Zarządzenie Nr .fl.ł]~1.. Dyrektora Miejskiego Ośrodka...
Transcript of Zarządzenie Nr .fl.ł]~1.. Dyrektora Miejskiego Ośrodka...
Zarządzenie Nr .fl.ł]~1.. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej
w Kędzierzynie-Koźlu z dnia .~:o;.~.~on
w sprawie organizacji zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu
Na podstawie §10 Statutu Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu w
związku z art. 68 i art. 69 ust.! pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.
Nr 157, poz. 1240) oraz w oparciu o komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15,
poz. 84), zarządzam, co następuje:
Zarządzenie określa orgamzacJę
Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
§ l
zasady zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pornocy
§2
l. Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pornocy Społecznej w Kędzierzynie
Koźlu
2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w
Kędzierzynie-Koźlu
3. kierowniku działu- należy przez to rozumieć kierownika działu lub osobę zaJmUJącą
samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Miejskiego Ośrodka
Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu
4. pracowniku- należy przez to rozumieć pracowników Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej
w Kędzierzynie-Koźlu
5. zadania - należy przez to rozumieć działania stanowiące istotę funkcjonowania Ośrodka a
także działania dotyczące sterowania i procesy wspierające oraz procesy związane z dostawą
niezbędnych zasobów;
6. właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć właściciela zadania o zidentyfikowanych
ryzykach, czyli osobę lub dział wskazane w Regulaminie organizacyjnym, odpowiedzialne za
właściwą realizację tego zadania;
7. ryzyku- należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą mieć
wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów;
l
8. czynnikach ryzyka - należy przez to rozumieć czynniki ryzyka przypisane do poszczególnych
ryzyk wskazane w zał. nr l do niniejszego Zarządzenia
9. zarządzaniu ryzykiem należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny
i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków
podejmowanych w celujego ograniczenia;
1 O. prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość
występowania zdarzenia objętego ryzykiem;
11. skutkach wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań
spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem;
12. istotności ryzyka- należy przez to rozumieć iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
oraz jego skutków;
13. ocenie ryzyka - należy przez to rozumieć ewaluację ryzyka w odniesieniu do jego .-....
oddziaływania, jeśli ryzyko wystąpi, oraz prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka;
14. akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w zarządzeniu poziom
istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających
ryzyku.
§3
Misja Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu jest tożsama z misją określoną
art. 3 oraz art. 15 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009r. nr 175 poz.
1362 z późn. zm.).
§4
Katalog głównych celów i zadań, istotnych dla funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Pornocy
Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu określa Dyrektor w załączniku nr 5.
§ 5
Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:
l) identyfikację i ocenę ryzyka oraz określenie jego skutku (załącznik nr l przewiduje
5 rodzajów skutków ryzyka: Finansowy, Organizacyjny, Pracownicy, Ochrona zdrowia
i bezpieczeństwa osób, Reputacja);
2) ustalenie funkcjonujących mechanizmów kontrolnych;
3) ustalenie strategii wobec ryzyka,
4) analizę i hierarchizację ryzyk wg poziomu istotności ryzyka;
5) wskazanie osób/działów, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz ustalenie
daty, do której należy podjąć działania;
6) monitorowanie i składanie raportów dotyczących postępów w tej dziedzinie.
§ 6
Identyfikację ryzyka przeprowadzają kierownicy działów.
§ 7
Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu czynników ryzyka zagrażających prawidłowej realizacji
celów i zadań. Podczas identyfikacji należy przeanalizować cele i zadania realizowane przez Ośrodek,
biorąc pod uwagę:
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka ekonomicznego i finansowego,
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka nadużyć,
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka organizacyjnego i zarządzania,
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka politycznego i społecznego,
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka prawnego,
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka środowiskowego i działania sił wyższych,
- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka technicznego i związanego z infrastrukturą.
§ 8
Ocena ryzyka polega na zwartościowaniu - przy pomocy skali punktowej - skutku
prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka.
