Zw

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

prezentuje: Zygmunt Wielgus

Główny Księgowy WFOŚiGW w Krakowie

2 z 58

Podstawy prawne Instrukcji:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009

nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn.zm.);

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360)

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2009 r. nr 157, poz.1240 z późn.zm.)

Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U z 2005 r. nr 14, poz.114 z późn.zm.)

3 z 58

Podstawy prawne Instrukcji:

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2010

nr 113, poz. 759 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony środowiska (Dz.U z 2008 r. nr 25,

poz. 150 z późn. zm.)

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2010 r. w sprawie gospodarki

finansowej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

i wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej (Dz.U. z 2010 r.

nr 226, poz.1479)

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków

strukturalnych z dnia 10 marca 2010 r. (Dz.U. Nr 44, poz. 255 z późn. zm.)

zasady określone przez powszechną praktykę i zwyczaje w rachunkowości.

4 z 58

Sprawy związane z obiegiem dokumentów nie objęte niniejszą instrukcją regulują także:

• Instrukcja kancelaryjna,• zasady (polityka) rachunkowości,• Instrukcja inwentaryzacyjna,• procedury gospodarowania środkami

publicznymi,• procedury udzielania zamówień publicznych.

5 z 58

Dokument a dowód księgowy

DOKUMENTPojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.

DOWÓD KSIĘGOWYDowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

6 z 58

Podstawy zapisów w księgach rachunkowych

dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):

•zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury VAT),•zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,•wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz Funduszu.

7 z 58

Podstawy zapisów w księgach rachunkowych

sporządzone przez komórki organizacyjne Funduszu dowody księgowe:

•zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,•korygujące poprzednie zapisy,•zastępcze – wystawione do czasu otrzymanego zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,•rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

8 z 58

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 21) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w

jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą –

także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto

składniki majątkowe,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach

rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia

dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby

odpowiedzialnej za te wskazania,

7. można zaniechać zamieszczania na dokumencie danych o których mowa w

pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki

dokumentowania zapisów księgowych.

9 z 58

Korygowanie błędów w dowodach księgowych

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w § 6, oraz wolne od błędów rachunkowych.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

10 z 58


Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

11 z 58


Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślanych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego uprawnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

12 z 58


Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, prezes ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

W przypadku wielości egzemplarzy tego samego dowodu, podstawą zapisu jest oryginał.

13 z 58

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług

Rozdział 3Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny

zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania

§ 5 ust. 5. Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

14 z 58

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają

zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług

§ 9 ust. 1. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub

wykonania usługi z zastrzeżeniem § 10-12

17 z 58

KONTROLA MERYTORYCZNA

polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.

Kontrola dokumentów księgowych

18 z 58


KONTROLA FORMALNO-RACHUNKOWA

polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu księgowego oraz, że ich dane nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez przystosowane do tego maszyny.

19 z 58


Sprawdzone dokumenty zatwierdza do wypłaty prezes.

20 z 58


Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.

21 z 58


Kontroli pod względem merytorycznym dokonuje pracownik załatwiający rzeczowo sprawę, której dokument dotyczy, natomiast kontroli formalno-rachunkowej, dokonuje zespół finansowo-księgowy. Następnie dokument po sprawdzeniu przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez prezesa podlega księgowaniu.

W czasie nieobecności prezesa zatwierdzenia dokonuje zastępca prezesa do tego upoważniony

22 z 58


Stwierdzenie kontroli dowodu dokonuje się na określonych w Funduszu wzorach pieczątek, na odwrotnej stronie dokumentu lub na pierwszej stronie, jeśli pozwala na to dostateczna ilość wolego miejsca. Nie wolno przystawiać pieczątki na tekście dokumentu.

23 z 58

Stosowane pieczątki

Pieczątka odciskana na rachunkach i pozostałych dokumentach obciążających koszty działalności:

24 z 58

Stosowane pieczątki

Pieczątka odciskana na dyspozycji dokonania przelewu lub innych dokumentach jeśli takie wystąpią, których zapłata następuje ze środków funduszu statutowego

25 z 58


Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały atramentem, długopisem lub pismem maszynowym (komputerowym).

Nie można dowodów księgowych wystawiać kolorem czerwonym lub zielonym. Kolor czerwony jest zastrzeżony dla zapisów korygujących i stornujących. Natomiast zielony dla celów kontrolno-rewizyjnych. Podpisy na dowodach składa się odręcznie atramentem lub długopisem.

Podpisy nie mogą być składane przez kalkę.

26 z 58

Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie środków PJB za pośrednictwem rezerwy celowej budżetu państwa.

