaniu do oceny merytorycznej złożonego wniosku oraz zarejestrowaniu wniosku w KSI i nadaniu mu niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego,b) dokonaniu odpowiedniej korekty/uzupełnienia wniosku i złożenia jego nowej wersji w terminie wskazanym- 5 dni roboczych od dnia otrzymania pisma informującego go o takiej możliwości, - 10 dni roboczych od dnia otrzymania pisma informującego go o takiej możliwości w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie krajowym.c) odrzuceniu wniosku wraz z podaniem przyczyn odrzucenia (w przypadku projektów systemowych odrzucenie wniosku może nastąpić w sytuacji o której mowa w pkt. 4.1.8 Zasad dokonywania wyboru projektów POKL, tj. niespełnienia kryterium dot. rocznego obrotu projektodawca i partnerów).

zgodne z załącznikami: Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków

W przypadku długotrwałej nieobecności KOZ: Pracownik OZ przekazuje protokołem do KWWF-P do podpisu pisma i karty oceny formalnej projektu systemowego POKL uwzględniając czas niezbędny do wysłania korespondencji przez WWF-P do beneficjenta w terminie.

systemowe ocena formalna:- nie dłużej niż 14 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

Ocena formalna skorygowanego/uzupełnionego wniosku trwa:nie dłużej niż 14 dni roboczych od dnia złożenia uzupełnionego wniosku.Pismo informujące beneficjenta o poprawności formalnej wniosku i zarejestrowaniu go w KSI wysyłane jes niezwłocznie po rejestracji w KSI nie później niż w ciągu 5 dni

wnioskodawca, WWF-P, KWWF-P, KOZ, KWIS

55




Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

3. KOZ na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza i zatwierdza kartę oceny formalnej projektu systemowego POKL.Sprawdza i zatwierdza pismo dotyczące oceny formalnej dokonanej przez pracownika oraz poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje kartę oceny formalnej oraz pismo informujące o wyniku weryfikacji formalnej,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 2.W przypadku nieobecności KOZ przejście do pkt. 4.

Na bieżąco nie później niż: 14 dnia przypadającego na ocenę wniosku lub uzupełnienie wniosku

OZ wnioskodawca

4. KWWF-P/na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza i zatwierdza kartę oceny formalnej Projektu systemowego POKL.Sprawdza i zatwierdza pismo dotyczące oceny formalnej dokonanej przez pracownika OZ oraz poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: podpisuje kartę oceny formalnej oraz pismo informujące o wyniku oceny formalnej i za pośrednictwem stanowiska ds. weryfikacji formalnej wysyła pismo do wnioskodawcy i protokołem przekazuje karte oceny formalnej wniosku i drugi egzemplarz pisma do właściwego OZ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 2.

Niezwłocznie po otrzymaniu z OZ, (jednakże nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od podpisania karty oceny formalnej Projektu systemowego POKL)

KWWF-P/osoba upoważniona OZ

5. Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ, pracownik OZ dokonujący oceny

Pismo bądź inną dokumentację dot. Wniosku dołącza do wniosku.W przypadku Ad. 2a:– nadaje wnioskowi status „formalnie poprawny” w LSI i rejestruje go w KSI pod uprzednio zarezerwowanym numeremW przypadku Ad. 2b– po otrzymaniu korekty/uzupełnienia wniosku i złożenia jego nowej wersji w terminie wskazanym, aktualizuje wersję elektroniczną projektu w LSI. Następnie dokonuje oceny formalnej wniosku zgodnie z punktami 2-5. Wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę na etapie oceny formalnej podlegają ocenie merytorycznej w OZ zgodnie z Regulaminem KOPS i Instrukcją Wykonawczą PO KL nr 2.6.W przypadku, gdy Beneficjent nie złożył korekty/uzupełnienia wniosku w terminie wskazanym w piśmie, Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków kontaktuje się z Beneficjentem. W przypadku, gdy Beneficjent rezygnuje z ubiegania się o dofinansowanie, Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków informuje Beneficjenta o konieczności przekazania tej informacji w formie pisemnej. Pismo Beneficjenta dołączane jest do akt sprawy.Nadaje wnioskowi status „wycofany” w LSI.Wnioski, które zostały wycofane przekazywane są za pomocą protokołu do KWIS w celu złożenia ich do MPW (kopia protokołu przekazywana jest do KWWF-P).

W przypadku Ad. 2c:Po złożeniu przez wnioskodawcę wniosku systemowego skorygowanego aktualizuje wersję elektroniczną projektu w LSI. Następnie dokonuje oceny formalnej wniosku zgodnie z punktami 2-5. Nie złożenie skorygowanego wniosku powoduje iż wniosek jest odrzucony zgodnie z 4.1 pkt. 8 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach POKL obow. od 01.01.2012 i otrzymuje status „formalnie niepoprawny” w LSI. Wniosek przekazywany jest do KWIS celem umieszczenia w MPW

Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.Przygotowuje protokoły wniosków pozytywnie ocenionych do KWOM-P (do wiadomości KWWF-P wersja elektroniczna) oraz wniosków wycofanych i odrzuconych do KWIS (do wiadomości KWWF-P wersja elektroniczna).

Pismo informujące o poprawności formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i zarejestrowaniu go w KSI wysyła niezwłocznie po dokonaniu rejestracji wniosku w KSI, jednakże nie później niż w ciągu 5 dni roboczych

KWWF-P, KOZ, KOPS, WIS, Wnioskodawcy

6. KOZ / osoba zastępująca

Sprawdza i zatwierdza protokoły do KWOM-P i do KWIS,- jeżeli TAK: podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 5.

Na bieżąco WIS , KWIS, KWWF-P, WWF-P

7. Stanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ Pracownik

Podpisane protokoły w wersji papierowej przekazuje do KWOM-P Podpisane protokoły w wersji papierowej wraz z wnioskami (odrzucone, wycofane) przekazuje do KWIS,

Wersję elektroniczną w/w protokołów przesyła do KWWF-P.

Na bieżąco KWOM-P, KWWF-P, KWIS

56




OZ dokonujący oceny

2.4.3 Instrukcja dotycząca oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów zwróconych z oceny merytorycznej.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWF-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Zgodne z SR PO KL dokonanie oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu

Zakres Instrukcji Ponowna ocena formalna wniosku o dofinansowanie projektu niepodlegającego ocenie merytorycznej z uwagi na uchybienia dokonane na etapie oceny formalnej


8. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego.9. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i innowacyjnego w ramach PO KL.76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Jednostki powiązane KOP / KOPS, KWWF-P, KWOM-P


Stwierdzenie błędów niedostrzeżonych na etapie oceny formalnej przez członków KOP dokonujących oceny merytorycznej.Kontynuacja procesu dokonywania oceny formalnej zgodnej z Instrukcją 2.4, 2.4.1 lub 2.4.2

Wersja 13.03.2012




1. Członek KOP / KOPS

W przypadku, gdy stwierdzi, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu ponieważ uchybienia te nie zostały zauważone na etapie oceny formalnej odnotowuje ten fakt na poniższym załączniku w zależności od rodzaju projektu oraz podpisuje ją.Załączniki:Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO KL.lub:Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i innowacyjnego w ramach PO KL. Przekazuje dokumentację projektu do Sekretarza KOP / KOPS.

Niezwłocznie Sekretarz KOP

2. Sekretarz KOP / KOPS

Sporządza pismo do KWWF-P, do którego załącza dokumentację projektu. Parafuje i przekazuje pismo do Przewodniczącego KOP / KOPS.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Niezwłocznie Przewodniczący KOP/Z-ca Przewodniczącego KOP

3. Przewodniczący KOP / KOPS

Sprawdza pismo wraz z załącznikami do KWWF-P:- jeżeli akceptuje: podpisuje i przekazuje do KWOM-P;- jeżeli nie akceptuje: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie KWOM

4. KWOM-P Sprawdza pismo wraz z załącznikami do KWWF-P:- jeżeli akceptuje: podpisuje i przekazuje do KWWF-P;- jeżeli nie akceptuje: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie KWWF-P

5. KWWF-P Otrzymuje pismo dot. uchybień na etapie oceny formalnej i przekazuje do Stanowiska ds. oceny formalnej innego niż te, który dokonywało pierwszej oceny formalnej.

Niezwłocznie Stanowisko ds. oceny formalnej

6. Stanowisko ds. oceny formalnej, WWF-P

Dokonuje oceny formalnej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu za pomocą zgodnie z instrukcjami nr 2.4, 2.4.1 lub 2.4.2 w zależności od rodzaju projektu i miejsca jego oceny.Dokonuje oceny w sytuacji, gdy w OZ, brak jest innego pracownika niż oceniający pierwotną wersję zwróconego wniosku.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

5 dni od daty podpisania Karty oceny merytorycznej

57

2.5 Instrukcja dotycząca oceny merytorycznej oraz wyboru projektów do dofinansowania (tryb konkursowy).

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.

Cel instrukcji Prawidłowe i rzetelne przygotowanie i przeprowadzenie oceny merytorycznej oraz zatwierdzenie wniosków konkursowych w ramach PO KL

Zakres Instrukcji

Instrukcja obejmuje swoim zakresem:- przygotowanie oraz zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej posiedzeń KOP,- prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków konkursowych w ramach PO KL,- przygotowanie i zatwierdzenie Protokołu z Posiedzenia Komisji Oceny Projektów wraz z załącznikami oraz Listy rankingowej wniosków ocenianych w ramach danego Posiedzenia KOP w ramach PO KL,- skuteczne poinformowanie wnioskodawców o wynikach przeprowadzonej oceny,- wprowadzenie wyników oceny do LSI i KSI.


8. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO KL.10. Deklaracja poufności i bezstronności dla KOP.10A. Oświadczenie pracownika IOK o bezstronności.10B. Oświadczenie eksperta o bezstronności.41. Lista kontrolna oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w zakresie zgodności z zasadami pomocy publicznej.42. Stanowisko oceniającego w sprawie budżetu wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL (załącznik zgodny z aktualnie obowiązującym zarządzeniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów).77. Wzór protokołu z negocjacji ustnych przeprowadzonych z Wnioskodawcą (załącznik zgodny z aktualnie obowiązujących zarządzaniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów).78. Wzór notatki zawierającej decyzję przewodniczącego KOP w przypadku różnicy stanowisk dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego dotyczących oceny wniosku(załącznik zgodny z aktualnie obowiązujących zarządzaniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów).76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Zarządzenia i inne dokumenty wewnętrzne

Regulamin funkcjonowania Komisji Oceny Projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki utworzonych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych – aktualnie obowiązujący (dalej Regulamin KOP).Zarządzenia powołujące składy Komisji Oceny Projektów dla poszczególnych priorytetów.

Jednostki powiązane KOP, WWF-P, WWP, WPA, WIS, WOKMS-P, DJ, WO, IP, wnioskodawcy


Informacja o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym.Identyfikacja potrzeby przygotowania i przeprowadzenia oceny merytorycznej wniosków konkursowych w ramach PO KL. Harmonogram naborów w ramach PO KL.Zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU Lista rankingowa wraz z Protokołem z przeprowadzenia oceny merytorycznej wniosków konkursowych w ramach PO KL.

Pisma do Wnioskodawców:- informujące o pozytywnym wyniku oceny merytorycznej wniosku i możliwości przyjęcia wniosku do realizacji wraz z proponowaną kwotą dofinansowania zawierające informacje o dokumentach wymaganych do podpisania umowy , -informujące o pozytywnym wyniku oceny merytorycznej wniosku wraz z propozycją zmian merytorycznych w treści wniosku lub/i zmian w budżecie projektu w tym wysokości kwoty dofinansowania wraz z uzasadnieniem , -informujące o pozytywnym wyniku oceny merytorycznej wniosku, ale nieprzyjęciu go do dofinansowania z powodu braku środków finansowych, -informujące o negatywnym wyniku oceny merytorycznej wniosku i odrzuceniu na części A lub/i B Karty.

Wersja 04.06.2012

Lp.Osoby




1. KWOM-P Otrzymuje od KWWF-P informację o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym i przekazuje otrzymaną informację do Przewodniczącego KOP powołanego zgodnie z Regulaminem KOP i Sekretarza KOP wskazanego przez Przewodniczącego KOP.

Niezwłocznie po zakończeniu weryfikacji

WWF-P

58

Lp.Osoby




We wnioskach, które zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa (dot. wniosków objętych zasadami pomocy publicznej) obowiązuje specjalny obieg dokumentów zgodny z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 2005 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.).

formalnej

2. Sekretarz KOP Przygotowuje projekt harmonogramu oceny merytorycznej o planowanych terminach posiedzeń, uwzględniających postanowienia zawarte w dokumentacji konkursowej.Harmonogram sporządzany jest w formie tabeli terminów – Czas trwania oceny merytorycznej wniosków w ramach danego posiedzenia KOP uzależniony jest od liczby wniosków ocenianych na danym posiedzeniu KOP. W konkursie otwartym: do 100 wniosków – nie dłużej niż 20 dni, 101 do 200 wniosków – nie dłużej niż 40 dni, od 201 do 300 wniosków – nie dłużej niż 60 dni. Przy każdym kolejnym wzroście liczby wniosków ocenianych na danym posiedzeniu KOP o 100 termin dokonania oceny merytorycznej na danym posiedzeniu KOP może zostać wydłużony o kolejne 20 dni.W konkursie zamkniętym: (40 dni od daty zarejestrowania ostatniego wniosku poprawnego formalnie w KSI) do 200 wniosków. Przy każdym kolejnym wzroście liczby wniosków o200 termin dokonania oceny merytorycznej może zostać wydłużony o 20 dni. Termin dokonania oceny merytorycznej nie może przekroczyć 80 dni niezależnie od liczby wniosków ocenianych na posiedzeniu KOP.

10 dni od zakończenia naboru wniosków (w przypadku konkursu zamkniętego) lub od daty zakończenia danej rundy konkursowej (w przypadku konkursu otwartego)

3. KWOM-P Zatwierdza, po uzgodnieniu z Przewodniczącym KOP, projekt harmonogramu oceny merytorycznej:- jeżeli TAK: podpisuje dokumenty,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 2

Niezwłocznie

Przewodniczący KOP

4. KWOM-P Przekazuje podpisany projekt harmonogramu do ZD-POKL. Niezwłocznie

ZD-POKL

5. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje otrzymany projekt harmonogramu,- jeżeli TAK: podpisuje - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 2

niezwłocznie

6. KWIS Publikuje/zamieszcza harmonogram na stronie internetowej oraz w siedzibie Jednostki w publicznie dostępnym miejscu

niezwłocznie

Wnioskodawcy, WIS

7. Sekretarz KOP Informuje e-mailem Przewodniczącego KOP oraz KWOM-P i ZD-POKL raz w tygodniu o terminach dokonania oceny merytorycznej przez członków KOP i weryfikacji kart oceny merytorycznejPrzygotowuje projekt powiadomienia członków właściwej komisji, powołanych odpowiednim Zarządzeniem DJ, o planowanych terminach posiedzeń, uwzględniających postanowienia zawarte w dokumentacji konkursowej.

Niezwłocznie

ZD-POKL, KWOM-P, Przewodniczący KOP

8. KWOM-P Zatwierdza, po uzgodnieniu z Przewodniczącym KOP projekt powiadomienia członków KOP o planowanym posiedzeniu:- jeżeli TAK: podpisuje dokumenty i przekazuje do Sekretarza KOP,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 7.

co najmniej dwa dni kalendarzowe przed rozpoczęciem Posiedzenia

Członkowie właściwej KOP, Przewodniczący KOP

9. Przewodniczący KOP

Przed rozpoczęciem oceny merytorycznej wniosków w ramach danego konkursu wysyła członkom KOP informację dotyczącą najważniejszych kwestii (dotyczy kryteriów dostępu, kryteriów strategicznych), jak również dokumenty programowe oraz najnowsze wytyczne/interpretacje MRR.

co najmniej dwa dni kalendarzowe przed rozpoczęciem Posiedzenia

10. Kierownik WOM-P

Wyznacza osoby spośród pracowników WOM-P do oceny wniosków w ramach danego KOP.

Przed rozpoczęciem posiedzenia KOP

11. Członek KOP Zgodnie z prośbą zawartą w powiadomieniu, potwierdza udział w posiedzeniu komisji, deklarując udział w rozpoczęciu posiedzenia i ocenę wniosków o dofinansowanie w określone dni.Jeżeli członek KOP potwierdzi udział w pracach KOP, jest uwzględniany w losowaniu członków KOP do oceny wniosków w ramach określonych Działań/Poddziałań

Zgodnie z terminem podanym w powiadomieniu

12. Sekretarz KOP Zapewnia obsługę techniczno – organizacyjną komisji zgodnie z Regulaminem KOP.

W trakcie trwania posiedzenia komisji

13. KWOM-P, Kierownik nadzoruje pracę Przewodniczącego, który koordynuje prace W trakcie

59

Lp.Osoby




Przewodniczący KOP

KOP oraz monitoruje wywiązywanie się z terminów określonych dla zakończenia danego posiedzenia KOP.Przewodniczący KOP w sytuacji zbliżającego się końcowego terminu na dokonanie oceny, kontaktuje się z osobami, które nie dokonały jeszcze oceny w celu wyjaśnienia ww. sytuacji, podejmuje ewentualne środki zaradcze.

trwania posiedzenia komisji

14. Członek KOP Przeprowadza ocenę merytoryczną zgodnie z kryteriami zawartymi w Karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL, dodatkowo w przypadku projektów zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa (dot. wniosków objętych zasadami pomocy publicznej) wypełnia kartę wraz z Listą kontrolną oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w zakresie zgodności z zasadami pomocy publicznej.W przypadku kierowania wniosku do negocjacji wypełnia także załącznik: Stanowisko oceniającego w sprawie budżetu projektu.Jeżeli członek KOP w trakcie oceny merytorycznej stwierdzi, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu następuje przejście do Instrukcji 2.4.3.

Niezwłocznie

WWF-P

15. Sekretarz KOP Sprawdza poprawność Kart Oceny Merytorycznej. Jeśli karta oceny jest błędna – kieruje kartę do członka KOP w celu poprawy

niezwłocznie

16. Członek KOP Dokonuje poprawy karty oceny merytorycznej. Zgodnie z Regulaminem KOP możliwa jest tylko jednokrotna poprawa kart.

2 dni

17. Przewodniczący/ Zastępca Przewodniczącego KOP

Rozstrzyga lub podejmuje decyzję o sposobie rozstrzygnięcia w przypadku różnicy stanowisk dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego dotyczących oceny wniosku. Oryginał notatki zawierający opis decyzji przewodniczącego KOP wraz z uzasadnieniem jest przechowywany wraz z kartami oceny merytorycznej w teczkach projektu a kopia dołączona jest do protokołu z prac KOP.

Niezwłocznie

18. Sekretarz KOP Po zakończeniu prac KOP:Sporządza w 1 egz. Protokół z Posiedzenia KOP wraz z załącznikami, Listę rankingową (w 2 egz.) oraz pozostałe dokumenty w trybie i formie opisanym w Regulaminie KOP.Parafuje Protokół oraz Listę rankingową i przekazuje do Przewodniczącego KOP.Dołącza do teczki wniosku: karty oceny merytorycznej, opinie eksperta dot. wniosku o dofinansowanie, decyzję przewodniczącego KOP, korespondencję z Wnioskodawcą.

Niezwłocznie

KWOM-P, ZD-POKL, DJ

19. Przewodniczący KOP

Sprawdza poprawność Protokołu z Posiedzenia KOP wraz z załącznikami oraz Listy rankingowej,- jeżeli TAK: zatwierdza Protokół z Posiedzenia KOP wraz z załącznikami oraz parafuje Listę rankingową,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 18

Niezwłocznie

KOP

20. KWOM-P, ZD-POKL, DJ

Akceptuje Protokół z Posiedzenia KOP wraz z załącznikami oraz Listę rankingową

Niezwłocznie

21. DJ Na podstawie przedłożonych dokumentów zatwierdza Listę rankingową 5 dni od daty jej przedłożenia

KOP

22. Sekretarz KOP Otrzymuje zaakceptowany Protokół z Posiedzenia KOP wraz z załącznikami oraz zatwierdzoną przez DJ Listę rankingową. I. Przygotowuje pismo do WIS, do którego załącza kserokopię zatwierdzonej przez DJ Listy rankingowej w celu ogłoszenia Listy rankingowej na stronie internetowej oraz w siedzibie IOK. Jednocześnie informuje w piśmie o wielkości alokacji w danym Działaniu/Poddziałaniu i stanie jej wykorzystania.II. Przesyła zatwierdzoną Listę rankingową drogą elektroniczną do IP.III. Przygotowuje pisma do wnioskodawców informujące o:1) możliwości przyjęcia wniosku do realizacji wraz z informacją o dokumentach wymaganych do podpisania umowy, 2) możliwości podjęcia negocjacji wraz z informacją o dokumentach wymaganych do podpisania umowy

Niezwłocznie po zaakceptowaniu Protokołu z Posiedzenia KOP oraz zatwierdzeniu Listy rankingowej

WIS, wnioskodawcy, ZD-POKL, DJ, WWP, WOKMS-P, IP

60

Lp.Osoby




3) pozytywnym wyniku oceny merytorycznej wniosku, ale nieprzyjęciu go do dofinansowania z powodu braku środków finansowych, 4) odrzuceniu wniosku wraz z uzasadnieniem. Pisma 1-4 stanowią załączniki do Regulaminu KOP.W konkursie otwartym:Nie później niż 60 (65) dni od daty złożenia wniosku (10 dni od daty zakończenia posiedzenia KOP, na którym oceniany był dany wniosek, pod warunkiem, że na danym posiedzeniu KOP dokonywano oceny nie więcej niż 100 wniosków, w uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 15 dni). W przypadku dokonywania na danym posiedzeniu KOP oceny więcej niż 100 wniosków termin na dokonanie oceny jest odpowiednio dłuższy.W konkursie zamkniętym:Nie później niż 59 (66) dni od daty końcowego terminu przyjmowania wniosków (40 dni od daty zarejestrowania ostatniego wniosku poprawnego formalnie w Krajowym Systemie Informatycznym) w przypadku dokonywania na posiedzeniu KOP oceny merytorycznej 200 wniosków. Przy każdym kolejnym wzroście liczby wniosków o 200 termin dokonania oceny merytorycznej może zostać wydłużony o 20 dni. Termin dokonania oceny merytorycznej nie może jednak przekroczyć 80 dni niezależnie od liczby wniosków ocenianych na posiedzeniu KOP.

IV. Przygotowuje pismo do właściwego WWP wraz z załącznikami i dokumentację projektową.V. Wprowadza wyniki oceny do KSI i LSI.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

23. KWOM-P Monitoruje na podstawie zatwierdzonej list rankingowej terminowość wysyłania pism informujących wnioskodawców o wynikach oceny merytorycznej. W przypadku wystąpienia opóźnień podejmuje działania korygujące we współpracy z Przewodniczącym KOP i Sekretarzem KOP.

2 dni przed upływem terminu na wysłanie pism do wnioskodawców

Przewodniczący KOP, Sekretarz KOP, wnioskodawcy

24. KWOM-P / ZKWOM-P – upoważniony przez DJ

Sprawdza poprawność pism;- jeżeli TAK: akceptuje i podpisuje pisma do wnioskodawców oraz do WIS i właściwego WWP i;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 22.

Niezwłocznie

ZD-POKL

25. Sekretarz KOP Przekazuje do właściwego WWP pismo wraz załącznikami oraz dokumentację projektową wniosku pozytywnie ocenionego merytorycznie skierowanego do dofinansowania.

Niezwłocznie

WWP

26. KWIS Informacje o wynikach konkursu oraz o wykorzystanej alokacji publikuje/zamieszcza na stronie internetowej oraz w siedzibie Jednostki w publicznie dostępnym miejscu.

Niezwłocznie

wnioskodawcy, WIS, WWP, WOKMS-P

27..

Sekretarz KOP Dołącza do teczki dla danego posiedzenia KOP Protokół z Posiedzenia KOP wraz z załącznikami, zatwierdzoną Listę rankingową Regulamin KOP, Zarządzenia powołujące skład KOP oraz pozostałe dokumenty sporządzone w trakcie przeprowadzania oceny.

Niezwłocznie

28. Sekretarz KOP Przekazuje 1 egz. zatwierdzonej Listy rankingowej do WO Niezwłocznie

WO

2.5.1 Instrukcja dotycząca monitorowania jakości dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie przez członków KOP

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel Instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel Instrukcji Monitorowanie jakości dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie przez

członków KOP

Zakres Instrukcji

Instrukcja obejmuje swoim zakresem: monitorowanie jakości dokonywanych ocen przez członków KOP, podniesienie poziomu oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie, szkolenia dla członków KOP, rozwiązanie umowy zlecenie z członkiem KOP, w przypadkach uzasadnionych wnioskowanie do IP o odwołanie eksperta.

Załączniki w Instrukcji 72. Zestawienie dot. monitorowania jakości oceny wniosków o dofinansowanie dokonywanej przez członków KOP

Jednostki powiązane WIS, WOD

61

Proces: wejście – wyjścieStan na początku procesu – stan na zakończenie procesu

Zainicjowanie procesu dotyczącego monitorowania jakości dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie przez członków KOP. Poprawa jakości oceny wniosków o dofinansowanie dokonywanej przez członków KOP.

Wersja 18.05.2012

Osoby wykonujące

działanieDziałanie Termin

wykonaniaJednostki

powiązane1. WOM-P osoba

upoważnionaWnioskuje do KWOD o elektroniczne zestawienie dotyczące liczby pozytywnie rozpatrzonych protestów/odwołań z podziałem na poszczególne Priorytety.

kwartalnie WOD

2. WOM-P osoba upoważniona

Na podstawie przekazanego zestawienia z WOD, dokonuje szczegółowej weryfikacji pozytywnie rozpatrzonych protestów/odwołań pod kątem prawidłowości dokonanych ocen z podziałem na poszczególnych członków KOP. Poszczególne części oceny (punkty/podpunkty) Kart Oceny Merytorycznej danego członka KOP który dokonał oceny na podstawie których wniosek został przywrócony do ponownej oceny są rejestrowane w zestawieniu.

Na bieżąco -


Na podstawie zestawienia wyliczony zostaje wskaźnik błędnych ocen dla każdego członka KOP dokonującego oceny wniosków o dofinansowanie (stosunek liczby wszystkich ocen do liczby pozytywnie rozpatrzonych protestów/odwołań).

Załącznik:Zestawienie dot. monitorowania jakości oceny wniosków o dofinansowanie dokonywanej przez członków KOP

Raz na kwartał (do 20 dnia miesiąca następnego po zakończonym kwartale)


Wyżej wymienione zestawienie z wyliczonym wskaźnikiem dla każdego członka KOP dokonującego oceny wniosków o dofinansowanie przesyła drogą elektroniczną do IP. Niezwłocznie IP

5. KWOM-P Kieruje na obligatoryjne szkolenie członka KOP dla którego wskaźnik błędnych ocen jest większy niż 10%:-przekroczył 10% w zestawieniu kwartalnym (zsumowana wartość od początku okresu monitorowanego do dnia przekazania zestawienia), -w skali roku,-w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Niezwłocznie

6. KWOM-P Celem zorganizowania szkolenia przekazuje do WIS zestawienie członków KOP, dla których wskaźnik błędnych ocen był większy niż 10%: -przekroczył 10% w zestawieniu kwartalnym (zsumowana wartość od początku okresu monitorowanego do dnia przekazania zestawienia), -w skali roku,-w szczególnie uzasadnionych przypadkach.Przekazuje również dodatkowe informacje o zakresie merytorycznym szkolenia.

Niezwłocznie WIS

7. KWIS Na podstawie zestawienia przekazanego z WOM-P organizuje szkolenie we współpracy z WOM-P i WOD.Szkolenie w uzasadnionych przypadkach za zgodą ZD-POKL może odbyć się za pośrednictwem korespondencji elektronicznej.

NiezwłocznieWOM-P, WOD. ZD-POKL

8. DJ -Rozwiązuje umowę zlecenie z członkiem KOP który nie uczestniczył w obligatoryjnym szkoleniu (obecność nieusprawiedliwiona).-Na podstawie wyników prowadzonego kwartalnego monitoringu w przypadkach uzasadnionych rozwiązuje umowę zlecenie z członkiem KOP oraz wnioskuje do IP o odwołanie eksperta.

Niezwłocznie IP

62

2.6 Instrukcja dotycząca oceny merytorycznej i wyboru do realizacji projektów systemowych.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Prawidłowe i rzetelne przygotowanie i przeprowadzenie oceny merytorycznej oraz zatwierdzenie wniosków systemowych w ramach PO KL

Zakres Instrukcji

Instrukcja obejmuje swoim zakresem:- prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków systemowych w ramach PO KL,- przygotowanie i zatwierdzenie przez DJ protokołu z przeprowadzonej oceny projektów systemowych.

Załączniki w Instrukcji9. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego.10. Deklaracja poufności i bezstronności dla KOP.10C. Oświadczenie o bezstronności.76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.


Regulamin funkcjonowania Komisji Oceny Projektów Systemowych w ramach PO KL w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych – aktualnie obowiązujący (dalej Regulamin KOPS).

Jednostki powiązane Wnioskodawca, KOPS, WWF-P, OZ, WWP, WOKMS-P, WO, WIS, DJ, IP


Informacja o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym.Identyfikacja potrzeby przygotowania i przeprowadzenia oceny merytorycznej wniosków systemowych w ramach PO KL.Harmonogram naborów w ramach PO KL.Zatwierdzenie protokołu z prac KOPS oraz przekazanie informacji do WWP.

Wersja 04.06.2012

Lp. Wykonawcy działań Działanie Termin wykonania


1.

KWOM-POtrzymuje od KWWF-P oraz KOZ za pomocą protokołu informację o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym.

Niezwłocznie po zakończeniu weryfikacji formalnej

WWF-P, OZ

2.Przewodniczący KOPS / KOZ

Losuje pracownika Jednostki lub eksperta, który oceni wniosek merytorycznie – zgodnie z Regulaminem KOPS.W OZ ocena dokonywana jest zgodnie z Regulaminem KOPS przez pracownika OZ wchodzącego w skład KOPS.

Niezwłocznie WWP

3.4. Członek KOPS,

Sekretarz KOPS,Pracownik OZ wchodzący w skład KOPS

Dokonuje oceny merytorycznej wniosku zgodnie z kryteriami zawartymi w Karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL i karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego PO KL składanego w trybie systemowym. Ocena dokonywana jest zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie KOPS.Załącznik: Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL.Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego PO KL składanego w trybie systemowym.- jeżeli TAK: podpisuje Kartę oceny; przejście do pkt. 4- jeżeli NIE: 1. skierowanie do ponownej oceny formalnej w przypadku zauważenia, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu; 2. skierowanie do Wnioskodawcy prośby o poprawienie lub uzupełnienie wniosku w wyznaczonym terminie jeżeli wniosek nie spełnia kryteriów merytorycznych. Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Niezwłocznie Wnioskodawca, WWF-P

5. Sekretarz KOPS Po zakończeniu prac KOPS:Sporządza w 1 egz. Protokół z Posiedzenia KOPS wraz z załącznikami, Listę wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej (w 2 egz.) oraz

Niezwłocznie Przewodniczący KOPS

63

Lp. Wykonawcy działań Działanie Termin wykonania


pozostałe dokumenty w trybie i formie opisanym w Regulaminie KOPSParafuje Protokół oraz Listę wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej i przekazuje do Przewodniczącego KOPS.Dołącza do teczki wniosku: karty oceny merytorycznej, opinię eksperta dot. wniosku o dofinansowanie, korespondencję z Wnioskodawcą.

6. Przewodniczący KOPS

Sprawdza poprawność: Protokołu z Posiedzenia KOPS wraz z załącznikami oraz Listy wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej- jeżeli TAK: zatwierdza Protokół z Posiedzenia KOPS wraz z załącznikami oraz parafuje Listę wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje powrót do pkt. 4.

Niezwłocznie KOP

7. KWOM-P, ZD-POKL, DJ

Akceptuje Protokół z Posiedzenia KOPS wraz z załącznikami oraz Listę wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej.

Niezwłocznie DJ

8. DJ Na podstawie przedłożonych dokumentów zatwierdza Listę wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej.

Niezwłocznie KOP

9.Sekretarz KOPS Przygotowuje pismo do WIS, do którego załącza kserokopię

zatwierdzonej przez DJ Listy wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej w celu ogłoszenia Listy na stronie internetowej oraz w siedzibie IOK. Przesyła zatwierdzoną Listę wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej drogą elektroniczną do Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.Przygotowuje pismo do wnioskodawców oraz właściwego WWP wraz z załącznikami i dokumentacją projektową.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Niezwłocznie ZD-POKL, IP

10.11. KWOM-P/ZKWOM-P

– upoważniony przez DJ

Sprawdza poprawność pism:- jeżeli TAK: akceptuje i podpisuje pisma do wnioskodawców oraz WIS i właściwego WWP, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 8.

Niezwłocznie WWP

12. Sekretarz KOPS Przekazuje do właściwego WWP pismo wraz załącznikami oraz dokumentację projektową wniosku pozytywnie ocenionego merytorycznie skierowanego do dofinansowania.

Niezwłocznie WWP

13. Sekretarz KOPS Przekazuje 1 egz. zatwierdzonej Listy wniosków systemowych, które uzyskały pozytywny wynik oceny merytorycznej do WO

Niezwłocznie WO

14. KWIS Informacje o wynikach naboru publikuje/zamieszcza na stronie internetowej oraz w siedzibie Jednostki w publicznie dostępnym miejscu.

Niezwłocznie wnioskodawcy, WIS, WWP, WOKMS-P

2.7 Instrukcja dotycząca prowadzenia negocjacji z projektodawcą wnioskodawcą (dot. projektów konkursowych).

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Prawidłowe przeprowadzenie negocjacji w Wnioskodawcą

Zakres Instrukcji

Instrukcja swoim zakresem obejmuje Sekretarza KOP, Przewodniczącego KOP, Kierownika WOM-P oraz DJ / osobę upoważnioną zaangażowanych w:- przeprowadzenie negocjacji- uzupełnienie protokołu z oceny merytorycznej wniosku konkursowego w zakresie przeprowadzonych negocjacji

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieWzór protokołu z negocjacji ustnych przeprowadzonych z Wnioskodawcą.

Jednostki powiązane Wnioskodawcy, Członkowie KOP, DJ, ZD-POKL, WIS

64


Identyfikacja potrzeby przeprowadzenia negocjacji z Wnioskodawcą. Zatwierdzony protokół z przeprowadzenia oceny merytorycznej wniosków wraz z listą rankingową.Uzupełniony protokół w zakresie przeprowadzonych negocjacji

Wersja 28.11.2011.

Lp.Osoby

wykonującedziałanie



1. (Sekretarz KOP), WOM-P

Przekazuje Wnioskodawcy pismo o przyznaniu innej od wnioskowanej kwoty dofinansowania i możliwości podjęcia negocjacji (sporządzone zgodnie z pkt. 11 Instrukcji 2.5 dotyczącej oceny merytorycznej oraz wyboru projektów do dofinansowania (tryb konkursowy) w zakresie zaproponowanym przez oceniających projekt członków KOP.

W ciągu 10 dni (termin ten może być wydłużony do 15 dni) od daty zakończenia prac KOP (w przypadku konkursów otwartych) lub 40 dni (termin ten może zostać odpowiednio wydłużony) od daty zamknięcia konkursu (w przypadku konkursów zamkniętych)

Członek KOP, Wnioskodawca

2. Sekretarz KOP DJ lub upoważniona przez niego osoba do prowadzenia negocjacji), WOM-P

Otrzymuje od Wnioskodawcy pismo o podjęciu negocjacji:- jeżeli TAK: Przygotowuje w porozumieniu z oceniającymi projekt członkami KOP projekt odpowiedzi na pismo Wnioskodawcy, a w przypadku projektów objętych pomocą publiczną również z KWPP-P.Negocjacje mogą mieć charakter pisemny (zgodnie z kolejnymi punktami instrukcji) i/lub ustny. W przypadku negocjacji ustnych, Wnioskodawca jest zapraszany do MJWPU. Negocjacje prowadzone są przez DJ lub osobę przez niego upoważnioną. W wyniku przeprowadzonych negocjacji sporządzany jest Protokół z ustaleń. Po ew. otrzymaniu poprawionego wniosku o dofinansowanie projektu przejście do pkt. 10.- jeżeli NIE: Wnioskodawca nie podejmuje negocjacji i IOK podejmuje decyzję o niepodpisaniu umowy.

Wnioskodawca ma 5 dni od otrzymania pisma na podjęcie negocjacji

Członek KOP, KWOM-P

3. KWOM-P Sprawdza poprawność projektu pisma i akceptuje:- jeżeli TAK: parafuje/akceptuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; powrót do pkt. 2.


4. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwag i przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie DJ / osoba upoważniona


Zatwierdza pismo do Wnioskodawcy, - jeżeli TAK: akceptuje i podpisuje, pismo wysyłane jest do Wnioskodawcy- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 2

Niezwłocznie Wnioskodawca

6. Sekretarz KOP, WOM-P

Otrzymuje pismo Wnioskodawcy akceptujące proponowane zmiany: - jeżeli TAK: przygotowuje projekt pisma informującego Wnioskodawcę o przyjęciu projektu do dofinansowania i konieczności złożenia w ciągu 5 dni poprawionego wniosku o dofinansowanie- jeżeli NIE: przygotowuje projekt pisma informującego Wnioskodawcę o odrzuceniu projektu.Na podstawie przeprowadzonych negocjacji (ustnych lub pisemnych) tworzy Protokół zbiorczy z negocjacji, który parafuje/akceptuje ZD-POKL i przekazuje do podpisu/zatwierdzenia przez DJ.

Niezwłocznie (ale Wnioskodawca ma 5 dni od otrzymania pisma na akceptację lub odrzucenie proponowanych zmian)

KWOM-P

7. KWOM-P Sprawdza poprawność pisma i akceptuje:- jeżeli TAK: parafuje/akceptuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 6.


8. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwag i przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie


Sprawdza poprawność pisma i zatwierdza:- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza i pismo przesyłane jest do Wnioskodawcy - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 6.

Niezwłocznie Wnioskodawca, WWP, WIS

65

Lp.Osoby





Po otrzymaniu poprawionego wniosku o dofinansowanie projektu weryfikuje go pod kątem wprowadzonych przez Wnioskodawcę zmian.W metryce wniosku zawiera informację o zweryfikowaniu projektu pod kątem wprowadzonych zmian negocjacyjnych.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.Po akceptacji zmian przekazuje pismem dokumentację poprawionego wniosku z teczką projektu do właściwego WWP.

Niezwłocznie

11. KWOM-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma:- jeżeli TAK: podpisuje pismo i przekazuje do właściwego WWP.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; powrót do pkt. 10.

Niezwłocznie ZD-POKL, WIS, IP


Dołącza dokumentację do akt sprawy. Wniosek o dofinansowanie projektu przekazuje do PPW/WIS celem umieszczenia w MPW.

2.8. Instrukcje dotyczące postępowania odwoławczego po wniesieniu środka odwoławczego przez Wnioskodawcę

2.8.1. Instrukcja dotycząca postępowania odwoławczego w przypadku protestu złożonego przez Wnioskodawcę

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WODOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega DJ

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem postępowanie w przypadku protestu złożonego przez Wnioskodawcę

Zakres InstrukcjiRozpatrzenie protestu Wnioskodawcy, ew. przekazanie wniosku o dofinansowanie projektu do oceny formalnej lub merytorycznej, poinformowanie Wnioskodawcy o wynikach rozpatrzenia protestu.


11. Deklaracja poufności i bezstronności dla WOD_26.02.10.13. Karta weryfikacji protestu dla konkursów ogłoszonych przed 1 stycznia 2011 r.13a. Lista sprawdzająca do protestów dla konkursów ogłoszonych po 1 stycznia 2011 r.76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie

Zarządzenia i inne dokumenty wewn.

Zarządzenie Nr 38/08 Dyrektora MJWPU z dnia 12.05.2008r. w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 56/08 Dyrektora MJWPU z dnia 07.07.2008r. zmieniające Zarządzenie nr 38/08 w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 67/08 Dyrektora MJWPU z dnia 28.07.2008r. zmieniające Zarządzenie nr 38/08 w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 69/08 Dyrektora MJWPU z dnia 04.08.2008r. zmieniające Zarządzenie nr 38/08 w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 24/09 Dyrektora MJWPU z dnia 27.02.2009r. zmieniające zarządzenie w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 136/09 Dyrektora MJWPU z dnia 29.12.2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 25/10 Dyrektora MJWPU z dnia 23.02.2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.Zarządzenie Nr 36/11 Dyrektora MJWPU z dnia 19.04.2011 r. zmieniające zarządzenie w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL.

Jednostki powiązane Wnioskodawca, WWF-P, WOM-P, IP, IZ, IZ-e, KM, ZD-POKLProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymanie protestu wniesionego przez Wnioskodawcę.

Wysłanie do Wnioskodawcy podpisanego przez Dyrektora MJWPU pisma z informacją o wynikach rozpatrzenia protestu.

Wersja 27.03.2012

Lp.Osoby




1. Pracownik WOD Otrzymuje protest.Podpisuje deklarację poufności i bezstronności.

30 dni kalendarzowych od daty

KM, IP, WWF-P, WOM-P

66

Lp.Osoby




Wypełnia kartę weryfikacji protestu / listę sprawdzającą do protestu w celu sprawdzenia, czy protest podlega rozpatrzeniu. W przypadku gdy nie podlega, informuje Wnioskodawcę o pozostawieniu protestu bez rozpatrzenia. Otrzymuje od WWF-P lub WOM-P Wniosek, którego dotyczy protest. W toku prowadzonego postępowania odwoławczego kontaktuje się z KM i IZe mogącymi dostarczyć niezbędnej wiedzy gwarantującej obiektywne rozpatrzenie protestu. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji dokonuje oceny zasadności protestu. W przypadku protestów dotyczących oceny merytorycznej oraz w uzasadnionych przypadkach zasięga opinii zespołu doradczego. Przed przystąpieniem do rozpatrywania protestu, członkowie zespołu doradczego podpisują deklarację poufności i bezstronności.Opinię zespołu doradczego przedstawia w Informacji zawierającej rekomendację rozstrzygnięcia wraz z uzasadnieniem i na jej podstawie sporządza pismo do Wnioskodawcy z informacją o wynikach rozpatrzenia protestu i przedkłada do akceptacji KWOD.Protest nie podlega rozpatrzeniu w przypadku, gdy pomimo prawidłowego pouczenia został wniesiony:- po terminie, - w sposób niezgodny z pouczeniem,- do niewłaściwej instytucji.

wpływu protestu do MJWPU

2. KWOD Zatwierdza Informację zawierającą rekomendację rozstrzygnięcia protestu wraz z uzasadnieniem oraz pismo z rozstrzygnięciem protestu - Jeżeli tak: podpisuje;- Jeżeli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 1.

Niezwłocznie WOD

3. DJ Zatwierdza Informację zawierającą rekomendację rozstrzygnięcia protestu wraz z uzasadnieniem oraz pismo z rozstrzygnięciem protestu. - Jeżeli tak: podpisuje;- Jeżeli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 1.

Niezwłocznie WOD

4. Pracownik WOD Wysyła do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty na adres przez Niego wskazany podpisane przez Dyrektora MJWPU pismo zawierające rozstrzygnięcie protestu.

Niezwłocznie Wnioskodawca

5. Pracownik WOD Jeżeli protest został uznany za zasadny, pismem wewnętrznym przekazuje do WWF-P lub WOM-P: Wniosek, protest, informację zawierającą uzasadnienie przywrócenia Wniosku do procedury oceny i inne dokumenty mające znaczenie dla rozstrzygnięcia protestu, celem dokonania ponownej oceny formalnej lub merytorycznej zgodnie z instrukcjami nr 2.4 i nr 2.5. W przypadku protestu dotyczącego oceny merytorycznej zmienia status wniosku w KSI na „w trakcie oceny”.Jeżeli protest został uznany za niezasadny, umieszcza w aktach sprawy Wniosku, protest, pismo do Wnioskodawcy i inne dokumenty mające znaczenie dla rozstrzygnięcia protestu.

Niezwłocznie WWF-P, WOM-P

6. Pracownik WOD Prowadzi stały monitoring rejestru środków odwoławczych i kontrolę terminów wynikających z Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w odniesieniu do złożonych protestów. Informuje KWOD o zbliżającym się terminie rozpatrzenia protestu. W przypadku, gdy zbliża się termin rozpatrzenia środka odwoławczego a pracownika odpowiedzialnego za jego rozpatrzenie nie ma w pracy (np. z powodu choroby, szkolenia, urlopu) przedmiotowy protest przekazywany jest innemu pracownikowi, który jest w stanie zapewnić terminową odpowiedź na pismo. Przedmiotowa czynność wynika z zapisów zakresów obowiązków pracowników.

Codziennie KWOD

7. Pracownik WOD Przekazuje w formie pisemnej oraz elektronicznej do KWOKMS-P (d/w ZD-POKL) informację o liczbie protestów złożonych i rozpatrzonych przez WOD w danym półroczu.

Do 5-ego dnia miesiąca następującego po zakończeniu półrocza, którego informacja dotyczy.

KWOKMS-P, ZD-POKL

67

2.8.2 Instrukcja dotycząca odwołania składanego przez Wnioskodawcę do wiadomości MJWPU po negatywnym rozpatrzeniu protestu

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WODOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega DJ.

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem postępowanie w przypadku złożenia przez Wnioskodawcę odwołania do wiadomości MJWPU.

Zakres Instrukcji Otrzymanie odwołania/wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, odpowiedź wnioskodawcy na złożone odwołanie/wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane Wnioskodawca, WWF-P, WOM-PProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymanie od Wnioskodawcy odwołania.

Proces kończy się dołączeniem odwołania do akt sprawy.

Wersja 28.10.11

Lp.




1. Pracownik WOD

Otrzymuje odwołanie i wpina do właściwej teczki projektu.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

Niezwłocznie KWOD, WWF-P, WOM-P

2.8.3 Instrukcja dotycząca oryginału odwołania składanego przez Wnioskodawcę do MJWPU po negatywnym rozpatrzeniu protestu

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WODOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega DJ.

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem postępowanie w przypadku złożenia przez Wnioskodawcę oryginału odwołania do MJWPU.

Zakres Instrukcji Otrzymanie odwołania, przekazanie odwołania do IP.Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane WnioskodawcaProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymanie od Wnioskodawcy odwołania.

Przekazanie odwołania do IP.

Wersja 15.11.2011

Lp.




1. Pracownik WOD

Otrzymuje odwołanie.Przygotowuje pismo z informacją o przekazaniu odwołania wg właściwości do IP, parafuje.

Niezwłocznie KWOD

2. KWOD Zatwierdza pismo z informacją o przekazaniu odwołania wg właściwości do IP,- jeżeli TAK: podpisuje, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi - i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ

3. DJ Zatwierdza pismo z informacją o przekazaniu odwołania wg właściwości do IP,- jeżeli TAK: podpisuje, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi - i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie KWOD

4. Pracownik Wysyła podpisane przez DJ pismo z informacją o przekazaniu Niezwłocznie DJ

68

WOD odwołania wg właściwości do IP.Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.

2.8.4 Instrukcja dotycząca postępowania z rozstrzygnięciem odwołania przez IP PO KL

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WODOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega DJ

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem postępowanie w przypadku złożenia przez Wnioskodawcę odwołania.

Zakres Instrukcji Otrzymanie pisma od IP i ew. przekazanie do ponownej ocenyZałączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane WWF-P, WOM-P, IP


Otrzymanie z IP pisma informującego o wyniku rozpatrzenia odwołania.

Przekazanie podpisanego przez KWOD pisma do WWF-P / WOM-P z informacją o rozstrzygnięciu.

Wersja 15.11.2011




1. Pracownik WOD Otrzymuje:- pismo informujące o wyniku rozpatrzonego odwołania wraz z uzasadnieniem,- pismo informujące o pozostawieniu odwołania bez rozpatrzenia (wraz z uzasadnieniem) – dołączenie pisma z IP a/a.Jeśli odwołanie zostało rozpatrzone na korzyść Wnioskodawcy w przypadku oceny formalnej – przygotowuje pismo do WWF-P kierujące Wniosek do ponownej oceny formalnej – instrukcja nr 2.4.Jeśli odwołanie zostało rozpatrzony na korzyść Wnioskodawcy w przypadku oceny merytorycznej – przygotowuje pismo do WOM-P, kierujące Wniosek do ponownej oceny merytorycznej - instrukcja nr 2.5.Zmienia status Wniosku w KSI na „w trakcie oceny”.Oryginały w/w dokumentów wpina do właściwej teczki projektu..Uzupełnia Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie

Niezwłocznie IP, WWF-P, WOM-P

2. WWF-P/ WOM-P Dokonują weryfikacji formalnej lub merytorycznej zgodnie z instrukcjami 2.4 i 2.5 oraz Zasadami dokonywania wyboru projektów PO KL.

formalna - w ciągu 14 dni od daty wydania pozytywnego rozstrzygnięcia odwołania;merytoryczna – w ciągu 21 dni od daty wydania pozytywnego rozstrzygnięcia odwołania

WOD

2.9 Instrukcja dotycząca trybu uruchamiania rezerwy finansowej na odwołania wskutek pozytywnie rozstrzygniętego środka odwoławczego.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOM-P Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcjiOkreślenie trybu uruchamiania rezerwy finansowej na odwołania wskutek pozytywnie rozstrzygniętego środka odwoławczego z zachowaniem zasady równego traktowania wnioskodawców.

69

Zakres InstrukcjiUtworzenie rezerwy finansowej, weryfikacja otrzymanej liczby punktów na etapie oceny merytorycznej w kontekście przyznania dofinansowania z rezerwy finansowej przeznaczonej na odwołania, poinformowanie Beneficjenta o wyniku oceny merytorycznej przeprowadzonej w wyniku pozytywnego rozstrzygnięcia procedury odwoławczej.

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane DJ, WWP, WOKMS-P, KOP, Wnioskodawcy


Ogłaszanie konkursu / pozytywna ocena merytoryczna wniosku po przeprowadzonej procedurze odwoławczej.Poinformowanie Beneficjenta o wyniku oceny merytorycznej przeprowadzonej w wyniku procedury odwoławczej.

Wersja 30.05.2012

Lp.

Osobywykonujące działanie



1. WOM-P IOK tworzy rezerwę finansową w wysokości 5% alokacji z przeznaczeniem na ewentualne odwołania Wnioskodawców rozpatrzone zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej w tej sprawie, której wartość podaje w dokumentacji konkursowej. W uzasadnionych przypadkach, wysokość rezerwy finansowej może ulec zmianie.

przed ogłoszeniem konkursu

WOKMS-P

A. Konkursy w trybie otwartym2. WOM-P Po zakończonej ocenie merytorycznej danego wniosku

o dofinansowanie realizacji projektu, przygotowuje informacje, która zawiera dane na temat wniosku oraz wskazuje: liczbę uzyskanych punktów, czy wniosek został przywrócony do oceny na skutek środka odwoławczego czy przyznano lub nie dofinansowanie. Informacja jest tworzona na bieżąco, każdorazowo jest akceptowana i zatwierdzana przez Dyrektora IOK w postaci listy wniosków skierowanych do ponownej oceny merytorycznej po środku odwoławczym w skutek pozytywnego rozstrzygnięcia procedury odwoławczej. Ww. informacja podawana jest do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej IOK co najmniej raz w miesiącu. W terminie 10 dni roboczych od daty zakończenia prac KOP informuje Beneficjenta w piśmie: a. o przyjęciu projektu do realizacji z wnioskowaną kwotą dofinansowania; b. o poddaniu procedurze negocjacji- dla projektu, który uzyskał co najmniej taką samą liczbę punktów, która warunkowała przyjęcie do realizacji wniosku znajdującego się na liście rankingowej dla danej rundy konkursu otwartego, a jednocześnie środki rezerwy finansowej na procedurę odwoławczą są wystarczające;

c. o poddaniu procedurze negocjacji, w celu zmniejszenia budżetu projektu i/lub zakresu działań przewidzianych w projekcie - jeśli wnioskowane dofinansowanie projektu nie przekracza 125% wolnej kwoty środków rezerwy;d. o nieotrzymaniu dofinansowania - dla projektu, który nie otrzymał pozytywnej oceny merytorycznej lub nie uzyskał przynajmniej takiej liczby punktów, która warunkowałaby przyjęcie go do realizacji znajdującego się na liście rankingowej dla danej rundy konkursu otwartego.

