Pozycjonowanie Fleet Managera względem zarządu i...
Transcript of Pozycjonowanie Fleet Managera względem zarządu i...
Pozycjonowanie Fleet Managera względem
zarządu i użytkowników aut służbowych
8 maja 2013, Ożarów Mazowiecki
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
1. Rola samochodu w organizacji. Co to jest zarządzanie flotą?
2. Rola Fleet Managera
3. Oczekiwania Zarządu
4. Oczekiwania użytkowników
5. Jak to wszystko pogodzić?
Agenda
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Rola samochodu w organizacji
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Narzędzie pracy
Narzędzie do wykonywania
przez pracownika
powierzonych mu zadań
Element wynagrodzenia
Dodatkowe świadczenie
na rzecz pracownika
Narzędzie PR
Wpływ na wizerunek firmy
w oczach klientów,
dostawców i konkurencji
Samochód służbowy jako:
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Rola Fleet Managera w organizacji
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Zarządzanie Flotą
– zarządzanie samochodami firmowymi
Zarządzanie flotą może zawierać zakres funkcji takich jak:
finansowanie,
serwisowanie (utrzymanie),
komunikację z użytkownikami,
zarządzanie kartami paliwowymi,
zarządzanie bezpieczeństwem użytkowników.
Zarządzanie flotą to funkcja, która pozwala firmom poprawić efektywność,
produktywność oraz redukcję kosztów ich transportu, zapewniając 100%
zgodności z zasadami prawa oraz legislacji.
Funkcje te mogą być rozwiązane dzięki współpracy z zewnętrznym
dostawcą usług zarządzania flotą.
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Definicja zarządzania flotą pojazdów
Wyróżniamy następujące funkcje zarządzania:
Planowanie – polegające na przewidywaniu przyszłego układu
warunków i formułowaniu celów działania dostosowanych do tego układu
Organizowanie – polegające na wykonywaniu czynności mających na
celu powiązanie działań członków organizacji w bardziej trwałe zespoły
działań
Motywowanie – polegające na wywoływaniu u podwładnych właściwego
stosunku do powierzonych im zadań
Kontroli – polegającej na porównywaniu przebiegu lub wyników pewnych
działań z planowanym celem.
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Zarząd Użytkownik
Dostawcy Pozostałe działy w firmie
Fleet Manager
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Fleet Manager
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Administrator floty jest odpowiedzialny za zarządzanie przydzieloną flotą samochodów,
a w szczególności za:
call center oraz help desk dla użytkowników,
umawianie aut na serwis,
wysyłanie zleceń naprawy do serwisów,
autoryzowanie kosztów napraw,
kontrola zgodności faktur z akceptowanym kosztorysem,
przekazywanie faktur do akceptacji Fleet Managera,
współpraca ze specjalistą ds. likwidacji szkód w zakresie likwidowania szkód
komunikacyjnych,
współpraca z siecią serwisów wulkanizacyjnych.
Fleet Manager jako administrator floty
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
1. Organizacja pracy zespołu
2. Rozwój umiejętności zespołu oraz dostępnych narzędzi
3. Rozwój sieci wyselekcjonowanych dostawców
4. Ustalanie warunków z dostawcami
5. Tworzenie budżetów serwisowych dla poszczególnych modeli samochodów
6. Kontrola kosztów serwisowych
7. Remarketing pojazdów
8. Monitorowanie rynku usług związanych z zarządzaniem flotą
Fleet Manager jako kierownik floty:
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Oczekiwania Zarządu
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Perspektywa Zarządu – często jest ograniczona…
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Rolą Fleet Managera jest rekomendacja tego,
co najlepsze… z istniejących podejść i narzędzi
Analiza
zewnętrzna
Analiza
wewnętrzna
DECYZJE
STRATEGICZNE
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Podział samochodów powinien być dokonany zgodnie z funkcją,
jaką dany pojazd ma pełnić.
