Organizacja i zarządzanie czasem

(Time Management)

Doc. dr Włodzimierz Piotrowski

Wydział Zarządzania UW

1

Uwaga!• Prezentacja na wykładzie będzie różnić się od

materiałów przekazanych uczestnikom ponieważwykładowca:

1) pragnie wzbudzać/podtrzymywać zainteresowanie także dzięki zaskoczeniu;

2) będzie „na gorąco” komentował różne testy/quizy;

3) nie chce na stałe podzielić się z innymi pewnymi własnymi elementami/źródłami przewagi strategicznej.

Żeby osiągać sukcesy trzeba:

• Wiedzieć

• Umieć

• Chcieć

• Móc

• Nadążać

• Przewidywać i kreować

• Działać

• Postępować etycznie

MIEĆ:

• Intuicję

• Szczęście

• Węch

• Wielkie serce

• i…

Zalecana literatura

• McCorry Karen J. (2009). Zorganizuj się. Jak

usprawnić pracę w biurze. Gdańsk: GWP.

• Gleeson K. (2007). Zrób to od razu. Program osobistej

efektywności. Poznań: Dom Wydawniczy REBIS.

• Covey, R.S., Merrill, A.R., Merrill, R.R. (2005, 2008). Najpierw rzeczy najważniejsze. Poznań: DW Rebis.

• Zarządzanie sobą w czasie. Akademia Rozwoju Gazety Prawnej, nr 4 szkolenie na CD, INFOR.

Przykładowe programy komputerowe:

• Zarządzające danymi kontaktowymi - CM

(Contact Management) oraz danymi -

osobistymi – PIM (Personal Information

Management)

• Microsoft Outlook

• Microsoft Project

• Lotus Notes

• Time Tiger (www.timetiger.com)

Znaczenia słowa „organizacja”

• Rzeczowe – całość złożona z części rozpatrywana ze względu wzajemne przyczynianie się do powodzenia. (Synergia!)

• Czynnościowe – organizowanie, czyli działanie zgodnie z cyklem organizacyjnym

• Atrybutowe – cecha rzeczy lub czynności.

Działać w sposób zorganizowany (stosować cykl działania zorganizowanego)

1. Określić cel/wiązkę celów.

2. Rozpoznać/określić środki (zasoby), warunki oraz działania niezbędne do osiągnięcia celu/celów.

3. Przygotować odpowiednie środki (zasoby) i warunki.

4. Działać zgodnie z planem (punkty 1 i 2).

5. (S)Kontrolować działania i wyniki.

Zarządzanie (wg W.Piotrowskiego)

• to oddziaływanie na zasoby

– ludzkie

– rzeczowe

– finansowe

– informacyjne (symboliczne)

• wewnątrz i na zewnątrz organizacji,

• ukierunkowane na osiąganie jej celów - celów dominującej w niej koalicji kluczowych interesariuszy,

• oparte o prawo własności.

Pożądanie

+ Brak

+ Niepewność

= ZASÓB

KULTURA

Funkcje zarządzania

3. KIEROWNICZE PRZYWÓDZTWO

4. KONTROLOWANIE

1. PLANOWANIE

2. ORGANIZOWANIE

W ujęciu teoretycznym (linia ciągła) i praktycznym (linia przerywana)

1. PLANOWANIE

• to określanie celów/zadań i sposobów ich realizacji

• to „wyprzedzające” i zobowiązujące decydowanie w odpowiedzi na pytania: Co? Kto? Kiedy? Gdzie? Jak? Jakimi zasobami?

• Prognozowanie jest to przewidywanie przyszłości przy użyciu metod uznanych w danym okresie za naukowe.

Główne cele w administracji

(dominującej koalicji interesariuszy)

• Trwanie

• Rozwój

• Maksymalizacja budżetu i wartości

• Utrzymywanie lub osiąganie równowagi funkcjonalnej.

• Realizacja konkretnych zamierzeń (projektów).

Cel zgodnie z formuła ZMORApowinien być

• Zrozumiały

• Mierzalny

• Określony w czasie

• Realny

• Ambitny[Odpowiednik angielski to formuła SMART: specific, measurable, ambitious, realistic, time framed.Zob. Reinfuss R. 2009. MBO. Prosta i skuteczna technika zarządzania Twoją firmą.