Przy przyjmowaniu do dofinansowania projektów, które uzyskały co najmniej taką liczbę punktów, która warunkowała przyjęcie do realizacji wniosku znajdującego się na liście rankingowej dla danej rundy konkursu otwartego, w pierwszej kolejności bierze się pod uwagę projekty najwyżej ocenione oraz moment zatwierdzenia przez Dyrektora MJWPU listy wniosków skierowanych do ponownej oceny merytorycznej po środku odwoławczym powstałej na skutek pozytywnego rozstrzygnięcia procedury odwoławczej a także inne okoliczności, które były brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu dofinansowania w ramach właściwego KOP zorganizowanego w danej rundzie konkursu

Niezwłocznie KOP, Beneficjent

70

Lp.




otwartego.3. WOM-P Wystosowuje pismo do właściwego WWP oraz do wiadomości

WOKMS-P w celu uzyskania informacji o wolnych środkach umożliwiających dofinansowanie wszystkich pozytywnie ocenionych wniosków, które w wyniku ponownej oceny w ramach procedury odwoławczej uzyskały liczbę punktów, uprawniającą do przyznania dofinansowania. W piśmie wskazuje Działanie/Poddziałanie PO KL, którego konkurs dotyczył oraz ilość i wartość środków potrzebnych do zakontraktowania projektów po środku odwoławczym.

Niezwłocznie WWP

4. WWP Na podstawie pisma WOM-P dokonuje analizy dostępności środków przy wykorzystaniu tabeli monitorującej wykorzystanie alokacji w woj. mazowieckim opartej na algorytmie wynikającym z obowiązujących Zasad finansowania w ramach PO KL. Pod uwagę brana jest wartość pozostała do zakontraktowania pomniejszona o wartość projektów będących w fazie kontraktacji oraz projektów/naborów systemowych. Wynik analizy przekazuje w formie pisemnej do WOM-P oraz do wiadomości WOKMS-P.

Niezwłocznie

5. WOKMS-P 1) W przypadku dostępności środków w odpowiedniej wysokości na zakontraktowanie projektów po środku odwoławczym, na podstawie pism WOM-P i WWP sporządza pismo do IP informujące, że w ramach danego konkursu do zakontraktowania zostaną skierowane projekty, które otrzymały liczbę punktów kwalifikującą ich do uzyskania dofinansowania oraz, że z uwagi na fakt iż została wyczerpana rezerwa finansowa na procedurę odwoławczą, projekty zostaną sfinansowane z dostępnej kwoty alokacji w ramach danego Działania / Poddziałania.2) W przypadku, gdy z informacji WWP wynika, że kwota środków dostępna do wykorzystania (pomniejszona o wartość projektów będących w trakcie kontraktacji oraz wartość projektów/naborów systemowych w ramach danego Działania/Poddziałania) nie jest wystarczająca do sfinansowania wszystkich projektów po środku odwoławczym, które powinny uzyskać dofinansowanie wypracowuje wraz z ZD-POKL, WOM-P oraz właściwym WWP stanowisku w sprawie ewentualnej propozycji realokacji środków w ramach Priorytetu. Pod uwagę brana jest m. in. wartość dostępnej alokacji, wartość osiągniętych wskaźników oraz montaż finansowy obowiązujący w danym Działaniu / Poddziałaniu.Sporządza pismo do IP informujące o zaistniałej sytuacji i zawierające rekomendację IP2 w tym zakresie, tj.:- uzasadnienie dla realokacji środków w celu sfinansowania projektów po środku odwoławczym wskazując jednocześnie kwoty alokacji oraz Działania / Poddziałania, w ramach których przenoszone są środki;- brak uzasadnienia dla działania polegającego na realokacji środków pomiędzy Działaniami / Poddziałaniami.

w terminie 10 dni roboczych

ZD-POKL, WWP, WOM-P, IP

6. WOM-P Przekazuje wytypowane projekty po środku odwoławczym do WWP w sytuacji:1) stwierdzenia dostępności środków w ramach aktualnej alokacji środków dostępnej do wykorzystania w danym Działaniu / Poddziałaniu;2) otrzymania stanowiska IP o zaakceptowaniu propozycji realokowania środków pomiędzy Działaniami / Poddziałaniami.W pozostałych przypadkach, projekty które nie kwalifikują się do dofinansowania z powodu braku dostępnych środków na Działanie/ Poddziałanie podlegają archiwizacji zgodnie z instrukcją 2.17 Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji związanej z procedurą wyboru projektów do dofinansowania.

Niezwłocznie WWP, WOKMS-P, IP

71

Lp.




7.

8.

9. WOM-P W przypadku, gdy Beneficjent zrezygnuje z możliwości otrzymania dofinansowania po pozytywnym rozstrzygnięciu procedury odwoławczej, dofinansowany może zostać projekt, który uzyskał co najmniej taką liczbę punktów, która warunkowała przyjęcie do realizacji wniosku znajdującego się na liście rankingowej dla danej rundy konkursu otwartego, a jednocześnie środki rezerwy na procedurę odwoławczą nie były poprzednio wystarczające.Dofinansowanie przyznawane jest zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. 2 Instrukcji.Beneficjent jest informowany o przyjęciu projektu do dofinansowania zgodnie z pkt. 2 lit. a, b i c.


10. WOM-P W przypadku niewykorzystania środków rezerwy na procedurę odwoławczą w danej rundzie konkursu otwartego, niewykorzystane środki zwiększają łączną kwotę rezerwy na kolejne rundy tego konkursu. W przypadku niewykorzystania środków rezerwy na procedurę odwoławczą w ostatniej rundzie konkursu otwartego, niewykorzystane środki rezerwy na procedurę odwoławczą mogą zostać wykorzystane na dofinansowanie projektów, które nie otrzymały dofinansowania z głównej puli tego konkursu. W przypadku niewykorzystania środków rezerwy na procedurę odwoławczą z głównej puli danego konkursu otwartego, niewykorzystane środki zwiększają całkowitą pulę kolejnego konkursu, ogłaszanego w roku kalendarzowym dla danego Działania/ Poddziałania. W przeciwnym przypadku powiększają one kwotę alokacji przeznaczonej na następny konkurs organizowany w kolejnym roku kalendarzowym.

Niezwłocznie

B. Konkursy w trybie zamkniętym

2. WOM-P Po zakończonej ocenie merytorycznej danego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, przygotowuje informację, która zawiera dane na temat wniosku oraz wskazuje: liczbę uzyskanych punktów, czy wniosek został przywrócony do oceny na skutek środka odwoławczego czy przyznano lub nie dofinansowanie. Informacja jest tworzona na bieżąco, każdorazowo jest akceptowana i zatwierdzana przez Dyrektora IOK i zatwierdzana przez Zarząd Województwa Mazowieckiego w postaci listy wniosków skierowanych do ponownej oceny merytorycznej po środku odwoławczym w skutek pozytywnego rozstrzygnięcia procedury odwoławczej. Ww. informacja podawana jest do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej IOK co najmniej raz w miesiącu.

W terminie 10 dni roboczych od daty zakończenia prac KOP informuje Beneficjenta w piśmie:

a. o przyjęciu do realizacji z wnioskowaną kwotą dofinansowania,

b. o poddaniu procedurze negocjacji- dla projektu, który uzyskał co najmniej taką samą liczbę punktów, która warunkowała przyjęcie do realizacji wniosku znajdującego się na liście rankingowej dla konkursu zamkniętego, a jednocześnie środki rezerwy finansowej na procedurę odwoławczą są wystarczające

c. o poddaniu procedurze negocjacji, w celu zmniejszenia budżetu projektu i/lub zakresu działań przewidzianych w projekcie - jeśli wnioskowana wartość projektu nie przekracza 125% wolnej kwoty środków rezerwy;

d. o nieotrzymaniu dofinansowania. - dla projektu, który nie otrzymał pozytywnej oceny merytorycznej lub nie uzyskał przynajmniej takiej liczby punktów, która warunkowałaby przyjęcie go do realizacji znajdującego się na liście rankingowej dla konkursu zamkniętegoPrzy przyjmowaniu do dofinansowania projektów, które uzyskały co najmniej taką liczbę punktów, która warunkowała przyjęcie do realizacji wniosku znajdującego się na liście rankingowej dla

w terminie 21 dni od pozytywnego rozstrzygnięcia protestu

KOP, Beneficjent

72

Lp.




konkursu zamkniętego, w pierwszej kolejności bierze się pod uwagę projekty najwyżej ocenione oraz moment zatwierdzenia przez Dyrektora MJWPU listy wniosków skierowanych do ponownej oceny merytorycznej po środku odwoławczym powstałej na skutek pozytywnego rozstrzygnięcia procedury odwoławczej a także inne okoliczności, które były brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu dofinansowania w ramach właściwego KOP w konkursie zamkniętym.

3. WOM-P Wystosowuje pismo do właściwego WWP oraz do wiadomości WOKMS-P w celu uzyskania informacji o wolnych środkach umożliwiających dofinansowanie wszystkich pozytywnie ocenionych wniosków, które w wyniku ponownej oceny w ramach procedury odwoławczej uzyskały liczbę punktów, uprawniającą do przyznania dofinansowania. W piśmie wskazuje Działanie/Poddziałanie PO KL, którego konkurs dotyczył oraz ilość i wartość środków potrzebnych do zakontraktowania projektów po środku odwoławczym.

Niezwłocznie WWP

4. WWP Na podstawie pisma WOM-P dokonuje analizy dostępności środków przy wykorzystaniu tabeli monitorującej wykorzystanie alokacji w woj. mazowieckim opartej na algorytmie wynikającym z obowiązujących Zasad finansowania w ramach PO KL. Wynik analizy przekazuje w formie pisemnej do WOM-P. Pod uwagę brana jest wartość pozostała do zakontraktowania pomniejszona o wartość projektów będących w fazie kontraktacji oraz projektów/naborów systemowych. Wynik analizy przekazuje w formie pisemnej do WOM-P oraz do wiadomości WOKMS-P.

Niezwłocznie

5. WOKMS-P 1) W przypadku dostępności środków w odpowiedniej wysokości na zakontraktowanie projektów po środku odwoławczym, na podstawie pism WOM-P i WWP sporządza pismo do IP informujące, że w ramach danego konkursu do zakontraktowania zostaną skierowane projekty, które otrzymały liczbę punktów kwalifikującą ich do uzyskania dofinansowania oraz, że z uwagi na fakt iż została wyczerpana rezerwa finansowa na procedurę odwoławczą, projekty zostaną sfinansowane z dostępnej kwoty alokacji w ramach danego Działania / Poddziałania.2) W przypadku, gdy z informacji WWP wynika, że kwota środków dostępna do wykorzystania (pomniejszona o wartość projektów będących w trakcie kontraktacji oraz wartość projektów/naborów systemowych w ramach danego Działania/Poddziałania) nie jest wystarczająca do sfinansowania wszystkich projektów po środku odwoławczym, które powinny uzyskać dofinansowanie wypracowuje wraz z ZD-POKL, WOM-P oraz właściwym WWP stanowisku w sprawie ewentualnej propozycji realokacji środków w ramach Priorytetu. Pod uwagę brana jest m. in. wartość dostępnej alokacji, wartość osiągniętych wskaźników oraz montaż finansowy obowiązujący w danym Działaniu / Poddziałaniu.Sporządza pismo do IP informujące o zaistniałej sytuacji i zawierające rekomendację IP2 w tym zakresie, tj.:- uzasadnienie dla realokacji środków w celu sfinansowania projektów po środku odwoławczym wskazując jednocześnie kwoty alokacji oraz Działania / Poddziałania, w ramach których przenoszone są środki;- brak uzasadnienia dla działania polegającego na realokacji środków pomiędzy Działaniami / Poddziałaniami.

w terminie 10 dni roboczych

ZD-POKL, WWP, WOM-P, IP

6. WOM-P Przekazuje wytypowane projekty po środku odwoławczym do WWP w sytuacji:1) stwierdzenia dostępności środków w ramach aktualnej alokacji środków dostępnej do wykorzystania w danym Działaniu / Poddziałaniu;2) otrzymania stanowiska IP o zaakceptowaniu propozycji realokowania środków pomiędzy Działaniami / Poddziałaniami.

Niezwłocznie WWP, WOKMS-P, IP

73

Lp.




W pozostałych przypadkach, projekty które nie kwalifikują się do dofinansowania z powodu braku dostępnych środków na Działanie/ Poddziałanie podlegają archiwizacji zgodnie z instrukcją 2.17 Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji związanej z procedurą wyboru projektów do dofinansowania.

7.

8. WOM-P W przypadku, gdy Beneficjent zrezygnuje z możliwości otrzymania dofinansowania po przejściu procedury odwoławczej oraz uzyskaniu pozytywnej ocenie merytorycznej, dofinansowany może zostać projekt, który uzyskał co najmniej taką liczbę punktów, która warunkowała przyjęcie do realizacji wniosku znajdującego się na liście rankingowej dla konkursu zamkniętego, a jednocześnie środki rezerwy na procedurę odwoławczą nie były poprzednio wystarczające.Dofinansowanie przyznawane jest zgodnie z zasadami opisanymi w pkt.2 Instrukcji.Beneficjent jest informowany o przyjęciu projektu do dofinansowania zgodnie z pkt. 2lit. a, b i c.


9. WOM-P W przypadku niewykorzystania środków rezerwy na procedurę odwoławczą w danym konkursie zamkniętym, niewykorzystane środki rezerwy na procedurę odwoławczą mogą zostać wykorzystane na dofinansowanie projektów, które nie otrzymały dofinansowania z głównej puli tego konkursu. W przypadku niewykorzystania środków rezerwy na procedurę odwoławczą z głównej puli danego konkursu zamkniętego, niewykorzystane środki zwiększają całkowitą pulę kolejnego konkursu, ogłaszanego w roku kalendarzowym dla danego Działania/ Poddziałania. W przeciwnym przypadku powiększają one kwotę alokacji przeznaczonej na następny konkurs organizowany w kolejnym roku kalendarzowym.

Niezwłocznie

74

2.10 Instrukcje podpisywania umów o dofinansowanie projektów (tryb konkursowy)/umów ramowych.

METRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji KWWP

Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.Cel instrukcji Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL.

Zakres InstrukcjiWeryfikacja załączników, przygotowanie i podpisanie umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL, zdeponowanie zabezpieczenia w skrytce bankowej, wprowadzenie danych do LSI / KSI.


12. Deklaracja poufności i bezstronności dla OPR/ZOPR.14. Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL.(po 01.01.2011 roku dla projektów wyłonionych w konkursach 2010 roku obowiązuje wzór umowy stanowiący załącznik do Dokumentacji Konkursowej, chyba że Beneficjent wyraził pisemną wolę podpisania umowy na nowym wzorze obowiązujący po 01.01.2011 roku).14A. Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL – dla projektów innowacyjnych. (po 01.01.2011 roku dla projektów wyłonionych w konkursach 2010 roku obowiązuje wzór umowy stanowiący załącznik do Dokumentacji Konkursowej, chyba że Beneficjent wyraził pisemną wolę podpisania umowy na nowym wzorze obowiązujący po 01.01.2011 roku)15a i b. Lista kontrolna do umowy o dofinansowanie projektu (wzór 15b obowiązuje dla Beneficjentów, którzy realizują projekty na podstawie zasad SR PO KL obowiązujących od 01.01.2011 r.)16. Wzór Umowy ramowej.17. Lista kontrolna do umowy ramowej.18. Preferowane formy zabezpieczeń dla poszczególnych form prowadzonej przez

Beneficjenta działalności.19. Rejestr zabezpieczeń w ramach PO KL.19a. Protokół przekazania i odbioru zabezpieczenia.20. Wzór weksla (wraz z deklaracją wekslową).76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie

Jednostki powiązane WOKMS-P, WRP, WPA, ZD-F, ZD-POKL, DJ, Beneficjent, IP


Otrzymanie od WOM-P informacji o wnioskach przyjętych do dofinansowania.

Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu, akceptacja zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

Wersja 28.12.2011




Tryb A – Podpisanie umowy przekazanej drogą pocztową

1. KWWP Na podstawie pisma od KWOM-P, do którego załączona jest dokumentacja projektowa zawierająca informację o dodatkowych punktach przyznanych na etapie oceny merytorycznej za spełnienie kryteriów strategicznych w danym konkursie, KWWP przydziela wnioski OPR/ZOPR.

Niezwłocznie

KWOM-P, OPR/ZOPRZD-POKL

2. OPR/ZOPR, WWP

OPR/ZOPR po przydzieleniu mu wniosku podpisuje deklarację poufności i bezstronności, którą załącza do dokumentacji projektowej.Załączniki:Deklaracja poufności i bezstronności dla OPR/ZOPR.W przypadku nie podpisania przez OPR/ZOPR Deklaracji poufności i bezstronności wniosek przydzielony zostaje kolejnemu OPR/ZOPR (pkt. 1).Na podstawie Rejestru dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie weryfikuje kompletność przekazanej dokumentacji. Od momentu otrzymania dokumentacji wniosku aż do zamknięcia projektu prowadzi uzupełnia Rejestr dokumentów o kolejne dokumenty wytworzone podczas realizacji projektu.

2 dni Beneficjent

3. OPR/ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta załączniki wymagane do podpisania umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej. Weryfikuje otrzymane załączniki pod względem zgodności z wnioskiem o dofinansowanie projektu.

1 dzień Beneficjent

75




4. OPR/ ZOPR, WWP

Przygotowuje 2 egzemplarze umowy wg obowiązującego wzoru (wraz z załącznikami), zależnie od rodzaju projektu.Umowa podlega weryfikacji z wykorzystaniem właściwej listy kontrolnej.Załączniki:Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie Projektu w PO KLWzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL – dla projektów innowacyjnych.Lista kontrolna do umowy o dofinansowanie projektu Wzór Umowy ramowejLista kontrolna do umowy ramowejParafuje jeden egz. umowy wraz z załącznikami i przekazuje do KWWP.Przygotowuje i parafuje pismo przekazujące projekt umowy wraz z załącznikami oraz dokumentacją statutową Beneficjenta do WRP.

3 dni WRP

5. KWWP Weryfikuje i zatwierdza sporządzone pismo, przygotowany projekt egzemplarza umowy wraz z listą kontrolą: - jeżeli TAK: parafuje dwa egz. umowy wraz z załącznikami,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).Dokument przekazywany jest do WRP.

Niezwłocznie

WRP

6. WRP Dokonuje sprawdzenia treści umowy pod względem prawno - legislacyjnym, - jeżeli TAK: parafuje egzemplarz umowy na każdej stronie,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).Dokument przekazywany jest do WPA.

Niezwłocznie

WPA

7. Stanowisko ds. planowania i analiz, WPA

Otrzymuje egzemplarz umowy parafowany na każdej stronie przez OPR/ZOPR, KWWP i WRP. Dokonuje weryfikacji umowy pod względem zgodności z planem finansowym,- jeżeli TAK: parafuje egzemplarz umowy na każdej stronie i przekazuje egz. umowy do KWPA,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).

1 dzień KWPA

8. KWPA Sprawdza poprawność weryfikacji umowy pod względem zgodności z planem finansowym,- jeżeli TAK: podpisuje egzemplarz umowy na ostatniej stronie i przekazuje egz. do ZD-F,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

ZD-F

9. ZD-F Akceptuje egzemplarz umowy, - jeżeli TAK: każdej podpisuje na ostatniej stronie i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

OPR?ZOPR

10. OPR/ZOPR Otrzymuje podpisany przez ZD-F egzemplarz umowy o dofinansowanie / umowy ramowej. Przygotowuje i parafuje pismo do Beneficjenta.

W piśmie wyznacza się Beneficjentowi termin 3 dni na podpisanie i parafowanie (przez upoważnioną/e osobę/y go reprezentującą/e) oraz odesłanie obu egzemplarzy umowy (wraz z załącznikami).

1 dzień ZD-F

11. KWWP – upoważniony przez DJ

Sprawdza i zatwierdza sporządzone pismo oraz kompletność załączonych dokumentów:- jeżeli TAK: podpisuje pismo;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 10.Pismo, za potwierdzeniem odbioru, wysyłane jest do Beneficjenta.

Niezwłocznie

Beneficjent

12. OPR / ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta podpisane i opatrzone parafami na każdej stronie przez osoby upoważnione do jego reprezentowania 2 egzemplarze umowy (wraz z załącznikami), które weryfikuje pod względem formalnym (weryfikacja pod względem osób uprawnionych do reprezentacji).

Przekazuje 2 egzemplarze umowy wraz z załącznikami do DJ/ZD-POKL.

2 dni DJ / ZD-POKL, KWWP

13. DJ / ZD-POKL Zatwierdza umowę,- jeżeli TAK: podpisuje, uzupełnia treść umowy o datę jej zawarcia i przekazuje do OPR/ZOPR;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

1 dzieńNiezwłocznie

OPR/ZOPR

14. OPR/ZOPR, WWP

Kopia umowy przekazywana jest w formie elektronicznej na folder udostępniony do WPA i IP.Wprowadza niezbędne informacje dot. umowy do LSI i KSI.Przygotowuje i parafuje pismo do Beneficjenta, załącza przeznaczony dla beneficjenta egzemplarz umowy wraz z załącznikami.

Niezwłocznie

WPA, KWWP – upoważniony przez DJ, IP

76





Sprawdza i zatwierdza sporządzone pismo oraz kompletność załączonych dokumentów:- jeżeli TAK: podpisuje pismo;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 14.Pismo wraz z egzemplarzem umowy o którym mowa w pkt. 14, za potwierdzeniem odbioru, wysyłane jest do Beneficjenta.

Niezwłocznie

Beneficjent

16. OPR/ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy w terminie ustalonym na etapie jej podpisywania zgodnym z harmonogramem miesięcznym konwojów przygotowanym przez WOKMS-P.Przekazuje do WRP kserokopię zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy celem weryfikacji formalno-prawnej.Zabezpieczenie ustanawiane jest zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych z późn. zm.)Przy ustalaniu formy zabezpieczenia wykorzystuje się:

Załączniki:Wzór weksla In blanco (wraz z deklaracją wekslową)Preferowane formy zabezpieczeń dla poszczególnych form prowadzonej przez Beneficjenta działalności.

Wypełnia kol. 1-9 Protokołu przekazania i odbioru zabezpieczenia oraz przekazuje oryginał zabezpieczenia do WOKMS-P.Zabezpieczenie przekazywane jest w otwartej kopercie, która do sprawdzeniu zawartości zostaje zaklejona i parafowana przez OPR i pracownika WOKMS-P.

Załącznik:19a. Protokół przekazania i odbioru zabezpieczenia.

Protokół przekazuje do WOKMS-P w formie papierowej.

Niezwłocznie

Beneficjent, WRP. WOKMS-P

17. WRP Otrzymuje kserokopię zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.Weryfikuje zabezpieczenie pod względem formalno – prawnym,- jeżeli TAK: parafuje/zatwierdza i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przekazuje je do OPR/ZOPR.

Niezwłocznie

WWP

18. OPR/ZOPR Otrzymuje kserokopię zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu zatwierdzoną przez WRP i umieszcza ją w teczce projektu.Przekazuje do Beneficjenta informację o akceptacji przedstawionego zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu.Sporządza dyspozycję płatności pierwszej transzy dotacji rozwojowej w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu.Przejście do instrukcji 4.3W przypadku zgłoszenia przez WRP uwag do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy kontaktuje się z Beneficjentem wzywając go do złożenia zabezpieczenia we właściwej formie (pkt. 16-18).

Niezwłocznie

Beneficjent, WOKMS-P

19. Pracownik WOKMS-P

Wprowadza dane dot. zabezpieczeń do Rejestru zabezpieczeń w ramach PO KL. Załącznik:19. Rejestr zabezpieczeń w ramach PO KLOryginały zabezpieczeń deponuje w skrytce bankowej (korzystając z konwoju).Zasady postępowania z zabezpieczeniami prawidłowej realizacji umów o dofinansowanie projektów reguluje Zarządzenie Dyrektora w sprawie przyjmowania, transportu i deponowania papierów wartościowych (w wersji aktualnie obowiązującej).

Niezwłocznie

Bank


Na podstawie Rejestru zabezpieczeń sporządza miesięczną informację o zabezpieczeniach przychodzących i wychodzących i przekazuje ją do WK w celu zaksięgowania.

Do dnia 5-go roboczego każdego miesiąca

WK

21. OPR / ZOPR Dołącza dokumentację do akt sprawy. Niezwłocznie

Tryb B – Podpisanie umowy na terenie Jednostki1. KWWP Na podstawie pisma od KWOM-P, do którego załączona jest

dokumentacja projektowa KWWP przydziela wnioski OPR/ZOPR. Niezwłocznie

ZW, OPR/ZOPR,ZD-POKL

77




2. OPR/ZOPR, WWP

OPR/ZOPR po przydzieleniu mu wniosku podpisuje deklarację poufności i bezstronności, którą załącza do dokumentacji projektowej.Załączniki:Deklaracja poufności i bezstronności OPR/ZOPR.W przypadku nie podpisania przez OPR/ZOPR Deklaracji poufności i bezstronności wniosek przydzielony zostaje kolejnemu OPR/ZOPR (pkt. 1).

2 dni Beneficjent

3. OPR/ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta załączniki wymagane do podpisania umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej. Weryfikuje otrzymane załączniki pod względem zgodności z wnioskiem o dofinansowanie projektu.

2 dni Beneficjent

4. OPR/ ZOPR, WWP

Przygotowuje 2 egzemplarze umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej wg obowiązującego wzoru (wraz z załącznikami). Umowa podlega weryfikacji z wykorzystaniem właściwej listy kontrolnej.Załączniki:Wzór Umowy o Dofinansowanie Projektu w PO KLLista kontrolna do umowy o dofinansowanie projektu Wzór Umowy ramowejLista kontrolna do umowy ramowejParafuje dwa egz. wraz z załącznikami i przekazuje do KWWP.Przygotowuje i parafuje pismo przekazujące projekt umowy wraz z załącznikami oraz dokumentacją statutową Beneficjenta do WRP.

1 dzień WRP

5. KWWP Sprawdza i zatwierdza sporządzone pismo poprawność otrzymanej umowy wraz z załącznikami, - jeżeli TAK: podpisuje pismo oraz parafuje dwa egz. umowy wraz z załącznikami,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).Dokument przekazywany jest do WRP.

Niezwłocznie

WRP

6. WRP Dokonuje sprawdzenia treści umowy pod względem prawno - legislacyjnym, - jeżeli TAK: parafuje egzemplarz umowy na każdej stronie,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).Dokument przekazywany jest do WPA.

Niezwłocznie

WPA


Otrzymuje egzemplarz umowy parafowany na każdej stronie przez OPR/ZOPR, KWWP i WRP. Dokonuje weryfikacji umowy pod względem zgodności z planem finansowym,- jeżeli TAK: parafuje egzemplarz umowy na każdej stronie i przekazuje egz. umowy do KWPA,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 (bez parafowania).

1 dzień KWPA

8. KWPA Sprawdza poprawność weryfikacji umowy pod względem zgodności z planem finansowym,- jeżeli TAK: podpisuje egzemplarz umowy na ostatniej stronie i przekazuje egz. do ZD-F,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

ZD-F

9. ZD-F Akceptuje egzemplarz umowy, - jeżeli TAK: podpisuje na ostatniej stronie i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

ZD-POKL / DJ, OPR, ZOPR

10. OPR/ZOPR Przekazuje komplet umów do DZ/ZD-POKL. Niezwłocznie

DJ / ZD-POKL

11. DJ / ZD-POKL Zatwierdza umowę o dofinansowanie / umowę ramową:- jeżeli TAK: podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

OPR/ZOPR

12. OPR / ZOPR, WWP

Otrzymuje podpisany przez DJ / ZD-POKL egzemplarz umowy o dofinansowanie / umowy ramowej.Przygotowuje pismo informujące Beneficjenta o terminie podpisania umowy na terenie Jednostki.

1 dzień KWWP


Sprawdza i zatwierdza sporządzone pismo oraz kompletność załączonych dokumentów:- jeżeli TAK: podpisuje pismo;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 13.Pismo wysyłane jest do Beneficjenta.

Niezwłocznie

Beneficjent

78




14. OPR/ZOPR, WWP

Po przybyciu Beneficjenta do Jednostki sprawdza zgodność danych osób upoważnionych do podpisania umowy ze strony Beneficjenta. Po stwierdzeniu zgodności przybyłych osób z osobami widniejącymi na egzemplarzach umowy, następuje podpisanie obu egzemplarzy umowy przez Beneficjenta. Uzupełnia treść umowy o datę jej podpisania.Kopia umowy przekazywana jest w formie elektronicznej do WPA i IP.Wprowadza niezbędne informacje dot. umowy do LSI i KSI.

Niezwłocznie

Beneficjent, WPA, IP

15. OPR/ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy.Przekazuje do WRP kserokopię zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy celem weryfikacji formalno-prawnej.

Zabezpieczenie ustanawiane jest zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych z późn. zm.)Przy ustalaniu formy zabezpieczenia wykorzystuje się:

Załączniki:Wzór weksla in blanco (wraz z deklaracją wekslową)Preferowane formy zabezpieczeń dla poszczególnych form prowadzonej przez Beneficjenta działalności

Wypełnia kol. 1-9 Protokołu przekazania i odbioru zabezpieczenia oraz przekazuje oryginał zabezpieczenia do WOKMS-P.Zabezpieczenie przekazywane jest w otwartej kopercie, która do sprawdzeniu zawartości zostaje zaklejona i parafowana przez OPR i pracownika WOKMS-P.

Załącznik:19a. Protokół przekazania i odbioru zabezpieczenia.

Niezwłocznie

Beneficjent, WRP, WOKMS-P

16. WRP Weryfikuje otrzymane zabezpieczenie pod względem formalno-prawnym:- jeżeli TAK: parafuje/zatwierdza i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przekazuje do OPR/ZOPR

Niezwłocznie

OPR/ZOPR

17. OPR/ZOPR, WWP

Otrzymuje kserokopię zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu zatwierdzoną przez WRP i umieszcza ją w teczce projektu.Przekazuje do Beneficjenta informację o akceptacji przedstawionego zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu.Sporządza dyspozycję płatności pierwszej transzy dotacji rozwojowej w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu – przejście do instrukcji 4.3.W przypadku zgłoszenia przez WRP uwag do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy kontaktuje się z Beneficjentem wzywając go do złożenia zabezpieczenia we właściwej formie (pkt. 15).

Niezwłocznie

Beneficjent, WOKMS-P


Wprowadza dane dot. zabezpieczeń do Rejestru zabezpieczeń w ramach PO KL, na podstawie którego przekazuje okresowe informacje do WK w celu zaksięgowania.Załącznik:Rejestr zabezpieczeń w ramach PO KLOryginały zabezpieczeń deponuje w skrytce bankowej (korzystając z konwoju).Zasady postępowania z zabezpieczeniami prawidłowej realizacji umów o dofinansowanie projektów reguluje Zarządzenie Dyrektora w sprawie przyjmowania, transportu i deponowania papierów wartościowych (w wersji aktualnie obowiązującej).

W wyznaczonym terminie

Bank

19. OPR / ZOPR Dołącza dokumentację do akt sprawy. Niezwłocznie

2.10.1 Instrukcje dotyczące podejmowania uchwał przez ZW dla projektów systemowych realizowanych przez jednostki samorządu województwa.

79

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWP VI, VII, VIII, IXOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD POKL.Cel instrukcji Zatwierdzenie projektu systemowego jednostki samorządu województwa do realizacji.

Zakres Instrukcji Sporządzenie oraz akceptacja dokumentów niezbędnych do zatwierdzenia projektu przez ZW.

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie

Jednostki powiązane WRP, ZD POKL, Dyrektor Jednostki, Beneficjent, WPA, ZD-F, KWIS, WOProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Zatwierdzenie protokołu z prac KOP

Zatwierdzenie uchwały przez ZW

Wersja 28.12.2011




1. KWWP / ZKWWP

Po otrzymaniu z WOM-P pisma wraz załącznikami oraz dokumentacją projektową wniosku pozytywnie ocenionego merytorycznie skierowanego do dofinansowania przydziela wniosek OPR/ZOPR.

Niezwłocznie po otrzymaniu informacji z WOM-P

WOM-P, Beneficjent

2.3. OPR/ZOPR,

WWPNa podstawie Rejestru dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie weryfikuje kompletność przekazanej dokumentacji.

Od momentu otrzymania dokumentacji wniosku aż do zamknięcia projektu prowadzi uzupełnia Rejestr dokumentów o kolejne dokumenty wytworzone podczas realizacji projektu.

Po otrzymaniu załączników od wnioskodawcy wymaganych do sporządzenia uchwały OPR/ZOPR dokonuje ich weryfikacji.- Po weryfikacji:Tryb A – w wyniku weryfikacji ustalono, iż wniosek wraz z załącznikami wymaga poprawek; Tryb B – weryfikacja dała wynik pozytywny możliwe sporządzenie uchwały i jej akceptacja.

2 dni po otrzymaniu załączników/ aktualnego wniosku z WOM-P

WOM-P, Beneficjent

4.Tryb A

1A. OPR/ZOPR WWP

Sporządza pismo do Beneficjenta, w którym informuje o konieczności dokonania poprawek wraz z uzasadnieniem.

Niezwłocznie KWWP

2A. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1A.


3A. ZD-POKL Zatwierdza pismo do IP,- jeśli TAK: podpisuje pismo,- jeśli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1A.

Niezwłocznie OPR/ZOPR WWP

4A. OPR/ZOPR WWP

Wysyła podpisane przez ZD-POKL pismo do Beneficjenta. Niezwłocznie Beneficjent

5A. OPR/ ZPOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. W przypadku ponownego otrzymania od Beneficjenta poprawionego wniosku wraz z załącznikami należy rozpocząć procedurę weryfikacji dokumentów, o której mowa w pkt. 2.

Niezwłocznie

Tryb B1B. OPR/ZOPR

WWPPrzygotowuje oraz podpisuje 3 egzemplarze uchwały wydatkowej wraz z Uzasadnieniem, Zasadami realizacji projektu oraz kserokopią wniosku o dofinansowanie. Dokumenty przekazuje do KWWP.

Niezwłocznie KWWP

2B. KWWP Sprawdza poprawność otrzymanej uchwały i załączników, - jeżeli TAK: podpisuje uchwałę i załączniki na ostatniej stronie,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1B (bez podpisywania).Dokument przekazywany jest do WRP.

Niezwłocznie WRP

3B. WRP Dokonuje sprawdzenia treści uchwały pod względem prawno - legislacyjnym, - jeżeli TAK: podpisuje uchwałę na ostatniej stronie;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1B (bez

Niezwłocznie WPA

80




podpisywania).Dokument przekazywany jest do WPA.

4B. Stanowisko ds. planowania i analiz, WPA

Otrzymuje egzemplarz uchwały podpisany na ostatniej stronie przez OPR/ZOPR, KWWP. WRP.Dokonuje weryfikacji uchwały pod względem formalno-rachunkowym,- jeżeli TAK: podpisuje egzemplarz uchwały na ostatniej stronie i przekazuje do KWPA,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi – przejście do pkt. 1B (bez podpisywania).

2 dni KWPA

5B. KWPA Sprawdza otrzymaną uchwałę,- jeżeli TAK: podpisuje na ostatniej stronie i przekazuje dokumenty do ZD-F,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi – przejście do pkt. 1B (bez podpisywania).

Niezwłocznie ZD-F

6B. ZD-F Kontrasygnuje otrzymany egzemplarz uchwały,- jeżeli TAK: podpisuje na ostatniej stronie i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi – przejście do pkt. 1B (bez podpisywania).

Niezwłocznie OPR/ZOPR, WWP

7B. OPR/ZOPR WWP

Przekazuje 3 egzemplarze uchwały do DJ/ZD-POKL. Niezwłocznie po otrzymaniu parafowanego przez ZD-F egzemplarza uchwały

DJ/ZD-POKL

8B. DJ/ZD-POKL Zatwierdza uchwałę,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi – przejście do pkt. 1B (bez podpisania).

Niezwłocznie OPR/ZOPR

9B. OPR / ZOPR, WWP

Przekazuje 3 egz. uchwały wraz z załącznikami do WO celem przekazania jednego egzemplarza do IP i na posiedzenie ZW. Dwa pozostałe egzemplarze z potwierdzeniem przekazania archiwizowane są w WWP i WO.

Niezwłocznie Beneficjent, WO, IP

10B. OPR / ZOPR W przypadku podjęcia uchwały przez ZW sporządza i parafuje pismo do Beneficjenta o przyjęciu uchwały dot. wniosku systemowego.Otrzymany egzemplarz uchwały archiwizuje w teczce projektu.

Wprowadza dane dot. podjętej przez ZW uchwały do KSI.

Niezwłocznie IP, Beneficjent

11B. KWWP/ZKWWP

Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje i przekazuje do DJ /ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 10B.

Niezwłocznie DJ/ZD-POKL

12B. DJ/ZD-POKL Zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje i pismo wysyłane jest do Beneficjenta;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 10B.

Niezwłocznie

-2.10.2 Instrukcja w zakresie realizacji procedury podpisywania umów

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWPOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Sprawne i skuteczne wykonanie informacji w zakresie realizacji procedury

podpisywania umówZakres Instrukcji Realizacja procedury podpisywania umówZałączniki w Instrukcji 64. Informacja dla Instytucji Pośredniczącej PO KL w zakresie realizacji procedury

podpisywania umów.Jednostki powiązane WWP, ZD-POKL, WOM-P, WOKMS-P, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Zatwierdzenie przez ZWM listy rankingowej, listy projektów systemowych, listy projektów po procedurze odwoławczejWypełnienie i przekazanie do IP tabeli w formie elektronicznej – informacji w zakresie realizacji procedury podpisywania umów; brak możliwości podpisania umowy w ramach danego konkursu/rundy konkursowej.

Wersja 16.09.2010

81

Lp.Osoby




dot. pierwszej wersji Informacji dla IP PO KL w zakresie realizacji procedury podpisywania umów

1. Kolumny 1-9 powinny być tożsame z listą rankingową2. Informacja przekazywana jest do IP do 15 dnia każdego miesiąca w formie elektronicznej

1A. Pracownik WOM-P

Sporządza Informację w zakresie realizacji procedury podpisywania umów. Wypełnia tabelę – kolumny 1-9 na podstawie informacji własnych.Załącznik:Informacja w zakresie realizacji procedury podpisywania umówPrzygotowuje pismo do IP i do wiadomości WWP, do którego załącza sporządzoną Informację. Parafuje pismo oraz załącznik.

Przekazuje do KWOM-P.

Informacja przekazywana jest do 15 dnia każdego miesiąca

ZWM, WWP

2A. KWWP Weryfikuje informację i wypełnia załącznik w dalszej części przekazuje e-mail’em do IP. IP

dot. drugiej i kolejnych wersji Informacji dla IP PO KL w zakresie realizacji procedury podpisywania umów

1. Informacje przedkładane są do 15 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc do IP do momentu podpisania wszystkich umów w ramach danej listy (wszystkie właściwe pola powinny być uzupełnione).2. Po podpisaniu umowy wypełnianie są kol. od 9. Bieżący rok wykazywany jest w podziale na paragrafy (§ 6208 i §6209 dot. tylko jsfp), np. dla konkursów rozstrzygniętych w roku 2009, dla których informacja przekazywana będzie w roku 2010 należy podać wartość ogółem dla roku 2009 i 2010 oraz montaż na 2010 (rozbicie na paragrafy). Montaż uaktualniany jest co miesiąc o ew. aneksy dot. okresu realizacji lub budżetu projektu.

2.11. Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem wprowadzanie zmian do umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej.

Zakres InstrukcjiAnaliza proponowanych przez Beneficjenta zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej, postępowanie zgodne z trybem A, B lub C, ew. weryfikacja zaktualizowanego wniosku oraz ew. sporządzenie aneksu do umowy.

Załączniki w Instrukcji74. Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie75. Lista sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie

Jednostki powiązane WWP, WRP, WPA, ZD-F, ZD-POKL, DJ, Beneficjent, IP


Propozycja dokonania zmian w umowie o dofinansowanie projektu złożona przez Beneficjenta.Tryb A - Pismo informujące o odrzuceniu proponowanych zmian wraz z uzasadnieniem. Tryb B - Pismo o zatwierdzeniu zmian (bez formy aneksu).Tryb C - Pismo o zatwierdzeniu zmian w formie aneksu.

Wersja 16.11.2011 r.




1. OPR / ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta propozycję dokonania zmian w projekcie wraz z uaktualnionym wnioskiem o dofinansowanie w wersji papierowej i elektronicznej (wymóg złożenia wniosku o dofinansowanie dotyczy sytuacji, kiedy z uwagi na charakter zmian konieczna jest jego modyfikacja).Z wykorzystaniem właściwej listy sprawdzającej, dokonuje oceny zasadności wprowadzenia proponowanych zmian do projektu.

12 dni roboczych

Beneficjent, KWWP

82




Załącznik nr 75:Lista sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie

Podpisuje jako osoba sporządzająca Listę sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie i przekazuje ją KWWP.

2. KWWP Sprawdza poprawność przeprowadzonej oceny zasadności dokonania zmian w projekcie, - jeżeli TAK: zatwierdza Listę sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1 (bez zatwierdzania).

W zależności od dokonanych ustaleń zastosowanie znajduje jeden z poniższych trybów:

Trybu A – odrzucenie proponowanych zmian w całości;Trybu B – przyjęciu proponowanych zmian w części lub całości bez formy aneksu;Trybu C – przyjęciu proponowanych zmian w części lub całości w formie aneksu.

Niezwłocznie OPR / ZOPR, WWP

Tryb A1A. OPR / ZOPR,

WWPOtrzymuje zatwierdzoną Listę sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie. Sporządza pismo do Beneficjenta wraz z uzasadnieniem, w którym informuje o odrzuceniu proponowanych zmian.

2 dni robocze

KWWP

2A. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje i przekazuje do DJ /ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1A (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie DJ/ZD-POKL

3A. DJ /ZD-POKL Zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje i pismo wysyłane jest do Beneficjenta;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1A (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie Beneficjent

4A. OPR/ ZPOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. NiezwłocznieTryb B

1B. OPR / ZOPR, WWP

Sporządza pismo do Beneficjenta, w którym informuje o akceptacji części lub całości proponowanych zmian wskazując sumę kontrolną zaakceptowanego wniosku o dofinansowanie uwzględniającego zgłaszane propozycje

2 dni robocze

KWWP

2B. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje, parafuje i przekazuje DJ /ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1B (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie

DJ/ZD-POKL

3B. DJ /osoba upoważniona

Zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do OPR/ZOPR;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1B (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie

OPR / ZOPR, WWP

4B. OPR / ZOPR, WWP

Wysyła do Beneficjenta podpisane przez DJ /osoba upoważniona pismo.

W przypadku Beneficjenta, który zawarł z bankiem umowę dotyczącą należytego wykonania umowy (gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa itp.) OPR wraz z pismem wysyła oświadczenie, w którym Beneficjent potwierdza, że modyfikacje lub aktualizacje projektu zostały uwzględnione w umowie zawartej z gwarantem oraz, że gwarant został o nich poinformowany.

Załączniki nr 74Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie

Dołącza dokumenty do akt sprawy.

Niezwłocznie

DJ/ZD-POKL, Beneficjent

Tryb C1C. OPR / ZOPR,

WWPSporządza i parafuje na każdej stronie 1 egzemplarz aneksu do umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej. Przygotowany projekt aneksu przekazuje do KWWP.

2 dni

2C. KWWP Sprawdza otrzymany aneks, - jeżeli Tak: parafuje projekt aneksu na każdej stronie i przekazuje aneks do WRP,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1C (bez parafowania).

Niezwłocznie

WRP

3C. WRP Sprawdza otrzymany projekt aneksu pod względem prawno - legislacyjnym,

Niezwłocznie

WPA

83




- jeżeli TAK: parafuje projekt aneksu na każdej stronie i przekazuje go do WPA,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4C (bez parafowania).

4C. Stanowisko ds. planowania i analiz WPA

Sprawdza otrzymany projekt aneksu pod względem formalno-rachunkowym, - jeżeli TAK: parafuje go na każdej stronie i przekazuje do KWPA,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4C (bez parafowania).

1 dzień roboczy

KWPA

5C. KWPA Sprawdza otrzymany projekt aneksu, - jeżeli TAK: podpisuje na ostatniej stronie i przekazuje aneks do ZD-F,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4C (bez parafowania).

Niezwłocznie

ZD-F

6C. ZD-F Kontrasygnuje otrzymany projekt aneksu, - jeżeli TAK: podpisuje na ostatniej stronie i przekazuje aneks do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4C.

Niezwłocznie

OPR / ZOPR

7C. OPR / ZOPR Sporządza pismo do Beneficjenta, do którego załącza 2 egz. aneksu. W piśmie występuje o podpisanie obu egz. aneksu i odesłanie jednego z nich (parafowanego) w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania pisma. Przekazuje pismo do KWWP.

Niezwłocznie

Beneficjent

8C. KWWP Sprawdza i zatwierdza poprawność otrzymanego pisma,- jeżeli TAK: sprawdza, podpisuje i przekazuje pismo do OPR/ZOPR; parafuje aneks i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 9C.

Niezwłocznie

ZD-POKL

9C. ZD-POKL / DJ Akceptuje poprawność aneksu,- jeżeli TAK: zatwierdza i podpisuje aneks i przekazuje do OPR/ZOPR, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 9C.

Niezwłocznie

DJ

10C. OPR / ZOPR, WWP

Wysyła do Beneficjenta podpisane przez KWWP pismo, do którego załącza 2 egz. aneksu. W przypadku Beneficjenta, który zawarł z bankiem umowę dotyczącą należytego wykonania umowy (gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa itp.) OPR wraz z pismem wysyła oświadczenie, w którym Beneficjent potwierdza, że modyfikacje lub aktualizacje projektu zostały uwzględnione w umowie zawartej z gwarantem oraz, że gwarant został o nich poinformowany.

Załączniki nr 74 Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie

Niezwłocznie

Beneficjent

11C. OPR / ZOPR Otrzymuje podpisany egzemplarz aneksu od Beneficjenta i uaktualnia KSI.W przypadku Beneficjenta, który zawarł z bankiem umowę dotyczącą należytego wykonania umowy (gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa itp.) OPR weryfikuje otrzymane oświadczenie Beneficjenta o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie.Egzemplarz aneksu składany jest w teczce projektu. Kopia aneksu przekazywana jest w formie elektronicznej do WPA i IP.

Niezwłocznie

WPA, IP

12C. OPR/ ZOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. Niezwłocznie

2.11.1 Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian w projektach systemowych realizowanych na podstawie uchwały ZW przez jednostki samorządu województwa.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP VI, VII, VIII, IXOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem wprowadzenie zmian w uchwale / wniosku o dofinansowanie projektu.

Zakres InstrukcjiAnaliza proponowanych zmian przedłożona przez Beneficjenta, wybór trybu postępowania A, B lub C, ew. weryfikacja zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie projektu oraz ew. zatwierdzenie zmian uchwałą ZW.

Załączniki w Instrukcji 75. Lista sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcieJednostki powiązane WWP, Beneficjent, ZD-POKL, DJ, ZWProces: wejście → wyjście Propozycja dokonania zmian w uchwale / wniosku o dofinansowanie projektu złożona przez

Beneficjenta.

84

METRYKA INSTRUKCJI

Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Tryb A - Pismo informujące o odrzuceniu proponowanych zmian w uchwale / wniosku o dofinansowanie projektu wraz z uzasadnieniem. Tryb B - Pismo o zatwierdzeniu zmian w uchwale / wniosku o dofinansowanie projektu (bez uchwały).Tryb C - Pismo o zatwierdzeniu zmian w uchwale / wniosku o dofinansowanie projektu w formie uchwały.

Wersja 30.11.2011 r.

Lp.Osoby




1. OPR / ZOPR, WWP

Otrzymuje od Beneficjenta propozycję dokonania zmian w projekcie wraz z uaktualnionym wnioskiem o dofinansowanie w wersji papierowej i elektronicznej (wymóg złożenia wniosku o dofinansowanie dotyczy sytuacji, kiedy z uwagi na charakter zmian konieczna jest jego modyfikacja).Z wykorzystaniem właściwej listy sprawdzającej, dokonuje oceny zasadności wprowadzenia proponowanych zmian do projektu.

Załącznik nr 75:Lista sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie

Podpisuje jako osoba sporządzająca Listę sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie i przekazuje ją KWWP.

12 dni roboczych

Beneficjent, KWWP

2. KWWP Sprawdza poprawność przeprowadzonej oceny zasadności dokonania zmian w projekcie, - jeżeli TAK: zatwierdza Listę sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1 (bez zatwierdzania).

W zależności od dokonanych ustaleń zastosowanie znajduje jeden z poniższych trybów:

Trybu A – odrzucenie proponowanych zmian w całości;Trybu B – przyjęciu proponowanych zmian w części lub całości bez konieczności podjęcia uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego.Trybu C – przyjęciu proponowanych zmian w części lub całości w drodze uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego



WWPOtrzymuje zatwierdzoną Listę sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie. Sporządza pismo do Beneficjenta wraz z uzasadnieniem, w którym informuje o odrzuceniu proponowanych zmian wraz z uzasadnieniem.

2 dni robocze

KWWP

2A. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje, parafuje i przekazuje do DJ/ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1A (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie

DJ/ZD-POKL

3A. DJ/ZD-POKL Zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje i pismo wysyłane jest do Beneficjenta;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1A (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie

Beneficjent

4A. OPR / ZOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. Niezwłocznie

Tryb B1B. OPR / ZOPR,

WWPSporządza pismo do Beneficjenta, w którym informuje o akceptacji części lub całości proponowanych zmian wskazując sumę kontrolną zaakceptowanego wniosku o dofinansowanie uwzględniającego zgłaszane propozycje.

2 dni robocze

KWWP

2B. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje, parafuje przekazuje do DJ/ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1B (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie

DJ/ZD-POKL

3B. DJ/ZD-POKL Zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do OPR/ZOPR;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1B (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie

KWWP, OPR / ZOPR, WWP

4B. OPR / ZOPR, WWP

Wysyła do Beneficjenta podpisane przez DJ /osoba upoważniona pismo.

Niezwłocznie

DJ/ZD-POKL, Beneficjent

85

Lp.Osoby




Uaktualnia, je żeli wymaga tego zakres wprowadzonych do projektu zmian, dane w KSI.Dołącza dokumenty do akt sprawy.

5B. OPR/ ZPOPR Kopia zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie przekazywana jest w formie papierowej i elektronicznej do IP. Dołącza dokumenty do akt sprawy.

Niezwłocznie

Tryb C1C. OPR / ZOPR,

WWPInformuje Beneficjenta za pomocą poczty elektronicznej o konieczności podjęcia uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego w przedmiocie zaproponowanych zmian (wydruk ze skrzynki pocztowej przechowywany jest w aktach sprawy)

Przygotowuje projekt uchwały zgodnie Zarządzeniem nr 14/2008 Dyrektora MJWPU z dnia 30 stycznia 2008 r. zmieniające Zarządzenie nr 10/2007 z dnia 29 sierpnia 2007 r. wprowadzające Zasady postępowania przy opracowywaniu i wnoszeniu pod obrady projektów uchwał Zarządu Województwa Mazowieckiego. Wersja poprawionego wniosku przekazywana jest na posiedzenie ZW za pośrednictwem IP.

2 dni robocze KWWP, Beneficjent

2C. OPR/ZOPR Po podjęciu uchwały przez ZW przygotowuje pismo do Beneficjenta oraz pismo do IP, do którego załącza kopię uchwały.Przekazuje pismo do KWWP.

1 dzień roboczy od otrzymania informacji o podjęciu uchwały przez ZW

BeneficjentZW

3C. KWWP – upoważniony przez DJ

Sprawdza poprawność otrzymanego pisma,- jeżeli TAK: zatwierdza, podpisuje i przekazuje pismo do wysłania do Beneficjenta,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 5C.