Struktura floty
– podział samochodów w zależności od funkcji
Pojazdy
na wyłączność
użytkownika
Samochód służbowy
jest przypisany
do danego stanowiska
i stanowi element
wynagrodzenia.
Pojazdy przypisane do danej jednostki
organizacyjnej
Samochody są
przypisane do danej jednostki organizacyjnej, gdzie osoba nadzorująca daną jednostkę decyduje,
kto korzysta z samochodu.
Pojazdy
dyspozycyjne (tzw. pool cars)
Pojazdy przypisane do Działu Floty, z których mogą
korzystać pracownicy firmy w celu wykonania
konkretnych zadań i projektów.
Pojazdy specjalistyczne
Niektóre firmy posiadają też pojazdy
specjalistyczne, które pełnią funkcje specjalne
takie jak przewóz większej liczby osób
bądź też różne funkcje serwisowe.
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Wartość pojazdu lub segment pojazdu powinien być przypisany do poziomu
danego stanowiska oraz funkcji jaką dany pracownik pełni w strukturze firmy.
Polityka przydzielania samochodu służbowego powinna korelować z polityką
wyposażenia poszczególnych stanowisk, jeżeli takowa jest określona w firmie.
Poziom stanowiska Budżet w PLN lub EUR Producent pojazdu
bądź segment
Top Management 200 000 zł Volvo
Kadra kierownicza 60 000 zł C
Struktura floty
– zasady przydziału pojazdu
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Struktura floty
– polityka flotowa
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Współpraca z działem finansów, controllingu:
Analizy i symulacje TCO
Współpraca z działem finansowym
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Analiza SWOT
– strategiczne podejście do zarządzania flotą
okoliczności stanowiące
szansę do wykorzystania,
pozytywne zmiany, sprzyjające trendy,
popyt na produkty, usługi
OPPORTUNITIES (Szanse)
okoliczności stanowiące
zagrożenie, negatywne zmiany,
regulacje, trendy
THREATS (Zagrożenia)
WEAKNESSES (Słabe strony)
słabości, ograniczenia, braki,
niedostatki
FIRMA
OTO-
CZENIE
STRENGHTS (Mocne strony)
atuty, przewagi,
kluczowe kompetencje, posiadane
zasoby, umiejętności
D F i Z F | D a n i e l T r z a s k o w s k i | 8 m a j 2 0 1 3 | H C G F l e e t DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Współpraca z użytkownikami
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
12%
22%
27%
39%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
wysoki dodatekmieszkaniowy
opłacona opiekazdorowtna
ciekawy programemerytalny
samochódsłużbowy
Priorytety pracowników w polskich firmach
Badania wykazują, że pojazd służbowy jest uznawany za najważniejsze dodatkowe świadczenie
poza wynagrodzeniem. Trend ten jest widoczny szczególnie pośród młodych pracowników w wieku
21 – 40 lat.
Źródło: SKFS
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Zasady użytkowania samochodu służbowego przez użytkownika powinny
opisywać:
sposób przekazania oraz zwrotu pojazdu,
ograniczenia w użytkowaniu samochodu służbowego,
użytkowanie samochodu w celach prywatnych,
użytkowanie samochodu poza granicami Polski,
obowiązki użytkownika w przypadku konieczności wykonania przeglądu, naprawy bądź zaistnienia szkody,
obowiązki Działu Floty,
odpowiedzialność finansowa użytkownika w przypadku szkody lub niedbalstwa,
zasady użytkowania kart paliwowych.
Zasady używania pojazdu
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Możliwości dowolności wyboru pojazdu przez pracownika powinny być zdefiniowane tak, aby nie budzić emocji w przypadku zakupu pojazdów do floty.
Szczególnie powinny zostać zdefiniowane:
marka oraz model pojazdu,
limit kwotowy na zakup pojazdu,
rodzaj oraz pojemność silnika,
wyposażenie opcjonalne,
rodzaj nadwozia,
kolor,
wyposażenie dodatkowe (typu podręczny GPS).
