Wnioski z praktycznego doświadczenia projektowego

12 pytań, które decydują o sukcesie

Twojego projektu

LEKCJA 1: ZACZYNAMY – DLACZEGO ZACZYNAMY TEN PROJEKT?

Może Cię zaskoczyć i wydać się oczywiste, jednak moje doświadczenie pokazuje, że

odpowiedź wcale nie jest tak oczywista jak się wydaje.

Dlaczego rozpocząłeś ten projekt?

To pytanie dotyczy tego, co przyczyniło się do zaangażowania Ciebie i innych zasobów na

najbliższe tygodnie lub miesiące.

Najczęstszymi przyczynami rozpoczynania projektów są:

Zapotrzebowanie rynkowe - masz jasny dowód na to, że istnieje rynek na to,

co wytworzymy i dlatego zdecydowaliśmy się działać.

Potrzeby organizacji - Twoja organizacja potrzebuje zmiany, poprawy lub

stworzenia czegoś, co jej pomoże w realizacji misji.

Zapytanie klienta - ktoś chce zapłacić za Twoją pracę i dlatego rozpoczęliście

działanie.

Postęp technologiczny - pewne rozwiązania stały się przestarzałe, nie spełniają

już standardów i/lub są za drogie i opłaca się zainwestować w ich zmianę.

Wymogi prawne - zmieniło się prawo i żeby prowadzić nadal działalność

potrzebujesz wdrożyć w życie procedury lub rozwiązania, które pozwolą Ci

nadal funkcjonować.

Wpływ ekologii - coraz częściej świadomość ekologiczna może doprowadzić

do uruchomienia projektu.

Potrzeba społeczna - w organizacjach administracji publicznej i NGO to będzie

często główna motywacja do działania.

Jeżeli nie jesteś w stanie przypisać przyczyny działania nad projektem do jednej z tych

kategorii to możliwe, że organizacja zaczęła pracować nad projektem typu “nagłe

natchnienie prezesa”.

Sam pełnię rolę szefa i wiem jak bardzo destrukcyjne dla organizacji mogą być moje

spontaniczne pomysły. Tak naprawdę to problemem nie jest samo natchnienie, czy

kreatywność osób zarządzających. Problemem często jest to, że nikt poziom niżej nie zada

trudnych pytań, które spowodują systemowe myślenie o projekcie.

Takie “natchnienia” drenują zasoby firmy bez sensu :(. I kosztują realne pieniądze wpływając

ostatecznie na wyniki biznesowe. Dodatkowo praca nad projektami bez solidnego “biznes

kejsu”, czyli uzasadnienia biznesowego prędzej, czy później robi się nie do zniesienia, bo

w końcu ktoś się zorientuje, że sens projektu jest co najmniej “wątpliwy”.

Dlatego na początek zadaj sobie pytanie:

Dlaczego my to właściwie robimy?

Co nas do tego skłoniło?

I koniecznie je zapisz! Odpowiedź przelana na papier pozwala krytyczniej na nią spojrzeć.

Zacznij od swojego projektu lub projektów, które teraz prowadzisz. I pamiętaj o tym, żeby

zadawać to pytanie dla każdego nowego projektu, który będziesz zaczynać.

P.S., Jeżeli masz ochotę rozwinąć się bardziej. Wykorzystaj tę wiedzę pomagając innym.

Zadaj pytanie, „dlaczego realizujesz ten projekt”, co najmniej 2 osobom, z którymi pracujesz.

Wyniki mogą Cię zaskoczyć;).

LEKCJA 2: PYTANIE IDEALNE DO ZABIJANIA PROJEKTÓW..

PO CO REALIZUJESZ TEN PROJEKT?

Tym razem pytanie, które często rozpoczyna rzeź niewiniątek ;).