4C. OPR / ZOPR, WWP

Wysyła do Beneficjenta oraz IP podpisane przez upoważnionego KWWP pismo wraz z kopią uchwały, do którego załączone są kopie uchwały. Wprowadza dane dot. podjętych przez ZW uchwał do KSI.

Niezwłocznie IP, Beneficjent

5C. OPR/ ZPOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. Niezwłocznie

2.12. Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej na wniosek OPR/ZOPR.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP VI, VII, VIII, IXOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem wprowadzanie zmian do umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej.

Zakres InstrukcjiAnaliza proponowanych przez OPR / ZOPR zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej, postępowanie zgodne z trybem A lub B, ew. weryfikacja zaktualizowanego wniosku oraz ew. sporządzenie aneksu do umowy.

Załączniki w Instrukcji 74. Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie

Jednostki powiązane WWP, WRP, WPA, ZD-F, ZD-POKL, DJ, Beneficjent, IP


Propozycja dokonania zmian w umowie o dofinansowanie projektu opracowana przez OPR/ZOPR.Tryb A – wystąpienie do Beneficjenta z propozycją wprowadzenia zmian, dla których nie jest wymagane uprzednie złożenie przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie;Tryb B – wystąpienie do Beneficjenta z propozycją zmian w formie aneksu bez wymogu uprzedniego złożenia przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie projektu.

Wersja 30.11.2011 r.

86




1. OPR / ZOPR, WWP

Określenie potrzeby dotyczącej dokonania zmian w umowie o dofinansowanie projektu / umowie ramowej / wniosku o dofinansowanie projektu.Ocena potrzeby wprowadzenia zmian.Analiza koniecznych do wprowadzenia zmian oraz ustalenie czy charakter tych zmian wymaga uprzedniego złożenia przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie.Jeżeli wymagane jest uprzednie dostarczenie przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie należy przejść do trybu A.Jeżeli nie jest wymagane uprzednie dostarczenie przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie należy przejść do trybu B.

Niezwłocznie po nastąpieniu zdarzenia mogącego skutkować koniecznością wprowadzenia zmian w projekcie.

KWWP


WWPSporządza pismo do Beneficjenta, w którym informuje o potrzebie dokonania zmian ze wskazaniem jej przyczyny oraz wzywa do złożenia zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania przez Beneficjenta.

2 dni robocze

KWWP

2A. KWWP Sprawdza i zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: akceptuje, parafuje przekazuje do DJ/ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1A (w przypadku uwag formalnych do pisma).


3A. ZD-POKL / DJ Zatwierdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do OPR/ZOP - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1A (w przypadku uwag formalnych do pisma).

Niezwłocznie KWWP, OPR / ZOPR, WWP

4A. OPR/ ZOPR Wysyła do Beneficjenta podpisane przez DJ /osoba upoważniona pismo.

Niezwłocznie ZD-POKL / DJ Beneficjent

5A. OPR/ ZPOPR Po otrzymaniu zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie przejście do procedury 2.11 z zastrzeżeniem skrócenia terminu wskazanego w pkt 1 procedury 2.11 do 3 dni roboczych oraz uznaniem, że przedstawiona propozycja zmian stanowi odpowiedź na wezwanie dokonane przez MJWPU.

Uwaga uzupełniająca: W przypadku konieczności zastosowania trybu A z procedury 2.11, pismo o którym mowa w pkt 1A. zawiera ponowienie wezwania Beneficjenta do złożenia, zaktualizowanego o wymagane zmiany, wniosku o dofinansowanie. W wezwaniu wyznacza się Beneficjentowi termin 3 dni roboczych liczony od dnia otrzymania pisma przez Beneficjenta.


Tryb B1B. OPR / ZOPR,

WWPSporządza pismo do Beneficjenta wraz z aneksem do umowy o dofinansowanie projektu / umowy ramowej (sporządzonego zgodnie z procedurą opisaną w trybie C procedury 2.11), w którym informuje o potrzebie dokonania zmian ze wskazaniem jej przyczyny oraz wskazówkami dot. dalszego postępowania.W przypadku Beneficjenta, który zawarł z bankiem umowę dotyczącą należytego wykonania umowy (gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa itp.) OPR wraz z pismem wysyła oświadczenie, w którym Beneficjent potwierdza, że modyfikacje lub aktualizacje projektu zostały uwzględnione w umowie zawartej z gwarantem oraz, że gwarant został o nich poinformowany.

Załączniki nr 74 Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie

Parafuje pismo oraz 2 egz. aneksu.

2 dni robocze KWWP

2B. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje pismo oraz parafuje 2 egz. aneksu i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1B (w przypadku uwag formalnych do pisma).


87




3B. ZD-POKL / DJ Zatwierdza poprawność aneksu,- jeżeli TAK: podpisuje aneks; dokumenty wysyłane są do Beneficjenta;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 1 (w przypadku uwag do wyrażonego w piśmie stanowiska) bądź do pkt. 1B (w przypadku uwag formalnych do pisma).


4B. OPR / ZOPR Otrzymuje podpisany egzemplarz aneksu od Beneficjenta oraz uaktualnia KSI.W przypadku Beneficjenta, który zawarł z bankiem umowę dotyczącą należytego wykonania umowy (gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa itp.) OPR weryfikuje otrzymane oświadczenie Beneficjenta o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie.Egzemplarz aneksu składany jest w teczce projektu. Kopia aneksu przekazywana jest w formie elektronicznej do WPA i IP.

Niezwłocznie WPA, IP

5B. OPR/ ZOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. Niezwłocznie

2.13 Instrukcje dotyczące rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Przygotowanie dokumentu o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie projektu.

Zakres Instrukcji Przygotowanie dokumentu o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie projektu w drodze wypowiedzenia lub w wyniku zgodnej woli stron.

Przedmiot Instrukcji Przygotowanie dokumentu o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie projektu.Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WWP, WRP, ZD-POKL, DJ, Beneficjent, WKP-P, IP, ZD-F, WPRProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Pismo do Beneficjenta, będące warunkiem/podstawą do rozwiązania umowy.

Pismo do Beneficjenta oraz do IP o rozwiązaniu umowy.

Wersja 15.02.2010




1. OPR/ZOPR Przygotowuje dokument dot. rozwiązania umowy w drodze wypowiedzenia lub w wyniku zgodnej woli stron w dwóch egzemplarzach i przekazuje do KWWP.

Niezwłocznie od momentu wystąpienia warunku/podstawy do rozwiązania umowy

KWWP

2. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonego dokumentu, - jeżeli TAK: parafuje 1 egz. dokumentu, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt 1.Dokumenty przekazywane są do WRP.

Niezwłocznie WRP

3. WRP Weryfikuje dokument pod względem prawno – legislacyjnym,- jeżeli TAK: parafuje 1 egz. dokumentu,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do punktu 1.Dokumenty przekazuje do ZD-POKL.


4. ZD-POKL Akceptuje dokument,- jeżeli TAK: parafuje 1 egz. dokumentu, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do p. 1.Dokumenty przekazywane są do DJ.

Niezwłocznie DJ

5. DJ Zatwierdza dokument dot. rozwiązania umowy,- jeżeli TAK: podpisuje 2 egz. dokumentu,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do p. 1.Dokumenty przekazywane są do OPR/ZOPR.


88




6. OPR/ZOPR W przypadku rozwiązania umowy w trybie wypowiedzenia OPR/ZOPR przekazuje 1 egz. podpisanego przez DJ dokumentu dot. rozwiązania umowy do Beneficjenta.W przypadku rozwiązania umowy w wyniku zgodnej woli stron OPR/ZOPR przekazuje 2 egz. dokumentu dot. rozwiązania umowy do Beneficjenta z prośbą o ich podpisanie oraz o zwrot parafowanego egz. dokumentu. Kopia dokumentu dot. rozwiązania umowy w trybie wypowiedzenia lub zgodnej woli stron przekazywana jest do WPR celem ewentualnego wszczęcia procedury dot. odzyskiwania kwot (zob. Instrukcja nr 6.1) oraz do WPA celem aktualizacji wykonania i zaangażowania w planie finansowym.

2 dni BeneficjentZD-F, WKP-P, IP, WPR

7. OPR/ZOPR Dokument dot. rozwiązania umowy (w zależności od trybu – podpisany przez DJ lub obydwie strony umowy) składa w teczce projektu.Sporządza pismo do IP, do którego załącza kopię dokumentu dot. rozwiązania umowy.Kopie dokumentu dot. rozwiązania umowy przekazuje również do ZD-F.

IP, ZD-F, WKP-P

8. KWWP Sprawdza poprawność pisma do IP, do którego załączona jest kopia dokumentu dot. rozwiązania umowy,- jeżeli TAK: potwierdza/parafuje kopię dokumentu za zgodność z oryginałem i przekazuje pismo do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 8.


9. ZD-POKL Akceptuje i zatwierdza pismo do IP, do którego załączona jest kopia dokumentu dot. rozwiązania umowy,- jeżeli TAK: podpisuje pismo,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 8.Pismo wysyłane jest do IP.

Niezwłocznie IP

10. OPR/ZPOPR Dołącza dokumenty do akt sprawy. Niezwłocznie

2.14 Instrukcja zamykania projektu PO KL.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Zamknięcie projektu zgodne z SR PO KL

Zakres Instrukcji Sporządzenie karty zamknięcia projektu, wydanie zabezpieczenia, przekazanie projektu do archiwum.


22. Karta zamknięcia projektu61. Tabela potwierdzająca prawidłowość rozliczeń finansowych w ramach projektu73. Protokół wydania zabezpieczenia73A. Protokół wydania zabezpieczenia (działalność gospodarcza).

Jednostki powiązane WWP, WPR, WOKMS-P, WO, ZD-POKL/DJ, DBiF UMWMProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Zatwierdzenie końcowego wniosku o płatność.

Przekazanie projektu do archiwum.

Wersja 01.06.2011

89




1. OPR / ZOPR Sporządza Kartę zamknięcia projektu (wypełnia metrykę projektu i odpowiada na pyt. 1, 2, 6, 9, 10).Przekazuje Kartę kolejno do WPR, WKP-P, WOKMS-P w celu uzyskania akceptacji dla zamknięcia projektu zgodnie z właściwością komórek organizacyjnych (pyt. 3, 4, 5, 7, 8, 10).

W przypadku projektów (systemowych i konkursowych), dla których dofinansowanie przekazywane jest przez Departament Budżetu i Finansów UMWM, odpowiedzi na pytania nr 3 i 4 udzielane są przez OPR/ZOPR na podstawie Tabeli potwierdzającej prawidłowość rozliczeń finansowych w ramach projektu sporządzanej na podstawie otrzymanych z DBiF UMWM kopii dyspozycji zwrotów potwierdzonych za zgodność z oryginałem.

Tabela potwierdzająca prawidłowość rozliczeń dołączana jest do Karty zamknięcia projektu.

Załącznik:22. Karta zamknięcia projektu61. Tabela potwierdzająca prawidłowość rozliczeń finansowych w ramach projektu.Przekazuje Kartę do KWWP.

Nie wcześniej niż po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność

WPR, WKP-P, WOKMS-P, DBiF UMWM

2. KWWP Weryfikuje i akceptuje prawidłowość sporządzenia Karty:- jeśli TAK: podpisuje i przekazuje do ZD-POKL/DJ,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie ZD-POKL / DJ

3. ZD-POKL / DJ Zatwierdza Kartę:- jeśli TAK: podpisuje i przekazuje do OPR/ZOPR,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.


5. OPR/ZOPR Po zatwierdzeniu Karty przez ZD-POKL / DJ rozpoczyna procedurę wydania Beneficjentowi zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu Przygotowuje Protokół wydania zabezpieczenia.

Załącznik:73. Protokół wydania zabezpieczenia73A. Protokół wydania zabezpieczenia (działalność gospodarcza).

Na podstawie harmonogramu miesięcznego otrzymanego od WOKMS-P dotyczącego terminów konwojów do banku przygotowuje pisemną/mailową informację do Beneficjenta o możliwości odbioru zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu w jednym ze wskazanych terminów. W piśmie zawiera również informację o możliwości komisyjnego zniszczenia za zgodą Beneficjenta weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową .

Jednocześnie, w piśmie zastrzega, że brak stawienia się w IP2 w uzgodnionym terminie będzie skutkować automatycznie komisyjnym zniszczeniem zabezpieczenia (w przypadku weksla in blanco wraz z deklarację wekslową).

Parafuje pisma i przekazuje do KWWP.W przypadku braku kontaktu z Beneficjentem, weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową niszczony jest komisyjnie po dwukrotnym bezskutecznym powiadomieniu Beneficjenta o możliwości odbioru zabezpieczenia.

2 dni KWWP, WOKMS-P

6. KWWP Weryfikuje pismo:- jeśli TAK: parafuje pismo i przekazuje do ZD-POKL,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 5.


7. ZD-POKL Zatwierdza pisma:- jeśli TAK: podpisuje pismo – pismo wysyłane jest przez OPR/ZOPR do Beneficjenta;- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 5.


8. OPR/ZOPR Po otrzymaniu pisemnej/mailowej informacji od Beneficjenta o planowanym terminie odbioru zabezpieczenia, kieruje pisemnie/mailowo do WOKMS-P prośbę o przywiezienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu z banku.

Niezwłocznie Beneficjent, WOKMS-P

9. WOKMS-P Pobiera zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu ze skrytki bankowej i przekazuje OPR/ZOPR uzyskując potwierdzenia wykonania tej czynności.

W określonym terminie

OPR/ZOPR

90




9. OPR/ZOPR Przekazuje Beneficjentowi zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu uzyskując potwierdzenie wykonania tej czynności na Protokole wydania zabezpieczenia.

W przypadku nie stawienia się Beneficjenta w umówionym terminie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową niszczony jest przez powołaną do tego komisję zgodnie z instrukcją 2.14.1.

W umówionym terminie

Beneficjent

10. OPR/ZOPR Przygotowuje dokumentację projektu do przekazania do Archiwum i przekazuje ją do WO zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

do 31.12.2011: po upływie jednego rokuod 01.01.2012:po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw

WO

11. Stanowisko ds. archiwizacji, WO

Potwierdza odbiór dokumentacji projektu na Karcie i archiwizuje. Niezwłocznie

2.14.1 Instrukcja niszczenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Zamknięcie projektu zgodne z SR PO KLZakres Instrukcji Dokonanie komisyjnego zniszczenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu.Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane WWP, WOKMS-P, Beneficjent


Nie odebranie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu przez Beneficjenta we wskazanym terminie.Komisyjne zniszczenie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu.

Wersja 01.06.2011




1. OPR / ZOPR W przypadku nie stawienia się do odbioru zabezpieczenia (weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową), wydaniu zgody przez Beneficjenta na jego zniszczenie lub braku kontaktu z Beneficjentem ustala skład Komisji mającej dokonać zniszczenia zabezpieczenia.W skład Komisji wchodzi OPR/ZOPR, KWWP oraz pracownik WOKMS-P.Wysyła drogą mailową informację do członków Komisji z informacją o konieczności dokonania zniszczenia zabezpieczenia.

Niezwłocznie Komisja

2. Komisja Dokonuje zniszczenia zabezpieczenia poprzez:- przekreślenie zabezpieczenia zakreślaczem;

lub wycięcie fragmentu podpisu wystawcy zabezpieczenia (dotyczy weksla in blanco i deklaracji wekslowej)- dokonanie adnotacji na zabezpieczeniu potwierdzającej unieważnienie zabezpieczenia w obecności członków Komisji.Członkowie Komisji składają pod adnotacją swój podpis wraz z datą.

Niezwłocznie OPR/ZOPR, KWWP, WOKMS-P

91




3. OPR/ZOPR Zniszczone zabezpieczenie wraz z adnotacją składane jest w teczce projektu i następuje przejście do pkt. 10 IW 2.14.Jednocześnie przygotowuje pismo do Beneficjenta, do którego załącza kserokopię zniszczonego zabezpieczenia.

Niezwłocznie KWWP, Beneficjent

4. KWWP na podstawie upoważnienia DJ

Weryfikuje pismo:- jeśli TAK: podpisuje pismo - pismo wysyłane jest przez OPR/ZOPR do Beneficjenta;- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 3.

ZD-POKL Beneficjent

92

2.15 Instrukcja dotycząca opiniowania wniosków w zakresie zgodności projektów z zasadami udzielania pomocy publicznej

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPP-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Przygotowanie pisma dotyczącego kwestii problematycznej w zakresie pomocy publicznej na etapie wdrażania projektu .

Zakres Instrukcji Weryfikacja wniosku w zakresie pomocy publicznej niezbędnej na etapie wdrażania projektu.

Przedmiot Instrukcji Weryfikacja wniosku w zakresie pomocy publicznej niezbędnej na etapie wdrażania projektu.

Załączniki w Instrukcji Brak

Jednostki powiązane WWF-P, WOM-P, WWP


Pismo do WPP-P dotyczącego kwestii problematycznej w zakresie pomocy publicznejPismo do komórki występującej dotyczące kwestii problematycznej w zakresie pomocy publicznej..

Wersja 18.02.10




D. W zakresie wdrażania projektu1. KM W razie wątpliwości związanych z wdrażaniem realizowanego

projektu w zakresie pomocy publicznej może wystąpić o opinię dot. problematycznej kwestii do WPP-P. W razie konieczności załącza wniosek o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami.

2. KWPP-P WPP-P weryfikuje problematyczną kwestię na podstawie dostępnych dokumentów, w tym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. WPP-P w razie wątpliwości interpretacyjnych może wystąpić do np. Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, IZ/IP w celu uzyskania odpowiedzi dot. stosowanej praktyki w podobnych przypadkach przez Komisję Europejską i Europejski Trybunał Sprawiedliwości. Po weryfikacji sprawy udziela wyjaśnień w problematycznej kwestii w postaci pisma.

UOKIK, IZ, IP

2.16 Instrukcje dotyczące RPW.

2.16.1 Instrukcje wystąpienia do MF ze zgłoszeniem podmiotu podlegającemu wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykluczonych.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-POdpowiedzialność ZD-POKL / DJ

Cel instrukcjiPostępowanie zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów (RPW) wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich (dalej Rozporządzeniem MF w sprawie RPW)

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje wszystkich wnioskujących Beneficjentów

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem instrukcji jest zgłoszenie podmiotu podlegającemu wpisowi do RPW

Załączniki w Instrukcji Wzór formularza zgłoszenia podmiotu podlegającemu wpisowi do rejestru - Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów

Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na

93

realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2010 r. nr 125, poz. 846)

Jednostki powiązane WKP-P, WWP, ZD-F, ZD-POKL, DJ, MF


Wystąpienie okoliczności, o których mowa w art. 207 ust. 4 UFP – konieczność zgłoszenia podmiotu do RPW Otrzymanie informacji o wpisaniu zgłaszanego podmiotu do RPW.

Wersja 18.11.2010

LpOsoby wykonujące działanie

Działanie Termin Jednostki powiązane

Uwaga: A. Jeśli naruszenie przez Wnioskodawcę/Beneficjenta zasad korzystania z dofinansowania zgłasza OPR/ZOPR (WWP) –

dostarcza zgłoszenie do WKP-P po akceptacji KWWP.B. Jeśli naruszenie przez Wnioskodawcę/Beneficjenta zasad korzystania z dofinansowania zgłasza stanowisko ds.

nieprawidłowości (WKP-P) a następnie uzyskuje akceptację KWKP – kopię zgłoszenia dostarcza do WWP – po uzyskaniu podpisu DJ pod zgłoszeniem.

A. Zgłoszenia dokonuje OPR/ZOPR (WWP)1. OPR/ZOPR W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 207 UFP

skutkujących koniecznością zgłoszenia Beneficjenta do RPW przygotowuje 2 egz. Formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru.Załącznik: Formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestruParafuje i przekazuje do KWWP.

Niezwłocznie

WKP-P)

2. KWWP Sprawdza, jeśli akceptuje – parafuje i przekazuje do KWKP-P – przejście do pkt. 4.Jeśli nie akceptuje – zgłasza uwagi i powrót do pkt. 1.

Niezwłocznie

B. Zgłoszenia dokonuje stanowisko ds. nieprawidłowości (WKP-P)3. Stanowisko

ds. nieprawidłowości (WKP-P)

W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 207 UFP skutkujących koniecznością zgłoszenia Beneficjenta do RPW przygotowuje 2 egz. Formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru.Przygotowuje 2 egz. pisma przewodniego do MF.

Załącznik: Formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestruParafuje po jednym egz. dokumentów i przekazuje do WKP-P..

Niezwłocznie

WWP, WKP-P

4. KWKP-P Jeśli akceptuje – parafuje; jeśli nie akceptuje zgłasza uwagi i powrót do: w przypadku A do pkt. 1,w przypadku B do pkt. 3. Parafuje i przekazuje do ZD-F i ZD-POKL.

Niezwłocznie

ZD-F, ZD-POKL

5. ZD-F Jeśli akceptuje – parafuje; jeśli nie akceptuje zgłasza uwagi i powrót do:w przypadku A do pkt. 1,w przypadku B do pkt. 3. Parafowane pismo przekazywane jest do ZD-POKL.

Niezwłocznie

WKP-P

6. ZD-POKL Jeśli akceptuje – parafuje; jeśli nie akceptuje zgłasza uwagi i powrót do:w przypadku A do pkt. 1,w przypadku B do pkt. 3. Parafowane pismo przekazywane jest do DJ.

Niezwłocznie

DJ

7. DJ Jeśli akceptuje – podpisuje pismo i załącznik; jeśli nie akceptuje zgłasza uwagi i powrót do:w przypadku A do pkt. 1,w przypadku B do pkt. 3.

Dokumenty wysyłane są do MF. W przypadku B kopia zgłoszenia przekazywana jest do właściwego WWP.

Niezwłocznie

MF, stanowisko ds. nieprawidłowości (WKP-P)

8. Stanowisko ds. nieprawidłowości (WKP-P)

Otrzymuje odpowiedź z MF.

Jeśli MF potwierdza identyfikację Beneficjenta w RPW – stanowisko ds. nieprawidłowości (WKP-P) odnotowuje ten fakt i archiwizuje oraz przekazuje właściwa informację do OPR/ZOPR (WWP).

Otrzymuje w ciągu 14 dni (od dnia wpisu podmiotu do RPW)

MF, DJ

9. Stanowisko ds. nieprawidłowości (WKP-P)

Jeśli otrzymuje wezwanie MF do uzupełnienia braków – powtarzane są punkty:w przypadku A – punkty: 1-8;w przypadku B – punkty: 3-8.

7 dni roboczych

MF, DJ

94

2.16.2 Instrukcje dotyczące RPW – wystąpienie do MF z wnioskiem o weryfikację wnioskodawcy w RPW/MF.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWPOdpowiedzialność ZD-POKL / DJ

Cel instrukcjiPostępowanie zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów (RPW) wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich (dalej Rozporządzeniem MF w sprawie RPW)

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje wszystkich wnioskujących WnioskodawcówPrzedmiot Instrukcji Przedmiotem instrukcji jest weryfikacja Wnioskodawcy w RPW/MFZałączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane DJ, MF

Podstawa prawnaRozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2010 r. nr 125, poz. 846)


Wystąpienie konieczności weryfikacji Wnioskodawców w RPW/MF.Wystąpienie do MF z wnioskiem o sprawdzenie Wnioskodawców w RPW i otrzymanie informacji z MF; w przypadku potwierdzenia – odstąpienie od podpisania umowy z Wnioskodawcą.

Wersja 18.11.2010



1. KWWP Po otrzymaniu listy rankingowej zatwierdzonej przez ZW - w przypadku wystąpienia konieczności weryfikacji Wnioskodawcy w RPW przygotowuje wniosek do MF z prośbą o weryfikację Wnioskodawcy.Przygotowuje wniosek zgodnie z Rozporządzeniem MF (§ 3 ust. 6) podając: imię i nazwisko Wnioskodawcy, adres, NIP a w przypadku osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych: nazwę, adres siedziby, NIP.Dostarcza do ZD-POKL po parafowaniu.


2. ZD-POKL Jeśli akceptuje – parafuje; jeśli nie akceptuje - zgłasza uwagi i powrót do pkt. 1. KM dostarcza do DJ po parafowaniu.

Niezwłocznie DJ


Jeśli akceptuje – podpisuje; jeśli nie akceptuje - zgłasza uwagi i powrót do pkt. 1. Po uzyskaniu podpisu, pracownik wysyła list do MF przesyłką poleconą.

Niezwłocznie MF

4. KWWP Otrzymuje odpowiedź z MF. a) Jeśli Wnioskodawca nie znajduje się w RPW – odnotowuje ten fakt w

aktach Beneficjenta i archiwizuje. b) Jeśli Wnioskodawca znajduje się w RPW – odnotowuje ten fakt na

wniosku i archiwizuje oraz przygotowuje pismo do Wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem odstąpienia od umowy, parafuje je, przekazuje do ZD-POKL – przejście do pkt. następnego.

c) Jeśli MF wzywa do uzupełnienia braków danych Beneficjenta –uzupełnia je w ciągu 7 dni od dnia doręczenia pisma MF – powtarzane są punkty 1-3.

Niezwłocznie

Niezwłocznie

7 dni

DJ, ZD-POKL

5. ZD-POKL Jeśli akceptuje – parafuje pismo i przekazuje do DJ.; jeśli nie – zgłasza uwagi i powrót do pkt. 4 b lub c.

DJ


Jeśli akceptuje – podpisuje; jeśli nie – zgłasza uwagi i powrót do pkt. 4 b lub c.


7. OPR/ZOPR Wysyła pismo do Wnioskodawcy o odstąpieniu od podpisania umowy z właściwym uzasadnieniem na podstawie informacji z MF.


2.17 Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji związanej z procedurą wyboru projektów do dofinansowania.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWF-P, WOM-P, WWP

95

METRYKA INSTRUKCJIOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Prawidłowa archiwizacja dokumentacji związanej z procedurą wyboru projektów do dofinansowania w ramach PO KL

Zakres Instrukcji

Instrukcja obejmuje swoim zakresem:- przechowywanie dokumentacji z oceny wniosków o dofinansowanie na etapie oceny formalnej,- przechowywanie dokumentacji z oceny wniosków o dofinansowanie na etapie oceny merytorycznej,- przechowywanie dokumentacji związanej z procedurą odwoławczą

Załączniki w Instrukcji 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanieJednostki powiązane WIS, WWF-P, WWP, Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Dokumentacja z poszczególnych etapów oceny wniosków o dofinansowanie

Teczka projektu z pełną dokumentacją po zakończeniu procesu wyboru projektuWersja 29.11.11




W trakcie prowadzenia spraw na etapie oceny formalnej, oceny merytorycznej oraz wdrażania projektów właściwe wydziały wykorzystują załącznik nr 76 do IW IP2 w ramach PO KL: Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie.1.

WIS Przechowuje wnioski, które zostały złożone po zakończeniu naboru w danym konkursie w WIS.

Po zakończeniu naboru wniosków

2.

WWF-PWnioski, które nie otrzymały pozytywnej oceny na etapie weryfikacji formalnej są przechowywane wraz z dokumentacją z tej oceny w WWF-P.

Po zakończeniu weryfikacji formalnej

3.

Sekretarz KOP

Dołącza do teczki projektu dokumentację (w tym dokumentacją po procedurze odwoławczej) dotyczącą wniosków, które były poddane ocenie merytorycznej, ale nie są zakwalifikowane do zawarcia umowy o dofinansowanie. Teczka projektu przechowywana jest w WOM-P

Po zakończeniu prac KOP i procedury odwoławczej

4.

Sekretarz KOP/KOPS

Przechowuje teczkę z dokumentami dotyczącymi konkursu, tj. Regulamin KOP, Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, zarządzenie Dyrektora MJWPU z aktualnym składem KOP/KOPS, dokumentacja konkursowa, protokoły z prac KOP/KOPS. Teczka przechowywana jest w WOM-P

W trakcie prac KOP/KOPS

5. Sekretarz KOP Przekazuje do WWP dokumentację dotyczącą oceny wniosków o dofinansowanie, które pozytywnie przeszły ocenę merytoryczną , tj. teczkę projektu.

Niezwłocznie

6. WWP Proces zamykania i jednocześnie archiwizowania projektów precyzuje Instrukcja 2.14. Instrukcja zamykania projektu PO KL.

96

3. Procesy dotyczące sprawozdawczości i monitorowania3.1 Instrukcje dotyczące sporządzania i przesyłania okresowych, rocznychi końcowych sprawozdań z realizacji Działań

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z obowiązującymi dokumentami sporządzenie i przesłanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań MJWPU do IP.

Zakres Instrukcji Pozyskanie danych i ich weryfikacja, sporządzenie sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego, akceptacja sprawozdania przez IP.


Jednostki powiązane IP, DJ, ZD-POKL, ZD-F, WOKMS-P, WOKMS-P, WOKMS-P, WWF-P, WOM-P, WWP, WZP, WIS, WKP-P, WK, WPR, WPA, WKW, WAW.


Obowiązek sprawozdawczy z zakończonego okresu sprawozdawczego (półrocznego, rocznego, końcowego).Akceptacja sprawozdania przez IP.

Wersja 14.05.2010

Lp.Osoby




1. Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości PO KL, WOKMS-P

Pozyskuje dane do sprawozdań od właściwych KM bezpośrednio lub za pomocą systemów informatycznych funkcjonujących w MJWPU (LSI, KSI).Weryfikuje otrzymane informacje – w przypadku wątpliwości co do otrzymanych informacji – zwraca się z prośbą o wyjaśnienie.Sporządza sprawozdania na obowiązującym wzorze zgodnym z aktualnymi Zasadami systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013 (po 2 egz. dla Działania).Sporządza 2 egz. pisma przewodniego do IP, do którego załącza sprawozdania.Parafuje 1 egz. pisma przewodniego i 1 egz. sprawozdań i przekazuje do parafowania KWOKMS-P.

Dni liczone od zakończenia okresu sprawozdawczego:okresowe – do 10 dniroczne – do 15 dnikońcowe – do 45 dniokresowe – do 20 dniroczne – do 30 dnikońcowe – do 60 dni

m. in. WOKMS-P, WWF-P, WOM-P, WWP, WZP, WIS, WKP-P, WK, WPR, WPA, WKW, WAW

2. KWOKMS-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma oraz sprawozdań,- jeżeli TAK: parafuje 1 egz. pisma oraz po jednym egz. sprawozdań, przekazuje do ZD-F, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.

okresowe – do 23 dni; roczne – do 35 dni; końcowe – do 70 dni

ZD-F

3. ZD-F Otrzymuje pismo oraz sprawozdania i przekazuje je do WK, WPR, WPA, które weryfikują informacje przedstawione w sprawozdaniu w zakresie wynikającym z zadań poszczególnych wydziałów.

okresowe – do 28 dniroczne – do 40 dnikońcowe – do 80

WK, WPR, WPA, ZD-POKL

97

Lp.Osoby




W przypadku zgłoszenie uwag przez WK, WPR i WPA następuje przejście do pkt. 1 instrukcji.W przypadku braku uwag, ZD-F podpisuje załączniki, które były weryfikowane przez podległe wydziały. Pismo i sprawozdania przekazane są do ZD-POKL.

W przypadku, gdy wzór sprawozdania z realizacji działania nie będzie zawierał danych, które wynikają z zapisów księgowych, weryfikacja sprawozdania przez ZD-F oraz podległe komórki organizacyjne nie jest wymagana.

dni

4. ZD-POKL Akceptuje poprawność sporządzonego pisma oraz sprawozdań,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ


Zatwierdza pismo oraz sprawozdania/korekty sprawozdań z realizacji Działania w ramach PO KL,- jeżeli TAK: podpisuje pismo oraz sprawozdania,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WOKMS-P/WOKMS-P

6. Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości PO KL, WOKMS-P/WOKMS-P

Przekazuje do IP sprawozdania z realizacji Działania w ramach PO KL.

Okresowe, roczne: nie później niż 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego;końcowe – do 90 dni od zakończenia realizacji Działania

IP

7. Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości POKL, WOKMS-P

W przypadku uwag IP dokonuje korekty sprawozdań i wyznaczonym czasie przekazuje je do IP (powtarzane są czynności opisane w pkt. 1 – 6).

W terminie wyznaczonym przez IP

IP


Dołącza do akt sprawy sprawozdania z realizacji PO KL. Niezwłocznie

3.2 Instrukcje dotyczące sporządzania i przesyłanie do IP informacji kwartalnych z realizacji PO KL.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Terminowe i zgodne Zasadami systemu sprawozdawczości w PO KL sporządzenie i przesłanie informacji kwartalnych z realizacji PO KL.

Zakres Instrukcji Pozyskanie danych i ich weryfikacja, sporządzenie informacji kwartalnej, przekazanie i akceptacja informacji przez IP.

Załączniki w Instrukcji Informacja kwartalna z realizacji PO KL – zgodna z aktualnie obowiązującym SR.Jednostki powiązane DJ, ZD-POKL, WOKMS-P, WWF-P, WOM-P, WWP VI, VII, VIII, IX


Zakończenie kwartalnego okresu sprawozdawczego i konieczność przekazania dokumentów do 5 dnia następnego kwartału.Akceptacja informacji kwartalnej przez IP.

Wersja 22.10.2011





Pozyskuje dane do informacji kwartalnej bezpośrednio od właściwych KM lub za pomocą systemów informatycznych funkcjonujących w MJWPU.Weryfikuje pozyskane dane i w razie wątpliwości podejmuje działania wyjaśniające. Sporządza informację w wersji elektronicznej, przygotowuje wydruk w 1 egz.Załączniki:

1 – 3 dni od zakończenia kwartału

WOKMS-P, WWF-P, WOM-P, WOD, WWP VI, VII, VIII i IX

98




Wzór Informacji kwartalnej z realizacji PO KLPrzekazuje wydruk informacji kwartalnej do KWOKMS-P.

2. KWOKMS-P Sprawdza poprawność,- jeżeli TAK: parafuje wydruk i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.


3. ZD-POKL Akceptuje wydruk,- jeśli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ


Zatwierdza wydruk,- jeżeli TAK: podpisuje wydruk przekazywane są do WOKMS-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości PO KL


Wysyła wersję elektroniczną na właściwy adres mailowy IP. do 5 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, którego dotyczy informacja

IP

6. IP Zatwierdza lub zgłasza uwagi do otrzymanego załącznikami informacji kwartalnej.

W terminie wyznaczonym przez IP

IP2


W przypadku uwag IP powtarzane są czynności opisane w pkt. 1-5 (w zależności od potrzeb).Dołącza do akt sprawy wydruk informacji kwartalnej.

Niezwłocznie IP

3.3 Instrukcje dotyczące wprowadzania i weryfikacji danych do krajowego systemu informatycznego (KSI).

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcja podlega bezpośrednio ZD-POKL. Cel instrukcji Prawidłowe użytkowanie KSI SIMIK 07-13.Przedmiot Instrukcji Wprowadzanie i koordynacja wprowadzania danych do KSI SIMIK 07-13.Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WWF-P, WOM-P, WWP, WOD, WPR, WKP-P.


Zgodnie z Instrukcją użytkownika obsługi Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13 oraz Zasadami wprowadzania danych do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.Poprawne zapisanie danych w KSI SIMIK 07-13.

Wersja 17.01.2011




1. Stanowisko ds. weryfikacji formalnej, WWF-PStanowisko ds. przyjmowania i oceny wniosków, OZ

Wprowadza dane dotyczące wyników oceny formalnej: wnioski o dofinansowanie projektów spełniające wymogi formalne.

Niezwłocznie WOKMS-P, OZ

2. Stanowisko ds. oceny wniosków PO KL, WOM-P

Wprowadza dane dotyczące oceny merytorycznej wniosku: nadaje wnioskom o dofinansowanie projektów status „zatwierdzony” lub „odrzucony”.


3. Stanowisko ds. odwołań, WOD

Wprowadza dane dot. złożonych odwołań: nadaje wnioskom status „w trakcie oceny”.

Niezwłocznie WOKMS-P; WOM-P

4. OPR / ZOPR, WWP Wprowadza dane dotyczące:- umów o dofinansowanie dla poszczególnych projektów;- aneksów lub zmian do umów o dofinansowanie projektów;- zatwierdzonych wniosków o płatność;- kwot do odzyskania/kwot wycofanych w Rejestrze obciążeń;- kontroli na zakończenie projektu na dokumentach.


99




5. OPR/ZOPR, WWP, Stanowisko ds. kontroli projektów , WKP-P

Wprowadza dane dot. kwot odzyskanych w Rejestrze obciążeń. Niezwłocznie WOKMS-P

6. Stanowisko ds. kontroli projektów, WKP-P

Wprowadza dane dotyczące:- przeprowadzonych kontroli (w tym kontroli na zakończenie projektu na dokumentach);- kwot od odzyskania/kwot wycofanych w Rejestrze obciążeń.


7. Stanowisko ds. systemów informatycznych, WOKMS-P

Koordynuje wprowadzanie danych, wspiera pracowników z KM w zakresie obsługi systemów informatycznych.

Niezwłocznie

3.4 Instrukcje zapewniające bezpieczeństwo systemów informatycznych3.4.1 Instrukcja dotycząca nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI

METRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji KWOKMS-P

Odpowiedzialność Właściciel Instrukcja podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Zarządzanie uprawnieniami KSI dla pracowników MJWPU.Zakres Instrukcji Nadawanie, zmienianie, czasowe wycofywanie, blokowanie uprawnień KSI.

Załączniki w Instrukcji25. Rejestr uprawień KSI.26. Wnioski KSI: o nadanie/zmianę uprawnień do KSI - Wniosek o czasowe wycofanie uprawnień użytkownika w KSI - Wniosek o zablokowanie konta użytkownika w KSI

Jednostki powiązane KM, IK NSRO, IZ


Informacja o konieczności nadania / zmiany / czasowego wycofania / zablokowania uprawnień od KKM.Nadane / zmiana / czasowe wycofanie / zablokowanie uprawnienia i aktualizacja Rejestru uprawnień KSI.

Wersja 16.04.10




1. AMI, WOKMS-P Na podstawie zgłoszenia KKM wypełnia właściwy formularz wniosku o nadanie / zmianę / czasowe wycofanie / zablokowanie uprawnień do KSI. Załącznik:Wnioski KSI: o nadanie/zmianę uprawnień do KSI - Wniosek o czasowe wycofanie uprawnień użytkownika w KSI - Wniosek o zablokowanie konta użytkownika Parafuje i przekazuje wniosek do KWOKMS-P.

1 dzień KKM, KWOKMS-P

2. KWOKMS-P – upoważniony przez DJ

Sprawdza i akceptuje poprawność sporządzonego wniosku,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do AMI,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 1.


3. AMI, WOKMS-P Skanuje wniosek i wysyła do AMI IZ. Niezwłocznie IZ4. AMI, WOKMS-P Wniosek dołącza do akt sprawy i aktualizuje Rejestr uprawnień KSI.

Załącznik:Rejestr uprawnień KSI.

Niezwłocznie

5. AMI IZ Weryfikuje wniosek. Niezwłocznie6. AMI IZ Przesyła wersję elektroniczną wnioskiem za pośrednictwem poczty

elektronicznej do IK NSRO.Niezwłocznie IK NSRO

7. Administrator uprawnień IK

Nadaje / zmienia / czasowo wycofuje / blokuje uprawnienia użytkownikowi systemu KSI.

Niezwłocznie


Przesyła pocztą elektroniczną informacje o nadaniu /zmianie / czasowym wycofaniu / zablokowania uprawnień użytkownikowi systemu KSI / MJWPU.

Niezwłocznie Pracownik MJWPU

100


Dołącza do akt sprawy wersję elektroniczną formularza na dysku lokalnym.

Niezwłocznie

3.4.2 Instrukcja dotycząca kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcja podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Utworzenie kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień.

Zakres Instrukcji Wykonanie i przekazanie kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień do korzystania z KSI.

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane -Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Wersja elektroniczna uprawnień na dysku lokalnym.

Kopia bezpieczeństwa na nośniku zewnętrznym (CD-ROM).Wersja 06.03.10

Lp.Osoby




1. AMI, WOKMS-P Wykonuje kopię bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień wraz z Rejestrem uprawnień KSI z dysku lokalnego na zewnętrzny nośnik (CD-ROM) – 2 kopie.

Ostatni dzień roboczy miesiąca

2. AMI, WOKMS-P Przekazuje jedną kopię bezpieczeństwa do KWOKMS-P. Niezwłocznie

3.5 Instrukcja dotycząca udostępniania informacji na wniosek KE/ETO

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Terminowe dostarczenie do KE/ETO żądanych informacji.

Zakres InstrukcjiSporządzenie informacji dla KE, o której mowa w art. 60 lit. c rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 zgodnie z art. 14 Zapisy księgowe rozporządzenia (WE) nr 1828/2006 w zakresie określonym w zał. III do tego rozporządzenia. Przekazanie informacji do KE, IP, IZ, ETO.

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane DJ, ZD-POKL, WOKMS-P, WWP, WKP-P, WAW, KE, ETO.Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymanie pisma dot. sporządzenia informacji dla KE.

Przekazanie informacji do KE, IP, IZ, ETO.

Wersja 09.08.10

Lp.Osoby




1. DJ, ZD-POKL Otrzymuje pismo dot. konieczności sporządzenia informacji dla KE, o których mowa w art. 60 lit. c rozporządzenia (WE) nr 1083/2006/ETO. Dekretuje pismo na KWOKMS-P.

Niezwłocznie KWOKMS-P

2. KWOKMS-P Na podstawie otrzymanego pisma podejmuje decyzje dot. źródła pozyskania informacji i dekretuje pismo na Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości PO KL/WOKMS-P.


3. Stanowisko ds. Pozyskuje dane niezbędne do sporządzenia informacji dla W przypadku pisma m. in.

101

Lp.Osoby




monitorowania i sprawozdawczości PO KL, WOKMS-P

KE/ETO przy pomocy systemów informatycznych funkcjonujących w MJWPU (LSI, KSI) lub bezpośrednio od właściwych KM.Sporządza w 2 egz. informację dla KE/ETO na wzorze stanowiącym zał. III do rozporządzenia (WE) nr 1828/2006. Sporządza w 2 egz. pismo przewodnie, do którego załącza informacje dla KE/ETO. Parafuje dokumenty i przekazuje KWOKMS-P.

bezpośrednio skierowanego do MJWPU: 10 dniW przypadku pisma skierowane za pośrednictwem IP lub IZ: w wyznaczonym terminie

WWP, WKP-P, WAW

4. KWOKMS-P Sprawdza pismo wraz z załącznikiem,- jeśli TAK: parafuje 1 egz. pisma oraz załącznik i przekazuje do ZD-POKL,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 3.


5. ZD-POKL Akceptuje pismo oraz załącznik,- jeżeli TAK: parafuje 1 egz. pisma oraz załącznik i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwaga i następuje przejście do pkt. 3.

Niezwłocznie DJ


Zatwierdza pismo wraz z załącznikiem,- jeżeli TAK: podpisuje pisma oraz załączniki, dokumenty przekazywane są do WOKMS-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 3.



Wysyła 1 egz. pisma wraz z załącznikiem do KE/ETO. Kopię pisma przekazuje do IP/IZ.

Dołącza do akt sprawy dokumentację.

W przypadku pisma bezpośrednio skierowanego do MJWPU: 15 dniW przypadku pisma skierowanego za pośrednictwem IP lub IZ: w wyznaczonym terminie

KE/ETO, IP, IZ

3.6 Instrukcja dotycząca sporządzania i przesyłania do IP kwartalnych ankiet monitorujących stan zatrudnienia

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKROdpowiedzialność Właściciel instrukcji podlega bezpośrednio Dyrektorowi Jednostki. Cel instrukcji Kwartalne monitorowanie stanu zatrudnienia w zakresie wdrażania PO KL.

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje swoim zakresem zebranie danych do ankiety, sporządzenie, weryfikację i przekazanie ankiety do IP oraz sporządzenie ankiety w BAZIE WIEDZY.

Załączniki w Instrukcji 27. Wzór kwartalnej ankiety monitorującej stan zatrudnienia PO KLJednostki powiązane KM, IP, ZD-POKL, DJProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Obowiązek sprawozdawczy po zakończeniu każdego kwartału.

Akceptacja przez IP kwartalnej ankiety monitorującej stan zatrudnienia.

Wersja 06.03.10

Lp. Osobywykonujące działanie Działanie Termin

wykonaniaJednostki

powiązane1. Pracownik WKR Na podstawie informacji własnych oraz WK sporządza

ankietę monitorującą stan zatrudnienia w wersji elektronicznej.Załącznik:Wzór kwartalnej ankiety monitorującej stan zatrudnienia PO KL. Parafuje ankietę i przekazuje do KWKR.

Następnego dnia roboczego po zakończeniu kwartału sprawozdawczego

WK

2. KWKR Akceptuje ankietę,- jeśli TAK: parafuje dokumenty,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ

102


wykonaniaJednostki

powiązane3. Pracownik WKR Uzupełnia ankietę w BAZIE WIEDZY w formie

elektronicznej.Przekazuje ankietę w wersji papierowej do KWKR.

Do 5 dnia miesiąca-kwartału

IP, ZD-POKL

4. Pracownik WKR W razie uwag IP co do przekazanej ankiety powtarzane są czynności opisane w pkt. 1-4.

Niezwłocznie IP

103

3.7 Instrukcje dotyczące pomocy publicznej.3.7.1 Instrukcja dotycząca składania sprawozdań z pomocy publicznej i pomocy de minimis

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WPP-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Przekazanie informacji dot. pomocy publicznejZakres Instrukcji Przekazanie informacji dot. udzielonej/nieudzielonej pomocy publicznej

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest przekazanie informacji nt. udzielonej/nieudzielonej w danym okresie sprawozdawczym pomocy publicznej do Urzędu Marszałkowskiego WM

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WWP-1, WWP-2, WWP-3, WWP-4


Uzyskanie od jednostek powiązanych informacji w danym okresie sprawozdawczym w zakresie udzielonej/nieudzielonej pomocy publicznejPrzekazanie informacji do Urzędu Marszałkowskiego WM

Wersja 29.11.2011 r.




1. KWWP-1, KWWP-2, KWWP-3, KWWP-4

Przekazują informację nt. podpisanych umów o dofinansowanie realizacji projektu, w których występuje pomoc publiczna i pomoc de minimis do KWPP-P w terminie -do 16 dnia każdego miesiąca wg stanu na 15 dzień każdego miesiąca -do pierwszego dnia kolejnego miesiąca wg stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca..

1 dzień

2. WPP-P Tworzy zbiorczą informację nt. udzielonej/nieudzielonej pomocy publicznej i pomocy de minimis z danego okresu sprawozdawczego i przekazuje ją na właściwym formularzu do Urzędu Marszałkowskiego WM celem złożenia w UOKiK.

6 dni

3.7.2 Instrukcja dotycząca wydawania zaświadczeń/korekt zaświadczenia o pomocy de minimis

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WPP-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Wydanie zaświadczenia/korekty zaświadczenia o otrzymaniu pomocy de minimisZakres Instrukcji Wydanie zaświadczenia

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest wydanie zaświadczenia/korekty zaświadczenia o otrzymaniu przez Wnioskodawcę pomocy de minimis

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WWP


Uzyskanie od jednostki powiązanej informacji nt. podpisanej umowy (wniosku Beneficjenta z prośbą o korektę zaświadczenia).Wydanie zaświadczenia/korekty zaświadczenia i przekazanie zaświadczenia/korekty zaświadczenia do właściwej jednostki powiązanej.

Wersja 14.06.2012




1. KWWP-1, KWWP-2, KWWP-3,

W przypadku podpisania umowy w siedzibie MJWPU:Przekazują mailowo do WPP-P informację o zamiarze podpisania

Niezwłocznie KWPP-P

104

KWWP-4 umowy, w której występuje pomoc de minimis, o ile wymaga to wydania zaświadczenia samej stronie umowy (Beneficjentowi pomocy), najpóźniej na jeden dzień przed jej planowanym podpisaniem.W przypadku wysyłania umowy do Beneficjenta:Przekazują mailowo do WPP-P informację o podpisaniu umowy i zamiarze przekazania 1 egzemplarza umowy Beneficjentowi, w której występuje pomoc de minimis, o ile wymaga to wydania zaświadczenia samej stronie umowy (Beneficjentowi pomocy), w dniu jej podpisania. W przypadku wniosku Beneficjenta z prośbą o wydanie korekty zaświadczenia o pomocy de minimis, przekazuje go wraz z uzasadnieniem do WPP-P.

2. KWPP-P Sporządza zaświadczenie o pomocy de minimis, zgodne z datą podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu i przekazuje właściwemu KWWP.W przypadku korekty zaświadczenia o pomocy de minimis, sporządza korektę zaświadczenia i przekazuje właściwemu KWWP.

Niezwłocznie KWWP-1, KWWP-2, KWWP-3, KWWP-4

3. KWWP-1, KWWP-2, KWWP-3, KWWP-4

W przypadku podpisania umowy w siedzibie MJWPU:Przekazują Beneficjentowi pomocy Zaświadczenie o pomocy de minimis w dniu podpisania umowy.W przypadku wysyłania umowy do Beneficjenta:Wysyłają Beneficjentowi pomocy Zaświadczenie o pomocy de minimis wraz z 1 podpisanym egzemplarzem umowy o dofinansowanie.


4.5.

3.8. Instrukcje dotycząca wprowadzania danych Beneficjentów Ostatecznych do aplikacji PEFS.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOKMS-POdpowiedzialność Właściciel instrukcji podlega Zastępcy Dyrektora ds. PO KLCel instrukcji Zbieranie danych osób i instytucji w celu monitorowania efektów realizacji projektów.

Zakres Instrukcji Przekazanie nadkładki PEFS oraz załącznika nr 2 do WNP do WOKMS-P. Wprowadzenie nakładki PEFS do aplikacji PEFS i jej archiwizacja.

Załączniki w Instrukcji 021. Protokół przekazania formularza PEFSJednostki powiązane WWP, BeneficjentProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Pozytywna weryfikacja WNP przez OPR/ZOPR.

Wprowadzenie nakładki do aplikacji PEFS i jej archiwizacja.Wersja 01.06.2011

Lp.Osoby




1. OPR/ZOPR Po pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność, w ramach której przeprowadzono również:

- badanie zgodności zał. nr 2 do WNP z nakładką PEFS zawierającą dane Beneficjentów Ostatecznych - badanie zgodności wersji elektronicznej nakładki PEFS, w tym badanie poprawności hasła, badanie poprawności numeru projektu (POKL.00.00.00-14-000/00, jak również zawartości opisu na wersji elektronicznej w formie numeru projektu wraz z zaznaczeniem numeru wniosku o płatność oraz nazwę Beneficjenta), wypełnia w 2 egz. i podpisuje Protokół przekazania nakładki PEFS.Protokół przekazania nakładki PEFS wraz z nakładką i hasłami przekazywany jest do WOKMS-P. OPR przekazuje do WOKMS-P wszystkie nakładki PEFS - również te, które z powodu zawartych błędów zostały przeznaczone do zniszczenia

Przesyła załącznik nr 2 do WNP na adres poczty elektronicznej wskazanego pracownika WOKMS-P.

do 5 dnia roboczego po zatwierdzeniu wniosku o płatność

WOKMS-P

2. Stanowisko ds. Potwierdza przyjęcie nakładki PEFS w ramach danego Niezwłocznie OPR / ZOPR,

105

monitorowania i sprawozdawczości, WOKMS-P

projektu, wprowadza do aplikacji PEFS wniosek o dofinansowanie w formacie .xml (w przypadku pierwszego WNP), a następnie nakładkę PEFS.W przypadku prawidłowego eksportu danych z nakładki do bazy PEFS uzupełnia rejestr elektroniczny oraz wpisuje datę wprowadzenia na Protokole przekazania. W przypadku wystąpienia problemów technicznych lub merytorycznych uniemożliwiających eksport nakładki do bazy PEFS kontaktuje się telefonicznie lub mailowo z OPR w celi otrzymania prawidłowej nakładki od Beneficjenta.

Wskazany pracownik WOKMS-P wprowadza otrzymany załącznik nr 2 wprowadza do wewnętrznej bazy wskaźników.

WWP

3. Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości, WOKMS-P

Nakładki PEFS z projektów, dla których zatwierdzono końcowy WNP są niszczone w obecności dwóch pracowników WOKMS-P. Zniszczenie potwierdzane jest protokółem zniszczenia.

