Strona 1 z 34

I. Wprowadzenie ................................................................................................................................... 3

II. Przyjęta terminologia i skróty ............................................................................................................. 3

III. Opis funkcjonalny programu ............................................................................................................... 4

1.1 Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (EBOK) ........................................................................................ 4

1.2 Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) ........................................................................................... 5

1.2.1 Proces obsługi przychodzącej korespondencji zewnętrznej ................................................................ 8

1.2.2 proces korespondencji wychodzącej ................................................................................................. 10

1.2.3 proces zarządzania dokumentami, korespondencją, umowami,. ..................................................... 11

1.2.4 Pocztowa książka Nadawcza, ........................................................................................................... 11

1.2.5 Proces zakupowy ............................................................................................................................... 12

1.2.6 Proces obsługi dokumentów sprzedażowych .................................................................................... 13

1.2.7 Proces obsługi dokumentów zakupowych ........................................................................................ 14

1.3 Dostęp do Geo informacji (GIS) ........................................................................................................ 14

1.4 Archiwum zakładowe ........................................................................................................................ 15

IV. Zakres zamówienia ........................................................................................................................... 16

V. Wymagania w zakresie etapów i zadań w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia ........................ 16

1.5 Etap 1 - Wytworzenie Systemu XXX .................................................................................................. 16

1.5.1 Zadanie 1 - Opracowanie Planu projektu. ......................................................................................... 17

1.5.2 Zadanie 2 - Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej; .................................................. 17

1.5.3 Zadanie 3 – Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu w infrastrukturze

Zamawiającego ................................................................................................................................. 19

1.5.4 Zadanie 4 - Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i uruchomienie

Oprogramowania SYSTEMU XXX ...................................................................................................... 19

1.5.5 Zadanie 5 - Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów ........................................... 19

1.5.6 Zadanie 6 - Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z

uwzględnieniem przygotowania Dokumentacji szkoleniowej; ......................................................... 20

1.5.7 Zadanie 7 - Opracowanie Dokumentacji powykonawczej; ............................................................... 22

1.5.8 Zadanie 8 - Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji; ............................................ 22

1.6 Etap 2 – Świadczenie usług gwarancyjnych ...................................................................................... 22

1.6.1 Zakres oraz okres świadczenia usług gwarancyjnych ....................................................................... 22

1.7 Etap 3 - Obsługa serwisowa .............................................................................................................. 25

1.7.1 Zakres oraz okres świadczenia usług obsługi serwisowej ................................................................. 25

1.7.2 Obsługa zgłoszeń .............................................................................................................................. 26

1.7.3 Naprawianie Błędów ......................................................................................................................... 27

1.7.4 Tabele czasów ................................................................................................................................... 28

VI. Założenia i wymogi dotyczące Systemu XXX ...................................................................................... 29

1.1 Wymaganie ogólne ........................................................................................................................... 29

1.1.1 Zarządzanie uprawnieniami .............................................................................................................. 29

1.1.2 Bezpieczeństwo ................................................................................................................................. 30

1.2 Wymaganie niefunkcjonalne ............................................................................................................ 30

1.2.1 Opis środowiska teleinformatycznego Zamawiającego ................................................................... 30

Strona 2 z 34

1.2.2 Wymagania szczegółowe .................................................................................................................. 31

1.2.3 Wymagania techniczne ..................................................................................................................... 31

1.2.4 Architektura systemu ........................................................................................................................ 32

VII. Wymagania w zakresie formuły realizacyjnej .................................................................................... 32

1.1 Warunki zakończenia i akceptacji ..................................................................................................... 33

VIII. Wymagania dotyczące dokumentacji ................................................................................................ 33

1.2 Powykonawczej ................................................................................................................................. 33

1.3 Eksploatacyjnej ................................................................................................................................. 34

1.4 Podręcznik użytkownika ................................................................................................................... 34

Strona 3 z 34

I. Wprowadzenie

1. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie, zainstalowanie, uruchomienie i

wdrożenie systemu informatycznego zapewniającego współpracę mieszkańców Gminy

Grodzisk Mazowiecki z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku

Mazowieckim zgodnie z poniższym opisem przedmiotu zamówienia.

2. Celem przedsięwzięcia jest zbudowanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego systemu

elektronicznego zapewniającego mieszkańcom Gminy Grodzisk Mazowiecki/ kontrahentom

Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim dostęp do jak

najszerszego zakresu usług publicznych, informacji publicznej, umożliwiający pełną interakcję z

Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. czyli umożliwiający załatwienie danej sprawy na

odległość przy jednoczesnym rozbudowaniu istniejących funkcjonalności w obszarze

geoinformacji.

3. Zamawiane rozwiązanie, poza cechami wymienionymi w pkt. 1 i 2, musi charakteryzować

zgodność z dokumentami strategicznymi Unii Europejskiej oraz naszego kraju zarówno na

szczeblu centralnym, regionalnym i lokalnym. W szczególności cel niniejszego projektu musi

być zbieżny z celem Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Mazowieckiego

na lata 2014-2020 -Oś priorytetowa 2 Wzrost e-potencjału Mazowsza, Działanie 2.1 E-usługi,

Poddziałanie 2.1.1 E- usługi dla Mazowsza.

4. Przedmiot zamówienia dodatkowo musi zostać zintegrowany z posiadanymi przez ZWIK

systemami informatycznymi oraz dawać w przyszłości możliwość rozwijania i integracji

stworzonego rozwiązania.

5. Przedmiot zamówienie w szczególności ma być wdrażany zgodnie z wymaganiami dotyczącymi

interoperacyjności wynikającymi m.in. z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012

r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów

publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla

systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526).

6. Dodatkowo zastosowanie będą miały zapisy Ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o infrastrukturze

informacji przestrzennej (Dz. U. Nr 76, poz. 489 z późn. zm.).

7. Przedmiot zamówienia ma być zgodny ze standardami WCAG 2.0 dla osób niepełnosprawnych.

8. Odbiór końcowy przedmiotu zamówienia w nieprzekraczalnym terminie – 31/12/2017

II. Przyjęta terminologia i skróty

ZWIK – Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim

EBOK – Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta

EOD – Elektroniczny Obiegu Dokumentów

GIS – System Informacji Geograficznej ARCGIS serwer wer10.0

System XXX – zespół rozwiązań programistycznych, modułów wraz z interfejsami wymiany danych

oraz innymi niewymienionymi elementami oprogramowania jakie zostanie wykonane w ramach i

niniejszego przetargu

SB – System Bilingowy funkcjonujący w ZWIK

SF – System Finansowy funkcjonujący w ZWIK

Strona 4 z 34

błędy krytyczne (critical) – błędy uniemożliwiające całkowicie pracę systemu lub realizację

kluczowych funkcji systemu zdefiniowanych uprzednio w specyfikacji, powodujące utratę lub

niedostępności danych, wpływające na powstanie awarii w innych powiązanych systemach

poddanych uprzednio analizie a także naruszające uzgodnione między stronami zasady

bezpieczeństwa systemów informatycznych ZAMAWIAJĄCY, oraz uniemożliwiające zastosowanie

rozwiązania tymczasowego dla ich niwelacji

błędy znaczące (major) – błędy uniemożliwiające realizację ważnych funkcji systemu, uciążliwe dla

użytkowników, mimo istniejących rozwiązań tymczasowych pozwalających zniwelować skutki błędu,

również błędy wynikające z niespełnienia wymagań wydajnościowych, skutkujące nieprawidłowym

wyświetlaniem / drukowaniem danych, wymagające interwencji administratora systemu w celu

kontynuacji wykonywanych operacji

błędy nieznaczące (minor) – błędy uniemożliwiające realizację mniej istotnych funkcji systemu, nie

mające wpływu na wynik zasadniczych operacji, stanowiące pomniejsze utrudnienia dla

użytkowników, nie kwalifikujące się jako błąd krytyczny lub znaczący.

III. Opis funkcjonalny programu

1.1 Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (EBOK)

System umożliwiający Klientom ZWIK:

1. Dostęp po niepowtarzalnym loginie i haśle lub z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP

2. Klientowi złożenie wniosku

a. Generowanie i udostępnianie Klientom wstępnie uzupełnionych formularzy

(uzupełnionych danymi Klienta)

b. wniosek automatycznie wprowadzany do EOD

c. monitorowanie statusu złożonego wniosku

d. przeglądanie i drukowanie odpowiedzi na złożone wnioski (odpowiedzi na złożony

wniosek automatycznie przenoszone z EOD)

3. Klientowi wprowadzanie stanu wodomierza

a. stan wodomierza automatycznie przenoszony do SB

b. automatyczna weryfikacja poprawności wprowadzonego stanu wodomierza w oparciu o

historyczne średniodobowe zużycie dostępne w SB

c. automatyczne wystawienie faktury w SB

d. możliwość dokonania epłatności

4. Klientowi zgłaszanie reklamacji

a. reklamacja automatycznie wprowadzana do EOD

b. monitorowanie statusu złożonej reklamacji

c. przeglądanie i drukowanie odpowiedzi na złożone reklamacje (odpowiedzi na reklamacje

automatycznie przenoszone z EOD)

5. ZWIK badanie satysfakcji Klienta (ankieta) z możliwością raportowania informacji udzielanych

przez Klientów

6. Klientowi analizę historię odczytów, faktur

7. Klientowi oglądanie i drukowanie:

a. faktur wystawionych przez ZWIK w oparciu o dane z SB

b. dokonanych wpłat w oparciu o dane z SF

Strona 5 z 34

8. responsywny interfejs dostępowy web, tj. możliwość obsługi na ekranach różnych wymiarach.

9. informowanie Klientów przy pomocy sms o zaległościach w płatnościach w oparciu o dane z SF

z raportem otrzymania, z możliwością odpowiedzi

10. w panelu EBOK widoczna historia komunikacji sms

11. interfejs dla niepełnosprawnych WCAG 2.0.

1.2 Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)

Elektroniczny Obieg Dokumentów musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją,

sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach załatwienia sprawy

oraz zapewniać komunikację między ZWIK i jego klientami z wykorzystaniem ePUAP oraz BlP. System

EOD powinien tworzyć centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism

przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, itp. System

powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz ZWIK oraz pomiędzy ZWIK a jego

otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie,

ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych.

System Będzie:

1. posiadał intuicyjny interfejs, czytelnie prezentował poszczególne etapy obiegu dokumentów,

2. zapewniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji

wytworzonej w ZWIK,

3. Zapewni kontrolę wersji dokumentów

4. zapewniał ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą danych.

5. posiadał możliwość zdefiniowania struktury podległości służbowej oraz wielu niezależnych od

niej struktur funkcjonalnych powoływanych w celu np. realizacji projektów,

6. umożliwiał rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej do

Zamawiającego wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie, oznaczanie kodem

kreskowym,

7. zapewniał zgodność z procedurami Zamawiającego,

8. umożliwiał wielostronicowe skanowanie dokumentów również z poziomu aplikacji oraz

rejestrowanie ich formy elektronicznej,

9. umożliwiał rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej Zamawiającego,

10. posiadał wewnętrzną bazę danych adresów nadawców i odbiorców korespondencji,

11. posiadał możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji z możliwością

niezależnego kierowania dokumentów,

12. rejestrował każdą wykonaną czynność związaną z dokumentem, w postaci historii zmian, z

możliwością szybkiego podglądu,

13. posiadał możliwość automatycznego i ręcznego nadawania terminów realizacji spraw,

14. zapewniał jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdą ze spraw,

15. zapewniał wersjonowanie danych, powinna istnieć możliwość odtworzenia stanu (wersji)

dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument w systemie zmienił stan (wersję),

16. umożliwiał kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów

realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach;

17. umożliwiał przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego

prowadzenia,

Strona 6 z 34

18. umożliwiał zdefiniowanie i prowadzenie rejestrów wszystkich typów dokumentów z zakresu

działalności ZWIK zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi tych dokumentów (np.

ewidencja uchwał itd.),

19. był wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie

dokumenty, sprawy, adresy i osoby,

20. cechował się rozbudowanym modułem bezpieczeństwa zarządzającym dostępem

użytkowników zarówno do odpowiednich typów dokumentów, jak i do funkcjonalności

systemu,

21. wyposażony w komunikator pozwalający na wymianę wiadomości tekstowych zarówno między

użytkownikami systemu, jak i przekazywanie użytkownikowi komunikatów przez system;

22. wyposażony w mechanizmy dokonujące automatycznego eksportu wybranych danych do

Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych.