Albo, żeby nie było tak brutalnie - po prostu pozwala zastopować te projekty, które nie mają

sensu na etapie, na którym nie narażą organizacji na straty. Jednocześnie dla tych, które

naprawdę mają sens pozwoli na uzyskanie skupienia, motywacji i konkretnych rezultatów.

Pytanie jest proste:

Po co realizujesz ten projekt?

Hej, zaraz! Czy czasem nie o to pytałeś już w poprzednim mailu zadając pytanie “Dlaczego?”.

Otóż nie. Pytanie “Dlaczego” jest pytaniem o przyczynę. Pytanie “Po co?” jest pytaniem o cel.

Jakiś przykład? Weźmy sobie nasze Euro 2012 i budowę autostrad.

Dlaczego je budowaliśmy w pośpiechu?

- Bo była ku temu okazja i pieniądze na inwestycje w infrastrukturę.

Po co to robiliśmy?

żeby stworzyć drogi, które pozwolą nam rozwijać gospodarkę

żeby zwiększyć mobilność Polaków

Widać różnicę? Podobnie jest w projektach biznesowych. Realizujemy je, bo pojawiło się

zlecenie od klienta, natomiast celem projektu jest nie tyle realizacja zlecenia, co rozwiązanie

jego problemu, a dla nas uzyskanie jakiejś korzyści w zamian.

Teraz mam prośbę, żebyś, zanim zaczniesz czytać dalej, napisał na kartce odpowiedź na

pytanie:

Po co realizujesz swój projekt?

Tak, tak, nie oszukuj. Wiem, że nie zapisałeś tylko czytasz, co będzie dalej ;). Sam bym tak

zrobił. Ale na poważnie. Nie psuj sobie zabawy tylko zapisz, a później czytaj dalej.

Jeżeli tego nie zrobisz, to trochę jak czytanie kryminału od ostatniej strony, żeby sprawdzić,

kto zabił ;). Wiem, że mogę Cię powstrzymać tylko na chwilę, bo i tak przeczytasz, co chcesz,

ale dam Ci szansę. Zrób to ćwiczenie przed zaglądaniem dalej.

Jeżeli od razu zastosowałeś się do mojej prośby to gratuluję:). Wyrazy uznania, bo większości

bardzo trudno to osiągnąć. Możesz sobie pogratulować i czytać dalej.

Co udało Ci się zapisać? Najczęściej cele zapisywane przez moich kursantów na starcie

wyglądają jakoś tak:

Stworzyć nowy system informatyczny raportujący sprzedaż.

Wprowadzić nowy produkt na rynek do końca tego roku.

Uruchomić inicjatywę sprzedażową dla kluczowego klienta.

W skrócie schemat jest taki:

Zrobić coś, co coś robi;)

Niby fajne, tylko nie odpowiada to na pytanie “Po co?”. Robimy, bo robimy. I samo robienie

staje się celem samym w sobie. Żeby się nie zapętlić proponuję, żebyś zapisał cel

w następujący sposób:

1. Stworzyć system informatyczny raportujący sprzedaż

W taki sposób, żeby:

Był gotowy do maja 2015:

Obsługiwał 100 kluczowych produktów

Działał 24/7

Obsługiwał do 10 tys. użytkowników jednocześnie

Działał w technologii zgodnej z używaną przez kluczowych klientów

Umożliwiał bieżące reagowanie na sytuację rynkową

Aby w efekcie:

Zwiększyć obroty firmy o 15%

Zmniejszyć koszty działań sprzedażowych o 5%

Prawda, że wygląda dużo lepiej? Bo pokazuje nie tylko cel projektu (system), ale też kryteria

sukcesu (w taki sposób, żeby) oraz cele biznesowe (aby w efekcie). Przeformułuj swój cel

upewniając się, że znasz cele biznesowe. Dzięki temu osiągniesz więcej. Postaraj się zrobić to

jak najlepiej umiesz. Nie musi być idealnie.

Kolejne dwa pytania pomogą Ci w jeszcze lepszym definiowaniu celów.