W razie potrzeby WOKMS-P

106

4. Procesy dotyczące zarządzania finansowego4.1 Instrukcje dotyczące weryfikacji wniosku o płatność Beneficjenta (dla projektów konkursowych oraz systemowych realizowanych przez Beneficjentów nie będących jednostkami Samorządu Województwa Mazowieckiego).

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWPOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Prawidłowe dysponowanie środkami publicznymi.Weryfikacja kwalifikowalności wydatków ponoszonych przez Beneficjentów.

Zakres Instrukcji Sprawdzenie wniosku Beneficjenta o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, zgłoszenie ew. uwag i lub zatwierdzenie wniosku.

Przedmiot Instrukcji Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna wniosku Beneficjenta o płatność.


28. Lista kontrolna przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność.30. Informacja o wynikach weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność.32. Lista weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/zlecenia płatności (weryfikacja formalno-rachunkowa i merytoryczna).62. Lista sprawdzająca (…) WPR.63. Lista sprawdzająca (…) WKP-P.71. Wzór pisma do Beneficjenta z prośbą o złożenie oświadczenia o spełnieniu kryteriów strategicznych.

Jednostki powiązane PK, ZD-POKL, WWP, WKP-P, ZD-F, DJ


Rejestracja wniosku Beneficjenta o płatność.W przypadku pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność - sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność oraz dyspozycji płatności/informacji niezbędnej do wprowadzenia zlecenia płatności do systemu BGK W przypadku negatywnej weryfikacji wniosku o płatność - sporządzenie pisma z uwagami do Beneficjenta.

Wersja 21.03.2012



1. Kancelaria/ PK Rejestruje wniosek Beneficjenta o płatność w książce kancelaryjnej i przekazuje do KWWP.

1 dzień roboczy

KWWP

2. KWWP Rejestruje w elektronicznym rejestrze złożonych wniosków dekretuje i przekazuje Wniosek Beneficjenta o płatność do OPR / ZOPR.

Monitoruje terminowości weryfikacji wniosków o płatność.

Niezwłocznie

Na bieżąco

OPR / ZOPR

3. OPR / ZOPR, WWP

Dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność wraz z załącznikami polegającej na sprawdzeniu poprawnego terminu wpływu wniosku do IP2 zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności, licząc od dnia złożenia w MJWPU (osobiście) lub terminu nadania w placówce pocztowej operatora publicznego – data stempla pocztowego, sprawdzeniu poprawności sporządzenia wniosku, sprawdzeniu zgodności realizacji projektu z wnioskiem o dofinansowanie, w tym przebiegu realizacji projektu, w oparciu o Listę kontrolną, z wyłączeniem części tej listy dotyczącej kontroli na dokumentach (drukowana jest cała lista kontrolna) wskazaną w załączniku:

Listą kontrolna (Lista kontrolna przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność) – zał. 28.Ponadto dokonuje weryfikacji nakładki PEFS zgodnie z zapisami instrukcji 3.8.

20 dni roboczych od daty wpływu do MJWPU pierwszej przedłożonej wersji wniosku - 15 dni roboczych od daty wpływu do MJWPU każdej kolejnej wersji wniosku )

KWWP

Tryb A – Identyfikacja błędów lub braków w otrzymanym wniosku o płatność4A. OPR/ZOPR W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w złożonym wniosku,

OPR przygotowuje projekt pisma do beneficjenta, w którym informuje, na podstawie listy kontrolnej, o zidentyfikowanych błędach z informacją o możliwości poprawienia wniosku, przesłania

niezwłocznie

KWWP

107



brakujących odpowiedzi lub udzielenia niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi przez beneficjenta. Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych.

5A KWWP – upoważniony przez DJ

Sprawdza i zatwierdza poprawność otrzymanego pisma wraz z Listą Kontrolną i wnioskiem,- jeżeli TAK: podpisuje pismo i zatwierdza listę kontrolną z wyłączeniem części tej listy dotyczącej końcowego wniosku o płatność – pismo przekazuje do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4A.

niezwłocznie

ZD-POKL

6A OPR/ZOPR Pismo wysyłane jest do beneficjenta.

W przypadku konieczności odesłania do poprawy kolejnej wersji wniosku o płatność, możliwe jest przekazanie uwag beneficjentowi po zaakceptowaniu ich przez KWWP i dalsze uzgadnianie prawidłowej wersji wniosku w formie elektronicznej.

Po otrzymaniu wyjaśnień od beneficjenta postępowanie zgodne z Instrukcją od pkt. 1.

niezwłocznie

Tryb B – Wniosek zweryfikowany przez OPR/ZOPR pozytywnie, niebędący podstawą do wypłaty środków4B. OPR/ZOPR, WWP Przygotowuje dla Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji

wniosku rozliczającego przekazane środki. Przekazuje do KWWP pozytywnie zweryfikowany wniosek o płatność wraz z listą kontrolną oraz Informacją dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji Wniosku o płatność.W przypadku, gdy weryfikowany wniosek jest przedostatnim wnioskiem o płatność OPR dołącza do informacji pismo do Beneficjenta z prośbą o złożenie wraz z końcowym wnioskiem o płatność oświadczenia o spełnieniu kryteriów strategicznych i zachowania trwałości projektu. W przypadku, gdy potwierdzenie zachowania trwałości projektu nie jest możliwe na etapie składania końcowego WNP, Beneficjent zobowiązuję się monitorowania trwałości projektu oraz przekazania informacji o jej zachowaniu w późniejszym okresie.Załącznik:Informacja dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji Wniosku o płatnośćWzór pisma do Beneficjenta z prośbą o złożenie oświadczenia o spełnieniu kryteriów strategicznych

Niezwłocznie

KWWP

5B. KWWP – na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza i zatwierdza poprawność pisma oraz zatwierdza listę kontrolną z wyłączeniem części tej listy dotyczącej kontroli na dokumentach,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje pismo do OPR/ZOPR, wraz z zatwierdzoną listę kontrolną do OPR/ZOPR- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 6B.

Niezwłocznie

ZD-POKL

6B. OPR/ZOPR Wysyła pismo do Beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku o płatność rozliczającego bez wnioskowania o środki, w której zamieszczone są dane dotyczące zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych, jak również ewentualnych wydatków niekwalifikowanych Beneficjenta, w podziale na środki unijne i budżet państwa oraz w układzie: środki bieżące i inwestycyjne. Jednocześnie wprowadza dane do KSI (zarówno w zakresie modułu Wnioski o płatność, jak i modułu Wskaźniki PO KL zgodnie z Podręcznikiem Wskaźników PO KL). Przekazuje nakładkę PEFS do WOKMS-P zgodnie z instrukcją 3.8. Dołącza do akt sprawy dokumenty. Kopia przekazywana jest do WPR.

Niezwłocznie

WPR, IP

7B. OPR/ZOPR W razie potrzeby uzupełnia Rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13.

Niezwłocznie

Tryb C – Wniosek zweryfikowany przez OPR/ZOPR pozytywnie, będący podstawą do wypłaty środków4C OPR/ZOPR. WWP Przygotowuje dla Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji

wniosku rozliczającego przekazane środki. Przekazuje do KWWP pozytywnie zweryfikowany wniosek o płatność wraz z listą kontrolną oraz Informacją dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji Wniosku o płatność. W przypadku gdy weryfikowany wniosek jest przedostatnim wnioskiem o płatność OPR dołącza do informacji pismo do Beneficjenta z prośbą o złożenie wraz z końcowym wnioskiem o płatność oświadczenia o spełnieniu kryteriów strategicznych.Załącznik:Informacja dla Beneficjenta o wynikach weryfikacji Wniosku o

Niezwłocznie

KWWP

108



płatnośćWzór pisma do Beneficjenta z prośbą o złożenie oświadczenia o spełnieniu kryteriów strategicznych

5C KWWP na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza poprawność:1) listy kontrolnej – jeżeli POPRAWNA – podpisuje z wyłączeniem części tej listy dotyczącej kontroli na dokumentach i przekazuje do OPR/ZOPR celem archiwizacji w teczce projektu;2) Informacji o wynikach weryfikacji – jeżeli POPRAWNA - podpisuje i przekazuje do OPR/ZOPR celem wysłania do Beneficjenta.W przypadku uwag do ww. dokumentów następuje powrót do pkt. 4C.

Niezwłocznie

BeneficjentZD-F

6C OPR Wysyła pismo do Beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku rozliczającego, będącego podstawą do wnioskowania o środki, w której zamieszczone są dane dotyczące zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych, jak również ewentualnych wydatków niekwalifikowanych Beneficjenta, w podziale na środki unijne i budżet państwa oraz w układzie: środki bieżące i inwestycyjne. Jednocześnie wprowadza dane do KSI. Przekazuje nakładkę PEFS do WOKMS-P zgodnie z instrukcją 3.8. Dołącza dokumenty do akt sprawy. Kopia pisma do beneficjenta przekazywana jest do WPR i WK.

Niezwłocznie

WPR, WK, ZD-F

7C OPR W razie potrzeby uzupełnia Rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13.

Niezwłocznie

Tryb D – Wniosek o płatność końcową4D OPR/ZOPR Sporządza pismo do WPR wskazując w nim okres za jaki złożony

został wniosek o płatność końcową oraz datę złożenia wniosku w MJWPU, w celu dokonania kontroli na dokumentach , tj. sprawdzenia dokumentacja związanej ze skuteczną realizacją procesu windykacji.Występuje do WKP-P z prośbą o dokonanie kontroli na dokumentach w zakresie dokumentacji dotyczącej kontroli na miejscu. Jednocześnie wstrzymuje zatwierdzenie wniosku o płatność końcową do spełnienia dwóch warunków.1. otrzymania z WKP-P pozytywnej informacji o przeprowadzeniu kontroli na dokumentach wraz z wypełnioną listą sprawdzającą.2. pozytywnej kontroli na dokumentach będących w posiadaniu WPR.

Niezwłocznie

KWWP, WKP-P, WPR

5D KWWP Sprawdza poprawność pism,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje pismo do WPR i WKP-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 15D.

Niezwłocznie

KWPR, KWKP-P

6D KWPR, KWKP-P / ZKKWP-P

Przyjmuje pismo, dekretuje i przekazuje do weryfikacji. Niezwłocznie

Stanowisko ds. weryfikacji WPR, Stanowisko ds. kontroli projektów WKP-P

7D Stanowisko weryfikacji, WPR, Stanowisko ds. kontroli projektów WKP-P

Wypełnia załącznik, rozpoczynając kontrolę na dokumentach na zakończenie realizacji projektu:Załącznik:Lista sprawdzająca (…) WPR

Lista sprawdzająca do przeprowadzenia kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu przez WKP-P:Stanowisko weryfikacji WPR przekazuje listę sprawdzającą z pismem przewodnim do KWPR.Stanowisko ds. kontroli projektów WKP-P przekazuje listę sprawdzającą z pismem przewodnim do KWKP-P/ ZKWKP-P.

5 dni roboczych

KWPR, WKP-P

8D KWPRKWKP-P / ZKWKP-P

KWPR sprawdza przygotowaną listę sprawdzającą WPR oraz pismo przewodnie,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-F,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 18D.KWKP-P / ZKWKP-P sprawdza przygotowaną listę sprawdzającą WKP-P oraz pismo przewodnie,- jeżeli TAK: podpisuje i przekazuje do KWWP.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 18D.

Niezwłocznie

ZD-F, KWWP

9D ZD-F Akceptuje przygotowaną listę sprawdzającą (…)WPR i pismo przewodnie,- jeżeli TAK: kontrasygnuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 18D.

Niezwłocznie

WWP

10D Stanowisko ds. weryfikacji, WPR

Wprowadza dane do bazy danych prowadzonych na potrzeby Wydziału.Pismo przewodnie z załączoną listą sprawdzającą (…) WPR przekazywane jest do WWP.

Niezwłocznie

WWP

109



11D KWWP Otrzymuje pisma przewodnie wraz z wypełnionymi Listami sprawdzającymi (…) WPR i WKP-P i przekazuje do właściwego OPR/ZOPR.

Niezwłocznie

OPR / ZOPR

12D Stanowisko WWP Po otrzymaniu informacji o przeprowadzonej kontroli na dokumentach przez WPR i WKP-P, pracownik WWP przeprowadza kontrolę na dokumentach w zakresie swoich kompetencji oraz odręcznie uzupełnia listę sprawdzającą kontrolną …., o której mowa w pkt. 3.Załącznik:Lista kontrolna …

Niezwłocznie

WKP-P

13D OPR/ZOPR /WWP Po przeprowadzonej kontroli o której mowa w pkt. 12D, weryfikuje czy wszystkie wyniki kontroli na dokumentach są pozytywne, jeżeli tak – zatwierdza wniosek o płatność tj. podpisuje listę kontrolną w części dotyczącej kontroli na dokumentach.

Niezwłocznie

14D OPR / ZOPR, WWP

Sporządza dla Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji końcowego Wniosku o płatność.Załącznik:Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność

2 dni robocze

WKP-P, WPR, KWWP

15D KWWP– na podstawie upoważnienia DJ

Sprawdza i akceptuje poprawność otrzymanego pisma oraz zatwierdza listę kontrolną w części dotyczącej kontroli na dokumentach;- jeżeli TAK: podpisuje pismo oraz wniosek i przekazuje pismo do OPR/ZOPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt.24D.

Niezwłocznie

ZD-POKL / DJ

16D OPR / ZOPR Wysyła pismo do Beneficjenta o wynikach weryfikacji końcowego Wniosku o płatność, w którym zamieszczone są dane dotyczące zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych, jak również ewentualnych wydatków niekwalifikowanych Beneficjenta, w podziale na środki unijne i budżet państwa oraz w układzie: środki bieżące i inwestycyjne. Jednocześnie wprowadza dane do KSI (zarówno w zakresie modułu Wnioski o płatność, jak i modułu Wskaźniki PO KL zgodnie z Podręcznikiem Wskaźników PO KL). Wprowadzane dane do Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS). Dołącza do akt sprawy dokumenty. Kopia papierowa przekazywana jest do WPR.Wprowadza do KSI, w tym samym dniu w którym ma miejsce jej wysłanie/wydanie, Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność wraz z wynikami kontroli na dokumentach dla projektu którego ten wniosek dotyczyPrzekazuje nakładkę PEFS do WOKMS-P zgodnie z instrukcją 3.8.

Niezwłocznie

WPR, IP. WK

17D OPR/ ZOPR W razie potrzeby uzupełnia Rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13.

Niezwłocznie

4.2 Instrukcje dotyczące weryfikacji wniosku o płatność Beneficjenta (dla projektów własnych realizowanych przez jednostki Samorządu Województwa Mazowieckiego)

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP VI, VII, VIII, IX Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcji Prawidłowe dysponowanie środkami publicznymi poprzez weryfikację formalną, rachunkową i merytoryczną wniosku Beneficjenta o płatność.

Zakres Instrukcji Sprawdzenie wniosku Beneficjenta o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, zgłoszenie ew. uwag i lub zatwierdzenie wniosku.

Przedmiot Instrukcji Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna wniosku Beneficjenta o płatność.


28. Lista kontrolna przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność.30. Informacja o wynikach weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność 34. Wniosek o przekazanie środków na realizację wydatków w ramach PO KL. 62. Lista sprawdzająca (…) WPR.63. Lista sprawdzająca (…) WKP-P.

Jednostki powiązane PK, ZD-POKL, WWP, WKP-P, ZD-F, DJ, WPAProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Rejestracja wniosku Beneficjenta o płatność.W przypadku pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność sporządzenie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność i przesłanie jej do Beneficjenta i IP.

110

METRYKA INSTRUKCJIW przypadku negatywnej weryfikacji wniosku o płatność sporządzenia pisma z uwagami do Beneficjenta.

Wersja 28.03.2012

Lp.Osoby




1. Kancelaria/ PK Rejestruje wniosek Beneficjenta o płatność w książce kancelaryjnej i przekazuje do KWWP.

1 dzień roboczy

KWWP

2. KWWP Rejestruje w elektronicznym rejestrze złożonych wniosków , dekretuje i przekazuje Wniosek Beneficjenta o płatność do OPR/ZOPR.

Monitoruje terminowości weryfikacji wniosków o płatność.

Niezwłocznie

Na bieżąco

OPR/ZOPR

3. OPR / ZOPR, WWP

Dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność wraz z załącznikami polegającej na sprawdzeniu poprawnego terminu wpływu wniosku do IP2 zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności, licząc od dnia złożenia w MJWPU (osobiście) lub terminu nadania w placówce pocztowej operatora publicznego – data stempla pocztowego, sprawdzeniu poprawności sporządzenia wniosku, sprawdzeniu zgodności realizacji projektu z wnioskiem o dofinansowanie w tym przebiegu realizacji projektu w oparciu o Listę kontrolną z wyłączeniem części tej listy dotyczącej kontroli na dokumentach (drukowana jest cała lista kontrolna) wskazaną w załączniku:Załączniki:Listą kontrolna (Lista kontrolna przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność) – zał. 28 lub 28a.Ponadto dokonuje weryfikacji nakładki PEFS zgodnie z zapisami instrukcji 3.8.

W przypadku konieczności odesłania wniosku do poprawy, tj. w przypadku stwierdzenia błędów lub braków w złożonym wniosku o płatność, instytucja weryfikująca wniosek występuje do beneficjenta z prośbą o poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi przez beneficjenta.

W przypadku konieczności odesłania do poprawy kolejnej wersji wniosku o płatność, możliwe jest przekazanie uwag beneficjentowi po zaakceptowaniu ich przez KWWP i dalsze uzgadnianie prawidłowej wersji wniosku w formie elektronicznej.

20 dni roboczych od daty wpływu do MJWPU pierwszej przedłożonej wersji wniosku - 15 dni roboczych od daty wpływu do MJWPU każdej kolejnej wersji wniosku )

KWWP

4. OPR / ZOPR, WWP

W przypadku pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność za pomocą listy kontrolnej sporządza:- Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność dla BeneficjentaZałącznik:Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność- Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL do IP.Załącznik:Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KLOPR/ZOPR w trakcie przygotowywania Wnioski o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL wykorzystuje dane dotyczące montażu finansowego pozyskane w formie elektronicznej od Beneficjenta.Wprowadza dane do KSI (zarówno w zakresie modułu Wnioski o płatność, jak i modułu Wskaźniki PO KL zgodnie z Podręcznikiem Wskaźników PO KL).Przekazuje nakładkę PEFS do WOKMS-P zgodnie z instrukcją 3.8.W przypadku negatywnej weryfikacji wniosku o płatność za pomocą listy kontrolnej przygotowuje pismo do Beneficjenta z uwagami do wniosku o płatność .Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane są odsetki jak dla zaległości

niezwłocznie

WKP-P, KWWP

111

Lp.Osoby




podatkowych.W przypadku, gdy weryfikowany wniosek jest przedostatnim wnioskiem o płatność OPR zwraca się prośbą do Beneficjenta o złożenie wraz z końcowym wnioskiem o płatność oświadczenia o zachowaniu trwałości projektu. W przypadku, gdy potwierdzenie zachowania trwałości projektu nie jest możliwe na etapie składania końcowego WNP, Beneficjent zobowiązuję się monitorowania trwałości projektu oraz przekazania informacji o jej zachowaniu w późniejszym okresie.

5. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonych pism oraz załączników (informacji i wniosku),- jeżeli TAK: zatwierdza listę kontrolną z wyłączeniem części tej listy dotyczącej końcowego wniosku o płatność, podpisuje Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność oraz parafuje Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL; przekazuje komplet dokumentów do ZD-POKL / DJ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 5.

Niezwłocznie

ZD-POKL / DJ

6. ZD-POKL / DJ Akceptuje poprawność sporządzonego Wniosku,- jeżeli TAK: podpisuje pismo oraz Wniosek o przekazanie środków o przekazanie środków w ramach i przekazuje do OPR/ ZOPR - jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 5.

Niezwłocznie

OPR / ZOPR

7. OPR / ZOPR, WWP

Dla projektów systemowych realizowanych przez jednostki Samorządu Województwa Mazowieckiego nie będących IP:Wysyła Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność do Beneficjenta.Wysyła Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację PO KL do IP.Otrzymuje od IP pismo o wysokości środków przekazanych na wskazany rachunek Beneficjenta.

Niezwłocznie

Beneficjent, IP

8. OPR / ZOPR, WWP

Dla projektów systemowych realizowanych przez IP:Wysyła pismo do IP wraz z Informacją o wynikach weryfikacji wniosku o płatność dla projektu systemowego realizowanego przez IP.

niezwłocznie

IP

9. OPR / ZOPR, WWP

Archiwizuje dokumenty (po otrzymaniu od Beneficjenta korekty wniosku Beneficjenta o płatność - przejście do pkt. 1).

Niezwłocznie

10. OPR/ ZOPR W razie potrzeby uzupełnia Rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13.

Niezwłocznie

4.3 Instrukcja dotycząca dokonywania płatności/przygotowanie zleceń na rzecz Beneficjenta (nie dotyczy projektów własnych realizowanych przez jednostki budżetowe Samorządu Województwa Mazowieckiego).

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPROdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-F

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem dokonywanie płatności ze środków europejskich i dotacji celowej budżetu krajowego na rzecz Beneficjenta.

Zakres Instrukcji Sporządzenie, weryfikacja i realizacja Dyspozycji płatności /Zlecenia płatności ze środków europejskich i dotacji celowej dla Beneficjenta.

Załączniki w Instrukcji 32. Lista weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/ Zlecenia płatności.35. Dyspozycja płatności/zlecenie płatności.

Jednostki powiązane OPR/ZOPR, KWWP, WWP, WPA, ZD-POKL, WPR, ZD-F, DJ, bank, WK, IP, IZProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Przygotowanie dyspozycji płatności / Zlecenia płatności

Wykonany przelew w bankowym systemie elektronicznym/wykonanie zlecenia płatności do BGK.

Wersja 21.03.2012

Tryb A: Dotyczy projektów złożonych w ramach konkursów ogłoszonych do końca 2010 roku, o ile projekt nie jest realizowany na podstawie Zasad Finansowania PO KL obowiązujących po 01.01.2011 r. lub bardziej aktualnych.

112




1. OPR / ZOPR, WWP

Po zatwierdzeniu wniosku o płatność lub po podpisaniu umowy (w przypadku beneficjentów nie będących jednostkami sektora finansów publicznych po akceptacji zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu) przygotowuje na podstawie harmonogramu płatności dyspozycję płatności (2 egzemplarze) oraz informacje niezbędne do wprowadzenia zlecenia płatności do systemu BGK przez osoby upoważnione i podpisuje ją.

Załącznik:Dyspozycja płatności/zlecenie płatności.

1 dzień roboczy po zatwierdzeniu wniosku Beneficjenta o płatność lub po podpisaniu umowy / akceptacji zabezpieczenia

KWWP,

2. Osoba upoważniona do systemu BGK

Sprawdza poprawność sporządzonej dyspozycji płatności:– jeśli TAK: wystawia zlecenie w dwóch egz., podpisuje dokumenty i przekazuje je do KWWP; – jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt.1.

niezwłocznie KWWP/ ZKWWP, OPR

3. KWWP/ ZKWWP Sprawdza poprawność sporządzonej dokumentacji:– jeśli TAK: podpisuje dokumenty (w tym pismo przewodnie do ZD-F) i przekazuje je do ZD-POKL; – jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

W przypadku sporządzania pierwszej dyspozycji płatności / zlecenia płatności dla danego projektu weryfikuje fakt posiadania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy poprzez wgląd w dokument potwierdzający przekazanie zabezpieczenia do WOKMS-P, który powinien być przechowywany w teczce projektu (nie dotyczy Beneficjentów wymienionych w art. 206 ust. 4 UFP).

niezwłocznie ZD-POKL, OPR, ZD-F

4. ZD-POKL Akceptuje poprawność sporządzonej dyspozycji płatności:– jeśli TAK: podpisuje dyspozycję płatności oraz zlecenie płatności i przekazuje za pośrednictwem ZD-F do KWPR;– jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

niezwłocznie

5. KWPR Sprawdza wymogi rejestracyjne (kompletność złożonych dokumentów). Brak spełnienia wymogów rejestracyjnych powoduje zwrot dyspozycji do WWP w celu uzupełnienia.Przekazuje Dyspozycję/ zlecenie spełniającą/e wymagania do weryfikacji pracownikowi WPR.

Niezwłocznie

6. Stanowisko ds. weryfikacji WPR

Dokonuje weryfikacji dyspozycji płatności/ zlecenia płatności pod względem formalno-rachunkowym przy pomocy Listy weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności / zlecenia płatnościZałącznikLista weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/ zlecenia płatności- jeżeli weryfikacja POZYTYWNA: Przekazuje dyspozycję płatności wraz z listą weryfikacji do WPA celem poświadczenia zgodności z planem finansowym Jednostki.- jeżeli weryfikacja NEGATYWNA: zwraca 1 egzemplarz dyspozycji/zlecenia wraz z pismem przewodnim oraz negatywną listą kontrolną do WWP celem korekty dyspozycji.

2 dni WPA


Przyjmuje dyspozycje płatności/ zlecenie płatności z WPR, weryfikuje pod względem dostępności środków przy pomocy Listy weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/ zlecenie płatności,- jeżeli weryfikacja POZYTYWNA: rejestruje wydatek,- jeżeli weryfikacja NEGATYWNA: zwraca dyspozycję do WPR z informacją o niezgodności wystawionej dyspozycji/zlecenia z planem finansowym do WPR.

1 dzień WPR

8. KWPA Potwierdza zgodność dyspozycji płatności/zlecenia pod względem dostępności środków - jeżeli weryfikacja POZYTYWNA: potwierdza dyspozycję/zlecenie oraz przekazuje wraz z Listą weryfikacji do WPR,- jeżeli weryfikacja NEGATYWNA: zwraca dyspozycję do WPR.

Niezwłocznie WPR

113




9. Stanowisko ds. płatności, WPR

W przypadku gdy weryfikacja dyspozycji/zlecenia:- POZYTYWNA:przygotowuje przelew w formie elektronicznej do dyspozycji płatności/ wydruki przelewów z systemu elektronicznego/ przekazuje do weryfikacji do kolejnej osoby zajmującej Stanowisko ds. płatności i refundacji („druga para oczu”), a następnie do KWPR,Dokonuje ostatecznej weryfikacji zlecenia płatności – formy papierowej z systemem elektronicznym a następnie przekazuje do KWPRJednocześnie informuje w formie mailowej WWP o konieczności zwolnienia zleceń w wersji elektronicznej w celu dalszej akceptacji- jeżeli weryfikacja dyspozycji jest NEGATYWNA:przygotowuje pismo do WWP zwracające 1 egzemplarz dyspozycji/zlecenia wraz z uzasadnieniem (po dokonaniu korekty na Stanowisku ds. obsługi projektów WWP zastosowanie mają punkty 1-6 niniejszej instrukcji).

1 dzień WWP

10. KWPR Przekazuje wydruk dyspozycji/zleceń z systemu elektronicznego do zatwierdzenia przez osoby upoważnione na bankowej karcie wzorów podpisów.

osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów

11. Osoby upoważnione w bankowej karcie wzorów podpisów

Złożenie podpisów na wydruku z systemu elektronicznego oraz podpisów elektronicznych.Złożenie drugiego podpisu w systemie BGK zlecenia jest równoznaczne z przekazaniem zlecenia płatności do BGK w celu realizacji.

12. Stanowisko ds. płatności i refundacji, WPR

Wysyła z bankowego systemu elektronicznego zatwierdzone przelewy.

5-11 – łącznie 5 dni roboczych

Bank

13. Stanowisko ds. płatności WPR

Sporządza zbiorcze informacje o zleceniach płatności przekazanych w danym miesiącu do BGK – przekazuje w formie papierowej i elektronicznej do IZ POKL.

Do 5 dnia każdego miesiąca

WPR, IP, MRR, IZ

14. Stanowisko ds. weryfikacji WPR

Sporządza:- zbiorczą informacje o zleceniach płatności przekazanych do BGK pomiędzy terminami płatności i przekazuje w wersji elektronicznej do IZ POKL oraz Wydziału Monitoringu- zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez Bank w miesiącu i przekazuje w wersji papierowej do Departamentu Strategii oraz w wersji elektronicznej do wiadomości Zarządu Województwa, WOKMS-P, WK.

Pierwszego dnia roboczego po terminie płatności,Do 5 dnia każdego miesiąca

WPR, WWP, WOKMS-P

15. Stanowisko ds. płatności i refundacji, WPR

Przyjmuje informacje z banku o dokonanych operacjach finansowych (wyciąg bankowy) i przekazuje do WK.

niezwłocznie WK

16. Stanowisko ds. księgowości ogólnej, WK

Rejestruje wyciągi bankowe w rejestrze wyciągów w systemie finansowo - księgowym na odpowiednich kontach.

niezwłocznie


Przygotowuje dokumenty celem przekazania do archiwum zakładowego.

Tryb B: Dotyczy projektów złożonych w ramach konkursów ogłoszonych od 01.01.2011 r.

114




1B. OPR / ZOPR, WWP

Na podstawie harmonogramu płatności przygotowuje 2 egzemplarze dyspozycji płatności wraz z pismem przewodnim, w którym zawiera informacje niezbędne do wprowadzenia zlecenia płatności do systemu BGK oraz informacje o spełnieniu wszystkich przesłanek wynikających z rozdziału 3.1.5 Zasad finansowania PO KL dotyczących przekazywania środków w przypadku odesłaniu wniosku do poprawy (na podstawie Listy kontrolnej przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność). Podpisuje dokumenty i przekazuje do KWWP/osoba upoważniona do systemu BGK

Pierwsza transza: po podpisaniu umowy w przypadku beneficjentów nie będących jednostkami sektora finansów publicznych po akceptacji zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu).

Druga transza: po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) lub po odesłaniu Beneficjentowi wniosku do poprawy (w przypadku gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), o ile spełnione zostały warunki, o których mowa w części 3,1.5 Zasad finansowania PO KL obowiązujących dla konkursów ogłoszonych od 01.01.2011 r.

Trzecia transza i kolejne: po zatwierdzeniu wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę i po zweryfikowaniu pierwszej wersji wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę (zaakceptowanie wniosku lub odesłaniu Beneficjentowi wniosku do poprawy);

Przygotowuje na podstawie harmonogramu płatności dyspozycję płatności (2 egzemplarze) oraz informacje niezbędne do wprowadzenia zlecenia płatności do systemu BGK przez osoby upoważnione i podpisuje ją.

1 dzień roboczy po zatwierdzeniu wniosku Beneficjenta o płatność lub po podpisaniu umowy / akceptacji zabezpieczenia

Osoba upoważniona do systemu BGK

2B. Osoba upoważniona do systemu BGK

Sprawdza poprawność sporządzonej dyspozycji płatności:– jeśli TAK: wystawia zlecenie w dwóch egz., podpisuje dokumenty i przekazuje je do KWWP; – jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt.1B.

niezwłocznie KWWP/ ZKWWP, OPR

3B. KWWP/ ZKWWP Sprawdza poprawność sporządzonej dokumentacji:– jeśli TAK: podpisuje dokumenty (w tym pismo przewodnie do ZD-F) i przekazuje je do ZD-POKL; – jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1B.

W przypadku sporządzania pierwszej dyspozycji płatności / zlecenia płatności dla danego projektu weryfikuje fakt posiadania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy poprzez wgląd w dokument potwierdzający przekazanie zabezpieczenia do WOKMS-P, który powinien być przechowywany w teczce projektu (nie dotyczy Beneficjentów wymienionych w art. 206 ust. 4 UFP).

niezwłocznie ZD-POKL, OPR, ZD-F

4B. ZD-POKL Akceptuje poprawność sporządzonej dyspozycji płatności:– jeśli TAK: podpisuje dyspozycję płatności oraz zlecenie płatności i przekazuje za pośrednictwem ZD-F do KWPR;– jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1B.

niezwłocznie

5B. KWPR Sprawdza wymogi rejestracyjne (kompletność złożonych dokumentów). Brak spełnienia wymogów rejestracyjnych powoduje zwrot dyspozycji do WWP w celu uzupełnienia.Przekazuje Dyspozycję/ zlecenie spełniającą/e wymagania do weryfikacji pracownikowi WPR.

Niezwłocznie

6B. Stanowisko ds. weryfikacji WPR

Dokonuje weryfikacji dyspozycji płatności/ zlecenia płatności pod względem formalno-rachunkowym przy pomocy Listy weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności / zlecenia płatnościZałącznikLista weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/ zlecenia płatności- jeżeli weryfikacja POZYTYWNA: Przekazuje dyspozycję płatności wraz z listą weryfikacji do WPA celem poświadczenia zgodności z planem finansowym Jednostki.- jeżeli weryfikacja NEGATYWNA: zwraca 1 egzemplarz dyspozycji/zlecenia wraz z pismem przewodnim oraz negatywną listą kontrolną do WWP celem korekty dyspozycji.

2 dni WPA

115




7B. Stanowisko ds. planowania i analiz, WPA

Przyjmuje dyspozycje płatności/ zlecenie płatności z WPR, weryfikuje pod względem dostępności środków przy pomocy Listy weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/ zlecenie płatności,- jeżeli weryfikacja POZYTYWNA: rejestruje wydatek,- jeżeli weryfikacja NEGATYWNA: zwraca dyspozycję do WPR z informacją o niezgodności wystawionej dyspozycji/zlecenia z planem finansowym do WPR.

1 dzień WPR

8B. KWPA Potwierdza zgodność dyspozycji płatności/zlecenia pod względem dostępności środków - jeżeli weryfikacja POZYTYWNA: potwierdza dyspozycję/zlecenie oraz przekazuje wraz z Listą weryfikacji do WPR,- jeżeli weryfikacja NEGATYWNA: zwraca dyspozycję do WPR.

Niezwłocznie WPR

9B. Stanowisko ds. płatności, WPR

W przypadku gdy weryfikacja dyspozycji/zlecenia:- POZYTYWNA:przygotowuje przelew w formie elektronicznej do dyspozycji płatności/ wydruki przelewów z systemu elektronicznego/ przekazuje do weryfikacji do kolejnej osoby zajmującej Stanowisko ds. płatności i refundacji („druga para oczu”), a następnie do KWPR,Dokonuje ostatecznej weryfikacji zlecenia płatności – formy papierowej z systemem elektronicznym a następnie przekazuje do KWPRJednocześnie informuje w formie mailowej WWP o konieczności zwolnienia zleceń w wersji elektronicznej w celu dalszej akceptacji- jeżeli weryfikacja dyspozycji jest NEGATYWNA:przygotowuje pismo do WWP zwracające 1 egzemplarz dyspozycji/zlecenia wraz z uzasadnieniem (po dokonaniu korekty na Stanowisku ds. obsługi projektów WWP zastosowanie mają punkty 1-6 niniejszej instrukcji).

1 dzień WWP

10B. KWPR Przekazuje wydruk dyspozycji/zleceń z systemu elektronicznego do zatwierdzenia przez osoby upoważnione na bankowej karcie wzorów podpisów.

osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów

11B. Osoby upoważnione w bankowej karcie wzorów podpisów

Złożenie podpisów na wydruku z systemu elektronicznego oraz podpisów elektronicznych.Złożenie drugiego podpisu w systemie BGK zlecenia jest równoznaczne z przekazaniem zlecenia płatności do BGK w celu realizacji.

12B. Stanowisko ds. płatności i refundacji, WPR

Wysyła z bankowego systemu elektronicznego zatwierdzone przelewy.

5-11 – łącznie 5 dni roboczych

Bank

13B. Stanowisko ds. płatności WPR

Sporządza zbiorcze informacje o zleceniach płatności przekazanych w danym miesiącu do BGK – przekazuje w formie papierowej i elektronicznej do IZ POKL.

Do 5 dnia każdego miesiąca

WPR, IP, MRR, IZ

14B. Stanowisko ds. weryfikacji WPR

Sporządza:- zbiorczą informacje o zleceniach płatności przekazanych do BGK pomiędzy terminami płatności i przekazuje w wersji elektronicznej do IZ POKL oraz Wydziału Monitoringu- zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez Bank w miesiącu i przekazuje w wersji papierowej do Departamentu Strategii oraz w wersji elektronicznej do wiadomości Zarządu Województwa, WOKMS-P, WK.

Pierwszego dnia roboczego po terminie płatności,Do 5 dnia każdego miesiąca

WPR, WWP, WOKMS-P

15B.

16B. Stanowisko ds. płatności i refundacji, WPR

Przyjmuje informacje z banku o dokonanych operacjach finansowych (wyciąg bankowy) i przekazuje do WK.

niezwłocznie WK

17B. Stanowisko ds. księgowości ogólnej, WK

Rejestruje wyciągi bankowe w rejestrze wyciągów w systemie finansowo - księgowym na odpowiednich kontach.

niezwłocznie

18B. Stanowisko ds. księgowości ogólnej, WK

Przygotowuje dokumenty celem przekazania do archiwum zakładowego.

4.4 Instrukcje dotyczące zawieszania płatności

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWP

116

METRYKA INSTRUKCJIOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL i Priorytetu II ZPORRCel instrukcji Zgodne z obowiązującymi aktami prawnymi dysponowanie środkami publicznymi.Zakres Instrukcji Wydawanie decyzji o zawieszeniu lub uruchomieniu płatności. Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane WWP, WPR, Beneficjent, ZD-POKL, DJ, WPA, ZD-F, WKP-P

Proces: wejście → wyjście


Wystąpienie przesłanki wymienionej w umowie o dofinansowanie do zawieszenia płatności na rzecz Beneficjenta. Uruchomienie procedury sporządzenia i przekazywania do WPR dyspozycji płatności (w przypadku otrzymania informacji od KM lub od Beneficjenta informacji o usunięciu przyczyny zawieszenia płatności).

Wersja 06.03.10

Lp.Osoby




1. OPR / ZOPR, WWP

Sporządza w formie pisemnej decyzję informującą Beneficjenta o zawieszeniu płatności podając przyczyny zawieszenia.Wstrzymuje procedurę sporządzania i przekazywania do WPR dyspozycji płatności.

Niezwłocznie od momentu wystąpienia przesłanki do zawieszenia płatności na rzecz Beneficjenta

WPR, Beneficjent

2. KWWP Sprawdza poprawność przedstawionej decyzji, - jeżeli TAK: parafuje pismo,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1 (bez parafowania).Pismo przekazywane jest do ZD-POKL / DJ.


3. ZD-POKL / DJ

Sprawdza poprawność przedstawionej decyzji,- jeżeli TAK: zatwierdza i podpisuje pismo, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do p. 1.Pismo wysyłane jest do Beneficjenta. Kopia przekazywana jest do WPR i WKP-P.

Niezwłocznie Beneficjent, WPR, WKP-P

4. OPR / ZOPR, WWP

W przypadku otrzymania informacji od KM lub od Beneficjenta informacji o usunięciu przyczyny zawieszenia płatności sporządza w formie pisemnej decyzję informującą Beneficjenta o uruchomieniu płatności.Dalej pkt. 2-3.Uruchamia procedurę sporządzania i przekazywania do WPR dyspozycji płatności.

Niezwłocznie WPR, WKP-P

4.5 Instrukcja dotycząca sporządzania zestawień do Poświadczeń i Deklaracji wydatków


Cel instrukcjiTerminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami i Systemem Realizacji PO KL 2007 - 2013 dokonywanie poświadczeń wydatków Beneficjentów dokonywanych w ramach komponentu regionalnego PO KL.

Zakres Instrukcji Zebranie niezbędnych do sporządzenia poświadczenia informacji, przygotowanie i przekazanie do IP tabel niezbędnych do prawidłowego sporządzenia poświadczenia.

Przedmiot Instrukcji Sporządzenie zestawienia wniosków o płatność i rejestru kwot odzyskanych /wycofanych.

Załączniki w Instrukcji033. Tabela nr 1 "Zestawienie zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI SIMIK 07-13 wniosków o płatność, korekt do wniosków o płatność” / Tabela nr 2 „Zestawienie zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI SIMIK 07-13 kwot odzyskanych/wycofanych”

Jednostki powiązane WOKMS-P, WWP, WKP-P, ZD-F, ZD-POKL/DJ, IP

117

METRYKA INSTRUKCJI


Zakończenie okresu rozliczeniowego i obowiązek przekazania do IP zestawień dotyczących zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI wniosków o płatność oraz rejestru kwot odzyskanych/wycofanych w ciągu kolejnych 5 dni roboczych.Przekazanie do IP danych niezbędnych do prawidłowego sporządzenia poświadczeń i deklaracji wydatków.

Wersja 22.10.2011




1. Stanowisko ds. systemów informatycznych, Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości,WOKMS-P

Przekazuje do WWP przypomnienie o wprowadzeniu do KSI SIMIK 07-13 wszystkich zatwierdzonych wniosków o płatność za dany miesiąc oraz ew. uzupełnieniu Rejestru obciążeń (pocztą elektroniczną).

co najmniej 2 razy w okresie sprawozdawczym: – do 10 dnia roboczego okresu sprawozdawczego;- do ostatniego dnia roboczego okresu sprawozdawczego

WWP


Sporządza zestawienie zatwierdzonych w okresie sprawozdawczym wniosków o płatność, korekt do wniosków o płatność, kwot wycofanych/odzyskanych wprowadzonych do KSI oraz przekazuje je drogą elektroniczną do kierowników wydziałów wdrażania oraz wydziału kontroli projektów celem weryfikacji.

1 dzień roboczy od zakończenia okresu sprawozdawczego

WWP, WKP-P

3. WWP Dokonuje weryfikacji zestawienia w ramach Działań, informuje pocztą elektroniczną o prawidłowości i kompletności danych zawartych w KSI lub dokonuje poprawek w KSI, o czym każdorazowo informuje WOKMS-P.

1-3 dni robocze od zakończenia okresu sprawozdawczego

WOKMS-P


Współpracuje z WWP w zakresie dokonywanej przez nich weryfikacji danych.

WWP


Po przeprowadzonej weryfikacji, o której mowa w pkt. 3 i 4 przygotowuje zestawienie w wersji papierowej w dwóch egzemplarzach wypełniając:Załącznik:033. Tabela nr 1 "Zestawienie zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI SIMIK 07-13 wniosków o płatność, korekt do wniosków o płatność” / Tabela nr 2 „Zestawienie zatwierdzonych i wprowadzonych do KSI SIMIK 07-13 kwot odzyskanych/wycofanych”.Informacje o stwierdzonych wydatkach niekwalifikowalnych uwzględniane są w kol. 13 „Uwagi” tabeli 1.Podpisuje jeden egzemplarz zestawienia w postaci tabeli 1, 2.Przygotowuje i parafuje pismo przekazujące zestawienie do IP.Przekazuje pisma i 2 egz. zestawień do KWOKMS-P

4 dni robocze od zakończenia okresu sprawozdawczego

KWOKMS-P

6. KWOKMS-P Weryfikuje pismo oraz zestawienia pod względem zgodności z KSI-SIMIK 07-13:- jeżeli TAK: podpisuje 2 egz. zestawienia oraz parafuje pismo przewodnie;- jeżeli nie: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 3.5 instrukcji.

Niezwłocznie KWWP

7. KWWP Weryfikuje otrzymane zestawienie pod względem zgodności ze stanem faktycznym:- jeżeli TAK: podpisuje 2 egz. zestawienia;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 3-5. instrukcji.

Niezwłocznie ZD-POKL/DJ

8. ZD-POKL/DJ Zatwierdza otrzymane pismo oraz zestawienia: - jeżeli TAK: zatwierdza i podpisuje pismo oraz zestawienie i przekazuje do WOKMS-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 3-5. instrukcji.


118





Przekazuje do IP w formie papierowej oraz elektronicznej zatwierdzone przez ZD-POKL/DJ pismo wraz z zestawieniem.

do 5 dnia roboczego do zakończenia okresu sprawozdawczego

IP

10. Stan. ds. systemów informatycznych, Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości,WOKMS-P

W przypadku uwag IP do przekazanego zestawienia koryguje dane w KSI SIMIK i przekazuje do IP stosowne wyjaśnienia we wskazanym terminie w formie elektronicznej.Wersja papierowa wyjaśnień przekazywana jest do IP niezwłocznie po przesłaniu wyjaśnień w formie elektronicznej.

Termin wskazany przez IP - nie krótszy niż 5 dni roboczych

IP

4.6 Instrukcja dotycząca przepływów finansowych4.6.1 Instrukcja dotycząca ewidencji dokumentów księgowych

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKOdpowiedzialność ZD-F

Cel instrukcji Terminowe, zgodne z prawem zaewidencjonowanie przepływów finansowych

Zakres Instrukcji Ewidencja dokumentów księgowychZałączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WKP-P, WPA, WPR, WWP-1, WWP-2, WWP-3, WWP-4Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Zidentyfikowanie operacji finansowej

Zaewidencjonowanie operacji finansowejWersja 31.05.2012

Lp.Osoby




1. Stanowisko ds. księgowości ogólnej

Otrzymuje informacje o operacji finansowej (wyciąg bankowy/zestawienie).Księguje wyciągi bankowe na odpowiednich kontach w systemie finansowo – księgowym.- wpływ dotacji celowej od IP.- przekazanie dotacji celowej Beneficjentowi - zwrot dotacji celowej na rachunek bankowy przez Beneficjenta (w bieżącym roku budżetowym) niewykorzystanej, wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości – księgowanie na pomniejszenie wydatków – księgowanie na pomniejszenie wydatków,- zwrot dotacji celowej na rachunek bankowy przez Beneficjenta (udzielonej w poprzednich latach) niewykorzystanej, wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości - księgowanie na dochody - zwrot dochodów do IP - wpływ odsetek od rachunku bankowego- zwrot odsetek od rachunku bankowego do IP.

W terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami w tym zakresie

WKP-P, WPA, WPR, WWP-1, WWP-2, WWP-3, WWP-4

119

4.6.2 Instrukcja dotycząca zwrotów środków europejskich oraz dotacji ze środków krajowych na r-ek MJWPU i/lub na r-ek BGK

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji Kierownik WWP Odpowiedzialność ZD-POKL Cel instrukcji Terminowe, zgodne z prawem zaewidencjonowanie i rozliczenie przepływów finansowych

Zakres InstrukcjiSporządzenie dyspozycji zwrotu środków krajowych i europejskich oraz załączników/zgodnie z wytycznymi („zasady dokonywania zwrotów w ramach POKL”)


24. Dyspozycja zwrotu dotacji ze środków krajowych.39. Dyspozycja zwrotu środków europejskich Nr…/… (Dla ZD-F).40. Dyspozycja zwrotu dotacji ze środków krajowych Nr…/… (Dla Departamentu Budżetu i Finansów).68. Pismo dot. zwrotu kwoty mylnie przekazanej na rachunek MF.69. Informacja o zwrotach środków dotacji rozwojowej.70. Informacja o zwrotach środków dokonanych na rachunek BGK w zakresie budżetu środków europejskich.

Jednostki powiązane WK, WPR, WKPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Zidentyfikowanie zwrotu środków otrzymanych od beneficjentów

Zwrot środków przez beneficjentów na r-ki MJWPU oraz BGK Wersja 6.10.2010

Lp.


Działanie Termin Wykonania


1. OPR / ZOPRPracownik WKP-P

Przekazuje informacje beneficjentom o konieczności dokonania zwrotu środków na podany r-ek bankowy (informacja o weryfikacji wniosków, wezwanie, informacja pokontrolna, zalecenie pokontrolne)*. Kopie przekazane do WPR.*Informacja pokontrolna, zlecenia pokontrolne przekazywane są beneficjentom przez WKP-P.

na bieżąco WPR


Zwroty wpływające na r-ki MJWPUPrzekazuje do OPR informacje o dokonanym zwrocie beneficjenta na r-ek MJWPU wraz z kopią wyciągu bankowego.

Na bieżąco WWP

3. OPR/ ZOPR Sprawdza poprawność dokonanych zwrotów i sporządza dyspozycje zwrotu („zgodnie z zasadami dokonywania zwrotu w ramach POKL”)a) Wypełnia Załącznik Dyspozycja zwrotu środków

europejskich Nr…/… (jeśli dotyczy)b) Wypełnia Załącznik Dyspozycja zwrotu dotacji ze

środków krajowych Nr …/… (jeśli dotyczy) W przypadku zwrotu dotyczącego dotacji rozwojowej (środki przekazane do 31.12.2009) sporządza i przekazuje załącznik do ZD-F Informacja o zwrotach środków dotacji rozwojowej.

3 dni robocze KWWP, ZD-F, WPR, WK

4. KWWP Sprawdza poprawność sporządzonych dyspozycji.Jeśli TAK: parafuje 2 egz. Dyspozycji, przekazuje dokumenty do ZD-POKL, a następnie do ZD-F.Jeśli NIE: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 3

Niezwłocznie OPR, ZD-POKL, ZD-F


Otrzymuje wszystkie egz. dyspozycji wymienione w pkt. 3a i b (jeśli dotyczy)Sprawdza pod względem formalno rachunkowym.Przekazuje do WPR w celu dokonania zwrotu.Stosownym pismem informuje WPR o kwotach dotacji celowej i kwocie odsetek w celu dokonania stosownych przelewów (dotyczy pkt. 3b).

Niezwłocznie WPR

6. Stanowisko ds. płatności i refundacji

1) Otrzymuje załącznik Dyspozycja zwrotu środków europejskich Nr …/… (1 egz.) i sporządza przelew.

2) Otrzymuje pisemne informacje z WK na podstawie których dokonuje zwrotu dotacji ze środków krajowych i odsetek.

W przypadku zwrotu środków europejskich MJWPU na bieżąco wypełnia załącznik i przekazuje do MRR informacje o zwrotach.

niezwłocznie WWP, WK

120

Lp.




Załącznik:Informacja o zwrotach środków dokonanych na rachunek BGK w zakresie budżetu środków europejskich

7. OPR/ZOPR, Stanowisko ds. płatności i refundacji, Stanowisko ds. księgowości ogólnej

Zwroty wpływające na r-ek BGKOtrzymuje informacje od BGK dotyczącą dokonania zwrotów od beneficjentów.

Niezwłocznie BGK

8. ZD-POKLOPR/ZOPR

Weryfikuje zwroty dokonane przez beneficjentów. Wypełnia Załącznik Informacja o zwrotach środków dokonanych na rachunek BGK w zakresie budżetu środków europejskich i przekazuje informacje do WPR.- jeśli zwrot jest dokonany w nadmiernej wysokości, sporządza pismo do MF wg załącznika Pismo dot. zwrotu kwoty mylnie przekazanej na rachunek MF z prośbą o zwrot środków do Beneficjenta (kopia do ZD-F)- jeśli zwrot jest dokonany w zaniżonej wysokości sporządza pismo do Beneficjenta/kopia do ZD-F.

Niezwłocznie 3 dni robocze

WPR, ZD-F

9. Stanowisko ds. płatności i refundacji,

Przekazuje załącznik Informacja o zwrotach środków dokonanych na rachunek BGK w zakresie budżetu środków europejskich do Departamentu Zarządzania EFS w MRR

niezwłocznie WWP

4.7 Instrukcja dotyczącą wnioskowania o środki dotacji celowej (projekty konkursowe i systemowe niebędące projektami własnymi samorządu województwa) oraz środki przeznaczone na realizację projektów własnych (w ramach wszystkich źródeł finansowania).

METRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji KWPR – Tryb AWWP – Tryb B

Odpowiedzialność Właściciel instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL(Tryb B) i ZD-F (Tryb A)Cel instrukcji Prawidłowe pozyskiwanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL

Zakres Instrukcji Sporządzenie wniosku do IP o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL

Załączniki w Instrukcji34. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL (projekty konkursowe i systemowe niebędące projektami własnymi województwa).34A. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL (projekty własne województwa).

Jednostki powiązane ZD-POKL, WPR, WPA, ZD-F, DJ, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Sporządzenie wniosku o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL

Zatwierdzenie wniosku o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL

Wersja 29.05.12

Lp. Osoby wykonujące działanie Działanie Termin

wykonaniaJednostki powiązane

Tryb A: Projekty nie będące projektami własnymi1. Stanowisko ds.

płatności i refundacji WPR

Sporządza 2 egz. wniosku do IP o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL.

Parafuje 1 egz. wniosku i przekazuje dokumenty do

W razie potrzeby WWP

121



KWPR / osoby upoważnionejZałącznik:34. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL (projekty konkursowe i systemowe niebędące projektami własnymi samorządu województwa).

