COPE MSW

Program OgólnySolidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi

SOLID

Podręcznik dla beneficjenta projektówrealizowanych w trybie konkursowym zgodnie z nowymi zasadami kwalifikowalności wydatków

w ramachEuropejskiego Funduszu na rzecz Integracji

Obywateli Państw Trzecich na lata 2007 – 2013 oraz Europejskiego Funduszu na rzecz

Uchodźców i Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013

Warszawa, luty 2014 r.

1

SPIS TREŚCIROZDZIAŁ 1. WPROWADZENIE.......................................................................................................2

1.1. INFORMACJE OGÓLNE................................................................................................................................31.1.1. EFI.....................................................................................................................................................41.1.2. EFU...................................................................................................................................................61.1.3. EFPI...................................................................................................................................................7

1.2. SŁOWNICZEK.............................................................................................................................................7

ROZDZIAŁ 2. UMOWA FINANSOWA..............................................................................................8

2.1. ZMIANY W PROJEKCIE................................................................................................................................82.2 PROJEKTY WIELOLETNIE.........................................................................................................................10

ROZDZIAŁ 3. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW.................................................................11

3.1. POSTAWY PRAWNE..................................................................................................................................113.2. OGÓLNE ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI.................................................................................................143.3. OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI..................................................................................................................203.4. ZASIĘG TERYTORIALNY...........................................................................................................................213.5. KATEGORIE WYDATKÓW..........................................................................................................................21

3.5.1. Koszty personelu.......................................................................................................................223.5.2. Podróże i utrzymanie...............................................................................................................283.5.3. Sprzęt i urządzenia...................................................................................................................323.5.4. Nieruchomości (zakup, budowa, remont, najem)..........................................................353.5.5. Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne...................................................373.5.6. Podwykonawstwo......................................................................................................................383.5.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym...........................................................................................................393.5.8. Wynagrodzenie ekspertów.....................................................................................................403.5.9. Szczególne wydatki związane z grupami docelowymi.................................................413.5.10. Koszty pośrednie.....................................................................................................................43

3.6 WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE...............................................................................................................433.7 DOKUMENTOWANIE KOSZTÓW I WYDATKÓW..........................................................................................443.8. ZESTAWIENIE WYDATKÓW......................................................................................................................463.9. WKŁADY RZECZOWE...............................................................................................................................473.10. PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT.....................................................................................473.11. KSIĘGOWANIE KOSZTÓW I WYDATKÓW PROJEKTU..............................................................................483.12 WERYFIKACJA I POTWIERDZENIE PRZYNALEŻNOŚCI OSÓB OTRZYMUJĄCYCH POMOC DO GRUPY DOCELOWEJ......................................................................................................................................................49

ROZDZIAŁ 4. POZOSTAŁE WYMAGANIA PROGRAMOWE...................................................504.1 ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW.................................................................................................................504.2 INFORMACJA I PROMOCJA.........................................................................................................................50

ROZDZIAŁ 5. RAPORTOWANIE/WNIOSKOWANIE O PŁATNOŚĆ......................................56

5.1 SYSTEM RAPORTOWANIA/WNIOSKOWANIA O PŁATNOŚCI........................................................................565.1.1 Raporty merytoryczne..............................................................................................................565.1.2 Wnioski o płatność i raportowanie finansowe..................................................................58

5.2 POTWIERDZANIE DOKUMENTÓW..............................................................................................................615.3 ZADANIA INSTYTUCJI DELEGOWANEJ.......................................................................................................625.4 INNE INSTYTUCJE UPOWAŻNIONE DO KONTROLI I AUDYTU.....................................................................63

Rozdział 1. WPROWADZENIE

2

1.1. Informacje ogólne

Zadaniem niniejszego podręcznika (zwanego także dalej „wytycznymi”) jest przedstawienie beneficjentom projektów realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 (dalej EFI), Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 (dalej EFU) oraz Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 (dalej EFPI) ram prawnych kwalifikowalności wydatków oraz procedur wnioskowania o środki finansowe i ich rozliczania w ramach ww. funduszy, zgodnie z zatwierdzonym Systemem Zarządzania i Kontroli. Wytyczne zawierają szereg informacji pomocnych w określeniu rodzajów kosztów i wydatków kwalifikujących się do współfinansowania ze środków EFI/EFU/EFPI oraz sposobów ich dokumentowania w celu prawidłowego rozliczenia projektu.

Uwaga!Dokument będzie podlegał aktualizacjom w wyniku modyfikacji dotychczas istniejących lub opracowania nowych wytycznych Unii Europejskiej lub wytycznych krajowych.

W przypadku rozbieżności między zapisami umowy finansowej i podręcznika obowiązują zapisy umowy finansowej zawartej z beneficjentem.

Maksymalny pułap dofinansowania projektu ze środków EFI/EFU/EFPI wynosi 75%. Oznacza to, że wkład spoza funduszu musi wynosić co najmniej 25%. Organizacje pozarządowe mają możliwość wnioskowania o dodatkowe dofinansowanie w wysokości 10% wartości projektu ze środków budżetu państwa. Wnioskowanie o dodatkowe dofinansowanie odbywa się na etapie składania wniosku o dofinansowanie (dokładne wytyczne znajdują się w Wytycznych dla wnioskodawców będących elementem dokumentacji konkursowej).

Europejski Fundusz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013, Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 i Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 są trzema z czterech funduszy realizowanych w ramach unijnego Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” (ang. SOLID – Solidarity and Management of Migration Flows).

W ramach Programu Ogólnego SOLID wyróżniamy następujące rodzaje instytucji: Instytucja Delegowana (ID) – instytucja wyznaczona na podstawie art. 26 Decyzji nr 2007/435/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25.06.2007 (dla EFI) / art. 28 Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFU) / art. 26 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFPI) do realizacji określonych zadań IO. Rolę tę pełni Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

Instytucja Odpowiedzialna (IO) - instytucja działająca w oparciu o art. 24 Decyzji nr 2007/435/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25.06.2007r. (dla EFI) / art. 26 Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFU) / art. 26 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFPI), zarządzająca całościowo programem na terenie danego kraju. Jest odpowiedzialna m.in. za przygotowanie programu wieloletniego oraz programów rocznych, monitorowanie wdrażania projektów oraz sprawozdawczość do Komisji Europejskiej. Jej szczegółowe obowiązki są opisane w art. 25 Decyzji nr 2007/435/WE / 27 Decyzji nr 573/2007/WE / 27 Decyzji 575/2007/WE. Instytucją Odpowiedzialną dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 i Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jest Departament Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Dla Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 rolę Instytucji Odpowiedzialnej pełni Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Instytucja Certyfikująca (IC) – instytucja działająca w oparciu o art. 27 Decyzji nr 2007/435/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25.06.2007r. (dla EFI) / art. 29

3

Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFU) / art. 29 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFPI). Jest odpowiedzialna m.in. za poświadczanie deklaracji wydatków przekazywanej do Komisji Europejskiej. Jej szczegółowe obowiązki są opisane w art. 27 Decyzji nr 2007/435/WE (dla EFI) / art. 29 Decyzji nr 573/2007/WE (dla EFU) / art. 29 Decyzji nr 575/2007/WE. Instytucją Certyfikującą dla funduszy jest Ministerstwo Finansów – Departament Instytucji Płatniczej.

Instytucja Audytowa (IA) – instytucja działająca w oparciu o art. 28 Decyzji nr 2007/435/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25.06.2007r. (dla EFI) / art. 30 Decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFU) / art. 30 Decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23.05.2007r. (dla EFPI). Jest odpowiedzialna m.in. za przeprowadzenie audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz audytów projektów w celu zweryfikowania zadeklarowanych w ramach nich wydatków. Jej szczegółowe obowiązki są opisane w art. 32 Decyzji nr 2007/435/WE (dla EFI) / art. 30 Decyzji nr 573/2007/WE (dla EFU) / art. 30 Decyzji nr 575/2007/WE. Instytucją Audytową dla funduszy jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wraz z podległymi mu jednostkami tj. Departamentem Ochrony Interesów Finansowych UE w Ministerstwie Finansów i Urzędami Kontroli Skarbowej.

Międzyresortowy Zespół ds. Funduszu Schengen, Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Funduszu Powrotu Imigrantów – zespół powołany na szczeblu krajowym, który wydaje ostateczną opinię w sprawie dofinansowania projektów w ramach danego funduszu, w tym Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców i Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów. W skład Zespołu wchodzą przedstawiciele: Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Ministerstwa Sprawiedliwości, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Finansów, Urzędu do Spraw Cudzoziemców, Komendy Głównej Straży Granicznej, Komendy Głównej Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Departamentu Budżetu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, Departamentu Polityki Migracyjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych.Dla Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich ostateczną decyzję w sprawie dofinansowania projektów w ramach funduszu wydaje Minister Pracy i Polityki Społecznej.

1.1.1. EFI

Głównymi celami operacyjnymi funduszu w Polsce są: ułatwienie opracowywania i wdrażania procedur przyjmowania imigrantów, które

są istotne dla procesu integracji obywateli państw trzecich i wspierają ten proces; opracowywanie i wdrażanie procesu integracji nowo przybyłych obywateli państw

trzecich w państwach członkowskich; zwiększenie zdolności państw członkowskich w zakresie opracowywania,

wdrażania, monitorowania i oceny polityk oraz środków służących integracji obywateli państw trzecich;

wymiana informacji, najlepszych praktyk oraz współpracy w obrębie państw członkowskich i pomiędzy nimi w zakresie opracowywania, wdrażania, monitorowania i oceny polityk oraz środków służących integracji obywateli państw trzecich;

Zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską w dniu 18.02.2008 roku Programem wieloletnim dla Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich są realizowane w ramach 4 priorytetów:

wdrożenie działań opracowanych w celu wprowadzenia w życie „Wspólnych podstawowych zasad dotyczących polityki integracji imigrantów w Unii Europejskiej”,

4

wypracowanie wskaźników i metodologii oceny umożliwiających ocenę postępów oraz dostosowanie polityki i środków, jak również ułatwiających koordynację procesu uczenia się przez porównanie,

kreowanie zdolności do prowadzenia właściwej polityki, koordynacja oraz budowanie kompetencji międzykulturowej w państwach członkowskich na różnych szczeblach władzy i w różnych resortach,

wymiana doświadczeń, dobrych praktyk i informacji dotyczących integracji pomiędzy państwami członkowskimi.

