1

Załącznik nr 1 do SIWZ

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia AECM Annual Event

(całość wydarzenia odbywa się w języku angielskim)

Zakres zamówienia

Organizacja i obsługa wydarzenia AECM Annual Event

Informacje ogólne:

1. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

2. 13-16 czerwca 2018 r.:

1 dzień, 13.06.2018 - Meeting of the Global Network of Guarantee Institutions (GNGI),

budynek BGK (BGK organizuje we własnym zakresie)

- Koktajl powitany – hotel salon Opera, Hotel Sofitel Victoria

Warszawa

2 dzień, 14.06.2018 - Posiedzenie Walnego Zgromadzenia oraz Rady Dyrektorów - Hotel

Sofitel Victoria Warszawa

- Uroczysta kolacja - Aula Główna Politechniki Warszawskiej

3 dzień, 15.06.2018 - Seminarium - Hotel Sofitel Victoria Warszawa

- równolegle wycieczka (Warszawa) dla osób towarzyszących

4 dzień, 16.06.2018 - Wycieczka (Warszawa)

3. Charakterystyka

Stowarzyszenie European Association of Guarantee Institutions (AECM), organizuje, wspólnie z

wybranym członkiem AECM, co roku kilkudniowe wydarzenie poświęcone sprawom związanym z

funkcjonowaniem Stowarzyszenia oraz seminarium. Głównym tematem jest działalność

gwarancyjna wspierająca sektor MŚP.

Adresatami tego wydarzenia są w szczególności członkowie Stowarzyszenia, przedstawiciele

sektora gwarancji i poręczeń, krajowe i europejskie organy władzy publicznej instytucje

międzynarodowe, a także zainteresowane strony zaangażowane w finansowanie MŚP.

Wydarzenie organizowane jest przez AECM wspólnie z Bankiem Gospodarstwa Krajowego, który

jest odpowiedzialny za przygotowanie wydarzenia od strony logistycznej.

4. Koszty dot. hotelu oraz wynajmu auli PW

Po stronie Zamawiającego pozostaje:

podpisanie umowy z Hotelem Sofitel Victoria Warszawa i pokrycie kosztów związanych z

wynajmem sal oraz lunchami, przerwami kawowymi,

2

podpisanie umowy Politechniką Warszawską oraz pokrycie kosztów związanych z

wynajmem Auli PW,

zapewnienie tłumaczenia.

5. Ramowy opis wydarzenia oraz liczba uczestników na poszczególnych częściach wydarzenia:

Tabela nr 1 Harmonogram wydarzenia

2018 r.

13 czerwca

(środa)

14 czerwca

(czwartek)

15 czerwca

(piątek)

16 czerwca

(sobota)

9.00 -10.00 i 12.00-13.00

Rada Dyrektorów AECM

Liczba uczestników 25/30 –

miejsce: hotel - mała sala Salon

Saski

10.15 - 11.45

Walne Zgromadzenie AECM

(sesja wewnętrzna)

Liczba uczestników 100/150 –

Miejsce: hotel, sala balowa

8.30 - rejestracja

9.00 -17.30

Seminarium

Liczba uczestników -

200/250

Miejsce: hotel, sala AB

12:45 -13:00 wspólne

zdjęcie

Wycieczka (pół dnia)

Liczba uczestników

100/150

14.00 – 15.00 Lunch

Miejsce: Budynek BGK

12.00 – 14.00 Lunch

Miejsce: Hotel, Kitchen Gallery

13:00 – 14.30 Lunch

Miejsce: Hotel, Kitchen

Gallery

14.00-17.00

Spotkanie (GNGI)

Liczba uczestników - 40

Miejsce: budynek BGK

14.00 -18:00

Walne Zgromadzenie

(sesja publiczna)

Liczba uczestników 120/150 –

Miejsce: hotel, sala AB

Wycieczka dla osób

towarzyszących (pół dnia)

Liczba uczestników 40/50

19.00 -21.30

Koktajl powitalny

Liczba uczestników - 80

Miejsce: Hotel,Salon

Opera

20:00 -23.59

Uroczysta kolacja

Liczba uczestników - 250/300

Miejsce: Aula PW

Tabela nr 2 Lista wydarzeń odbywających się podczas AECM Annual Event

Wydarzenie Opis Liczba spodziewanych

uczestników Szczególne potrzeby

GNGI Spotkanie the Global Network of Guarantee Institutions (GNGI)