P.S. Zrób ćwiczenie z ludźmi, z którymi pracujesz nad projektem od kilku tygodni lub

miesięcy. Poproś, aby każdy napisał na kartce, bez porozumiewania się z innymi odpowiedź

na pytanie, „Jaki jest cel projektu, który realizujemy?”. Później porównaj odpowiedzi

i wyciągnij wnioski;)

LEKCJA 3: DLA KOGO ROBISZ PROJEKT?

Kilka lat zajęło mi dojście to tego prostego wniosku: Projekt robią ludzie a nie procedury!

Generuje to sporo różnych problemów, natomiast nie ma co z tym dyskutować. Tak było, jest

i będzie. Cytat na dziś to myśl Theodore'a Roosevelta "Rób to, co możesz z tym, co masz, tam

gdzie jesteś." Przede wszystkim potrzebujesz zadać sobie pytanie dotyczące interesariuszy

projektu, czyli wszystkich osób, które mają wpływ na projekt, albo, na które projekt będzie

miał wpływ.

Dla kogo robisz ten projekt?

Pamiętaj, że to nie tylko Twój szef. Każda z osób, która jakoś jest zaangażowana w projekt

może na niego wpłynąć i nawet wymusić zmianę celu!

Na przykład budowa obwodnicy Augustowa. Cel był prosty: zbudować drogę. Okazało się

jednak, że ekolodzy byli na tyle wpływowym interesariuszem, że warto było pod nich zmienić

cel na: Zbudować drogę tak, aby zachować wartościowe elementy przyrody.

W poprzedniej lekcji pisałem o wyznaczenie celu oraz o tym, że kolejne pytanie ułatwi Ci

wyznaczanie sekcji "w taki sposób, żeby". Każda z tych osób lub grup osób może mieć

oczekiwania, które trzeba spełnić wpływając na projekt.

Kogo warto wziąć pod uwagę:

• Prezesa, zarząd firmy: oni ostatecznie decydują o tym, czy projekt się potoczy

dalej, czy nie.

• Klienta: osobę, która płaci za projekt. Może sama nie korzystać bezpośrednio

z jego efektów, natomiast oczekuje korzyści dla siebie.

• Użytkownika: osobę, która będzie korzystać z tego, co powstanie w momencie

stworzenia projektu.

• Zespół projektowy: wszyscy, którzy będą coś robić na rzecz projektu.

• Dostawcy: od nich zależy Twój projekt i warto ich uwzględnić.

• I … ktokolwiek przyjdzie Ci do głowy..

W kolejnym kroku uporządkuj ich od najważniejszych do najmniej ważnych, bo to Ci kluczowi

określą to, z czego będziesz rozliczany. Pamiętaj też o tym, że nie wszyscy muszą być

zwolennikami projektu. Czasem spotkasz się z mniej lub bardziej aktywnym oporem.

Kolejne pytanie też w dużym stopniu będzie dotyczyło interesariuszy.

A na razie zadanie na teraz:

1. Zrób listę osób zaangażowanych w Twój projekt (może być tabelka w Excelu, post-it’y, czy

zwykła kartka papieru).

2. Posortuj ich od najważniejszej do najmniej ważnej osoby.

I już wiesz, kogo słuchać bardziej;).

P.S. Możesz też zacząć już tworzyć Kartę Projektu dla siebie. Wejdź na stronę

http://leadership-center.pl/kisspm/ i pobierz sobie dokument, w którym będziesz na

bieżąco notować swoje odpowiedzi.

LEKCJA 4: PO CZYM POZNASZ, ŻE PROJEKT ZAKOŃCZYŁ SIĘ

SUKCESEM?

Na pewno grałeś nie raz w gry. Planszowe, siatkówkę, może w kosza. Czy grając w nie chcesz

znać zasady zdobywania punktów i wygranej zanim zaczniesz, czy po prostu wskakujesz na

boisko lub siadasz do planszy i “ufasz intuicji”? Raczej zaczniesz od poznania zasad, bo chcesz

wygrać i nie chcesz wyjść na dyletanta. A w przypadku projektów? Czy znasz zasady gry?