Grupa docelowa:1. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium państw trzecich, którzy spełniają warunki wjazdu i pobytu na terytorium Polski, w szczególności posiadający perspektywę zamieszkiwania w Polsce przez okres co najmniej 12 miesięcy i legitymujący się m.in. wizą w celu repatriacji, wizą w celu przesiedlenia się jako członek najbliższej rodziny repatrianta, wizą w celu korzystania z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka.2. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium RP legalnie, posiadający dokument pozwalający im na co najmniej 12-to miesięczny pobyt w Polsce.3. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium RP legalnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (od dnia 1 maja 2014 r. nowej ustawy o cudzoziemcach opublikowanej w Dz. U. z 2013r. poz. 1650) i posiadający perspektywę przedłużenia lub kontynuowania pobytu:

a) przebywający nieprzerwanie na tym terytorium przez okres co najmniej 12 miesięcy:

na podstawie wizy m.in. w celu naukowym, szkoleniowym lub dydaktycznym, w celu prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania pracy,

na podstawie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwolenia na osiedlenie się, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE, zgody na pobyt tolerowany lub posiadający Kartę Pobytu,

na różnych podstawach, jeżeli suma okresów faktycznego legalnego ich pobytu w Polsce wynosi nieprzerwanie co najmniej rok;

b) małżonkowie obywateli polskich – od momentu posiadania dokumentów

potwierdzających ich legalny pobyt w Polsce;c) dzieci ww. osób (nie będące obywatelami UE) urodzone na terytorium

Rzeczypospolitej Polskiej. Pozostałe dzieci podlegają powyższym warunkom.

Działania w ramach EFI powinny być w pierwszej kolejności kierowane do cudzoziemców, którzy przebywają na terytorium RP przez okres krótszy niż 5 lat (np. nie posiadają jeszcze zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE). Działania wobec osób przebywających przez okres 5 lat lub dłużej posiadających status rezydenta są również kwalifikowane.

4. Cudzoziemcy, którzy złożyli wniosek o udzielenie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony w trybie abolicji zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 28 lipca 2011 r. o zalegalizowaniu pobytu niektórych cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz o zmianie ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i ustawy o cudzoziemcach (Dz. U. Nr 191, poz. 1133). Podobnie jak w pozostałych przypadkach z grupy tej należy wyłączyć osoby będące grupą docelową EFU.

Grupa docelowa EFU a grupa docelowa EFI: można przyjąć, że grupą docelową EFI są wszyscy obywatele państw trzecich (nie Unii Europejskiej), legalnie zamieszkujący na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (osoba posiadająca prawo do legalnego przybywania na terytorium RP przez okres min. 12 miesięcy). Z grupy tej należy wyłączyć osoby będące grupą docelową EFU.

5

1.1.2. EFU

Głównymi celami operacyjnymi funduszu w Polsce są: poprawa warunków przyjmowania cudzoziemców ubiegających się o nadanie

statusu uchodźcy oraz rozwinięcie i poprawa oferty integracyjnej skierowanej do cudzoziemców ubiegających się o nadanie statusu uchodźcy;

usprawnienie procedury azylowej; wzmocnienie wiedzy podmiotów krajowych dotyczącej procedury nadawania

statusu uchodźcy oraz umiejętności językowych i międzykulturowych personelu; rozwinięcie i poprawa oferty integracyjnej dla uchodźców oraz innych kategorii

osób objętych ochroną międzynarodową; niezależna ocena funkcjonowania polskich procedur dotyczących postępowań o

nadanie statusu uchodźcy oraz sposobów ich usprawnienia; zapoznanie się z praktyką działania innych państw w zakresie stosowania

instrumentów europejskich dotyczących ochrony międzynarodowej oraz wymiana doświadczeń w tym zakresie;

działania, w tym z przedstawicielami innych państw Unii Europejskiej zmierzające do zwiększenia zasobów, weryfikacji informacji o krajach pochodzenia oraz powiększeniu dostępu do źródeł informacji a także działania na rzecz rozbudowy i poprawy krajowego systemu dotyczącego informacji o krajach pochodzenia oraz utworzenie bazy danych o prowadzonych postępowaniach w sprawie o nadanie statusu uchodźcy.

Zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską w dniu 15.12.2008 roku Programem wieloletnim dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców cele Funduszu są realizowane w ramach 3 priorytetów:

realizacja zasad i środków określonych w prawie unijnym w obszarze azylu, z uwzględnieniem tych związanych z celami integracyjnymi,

opracowanie instrumentów odniesienia i metodologii oceny umożliwiających ocenę i poprawę jakości procedur analizy wniosków o ochronę międzynarodową oraz wzmocnienie struktur administracyjnych w celu rozwiązania problemów związanych z zacieśnieniem praktycznej współpracy z innymi państwami członkowskimi,

działania wspierające wzmacnianie podziału odpowiedzialności pomiędzy państwami członkowskimi i państwami trzecimi (opcjonalny).

Grupa docelowa:1. Każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, którego status jest określony w Konwencji Genewskiej, a który uzyskał zezwolenie na pobyt jako uchodźca w jednym z państw członkowskich.2. Każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec korzystający z jednej z form ochrony uzupełniającej w rozumieniu dyrektywy Rady 2004/83/WE. 3. Każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, który złożył wniosek o objęcie jedną z form ochrony określonych w pkt. 1 i 2.4. Każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec korzystający z ochrony tymczasowej w rozumieniu dyrektywy Rady 2001/55/WE.5. Każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, który jest przesiedlany lub został przesiedlony do państwa członkowskiego.

1.1.3. EFPI

Głównymi celami operacyjnymi funduszu w Polsce są: wspomaganie powrotów dobrowolnych oraz przymusowych; wzmocnienie współpracy między Państwami Członkowskimi w dziedzinie

powrotów; zwiększenie współpracy z państwami trzecimi przy identyfikowaniu cudzoziemców

oraz wynikające z tego zwiększenie liczby osób wydalonych;

6

wzmocnienie możliwości działania przedstawicieli instytucji krajowych w zakresie organizowania i przeprowadzania powrotów, w tym w oparciu o współpracę z partnerami zagranicznymi.

Zgodnie z zatwierdzonym przez Komisję Europejską w dniu 22.12.2008 roku Programem wieloletnim dla Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów cele Funduszu są realizowane w ramach 4 priorytetów:

wsparcie dla opracowania strategicznego podejścia do zarządzania powrotem imigrantów przez państwa członkowskie,

wsparcie dla współpracy pomiędzy państwami członkowskimi w dziedzinie zarządzania powrotami,

wsparcie dla konkretnych, innowacyjnych krajowych i międzynarodowych narzędzi zarządzania powrotami,

wsparcie dla ustanowienia unijnych standardów i najlepszych praktyk w dziedzinie zarządzania powrotami.

Grupa docelowa:1. Wszyscy obywatele państw trzecich, którzy nie otrzymali jeszcze ostatecznej decyzji odmownej w sprawie ich wniosku o przyznanie ochrony międzynarodowej w państwie członkowskim i którzy mogą zdecydować się na dobrowolny powrót, pod warunkiem że nie uzyskali nowego obywatelstwa i nie opuścili terytorium tego państwa członkowskiego.2. Wszyscy obywatele państw trzecich objętych jedną z form międzynarodowej ochrony w rozumieniu dyrektywy Rady 2004/83/WE lub tymczasowej ochrony w rozumieniu dyrektywy Rady 2001/55/WE w danym państwie członkowskim, którzy decydują się na dobrowolny powrót, pod warunkiem, że nie uzyskali nowego obywatelstwa i nie opuścili terytorium tego państwa członkowskiego.3. Wszyscy obywatele państw trzecich, którzy nie spełniają warunków zezwalających na wjazd lub pobyt na terytorium danego państwa członkowskiego lub którzy przestali je spełniać i którzy, zgodnie z obowiązkiem opuszczenia terytorium tego państwa członkowskiego, korzystają z możliwości dobrowolnego powrotu do kraju pochodzenia.4. Wszyscy inni obywatele państw trzecich, którzy nie spełniają warunków zezwalających na wjazd lub pobyt na terytorium danego państwa członkowskiego lub którzy przestali je spełniać.

1.2. Słowniczek

Niniejszy słowniczek zawiera definicje podstawowych pojęć związanych z realizacją projektu w ramach EFI/EFU/EFPI:

Beneficjent - podmiot otrzymujący dofinansowanie w ramach funduszu przy zastosowaniu procedury konkursowej, na podstawie umowy finansowej zawartej z Instytucją Delegowaną (COPE MSW). Jest odpowiedzialny za realizację projektu zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie.

Umowa finansowa - umowa zawarta pomiędzy ID a beneficjentem projektu, na podstawie której projekt otrzymuje dofinansowanie ze środków funduszu. Określa prawa i obowiązki Beneficjenta oraz ID, zasady finansowania projektu, wymogi odnośnie raportowania, promocji, przechowywania dokumentacji itp.

Program roczny – dokument zatwierdzany przez Komisję Europejską przedstawiający projekty/działania, które uzyskają dofinansowanie w ramach danej alokacji rocznej. Programy roczne są dostępne na stronie www.copemsw.pl (zakładka poszczególnych funduszy) oraz na stronie http://fundusze.msw.gov.pl/..

