Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców?

Konferencja zamykająca realizację innowacyjnego projektu partnerskiego MJUP

Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.6 Projekty innowacyjne

Lider projektu:

Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa Partner projektu:

Gmina Miejska Poznań - Urząd Miasta Poznania

Warszawa, 23 – 24 listopada 2015 r.

Krótka prezentacja Produktu innowacyjnego projektu partnerskiego

„Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego”

1

Cel ogólny projektu

2

sformułowaliśmy w postaci dwóch przedstawionych niżej postulatów:

1. Ukształtować usługi publiczne w komunikacji z adresatami-klientami i monitorować wspólnie z nimi jakość, dokonując w razie potrzeby zmian

2. Gromadzić i wykorzystywać informacje dotyczące potrzeb, zarządzania strategicznego i działalności operacyjnej dla oceny, a także poprawy skuteczności i efektywności działań jst.

3

1. Zestaw zasad ogólnych (wymagań i zaleceń) dla JST wynikających z

Modelu zarządzania zintegrowanego.

2. Przykłady aktów kierowania wdrażających ww. zasady.

3. Koncepcja budowy Katalogu wskaźników jakości życia i usług

publicznych, metody i narzędzia prowadzenia badań społecznych oraz

przykładowy Katalog, zawierający m.in. wyniki badań opinii mieszkańców.

4. System informatyczny STRADOM wspomagający:

planowanie i realizację celów oraz zadań,

monitorowanie na poziomie strategicznym i operacyjnym,

zarządzanie ryzykiem, audyt i kontrolę

oraz oferujący bieżące raporty o zaangażowaniu środków, wydatkach,

kosztach i zobowiązaniach w szczegółowości zadań i działań

5. Podręcznik zarządzania strategicznego JST przy wykorzystaniu systemu

STRADOM

Najważniejsze elementy

Produktu finalnego:

Koncepcja i katalog wskaźników

strategicznych; jakości życia (JŻ) &

jakości usług publicznych (JUP)

4

Koncepcja

• Dziedzin życia/

zarządzania

• usług publicznych

• wskaźników JŻ &

JUP

Kluczowe kroki

do opracowani

lokalnego

Katalogu

wskaźników

JŻ & JUP

Katalog wskaźników JŻ & JUP:

•kontekstowych •strategicznych •obiektywnych •subiektywnych

Przykłady wdrożenia katalogu wskaźników JŻ & JUP w administracji w celu poprawy procesu decyzyjnego

Różne typy i źródła wskaźników JŻ & JUP

5

Katalog wskaźników JŻ & JUP

Zestaw miar zdefiniowany dla każdej dziedziny zarządzania w celu zdiagnozowania jej sytuacji i oceny podejmowanych działań

Subiektywne wskaźniki –

pochodzące z badań społecznych 4

Obiektywne wskaźniki – bazują

na publicznych rejestrach i

statystykach 3

Strategiczne wskaźniki –

administracja ma na nie wpływ 2

1 Kontekstowe wskaźniki – wpływ

administracji jest mały

6

Wskaźniki JŻ & JUP mogą być użyte do:

Mierzenia jakości usług publicznych

na poziomie strategicznym 4

Mierzenia rezultatów programów

strategicznych, „tak, aby...” 3

Mierzenia rezultatów na poziomie

celów Strategii Rozwoju 2

Diagnozy bieżącej sytuacji dziedzin

zarządzania / życia, kierunki zmian i

działań, identyfikacja ryzyk & wyzwań 1

Raporty dla decydentów i obywateli

na temat stanu miasta, oceny

programów i usług publicznych 5

W jaki sposób wskaźniki JŻ & JUP mogą poprawić samopoczucie mieszkańców

7

4

3

2

1 Ogólne zadowolenie

Zadowolenie z życia w mieście

Zadowolenie z życia w ramach dziedzin zarządzania

Rezultaty programów

Usługi publiczne

Zadowolenie z życia w mieście jest ważną częścią ogólnego zadowolenia z życia

Zadowolenie z życia w ramach dziedzin wpływa na ogólne zadowolenie z życia w mieście