Gliwice: HELION, One Press]

2. ORGANIZOWANIE

• Projektowanie i przeprojektowywanie organizacyjnych procesów, procedur i struktury formalnej organizacji.

• Działanie zgodnie z cyklem organizacyjnym.

Procesy i klienci wewnętrzni

3. KIEROWNICZE PRZYWÓDZTWO to

• stosunek społeczny („LIDER-INNI”);

• innych przyciąganie/pociąganie;

• zwolenników zdobywanie, wiązanie, aktywizowanie

• angażowanie/motywowanie by inni robili to, co lider chce dlatego, że sami tego chcą.

PRZYWÓDCA - czasowo uprzywilejowany (zwolennicy!) uczestnik stosunków społecznych.

SŁUŻBAmodel K. Blancharda i M. Millera

Spójrz w przyszłość

Łatwo angażuj i

Udoskonalaj innych

Żadnej rutyny

Bierz pod uwagę efekty i relacje

Aktywnie wdrażaj wartości

4. KONTROLOWANIE

• Kontrolowanie - porównywanie działań z procedurami (kontrola „w trakcie działania”) -i osiągniętych wyników z założonymi celami (kontrola ex post) .

• Obejmuje także formułowanie wniosków dotyczących zmniejszenia rozbieżności „teraz”i w przyszłości. (Planowanie może byćkontrolą ex ante).

Zarządzanie wg formuły 3 E powinno być:

( W. Gasparski)

• Efektywne

• Ekonomiczne

• Etyczne

Siedem zasad życia publicznego [Pierwszy

Raport Komisji Nolana, maj 1995r.]

1. Bezinteresowność

2. Prawość

3. Obiektywność

4. Odpowiedzialność

5. Otwartość

6. Uczciwość

7. Przykład z góry.

Koszty własne produkcji a wydajność wg Karola Adamieckiego (1924r.)

Koszt

całkowity

Wydajność0 pw

a

b

c

W

A

B

C

Legenda do rysunku koszty własne produkcji

a wydajność• AB - krzywa kosztu na jednostkę czasu pracy

maszyny;• OC - styczna z krzywą AB w punkcie C,

wyznaczającym minimum kosztu straconego czasu (= zero);

• W - punkt wyznaczający wielkość produkcji wzorcowej Pw;

• ab - odcinek przedstawiający tzw. koszt użyteczny; • bc - odcinek przedstawiający koszt straconego czasu.

Po latach…P. F. Drucker (1990 r.):

"Metoda tradycyjnego rozliczania kosztów mierzy jedynie koszty produkcji, natomiast ignoruje koszty nieprodukowania, wynikające na przykład z czasu postoju maszyny lub usterek wyrobu wymagających jego obrabiania lub przeróbki. Wiadomo, że czas nieprodukowania wynosi więcej niż 20% ogólnego czasu produkcji, w niektórych zakładach nawet 50%, a kosztuje tyle samo ile czas produkcji w płacach, ogrzewaniu, oświetleniu, oprocentowaniu kapitału, a nawet w zakresie surowców. System tradycyjny nie mierzy żadnego z tych czynników.”

Prawa harmonii (K. Adamiecki)

1. Doboru: współpracujące elementy powinny być do siebie dobrane tak, aby miały zbliżone produkcje wzorcowe i aby łączny koszt straconego czasu był jak najmniejszy.

2. Działania: praca współpracujących ze sobąelementów powinna być sharmonizowana w czasie tak, aby nie występowały tzw. „wąskie gardła” i przestoje.

3. Duchowa: Współpracujących ludzi powinna łączyć więź duchowa (emocjonalna) – „duch wspólnoty”, tak by nie występowały napięcia i konflikty.

Role menedżera wg H. Mintzberga

Pozycja i władza formalna

Role

międzyludzkie

• Reprezentant

• Przywódca

• Łącznik

Mentor

Trener (Coach)

Opowiadacz historii

Role

informacyjne

• Monitor (radar)

• Siewnik

• Rzecznik

Role

decyzyjne

• Przedsiębiorca

• Kierujący

zaburzeniami

• Rozdzielający

zasoby

• Negocjator

24 = 3 X 8• Wczoraj jest jak zrealizowany czek, zapomnij

o nim.