Interfejs zapewnia dostęp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do

publikowania w BlP. System informuje o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o

sprawach w BlP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów. Zamówienie przewiduje integrację z

BlP Zamawiającego lub dostarczenie własnego BlP Wykonawcy z bezpłatnym przeniesieniem

danych z użytkowanego systemu BlP Zamawiającego.

Zarządzanie sprawami

1. obsługa listy spraw

2. łączenie dokumentów w sprawy,

3. dostęp do spraw w toku i ocena stopnia ich realizacji,

4. koordynacja zadań realizowanych przez kilka komórek organizacyjnych,

5. tworzenie spraw potencjalnych,

6. definiowanie szablonów sygnatur spraw,

7. automatyczne generowanie sygnatur,

8. tworzenie powiązań pomiędzy sprawami,

9. funkcja zakończenia i wznowienia obsługi sprawy,

10. rejestrowanie historii zmian danych sprawy,

11. generowanie zestawień statystycznych, zestawień pozwalających na retrospektywną analizę

działalności instytucji,

12. archiwizowanie spraw zakończonych,

13. prezentacja czasu pozostałego do terminu załatwienia sprawy, sytuacji przeterminowania na

liście spraw,

14. cykliczne powiadamianie pracowników o sprawach, które uległy lub mogą ulec

przeterminowaniu,

15. zastrzeganie dokumentów, korespondencji w sprawie,

16. eksport danych (metadane sprawy i dokumentów w sprawie + pliki),

17. wiązanie sprawy z innymi sprawami poprzez zdefiniowane związki

18. Zarządzanie dokumentami

19. przechowywanie dokumentów w dowolnych formach prezentacyjnych takich jak obraz, tekst,

audio, video

20. skanowanie dokumentów jedno i wielostronicowych,

21. edycja obrazu skanowanego dokumentu — możliwość wykorzystania szerokiej gamy operacji

na obrazach graficznych, np: skalowanie, obrót, nanoszenie notatek, ukrywanie części obrazu,

Strona 7 z 34

22. wiązanie dokumentów ze sprawą,

23. definiowanie szablonów sygnatur dokumentów,

24. automatyczne generowanie sygnatur,

25. wiązanie dokumentu z innymi dokumentami poprzez zdefiniowane związki,

26. wiązanie dokumentu z innymi dokumentami,

27. podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym,

28. wersje dokumentów,

29. blokada użycia nieaktualnej wersji dokumentu,

30. szybkie wyszukiwanie dokumentów przy wykorzystaniu wielopoziomowej struktury kryteriów

(wyszukiwanie po atrybutach dokumentów, słowach kluczowych) oraz po treści dokumentów,

31. eksport i import danych (metadane dokumentów + pliki)

Zarządzanie korespondencją

1. obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej

2. obsługa korespondencji wewnętrznej w zakresie przekazania jej do wskazanego wykonawcy

(grupy): wiadomości, załatwienia, opiniowania, zatwierdzenia,

3. możliwość automatycznej dystrybucji korespondencji do odpowiednich komórek

organizacyjnych oraz osób,

4. wysyłanie korespondencji wychodzącej do akceptacji (zatwierdzenia) z opcją aprobowania

przez wyznaczonych wykonawców,

5. obsługa rejestru głównego korespondencji w sekretariacie na ul. Cegielnianej i na Oczyszczalni

ścieków

6. rejestrację korespondencji w sprawie,

7. definiowanie szablonów sygnatur korespondencji,

8. automatyczne generowanie sygnatur,

9. grupowanie dokumentów wchodzących w skład korespondencji (dokument wiodący

korespondencji wraz z dokumentami będącymi załącznikami korespondencji),

10. rejestrację korespondencji w wielu sprawach,

11. dekretację korespondencji,

12. automatyczną dekretację korespondencji na podstawie przypisania użytkowników jako

referentów wiodących i współpracujących do danej tematyki, którego dotyczy korespondencja,

13. jednoczesną pracę wielu komórek organizacyjnych nad daną sprawą zainicjowaną przez

korespondencję,

14. anulowanie korespondencji wychodzącej,

15. wznowienie obsługi korespondencji wchodzącej,

16. wielostopniowe, wieloetapowe zatwierdzanie korespondencji wychodzącej,

17. wysyłanie korespondencji pocztą elektroniczną,

18. wysyłanie korespondencji w postaci faksu,

19. wysyłanie korespondencji pomiędzy jednostkami ZWIK w ramach struktury organizacyjnej,

20. wykorzystanie podpisu cyfrowego do podpisywania korespondencji,

21. wiązanie korespondencji z innymi korespondencjami poprzez zdefiniowane związki

22. Obsługa powiadomień o pewnych zdarzeniach w systemie, np. nadejściu nowej korespondencji

w sprawie, wypracowaniu decyzji, opóźnieniach w realizacji spraw, procesów itd.

23. definiowanie szablonów powiadomień,

24. informowanie o nowych powiadomieniach,

Strona 8 z 34

25. eskalacja powiadomień — powiadamianie kolejnej osoby w hierarchii służbowej,

26. możliwość wysyłania powiadomień przy wykorzystaniu poczty elektronicznej,

27. wysyłanie komunikatów do użytkowników systemu.

28. Wyszukiwanie informacji

29. wyszukiwanie po atrybutach dokumentów, korespondencji, spraw, podformularzy i innych

danych gromadzonych w repozytorium w części produkcyjnej i archiwalnej,

30. wyszukiwanie pełnotekstowe po opisie i treści dokumentów (dokumenty MS i Office oraz Open

Office, dokumenty HTML) oraz po innych danych składowanych w repozytorium w części

produkcyjnej i archiwalnej,

31. nawigowanie po drzewach kategoryzacji,

Zarządzanie rejestrami

1. definiowanie rejestrów dokumentów i korespondencji,

2. ręczne lub automatyczne dodawanie dokumentów i korespondencji do rejestrów,

3. możliwość tworzenia i druku korespondencji seryjnej na podstawie danych z rejestru

4. automatyczna numeracja dokumentów w rejestrze z możliwością narastającej numeracji

oddzielnie w każdym roku kalendarzowym.

Obsługa raportowania

1. tworzenie raportów przez użytkowników w oparciu o strukturę repozytorium,

2. udostępnianie raportów określonym użytkownikom,

3. tworzenie raportów sumarycznych,

4. tworzenie raportów w postaci wykresów,

5. eksport wygenerowanych raportów do dokumentów w różnych formatach (xml, pdf, doc, txt),

Zgodność z ustawą o ochronie danych osobowych

1. przechowywanie daty utworzenia danych (podmiotu), daty ostatniej modyfikacji oraz osoby,

która utworzyła/ostatnio modyfikowała - historia wersji,

2. przechowywanie informacji o źródle danych osobowych (od kogo uzyskano dane adresowe),

3. przechowywanie logu operacji na danych (typ operacji: dodanie, modyfikacja, usunięcie,

udostępnienie; data operacji, wykonawca, stan danych przed operacją, po operacji — wersje),

4. raporty z logu operacji — wydruk udostępnień, wydruk operacji,

5. udostępnianie danych osobowych — wybór danych, które zostaną udostępnione, powód

udostępnienia, wykonawca, kiedy, komu,

1.2.1 Proces obsługi przychodzącej korespondencji zewnętrznej

1. Obsługa funkcji skanowania dokumentów

2. Wyświetlanie zeskanowanych dokumentów.

3. Wyszukiwanie i lokalizacja w Systemie dokumentów papierowych (oryginałów) przy

wykorzystaniu kodów kreskowych naniesionych na dokument.

4. Rejestracja oraz nadawanie unikalnego oznaczenia/kodu dokumentu.

5. Rejestracja dokumentu oraz jego oznaczenie/kod musi uwzględniać dokumenty przewodnie

oraz dołączone do niego załączniki.

Strona 9 z 34

6. Drukowanie oznaczeń/kodów dokumentów na dokumencie lub/oraz etykiet z

oznaczeniami/kodami dokumentów wraz z etykietami dla załączników do dokumentów

przewodnich.

7. Funkcja prezentacji lub wyświetlania danych związanych z dokumentem, tj. w szczególności:

nazwa nadawcy, rodzaj sprawy, wyszukiwanie kontekstowe, data rejestracji pisma, nr pisma

nadawcy, nazwisko i imię autora dokumentu, nr umowy, nr zamówienia itd.

8. Wyszukiwanie użytkownika prowadzącego sprawę.

9. Dekretacja dokumentu do użytkownika prowadzącego sprawę, komórki organizacyjnej ZWIK

właściwej do realizacji sprawy.

10. Tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej.

11. Tworzenie potwierdzeń odbioru korespondencji dla Poczty Polskiej S.A.

12. Rejestracja nowej sprawy na podstawie przyjętego dokumentu.

13. Rejestrowanie kolejnego dokumentu w sprawie będącej w procedowaniu.

14. Weryfikacja autentyczności podpisu elektronicznego nadawcy.

15. Ustalanie i monitorowanie terminów realizacji spraw.

16. Współpraca z systemem ePUAP.

17. Wyznaczanie bieżącej ścieżki procedowania i przekazywania dokumentów w wersji:

a. wyłącznie elektronicznej,

b. elektronicznej oraz papierowej równocześnie.

18. Realizacja zdefiniowanej ścieżki obiegu dokumentu w ZWIK:

a. wyłącznie dokument elektroniczny,

b. dokument elektroniczny oraz papierowy równocześnie.

19. Możliwość nadania uprawnień dla wskazanych użytkowników odpowiedzialnych za rejestrację

korespondencji w Systemie oraz wstępną dekretację.

20. Możliwość rejestracji dokumentu przychodzącego, takiego, jak np.: faks. email, poza Kancelarią

przez użytkowników posiadających niezbędne uprawnienia.

21. Zapewnienie gromadzenia wiedzy o danej sprawie lub piśmie w toku jego postępowania, w

szczególności:

a. statusy pisma i sprawy,

b. komentarze, uwagi,

c. dekretacje wraz z komentarzami.

22. Możliwość skanowania dokumentów na stacji roboczej bezpośrednio z poziomu aplikacji

(interfejsu) użytkownika oraz ich zapis w formacie PDF lub tiff i dołączenie do sprawy.

23. Możliwość wydruku potwierdzenia przyjęcia korespondencji ze wskazaniem na numer

pisma/sprawy lub na unikalny identyfikator nadawany dokumentowi podczas rejestracji w

przypadku braku numeru pisma/sprawy.

24. Przesłanie informacji o piśmie/sprawie lub innym zdarzeniu osobie lub grupie osób

zainteresowanych włącznie z nadaniem określonych uprawnień do dokumentu (odczyt, edycja,

opiniowanie).

25. Oznakowanie/wyróżnienie pism, które nie zostały jeszcze skierowane do dekretacji.

26. Możliwość przekazania dokumentu (dekretacji) do:

a. sekretariatów,

b. osób dekretujących,

c. osób zajmujących się bezpośrednio procedowaniem danej sprawy

Strona 10 z 34

1.2.2 proces korespondencji wychodzącej

1. Wyszukiwanie dokumentu na podstawie skanu kodu kreskowego, nadawcy

2. Obsługa systemu wydruku dokumentów.

3. Generowanie i wydruk kopert, w tym w szczególności:

a. adresów,

b. potwierdzenia odbioru,

c. oznaczenia rodzajów korespondencji (np. polecony wraz z kodem kreskowym, priorytet).

4. Automatyczna rejestracja dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną z podpisem

elektronicznym.

5. Rejestracja korespondencji wychodzącej w formie papierowej i elektronicznej.

6. Tworzenie zestawień korespondencji poleconej, zwykłej, w formatach wymaganych przez

Pocztę Polską S.A.