Możliwości wyboru przez pracownika
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Co rozumiemy przez wyjazd służbowy, a co jest zakwalifikowane jako wyjazd
do celów prywatnych?
Użytkowanie samochodów do celów prywatnych
Wyjazd służbowy Wyjazd prywatny
wyjazd wyłącznie w celach związanych
z prowadzoną działalnością firmy
(w celu osiągnięcia przychodu)
wyjazd niezwiązany z prowadzoną
działalnością firmy
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Odpowiedzialność finansowa użytkownika – opisuje w jakich przypadkach użytkownik
pokrywa koszty napraw bądź płaci zryczałtowaną karę.
Wyróżniamy 5 głównych grup kosztów, w przypadku których użytkownik
jest zobowiązany do odpowiedzialności finansowej:
Odpowiedzialność użytkownika
1. Przekroczenie limitu na paliwo bądź inne koszty związane z użytkowaniem samochodu
2. Udział własny w szkodzie z AC
3. Naprawy wynikające z niewłaściwej eksploatacji
4. Zniszczenie samochodu
5. Odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Jak to wszystko pogodzić?
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
1. Wprowadź zasady i instrukcje, które
będą wspierane przez Zarząd.
2. Ustal w jakiej kulturze organizacyjnej
pracujesz i postaraj się dostosować
do tej kultury.
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
• Sukces zapewniają innowacje
• Typ przywódcy:
Innowator, Przedsiębiorca, Wizjoner
• Kryteria efektywności:
nowatorski produkt, kreatywność, wzrost
• Reguła zarządzania:
Innowacyjność sprzyja pozyskiwaniu
zasobów
• Praca zespołowa, dążenia do
zwiększania zaangażowania
pracowników, poczucie
odpowiedzialności za losy firmy
• Typ przywódcy:
Doradca, Mentor, Ojciec
• Kryteria efektywności:
Spójność, morale, rozwój zasobów
ludzkich
• Reguła zarządzania:
Uczestnictwo sprzyja zaangażowaniu
• Procedury dyktują co ludzie mają robić
• Typ przywódcy:
Koordynator, Obserwator, Organizator
• Kryteria efektywności:
sprawność, terminowość, praca bez
zakłóceń
• Reguła zarządzania:
Kontrola sprzyja efektywności
• Najważniejszy czynnik decydujący
o efektywności to koszty transakcyjne
• Podstawowe wartości:
konkurencyjność i wydajność
• Typ przywódcy:
Nadzorca, Konkurent, Producent
• Kryteria efektywności:
udział w rynku, osiąganie celów,
pokonywanie konkurencji
• Reguła zarządzania:
Konkurencja sprzyja efektywności
Hierarchia Rynek
Adhokracja
Klan
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
1. Wprowadź zasady i instrukcje, które będą wspierane
przez Zarząd.
2. Ustal w jakiej kulturze organizacyjnej pracujesz
i postaraj się dostosować do tej kultury.
3. Zwracaj uwagę na swoją postawę i staraj się
podchodzić do zarządzania flotą, jak najbardziej
strategicznie.
4. Staraj się być postrzegany przez Zarząd, jako
wiarygodny partner. Staraj się dużo prezentować.
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
Niepowodzenie w przygotowaniu to
przygotowanie niepowodzenia
Mówią nie tylko Twoje słowa.
Twoje ciało również mówi.
Powiedz audytorium to, co jest jedynie
potrzebne. NIE MÓW wszystkiego co wiesz!
Profesjonalista zawsze wie co mówi,
amator mówi jedynie co wie.
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
‘Geniusz to 10% polotu i 90% potu’
T. Edison
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet
32
Daniel Trzaskowski
Dyrektor sprzedaży flotowej
Volkswagen Leasing Polska Sp. z o.o.
Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa
Tel. kom.: +48 602 754 003
DFiZF | Daniel Trzaskowski |8 maja 2013| HCG Fleet