Oryginalne dokumenty (faktury, rachunki, protokoły odbioru i inne

wynikające z Zasad udzielania i umarzania pożyczek oraz trybu i

zasad udzielania i rozliczania dotacji oraz zasad dofinansowania

zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej w

WFOŚiGW w Krakowie) otrzymane od beneficjenta pomocy

przekazywane są do Zespołu Analiz Technicznych (AT).

Pracownicy Zespołu AT dokonują kontroli merytorycznej tych

Dokumentów. Następnie pracownik AT, na podstawie umowy dotacji lub

pożyczki oraz dokumentów otrzymanych od dotacjobiorcy lub

pożyczkobiorcy, sporządza dokument dyspozycyjny „dyspozycja

dokonania przelewu” wg wzoru Nr 1, który podpisuje w miejscu „kontrola

merytoryczna AT”.

27 z 58


Dokument ten oznacza, że dokumenty będące podstawą do wypłaty

środków z WFOŚiGW zostały sprawdzone pod względem

merytorycznym oraz są zgodne z umową i harmonogramem oraz

innymi wymogami. Do dyspozycji dokonania przelewu załącza się

kserokopie dokumentów stanowiących podstawę udzielania pomocy

finansowej i przekazuje się do podpisu zastępcy prezesa.

Beneficjent lub pracownicy AT zamieszczają na kserokopiach

dokumentów adnotację o zgodności z oryginałem. Następnie

dyspozycję dokonania przelewu przekazuje się do zespołu FK,

gdzie po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym

sporządza się polecenie przelewu dla banku i przekazuje do podpisu przez

głównego księgowego oraz zatwierdzenia przez prezesa.

28 z 58


• Dyspozycję dokonania przelewu (wraz z kserokopiami) sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest dowodem księgowym i pozostaje w księgowości, natomiast kopię wpina się do teczki, której sprawa dotyczy w zespole AT. Oryginalne dokumenty otrzymane od dotacjobiorców i pożyczkobiorców oraz ich kserokopie pracownik zespołu AT opatruje adnotacją (na ustalonym wzorze pieczątki) o wysokości udzielonej pomocy finansowej i po załatwieniu sprawy oryginały zwraca kontrahentowi. Na dyspozycji przelewu pracownik merytoryczny AT dokonuje adnotacji dotyczącej przyporządkowania wydatku strukturalnego do obszaru, kodu zgodnie z obowiązującą pieczęcią.

29 z 58


W przypadku PJB dyspozycja dokonania przelewu sporządzana

jest na podstawie złożonych wniosków o uruchomienie środków z

rezerwy celowej, zgodnie z obowiązującym wzorem. Pozytywnie

zweryfikowany przez pracownika AT wniosek podlega akceptacji

przez Zarząd i na tej podstawie dokonywana jest dyspozycja

dokonania przelewu na rachunek ministra właściwego do spraw

środowiska. Beneficjent składa wniosek o uruchomienie środków z

rezerwy celowej w 4 egzemplarzach:– 1 egz. dla kierownika PJB– 1 egz. dla właściwego dysponenta części budżetowej– 2 egz. dla WFOŚiGW w Krakowie (odpowiednio zespół AT i FK).

30 z 58


• Pracownik AT informuje właściwego ministra ds. finansów publicznych i ministra właściwego ds. środowiska o przekazaniu środków na dochody budżetu państwa w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania środków, wskazując zadania realizowane przez PJB, w celu ich dofinansowania. Rozliczenie środków przekazywanych za pośrednictwem rezerwy celowej dla PJB następuje zgodnie z podpisaną umową z PJB, na podstawie przedłożonych do rozliczenia faktur, rachunków i innych dowodów księgowych. Procedura dotycząca udzielania dofinansowania dla PJB opisana jest w załączniku nr 2 do Zasad udzielania i umarzania pożyczek oraz trybu i zasad udzielania i rozliczania dotacji oraz zasad dofinansowania zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej w WFOŚiGW w Krakowie.

31 z 58

Noty odsetkowe

Noty odsetkowe, z tytułu należnych odsetek od udzielonych pożyczek, wystawiają pracownicy zespołu analiz ekonomicznych AE. Oryginał wysyłany jest do pożyczkobiorcy, kopia dla zespołu FK.

Po wdrożeniu nowego zintegrowanego programu noty odsetkowe mogą być wysyłane również drogą elektroniczną.

32 z 58

Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych

Zakupy materiałów i usług oraz składników majątkowych dokumentowane są wyłącznie oryginalnymi rachunkami wystawionymi przez dostawców – głównie będą to faktury VAT.

Mogą wystąpić również faktury korygujące i noty korygujące. Zasady wystawiania faktur VAT, faktur korygujących i not korygujących są określone ściśle w rozdziale 3 rozporządzenia Min. Fin. (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz.360) wymienionego w § 1 ust. 2 niniejszej instrukcji.

33 z 58


Nie stanowią podstawy do księgowania paragony, dowody wpłaty do kasy itp.

Od podanej wyżej zasady mogą wystąpić wyjątki w przypadkach, gdy uzyskanie rachunku jest niemożliwe i dotyczy to niewielkich kwot. W takich okolicznościach dowodem może być oświadczenie pracownika, do którego załączone będą pokwitowania, bilety, dowody zapłaty itp.

Dowodem księgowym jest również umowa kupna-sprzedaży, w przypadku zakupu składników rzeczowych lub praw od osoby fizycznej.

34 z 58


Osoby dokonujące zakupu lub dokonujące kontroli rachunku pod względem merytorycznym, umieszczają adnotację na odwrotnej stronie rachunku dotyczącą celu zakupu oraz potwierdzają wykonanie usługi. Jeśli zakup dotyczy przedmiotów materialnych należy napisać także, komu przedmiot przekazano, a osoby te potwierdzają odbiór własnoręcznym podpisem. Dokument ten zostaje także, sprawdzony przez kierownika danego zespołu i przekazany do pracownika ds. zamówień publicznych w celu rejestracji w bazie informacyjnej, który dokonuje również adnotacji o zastosowanej procedurze udzielania zamówień publicznych.

35 z 58


Do rachunku (faktury VAT) dołącza się kopię umowy i protokół odbioru, jeżeli są wymagane zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w WFOŚiGW Krakowie.

Na dokumentach (rachunkach, fakturach, itd.) pracownik merytoryczny dokonuje adnotacji dotyczącej przyporządkowania wydatku strukturalnego do obszaru, kodu zgodnie z obowiązującą pieczęcią.

36 z 58


W wypadku, gdy zakup dotyczy środków trwałych do rachunku, faktury VAT załącza się dowód OT – przyjęcie środka trwałego. Dowód OT wystawia pracownik zespołu OR odpowiedzialny za zakup środków trwałych i oddanie ich do użytkowania w trzech egzemplarzach. Dokument OT otrzymują odpowiednio: zespół FK, zespół OR, osoba materialnie odpowiedzialna.

37 z 58


Jeśli zakup podlega przepisom ustawy – Prawo zamówień publicznych, na fakturze umieszcza się pieczątkę z adnotacją komisji przetargowej o zastosowaniu procedur udzielania zamówień.

Następnie dokumenty przekazuje się do zespołu FK, gdzie po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym wystawia się polecenie przelewu.

38 z 58

Dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:1) umowa o pracę,2) zmiana umowy o pracę,3) pismo zmieniające warunki pracy lub płacy i inne decyzje dotyczące płac,4) rozwiązanie umowy o pracę,5) umowa o prace zlecone,6) umowa o dzieło,7) zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych,8) rachunek za wykonane prace zlecone lub wykonane dzieło,9) uchwały Zarządu Województwa powołujące lub odwołujące członów Zarządu Funduszu,uchwała Zarządu Województwa ustalająca wysokość wynagrodzenia za udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej,

11) uchwała Rady Nadzorczej o ustaleniu wynagrodzeń dla członków Zarządu Funduszu,uchwała Rady Nadzorczej o przyznaniu nagrody członkom Zarządu Funduszu,

Dokumentowanie wynagrodzeń

Podstawowym dowodem księgowym stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac.

39 z 58


Umowę o pracę zleconą (umowa-zlecenie) sporządza pracownik kadr, zatrudnienia i płac lub osoba zlecająca pracę przy współudziale radcy prawnego, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: •oryginał dla wykonawcy;•kopia dla pracownika kadr, zatrudnienia i płac.

Umowę o dzieło sporządza pracownik kadr, zatrudnienia i płac na polecenie osoby zlecającej wykonanie dzieła przy współudziale radcy prawnego, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:

• oryginał dla twórcy dzieła, • kopia dla pracownika kadr,

zatrudnienia i płac.

40 z 58


Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych wystawia przełożony pracownika:oryginał dla pracownika kadr, zatrudnienia i płac, kopia dla pracownika.

Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych musi być zaakceptowane przez prezesa przed wykonaniem pracy.

41 z 58


Rachunki za prace wykonane w ramach umowy-zlecenia i umowy o dzieło wystawia wykonawca. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia jest oryginał rachunku zatwierdzony przez prezesa. Pod rachunek za wykonane dzieło powinien być podpięty protokół odbioru dzieła.

42 z 58

Wniosek o zaliczkę

Wniosek o zaliczkę wystawia pracownik (zaliczkobiorca), któremu zlecono dokonanie zakupów dla Funduszu. Na wniosku należy wyspecyfikować planowane zakupy oraz podać termin rozliczenia zaliczki, który nie może być późniejszy niż ostatni dzień roboczy miesiąca. Przed wypłatą zaliczki, wniosek podpisuje prezes (lub zastępca prezesa w czasie nieobecności prezesa) i główny księgowy. Przy wypłacie wniosek podpisuje kasjer a zaliczkobiorca potwierdza odbiór gotówki.

43 z 58

Rozliczenie zaliczki

Rozliczenie zaliczki wypełnia zaliczkobiorca i podpisuje w miejscu „sprawdzono pod względem merytorycznym”. Jednocześnie załącza wszystkie dowody oraz specyfikuje je na odwrotnej stronie druku rozliczenia i przekazuje do księgowości. Załączone dowody podlegają kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Rozliczenie zaliczki przed przekazaniem do kasy jest podpisywane przez głównego księgowego i prezesa.

Niewydatkowaną kwotę zaliczkobiorca wpłaca do kasy. Rozliczenie podpisuje kasjer. Jeśli z rozliczenia wynika kwota do wypłaty – odbiór gotówki kwituje własnoręcznym podpisem osoba dokonująca rozliczenia zaliczki.

44 z 58

Rozliczenie delegacji służbowej

Rozliczenie delegacji służbowej dokonuje się na określonym druku „polecenie wyjazdu służbowego”. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik kadr, zatrudnienia i płac i daje do podpisu prezesowi. Gdy delegowanym pracownikiem jest prezes – polecenie wyjazdu służbowego podpisuje jeden z zastępców prezesa. W przypadku gdy podróż służbowa ma odbywać się samochodem służbowym należy w miejscu określającym środek lokomocji podać numer rejestracyjny samochodu.

Jeśli delegowany pracownik potrzebuje zaliczkę na pokrycie kosztów delegacji – wypełnia dolną część druku, która jest wnioskiem o zaliczkę i daje do podpisu przez prezesa i głównego księgowego.

45 z 58

Rozliczenie delegacji służbowej

Po powrocie z podróży służbowej delegowany pracownik dokonuje rozliczenia kosztów delegacji na odwrotnej stronie druku, dołączając dowody dokumentujące wydatki (bilety, rachunki). Rozliczenie kosztów podróży po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym zatwierdza główny księgowy i prezes. Wyjazd służbowy powinien zawierać potwierdzenie pobytu opatrzone pieczęcią i podpisem w miejscu pobytu. Jeśli rozliczenie delegacji takiego stwierdzenia nie zawiera z miejsca pobytu – prezes może stwierdzić wykonanie zadania, które było celem wyjazdu służbowego. W przypadku podróży służbowej zagranicznej dodatkowo załącza się sprawozdanie z podróży zagranicznej.

46 z 58

Polecenie przelewu

Podstawą wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegającego zapłacie. Nr rachunku bankowego na który dokonywany jest przelew musi być podany na piśmie.

Polecenie przelewu przygotowuje pracownik księgowości FK za pomocą elektronicznego systemu bankowego. Przygotowane elektroniczne polecenie przelewu podlega sprawdzeniu przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez prezesa Funduszu. Polecenie przelewu może być także importowane z obowiązujących systemów komputerowych.

W razie nieobecności prezesa polecenie przelewu zatwierdzane jest przez głównego księgowego i zastępcę prezesa.

47 z 58

Środki trwałe

Środki trwałe - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt.15 Ustawy o Rachunkowości to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, nie zakwalifikowane do inwestycji zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt.17 ustawy, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

48 z 58

Środki trwałe – dowód OT

OT – przyjęcie środka trwałegoDowód OT dokumentuje przyjęcie do użytkowania nabytych lub wytworzonych we własnym zakresie środków trwałych. OT wystawia się na podstawie rachunku/faktury zakupu, protokołu technicznego odbioru zakończonych np. budów.

Dowód OT wystawia pracownik działu organizacyjnego w trzech egzemplarzach odpowiedzialny za rozliczenie nakładów na środek trwały i oddanie go do użytkowania, następnie przekazuje odpowiednio do działu: FK, OR, osobie materialnie odpowiedzialnej.

49 z 58

Środki trwałe – dowód OT

Dowód OT wystawia się w dniu:– otrzymania protokołu technicznego odbioru środka trwałego w

budowie i rozliczenia jego budowy,– zakupu środka trwałego niewymagającego montażu.

