Workflow z SharePoint i Nintex – korzyści i liczenie ROI, przyszłość oraz wyzwania związane z chmurą i wieloma interfejsami

Grzegorz Rudno-Rudziński

Warszawa, 23.09.2014

O Intratic

• 11 lat doświadczeń

• Ponad 90 zrealizowanych projektów

• Z SharePoint od 2007 roku

• Znajomość wielu technologii

Intratic jest częścią Grupy Unity, jednego znajwiększych dostawców rozwiązań IT dlae-biznesu w Polsce

Co nas wyróżnia?

• Podejście User Centric Design

• Wiedza i doświadczenie

• Konsulting biznesowy i techniczny

• Bogate portfolio realizacji

• Ponad 20-osobowy, dedykowany zespół realizacji

• Zaplecze Grupy Unity (ponad 200 osób, w tym unikalne kompetencje UX, analiza i doradztwo, visual design)

• Długoletnie partnerstwo z Microsoft od 2005 r.)

• Partnerstwo z Nintex oraz ABBYY

Wybrani Klienci

Rozwiązania i oferta Digital Workplace

Aplikacje dedykowane

Narzędzia i produkty, które wspierają pracę w strukturach rozproszonych(biuro, dom, oddziały firmy), wielokanałową (komputer, tablet, smartfon itd.),związaną z obsługą procesów – przepływami pracy (workflow) lub związanąz zarządzaniem informacją (wyszukiwanie danych, komunikacja).

Systemy dedykowane w oparciu o technologię programistyczną dostarczanąprzez Microsoft. W przypadku, gdy gotowe narzędzia i systemy nie są w staniezaspokoić potrzeb naszych klientów proponujemy im budowę aplikacjidedykowanej – “szytej na miarę”.

Sharepoint „User friendly”

Optymalne wykorzystanie potencjału SharePoint’a, poprawa zadowoleniaużytkowników z pracy z systemem. Budujemy wizję oraz strategię wdrożeniai rozwoju Sharepoint’a w organizacji oraz przygotowujemy efektywnąarchitekturę informacji lub ocenę i poprawę istniejącej.

• Obieg dokumentów

• Obsługa Klienta

• Zarządzanie projektami

• Wsparcie sprzedaży

• Procesy HR

Nasze kompetencje i technologie

„Proponowane przez nas rozwiązania bazująna elastycznym łączeniu narzędzi. Powstałysystem IT ma być prosty w użyciu i zrozumiałydla użytkowników. Wybór komponentówużytych w rozwiązaniu uzależniamy odpotrzeb Państwa firmy.”

Daniel Majchrzak

Dyrektor Działu Realizacji

Czym jest workflow?

Zbiór aktywności koordynujących działania ludzi

i oprogramowania…

Przykładowe aktywności… Wyślij e-mail Złóż wniosek

…zorganizowanych w dającą się przedstawić formę.

Jako diagram sekwencji… Maszyna stanów… Zbiór zasad…

Podstawowe typy workflow

Sekwencyjny - wykonuje czynności

zgodnie ze zdefiniowaną kolejnością

Maszyna stanów – o wykonaniu

czynności w określonym czasie

decyduje bieżąca kombinacja stanów

i odebrane zdarzenie

Kto z Państwa używa workflow?

Podstawowe wyzwanie

10

11

Czy możesz zaakceptować Mój Wniosek

Urlopowy?

Pilnie potrzebuję akceptacji

RaportWydatków

Proszę Skomentuj ten

dokumentpilnie Czeka na mnie

Social Content do publiakcji

Muszę wdrożyć nowego

pracownika.

Czy możesz zaakceptowaćZamówienie

Sprzętu?

Jakie mam dziśZadania?

Czy możesz zaakceptować Mój Wniosek

Urlopowy?

Czy możesz zaakceptować Mój Wniosek

Urlopowy?

Pilnie potrzebuję akceptacji

RaportWydatków

Proszę Skomentuj ten

dokumentpilnie Czeka na mnie

Social Content do publiakcji

Muszę wdrożyć nowego

pracownika.

12

Czy możesz zaakceptow

aćZamówienie

Sprzętu

Muszę wdrożyć nowego

pracownika.

Jakie mam dziś Zadania?

?