W projektach zasady wygranej wyznaczają oczekiwania kluczowych osób. To one na koniec

zadecydują, czy osiągnąłeś sukces, czy też nie. Czy wiesz, w jaki sposób będzie obiektywnie

oceniana Twoja praca? Czy godzisz się na działanie licząc na dobry humor innych?

Jeżeli chcesz poznać zasady gry w projekcie to:

1. Ustal kluczowe osoby (powinieneś to zrobić w poprzednim kroku)

2. Ustal, co jest dla nich ważne (zysk, koszty, czas, a może coś innego).

3. Jakie są ich priorytety (czy ważniejsze jest dostarczenie na czas, czy utrzymanie

budżetu, a może odwrotnie).

4. Jak będą mierzyć sukces (konkretne miary: zysk, koszt, etc.).

Pamiętaj przede wszystkim o:

• Sponsorze,

• Kliencie,

• Odbiorcach końcowych,

• Kluczowych osobach z Twojej organizacji.

Dobrą praktyką jest udokumentowanie wymagań i oczekiwań w formie tabeli kryteriów

sukcesu. Jej wzory najdziesz w szablonie KISS PM Karta Projektu Średni na stronie

www.kisspm.pl

To ćwiczenie to klucz do Twojego sukcesu. Będziesz wiedzieć dokładnie, na czym się skupić

i na co patrzą inni. Nie będzie to “widzi mi się”. Znając zasady będziesz wiedział jak grać, żeby

wygrać.

LEKCJA 5: 3 PYTANIA - CZYLI TRÓJKĄT PROJEKTOWY..

Wiem, wiem. Do tej pory możesz mieć już dosyć pytań ;).

Ale dopiero teraz, znając oczekiwania warto się zastanowić:

• Co trzeba zrobić, żeby projekt zakończył się sukcesem?

• Na kiedy to może być zrobione?

• Ile to będzie kosztować?

Te trzy elementy opisują zakres, czas i koszt projektu. To tak zwany trójkąt projektowy lub

potrójne ograniczenie projektowe (ang. triple contraint). Bardzo ważne, a często

niedoceniane narzędzie w zarządzaniu projektem.

Najlepiej wytłumaczyć jak to działa na przykładzie.. Wyobraź sobie, że chcesz zbudować dom.

I zastanawiasz się nad całym przedsięwzięciem. Oczywiście jak każdy człowiek chcesz, żeby

wymarzony dom:

• Był napakowany atrakcjami (sypialnie, baseny, sala kinowa, siłownia etc.).

• Powstał szybko.

• Był tani.

Jeżeli znajdziesz gdzieś taki dom, to daj mi znać :) Generalnie zasada, która obowiązuje

w tym temacie to:

Z TRZECH ELEMENTÓW TRÓJKĄTA MOŻESZ WYBRAĆ DWA!

Jeżeli dom ma powstać szybko i być wypasiony to nie będzie tani. Jeżeli ma być tani

i powstać szybko to raczej, jakość nie będzie zawierała tyle bajerów, co sobie wymarzyłeś.

Tak samo działają projekty.

Zawsze jest to balansowanie pomiędzy zakresem, czasem i kosztami. Twoja rola, jako

kierownika projektu to

KSZTAŁTOWANIE PROJEKTU

a nie poddawanie się temu, co wpada z zewnątrz. To Ty wiesz, jakie kombinacje są możliwe,

co możesz zaproponować sponsorowi, szefowi, klientowi. Robisz to przedstawiając możliwe

kombinacje odpowiedzi na trzy pytania.

Zadanie na teraz: odpowiedz sobie na te trzy pytania i sprawdź, czy kombinacja, nad którą

pracujesz jest możliwa do realizacji.