Wpływ działań administracji publicznej

na zadowolenie i jakość życia

Subiektywne wskaźniki pokazują poziom satysfakcji z usług we wszystkich dziedzinach oraz wagę każdej z nich

Wskaźniki strategiczne pokazują rezultaty programu & jakość usług publicznych

8

Ocena istotności i satysfakcji mieszkańców dla dziedzin zarządzania / życia w mieście – Kraków 2014

wygląd miasta

transport

usługi komunalne

środowisko naturalne

tereny zielone

edukacja

bezpieczeństwo

warunki mieszkaniowe

kultura

rozrywka

sport i rekreacja

usługi medyczne

pomoc społeczna

rynek pracy

administracja

dialog z władzami

55%

65%

75%

85%

25% 35% 45% 55% 65%

waż

no

ść (

w g

órę

– w

ięks

za)

zadowolenie (na prawo – większe)

większe zadowolenie, większa ważność

większe zadowolenie, mniejsza ważność mniejsze zadowolenie, mniejsza ważność

mniejsze zadowolenie, większa ważność

System STRADOM wspomaga:

9

wieloletnie & roczne planowanie działań + planowanie finansowe

Monitoring + ewaluacja na poziomach: strategicznym & operacyjnym

Zarządzanie ryzykiem + audyt wewnętrzny + audyt bezpieczeństwa informacji

hurtownia powyższych danych + dane księgowe + zestaw raportów

10

• Połączenie twardych danych oraz wyników badań opinii publicznej zaprezentowanych w katalogu wskaźników JŻ i JUP

• Planowanie i monitorowanie rezultatów (mierzonych przez wskaźniki JŻ & JUP) oraz kosztów w programach

• Możliwość oceny produktów zadań budżetowych (poprzez wskaźniki efektywności oraz skuteczności) oraz kamieni milowych w zadaniach projektowych,

• Identyfikacja oraz ocena ryzyk m.in. dla programów, produktów zadań oraz zasobów informacyjnych,

• Opracowanie planów audytu, w tym audytów bezpieczeństwa informacji w oparciu o mapę ryzyka oraz wdrażanie wydanych rekomendacji + ocena ich realizacji

• Zestaw standardowych statycznych i dynamicznych raportów

Produkt = co zostało osiągnięte (więcej szczegółów)

• Integruje dane finansowe & niefinansowe, poprawia jakość informacji

• Pokazuje jak zasoby i działania wpływają na wyniki i rezultaty • Wyjaśnia kluczowe ryzyka na wszystkich poziomach zarzadzania

System STRADOM:

11

PRODUKT Nowe narzędzia informacyjne

wspierające zintegrowany system zarządzania JST

Produkt i rezultat projektu (w skrócie)

REZULTAT

Administracja publiczna posiadająca lepszy wgląd w preferencje interesariuszy oraz narzędzia aby działać bardziej

profesjonalnie, tzn. efektywniej, skuteczniej i transparentnie

System STRADOM zawiera następujące grupy raportów zasilanych z Hurtowni Danych:

raporty predefiniowane i przestawne - zestaw standardowych raportów dla dziedzin, programów, zadań i procesów,

zestaw raportów OLAP, w formie tabel przestawnych w celu tworzenia „raportów na żądanie”.

Wśród kluczowych narzędzi umożliwiających wgląd w preferencje interesariuszy oraz w potrzeby rozwojowe JST , a także skuteczne, efektywne i bardziej transparentne działania jednostki wymienić należy raporty dostępne w Systemie STRADOM

12

Raporty predefiniowane

Raporty predefiniowane dostępne są w formach: gotowych szablonów, dla których zakres danych wybiera się

za pomocą określonych filtrów, umożliwiających m.in. analizę ocenę realizacji celów i zakresów zadań budżetowych czy ocenę zakresu realizacji zakresu rzeczowo – finansowego zadań.

tabeli przestawnych w układzie domyślnym z możliwością elastycznego kształtowania zakresu informacji przez użytkowników za pomocą specjalnego menu obiektowego,

Wszystkie raporty dostępne są dla jednej lub wielu jednostek realizujących, wybranego okresu z dokładnością do dnia.