§ 9
Zasady określania skutku oraz prawdopodobie!\stwa wystąpienia ryzyka stanowią załącznik nr l do
zarządzenia.
§ 10
Ustalenie funkcjonujących mechanizmów kontrolnych polega na identyfikacji istniejących środków
wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą.
§11
Identyfikacji, oceny ryzyka oraz ustalenia funkcjonujących mechanizmów kontrolnych dokonują
właściciele ryzyk na formularzu "Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka, ustalenia jego skutków oraz
funkcjonujących mechanizmów kontrolnych" będącym załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia.
Wypełniony i podpisany przez właściciela ryzyka formularz przekazywany jest Dyrektorowi
Podpisany formularz stanowi dokumentację systemu kontroli zarządczej.
§ 12
Dokonuje się analizy ryzyka. Wyniki analizy ryzyka są wpisywane do Planu zarządzania ryzykiem na
formularzu stanowiącym załącznik nr 4.
§ 13
W oparciu o dokonaną analizę prawdopodobie1\stwa wystąpienia oraz skutków ryzyka ustalany jest
poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:
- ryzyko niskie- poziom istotności od 1 do 4,
J
ryzyko średnie- poziom istotności 5 do 16,
ryzyko wysokie- poziom istotności od 17 do 36.
Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie. Ryzyko średnie wymaga bieżącego monitorowania.
Ryzyko wysokie przekracza akceptowany poziom istotności ryzyka.
Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań
ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa
ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku).
§ 14
Właściciel wysokiego ryzyka (poziom istotności od 17 do 36), zobowiązany jest do przeanalizowania
i ponownego ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku oraz określenia terminu podjęcia stosownych
działań. ~
§ 15
Proponowane metody przeciwdziałania ryzyku oraz termin podjęcia działań należy zamieścić na
formularzu "Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności - ponowne ustalenie metody
przeciwdziałania ryzyku", stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia. Wypełniony i podpisany przez
właściciela ryzyka formularz przekazywany jest Dyrektorowi. Proponowane metody przeciwdziałania
ryzyku podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora. Podpisany formularz stanowi dokumentację systemu
kontroli zarządczej.
§ 16
Wobec zidentyfikowanego, ocemonego zanalizowanego ryzyka właściciel ryzyka określa rodzaj
możliwych reakcji, które mają na celu zmniejszenie danego ryzyka.
§ 17
Reakcjami wobec ryzyka są:
l) redukcja- działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np.
dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej (poprzez procedury, wytyczne,
zasady, nadzór, itd. wbudowanych w realizowane procesy.
2) dywersyfikacja- rozproszenie ryzyka,
3) zabezpieczenie - przeciwdziałanie, działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do
akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej
(poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór, itd.) wbudowanych w realizowane procesy,
4) transfer- przeniesienie ryzyka na inną instytucję, np. poprzez ubezpieczenie,
5) akceptacja - tolerowanie ryzyka, w przypadku, gdy istnieją określone trudności w
przeciwdziałaniu, ryzykom, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć
przewidywane korzyści,
4
6) unikanie - wycofanie się, zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko,
§ 18
W celu określenia strategii wobec ryzyka należy przeanalizować:
l) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,
2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,
3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają
ryzyku, a poprzez to ułatwiająlub utrudniająrealizację ustalonych celów i zadań.
§ 19
Po ponownym przeanalizowania i ustaleniu metody przeciwdziałania oraz określeniu reakcji na ryzyko
Dyrektor dokonuje zatwierdzenia ryzyk wypisanych do Planu zarządzania ryzykiem- załącznik nr 4.
§ 20
Za terminowe podjęcie działań zaradczych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka.
§ 21
Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na
bieżąco oceniane (monitorowane) przez Dyrektora oraz kierowników działów w ramach bieżącego
zarządzania Ośrodkiem
§ 22
Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są
również poddawane okresowej ocenie (nie rzadziej niż raz w roku) przez kierowników działów, a jego
wyniki przedstawiane Dyrektorowi.