LEKCJA 6: KTO TEGO DOPILNUJE?

“Podziel pracę pomiędzy dwie osoby, a każda zrobi po 45%.”

Nie wiem jak to wygląda u Ciebie, natomiast wiem, że jeżeli jasno nie podzieli się

odpowiedzialności za konkretne zadania to otwiera się prosta droga do problemów, konfliktu

odpowiedzialności, zapominania o detalach. Po co to komu?

Jeżeli wiesz już, co ma być zrobione w projekcie to każda z tych rzeczy musi mieć właściciela.

I obowiązuje tutaj jedna, prosta, kluczowa zasada:

ZA JEDEN ELEMENT ZAKRESU ODPOWIEDZIALNA JEST TYLKO JEDNA OSOBA

I tyle. Wszelakie przydzielanie odpowiedzialności na zasadzie:

• Wy się tym zajmijcie

• Zrobi to dział X

• Oni będą o tym pamiętać

Oznacza wtopę. Robiąc tak sam prosisz się o kłopoty. Dlaczego?

Co się stanie w projekcie, gdy pojawi się jakikolwiek problem? Ile znasz osób, które powiedzą

“to była moja odpowiedzialność, nie dopilnowałem, biorę wszystko na siebie”, jeżeli zadanie

nie było do nich jasno przypisane?

Nie chodzi tutaj o piętnowanie kogoś za to, że czegoś nie zrobił. Chodzi o jasność zasad

i przejrzystość sytuacji. Dzisiaj wszyscy mają na talerzu tyle rzeczy do zrobienia, że bez

jasnego przydzielenia im zadania nie wrzucą sobie więcej. Nawet, jeżeli bardzo chcą to doba

ma 24 godziny i wbrew obiegowej opinii kładzenie się spać wcześniej wcale jej nie wydłuża ;).

Co daje przypisanie odpowiedzialności:

1. Osoba odpowiedzialna zaczyna czuć się właścicielem.

2. Zaczynają się pojawiać konkretne pytania odnośnie oczekiwań.

3. Pojawia się mechanizm “to moje, trzeba coś z tym zrobić”.

4. Pojawia się stres “rozliczą mnie z tego”.

Nie oznacza to, że z automatu masz zaangażowanego członka zespołu. To nie tak działa :).

Ale masz dobry początek. Praca jest rozdzielona i można “pociągać do odpowiedzialności”

tych wymigujących się. Temat budowania zaangażowania zasługuje na osobny kurs. Tutaj

skupimy się tylko na narzędziach.

Zadanie na dziś: spójrz na wyniki ćwiczenia z poprzedniej lekcji. Do każdego zadania, które

określiłeś do zrobienia w projekcie przypisz osobę odpowiedzialną. Mała podpowiedź - jeżeli

wszędzie wpisałeś siebie to albo masz problemy z delegowaniem albo jesteś jednoosobową

armią ;)

W obu przypadkach nie będzie lekko. Ale jak się nie ma, co się lubi, to się lubi, co się ma.

Oznacza to pewne ryzyko dla projektu, ale o tym w kolejnej lekcji.

LEKCJA 7: NIESZCZĘŚCIA CHODZĄ PARAMI.. - CO MOŻE PÓJŚĆ

NIE TAK?

Już słyszę te odpowiedzi :). Gdy zespół jest już zmęczony jedyną odpowiedzią, którą dostaję

jest „wszystko” ;). Ale spokojnie. Pomimo tego, że to prawda to można sobie z tym poradzić

zarządzając rozsądnie ryzykiem. A na początek zagrożeniami..

RYZYKO JEST PO TO, ABY DZIAŁAĆ A NIE PO TO, ABY SIĘ BAĆ

Nadgodziny, stres i strata pieniędzy wynika najczęściej z tego, że większość zespołów

projektowych przyjmuje podejście „jakoś damy radę”. I nawet najlepszy zespół marnuje

wtedy ogromnie dużo czasu na rozwiązywanie problemów, których mogłoby nie być!