7. Wydruk dokumentów w trybie korespondencji seryjnej z wykorzystaniem danych

teleadresowych zgromadzonych w EOD.

8. Wydruk książki pocztowej na podstawie informacji zawartych w pismach przeznaczonych do

wysłania.

9. Powiadomienie referenta sprawy o wysłaniu pisma.

10. System musi umożliwiać wysyłkę dokumentów w formie elektronicznej podpisanych podpisem

kwalifikowanym za pośrednictwem platformy ePUAP.

11. Przy wysyłce dokumentów System musi umożliwiać drukowanie etykiet oraz nadruków na

zwrotki i koperty w formatach co najmniej: C4, C5, C6.

12. System musi umożliwiać rejestrowanie oraz powiązanie z odpowiednim dokumentem

potwierdzenia dostarczenie pisma adresatowi (tzw. zwrotka).

13. System musi umożliwiać ustawienia przez pracownika, w jaki sposób chce skierować

korespondencję do adresata i przekazać ją do Kancelarii w celu wysłania.

14. System musi umożliwiać definiowanie adresatów przesyłek. W szczególności System musi

umożliwić wybór adresatów określonego typu ( wewnętrzny, zewnętrzny, ESP, fax, e-mail,

etc.).

15. System musi umożliwić wybór adresata z bazy interesantów lub dodanie nowego adresata.

16. System musi umożliwić określenie parametrów przesyłki (w tym, m.in.: forma przesyłki, rodzaj

z potwierdzeniem odbioru, czy za pobraniem, rodzaj priorytetu, czy poste restante, sposoby

obsłużenia, sposoby postępowania z przesyłką parametry i gabaryty przesyłki). Wybór

parametrów tam gdzie to możliwe powinien odbywać się z list zesłownikowanych (listy

słownikowe powinny podlegać edycji).

17. System powinien umożliwić dokonywanie wysyłek w dwóch trybach – za pośrednictwem

Kancelarii wysyłkowej oraz samodzielnie przez referentów.

18. System musi umożliwiać dokonywanie wysyłki przez referentów w postaci elektronicznej

(email, faks) bezpośrednio z Systemu.

19. Wysyłka dokumentów przez Kancelarię wychodzącą powinna wspierać agregację przesyłek do

jednego adresata.

20. System musi zawierać wsparcie dokonywania nadruków na kopertach popularnych formatów

oraz zwrotkach, co najmniej krajowych i zagranicznych.

21. System musi zawierać umożliwiać dokonywania nadruków kodów kreskowych na zwrotkach.

Strona 11 z 34

22. W przypadku wysyłek wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) System musi

umożliwić wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym z ZPO lub numerze sprawy oraz

odnotowanie faktu doręczenia, bądź nie doręczenia przesyłki.

23. System musi umożliwiać eksport dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, co

najmniej do formatów: XLS, PDF, CSV, HTML.

1.2.3 proces zarządzania dokumentami, korespondencją, umowami,.

1. Przyjęcia dokumentów (korespondencji przychodzącej i wychodzącej, uchwał, umów,

zarządzeń itp.), poprzez:

2. rejestrację w Systemie,

3. oznakowanie oryginału dokumentu kodem, np. kreskowym,

4. skanowanie: koperty, pisma przewodniego, całości lub części załączników, dokumentów

(umów, uchwał, zarządzeń itp.)

5. zarządzanie pocztą.

6. archiwizowanie.

7. Skanowania dokumentów, z możliwością pracy w trybie skanowania wielu dokumentów w serii

i przypisywania ich do rejestrowanych w Systemie dokumentów, jako załączniki, folder

elektroniczny, plik dokumentów.

8. Obsługi skanerów.

9. Skanowania dwustronnego z podajnika, ponownego skanowania wybranych stron, zapisu

dokumentu o definiowanej jakości skanów oraz natychmiastową wizualizację i kontrolę

operatorską jakości skanów wraz z możliwością powtórnego skanowania i zamiany stron

nieprawidłowo obrazowanych w module skanującym.

10. Przygotowania dokumentów / Uchwał / umów / przygotowania pism wychodzących /

przekazywania i wprowadzania poprawek wnoszonych przez innych uczestników procedury,

np.: przełożonych.

11. Akceptacji i zatwierdzania dokumentów elektronicznych.

12. Przekazywania uwag dotyczących sprawy i przygotowanego dokumentu.

13. Powiadamiania użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu nowych dokumentów i

poleceń.

14. Wydruku ostatecznej wersji dokumentu w celu podpisania i opieczętowania go przez osobę

upoważniona do tej czynności.

15. Tworzenia listy osób, uprawnionych do dostępu do dokumentu/sprawy opatrzonej

odpowiednią kategorią dokumentu. Dla każdego użytkownika musi być możliwość

definiowania praw do odczytu i edycji, automatycznie dopisywanych do uprawnień

dokumentu, który dana osoba, dla której został stworzony profil, utworzyła lub otrzymała w

wyniku dekretacji.

16. System musi posiadać predefiniowane raporty dotyczące korespondencji przychodzącej,

wychodzącej, dokumentów, pism i spraw, w tym:

17. wydruk dziennika pism, które w określonym dniu, przedziale czasu, wpłynęły do określonej

komórki organizacyjnej - wysłano z określonej komórki organizacyjnej,

1.2.4 Pocztowa książka Nadawcza,

1. liczba załatwionych spraw w jednostkach organizacyjnych,

Strona 12 z 34

2. ilość przydzielonych zadaniami w jednostce organizacyjnej,

3. raport terminowości wykonywania przez pracowników zleconych im zadań,

4. książka adresowa,

5. spis spraw,

6. zestawienie czasu przetwarzania sprawy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych oraz

czasu przetwarzania jednakowego typu sprawy w danej jednostce.

7. Powiazania dokumentów z innymi dokumentami, sprawami, instytucjami, osobami. Istotne

powiązania, muszą być wyświetlane wprost na ekranie.

8. Opisanie dokumentów za pomocą metryki zawierającej najważniejsze informacje (np. dane

teleadresowe) o danym dokumencie w przypadku formularzy elektronicznych odpowiednie

pola powinny być wypełnione automatycznie.

9. Metryka korespondencji przychodzącej musi posiadać co najmniej takie pola jak:

a. data na dokumencie,

b. data wpływu (podpowiadana przez System, z możliwością jej modyfikacji dla

uprawnionych użytkowników),

c. typ dokumentu,

d. sposób dostarczenia (osobiście, poczta, mailem, faksem);

e. nadawca/ odbiorca,

f. opis korespondencji ( streszczenie pisma),

g. nr zawarty na piśmie,

h. opis załączników pozostających w formie papierowej,

i. lista załączników.

10. Przypisanie nadawcy bądź adresata z bazy interesantów.

11. Rejestrowanie dokumentu potwierdzającego dostarczenie pisma/umowy/dokumentów itp.

adresatowi (tzw. zwrotka).

12. Drukowanie potwierdzenia przyjęcia dokumentów od interesanta (odpowiednik pieczęci

wpływu przybijanej na kopii dokumentu dla interesanta) zawierającego datę wpływu pisma,

numer pod którym zostało zarejestrowane we właściwym rejestrze, dane interesanta, dane

komórki która zarejestrowała pismo, temat pisma, oraz dane dodatkowe: numer kodu

kreskowego identyfikujący dokument i umożliwiający sprawdzenie stanu załatwienia swojej

sprawy przez interesanta.

13. Anulowanie korespondencji wychodzącej.

1.2.5 Proces zakupowy

1. Wprowadzenie wniosku o przeprowadzenie postępowania/zlecenie zakupu do systemu w

formie elektronicznej. – oddzielnie zamówienia ( z listy produktów) – zapotrzebowanie podlega

akceptacji (lub nie) , wystawiane zamówienie, parowanie faktur zakupowych z zamówieniem

2. Weryfikacja szacowanych kosztów w odniesieniu do planów budżetowych/inwestycyjnych.

3. Procesowanie wniosku o przeprowadzenie postępowania/zlecenia zakupu: przesyłanie do

akceptacji na kilku poziomach w tym do Controlingu, cofanie do weryfikacji/ modyfikacji.

a. Zlecenia zakupu będą automatycznie weryfikowane pod kontem zgodności z budżetem

(muszą zawierać planowaną kwotę, numer konta i MPK, planowany termin płatności).

b. Budżety działów będą tworzone w excelu i wgrywane do systemu albo wpisywane

bezpośrednio w systemie i potem konsolidowane w budżet całej organizacji.

Strona 13 z 34

c. Dodatkowo trzeba zrobić input danych, takich jak: plan inwestycyjny, plan zaciągnięcia,

spłat oraz umorzenia pożyczek (dane mogą być wprowadzane bezpośrednio do systemu

lub z pliku excel).

d. Automatycznie wygenerują się planowane (w ujęciu miesięcznym):

e. Bilans (plan inwestycyjny – środki trwałe, trzeba określić niektóre parametry np. rotacje

należności, zapasów)

f. Rachunek zysków i strat ( dane z budżetów, planu sprzedaży, koszty finansowe – z planu

pożyczek)

g. Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych

h. Rachunek zysków i strat do poziomu wyniku z podstawowej działalności operacyjnej w

podziale na działalności prowadzone przez Spółkę (podział na koszty bezpośrednie i

pośrednie oraz koszty rodzajowe)

i. Co miesiąc powinny generować się raporty

j. Plan- wykonanie miesięcznie i narastająco

k. Estymacja wykonania na rok (zakładając, że w RZiS miesiące które się zakończyły są

brane z wykonania a planowane z planu a w bilansie i cash flow następuje aktualizacja

kolejnych miesięcy)

l. Bilans (trzeba określić niektóre parametry np. rotacje należności, zapasów)

m. Rachunek zysków i strat

n. Rachunek zysków i strat do poziomu wyniku z podstawowej działalności operacyjnej w

podziale na działalności prowadzone przez Spółkę

o. Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych (co miesiąc powinna generować się

aktualizacja w oparci o zobowiązania, które już są w księgach, zobowiązania wynikające

ze zleceń zakupu i z kosztów planowanych)

p. przychody w podziale na główne grupy odbiorców

q. koszty w podziale na działy (w podziale na mpk i na koszty rodzajowe)

r. zestawienie dokumentów księgowych, zaksięgowanych na poszczególne działy (opis

dokumentu, JO, okres, kwota, kontrahent, konto rodzajowe).

4. Możliwość dołączania do wniosku o przeprowadzenie postępowania/zlecenia zakupu

załączników.

5. Możliwość tworzenia rejestrów wniosków o przeprowadzenie postępowania/zleceń zakupu.

6. Automatyczna publikacja w wybranym portalu aukcyjnym, w Biuletynie Informacji Publicznej,

na wybranych portalach ogłoszeniowych, na wybranych portalach branżowych.

7. Obsługa procesu zadawania pytań i odpowiedzi, przekazywanie dokumentacji, ofert oraz

wyboru wykonawcy poprzez interfejs www.

8. Integracja rozwiązania zakupowego z systemem obiegu dokumentów, z pocztą elektroniczną

oraz faxem.

9. Archiwizacja dokumentacji związanej z procesem zakupu.

10. Integracja z systemem zarządzania umowami

1.2.6 Proces obsługi dokumentów sprzedażowych

1. Możliwość wprowadzania, procesowanie /zatwierdzanie i przekazywanie dalej przez kolejne

szczeble/, zamówień wewnętrznych oraz zewnętrznych (za pośrednictwem EOD)

2. Wprowadzanie, rejestrowanie, procesowanie faktur i efaktur (przesyłanie dokumentów

sprzedażowych do EBOK)

Strona 14 z 34

3. Wszystkie rozrachunki, w szczególności Noty odsetkowe i wezwania do zapłaty widoczne w

EBOK

4. Obsługa procesu windykacji w szczególności pozasądowej – pisma o zamknięciu, wezwania,

podpięcie pdf sądowych

5. Archiwizacja dokumentacji wraz z parametryzacją długości okresu przechowywania

dokumentów. – wymaganie ogólne

6. Współpraca z SF

1.2.7 Proces obsługi dokumentów zakupowych

1. Procesowanie/ zatwierdzanie zamówień wewnętrznych oraz zewnętrznych dot. zakupów od

podmiotów zewnętrznych.