Projekt wieloletni – projekt realizowany w ramach więcej niż jednego programu rocznego. W przypadku akceptacji projektu wieloletniego umowa finansowa jest zawierana oddzielnie dla każdego z programów rocznych, których projekt wieloletni dotyczy. Podpisanie kolejnej umowy finansowej jest uzależnione od prawidłowej realizacji poprzedniej części.

7

Kwalifikowalność wydatków – ogólne zasady, wg których wydatek uznaje się za możliwy do rozliczenia w projekcie. Wydatek kwalifikowalny musi być jednak zgodny z zapisami Decyzji wskazanych w pkt. 3.1.

Wydatek/koszt kwalifikowalny – wydatek/koszt poniesiony przez beneficjenta projektu w związku z jego realizacją zgodnie z zasadami niniejszych wytycznych. Wydatek uznaje się za kwalifikowalny, gdy jest zgodny z umową finansową wraz z załącznikami oraz postanowieniami niniejszych wytycznych.

Grupy docelowe – grupa, do której skierowane są działania funduszu. Grupy docelowe poszczególnych funduszy określone zostały w niniejszych wytycznych.

Podstawowe akty prawne – dokumenty tworzone przez Komisję Europejską regulujące zasady funkcjonowania poszczególnych Instytucji oraz zasad funkcjonowaniu funduszy. Dla EFU, EFPI oraz EFI są to decyzje ustanawiające fundusze.

Rozdział 2. UMOWA FINANSOWA

Umowa finansowa reguluje wzajemne relacje, w tym obowiązki, między COPE MSW a Beneficjentem. Załącznikami do umowy są: formularz wniosku; szacunkowy budżet przedsięwzięcia; formularz wskaźników, harmonogram finansowej realizacji projektu, podręcznik dla beneficjenta.

Umowa powinna być stosowana łącznie z dokumentami wskazanymi w pkt. 3.1 niniejszego podręcznika.

Wzory umów finansowych są elementem dokumentacji konkursowej zamieszczanej na stronie COPE MSW, w związku z tym Wnioskodawca na etapie składania Wniosku o dofinansowanie zna kształt umowy, którą podpisze w razie otrzymania dofinansowania.

Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez Dyrektora COPE MSW.

2.1. Zmiany w projekcie

Beneficjent realizujący projekt ma obowiązek informowania o zmianach w projekcie w stosunku do wersji będącej przedmiotem Umowy Finansowej. Przez zmiany w projekcie rozumie się również zmiany w załącznikach takich jak np. budżet projektu, stanowiących integralną część Umowy Finansowej.

Zmiany w projekcie można podzielić na wymagające i niewymagające wnioskowania do COPE MSW.

2.1.1 Zmiany niewymagające wnioskowania do COPE MSW - dostosowanie budżetu projektu przez beneficjenta

Niewielkie zmiany w budżecie projektu mogą być wprowadzane na bieżąco samodzielnie przez beneficjenta na podstawie art. I.3.4 umowy finansowej. W przypadku wprowadzania do budżetu projektu takich zmian nie wymaga się podpisania aneksu do umowy finansowej. Wystarczy opisać taką sytuację w odpowiednim raporcie merytorycznym za okres, w którym wystąpiły rozbieżności.

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet do zmienionych potrzeb pod warunkiem, że takie dostosowanie wydatków nie wpłynie na realizację celów przedsięwzięcia.

8

Zmian bez konieczności podpisywania aneksu do umowy finansowej można dokonywać zgodnie z art. I.3.4 umowy finansowej poprzez: - racjonalną i uzasadnioną zmianę liczby jednostek lub racjonalną i uzasadnioną zmianę ceny jednostkowej;(UWAGA!!! Jeżeli punkt I.3.4 umowy finansowej dotyczy poziomu kategorii – limit przesunięć wewnątrz kategorii nie obowiązuje)- dokonywanie przesunięć pomiędzy pozycjami (lub kategoriami – w zależności od brzmienia umowy) kosztów, pod warunkiem, że takie przesunięcia pomiędzy pozycjami (kategoriami – w zależności od brzmienia umowy) nie przekroczą 10% kwoty odpowiednich kategorii wskazanych w szacunkowym budżecie projektu. Przykład:1.Kategoria C – sprzęt i urządzenia – kwota całkowita 1 000 PLNa. pozycja 1 – kwota 300 PLNb. pozycja 2 – kwota 200 PLNc. pozycja 3 – kwota 500 PLN2. Kategoria D – nieruchomości – kwota całkowita 750 PLN

Przesunięcie między pozycjami (zwiększenie kwoty dla jednej pozycji, kosztem obniżenia kwoty dla innej pozycji), wewnątrz kategorii:W trakcie realizacji projektu Beneficjent stwierdza, że chciałby zwiększyć koszt zakupu pozycji 1. Beneficjent może wprowadzać zmiany w poszczególnych pozycjach tak, aby całkowita ostateczna kwota przesunięć w tej kategorii budżetowej nie wyniosła więcej niż 10%.

Przesunięcie między kategoriami nie może przekroczyć 10% danych kategorii, i tak dla powyższego przykładu maksymalna kwota do przeniesienia z lub do kategorii C wyniesie 100 PLN (10% z 1000 PLN), dla kategorii D natomiast 75 PLN (10% z 750 PLN). Zatem z kategorii C do D lub z D do C można przesunąć maksymalnie 10% z niższej kwoty, czyli 10% z 750 PLN, tj. 75 PLN. Przesunięć pomiędzy kategoriami można dokonać jedynie w przypadku dostępności środków w kategorii z której dokonywane jest przesunięcie.Beneficjent może też samodzielnie dokonywać zmiany zaplanowanego harmonogramu realizacji (ale tylko w granicach kwalifikowalności przewidzianych dla danego programu rocznego).

2.1.2 Zmiany wymagające wnioskowania do COPE MSWCo do zasady, Beneficjent może wnioskować o wprowadzenie zmian w projekcie jedynie w okresie jego realizacji. Wniosek o wprowadzenie zmiany do umowy musi zostać przedstawiony w formie pisemnej najpóźniej na jeden miesiąc przed planowaną zmianą tj. z takim wyprzedzeniem, by mógł zostać zatwierdzony przed tą zmianą. COPE MSW ustosunkuje się do wniosku niezwłocznie.Wyjątkiem mogą być sytuacje odpowiednio uzasadnione przez beneficjenta i zaakceptowane przez COPE MSW. Wnioski o wprowadzenie zmian po zakończeniu realizacji projektu są rozpatrywane indywidualnie, w wyjątkowych sytuacjach (np. konieczność udzielenia niezwłocznego wsparcia osobie z grupy docelowej), przez COPE MSW w porozumieniu z odpowiednią Instytucją Odpowiedzialną.

Po otrzymaniu od Beneficjenta propozycji zmian, COPE MSW poddaje przedłożony wniosek ocenie pod względem merytorycznym i finansowym (jeżeli dotyczy) i w zależności od zakresu proponowanych zmian stosuje jedną z niżej opisanych ścieżek postępowania. Niedopuszczalne są zmiany skutkujące wprowadzeniem takich zmian do projektu lub umowy, które mogłyby podważyć decyzję o przyznaniu dofinansowania lub skutkować nierównym traktowaniem wnioskodawców.

9

2.1.2.1 Zmiany budżety wymagające wymiany korespondencji (bez aneksowania umowy finansowej)

Jeżeli tak przewiduje Umowa Finansowa dla danego projektu wszelkie inne zmiany w szacunkowym budżecie niż wskazane powyżej (lecz nie zmieniające wartości projektu oraz wysokości dofinansowania) wymagają pisemnej zgody COPE MSW, jednakże bez konieczności zawierania aneksu. Po zaakceptowaniu zmian przez ID Beneficjent zostaje o tym niezwłocznie poinformowany. ID niezwłocznie informuje również IO o zatwierdzonych zmianach w budżecie projektów.

2.1.2.2 Zmiany wymagające aneksowania umowy finansowej

Wszelkie zasadnicze zmiany i uzupełnienia dotyczące dofinansowania i głównych celów projektu muszą być określone w formie pisemnego aneksu.W przypadkach, kiedy analiza zaproponowanych zmian wskazuje na konieczność podpisania aneksu beneficjent zostaje wezwany do jego podpisania. W przypadku negatywnej oceny propozycji modyfikacji projektu i braku akceptacji zaproponowanych zmian beneficjent zostaje niezwłocznie powiadomiony przez COPE MSW o podjętej decyzji wraz z uzasadnieniem.

2.2 Projekty wieloletnie

W przypadku akceptacji dofinansowania projektu wieloletniego umowa finansowa podpisywana jest tylko na okres finansowany z jednego programu rocznego (na etapie przygotowania wniosku do wnioskodawcy należy decyzja o podziale okresu realizacji projektu między programy roczne). Decyzja o finansowaniu następnego roku (programowego) realizacji projektu zostanie podjęta na podstawie raportów z wdrożenia merytorycznego za poprzednią cześć projektu lub jej znaczący fragment (np. w przypadku podziału 36 miesięcznego projektu na 3 równe, roczne części decyzja o realizacji drugiego roku projektu może zostać podjęta na podstawie raportów z wdrożenia merytorycznego za miesiące 1-9; przy innym podziale projektu między lata programowe podstawą podjęcia decyzji będą raporty z wdrożenia merytorycznego za odpowiedni proporcjonalnie okres realizacji projektu, indywidualnie dostosowany do podziału między lata programowe zaproponowanego przez beneficjenta, w przypadku krótkiego okresu realizacji projektu w danym roku programowym podstawą podjęcia decyzji mogą być raporty z wdrożenia merytorycznego za cały okres realizacji projektu). COPE MSW podejmie decyzję o kontynuacji realizacji projektu w terminie 30 dni od złożenia ostatniego z raportów koniecznych do podjęcia decyzji o finansowaniu następnego roku realizacji projektu. Możliwe jest wydłużenie terminu na podjęcie decyzji w przypadku, gdy konieczne są dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty. Realizacja każdej następnej części projektu będzie przedmiotem oddzielnej umowy finansowej. Umowa na kolejny rok (programowy) realizacji projektu zostanie przekazana beneficjentowi do podpisu w terminie do 30 dni od podjęcia decyzji o kontynuacji projektu i ewentualnej aktualizacji budżetu projektu.Choć pod względem kwalifikowalności wydatków każda część objęta oddzielną umową finansową traktowana jest jako projekt, to z punktu widzenia realizowanych działań projekt wieloletni stanowi całość. Weryfikacja osiągnięcia rezultatów odbywa się więc w perspektywie całego okresu realizacji projektu.Uwaga!Procedura zamówień powyżej kwoty 5 000 EUR dotyczy tylko realizacji danej umowy finansowej. Beneficjent nie ma pewności, że zostanie podpisana kolejna umowa w ramach

10

danego projektu, w związku z tym nie jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury dla całego okresu objętego projektem wieloletnim.

