Pozycjonowanie Fleet Managera względem

zarządu i użytkowników aut służbowych

8 maja 2013, Ożarów Mazowiecki

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

1. Rola samochodu w organizacji. Co to jest zarządzanie flotą?

2. Rola Fleet Managera

3. Oczekiwania Zarządu

4. Oczekiwania użytkowników

5. Jak to wszystko pogodzić?

Agenda

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Rola samochodu w organizacji

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Narzędzie pracy

Narzędzie do wykonywania

przez pracownika

powierzonych mu zadań

Element wynagrodzenia

Dodatkowe świadczenie

na rzecz pracownika

Narzędzie PR

Wpływ na wizerunek firmy

w oczach klientów,

dostawców i konkurencji

Samochód służbowy jako:

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Rola Fleet Managera w organizacji

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Zarządzanie Flotą

– zarządzanie samochodami firmowymi

Zarządzanie flotą może zawierać zakres funkcji takich jak:

finansowanie,

serwisowanie (utrzymanie),

komunikację z użytkownikami,

zarządzanie kartami paliwowymi,

zarządzanie bezpieczeństwem użytkowników.

Zarządzanie flotą to funkcja, która pozwala firmom poprawić efektywność,

produktywność oraz redukcję kosztów ich transportu, zapewniając 100%

zgodności z zasadami prawa oraz legislacji.

Funkcje te mogą być rozwiązane dzięki współpracy z zewnętrznym

dostawcą usług zarządzania flotą.

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Definicja zarządzania flotą pojazdów

Wyróżniamy następujące funkcje zarządzania:

Planowanie – polegające na przewidywaniu przyszłego układu

warunków i formułowaniu celów działania dostosowanych do tego układu

Organizowanie – polegające na wykonywaniu czynności mających na

celu powiązanie działań członków organizacji w bardziej trwałe zespoły

działań

Motywowanie – polegające na wywoływaniu u podwładnych właściwego

stosunku do powierzonych im zadań

Kontroli – polegającej na porównywaniu przebiegu lub wyników pewnych

działań z planowanym celem.

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Zarząd Użytkownik

Dostawcy Pozostałe działy w firmie

Fleet Manager

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Fleet Manager

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Administrator floty jest odpowiedzialny za zarządzanie przydzieloną flotą samochodów,

a w szczególności za:

call center oraz help desk dla użytkowników,

umawianie aut na serwis,

wysyłanie zleceń naprawy do serwisów,

autoryzowanie kosztów napraw,

kontrola zgodności faktur z akceptowanym kosztorysem,

przekazywanie faktur do akceptacji Fleet Managera,

współpraca ze specjalistą ds. likwidacji szkód w zakresie likwidowania szkód

komunikacyjnych,

współpraca z siecią serwisów wulkanizacyjnych.

Fleet Manager jako administrator floty

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

1. Organizacja pracy zespołu

2. Rozwój umiejętności zespołu oraz dostępnych narzędzi

3. Rozwój sieci wyselekcjonowanych dostawców

4. Ustalanie warunków z dostawcami

5. Tworzenie budżetów serwisowych dla poszczególnych modeli samochodów

6. Kontrola kosztów serwisowych

7. Remarketing pojazdów

8. Monitorowanie rynku usług związanych z zarządzaniem flotą

Fleet Manager jako kierownik floty:

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Oczekiwania Zarządu

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Perspektywa Zarządu – często jest ograniczona…

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Rolą Fleet Managera jest rekomendacja tego,

co najlepsze… z istniejących podejść i narzędzi

Analiza

zewnętrzna

Analiza

wewnętrzna

DECYZJE

STRATEGICZNE

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Podział samochodów powinien być dokonany zgodnie z funkcją,

jaką dany pojazd ma pełnić.

Struktura floty

– podział samochodów w zależności od funkcji

Pojazdy

na wyłączność

użytkownika

Samochód służbowy

jest przypisany

do danego stanowiska

i stanowi element

wynagrodzenia.

