EFEKTYWNA POCZTA E-MAIL?E O I F | G I G A C O N | 2 5 . 0 1 . 2 0 1 7

P I O T RN A B I E L E C

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILNowa era

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL„Pracownik wiedzy”

• Spędza 25% swojego czasu na zadaniach związanych z obsługą e-maila.

• Przetwarza średnio 190 wiadomości dziennie.

• 1/3 wolałaby umyć toaletę niż posprzątać skrzynkę odbiorczą!

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL„Pracownik wiedzy”

• Przeciętnie spędza 15 do 35% czasu wyszukując informacje.

• 21% ludzi znajduje potrzebne informacje „w większości przypadków”.

• Skąd wziął się sukces wyszukiwarki Google?

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILOperatory logiczne

AND(I)

OR(LUB)

NOT(NIE)

Pisane wielkimi literami

operator domyślny

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILOperatory logiczne

AND(I)

OR(LUB)

NOT(NIE)

Oba warunki

muszą być spełnione

Przynajmniej jeden

warunekmusi być spełniony

Warunek nie może

być spełniony

Nadawca

Odbiorca

Temat

Treść

ZałącznikiPola

dodatkowe

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILOperatory

AND(I)

OR(LUB)

NOT(NIE)

Nadawca

Odbiorca

Temat

Treść

ZałącznikiPola

dodatkowe

od: do: temat: mazałączniki: odebrano:

from: to: subject: received:hasattachment:

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILOperatory

AND(I)

OR(LUB)

NOT(NIE)

Nadawca

Odbiorca

Temat

Treść

ZałącznikiPola

dodatkowe

od: do: temat: mazałączniki: odebrano:

from: to: subject: received:hasattachment:

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILFoldery

• Po co nam foldery?• Ile masz folderów?• Ile czasu spędzasz przenosząc wiadomości do

odpowiednich folderów?• 5 sekund x 50 wiadomosci dziennie x 250 dni

pracujących w roku = 17h rocznie

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILFoldery – kiedy warto?

Nie tworzę folderu.Używam

wyszukiwania.Tworzę folder.

TAK NIE

Każda wiadomość może należeć tylko do jednego

folderu.Jeśli tak nie jest – trzeba je

przeorganizować.

Czy da się znaleźć wiadomości wyrażeniem

wyszukiwania?

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

• E-maile to nie książki na półce.• Dziesiątki folderów dają tylko pozory

zorganizowania.• Istnieje efektywny mechanizm wyszukiwania e-

maili, warto go używać.• Folder warto założyć, gdy wiadomości nie da się

szybko znaleźć wyrażeniem wyszukiwania.• Jeden e-mail może należeć tylko do jednego

folderu.

Podsumowanie

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILSkuteczność

W trakcie Miesiąc po3.53.73.94.14.34.54.74.9

Oceny przydatności (1-5)

WyszukiwanieInbox zero

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILInbox Zero uproszczone

Jeśli coś nie wymaga działania z mojej

strony, to nie może być

w skrzynce odbiorczej

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILRezultaty

• 15-30 wiadomości w 90 sekund• 1500 maili x 4.5 sekundy/mail = niecałe dwie

godziny• Czyszczenie 5 minut dziennie – w miesiąc

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILDelegowanie

NIE TAK

Przenoszę do oddzielnego

folderu.Dodaję siebie do

adresatów.

Oznaczam flagą.

Tworzę „przypominajkę”.

Oznaczam wiadomość.

Nic nie muszę robić.

Wysyłając„Czy oczekuję odpowiedzi na tego maila i czy jest mi

ona potrzebna?”

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILRozproszenia

• Przeciętnie potrzebujemy paru do parunastu minut, by uzyskać pełną koncentrację.

• Pierwsze minuty są najtrudniejsze.• Nasza kultura pełna jest „rozpraszaczy”.• Przeciętny człowiek w trakcie pracy w biurze

rozprasza się co maksymalnie 3-6 minut.

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

SPOSÓB #1

Wyłącz “wyskakujące” okienko z nową pocztą

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

SPOSÓB #2

Sprawdzaj pocztę tylko o określonych godzinach

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILSprawdzanie poczty o określonych godzinach

• Niektórzy otrzymują mnóstwo wiadomości e-mail, ale skrzynkę sprawdzają trzy razy dziennie.

• Przykładowe „sesje ze skrzynką”: 10:00, 14:00, 17:00.

• W czasie sesji nie rozpraszają się, nie czytają najnowszych wiadomości.

• Pilne sprawy nie są załatwiane przez e-mail.

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

SPOSÓB #3

Określ czas pracy bez rozproszeń

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

SPOSÓB #4

Dzwoń, spotykaj się, używaj videokonferencji

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

SPOSÓB #5

Zainstaluj programy wspomagające skupienie

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AILPodsumowanie

• Żyjemy w świecie ciągłych rozproszeń.

• Ciągłe rozpraszanie się: – zmniejsza naszą zdolność do

koncentracji– okrada nas z poczucia satysfakcji

• Istnieją techniki i narzędzia, by poradzić sobie z tym problemem

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

AUTOMATYCZNE KOLOROWANIE E-

MAILI

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

EO

IF |

E

FE

KT

YW

NA

PO

CZ

TA

E-M

AIL

PIOTR NABIELEC

produktywni.pl/blog

produktywni.pl/newsletter

facebook.com/produktywni