Post on 02-Jan-2016
description
PLANOWANIE PROJEKTÓW
Wrocław, 2013/2014
Opracował i prowadzidr inż. Jan BETTA
CELE ZAJĘĆ
1. Zapoznanie Uczestników z podstawowymi zasadami, metodami i technikami planowania projektów
2. Nabycie przez Nich praktycznych umiejętności planowania projektów
PLAN ZAJĘĆ1. Podstawowe zasady planowania projektów2. Planowanie zakresu projektu: definicja
zakresu, Struktura Podziału Prac, pakiet prac3. Cykl życia projektu, etapy (fazy) projektu,
typowe cykle życia projektów różnych rodzajów
4. Planowanie działań: metody planowania sieciowego, harmonogram projektu
5. Planowanie zasobów projektu: macierz odpowiedzialności, bilansowanie zasobów
ŹRÓDŁA1. NCB National Competence Baseline (Polskie
Wytyczne Kompetencji IPMA, wersja 3.0. http://www.spmp.org.pl/certyfikacja-ipma/wytyczne-ipma-ncb
2. Zarządzanie projektami, Podręcznik, Kraków 2009, pm2pm
3. Frame J.D. , Zarządzanie projektami w organizacjach, WIG-PRESS, Warszawa, 2001
4. Wysocki Robert K., Mc Garry Rudd, Efektywne zarządzanie projektami, Wyd. III, Helion, 2005
5. Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Helion, 2006
6. Lock D., Podstawy zarządzania projektami, PWE, 2003
7. Young T.L., Skuteczne zarządzanie projektami, ONE Press, 2006
8. Goldratt E.M., Łańcuch krytyczny, Werbel, Warszawa, 2000
1. Podstawowe zasady planowania projektów
PLAN PROJEKTU Przygotowywany, a potem modyfikowany wielokrotnie, pełni potrójną funkcję:
jest mapą projektujest podstawą porozumiewania się
udziałowców (interesariuszy) projektustanowi układ odniesienia dla pomiarów
2. Planowanie zakresu projektu: definicja zakresu, Struktura Podziału Prac, pakiet prac
Zakres i produkty cząstkoweZakres - granice projektuZakres obejmuje produkty cząstkowe projektuZakres i produkty cząstkowe – treść projektuDefiniowanie zakresu określa też elementy,
leżące poza nim
Produkty cząstkowe projektu (programu, portfela) - aktywa (materialne, niematerialne), tworzone w projekcie
Produkty cząstkowe:niezbędne (must have)potrzebne (should have)przydatne (nice to have)
Planowanie zakresuWejścia procesu:
opis produktu Karta Projektu ograniczenia założenia
Transformacje wejść procesu: czynności planistyczne
Wyjścia procesu:Definicja Zakresu (Scope Statement): uzasadnienie projektu skrócony opis produktu projektu lista podproduktów, składających się na
pełny produkt krytyczne czynniki sukcesu
Struktura podziału prac (SPP) - określenie struktury zakresu
Określenie struktury zakresu polega na rozbiciu głównych rezultatów projektu na mniejsze, a przez to łatwiejsze do zarządzania składowe. Celami takiego postępowania są:
podnieść dokładność szacowania kosztów, czasu trwania i zasobów projektu
określić podstawy pomiarów i kontroli parametrów
zwiększyć przejrzystość przypisanych odpowiedzialności
Budowa SPP:
Odgórna (Top-Down) – od ogółu do szczegółu
Oddolna (Down-Top) – od szczegółu do ogółu
Dekompozycja - dokonywana w 4 etapach:
identyfikacja zasadniczych rezultatów projektu decyzja, czy na danym poziomie
szczegółowości poszczególnych rezultatów można właściwie oszacować koszty i czasy trwania
identyfikacja elementów składowych rezultatów
sprawdzenie poprawności dekompozycji
Wynik - Struktura Podziału Prac – SPP - WBS (Work Breakdown Structure)
Kryteria podziału zakresu pracy:
wg produktów – SPP obiektowa
wg systemów - SPP funkcjonalna
wg różnych – SPP mieszana
SPP zorientowana funkcjonalnie
Trzy postaci (formy) przedstawiania SPP:Graficzna – powyżejSemi-graficzna - przykład:Produkuj aparat fotograficzny
Produkuj obiektywProdukuj oprawęProdukuj soczewki
Produkuj części mechaniczneProdukuj obudowęProdukuj mechanizm
Produkuj części elektroniczne………
Tabelaryczna - przykład:Produkuj aparat fotograficzny
1. Produkuj obiektyw1.1 Produkuj oprawę1.2 Produkuj soczewki
2. Produkuj części mechaniczne2.1 Produkuj obudowę2.2 Produkuj mechanizm
3. Produkuj części elektroniczne3.1 …3.2 …3.3 …
Pakiety – pozycje WBS, nie podlegające dalszej dekompozycji
Opis pakietu: treść, cele, rezultaty, podmioty odpowiedzialne, potrzebne zasoby, warunki wstępne, konieczną dokumentację.