Rozdział 3. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW

3.1. Postawy prawne

W trakcie wdrażania projektów współfinansowanych w ramach EFI/EFU/EFPI mają zastosowanie następujące akty prawne i normatywne regulujące kwalifikowalność wydatków oraz zasady ich wdrażania:

unijne – dotyczące EFI:

Decyzja nr 2007/435/WE Rady z dnia 25 czerwca 2007 roku ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi,

Decyzja Komisji z dnia 5 marca 2008 r. ustanawiająca zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu,

Decyzja Komisji z dnia 21 sierpnia 2007 r. w sprawie wykonania decyzji Rady nr 2007/435/WE w odniesieniu do przyjęcia wytycznych strategicznych na lata 2007-2013,

Decyzja Komisji z dnia 22 marca 2010 r. zmieniająca decyzję 2008/457/EC ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu,

Decyzja Komisji z dnia 3 marca 2011 zmieniająca decyzję 2008/457/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu.

krajowe – dotyczące EFI:

Program wieloletni Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013,

Program roczny Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich – oddzielny dla każdego z lat 2007-2013,

Decyzja Sekretarza Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia 2014 roku wyrażająca zgodę dla COPE MSW na pełnienie funkcji Instytucji Delegowanej,

Decyzja Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 roku wyznaczająca Instytucję Certyfikującą,

Decyzja Ministra Finansów z dnia 22 maja 2009 roku wyznaczającą Instytucję Audytową,

System Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich.

11

unijne – dotyczące EFU:

Decyzja nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r.ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” oraz uchylająca decyzję Rady 2004/904/WE,

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 19 grudnia 2007 r. ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu,

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 9 lipca 2009 r. zmieniająca decyzję 2008/22/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE,

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 3.03.2011 r. zmieniająca decyzję 2008/22/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu.

krajowe – dotyczące EFU:

Program wieloletni Funduszu na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013, Program roczny Funduszu na rzecz Uchodźców – oddzielny dla każdego z lat 2008-

2013, Pismo nr DUEiWM-7809/08/GA Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia

28 listopada 2008 roku wyznaczające Departament UE i Współpracy Międzynarodowej MSWiA do pełnienia funkcji Instytucji Odpowiedzialnej,

Pismo nr DWMIFE-WFUEIZG-0823-21-8/2013 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia 2014 roku wyznaczające COPE MSW do pełnienia funkcji Instytucji Delegowanej,

Pismo nr DO6/9013/531/CMZ/08/3075 Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 roku wyznaczające Instytucję Certyfikującą,

Pismo nr DO6/9013/220/TPT/09/2666 Ministra Finansów z dnia 22 maja 2009 roku wyznaczające Instytucję Audytu,

System Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów.

unijne – dotyczące EFPI:

Decyzja nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiająca Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”,

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 05/III/2008 r. ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu,

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 23 lipca 2009r. zmieniająca decyzję z dnia 5 marca 2008r. ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady nr 575/2007/WE,

12

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 8 lutego 2010 r. zmieniająca decyzję 2008/458/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE,

Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 2.03.2011 r. zmieniająca decyzję 2008/458/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część Programu Ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszu.

krajowe – dotyczące EFPI:

Program wieloletni Funduszu Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013, Program roczny Funduszu Powrotów Imigrantów – oddzielny dla każdego z lat

2008-2013, Pismo nr DUEiWM-7809/08/GA Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia

28 listopada 2008 roku wyznaczające Departament UE i Współpracy Międzynarodowej MSWiA do pełnienia funkcji Instytucji Odpowiedzialnej,

Pismo nr DWMIFE-WFUEIZG-0823-21-8/2013 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 stycznia 2014 roku wyznaczające COPE MSW do pełnienia funkcji Instytucji Delegowanej,

Pismo nr DO6/9013/531/CMZ/08/3075 Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 roku wyznaczające Instytucję Certyfikującą,

Pismo nr DO6/9013/220/TPT/09/2666 Ministra Finansów z dnia 22 maja 2009 roku wyznaczające Instytucję Audytu,

System Zarządzania i Kontroli dla Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, Funduszu Granic Zewnętrznych oraz Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów.

krajowe - podstawowe (katalog otwarty):

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późniejszymi zmianami),

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 2009.152.1223 z późniejszymi zmianami),

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004.54.535 z późniejszymi zmianami),

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004.97.970),

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. 2010.113.759 z późniejszymi zmianami),

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz. U. 1998.21.94 z późniejszymi zmianami),

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002.236.1991 z późniejszymi zmianami),

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002.236.1990 z późniejszymi zmianami),

Zalecenia dla beneficjentów funduszy Unii Europejskiej dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych - wydane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w dniu 29.02.2008 roku.

UWAGA!

13

Zapisy unijnych i krajowych aktów prawnych należy stosować łącznie. W przypadku, gdy poszczególne regulacje wskazują niejednolite stanowisko względem rozpatrywanego problemu, należy stosować zapisy prawa bardziej restrykcyjnego. Ponadto jeśli beneficjent posiada wewnętrzne regulaminy, rozporządzenia, instrukcje itp. które regulują dany problem w sposób bardziej restrykcyjny niż unijne lub krajowe akty prawne, należy stosować zapisy bardziej restrykcyjnych przepisów wewnętrznych obowiązujących w organizacji.

W przypadku organizacji międzynarodowych dopuszcza się ograniczenia w stosowaniu powyższych aktów prawnych. Ograniczenia te muszą jednak wynikać z prawa międzynarodowego, krajowego lub unijnego.

3.2. Ogólne zasady kwalifikowalności

Ocena kwalifikowalności wydatku dokonywana jest zarówno na etapie naboru projektów, jak i podczas ich realizacji. Na etapie naboru projektu sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we Wniosku o dofinansowanie. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy finansowej nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, będę kwalifikować się ostatecznie do współfinansowania ze środków funduszu. Ocena kwalifikowalności wydatków odbywa się na etapie realizacji projektu w procesie weryfikacji wniosków o płatność (dotyczy wniosku o płatność II zaliczki oraz płatności końcowej).

Podstawowym elementem kwalifikowalności wydatku jest stwierdzenie czy dany wydatek spełnia łącznie następujące warunki:

wydatek mieści się w ramach funduszu i jego celów, wydatek dotyczy kwalifikowanych działań i środków wymienionych w akcie

podstawowym, wydatek jest konieczny do realizacji działań objętych wnioskiem, stanowiących część

programów wieloletnich i rocznych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wydatek jest uzasadniony i zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami, w

szczególności, opłacalności oraz efektywności kosztowej, wydatek został poniesiony przez beneficjenta końcowego lub partnerów w ramach

projektu, którzy muszą prowadzić działalność zarejestrowaną w jednym z państw członkowskich, co nie dotyczy organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. Przepisy dotyczące beneficjenta końcowego stosuje się mutatis mutandis wobec partnerów w ramach projektu,

wydatek jest związany z grupami docelowymi określonymi w niniejszych wytycznych, wydatek został poniesiony zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy

finansowej, wydatek został poniesiony w okresie kwalifikowalności, wydatek jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego, wydatek jest zgodny z kategoriami wydatków wynikających z załącznika nr 11 do

Decyzji ustanawiających wykonanie decyzji ustanawiających fundusze, wydatek został należycie udokumentowany fakturami VAT lub dokumentami

księgowymi o równoważnej mocy dowodowej oraz został zarejestrowany w systemie finansowo-księgowym beneficjenta i istnieje możliwość jego identyfikacji i kontroli.

Ponadto wydatek nie może być wyraźnie zakazany na mocy obowiązujących przepisów oraz zgodnie z zasadą braku podwójnego finansowania nie może być w pełni finansowany z innych źródeł, a także musi zostać udokumentowany zgodnie z zasadami opisanymi w kolejnych rozdziałach niniejszych Wytycznych.

14

Zasada nadrzędna – Należyte zarządzanie finansami

W trakcie realizacji projektów w ramach funduszy beneficjent winien kierować się nadrzędną zasadą należytego zarządzania finansami (ang. sound financial management). Koncepcja należytego zarządzania finansami opiera się na trzech priorytetach:- oszczędności/gospodarności (ang. economy) – zasoby, które beneficjent zużywa do wykonywania swoich zadań w projekcie są udostępniane w odpowiednim czasie, w odpowiedniej ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie,- wydajności (ang. efficiency) – beneficjent dąży do osiągnięcia jak najlepszego związku pomiędzy zaangażowanymi zasobami a osiągniętymi rezultatami,- skuteczności (ang. effectiveness) – beneficjent osiąga wyznaczone cele oraz zaplanowane w projekcie rezultaty.