40/50 Napoje

Przyjęcie powitalne Koktajl powitalny dla uczestników w wieczór przed rozpoczęciem wydarzenia

80 Lekkie przekąski, napoje

Rada Dyrektorów AECM Posiedzenie Rady Dyrektorów AECM 25/30 Sala dla 30 osób, kawa, tłumaczenia, wsparcie techniczne

3

Walne Zgromadzenie AECM (sesja wewnętrzna)

Posiedzenie Walnego Zgromadzenia AECM

100/150

Sala konferencyjna, przerwa na kawę, lunch, wparcie techniczne przy projekcjach/mikrofonach, Tłumacze, foldery konferencyjne, hostessy w recepcji przy rejestracji, ciągła obecność hostess w sali, zapewniających pomoc techniczną. Serwis fotograficzny.

Walne Zgromadzenie AECM (sesja publiczna)

Posiedzenie Walnego Zgromadzenia AECM otwarte dla członków Stowarzyszenia oraz osób z zewnątrz.

120/150 Jak wyżej

Uroczysta kolacja

Wydarzenie towarzyskie w godzinach wieczornych, połączone z uroczystą kolacją oraz występem artystycznym.

250/300

Możliwość wskazania szczególnych potrzeb związanych z dietą w momencie rezerwacji.

Seminarium AECM

Sesje seminaryjne otwarte dla wszystkich zarejestrowanych uczestników (członków AECM i osób spoza Stowarzyszenia), oraz sesje panelowe dotyczące głównego tematu wydarzenia.

200/250

Sala konferencyjna, przerwa na kawę, lunch, wparcie techniczne przy projekcjach/mikrofonach, Tłumacze, foldery konferencyjne, ciągła obecność hostess zapewniających pomoc techniczną. Fotograf.

Wycieczka dla osób towarzyszących

Trwająca pół dnia wycieczka w dniu Seminarium dla osób towarzyszących.

40/50 Wycieczka po Warszawie z przewodnikiem anglojęzycznym

Wycieczka Trwająca pół dnia wycieczka dla wszystkich uczestników dzień po Seminarium.

100/150

Wycieczka po Warszawie/ w okolicach Warszawy z anglojęzycznym przewodnikiem

Opis zamówienia

Wymagania szczegółowe:

Do zadań Wykonawcy przy organizacji wydarzenia AECM Annual Event należeć będzie:

I. Aranżacja sali Opera w hotelu Sofitel Victoria Warszawa podczas koktajlu powitalnego

II. Wsparcie logistyczne oraz techniczne podczas Rady Dyrektorów, Walnego Zgromadzenia

oraz Seminarium

III. Przygotowanie scenariusza uroczystej kolacji i koncepcji artystycznej

IV. Przygotowanie programu kulturalno-rozrywkowego

V. Przygotowanie projektu graficznego AECM Annual Event

VI. Zorganizowanie obsługi fotograficznej

VII. Logistyka (platforma do rejestracji gości wydarzania, obsługa płatności, fakturowanie

potwierdzenie uczestnictwa).

VIII. Ubezpieczenie wydarzenia

4

IX. Koordynacja AECM Annual Event

X. Zakup upominków dla uczestników AECM Annual Event

I. Aranżacja sali Opera w hotelu Sofitel Victoria Warszawa podczas koktajlu powitalnego

W dniu poprzedzającym Konferencję tj. 13 czerwca 2018 r. w godzinach 19:00-22.00 zorganizowany

będzie koktajl powitalny w Hotelu Sofitel Victoria w Warszawie, sala Opera.

1. W ramach realizacji koktajlu Wykonawca zapewni nagłośnienie obiektu tzn. muzykę w tle do godz.

22.00.

2. Wykonawca zapewni oświetlenie wewnątrz obiektu oraz przygotuje i zrealizuje projekt

wizualizacji, aranżacji wnętrza, w którym odbędzie się koktajl. Projekt będzie stanowił załącznik do

oferty i będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej jako jedno z kryteriów oceny.

3. Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych

związanych z oprawą muzyczną, a także uregulowaniem opłaty do ZAIKS-u.

II. Wsparcie logistyczne oraz techniczne podczas Rady Dyrektorów, Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium

Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia kompleksowej obsługi organizacyjnej i logistycznej

posiedzenia Rady Dyrektorów, Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium dla liczby osób wskazanych w

Tabeli nr 2. Wydarzenia odbędą się w Hotelu Sofitel Victoria w Warszawie ul. Królewska 11, w terminie

14-15 czerwca 2018 roku.