Pojazdy przypisane do danej jednostki

organizacyjnej

Samochody są

przypisane do danej jednostki organizacyjnej, gdzie osoba nadzorująca daną jednostkę decyduje,

kto korzysta z samochodu.

Pojazdy

dyspozycyjne (tzw. pool cars)

Pojazdy przypisane do Działu Floty, z których mogą

korzystać pracownicy firmy w celu wykonania

konkretnych zadań i projektów.

Pojazdy specjalistyczne

Niektóre firmy posiadają też pojazdy

specjalistyczne, które pełnią funkcje specjalne

takie jak przewóz większej liczby osób

bądź też różne funkcje serwisowe.

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Wartość pojazdu lub segment pojazdu powinien być przypisany do poziomu

danego stanowiska oraz funkcji jaką dany pracownik pełni w strukturze firmy.

Polityka przydzielania samochodu służbowego powinna korelować z polityką

wyposażenia poszczególnych stanowisk, jeżeli takowa jest określona w firmie.

Poziom stanowiska Budżet w PLN lub EUR Producent pojazdu

bądź segment

Top Management 200 000 zł Volvo

Kadra kierownicza 60 000 zł C

Struktura floty

– zasady przydziału pojazdu

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Struktura floty

– polityka flotowa

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Współpraca z działem finansów, controllingu:

Analizy i symulacje TCO

Współpraca z działem finansowym

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Analiza SWOT

– strategiczne podejście do zarządzania flotą

okoliczności stanowiące

szansę do wykorzystania,

pozytywne zmiany, sprzyjające trendy,

popyt na produkty, usługi

OPPORTUNITIES (Szanse)

okoliczności stanowiące

zagrożenie, negatywne zmiany,

regulacje, trendy

THREATS (Zagrożenia)

WEAKNESSES (Słabe strony)

słabości, ograniczenia, braki,

niedostatki

FIRMA

OTO-

CZENIE

STRENGHTS (Mocne strony)

atuty, przewagi,

kluczowe kompetencje, posiadane

zasoby, umiejętności

D F i Z F | D a n i e l T r z a s k o w s k i | 8 m a j 2 0 1 3 | H C G F l e e t DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Współpraca z użytkownikami

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

12%

22%

27%

39%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

wysoki dodatekmieszkaniowy

opłacona opiekazdorowtna

ciekawy programemerytalny

samochódsłużbowy

Priorytety pracowników w polskich firmach

Badania wykazują, że pojazd służbowy jest uznawany za najważniejsze dodatkowe świadczenie

poza wynagrodzeniem. Trend ten jest widoczny szczególnie pośród młodych pracowników w wieku

21 – 40 lat.

Źródło: SKFS

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Zasady użytkowania samochodu służbowego przez użytkownika powinny

opisywać:

sposób przekazania oraz zwrotu pojazdu,

ograniczenia w użytkowaniu samochodu służbowego,

użytkowanie samochodu w celach prywatnych,

użytkowanie samochodu poza granicami Polski,

obowiązki użytkownika w przypadku konieczności wykonania przeglądu, naprawy bądź zaistnienia szkody,

obowiązki Działu Floty,

odpowiedzialność finansowa użytkownika w przypadku szkody lub niedbalstwa,

zasady użytkowania kart paliwowych.

Zasady używania pojazdu

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Możliwości dowolności wyboru pojazdu przez pracownika powinny być zdefiniowane tak, aby nie budzić emocji w przypadku zakupu pojazdów do floty.

Szczególnie powinny zostać zdefiniowane:

marka oraz model pojazdu,

limit kwotowy na zakup pojazdu,

rodzaj oraz pojemność silnika,

wyposażenie opcjonalne,

rodzaj nadwozia,

kolor,

wyposażenie dodatkowe (typu podręczny GPS).