§ 23
Zobowiązuję wszystkich pracowników Ośrodka do podejmowania działań niezbędnych dla
prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
RADCA
Urszula o
RAWNY
/ arczewska 2
§ 24
5
DYREKTOR MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY~POLECZ J
w Kędzl 1(
t.k. . J mgr Teresa Koczubik
Załącznik nr l
Zasady oceny zidentyfikowanych ryzyk
l. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
-· 2. Zasady oceny skutku wystąpienia ryzyka
Punktacja
Znikome Ubogie informacje
Znikome straty zakłócenia w Znikome odejścia Znikome obrażenia w mediach
finansowe realizacji pracowników lokalnych
działań
Krótkotrwale Ubogie informacje
Nieznaczne straty zakłócenia w
Nieznaczna Nieznaczne w mediach 2 finansowe
działalności fluktuacja kadr obra~enia lokalnycl) lub
regionalnych
Niewielkie straty Niewielkie
Niewielka fluktuacja informacje w
zakłócenia w Niewielkie obrażenia mediach 3 finansowe działalności
kadr lokalnych lub
Istotne straty Zakłócenia w Istotna fluktuacja w mediach
finansowe działalności kadr Pewne obrażenia lokalnych lub 4
regionalnych
Brak realizacji Pewne informacje Powa~ne straty
kluczowego Powama fluktuacja
Poważne obrażenia w mediach 5
finansowe celu
kadr ogólnokrajowych
Katastrofalne Brak realizacji
Odejścia masowe Doniesienia
skutki finansowe kluczowych
pracowników Utrata zycia prasowe w całym 6
celów kraju
Załącznik nr 2
Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka, ustalenia jego skutków oraz funkcjonujących mechanizmów kontrolnych
Skutki wystąpienia ryzyka (skala O- 6)
Prawdopodobieństwo wystąpienia Poziom istotności ryzyka
(skala 0- 36)
• zaznaczyć właściwe
ryzyka o-
FUNKCJONUJĄCE MECHANIZMY KONTROLNE:
data i podpis właściciela ryzyka
ZATWIERDZAM
data i podpis Dyrektora
Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności
- ponowne ustałenie metody przeciwdziałania ryzyku
PROPONOWANil METODY PRZECIWDZIALANIA RYZYKU (reakcja na rvzvko):
data i podpis właściciela ryzyka
Załącznik nr 3
Załącznik nr 5
Cele, zadania Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej
w Kedzierzynie-Koźlu
Zadania do Osoba lub dział
Lp. Cel Ośrodka realizacji
Szczegółowy opis zadań Mierniki odpowiedzialne za realizac.ię
Świadczenie pracy socjalnej Ilość osób/rodzin objętych
w środowisku w tym tylko pracą socjalna w tym tylko
DPŚ pracy socjalnej
pracą socjalną w stosunku do roku ubieglego
Podejmowane działania na Ilość osób/rodzin objętych działaniami w stosunku do DPŚ
Praca socjalna rzecz osób bezdomnych roku ubiegłego
. Ilość osób, z którymi
DPŚ Kontrakt socjalny podpisano kontrakt socjalny do ilości z roku ubiegłego
Działania w ramach Ilość rodzin objętych DPŚ - Punkt Pornocy działaniami w stosunku do
niebieskiej karty roku ubiegłego Rodzinie
Zatrudnienia socjalne dla
Organizowanie Prac osób podlegających
Ilość osób uczestniczących wykluczeniu społecznemu
Kierownik DPŚ Społecznic (osoby bezdomne,
w pracach w stosunku do Użytecznych
długotrwale bezrobotnc, roku poprzedniego
uzależnione)
Prowadzenic zaj~ dla osób
Klub Integracji bezrobotnych, bezdomnych, Ilość spotkań w ramach DPŚ - Punkt Pornocy uzależnionych od alkoholu i Klubu w stosunku do roku
Społecznej narkotyków, zwolnionych z poprzedniego Rodzinie zakładów kamych, ubogich
llość przyznanych zasiłków Przyznawanie i wypłata w stosunku do roku DPŚ,DŚ zasiłków stałych ubiegłego/ kwota
wypłaconych zasiłków
