Zarządzanie projektamiWykład 2 – Zarządzanie projektem

Plan wykładu

• Definicja zarzadzania projektami

• Typy podejść do zarządzania projektami

• Cykl życia projektu/Cykl zarządzania projektem

• Grupy procesów w zarządzaniu projektami

• Obszary wiedzy w zarządzaniu projektami wg PMBOK

Czym jest zarządzanie projektami

K. Mazur, prof. UZ 3

Definicja formalna (Project Management Institute)• Zarządzanie projektami: „Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi

i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia projektu”

K. Mazur, prof. UZ 4

Definicja według R. K. Wysockiego (s. 72)

„Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów, odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej”

K. Mazur, prof. UZ 5

Cykl Zarządzania Projektem(Project Management Life Cycle)• Pięć następujących po sobie grup procesów:

1. Definiowanie zakresu

2. Planowanie

3. Wykonanie

4. Monitorowanie i kontrola

5. Zamykanie projektu

• Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu

• Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz

K. Mazur, prof. UZ 6

Typy podejść do zarządzania projektami

K. Mazur, prof. UZ 7

Rodzaje zarządzania projektami

K. Mazur, prof. UZ 8

Rozwiązanie

Jasne Niejasne

Cel

Niejasny MPxEmertxe ProjectManagement

xPMExtreme Project Management

Jasny TPMTraditional Project Management

APMAgile Project Management

Tradycyjne zarządzanie projektami

• Niewielka złożoność

• Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko

• Dobrze poznana infrastruktura technologiczna

• Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe

• Projekty oparte na planowaniu

• Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami

K. Mazur, prof. UZ 9

Metody zwinnego zarządzania projektami

• Istotne problemy i nieznane rozwiązania

• Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać

• Kluczowe znaczenie dla organizacji

• Zaangażowanie klienta

• Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły

• Model iteracyjny i adaptacyjny

K. Mazur, prof. UZ 10

Metody ekstremalnego zarządzania projektami• Projekty badawczo-rozwojowe

• Duże ryzyko

• Ekstremalny model PMLC

K. Mazur, prof. UZ 11

Modele cyklu zarządzania projektem emertxe

• Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie ma swojego problemu

K. Mazur, prof. UZ 12

Modele Cyklu Zarządzania Projektem PMLC

Modele PMLC a rodzaje zarządzania projektami

• TPM – model liniowy i model stopniowy

• APM – model iteracyjny i model adaptacyjny

• xPM – model ekstremalny

• MPx – model ekstremalny

Model liniowy

K. Mazur, prof. UZ 15

Zakres Plan RozpoczęcieMonitorowanie

i kontrola

Zamknięcie projektu

Model stopniowy

K. Mazur, prof. UZ 16

Zakres PlanRozpoczęcie

stopnia

Monitorowanie

i kontrola

Zamknięcie projektu

Zamknięcie stopnia

Następny stopień

N

T

Model iteracyjny

K. Mazur, prof. UZ 17

ZakresIteracja

planowania

Iteracja rozpoczęcia

Iteracja

monitorowania

i kontroli

Zamknięcie projektu

Iteracja zamknięcia

Następna iteracja

N

T

Model adaptacyjny

K. Mazur, prof. UZ 18

ZakresCykl

planowania

Cykl rozpoczęcia

Cykl

monitorowania

i kontroli

Zamknięcie projektu

Cykl zamknięcia

Następny cykl

N

T

Model ekstremalny

K. Mazur, prof. UZ 19

ZakresFaza

planowania

Faza rozpoczęcia

Faza

monitorowania

i kontroli

Zamknięcie projektu

Faza zamknięcia

Następna faza

N

T

Grupy procesów w ramach zarządzania projektami

K. Mazur, prof. UZ 20

Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami?1. Procesy wyznaczania zakresu projektu

2. Procesy planowania

3. Procesy rozpoczynania/wykonania

4. Procesy monitorowania i kontroli

5. Procesy zamykania projektu

K. Mazur, prof. UZ 21

Procesy wyznaczania zakresu projektu

1. Rekrutacja menedżera projektu

2. Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta

3. Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta

4. Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb

5. Tworzenie jednostronicowego opisu projektu

6. Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu sporządzenia planu

K. Mazur, prof. UZ 22

Wymagania projektu:

• Według International Institute of Business Analysis (IIBA):

• „Wymaganiem jest:

1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu.