Możliwości wyboru przez pracownika

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Co rozumiemy przez wyjazd służbowy, a co jest zakwalifikowane jako wyjazd

do celów prywatnych?

Użytkowanie samochodów do celów prywatnych

Wyjazd służbowy Wyjazd prywatny

wyjazd wyłącznie w celach związanych

z prowadzoną działalnością firmy

(w celu osiągnięcia przychodu)

wyjazd niezwiązany z prowadzoną

działalnością firmy

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Odpowiedzialność finansowa użytkownika – opisuje w jakich przypadkach użytkownik

pokrywa koszty napraw bądź płaci zryczałtowaną karę.

Wyróżniamy 5 głównych grup kosztów, w przypadku których użytkownik

jest zobowiązany do odpowiedzialności finansowej:

Odpowiedzialność użytkownika

1. Przekroczenie limitu na paliwo bądź inne koszty związane z użytkowaniem samochodu

2. Udział własny w szkodzie z AC

3. Naprawy wynikające z niewłaściwej eksploatacji

4. Zniszczenie samochodu

5. Odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Jak to wszystko pogodzić?

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

1. Wprowadź zasady i instrukcje, które

będą wspierane przez Zarząd.

2. Ustal w jakiej kulturze organizacyjnej

pracujesz i postaraj się dostosować

do tej kultury.

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

• Sukces zapewniają innowacje

• Typ przywódcy:

Innowator, Przedsiębiorca, Wizjoner

• Kryteria efektywności:

nowatorski produkt, kreatywność, wzrost

• Reguła zarządzania:

Innowacyjność sprzyja pozyskiwaniu

zasobów

• Praca zespołowa, dążenia do

zwiększania zaangażowania

pracowników, poczucie

odpowiedzialności za losy firmy

• Typ przywódcy:

Doradca, Mentor, Ojciec

• Kryteria efektywności:

Spójność, morale, rozwój zasobów

ludzkich

• Reguła zarządzania:

Uczestnictwo sprzyja zaangażowaniu

• Procedury dyktują co ludzie mają robić

• Typ przywódcy:

Koordynator, Obserwator, Organizator

• Kryteria efektywności:

sprawność, terminowość, praca bez

zakłóceń

• Reguła zarządzania:

Kontrola sprzyja efektywności

• Najważniejszy czynnik decydujący

o efektywności to koszty transakcyjne

• Podstawowe wartości:

konkurencyjność i wydajność

• Typ przywódcy:

Nadzorca, Konkurent, Producent

• Kryteria efektywności:

udział w rynku, osiąganie celów,

pokonywanie konkurencji

• Reguła zarządzania:

Konkurencja sprzyja efektywności

Hierarchia Rynek

Adhokracja

Klan

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

1. Wprowadź zasady i instrukcje, które będą wspierane

przez Zarząd.

2. Ustal w jakiej kulturze organizacyjnej pracujesz

i postaraj się dostosować do tej kultury.

3. Zwracaj uwagę na swoją postawę i staraj się

podchodzić do zarządzania flotą, jak najbardziej

strategicznie.

4. Staraj się być postrzegany przez Zarząd, jako

wiarygodny partner. Staraj się dużo prezentować.

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

Niepowodzenie w przygotowaniu to

przygotowanie niepowodzenia

Mówią nie tylko Twoje słowa.

Twoje ciało również mówi.

Powiedz audytorium to, co jest jedynie

potrzebne. NIE MÓW wszystkiego co wiesz!

Profesjonalista zawsze wie co mówi,

amator mówi jedynie co wie.

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

‘Geniusz to 10% polotu i 90% potu’

T. Edison

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet

32

Daniel Trzaskowski

Dyrektor sprzedaży flotowej

Volkswagen Leasing Polska Sp. z o.o.

Rondo ONZ 1

00-124 Warszawa

Tel. kom.: +48 602 754 003

d.trzaskowski@pl.vwfsag.de

DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet