Zarządzanie projektami - Karolina...

31
Zarządzanie projektami Interesariusze projektu Zarządzanie komunikacją w projekcie

Transcript of Zarządzanie projektami - Karolina...

Page 1: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Zarządzanie projektamiInteresariusze projektu

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Page 2: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Zarządzanie interesariuszami projektu

Page 3: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Definicja interesariuszy (stakeholders)

• Pojęcie to zostało wprowadzone przez Stanford Research Institute w 1963 r.

• Początkowo pojęcie to określało „grupy, bez wsparcia których organizacja przestałaby istnieć”

• Według PMBOK: ludzie, grupy i organizacje, które mogą wpływać na lub być pod wpływem decyzji, działania lub wyniku projektu

Page 4: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Klasyfikacja interesariuszy pod względem ich znaczenia dla organizacji według M.A. Rodrigueza i J.E. Ricarta

• Interesariusze substanowiący

• Interesariusze kontraktowi

• Interesariusze kontekstowi

Page 5: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Proces zarządzania interesariuszami

1. Identyfikacja interesariuszy

2. Planowanie zarządzania interesariuszami

3. Zarządzanie interesariuszami

4. Kontrolowanie zarządzania z interesariuszami

Page 6: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Identyfikacja interesariuszy

• Na wejściu (inputs)• Diagram projektu

• Dokumenty zaopatrzeniowe

• Czynniki otoczenia

• Aktywa procesowe organizacji

• Narzędzia i technologie• Analiza interesariuszy

• Ocena ekspercka

• Spotkania

Page 7: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Analiza interesariuszy

Identyfikacja potencjalnych

interesariuszy projektu

Analiza potencjalnego wpływu na projekt, klasyfikacja w celu

przyjęcia odp. strategii

Ocena tego, jak interesariusze

zamierzają reagować w różnych sytuacjach

Page 8: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Salience model – typy interesariuszy

• Kluczowi (Core)

• Dominujący (Dominant)

• Niebezpieczni (Dangerous)

• Zależni (Dependent)

• Utajeni (Latent)

• Uznaniowi (Discretionary)

• Wymagający (Demanding)

• Nie-interesariusze (Non-Stakeholder)

Page 9: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Mapowanie interesariuszy - Sieci Wartości

Page 10: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Planowanie zarządzania interesariuszami

Page 11: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Planowanie zarządzania interesariuszami

InputsPlan zarządzania projektem

Rejestr interesariuszy

Czynniki otoczenia

Aktywa procesowe organizacji

Narzędzia

Oceny eksperckie

Spotkania

Techniki analityczne

Outputs

Plan zarządzania interesariuszami

Aktualizacja dokumentów

Page 12: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Page 13: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Komunikowanie się w projekcie

• Cel: osiągnięcie odpowiedniego zaangażowania interesariuszy

Page 14: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Podstawowe elementy procesu komunikowania się• Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich

interesariuszy, zasady formalne)

• Komunikowanie się interpersonalne – poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne)

Page 15: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Diagram przepływu danych Planu Zarządzania Komunikacją (PMBOK Guide 5th)

Organizacja

Plan Zarządzania Projektem

Identyfikacja Interesariuszy

Plan Zarządzania Komunikacją

Komunikowanie się

Zarządzanie Zaangażowaniem

Interesariuszy

Dokumentacja Projektu

• Aktywa procesowe organizacji

• Czynniki otoczenia

• Plan zarządzania projektem

• Rejestrinteresariuszy

• Aktualizacja dokumentacji projektowej

• Planowanie zarządzania komunikacją

Page 16: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK

Planowanie zarządzania komunikacją

• Proces rozwijania odpowiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych interesariuszy i dostępnych aktywach organizacyjnych

Komunikowanie się

• Proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, odzyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją

Kontrolowanie komunikacji

• Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy

Page 17: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Plan Zarządzania Komunikacją

• Wymagania komunikacji interesariuszy

• Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom szczegółowości)

• Przyczyna dystrybucji informacji

• Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia

• Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji

• Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych

• Osoba lub osoby odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację

• Metody i techniki przenoszenia informacji (np. e-mail)

• Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet)

• Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją

• Słowniki terminologiczne

• Inne elementy

Page 18: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Technologie komunikacyjne- czynniki determinujące wybór• Pilność potrzeb informacyjnych

• Dostępność technologii

• Łatwość użycia

• Środowisko projektu

• Wrażliwość i tajność informacji

Page 19: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Komunikowanie się

Page 20: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

System zarządzania informacją

• Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami, raportami i wydawnictwami prasowymi

• Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria

• Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie

Page 21: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Raportowanie (komunikowanie) o efektywności• Analiza efektywności w ujęciu historycznym

• Analiza prognoz projektu (czas i koszt)

• Bieżący status ryzyka i problemów

• Praca ukończona w danym czasie

• Praca, które ma być ukończona w następnym okresie

• Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie

• Inne…

Page 22: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Kontrolowanie komunikacji

Page 23: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Inputs (Na wejściu)

• Plan Zarządzania Projektem

• Komunikaty projektu

• Issue Log

• Dane o efektywności pracy

• Aktywa procesowe organizacji

Page 24: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Issue log

• Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym utrzymywane są informacje o problemach etc.

Page 25: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Komunikowanie się interpersonalne

Page 26: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Proces komunikacji

komunikat

SPRZĘŻENIE ZWROTNE

komunikat komunikat komunikat

KODOWANIENADAWCA KANAŁ DEKODOWANIE ODBIORCA

J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999

Page 27: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Style komunikowania się - Metoda okna Johari

• Otwarty

• Zamknięty

• Ukryty

• Ślepy

Page 28: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Komunikacja:

Komunikacja

Werbalna

Słowna

Niewerbalna

Bezsłowna obejmująca gesty, mimikę i mowę

ciała.

Page 29: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Komunikacja:

Komunikacja

Ustna

Za pomocą komunikatów werbalnych

Pisemna

Za pomocą skodyfikowanych

komunikatów

Formalizacja

Page 30: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Bariery komunikacyjne

• Różnice kulturowe

• Brak umiejętności decentracji

• Utrudnienia percepcyjne – rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie, jąka się

• Stereotypy – łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp)

Page 31: Zarządzanie projektami - Karolina Mazurkarolinamazur.pl/wp-content/uploads/2017/05/ZP2017_03.pdf · •Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria •Elektroniczne

Źródła

• https://mfiles.pl/pl/index.php/Interesariusze, data dostępu 28.11.2016