Instytucjonalna polityka otwartości

(przykładowy wzór)1

Mając na celu pełne wykorzystanie możliwości, jakie społeczności naukowej stwarza rozwój technologii cyfrowych,

- pragnąc zapewnić wszystkim dostęp do wiedzy bez ograniczeń, które nie są konieczne,

- uwzględniając korzyści, jakie płyną z szerokiej współpracy i wymiany wiedzy,

- dążąc do uniknięcia powtarzania już wykonanej pracy,

- kierując się zasadami transparentności,

wprowadza się2 niniejszą politykę otwartego dostępu do publikacji naukowych i danych badawczych.

1. Pojęcia używane w niniejszej Polityce należy rozumieć zgodnie z definicjami przyjętymi w „Regulaminie zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji”3 na/w [nazwa instytucji] ([miejsce publikacji regulaminu]), zwanym dalej „Regulaminem”

4.

2. Niniejsza Polityka nie narusza obowiązków wynikających z Regulaminu, a w szczególności zobowiązania Twórców do rozpowszechniania utworów naukowych w sposób, który nie doprowadzi do pozbawienia ochrony prawnej innych rezultatów twórczych (tj. np. możliwości uzyskania patentu na wynalazek opisany w utworze).

1 Wzór instytucjonalnej polityki otwartego dostępu może być wykorzystywany przez

instytucje naukowe i akademickie, w tym również modyfikowany w zależności od ich potrzeb. Dokument został opracowany przez ekspertów Platformy Otwartej Nauki ICM UW na zlecenie MNiSW. Niniejszy wzór ma charakter pomocniczy i służy wskazaniu jednostkom naukowym i uczelniom przykładowych możliwości rozwiązań w zakresie instytucjonalnej polityki otwartego dostępu. Poszczególne instytucje mogą sformułować swoją politykę otwartego dostępu w sposób dostosowany do własnych potrzeb również z wykorzystaniem innych wzorców i rozwiązań.

2 Forma dostosowana do podmiotu ustanawiającego Politykę.

3 Odwołanie do ustawowej nazwy regulaminu wprowadzonej w art. 86c prawa o

szkolnictwie wyższym. Należy sprawdzić, jak ten regulamin nazywa się w instytucji wprowadzającej politykę.

4 Należy w ust. 1-2 określić relację Polityki do innych dokumentów obowiązujących w

jednostce, a w przypadku uczelni w szczególności do „regulaminu zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji”, o którym mowa w art. 86c prawa o szkolnictwie wyższym – polityka otwartości może być częścią tego regulaminu lub innego dokumentu obowiązującego w jednostce, albo samodzielnym dokumentem, a w zależności od struktury instytucji i innych uwarunkowań może być np. zarządzeniem kierownika instytucji lub uchwałą organu kolegialnego.

3. Niniejsza Polityka obowiązuje pracowników [nazwa instytucji], a także inne osoby z którymi [nazwa instytucji] zawarła umowę przewidującą zastosowanie Polityki.5

4. W niniejszej Polityce przyjmuje się następujące definicje pojęć:

(a) „Publikacje”:

i. publikacje w czasopismach naukowych;

ii. publikacje w recenzowanych materiałach z konferencji;

iii. monografie naukowe oraz rozdziały w monografiach naukowych.

(b) „Dane Badawcze” - dane zebrane lub wytworzone jako materiał do analizy w ramach badań naukowych prowadzonych w [nazwa instytucji].

Otwarty dostęp do publikacji

5. Autorzy zapewniają otwarty dostęp do Publikacji poprzez:

(a) zdeponowanie elektronicznej postaci ostatecznej wersji pełnego tekstu Publikacji6 w repozytorium [wskazanie właściwego repozytorium]7 oraz

(b) publiczne udostępnienie Publikacji tak, aby każdy mógł mieć do niej dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym oraz możliwość nieodpłatnego i nieograniczonego technicznie korzystania z niej wraz z udzieleniem wolnej licencji Creative Commons Uznanie autorstwa wersja 3.0 lub późniejsza (CC-BY) lub Creative Commons Uznanie autorstwa - Na tych samych warunkach wersja 3.0 lub późniejsza (CC-BY-SA)8,

5 Polityka otwartości może zostać rozciągnięta na utwory niepracownicze (tj. utwory

tworzone przez pracowników poza obowiązkami pracowniczymi oraz utwory osób zatrudnionych w jednostce na podstawie innej niż umowa o pracę), co może być uzasadnione np. w przypadku (do)finansowania takich utworów przez jednostkę. W takim przypadku należy szczególnie zadbać, aby Polityka stała się częścią umów z takimi osobami. 6 Ewentualnie „wersji autorskiej” lub „w wersji dopuszczonej przez politykę wydawcy”. W

ten sposób można „złagodzić” wymóg i dopuścić deponowanie innych niż ostateczna wersji Publikacji, co może być wskazane ze względów prawno-autorskich.

7 Instytucja może wskazać swoje repozytorium instytucjonalne, a jeśli takiego nie posiada

– repozytorium Polskiej Bibliografii Naukowej lub ewentualnie inne repozytorium – np. Repozytorium CeON (http://repozytorium.ceon.pl/).

8 Wariant „maksymalny” - otwarty dostęp libre, przy czym wskazanie wolnej licencji nie

musi odwoływać się do tych konkretnych wzorców (wolne licencje można np. zdefiniować zwracając przy tym uwagę, że nie każda otwarta licencja jest wolna). Istnieje możliwość „złagodzenia” wymogu poprzez dopuszczenie otwartego dostępu gratis, czyli prostego udostępnienia bez licencji lub z licencją otwartą, ale nie wolną. Wymóg otwartego dostępu gratis można wprowadzić skracając przepis pod literą b): „publiczne udostępnienie utworu aby każdy

6. Publiczne udostępnienie, o którym mowa w ust. 5 lit. b powyżej, zapewnia się niezwłocznie po opublikowaniu Publikacji9.