Ilość pr.ąznanych zasilków umożliwienie Przyznawanie i wypłata w stosunku do roku DPŚ,DŚ osobom i rodzinom zasiłków okresowych ubiegłego/ kwota
przezwyciężanie wypłaconych zasiłków trudnych sytuacji Przyznawanie i
PrLYznawanie i wypłata Ilość prLyznanych zasiłków
l życiowych, których wyplacanie lub zasiłków celowych w tym
w stosunku do roku DPŚ,DŚ nie są one w stanie odmowa prz:yznania ubiegłego/ kwota pokonać, świadczeń
cełowych specjalnych wypłacm_1_ych zasiłków wykorzystując pieniężnych Przyznawanie i wypłata
Ilość przyznanych zasiłków własne uprawnienia, zasiłków celowych na zasoby i możliwości paktycie wydatków
w st<;~s\.lnku dq .[Oku, _ DPŚ, DŚ ubiegłego/ kwota powstałych w wyniku
wypłaconych zasiłków zdarzenia losowego
Wynagrodzenie należne Ilość wypłaconych opiekunowi z tytułu świadczeń w stosunku do DŚ sprawowania opieki roku ubiegłego/ kwota przyznane przez sąd wypłaconych świadczeń
Opłata składki na Kwota przeznaczona na ten
ubezpieczenie zdrowotne za DŚ osoby pobierające zasiłek cel w odniesieniu do roku
staJY poprzedniego
Ilość wydanych decyzji o czę..~ciowym paktyciu
Przyznanie i opłata pobytu w kosztów pobytu w DPS w DPŚ,DŚ domu pomocy społecznej stosunku do roku ubiegłego l kwota przeznaczona na ten
Przyznawanie łub cel Ilość os<)b, któtym
odmowa przyznania Usługi opiekuilcze w miejscu prLyznano usługi DPŚ, DŚ, DUO świadczeń
zamieszkania opiekwlcze w stosunku do niepieniężnych
roku poprzedniego Ilość osób, któ1ym przyznano spcqjalistycznc usługi opiekuńcze w
Usługi specjalistyczne dla stosunku do roku osób z zaburzeniami poprzedniego/ Kwota DPŚ,DŚ,DUO psychicznymi uzyskanej dotacji z budżetu
Państwa prLeznaczona na ten cel w odniesieniu do roku popr...:edniego
Organizowanie nadzoru i %wskaźnik ilości wolnych mieszkań w stosunku do
wsparcia w mieszkaniach całości mieszkań w danym MCH
chronionych roku
Przyznanie dożywiania w Ilość osób (dzieci i dorosłych) korzystających z
mmach programu "Pomoc posiłku w stosunku do roku DPŚ,DŚ
państwa w zakresie poprzedniego /kwota
dożywiania" orzeznaczona na ten cel Ilość sprawionych
DPŚ, DŚ Sprawienie pogrzebu pogrzebów, w stosunku do roku poprzedniego Ilość osób, którym udzielono pomocy w tOnnie
DPŚ, DŚ Udz.ielenie schronienia schronienia w stosunku do roku poprLedniego l kwota orzeznaczona na ten cel Ilość osób objętych poradnictwem DPŚ- Punkt Pornocy
Poradnictwo specjalistyczne specjalistycznym w odniesieniu do roku Rodzinie poprzedniego
Aktywizacja osób Organizowanie zajęć i Liczba osób korzystających starszych i przcdsi~wzi~ o różnym z Domów Dziennego niepełnosprawnych charakterze i zasięgu, Pobytu w stosunku do roku podopiecznych lokalnym lub ponadlokalnym poprzedniego MOPSw tj.: Miejskie Obchody Dni Kędzierzynie-Koźlu Seniom, Olimpiada Seniorów oraz mieszkańców i Osób Niepełnosprawnych, DDPI, DDP2, DDP3, Kędzierzyna-Koźla Plastyczne Klimaty Jesienny DDP4,DDP5
Collage, Przegląd Integracyjny, Piosenki, Turnusy Rehabilitacyjne, Wczasy Rekreacxjne, Wycieczki, Uroczystości o różnym charakterze
Wytywienie w Gotowanie posiłków Ilość spot7.-ądzonych postaci posiłku obiadowych. posiłków w stosunku do obiadowego dla osób roku popr~.:edniego starszych i niepełnosprawnych
podopiecznych DDP2, DDP3, DDP5 Domów Dziennego Pobytu MOPS w Kędzierzynie-Koiło
oraz Katering l nosiłków
Aktywizacja społeczno-
Realizacja Projektu zawodowa osób bezrobotnych z
systemowego wykarąstaniem
współfinansowanego instrumentów aktywnej Ilość uczestników programu ze środków U E pt.
