Zarządzanie projektamiWykład 1 – Projekt i zarządzanie projektem
Plan wykładu
• Informacje organizacyjne
• Prezentacja sylabusa
• Omówienie zasad zaliczenia przedmiotu
• Definicja projektu
• Współzależne cechy projektu
• Projekt/Program/Portfel
• Typy projektów
• Cykl ż
Wykłady i informacje zamieszczam na stronie:
www.karolinamazur.pl
Definicja projektu
Definicja tradycyjna (za R.K. Wysockim, s. 48):
„Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych zesobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonaniaw określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodniez założonymi wymaganiami”
K. Mazur, prof. UZ 4
Definicja projektu
• Sekwencja zadań
• Niepowtarzalne zadania
• Złożone zadania
• Zadania związane ze sobą
• Zadania mające wspólny cel
• Przeznaczenie do wykonania w określonym terminie
• Bez przekraczania ustalonego budżetu
• Zgodność z założonymi wymaganiami
K. Mazur, prof. UZ 5
Sekwencja działań
• Zależy od uwarunkowań technicznych (lub techniczno-społecznych)
• Nie zależy od: preferencji managerów
• Wynika z odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:1. Jakie nakłady są potrzebne do rozpoczęcia działania?
2. Jakie rezultaty będą wynikiem działania?
K. Mazur, prof. UZ 6
Niepowtarzalne zadania
• Projekt nigdy wcześniej nie istniał i nigdy się nie powtórzy w takich samych warunkach
K. Mazur, prof. UZ 7
Złożone zadania
Działania
ProsteNp. sprzątanie
budynku
ZłożoneNp.
zaprojektowanie instalacji grzewczej
K. Mazur, prof. UZ 8
Zadania związane ze sobą
• Dla każdej pary działań zachodzą relacje:• techniczne
• lub logiczne
• Rezultat jednego zadania jest nakładem drugiego
K. Mazur, prof. UZ 9
Zadania mające wspólny cel
• Projekt ma jeden cel ogólny/ostateczny/końcowy
• W przypadku dużych projektów można je podzielić na podprojekty, których cele muszą być spójne z celem projektu głównego
• Podprojekty są współzależne
• Przykład….?
K. Mazur, prof. UZ 10
Przeznaczenie do wykonania w określonym terminie• Istnieją określone daty ukończenia
• Daty mogą wynikać:• Z procesu planowania
• Z założeń zleceniodawców
K. Mazur, prof. UZ 11
Bez przekraczania ustalonego budżetu
• Budżet: limit zasobów
• Podstawowe zasoby: finansowe (gotówka), osobowe, rzeczowe
• Pytanie: Czy wiedza to zasób w projekcie?
K. Mazur, prof. UZ 12
Zgodność z założonymi wymaganiami
• Wymagania są precyzowane przez klienta
• Pytanie: kto jest klientem w różnych projektach np. NCN, UE?
• Wymagania bywają zmienne, co jest charakterystyczne dla projektu
K. Mazur, prof. UZ 13
Biznesowa definicja projektu
• R.K. Wysocki (s. 51):
„Projekt to sekwencja skończonych i powiązanych działań, których udana realizacja polega na dostarczeniu oczekiwanej wartości biznesowej, stanowiącej uzasadnienie dla jego realizacji”
• Dostarczenie wartości biznesowej klientowi i całej jego organizacji
K. Mazur, prof. UZ 14
Definicja projektu według PRINCE2
• „Projekt jest to ciąg działań o następującej charakterystyce:
• projekt jest procesem mającym swój początek i koniec,
• projekt musi być zarządzany, aby mógł przynieść sukces,
• wszyscy muszą mieć jasność celów, sposobów realizacji projektu i odpowiedzialności co do przydzielonych ról i reprezentowanych stron; umożliwia to osiągnięcie właściwego zaangażowania”
• (2, s. 13-14)
Projekt jako przedsięwzięcie – def. H. Kerznera
• „przedsięwzięcie zmierzające do realizacji wyznaczonego celu, wymagające wykorzystanie zasobów i ujęte w ramy ograniczeń czasowych, kosztowych i jakościowych”
• (2, s. 13)
Podstawowe współzależne parametry projektu
1. Zakres
2. Jakość
3. Koszty
4. Czas
5. Zasoby
K. Mazur, prof. UZ 17
Trójkąt zakresu projektu jako zrównoważony system (równowaga projektu)(1, s. 56)
K. Mazur, prof. UZ 18
Dostępność zasobów
Zakres+
Jakość
Czym jest program?