Stopniowo, dochodzą: czasy realizacji i kosztyZasady dekompozycji:
zupełnościrozłączności
Kodowanie:Projekt – najwyższy poziomPodzadania – poziomy pośredniePakiety – poziom najniższyKodowanie służy nazwaniu i identyfikacji
podzadań i pakietów. Pożądana jego standaryzacja.
Kod elementów: numeryczny bądź alfanumeryczny
SPP (WBS) – niezbędny instrument dla planowania projektu w aspektach:czasuzasobówkosztówryzykajakościkomunikacjizmian
Standaryzacja SPP służy kapitalizacji doświadczeń i zarządzaniu wiedzą
3. Cykl życia projektu, etapy (fazy) projektu, typowe cykle życia projektów różnych rodzajów
Etap (faza) projektu – skończony przedział czasowy w przebiegu projektu, różny w swej treści od pozostałych przedziałów.
Cykl życia projektu – suma wszystkich jego fazModel fazowy projektu – proces dzielenia projektu na
fazy Kamienie milowe (punkty kontrolne) – przejścia
między etapami (fazami)
Model etapów projektu – standaryzowane przedstawienie przebiegu zadań projektu podzielonego na skończone przedziały czasowe, jednoznacznie identyfikowalne i generujące istotne cele cząstkowe projektu
Każda faza projektu jest też projektem
Określenie faz zależy od branży (każda ma swoją specyfikę). Np.:
Inwestycyjna: analizy i badania, planowanie przebiegu i zasobów, projektowanie zasadnicze, projektowanie realizacji, realizacja, wdrożenie, faza operacyjna.
Informatyka: analiza, projektowanie, implementacja, testowanie.
4. Planowanie działań: metody planowania sieciowego, harmonogram projektu, planowanie kosztów i budżetu
WBS lista czynności dekompozycja
Czynność na łuku, czynność w węźle
założenia, ograniczenia
opis powiązań, relacji sieć projektu
oceny eksperckie symulacje estymacja
przez analogię
założenia, ograniczenia, zasoby
oszacowania czasów trwania
czynności
PROCES TWORZENIA SIECI PROJEKTU
PROCES SZACOWANIA CZASU TRWANIA
CZYNNOCI
PROCES KONTROLI
harmonogram projektu
monitorowanie rezultatów ocena rezultatów
planowanie
harmonogram projektu
PROCES TWORZENIA HARMONOGRAMU
założenia, ograniczenia zasoby
oszacowania czasu
trwania czynności
sieć projektu
korekty harmonogramu
Metody sieciowe (CPM, PERT)CPM (Critical Path Method) – Metoda Ścieżki
KrytycznejPERT (Program Evaluation and Review
Technique) – Metoda Planowania i Kontroli Projektu
Metody sieciowe umożliwiają:ustalenie pełnej listy zadańustalenie zależności czasowych między nimiokreślenie priorytetów zadań
KONIEC-POCZĄTEK(finish to start, ASAP, ALAP)
POCZĄTEK-POCZĄTEK(start to start)
KONIEC-KONIEC(finish to finish)
POCZĄTEK-KONIEC(start to finish)
Zadanie A Zadanie B
Zadanie A Zadanie B
Zadanie A Zadanie B
Zadanie A
Zadanie B
Metoda Ścieżki Krytycznej (CPM – Critical Path Method) – metoda planowania i kontroli projektu
Metoda zakłada, iż znane są dokładne czasy trwania poszczególnych zadań (czynności, pakietów)
Prezentacja – sieć (graf zorientowany)Dwa rodzaje sieci: łukowe i węzłowe
Czynności Czasy wykonania Bezpośredniepoprzedniki
abcdefgh
5236
10247
--aabcc