2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego formalnie obowiązującego dokumentu.

• Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu punktu (1) LUB (2)”.

K. Mazur, prof. UZ 23

Inaczej…

• Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych elementach:• Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej

• Złożoność i niepewność

• Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy – konieczny i wystarczający

K. Mazur, prof. UZ 24

Procesy planowania

1. Definiowanie niezbędnych działań2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań6. Formułowanie wstępnego harmonogramu7. Analiza i korygowanie harmonogramu8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem9. Tworzenie dokumentacji planu projektu10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa

K. Mazur, prof. UZ 25

Procesy rozpoczynania/wykonania

1. Rekrutacja zespołu projektowego

2. Sporządzanie dokumentu opisu projektu

3. Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu

4. Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu

5. Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego

6. Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu

7. Wyznaczanie pakietów roboczych

K. Mazur, prof. UZ 26

Procesy monitorowania i kontroli

1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu raportowania

2. Monitorowanie postępów prac nad projektem

3. Monitorowanie ryzyka

4. Raportowanie stanu realizacji projektu

5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu

6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów

K. Mazur, prof. UZ 27

Procesy zamykania projektu

1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu zostały spełnione

2. Planowanie i wdrażanie rezultatów

3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu

4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego

K. Mazur, prof. UZ 28

Podstawowe obszary wiedzy w zarządzaniu projektami

K. Mazur, prof. UZ 29

Obszary wiedzy według PMBOK

1. Zarządzanie integracją projektu

2. Zarządzanie zakresem

3. Zarządzanie czasem

4. Zarządzanie kosztami

5. Zarządzanie jakością

6. Zarządzanie zasobami ludzkimi

7. Zarządzanie komunikacją

8. Zarządzanie ryzykiem

9. Zarządzanie zaopatrzeniem

K. Mazur, prof. UZ 30

Zarządzanie integracją projektu

• Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów tworzących poszczególne grupy

• Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu

• Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu projektu

K. Mazur, prof. UZ 31

Zarządzanie zakresem

• Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta

• Na tej podstawie dokonywane są:• Wybór najlepszego PLMC

• Opracowanie WBS

• Uwaga!!! Zakres bywa zmienny

K. Mazur, prof. UZ 32

Zarządzanie czasem

• Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu, szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy)

• Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i kontroli)

K. Mazur, prof. UZ 33

Zarządzanie kosztami

• Działania dotyczące planowania kosztów (opracowanie budżetu)

• Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach monitorowania i kontroli)

K. Mazur, prof. UZ 34

Zarządzanie jakością

1. Proces planowania jakości (określenie wymogów)

2. Proces gwarantowania jakości

3. Proces kontroli jakości

K. Mazur, prof. UZ 35

Zarządzanie zasobami ludzkimi

1. Rekrutacja pracowników

2. Motywacja pracowników

3. Ocena pracowników

K. Mazur, prof. UZ 36

Zarządzanie komunikacją

• Kim są interesariusze projektu?

• Co powinni wiedzieć na temat projektu?• Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy?

• Jak mogę poinformować o moich potrzebach?

• Kiedy projekt zostanie ukończony?

• Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt?

• Czy zostanę zastąpiony kimś innym?

• W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu?

• W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby?

K. Mazur, prof. UZ 37

Zarządzanie ryzykiem

Podstawowe pytania:

1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie?

2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka?

3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych?

4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza?

5. Jakie są inne metody realizacji projektu?

6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty?

7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem ryzyka?

K. Mazur, prof. UZ 38

Zarządzanie ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem:

1. Identyfikacja ryzyka

2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna)

3. Ograniczenie ryzyka

4. Monitorowanie ryzyka

K. Mazur, prof. UZ 39

Przykład macierzy ryzyka

K. Mazur, prof. UZ 40

Prawdopodobieństwo

N S W

StrataN Zignorować Zignorować Rozważyć

S Zignorować Rozważyć Podjąć działanie

WRozważyć Podjąć działanie Podjąć działanie

Zarządzanie zaopatrzeniem

1. Poszukiwanie dostawców

2. Ocena dostawców

3. Wybór dostawców

4. Zakontraktowanie dostawcy

5. Zarządzanie relacjami z dostawcą

K. Mazur, prof. UZ 41

Literatura

• R.K. Wysocki (2013), Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons (rozdziały 2 i 3)

K. Mazur, prof. UZ 42