Odzwierciedleniem zasady należytego zarządzania finansami w polskim prawie jest zapis Art. 44 Ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych:

„3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”

UWAGA!Niekwalifikowalne są wydatki powstałe w wyniku działań obarczonych konfliktem interesów (zgodnie z art. 89, 94 Rozporządzenia Rady nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich). Za działania takie należy uważać przede wszystkim sytuacje, w których interes prywatny osoby pełniącej funkcję w projekcie wpływa, bądź wydaje się wpływać, na bezstronne i obiektywne wykonywanie jej obowiązków w ramach powierzonej funkcji.

Interes prywatny osoby pełniącej funkcję w projekcie dotyczy jakiejkolwiek korzyści dla niej, jej rodziny, osób spokrewnionych, przyjaciół i osób albo organizacji, z którymi ma albo miała ona kontakty. Dotyczy to w szczególności zobowiązań finansowych bądź cywilnych z tym związanych.

Zasada ogólna nr 1 – Wydatki faktycznie poniesione

Wydatki ponoszone w trakcie realizacji projektu, aby mogły być uznane za wydatki kwalifikowalne, winny mieć formę pieniężną. Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta projektu.

Wyjątkiem od tej zasady ogólnej jest amortyzacja, która jest kosztem, ale nie jest wydatkiem.

Koszty amortyzacji sprzętu i nieruchomości mogą zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem spełnienia łącznie następujących warunków:- sprzęt i nieruchomości nie zostały już sfinansowane ze środków Unii Europejskiej, - sprzęt i nieruchomości nie zostały całkowicie umorzone, tj. są nadal amortyzowane w okresie realizacji projektu,- koszty amortyzacji są naliczane zgodnie z przepisami krajowymi,- koszty dotyczą wyłącznie okresu realizacji projektu,- sprzęt i nieruchomości są niezbędne do realizacji projektu.

UWAGA!Koszty amortyzacji sprzętu i nieruchomości wykorzystywanych do realizacji projektu mogą być przypisane do projektu w całości wyłącznie w przypadkach, gdy dany sprzęt i nieruchomość są wykorzystywane tylko i wyłącznie dla celów realizacji projektu.

15

Jeśli sprzęt lub nieruchomość są wykorzystywane także do celów innych niż realizacja projektu, amortyzacja może być przypisana do projektu proporcjonalnie zgodnie z uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodą, która powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym okresie wdrażania projektu.

Ponadto w przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikowalne są koszty tzw. ”terminal emoluments” czyli stały procent kosztów wynagrodzenia odliczany w celu pokrycia niezaplanowanych kosztów, który jest odprowadzany do centrali, płacony na zakończenie umowy. Koszty te są kwalifikowalne na podstawie księgowań.

Wytyczne w sprawie dokumentowania kosztów i wydatków projektu znajdują się w rozdziale 3.5 niniejszych wytycznych.

Zasada ogólna nr 2 – Kwalifikowalność podatku od towarów i usług

Podatek od towarów i usług VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym tylko wówczas, gdy jest on faktycznie i ostatecznie ponoszony przez beneficjenta projektu. Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za kwalifikowalny, nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez beneficjenta projektu. Oznacza to, że w przypadkach gdy beneficjent projektu może odzyskać podatek VAT, ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT jest niekwalifikowalny.Za „odzyskanie” podatku VAT należy rozumieć odliczenie go od podatku VAT należnego lub zwrot w określonych przypadkach, według warunków ściśle określonych przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz. U. z 2004 Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami).Zgodnie z wymaganiami Komisji Europejskiej beneficjent projektu, który wykaże podatek VAT jako kwalifikowalny, jest zobowiązany do przedstawienia wraz z wnioskiem o płatność drugiej zaliczki oraz płatności końcowej wiążącej indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w zakresie braku możliwości odzyskania podatku VAT naliczonego. Wiążąca interpretacja prawa podatkowego jest wydana przez uprawnione organy skarbowe na podstawie Art. 14b-14p ustawy z dnia 29.08.1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U.2005.08.60 z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.06.2007 roku w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U.2007.112.770 z późniejszymi zmianami).UWAGA!W przypadku, gdy beneficjent nie posiada na dzień złożenia Wniosku o płatność ww. wiążącej indywidualnej interpretacji, zobowiązany jest do złożenia wraz z Wnioskiem o płatność kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem złożonego do odpowiednich organów wniosku o wydanie przedmiotowej wiążącej interpretacji dla danego projektu oraz dowodu nadania lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego wpływ wniosku o wydanie interpretacji do właściwej miejscowo Izby Skarbowej, a także oryginału pisemnego zobowiązania zawierającego deklarację, iż w przypadku, gdy z wiążącej interpretacji prawa podatkowego będzie wynikać, że podatek VAT jest dla danego beneficjenta wydatkiem niekwalifikowalnym, beneficjent niezwłocznie skoryguje odpowiednio Wniosek o płatność. Wzór oświadczenia stanowi załącznik 12 do niniejszych Wytycznych.UWAGA!Składanie ww. dokumentów jest obowiązkowe jedynie dla beneficjentów projektów, którzy deklarują podatek VAT jako wydatek kwalifikowalny projektu. W pozostałych przypadkach składanie ww. dokumentów nie jest obowiązkowe.

Zasada nr 3 - Brak podwójnego finansowania

16

Zgodnie z zasadą braku podwójnego finansowania, wydatki, które otrzymały już całkowite dofinansowanie z innego źródła finansowania, nie uznaje się za kwalifikowalne w kontekście projektów realizowanych w ramach Programu Ogólnego SOLID.

Oznacza to, że jeśli wydatek jest już w pełni pokrywany przez inną dotację nie może zostać uznany za kwalifikowany w ramach funduszy, gdyż skutkowałoby to podwójnym finansowaniem danego wydatku.

Podwójnym finansowaniem jest w szczególności:

zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszu oraz unijnych lub krajowych,

zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków funduszu, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54, poz. 535, z późniejszymi zmianami),

zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji unijnej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszu.

W przypadku, gdy projekt jest współfinansowany przez podmioty zewnętrzne wobec beneficjenta (np. fundacje, fundusze, jednostki samorządu terytorialnego), podmioty te muszą mieć świadomość, że ich środki pełnią rolę współfinansowania w projekcie częściowo finansowanym z funduszy SOLID.

Zasada nr 4 - Zamówienia publiczne

Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych, czyli stosują procedur ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. 2010.113.759 z późn. zm.) – czyli stosują procedury przetargowe dla zamówień o wartości od 14 000 EUR netto.Organy inne niż te, o których mowa powyżej, udzielają zamówień o wartości od 5000 EUR wzwyż w oparciu o procedurę opisaną w art. II.9.1 akapit 2 umowy finansowej.Organizacje nie podlegające procedurom wynikającym z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. 2010.113.759 z późn. zm.) zobowiązane są do stosowania poniższych reguł:- beneficjent zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje przynajmniej 3 wykonawców danego zamówienia; równocześnie beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na swojej stronie internetowej,- jeśli w wyniku zastosowania ww. procedury beneficjent otrzyma jedną ofertę, uznaje się, że zasada konkurencyjności została spełniona,- beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o wcześniej ustalone kryteria; wynik wyboru wykonawcy jest dokumentowany protokołem, do którego załączone są oferty,- beneficjent podejmuje działania w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności oraz obiektywności. Jednym z podstawowych elementów unikania konfliktu interesów jest brak zaangażowania w przeprowadzenie procedury po stronie zamawiającego, na jakimkolwiek etapie tej procedury, osób, które uczestniczą w postępowaniu jako oferenci.Realizując dostawy (np. zakup środków trwałych) lub usługi (np. bycie członkiem personelu projektu) w ramach projektu, należy dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnieniu zadań objętych umową finansową. Za konflikt interesów należy w szczególności uznać sytuację, gdy pomiędzy beneficjentem a dostawcą lub wykonawcą istnieją powiązania

17

osobowe lub kapitałowe. Na potrzeby realizacji umów finansowych pod pojęciem powiązania osobowego należy rozumieć sytuację, w których osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta sprawuje jednocześnie u dostawcy lub wykonawcy funkcje decyzyjne (lub sama jest wykonawcą – członkiem personelu projektu), natomiast powiązanie kapitałowe oznacza posiadanie przez beneficjenta udziałów u dostawcy lub wykonawcy, bez względu na ich wielkość.- do przeliczenia kosztów z PLN na EUR należy użyć kursu średniego NBP obowiązującego w dniu, w którym beneficjent zamierzał wysłać zapytania ofertowe. UWAGA!Zapisy unijnych i krajowych przepisów regulujących zamówienia publiczne należy stosować łącznie. W przypadku, gdy poszczególne regulacje wskazują niejednolite stanowisko względem rozpatrywanego problemu, należy stosować zapisy prawa bardziej restrykcyjnego. Przykładowo - jeśli wewnętrzny regulamin dokonywania zamówień zawiera procedury bardziej restrykcyjne niż wymagana przez program zasada trzech ofert, należy stosować procedury wynikające z wewnętrznego regulaminu.

Za dokumentację dotyczącą udzielania zamówień podlegającą kontroli przez Instytucję Delegowaną uważa się w szczególności:

zamówienia o wartości powyżej 14 000 EUR netto podlegające procedurom Prawa Zamówień Publicznych- opublikowane ogłoszenie/informację o wszczęciu postępowania,- Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami,- korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (w tym odpowiedzi na pytania wykonawców, modyfikacje SIWZ),- ofertę zwycięską,- protokół z postępowania przetargowego wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami,- podpisaną umowę z wykonawcą wraz z załącznikami,- gwarancję należytego wykonania umowy (jeśli wymagana od wykonawcy),- inne dokumenty wymagane umową z wykonawcą.

zamówienia o wartości od 5 000 EUR wzwyż nieobjęte procedurami prawa zamówień publicznych- potwierdzenie wysłania zapytań ofertowych do co najmniej 3 potencjalnych dostawców lub wykonawców,- potwierdzenie publikacji ogłoszenia na stronie internetowej,- kopię zwycięskiej oferty,- protokół lub inny dokument z rozeznania ofertowego, który powinien wskazywać kryteria wyboru ofert przyjęte przez beneficjenta oraz uzasadnienie wyboru wykonawcy oparte na tych kryteriach.