d, e, f
2
3
4
61
5
a
b
d
e
cg
h
4
f2
5
10
3
6 2
7
Sieć łukowa
Sieć węzłowa
1
c
e
g
a
h
2
4
5
10
3
6 2
7
b
f d
t(v) czas
wykonania t(g) = 4
czynność e
relacja poprzedzania: wykonanie czynność b bezpośrednio poprzedza rozpoczęcie czynności e
Podejście klasyczne - ścieżka krytyczna:najdłuższa droga w sieciwyznacza najkrótszy możliwy czas
ukończenia projektuczynności krytyczne nie mają zapasu
czasuczynności niekrytyczne mają mniejszy lub
większy zapas czasu
Nr
(nr zadania)
Osoba odpowie-dzialna
D(duration – czas
trwania)
Nazwa zadania
ES(earliest start)progresywnie
TB(total buffer)
EF(earliest finish)progresywnie
LS(latest start)
wstecznie
FB(free buffer)
LF(latest finish)
wstecznie
Sieć węzłowa – prezentacja zadania w węźle
TB – zapas całkowity – o ile można wydłużyć zadanie bez przekroczenia długości (czasu) ścieżki krytycznej
TBA = LSA - ESA = LFA – EFA
FB – zapas swobodny – o ile można opóźnić zadanie A w stosunku do swego EFA, by nie naruszyć ESB następnika
FBA = ESB – EFA
26.11.12.
Zasady konstruowania diagramów sieciowych CPM:
zadania początkowe nie mają poprzedników zadania końcowe nie mają następników sieć może mieć wiele zdarzeń początkowych
lub końcowych, które łączy się czynnościami pozornymi w jedno zdarzenie
dane zdarzenie nie może nastąpić, dopóki nie zakończą się wszystkie zadania doń prowadzące
diagram sieciowy nie powinien mięć pętli (obiegów zamkniętych)
każdy diagram winien być uzgodniony ze specjalistami branżowymi (wykonawcami)
diagram sieciowy może mieć różne formaty opisu
rysując łuki należy zaznaczyć właściwe kierunki oraz opisać ew. inną niż ZR relację
zadania leżące na wspólnej gałęzi bez odgałęzień mają takie same zapasy całkowite
zapas całkowity ≥ zapas swobodny; zadania krytyczne oba zapasy mają = 0
każde zadanie o jednym następniku i będące jego jedynym poprzednikiem ma zapas swobodny = 0
Zadanie Planowany Czas Trwania
Zasoby (przez cały czas trwania zadania)
Koncepcja (K) 1 miesiąc 1 Z1 Analiza 1 (A1) 1 miesiąc 1 Z1 Analiza 2 (A2) 0,5 miesiąca 1 Z1 Realizacja 1 (R1) 1,5 miesiąca 1 Z2 Realizacja 2 (R2) 1 miesiąc 1 Z3 Integracja (I) 1 miesiąc 1 Z1, 1 Z2, 1 Z3 Dostępne zasoby: 1 Z1,1 Z2 i 1 Z3 przez cały czas trwania projektu
Koncepcja Analiza 1
Analiza 2
Realizacja 1
Realizacja 2
Integracja
Budowa i aktualizacja harmonogramu - przykład
Budowa i aktualizacja harmonogramu
1. Kontrola realizacji (koniec 1. miesiąca):Sytuacja: Zasób Z1 rozpoczął prace przy zadaniu K w połowie
1. miesiąca, przepracował 0,5 miesiąca; zaawansowanie zadania K: 50%
Pozostałe zadania nie zostały rozpoczęte2. Kontrola realizacji (koniec 2. miesiąca):Sytuacja: Od ostatniej kontroli zasób Z1 przepracował przy
zadaniu K miesiąc; zaawansowanie zadania K: 100%
Pozostałe zadania nie zostały rozpoczęte
1. m
2. m
3. m
4. m
5. m
6. m
7. m.
1.p. 2.p. 1.p. 2.p. 1.p. 2.p. 1.p. 2.p. 1.p. 2.p. 1.p. 2.p. 1.p. Z1 K K A1 A1 A2 I I Z2 R1 R1 R1 I I Z3 R2 R2 I I Harmonogram bazowy 1. m
2. m
3. m
4. m
5. m
6. m
7. m.