1. Obsługa techniczna i scenografia

Salon Saski (Rada Dyrektorów)

a) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie małej sali konferencyjnej na potrzeby posiedzenia

Rady Dyrektorów tzn. przygotowanie ekranu, rzutnika, 3 mikrofonów bezprzewodowych.

b) Oznakowanie małej sali, które ułatwi dotarcie na spotkanie

Sala AB (Walne Zgromadzenie, Seminarium zwanych konferencją)

c) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie projektu oprawy wizualnej i jego realizacja w

przypadku Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium tj. zaprojektowanie, wykonanie i

instalację scenografii odpowiedniej do charakteru wydarzenia (sala konferencyjna).

Wymagane elementy scenografii sali konferencyjnej, które zapewni Wykonawca:

--ekran z tkaniny lub innego tworzywa za sceną,

- dekoracja kwiatowa lub inna,

- mównica z plexi z mikrofonem,

- urządzenie multimedialne posiadające wbudowane dwa ekrany, jeden jako podgląd dla

osoby prowadzącej prezentację przy mównicy, drugi z przodu do projekcji logo.

5

- ekran główny w części centralnej, na którym będą wyświetlane filmy, zdjęcia, prezentacje

prelegentów lub inne materiały przygotowane przez Zamawiającego.

Projekt będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej jako jedno z kryteriów oceny.

d) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia sali konferencyjnej, w tym

oświetlenia sceny.

e) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie na scenie odpowiedniej liczby foteli oraz

stolików wynikającej z programu (dyskusje panelowe).

f) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się

wydarzenie.

g) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki

którym możliwe będzie komfortowe oglądanie przebiegu Walnego Zgromadzenia

i Seminarium.

h) Do zadań Wykonawcy będzie należało także przygotowanie prezentacji multimedialnej, która

wykorzystywana będzie podczas Walnego Zgromadzenia i Seminarium (do odtwarzania na

scenie). Prezentacja obejmować będzie: logotyp BGK, logotyp AECM, plansze

powitalne/pożegnalne, plansze z nazwiskami prelegentów, nazwy podmiotów i ich logotypy.

Informacje do prezentacji Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 14 dni przed

planowaną datą wydarzenia.

i) Wykonawca będzie informował Zamawiającego o kwestiach organizacyjnych związanych ze

scenografią, aranżacją sali itp., które mogą mieć wpływ na przebieg wydarzenia.

j) Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie wszystkich wymaganych pomieszczeń

do konferencji (montaż) oraz ich uprzątniecie po zakończeniu wydarzenia.

k) Wszelkie prace i czynności techniczne przed uroczystością muszą być zakończone

bezwzględnie w dniu konferencji, co najmniej na 2 h wcześniej przed godziną rozpoczęcia

Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium.

l) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej, którą zapewni i

sprawność urządzeń.

2. Pozostałe elementy dotyczące Walnego Zgromadzenia oraz Seminarium – scena, organizacja

recepcji, hostessy, identyfikatory

a) Scena, którą zapewnia hotel (wymiary sceny 1100 cm x 500 cm x 93 cm), powinna zostać ujęta

w scenariuszu wydarzenia.

b) Wykonawca zapewni wyściełanie sceny materiałem.

c) Wykonawca zapewni 3 bezprzewodowe mikrofony, komputer do obsługi prezentacji i

materiałów filmowych, rzutnik, ekran.

6

d) Wykonawca zapewni min. 2 hostessy, które zajmą się m.in. obsługą recepcji, rozdawaniem

mikrofonów na scenie oraz urządzeń z wersjami wielojęzycznymi.

e) Hostessy powinny znać język angielski. Stroje hostess powinny nawiązywać do charakteru

imprezy.

f) Wykonawca zapewni recepcję wraz z obsługą min. 3 osoby oraz elektroniczną rejestracją gości

przybywających na wydarzenie. Wykonawca przedstawi projekt identyfikatorów i przygotuje

je. Identyfikatory dla uczestników wydarzenia mają być drukowane na miejscu, powinny

zawierać nazwę konferencji oraz imię i nazwisko uczestnika. Projekt identyfikatora zostanie

przesłany do akceptacji Zamawiającego na minimum 10 dni przed rozpoczęciem wydarzenia

AECM Annual Event.

g) Wykonawca przygotuje materiały w języku angielskim dla każdego uczestnika konferencji:

Agenda wydarzenia, mapka Warszawy z zaznaczonymi atrakcjami historycznymi oraz

kulturalnymi, adres hotelu, adres miejsca w którym odbywa się koktajl powitalny oraz

uroczysta kolacja. Projekt materiałów zostanie przesłany do akceptacji Zamawiającego na

minimum 10 dni przed rozpoczęciem wydarzenia AECM Annual Event.

h) Wykonawca zapewni odpowiednie oznakowanie sal konferencyjnych w hotelu

(kierunkowskazy).

