Zarządzanie projektami - karolinamazur.pl · •Wysokość kosztów projektu . Automatyczna...

Zarządzanie projektamiWykład 1 – Projekt i zarządzanie projektem

Plan wykładu

• Informacje organizacyjne

• Prezentacja sylabusa

• Omówienie zasad zaliczenia przedmiotu

• Definicja projektu

• Współzależne cechy projektu

• Projekt/Program/Portfel

• Typy projektów

• Cykl ż

Wykłady i informacje zamieszczam na stronie:

www.karolinamazur.pl

Definicja projektu

Definicja tradycyjna (za R.K. Wysockim, s. 48):

„Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych zesobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonaniaw określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodniez założonymi wymaganiami”

K. Mazur, prof. UZ 4

Definicja projektu

• Sekwencja zadań

• Niepowtarzalne zadania

• Złożone zadania

• Zadania związane ze sobą

• Zadania mające wspólny cel

• Przeznaczenie do wykonania w określonym terminie

• Bez przekraczania ustalonego budżetu

• Zgodność z założonymi wymaganiami


Sekwencja działań

• Zależy od uwarunkowań technicznych (lub techniczno-społecznych)

• Nie zależy od: preferencji managerów

• Wynika z odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:1. Jakie nakłady są potrzebne do rozpoczęcia działania?

2. Jakie rezultaty będą wynikiem działania?


Niepowtarzalne zadania

• Projekt nigdy wcześniej nie istniał i nigdy się nie powtórzy w takich samych warunkach


Złożone zadania

Działania

ProsteNp. sprzątanie

budynku

ZłożoneNp.

zaprojektowanie instalacji grzewczej


Zadania związane ze sobą

• Dla każdej pary działań zachodzą relacje:• techniczne

• lub logiczne

• Rezultat jednego zadania jest nakładem drugiego


Zadania mające wspólny cel

• Projekt ma jeden cel ogólny/ostateczny/końcowy

• W przypadku dużych projektów można je podzielić na podprojekty, których cele muszą być spójne z celem projektu głównego

• Podprojekty są współzależne

• Przykład….?


Przeznaczenie do wykonania w określonym terminie• Istnieją określone daty ukończenia

• Daty mogą wynikać:• Z procesu planowania

• Z założeń zleceniodawców


Bez przekraczania ustalonego budżetu

• Budżet: limit zasobów

• Podstawowe zasoby: finansowe (gotówka), osobowe, rzeczowe

• Pytanie: Czy wiedza to zasób w projekcie?


Zgodność z założonymi wymaganiami

• Wymagania są precyzowane przez klienta

• Pytanie: kto jest klientem w różnych projektach np. NCN, UE?

• Wymagania bywają zmienne, co jest charakterystyczne dla projektu


Biznesowa definicja projektu

• R.K. Wysocki (s. 51):

„Projekt to sekwencja skończonych i powiązanych działań, których udana realizacja polega na dostarczeniu oczekiwanej wartości biznesowej, stanowiącej uzasadnienie dla jego realizacji”

• Dostarczenie wartości biznesowej klientowi i całej jego organizacji


Definicja projektu według PRINCE2

• „Projekt jest to ciąg działań o następującej charakterystyce:

• projekt jest procesem mającym swój początek i koniec,

• projekt musi być zarządzany, aby mógł przynieść sukces,

• wszyscy muszą mieć jasność celów, sposobów realizacji projektu i odpowiedzialności co do przydzielonych ról i reprezentowanych stron; umożliwia to osiągnięcie właściwego zaangażowania”

• (2, s. 13-14)

Projekt jako przedsięwzięcie – def. H. Kerznera

• „przedsięwzięcie zmierzające do realizacji wyznaczonego celu, wymagające wykorzystanie zasobów i ujęte w ramy ograniczeń czasowych, kosztowych i jakościowych”

• (2, s. 13)

Podstawowe współzależne parametry projektu

1. Zakres

2. Jakość

3. Koszty

4. Czas

5. Zasoby


Trójkąt zakresu projektu jako zrównoważony system (równowaga projektu)(1, s. 56)


Dostępność zasobów

Zakres+

Jakość

Czym jest program?

• Według R.K. Wysockiego (1, s. 51)• Zbiór wielu projektów

• Projekty realizowane są według określonej kolejności

• Realizowanych jest wiele celów

• Według PMBOK programem jest (4):• „Zbiór kilku (dwóch lub więcej) projektów, które zarządzane w łączny i

skoordynowany sposób przynoszą większą wartość, niż projekty składowe zarządzane indywidualnie”.

• Tworzony w celu osiągnięcia efektu synergii

• Projekty muszą mieć wspólną charakterystykę, która powoduje, że może nastąpić logiczne połączenie elementów w program


Czym jest portfel projektów?