2. Wprowadzanie, rejestrowanie, procesowanie /zatwierdzanie i przekazywanie dalej przez

kolejne szczeble/ zamówień , faktur i e-faktur, zewnętrznych not odsetkowych, decyzji,

rachunków, oświadczeń/ - w powiązaniu z SF.

3. Archiwizacja dokumentacji wraz z parametryzacją długości okresu przechowywania

dokumentów /standardowo 7 lat z możliwością rozszerzania dla wybranych dokumentów/. –

założenia ogólne

1.3 Dostęp do Geo informacji (GIS)

1. Moduł do importu danych wektorowych z formatów zewnętrznych (dxf, dwg, itp.) do

wprowadzania dokumentacji projektowej.

2. Połącznie z bazą danych o klientach oraz punktach sieci zawartą w SB

3. Model matematyczny/ hydrauliczny sieci wodociągowej w oparci o mapy GIS

a. Mapa sieci z miejscem włączenia przyłączy

b. Zaznaczone miejsce planowanych prac- wyłączeń

c. Naniesione miejsca awarii

d. Punkty do płukania sieci

e. Punkty opomiarowania sieci

4. Moduł skanujący umożliwiający podpięcie dokumentacji techniczno-prawnej do odpowiednich

fragmentów sieci na mapie GIS

5. Udostępnienie map GIS, wraz z informacjami dodatkowymi, schematami, statystykami

6. Zróżnicowany zakres dostępu w zależności od potrzeb użytkownika (klienci, projektanci,

wykonawcy, straży pożarnej)

7. Wersja uproszczona, schematyczna, z powiększoną czcionką dla osób niedowidzących,

starszych

8. Możliwość przygotowania wydruku fragmentu mapy, eksport do pdf

9. Uzyskanie informacji o możliwości przyłączenia do sieci w danym punkcie wskazanym na mapie

10. Wstępna automatyczna odpowiedź w oparciu o mapę i model sieci

11. Uzyskanie informacji o realizowanych inwestycjach na wybranym obszarze

12. Projekt inwestycji widoczny na mapie na osobnej warstwie tematycznej

a. Informacja o terminie, możliwościach przyłączenia

b. Uzyskanie informacji o planowanych inwestycjach na wybranym obszarze

c. Proponowana trasa widoczna na mapie na osobnej warstwie tematycznej

Strona 15 z 34

d. Możliwość zaznaczenia zainteresowania poszerzeniem inwestycji poprzez zaznaczenie

działki na mapie i wypełnienie formularza

e. Możliwość zadeklarowania chęci przyłączenia za pośrednictwem formularza

połączonego z mapą

f. Możliwość zaznaczenia/zgłoszenia zapotrzebowania na inwestycję w swoim rejonie

analogicznie jak w przypadku poszerzenia inwestycji

g. Automatyczna rejestracja zainteresowania na danym obszarze, statystyka zapytań.

13. Moduł dla projektantów i wykonawców dostępny po zalogowaniu

a. Obustronna wymiana informacji, dokumentów z pracownikami ZWiK, również w wersji

graficznej na mapie GIS – do weryfikacji z Jurkiem

b. Dostęp do załączonej dokumentacji

c. Możliwość uzyskania wstępnych informacji o parametrach sieci z modelu.

14. Możliwość nanoszenia awarii (przez pracownika ZWIK) w wybranym punkcie mapy lub

wprowadzenie zdjęcia z geolokalizacją

15. Określenie obszaru na którym wystąpią utrudnienia w oparcie o model sieci

16. Wyświetlenie miejsca awarii na mapie wraz z informacją o przewidywanym czasie naprawy

17. Prezentacja informacji o planowanych pracach remontowych, możliwym spadku ciśnienia,

innych utrudnieniach

18. Wykorzystanie zdjęć z goelokalizacją do wprowadzania informacji na mapę

19. Określenie obszaru na którym wystąpią utrudnienia oraz ich skali w oparcie o model sieci

20. raportowanie tabelaryczne danych zgromadzonych na mapach GIS

21. archiwizacja dokumentacji powykonawczej i projektowej w formie zdygitalizowanej i w formie

skanów w formacie pdf

22. możliwość drukowania fragmentów map, raportów przedstawiających dane zdygitalizowane,

skanów

Zgłaszanie awarii za pomocą mediów elektronicznych

1. Informacja trafia do dyspozytora – alarm dźwiękowy

2. Obsługa procesu rejestracji i realizacji (dokumentacja działań) naprawy w EOD

3. Łączenie wielu zgłoszeń w jedną awarię

4. Integracja z SF (koszty naprawy) – rozbicie na kontach

5. Integracja z GIS (lokalizacja i elementy sieci)

6. Możliwość załączania plików w różnych formatach (np. zdjęć)

7. Integracja z Modelem hydraulicznym sieci wodociągowej (graficzna prezentacja na mapie

obszaru zagrożonego awarią)

8. Informacja zwrotna do klienta za pomocą mediów elektronicznych – sms, mail

9. Możliwość raportowania przeprowadzonych awarii (koszty, czas, rodzaje …)

1.4 Archiwum zakładowe

1. System musi umożliwiać przygotowanie i kategoryzację dokumentów/spraw w celu utworzenia Centralnego Archiwum Elektronicznego.

2. System musi umożliwiać określenie klasy archiwalnej dla rejestrowanego dokumentu/sprawy.

3. System musi umożliwiać tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

Strona 16 z 34

4. System musi zapewnić wsparcie procesu udostępniania w wersji elektronicznej wcześniej zarchiwizowanych dokumentów w formie papierowej.

5. System musi umożliwiać tworzenie spisu dokumentów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do Archiwum Państwowego.

6. System musi zapewniać zgodność formatu metadanych eksportowanych dokumentów ze standardem tzw. „paczki archiwalnej” opracowanym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów

Państwowych,

IV. Zakres zamówienia

1. Opracowanie Planu projektu;

2. Przeprowadzenie Analizy Przedwstępnej/ biznesowej zamawianego rozwiązania

3. Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej;

4. Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu;

5. Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i uruchomienie Oprogramowania

SYSTEMU XXX;

6. Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów

7. Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z uwzględnieniem przygotowania

Dokumentacji szkoleniowej;

8. Opracowanie Dokumentacji powykonawczej;

9. Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji;

10. Świadczenie usług Gwarancyjnych;

11. Świadczenie usług developerskich, analitycznych, wdrożeniowych w ramach obsługi

Serwisowej

V. Wymagania w zakresie etapów i zadań w zakresie

realizacji przedmiotu zamówienia

Realizacja przedmiotu zamówienia podzielona została na następujące etapy:

Etap 1 - Wytworzenie Systemu XXX;

Etap 2 – Świadczenie usług gwarancyjnych.

Etap 3 – Świadczenie usług Bezpłatnej obsługi serwisowej.

1.5 Etap 1 - Wytworzenie Systemu XXX

Świadczenia przewidziane do realizacji w Etapie 1 - Wytworzenie Systemu XXX pogrupowane zostały

w ramach następujących zadań:

Zadanie 1 - Opracowanie Planu projektu;

Zadanie 2 - Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej;

Zadanie 3 – Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu w infrastrukturze

Zamawiającego;

Zadanie 4 - Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i uruchomienie

Oprogramowania SYSTEMU XXX

Strona 17 z 34

Zadanie 5 - Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów

Zadanie 6 - Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z uwzględnieniem

przygotowania Dokumentacji szkoleniowej;

Zadanie 7 - Opracowanie Dokumentacji powykonawczej;

Zadanie 8 - Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji;

1.5.1 Zadanie 1 - Opracowanie Planu projektu.

Plan projektu powinien przedstawiać kluczowe informacje zarządcze istotne dla sprawnego

wykonania przedmiotu zamówienia. Plan projektu powinien zostać opracowany z uwzględnieniem

powszechnie przyjętych metodyk zarządzania projektami (np. PRINCE 2 lub PMI), w szczególności

powinien zawierać następujące elementy:

1. Struktura wykonywanych zadań, m.in. z uwzględnieniem podziału na produkty, które

Wykonawca przedstawi do odbioru Zamawiającemu;

2. Przedstawienie sekwencji implementacji poszczególnych składników rozwiązań

odzwierciedlających logikę realizacji przedmiotu zamówienia;

3. Schemat oraz opis struktury organizacyjnej projektu wraz z podaniem zakresu obowiązków dla

poszczególnych ról w projekcie;

4. Harmonogram realizacji zadań, w szczególności uwzględniający wskazanie terminów

wymagających zaangażowania pracowników Zamawiającego (np. uzgodnienia, odbiory,

szkolenia, etc.) jak również wskazania terminów alokacji posiadanych przez Zamawiającego

składników systemów informatycznych do działań dotyczących realizacji przedmiotu

zamówienia;

5. Plan komunikacji, z uwzględnieniem w szczególności danych kontaktowych (zarówno po

stronie Wykonawcy jak i Zamawiającego) dotyczących świadczenia obsługi serwisowej oraz

Gwarancji jakości.

6. Wykonawca przygotowując Plan projektu zobowiązany będzie do zapoznania się z

uwarunkowaniami organizacyjnymi i wykonawczymi występującymi po stronie Zamawiającego

mającymi wpływ na realizację przedmiotu zamówienia a następnie uwzględni je w Planie

projektu. Na wniosek Wykonawcy, Zamawiający - w zakresie niezbędnym do realizacji

przedmiotu zamówienia - przedstawi uwarunkowania organizacyjne i wykonawcze

występujące po jego stronie.

7. Po dokonaniu odbioru Planu projektu przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie

do realizacji świadczeń również z uwzględnieniem postanowień zawartych w tym planie.

8. Plan projektu powinien zostać napisany w języku polskim oraz zapisany w postaci

elektronicznej w jednym z wymienionych formatów: PDF, RTF, DOC (DOCX), ODF

(umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści dokumentu) i przekazany

Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych (np. pendrive, płyta CD lub

DVD).

9. Dla Planu projektu Wykonawca zapewni przeniesienie na Zamawiającego – zgodnie z Umową -

autorskich praw majątkowych.

1.5.2 Zadanie 2 - Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej;

Dokumentację analityczno-projektową tworzyć będą następujące dokumenty składowe:

1. Zestawienie wymagań szczegółowych;

Strona 18 z 34

W Zestawieniu wymagań Wykonawca powinien zawrzeć wymagania Zamawiającego przedstawione

w punkcie Wymagania funkcjonalne wraz z uzgodnieniami wykonawczymi z Zamawiającym

dotyczącymi sposobu ich spełnienia przez projektowane rozwiązania.

2. Model przypadków użycia;

Model przypadków użycia powinien przedstawiać graficzną reprezentację (wraz z opisem)

przypadków użycia, aktorów oraz związków między nimi, występujących w dziedzinie

przedmiotowej objętej przedmiotem zamówienia. Zakres opracowania Modelu przypadków

użycia powinien obejmować wymagania funkcjonalne przedstawione w punkcie Wymagania

funkcjonalne. Model ten powinien zostać przygotowany z uwzględnieniem specyfikacji OMG

UML 2.x i powinien m.in. zawierać:

a. Zestawienie aktorów, w tym podział użytkowników na grupy z przypisaniem ról oraz

uprawnień;

b. Hierarchię przypadków użycia wraz z ich szczegółowym opisem (m.in. zawierającym

dane wejściowe i wyjściowe, informacje sterujące, scenariusze działań, aktorów);

c. Mapowanie przypadków użycia na wymagania (tj. wskazanie, które wymagania są

realizowane w ramach poszczególnych przypadków użycia);

d. Określenie kluczowych funkcji Systemu XXX.