• Jutro to niepewny weksel, nie licz na niego.

• Dzisiaj to brzęcząca moneta, zrób z niej użytek!!!

Trzy postawy (wzorce)1. Pracoholik

2. Leniwy

3. Mądrze leniwy.

Syndrom chronicznego zmęczenia

Fazy:

1. Objawy złego dziania się.

2. Pozorny powrót do formy.

3. Depresja i …zawał, wrzody, cukrzyca, zaburzenia psychiczne.

4. ….karoshi – śmierć z przepracowania.

Krzywa szczęścia wg Sheldona [Kieżun, W. (1971).Organizacja pracy własnej dyrektora. Warszawa: PWE, s.62]

Pierwsze pytanie: Co JA/ON/MY robimy?Do badania pracy wykorzystaj:

1. Obserwację:

� samoobserwację

� obserwację przez kogoś

� skategoryzowaną

� nie skategoryzowaną

� ciągłą (fotografia dnia roboczego)

� migawkową

2. Badania kwestionariuszowe

� ankieta

� wywiad.

Zasada „20-80(%)”

20% 80%

Decyzje

, dzia

łania

, koszty

Wynik

i

Decyzje

, dzia

łania

, koszty

Wynik

i

Przykładowi złodzieje czasu - telefon

1. Telefonowanie impulsywne.2. Nieprzygotowanie do rozmowy.3. Chaos na wejściu np. brak "filtra" w postaci

asystenta.4. Chęć omówienia zbyt wielu kwestii.5. Gadulstwo. 6. Nieokreślenie czasu rozmowy. 7. Brak kontroli czasu.8. Brak spokojnego miejsca do prowadzenia

rozmowy.

Przykładowi złodzieje czasu - zebrania

1. Niejasny cel zebrania

2. Niewłaściwy dobór uczestników

3. Brak planu

4. Zbyt często

5. Źle zredagowane notatki z zebrania

6. Pustosłowie

7. Niekompetentny prowadzący

8. Brak kontroli czasu

Przykładowi złodzieje czasu -komunikacja

1. Niewłaściwe kanały komunikacji.2. Nadmierna lub zbyt mała dostępność i przystępność. 3. Problemy językowe.4. Brak samokontroli i autodyscypliny.5. Zwlekanie z odpowiedzią.6. Słabe zarządzanie informacjami.7. Słabe zarządzanie komunikacją.8. Informacje niewiarygodne, bezużyteczne, niepełne.

Przykładowi złodzieje czasu – zlecanie (delegowanie)

1. Brak zaufania do siebie

2. Brak zaufania do innych

3. Obawa odmowy

4. Zbyt silna kontrola

5. Obawa, że ktoś zrobi coś lepiej

6. Obawa przed wychowaniem następcy

7. Prymat działania nad zarządzaniem

8. Presja czasu

Inni złodzieje czasu

1. Brak zdecydowania

2. Tylko ja

3. Zarządzanie przez nękanie („ręka na pulsie”) - przerywanie

4. Brak instrumentalizacji – komputer, segregatory

5. Niska asertywność

Najważniejsze pytania:

1. Czy TO musi być zrobione?

TAK

NIEJesteś szczęściarzem! Masz wolne!

2. Czy JA TO muszę zrobić?

TAK

NIE

Jesteś szczęściarzem! Jeśli nie TY to KTO?

DELEGUJ!Stosuj

cyklorganizacyjny

Podstawowe zadanie każdego menedżera

• Powodowanie by zadania, które muszą byćwykonane w organizacji ( zgodnie z przyjętymi wymogami), stały się celami dla tych, którzy powinni je wykonać (wykonywać).

• Drogi:

1. Narzucanie celów/zadań (przymus, przetarg, perswazja)

2. Współokreślanie celów/zadań np. metoda ZPC

tak, by zbliżyć do siebie to, co organizacyjne, grupowe i indywidualne.