• Zbiór projektów, które są ze sobą w jakiś sposób powiązane (np. dotyczą pracy nad jednym produktem) (1, s. 52)

• Może być elementem strategicznego zarządzania organizacją

• za PMI [The Standard for Portfolio 2008] (3, s.12):• „portfel projektów to zbiór projektów lub programów oraz innych inicjatyw,

które zostały zgrupowane razem, aby ułatwić efektywne zarządzanie i osiąganie celów strategicznych

• projekty w portfelu są w określony sposób powiązane, najczęściej instytucjonalnie, finansowo, czasowo lub obiektowo.”


Typy projektów według R.K. Wysockiego (1)

• Ryzyko (odchylenie od oczekiwań) – wysokie, średnie, niskie

• Wartość ekonomiczna projektu (wysoka, średnia, niska)

• Czas realizacji projektu (kategorie np. do 3 miesięcy, 3-6 miesięcy, etc.)

• Złożoność (poziom złożoności: duży, średni lub mały)

• Rodzaj wykorzystanej technologii (znana, nieznana)

• Liczba działów uczestniczących w projekcie

• Wysokość kosztów projektu

Automatyczna klasyfikacja projektów(R.K. Wysocki, s. 64)


Typ projektu

Czas realizacji

Ryzyko Złożoność Rodzaj wykorzystywanej technologii

Prawdopodobieństwo wystąpienia problemów

A Powyżej 18 miesięcy

Wysokie Duża Nieużywana wcześniej

Prawie stuprocentowe

B 9-18 miesięcy

Średnie Średnia Znana organizacji w zakresie podstawowym

Wysokie

C 3-9miesięcy

Niskie Mała Używana wcześniej w wąskim zakresie

Umiarkowane

D Poniżej 3 miesięcy

Bardzoniskie

Bardzo mała

Sprawdzona Nikłe

Typy projektów – kryteria podziału (2, s. 15):

• Według celu

• Według znaczenia praktycznego• Według powiązania z obszarem działalności

• Według wzajemnych powiązań

• Według rozmiaru (wielkości)

• Według przychodów i kosztów

• Według orientacji

• Według stopnia nowatorstwa• Według pochodzenia zlecenia

• Według sposobu finansowania

• Według zasięgu geograficznego

Czym jest zarządzanie projektami


Definicja zarządzania projektami

• Definicja formalna (Project Management Institute):

• „Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia projektu”

• Definicja według R. K. Wysockiego:

• Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów, odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej”


Cykl Zarządzania Projektem(Project Management Life Cycle)• Pięć następujących po sobie grup procesów:

1. Definiowanie zakresu

2. Planowanie

3. Wykonanie

4. Monitorowanie i kontrola

5. Zamykanie projektu

• Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu

• Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz


Typy podejść do zarządzania projektami


Rodzaje zarządzania projektami


Rozwiązanie

Jasne Niejasne

Cel

Niejasny MPxEmertxe ProjectManagement

xPMExtreme Project Management

Jasny TPMTraditional Project Management

APMAgile Project Management

Tradycyjne zarządzanie projektami

• Niewielka złożoność

• Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko

• Dobrze poznana infrastruktura technologiczna

• Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe

• Projekty oparte na planowaniu

• Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami


Metody zwinnego zarządzania projektami

• Istotne problemy i nieznane rozwiązania

• Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać

• Kluczowe znaczenie dla organizacji

• Zaangażowanie klienta

• Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły

• Model iteracyjny i adaptacyjny


Metody ekstremalnego zarządzania projektami• Projekty badawczo-rozwojowe

• Duże ryzyko

• Ekstremalny model PMLC


Modele cyklu zarządzania projektem emertxe

• Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie ma swojego problemu


Modele Cyklu Zarządzania Projektem PMLC

Modele PMLC a rodzaje zarządzania projektami

• TPM – model liniowy i model stopniowy

• APM – model iteracyjny i model adaptacyjny

• xPM – model ekstremalny

• MPx – model ekstremalny

Model liniowy


Zakres Plan RozpoczęcieMonitorowanie

i kontrola

Zamknięcie projektu

Model stopniowy


Zakres PlanRozpoczęcie

stopnia

Monitorowanie

i kontrola


Zamknięcie stopnia

Następny stopień

N

T

Model iteracyjny


ZakresIteracja

planowania

Iteracja rozpoczęcia

Iteracja

monitorowania

i kontroli


Iteracja zamknięcia

Następna iteracja

N

T

Model adaptacyjny


ZakresCykl

planowania

Cykl rozpoczęcia

Cykl

monitorowania

i kontroli


Cykl zamknięcia

Następny cykl

N

T

Model ekstremalny


ZakresFaza

planowania

Faza rozpoczęcia

Faza

monitorowania

i kontroli


Faza zamknięcia

Następna faza

N

T

Grupy procesów w ramach zarządzania projektami


Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami?1. Procesy wyznaczania zakresu projektu

2. Procesy planowania

3. Procesy rozpoczynania/wykonania

4. Procesy monitorowania i kontroli

5. Procesy zamykania projektu


Procesy wyznaczania zakresu projektu

1. Rekrutacja menedżera projektu

2. Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta

3. Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta

4. Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb

5. Tworzenie jednostronicowego opisu projektu

6. Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu sporządzenia planu


Wymagania projektu:

• Według International Institute of Business Analysis (IIBA):

• „Wymaganiem jest:

1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu.