COPE MSW zastrzega sobie prawo żądania dodatkowych dokumentów, jeżeli ww. dokumenty nie potwierdzają przeprowadzenia zamówień zgodnie z zapisami umowy finansowej.

Przykładowy protokół stanowi załącznik nr 16 do niniejszego podręcznika.Beneficjent jest zobowiązany do poinformowania w ogłoszeniu, że dane osobowe zebrane w wyniku procesu rekrutacji będą mogły być udostępniane w celu monitoringu, sprawozdawczości i audytu realizowanego projektu wyłącznie podmiotom uprawnionym do przeprowadzania powyższych czynności.UWAGA!W przypadku stwierdzenia przez ID naruszenia przepisów udzielania zamówień w związku z realizacją projektów ID wymierza korektę finansową zgodnie z zasadami wymierzania korekt finansowych określonymi w Załączniku do Decyzji Komisji z dnia 19.12.2013 r. w sprawie określenia i zatwierdzenia wytycznych dotyczących określania korekt finansowych dokonywanych przez Komisję w odniesieniu do wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (tzw. Taryfikator stanowiący załącznik 17 do niniejszych Wytycznych)

18

Ww. zasady stosuje się niezależnie o tego, czy wybór wykonawcy odbywa się w trakcie realizacji projektu czy też przed jego rozpoczęciem, lub przed podpisaniem umowy finansowej.

Zamówienia o wartości poniżej 5000 EUR oraz zamówienia wskazane w art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DZ. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.

Wskazówki praktyczne: ustalając, czy dla zakupu towaru lub usługi należy stosować tryb zamówienia o

wartości od 5 000 EUR wzwyż należy stosować zasady takie jak przy ustalaniu wartości zamówień objętych procedurami PZP. Przykład: jeśli zgodnie z zapisami ustawy PZP organizacja jest zobowiązana do przeprowadzenia przetargu w celu wyboru dostawcy biletów lotniczych to jednostka niestosująca procedur wynikających z ustawy PZP będzie zobowiązana do przeprowadzenia procedury, jeśli całkowita wartość zakupów biletów lotniczych wraz z prowizją oraz opłatami transakcyjnymi przekroczy 5 000 EUR.

PZP nie obejmuje umów z zakresu prawa pracy, dlatego nie ma również konieczności przeprowadzania procedury zamówień o wartości powyżej 5 000 EUR dla takich umów,

wartości zamówień beneficjenta i partnerów nie sumują się; niedozwolone jest dzielenie zamówień między członków partnerstwa w celu uniknięcia poniesienia przez poszczególnych członków partnerstwa kosztu o wartości od 5 000 EUR wzwyż, a tym samym w celu uniknięcia konieczności stosowania procedury opisanej w art. II.9.1 akapit 2 umowy finansowej,

powyższe procedury dotyczą wszystkich zamówień tego samego typu dokonywanych w projekcie np. zatrudniając 3 lektorów języka polskiego w ramach jednej umowy finansowej na kwotę 2 000 EUR na osobę beneficjent lub partner jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury zgodnie z art. II.9, ponieważ całkowita kwota zamówienia tego samego typu przekroczy 5 000 EUR. W takim przypadku beneficjent lub partner jest zobowiązany do wysłania 9 zapytań ofertowych do 9 potencjalnych wykonawców (3 oferty na każdego pracownika w projekcie),

zatrudnianie personelu na umowy cywilnoprawne podlega regułom udzielania zamówień, nawet w przypadku, gdy konkretne osoby zostały wymienione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie,

zamawiający nie jest zobowiązany do wskazywania ceny jako kryterium wyboru oferty, kryterium to może zostać uzupełnione lub zastąpione przez np. kryterium jakościowe tj. doświadczenie, umiejętności itp.

3.3. Okres kwalifikowalności

Koszty poniesione w ramach projektu mogą zostać uznane za kwalifikujące się do uzyskania wsparcia w ramach funduszu tylko pod warunkiem ich poniesienia w okresie realizacji projektu, lecz nie wcześniej niż 1 stycznia roku N to jest roku, do którego odnosi się dany Program roczny zatwierdzony przez Komisję Europejską.

Końcowa data kwalifikowalności w odniesieniu do ponoszenia kosztów realizacji działań zapisanych w Programie rocznym to 30 czerwca roku N+2. W związku z powyższym w projekcie kwalifikowalne są wyłącznie koszty poniesione w okresie realizacji projektu, mieszczące się między 01/01/N a 30/06/N+2 (tj. N+1,5, np. dla programu rocznego na rok 2013 będzie to okres pomiędzy 1 stycznia 2013 roku a 30 czerwca roku 2015).

Zatem dla poszczególnych Programów rocznych okresy kwalifikowalności kosztów kształtują się następująco:

Okres kwalifikowalności

19

Program rocznypoczątek koniec

2007 (dot. tylko EFI)

01.01.2007 31.12.2009

2008 01.01.2008 30.06.20102009 01.01.2009 30.06.20112010 01.01.2010 30.06.20122011 01.01.2011 30.06.20132012 01.01.2012 30.06.20142013 01.01.2013 30.06.2015

UWAGA!Przez koniec okresu kwalifikowalności należy rozumieć ostatni dzień ponoszenia kosztów. Oznacza to, że wydatek (zapłata) może nastąpić po ostatnim dniu okresu kwalifikowalności. Projekt realizowany w ramach danego programu może więc trwać maksymalnie 30 miesięcy. W przypadku projektów wieloletnich (finansowanych z dwóch lub więcej programów rocznych) okres realizacji projektu może trwać maksymalnie do 36 miesięcy.Umowa finansowa wskazuje okres realizacji działań związanych z projektem, przy czym data końcowa to data zakończenia realizacji działań w projekcie. Oznacza ostatni dzień ponoszenia kosztów. Beneficjent powinien uregulować zobowiązania związane z kosztem (dokonać zapłaty) w ciągu 15 dni od daty kończącej realizację działań w projekcie (np. zakończenie realizacji działań w projekcie nastąpiło w dniu 20 grudnia 2010 roku, więc ostatni dzień ponoszenia wydatków to 4 stycznia 2011 r. 20 grudnia beneficjent otrzymuje fakturę za catering na konferencji kończącej projekt w dn. 15 grudnia 2010 oraz rachunek do umowy zlecenia na obsługę strony internetowej w dn. 16.11-15.12 2010; opłaca fakturę i rachunek 2 stycznia 2011, tj. mieści się w terminie 15 dni). Zapłata w terminie przekraczającym przewidziany w umowie (w przykładzie – po 4 stycznia 2011 r.) będzie skutkowała uznaniem kosztu za niekwalifikowalny w projekcie i usunięciem kosztu z rozliczenia końcowego. Z punktu widzenia kwalifikowalności wydatków projektem jest każda część projektu wieloletniego finansowana z oddzielnego programu rocznego.

3.4. Zasięg terytorialny

Dla poszczególnych funduszy stosuje się różne zasady regulujące terytorialny zasięg ponoszenia wydatków.EFUW przypadku EFU wydatki mogą być ponoszone tylko na terytorium państw członkowskich, z wyjątkiem działań dotyczących przesiedlenia (resettlement), określonych w art. 3 ust. 5 Aktu podstawowego1, które mogą zostać poniesione na terytorium państw członkowskich lub państwa przyjmującego (państwa na terenie którego przebywają osoby, które mają podlegać przesiedleniu). EFIWydatki w ramach EFI mogą być ponoszone na terytorium państw członkowskich, z wyjątkiem działań dotyczących środków mających zastosowanie przed wyjazdem, określonych w art. 4 ust. 1 lit. c) Aktu podstawowego, które mogą zostać poniesione na terytorium państw członkowskich lub państwa pochodzenia. Wydatki ponoszone poza UE muszą dotyczyć bezpośrednich działań skierowanych do osób będących częścią grupy docelowej – pkt 1 (punkt 1.1.1 powyżej).

1 Czyt. Decyzja ustanawiająca odpowiedni fundusz

20

EFPIWydatkowanie środków pod względem terytorialnym nie jest ograniczone w ramach EFPI, gdzie wydatki mogą być ponoszone zarówno na obszarze państw członkowskich jak i w krajach trzecich.Organizacje partnerskie utworzone oraz zarejestrowane w kraju trzecim mogą uczestniczyć w projekcie na zasadzie bezkosztowej. Wyjątkiem od powyższej zasady są organizacje międzynarodowe z sektora publicznego utworzone na podstawie umów międzyrządowych oraz wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje.

3.5. Kategorie wydatków

Niniejszy rozdział zawiera informacje na temat dopuszczalnych w projekcie kategorii wydatków wraz z przyporządkowaniem do nich przykładowych wydatków kwalifikowanych oraz przykładowych wydatków niekwalifikowalnych wraz z wymogami kontroli dokonywanej przez Instytucję Delegowaną w odniesieniu do sposobu dokumentowania wydatków kwalifikowalnych.

Jeśli chodzi o sposób powiązania wydatków z realizowanym projektem można wydzielić następujące 2 grupy wydatków: - bezpośrednie – są to konkretne wydatki bezpośrednio i jednoznacznie związane z merytoryczną realizacją projektu, - pośrednie – są to wydatki administracyjne, ogólne organizacji związane z realizacją projektu.

WYDATKI BEZPOŚREDNIE

Wśród wydatków bezpośrednich wyróżnia się następujące kategorie budżetowe:A) koszty personeluB) koszty podróży i utrzymaniaC) sprzęt i urządzeniaD) nieruchomości (zakup, budowa, remont, najem)E) towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólneF) podwykonawstwoG) koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnymH) wynagrodzenia ekspertówI) szczególne wydatki związane z grupami docelowymi.