Albo, które dałoby się rozwiązać dużo łatwiej na wcześniejszym etapie.

Dlatego sponsorem dzisiejszego odcinka jest pytanie:

Co może pójść nie tak?

Na początku warto wypisać wszystko, co przychodzi Ci do głowy, żeby być gotowym. Każdy

projekt jest inny, natomiast pewne źródła zagrożeń są stałe. Sprawdź, czy w Twoim

projekcie, w którymś z tych obszarów może pojawić się problem.

Najczęstsze zagrożenia w projekcie to:

1. Techniczne

Wymagania

Technologia

Złożoność

Interface’y

Jakość

2. Zewnętrzne

Dostawcy

Regulacje

Rynek

Klient

Pogoda

3. Organizacyjne

Zależności projektowe

Zasoby

Finansowanie

Ustalanie priorytetów

4. Zarządzania projektami

Szacowanie

Planowanie

Kontrola

Komunikacja

Nie musisz mieć zagrożeń w każdym punkcie :), potraktuj tę listę, jako zalecenie doraźnej

kontroli.

Gdy masz już listę zagrożeń to jesteś gotowy na cały proces, czyli:

1. Identyfikacja ryzyka – właśnie to zrobiłeś.

2. Ocena jakościowa – posortowanie zagrożeń od tych najbardziej groźnych do najmniej

szkodliwych.

3. Ocena ilościowa – oszacowanie jak bardzo zagrożenia wpłyną na projekt,

w szczególności jak mogą wydłużyć czas lub zwiększyć koszty.

4. Opracowanie planu reakcji – co zrobisz, żeby ograniczyć wpływ ryzyka na Twój

projekt.

5. Monitorowanie i kontrola – co jakiś czas trzeba zrobić przegląd i ocenić jak dobrze

panujesz na zagrożeniami.

Zadanie na dziś: Odpowiedz sobie na pytanie „Co może pójść nie tak?” i z listy wybierz do 5-

ciu, które mogą najbardziej Ci zaszkodzić. Następnie do każdego z nich dopisz pomysł jak

sobie z tym poradzisz.

P.S. Kolejna lekcja będzie dużo bardziej optymistyczna:)

LEKCJA 8: RYZYKO TO NIE TYLKO PROBLEMY... - CO MOŻE CI

SZCZEGÓLNIE POMÓC?

Obiecywałem, że tym razem będzie bardziej optymistycznie :).

Nadal będzie o ryzyku, ale tym razem o jego mniej znanej stronie. Z czym Ci się kojarzy

ryzyko?

Najczęściej pojawiające się odpowiedzi:

• Problemy

• Jest ryzyko jest zabawa ;)

I tym podobne ;). Generalnie ryzyko najczęściej kojarzy się negatywnie, ale…

Świat jest sprawiedliwy i oprócz zagrożeń istnieją też szanse.

Sponsorem odcinka jest pytanie:

Co może Ci szczególnie pomóc?

Uczciwie: kiedy zadałeś sobie kiedykolwiek takie pytanie w projekcie? Miła odmiana prawda?

Zamiast dołować się tym, co może pójść nie tak, szukasz sposobów na to, żeby:

• Zrobić coś taniej

• Zrobić coś szybciej

• Zrobić coś lepiej

• Mniej się męczyć.

Jeżeli skupiasz się na unikaniu zagrożeń to tak, jakbyś grał w piłkę nożną tylko w obronie. Nie

masz szans na wygranie meczu. W najlepszym wypadku dowieziesz remis. Szukanie szans to

gra w ataku, i tutaj można naprawdę dużo ugrać.

Wykorzystaj tę samą listę, którą wysłałem Ci w poprzednim mailu. Szanse można znaleźć

dokładnie tam, gdzie zagrożenia. I wiele z nich może się zmaterializować, jeżeli dobrze nad

nimi popracujesz.