2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego formalnie obowiązującego dokumentu.

• Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu punktu (1) LUB (2)”.


Inaczej…

• Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych elementach:• Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej

• Złożoność i niepewność

• Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy – konieczny i wystarczający


Procesy planowania

1. Definiowanie niezbędnych działań2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań6. Formułowanie wstępnego harmonogramu7. Analiza i korygowanie harmonogramu8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem9. Tworzenie dokumentacji planu projektu10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa


Procesy rozpoczynania/wykonania

1. Rekrutacja zespołu projektowego

2. Sporządzanie dokumentu opisu projektu

3. Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu

4. Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu

5. Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego

6. Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu

7. Wyznaczanie pakietów roboczych


Procesy monitorowania i kontroli

1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu raportowania

2. Monitorowanie postępów prac nad projektem

3. Monitorowanie ryzyka

4. Raportowanie stanu realizacji projektu

5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu

6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów


Procesy zamykania projektu

1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu zostały spełnione

2. Planowanie i wdrażanie rezultatów

3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu

4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego


Podstawowe obszary wiedzy w zarządzaniu projektami


Obszary wiedzy według PMBOK

1. Zarządzanie integracją projektu

2. Zarządzanie zakresem

3. Zarządzanie czasem

4. Zarządzanie kosztami

5. Zarządzanie jakością

6. Zarządzanie zasobami ludzkimi

7. Zarządzanie komunikacją

8. Zarządzanie ryzykiem

9. Zarządzanie zaopatrzeniem


Zarządzanie integracją projektu

• Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów tworzących poszczególne grupy

• Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu

• Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu projektu


Zarządzanie zakresem

• Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta

• Na tej podstawie dokonywane są:• Wybór najlepszego PLMC

• Opracowanie WBS

• Uwaga!!! Zakres bywa zmienny


Zarządzanie czasem

• Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu, szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy)

• Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i kontroli)


Zarządzanie kosztami

• Działania dotyczące planowania kosztów (opracowanie budżetu)

• Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach monitorowania i kontroli)


Zarządzanie jakością

1. Proces planowania jakości (określenie wymogów)

2. Proces gwarantowania jakości

3. Proces kontroli jakości


Zarządzanie zasobami ludzkimi

1. Rekrutacja pracowników

2. Motywacja pracowników

3. Ocena pracowników


Zarządzanie komunikacją

• Kim są interesariusze projektu?

• Co powinni wiedzieć na temat projektu?• Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy?

• Jak mogę poinformować o moich potrzebach?

• Kiedy projekt zostanie ukończony?

• Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt?

• Czy zostanę zastąpiony kimś innym?

• W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu?

• W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby?


Zarządzanie ryzykiem

Podstawowe pytania:

1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie?

2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka?

3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych?

4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza?

5. Jakie są inne metody realizacji projektu?

6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty?

7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem ryzyka?


Zarządzanie ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem:

1. Identyfikacja ryzyka

2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna)

3. Ograniczenie ryzyka

4. Monitorowanie ryzyka


Przykład macierzy ryzyka


Prawdopodobieństwo

N S W

StrataN Zignorować Zignorować Rozważyć

S Zignorować Rozważyć Podjąć działanie

WRozważyć Podjąć działanie Podjąć działanie

Zarządzanie zaopatrzeniem

1. Poszukiwanie dostawców

2. Ocena dostawców

3. Wybór dostawców

4. Zakontraktowanie dostawcy

5. Zarządzanie relacjami z dostawcą


Literatura

1. R.K. Wysocki, Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons, Warszawa 2013.

2. M. Łada, A. Kozarkiewicz, Zarządzanie wartością projektu. Instrumenty rachunkowości zarządczej i controllingu, C.H. Beck, Warszawa 2010.

3. M. Brzozowski, Metody zarządzania portfelem projektów, „Studia Oeconomica Posnaniensa”, vol. 2, no. 11, 2014, s. 10-24.

4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, USA, 2008


Zarządzanie projektami - karolinamazur.pl · •Wysokość kosztów projektu . Automatyczna...

Documents

Transcript of Zarządzanie projektami - karolinamazur.pl · •Wysokość kosztów projektu . Automatyczna...