• Według R.K. Wysockiego (1, s. 51)• Zbiór wielu projektów
• Projekty realizowane są według określonej kolejności
• Realizowanych jest wiele celów
• Według PMBOK programem jest (4):• „Zbiór kilku (dwóch lub więcej) projektów, które zarządzane w łączny i
skoordynowany sposób przynoszą większą wartość, niż projekty składowe zarządzane indywidualnie”.
• Tworzony w celu osiągnięcia efektu synergii
• Projekty muszą mieć wspólną charakterystykę, która powoduje, że może nastąpić logiczne połączenie elementów w program
K. Mazur, prof. UZ 19
Czym jest portfel projektów?
• Zbiór projektów, które są ze sobą w jakiś sposób powiązane (np. dotyczą pracy nad jednym produktem) (1, s. 52)
• Może być elementem strategicznego zarządzania organizacją
• za PMI [The Standard for Portfolio 2008] (3, s.12):• „portfel projektów to zbiór projektów lub programów oraz innych inicjatyw,
które zostały zgrupowane razem, aby ułatwić efektywne zarządzanie i osiąganie celów strategicznych
• projekty w portfelu są w określony sposób powiązane, najczęściej instytucjonalnie, finansowo, czasowo lub obiektowo.”
K. Mazur, prof. UZ 20
Typy projektów według R.K. Wysockiego (1)
• Ryzyko (odchylenie od oczekiwań) – wysokie, średnie, niskie
• Wartość ekonomiczna projektu (wysoka, średnia, niska)
• Czas realizacji projektu (kategorie np. do 3 miesięcy, 3-6 miesięcy, etc.)
• Złożoność (poziom złożoności: duży, średni lub mały)
• Rodzaj wykorzystanej technologii (znana, nieznana)
• Liczba działów uczestniczących w projekcie
• Wysokość kosztów projektu
Automatyczna klasyfikacja projektów(R.K. Wysocki, s. 64)
K. Mazur, prof. UZ 22
Typ projektu
Czas realizacji
Ryzyko Złożoność Rodzaj wykorzystywanej technologii
Prawdopodobieństwo wystąpienia problemów
A Powyżej 18 miesięcy
Wysokie Duża Nieużywana wcześniej
Prawie stuprocentowe
B 9-18 miesięcy
Średnie Średnia Znana organizacji w zakresie podstawowym
Wysokie
C 3-9miesięcy
Niskie Mała Używana wcześniej w wąskim zakresie
Umiarkowane
D Poniżej 3 miesięcy
Bardzoniskie
Bardzo mała
Sprawdzona Nikłe
Typy projektów – kryteria podziału (2, s. 15):
• Według celu
• Według znaczenia praktycznego• Według powiązania z obszarem działalności
• Według wzajemnych powiązań
• Według rozmiaru (wielkości)
• Według przychodów i kosztów
• Według orientacji
• Według stopnia nowatorstwa• Według pochodzenia zlecenia
• Według sposobu finansowania
• Według zasięgu geograficznego
Czym jest zarządzanie projektami
K. Mazur, prof. UZ 24
Definicja zarządzania projektami
• Definicja formalna (Project Management Institute):
• „Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia projektu”
• Definicja według R. K. Wysockiego:
• Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów, odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej”
K. Mazur, prof. UZ 25
Cykl Zarządzania Projektem(Project Management Life Cycle)• Pięć następujących po sobie grup procesów:
1. Definiowanie zakresu
2. Planowanie
3. Wykonanie
4. Monitorowanie i kontrola
5. Zamykanie projektu
• Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu
• Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz
K. Mazur, prof. UZ 26
Typy podejść do zarządzania projektami