Jaka jest największa szansa dla większości projektów?

Jest taka moja ulubiona, a brzmi następująco:

Znaleźć przepis na zrobienie tego, co mam osiągnąć, najlepiej opisany przez kogoś, kto to już

zrobił!

Doświadczenie pokazuje, że większość problemów we wszechświecie zostało rozwiązanych,

tylko My stale na nowo wymyślamy koło :(. Za każdym razem, gdy inwestuje czas w szukanie

rozwiązań gotowych, zamiast wymyślania własnych mam 90% gwarancję, że oszczędzę czas

i pieniądze. Szczerze polecam.

Zadanie: Czysta przyjemność :). Wypisz wszystko, co szczególnie może Ci pomóc w Twoim

projekcie. Zrób z tego listę życzeń całkiem bez ograniczeń. A później wybierz 5 i zrób mały

krok, żeby się zrealizowały.

P.S., Jeżeli masz ochotę pośmiać się z innych (to zawsze najlepsze ;) to może zainspirować Cię

rozmowa, jaką przeprowadziliśmy z Kasią Zbikowską na temat absurdów projektowych.

Trochę przewrotna inspiracja na szukanie szans w projekcie. (http://projectmanagerka.pl/ile-

absurdow-przypada-na-jeden-projekt/)

LEKCJA 9: PAŃSKIE OKO KONIA TUCZY.. - JAK SPRAWDZAĆ

POSTĘPY?

Wreszcie! Wreszcie:). Poprzednie pytania pozwalają złożyć w całość plan projektu.

Teraz już szczęśliwie działasz i Twoje przedsięwzięcie zmierza do realizacji.

Brakuje tylko jednego małego szczególiku, a mianowicie odpowiedzi na pytanie:

Jak sprawdzać postępy?

Dobrą praktyką jest regularnie oceniać jak Ci idzie. Po to, żeby móc korygować kurs

i reagować na różne sytuacje. Oprócz tego takie regularne sprawdzanie buduje pozytywną

presję w zespole i poczucie, że ktoś pilnuje i czuwa nad wszystkim. Gdy takiej uwagi

zabraknie projekty po prostu się rozpływają.

Jakie są najlepsze pomysły na monitorowanie i kontrolowanie postępów?

• Spotkanie zespołu (najczęściej co tydzień).

• Spotkanie kluczowych interesariuszy (najczęściej co 4-5 tygodni).

Wiem, że różnie to bywa i czasem te terminy się przesuwają (istnieją np. codzienne stand-up

meeting w metodach wykorzystywanych przez IT jak SCRUM), natomiast w 80% przypadków

te dwa typy raportowania załatwią to, co potrzebne.

Co zrobić, żeby to działało?

Zarezerwuj czas w kalendarzu na te spotkania i broń ich jak niepodległości!

Sprawdzaj:

1. Postęp - co zostało zrobione od ostatniego raportu.

2. Plan - na czym się skupicie teraz.

3. Problemy - co odbiega od planu i trzeba się tym zająć.

4. Przydziel problemy do właściwych osób.

5. Zaplanuj działania w kalendarzu.

6. Działaj do kolejnego przeglądu.

Jeżeli okaże się, że problemów jest więcej niż da się je rozwiązać pomiędzy spotkaniami

i zaczynasz tracić kontrolę to może oznaczać jedną z dwóch rzeczy:

1. Albo plan był zły i trzeba przejść przez pytania od początku.

2. Albo realizacja kuleje i trzeba zmienić sposób pracy.

Może i nie jest to mega odkrywcze, ale wiele osób po prostu nie podejmuje tej decyzji i stara

się “łatać” problemy prowadząc projekt ku zgubie. Nie bądź jedną z nich.

Zadanie na dziś: Zarezerwuj sobie od przyszłego tygodnia 30 minut o stałej porze

w kalendarzu (najlepiej w poniedziałki rano) czas na ocenę postępów kluczowego projektu.