3.5.1. Koszty personeluOpis:

Koszty personelu oddelegowanego do projektu odpowiadające płacom realnym powiększonym o składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe są kwalifikowane, pod warunkiem, że odpowiadają polityce zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta w zakresie wynagrodzeń,

w przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikowane koszty personelu mogą obejmować zabezpieczenia na pokrycie ustawowych zobowiązań i uprawnień dotyczących wynagrodzeń,

odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu instytucji publicznych stanowią koszty kwalifikowane w stopniu, w jakim są związane z kosztami zadań, które nie byłyby realizowane przez daną instytucję, gdyby nie przystąpiono do realizacji danego projektu. Personel projektu w takim przypadku musi być oddelegowany lub przydzielony do realizacji projektu na mocy pisemnej decyzji beneficjenta,

koszty personelu muszą zostać szczegółowo określone w szacunkowym budżecie projektu, z podaniem stanowisk i liczby personelu,

w ramach kategorii kosztów personelu kwalifikują się zarówno wynagrodzenia wypłacane na podstawie umowy o pracę jak i umów cywilno-prawnych. Należy jednak pamiętać, że prace doraźne na podstawie umowy cywilno-prawnej, które

21

nie są wykonywane w sposób ciągły powinny zostać ujęte w kosztach podwykonawstwa,

w kategorii kosztów personelu kwalifikuje się zarówno wynagrodzenie osób bezpośrednio związanych z realizacją projektu jak i osób pełniących w projekcie rolę wspomagającą, których zaangażowanie czasowe w projekt jest wymierne (np. księgowy, asystent dyrektora itp.); pozostały personel wspomagający powinien zostać uwzględniony w kosztach pośrednich. Należy przy tym zwrócić uwagę, aby osoby, których wynagrodzenie jest rozliczane w projekcie zostały pisemnie oddelegowane do pracy przy projekcie,

beneficjent jest zobowiązany do ujęcia informacji o udziale pracownika w projekcie w treści umowy (umowa cywilno-prawna) lub zakresie obowiązków (umowa o pracę).

wszelkiego rodzaju zmiany w umowach cywilno-prawnych należy wprowadzać zgodnie z przepisami krajowymi,

w przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikuje się wynagrodzenia na podstawie kontraktu, bez uszczerbku dla zasad określonych w rozdziale 3 pkt 2 niniejszego Podręcznika.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne (EFI, EFU i EFPI): wynagrodzenie brutto pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, w tym:

- wynagrodzenie zasadnicze, - premie regulaminowe, - dodatek za staż pracy, - dodatek funkcyjny, - inne dodatki (np. za znajomość języków obcych) zgodne z Regulaminem wynagradzania obowiązującym w jednostce beneficjenta,- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),- składka na ubezpieczenie zdrowotne, - podatek dochodowy od osób fizycznych, - składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika (np. składki PZU,

spłaty pożyczek mieszkaniowych, składki na związki zawodowe); wynagrodzenie brutto osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne, w tym

umowy zlecenia, umowy o dzieło; odpłatność pracodawcy z tytułu:

- składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa), - składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (jeśli dotyczy);

dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) za okres przepracowany na rzecz projektu i w odpowiedniej proporcji,

”terminal emoluments” czyli stały procent kosztów wynagrodzenia doliczany w celu pokrycia niezaplanowanych kosztów, płacony na zakończenie umowy, tylko w przypadku, gdy zostały określone ustawowo lub określone w umowie a kwota jest uzasadniona i gdy mają zastosowanie w przypadku wszystkich porównywalnych pracowników.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: nagrody okolicznościowe, nagrody jubileuszowe, nagrody uznaniowe, odprawy emerytalno-rentowe oraz odprawy z tytułu zwolnienia z pracy, praca wolontariuszy, dodatki niepieniężne przyznane pracownikowi takie jak: samochód służbowy,

telefon komórkowy, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń

Socjalnych (świadczenia socjalne takie jak: dopłaty do wypoczynku, dodatkowe pakiety usług medycznych, bony świąteczne i inne okazjonalne),

składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wynagrodzenie chorobowe płatne przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zasiłki finansowane z budżetu państwa, np. zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny,

22

zasiłki finansowane ze środków ZUS, np. zasiłek macierzyński, rehabilitacyjny, opiekuńczy, wyrównawczy,

niekwalifikowane jest wynagrodzenie osób prowadzących działalność gospodarczą. Tego typu wydatki powinny zostać ujęte w kosztach podwykonawstwa (kategoria F) lub wynagrodzeń ekspertów (kategoria H).

UWAGA!Wyjątkiem od powyższych przykładowych wydatków niekwalifikowanych jest świadczenie w postaci dopłaty do wypoczynku finansowanego ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Taki wydatek jest kwalifikowany pod warunkiem, że:

jest zgodny ze statutem beneficjenta, zostanie rozliczony proporcjonalnie do okresu realizacji projektu oraz udziału

pracownika w realizacji projektu zgodnie z poniższym przykładem:o z pensji pracownika dokonywano odpisów w okresie od 01.01.2011r. do

30.06.2011r.,o projekt był realizowany w okresie od 01.02.2011r. do 31.12.2011r.,o pracownik w okresie od 01.02.2011r. do 30.06.2011r. przepracował 200

godzin w projekcie,o w okresie od 01.01.2011r. do 30.06.2011r. było 1000 godzin roboczych,o pracownik otrzymał dopłatę do wakacji w wysokości 1000 PLN,o w tym przypadku kwota wydatku kwalifikowanego wyniesie 200

godzin/1000 godzin * 1000 PLN = 200 PLN. Dokumentacja wydatków:

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę: umowa o pracę każdego pracownika, którego wynagrodzenie zostało ujęte w

kategorii kosztów personelu – przy wniosku o II zaliczkę oraz płatność końcową, w którym raportowane są koszty osobowe danego pracownika oraz w przypadku zmian w umowie o pracę (aneks do umowy o pracę dostarczany do pierwszego wniosku, którego zmiana dotyczy),

zakres obowiązków danego pracownika którego wynagrodzenie zostało ujęte w kategorii kosztów personelu - przy wniosku o II zaliczkę oraz płatność końcową, w którym raportowane są koszty osobowe danego pracownika oraz w przypadku zmian w zakresie obowiązków, przy czym zakres powinien zawierać informację o udziale pracownika w projekcie,

listy płac dla każdego z raportowanych miesięcy potwierdzające wynagrodzenie brutto pracownika zgodnie z jego umową o pracę oraz pozostałe składniki wynagrodzenia wraz z regulaminem wynagradzania i premiowania organizacji,

dowody zapłaty (bankowe lub kasowe) potwierdzające zapłatę każdego ze składników wynagrodzenia brutto oraz pochodnych od wynagrodzenia pracownika zaangażowanego bezpośrednio w realizację projektu w danym miesiącu okresu raportowania,

deklaracje ZUS DRA dla każdego z raportowanych miesięcy w okresie raportowania,

karty czasu pracy pracownika pracującego bezpośrednio na rzecz projektu podpisane przez niego i zatwierdzone przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, w szczególności kierownika projektu (w przypadku osób pracujących częściowo na rzecz projektu). Karty czasu pracy powinny zostać podpisane przez pracownika oraz koordynatora/managera projektu. Wzór karty czasu pracy stanowi załącznik nr 1 do niniejszych wytycznych,

dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu - kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie. W tym przypadku nie rozlicza się w projekcie 100% wynagrodzenia brutto, a jedynie część - proporcjonalnie do czasu pracy na rzecz projektu (wzór kalkulacji wynagrodzenia stanowi załącznik 2 do Podręcznika). Dla osób, które pracują na rzecz projektu w części swojego czasu, a w umowie lub zakresie obowiązków mają ściśle określony procent

23

zaangażowania, nie wymaga się przysyłania kalkulacji. W takiej sytuacji należy pomnożyć całość wynagrodzenia brutto przez procent wskazany w umowie lub zakresie obowiązków. Warunkiem rozliczenia kosztu bez użycia kalkulacji jest zgodność informacji w karcie czasu pracy z informacją na umowie lub zakresie obowiązków.

urlop wypoczynkowy kwalifikowany jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika w ramach projektuPrzykład:Pracownik został oddelegowany na ½ etatu na okres 6 miesięcy do zadań związanych z realizacją projektu. Pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu.W projekcie można rozliczyć 6,5 dnia urlopu wypoczynkowego. Każdy dzień urlopu powinien zostać odnotowany na karcie czasu pracy. Urlop wypoczynkowy nie wlicza się do godzin rzeczywiście przepracowanych na rzecz projektu, zatem nie należy go uwzględniać wyliczając w kalkulacji (załącznik nr 2) stawkę godzinową.

Osoby zatrudnione na umowy cywilno-prawne: umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami oraz wskazaniem sposobu

wyliczenia wynagrodzenia (w treści umowy powinna znaleźć się informacja o udziale pracownika w projekcie oraz informacja o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz Budżetu Państwa),

deklaracja ZUS DRA (tylko w przypadku, gdy od umowy cywilno-prawnej były odprowadzane składki ZUS),

dowody zapłaty (bankowe lub kasowe) potwierdzające zapłatę wynagrodzenia z tytułu umowy cywilno-prawnej w tym kwoty netto, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS (jeśli były odprowadzane od umowy),

protokoły odbioru usług (jeśli poświadczenie odbioru usługi nie znajduje się na rachunku do umowy),

w przypadku umów zlecenie/o dzieło – egzemplarz wykonanego i odebranego efektu prac wykonawcy,

dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku rozliczania wynagrodzenia na podstawie kontraktu niezbędne jest

dostarczenie listy płac oraz w przypadku rozliczania części wynagrodzenia pracownika: kalkulacji wynagrodzenia kwalifikowalnego w projekcie, karty czasu pracy oraz potwierdzeń zapłaty.