K. Mazur, prof. UZ 27
Rodzaje zarządzania projektami
K. Mazur, prof. UZ 28
Rozwiązanie
Jasne Niejasne
Cel
Niejasny MPxEmertxe ProjectManagement
xPMExtreme Project Management
Jasny TPMTraditional Project Management
APMAgile Project Management
Tradycyjne zarządzanie projektami
• Niewielka złożoność
• Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko
• Dobrze poznana infrastruktura technologiczna
• Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe
• Projekty oparte na planowaniu
• Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami
K. Mazur, prof. UZ 29
Metody zwinnego zarządzania projektami
• Istotne problemy i nieznane rozwiązania
• Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać
• Kluczowe znaczenie dla organizacji
• Zaangażowanie klienta
• Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły
• Model iteracyjny i adaptacyjny
K. Mazur, prof. UZ 30
Metody ekstremalnego zarządzania projektami• Projekty badawczo-rozwojowe
• Duże ryzyko
• Ekstremalny model PMLC
K. Mazur, prof. UZ 31
Modele cyklu zarządzania projektem emertxe
• Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie ma swojego problemu
K. Mazur, prof. UZ 32
Modele Cyklu Zarządzania Projektem PMLC
Modele PMLC a rodzaje zarządzania projektami
• TPM – model liniowy i model stopniowy
• APM – model iteracyjny i model adaptacyjny
• xPM – model ekstremalny
• MPx – model ekstremalny
Model liniowy
K. Mazur, prof. UZ 35
Zakres Plan RozpoczęcieMonitorowanie
i kontrola
Zamknięcie projektu
Model stopniowy
K. Mazur, prof. UZ 36
Zakres PlanRozpoczęcie
stopnia
Monitorowanie
i kontrola
Zamknięcie projektu
Zamknięcie stopnia
Następny stopień
N
T
Model iteracyjny
K. Mazur, prof. UZ 37
ZakresIteracja
planowania
Iteracja rozpoczęcia
Iteracja
monitorowania
i kontroli
Zamknięcie projektu
Iteracja zamknięcia
Następna iteracja
N
T
Model adaptacyjny
K. Mazur, prof. UZ 38
ZakresCykl
planowania
Cykl rozpoczęcia
Cykl
monitorowania
i kontroli
Zamknięcie projektu
Cykl zamknięcia
Następny cykl
N
T
Model ekstremalny
K. Mazur, prof. UZ 39
ZakresFaza
planowania
Faza rozpoczęcia
Faza
monitorowania
i kontroli
Zamknięcie projektu
Faza zamknięcia
Następna faza
N
T
Grupy procesów w ramach zarządzania projektami
K. Mazur, prof. UZ 40
Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami?1. Procesy wyznaczania zakresu projektu
2. Procesy planowania
3. Procesy rozpoczynania/wykonania
4. Procesy monitorowania i kontroli
5. Procesy zamykania projektu
K. Mazur, prof. UZ 41
Procesy wyznaczania zakresu projektu
1. Rekrutacja menedżera projektu
2. Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta
3. Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta
4. Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb
5. Tworzenie jednostronicowego opisu projektu
6. Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu sporządzenia planu
K. Mazur, prof. UZ 42
Wymagania projektu:
• Według International Institute of Business Analysis (IIBA):
• „Wymaganiem jest:
1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu.
2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego formalnie obowiązującego dokumentu.
• Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu punktu (1) LUB (2)”.