Gwarantuję, że to się zwraca!)

LEKCJA 10: ZMIANA, ZMIANA, ZMIANA.. -

JAK BĘDZIEMY WPROWADZAĆ ZMIANY?

W projektach nie wiedzieć czemu pojawia się pokusa, żeby cały czas coś dodać, poprawić,

uzupełnić, zrobić lepiej, upiększyć. To generalnie dobra cecha, ulepszanie znaczy się,

ale jednocześnie dosyć problematyczna, bo..

JEST OGROMNIE KOSZTOWNA!

Każda zmiana to naprawdę duży koszt, którego nie widać na pierwszy rzut oka, bo to nie

tylko zrobienie czegoś małego, ale czas potrzebny na:

• Ocenę jak to wpłynie na projekt,

• Wymyślenie jak to zrobić,

• Ustalenie, czy to robić,

• Przygotowanie nowego planu

• Zmianę obecnego.

Wystarczy, że zobaczysz jak wiele zamieszania wprowadza w ciągu dnia wypchanego

zajęciami przesunięcie jednego spotkania o 15 minut. Dlatego bardzo ważne jest, żeby zadać

sobie pytanie:

Jak będziemy wprowadzać zmiany?

A w szczególności:

1. Kto może zgłosić? - Bo nie każdy jest do tego uprawniony

2. Kto zatwierdza? - Kto zadecyduje, że warto jednak w nią zainwestować?

Co trzeba zrobić w przypadku każdej zmiany?

Każda zmiana oznacza zadanie sobie tych kluczowych pytań, które zadawałeś sobie do tej

pory: od dlaczego?, po to jak będziemy monitorować zmianę.

Policzyć, czy zmiana daje korzyść i czy nie warto odłożyć jej w czasie na nową wersję

projektu.

Osobiście uważam, że zmiany trzeba ograniczać do minimum, i najlepiej robić je nowym

projektem po jego zakończeniu. Chociaż w tym momencie pewnie wiele osób się na mnie

oburzy, „Ale jak to, niektóre zmiany są konieczne!”. To prawda, natomiast to temat dużo

szerszy i na całą książkę, a nie mały kurs :). Może kiedyś powstanie taki o zmianie.

Tymczasem sprawdź, czy w Twoim projekcie nie ma luki na wlewanie się niepotrzebnych

zmian.

Zadanie na dziś: Oblicz ile czasu zajmuje Ci reakcja na jedną zmianę. Przelicz to na PLN.

I sprawdź, czy Ciebie i Twoją firmę na to stać.

Autor:

Mariusz Kapusta

Ponad 15 lat doświadczenia w zarządzaniu:

7 lat doświadczenia na stanowiskach managerskich Procter & Gamble

Doświadczenie w prowadzeniu międzynarodowych projektów IT

Certyfikat Project Management Professional PMP®

Certyfikat Agile Project Management Practitoner (10 osób w Polsce, 2000 na

świecie), Certyfikat Professional Scrum Master

Zorientowany na efekty Coach & Trener:

Wyjątkowe, innowacyjne i praktyczne metody rozwojowe – gry symulacyjne

uwzględniające rzeczywiste sytuacje biznesowe

Certyfikowany International Coach ICC (Executive, Business, Project Management Coaching)

MBTI Practitioner (oceny typu osobowości)

Przeprowadzone ponad 2000 godzin skutecznych warsztatów i szkoleń

Autor i wykładowca:

Wykładowca standardu PMBOK® na Politechnice Warszawskiej oraz na studiach MBA na

Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu

Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku”

Twórca i główny autor bloga mariuszkapusta.pl na temat efektywności w życiu i biznesie

Liczne publikacje na temat efektywności i zarządzania projektami m.in. w Personel Plus,

Computerworld, Business Coaching Magazine

Prezentacje na licznych konferencjach branżowych m.in. GigaCon, Project Management

Institute, Computerworld, InfoMeet