2. KWPR / osoba upoważniona

Sprawdza wniosek:- jeżeli TAK: parafuje 1 egz. wniosku i przekazuje dokumenty do WPA,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WPA, KWPA

3. Stanowisko ds. planowania i analiz / KWPA

Sprawdza wniosek:- jeżeli TAK: parafuje 1 egz. wniosku i przekazuje dokumenty do WPR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WPR

4. Stanowisko ds. płatności i refundacji WPR

Przekazuje dokumenty do kontrasygnaty ZD-F. Niezwłocznie ZD-F

5. ZD-F Kontrasygnuje sporządzony wniosek - jeżeli TAK: podpisuje 2 egz. wniosku i przekazuje do DJ / osoby upoważnionej,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ


Zatwierdza sporządzony wniosek - jeżeli TAK: podpisuje 2 egz. wniosku;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WPR


Zatwierdzony przez DJ / osobę upoważnioną Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL przekazuje w 2 egz. do IP.Przed przekazaniem wniosku do IP sporządzana jest kopia dokumentu na której IP potwierdza wpływ wniosku.W przypadku zgłoszenia uwag przez IP powtarzane są pkt. dotyczące zał.34

Niezwłocznie IP


Przekazuje do WWP kopię wniosku z pieczątką wpływu do IP

Miesięcznie WWP

9. Stanowiska ds. płatności i refundacji WPR

W przypadku akceptacji przez IP wniosku o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach POKL pracownik WPR otrzymuje 1 egz. wniosku i archiwizuje go.

Niezwłocznie IP

Tryb B: projekty własne1a. OPR/ZOPR, WWP Sporządza 2 egz. wniosku do IP o przekazanie środków

finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL.

Załącznik:34A. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PO KL (projekty własne samorządu województwa).

Parafuje 2 egz. wniosku i przekazuje dokumenty do KWWP.

niezwłocznie po spełnieniu warunków/przesłanek do wypłaty transzy

KWWP

2a. KWWP Sprawdza poprawność wniosku- jeśli TAK: parafuje 1 egz. wniosku i przekazuje dokumenty do ZD-POKL,- jeśli NIE: zgłasza uwagi, powrót do pkt.1a.


3a. ZD-POKL Sprawdza i akceptuje wniosek - jeżeli TAK: parafuje 1 egz. wniosku i przekazuje dokumenty za pośrednictwem OPR/ZOPR do IP;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1a.

Niezwłocznie IP

4a. OPR/ZOPR, WWP W przypadku uwag IP powtarzane są czynności 1a-3a. Niezwłocznie IP

4.8 Instrukcje dotyczące sporządzania rozliczania dofinansowania.

4.8.1 Instrukcja Sporządzania rozliczania środków dotacji celowej z budżetu krajowego.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega ZD-F (GK)

122

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z procedurami przekazanie zestawienia do IP (Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego)

Zakres Instrukcji Sporządzenie, weryfikacja i przekazanie zestawienia do IP.

Załączniki w Instrukcji 36. Zestawienie wykorzystanych środków dotacji celowej z budżetu krajowego (w ramach komponentu regionalnego PO KL) i PT PO KL

Jednostki powiązane ZD-F, DJ, IP, WWPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Przygotowanie zestawienia.

Złożenie zatwierdzonego zestawienia w IP (Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego)Wersja 06.03.10





Sporządza specyfikacje wydatków i przekazuje zatwierdzone dokumenty przez KWK do DBiF UMWM.

Do 10 dnia miesiąca

UMWM


Sporządza zestawienie wykorzystanych środków dotacji celowej z budżetu krajowego w ramach komponentu regionalnego PO KL oraz PT PO KLPrzekazuje zestawienia do kontrasygnaty ZD-F wraz z pismem przekazującym do podpisu DJ.

Termin określony w piśmie od IP/IZ

ZD-F, WWP

3. ZD-F Kontrasygnuje dokumenty i przekazuje do DJ. niezwłocznie

DJ

4. DJ Akceptuje i podpisuje dokumenty a następnie przekazuje do WK. niezwłocznie


Przekazuje rozliczenie dotacji celowej wraz z zestawieniem operacji oraz wyciągami bankowymi dotyczącymi wydatkowania do IP (Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego UMWM)

Wskazany przez IP

IP

4.9 Projekty państwowych jednostek budżetowych wyłonionych w konkursach komponentu regionalnego PO KL

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWPOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL.Cel instrukcji Zapewnienie środków na finansowanie projektu państwowej jednostki budżetowej.

Zakres Instrukcji Sporządzenie i przekazanie informacji o projekcie państwowej jednostki budżetowej do państwa właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane ZD-POKL, IP, IZ, dysponent części budżetowej nadzorujący beneficjenta


Wystąpienie projektu państwowej jednostki budżetowej na liście projektów przeznaczonych do dofinansowania / państwa otrzymanie informacji od właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową o uruchomieniu rezerwy celowejPrzekazanie pisma zawierającego informację nt. projektu do właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową

Wersja 13.05.2010 r.




1. OPR/ZOPR WWP

W przypadku wystąpienia na liście projektów przeznaczonych do dofinansowania stanowiącej załącznik do uchwały ZW w sprawie zatwierdzenia projektów do realizacji, projektu beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową sporządza pismo do właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową w celu zabezpieczenia środków, w którym zawiera w szczególności takie informacje jak:- nazwa Beneficjenta,- nazwa dysponenta środków, nadrzędnego w stosunku do Beneficjenta,- tytuł i numer projektu,

Niezwłocznie po otrzymaniu kserokopii uchwały ZW

WOM-P, ZD-POKL

123




- wartość środków na finansowanie projektu z podziałem środków na lata budżetowe. Parafuje sporządzone pismo i przekazuje do KWWP.

2. KWWP Sprawdza pismo do właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową, - jeśli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeśli NIE: zgłasza uwag i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie

3. ZD-POKL Zatwierdza pismo do właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową, - jeśli TAK: podpisuje pismo,- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1

Niezwłocznie

4. OPR/ZOPR WWP

Przekazuje podpisane przez ZD-POKL pismo do właściwego ministra nadzorującego daną jednostkę budżetową. Dołącza do akt sprawy pismo.

Niezwłocznie

właściwy minister nadzorujący daną jednostkę budżetową

124

5. Procesy dotyczące nieprawidłowości

5.1 Instrukcje dotyczące zbierania informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości5.1.1 Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach wykrywanych w wyniku kontroli

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-P/ZKWKP-POdpowiedzialność ZD-POKLCel instrukcji Zapewnienie sprawnego i skutecznego procesu monitorowania i wykrywania

nieprawidłowości oraz terminowego i zgodnego z prawem informowania o nieprawidłowościach uprawnione instytucje.

Zakres Instrukcji Pozyskiwanie informacji o nieprawidłowościach i rejestrowanie ich.Załączniki w Instrukcji 37. Wstępne ustalenie administracyjne.

38. Rejestr nieprawidłowości.Jednostki powiązane Stanowisko ds. nieprawidłowości WKP-P, Stanowisko ds. kontroli WKP-P; WPR, IZ, IPProces: wejście → wyjście


Wykrycie nieprawidłowościWpisanie nieprawidłowości do rejestru nieprawidłowości, Rejestru obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13 na podstawie wstępnych ustaleń administracyjnych, o których mowa w pkt. 1, 2.

Wersja 22.10.2011

Lp.Osoby




1. Stanowisko ds. kontroli projektów

W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli wydatków niekwalifikowalnych Stanowisko ds. kontroli projektów ocenia czy stanowią one nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL 2007-2013 i wpisuje wynik oceny w treść informacji pokontrolnej. W sytuacji stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości Informacja pokontrolna stanowi Wstępne ustalenie administracyjne. Kopia informacji pokontrolnej oraz kopia Zaleceń pokontrolnych przekazywana jest do Stanowiska ds. nieprawidłowości, również drogą elektroniczną.

21 dni od zakończenia kontroli (termin na sporządzenie Informacji pokontrolnej)

Stanowisko ds. nieprawidłowości

2. Stanowisko ds. nieprawidłowości

W przypadku pozyskania informacji o wykryciu nieprawidłowości od Stanowiska ds. kontroli projektów z WKP-P, Stanowisko ds. nieprawidłowości potwierdza adnotacją na kopi dokumentów (Informacji pokontrolnej / Zaleceń pokontrolnych) przekazanych przez Stanowisko ds. kontroli projektów, czy stanowią one nieprawidłowość w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013. W przypadku stwierdzenia ww. nieprawidłowości Stanowisko ds. nieprawidłowości niezwłocznie wpisuje nieprawidłowość do Rejestru obciążeń na projekcie (Kwoty do odzyskania) znajdującym się w KSI SIMIK 07-13, zachowując zasadę „dwóch par oczu”,- jeżeli wstępne ustalenie administracyjne nie wskazuje na nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 – przekazanie dokumentu (kopii Informacji pokontrolnej / kopię Zaleceń pokontrolnych) do Stanowiska ds. nieprawidłowości w celu rejestracji w aktach (segregatorze), w których znajdują się dokumenty odnoszące się do niepotwierdzonych nieprawidłowości. Stanowisko ds. kontroli projektów przesyła na e-mail do Stanowiska ds. nieprawidłowości ww. dokumenty w wersji elektronicznej,- w przypadku stwierdzenia przez Stanowisko ds. kontroli projektów podejrzenia nadużyć finansowych określonych w pkt 4.1.1. Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL 2007-2013, spełniających jednocześnie przesłanki określone w pkt 5.1.1. powyższych Zasad), które zgodnie z art. 27 pkt c) Rozporządzenia 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.,

Niezwłocznie, przekazanie raportów o których mowa w pkt. 2 - w terminie 10 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego

IZ, IP, Stanowisko ds. kontroli projektów

125

Lp.Osoby




oznacza „nieprawidłowość, która prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym, w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia określonego w art. 1 ust. 1 lit. a Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej”, stanowisko ds. kontroli przekazuje do stanowiska ds. nieprawidłowości za pomocą e-mail informację o stwierdzeniu takiej nieprawidłowości, celem niezwłocznego [w terminie 10 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego i/lub sądowego do IZ oraz do wiadomości właściwej IP (wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że raport został przesłany do IZ)] zgłoszenia stwierdzonej nieprawidłowości do Komisji Europejskiej w Raporcie o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu. W przypadku stwierdzenia ww. nieprawidłowości Stanowisko ds. nieprawidłowości niezwłocznie wpisuje nieprawidłowość do Rejestru obciążeń na projekcie (Kwoty do odzyskania) znajdującym się w KSI SIMIK 07-13, zachowując zasadę „dwóch par oczu”.W powyższym przypadku Stanowisko ds. nieprawidłowości wypełnia załącznik do IW Wstępne ustalenie administracyjne.Załącznik:Wstępne ustalenie administracyjne


Na podstawie wstępnych ustaleń administracyjnych, o których mowa w pkt. 2 wpisuje nieprawidłowości do rejestru nieprawidłowości, Rejestru obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13 (Kwoty do odzyskania). Następnie przejście do Instrukcji 5.2. (w przypadku, gdy, Beneficjent nie dokona zwrotu wydatków niekwalifikowalnych / stanowiących nieprawidłowość bądź nie, do którego został wezwany w zaleceniach pokontrolnych)Załącznik:Rejestr nieprawidłowości

Niezwłocznie

5.1.2 Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości wykrywanych przez instytucje zewnętrzne uprawnione do stwierdzania naruszenia prawa.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-P/ZKWKP-P

Odpowiedzialność ZD-POKL

Cel instrukcji Zapewnienie sprawnego i skutecznego procesu monitorowania i wykrywania nieprawidłowości oraz terminowego i zgodnego z prawem informowania o nieprawidłowościach uprawnione instytucje.

Zakres Instrukcji Pozyskiwanie informacji o nieprawidłowościach i rejestrowanie ich.

Załączniki w Instrukcji 37. Wstępne ustalenie administracyjne.38. Rejestr nieprawidłowości.

Jednostki powiązane IZ, IP, UKS, NIK, Prezes UZP, Stanowisko ds. nieprawidłowości, WPR, Prezes UZPProces: wejście → wyjście


Wykrycie nieprawidłowościWpisanie nieprawidłowości Rejestru obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13, Rejestru nieprawidłowości, na podstawie wstępnych ustaleń administracyjnych, o których mowa w pkt. 1.

Wersja 01.06.2011




126


W przypadku pozyskania informacji o stwierdzeniu naruszeniu prawa przez IZe, Stanowisko ds. nieprawidłowości ocenia, czy stanowią one nieprawidłowość w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 i dokonuje wstępnego ustalenia administracyjnego. Załącznik:Wstępne ustalenie administracyjne

Niezwłocznie IZ, IP, IZe Stanowisko ds. kontroli

2. KWKP-P / ZKWKP-P Sprawdza Wstępne ustalenie administracyjne,- jeżeli Wstępne ustalenie administracyjne wskazuje na nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013; zatwierdza. W przypadku stwierdzenia ww. nieprawidłowości Stanowisko ds. nieprawidłowości niezwłocznie wpisuje nieprawidłowość do Rejestru obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13 (Kwoty do odzyskania) zachowując zasadę „dwóch par oczu”. - jeżeli Wstępne ustalenie administracyjne nie wskazuje na nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013; przekazanie dokumentu do Stanowiska ds. nieprawidłowości w celu rejestracji w aktach (segregatorze), w których znajdują się dokumenty odnoszące się do niepotwierdzonych nieprawidłowości.

Niezwłocznie Stanowisko ds. nieprawidłowości, WKP-P


Na podstawie Wstępnych ustaleń administracyjnych, o których mowa w pkt. 1 wpisuje nieprawidłowości do rejestru nieprawidłowości, następnie przejście do Instrukcji 5.2.Załącznik:Rejestr nieprawidłowości

Niezwłocznie

127

5.1.3 Instrukcja zbierania informacji o nieprawidłowościach wykrywanych przez pracowników KM


Odpowiedzialność ZD-POKL

Cel instrukcjiZapewnienie sprawnego i skutecznego procesu monitorowania i wykrywania nieprawidłowości oraz terminowego i zgodnego z prawem informowania o nieprawidłowościach uprawnione instytucje.

Zakres Instrukcji Pozyskiwanie informacji o nieprawidłowościach i rejestrowanie ich.

Załączniki w Instrukcji 37. Wstępne ustalenie administracyjne. 38. Rejestr nieprawidłowości.

Jednostki powiązane KM, Stanowisko ds. nieprawidłowości


Wykrycie nieprawidłowości

Wpisanie nieprawidłowości do Rejestru nieprawidłowości oraz do Rejestru obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13, na podstawie informacji o wykrytych nieprawidłowościach uzyskanych od KM.

Wersja 01.06.2011

Lp.Osoby




1. KWKP-P / ZKWKP-P Uzyskuje od KM informacje o wykrytych nieprawidłowościach i przekazuje do Stanowiska ds. nieprawidłowości.

Niezwłocznie KM, Stanowisko ds. nieprawidłowości


Ocenia, czy stanowią one nieprawidłowość w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL 2007-2013:- jeżeli przekazana informacja o wykrytych nieprawidłowościach wskazuje na nieprawidłowości– dokonuje / sporządza Wstępne ustalenie administracyjne, następnie przekazanie do KWKP-P/ZKWKP-P.- w przypadku stwierdzenia wątpliwości co do wystąpienia nieprawidłowości – korespondencja wyjaśniająca z komórką merytoryczną, w celu wyjaśnienia stwierdzonych wątpliwości, następnie dokonanie / sporządzenie Wstępnego ustalenia administracyjnego i przekazanie do KWKP-P/ZKWKP-P,- jeżeli uzyskane od KM informacje o wykrytych nieprawidłowościach i dokonane / sporządzone Wstępne ustalenie administracyjne nie wskazuje na nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 – sformułowanie notatki uzasadniającej, przekazanie do KWKP-P/ZKWKP-P.Załącznik:Wstępne ustalenie administracyjne.

Niezwłocznie KM. KWKP-P/ZKWKP-P

3. KWKP-P / ZKWKP-P Sprawdza Wstępne ustalenie administracyjne,- jeżeli Wstępne ustalenie administracyjne wskazuje na nieprawidłowości– zatwierdza, podpisuje; następnie przejście do pkt. 4,- jeżeli Wstępne ustalenie administracyjne nie wskazuje na nieprawidłowości w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 – przekazuje dokumentu do Stanowiska ds. nieprawidłowości w celu rejestracji w aktach (segregatorze), w których znajdują się dokumenty odnoszące się do niepotwierdzonych nieprawidłowości.

Niezwłocznie Stanowisko ds. nieprawidłowości


Na podstawie uzyskanych informacji o wykrytych nieprawidłowościach od KM i dokonania / sporządzenia Wstępnego ustalenia administracyjnego, wpisuje nieprawidłowość do Rejestru nieprawidłowości, dodatkowo wpisuje nieprawidłowość do Rejestru obciążeń na projekcie

Niezwłocznie

128

(Kwoty do odzyskania) znajdującym się w KSI SIMIK 07-13, zachowując zasadę „dwóch par oczu”, następnie przejście do Instrukcji 5.2.Załącznik:Rejestr nieprawidłowości

5.1.4 Zbieranie informacji przez Stanowisko ds. nieprawidłowości o podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości zgłaszanych przez pracowników KM oraz przez IZe

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-P/ZKWKP-POdpowiedzialność ZD-POKL


Zakres Instrukcji Weryfikacja podejrzenia o wykryciu nieprawidłowości za pomocą kontroli w trybie doraźnym.

Załączniki w Instrukcji 37.Wstępne ustalenie administracyjne. 38. Rejestr nieprawidłowości.

Jednostki powiązane KM, Stanowisko ds. nieprawidłowości, IZe


Otrzymanie informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości.

Weryfikacja podejrzenia wykrycia nieprawidłowości i ew. sporządzenie zaleceń pokontrolnych.

Wersja 01.06.2011

Lp.Osoby


Działanie TerminWykonania


1. KWKP-P/ZKWKP-P

Po otrzymaniu od innych KM lub od IZe informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, KWKP-P/ZKWKP-P ocenia czy podejrzenie jest zasadne:- jeżeli TAK: dokonuje aktualizacji Miesięcznego harmonogramu kontroli i przekazuje go do ZD-POKL, z prośbą o akceptację zaktualizowanego Miesięcznego harmonogramu kontroli,- jeżeli NIE: zleca Stanowisku ds. nieprawidłowości przygotowanie pisma wyjaśniającego sprawę do KM bądź IZe, która informowała o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości oraz archiwizację dokumentów w aktach.

Niezwłocznie KM, IZe, ZD-POKL, Stanowisko ds. nieprawidłowości


W wyniku otrzymania od innych KM lub od IZe informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, zweryfikowanego następnie przez KWKP-P/ZKWKP-P, w przypadku NIE z pkt. 1 sporządza pismo do KM bądź IZe, która informowała o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości. W przypadku pisma do KM przekazuje pismo do KWKP-P/ZKWKP-P celem akceptacji, następnie przekazuje do odpowiedniej KM. W przypadku pisma do IZe przekazuje pismo do KWKP-P/ZKWKP-P celem parafowania / akceptacji a następnie do ZD-POKL celem zatwierdzenia.

Niezwłocznie KM, IZe, ZD-POKL, KWKP-P/ZKWKP-P

3. ZD-POKL Zatwierdza pismo z prośbą o akceptację zaktualizowanego Miesięcznego harmonogramu kontroli (akceptacja zaktualizowanego Miesięcznego harmonogramu kontroli jest jednoczesne zgodą na przeprowadzenie kontroli doraźnej) oraz zatwierdza pismo do IZe:- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 2.

Niezwłocznie Stanowisko ds. nieprawidłowości, KWKP-P/ZKWKP-P

3 a. Stanowisko ds. nieprawidłowości

Po zatwierdzeniu pisma do IZe przez ZD-POKL przesyła pismo do odpowiedniej IZe.Zaktualizowany Miesięczny harmonogram kontroli przekazuje KWKP-P/ZKWKP-P.

Niezwłocznie IZe, KWKP-P/ZKWKP-P

4. Stanowisko ds. kontroli

Po przeprowadzonej kontroli doraźnej i zakończonym postępowaniu wyjaśniającym (zgodnie z instrukcją 7.2.5) w przypadku potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości w projekcie Stanowisko ds. kontroli projektów przekazuje informacje o wykryciu nieprawidłowości do Stanowiska ds. nieprawidłowości - przejście do Instrukcji 5.1.1.

Niezwłocznie Beneficjent, Stanowisko ds. nieprawidłowości

129

5.2 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej5.2.1 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej w zakresie zwrotu środków i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-P/ZWKP-POdpowiedzialność ZD-POKL

Cel instrukcji Zapewnienie sprawnego i skutecznego procesu odzyskiwania środków nieprawidłowo wydatkowanych

Zakres Instrukcji Tworzenie Decyzji administracyjnej, postępowanie w przypadku odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej DJ.

Załączniki w Instrukcji brak.Jednostki powiązane Stanowisko ds. nieprawidłowości, WKP-P, WPR, WRP, WWP, Beneficjent, IZ


Informacja o wykrytych wydatkach niekwalifikowanych i konieczności zwrotu środków przez Beneficjenta.Przekazanie do odpowiedniego WWP i WPR pisma z informacją o stanowisku IZ w sprawie dotyczącej odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.

Wersja 20.01.2012


WykonaniaJednostki powiązane

1. Stanowisko ds. nieprawidłowości / Stanowisko ds. kontroli projektów

Po bezskutecznym przeprowadzeniu postępowania mającego na celu odzyskanie od Beneficjenta kwoty wydatków niekwalifikowalnych [w przypadku kontroli – przekazanie do Beneficjenta Zaleceń pokontrolnych, zaś w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych podczas weryfikacji Wniosku o płatność – przekazanie Informacji o wynikach weryfikacji wniosku zalecających zwrot środków. Stanowisko ds. nieprawidłowości przygotowuje pismo informujące o wszczęciu postępowania administracyjnego mającego na celu wydanie Decyzji administracyjnej dotyczącej zwrotu przez Beneficjenta stwierdzonej kwoty wydatków niekwalifikowanych/ nieprawidłowości. Pismo zatwierdzane jest przez KWKP-P/ZKWKP-P, następnie podpisywane przez ZD-POKL i przekazywane do Beneficjenta.W przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych podczas weryfikacji Wniosku o płatność OPR / ZOPR po otrzymaniu informacji o braku zwrotu środków niezwłocznie przekazuje do WKP-P pismo uzasadniające konieczność wydania decyzji administracyjnej wraz z dokumentami niezbędnymi do wydania decyzji, w tym kopie: Informacja o wynikach weryfikacji wniosku zalecających zwrot środków, umowy o dofinansowanie, innych dokumentów potwierdzających kwoty do zwrotu wraz z wskazaniem podstawy prawnej.

Niezwłocznie po terminie wskazanym w Zaleceniach pokontrolnych na zwrot środków lub niezwłocznie po otrzymaniu z WWP informacji o konieczności wydania Decyzji administracyjnej w związku z niedokonaniem przez Beneficjenta zwrotu o które wzywało WWP

Beneficjent, KM, IZe, WWP, OPR/ZOPR

1a Stanowisko ds. nieprawidłowości / Stanowisko ds. kontroli projektów

Decyzje administracyjne wydawane są w przypadku bezskutecznego postępowania mającego na celu odzyskanie:

1) Środków podlegających zwrotowi w ramach projektu zgodnie z art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych lub odsetek od tych środków;

2) Odsetek naliczanych jak dla zaległości podatkowych, podlegających zwrotowi zgodnie z art. 189 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych od środków pozostałych do rozliczenia, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności;

3) Środków niewykorzystanych, podlegających zwrotowi po zakończeniu realizacji projektu oraz odsetek od tych środków w przypadku ich nie

130



zwrócenia w terminie;4) Odsetek naliczonych w wysokości określonej jak

dla zaległości podatkowych od środków podlegających zwrotowi zgodnie z art. 168 Ustawy o finansach publicznych niewykorzystanych w danym roku budżetowym.

.1b Stanowisko

ds. kontroli projektówNa wniosek beneficjenta Stanowisko ds. kontroli udostępnia beneficjentowi do wglądu akta sprawy oraz umożliwia sporządzenie kopii oraz odpisów udostępnianych dokumentów

W terminie wskazanym w piśmie informującym o wszczęciu postępowania administracyjnego

1c Stanowisko ds. nieprawidłowości / Stanowisko ds. kontroli projektów

Po przesłaniu do beneficjenta pisma informującego o wszczęciu postępowania administracyjnego, Stanowisko ds. nieprawidłowości we współpracy ze Stanowiskiem ds. kontroli projektów przygotowuje projekt Decyzji administracyjnej jeżeli w terminie wskazanym w ww. dokumentach Beneficjent nie dokonał zwrotu środków na wskazane konto IP2.

Zgodnie z art. 35 Kpa § 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, tj. od dnia wskazanego w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania

2 KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność projektu Decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Podpisuje pismo przewodnie do projektu Decyzji i przekazuje wraz z projektem Decyzji celem zatwierdzenia do WRP,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1c.

Niezwłocznie WRP

3 Radca prawny Sprawdza poprawność projektu decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Parafuje dokument potwierdzając w ten sposób poprawność przekazanego przez WKP-P projektu decyzji administracyjnej - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1c.

Niezwłocznie WKP-P

3 a. Stanowisko ds. nieprawidłowości

Otrzymuje od KWKP-P/ZKWKP-P zatwierdzony przez WRP projekt Decyzji. Przygotowuje pismo przewodnie do Beneficjenta przekazujące Decyzję administracyjną.

Niezwłocznie KWKP-P/ZKWKP-P

3 b. KWKP-P/ZKWKP-P Parafuje pismo przewodnie do Decyzji administracyjnej. Przekazuje do parafowania do ZD-POKL.


4. ZD-POKL Parafuje pismo przewodnie i Decyzję administracyjną (potwierdzając jej poprawność) - jeżeli TAK: przekazuje pismo przewodnie wraz z Decyzją administracyjną do DJ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1c.

Niezwłocznie DJ

4 a. DJ Zatwierdza poprawność Decyzji administracyjnej, - jeżeli TAK: podpisuje pismo przekazujące Decyzję administracyjną do beneficjenta oraz Decyzję administracyjną - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1c.

Niezwłocznie WKP-P


Przekazuje Decyzję administracyjną wraz z pismem przewodnim do Beneficjenta.

Nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia

Beneficjent

131



wszczęcia postępowania, , tj. od dnia wskazanego w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania


Przekazuje kopię Decyzji administracyjnej do WPR, do właściwego WWP oraz do Stanowiska ds. kontroli. Wpisanie danych dotyczących wydanej przez IP2 Decyzji administracyjnej do KSI SIMIK 07-13 (Karta kontroli, Rejestr obciążeń na projekcie – pole uwagi), z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.W przypadku zwrotu następuje przejście do procedury 6.1. W przypadku braku zwrotu i złożenia odwołania następuje przejście do procedury 6.2 – windykacja środków od Beneficjenta.

Niezwłocznie WWP, WPR

7. DJ W przypadku otrzymania od Beneficjenta odwołania od otrzymanej Decyzji administracyjnej przekazuje do KWKP-P/ZKWKP-P.

Niezwłocznie Beneficjent, WKP-P

8. KWKP-P/ZKWKP-P Otrzymuje od DJ odwołanie Beneficjenta od Decyzji administracyjnej. Sprawę przekazuje do Stanowiska ds. nieprawidłowości.



Przygotowuje we współpracy ze Stanowiskiem ds. kontroli pismo celem przekazania odwołania od Decyzji administracyjnej do IZ.Jednocześnie Stanowisko ds. nieprawidłowości przekazuje informację do odpowiedniego WWP i WPR o odwołaniu się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.

Niezwłocznie WWP, WPR, KWKP-P/ZKWKP-P

10. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma - jeżeli TAK: parafuje pismo i przekazuje wraz z odwołaniem od Decyzji administracyjnej do ZD-POKL.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 9.


11. ZD-POKL Sprawdza poprawność sporządzonego pisma wraz z odwołaniem od Decyzji administracyjnej- jeżeli TAK: podpisuje pismo / zatwierdza - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 9.

Niezwłocznie WKP-P, Stanowisko ds. nieprawidłowości


Przekazuje podpisane pismo wraz z odwołaniem Beneficjenta od Decyzji administracyjnej do IZ.

W terminie 7 dni od dnia wpływu przedmiotowego odwołania do MJWPU

IZ


Otrzymuje od IZ pismo z informacją o utrzymaniu w mocy bądź uchyleniu Decyzji wraz z odwołaniem od Decyzji administracyjnej, od której odwołał się Beneficjent lub informację o uchyleniu Decyzji DJ i nakazującą ponowne rozpatrzenie sprawy.

W terminie określonym przez IZ

IZ


Przygotowuje pismo do odpowiedniego WWP i WPR z informacją o stanowisku IZ w sprawie dotyczącej odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.


15. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma - jeżeli TAK: parafuje pismo - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 14.



Przekazuje do odpowiedniego WWP i WPR pismo z informacją o stanowisku IZ w sprawie dotyczącej odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.

Niezwłocznie WPR, WWP

17. Stanowisko ds. nieprawidłowości / Stanowisko ds. kontroli projektów

W przypadku uzyskania informacji z IZ o uchyleniu decyzji DJ skutkującej nakazem ponownego rozpatrzenie sprawy oraz ponownego wydania decyzji administracyjnej, Stanowisko ds. nieprawidłowości we współpracy ze Stanowiskiem ds. kontroli projektów, ponownie rozpatrują sprawę dotyczącą przeprowadzonego postępowania pokontrolnego związanego z uchyloną przez IZ decyzją i sporządza projekt decyzji administracyjnej (nie dotyczy projektów realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe).

Zgodnie z art. 35 KPA§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie

Nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowani

KWKP-P/ZKWKP-P

132



skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

a, tj. wpływu do MJWPU decyzji IZ uchylającej decyzję DJ i nakazującej ponowne rozpatrzenie sprawy

18. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność projektu Decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Podpisuje pismo przewodnie do projektu Decyzji i przekazuje wraz z projektem Decyzji celem zatwierdzenia do WRP,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 17.

Niezwłocznie WRP

19. Radca prawny Sprawdza poprawność projektu decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Parafuje dokument potwierdzając w ten sposób poprawność przekazanego przez WKP-P projektu decyzji administracyjnej - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 17.

Niezwłocznie WKP-P




21. KWKP-P/ZKWKP-P Parafuje pismo przewodnie do Decyzji administracyjnej. Przekazuje do parafowania do ZD-POKL.


22. ZD-POKL Parafuje pismo przewodnie i Decyzję administracyjną (potwierdzając jej poprawność) - jeżeli TAK: przekazuje pismo przewodnie wraz z Decyzją administracyjną do DJ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 17.

Niezwłocznie DJ

23. DJ Zatwierdza poprawność Decyzji administracyjnej, - jeżeli TAK: podpisuje pismo przekazujące Decyzję administracyjną do beneficjenta oraz Decyzję administracyjną;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 17.

Niezwłocznie WKP-P



Nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, tj. wpływu do MJWPU decyzji IZ uchylającej decyzję DJ i nakazującej ponowne rozpatrzenie sprawy

Beneficjent


W przypadku otrzymania od Beneficjenta odwołania od Decyzji administracyjnej ponownie wydanej przez DJ; przejście do pkt. 9.



Następnie procedura odzyskiwania środków odbywa się zgodnie z procesem 6. dotyczącym odzyskiwania środków finansowych.

W przypadku zwrotu następuje przejście do instrukcji 6.1. W przypadku pozyskania od WPR informacji o braku zwrotu stanowisko ds. nieprawidłowości pisemnie informuje WPR o uprawomocnieniu się decyzji I oraz II instancji celem rozpoczęcia procedury 6.2- windykacja środków od Beneficjenta.


133

5.2.2 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej dotyczącej udzielenia ulgi w stosunku do niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno-prawnym oraz stanowiących płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-P/ZWKP-POdpowiedzialność ZD-POKL

Cel instrukcji Zapewnienie sprawnego i skutecznego procesu odzyskiwania środków nieprawidłowo wydatkowanych, w tym umożliwienie beneficjentowi zastosowanie ulg w spłacie

Zakres InstrukcjiTworzenie Decyzji administracyjnej, dotyczącej umarzania w całości albo w części, odraczania spłaty, lub rozkładania na raty zobowiązań wynikających z realizacji umowy o dofinansowanie i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej

Załączniki w Instrukcji brak.Jednostki powiązane Stanowisko ds. nieprawidłowości, WKP-P, WPR, WRP, WWP, Beneficjent, IZ


Wniosek beneficjenta o zastosowanie wobec niego ulgi zgodnie z Ustawą o finansach publicznychPrzekazanie do odpowiedniego WWP i WPR pisma z informacją o stanowisku IZ w sprawie dotyczącej odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.

Wersja 20.01.2012



1. KWKP-P/ZKWKP-P Otrzymuje Wniosek Beneficjenta o udzielenie ulgi w stosunku do niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno-prawnym oraz stanowiących płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL oraz przekazuje Wniosek do właściwego Stanowiska ds. kontroli

Niezwłocznie


Przygotowuje pismo informujące o wszczęciu postępowania administracyjnego mającego na celu wydanie Decyzji administracyjnej dotyczącej udzielenie ulgi w stosunku do niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno-prawnym oraz stanowiących płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL. Pismo zatwierdzane jest przez KWKP-P/ZKWKP-P, następnie podpisywane przez ZD-POKL i przekazywane do Beneficjenta.

Niezwłocznie Beneficjent, KM,

2a. Stanowisko ds. kontroli projektów

Na wniosek beneficjenta Stanowisko ds. kontroli udostępnia beneficjentowi do wglądu akta sprawy oraz umożliwia sporządzenie kopii oraz odpisów udostępnianych dokumentów

W terminie wskazanym w piśmie informującym o wszczęciu postępowania administracyjnego

Beneficjent, KM,

2b. Stanowisko ds. kontroli projektów

W przypadku gdy wniosek beneficjenta o którym mowa w pkt. 1. wpłynie do MJWPU przed wydaniem decyzji o zwrocie środków, IP2 może wszcząć jedno postępowanie administracyjne, w wyniku którego wydaje jedną decyzję, w której zarówno wzywa beneficjenta do zwrotu (o ile występuje kwota podlegająca zwrotowi), jak i odnosi się do wniosku beneficjenta, wskazując rodzaj i wymiar zastosowanej ulgi lub ostatecznie naliczona wysokość odsetek


Dokonuje analizy złożonego wniosku o którym mowa w pkt. 1 pod kątem weryfikacji kompletności przekazanych z Wnioskiem dokumentów, niezbędnych do rozpatrzenie wniosku i wydania Decyzji administracyjnej.


3a. Stanowisko W przypadku kompletności dokumentów dokonuje Niezwłocznie Beneficjent,

134



ds. kontroli projektów rozpoznania sprawy, następnie przejście do pkt. 4. KM,3b. Stanowisko

ds. kontroli projektówW przypadku braku kompletności dokumentów, Stanowisko ds. kontroli projektów przygotowuje pismo do beneficjenta z wezwaniem do uzupełnienia dokumentów. Pismo zatwierdzane jest przez KWKP-P/ZKWKP-P, następnie podpisywane przez ZD-POKL i przekazywane do Beneficjenta.


3c. Stanowisko ds. kontroli projektów

Po otrzymaniu od Beneficjenta dokumentów o których mowa w pkt. 3b., dokonuje rozpoznania sprawy, następnie przejście do pkt. 4.


4 Stanowisko ds. kontroli projektów

Po przesłaniu do beneficjenta pisma informującego o wszczęciu postępowania administracyjnego Stanowisko ds. kontroli projektów przygotowuje projekt Decyzji administracyjnej

Nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, tj. od dnia wskazanego w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania

4a Stanowisko ds. kontroli projektów

W przypadku pozytywnego odniesienia się do wniosku w decyzji administracyjnej określany jest rodzaj zastosowanej ulgi oraz odpowiednie kwoty i terminy, w których wnioskujący ma obowiązek uregulować należności.

5 KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność projektu Decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Podpisuje pismo przewodnie do projektu Decyzji i przekazuje wraz z projektem Decyzji celem zatwierdzenia do WRP,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie WRP

6 Radca prawny Sprawdza poprawność projektu decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Parafuje dokument potwierdzając w ten sposób poprawność przekazanego przez WKP-P projektu decyzji administracyjnej - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie WKP-P

6 a. Stanowisko ds. kontroli projektów



6 b. KWKP-P/ZKWKP-P Parafuje pismo przewodnie do Decyzji administracyjnej. Przekazuje do parafowania do ZD-POKL.


7. ZD-POKL Parafuje pismo przewodnie i Decyzję administracyjną (potwierdzając jej poprawność) - jeżeli TAK: przekazuje pismo przewodnie wraz z Decyzją administracyjną do DJ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie DJ

7 a. DJ Zatwierdza poprawność Decyzji administracyjnej, - jeżeli TAK: podpisuje pismo przekazujące Decyzję administracyjną do beneficjenta oraz Decyzję administracyjną - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie WKP-P



Nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia

Beneficjent

135



postępowania


Przekazuje kopię Decyzji administracyjnej do WPR, do właściwego WWP oraz do Stanowiska ds. kontroli. Wpisanie danych dotyczących wydanej przez IP2 Decyzji administracyjnej do KSI SIMIK 07-13 (Karta kontroli, Rejestr obciążeń na projekcie – pole uwagi), z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.


10. DJ / ZD-POKL W przypadku otrzymania od Beneficjenta odwołania od otrzymanej Decyzji administracyjnej. Przekazuje do KWKP-P/ZKWKP-P.

Niezwłocznie Beneficjent, WKP-P

11. KWKP-P/ZKWKP-P Otrzymuje od DJ/ZD-POKL odwołanie Beneficjenta od Decyzji administracyjnej. Sprawę przekazuje do Stanowiska ds. kontroli projektów.

Niezwłocznie Stanowisko ds. kontroli projektów


Przygotowuje pismo celem przekazania odwołania od Decyzji administracyjnej do IZ.Jednocześnie przekazuje informację do odpowiedniego WWP i WPR o odwołaniu się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.


13. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma - jeżeli TAK: parafuje pismo i przekazuje wraz z odwołaniem od Decyzji administracyjnej do ZD-POKL.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 12.


14. ZD-POKL Sprawdza poprawność sporządzonego pisma wraz z odwołaniem od Decyzji administracyjnej- jeżeli TAK: podpisuje pismo / zatwierdza - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 12.

Niezwłocznie WKP-P, Stanowisko ds. kontroli projektów


Przekazuje podpisane pismo wraz z odwołaniem Beneficjenta od Decyzji administracyjnej do IZ.

W terminie 7 dni od dnia wpływu przedmiotowego odwołania do MJWPU

IZ


Otrzymuje od IZ pismo z informacją o utrzymaniu w mocy bądź uchyleniu Decyzji wraz z odwołaniem od Decyzji administracyjnej, od której odwołał się Beneficjent lub informację o uchyleniu Decyzji DJ i nakazującą ponowne rozpatrzenie sprawy.

W terminie określonym przez IZ

IZ


Przygotowuje pismo do odpowiedniego WWP i WPR z informacją o stanowisku IZ w sprawie dotyczącej odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.


18. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma - jeżeli TAK: parafuje pismo - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 17.



Przekazuje do odpowiedniego WWP i WPR pismo z informacją o stanowisku IZ w sprawie dotyczącej odwołania się Beneficjenta od Decyzji administracyjnej.

Niezwłocznie WPR, WWP


W przypadku uzyskania informacji z IZ o uchyleniu decyzji DJ skutkującej nakazem ponownego rozpatrzenie sprawy oraz ponownego wydania decyzji administracyjnej, Stanowisko ds. kontroli projektów, ponownie rozpatruje sprawę dotyczącą przeprowadzonego postępowania związanego z uchyloną przez IZ decyzją i sporządza projekt decyzji administracyjnej

Zgodnie z art. 35 KPA§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.


KWKP-P/ZKWKP-P

21. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność projektu Decyzji administracyjnej,- jeżeli TAK: Podpisuje pismo przewodnie do projektu Decyzji i przekazuje wraz z projektem Decyzji celem zatwierdzenia do WRP,

Niezwłocznie WRP

136



- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 20.22. Radca prawny Sprawdza poprawność projektu decyzji administracyjnej,

- jeżeli TAK: Parafuje dokument potwierdzając w ten sposób poprawność przekazanego przez WKP-P projektu decyzji administracyjnej - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 20.

Niezwłocznie WKP-P




24. KWKP-P/ZKWKP-P Parafuje pismo przewodnie do Decyzji administracyjnej. Przekazuje do parafowania do ZD-POKL.


25. ZD-POKL Parafuje pismo przewodnie i Decyzję administracyjną (potwierdzając jej poprawność) - jeżeli TAK: przekazuje pismo przewodnie wraz z Decyzją administracyjną do DJ.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 20.

Niezwłocznie DJ

26. DJ Zatwierdza poprawność Decyzji administracyjnej, - jeżeli TAK: podpisuje pismo przekazujące Decyzję administracyjną do beneficjenta oraz Decyzję administracyjną;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 20.

Niezwłocznie WKP-P




Beneficjent


W przypadku otrzymania od Beneficjenta odwołania od Decyzji administracyjnej ponownie wydanej przez DJ; przejście do pkt. 10.



Następnie w przypadku Decyzji administracyjnej, która ostatecznie informuje o odmowie udzielnie ulgi w spłacie, następuje przejście do procedury odzyskiwania środków zgodnie z procesem 6. dotyczącym odzyskiwania środków finansowych.

W przypadku zwrotu następuje przejście do instrukcji 6.1. W przypadku pozyskania od WPR informacji o braku zwrotu stanowisko ds. nieprawidłowości pisemnie informuje WPR o uprawomocnieniu się decyzji I oraz II instancji celem rozpoczęcia procedury 6.2- windykacja środków od Beneficjenta.

Niezwłocznie WWP, WPR , stanowisko ds. nieprawidłowości

5.3 Instrukcja dotycząca monitorowania informacji o nieprawidłowościachMETRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji KWKP-P/ZKWKP-POdpowiedzialność ZD-POKL


Zakres Instrukcji Monitorowanie informacji o nieprawidłowościach.

Załączniki w Instrukcji 38. Rejestr nieprawidłowości.81. Zestawienie kwot do odzyskania.

137

Jednostki powiązane Stanowisko ds. nieprawidłowości, WPR, OPR/ZOPR, WWP, Beneficjent, IP, Stanowisko ds. kontroli projektów


Informacja o nieprawidłowości w Rejestrze nieprawidłowości.

Informacja od Beneficjenta o zwrocie środków lub informacja do WPR lub IP o braku zwrotu środków.

Wersja 01.06.2011

Lp.

Osobywykonujące


WykonaniaJednostki

powiązane1. Stanowisko

ds. nieprawidłowości

Po wpisaniu nieprawidłowości, o których mowa w instrukcji 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4 do Rejestru nieprawidłowości oraz do Rejestru obciążeń na projekcie znajdującym się w KSI SIMIK 07-13 (Kwoty do odzyskania), zachowując zasadę „dwóch par oczu”, Stanowisko ds. nieprawidłowości zbiera wszystkie informacje o nieprawidłowościach dotyczące działań podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości i odzyskania środków. Wszystkie te informacje wpisuje na bieżąco do rejestru nieprawidłowości, aż do momentu uzyskania dokumentów potwierdzających usunięcie nieprawidłowości i odzyskanie środków, co również odnotowuje w rejestrze nieprawidłowości.Załącznik:Rejestr nieprawidłowości.

Niezwłocznie Beneficjent, KM, WPR, Stanowisko ds. kontroli projektów, OPR/ZOPR


Otrzymuje od OPR/ZOPR/Beneficjenta/Stanowiska ds. kontroli projektów przekazane przez Beneficjenta informację o sposobie i terminie usunięcia nieprawidłowości oraz od WPR informację o sposobie i terminie zwrotu środków.

Niezwłocznie Beneficjent, WPR, WWP, Stanowisko ds. kontroli projektów, OPR/ZOPR


Otrzymuje od WPR informację o dalszych działaniach podejmowanych w celu odzyskania środków.

Niezwłocznie Beneficjent, WPR


Wpisuje informacje o usunięciu nieprawidłowości do Rejestru nieprawidłowości.


5. OPR / ZOPR Wpisuje informacje o usunięciu nieprawidłowości do Rejestru obciążeń na projekcie w KSI SIMIK (Kwoty odzyskane).



W przypadku braku informacji o zwrotach wydatków niekwalifikowanych lub o innych działaniach podjętych przez WPR w celu odzyskania środków, Stanowisko ds. nieprawidłowości przekazuje pismo do WPR z prośba o wskazanie działań podjętych w tym zakresie.

Najpóźniej 7 kalendarzowych dni przed zakończeniem każdego kwartału

WPR


W związku z obowiązkiem monitorowania przez IP PO KL terminowości i prawidłowości dokonanych zwrotów wydatków niekwalifikowalnych nadzorowanych przez IP2, Stanowisko ds. nieprawidłowości przygotowuje narastająco co miesiąc do IP PO KL aktualne „Zestawienie kwot do odzyskania” w wersji papierowej i elektronicznej wraz z pismem przewodnim.

Załącznik:Zestawienie kwot do odzyskania

do 5 dnia kalendarzowego każdego miesiąca

IP

8. KWKP-P/ZKWKP-P Sprawdza poprawność sporządzonego pisma - jeżeli TAK: parafuje pismo i przekazuje wraz z Zestawieniem do ZD-POKL.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 9.


9. ZD-POKL Sprawdza poprawność sporządzonego pisma wraz z „Zestawieniem kwot do odzyskania”- jeżeli TAK: podpisuje pismo / zatwierdza - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 7.

Niezwłocznie WKP-P, Stanowisko ds. nieprawidłowości

5.4 Instrukcja dotycząca sporządzania przez MJWPU raportów, zestawień o nieprawidłowościach oraz przekazywania ich do IP.


138

METRYKA INSTRUKCJIOdpowiedzialność ZD-POKL Cel instrukcji Zapewnienie sprawnego i skutecznego procesu monitorowania i wykrywania

nieprawidłowości oraz terminowego i zgodnego z prawem informowania o nieprawidłowościach uprawnione instytucje.

Zakres Instrukcji Sporządzenie i przesłanie dokumentów dotyczących raportowania o nieprawidłowościach.Załączniki w Instrukcji 38. Rejestr nieprawidłowości.Jednostki powiązane Stanowisko ds. nieprawidłowości, KM, IP, IZProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Informacja o nieprawidłowości w Rejestrze nieprawidłowości.

Przekazanie odpowiedniego Raportu, Kwartalnego zestawienia.Wersja 01.06.2011

Lp.Osoby





Po wpisaniu nieprawidłowości do Rejestru nieprawidłowości, identyfikuje sposób informowania zgodnie z Zasadami raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 i postępuje zgodnie z wynikiem weryfikacji.Załącznik:Rejestr nieprawidłowości

Na bieżąco


Przygotowuje na podstawie Rejestru nieprawidłowości i innych danych będących w posiadaniu WKP-P: Raport kwartalny, Raport o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu, Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu, zgodnie z zapisami Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL 2007-2013) wraz z pismem przewodnim przekazującym raport o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu/ zestawienie do właściwej instytucji.

Raport o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu – do IZ w systemie IMS oraz po zatwierdzeniu przesłanych raportów przez IZ w systemie IMS do wiadomości do IP (wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że raport został przesłany do IZ).

Raport kwartalny – do IZ w systemie IMS oraz po zatwierdzeniu przesłanych raportów przez IZ w systemie IMS do wiadomości do IP (wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że raport został przesłany do IZ).

Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu – do IP (tylko wersja elektroniczna na CD wraz z pismem przewodnim).

Dodatkowo przygotowuje wersje papierowe ww. Raportów (w przypadku raportów kwartalnych oraz raportów o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu – wydruk z systemu IMS) / Kwartalne zestawienia, które będą podpisywane / zatwierdzane przez ZD-POKL i archiwizowane w WKP-P w teczkach dotyczących raportowania o nieprawidłowościach.

Raport o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu – niezwłocznie w terminie do 10 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego i/lub sądowego. Raporty kwartalne oraz Kwartalne zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu – do 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału.

IP, IZ


W razie potrzeby uzyskuje dodatkowe informacje o nieprawidłowościach, niezbędne do sformułowania raportów i zestawień, od właściwych komórek, które wykryły nieprawidłowość.

Niezwłocznie KM, Stanowisko ds. kontroli projektów, IZe

4. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza opracowane Raporty i Kwartalne zestawienia, - jeżeli TAK: parafuje pismo przewodnie i wersje papierowe Raportów / Kwartalnych zestawienia; następuje przekazanie dokumentów (pisma przewodniego i CD z Raportami / Kwartalnymi zestawieniem plus wersji papierowej) do ZD-POKL- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 2.

W przypadku raportów kwartalnych oraz raportów o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu

Niezwłocznie ZD-POKL, Stanowisko ds. nieprawidłowości

139

Lp.Osoby




do KE dokonuje weryfikacji tych raportów także w systemie IMS. W przypadku poprawnego wprowadzenia / sporządzenia(w systemie IMS) raportu przez Stanowisko ds. nieprawidłowości dokonuje jego finalizacji i wysłania w systemie do IZ. W przypadku błędów dokonuje odrzucenia raportu na niższy poziom (do Stanowiska ds. nieprawidłowości); następuje ponowna weryfikacja raportu przez Stanowisko ds. nieprawidłowości, po czym Stanowisko ds. nieprawidłowości przesyła raport w systemie IMS na wyższy poziom, celem weryfikacji (finalizacji / wysłania w systemie do IZ) przez KWKP-P/ZKWKP-P.

5. ZD-POKL Zatwierdza opracowane Raporty i Kwartalne zestawienia (wersja dla IP na CD),,- jeżeli TAK: podpisuje pismo przewodnie do którego załączony jest nośnik danych - CD z Raportami / Kwartalnym zestawieniem. Podpisuje (zatwierdza) także wersje papierowe Raportów / Kwartalnego zestawienia.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt 2.



Przekazuje Raporty kwartalne, Raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu oraz Kwartalne zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do właściwych instytucji (w formie elektronicznej na nośnikach danych - CD) wraz z pismem przewodnim celem zatwierdzenia przez właściwe instytucje tj. IP / IZ.

Raport o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu – do IZ w systemie IMS oraz do wiadomości do IP po zatwierdzeniu przesłanych raportów przez IZ w systemie IMS (wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że raport został przesłany do IZ).

Raport kwartalny – do IZ w systemie IMS oraz do wiadomości do IP po zatwierdzeniu przesłanych raportów przez IZ w systemie IMS (wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że raport został przesłany do IZ).

Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu – do IP (tylko wersja elektroniczna na CD wraz z pismem przewodnim).

Wersje papierowe podpisane / zatwierdzone przez ZD-POKL archiwizuje w teczkach dotyczących raportowania o nieprawidłowościach w WKP-P.

Raport o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu– niezwłocznie w terminie do 10 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego i/lub sądowego.

Raporty kwartalne oraz kwartalne zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu – do 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału.

IP, IZ


W przypadku braku nieprawidłowości niepodlegających / podlegających raportowaniu do KE - przygotowuje i przekazuje do IP pismo, informujące o braku o braku nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE, natomiast w przypadku braku nieprawidłowości podlegających raportowaniu do KE przegotowuje taką informację w systemie IMS do IZ oraz do wiadomości do IP (wygenerowaną informację z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że informacja została przesłana do IZ). W przypadku IP pismo (a w przypadku IZ – wydruk z systemu IMS) archiwizowane są w teczkach dotyczących raportowanie o nieprawidłowościach w WKP-P.

Do 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału

IP


W przypadku stwierdzenia błędów lub niekompletności danych w Raportach i Kwartalnych zestawieniach lub w przypadku otrzymania od IP / IZ informacji o błędach, brakach w Raportach i kwartalnych zestawieniach, sporządza korekty Raportów i Kwartalnych zestawień (w przypadku IZ w systemie IMS, w przypadku IP płyta CD wraz z pismem przewodnim).

Niezwłocznie lub w terminie wskazanym przez IP, IZ.