3. Projekt techniczny;

Projekt techniczny powinien zawierać:

a. Architekturę logiczną dostarczanego rozwiązania opisującą podsystemy/moduły

wchodzące w skład rozwiązania, relacje między nimi oraz wewnętrzną budowę

poszczególnych podsystemów/modułów;

b. Szczegółowy opis interfejsów między podsystemami/modułami dostarczanego

rozwiązania oraz interfejsów do systemów zewnętrznych, w szczególności opis

powinien zawierać omówienie zakresów oraz sposoby komunikacji;

c. Przedstawienie wykorzystywanych struktur baz danych (w tym np. diagramy ERD,

podział bazy na schematy, określenie partycjonowania obiektów, określenie indeksów

dla tabel, definicje sposobu i stopnia zrównoleglenia przetwarzania obiektów, etc.);

d. Przedstawienie schematu rozmieszczenia składników Oprogramowania w

Infrastrukturze sprzętowo-systemowej.

4. Szablony prezentacji.

Dokument Szablony prezentacji powinien opisywać graficzny kształt elementów interfejsu

użytkownika dla formularzy ekranowych oraz style formatów prezentowanych danych

(drukowanych lub publikowanych w formie elektronicznej np. w Internecie)

5. Dokumentacja analityczno-projektowa powinna zostać napisana w języku polskim oraz

udokumentowana w postaci elektronicznej w jednym z wymienionych formatów: PDF, RTF,

DOC (DOCX), ODF (umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści dokumentu) i

przekazana Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych (np. pendrive,

płyta CD lub DVD).

6. Dla Dokumentacji analityczno-projektowej Wykonawca zapewni przeniesienie na

Zamawiającego – zgodnie z Umową - autorskich praw majątkowych.

Strona 19 z 34

1.5.3 Zadanie 3 – Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu w

infrastrukturze Zamawiającego

1. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca określi i poda szczegółowe wymagania techniczne

jakie powinien spełniać sprzęt na którym działać ma rozwiązanie realizowane w ramach

Zamówienia

2. Wykonawca dostarczy sprzęt do siedziby zamawiającego

3. Wykonawca dokona montażu oraz konfiguracji sprzętu w infrastrukturze Zamawiającego

zgodnie z ustaleniami szczegółowymi z Zamawiającym

4. Wszelkie prace Wykonawcy odbywać się będą pod nadzorem Zamawiającego

5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wszelkich informacji dotyczących sposoby i

formy konfiguracji sprzętu jakich zażąda Zamawiający

6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełną dokumentację techniczną w oparciu o którą

realizowane będą prace konfiguracyjne i instalacyjne

1.5.4 Zadanie 4 - Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i

uruchomienie Oprogramowania SYSTEMU XXX

1. System XXX zapewni spełnienie wymagań określonych w punkcie Wymagania Funkcjonalne

oraz powinien być zgodny z odebraną przez Zamawiającego Dokumentacją analityczno-

projektową.

2. W ramach wytworzenia i dostarczenia Systemu XXX Wykonawca przekaże Zamawiającemu, na

nośniku danych elektronicznych (np. pendrive, płyta CD lub DVD), - tzn. Pakiet instalacyjny

(zawierający w szczególności kod źródłowy programów komputerowych, pliki konfiguracyjne,

etc.) - umożliwiającym zainstalowanie i uruchomienie Systemu XXX Wykonawcy w

Infrastrukturze sprzętowo-systemowo-narzędziowej Zamawiającego.

3. Dla wytworzonego Systemu XXX, Wykonawca zapewni udzielenie licencji.

4. Zainstaluje, skonfiguruje i uruchomi System XXX oraz zainstaluje Dane testowe we wskazanej

w Planie testów Infrastrukturze sprzętowo-systemowo-narzędziowej Zamawiającego;

5. Wdroży, skonfiguruje do używania poniższe procesy biznesowe w ramach zamawianych

modułów,

6. Przeprowadzi z udziałem Zamawiającego, zgodnie z Planem testów, testy określone w

Specyfikacji przypadków i scenariuszy testowych

1.5.5 Zadanie 5 - Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów

Opracowana przez Wykonawcę Dokumentacja testów powinna zawierać następujące dokumenty

składowe:

1. Specyfikacja przypadków i scenariuszy testowych;

2. Specyfikacja danych testowych;

3. Plan testów;

4. Raport z testów.

5. Dokumentacja testów powinna dokumentować w szczególności potwierdzenie, że System XXX

spełnia cechy określone w punkcie Wymaganie Funkcjonalne oraz, że jest zgodne z odebraną

przez Zamawiającego Dokumentacją analityczno-projektową.

6. Specyfikacja przypadków i scenariuszy testowych powinna obejmować:

a. Listę przypadków i scenariuszy testowych;

Strona 20 z 34

b. Opis przypadków i scenariuszy testowych – uwzględniający w szczególności dla każdego

przypadku testowego:

Wskazanie identyfikatora przypadku testowego;

Przedstawienie kroków testu;

Wskazanie danych wejściowych oraz spodziewanego wyniku;

Określenie sposobu weryfikacji zgodności otrzymanych wyników testu z oczekiwanymi;

Wskazanie przypadków testowych w przypadku, których brak otrzymanych wyniku

testu z oczekiwanymi skutkować będzie zgłoszeniem Zastrzeżenia istotnego.

7. Specyfikacja danych testowych powinna przedstawiać podstawowe informacje opisujące dane

wykorzystywane do testów (np. lista zbiorów danych wykorzystywanych do testów oraz

podstawowe informacje dot. treści danych).

8. O ile nie zostanie z Zamawiającym uzgodnione inaczej, Wykonawca przygotuje Dane testowe.

Dane te zostaną przygotowane zgodnie ze Specyfikacją danych testowych i wykorzystane do

przeprowadzania testów określonych w Specyfikacji przypadków i scenariuszy testowych.

9. Plan testów powinien zawierać następujące elementy:

a. Wskazanie obszarów tematycznych i zakresu testów;

b. Wskazanie zasobów potrzebnych do przeprowadzenia testów;

c. Określenie zadań, organizacji i harmonogramu testów;

d. Wzór Raportu z testów.

10. Plan testów powinien przewidzieć możliwość przeprowadzenia dwóch iteracji testów (tzn.

powtórnego przeprowadzenia testów) oraz możliwość zgłoszenia uwag przez Zamawiającego

po pierwszej iteracji testów oraz uzgodnienia tych uwag i uwzględnienia w Dokumentacji

testów oraz odpowiednio zaktualizowanym Pakiecie instalacyjnym dla Systemu XXX. Uwagi o

których mowa w poprzednim zadaniu polegać będą na przedstawieniu zidentyfikowanych

niezgodności (o ile takie będą występować) testowanych rozwiązań Wykonawcy z zakresem

przedmiotu zamówienia.

11. Wyniki testów, o których mowa powyżej, udokumentowane zostaną w Raporcie z testów -

dokumencie przygotowanym wspólnie przez Wykonawcę i Zamawiającego – tzn.

przedstawiającym rezultaty wykonanych testów wskazanych w Specyfikacji przypadków i

scenariuszy testowych.

12. Po pozytywnym zakończeniu testów Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu

Dokumentację powykonawczą.

13. Testy zostaną zakończone wynikiem pozytywnym, jeśli w trakcie ich trwania nie zostaną

zidentyfikowane Zastrzeżenia istotne. Zidentyfikowane w trakcie testów Zastrzeżenia

drugorzędne, po uzgodnieniu przez Koordynatorów Umowy lub osoby przez nich wskazane,

zostaną usunięte przez Wykonawcę w uzgodnionych terminach

1.5.6 Zadanie 6 - Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z

uwzględnieniem przygotowania Dokumentacji szkoleniowej;

1. Przeprowadzenie szkoleń dla następujących grup osób:

a. Użytkowników rozwiązania EBOK;

b. Użytkowników rozwiązania EOD;

c. Użytkowników rozwiązania GIS;

d. Administratorów systemu XXX

Strona 21 z 34

2. W ramach Przygotowania szkoleń Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:

a. Przygotowania Dokumentacji szkoleniowej;

b. Przekazania Zamawiającemu Dokumentacji szkoleniowej.

c. Dostarczenie przygotowanego sprzętu do przeprowadzenia szkoleń wraz z

zapewnieniem wsparcia obsługi na okres szkoleń.

3. Na potrzeby szkoleń dla użytkowników Zamawiający udostępni salą szkoleniową, w siedzibie

Zamawiającego

4. Dokumentacja szkoleniowa powinna zawierać następujące elementy:

a. Plan szkoleń;

b. Dokumentację szkoleniową użytkowników;

c. Dokumentację szkoleniową administratorów;

5. W pierwszej kolejności Wykonawca uzgodni z Zamawiającym Plan szkoleń a następnie

opracuje pozostałe składniki Dokumentacji szkoleniowej.

6. Plan szkoleń powinien przedstawiać w szczególności takie zagadnienia jak:

a. Zakres tematyczny szkoleń (tzw. Program szkoleń);

b. Formę przeprowadzenia szkolenia (np. wykład, warsztat, proporcja czasu

poświęcanego w trakcie szkolenia na wykłady i zajęcia praktyczne/warsztatowe);

c. Przewidywany profil oraz liczbę uczestników szkoleń;

d. Harmonogram realizacji szkoleń.

7. Plan szkoleń powinien zostać przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego w terminie do

14 dni od daty zakończenia Zadania nr 1. Zaakceptowany Plan szkoleń może być modyfikowany

- po uzgodnieniu przez Koordynatorów Umowy.

8. Materiały szkoleniowe powinny odpowiednio obejmować minimalne zakresy tematyczne

szkoleń. Do opracowania Materiałów szkoleniowych Wykonawca może w szczególności

wykorzystać: Dokumentację analityczno-projektową, Dokumentację testów, Dane testowe,

Dokumentację powykonawczą.

9. Dokumentacja szkoleniowa powinna zostać napisana w języku polskim oraz udokumentowana

w postaci elektronicznej w jednym z wymienionych formatów: PDF, RTF, DOC (DOCX), PPT

(PPTX), ODF (umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści dokumentu) i

przekazana Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych (np. pendrive,

płyta CD lub DVD). Dla Dokumentacji szkoleniowej Wykonawca zapewni przeniesienie na

Zamawiającego - autorskich praw majątkowych

10. Szkolenia dla użytkowników powinny zapewnić przekazanie wiedzy niezbędnej do tego, by

uczestnicy szkolenia byli w stanie samodzielnie korzystać z funkcji użytkowych dostarczonych i

wykonanych przez Wykonawcę rozwiązań - w szczególności na podstawie Dokumentacji

szkoleniowej, Dokumentacji powykonawczej (tj. Dokumentacja użytkownika) – jak również

uwzględniać poniższe postanowienia:

a. Szkolenia odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego.

b. Liczba uczestników sesji nie będzie przekraczać 10 osób.

c. Sesja szkoleniowe będą nie krótsze niż 1 Dzień roboczy (min. 6 godzin zegarowych).

d. Szkolenia zostaną przeprowadzone w formie wykładu i warsztatu.

11. Szkolenia dla administratorów powinny zapewnić przekazanie wiedzy niezbędnej do tego, by

uczestnicy szkolenia byli w stanie samodzielnie administrować dostarczonymi i wykonanymi

przez Wykonawcę rozwiązaniami - w szczególności na podstawie Dokumentacji szkoleniowej,

Strona 22 z 34

Dokumentacji powykonawczej oraz Dokumentacji Oprogramowania narzędziowego

Wykonawcy – jak również uwzględniać poniższe postanowienia:

a. Minimalny zakres tematyczny szkolenia:

i. zarządzanie dokumentami, wersjonowanie, archiwizacja

ii. Zarządzanie procesami, tworzenie, edycja, modyfikacje

iii. Zarządzanie eArchiwum

b. W ramach Przeprowadzenia szkoleń Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności

do:

i. Zapewnienia instruktorów szkolących (z uwzględnieniem zapewnienia ich

dojazdu, wyżywieniem i zakwaterowaniem w miejscu prowadzenia

szkolenia);

ii. Zapewnienia obsługi rozwiązań teleinformatycznych przygotowanych przez

Wykonawcę na potrzeby szkoleń;

iii. Przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego osób z uwzględnieniem

Planu szkoleń, jak również Planu projektu.