integmcji ~.praca socjalna, w stosunku do roku Zespól Projektowy Program aktywizacji społeczno-zawodowej
konsultacje psychologiczne, poprzedniego
bezrobotnych "Nowe doradztwo zawodowe,
Szanse" szkolenia i kursy, zajęcia
warsztatowe, PSU, wsparcie finansowe
Ilość przyznanych Zasiłek rodzinny wraz z świadcze1l w stosunku do
DRA dodatkami ~~<ubiegłego/ kwota w aconVch świadczeń Ilość przyznanych
Przyznawanie i Jednorazowa zapomoga z świadczeń w stosunku do
DRA tytułu urodzenia się dziecka roku ubiegłego/ kwota wypłacanie lub
wvołaconvch świadczeń odmowa przyznania
Ilość pr~.:yznanych zasiłków świadczeń
rodzinnych Zasiłek pielęgnacyjny w stosunku do roku
DRA ubiegłego/ kwota
2 Wsparcie dla rodzin wvnłaconvch zasiłków
z dziećmi Ilość pr~.:yz.nanych
Świadczenie pielęgnacyjne świadczeń w stosunku do DRA roku ubiegłego/ kwota
wypłaconych świadczeń
Świadczenia z funduszu Ilość przyznanych świadczeń w stosunku do
DRA alimentacyjnego roku ubiegłego/ kwota Fundusz wvolaconvch Świadczell
alimentacyjny Działania podejmowane Ilość działa1l podjętych
wobec dłużników wobec dłużników
alimentacyjnych w stosunku DRA alimentacyjnych
do roku ubic2lc20
Sporządzenie Planu -Finansowego
Planowanie Prawidłowe (celowe,
3 finansowania MOPS oszczędne i Wydatki rzeczowe terminowe)
gospodarowanie środkami Wydatki osobowe
budZetowymi
Realizacja spraw -osobowych i kadrowych
pracowników -
Realizacja wniosków klientów
4 Działalność Realizacja skarg i admhlistracyjna wniosków
Skargi klientów
Utrzymanie Opłaty związane z budynków MOPS utrzymaniem budynków
Zamówienia Reali7..aeja przetargów
publiczne zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych
Opracowanie ostatecznej wersji Planu finansowego OK do dnia 30 września każdeg:o roku Nie mniej niż 95% zgodności wydatków z OK planem finansowym
Nie mniej niż 95 % zgodności wydatków z OK planem finansowym Ilość przyznanych nagród w ramach funduszu nagród w DA stosunku do roku ubiegłego
Ilość przyznanych nagród jubileuszowych w stosunku DA do roku ubieglego
% wskaźnik ilości wydanych decyzji odmownych w
oś stosunku do ilości decyzji administracyjnych wydanych w danym roku
Ilość skarg klientów w DA stosunku do roku ubiegłego
Nie mniej niż 95% zgodności wydatków z OK planem finansowym %wskaźnik ilości odwołań do ilości przeprowadzonych OK przetargów w danym roku
AKCEPTUJE DYREKTOR
MIEJSKIEGO OliRODKA
-/.~C'}_.W?I(: .. ~~~~~~~i'f~J data i podpiN~~~ a Koczubik