IP, IZ

9. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza opracowane korekty Raportów i kwartalnych zestawień (w przypadku IZ w systemie IMS, w przypadku IP tylko płyta CD), - jeżeli TAK: parafuje i przekazuje pismo przewodnie wraz z CD do ZD-POKL oraz korekty Raportów/Kwartalnych zestawienie w


140

Lp.Osoby




wersji papierowej.,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 2

10. ZD-POKL Zatwierdza opracowane korekty Raportów, Kwartalnych zestawień, - jeżeli TAK: podpisuje pismo przewodnie, do którego załączone jest CD z korektami Raportów/Kwartalnych zestawień. Podpisuje (zatwierdza) także wersje papierowe korekt raportów / zestawienia.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 2



Przekazuje korekty Raportów kwartalnych (w systemie IMS do IZ oraz do wiadomości do IP po zatwierdzeniu przesłanych raportów przez IZ w systemie IMS (wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim) oraz korekty Kwartalnych zestawień (CD wraz z pismem przewodnim) do IP, korekty Raportów o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do IZ w systemie IMS oraz do wiadomości do IP po zatwierdzeniu przesłanych raportów przez IZ w systemie IMS wygenerowany raport z systemu IMS na CD wraz z pismem przewodnim z informacją, że raport został przesłany do IZ).

Wersje papierowe korekt Raportów / Kwartalnych zestawienia, podpisane / zatwierdzone przez ZD-POKL archiwizuje się w teczkach dotyczących raportowania o nieprawidłowościach w WKP-P.

Niezwłocznie lub w terminie wskazanym przez IP / IZ.

IP, IZ


W odniesieniu do nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE, w przypadku wystąpienia działań, o których mowa w pkt. 6.1.3 Zasad raportowania o nieprawidłowościach, Stanowisko ds. nieprawidłowości przekazuje w systemie IMS Raporty z działań następczych

do 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału.


Kwartalne zestawienia są wypełniane narastająco i zawierają informacje na temat poszczególnych nieprawidłowości od momentu ich stwierdzenia do czasu ich całkowitego usunięcia, tj. do momentu poświadczenia zwrotu w KSI przez IZ

do 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału.


Dokumenty dotyczące nieprawidłowości w zakresie informowania o nieprawidłowościach, przechowywane są w zamkniętych szafach, do których dostęp mają - oprócz KWKP-P/ZKWKP-P - wyłącznie pracownicy WKP-P, którzy realizują zadania związane z informowaniem o nieprawidłowościach zgodnie z Zasadami raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013.

141

6. Proces dotyczący odzyskiwania środków finansowych

Na podstawie Porozumienia zawartego między Zarządem Województwa a MJWPU przekazano Jednostce realizację zadań związanych z Odzyskiwaniem kwot. Wydział Płatności i Refundacji MJWPU na podstawie kopii wezwań do zwrotu, Informacji dla Beneficjenta, zaleceń pokontrolnych, decyzji administracyjnych wydanych przez IP2 - przyjmuje i rejestruje informacje o zwrotach środków od Beneficjentów. W przypadku konieczności odzyskania kwot wydatkowanych niezgodnie z zasadami wydatkowania dotacji przyznanej w ramach PO KL, wszczynana jest procedura odzyskiwania kwot i windykacji, zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU.

Na podstawie pisemnych informacji zawierających wskazania konieczności zwrotu środków przez beneficjenta oraz potwierdzeń odbioru przez beneficjenta przekazanych do WPR przez OPR/WKP-P, WPR monitoruje i weryfikuje wpływy środków od beneficjentów na odpowiedni rachunek. Pozyskuje informacje na podstawie wyciągów bankowych z WK i potwierdzeń z BGK o wpływie środków, wprowadza dane do prowadzonego Rejestru dłużników i przekazuje wydruk z rejestru do WK – stan na ostatni dzień miesiąca w celu zaewidencjonowania należności i do WWP oraz WKP-P w celu potwierdzenia zgodności stanu należności. W przypadku, gdy beneficjent po otrzymaniu informacji od Opiekuna Projektu/Informacji z WKP-P, zaleceń pokontrolnych, wezwania do zapłaty nie dokona zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy, zostaje wystawiona decyzja (WWP, WKP-P) na podstawie której Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku braku zwrotu następuje przejście do procedury Windykacji.

WWP udziela IZ informacji/wyjaśnień w sprawie projektu umieszczonego w rejestrze obciążeń na podstawie posiadanej dokumentacji w tym zakresie.

6.1 Instrukcja odzyskiwania nieprawidłowości finansowych podlegających zwrotowi

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPR Odpowiedzialność ZD-F

Cel instrukcji Terminowe, zgodne z prawem i skuteczne odzyskiwanie kwot nieprawidłowo wydatkowanych od Beneficjentów

Zakres Instrukcji Odzyskiwanie nieprawidłowości finansowych podlegających zwrotowiZałączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WKP-P, WPR, WK, WWP-1, WWP-2, WWP-3, WWP-4, ZD-POKLProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Zidentyfikowanie braku zwrotu środków

Zwrot środków lub umorzenieWersja 13.09.11g




1. WPR Wprowadzenie do Rejestru Dłużników przypisu kwot do zwrotu na bieżąco WWP,WKP-P

2. WPR Pozyskuje informacje z WK i BGK o zwrocie środków przez Beneficjenta. Informacja z WK i BGK jest potwierdzeniem dokonania zwrotu środków na rachunek przez beneficjenta

na bieżąco WK

3. WPR Przekazuje informację o dokonanych zwrotach przez Beneficjenta – Rejestr Dłużników według stanu za dany miesiąc - do WWP i WKP-P w celu potwierdzenia zgodności stanu należności oraz do WK w celu zaewidencjonowania

po zakończonym miesiącu

WK, WWP, WKP-P

4. OPR/ZOPR WWP

Wprowadza informację o kwotach odzyskanych do KSI (SIMIK 07-13) na podstawie informacji z WK i z BGK.

2 dni WWP

5 OPR / ZOPR, WWP

WWP Podejmuję decyzję o wstrzymaniu płatności i sporządza pismo informujące o wstrzymaniu wszelkich płatności związanych z projektem oraz wzywającego Beneficjenta do zwrotu środków w kolejnym terminie (wezwanie) - przekazanie kopii wezwania do WPR.Wezwanie powinno zawierać termin, w którym środki mają zostać zwrócone oraz informację o zwrocie odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych (WPR sprawdza poprawność naliczania odsetek po wpłynięciu zwrotu środków na konto IW) o konsekwencjach niezwrócenia środków tj. rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu i podjęciu działań egzekucyjnych.

3 dni WWP, WPR

142

6 KWWP Sprawdza poprawność pisma- jeżeli TAK:Parafuje i przekazuje do podpisu przez Zastępcę Dyrektora ds. PO KL; - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt.2.

Niezwłocznie WWP

7 ZD-POKL Akceptuje i zatwierdza pismo,- jeżeli TAK: podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt.3.

Niezwłocznie WWP, ZD-POKL

143

6.2 Instrukcja dotycząca windykacji środków od BeneficjentówW przypadku braku zwrotu środków ze strony Beneficjenta lub braku możliwości pomniejszenia kolejnej transzy dofinansowania po upływie 14 dni od odbioru decyzji MJWPU lub uzyskania od WKP-P informacji o oprawomocnieniu się decyzji administracyjnych wydanych przez organ II instancji- IZ stanowisko ds. weryfikacji przekazuje informacje o tym fakcie do WWP i WKP-P. WWP przekazuje do WW konieczną do windykacji posiadaną dokumentację projektu: wezwania, prawomocne decyzje I instancji (wraz z potwierdzeniami odbioru) i II instancji oraz ewentualnie wyroki sądowe.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWOdpowiedzialność ZD-F

Cel instrukcji Terminowe, zgodne z prawem i skuteczne windykowanie kwot nieprawidłowo wydatkowanych od Beneficjentów

Zakres Instrukcji Windykowanie kwot nieprawidłowo wydatkowanychZałączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WW, WWP, WRP, WKP-P, DJ, WK, WPR, IP ZD-F, Naczelnik Urzędu Skarbowego


Zidentyfikowanie faktu, że dofinansowanie zostało wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniemZwrot środków

Wersja 13.09.2011

Lp.

Osoby wykonujące działanie Działanie Termin

wykonaniaJednostki

powiązane1. WPR Po upływie 14 dni od odbioru decyzji MJWPU lub uzyskania od

WKP-P informacji o uprawomocnieniu się decyzji administracyjnych wydanych przez organ II instancji – IŻ zostaje sporządzone pismo informujące WWP o braku zwrotu środków od beneficjenta.

5 dni roboczych

WWP, WKP-P

2. KWPR Sprawdza poprawność pisma- jeżeli tak:Parafuje i przekazuje do podpisu przez ZD-F ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WWP

3. ZD-F Akceptuje i zatwierdza pismo,- jeżeli TAK: podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie WWP

4. WPR Przekazuje pismo do WWP oraz kopię do WWP i WKP-P. Niezwłocznie WWP,WKP-P5. WWP Przekazuje dokumentację (wezwania, decyzje I i II instancji,

posiadane potwierdzenia odbioru, wyroki) do WW dot. windykowanego projektu.

3 dni robocze

WW

6. WW Weryfikuje dokumentację otrzymaną z WWP dotyczącą windykowanego projektu. W przypadku zgłoszenia uwag następuje przejście do pkt. 1 lub 5. Jeśli nie ma uwag zostaje wysłane upomnienie do Beneficjenta zgodnie z art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

5 dni roboczych

WRP, ZD-F, DJ, WWP, WKP-P, WPR

7. WW W przypadku zwrotu następuje przejście do procedury 6.1. Jeśli Beneficjent nie dokona zwrotu w terminie 7 dni od odbioru upomnienia zostaje przekazany tytuł wykonawczy do właściwego organu egzekucyjnego.

Zgodnie z art.19 §1 Postępowania egzekucyjnego w administracji „Naczelnik urzędu skarbowego jest organem egzekucyjnym uprawnionym do stosowania wszystkich środków egzekucyjnych w egzekucji administracyjnej należności pieniężnych”.

Przekazuje informacje o tym fakcie do IP, WWP, WPR, WKP-P.

10 dni roboczych

WRP, ZD-F, DJ, IP, Naczelnik Urzędu Skarbowego, WWP, WPR, WKP-P

8. WW Otrzymuje informację o wyniku postępowania egzekucyjnego oraz zwrocie lub braku zwrotu środków przez beneficjenta – rejestruje pismo. Przekazuje kopię do WWP, WKP-P i WPR.

WWP, WKP-P, WPR, WK

144

7. Procesy dotyczące kontroli.7.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania rocznego planu kontroli MJWPU oraz sprawozdań z jego realizacji.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji Kierownik WKP-P/ZKWKP-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKLCel instrukcji Zapewnienie terminowego i zgodnego z prawem sporządzania rocznego planu kontroli

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników WKP-P wykonujących swoje obowiązki w zakresie kontroli

Załączniki w Instrukcji -Jednostki powiązane IP


Sporządzanie Rocznego Planu KontroliPrzekazanie wyników analizy ryzyka, aktualizacji analiz i informacji na temat dotychczas przeprowadzonych kontroli projektów do IP.

Wersja 02.02.2012 r.




1. KWKP-P Otrzymuje od IP wytyczne dotyczące sporządzania Rocznego Planu Kontroli (RPK), analizuje i przekazuje do ZKWKP-P.

Do 20 września roku poprzedzającego rok objęty planem kontroli

IP

2. ZKWKP-PPrzygotowuje we współpracy ze Stanowiskiem ds. kontroli projektów RPK zawierający metodologię doboru próby projektów do kontroli zgodną z obowiązującymi przepisami i wytycznymi otrzymanymi od IP w tym zakresie.

Do 1 października roku poprzedzającego rok objęty Rocznym Planem Kontroli lub w innym terminie wyznaczonym przez IP

IP

3. KWKP-PSprawdza poprawność opracowanego RPK,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

4. ZD-POKLZatwierdza RPK,- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie

5.Stanowisko ds. kontroli projektów

Przekazuje RPK do IP wraz z Metodologią doboru próby projektów do kontroli i opracowanymi Kryteriami i punktami ryzyka, celem akceptacji (również w wersji elektronicznej).

Do 1 października roku poprzedzającego rok objęty Rocznym Planem Kontroli lub w innym terminie wyznaczonym przez IP

IP


Otrzymuje pismo od IP z informacją:- o zatwierdzeniu RPK wraz z załącznikami, tj. Metodologią doboru próby projektów do kontroli i opracowanymi Kryteriami, wagami i punktami ryzyka.- o zgłoszeniu uwag do Rocznego Planu Kontroli lub Metodologii doboru próby projektów do kontroli – przejście do pkt. 4.

IP


W przypadku zmian RPK dotyczących Metodologii doboru próby projektów lub Kryteriów, wag i punktów ryzyka lub innych niż wymienione w pkt. 18 a dokonuje korekty RPK lub załączników do RPK i przekazuje zaktualizowany RPK wraz z załącznikami do IP, celem akceptacji.

Niezwłocznie lub w terminie wyznaczonym przez IP

IP

8. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza pismo dotyczące aktualizacji planu kontroli wraz z zaktualizowanym RPK,- jeżeli TAK: parafuje/przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 7.

Niezwłocznie IP

9. ZD-POKL Zatwierdza pismo dotyczące aktualizacji RPK wraz z Niezwłocznie IP

145




zaktualizowanym RPK,- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 7.


Przekazuje pismo wraz z zaktualizowanym RPK do IP celem akceptacji.


IP


Otrzymuje pismo od IP z informacją:- o zatwierdzeniu zaktualizowanego RPK, - o zgłoszeniu uwag do RPK; przejście do pkt. 7.


IP

12. KWKP-P/ZKWKP-P

W sytuacji powzięcia wiedzy o braku możliwości zrealizowania wymaganej liczby kontroli, tj. 30 % liczby projektów najbardziej ryzykownych spośród projektów spełniających „definicję projektu realizowanego w danym roku zgodnie z Zasadami kontroli w ramach PO KL, przygotowuje pismo do IP z wnioskiem o wyrażenie zgody na zmniejszenie obowiązkowej liczby projektów do kontroli w danym roku wraz z uzasadnieniem.

Niezwłocznie IP

13. ZD-POKLZatwierdza wniosek o zmniejszenie obowiązkowej liczby projektów do kontroli w danym roku, z uzasadnieniem.- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 11.

Niezwłocznie IP


Przekazuje pismo do IP. Niezwłocznie IP


W przypadku uzyskania zgody na wniosek o którym mowa w pkt. 11. dokonuje przeglądu projektów pod kątem wyników dokonanych analiz ryzyka celem wyznaczenia próby projektów do obowiązkowej kontroli na miejscu. Z dokonanego przeglądu tworzony jest protokół.

Niezwłocznie IP

16. KWKP-P/ZKWKP-P

Zatwierdza wynik przeglądu poprzez podpisanie protokołu- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 14.


Przygotowuje pismo o wynikach dokonanego przeglądu, o którym mowa w pkt. 14, celem przekazania do IP.

18. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza pismo o wynikach dokonanego przeglądu, o którym mowa w pkt. 14,- jeżeli TAK: parafuje/przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 16.

Niezwłocznie IP

19. ZD-POKLZatwierdza pismo o wynikach dokonanego przeglądu, o którym mowa w pkt. 14,- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt.16.

Niezwłocznie IP


Przekazuje pismo o wynikach dokonanego przeglądu, o którym mowa w pkt. 14 do IP.


IP

21. KWKP-POtrzymuje od IZ raport zawierający wykaz beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW / PO RYBY w formacie MS EXCEL / w wersji papierowej; przekazuje go do Stanowiska ds. kontroli projektów.

Raz na kwartał IZ

21a.Stanowisko ds. kontroli projektów

Na podstawie ww. raportu identyfikuje Beneficjentów, realizujących projekty w ramach swojej instytucji oraz równolegle w ramach PROW / PO RYBY.

Nie później niż do końca miesiąca po zakończeniu kwartału


Po otrzymaniu od OPR / ZOPR wykazu podpisanych umów o dofinansowanie projektów potwierdzającego dane znajdujące się w KSI SIMIK 07-13, opracowuje pierwszą w roku analizę ryzyka dla projektów spełniających definicję realizowanego na dzień 1 stycznia oraz dla tzw. Małych projektów4 w oparciu o Kryteria i punkty ryzyka dla projektów, stanowiących załącznik do RPK w ramach PO KL, uwzględniając m.in. dane dotyczące beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW / PO RYBY, informacje o podejrzeniu / możliwości wystąpienia w projekcie uchybień / nieprawidłowości powziętych od innych Komórek Merytorycznych MJWPU, Instytucji zewnętrznych, uczestników projektów, itp. Powyższe analizy opracowywane są w formie tabelarycznej.

Do 31 stycznia OPR/ZOPR

22a. KWKP-P / Sprawdzenie i zatwierdzenie poprawności pierwszej w roku Do 31 stycznia

4 Projekt mały - projekt o niskiej wartości, którego okres realizacji jest na tyle krótki, że wskazane jest jego uwzględnienie w analizie ryzyka pomimo nie spełniania definicji projektu realizowanego na ostatni dzień kwartału, którego dotyczy analiza

146




ZKWKP-P analizy ryzyka (w formie tabelarycznej) z Kryteriami i punktami ryzyka oraz zapisami Wniosku o dofinansowanie,- jeżeli TAK: zatwierdza/parafuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 22.


Dokonuje raz na kwartał aktualizacji analiz ryzyka obejmujących tylko projekty, które w danym kwartale zaczęły spełniać definicję projektu realizowanego w danym roku oraz nowe tzw. „małe projekty”5, na podstawie Kryteriów i punktów ryzyka oraz Metodologii doboru próby projektów do kontroli, które stanowią załącznik do Rocznego Planu Kontroli w oparciu o opracowane dla projektów analizy ryzyka zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi otrzymanymi od IP w tym zakresie.

Do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, co kwartał

IP

23a.Stanowisko ds. kontroli projektów

Otrzymuje od OPR / ZOPR informacje niezbędne do przeprowadzenia aktualizacji analiz ryzyka, tj. dotyczące liczby korekt do wniosków o płatność. Informacje o liczbie nowo podpisanych umów o dofinansowanie oraz o liczbie aneksów do umów o dofinansowanie weryfikowane są na podstawie danych znajdujących się w KSI SIMIK 07-13.


OPR / ZOPR

23b. KWKP-P/ZKWKP-P

KWKP-P / ZKWKP-P niezwłocznie po przekazaniu przez IZ wykazu beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW / PO RYBY, które są niezbędne do przeprowadzenia aktualizacji analiz ryzyka przekazuje go do Stanowiska ds. kontroli projektów w celu przeprowadzenia aktualizacji analiz ryzyka

Niezwłocznie

23c.Stanowisko ds. kontroli projektów

Otrzymuje od KWKP-P/ZKWKP-P wykaz beneficjentów realizujących projekty w ramach PROW / PO RYBY, a następnie przeprowadza aktualizację analiz ryzyka w przedmiotowym zakresie dla projektów, o których w pkt. 23b.



Przygotowuje pismo przewodnie wraz z zestawieniami w wersji papierowej i elektronicznej (na nośniku danych – CD) celem przekazania do IP:- wynik analizy ryzyka dotyczący wyboru próby projektów do kontroli w danym kwartale oraz wyniki analizy ryzyka po jej kwartalnej aktualizacji,- informację na temat dotychczas przeprowadzonych kontroli projektów w formie wykazu projektów.

Do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu kończącym każdy kwartał

IP

24a. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza i zatwierdza poprawność przygotowanego pisma wraz z zestawieniami.- jeżeli TAK: parafuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 24.

Niezwłocznie

24b. ZD-POKLZatwierdza pismo wraz z zestawieniami- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 24.

Niezwłocznie


Przekazuje pismo wraz z zestawieniami do IP.

Do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu kończącym każdy kwartał

IP


Przygotowuje pismo odnośnie miesięcznych informacji dotyczących wykonanych kontroli według stanu na ostatni dzień miesiąca celem bieżącego informowania o procentowym stanie wykonania kontroli w ramach RPK, w ramach Działań wdrażanych przez MJWPU.

do 5 dnia każdego kolejnego miesiąca

IP

26a. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza i zatwierdza poprawność przygotowanego pisma wraz z zestawieniem- jeżeli TAK: parafuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 26.

do 5 dnia każdego kolejnego miesiąca

IP

26b. ZD-POKLZatwierdza pismo wraz z zestawieniem- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 26.

Niezwłocznie

26c.Stanowisko ds. kontroli projektów

Przekazuje pismo wraz z zestawieniami do IP.do 5 dnia każdego kolejnego miesiąca

27. Stanowisko ds. kontroli

Przygotowuje sprawozdanie roczne z wykonania RPK (wersja papierowa i elektroniczna-CD), umieszcza w sprawozdaniu

Do dnia 15 stycznia

IP

5 Dotyczy tych „małych projektów” dla których w danym kwartale podpisana została umowa o dofinansowanie, o ile okres realizacji rozpoczyna się w kwartale, w którym zawarto przedmiotową umowę. Jeżeli okres realizacji rozpoczyna się w kolejnym kwartale wówczas projekt uwzględniany jest w puli populacji w kwartale rozpoczęcia realizacji projektu

147




projektów -P informacje o zmianach w Planie kontroli, o których mowa w wytycznych IZ / IP oraz odpowiednich przepisach. następnego roku

27a. Stanowisko ds. kontroli projektów

O zmianach dotyczących RPK w zakresie dodania nowych kontroli lub przesunięcia w terminach kontroli lub niezrealizowania wszystkich założonych kontroli, WKP-P informuje w sprawozdaniu rocznym z wykonania RPK.

Do 15 stycznia następnego roku IP

28. KWKP-PSprawdzenie sprawozdania rocznego z wykonania RPK - jeżeli TAK: przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 27.

Niezwłocznie IP

29. ZD-POKLZatwierdzenie Sprawozdania rocznego z wykonania RPK - jeżeli TAK: zatwierdza i podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 27.

Niezwłocznie IP


Przekazanie sprawozdania rocznego z wykonania RPK do IP (również w wersji elektronicznej).Sprawozdanie podpisywane jest przez Dyrektora MJWPU lub osobę przez niego upoważnioną.Dodatkowo przed podpisem w treści sprawozdania zamieszczana jest klauzula „stwierdzam zgodność sprawozdania z danymi zarejestrowanymi w KSI – SIMIK 2007 – 2013 na dzień …” data, podpis Dyrektora MJWPU lub osoby przez niego upoważnionej. Brak podpisu przy klauzuli powoduje brak zatwierdzenia sprawozdania i jego zwrot do uzupełnienia.

Do dnia 15 stycznia następnego roku

IP

7.2 Instrukcja wykonawcza dotycząca przygotowania, przeprowadzania kontroli, opracowywania informacji pokontrolnej oraz sporządzania i monitorowania zaleceń pokontrolnych

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKP-P/ZKWKP-POdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcjiZapewnienie terminowego i zgodnego z prawem przygotowania, przeprowadzania kontroli, opracowywania informacji pokontrolnej oraz sporządzania i monitorowania zaleceń pokontrolnych.

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje swoim zakresem pracowników WKP-P wykonujących swoje obowiązki w zakresie kontroli oraz Beneficjentów, u których przeprowadzane są kontrole projektów.


7.2.1:51. Miesięczny harmonogram kontroli.43. Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.44. Informacja o kontroli.45. Informacja o kontroli – zmiana.46. Informacja wewnętrzna.049. Deklaracja poufności i bezstronności7.2.2: 52. Lista sprawdzająca do przeprowadzenia wizyty monitoringowej.47. Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu projektu.50. Aktualizacja oświadczenia o kwalifikowalności VAT.53. Wstępne uwagi dotyczące realizacji projektu, stwierdzone podczas kontroli na miejscu.54. Ankieta dla OO- szkolenia.048. Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień 7.2.3:55. Informacja pokontrolna.56. Informacja pokontrolna – korekta. 57. Karta zamknięcia kontroli7.2.4:58. Zalecenia pokontrolne. 57. Karta zamknięcia kontroli7.2.5:49. Deklaracja poufności i bezstronności.

Jednostki powiązane KM, WPR, WWP, IZ, IZe, OZ


Przygotowanie Miesięcznego harmonogramu kontroli

Uzyskanie informacji o usunięciu wydatków niekwalifikowanych / nieprawidłowości i wpisanie danych do rejestru kontroli.

Wersja 22.10.2011

148

7.2.1 Instrukcja dotycząca przygotowania kontroliLp. Osoby




1. KWKP-P/ZKWKP-P

Na podstawie RPK przygotowuje Miesięczny harmonogram kontroli, w którym określa projekty do skontrolowania, zakres kontroli, miejsce kontroli, termin oraz skład zespołów kontrolujących. Załącznik: Miesięczny harmonogram kontroli

4 dni robocze przed zakończeniem miesiąca

2. ZD-POKL Zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie

3. KWKP-P/ZKWKP-P

Po zatwierdzeniu miesięcznego harmonogramu kontroli przez ZD-POKL, KWKP-P/ZKWKP-P informuje Stanowiska ds. kontroli projektów o terminach kontroli, miejscu kontroli, zakresie i składzie zespołów kontrolujących.

Niezwłocznie


Na podstawie otrzymanego Miesięcznego harmonogramu kontroli przygotowuje:- Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (w 3 egzemplarzach: 1 – dla Beneficjenta, 1 – do teczki projektu, 1- do teczki – Rejestru upoważnień), - Informację o kontroli.Upoważnienie może dotyczyć zarówno kontroli w siedzibie Beneficjenta jak i wizyty monitoringowej. W przypadku przeprowadzania wizyty monitoringowej w innym terminie niż kontrola w siedzibie Beneficjenta należy sporządzić odrębne upoważnienie dotyczące przeprowadzania wizyty monitoringowej.Załącznik:Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, Informacja o kontroli.

Informacje o kontroli – na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną kontrolą, upoważnienia – na co najmniej 1 dzień kalendarzowy przed planowaną kontrolą.

5. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza poprawność Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli i Informacji o kontroli z opracowanym Miesięcznym harmonogramem kontroli: - jeżeli TAK: podpisuje Informację o kontroli oraz Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (na podstawie upoważnienia Dyrektora MJWPU)- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie


Przesyła faksem informację o kontroli, bądź w przypadku niemożliwości przesłania faksem, powiadamia Beneficjenta w inny skuteczny sposób (np. telefonicznie, osobiście lub e-mailem). W przypadku odstąpienia od powiadomienia faksem należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej lub adnotacji na informacji o kontroli lub wydruk z poczty elektronicznej itp.

niezwłocznie, informacja o kontroli – fax - co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną kontrolą

Beneficjent


W przypadku, gdy Stanowisko ds. kontroli projektów nie otrzyma potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli od Beneficjenta drogą faksową, e-mailem, potwierdza otrzymanie informacji o kontroli przez Beneficjenta telefonicznie bądź e-mailem. W przypadku potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli przez Beneficjenta telefonicznie bądź mailowo, należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej lub adnotacji na informacji o kontroli lub wydruk z poczty elektronicznej itp.

Niezwłocznie

Beneficjent


W przypadku otrzymania od Beneficjenta informacji o przeciwwskazaniach do przeprowadzenia kontroli w zaplanowanym terminie, Stanowisko ds. kontroli projektów informuje o tym zdarzeniu KWKP-P/ZKWKP-P

Niezwłocznie

Beneficjent

9. KWKP-P/ZKWKP-P

Na podstawie otrzymanej od Stanowiska ds. kontroli projektów informacji: - stwierdza zasadność wniosku Beneficjenta – dokonuje się wówczas procedury zmian zgodnie z pkt. 11-15, - w sytuacji stwierdzenia braku zasadności wniosku Beneficjenta– przechodzi do procedury zgodnie z pkt. 12-15.

Niezwłocznie

10.1

KWKP-P/ZKWKP-P

W przypadku zmian w Miesięcznym harmonogramie kontroli aktualizuje Miesięczny harmonogram kontroli. Aktualizacji harmonogramu kontroli dokonuje także w przypadku zmian związanych z zaplanowanymi kontrolami, np. w związku z sprawami organizacyjnymi MJWPU / WKP-P, warunków atmosferycznych,

Niezwłocznie

149

nieprzewidzianych wypadków itp. Zaktualizowany Miesięczny harmonogram kontroli przekazuje do ZD-POKL celem zatwierdzenia.


Przygotowuje Informacje o kontroli – zmiana i Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (w 3 egzemplarzach) lub pismo do Beneficjenta, informujące o stanowisku MJWPU odnośnie zaplanowanej kontroli.Załącznik:Informacje o kontroli – zmiana

Niezwłocznie

12. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza przygotowany przez Stanowisko ds. kontroli projektu pisma / Informacji o kontroli – zmiana i Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz zaktualizowanego Miesięczny harmonogramu kontroli,- jeżeli TAK: podpisuje Informację o kontroli – zmiana oraz Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (na podstawie upoważnienia Dyrektora MJWPU ) lub pismo informujące o stanowisku MJWPU, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 11.

Niezwłocznie


Jeżeli zmiany w miesięcznym harmonogramie kontroli dotyczą odwołania zaplanowanej kontroli, wówczas w przypadku poinformowania Beneficjenta o planowanej kontroli stanowisko ds. kontroli przygotowuje informacje o odwołaniu kontroli, która podpisywana jest przez KWKP-P / ZKWKP-P i przesyłana faksem do Beneficjenta. W przypadku niemożliwości przesłania faksem, powiadamia Beneficjenta w inny skuteczny sposób (np. telefonicznie, osobiście lub e-mailem). W przypadku odstąpienia od powiadomienia o odwołaniu kontroli faksem należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej lub adnotacji na informacji o kontroli lub wydruk z poczty elektronicznej itp.

Niezwłocznie


Przekazuje do Beneficjenta pismo o stanowisku MJWPU odnośnie zaplanowanej kontroli / wysyła faksem Informację o kontroli – zmiana, bądź w przypadku niemożliwości przesłania faksem, powiadamia Beneficjenta w inny skuteczny sposób (np. telefonicznie, osobiście, e-mailem). W przypadku odstąpienia od powiadomienia faksem należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej, adnotacji na informacji o kontroli, wydruku z poczty elektronicznej itp.

Niezwłocznie

Beneficjent


W przypadku, gdy Stanowisko ds. kontroli projektów nie otrzyma potwierdzenia otrzymania Informacji o kontroli - zmiana od Beneficjenta drogą faksową, potwierdza otrzymanie Informacji o kontroli przez Beneficjenta telefonicznie lub e-mailowo. W przypadku potwierdzenia otrzymania Informacji o kontroli przez Beneficjenta telefonicznie lub e-mailowo, należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej, adnotacji na informacji o kontroli, wydruku z poczty elektronicznej itp.

Niezwłocznie

Beneficjent

16. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

Przed przeprowadzeniem kontroli przeprowadza wywiad z OPR / ZOPR odnośnie projektu, w którym zaplanowano kontrolę oraz zapoznaje się z dokumentacją udostępnioną przez OPR / ZOPR.

Najpóźniej na 1 dzień przed planowaną kontrolą

WWP

16 a. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

Przed planowaną kontrolą OPR / ZOPR przekazuje stanowisku ds. kontroli kopie dokumentacji niezbędnej do przygotowania się i przeprowadzenia kontroli, tj.: umowę o dofinansowanie projektu, aneksy do umowy o dofinansowanie, aktualny wniosek o dofinansowanie, zatwierdzone wnioski Beneficjenta o płatność oraz kopie innych dokumentów, które mogą być istotne dla planowanej kontroli. W Informacji wewnętrznej OPR / ZOPR umieszcza uwagi dotyczące realizacji projektu.

Załącznik:Informacja wewnętrzna

Na minimum 3 dni przed planowaną kontrolą (na podstawie przekazanego do odpowiednich WWP miesięcznego harmonogramu kontroli).

WWP


Dokonuje wyboru próby dokumentów księgowych, które będą objęte kontrolą na miejscu – zgodnie z Metodologią określoną w RPK POKL, na podstawie dokumentów wykazanych we wnioskach o płatność zatwierdzonych przez MJWPU lub na podstawie niezatwierdzonego wniosku o płatność ewentualnie na podstawie zestawienia dokumentów przedstawionych przez Beneficjenta podczas kontroli w przypadku gdy nie został zatwierdzony przez IP2 wniosek o płatność bądź w przypadku kontroli obejmującej 100 %

1-2 dni przed kontrolą

150

dokumentacji, gdzie wnioski o płatność nie obejmują swoim zakresem okresu do dnia kontroli.


Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych podpisuje Deklarację poufności i bezstronności (jedną dla wszystkich członków zespołu kontrolującego).Zapoznaje się ze zgromadzoną dokumentacją dotyczącą kontrolowanego projektu zgromadzoną w teczce projektu w WKP-P.

Załącznik:Deklaracja poufności i bezstronności

1-2 dni przed kontrolą

7.2.2 Instrukcja dotycząca przeprowadzenia kontroli





Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych przekazuje Beneficjentowi Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Dodatkowo jeśli istnieje u Beneficjenta tzw. Książka kontroli, dokonuje wpisu dotyczącego przeprowadzanej kontroli.

1 dzień Beneficjent


Przeprowadza kontrolę projektu w oparciu o Listę sprawdzającą do kontroli na miejscu projektu, która będzie stanowiła załącznik do Informacji pokontrolnej, dokonując weryfikacji dokumentacji projektu, zgromadzonej przez Beneficjenta. Jeżeli kontrola przeprowadzana jest na próbie dokumentów zgromadzonych u Beneficjenta, sposób doboru próby oraz zakres dokumentów objętych kontrolą opisywany jest w Informacji pokontrolnej. Dodatkowo dokumenty księgowe / finansowe wykazywane są przez Zespół kontrolujący w Liście sprawdzającej do kontroli na miejscu projektu.Załącznik:Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu projektu

1-7 dni Beneficjent

2a. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

W przypadku kontroli projektu na miejscu, gdy wizyta monitoringowa odbywa się niezależnie od kontroli w siedzibie Beneficjenta, Zespół kontrolujący wypełnia odrębną Listę sprawdzającą z przeprowadzonej wizyty monitoringowej, która będzie stanowiła załącznik do Informacji pokontrolnej. W trakcie przeprowadzania wizyty monitoringowej w zakresie szkolenia, Zespół kontrolujący przekazuje Beneficjentom Ostatecznym do wypełnienia Ankietę dla OO – szkoleniaZałącznik:Lista sprawdzająca do przeprowadzenia wizyty monitoringowejAnkieta dla OO – szkolenia


W przypadku wystąpienia podczas kontroli wątpliwości dotyczących weryfikowanej dokumentacji, Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ żąda od Beneficjenta dodatkowych wyjaśnień na piśmie lub pobiera kopie dokumentów, dotyczących realizowanego projektu, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną ze strony Beneficjenta, zwłaszcza kopie dokumentów będących dowodami stwierdzonych podczas kontroli uchybień, nieprawidłowości czy wydatków niekwalifikowanych. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ ma prawo do tworzenia dokumentacji fotograficznych zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnej i o ochronie danych osobowych.Otrzymane od Beneficjenta wyjaśnienia są dokumentowane w Protokole przyjęcia ustnych wyjaśnień

Załącznik:Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień

1-7 dni Beneficjent


W przypadku braku kompletności dokumentów przedstawionych przez beneficjenta podczas kontroli na miejscu, Zespół kontrolujący zwraca się na piśmie z prośbą o dostarczenie brakujących dokumentów w wyznaczonym terminie.

151




3b. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

W uzasadnionych przypadkach termin kontroli ulega wydłużeniu. W takim przypadku kierownik Zespołu kontrolującego sporządza notatkę służbową po uprzedniej konsultacji tego faktu z KWKP-P / ZKWKP-P. W takim przypadku KWKP-P / ZKWKP-P dokonuje aktualizacji Miesięcznego harmonogramu kontroli - zgodnie z instrukcją 7.2.1 pkt. 10 oraz zatwierdza zaktualizowane dokumenty: Informację o kontroli-zmiana oraz Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które następnie przekazywane są do Beneficjenta faksem lub e-mailem najpóźniej w ostatnim dniu kontroli.

Niezwłocznie


Na zakończenie czynności kontrolnych opisuje główne błędy i nieprawidłowości, dotyczące realizacji projektu we Wstępnych uwagach dotyczących realizacji projektu, stwierdzonych podczas kontroli na miejscu.Załącznik:Wstępne uwagi dotyczące realizacji projektu, stwierdzonych podczas kontroli na miejscu,

1-7 dni


Podpisuje Wstępne uwagi dotyczące realizacji projektu, stwierdzone podczas kontroli na miejscu i przekazują do podpisu osobie upoważnionej po stronie Beneficjenta. W przypadku odmowy podpisania ww. dokumentu Zespół kontrolujący formułuje notatkę służbową w tej sprawie. Zespół kontrolujący przekazuje kopię Wstępnych uwag dotyczących realizacji projektu, stwierdzonych podczas kontroli na miejscu Beneficjentowi.

1-7 dni Beneficjent


W uzasadnionych przypadkach, np. w sytuacji konieczności zgłoszenia podejrzeń naruszenia prawa, w tym nadużyć finansowych do właściwych organów (prokuratura, policja, rzecznik dyscypliny finansów publicznych) lub w sytuacji niemożliwości zakończenia czynności kontrolnych na miejscu w planowanym terminie ze względu na dużą ilość dokumentacji podlegającej kontroli, lub w innych uzasadnionych przypadkach Zespół kontrolujący może zawiesić kontrolę. W takim przypadku kierownik Zespołu kontrolującego sporządza notatkę służbową, którą przekazuje do zatwierdzenia KWKP-P/ZKWKP-P. Dodatkowo sporządza pismo dla Beneficjenta z informacją o zawieszeniu czynności kontrolnych. Pismo zatwierdzane jest przez KWKP-P / ZKWKP-P i podpisywane przez ZD-POKL, następnie przesyłane do Beneficjenta.W momencie wznowienia czynności kontrolnych na miejscu KWKP-P / ZKWKP-P dokonuje aktualizacji Miesięcznego harmonogramu kontroli - zgodnie z instrukcją 7.2.1 pkt. 10 oraz zatwierdza zaktualizowane dokumenty: Informację o kontroli-zmiana oraz Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które następnie przekazywane są do Beneficjenta faksem lub e-mailem co najmniej 5 dni przed planowanym wznowieniem kontroli.

Niezwłocznie


Zgodnie z paragrafem 1 pkt. 15 Porozumienia o współpracy pomiędzy MRR i MRiRW i ARiMR dotyczącego kontroli krzyżowej horyzontalnej z PROW / PO RYBY, w szczególnie uzasadnionych przypadkach osoba przeprowadzająca kontrole krzyżowe w ramach PROW / PO RYBY może wziąć udział w kontroli Beneficjenta PO KL jako członek zespołu kontrolującego w charakterze niezależnego eksperta. W takiej sytuacji podlega on procedurom prowadzenia kontroli właściwym dla IP 2.

152

7.2.2.1 Instrukcja dotycząca przeprowadzenia kontroli krzyżowej horyzontalnej PO KL z PROW / PO RYBY podczas kontroli na miejscu.

Lp.Osoby





W przypadku stwierdzenia podczas kontroli na miejscu na oryginałach dokumentów księgowych (fakturach VAT lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej) występowania adnotacji dotyczącej tego, iż dany dokument został przedstawiony do refundacji w ramach PROW / PO RYBY oraz w sytuacji przedstawienia przez Beneficjenta duplikatów faktur VAT Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ przekazuje do IZ PO KL, po zatwierdzeniu przez DJ/ZD-POKL, pisma z zapytaniem, czy wydatki zostały zrefundowane w ramach PROW / PO RYBY (występuje o raport pogłębiony). Pismo przekazuje także do wiadomości do IP (KO i SR).

Niezwłocznie IZ


Otrzymuje od IZ raport pogłębiony, o którym mowa w pkt. 1 z informacją o statusie wniosku o płatność w ramach PROW / PO RYBY, w którym ujęto do rozliczenia daną fakturę lub dokument o równoważnej wartości dowodowej (status „zakończony” oznacza zatwierdzenie wniosku o płatność).

Niezwłocznie IZ


W sytuacji, gdy z opisu oryginału faktury podczas czynności kontrolnych na miejscu przeprowadzonych przez WKP-P oraz z pisma IZ sformułowanego na podstawie weryfikacji informatycznych systemów rejestracji danych o Beneficjentach PROW / PO RYBY, nie wynika wprost, iż została ona wcześniej rozliczona w ramach PROW / PO RYBY (status wniosku o płatność w ramach PROW / PO RYBY – „zakończony”), MJWPU występuje pismem do właściwego podmiotu w ramach PROW / PO RYBY (instytucji wdrażającej) z wnioskiem o przekazanie w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia doręczenia wniosku, poświadczonych za zgodność z oryginałem (za zgodność z odpisem) kopii wskazanych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.

Niezwłocznie Właściwy podmiot w ramach PROW / PO RYBY


IP2 otrzymuje odpowiedź od instytucji właściwej dla PROW / PO RYBY.

7 dni od dnia doręczenia wniosku

Właściwy podmiot w ramach PROW/ PO RYBY


W przypadku gdy nie zachodzi podwójne finansowanie i stwierdzono rozliczenie danego wydatku w ramach PROW / PO RYBY, wydatek nie może być rozliczony w ramach PO KL.

5 Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

W przypadku gdy IP2 na podstawie otrzymanego raportu od IZ oraz wyników przeprowadzonej kontroli na miejscu lub po weryfikacji kopii dokumentów, o których mowa w pkt. 3 wykryje podwójne finansowanie wydatków przez Beneficjenta realizującego projekty w ramach NSRO (PO KL) i PROW / PO RYBY, informacja na temat dokonanych ustaleń przekazywana jest przez IP2 do następujących instytucji:a) właściwego podmiotu w ramach PROW / PO RYBYb) agencji płatniczej PROW / PO RYBYc) Instytucja Certyfikująca,d) IZ PO KL,e) IP (KO oraz do wiadomości SR)

Niezwłocznie lub w terminach wskazanych w wytycznych

Właściwy podmiot w ramach PROW / PO RYBY, agencja płatnicza PROW 07-13, IC, IZ PO KL, IP


W sytuacji stwierdzenia podwójnego finansowania wydatków przez Beneficjenta realizującego projekty w ramach NSRO (PO KL) i PROW / PO RYBY, Stanowisko ds. kontroli przekazuje kopię Informacji pokontrolnej do Stanowiska ds. nieprawidłowości, który podejmuje działania zgodnie z Instrukcją nr 5.1.1



W sytuacji, o której mowa w punkcie 6 Zespół kontrolujący sporządza zalecenia pokontrolne obligujące Beneficjenta do niezwłocznego zwrotu wraz z odsetkami kwot podwójnie finansowanych, o ile zostały wcześniej rozliczone w PROW / PO RYBY. Zalecenia przekazywane są jednocześnie do Beneficjenta i do Stanowiska ds. nieprawidłowości.

14 dni od dnia otrzymania podpisanej Informacji pokontrolnej lub pisma informującego o odmowie jej podpisania.

153

7.2.3 Instrukcja dotycząca prowadzenia postępowania pokontrolnego – opracowywania informacji pokontrolnej

Lp. Osobywykonujące

działanie




W przypadku, gdy podczas kontroli wykryto uchybienia, wydatki niekwalifikowane lub nieprawidłowości przekazuje właściwemu KWWP kopie Wstępnych uwag dotyczących realizacji projektu, stwierdzonych podczas kontroli na miejscu.

Niezwłocznie WWP


Jeżeli stwierdzone w wyniku kontroli wydatki niekwalifikowalne zostały ujęte przez Beneficjenta we wniosku o płatność, który znajduje się na etapie weryfikacji, wówczas wraz ze Wstępnymi uwagami Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ przekazuje informacje (pismo bądź e-mail) o konieczności wstrzymania rozliczania wskazanych wydatków niekwalifikowalnych lub wydatków, co do których powzięto wątpliwości odnośnie kwalifikowalności, do czasu przekazania do właściwego WWP kopii Zaleceń pokontrolnych oraz o niemożliwości rozliczenia wskazanych wydatków niekwalifikowalnych o ile postępowanie pokontrolne potwierdzi wystąpienie ww. wydatków niekwalifikowalnych. Wstrzymanie rozliczania wydatków niekwalifikowalnych lub wątpliwych nie oznacza jednocześnie wstrzymania rozliczania całego wniosku o płatność. Termin weryfikacji wniosku o płatność ulega wstrzymaniu w przypadkach określonych w Umowie o dofinansowanie.

Niezwłocznie WWP


Po odbytej kontroli analizuje zebrane w toku kontroli dowody oraz ewentualne wyjaśnienia złożone przez Beneficjenta do Wstępnych uwag dotyczących realizacji projektu, stwierdzonych podczas kontroli na miejscu i dokonuje ustalenia stanu faktycznego.

do 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia każdej kontroli


W przypadku powzięcia wątpliwości co do prawidłowości realizacji projektu, przeprowadza dalsze czynności weryfikacyjne i wyjaśniające. W tym celu może dokonać następujących działań: - uzyskać od Beneficjenta dodatkowe wyjaśnienia, - przeprowadzić konsultacje z ekspertami w badanej dziedzinie,- uzyskać opinie od Wydziału Radców Prawnych, innych KM, IZ, IP uprawnionych IZe.W sytuacji zaistnienia przesłanek, o których mowa w odrębnych przepisach nakładających na IP2 obowiązek zgłoszenia właściwym organom naruszenia prawa, Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ niezwłocznie przygotowuje pismo do właściwych w sprawie organów o stwierdzonym naruszeniu. Pismo weryfikuje i zatwierdza WRP. Następnie po zatwierdzeniu pisma przez DJ, przekazuje pismo do właściwych w sprawie organów.

do 21 dni od dnia zakończenia kontroli Zawiadomienie jest składane niezwłocznie po powzięciu uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.

Beneficjent , WRP, KM, IZe, IZ, IP, DJ


W uzasadnionych przypadkach w ramach prowadzonego postępowania przygotowuje pismo do Beneficjenta z prośbą o przedstawienie wyjaśnień odnośnie wszystkich niewyjaśnionych w czasie przeprowadzania kontroli kwestii dotyczących prawidłowej realizacji projektu / pismo do KM, WRP, IZ / IZe z prośbą o opinie, konsultacje w sprawie.

Niezwłocznie Beneficjent, WRP, KM, IZe, IZ

5. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza poprawność sporządzonego pisma,- jeżeli TAK: podpisuje pismo do KM, WRP, Beneficjenta, IZ lub IZe, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie Beneficjent, WRP, KM, IZe, IZ

6. ZD-POKL Zatwierdza przygotowanego pisma do Beneficjenta / IZe, IZ:- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Niezwłocznie Beneficjent, IZe, iż


Przekazuje pismo do KM, WRP / Beneficjenta / IZe, następnie pozyskuje wyjaśnienia Beneficjenta / stanowisko, opinię KM / IZe.

Niezwłocznie Beneficjent, WRP, KM, IZe


Na podstawie przeprowadzonej kontroli u Beneficjenta, w oparciu o pozyskane wyjaśnienia i opinie, sporządza w dwóch egzemplarzach Informację pokontrolną wraz z listą sprawdzającą, która podpisywana jest przez wszystkich członków Zespołu kontrolującego.

W uzasadnionych przypadkach (np. gdy jeden z członków Zespołu kontrolującego jest nieobecny z powodu choroby, długotrwałego zaplanowanego urlopu, wyjazdu służbowego, itp.), informacja pokontrolna może być podpisana przez pozostałych członków Zespołu


Beneficjent

154


działanie



kontrolującego. Informacja pokontrolna musi być podpisana w każdym przypadku przez co najmniej dwóch członków Zespołu kontrolującego.

W przypadku gdy jeden z członków będącego w składzie dwuosobowego Zespołu kontrolującego jest nieobecny z powodu choroby, długotrwałego zaplanowanego urlopu, wyjazdu służbowego, itp., Informację pokontrolną podpisuje w jego imieniu KWKP-P / ZKWKP-P.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj. gdy sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień polegających w szczególności na zasięgnięciu przez oceniających opinii prawnych, termin na przekazanie Informacji pokontrolnej do Beneficjenta może ulec przedłużeniu w zakresie niezbędnym do uzyskania tych wyjaśnień. O przedłużeniu ww. terminu należy pisemnie poinformować jednostkę kontrolowaną zgodnie z Zasadami kontroli.Załącznik:Informacja pokontrolna


W przypadku wizyty monitoringowej, gdy wizyta monitoringowa odbywa się niezależnie od kontroli w siedzibie beneficjenta, Zespół kontrolujący sporządza w dwóch egzemplarzach Informację pokontrolną z przeprowadzonej wizyty monitoringowej.


Beneficjent

9. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza poprawność Informacji pokontrolnej i Listy sprawdzającej pod kątem zgodności opisanego w Informacji stanu faktycznego oraz stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień z obowiązującymi zasadami oraz przepisami krajowymi i wspólnotowymi oraz poprawności zdefiniowania opisanych w informacji problemów, dotyczących realizacji projektu, - jeżeli TAK: przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 8.


10. ZD-POKL Zatwierdza informacji pokontrolnej,- jeżeli TAK: zatwierdza poprzez podpisanie pisma przewodniego do Informacji pokontrolnej.- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 8.



Przekazuje pismo przewodnie wraz z dwoma egzemplarzami Informacji pokontrolnej wraz z załącznikiem Listą sprawdzającą do kontroli na miejscu projektu (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem) / Listą sprawdzającą do wizyty monitoringowej (w przypadku gdy przekazywana Informacja pokontrolna dotyczy przeprowadzonej wizyty monitoringowej - kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem) do Beneficjenta celem zapoznania się, podpisania Informacji pokontrolnej i odesłania 1 egzemplarza podpisanej Informacji pokontrolnej do MJWPU (kopia Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu projektu potwierdzona za zgodność z oryginałem pozostaje u Beneficjenta jako załącznik do informacji pokontrolnej).Przekazanie Informacji pokontrolnej wraz z załącznikiem może nastąpić tylko za pomocą poczty tradycyjnej. Dopuszczalny jest także odbiór osobisty przez Beneficjenta w siedzibie MJWPU lub przekazanie osobiste przez Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ bezpośrednio Beneficjentowi. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj. gdy sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień polegających w szczególności na zasięgnięciu przez oceniających opinii prawnych, termin na przekazanie Informacji pokontrolnej do Beneficjenta może ulec przedłużeniu w zakresie niezbędnym do uzyskania tych wyjaśnień. O przedłużeniu ww. terminu należy pisemnie poinformować jednostkę kontrolowaną.


Beneficjent


Przekazuje kopię informacji pokontrolnej do wiadomości właściwemu KWWP oraz w przypadku wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych Stanowisku ds. nieprawidłowości WKP-P i do ZD-F.

Niezwłocznie KWWP, KWPR, stanowisko ds. nieprawidłowości, ZD-F

12a Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli/ audytów przeprowadzonych u Beneficjentów, wystąpienia nieprawidłowości, z których da się wywieść zaistnienie nieprawidłowości systemowych w toku realizacji Programu Operacyjnego - PO KL lub gdy projekt uzyskał w wyniku kontroli kategorię 5 – „Projekt jest realizowany

5 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od Beneficjenta

Beneficjen, IP

155


działanie



nieprawidłowo”, kopia ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej przekazywana jest również do IZ PO KL za pośrednictwem IP PO KL.

ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej


Prowadzi oraz na bieżąco aktualizuje rejestr przeprowadzonych kontroli, w który wpisuje informacje dotyczące: a) stwierdzonych w wyniku kontroli wydatków niekwalifikowanych / wątpliwości, b) prowadzonego postępowania pokontrolnego, wyjaśniającego oraz podjętych w ramach tego postępowania działań, sformułowanych zaleceń pokontrolnych oraz sposobu i terminu zastosowania się do nich.