III. Przygotowanie scenariusza uroczystej kolacji oraz koncepcji artystycznej

Uroczysta kolacja odbędzie się w budynku Auli Głównej Politechniki Warszawskiej. Miejsce będzie dostępne od 14 czerwca 2018 r. od godz. 8:00 do 15 czerwca 2018 r. do godz. 8.00.

1. Scenariusz

a) Projekt scenariusza w formie opisu Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. W

scenariuszu przedstawi ogólny program uroczystej kolacji i swój pomysł na atrakcję wieczoru/

występ artystyczny.

b) W scenariuszu należy uwzględnić następujące elementy: welcome drink, wystąpienie prezesa

zarządu BGK, wystąpienie Przewodniczącego AECM (treść tej ostatniej zostanie przygotowana

przez AECM) atrakcję artystyczną wieczoru, kolację 1 danie główne serwowane oraz pozostałe

dania ciepłe i zimne w formie bufetu z open barem.

c) Zamawiający oczekuje scenariusza w formie ogólnej, szczegółowy scenariusz minutowy będzie

doprecyzowany na etapie współpracy z wybranym Wykonawcą. Scenariusz nie ma zawierać

treści wystąpień – ten element będzie również dopracowywany w późniejszym terminie.

d) Proponowany scenariusz uroczystej kolacji musi uwzględniać charakter spotkania, liczbę i

rangę zagranicznych gości. Scenariusz, w szczególności, powinien uwzględniać motyw

przewodni, z którego wynikać będą pozostałe elementy: scenografia, atrakcje sceniczne, stroje

hostess itp.

7

e) Wykonawca przedstawi w scenariuszu opis koncepcji uroczystej kolacji łączącej ze sobą

wszystkie elementy wydarzenia, dostosowanej do grupy docelowej i charakteru uroczystej

kolacji oraz identyfikacji wizualnej BGK.

2. Przygotowanie scenografii

a) Wykonawca będzie pośredniczył między Zamawiającym, a Politechniką Warszawską we

wszystkich kwestiach związanych z organizacją wydarzenia.

b) Wszelkie decyzje nieujęte w umowie pomiędzy BGK, a Politechniką Warszawską będzie

podejmował Zamawiający.

c) Projekt aranżacji przestrzeni z: oświetleniem, aranżacją sceny, strefą chillout, wyposażeniem

(umeblowaniem), dekoracją, aranżacją wejścia (czerwony dywan). Projekt aranżacji

przestrzeni, Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty w formie opisu i wizualizacji.

Projekt będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej jako jedno z kryteriów oceny.

d) Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości tj.

zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru wydarzenia,

zgodnej z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK.

e) Wykonawca będzie niezwłocznie informował Zamawiającego o kwestiach organizacyjnych

związanych ze scenografią, aranżacją sali itp., które mogą mieć wpływ na przebieg uroczystej

kolacji.

f) Jeśli przed oraz podczas realizacji wydarzenia pojawi się konieczność zmiany wymogów

technicznych (związanych m.in. ze scenografią, oświetleniem, nagłośnieniem itp.) oprawy

artystycznej, osoby prowadzącej galę, Wykonawca odpowiada za spełnienie tych wymogów w

ramach niniejszego zamówienia.

g) Wykonawca odpowiada za zabezpieczenie elementów technicznych, wprowadzonych do Auli,

tak aby nie stanowiły zagrożenia dla życia i zdrowia uczestników (kable, lampy, reflektory itp.)

oraz nie naruszały estetyki miejsca i wydarzenia.

h) Wszelkie prace i czynności techniczne przed wydarzeniami muszą być zakończone

bezwzględnie co najmniej na 2 h przed rozpoczęciem uroczystej kolacji.