Wszystkie raporty można eksportować w wybranym formacie.

13

Raporty OLAP

Raporty OLAP (OnLine Analytical Processing) przeznaczone są do analiz opartych na wielowymiarowych widokach i hierarchiach.

Raporty OLAP pełnią rolę raportów uzupełniających zakres informacyjny raportów predefiniowanych, wspomagając proces podejmowania decyzji na różnych poziomach zarządzania, np. dziedzin, usług publicznych, programów, jednostek organizacyjnych, zadań, działań / etapów, planu budżetu, analiz finansowych (planu, wykonania, zaangażowania, zobowiązań, kosztów).

Raporty OLAP można tworzyć i konfigurować w Systemie lub w arkuszu Excela po podłączeniu się do serwera bazy danych.

14

Raport wskaźników dziedzinowych – ocena osiągnięcia wyniku wskaźnika (0:2)

15

Raport wskaźników dziedzinowych – przestawny OLAP

16

Raport wskaźników dziedziny dla Koordynatora dziedziny lub

Kierownika Pionu (OLAP)

17

Raport dla Programu – deklaracja wyniku i dane o zadaniach związanych z programem

18

Raport dla Programu – deklaracja wyniku:

cel ogólny i kluczowe działania dla realizacji programu (po słowie „poprzez”)

19

20

Raport dla Programu – deklaracja wyniku:

cele szczegółowe programu (po słowach „tak, aby”) oraz wskaźniki do oceny realizacji celów

Raport dla Programu – dane o planie i wykonaniu

wydatków oraz limitach wydatków (WPF) dla zadań i działań związanych z programem

21

Wykaz przedsięwzięć wieloletnich

22

Wykaz przedsięwzięć wieloletnich - podsumowanie

23

Wykaz przedsięwzięć wieloletnich – możliwości

analityczne przez elastyczne kształtowanie zakresu informacyjnego raportu

24

Przedsięwzięcia wieloletnie można przeglądać w układzie programów strategicznych

25

Przedsięwzięcia wieloletnie można przeglądać wg

cech, np. JP (jakość powietrza) mimo, że powiązane są z różnymi dziedzinami : O, E, Z, T… lub programami

26

Cechą może być ZIT, umożliwia to przegląd i porównanie

przedsięwzięć w różnych JST należących do Obszaru

Funkcjonalnego - np. zadania dotyczącego budowy przystanków wzdłuż linii 94 w Krakowie i Skawinie

27

WPF Kraków oraz Plan zrównoważonego rozwoju transportu, zadania ZIT

WPF Skawina oraz Plan Mobilności dla Gminy Skawina

Raport wskaźników zadaniowych w układzie

zadań i produktów – prezentuje wszystkie monitorowane wskaźniki zadań

28

Raport umożliwia przeglądanie wskaźników

zadań wg procesów zdefiniowanych w Urzędzie -

poniżej wybrane wskaźniki monitorowane dla decyzji administracyjnych wydawanych w UMK

29

Raport finansowy OLAP przedstawia plan

budżetu, wykonanie wydatków, zaangażowanie i

koszty w układzie jednostek, zadań, działań, dziedzin, usług publicznych, programów, cech

30

Raport OLAP dla czasu pracy związanego z

realizacją zadań w UMK – pracochłonność planowana i wykonana w szczegółowości działań

31

Wielopoziomowy raport realizacji zakresu finansowo –

rzeczowego zadań obejmuje wymiary dziedzin, usług

publicznych, zadań, działań (produktów głównych) i poddziałań (pod produktów) oraz ich parametry

32

Raporty oceny celów zadań budżetowych umożliwia ocenę rezultatów zadań

33

Dziękuję za uwagę

piotr.wierzchoslawski@um.krakow.pl

34