1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. Z1 K K A1 A1 A2 I I Z2 R1 R1 R1 I I Z3 R2 R2 I I Harmonogram bieżący (koniec 1. miesiąca) 1. m
2. m
3. m
4. m
5. m
6. m
7. m.
1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. 2p. 1.p. Z1 K K K A1 A1 A2 I I Z2 R1 R1 R1 I I Z3 R2 R2 I I Harmonogram bieżący (koniec 2. miesiąca)
Dokładność szacowania
Koszt szacowania
Metody szacowania kosztów projektuDokładne oszacowanie nigdy nie jest możliwe!
Szacowanie wstępujące (bottom-up)dekompozycja projektu na „najmniejsze składowe”szacowanie kosztów na poziomie szczegółowych
elementówsumowanie kosztów „od szczegółu do ogółu”dokładność oszacowania rzędu 5%metoda bardzo pracochłonna, zwłaszcza w pierwszych
oszacowaniachdobre udokumentowanie analizy może być
wykorzystane w przyszłych projektach (kapitalizacja wiedzy)
Niezbędne informacje o:zasobach rzeczowych potrzebnych do realizacji poszczególnych zadań
zasobach ludzkichwszystkich wydatkach (też administracyjnych)
Szacowanie przez analogię (top-down)oszacowanie na podstawie rzeczywistych kosztów wcześniejszych projektów
jeżeli oszacowanie oparte jest na „podobnym” projekcie z przeszłości – średni błąd oszacowania wynosi +/- 15%, w przeciwnym przypadkubłąd jest rzędu +/- 35%
wymaga „banku wiedzy” o kosztach różnego typu projektów (kapitalizacja wiedzy o zrealizowanych projektach)
Szacowanie na podstawie modelowania parametrycznegoszukane koszty projektu
(podprojektu, zadań) są zadane wzorem analitycznym
wystarczy podstawić do wzoru odpowiednie wartości (parametry)
Przykłady parametrów:w budownictwie: np. powierzchnia, objętośćw informatyce: ilość linii, ilość instrukcji w
kodzie źródłowymw każdej dziedzinie: złożoność projektu,
innowacyjność, stopień znajomości (trudności) klienta
Modele parametryczne wymagają przetestowania na wielu projektach
Zweryfikowane modele są bardzo użyteczne
Szacowanie oceną ekspercką
pojedynczy ekspert może się bardzo pomylić (do 70%), dlatego uśrednia się oceny wielu ekspertów
dokładność oszacowania rzędu 15-20% zapewnia udział około 70 ekspertów (!)
metoda droga
Kto szacuje koszty?
wykonawcy?zewnętrzni eksperci?ceny zakupu materiałów – dział zaopatrzenia
Budżet w czasie
budżet wiąże się z harmonogramemw oprogramowaniach zwykle założenie o równomiernym zużyciu zasobów w danym zadaniu
użytkownik może to zmienić
0102030405060708090
100
Ilość
zas
ob
ów
(s
kum
ulo
wan
a)
Czas [miesiące]
Krzywa „S” projektu
Główne przyczyny błędów szacowania kosztów: psychologiczne (doświadczenie pokazuje, że estymacje są
zwykle zbyt optymistyczne, zwłaszcza estymacje czasu trwania i kosztów)
czynniki zewnętrzne (naciski, chęć uratowania projektu, chęć dobrego zaprezentowania się pomysłodawców)
brak doświadczenia niezrozumienie sensu estymacji Ale szacunki kosztów zawsze będą błędne. Dlatego
potrzebna jest rezerwa.
100805010
PRAWDOPODOBIEŃSTWO
KOSZT
budżetrezerwa
ryzyko
BUDŻET = K + R1 + R2 + KO;
K - estymowane koszty poszczególnych elementów projektuR1 – rezerwa na ryzyko (nie na błędy) R2 – rezerwa na nieprzewidziane wydatkiKO - część kosztów ogólnych przedsiębiorstwa,
przypadająca na projekt
C- cena produktu projektu, jaką płaci klient (jeśli produkt projektu ma być sprzedany)
Powinno być: C ≥ K+R1+R2+KO
DZIĘKUJĘ ZA WSPÓŁPRACĘ
i/and
HAPPY PROJECTS!!!