WdrażanieSYSTEMU

Jacek Jacek WĘGLARCZYKWĘGLARCZYK

Geneza wdrożenia

1. Chęć restrukturyzacji firmy 2. Chęć podporządkowania działań organizacji potrzebom klienta

3. Potrzeba spełnienia wymagań klientów lub partnerów

4. Zamierzenia marketingowe

5. Konieczność biznesowa

Z konsultantem … ?

PLUSY

• Szybkość wdrażania• Kompletność prac• Prawidłowa kolejność

działań• Dobre przygotowanie do

certyfikacji• Z reguły – dobra

podbudowa teoretyczna• Z reguły - brak

dodatkowych kosztów

MINUSY

• Koszty konsultingu• W fazie początkowej -

narzucona struktura• Minimalny zakres prac

wdrożeniowych• Konieczność ścisłego

dotrzymywania terminów

Etapowość

Zalecane jest prowadzenie wdrożenia w ramach etapów/ kontrola w trakcie, możliwość modyfikacji, nakazterminowości, zmniejszenie obciążenia pracowników /

Etapy :

I - Diagnoza stanu aktualnego, projektowanie systemu

II - Tworzenie struktury procesowej

III - Tworzenie i wdrożenie dokumentacji systemowej

IV - Weryfikacja i walidacja systemu

Certyfikacja

Etap I

• Diagnoza stanu aktualnego

/ audit 0, określenie miejsca startu, mocnych i słabych miejsc organizacji w kontekście wdrożenia /

• Projektowanie systemu

/ warsztaty dot. opracowania struktury procesowej firmy – identyfikacji procesów i stworzenia ich mapy /

• Szkolenie kadry

• Sprawy formalne

/ Harmonogram prac, Pełnomocnik, grupa robocza /

Etap II

• Tworzenie struktury procesowej

/ analiza i uzgodnienie mapy procesów, określenie właścicieli, przegląd istniejącej dokumentacji odnoszącej się do procesów i operacji /

• Opis zidentyfikowanych procesów

/ tworzenie algorytmów, celów, planów nadzoru – czyli procedur procesowych /

• Wstępna analiza integralności zewnętrznej i wewnętrznej systemu

Etap III

• Tworzenie dokumentacji systemowej

/ opracowanie struktury dokumentacji, opracowanie procedur systemowych, opracowanie Polityki oraz sprawdzenie integralności celów /

• Opracowanie Księgi Jakości

/ stworzenie i zatwierdzenie kompletu dokumentacji systemowej /

• Wdrożenie dokumentacji

/ przekazanie – w razie potrzeby wraz ze szkoleniem – dokumentów na odp. poziomy i funkcje /

Etap IV

• Weryfikacja wdrożenia

/ weryfikacja dokumentacji na bazie opinii pracowników, określenie potrzeby dodatkowych szkoleń /

• Przygotowanie do walidacji

/ szkolenie auditorów, przygotowanie i przeprowadzenie auditów wewnętrznych /

• Walidacja wdrożenia

/ przeprowadzenie działań korygujących, przegląd zarządzania, zgłoszenie do certyfikacji /

Certyfikacja - plusy i minusy

• stopniowe stabilizowanie procesów – czyli jakości• dowód istnienia nowoczesnego zarządzania• zwiększenie konkurencyjności• podniesienie wartości firmy

• koszty • usztywnienie działalności

Metodyka wdrażania systemu

STOPIEŃ TRUDNOŚCI

CZAS

OPIS

ZMIANA POSTAW

ZMIANA ZACHOWAŃ

WDRAŻANIE

Czynniki wdrażania• Uświadomiona potrzeba

zmian• Świadomość znaczenia

wymagań klienta• Istnienie kontroli jakości /w

tym kadr/ jakości• Zagrożenie rynkowe,

konkurencja• Pozytywne przykłady

innych firm • Istniejącą część

dokumentacji

+

• Brak zaangażowania kierownictwa

• Częste zmiany kadr • Mała świadomość załogi• Anachroniczna struktura

organizacji• Utożsamianie systemu z

biurokracją• Oczekiwanie gotowych

rozwiązań z zewnątrz• Nieumiejętność pracy

zespołowej

-

ISO 14000 jest dobrowolne,ale podobnie jak ISO 9000

stanie się warunkiem działalności gospodarki

światowej

/ Int. Chamber of Commerce /