Na bieżąco


Otrzymuje od Beneficjenta podpisany przez osobę upoważnioną jeden egzemplarz Informacji pokontrolnej. Jeżeli w wyniku kontroli wykryto wydatki niekwalifikowalne / nieprawidłowości lub inne uchybienia nieusunięte do dnia odesłania Informacji pokontrolnej wówczas przejście do pkt. 1 instrukcji 7.2.4W przypadku zgłoszenia na piśmie zastrzeżenia do treści otrzymanej Informacji pokontrolnej, Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ poddaje analizie wniesione uwagi. W przypadku przekroczenia przez jednostkę kontrolowaną terminu na zgłoszenie uwag do Informacji pokontrolnej jednostka kontrolująca może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń. W przypadku zgłoszenia na piśmie zastrzeżeń w terminie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej, Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ przygotowuje i przekazuje do Beneficjenta pismo z informacją o odmowie rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń.W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń w całości lub w części, zmienia lub uzupełnia odpowiednią część Informacji pokontrolnej i formułuje korektę Informacji pokontrolnej, którą podpisują wszyscy członkowie Zespołu kontrolującego.W uzasadnionych przypadkach (np. gdy jeden z członków Zespołu kontrolującego jest nieobecny z powodu choroby, długotrwałego zaplanowanego urlopu itp.), Informacja pokontrolna - korekta może być podpisana przez pozostałych członków Zespołu kontrolującego. Informacja pokontrolna – korekta musi być podpisana w każdym przypadku przez co najmniej dwóch członków Zespołu kontrolującego. W przypadku gdy jeden z członków będącego w składzie dwuosobowego Zespołu kontrolującego jest nieobecny z powodu choroby, długotrwałego zaplanowanego urlopu itp., Informację pokontrolną – korekta podpisuje w jego imieniu KWKP-P / ZKWKP-P.W szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj. gdy sporządzenie Informacji pokontrolnej – korekta wymaga dodatkowych wyjaśnień polegających w szczególności na zasięgnięciu przez oceniających opinii prawnych, termin na przekazanie Informacji pokontrolnej - korekta do Beneficjenta może ulec przedłużeniu w zakresie niezbędnym do uzyskania tych wyjaśnień. O przedłużeniu ww. terminu należy pisemnie poinformować jednostkę kontrolowaną.Przekazanie Informacji pokontrolnej – korekta wraz z załącznikiem może nastąpić tylko za pomocą poczty tradycyjnej. Dopuszczalny jest także odbiór osobisty przez Beneficjenta w siedzibie MJWPU lub przekazanie osobiste przez Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ projektów bezpośrednio Beneficjentowi. Załącznik: Informacja pokontrolna – korekta

14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń

Beneficjent


Sprawdzenie poprawności korekty Informacji pokontrolnej - korekta pod kątem zgłoszonych zastrzeżeń,- jeżeli TAK: parafuje, przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 14.


16. ZD-POKL Zatwierdza informację pokontrolną korektę pod kątem zgłoszonych zastrzeżeń,- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 14.



Przekazuje pismo przewodnie wraz z dwoma egzemplarzami Informacji pokontrolnej - korekta (i ewentualnie kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu projektu jeśli Beneficjent odesłał przedmiotową kopię) do Beneficjenta.Przekazanie Informacji pokontrolnej-korekta może nastąpić tylko za pomocą poczty tradycyjnej. Dopuszczalny jest także odbiór osobisty przez Beneficjenta w siedzibie MJWPU lub przekazanie osobiste przez Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ bezpośrednio


Beneficjent

156


działanie



Beneficjentowi. 18. Stanowisko

ds. kontroli projektów / pracownik OZ

Przekazuje kopię Informacji pokontrolnej – korekta do wiadomości właściwemu KWWP oraz w przypadku wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych Stanowisku ds. nieprawidłowości WKP-P i do ZD-F.

Niezwłocznie KWWP, KWPR, Stanowisko ds. nieprawidłowości, ZD-F


W przypadku nie uwzględnienia zastrzeżeń Beneficjenta co do treści Informacji pokontrolnej, przygotowuje na piśmie stanowisko MJWPU z uzasadnieniem.


Beneficjent


Sprawdza poprawność sporządzonego pisma, o którym jest mowa w pkt. 19, co do treści Informacji pokontrolnej,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 19.

Niezwłocznie

21. ZD-POKL Sprawdza poprawność sporządzonego pisma, o którym jest mowa w pkt. 19,- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 19.

Niezwłocznie


Przekazuje Beneficjentowi pismem stanowisko MJWPU wraz z pierwotną wersją Informacji pokontrolnej do podpisu Beneficjenta.

14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń

Beneficjent


Jeżeli Beneficjent nie odesłał pierwotnej wersji Informacji pokontrolnej, w piśmie przewodnim Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ wskazuje konieczność odesłania pierwotnej wersji Informacji pokontrolnej.

Beneficjent


Otrzymuje od Beneficjenta podpisany egzemplarz Informacji pokontrolnej - korekta lub uzasadnienie na piśmie dotyczące odmowy podpisania Informacji pokontrolnej-korekta. W przypadku otrzymania podpisanej Informacji pokontrolnej - korekta, jeżeli w wyniku kontroli wykryto wydatki niekwalifikowalne / nieprawidłowości lub inne uchybienia nieusunięte do dnia odesłania informacji pokontrolnej, przejście do Instrukcji 7.2.4.W przypadku, gdy Beneficjent odmówi podpisania Informacji pokontrolnej-korekta, Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ odnotowuje ten fakt w odesłanej przez Beneficjenta Informacji pokontrolnej-korekta bądź, w przypadku jej nie odesłania, sporządza notatkę z powyższego zdarzenia.


25. KWKP-P/ZKWKP-P

Zatwierdza notatkę przygotowaną przez Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownika OZ.



W przypadku nie odesłania podpisanej informacji lub niepodpisanej z uzasadnieniem odmowy, Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ przesyła do Beneficjenta pismo ponaglające z zaleceniem odesłania 1 egzemplarza podpisanej informacji pokontrolnej lub niepodpisanej wraz z uzasadnieniem odmowy jej podpisania.

Niezwłocznie


Wprowadza informację na temat przeprowadzonej kontroli do KSI SIMIK 07-13 oraz w przypadku braku wydatków niekwalifikowalnych i braku konieczności wydania zaleceń pokontrolnych, sporządza (w trzech egzemplarzach) i podpisuje Kartę zamknięcia kontroli.Załącznik:Karta zamknięcia kontroliDane dotyczące wyników wizyty monitoringowej należy wprowadzić do KSI SIMIK 07-13 odrębnie od wyników kontroli w siedzibie beneficjenta.

Niezwłocznie

27 a. KWKP-P/ZKWKP-P

Sprawdza poprawność sporządzenia Karty zamknięcia kontroli,- jeśli TAK: zatwierdza poprzez podpisanie Karty zamknięcia kontroli- jeśli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 27.

Niezwłocznie

27 b. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

Przekazuje Kartę zamknięcia kontroli do właściwego WWP oraz do ZD-F, jeden egzemplarz rejestrowany jest w Teczce kontroli projektu.

Niezwłocznie WWP / ZD-F


Prowadzi dla każdego projektu teczkę projektu, w której przechowywane są i rejestrowane wszystkie dokumenty i pisma, odnoszące się wyłącznie do konkretnego projektu, w tym pisma przychodzące i wychodzące, dotyczące korespondencji między komórkami MJWPU, korespondencji z Beneficjentem, jak również korespondencji prowadzonej z właściwymi IZe w zakresie problematyki konkretnego projektu.

Na bieżąco

157


działanie



Wszystkie pozostałe pisma, dotyczące ogólnych procedur realizowanych przez WKP-P oraz związane z realizowanymi przez WKP-P zadaniami, zarejestrowane i przechowywane są w wyznaczonych segregatorach oraz zamykane w szafach.

7.2.4 Instrukcja dotycząca prowadzenia postępowania pokontrolnego – opracowywania zaleceń pokontrolnych

Lp. Osoby wykonujące działanie




Na podstawie odbytej kontroli u Beneficjenta w oparciu o pozyskane wyjaśnienia i opinie, sporządza Zalecenia pokontrolne (w dwóch egzemplarzach) zawierające informacje o stwierdzonych wydatkach niekwalifikowanych / nieprawidłowościach i innych uchybieniach nieusuniętych do dnia formułowania Zaleceń pokontrolnych oraz procedurę ich usunięcia. Członkowie Zespołu kontrolującego podpisują Zalecenia pokontrolne.W uzasadnionych przypadkach (np. gdy jeden z członków Zespołu kontrolującego jest nieobecny z powodu choroby, długotrwałego zaplanowanego urlopu, wyjazdu służbowego, itp.), Zalecenia pokontrolne mogą być podpisane przez pozostałych członków Zespołu kontrolującego. Dopuszczalne jest także podpisywanie zaleceń pokontrolnych w przypadku nieobecności któregoś z członków zespołu kontrolującego przez KWKP-P/ZKWKP-P.Zalecenia pokontrolne powinny zawierać uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości, a także mieć na celu zapobieganie wystąpieniu kolejnych uchybień/nieprawidłowości w przyszłości oraz usprawnienie realizacji projektu.Zalecenia pokontrolne powinny być adekwatne do uchybień i nieprawidłowości wykrytych w wyniku kontroli oraz ich wagi.Załącznik:Zalecenia pokontrolne.

14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania,

Beneficjent


W sytuacji gdy Zespół kontrolujący stwierdzi, iż Beneficjent naruszył zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ sprawdza, czy stwierdzone naruszenia zostały określone w dokumencie Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE.

Jeśli tak, należy określić wysokość wydatków niekwalifikowanych w związku z przedmiotowym naruszeniem zgodnie z wartościami wskazanymi w ww. dokumencie. Wyliczona kwota wydatków niekwalifikowanych zostaje określona w Zaleceniach pokontrolnych.

14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania

Beneficjent

1b. Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ

Jeżeli stwierdzone wydatki niekwalifikowalne / nieprawidłowości dotyczą projektu realizowanego przez państwową jednostkę budżetową Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ przygotowuje i przekazuje do dysponenta środków przeznaczonych na realizację projektu pismo informujące o wykrytej nieprawidłowości. W takim przypadku zalecenia pokontrolne zobowiązujące Beneficjenta do zwrotu środków nie są formułowane a nieprawidłowo wydatkowane przez Beneficjenta środki nie są odzyskiwane przez IP 2.

Niezwłocznie

Dysponent

1c. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

W sytuacjach uzasadnionych, jeśli zachodzą przesłanki do rozwiązania umowy o dofinansowanie, Zespół kontrolujący może rekomendować rozwiązanie umowy z Beneficjentem i żądać zwrotu całości wydatków.

Niezwłocznie

1d. Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

Jednostka kontrolująca może odstąpić od wydania Zaleceń pokontrolnych w przypadku, gdy w trakcie przygotowywania przedmiotowego dokumentu otrzyma od jednostki kontrolowanej informację wskazującą na usunięcie uchybień wraz z dokumentacją potwierdzającą ten fakt. Zalecenia mają też charakter prewencyjny, mający na celu wdrożenie mechanizmów lub sposobów działania zapobiegających wystąpieniu

158




tych samych uchybień w przyszłości.2. KWKP-P /

ZKWKP-P Dokonuje sprawdzenia poprawności Zaleceń pokontrolnych pod kątem zgodności stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień z obowiązującymi zasadami oraz przepisami krajowymi i wspólnotowymi oraz poprawności zdefiniowania opisanych w zaleceniach problemów dotyczących realizacji projektu,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-POKL,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie

3. ZD-POKL Zatwierdza Zalecenia pokontrolne - jeżeli TAK: zatwierdza i podpisuje Zalecenia,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie


Przekazuje pismo przewodnie wraz z jednym egzemplarzem Zaleceń pokontrolnych Beneficjentowi. Jeden egzemplarz przechowywany jest w teczce projektu w WKP-P. Przekazanie Zaleceń pokontrolnych może nastąpić tylko za pomocą poczty tradycyjnej. Dopuszczalny jest także odbiór osobisty przez Beneficjenta w siedzibie MJWPU lub przekazanie osobiste przez Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ bezpośrednio Beneficjentowi.

14 dni od dnia otrzymania podpisanej Informacji pokontrolnej lub pisma informującego o odmowie jej podpisania.

Beneficjent


Przekazuje kopię Zaleceń pokontrolnych do wiadomości właściwemu KWWP, ZD-F oraz Stanowisku ds. nieprawidłowości WKP-P. Wprowadza dane dotyczące Zaleceń pokontrolnych do KSI SIMIK 07-13.

Niezwłocznie

KWWP, KWPR, stanowisko ds. nieprawidłowości WKP-P


Jeżeli Zalecenia pokontrolne zawierają informacje o konieczności zwrotu stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ po upłynięciu terminu na zwrot przedmiotowych wydatków, przekazuje pismo do WPR z prośbą o informacje czy środki zostały zwrócone.W przypadku nie dokonania przez Beneficjenta zwrotu środków we wskazanym w zaleceniach pokontrolnych terminie następuje realizacja Instrukcji 5.2.

Niezwłocznie po terminie wskazanym w Zaleceniach na zwrot środków


W terminie wskazanym w Zaleceniach pokontrolnych otrzymuje od Beneficjenta informację o sposobie realizacji Zaleceń pokontrolnych lub o przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. W przypadku braku informacji ze strony Beneficjenta o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie niedotyczącym zwrotu środków Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ przekazuje pismo do Beneficjenta z prośbą o przesłanie stosownych informacji, tj. dokumentów potwierdzających realizację zaleceń pokontrolnych lub w uzasadnionych przypadkach KWKP-P/ ZKWKP-P zleca przeprowadzenie kontroli doraźnej sprawdzającej realizację zaleceń (wówczas przejście do Instrukcji 7.2.5).

14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Zaleceń pokontrolnych lub w innym terminie wskazanym w zaleceniach Beneficjent zobowiązany jest przesłać informację o sposobie realizacji Zaleceń pokontrolnych

Beneficjent


Po otrzymaniu informacji o sposobie realizacji Zaleceń pokontrolnych sporządza Kartę zamknięcia kontroli. W przypadku nie zrealizowania Zaleceń pokontrolnych we wskazanym terminie, przejście do Instrukcji 5.2 Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej (w przypadku niedokonania zwrotu wydatków uznanych za niekwalifikowalne); Stanowisko ds. kontroli / pracownik OZ sporządza i podpisuje Kartę zamknięcia kontroli - warunkową (w trzech egzemplarzach).

Niezwłocznie

Beneficjent

159




Załącznik:Karta zamknięcia kontroli

5 c. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza poprawność sporządzenia Karty zamknięcia kontroli,- jeśli TAK: zatwierdza poprzez podpisanie Karty zamknięcia kontroli- jeśli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 5 b.

Niezwłocznie

5 d.

Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

Przekazuje Kartę zamknięcia kontroli do właściwego WWP oraz do ZD-F, jeden egzemplarz rejestrowany jest w Teczce kontroli projektu.

Niezwłocznie

WWP / ZD-F


W sytuacji zaistnienia przesłanek, o których mowa w odrębnych przepisach, nakładających na jednostkę obowiązek zgłoszenia właściwym organom naruszenia prawa, Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ przygotowuje pismo do właściwych w sprawie organów (między innymi rzecznika dyscypliny finansów publicznych, prokuratury i innych IZe).

Niezwłocznie

Ize

7. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza poprawność sporządzonego pisma do właściwych w sprawie organów,- jeżeli TAK: przekazuje do WRP w celu weryfikacji poprawności sporządzenia pisma;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie

WRP

8. WRP Weryfikuje pismo:- jeżeli TAK: zatwierdza, parafuje i przekazuje do ZD-POKL;-jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie

WRP

9. ZD-POKL Zatwierdza sporządzone pismo do właściwych w sprawie organów,- jeżeli TAK: podpisuje,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie


Przekazuje pismo do właściwych IZe. Niezwłocznie

IZe

11 Stanowisko ds. kontroli projektów / pracownik OZ

W przypadku wszczęcia postępowania przez organy o których mowa w pkt. 6, Zespół kontrolujący może zawiesić czynności kontrolne do momentu rozstrzygnięcia ww. postępowania.

160

7.2.5 Instrukcja dotycząca przeprowadzania kontroli doraźnychLp. Osoby




1. KWKP-P / ZKWKP-P

Uzyskuje od poszczególnych KM, właściwych IZe wniosek o przeprowadzenie kontroli doraźnej projektu wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę do wnioskowania lub uzyskuje informacje o podejrzeniu / możliwości wystąpienia w projekcie uchybień / nieprawidłowości/ zaniedbań ze strony beneficjenta powziętych od innych Komórek Merytorycznych MJWPU, Instytucji zewnętrznych, uczestników projektów, itp. weryfikuje czy wniosek/ pismo/ informacja jest zasadna:- jeżeli TAK: zlecenie Stanowisku ds. kontroli projektów przeprowadzenia kontroli doraźnej;- jeżeli NIE: zlecenie Stanowisku ds. kontroli projektów przygotowania pisma do KM.

KM, IZe

2. KWKP-P / ZKWKP-P

W przypadku zasadności wniosku o kontrolę doraźną dokonuje aktualizacji Miesięcznego harmonogramu kontroli i przekazuje go z pismem przewodnim do ZD-POKL celem akceptacji. Akceptacja zaktualizowanego harmonogramu (zgodnie z instrukcją 7.2.1. pkt. 10) kontroli jest jednoznaczna z wyrażeniem zgody przez ZD-POKL na przeprowadzenie kontroli doraźnej.

Niezwłocznie


WKP-P może nie informować Beneficjenta o kontroli doraźnej. W przypadku konieczności poinformowania Beneficjenta o kontroli, Stanowisko ds. kontroli projektów przygotowuje Informację o kontroli (doraźnej), zgodnie z załącznikiem nr 044 - Informacja o kontroli.

Najpóźniej 1 dzień przed kontrolą.

4. KWKP-P / ZKWKP-P

Sprawdza poprawność sporządzonej Informacji o kontroli doraźnej: - jeżeli TAK: podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 5.

Niezwłocznie


Przesyła faksem Informację o kontroli bądź w przypadku niemożliwości przesłania faksem, powiadamia Beneficjenta w inny skuteczny sposób (np. telefonicznie, osobiście, e-mailem). W przypadku odstąpienia od powiadomienia faksem należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej, adnotacji na informacji o kontroli, wydruku z poczty elektronicznej itp.

co najwyżej na 1 dzień przed planowaną kontrolą

Beneficjent


Otrzymuje od Beneficjenta faksem /e-mailem podpisane przez osobę upoważnioną potwierdzenie otrzymania informacji o kontroli.W przypadku otrzymania od Beneficjenta informacji o przeciwwskazaniach do przeprowadzenia kontroli doraźnej przejście do instrukcji 7.2.1. pkt. 8-14



W przypadku, gdy Stanowisko ds. kontroli projektów nie otrzyma potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli od Beneficjenta, potwierdza otrzymanie informacji o kontroli przez Beneficjenta telefonicznie bądź e-mailowo. W przypadku potwierdzenia otrzymania informacji o kontroli przez Beneficjenta telefonicznie bądź e-mailowo, należy udokumentować fakt powiadomienia np. poprzez sporządzenie notatki służbowej, adnotacji na informacji o kontroli, wydruku z poczty elektronicznej itp.



Zapoznaje się ze zgromadzoną dokumentacją dotyczącą kontrolowanego projektu w zakresie planowanej kontroli doraźnej, następnie procedura zgodnie z pkt. 3-5 instrukcji 7.2.2 oraz zgodnie z instrukcjami 7.2.3 i 7.2.4. z tym, że:- w przypadku kontroli doraźnej każdorazowo sporządzana jest lista sprawdzająca; Zespół kontrolujący może opracować na potrzeby kontroli doraźnej własną Listę sprawdzającą, w której zawrze pytania związane z zakresem i tematyką przeprowadzanej kontroli doraźnej. Jeżeli lista sprawdzająca wykorzystywana do kontroli planowanej na miejscu odpowiada zakresowi kontroli doraźnej, wówczas do kontroli doraźnej wykorzystywana jest Lista sprawdzająca stanowiąca załącznik do IW POKL. Sporządzenie nowej listy sprawdzającej odpowiedniej do zakresu kontroli zostanie udokumentowane w dokumentach kontroli notatką służbową lub adnotacją w treści samej listy.- Zespół kontrolujący nie przeprowadza kontroli na podstawie próby dokumentów wytypowanej tak jak ma to miejsce podczas kontroli na miejscu, kontroli podlegają jedynie dokumenty związane z zakresem / tematyką kontroli doraźnej. W uzasadnionych przypadkach jeżeli zakres kontroli doraźnej jest zgodny z pkt. 5.2 Zasad kontroli, wówczas próba dokumentów do kontroli dobierana jest – zgodnie z Metodologią określoną w

Co najmniej 1-2 dni przed kontrolą

161

RPK POKL i pkt. 17 instrukcji 7.2.1- jest obowiązek podpisania przed przystąpieniem do czynności kontrolnych przez członków Zespołu kontrolującego deklaracji poufności i bezstronności.Załącznik:Deklaracja poufności i bezstronności.

7.3 Instrukcje przeprowadzania kontroli krzyżowych PO KL.7.3.1 Przekazywanie danych w KSI SIMIK 07-13 na potrzeby kontroli krzyżowej programu w ramach PO KL.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWPOdpowiedzialność ZD-POKLCel instrukcji Przekazanie danych w KSI SIMIK 07-13Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPU

Przedmiot Instrukcji Kontrole krzyżowe programu w ramach PO KL – przekazywanie danych w KSI SIMIK 07 – 13

Załączniki w Instrukcji -Jednostki powiązane IZe*, IZ PO KL, WWP


Pismo z prośbą o dostarczenie danych z KSI do przeprowadzenia kontroli krzyżowej programu.Dostarczenie właściwych danych do IZ/IZe

Wersja 02.02.2012 r.

Lp

Osobywykonujące


wykonaniaJednostki

powiązane1. IZ Zleca pismem IZe przeprowadzenie kontroli krzyżowej programu. IZe2. IZe Zwraca się pismem do IW z prośbą o dostarczenie zestawienia

dokumentów w formacie XLS zgodnych z danymi w KSI 07-13Niezwłocznie IZ, KWWP

3. KWWP

Otrzymuje pismo o konieczności przekazania przez IW (IP2) zestawienia dokumentów poświadczających poniesienie wydatków niezbędnych do przeprowadzenia kontroli krzyżowej programu. Zestawienie powinno być przekazane w formie umożliwiającej ich szybka identyfikację tj. ze wskazaniem nr NIP beneficjenta, w tytule wiadomości oraz nr płatności w tytule pliku (format: POKL.00.00.00-00-00-000-00.xls) ktorej dane zestawienie dotyczy. W treści wiadomości należy zamieścić oświadczenie, iż dane zawarte w zestawieniach dokumentów formacie XLS SA zgodne z danymi zamieszczonymi w KSI SIMIK 07-13. Zleca wykonanie właściwemu pracownikowi.

Niezwłocznie

IZe, pracownik WWP

4. Pracownik WWP

Przygotowuje zestawienia dokumentów poświadczających poniesienie wydatków niezbędnych do przeprowadzenia kontroli krzyżowej programu.Zestawienia dokumentów poświadczających poniesienie wydatków przedłożonych do rozliczenia przez kontrolowanego Beneficjenta w ramach poszczególnych wniosków o płatność w formacie XLS, wraz z oświadczeniem o zgodności danych z danymi zawartymi w KSI SIMIK 07-13.Przygotowuje odpowiednie pismo do IZ/IZe, do którego załącza powyższe. Parafuje pismo, przekazuje do KWWP.

7 dni od dnia otrzymania prośby

KWWP

5. KWWP

Weryfikuje i akceptuje pismo i załączniki.Jeśli tak: parafuje i przekazuje do DJ/ZD-POKL.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 4.


DJ/ZD-POKL

6. DJ/ZD-POKLAkceptuje pismo z załącznikami.Jeśli tak: podpisuje i pismo z załącznikami, które następnie wysyłane jest pocztą elektroniczną do IZ/IZe oraz do wiadomości IP.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 4.


IZ

* IZe – Instytucja Zewnętrzna działająca w imieniu IZ, wybrana w drodze przetargu do przeprowadzenia kontroli krzyżowej.

162

7.3.2 Przekazywanie dokumentacji do właściwych instytucji zewnętrznych na potrzeby prowadzonej kontroli krzyżowej programu w ramach PO KL.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWPOdpowiedzialność ZD-POKLCel instrukcji Przekazanie poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych.Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPU

Przedmiot Instrukcji Kontrole krzyżowe programu w ramach PO KL – przekazywanie dokumentacji do właściwych instytucji zewnętrznych

Załączniki w Instrukcji -Jednostki powiązane IZe, IZ PO KL, IP, KM.


Wysłanie pisma do IP2 w sprawie konieczności przekazania przez IP2 poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli krzyżowej programu wraz z pisemnym oświadczeniem Beneficjenta.Przesłanie dokumentów wraz z oświadczeniem pocztą elektroniczną (w formacie PDF) oraz tradycyjnie do IP/IZ PO KL/podmiotu zewnętrznego działającego w imieniu IZ PO KL lub (w przypadku zastrzeżeń) przekazanie do IP/IZ/ZD-POKL poświadczonych kopii zweryfikowanych dokumentów finansowo-księgowych wraz z ustaleniami pokontrolnymi w zakresie kontrolowanej dokumentacji, na określonych zasadach.

Wersja 30.04.2010




1. IZ/IZe/IP

Wysyła do IP2 pismo w sprawie konieczności przekazania przez IP2 poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli krzyżowej programu wraz z pisemnym oświadczeniem Beneficjenta, iż przekazany dokument został wykazany w danym wniosku/wnioskach o płatność..

2. KWWPOtrzymuje pismo o konieczności przekazania przez IP2 dokumentów , o których mowa w pkt. 1. Zleca wykonanie pracownikowi WWP

Niezwłocznie

3. Pracownik WWP

Przygotowuje stosowne pismo do Beneficjenta, w którym zawiadamia Beneficjenta o konieczności przekazania poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych, co do których zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania wraz z oświadczeniem, że przekazany dokument został wykazany w danym wniosku / wnioskach o płatność. Parafuje pismo. Przekazuje do KWWP

do 5 dni roboczych od daty otrzymania prośby

4. KWWPAkceptuje pismo:Jeśli tak: parafuje i przekazuje do DJ/ZD-POKLJeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 3.


5. DJ/ZD-POKLAkceptuje pismo:Jeśli tak: podpisuje i przekazuje do wysłania.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 3.


6. Pracownik WWP

Wysyła do Beneficjenta informację wszystkimi dostępnymi drogami przekazu: tradycyjnie – pocztą; faxem, pocztą elektroniczną.


7. BeneficjentDostarcza poświadczone kopie dokumentów finansowo-księgowych wraz z ww oświadczeniem.

5 dni roboczych od daty otrzymania pisma

8. Pracownik WWP

Otrzymuje stosowne dokumenty. Weryfikuje otrzymane dokumenty wraz z oświadczeniem (że przekazany dokument został wykazany w danym wniosku/wnioskach o płatność). A: W przypadku braku zastrzeżeń: przygotowuje stosowne pismo i parafuje. Przekazuje do KWWP.B. W innych przypadkach.

Niezwłocznie

A. W przypadku braku zastrzeżeń9. KWWP Parafuje pismo i zweryfikowane dokumenty i

przekazuje do DJ/ZD-PO KL.do IP do 3 dni roboczych od daty otrzymania wymaganych

163




dokumentów od beneficjenta /do IZ do 5 dni roboczych od daty otrzymania wymaganych dokumentów od beneficjenta

10. DJ/ZD-POKL

Podpisuje pismo i wraz z załącznikami przekazuje do dostarczenia.

do IP do 3 dni roboczych od daty otrzymania wymaganych dokumentów od beneficjenta /do IZ do 5 dni roboczych od daty otrzymania wymaganych dokumentów od beneficjenta

11. WWP

Przesyła dokumenty wraz z oświadczeniem pocztą elektroniczną (w formacie PDF) oraz tradycyjnie do IZ PO KL/podmiotu zewnętrznego działającego w imieniu IZ PO KL oraz do wiadomości IP.

do IP do 3 dni roboczych od daty otrzymania wymaganych dokumentów od beneficjenta /do IZ do 5 dni roboczych od daty otrzymania wymaganych dokumentów od beneficjenta

B. W innych przypadkach - np. w sytuacji braku możliwości wyegzekwowania kopii dokumentów finansowo-księgowych wraz ze stosownym oświadczeniem lub w sytuacji wystąpienia wątpliwości, co do zgodności przedstawionych kopii dokumentów ze stanem faktycznym.

12. WWP Informuje IP/IZ/IZe o zaistniałej sytuacji oraz występuje do WKP-P z prośbą o przeprowadzenie kontroli doraźnej projektu/ów.Przygotowuje pismo do IP albo do IZ oraz do wiadomości IP.

Niezwłocznie

13. KWWPAkceptuje pismo i prośbę:Jeżeli tak: parafuje i przekazuje do DJ/ZD-POKL.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 12.

Niezwłocznie

14. DJ/ZD-POKLAkceptuje pismo:Jeżeli tak: parafuje i pismo jest wysyłane, a prośba dostarczona do WKP-P.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 12.

Niezwłocznie

15. WKP-P

WKP-P dokonuje weryfikacji poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) przedłożonych do rozliczenia wraz z wnioskiem o płatność, co do których istnieje podejrzenie podwójnego finansowania.Przeprowadza kontrolę doraźną zgodnie z instrukcją 7.2.5. Przekazuje poświadczone kopie zweryfikowanych dokumentów finansowo-księgowych wraz z ustaleniami pokontrolnymi w zakresie kontrolowanej dokumentacji, na określonych zasadach do IP albo IZ oraz do wiadomości IP.

Niezwłocznie

7.3.3 Postępowanie w przypadku stwierdzenia podwójnego finansowania wydatków w wyniku kontroli krzyżowej programu.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WKP-POdpowiedzialność DJCel instrukcji Kontrola pod kątem poszukiwania podwójnego finansowania wydatkówZakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPU

Przedmiot Instrukcji Kontrole krzyżowe programu w ramach PO KL – stwierdzenie podwójnego finansowania wydatków

Załączniki w Instrukcji -Jednostki powiązane IZe, IZ PO KL, IP, KM.


Otrzymanie pisma z IZ z informacją o wyniku kontroli krzyżowej programu – stwierdzeniu podwójnego finansowaniaRaport kwartalny / Zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu

Wersja 02.02.2012 r.


DziałanieTermin wykonania


1. IP2 Otrzymuje pismo z IP/IZ o potwierdzeniu wystąpienia podwójnego finansowania w projekcie. Pismo przekazywane jest do WKP-P, WWP, WPR.

Niezwłocznie

IZ/IP, DJ, WWP, WPR.

2. WWP Po otrzymaniu informacji OPR podejmuje niezwłoczne działania mające na Niezwłocz WWP

164


DziałanieTermin wykonania


celu odzyskanie kwot. OPR przygotowuje pismo wzywające do zwrotu środków. Pismo zatwierdzane jest przez KWWP-P/ZKWWP-P, następnie podpisywane przez ZD-POKL i przekazywane do Beneficjenta. Przejście do procedury nr 4.6.2 Instrukcja dotycząca zwrotów środków europejskich oraz dotacji ze środków krajowych na rachunek bankowy MJWPU i/lub na rachunek BGK

nie

3. WWP IP2 pismem do IZ do wiadomości IP przekazuje informacje o sposobie odzyskania kwot podwójnie sfinansowanych.

Niezwłocznie

WWP, IP, IZ

4. WKP-P

Stanowisko ds. nieprawidłowości w WKP-P właściwie kwalifikuje nieprawidłowość a następnie postępuje zgodnie z instrukcją postępowania z nieprawidłowościami - zgodnie z pkt. 5.1.2 Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości wykrywanych przez instytucje zewnętrzne uprawnione do stwierdzania naruszenia prawa.

Niezwłocznie

IZ/IP, DJ, WWP, WPR.

5. IZIZ/IZe informuje IP2 o wszystkich przypadkach stwierdzenia oczywistych omyłek pisarskich w dokumentach potwierdzających poniesienie wydatków, stanowiących załącznik nr 1 do wniosku o płatność

IZ, IP/IP2

6. WWPPo otrzymaniu pisma informującego o wystąpieniu oczywistej omyłki pisarskiej wraz z dokumentacją potwierdzającą ten fakt, IP2 dokonuje odpowiedniej korekty danych zamieszczonych w ww. zestawieniach (w tym także danych zawartych w KSI) zgodnie ze stanem faktycznym.

Niezwłocznie WWP

165

7.3.4 Przekazywanie właściwych dokumentów podmiotowi przeprowadzającemu kontrole krzyżowe programu w ramach PROW / PO RYBY

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WWP Odpowiedzialność ZD-POKLCel instrukcji Przekazanie poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych.Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkich pracowników MJWPUPrzedmiot InstrukcjiZałączniki w Instrukcji -Jednostki powiązane Właściwy podmiot w ramach PROW, KM.


Wysłanie przez właściwy podmiot w ramach PROW pisma do IP2 w sprawie konieczności przekazania przez IP2 poświadczonych kopii dokumentów finansowo – księgowych, co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie podwójnego sfinansowania wydatków Przesłanie do właściwego podmiotu w ramach PROW wskazanych we wniosku poświadczonych kopii dokumentów finansowo – księgowych, na określonych zasadach.

Wersja 02.02.2012 r.




1.

Właściwy podmiot w ramach PROW / PO RYBY

W sytuacji wystąpienia uzasadnionego podejrzenia w trakcie kontroli krzyżowej prowadzonej przez instytucje kontrolujące PROW / PO RYBY, iż mogło dojść do próby uzyskania podwójnego sfinansowania tego samego wydatku, właściwy podmiot w ramach PROW wysyła do IP2 pismo w sprawie konieczności przekazania przez IP2 poświadczonych za zgodność z oryginałem lub za zgodność z odpisem kopie wskazanych w ww. piśmie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.

Niezwłocznie

2. KWWPOtrzymuje pismo o konieczności przekazania przez IW (IP2) dokumentów, o których mowa w pkt. 1. Zleca wykonanie pracownikowi WWP

Niezwłocznie

3. Pracownik WWP

przygotowuje stosowne pismo do Beneficjenta, w którym zawiadamia Beneficjenta o konieczności przekazania poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych, co do których zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania wraz z oświadczeniem, że przekazany dokument został wykazany w danym wniosku / wnioskach o płatność. Parafuje pismo. Przekazuje do KWWP

Niezwłocznie

4. KWWPAkceptuje pismo:Jeśli tak: parafuje i przekazuje do DJ/ZD-POKLJeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 3.

Niezwłocznie

5. DJ/ZD-POKLAkceptuje pismo:Jeśli tak: podpisuje i przekazuje do wysłania.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 3.

Niezwłocznie

6. Pracownik WWP

Wysyła do Beneficjenta informację skutecznymi drogami przekazu w szczególności; faxem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej a także pocztą tradycyjną, dodatkowo kontaktuje się telefonicznie z Beneficjentem z prośbą o szybkie przesłanie dokumentów.

Niezwłocznie

7. BeneficjentDostarcza poświadczone kopie dokumentów finansowo-księgowych wraz z ww. oświadczeniem.

5 dni roboczych od daty otrzymania pisma

8. Pracownik WWP

Otrzymuje stosowne dokumenty. Weryfikuje otrzymane dokumenty wraz z oświadczeniem (że przekazany dokument został wykazany w danym wniosku/wnioskach o płatność). A: W przypadku braku zastrzeżeń, tj. braku wystąpienia wątpliwości, co do zgodności przedstawionych kopii dokumentów ze stanem faktycznym: przygotowuje stosowne pismo i parafuje. Przekazuje do KWWP.B. W innych przypadkach.

Niezwłocznie

A. W przypadku braku zastrzeżeń

9. KWWP Parafuje pismo i zweryfikowane dokumenty i przekazuje do DJ/ZD-PO KL.

10. DJ/ZD-POKL Podpisuje pismo i wraz z załącznikami przekazuje do dostarczenia.

166




11. WWP Przesyła dokumenty do właściwego podmiotu w ramach PROW / PO RYBY oraz do wiadomości IP za pomocą poczty tradycyjnej oraz pocztą elektroniczną w formacie PDF.

W ciągu 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku Instytucji Kontrolującej PROW.

11A. WWP

W przypadku, gdy jest to konieczne, IP/IP2 przekazuje do podmiotu przeprowadzającego kontrolę krzyżową dodatkowe informacje/ wyjaśnienia niezbędne do potwierdzenia lub wykluczenia podwójnego finansowania wydatków wraz ze stosowną dokumentacją w tym zakresie (np. informacje o wynikach weryfikacji wniosku o płatność, informacje o korektach dokonanych we wnioskach o płatność na etapie jego zatwierdzania)

Niezwłocznie IP2

B. W innych przypadkach - np. w sytuacji braku możliwości wyegzekwowania kopii dokumentów finansowo-księgowych wraz ze stosownym oświadczeniem lub w sytuacji wystąpienia wątpliwości, co do zgodności przedstawionych kopii dokumentów ze stanem faktycznym.

12. WWP Występuje do WKP-P z prośbą o przeprowadzenie kontroli doraźnej projektu/ów, o czym informuje uprzednio podmiot przeprowadzający kontrolę krzyżową.

13. WKP-PPrzekazuje do beneficjenta informację o kontroli doraźnej na miejscu na miejscu projektu/projektów, w ramach których wykazane zostały przedmiotowe dokumenty.

14. WKP-P

WKP-P dokonuje weryfikacji poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) przedłożonych do rozliczenia wraz z wnioskiem o płatność z dokumentami finansowo-księgowymi przedstawionymi podczas kontroli na miejscu, co do których istnieje podejrzenie podwójnego finansowania.Przeprowadza kontrolę doraźną zgodnie z Instrukcją 7.2.5. Przekazuje do właściwego podmiotu w ramach PROW / PO RYBY oraz do wiadomości IP poświadczone kopie zweryfikowanych dokumentów finansowo-księgowych wraz z ustaleniami pokontrolnymi w zakresie kontrolowanej dokumentacji, na określonych zasadach poczta tradycyjną oraz pocztą elektroniczną w formacie PDF.

Niezwłocznie po ostatecznym zatwierdzeniu tresci informacji pokontrolnej przez Beneficjenta

14A. WKP-P

Podczas kontroli doraźnej jednostka kontrolująca dokonuje weryfikacji dokumentów finansowo – księgowych co do których zachodzi podejrzenie podwojnego sfinansowania wydatku.

15. IP2

W sytuacji potwierdzenia próby uzyskania przez beneficjenta podwójnego finansowania wydatków, informacja na temat dokonanych ustaleń przekazywana jest przez instytucję kontrolującą PROW / PO RYBY do instytucji przekazującej dokumenty (IP 2), IZ, IC oraz IK NSRO. Pismo przekazywane jest do WKP-P, WWP, WPR.

16. WKP-P

Stanowisko ds. Nieprawidłowości w WKP-P właściwie kwalifikuje nieprawidłowość a następnie postępuje zgodnie z instrukcją postępowania z nieprawidłowościami - zgodnie z pkt. 5.1.2 Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości wykrywanych przez instytucje zewnętrzne uprawnione do stwierdzania naruszenia prawa.

Niezwłocznie

167

8. Procesy dotyczące projektów własnych MJWPU.8.1 Instrukcja dotycząca projektów własnych MJWPU

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji Zespół ds. Projektów Własnych (ZPW)Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcji Prawidłowa i efektywna realizacja komponentu regionalnego PO KL w woj. mazowieckim zgodnie z założeniami Planu Działania dla Priorytetu VI, VII, VIII lub IX PO KL.

Zakres Instrukcji Przygotowanie i realizacji projektu systemowego własnego MJWPU zgodnie z zapisami Planu Działania dla Priorytetu VI, VII, VIII lub IX PO KL.

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane ZPW, DJ, IP


Zatwierdzenie Planu Działania dla Priorytetu VI, VII, VIII lub IX PO KL, w którym rolę Beneficjenta systemowego przyznano MJWPU. Ostatecznie zamknięcie i rozliczenie projektu systemowego własnego

Wersja 30.08.10




1. DJ W przypadku, gdy MJWPU zostanie wskazana w Planie Działania jako Beneficjent systemowy, DJ powołuje Zespół ds. Projektów Własnych odpowiedzialny za przygotowanie i późniejszą realizację projektu.

Niezwłocznie

2. ZPW Opracowuje wniosek o dofinansowanie projektu systemowego wraz z niezbędnymi załącznikami.Sporządza pismo przekazujące wniosek o dofinansowanie do IP.Pismo wraz z wnioskiem przekazuje do DJ celem akceptacji.

Niezwłocznie DJ

3. DJ Zatwierdza otrzymane pismo oraz wniosek o dofinansowanie,- jeżeli TAK: podpisuje pismo, wniosek o dofinansowanie oraz załączniki i przekazuje do Zespołu ds. Projektów Własnych,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie ZPW

4. ZPW Podpisane przez Dyrektora pismo, do którego załączony jest wniosek o dofinansowanie projektu systemowego wraz z załącznikami wysyła do IP w celu dokonania oceny.

Niezwłocznie IP

5. ZPW Po otrzymaniu informacji o pozytywnej ocenie wniosku o dofinansowanie projektu oraz po podjęciu przez ZW uchwały dot. realizacji projektu własnego przystępuje do realizacji projektu własnego MJWPU zgodnie z zapisami uchwały oraz dokumentów programowych z zakresu PO KL.

Niezwłocznie po podjęciu uchwały przez ZW, zgodnie z okresem realizacji projektu

ZW, IP

6. ZPW Przygotowuje pismo do Departamentu Kontroli UMWM o projektach systemowych własnych IP2: tytuł projektu, kwota dofinansowania (trwających, które będą realizowane w roku następnym oraz planowanych do realizacji w roku następnym nowych projektach systemowych wraz z informacją o planowanych terminach złożenia wniosków o płatność).

Do 1 października

ZW, IP

7. ZPW Przygotowuje pismo do Departamentu Kontroli UMWM o:- fakcie podjęcia przez Zarząd Województwa Mazowieckiego uchwały o realizacji projektu własnego IP 2 (ze wskazaniem planowanych terminów złożenia wniosków o płatność),- zmianie harmonogramu realizacji projektu, która skutkuje zmianą przewidywanego terminu złożenia wniosków o płatność.

- do 5 dni roboczych od dnia podjęcia uchwały przez Zarząd Województwa Mazowieckiego- do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia zmiany harmonogramu

IP

168




8. ZD-F Sprawdza pismo wraz z informacjami. Jeśli akceptuje: podpisuje; jeśli nie akceptuje: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 6 lub 7.

do 1 października (dla pkt. 6)- do 5 dni roboczych od dnia podjęcia uchwały przez Zarząd Województwa Mazowieckiego (dla pkt. 7)- do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia zmiany harmonogramu (dla pkt. 7)

ZPW, IP

9. DJ Zatwierdza pismo, o którym mowa w pkt. 6 lub 7.Jeśli nie: zgłasza uwagi i powrót do pkt. 6 lub 7.

do 1 października (dla pkt. 6)- do 5 dni roboczych od dnia podjęcia uchwały przez Zarząd Województwa Mazowieckiego (dla pkt. 7)- do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia zmiany harmonogramu (dla pkt. 7)

10. ZPW Na podstawie informacji zgromadzonych od właściwych KM, w tym od komórek finansowych MJWPU podlegających ZD-F sporządza wniosek o płatność dla projektu systemowego celem przekazania do IP.Sporządza pismo przekazujące wniosek o płatność do IP.Pismo wraz z wnioskiem przekazuje do ZD-F celem akceptacji.

zgodnie z harmonogramem

KM, ZD-F, IP

11. ZD-F Sprawdza przedstawiony wniosek o płatność,- jeżeli TAK: akceptuje wniosek o płatność i parafuje pismo, dokumenty są przekazywane do DJ;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie DJ

12. DJ Zatwierdza przedstawiony wniosek i pismo,- jeżeli TAK: podpisuje wniosek o płatność i pismo, dokumenty przekazywane są do ZPW,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie ZPW

13. ZPW Wysyła pismo wraz z wnioskiem o płatność do IP. Niezwłocznie IP

14. ZPW Otrzymuje od IP pismo informujące o zatwierdzeniu lub z ewentualnymi uwagami do wniosku o płatność.W przypadku otrzymania pisma z uwagami wykonywane są czynności od pkt 6 do 9.W przypadku otrzymania informacji o zatwierdzeniu wniosku o płatność przekazuje niezbędne dokumenty do właściwego WWP w celu ujęcia wniosku o płatność w odpowiednim dla działania Poświadczeniu i deklaracji wydatków w ramach Działania (zgodnie z właściwą instrukcją)

Niezwłocznie IP

WWP, WOKMS-P

169

9. Procesy związane z realizacją zadań w ramach pomocy technicznej.9.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca opracowywania i aktualizacji Planów Działań PT dla MJWPU

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPTOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega ZD-F (GK)

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z alokacją opracowanie Planów Działań Pomocy Technicznej dla MJWPU

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje: DJ, WPT, WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P, ZD-FPrzedmiot Instrukcji Opracowanie Rocznych Planów Działania PT PO KLZałączniki w Instrukcji brak Jednostki powiązane WPT, WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymana informacja nt. alokacji PT

Zatwierdzenie Rocznego Planu Działań PTWersja 02.03.10

Opis InstrukcjiMJWPU przygotowuje Roczne Plany Działań PT (RPD PT) - zgodnie ze wzorem stosowanym na dany rok, zawierające zapotrzebowanie na środki z PT. IP przyznaje środki finansowe zgodnie z zatwierdzonym Planem Działań PT na podstawie odrębnych decyzji na każdy rok budżetowy.

Lp.Osoby




1. Stanowisko ds. PT Pozyskuje od IP informacje niezbędne do przygotowania RPD PT na rok budżetowy.

Wg wytycznych IP

IP

2. Stanowisko ds. PT Pismo do KM o przygotowanie Planu Działania PT na dany rok budżetowy w swoich zakresach

WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P

3. Stanowisko ds. PT

Na podstawie pozyskanych informacji od poszczególnych KM dot. planów działań dla zadań realizowanych w ramach pomocy technicznej przygotowuje RPD PT.W przygotowanym RPD PT przedstawione są założenia do realizacji PT w danym roku budżetowym (podział środków na wybrane zadania).

Wg wytycznych IP

WOM-P, WIS, WO, WKR

4. ZD-F Sprawdza i akceptuje RPD PT, - jeżeli TAK: przekazuje do DJ- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i następuje przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie

5. DJ Zatwierdza przygotowany RPD PT, - jeżeli TAK – zatwierdza;- jeżeli NIE – zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2.

6. Stanowisko ds. PT Przekazuje do IP zatwierdzony przez DJ RPD PT. W przypadku zgłoszenia uwag do RPD PT przez IP – przejście do p. 2.

7. Stanowisko ds. PT Przekazuje zatwierdzony Roczny Plan Działania PT do KM WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P

8. Stanowisko ds. PT Dołączenie do akt sprawy dokumentów Niezwłocznie

170

9.2 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania sprawozdań MJWPU z realizacji PT.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPTOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega ZD-F (GK)Cel instrukcji Terminowe sporządzenie sprawozdań z PT

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem DJ, ZD-F, WPT, WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P

Przedmiot Instrukcji Sporządzenie sprawozdań PT

Załączniki w Instrukcji 59. Sprawozdanie/korekta sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL 2007-2013.

Jednostki powiązane WIS, WOM-P, WO, WKR, ZD-F, WPA, WK, WKP-P, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Informacje od KM z realizacji RPD PT

Zatwierdzenie sprawozdania PTWersja 12.03.2012 r.

Opis Instrukcji Sprawozdania okresowe i roczne z realizacji PT, przygotowywane są wg przyjętego przez IP wzoru i w terminach określonych w „Szczegółowym opisie priorytetów Programu”. Sprawozdania ukazują w szczególności rzeczowo-finansowy postęp realizacji Planu Działań dla PT.

Lp.Osoby




1. Stanowisko ds. pomocy technicznej WPT

Przekazuje pismo wraz z załącznikami od IP do właściwych KM realizujących Plany Działań PT z prośbą o wypełnienie w części merytorycznej i finansowej sprawozdania z realizacji PT PO KL we właściwym sobie zakresie.Załącznik:Sprawozdanie/korekta sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Techniczne PO KL 2007-2013

Niezwłocznie KM: WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P

2. Stanowisko ds. PT WPT

Po otrzymaniu od KM niezbędnych informacji, WPT sporządza sprawozdanie zbiorcze dla PT

WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P

3. ZD-F Kontrasygnuje sporządzone sprawozdanie.Jeżeli TAK: akceptuje, parafuje i przekazuje do DJJeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2

Niezwłocznie

4. DJ Zatwierdza sporządzone sprawozdanie. Jeżeli TAK: zatwierdza podpisuje; jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 2

Niezwłocznie IP


Zatwierdzone sprawozdanie przekazuje do IP.W przypadku zgłoszenia uwag przez IP – przejście do pkt.1.

Wg wytycznych IP

IP, KM – w zależności od typu realizowanego projektu


Otrzymuje pismo o zatwierdzeniu sprawozdania od IP. Wg wytycznych IP


Dołącza do akt sprawy dokumenty. WO

171

9.3 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania wniosku o przekazanie środków na Pomoc Techniczną PO KL.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPTOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega ZD-F (GK)Cel instrukcji Terminowe sporządzenie wniosku o uruchomienie środków na Pomoc Techniczną PO KLZakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem DJ, ZD-F, WPT, WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-PPrzedmiot Instrukcji Sporządzenie wniosku o uruchomienie środków na PT PO KL

Załączniki w Instrukcji 60. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PT PO KL

Jednostki powiązane WOM-P, WIS, WO, WKR, ZD-F, WKP-P, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Sporządzenie wniosku o uruchomienie środków

Zatwierdzenie wniosku o uruchomienie środkówWersja 02.02.2012 r.





Sporządza wniosek do IP o uruchomienie środków finansowych na PT PO KL.Załącznik:Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PT PO KL

Wg wytycznych IP

KM

2. KWPT Otrzymuje sporządzony wniosek do IP o uruchomienie środków finansowych na PT PO KL.Jeśli TAK – parafuje – przekazuje do ZD-FJeżeli NIE akceptuje – pkt. 1.

ZD-F

3. ZD-F Kontrasygnuje sporządzony wniosek do IP o uruchomienie środków finansowych na PT PO KL- jeżeli TAK: akceptuje, parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi ; przejście do pkt. 1.

NiezwłocznieDJ

4. DJ Zatwierdza sporządzony wniosek do IP o uruchomienie środków finansowych na PT PO KL- jeżeli TAK: zatwierdza, podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi ; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie ZD-F


Zatwierdzony wniosek do IP o uruchomienie środków finansowych na PT PO KL przekazuje do IP.W przypadku zgłoszenia uwag przez IP powtarzane są pkt. 1- 4.

Wg wytycznych IP

IP


Dołącza do akt sprawy zatwierdzony wniosek od IP o środki finansowe na PT PO KL

172

9.4 Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania wniosku o płatność w ramach PT IW (MJWPU)

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWPTOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega ZD-FCel instrukcji Terminowe sporządzenie wniosku o płatność

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem DJ, ZD-F, WPT, WOM-P, WO, WKR, WKP-P

Przedmiot Instrukcji Sporządzenie dokumentu/wniosku o płatność PTZałączniki w Instrukcji Wniosek Beneficjenta o płatność – zgodnie z aktualnym SR

Jednostki powiązane KM, WOM-P, WO, WKR, IP, WPTProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Sporządzenie wniosku o płatność

Zatwierdzenie dokumentu/wniosku o płatność

Wersja 02.03.10



1. Stanowisko ds. PT Na podstawie dokumentów otrzymanych z WK i KM sporządza wniosek o płatność z PT w Generatorze Wniosków zgodnie z instrukcją wypełniania, uzyskując potwierdzenie przez WK globalnej kwoty wydatków ujętej we wniosku.

Wg wytycznych IP

KM

2. KWPT Sprawdza i akceptuje wniosek o płatność z PT, - jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do ZD-F;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie ZD-F

3. ZD-F Kontrasygnuje wniosek o płatność z PT, - jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ

4. DJ Zatwierdza sporządzony wniosek o płatność z PT PO KL- jeżeli TAK: zatwierdza, podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi, przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie WPT, IP

5. Stanowisko ds. PT Przygotowany i zatwierdzony wniosek o płatność z PT przekazuje do IP. W przypadku zgłoszenia uwag przez IP powtarzane są p. 1 do 4.