Termin oddania dokumentu do księgowości następuje następnego dnia po sporządzeniu i uzyskaniu podpisu osoby odpowiedzialnej materialnie, której powierzono dany środek trwały do użytkowania.

50 z 58

Środki trwałe – dowód LT

LT – likwidacja środka trwałego.Dowód LT jest podstawą do zdjęcia z ewidencji środków trwałych, niskowartościowych środków trwałych, które na skutek zużycia lub zniszczenia utraciły swoją przydatność. Stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej i do ujęcia go w ewidencji pozabilansowej do momentu jego fizycznej likwidacji. W przypadku zaginięcia (np. kradzieży) lub utraty środka trwałego z przyczyn losowych, dowód LT wystawia się po uzyskaniu informacji i sporządzeniu notatki służbowej o tym fakcie, niezależnie od dalszego postępowania wyjaśniającego i odszkodowawczego lub roszczeniowego. Oryginał LT po podpisaniu przez prezesa otrzymuje księgowość, kopię pracownik zespołu

OR, druga kopia pozostaje u użytkownika.

51 z 58

Środki trwałe – dowód MT

MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałegoDowodem MT dokumentuje się zmianę użytkownika środka trwałego. Dowód MT wystawia w trzech egzemplarzach pracownik zespołu OR użytkownik przekazujący środek trwały. Oryginał otrzymuje księgowość, a po jednej kopii otrzymuje przekazujący i przejmujący.

52 z 58

Środki trwałe – dowód KO

KO - modernizacja środka trwałegoDowodem KO dokumentuje się nakłady poniesione na ulepszenie środka trwałego. Ulepszenie środka trwałego zgodnie z art.31 Ustawy o Rachunkowości polega na rozbudowie, przebudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powoduje, że wartość tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów, uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami jego eksploatacji i innymi miarami. Dowód KO wystawia w trzech egzemplarzach pracownik działu organizacyjnego odpowiedzialny za rozliczenie nakładów na środki trwałe i oddanie go do użytkowania. Dowody KO otrzymują odpowiednio działy: FK, OR i osoba materialnie odpowiedzialna.

53 z 58

Inne dowody księgowe

Za dowodem księgowe uważa się również:•zestawienie zbiorcze dowodów księgowych,•polecenie księgowania,•noty księgowe.

54 z 58

Zestawienia zbiorcze dowodów księgowych powinny:

1. składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej;

2. obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym (miesiąc) lub jego części;

3. zapewniać sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały wystawione.

55 z 58

Pozostałe dokumenty

karta drogowa, protokół likwidacji (zniszczenia, szkody). protokół odbioru dzieła, prac remontowo-

budowlanych itp

56 z 58

Karta drogowajest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencję druków (Arkusz ewidencji kart drogowych) prowadzi pracownik OR, który przed wydaniem druku kierowcy za pokwitowaniem odbioru, wypełnia rubryki 1-3, wpisuje nazwisko i imię kierowcy (w rubryce 4) oraz podpisuje w rubryce 10. Zlecenie wyjazdu (w rubryce 8) podpisuje prezes lub osoba do tego upoważniona.Wszystkie wyjazdy potwierdza osoba, dla której zadysponowany był wyjazd (dysponent wozu) samochodem służbowym, w kolumnie 9 na odwrotnej stronie karty drogowej. Kartę drogową wydaje się na jeden dzień. Jeśli powrót samochodu służbowego jest niemożliwy tego samego dnia, dysponent wozu obowiązany jest dokonać adnotacji w rubryce 18, zgodnie z zawartą w niej uwagą. Kierowca wypełnia kartę drogową przed rozpoczęciem jazdy. Następna karta drogowa może być wydana po zwrocie rozliczonej karty z dnia poprzedniego. Niewypełnione wiersze na odwrotnej stronie karty drogowej podlegają skasowaniu.

57 z 58

Karta drogowa

Kontroli obliczeń karty drogowej dokonuje pracownik OR i stwierdza to swoim podpisem w rubryce 17. Rozliczenia miesięcznego zużycia paliwa i oleju silnikowego dokonuje pracownik OR na podstawie kart drogowych z danego miesiąca.W przypadku wystąpienia nie uzasadnionego zużycia paliwa i oleju silnikowego ponad ustaloną normę, decyzję o obciążeniu kierowcy podejmuje prezes.

Zygmunt Wielgus Główny Księgowy WFOŚiGW w Krakowie

ul. Kanonicza 12, 31-002 Krakówtel.: (12) 422 94 90 • faks: 12 422 30 46e-mail: [email protected] www.wfos.krakow.pl

Dziękuję za uwagę.

Zw

Documents

Transcript of Zw