12. Wykonawca zobowiązany jest powielić, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników każdego

szkolenia wzór Arkusza Oceny Szkolenia i przedłożyć go do wypełnienia uczestnikowi na koniec

każdej sesji szkolenia. Na podstawie wypełnionych Arkuszy Oceny Szkolenia Wykonawca

przygotuje zestawienie zbiorcze przedstawiające w szczególności wartości średnie ocen

zawartych w wypełnianych przez uczestników arkuszach, obrazujące postrzegany przez

uczestników stopień atrakcyjności przebiegu szkoleń, ich skuteczność oraz użyteczność.

13. Wszyscy uczestnicy, obecni na szkoleniu w pełnym wymiarze zajęć, otrzymają zaświadczenia

potwierdzające ukończenie szkolenia.

14. W terminie do 3 Dni roboczych od dnia zakończenia każdej sesji szkolenia, Wykonawca

przekaże Zamawiającemu listę obecności uczestników na danej sesji, zestawienie wydanych

zaświadczeń, wypełnione przez uczestników Arkusze AIOS wraz z zestawieniem zbiorczym W

przypadku negatywnej oceny sesji szkolenia (tj. średnia z Oceny trenerów na zestawieniu

zbiorczym będzie 2 lub poniżej 2), Wykonawca może zostać wezwany do podniesienia jakości

wykonywanych szkoleń jak również do powtórnego przeprowadzenia danej sesji szkolenia, bez

prawa do dodatkowego wynagrodzenia, dochowując określonego w Harmonogramie terminu

realizacji przedmiotu zamówienia. Powtórne wykonanie sesji szkolenia będzie wymagało

aktualizacji przez Wykonawcę Planu szkoleń i uzgodnienia go z Zamawiającym.

1.5.7 Zadanie 7 - Opracowanie Dokumentacji powykonawczej;

1.5.8 Zadanie 8 - Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji;

1.6 Etap 2 – Świadczenie usług gwarancyjnych

1.6.1 Zakres oraz okres świadczenia usług gwarancyjnych

1. okres świadczenia usług gwarancyjnych – 24 miesiące

1.6.1.1 Obsługa zgłoszeń

1. W okresie świadczenia usług gwarancyjnych Zamawiający będzie powiadamiał Wykonawcę o

przypadkach zakwalifikowanych jako Błędy lub Usterki (tzw. Zgłoszenia).

Strona 23 z 34

2. Zgłoszenia dokonywane będą w formie faksu (na numer faksu wskazany przez Wykonawcę) lub

za pomocą poczty elektronicznej (na adres wskazany przez Wykonawcę) lub portalu

internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń. Zamawiający dopuszcza możliwość

uzgodnienia z Wykonawcą innego kanału dokonywania Zgłoszeń niż te wskazane w

poprzednim zdaniu, w szczególności - jako działanie uzupełniające do przesłania Zgłoszenia -

przewiduje się możliwość przekazania przez Zamawiającego informacji o zgłoszeniu drogą

telefoniczną.

3. Wykonawca potwierdzi otrzymanie Zgłoszenia, tą samą drogą, którą zostało dokonane

Zgłoszenie, w terminach określonych w tabelach Czas reakcji.

4. Zgłoszenia Błędów będą zawierały, co najmniej następujące informacje:

a. Opis Błędu;

b. Kategoryzacje Błędu (krytyczny/znaczący/nieznaczący)

c. Czas, lokalizację komputera (lub komputerów), gdzie stwierdzono wystąpienie Błędu/

Usterki;

d. Opis czynności, których wykonywanie doprowadziło do wystąpienia Błędu/ Usterki;

e. Dane kontaktowe osoby, która może udzielić bliższych informacji o Błędzie/ Usterce.

5. Obsługa Zgłoszeń odbywać się będzie w Dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach

od 7:30 do 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

6. Za moment dokonania Zgłoszenia przez Zamawiającego przyjmuje się:

a. Czas otrzymania przez Wykonawcę Zgłoszenia, jeśli Wykonawca otrzyma zgłoszenie w

Dniu roboczym, w godzinach 7:30 - 15:30;

b. Godzinę 7:30 następnego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę

Zgłoszenia w Dniu roboczym po godzinie 15:30;

c. Godzinę 7:30 najbliższego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę

Zgłoszenia w dniu niebędącym Dniem roboczym.

7. W tabelach Terminy usunięcia Błędów i Usterek przedstawione zostały wymagane Czasy reakcji

Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia

8. W uzasadnionych przypadkach, terminy usunięcia Błędów mogą podlegać wstrzymaniu. O

wstrzymaniu terminu usunięcia Błędu decyduje Koordynator Umowy po stronie

Zamawiającego na pisemny wniosek Koordynatora Wykonawcy, zawierający co najmniej

informację uzasadnienie konieczności wstrzymania terminu usunięcia Błędu (lub Usterki).

9. Do przedstawiania Zgłoszeń uprawniony jest Koordynatora Umowy Zamawiającego jak również

wskazani przez niego na piśmie Administratorzy Systemu XXX. Koordynator Umowy

Zamawiającego wskaże osoby uprawnione do przedstawiania Zgłoszeń w terminie 10 Dni

roboczych od daty zawarcia Umowy.

10. Dane kontaktowe (np. numery faksów, adresy poczty elektronicznej, numery telefonów oraz

ew. inne) potrzebne do obsługi Zgłoszeń - Zamawiający i Wykonawca przekażą sobie

wzajemnie za pośrednictwem Koordynatorów Umowy, w terminie 10 Dni roboczych od daty

zawarcia Umowy.

11. Informacje o osobach uprawnionych do przedstawiania Zgłoszeń oraz dane kontaktowe

zostaną uwzględnione przez Wykonawcę w Planie projektu.

1.6.1.2 Naprawianie Błędów

1. Wykonawca będzie usuwał zgłaszane przez Zamawiającego Błędy w terminach określonych w

tabeli Czasy Reakcji Wykonawcy na dokonane zgłoszenia

Strona 24 z 34

2. Usunięcie Błędu oznacza dostarczenie i zastosowanie/ zainstalowanie/ skonfigurowanie u

Zamawiającego (tj. do jednej z osób uprawnianych do przedstawiania Zgłoszeń) korekty Błędu,

która po zastosowaniu prowadzi do wyeliminowania Błędu.

3. Terminy usunięcia Błędów ulegają wydłużeniu o okres braku dostępu dla Wykonawcy do

Infrastruktury sprzętowo-systemowo-narzędziowej lub braku prawidłowego działania tej

infrastruktury lub innych składników środowiska teleinformatycznego Zamawiającego

potrzebnych dla prawidłowego funkcjonowania Systemu XXX (np. zasilenie energetyczne, sieć

LAN, etc.) - o ile ma to wpływ na czas diagnozowania oraz naprawy Błędu (tj. dostarczania

korekty Błędu).

4. Korektą Błędu może być:

a. Modyfikacja lub uzupełnienie Oprogramowania dedykowanego, która po uruchomieniu

prowadzi do wyeliminowania Błędu;

b. Procedura automatycznego, półautomatycznego lub ręcznego obejścia Błędu

umożliwiająca poprawną realizację funkcjonalności Systemu XXX.

5. W przypadku, gdy będzie to miało zastosowanie, po usunięciu Błędu, Wykonawca zaktualizuje

Dokumentację dedykowaną Wykonawcy, w terminie uzgodnionym przez Koordynatorów

Umowy.

1.6.1.3 Tabele czasów

Czasy reakcji Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia oraz Terminy usunięcia Błędów i Usterek. – okres

gwarancyjny

Moduł EBOK

Czas reakcji Termin usunięcia

Błąd krytyczny 1 godzina robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

6 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

16 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

48 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Moduł EOD

Czas reakcji Termin usunięcia

Błąd krytyczny 2 godziny robocze od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

12 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Strona 25 z 34

Czas reakcji Termin usunięcia

Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

32 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

72 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

1.7 Etap 3 - Obsługa serwisowa

1.7.1 Zakres oraz okres świadczenia usług obsługi serwisowej

1. Bezpłatna obsługa serwisowa świadczona będzie od chwili wdrożenie Systemu XXX przez okres

24 miesięcy

2. Bezpłatna obsługa serwisowa polegać będzie na:

a. Udzielaniu pomocy użytkownikom wewnętrznym Systemu XXX dotyczącej obsługi,

konfiguracji, optymalizacji i administracji posiadanych przez Zamawiającego składników

Systemu XXX;

b. Udzielaniu pomocy użytkownikom wewnętrznym Systemu XXX związanej z bieżącą

obsługą systemu;

c. Udzielaniu pomocy użytkownikom wewnętrznym Systemu XXX w diagnozowaniu

problemów dotyczących Systemu XXX;

d. Wykonywaniu lub udzielaniu wsparcia w wykonaniu instalacji przez Administratorów

Systemu XXX poprawek dla rozwiązań dostarczonych i wykonanych przez Wykonawcę w

ramach realizacji przedmiotu zamówienia.

e. stałym monitoringu zmian prawnych oraz audycie nad Systemem XXX, tj. zapewnienie

przez Wykonawcę zgodności funkcji Oprogramowania z obowiązującymi przepisami

prawa polskiego dotyczącymi tych funkcji; audyt obejmuje zgodność z przepisami o

randze co najmniej rozporządzenia, w rozumieniu art. 87 ust. 1 Konstytucji RP z dnia 2

kwietnia 1997 roku.

f. Przygotowywaniu i wdrażaniu Upgrade’ów w zakresie objętym audytem nad Systemem

XXX Wykonawca rozpocznie prace mające na celu przygotowanie Upgrade’u nie później

niż w dniu opublikowania odpowiednich przepisów, w tym wykonawczych, i wykona je w

takim terminie, aby termin instalacji Upgrade’u Systemu XXX pozwalał na jego

zastosowanie zgodnie z terminem wejścia w życie zmienionych lub nowych przepisów (w

przypadku, gdyby termin opublikowania przepisów wykonawczych nie pozwalał na

przygotowanie Upgrade’u w tym terminie, strony uzgodnią inny termin wprowadzenia

zmian z uwzględnieniem możliwości realizacji w jak najkrótszym czasie).

g. prowadzeniu prac informatycznych mających na celu usprawnianie funkcji Systemu XXX

z uwzględnieniem sugestii Zamawiającego oraz w oparciu o zgłoszenia Zamawiającego.

h. Obsłudze zgłoszeń i naprawianiu błędów – w oparciu o zgłoszenia po zakończeniu okresu

gwarancyjnego.

3. Bezpłatna obsługa serwisowa w zakresie konsultacji, udzielania pomocy może być świadczona

np. telefonicznie, za pośrednictwem e-mail, za pośrednictwem Portalu Internetowego w

formie dedykowanego systemu zgłoszeń lub w siedzibie Zamawiającego.

Strona 26 z 34

4. Bezpłatna obsługa serwisowa w zakresie wdrożeń, prac informatycznych może być

świadczona np. zdalnie z wykorzystaniem kanału VPN lub w siedzibie Zamawiającego. Przy

czym Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za jakość elementów sieci informatycznej nie

będących własnością Zamawiającego

5. Wykonawca świadczył będzie Asystę techniczną w wymiarze do 40 godzin pracy specjalistów

Wykonawcy w miesiącu (zwanego dalej „Limitem godzin”).

6. Limit godzin odnosić się będzie do wszystkich działań Wykonawcy związanych ze świadczeniem

Bezpłatnej obsługi serwisowej.

7. Bezpłatna obsługa serwisowa świadczona będzie w Dni robocze, w godzinach od 7:30 do 15:30.

8. Do zgłaszania zapotrzebowania na Asystę techniczną upoważniony jest Koordynator Umowy

Zamawiającego, albo osoby przez niego upoważnione.

9. Zapotrzebowania na Asystę techniczną mogą być zgłaszane telefonicznie lub za pośrednictwem

e-mail lub portalu internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń – stosowne dane

kontaktowe podane zostaną przez Wykonawcę w Planie projektu.

10. Wykonawca będzie miał prawo odmówić wykonania Bezpłatnej obsługi serwisowej o ile:

a. Zamawiający wyczerpał przysługujący Limit godzin;

b. Realizacja Bezpłatnej obsługi serwisowej we wnioskowanym zakresie spowodowałaby

przekroczenie przysługującego Zamawiającemu Limitu godzin.