3. Oprawa techniczna i muzyczna uroczystej kolacji

a) Do zadań Wykonawcy należy odpowiednie zaaranżowanie światła i dźwięku zgodnie

z charakterem wydarzenia I scenariuszem przedstawionym przez Wykonawcę.

b) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia miejsca, w którym odbędzie się

uroczysta kolacja, wejścia, oświetlenia sceny, oświetlenia kolumn na balkonach, krużgankach.

c) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się uroczysta

kolacja, sceny oraz innych miejsc ujętych w scenariuszu. Do zadań Wykonawcy należeć będzie

zapewnienie odpowiedniej liczby bezprzewodowych mikrofonów scenicznych wynikających ze

scenariusza.

8

d) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki

którym możliwe będzie komfortowe oglądanie atrakcji na scenie. Liczba i rodzaj urządzeń musi

wynikać ze scenariusza.

e) Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie oprawy muzycznej (ścieżki dźwiękowej/muzyki

ilustracyjnej), tj. instrumentalnych utworów muzycznych stosownych do charakteru

uroczystości, które będą emitowane podczas uroczystej kolacji jako muzyka w tle. Oprawa

muzyczna podlega akceptacji Zamawiającego najpóźniej 10 dni przed wydarzeniem.

f) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych

związanych, z prowadzeniem imprezy i oprawą muzyczną, a także uregulowaniem opłaty do

ZAIKS-u.

g) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej i sprawność

urządzeń.

4. Zapewnienie sceny podczas Uroczystej kolacji

a) Wykonawca zapewni odpowiednią scenę w miejscu, gdzie odbywać się będzie wydarzenie,

dostosowaną do występu artystycznego.

b) Scena musi być dostosowana wielkością do liczby osób, które będą na niej występować w

czasie wydarzenia w tym osób przemawiających oraz artystów.

c) Projekt sceny powinien być spójny ze scenografią wynikającą ze scenariusza uroczystej kolacji.

Scena powinna być pokrytą materiałem, oświetlona, wyposażona w schody umożliwiające

łatwe wejście. Powinna również być zbudowana w sposób, który umożliwi komfortowe

oglądanie wydarzeń ze sceny siedzącym i stojącym gościom. Przyjęta scenografia oraz scena

muszą uwzględniać konieczność sprawnego, bezkolizyjnego wchodzenia i schodzenia ze sceny,

m.in. przez poszczególne osoby przemawiające.

5. Obsługa konferansjerska i występ artystyczny podczas Uroczystej kolacji

a) Wykonawca odpowiada za zapewnienie profesjonalnej obsługi konferansjerskiej spotkania.

Wykonawca przedstawi propozycje 3 kandydatów w scenariuszu. Konferansjer musi

swobodnie posługiwać się językiem angielskim oraz mieć min. 2 letnie doświadczenie w

zawodzie prezentera/ konferansjera. Propozycję konferansjerów wraz z opisem Wykonawca

przedstawi jako załącznik do oferty. Zamawiający wymaga aby wśród propozycji był

przynajmniej jeden mężczyzna.

b) Wykonawca zorganizuje co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli Wykonawcy,

konferansjera i BGK celem omówienia scenariusza i innych szczegółów organizacyjnych.

Spotkanie musi odbyć się nie później niż 7 dni przed wydarzeniem.

c) W dniu gali konferansjer musi być na miejscu nie później niż na 2 godziny przed rozpoczęciem

uroczystości.

d) Wykonawca zapewni obsługę muzyczną, tj. DJ’a – dostępnego do godz. 23:59.

9

e) Wykonawca zapewni główną atrakcję wieczoru np. występ artystyczny trwający max 45 min.

Wykonawca przedstawi co najmniej 3 propozycje atrakcji w scenariuszu. Propozycje atrakcji

wieczoru wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. Element ten będzie

oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryteriów oceny. Finalna propozycja atrakcji

wieczoru musi być pisemnie zaakceptowana przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni

niezbędny sprzęt do realizacji występu artystycznego zgodny z riderem technicznym

artysty/artystów.

f) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych

związanych z wynagrodzeniem dla artysty, DJ, konferansjera, a także uregulowanie opłat

do ZAIKS-u.

6. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników

a) Wykonawca zapewni drink powitalny (wino musujące) oraz przekąski w formie finger food

min. 4 szt. na osobę, które będą serwowane wszystkim gościom we foyer .

b) Wykonawca zapewni uczestnikom gali, kolację w formule zasiadanej – serwowanej danie

główne. Stoły okrągłe, ośmioosobowe, powinny być nakryte obrusami, na środku świece oraz

dekoracje z żywych kwiatów. Krzesła w pokrowcach ozdobnych. Na stole zastawa: obrus,

zestaw sztućców, kieliszek do wina białego, kieliszek do wina czerwonego, goblet do wody,

materiałowe serwetki.

c) Kolacja powinna składać się z dania głównego serwowanego do stołu oraz odrębnego menu

bufetowego, które powinno zawierać przynajmniej 5 rodzajów przekąsek zimnych, minimum

4 rodzaje sałat i sałatek, minimum 5 rodzajów dań ciepłych (w tym dania wegetariańskie,

mięsne, rybne, jarzyny, dodatki skrobiowe), minimum 3 rodzaje deserów, owoce. Menu na

jedną osobę musi wynieść minimum 800 g. Propozycję menu Wykonawca przedstawi jako

Załącznik do oferty. Menu zostanie ocenione przez Komisję przetargową jako jedno z kryteriów

oceny. Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zamawiającego.

d) Wykonawca zapewni open bar (do 5 godzin) dla wszystkich uczestników uroczystej kolacji

wraz z obsługą barmańską.

W skład open-baru powinny wejść napoje zimne (woda: gazowana, niegazowana, soki

owocowe: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrut, napoje gazowane: cola, fanta, sprite),

napoje gorące (kawa i herbata), alkohol (piwo, wino białe i czerwone, wódka, whisky).

Wykonawca zapewni obsługę barmańską w ramach open baru przy dwóch

niezależnych stanowiskach barmańskich.

e) Menu powinno uwzględniać również propozycje wegańskie, bez laktozy.

f) Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę kelnerską.

g) Wykonawca zapewni utrzymanie jedzenia i napojów we właściwej temperaturze przez cały

czas trwania wydarzenia, tj. od zakończenia części oficjalnej do zakończenia uroczystej kolacji.

10

h) Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby uczestników ilość zastawy stołowej oraz

sztućców, szklanek, kieliszków, serwetek.

i) Wykonawca zapewni w strefie chillout odpowiednią liczbę stołów koktajlowych, krzeseł

barowych, sof, foteli i niskich stolików adekwatną do liczby zaproszonych gości.

j) Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną obsługę oraz zapewnienie

porządku i czystości.

k) Najpóźniej 30 dni przed imprezą Wykonawca przedłoży BGK menu do zatwierdzenia. BGK

zastrzega sobie możliwość modyfikacji menu przedstawionego przez Wykonawcę.

7. Pozostałe

a) Wykonawca zapewni min. 2 hostessy, które będą zapewniały pomoc techniczną m.in. we foyer

będą rejestrować gości przybywających na uroczystą kolację. Hostessy powinny znać język

angielski i być ubrane w stroje nawiązujące do charakteru wydarzenia.

b) Wykonawca zapewni osoby do obsługi technicznej dostępne na miejscu w czasie montażu

urządzeń technicznych oraz przez cały czas trwania wydarzenia.

c) Wykonawca zapewni oznaczenie terenu wydarzenia (kierunkowskazy, oznaczenie parkingu).

d) Wykonawca zapewni szatnię oraz obsługę adekwatną do liczby uczestników (min. 2 osoby)

e) Wykonawca zapewni agregat prądotwórczy, jeśli będzie konieczny przy organizacji

wydarzenia.

f) Wykonawca zapewni kosze na śmieci na terenie auli oraz popielniczki przed aulą w

odpowiedniej liczbie.

g) Wykonawca zapewni zadaszenie, dywan oraz pachołki ozdobne przed wejściem do budynku

Auli PW.

h) Wykonawca spełni wymagania techniczne dot. transportu, garderoby i cateringu – zarówno

dla artystów, jak i prowadzących wydarzenie.

IV. Przygotowanie programu kulturalno-rozrywkowego

1. Wykonawca zaproponuje scenariusz wycieczki dla gości:

a) W dniu 15.06.2018 , godz. 10.00 - 15.00 wycieczka dla osób towarzyszących w dniu

Seminarium

b) W dniu 16.06.2018 kilkugodzinna wycieczka dla wszystkich uczestników, rozpoczynająca

się ok godz. 10.00

c) Miejsce zbiórki - Hotel Sofitel Victoria w Warszawie, ul. Królewska 11, Warszawa

2. Wykonawca zapewni przewodników mówiących w języku angielskim.

11

3. Wykonawca zapewni lunch boxy (np. kanapka, baton, owoc) oraz napoje (woda, soki) dla

uczestników wycieczki.