Pilnie potrzebuję akceptacji

RaportWydatków

Jakie mam dziśZadania?

Proszę Skomentuj

ten dokument

pilnie

Proszę Skomentuj

ten dokument

pilnie

Czy możesz zaakceptowaćZamówienie

Sprzętu

I Proszę Skomentuj ten

dokumentpilnie

Czy możesz zaakceptowaćZamówienie

Sprzętu.

Czy możesz zaakceptowaćZamówienie

Sprzętu

Jakie mam dziśZadania?

13

› Zadania Ad Hoc narastają

› Zajmują za dużo czasu

› Są okazja do pojawiania się błędów

› Brak integracji z innymi systemami

Administracja i Finanse

Kadry ITDziałalność operacyjna

Marketing/Sprzedaż

14

Akceptacje

Mobilne Gromadzenie

Danych

Współpraca wokół

dokumentów

Zaopatrzenie

Zarządzanie

pracą

PLATFORM

YOUR

WORKFLOW

Korzyści z wdrożenia

• POLICZALNE – ROI • NIEPOLICZALNE

• Możliwość realizacji projektu

• Prototypowanie

• Brak kar na wypadek kontroli

• Zatrzymanie wiedzy w organizacji

Proces dekretacji i rozliczanie kosztów Przykładowe ROI w dziale administracji

Dane wejścioweLiczba pracowników biurowych 250 Liczba pracownków działu finansów i administracji 20 Średni roczny koszt pracownika 84 000 zł Ilość godzin roboczych w roku 2 000

Oszczędność na czasie raportowanie i zwrot kosztów

Oszczędność czasu pojedynczego pracowników w DF w miesiącu (w godzinach) 8 Zaoszczędzone etaty 0,96 Oszczędność roczna w DF w zł 80 640 zł

Oszczędność czasu pojedynczego pracowników w pozostałych działach w miesiącu (w godzinach) 1 Zaoszczędzone etaty 1,38 Oszczędność roczna w zł 115 920 zł

Redukcja kosztu występowania błędów- 1 błąd na pracownika w roku- średni czas obsługi błędu to 4 godziny pracy pracownika DFZaoszczędzone godziny 920 Zaoszczędzone etaty 0,46 Oszczędność roczna w zł 38 640 zł

Oszczędność w etatach 2,80 Oszczędność w zł 235 200 zł

Automatyzuj tam, gdzie Ci się opłaca

Zarządzanie projektami

$____

Help desk

$____

Zarządzanie sprzętem i dostępami

$____

Rekrutacja i zwolnienia

$____

Wprowadzenie do organizacji

$____

Zmiana stanowiska

$____

Dekretacja i rozliczanie wydatków

235 tys. zł

Proces zakupowy

$____

Zarządzanie umowami

$____

Projekty marketingowe

$____

Ofertowanie

$____

Obsługa zamówienia

$____

Reklamacje

$____

Zarządzanie jakością

$____

Zarządzanie życiem produktu

$____

Administracja i Finanse

Kadry ITDziałalność operacyjna

Marketing/Sprzedaż

Elementy opłacalności inwestycji w Workflow

Workflow – interfejsy

Rośnie wykorzystanie urządzeń mobilnych

W dzisiejszym świecie pracujemy na różnych urządzeniach

Zarchwizuj

dokument

Udostępnij

faktury

klienta

Udostępnij

umowy

klienta

Udostępnij

aktualne

dokumenty

ESB

Skanery -

Skanowanie

umów

System

sprzedażowy-

generowanie

faktur

CRM -

podgląd

dokumentów

Portal klienta

- podgląd

faktur

Mobilne

operacje na

dokumentach

Dostęp MS

Office

Udostępnij

dokumenty

windykacyjne

Sprawdź czy

mamy

wymagane

dokumenty

Repozytorium dokumentów

Wyzwanie przyszłości

rozproszeni ludzie, treści, systemy

22

SpecjaliściPracownicy biurowi

Są WSZĘDZIE

LUDZIE PROCESY

LUDZIE PROCESY TREŚCI

Rozproszone

LUDZIE PROCESY TREŚCI

Dziękuję za uwagę.

Grzegorz Rudno-Rudziński

CEO

grzegorz.rudno-rudzinski@intratic.eu

501 792 132

www.intratic.eu