11. Wykonawca prowadzić będzie rejestr godzin poświęcanych na świadczenie Bezpłatnej obsługi

serwisowej. W rejestrze tym zostanie przedstawione:

a. Tematy Bezpłatnej obsługi serwisowej;

b. Liczby godzin pracy specjalistów Wykonawcy poświęcone na obsługę poszczególnych

tematów.

12. W okresie świadczenia Bezpłatnej obsługi serwisowej, aktualny rejestr godzin poświęcanych na

świadczenie Bezpłatnej obsługi serwisowej przedstawiany będzie okresowo (tj. w odstępach

miesięcznych) Koordynatorowi Umowy Zamawiającego, za pośrednictwem poczty

elektronicznej.

13. Strony dopuszczają możliwość zmiany realizacji rozpoczętych działań w ramach Bezpłatnej

obsługi serwisowej w przypadku jednomyślnego uzgodnienia zmiany przez Koordynatorów

Umowy.

14. W ramach Bezpłatnej obsługi serwisowej po zakończeniu okresu gwarancyjnego Zamawiający

będzie powiadamiał Wykonawcę o przypadkach zakwalifikowanych jako Błędy (tzw.

Zgłoszenia)

1.7.2 Obsługa zgłoszeń

1. Zgłoszenia dokonywane będą w formie faksu (na numer faksu wskazany przez Wykonawcę) lub

za pomocą poczty elektronicznej (na adres wskazany przez Wykonawcę) lub portalu

internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń. Zamawiający dopuszcza możliwość

uzgodnienia z Wykonawcą innego kanału dokonywania Zgłoszeń niż te wskazane w

poprzednim zdaniu, w szczególności - jako działanie uzupełniające do przesłania Zgłoszenia -

przewiduje się możliwość przekazania przez Zamawiającego informacji o zgłoszeniu drogą

telefoniczną.

2. Wykonawca potwierdzi otrzymanie Zgłoszenia, tą samą drogą, którą zostało dokonane

Zgłoszenie, w terminach określonych w tabelach Czas reakcji.

3. Zgłoszenia Błędów będą zawierały, co najmniej następujące informacje:

Strona 27 z 34

a. Opis Błędu;

b. Kategoryzacje Błędu (krytyczny/znaczący/nieznaczący)

c. Czas, lokalizację komputera (lub komputerów), gdzie stwierdzono wystąpienie Błędu/

Usterki;

d. Opis czynności, których wykonywanie doprowadziło do wystąpienia Błędu/ Usterki;

e. Dane kontaktowe osoby, która może udzielić bliższych informacji o Błędzie/ Usterce.

4. Obsługa Zgłoszeń odbywać się będzie w Dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach

od 7:30 do 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

5. Za moment dokonania Zgłoszenia przez Zamawiającego przyjmuje się:

a. Czas otrzymania przez Wykonawcę Zgłoszenia, jeśli Wykonawca otrzyma zgłoszenie w

Dniu roboczym, w godzinach 7:30 - 15:30;

b. Godzinę 7:30 następnego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę

Zgłoszenia w Dniu roboczym po godzinie 15:30;

c. Godzinę 7:30 najbliższego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę

Zgłoszenia w dniu niebędącym Dniem roboczym.

6. Czasy reakcji Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia oraz Terminy usunięcia Błędów i Usterek

zgodnie z tabelą Czasów Reakcji Wykonawcy na dokonane zgłoszenia

7. W uzasadnionych przypadkach, terminy usunięcia Błędów, mogą podlegać wstrzymaniu. O

wstrzymaniu terminu usunięcia Błędu decyduje Koordynator Umowy po stronie

Zamawiającego na pisemny wniosek Koordynatora Wykonawcy, zawierający co najmniej

informację uzasadnienie konieczności wstrzymania terminu usunięcia Błędu (lub Usterki).

8. Do przedstawiania Zgłoszeń uprawniony jest Koordynatora Umowy Zamawiającego jak również

wskazani przez niego na piśmie Administratorzy Systemu XXX. Koordynatora Umowy

Zamawiającego wskaże osoby uprawnione do przedstawiania Zgłoszeń w terminie 10 Dni

roboczych od daty zawarcia Umowy.

9. Dane kontaktowe (np. numery faksów, adresy poczty elektronicznej, numery telefonów oraz

ew. inne) potrzebne do obsługi Zgłoszeń - Zamawiający i Wykonawca przekażą sobie

wzajemnie za pośrednictwem Koordynatorów Umowy, w terminie 10 Dni roboczych od daty

zawarcia Umowy.

10. Informacje o osobach uprawnionych do przedstawiania Zgłoszeń oraz dane kontaktowe

zostaną uwzględnione przez Wykonawcę w Planie projektu.

1.7.3 Naprawianie Błędów

1. Wykonawca będzie usuwał zgłaszane przez Zamawiającego Błędy w terminach określonych w

tabeli Czasy Reakcji Wykonawcy na dokonane zgłoszenia.

2. Usunięcie Błędu oznacza dostarczenie i zastosowanie/zainstalowanie/skonfigurowanie u

Zamawiającego (tj. do jednej z osób uprawnianych do przedstawiania Zgłoszeń) korekty Błędu,

która po zastosowaniu prowadzi do wyeliminowania Błędu.

3. Terminy usunięcia Błędów ulegają wydłużeniu o okres braku dostępu dla Wykonawcy do

Infrastruktury sprzętowo-systemowo-narzędziowej lub braku prawidłowego działania tej

infrastruktury lub innych składników środowiska teleinformatycznego Zamawiającego

potrzebnych dla prawidłowego funkcjonowania Systemu XXX (np. zasilenie energetyczne, sieć

LAN, etc.) - o ile ma to wpływ na czas diagnozowania oraz naprawy Błędu (tj. dostarczania

korekty Błędu).

4. Korektą Błędu może być:

Strona 28 z 34

a. Modyfikacja lub uzupełnienie Oprogramowania dedykowanego, która po uruchomieniu

prowadzi do wyeliminowania Błędu;

b. Procedura automatycznego, półautomatycznego lub ręcznego obejścia Błędu

umożliwiająca poprawną realizację funkcjonalności Systemu XXX.

5. W przypadku, gdy będzie to miało zastosowanie, po usunięciu Błędu, Wykonawca zaktualizuje

Dokumentacja dedykowana Wykonawcy, w terminie uzgodnionym przez Koordynatorów

Umowy.

1.7.4 Tabele czasów

Czasy reakcji Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia oraz Terminy usunięcia Błędów i Usterek. – okres

serwisowy

Moduł EBOK

Czas reakcji Termin usunięcia

Błąd krytyczny 1 godzina robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

6 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

16 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

48 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Moduł EOD

Czas reakcji Termin usunięcia

Błąd krytyczny 2 godziny robocze od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

12 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

32 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

72 godzin roboczych od

momentu otrzymania

Zgłoszenia

Strona 29 z 34

VI. Założenia i wymogi dotyczące Systemu XXX

1.1 Wymaganie ogólne

1. System musi być w pełni skonfigurowany od strony technicznej łączenie z wdrożeniem 4

procesów

2. System musi być nowoczesny i zgodny ze stosowanymi na dzień zawarcia umowy uznanymi na

rynku standardami technicznymi w zakresie dostarczanego sprzętu, oprogramowania, a także

przyjętych rozwiązań oraz gwarantujący Zamawiającemu możliwość jego dalszej rozbudowy i

unowocześniania.

3. System musi posiadać mechanizm słowników systemowych zapobiegających redundancji

danych.

4. Wykonawca zapewni zgodność Systemu XXX z obowiązującym prawem wg stanu na dzień

ostatecznego odbioru przedmiotu zamówienia.

5. System XXX umożliwi przyjmowanie dokumentów elektronicznych służących do załatwiania

spraw w formatach danych określonych w załącznikach nr 2 i 3 do Rozporządzenia Rady

Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,

minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej

oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

6. System XXX będzie realizowany w oparciu o metody projektowania zorientowane na

użytkownika;

7. korzystanie przez Użytkownika z elektronicznych usług publicznych będzie możliwe różnymi

kanałami dostępu, niezależnie od miejsca przebywania i wykorzystywanej technologii;

8. Wykonawca zaplanuje działania polegające na monitorowaniu usług pod kątem dostępności i

użyteczności graficznych interfejsów dla wszystkich interesariuszy, ciągłości działania i

powszechności wykorzystania.

9. Licencje udzielone w ramach realizacji Zamówienia udzielane będą na czas nie krótszy niż 10

lat. Licencje powinny uwzględniać środowisko testowe Systemu XXX

10. Rozliczalność w Systemie XXX będzie zapewniona co najmniej poprzez wiarygodne

dokumentowanie, w postaci elektronicznych zapisów, w dziennikach systemów (logach)

11. System XXX zapewni integrację z MS Office – możliwość inicjowania edycji dokumentu z

poziomu Systemu XXX, zapisanie dokumentu z poziomu Ms Office tworzyć powinno nową

wersje dokumentu.

1.1.1 Zarządzanie uprawnieniami

1. System XXX zapewni elastyczny i wielowarstwowy mechanizm zarządzania uprawnieniami

(budowanie ról, grup oraz poziomów uprawnień) oraz odwzorowanie (modyfikację z

zachowaniem historii zmian) struktury organizacyjnej z zachowaniem hierarchii podległości

elementów organizacji ZWIK – jednostek podległych, komórek organizacyjnych i stanowisk.

2. System XXX musi umożliwiać przyporządkowywanie użytkownika do wielu stanowisk (praca na

wielu stanowiskach).

3. System XXX musi posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników oraz pracę w

zastępstwie, przy czym w historii musi być widoczne, że w czasie zastępstwa czynności na

obiekcie wykonała osoba zastępująca wraz z jej wskazaniem.

Strona 30 z 34

4. System XXX zapewni możliwość graficznego projektowania i prezentowania hierarchii

zależności i uprawnień użytkowników w powiązaniu ze struktura organizacyjną ZWIK.

5. Wszystkie uprawnienia muszą być nadawane na poziomie użytkownika, roli oraz grupy

użytkowników.

6. System XXX musi zapewnić dziedziczenie uprawnień z: folderu nadrzędnego, rodzaju/szablonu

obiektu, użytkownika w Systemie

1.1.2 Bezpieczeństwo

1. System XXX musi zapewniać bezpieczeństwo komunikacji w pracy użytkownika z Systemem

(np. poprzez zastosowanie mechanizmów SSL).

2. System XXX musi cechować się wysoką wydajnością i dostępnością usług.

3. System XXX musi być otwarty i skalowalny, tzn. umożliwiać niegraniczona rozbudowę w celu

sprawnej jego adaptacji do istniejących ograniczeń infrastruktury technicznej i zmieniającej się

liczby użytkowników.

4. System XXX musi zapewniać ochronę zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi

zmianami.

5. System XXX musi używać mechanizmów zapisywania historii działań w celu logowania i

raportowania na poziomie obiektu i atrybutu.

6. System XXX musi umożliwiać wybór zdarzeń, które mają być rejestrowane w logach

systemowych, w szczególności, co najmniej, zdarzeń typu:

a. niepowodzenie logowania do systemu,

b. rodzaj operacji wykonywanych na dokumencie/obiekcie w repozytorium,

c. wszystkie operacje dodawania, edycji i usuwania treści/dokumentów publikowanych na

portalach (działania redakcyjne),

d. wszystkie zdarzenia dotyczące przebiegu procesu workflow,

e. szczegóły wszystkich uruchamianych zadań wsadowych.

7. System XXX musi wykorzystywać mechanizmy zachowania integralności danych.

8. System XXX musi wykorzystywać struktury danych (baz danych systemu) odporne na

uszkodzenia.

9. System XXX musi umożliwiać replikację bazy roboczej do bazy testowej dla celów

szkoleniowych oraz ze względu na bezpieczeństwo aktualizacji, wraz z mechanizmami

szyfrowania danych osobowych i wrażliwych

10. Rozwiązanie musi zapewniać całkowity brak możliwości dostępu do bazy danych przez

użytkowników aplikacyjnych z narzędzia innego niż System XXX

11. System XXX będzie umożliwiał logowanie do systemu za pomocą certyfikatu kwalifikowanego,

niekwalifikowanego, poprzez LDAP lub identyfikator i hasło.