4. Wykonawca zapewni transport (busy). Pojazdy klasy PREMIUM, nie starsze niż 10 lat.

V. Przygotowanie projektu graficznego AECM Annual Event

Wydarzenie zwykle ma swój własny projekt graficzny, zawierający logo AECM oraz logo członka

będącego gospodarzem (BGK). Projekt graficzny wykorzystywany jest w kanałach online oraz

materiałach drukowanych. Projekt zostanie oceniony przez Komisję przetargową i stanowić będzie

jedno z kryteriów oceny.

1. Wykonawca zaprojektuje i przestawi przynajmniej trzy projekty graficzne logo wydarzenia, które

będą załącznikiem do oferty.

2. Wraz z przekazaniem dokumentów z projektem graficznym Wykonawca przekaże zamawiającemu

autorskie prawa majątkowe do projektu z chwilą zapłaty.

VI. Zorganizowanie obsługi fotograficznej

1. Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną dla Walnego Zgromadzenia, Seminarium oraz

Uroczystej kolacji i dostarczy zdjęcia (2 kopie CD) nie później niż w ciągu 5 dni roboczych po

wydarzeniu do centrali BGK w Warszawie.

2. Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca przekaże

Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe.

3. Wykonawca dostarczy łącznie nie mniej niż 200 zdjęć, w tym zdjęcia z przebiegu konferencji,

wystąpień, zdjęć obrazujących występy artystyczne, zgodnie ze scenariuszem wydarzenia.

Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości.

VII. Logistyka (platforma do rejestracji, obsługa płatności, fakturowanie, potwierdzenie uczestnictwa)

Strona internetowa AECM Annual Event przygotowana będzie przez AECM. Zawierać będzie

informacje na temat wydarzenia, program, informacje dotyczące kwestii logistycznych oraz link

umożliwiający rejestrację uczestników.

1. Wykonawca przygotuje system online do rejestracji uczestników całej konferencji. Uczestnicy

muszą mieć możliwość uiszczenia opłaty za udział w Seminarium, uroczystą kolację i zajęcia

kulturalno-rozrywkowe (wycieczki) kartą lub przelewem z możliwością generowania dokumentu

płatniczego (faktury/rachunku). Platforma umożliwi rejestrowanie się gości w terminie od

01.03.2018.r. do 31.05.2018 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany dat.

2. Wykonawca będzie również koordynował rezerwację pokoi w Hotelu Sofitel Victoria w Warszawie.

Uczestnicy opłacą rezerwację hotelu na rzecz wybranej agencji albo hotelu, w zależności od

ustaleń.

12

3. Jeśli zaistnieje konieczność Wykonawca będzie potwierdzał elektronicznie udział zaproszonych

osób.

VIII. Ubezpieczenie

1. Wykonawca powinien mieć ubezpieczenie OC organizatora imprez do kwoty 500 000 zł.

2. Wykonawca powinien zapewnić zabezpieczenie medyczne wydarzenia w przypadku potwierdzenia udziału przez min. 300 osób.

IX. Koordynacja AECM Annual Event

1. Wykonawca w czasie AECM Annual Event powinien zapewnić 2 koordynatorów, posługujących się

językiem angielskim, jako osoby odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym przez cały czas

przygotowań, trwania i rozliczenia imprezy, będące w stałym kontakcie z koordynatorami (2 os.)

po stronie BGK.

2. Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej, artystycznej

i technicznej całej imprezy.

3. Wykonawca jest w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas przygotowań do imprezy i w trakcie

imprezy.

X. Zakup upominków dla uczestników AECM Annual Event

1. Wykonawca przedstawi trzy propozycje drobnych upominków w liczbie 250 szt. dla uczestników AECM Annual Event. Upominkami mogą być: a) drobne pamiątki związane z Polską, b) słodycze np. torcik wedlowski, śliwki w czekoladzie, Wykluczamy albumy z uwagi na objętość oraz wagę.

2. Upominki powinny zostać oznakowane (logo BGK). Jeśli będzie to niemożliwe, dopuszczalne jest oznakowanie opakowania.

3. Upominki powinny zostać odpowiednio zapakowane i przygotowane do transportu lotniczego w bagażu podręcznym.