7. Autorzy Publikacji są w szczególności zobowiązani do uprzedniego uzgadniania realizacji zobowiązania wskazanego w ust. 5:

(a) z wydawcami oraz innymi użytkownikami Publikacji (np. organizatorami konferencji naukowych), a w tym do udzielania do Publikacji licencji niewyłącznych, które nie zawierają postanowień ograniczających lub wyłączających możliwość wykonania zobowiązania wskazanego w ust. 5;

(b) uprzedniego uzgadniania realizacji zobowiązania wskazanego w ust. 5 ze współtwórcami Publikacji (w przypadku utworów współautorskich), jak również z twórcami oryginałów (w przypadku utworów stanowiących opracowanie, np. tłumaczenie już istniejących publikacji).

8. W przypadku, gdy wykonanie zobowiązania wskazanego w ust. 5 nie jest możliwe, zobowiązanie to uważa się jednak za wykonane, jeżeli autor Publikacji zapewni nie później niż w terminie 6 miesięcy (12 miesięcy w przypadku utworów z obszaru nauk społecznych i humanistycznych), licząc od daty wydania, publiczne udostępnienie Publikacji w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niej dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym oraz możliwość nieodpłatnego i nieograniczonego technicznie korzystania10.

Otwarty dostęp do danych badawczych

9. Osoby, które dysponują Danymi Badawczymi, dokładają wszelkich starań w celu zapewnienia otwartego dostępu do Danych Badawczych wraz z powiązanymi metadanymi, w szczególności poprzez11:

(a) opracowanie planu zarządzania Danymi Badawczymi określającego zasady zarządzania danymi w trakcie i po zakończeniu badań, precyzującego rodzaje danych zbieranych, przetwarzanych lub wytwarzanych w trakcie badań, określającego stosowane w odniesieniu do danych metodologie i standardy, a także zasady udostępniania danych i ich długoterminową archiwizację;

mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym oraz możliwość nieodpłatnego i nieograniczonego technicznie korzystania z niego”.

9 Ewentualnie: „Nie później niż w terminie [***] od przyjęcia utworu do publikacji”.

10 Łagodniejszy wariant zobowiązania do otwartości przewidziany na wypadek

niemożności realizacji wariantu dalej idącego.

11 Lista opracowana na podstawie wymagań określonych dla Pilotażu Otwartych Danych w

programie Horyzont 2020, por. https://www.openaire.eu/opendatapilot.

(b) aktualizację planu zarządzania Danymi Badawczymi w trakcie trwania badań, o ile zachodzi taka konieczność;

(c) zdeponowanie Danych Badawczych w wyspecjalizowanym repozytorium, a w przypadku braku takiego dla danego typu danych, w [wskazanie właściwego repozytorium]12;

(d) jeśli to możliwe, publiczne udostępnienie Danych Badawczych tak by każdy miał do nich dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym bez ograniczeń prawnych, np. wraz z udzieleniem wolnej licencji13;

(e) zapewnienie, aby dane były: identyfikowalne (np. za pomocą standardów takich jak DOI), dostępne, nadające się do przeprowadzenia badań, użyteczne poza pierwotnym celem (dla którego zostały zebrane) oraz interoperacyjne

10. Twórcy dokumentują działania podjęte w związku ze zobowiązaniami wynikającymi z niniejszej Polityki oraz ich efekty w sposób określony przez Pełnomocnika do spraw Otwartego Dostępu14.

Pełnomocnik do spraw Otwartego Dostępu

11. Powołuje się Pełnomocnika do Spraw Otwartego Dostępu (PSOD)15.

12. Rektor/Kierownik jednostki16 [nazwa instytucji] powołuje PSOD.

13. Do zadań PSOD należy:

(a) Informowanie o Polityce;

(b) Koordynacja prac związanych z tworzeniem, utrzymaniem i rozwojem

infrastruktury OD [nazwa instytucji];

(c) Doradzanie w zakresie najlepszych praktyk zgodnych z Polityką;

(d) Edukacja adresatów Polityki w zakresie otwartego dostępu do publikacji i danych badawczych;

12

Instytucja może wskazać to samo lub inne repozytorium niż w ust. 3. Zamiast

Repozytorium CeON można wskazać Repozytorium RepOD http://repod.ceon.pl/.

13 Udostępnianie Danych Badawczych przy uwzględnieniu przepisów z zakresu ochrony

danych osobowych, ochrony informacji niejawnych lub tajemnicy przedsiębiorstwa 14

Instytucja może wyszczególnić inne czynności istotne dla zapewniania otwartości

danych, jak np. przedstawianie planu zarządzania danymi przełożonym lub wyznaczonym pracownikom do ewaluacji i akceptacji. W trybie roboczym należy wypracować zasady dokumentacji w przypadku projektów badawczych prowadzonych we współpracy z innymi instytucjami (z czego może wynikać niezależny obowiązek sporządzenia planu itd.). 15

Funkcja i jej nazwa ma charakter przykładowy. Instytucja może wybrać inną terminologię

(np. koordynator itp.).

16 Lub odpowiedni organ instytucji.

(e) Monitorowanie realizacji Polityki oraz raportowanie wyników Rektorowi/Kierownikowi jednostki;

(f) PSOD przedstawia władzom instytucji raport na temat realizacji Polityki za poprzedni rok do końca pierwszego kwartału następnego roku. Rektor/Kierownik jednostki publikuje raport na stronie internetowej [nazwa instytucji].