Wg wytycznych IP

IP

6. Stanowisko ds. PT Dołącza do akt sprawy wniosek o płatność. WO

9.5 Instrukcja dotycząca wydatkowania środków z PT PO KLMETRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji KWPT

Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych – Głównemu Księgowemu

Cel instrukcji Wydatkowanie środków w ramach PT PO KL

Zakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem DJ, ZD-F, WPT, WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-P

Przedmiot Instrukcji Instrukcja kontroli i obiegu dowodów księgowych w MJWPU



Instrukcja kontroli i obiegu dowodów księgowych w MJWPU

Jednostki powiązane WPT, WOM-P, WKR, WO, WIS, WKP-PProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymana faktura/rachunek

Zapłata za fakturę/rachunek

Wersja 02.0310

Opis Instrukcji: Działania - zgodnie z § 22 Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych w MJWPU

173

10. Procesy dotyczące zamówień publicznych10.1 Instrukcja wykonawcza dotycząca realizacji zamówienia publicznego

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWZPOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z prawem realizowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego

Zakres Instrukcji Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówieniaZałączniki w Instrukcji brakZarządzenia i inne dokumenty wewnętrzne

Regulamin udzielania zamówień publicznych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych.

Jednostki powiązane właściwe KM, DJ, Komisja przetargowa, ZD-FProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia publicznego

Podpisanie umowy z Wykonawcą

Wersja 04.03.10




1. KM Identyfikuje potrzebę udzielenia zamówienia i przygotowuje wniosek.

Ze stosownym wyprzedzeniem wynikającym z przyjętego trybu

2. KM Składa wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz uzyskuje podpisy wg wzoru stanowiącego załącznik do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w MJWPU. Po sprawdzeniu przez KWZP (w pkt. 3) – przekazuje do DJ (pkt.4. )

Niezwłocznie ZD-POKL,KM

3. KWZP Sprawdza wniosek o przeprowadzenie postępowania pod względem kompletności podpisów, załączników oraz proponuje skład Komisji,- jeżeli TAK: przekazuje do KM (do poprzedniego stanowiska),- jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt.2.

Niezwłocznie DJ

4. DJ Zatwierdza wniosek o zamówienie publiczne,- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje wniosek,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi przejście do pkt. 2.

Niezwłocznie KM

5. KM Otrzymuje zatwierdzony przez DJ wniosek.Przekazuje do KWZP zatwierdzony przez DJ wniosek z załącznikami.

Niezwłocznie KWZP

6. KWZP Otrzymuje z KM zatwierdzony przez DJ wniosek z załącznikami.Rejestruje wniosek o przeprowadzenie postępowania i przekazuje Przewodniczącemu lub Sekretarzowi Komisji Przetargowej.

Niezwłocznie KWZP

7. Komisja Przetargowa

Przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z PZP oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU.

Zgodnie z terminami określonym w PZP

KWZP

8. Komisja Przetargowa

Przygotowuje protokół postępowania. Niezwłocznie KWZP

9. KWZP Sprawdza protokół postępowania,- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 10.

Niezwłocznie DJ

10. DJ Zatwierdza protokół postępowania,- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 8.

Niezwłocznie

11. KWZP Przygotowuje zawiadomienie o:wyniku postępowania, wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty – Wykonawców i innych instytucji przewidzianych w PZP.

Niezwłocznie DJ

12. DJ Podpisuje/zatwierdza w/w zawiadomienie Niezwłocznie KWZP13. KWZP Parafuje i przekazuje pismem kopię dokumentacji przetargowej

Prezesowi UZP w przypadkach przewidzianych w PZP (kontrola uprzednia).

Niezwłocznie DJ

14. DJ Zatwierdza/parafuje w/w pismo Niezwłocznie KM

174




15. KWZP Przygotowuje umowę zgodnie z projektem dołączonym do SIWZ, treścią oferty. Przekazuje do KM wnioskującej o udzielenie zamówienia w celu sprawdzenia i złożenia podpisów przez ZD-POKL, KWPA, ZD-F.Zawiadamia Wykonawcę o terminie i miejscu podpisania umowy.Po uzyskaniu kompletu podpisów KM przekazuje umowę (projekt) do DJ.

Po uprawomocnieniu się wyniku postępowania Nie wcześniej niż w terminach określonych w ustawie PZP

KM, DJ

16. DJ Podpisuje umowy z Wykonawcą. Niezwłocznie KWZP17. KWZP Przekazuje po 1 egz. Umowy Wykonawcy GK oraz dołącza do akt

sprawy dokumentację postępowania zgodnie z PZP.Niezwłocznie DJ

10.2 Instrukcja wykonawcza sporządzania opinii dla potrzeb Zespołu ds. Kontroli Projektów PO KL funkcjonującego w Wydziale Kontroli Projektów

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WRP Odpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ Cel instrukcji Wydanie opinii z zakresu prawa zamówień publicznych

Zakres Instrukcji Weryfikacja dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i/lub zapytania WKP-P oraz wydanie opinii.

Załączniki w Instrukcji brakJednostki powiązane WKP-P, WZP, DJ, UZP


Przekazanie KWRP pisemnej prośby o przygotowanie opinii wraz z opisem przedmiotu opinii oraz z załączoną kopią dokumentacji.Wydanie opinii w zakresie zamówień publicznych.

Wersja 02.03.10



1. KWKP-P Przekazuje KWRP pisemną prośbę o przygotowanie opinii wraz z opisem przedmiotu opinii oraz z załączoną kopią dokumentacji.

Niezwłocznie po zakończeniu kontroli

KWRP

2. KWRP Wyznacza pracownika do przygotowania ww. opinii. Nie później niż w terminie

Radca prawny

3. Radca prawny Bada przedłożoną dokumentację oraz na jej podstawie przygotowuje opinię.

14 dni od zakończenia kontroli

KWRP

4. KWRP Sprawdza i akceptuje ww. opinię,- jeżeli TAK: przekazuje do KWKP-P/ZKWKP-P,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 3.

Niezwłocznie KWKP-P/ ZKWKP-P

5. KWRP W uzasadnionych przypadkach konsultuje treść w/w opinii z WZP. lub występuje z wnioskiem do DJ o interpretacje przepisów ustawy PZP przez Prezesa UZP.

Niezwłocznie UZP, WZP

11. Procesy dotyczące realizacji działań informacyjno-promocyjnych.11.1 Instrukcja dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność DJ

175

Cel instrukcjiTerminowe i zgodne z wytycznymi Planu Komunikacji oraz Rocznym Planem Działań Informacyjno-Promocyjnych a także Porozumieniem pomiędzy IP a MJWPU dotyczącym realizowania działań o charakterze informacyjno-promocyjnym zarządzanie serwisem internetowym MJWPU w zakresie informacji dotyczących PO KL (komponent regionalny)

Zakres Instrukcji Zarządzanie stroną internetową MJWPU dla PO KL (komponent regionalny); obejmuje zakresem wszystkie KM.

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane KM


Otrzymanie informacji na stronę internetową MJWPU, zaakceptowanej przez KKM i odpowiedniego Zastępcę Dyrektora/osobę upoważnioną.Wprowadzenie zatwierdzonej informacji na stronę internetową MJWPU

Wersja 18.01.2011




1. KWIS/ZKWIS Otrzymuje od KM informacje na stronę internetową MJWPU (w miejsce papierowej i elektronicznej zawierające miejsce publikacji zgodne z tzw. mapą strony, tytułem publikacji, tekstem publikacji, innymi materiałami w wersji możliwej do przetworzenia) zaakceptowane przez KKM i odpowiedniego Zastępcę Dyrektora/osobę upoważnioną.Za każdym razem za kompletność i zawartość merytoryczną informacji przekazanej do WIS odpowiedzialna jest KM.

Na bieżąco.Czas realizacji jest zależny od złożoności dyspozycji.Materiały należy przekazać najpóźniej do godz. 14.00 w przypadku konieczności zamieszczenia w tym samym dniu roboczym.Materiały przekazane po godz. 14.00 mogą być zamieszczone na stronie internetowej w kolejnym dniu roboczym.

KM, DJ, ZD-POKL, ZD-F


Otrzymuje od KWIS, ZKWIS informację na stronę internetową MJWPU. Wprowadza zatwierdzone informacje na stronę internetową MJWPU albo zwraca informacje do KM z podaniem uzasadnienia w przypadku błędów, uchybień czy braków w przekazanym materiale. W sprawach spornych kieruje sprawę do KWIS.

do 1 godz.


Dołącza do akt sprawy zatwierdzoną informację zamieszczoną na stronie internetowej MJWPU.

1 dzień WIS, KM

11.1.1 Instrukcja dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL przekazywanych wyłącznie drogą e-mailową




Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane KMProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Otrzymanie zgody DJ na przesyłanie mailowych dyspozycji publikacji na stronie.

Wprowadzenie zatwierdzonej informacji na stronę internetową MJWPU. Wersja 28.07.2010




176


Otrzymuje od KM pismo o przyznaniu uprawnienia do przekazywania informacji do publikacji na stronę internetową MJWPU wyłącznie drogą mailową. Wniosek powinien zawierać zakres publikowanych informacji, dane pracowników/a wysyłających dyspozycje, przewidywane miejsce publikowanych informacji na stronie www.Przekazuje wniosek do DJ wraz z opinią WIS.

1 dzień KM, WIS

2. DJ Podejmuje decyzję dot. przyznania uprawnienia publikacji na stronie www wyłącznie drogą mailową. Jeżeli tak: przejście do pkt. następnego; jeżeli nie: zgłasza uwagi – przejście do pkt. poprzedniego. Przekazanie decyzji DJ dla KM.

Niezwłocznie KM DJ


Otrzymuje od KM maila z prośbą o publikację. Mail powinien być zgodny z wyrażoną zgodą DJ na publikację e-mailową. Każdorazowo, odpowiedzialna za zawartość informacji przekazanej do WIS jest KM.

Niezwłocznie KM, WIS


Wprowadza zatwierdzone informacje na stronę internetową MJWPU lub zwraca informacje do KM z podaniem uzasadnienia w przypadku błędów, uchybień czy braków w przekazanym materiale. W sprawach spornych kieruje sprawę do KWIS.

Czas realizacji jest zależny od złożoności dyspozycji.Materiały należy przekazać najpóźniej do godz. 14.00 w przypadku konieczności zamieszczenia w tym samym dniu roboczym.Materiały przekazane po godz. 14.00 mogą być zamieszczone na stronie internetowej w kolejnym dniu roboczym.


Dołącza do akt sprawy zatwierdzoną informację zamieszczoną na stronie internetowej MJWPU.

1 dzień WIS, KM

11.1.2 Instrukcja dotycząca nadania uprawnień redakcyjnych do zamieszczania wybranych informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL




Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane KM


Otrzymanie zgody DJ na nadanie uprawnień redakcyjnych na stronie www.

Nadanie uprawnienia redagowania wybranych informacji na stronę internetową MJWPU albo odrzucenie wniosku i przekazanie informacji do DJ i KKM.

Wersja 28.07.2010




1. Stanowisko ds. Informacji.

Otrzymuje od KKM pismo o nadanie uprawnień redakcyjnych do bezpośredniego zamieszczenia wybranych informacji. Pismo powinno zawierać wskazanie osoby skierowanej do redagowania, zakres redagowanych treści, okres nadania uprawnień.

Do trzech dni roboczych.

KM

2. KWIS, DJ Przekazuje wniosek, zaopiniowany przez WIS, o nadanie uprawnień do zatwierdzenia przez DJ. Podjęcie decyzji o nadaniu uprawnień.


KM, WIS, DJ

177


Nadaje uprawnienia za zgodą DJ albo przekazuje informacje do KM o negatywnej decyzji DJ.

4. Stanowisko ds. Informacji, WIS

Dołącza do akt sprawy informację o uprawnieniach redakcyjnych na stronie internetowej MJWPU. W przypadku odrzucenia wniosku przez kierownika WIS akta dot. odrzucenia wniosku.


WIS, KM

11.2 Instrukcja do procesu przygotowania, realizacji i monitorowania Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL (komponent regionalny)


Cel instrukcjiTerminowe i zgodne z wytycznymi Planu Komunikacji a także Porozumieniem pomiędzy IP a MJWPU dotyczącym realizowania działań o charakterze informacyjno-promocyjnym sporządzanie i zatwierdzanie Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL (komponent regionalny)

Zakres InstrukcjiSporządzanie, zatwierdzanie i monitoring Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WPT, OZ, WOKMS-P, IP, DJ


Otrzymanie (w ostatnim kwartale) zatwierdzonego budżetu PT na rok następny

Zatwierdzenie przygotowanego Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Wersja 18.01.2011.

Lp.Osoby





Przygotowuje Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych dla komponentu regionalnego PO KL w zakresie działań WIS oraz koordynuje w zakresie działań OZ, w oparciu o wytyczne Planu Komunikacji a także Porozumienie dotyczące prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych, zawarte pomiędzy IP a MJWPU.

Ostatni kwartał roku poprzedzającego

WOKMS-P, WPT, OZ,

2. KWIS Sprawdza poprawność przygotowanego Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL (komponent regionalny):- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie DJ

3. DJ Zatwierdza Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL dla komponentu regionalnego PO KL- jeżeli TAK: zatwierdza, podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi, przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie KWIS

4. DJ W przypadku zatwierdzenia Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL dla komponentu regionalnego PO KL przekazuje Plan do IP; w przypadku braku pozytywnego zaopiniowania Planu przez IP - przejście do pkt.1.

Niezwłocznie IP


Przygotowuje informacje w zakresie zadań realizowanych przez WIS i OZ do okresowych sprawozdań dot. Informacji i Promocji do IP.

Na bieżąco po zakończeniu okr. rozliczeniowego

IP, OZ

6. KWIS Sprawdza poprawność przygotowanej informacji w zakresie zadań realizowanych przez WIS do sprawozdań okresowych do IP- jeżeli TAK: przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 5.

Na bieżąco po zakończeniu okr. rozliczeniowego

IP, DJ

7. DJ Zatwierdza sprawozdanie okresowe do IP- jeżeli TAK: zatwierdza, podpisuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi, przejście do pkt. 5.

Niezwłocznie IP

178

Lp.Osoby





Przekazuje do IP przygotowaną informację w zakresie zadań realizowanych przez WIS i OZ do sprawozdania okresowego, które jest przekazywane do IZ.

Nie później niż 30 dni po zakończeniu okr. rozliczeniowego

OZ


Otrzymuje informację od IP o uwagach do sprawozdań okresowych IP, w zakresie zadań WIS I OZ.Przygotowuje informację/korektę po uwagach IP w zakresie zadań realizowanych przez WIS do sprawozdań okresowych do IP. Proces od pkt. 5-9.

niezwłocznie OZ

11.3 Instrukcja dotycząca prowadzenia informacji i promocji w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU, zamieszczania informacji dot. PO KL na stronie internetowej oraz opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio Dyrektorowi Jednostki

Cel instrukcji Przygotowanie i realizowanie działań informacyjno-promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Jednostkę w ramach PO KL

Zakres Instrukcji Stanowisko ds. Informacji, KWIS, DJPrzedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest realizacja zadań MJWPU w ramach PO KLZałączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane IP, KM, WZP, BeneficjenciProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych na dany rok – działania zgodnie z Planem

Wykonanie działań zgodnie z Planem, m.in. dystrybucja materiałów, akcje – event, itp.Wersja 21.12.09

Lp.Osoby





Przygotowuje propozycję i realizuje działanie informacyjno - promocyjne w zakresie zadań realizowanych przez Jednostkę w ramach PO KL poprzez:Przygotowanie wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działania, (zaproszenia, ankiety, zapytania ofertowe, zlecenia i umowy z wykonawcami, dokumenty merytoryczne potwierdzające realizację działania, wniosek do WZP itd.). Przygotowane dokumenty opisuje i przekazuje do podpisu właściwym KM zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych w MJWPU).Przygotowuje informacje na stronę internetową. Przygotowuje koncepcje i/lub oferty produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw. Przygotowane dokumenty merytoryczne (umowy, zapytania ofertowe, wniosek do WZP i itd.) opisuje i przekazuje do podpisu właściwym KM, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych).

Na bieżąco IP, KM, Wykonawcy

2. KWIS Sprawdza poprawność propozycji i realizowanych działań informacyjno - promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Jednostkę w ramach PO KL poprzez weryfikację przygotowanych wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działania (zaproszenia, ankiety, zapytania ofertowe, zlecenia i umowy z wykonawcami, dokumenty merytoryczne potwierdzające realizację działania, wnioski do WZP itd.,) i podpisanych przez właściwe KM zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych).Sprawdza poprawność przygotowanej informacji na stronę

Na bieżąco KM

179

Lp.Osoby




internetową, a także przygotowanych koncepcji i/ub ofert produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw oraz przygotowanych dokumentów merytorycznych, (umowy, zapytania ofertowe, wniosek do WZP i itd.) podpisanych przez właściwe KM zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych),- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

3. DJ Zatwierdza propozycje i realizowane działania informacyjno - promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Jednostkę w ramach PO KL poprzez zatwierdzenie: - przygotowanych wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działania (zaproszenia, ankiety, zapytania ofertowe, zlecenia i umowy z wykonawcami, dokumenty merytoryczne potwierdzające realizację działania, wnioski do WZP itd., ) i podpisanych przez właściwe KM zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych)- przygotowaną informację na stronę internetową.- przygotowanych koncepcji i / lub ofert produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw oraz przygotowanych dokumentów merytorycznych, (umowy, zapytania ofertowe, wniosek do WZP i itd.) podpisanych przez właściwe KM zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWP oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych),- jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt. 1.

Na bieżąco


Przekazuje zatwierdzone dokumenty do odpowiednich KM / Beneficjentów / Wykonawców lub dołącza do akt sprawy.Dokonuje wysyłki / dystrybucji materiałów informacyjno-promocyjnych do Beneficjentów komponentu regionalnego PO KL, IP. Organizuje/koordynuje/przeprowadza działania zgodnie z RDP Info.

Na bieżąco IP, Beneficjenci, KM

11.3.1 Instrukcja dotycząca prowadzenia informacji i promocji, organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU w OZ, dystrybucji materiałów informacyjnych, promocyjnych, publikacji i wydawnictw.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KOZOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJCel instrukcji Skuteczne informowanie Beneficjentów

Zakres Instrukcji Działania informacyjno-promocyjne w OZ. Zgodne z prawem organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w OZ

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane KM, Beneficjenci, WykonawcyProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Przyjęcie zadań związanych z informacją i promocją dla danego OZ

Zakończenie zadań związanych z informacją i promocją dla danego OZWersja 17.01.2011

180




1. KWIS Sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny i organizacyjny nad przekazywaniem do KOZ drogą mailową informacje dot. działań związanych z wdrażaniem zatwierdzonych dokumentów programowych tj.: Plan komunikacji, Roczny plan pziałań informacyjnych i promocyjnych oraz zatwierdzony Plan szkoleń, warsztatów i seminariów oraz konferencji dla Beneficjentów na terenie OZ.Przekazuje wszystkie niezbędne do realizacji zadań z zakresu informacji promocji i innych akcji promocyjnych, szkoleń, warsztatów i seminariów - informacje, dokumenty, materiały promocyjne i informacyjne (m.in. materiały szkoleniowe, ankiety, listy obecności, wzory sprawozdań itd.).

Na bieżąco KM, Beneficjenci, Wykonawcy

2. KOZ Koordynuje całość prac związanych z organizacją i przeprowadzaniem zleconych działań związanych z wdrażaniem zatwierdzonego Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych, Planu szkoleń, warsztatów i seminariów oraz konferencji dla Beneficjentów na terenie OZ.Nadzoruje przygotowanie i przesłanie do KWIS informacji i sprawozdań z zakresu zadań realizowanych przez OZ.

Na bieżąco KM, KWIS, Beneficjenci, Wykonawcy

3. Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, OZ; Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ

Realizuje zlecone działania związane z organizacją, przygotowaniem i prowadzeniem zleconych zadań z zakresu informacji i promocji, szkoleń, warsztatów i seminariów zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjnych i Promocyjnych oraz Planem szkoleń, warsztatów, seminariów oraz konferencji, dla Beneficjentów. Przygotowuje do akceptacji KOZ wszystkie dokumenty związane ze zrealizowanym działaniem oraz sprawozdania do WIS. Zatwierdzone przez KOZ dokumenty, informacje, sprawozdania przesyła do KWIS.

Na bieżąco KOZ, OZ

4. KWIS Nadzoruje sprawną, prawidłową i terminową współpracę OZ z WIS w ramach procesu prowadzenia informacji i promocji oraz szkoleń, warsztatów i seminariów oraz konferencji w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU w OZ.

Na bieżąco KOZ, OZ

11.4 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Oddziałach Zamiejscowych.

Zgodnie z porozumieniem w sprawie funkcjonowania na terenie województwa mazowieckiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich w MJWPU uruchomiono Główny Punkt Informacyjny (Warszawa) i Lokalne Punkty Informacyjne ( Oddziały Zamiejscowe). W GPI i LPI są również konsultanci, którzy szczegółowo udzielają odpowiedzi w ramach PO KL

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWIS, KOZOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcji Przygotowanie i realizowanie działań informacyjno-promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Jednostkę w ramach PO KL

Zakres Instrukcji Przyjmowanie pytań i udzielanie odpowiedzi Beneficjentom.Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane Beneficjenci, KM, IPProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Prowadzenie GPI i LPI w OZ, przyjmowanie pytań Beneficjentów

Odpowiedzi na pytania Beneficjentów

Wersja 12.03.2012

181


wykonaniaJednostki

powiązane1. KWIS, KOZ, KS Pisemne pytania Beneficjentów wpływają za

pośrednictwem:- adresów mailowych, - formularza e-konsultant zamieszczonego na stronie MJWPU- listownie bądź złożone osobiście - pismem,- na numer faxu.Wstępna dekretacja otrzymanego pytania w formie pisemnej od Beneficjenta drogą mailową na:- Pracowników WIS, OZ (LPI)- KM.Dekretacja otrzymanego maila, który bezpośrednio wpłynie do OZ na: OZ (LPI)Koordynacja pracy LPI OZ w zakresie:- poprawności udzielania informacji Beneficjentom,- jakości i poziomu obsługi Beneficjentów w LPI

Na bieżąco MJWPU

2. KOZ W przypadku pytań dot. KM bezpośrednio skierowanych na adres mailowy OZ, przekazanie ich do KS

Na bieżąco WIS

3. Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków

Nadanie numeru sprawy przez OZ Na bieżąco OZ

4 KOZ, KS Nadzór merytoryczny nad LPI we współpracy z KS Na bieżąco OZ

5 KOZ, Przekazanie zadekretowanego pytania Beneficjenta do przygotowania odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. PO KL do stanowiska ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków w OZ.

Na bieżąco WIS, OZ

6 Stanowiska ds. informacji promocji i przyjmowania wniosków

W przypadku, kiedy w mailu Beneficjent podaje numer telefonu Pracownik na stanowisku informacji, promocji i przyjmowania wniosków OZ kontaktuje się z Beneficjentem w celu udzielenia odpowiedzi telefonicznej. Z przeprowadzonej rozmowy sporządza notatkę i przekazuje do WIS. W sytuacji, kiedy po konsultacji telefonicznej Beneficjent oczekuje potwierdzenia uzyskanej informacji w formie maila, pracownik OZ przygotowuje odpowiedz na podstawie dokumentów dot. PO KL. W przypadku, braku numeru telefonu lub możliwości skontaktowania się z Beneficjentem pracownik OZ przygotowuje t odpowiedzi na maila na podstawie dokumentów dot. PO KL W przypadku pisma przygotowanie odp. na pismo na podstawie dokumentów dot. PO KL.

Na bieżąco nie dłużej niż w ciągu 3 dni roboczych, 10 dni roboczych w przypadku pytań wymagających uzyskania dodatkowych informacji (w tej sytuacji Beneficjent jest informowany o wydłużanym terminie odpowiedzi)

WIS, OZ

7 KOZ Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na maila lub pismo na podstawie dokumentów dot. PO KL. -Jeżeli TAK: przejście do pkt. 8,-Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

Na bieżąco OZ

182


wykonaniaJednostki

powiązane8. KOZ

Akceptacja poprawności odpowiedzi na maila na podstawie dokumentów dot. PO KL .- Jeżeli TAK: przejście do pkt 11- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

Na bieżąco OZ

9. KOZ Akceptacja projektu odpowiedzi na pismo:-Jeżeli tak: przejście do pkt. 10-Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

Na bieżąco OZ

10 Dyrektor MJWPU Zatwierdzenie projektu odpowiedzi na pismo-Jeżeli tak: przejście do pkt. 11-Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6

Na bieżąco MJWPU

11Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków

Wysłanie odpowiedzi na pytanie mailowe do Beneficjenta na odpowiednim szablonie i przekazanie do ukrytej wiadomości KS.Wysyłanie odpowiedzi na pismo do Beneficjenta przez pracownika OZ.Przechowywanie zarejestrowanego pytania z odpowiedzią.

Na bieżąco MJWPU

12 KWIS, KS W przypadku wykrycia błędów, braków w odpowiedzi na maila KS/KWIS informuje LPI o błędach; przejście do pkt. 5


11.5 Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w GPI i LPI

Lp. Osobywykonujące działanie

DziałanieTerminwykonania

Jednostkipowiązane

1. Stanowisko ds. informacji,Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków

Udzielenie konsultacji i odpowiedzi na pytania Beneficjentów za pośrednictwem: osobistych spotkań w GPI i LPI oraz telefonicznie.

Na bieżąco MJWPU, OZ, KM, IZ

2. Stanowisko ds. informacji,Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków

W przypadku braku możliwości udzielenia wyczerpującej odpowiedzi Beneficjentowi, pracownik WIS, OZ, GPI, LPI prosi numer telefonu od Beneficjenta i po konsultacji z KM, a w razie potrzeby z IZ oddzwania w celu udzielenia pełnej odpowiedzi

Na bieżąco MJWPU, OZ, KM, IZ

3. KWIS, KOZ, KS

Koordynacja pracy LPI we współpracy z KS w zakresie:- poprawności udzielania informacji Beneficjentom,- jakości i poziomu obsługi Beneficjentów w LPI.


11.6 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Głównym Punkcie Informacyjnym.

Lp. Osobywykonujące działanie


Jednostkipowiązane

183

1 KWIS, KS Wstępna dekretacja otrzymanej wiadomości mailowej od Beneficjenta na:- Pracowników WIS, - Pracowników GPI- OZ (LPI)- KM.Pisemne pytania Beneficjentów wpływają za pośrednictwem:- adresu mailowego, -formularza e-konsultant zamieszczonego na stronie MJWPU- listownie bądź złożone osobiście - pismem,- na numer faxu Jednostki.Przekazanie wstępnej dekretacji do potwierdzenia przez Kierownika WIS.Nadzór i kierowanie pracami GPI w zakresie:- organizacji i funkcjonowania GPI,- poprawności udzielania informacji Beneficjentom,- jakości i poziomu obsługi w LPI .

Na bieżąco MJWPU, OZ

2. Dyrektor MJWPU

Potwierdzenie lub zmiana wstępnej dekretacji KWIS pytań Beneficjentów nadesłanych drogą mailową.(w przypadku pytań do innych KM)Dekretacja pisma na WIS z pytaniami Beneficjentów

Na bieżąco MJWPU

3. KWIS Przekazanie zadekretowanego pytania w formie pisemnej lub mailowej Beneficjenta do przygotowania odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. PO KL do stanowiska ds. informacji

Na bieżąco MJWPU


Nadanie numeru sprawyW przypadku, kiedy w mailu Beneficjent podaje numer telefonu następuje kontakt z Beneficjentem w celu udzielenia odpowiedzi telefonicznej. Sporządzenie notatki z przeprowadzonej rozmowy. W sytuacji, kiedy po konsultacji telefonicznej Beneficjent oczekuje potwierdzenia uzyskanej informacji w formie maila, przygotowanie projektu odpowiedzi na podstawie dokumentów PO KL. W przypadku, braku numeru telefonu lub możliwości skontaktowania się z Beneficjentem przygotowanie projektu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. PO KL.

W przypadku pisma przygotowanie projektu odpowiedzi na pismo

Na bieżąco nie dłużej niż w ciągu 3 dni roboczych, 10 dni roboczych w przypadku pytań wymagających uzyskania dodatkowych informacji (w tej sytuacji Beneficjent jest informowany o wydłużanym terminie odpowiedzi)

MJWPU

5. KWIS, KS Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na maila i pisma na podstawie dokumentów dot. PO KL. -jeżeli TAK: przejście do pkt. 6,-jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4.W przypadku notatki – Zatwierdzenie na podstawie dokumentów dot. PO KL

Na bieżąco MJWPU

6 KWIS Akceptacja poprawności odpowiedzi na maila i pismo na podstawie dokumentów dot. PO KL(w przypadku maila) - Jeżeli TAK: - przejście do pkt.8,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4. (w przypadku pisma)- Jeżeli TAK: - przejście do pkt. 7,- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

Na bieżąco MJWPU

7 Dyrektor MJWPU

Zatwierdzenie projektu odpowiedzi na pismo- Jeżeli TAK: przejście do pkt8- Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4

8 Stanowisko ds. informacji

Wysłanie odpowiedzi na pytanie do Beneficjenta i przechowywanie zarejestrowanego pytania z odpowiedzią

Na bieżąco MJWPU, OZ

184

11.7 Instrukcja do procesu dotyczącego Rocznego Harmonogramu współpracy z Mediami

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJCel instrukcji Przygotowanie i realizacja Rocznego Harmonogramu Współpracy z Mediami

Zakres Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest realizacja zadań MJWPU związanych z informacją i promocją poprzez kontakty z mediami

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane WIS, WOM-P, WPT, WOKMS-PProces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu procesu

Przygotowanie Rocznego Harmonogramu współpracy z mediami, uwzględniającego terminarz naborów wniosków na dany rok kalendarzowy

Zatwierdzenie przygotowanej informacji w zakresie współpracy z mediami przez DJ.

Wersja 13.09.2011




Przygotowuje zawartość Rocznego Harmonogramu współpracy z mediami.

Ostatni kwartał roku poprzedzającego

KM

2. KWIS Sprawdza poprawność przygotowanego Rocznego Harmonogramu współpracy z mediami w porozumieniu z WPT. - jeżeli TAK: parafuje/przekazuje do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie

3. DJ Zatwierdza Roczny Harmonogramu współpracy z mediami, - jeżeli TAK: podpisuje/zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Niezwłocznie


Przygotowuje informacje prasowe do mediów, dotyczące wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz działań promocyjno-informacyjnych podejmowanych przez MJWPU

Na bieżąco

5. KWIS Sprawdza poprawność informacji prasowej do mediów dotyczących wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz działań promocyjno-informacyjnych podejmowanych przez MJWPU:- jeżeli TAK: parafuje i przekazanie do DJ,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Na bieżąco

6. DJ Zatwierdza informacje prasowe do mediów, dotyczące wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz działań promocyjno-informacyjnych podejmowanych przez MJWPU:- jeżeli TAK: zatwierdza, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt.4.

Na bieżąco

185

11.8 Instrukcja do procesu dotyczącego organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla potencjalnych Beneficjentów i Beneficjentów.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcja podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z wytycznymi organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów

Zakres Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla potencjalnych beneficjentów i Beneficjentów

Załączniki w Instrukcji Brak.Jednostki powiązane WPT, WPA, WZP, WK, WRP, WWP


Zainicjowanie procesu organizacji i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla potencjalnych Beneficjentów i BeneficjentówZakończenie procesu organizacji i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla potencjalnych Beneficjentów i Beneficjentów

Wersja 02.02.2012 r.





Organizuje i prowadzi szkolenia, warsztaty i seminaria dla potencjalnych Beneficjentów i Beneficjentów.

Na bieżąco WIS, WWP


Realizuje działania w oparciu o zatwierdzony Roczny Plan działańinformacyjnych i szkoleniowych w ramach komponentu regionalnego PO KL poprzez przygotowanie niezbędnych dokumentów do zorganizowania i przeprowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów w tym m.in.: przygotowanie listy i prowadzenie korespondencji z Beneficjentami poprzez pocztę elektroniczną i tradycyjną, przygotowanie informacji o planowanych szkoleniach, warsztatach i seminariach na stronie internetowej MJWPU, przygotowywanie materiałów szkoleniowych, warsztatowych i seminaryjnych, przygotowanie raportów z przeprowadzonych szkoleń, warsztatów i seminariów, prowadzenie i aktualizacja bazy danych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty), prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych szkoleń, warsztatów i seminariów, przygotowanie dokumentów merytorycznych, księgowo-finansowych pod względem merytorycznym i innych niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działań zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych w MJWPU.

Na bieżąco WZP, WWP, WIS

3. KWIS/z-ca kierownika WIS

1. Sprawdza pod względem merytorycznym prawidłowość przygotowania dokumentów niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów w tym m.in. w zakresie: prowadzonej korespondencji z Beneficjentami poprzez pocztę tradycyjną, przygotowanej informacji o planowanych szkoleniach, warsztatach i seminariach na stronie internetowej MJWPU, przygotowywanych materiałach szkoleniowych, warsztatowych i seminaryjnych, przygotowanych raportów z przeprowadzonych szkoleń,

warsztatów i seminariów, prowadzonej i aktualizowanej bazy danych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty), prowadzonej

dokumentacji z przeprowadzonych szkoleń, warsztatów i seminariów, - jeżeli TAK: parafuje/zatwierdza - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 2.2. Sprawdza pod względem merytorycznym prawidłowość przygotowywanych dokumentów do zorganizowania i przeprowadzenia szkoleń (w tym specjalistycznych), warsztatów i seminariów w zakresie: przygotowywanych dokumentów księgowo-finansowych pod względem merytorycznym i innych niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działań zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych w MJWPU,


186




- jeżeli TAK: przekazuje do DJ dot. Ad.2. - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 2.

4. DJ/osoba upoważniona

Akceptuje i zatwierdza niezbędne dokumenty do zorganizowania szkoleń (w tym specjalistycznych), warsztatów i seminariów w zakresie: przygotowywanej informacji o planowanych szkoleniach, przygotowywanych dokumentów merytorycznych, księgowo-finansowych pod względem merytorycznym i innych niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działań, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU oraz instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych w MJWPU- jeżeli TAK: parafuje/zatwierdza- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 3.2.


5. Stanowisko ds. Informacji Wdraża zatwierdzone działania. Na bieżąco WO, WIS

a. Stanowisko ds. Informacji

Przygotowuje raport roczny z prowadzonego na podstawie Ankiety umieszczonej na stronie MJWPU monitoringu potrzeb szkoleniowych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty).

Na bieżąco

6. KWISSprawdza treść raportów z monitoringu potrzeb szkoleniowych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty), - jeżeli TAK: przekazuje do DJ, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie

7.DJ/upoważniona osoba

Zatwierdza treść raportów z monitoringu potrzeb szkoleniowych Beneficjentów (potencjalnych, jak i realizujących projekty), - jeżeli TAK: parafuje/zatwierdza - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 6.

Niezwłocznie


Przygotowuje treść informacji i danych zamieszczanych na stronie MJWPU przez WIS dot. prowadzonych przez WIS zadań w tym m.in.: harmonogramy szkoleń, warsztatów i seminariów.

Na bieżąco WIS

9. KWIS

Sprawdza treść informacji i danych zamieszczanych na stronie MJWPU dot. prowadzonych przez WIS zadań w tym m.in.: harmonogramy szkoleń, warsztatów i seminariów. - jeżeli TAK: parafuje i przekazuje do DJ, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 9.

Niezwłocznie

10.DJ/upoważniona osoba

Zatwierdza treść informacji i danych zamieszczanych na stronie MJWPU dot. prowadzonych przez WIS zadań w tym m.in.: harmonogramy szkoleń, warsztatów i seminariów. - jeżeli TAK: parafuje/zatwierdza, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 9.

Niezwłocznie


Przekazuje do WIS zatwierdzone informacje i dane celem zamieszczenia na stronie MJWPU.

Niezwłocznie WIS

187

11.9 Instrukcja do procesu dotyczącego organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji WISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJCel instrukcji Terminowe i zgodne z potrzebami przeprowadzanie konferencji dla Beneficjentów

Zakres Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest organizowanie, prowadzenie i ewaluacja konferencji dla Beneficjentów

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane Beneficjenci, Wykonawcy, KM


Zgodnie z RPD Info.

Przeprowadzona konferencja dla Beneficjentów, ewaluacja konferencji, poinformowanie o konferencji (umieszczenie informacji na stronie internetowej MJWPU).

Wersja 18.01.2011.

Osobywykonujące


wykonaniaJednostki

powiązane1. Stanowisko ds.

InformacjiPrzygotowuje dokumenty niezbędne do udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi w związku z realizacją konferencji dla Beneficjentów, zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU: wniosek, uzasadnienie, projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Na bieżąco KM, Wykonawcy

2. KWIS Sprawdza przygotowane dokumenty,- jeżeli TAK: parafuje;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt.1.

Na bieżąco KM


Przekazuje opracowane dokumenty niezbędne do realizacji zakupu usług związanych z konferencją do innych KM zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych w MJWPU, uzyskuje niezbędne akceptacje KKM (lub innych osób wyznaczonych).

Na bieżąco KM

4. DJ Akceptuje przygotowane dokumenty- jeżeli TAK: zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 1.

Na bieżąco KM


Realizuje działanie poprzez przygotowywanie niezbędnych dokumentów do zorganizowania konferencji, m.in.: listy gości i prelegentów, przygotowanie i zamieszczenie informacji o planowanych konferencjach na stronie internetowej MJWPU oraz w prasie, przygotowywanie materiałów konferencyjnych, ankiety ewaluacyjnej, przygotowanie raportów z prowadzonych konferencji; prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych konferencji.

Na bieżąco KM

6. KWIS Sprawdza poprawność przygotowanych niezbędnych dokumentów przez pracownika- jeżeli TAK: parafuje, przekazuje do DJ;- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt.8.

Na bieżąco WPT, WPA, ZD-F, WRP, WZP

7. DJ Akceptuje i zatwierdza niezbędne dokumenty do zorganizowania konferencji:- jeżeli TAK: zatwierdza/podpisuje, - jeżeli NIE: zgłasza uwagi; przejście do pkt. 4.

Na bieżąco WPT, WPA, ZD-F, WRP, WZP


Wdraża zatwierdzone działania - organizuje, koordynuje, prowadzi konferencje.

Na bieżąco KM, WykonawcyBeneficjenci


Przygotowuje informacje i dane przeznaczone do zamieszczenia na stronie MJWPU nt. organizowanych konferencji.

Na bieżąco

10. KWIS – upoważniony przez DJ

Sprawdza i zatwierdza zawartość informacji i danych przeznaczonych do zamieszczenia na stronie MJWPU w zakresie organizowanych przez WIS konferencji;- jeżeli TAK: podpisuje/ zatwierdza,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi; i przejście do pkt. 12

Niezwłocznie


Zamieszcza na stronie internetowej notatki z zaakceptowanych/ zatwierdzonych informacji w zakresie organizowanych konferencji.

Niezwłocznie

11.10 Instrukcja dotycząca szkolenia pracowników w MJWPU.

188

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWKROdpowiedzialność Właściciel Instrukcja podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcji Terminowe i zgodne z potrzebami przeprowadzanie szkoleń związanych z aktualizacją wiedzy oraz szkoleń dla nowozatrudnionych pracowników PO KL w MJWPU.

Zakres Instrukcji Organizacja szkoleń dla pracowników MJWPU, dokonanie oceny szkolenia. Załączniki w Instrukcji -Jednostki powiązane KM, KKM, WKR, Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Identyfikacja potrzeby szkoleniowej

Organizacja i uczestnictwo pracowników w szkoleniu.Wersja 19.01.2011.




1. Pracownik KM Sporządza pismo do WKR dot. skierowania pracownika/pracowników na wybrane szkolenie zgodnie z potrzebami szkoleniowymi pracowników.

zgodnie z potrzebami

KKM

2. KKM Akceptuje i zatwierdza pismo,- jeżeli TAK: podpisuje, pismo przekazywane jest do WKR,- jeżeli NIE: zgłasza uwagi i przejście do pkt 1.

Niezwłocznie

WKR

3. Stanowisko ds. szkoleń, WKR

Otrzymuje od KKM pismo dot. skierowania pracownika/pracowników na wybrane szkolenia. Dokonuje analizy otrzymanego zlecenia szkoleniowego. Wybiera przeprowadzającego szkolenie, termin i miejsce (zastrzega u wykonawcy szkolenia konieczność przeprowadzenia ankiety ewaluacyjnej)(zgodnie z Instrukcją wykonawczą)Powiadamia KKM oraz pracownika/pracowników KM o szkoleniu.

Z zachowaniem przypisanych terminów

pracownicy KM, KKM

4. Pracownik KM, KKM

Odbywa szkolenie.Wypełnia ankietę ewaluacyjną szkolenia.Dalej Instrukcja 11.9 pkt. 3 – 7.

5. Stanowisko ds. szkoleń, WKR

Otrzymuje od wykonawcy szkolenia dokumenty dot. jego przeprowadzenia (listy obecności, wyniki egzaminu, ankiety ewaluacyjne). Przeprowadza ocenę szkolenia.Informuje KKM o przeprowadzeniu szkolenia i wynikach egzaminu końcowego (opcjonalnie zgodnie z pkt. 3).

Niezwłocznie po realizacji szkolenia

KKM

189

11.11 Instrukcja dotycząca publikacji ogłoszeń w prasie METRYKA INSTRUKCJI

Właściciel instrukcji KWISOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio DJ

Cel instrukcji Realizowanie działań informacyjno-promocyjnych w zakresie zadań MJWPU w ramach PO KL wynikających z Systemu realizacji PO KL

Zakres Instrukcji Instrukcja swym zakresem obejmuje publikację ogłoszeń o konkursach w prasie dotyczy wszystkich KM.

Przedmiot Instrukcji Przedmiotem Instrukcji jest realizacja zadań informacyjno-promocyjnych MJWPU w ramach PO KL

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane KWIS, Stanowisko ds. Informacji, WOKMS-P, KM, KKM, ZD-POKL, IP, Beneficjenci


Otrzymanie informacji zaakceptowanych przez KKM i zatwierdzonych przez właściwego Zastępcę DyrektoraWprowadzenie zatwierdzonej informacji na stronę internetową MJWPU, zamieszczenie ogłoszenia w prasie, skuteczne poinformowanie beneficjentów.

Wersja 23.03.2012

Lp.Osoby




1. KWIS Otrzymuje od WOKMS-P (w wersji papierowej wraz z pismem przewodnim, określającym planowaną datę emisji ogłoszenia oraz w wersji elektronicznej) zaakceptowaną przez IP treść ogłoszenia prasowego przygotowanego przez WOKMS-P, zaakceptowanego przez KWOKMS-P i zatwierdzonego przez ZD-POKL i przekazuje celem publikacji ogłoszenia w prasie.

Na bieżąco/nie później niż 3 dni robocze przed planowanym terminem ogłoszenia konkursu (przy czym dokumenty dostarczone po godzinie 14 traktuje się jako dostarczone z datą dnia następnego).

IP, WOKMS-P


Otrzymuje zatwierdzoną treść ogłoszenia prasowego dotyczącego konkursu w ramach PO KL i przekazuje do wydawnictwa celem publikacji w prasie.

Niezwłocznie WOKMS-P, Beneficjenci


Dołącza do akt sprawy dokumenty dot. ogłoszenia oraz 1 egzemplarz gazety z zamieszczonym ogłoszeniem.

Niezwłocznie WIS

190

12. Procesy dotyczące archiwizacji 12.1 Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWOOdpowiedzialność Właściciel Instrukcja podlega DJCel instrukcji Terminowa i zgodna z prawem archiwizacja dokumentacji MJWPUZakres Instrukcji Instrukcja obejmuje zakresem wszystkie dokumenty MJWPUZałączniki w Instrukcji brakZarządzenia i inne dokumenty wewn. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego MJWPU

Jednostki powiązane wszystkie KM Proces: wejście → wyjście Stan na początku procesu → stan na zakończenie procesu

Przekazanie akt z KM do archiwum zakładowego

Zarchiwizowanie akt zgodnie z zasadami

Wersja 02.03.10

Lp.Osoby




1. Komórka zdająca dokumenty do archiwum (KM)

Porządkuje akta i odpowiednio opisuje teczki.Przygotowuje spisy zdawczo-odbiorcze (na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa, załącznik nr 8 (Dz. U. z 1998 r. Nr 160, poz. 1073, ze zm.)Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się odrębnie dla akt kategorii „A” (w pięciu egzemplarzach) i akt kategorii „B” (w trzech egzemplarzach)Komórka organizacyjna wypełnia w spisie zdawczo-odbiorczym rubryki od 1 do 6Spisy zdawczo-odbiorcze powinny być podpisane przez pracownika przekazującego akta i kierownika danej komórki organizacyjnej

Termin przekazania akt do archiwum ustala Dyrektor Jednostki

2. Stanowisko ds. prowadzenia archiwum WO

Dokonuje weryfikacji spisów zdawczo-odbiorczych pod kątem poprawności ich sporządzenia i odpowiedniego przygotowania akt do przekazania do archiwum- jeżeli TAK: przyjmuje prawidłowo wykonane spisy zdawczo-odbiorcze;- jeżeli NIE: wstrzymuje przyjęcie akt i przejście do pkt. 1.(w przypadku odmowy wykonania zaleceń przez osobę odpowiedzialną za przekazanie akt: poinformowanie bezpośredniego zwierzchnika archiwum).

Na bieżąco w zależności od ilości przekazywanej dokumentacji

KM

3. KWO Informuje Dyrektora Jednostki o odmowie wykonania zaleceń dotyczących poprawienia spisów zdawczo-odbiorczych. 1 dzień


Przejmuje akta do archiwum zakładowegoPo przyjęciu akt przez archiwum:jeden egzemplarz Spisu zdawczo – odbiorczego (kopia) potwierdzony przez pracownika archiwum jest zwracany i przechowywany w komórkach organizacyjnych;Pozostałe dwa (lub cztery – dotyczy kategorii „A”) podpisane przez pracownika archiwum zostają w archiwum.

Na bieżąco – w zależności od ilości przyjętych akt


Wpisuje spisy zdawczo - odbiorcze do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.Oryginał spisu zdawczo-odbiorczego włącza do zbiorczej teczki spisów zdawczo-odbiorczych.Drugi egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dołącza do teczki prowadzonej w archiwum dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

7 dni od podpisania spisów zdawczo-odbiorczych


Nadaje sygnaturę archiwalną teczkom (numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez pozycję spisu zdawczo odbiorczego).Uzupełnia spisy zdawczo-odbiorcze przez wypełnienie rubryki 7 (miejsce przechowywania akt)

Na bieżąco – w zależności od ilości przyjętych akt


Układa akta na regałach. Na bieżąco – w zależności od ilości przyjętych akt

191

13. Procesy dotyczące postępowania z wynikami kontroli/audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II ).13.1 Instrukcja dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli i audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II) do DK i SR.

Metryka instrukcji dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli zewnętrznych i audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II) do DK i SR

Właściciel instrukcji KWKW – w zakresie kontroli/audytów zewnętrznychKWAW – w zakresie audytów wewnętrznych

Odpowiedzialność Właściciele Instrukcji podlegają bezpośrednio Dyrektorowi Jednostki

Cel instrukcjiTerminowe i zgodne z prawem europejskim i polskim oraz dokumentami programowymi PO KL przekazywanie wyników kontroli zewnętrznych /audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego) lub wizyt sprawdzających do DK i SR

Zakres InstrukcjiPrzekazywanie do DK i SR ostatecznych wersji wyników kontroli zewnętrznych /audytów (w tym sporządzanych przez komórkę audytu wewnętrznego) przez pracowników WKW/WAW

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane WKW, WAW, DK i SR.


Proces rozpoczyna się od wpłynięcia do MJWPU ostatecznej wersji wyniku kontroli zewnętrznej /audytu (w tym wyniku sporządzonego przez komórkę audytu wewnętrznego)Proces kończy się przekazaniem ostatecznej wersji wyników kontroli zewnętrznej /audytu (w tym audytu wewnętrznego) do DK i SR.

Wersja 10.09.2010

Lp.Osoby



JednostkiPowiązane

1. KWKW/KWAW Otrzymuje ostateczną wersję wyniku kontroli zewnętrznej /audytu z dekretacją przełożonego (w tym sporządzonego przez komórkę audytu wewnętrznego)

1 dzień WKW, WAW

2. Pracownik WKW/ Pracownik WAW

Przygotowuje projekt pisma przekazującego do DK i SR kopię ostatecznej wersji wyniku kontroli zewnętrznej /audytu (w tym sporządzonego przez komórkę audytu wewnętrznego).

1 dzień WKW, WAW

3. KWKW/KWAW Sprawdza przygotowane pismo:- jeżeli akceptuje – przekazuje do podpisu DJ- jeżeli nie – powrót do pkt. 2.

1 dzień WKW, WAW

4. Dyrektor MJWPU Weryfikuje i akceptuje pismo:- jeżeli akceptuje – podpisuje i zwraca do komórki prowadzącej sprawę celem wysłania do DK i SR,- jeżeli nie akceptuje – zwrot do komórki prowadzącej sprawę celem naniesienia poprawek.

1 dzień WKW, WAW

5. KWKW/KWAW Przekazuje pismo wraz z kopią ostatecznej wersji wyniku kontroli/audytu (w tym komórki audytu wewnętrznego) do DK i SR.

Nie później niż 5 dni roboczych od dnia wpływu do IP 2 ostatecznego wyniku kontroli zewnętrzne/ audytu

WKW, WAW

DK i SR

192

13.2 Instrukcja dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych u Beneficjentów do IP.

METRYKA INSTRUKCJIWłaściciel instrukcji KWWPOdpowiedzialność Właściciel Instrukcji podlega bezpośrednio ZD-POKL

Cel instrukcjiZapewnienie właściwego przepływu informacji dotyczących wyników kontroli/audytów zewnętrznych u Beneficjentów (w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z realizacją PO KL) pomiędzy instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie PO KL w woj. mazowieckim.

Zakres InstrukcjiPrzekazywanie do IP PO KL woj. mazowieckiego wyników kontroli/audytów zewnętrznych przeprowadzonych na projektach realizowanych przez Beneficjentów, z którymi IP2 zawarła umowę o dofinansowanie.

Załączniki w Instrukcji BrakJednostki powiązane IZe, IP, WWP, WKP


Otrzymanie wyniku kontroli / audytu zewnętrznego dot. projektu realizowanego przez beneficjenta. Przekazanie wyników kontroli / audytu zewnętrznego do IP (w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości).

Wersja 09.09.2010

Lp.Osoby



JednostkiPowiązane

1. OPR/ZOPR Otrzymuje od Beneficjenta lub instytucji kontrolującej wynik kontroli/audytu zewnętrznego projektu realizowanego na podstawie zawartej przez IP2 umowy o dofinansowanie.Dokonuje analizy zawartości otrzymanego materiału celem podjęcia właściwych działań, w szczególności pod kątem stwierdzenia nieprawidłowości związanych z realizacją PO KL.Przekazuje wynik kontroli / audytu zewnętrznego do wiadomości WKP lub w celu podjęcia właściwych działań w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami lub wydatkami niekwalifikowalnymi.

niezwłocznie IZe, Beneficjent, WKP

2. OPR/ZOPR W przypadku, gdy analizowane wyniki kontroli / audytu zewnętrznego zawierają informację o stwierdzonych nieprawidłowościach związanych z realizacją POKL, sporządza pismo do IP przekazujące otrzymaną dokumentację.

2 dni IP – Departament Kontroli, OPR/ZOPR

3. KWWP Sprawdza pismo przekazujące wyniki kontroli / audytu zewnętrznego do IP.- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje pismo do ZD-POKL;- jeżeli NIE: powrót do pkt. 2.

niezwłocznie ZD-POKL, OPR/ZOPR

4. ZD-POKL Sprawdza pismo przekazujące wyniki kontroli / audytu zewnętrznego do IP.- jeżeli TAK: parafuje i przekazuje pismo do DJ;- jeżeli NIE: powrót do pkt. 2.

niezwłocznie DJ, OPR/ZOPR


Zatwierdza pismo przekazujące wyniki kontroli / audytu zewnętrznego do IP.- jeżeli TAK: podpisuje – pismo przekazywane jest do adresata;- jeżeli NIE: powrót do pkt. 2.

IP, OPR/ZOPR

193

€¦ · Web viewW tym celu korzysta z aktualnie obowiązującej wersji IW IP2 w ramach PO KL w...

Documents

Transcript of €¦ · Web viewW tym celu korzysta z aktualnie obowiązującej wersji IW IP2 w ramach PO KL w...