Udział w liczbie wszystkich zadań

Udział w wartości wszystkich zadań pod względem

efektywnego realizowania funkcji

65%

65%

20%

20%

15%

15%

Zadania AWzorzec:

ok. 3 godz.

Zadania BWzorzec:

ok.1 godz.

Zadania CWzorzec:

ok.45 min.

Rys. Analiza ABC czasu

Myśląc "czas to pieniądz" musisz:

• Terminy spraw i zajęć spisać.

• Ramy czasowe zadań określić.

• Zaplanować rezerwę czasu.

• Ograniczyć się priorytetów.

• Skontrolować wykonanie.

Zasada „60-20-20”

„60-20-20 (%)”

Zadania/

czynności

zaplanowane

niezaplanowane

spontaniczne

R

Zasada D. Eisenhowera - priorytety

Ważność

Pilność

Zadania

AZadania

B

Zadania

CK

Delegowanie jest przekazywaniem

1) konkretnych zadań, uprawnień i cząstkowej odpowiedzialności

2) konkretniej osobie

3) na określony czas,

ale bez prawa przekazywania tego, co otrzymane w drodze delegacji niżej i bez możliwości pozbycia się pełnej odpowiedzialności.

Delegowanie – wskazówki 1-6/15

1. Sprawdź własne zadania przed delegowaniem.

2. Upewnij się czy delegowany rozumie zadanie tak samo jak ty.

3. Upewnij się czy jasno określiłeś JEGO uprawnienia i odpowiedzialność, czy zna je i rozumie.

4. Określ termin wykonania zadania.

5. Określ znaczenie zadania.

6. Ustal, czy nie koliduje ono z innymi JEGO obowiązkami. W razie potrzeby zasugeruj priorytety.

Delegowanie – wskazówki 7-10/15

7. Gdy jest to konieczne określ specjalne wymagania i przedstaw własne propozycje.

8. W przypadku zadań złożonych i nie rutynowych, podziel je na cząstkowe, opisz i przedstaw w jasny sposób delegowanemu.

9. Sprawdź czy dysponuje ON informacjami potrzebnymi do dobrego wykonania zadania.

10. Zaplanuj działania uwzględniając możliwe trudności.

Delegowanie – wskazówki 12-15/15

12. Postępuj tak, by delegowany pytał ciebie w przypadku wątpliwości.

13. Upewnij się, że inni wiedzą za co delegowany jest odpowiedzialny, jakie ma uprawnienia i czy będą wspierać JEGO działania.

14. Ustal czas i sposób informowania ciebie o zaawansowaniu prac.

15. Ustal własny system kontroli.

Żeby dobrze delegować trzeba

kierownicze przywództwo realizować!

• Kierownicze przywództwo polega, na takim kreowaniu przez menedżera różnych aspektów społecznej sytuacji organizacyjnej, które prowadzi do utrzymania lub zwiększenia liczby jego zwolenników, działających tak jak on chce, dlatego, że sami tego chcą. (W. Piotrowski).

Wybrane prawa czasu

1. Każda czynność zajmie tyle czasu ile możemy na niąpoświęcić.

2. Czynność przerwana domaga się ukończenia tym silniej im bliżej końca została przerwana.

3. Nic nie jest tak proste, jak to sobie na początku wyobrażamy.

4. Plan nie uwalnia od tego, co nieprzewidywalne5. Nikt nie może działać bez przerwy.6. Czas „stracony” z powodu przerwy jest dłuższy niż

czas jej trwania.7. Niezdecydowanie (brak decyzji) zabiera czas.

Przykazania dla tych, którzy chcieliby, ale nie mogą:

• Upewnij się, czy naprawdę chcesz osiągnąć założony cel.

• Niech wymagania jakie sobie stawiasz będą realistyczne.

• Zamiast wyznaczać sobie cele odlegle i maksymalistyczne, postępuj metodą małych kroków.

• Doceniaj każdy sukces w dążeniu do celu.

• Nie oskarżaj się bezlitośnie. Jeśli plan się nie powiódł, po prostu zacznij od nowa.

• Miej czas dla siebie, bez telewizora, bez hałasu, bez rozmów o niczym.

• Uwagę swą kieruj nie na czyny a na owoce czynów.