1.2 Wymaganie niefunkcjonalne

1.2.1 Opis środowiska teleinformatycznego Zamawiającego

1. Sieć informatyczna 1Gb/s

2. Przełączniki sieciowe HP

3. Stacje klienckie: system operacyjny Windows 7 32/64, MS Office 2010/2013

Strona 31 z 34

4. Klient pocztowy: Thunderbird

5. GIS – ArcGIS Server 10.0 – obsługa serwisowa GiS-Logic Roman Smoliński

6. System bilingowy Kom-Media – obsługa serwisowa – firma Otago

7. System finansowy – Impuls Evo – obsługa serwisowa – firma Otago

1.2.2 Wymagania szczegółowe

1. System XXX musi być tak zaprojektowany, aby zapewniał możliwość definiowania i

Modelowania (również w formie graficznej) struktury organizacyjnej ZWIK. W przypadku zmian

organizacyjnych w ZWIK system powinien zapewniać możliwość łatwego zdefiniowania zmian i

ich automatyczną aktualizację w powiązanych strukturach (formularze, procedury)

2. System XXX umożliwiać będzie integrację z Ms Office oraz Thunderbirdem

3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu opis struktury zbioru danych zawierających dane

osobowe wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązań między nimi.

4. Zamawiający wyklucza system EOD, w którym konieczna jest instalacja komponentów

programu na stacjach roboczych użytkownika. Nie dotyczy to konfiguracji dostępu do serwera

– plik uruchamiający EOD.

5. Istotą realizacji przedmiotu zamówienia w części związanej z systemem GIS jest rozbudowa

posiadanego przez Zamawiającego Systemu GIS o nowe cechy,

6. Akceptowanym przez Zamawiającego sposobem realizacji przedmiotu zamówienia jest

wykorzystanie przez Wykonawcę składników rozwiązań informatycznych posiadanych przez

Zamawiającego i wykonanie lub dostarczanie jedynie brakujących elementów.

7. Wykonawca realizując przedmiot zamówienia powinien minimalizować wszelkie przestoje

systemów informatycznych Zamawiającego uniemożliwiające ich eksploatację produkcyjną.

8. Rozwiązania informatyczne udostępniane Wykonawcy, wchodzą w skład tzw. produkcyjnych

systemów informatycznych Zamawiającego. Zadania, w których potrzebne będzie

wykorzystanie przez Wykonawcę składników produkcyjnych systemów informatycznych

Zamawiającego wymagać będą wcześniejszego zaplanowania – w szczególności powinny zostać

odzwierciedlone w Planie projektu.

9. Działania Wykonawcy wymagające dostępu do produkcyjnych systemów informatycznych

Zamawiającego wykonywane będą w obecności lub za pośrednictwem pracowników

Zamawiającego zapewniających bieżącą obsługę techniczną i dbających o prawidłowość

funkcjonowania tych systemów.

10. Zadania wymagające bezpośredniego dostępu do danych Zamawiającego będą realizowane

przez jego pracowników. Wykonawcy udostępniane będą informacje opisujące dane

Zamawiającego – w zakresie potrzebnym do realizacji przedmiotu zamówienia.

11. Ilość użytkowników wewnętrznych Systemu XXX – około 100 osób

12. ilość użytkowników zewnętrznych jednoczesnych – około 10

13. dostępność Systemu XXX na poziomie 99,5% w skali roku

14. jednorazowy maksymalny brak dostępności Systemu XXX nie więcej niż 48 godzin

1.2.3 Wymagania techniczne

1. System XXX powinien być zbudowany w oparciu o architekturę trójwarstwową i zapewniać

odpowiednią skalowalność na minimum 5 lat eksploatacji, zakładając ok. 25000

przychodzących dokumentów rocznie i ok. 100 użytkowników.

Strona 32 z 34

2. Wielkość repozytorium, w którym przechowywane są dokumenty powinna być ograniczona

jedynie zasobami sprzętowymi serwera,

3. System XXX powinien być niezależny od systemu operacyjnego serwera (wymagane działanie

na serwerach z systemem Linuks),

4. System XXX powinien umożliwiać w pełni funkcjonalną pracę z wykorzystaniem przeglądarek

internetowych (wymagane poprawne działanie w IE 7 oraz Mozilla Firefox 3 lub nowszych).

Dopuszczalne jest zastosowanie dodatkowego oprogramowania obsługującego funkcje

skanowania, OCR, IM i zadania administracyjne.

1.2.4 Architektura systemu

1. Wszystkie interfejsy zapewniające komunikację między systemami/usługami, które powstaną

w ramach projektu, muszą posiadać logi audytowi umożliwiające pełną identyfikację procesu

transportu danych

2. Usługi wewnętrzne w sieci ZWiK

a. Usługi uruchamiane będą na nowych elementach infrastruktury, które zostaną

zakupione w ramach procesu ofertowego. Wymagania systemowe dotyczące

wspomnianych nowych elementów infrastruktury powinien zdefiniować wykonawca

Systemu/usługi

3. Usługi wystawione poza sieć ZWiK

a. Usługa uruchamiana na wydzielonym serwerze wystawionym poza sieć informatyczną

ZWiK. Usługa realizowana z wykorzystaniem „lokalnej bazy danych” synchronizowanej

okresowo z systemami centralnymi ZWiK

b. Komunikacja systemów wewnętrznych ZWiK z zewnętrzną usługą (lokalną bazą danych

systemu obsługującego usługę) inicjowana wyłącznie z systemów wewnętrznych.

c. Interfejsu zapewniające komunikację Systemu XXX z istniejącymi systemami

informatycznymi Zamawiającego muszą zostać oparte o:

rozwiązanie klasy szyna danych lub

rozwiązanie oparte o zestaw web serwisów lub

rozwiązanie oparte o pośrednią bazę

d. Wybór zastosowanej metody komunikacji należy do wykonawcy.

4. Do Wykonawcy należy również ustalenie szczegółów technicznych interfejsów wymiany

danych pomiędzy Systemem XXX a istniejącymi systemami Informatycznymi Zamawiającego.

Ustaleń tych Wykonawca powinien dokonać z firmą/firmami świadczącymi obsługę Serwisową

danej aplikacji u Zamawiającego

VII. Wymagania w zakresie formuły realizacyjnej

1. Zapewnienie przeniesienia autorskich praw majątkowych dla efektów prac Wykonawcy lub

zapewnienie udzielenia licencji dla przedmiotów dostaw Wykonawcy;

2. Świadczenie usług technicznej obsługi serwisowe;

3. Świadczenie usług gwarancyjnych.

4. Świadczenie usług developerskich, analitycznych, wdrożeniowych w ramach obsługi

Serwisowej

Strona 33 z 34

5. Wykonawca udziela gwarancji na poprawne i wydajne działanie systemu oraz bezpłatnego

wsparcia (pomoc techniczna i aktualizacje) w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia i

przekazania systemu do eksploatacji.

6. Wykonawca przygotuje procedury naprawcze na wypadek wystąpienia awarii poszczególnych

elementów systemu Sytemu XXX umożliwiające przywrócenie stanu systemu z chwili tuż przed

awarią lub innej w uzgodnieniu z Zamawiającym. Czas odtwarzania nie może trwać dłużej niż:

a. EOD – 24 godziny

b. EBOK – 24 godziny

c. GIS – 24 godziny

1.1 Warunki zakończenia i akceptacji

1. Faza testów akceptacyjnych rozpoczyna się w chwili dostarczenia przez Wykonawcę do

Zamawiającego Systemu XXX wraz z innymi zdefiniowanymi w Zakresie Zamówienia

elementami, w szczególności kodem źródłowym oraz z dokumentacją techniczną, użytkownika,

administratora Programu.

2. Zgodnie z harmonogramem Zamawiający sprawdzi funkcjonalności Programu.

3. Wykryte błędy Aplikacji w zależności od ich wagi kwalifikowane są do jednej z kategorii:

a. błędy krytyczne (critical)

b. błędy znaczące (major)

c. błędy nieznaczące (minor)–

4. Za kryterium wypełnienia warunków i uzyskania akceptacji przyjmuje się wynik testów w

którym ilość błędów nie przewyższa wartości:

a. dla błędów krytycznych (critical) – 0

b. dla błędów znaczących (major) – 0

c. dla błędów drobnych (minor) – maksymalnie 10 wraz z ustalonymi warunkami (koszty

oraz czas) naprawy błędów

d. bezusterkowe przejście testów bezpieczeństwa po wdrożeniu Systemu XXX

5. W przypadku niespełnienia kryteriów akceptacji zastosowanie mogą mieć odpowiednie zapisy

umowy dotyczące kar umownych, ponadto uzgadniany i wykonywany jest protokół akceptacji

warunkowej (Warunkowy Protokół Odbioru)

VIII. Wymagania dotyczące dokumentacji

1.2 Powykonawczej

1. Dokumentacja techniczna powinna zawierać:

a. Uaktualniony Projekt techniczny - tj. odzwierciedlający uzgodnione jego modyfikacje

dokonane w trakcie wytwarzania lub uruchamiania (w tym testowania) Systemu XXX;

b. Opis ról i uprawnień m.in. ze wskazaniem reguł podziału użytkowników na grupy;

c. Dokumentację szczegółową wytworzonych przez Wykonawcę interfejsów wymiany

danych pomiędzy modułami jak i pomiędzy Systemem XXX, a systemami źródłowymi

Zamawiającego wraz z opisem struktur informacji, zasadami zapisu logów audytowych;

2. Dokumentacja administratora powinna zawierać:

a. Instrukcję instalacji i konfiguracji poszczególnych elementów dostarczanego rozwiązania

(w tym w szczególności Oprogramowania dedykowanego Wykonawcy);

Strona 34 z 34

b. Zasady administrowania Systemu XXX, obejmujące zalecenia dotyczące zasad

monitorowania pracy Oprogramowania dedykowanego Wykonawcy, tworzenia kopii

bezpieczeństwa danych, odtwarzania z kopii bezpieczeństwa, monitorowania

pojemności, zarządzania uprawnieniami;

c. Procedurę archiwizacji i odtwarzania danych;

3. Dokumentacja użytkownika powinna zawierać opis funkcjonalności udostępnianych

użytkownikowi końcowemu (m.in. poprzez interfejs użytkownika).

4. Dokumentacja testów i Dokumentacja powykonawcza powinny zostać napisane w języku

polskim oraz udokumentowane w postaci elektronicznej w jednym z wymienionych formatów:

PDF, RTF, DOC (DOCX), ODF (umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści

dokumentu) i przekazane Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych

(np. pendrive, płyta CD lub DVD). Dopuszcza się, iż Dokumentacja techniczna lub

Dokumentacja administratora może zawierać fragmenty napisane w języku angielskim – w

przypadku zastosowania narzędzi udostepniających Administratorom XXX interfejs

wykorzystujący język angielski.

5. Dla Dokumentacji testów oraz Dokumentacji powykonawczej Wykonawca zapewni

przeniesienie na Zamawiającego - autorskich praw majątkowych (lub w szczególnych

przypadkach przewidzianych Umową - zapewni udzielenie licencji).

1.3 Eksploatacyjnej

Dokumentacja powinna zawierać wykaz oraz szczegółowy opis procedur jakie zaleca Wykonawca do

okresowej realizacji w czasie eksploatacji Systemu XXX. Opis procedur powinien być szczegółowy i

mieć formę instrukcji. Odbiór dokumentacji polegać będzie na realizacji opisanych czynności przez

pracownika Zamawiającego. Dokumentacja zostanie odebrana wyłącznie w przypadku poprawnej

realizacji czynności w oparciu o dokumentację

1.4 Podręcznik użytkownika

Podręcznik powinien zawierać szczegółowe opisy procesów jakie realizowane będą w danej aplikacji.

Każdy z podręczników będzie podległ osobnemu procesowi odbioru w ramach umowy