K. Mazur, prof. UZ 43
Inaczej…
• Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych elementach:• Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej
• Złożoność i niepewność
• Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy – konieczny i wystarczający
K. Mazur, prof. UZ 44
Procesy planowania
1. Definiowanie niezbędnych działań2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań6. Formułowanie wstępnego harmonogramu7. Analiza i korygowanie harmonogramu8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem9. Tworzenie dokumentacji planu projektu10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa
K. Mazur, prof. UZ 45
Procesy rozpoczynania/wykonania
1. Rekrutacja zespołu projektowego
2. Sporządzanie dokumentu opisu projektu
3. Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu
4. Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu
5. Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego
6. Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu
7. Wyznaczanie pakietów roboczych
K. Mazur, prof. UZ 46
Procesy monitorowania i kontroli
1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu raportowania
2. Monitorowanie postępów prac nad projektem
3. Monitorowanie ryzyka
4. Raportowanie stanu realizacji projektu
5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu
6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów
K. Mazur, prof. UZ 47
Procesy zamykania projektu
1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu zostały spełnione
2. Planowanie i wdrażanie rezultatów
3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu
4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego
K. Mazur, prof. UZ 48
Podstawowe obszary wiedzy w zarządzaniu projektami
K. Mazur, prof. UZ 49
Obszary wiedzy według PMBOK
1. Zarządzanie integracją projektu
2. Zarządzanie zakresem
3. Zarządzanie czasem
4. Zarządzanie kosztami
5. Zarządzanie jakością
6. Zarządzanie zasobami ludzkimi
7. Zarządzanie komunikacją
8. Zarządzanie ryzykiem
9. Zarządzanie zaopatrzeniem
K. Mazur, prof. UZ 50
Zarządzanie integracją projektu
• Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów tworzących poszczególne grupy
• Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu
• Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu projektu
K. Mazur, prof. UZ 51
Zarządzanie zakresem
• Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta
• Na tej podstawie dokonywane są:• Wybór najlepszego PLMC
• Opracowanie WBS
• Uwaga!!! Zakres bywa zmienny
K. Mazur, prof. UZ 52
Zarządzanie czasem
• Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu, szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy)
• Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i kontroli)
K. Mazur, prof. UZ 53
Zarządzanie kosztami
• Działania dotyczące planowania kosztów (opracowanie budżetu)
• Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach monitorowania i kontroli)
K. Mazur, prof. UZ 54
Zarządzanie jakością
1. Proces planowania jakości (określenie wymogów)
2. Proces gwarantowania jakości
3. Proces kontroli jakości
K. Mazur, prof. UZ 55
Zarządzanie zasobami ludzkimi
1. Rekrutacja pracowników
2. Motywacja pracowników
3. Ocena pracowników
K. Mazur, prof. UZ 56
Zarządzanie komunikacją
• Kim są interesariusze projektu?
• Co powinni wiedzieć na temat projektu?• Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy?
• Jak mogę poinformować o moich potrzebach?
• Kiedy projekt zostanie ukończony?
• Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt?
• Czy zostanę zastąpiony kimś innym?
• W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu?
• W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby?
K. Mazur, prof. UZ 57
Zarządzanie ryzykiem
Podstawowe pytania:
1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie?
2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka?
3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych?
4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza?
5. Jakie są inne metody realizacji projektu?
6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty?
7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem ryzyka?
K. Mazur, prof. UZ 58
Zarządzanie ryzykiem
Plan zarządzania ryzykiem:
1. Identyfikacja ryzyka
2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna)
3. Ograniczenie ryzyka
4. Monitorowanie ryzyka
K. Mazur, prof. UZ 59
Przykład macierzy ryzyka
K. Mazur, prof. UZ 60
Prawdopodobieństwo
N S W
StrataN Zignorować Zignorować Rozważyć
S Zignorować Rozważyć Podjąć działanie
WRozważyć Podjąć działanie Podjąć działanie
Zarządzanie zaopatrzeniem
1. Poszukiwanie dostawców
2. Ocena dostawców
3. Wybór dostawców
4. Zakontraktowanie dostawcy
5. Zarządzanie relacjami z dostawcą
K. Mazur, prof. UZ 61
Literatura
1. R.K. Wysocki, Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons, Warszawa 2013.
2. M. Łada, A. Kozarkiewicz, Zarządzanie wartością projektu. Instrumenty rachunkowości zarządczej i controllingu, C.H. Beck, Warszawa 2010.
3. M. Brzozowski, Metody zarządzania portfelem projektów, „Studia Oeconomica Posnaniensa”, vol. 2, no. 11, 2014, s. 10-24.
4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, USA, 2008
K. Mazur, prof. UZ 62
Top Related