Wskazówki praktyczne:

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę: w przypadku udziału w projekcie pracowników wspomagających (tj.

sekretarz/sekretarka, dyrektor, księgowy itp.) ich wynagrodzenie jest kwalifikowane w ramach kosztów personelu. Jednakże w sytuacji, gdy niemożliwe jest wymierne przyporządkowanie do projektu koszt ten może zostać ujęty w kategorii kosztów pośrednich (np. wyliczenie kosztu wymagałoby sporządzenia skomplikowanego wyliczenia),

dokumenty kadrowe tj. zakresy obowiązków oraz karty czasu pracy powinny zostać podpisane przez pracodawcę i pracownika,

kalkulacje kosztów osobowych sporządza się w oparciu o ewidencję czasu pracy na rzecz projektu w prowadzonych przez pracownika miesięcznych kartach czasu pracy - wzór karty czasu pracy znajduje się w załączniku 1 do niniejszych Wytycznych,

karty czasu pracy są wymagane dla pracowników pracujących częściowo na rzecz projektu - nie są natomiast wymagane dla pracowników zatrudnionych w 100% na rzecz projektu,

karty czasu pracy winny być zatwierdzone przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną,

24

zakres obowiązków pracownika pracującego na rzecz projektu winien wskazywać oddelegowanie do pracy na rzecz danego projektu – w zakresie obowiązków winien być wskazany tytuł lub numer danego projektu,

karty czasu pracy należy sporządzać na bieżąco, a ich wypełnienie należy rozpocząć od wyszarzenia w niej sobót oraz dni świątecznych,

przygotowując kartę czasu pracy należy sprawdzić ilość dni kalendarzowych w danym miesiącu – w celu uniknięcia umieszczenia w karcie dni nieistniejących np. 31 listopada lub 31 kwietnia;

przygotowując kartę czasu pracy, należy sprawdzić zgodność ewidencji podróży służbowych rozliczanych w kategorii Koszty podróży i utrzymania z ewidencją delegacji w kartach czasu pracy,

opisy wykonanych czynności umieszczone w karcie czasu pracy powinny być zwięzłe i wynikać z nich powinien związek danej czynności z realizacją projektu, jeśli beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt, powinien na bieżąco dokonywać wewnętrznej kontroli krzyżowej (cross-check) w odniesieniu do kart czasu pracy pracowników bezpośrednio pracujących na rzecz więcej niż jednego projektu – zapobiegnie wówczas sytuacjom, w których zgodnie z kartami czasu pracy pracownik w tym samym czasie pracował na rzecz kilku projektów.

zamieszczone w kartach czasu pracy opisy wykonywanych czynności powinny jednoznacznie wskazywać na charakter oraz związek wykonywanych zadań z projektem (opis nie może ograniczać się do wskazania funkcji, jaką dana osoba pełni w projekcie) - brak przejrzystych, szczegółowych informacji w ww. zakresie będzie mógł stanowić podstawę dla Instytucji Delegowanej do zakwestionowania raportu finansowego pod kątem kwalifikowalności wydatków osobowych,

w przypadku, gdy w instytucji nie ma obowiązku sporządzania list obecności, pracownicy bezpośrednio pracujący na rzecz projektu zobowiązani są do prowadzenia listy obecności na cele projektu,

kalkulacje kosztów wynagrodzeń sporządza się w oparciu o rzeczywiste stawki wynagrodzenia danego pracownika za godzinę roboczą w danym miesiącu,

wynagrodzenie pracownika zaangażowanego w realizację projektu, rozliczane w nim, nie może być wyższe niż wynagrodzenie wynikające z listy płac pracownika za dany okres rozliczeniowy - jedynie w przypadku, gdy osoba była w 100% zaangażowana w realizację projektu, wynagrodzenie rozliczone w projekcie będzie równe wynagrodzeniu wynikającemu z listy płac,

rozliczając wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w projekt należy pamiętać, że wynagrodzenia w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego nie są na ogół zapłacone w całości. W przeważającej liczbie przypadków w ostatnim miesiącu rozliczeniowym jest wypłacane jedynie wynagrodzenie netto, natomiast składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na Fundusz Pracy lub/i Gwarantowany Fundusz Świadczeń Pracowniczych są płacone już w kolejnym miesiącu – w związku z tym składki za ostatni miesiąc realizacji projektu należy zapłacić maksymalnie 15 dni po zakończeniu realizacji projektu (okresu ponoszenia kosztów),

wszystkie składowe wynagrodzenia służące wyliczeniu stawki godzinowej w projekcie powinny mieć odzwierciedlenie w listach płac,

w przypadku, gdy pracownik chorował i otrzymywał wynagrodzenie chorobowe płatne przez pracodawcę lub przebywa na urlopie wypoczynkowym za kwalifikowalne uznaje się również jego wynagrodzenie chorobowe płatne przez zakład pracy oraz wynagrodzenie urlopowe (jednakże godziny urlopu oraz zwolnienia chorobowego odejmuje się od liczby godzin roboczych – zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszych wytycznych),

w przypadku wypłaty danemu pracownikowi wyrównania wynagrodzenia za określony czas, rozliczenie wynagrodzenia w projekcie powinno nastąpić w oparciu o godziny przepracowane przez tego pracownika w okresie, za jaki jest wypłacane wyrównanie wynagrodzenia; np. razem z wynagrodzeniem za maj 2010 roku wypłacono pracownikowi wyrównanie wynagrodzenia za miesiąc marzec 2010 roku – zatem kalkulując wyrównanie wynagrodzenia w celu przypisania go do projektu bierzemy pod

25

uwagę godziny pracy z marca 2010 roku i ujmujemy w raporcie okresowym za okres sprawozdawczy obejmujący miesiąc maj 2010 roku;

w przypadku, gdy delegacja w ramach projektu obejmuje dni wolne od pracy, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za pracę w dni wolne lub nie odebrał godzin dodatkowo wolnych, w karcie czasu pracy należy ująć wyłącznie czas delegacji przypadający na dni robocze np. jeśli delegacja trwała od niedzieli do wtorku, to w karcie czasu pracy ujmujemy wyłącznie poniedziałek i wtorek,

praca w nadgodzinach jest kwalifikowalna tylko i wyłącznie wówczas, gdy pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach lub odebrał nadgodziny w formie godzin dodatkowo wolnych od pracy,

w przypadku, gdy delegacja w ramach projektu przypada w dni robocze, zaś okres jej trwania wykracza poza obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, za który pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub nie odebrał godzin dodatkowo wolnych, w karcie czasu pracy należy ująć wyłącznie czas delegacji odpowiadający wymiarowi czasu pracy pracownika, np. jeśli delegacja trwała od godz. 8.00 do godz. 20.00, to w karcie czasu pracy ujmujemy wyłącznie 8 godzin (przy założeniu, że pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy);

pracownicy zajmujący stanowiska o nielimitowanym czasie pracy i pracujący bezpośrednio na rzecz projektu są zobowiązani tak jak pozostali pracownicy do dostarczania dla celów kontroli list obecności w pracy za każdy raportowany w projekcie miesiąc,

dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. "trzynastka") może zostać uznane za kwalifikowalne w projekcie proporcjonalnie do czasu, w jakim pracownik pracował bezpośrednio na rzecz projektu. Jeśli w ramach projektu pracownik przepracował bezpośrednio na pełen etat cały rok, to dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone za dany rok będzie kwalifikowalne w całości. W pozostałych przypadkach należy wyliczyć kwotę dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jaka może zostać przypisana, proporcjonalnie do projektu; Oznacza to, że np. dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2010 rok (wypłacone w lutym 2011 roku) przypadające na projekt kalkulujemy godzinami czasu pracy na rzecz projektu w 2010 roku (na podstawie kart czasu pracy) i ujmowane jest w sprawozdaniu okresowym za okres obejmujący miesiąc luty 2011 roku. Dla potwierdzenia kwoty kwalifikowanej załączana jest stosowna kalkulacja, która przedstawia liczbę godzin przepracowanych na rzecz projektu w stosunku do całkowitej obowiązującej liczby godzin pracy w okresie, za który przyznana została „trzynastka” (czyli za poprzedni rok). Nie jest konieczne dołączanie kart czasu pracy, jeżeli zostały one już załączone przy poprzednich rozliczeniach dotyczących tego okresu.

dodatkowe wynagrodzenie przysługujące pracownikowi wyłącznie z tytułu zadań wykonywanych w ramach projektu (np. dodatek specjalny/zadaniowy wyłącznie za projekt) może zostać uznane za kwalifikowane w całości do projektu, przy czym pozostała część wynagrodzenia powinna zostać rozliczona w projekcie proporcjonalnie do czasu, w jakim pracownik pracował bezpośrednio na rzecz projektu.

Osoby zatrudnione na umowy cywilno-prawne: umowy cywilno-prawne mogą być zawierane przez beneficjenta z pracownikami

własnymi jak i z osobami niebędącymi pracownikami (tylko w przypadku zlecenia wykonania działań wykraczających poza zakres obowiązków pracownika wynikający z umowy o pracę),

pisemne oświadczenia nie są wystarczającym dokumentem potwierdzającym wykonanie umowy o dzieło, COPE MSW rekomenduję stosowanie dodatkowych form uwierzytelnienia wykonania umowy (np. zdjęcia, filmy, listy obecności, agendy spotkań, plany szkoleń, prezentacje, analizy, opracowania), w przypadku braku odpowiedniej dokumentacji wydatek może zostać uznany za niekwalifikowany.

26

w treści umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami biorącymi udział w projekcie należy wprowadzić tytuł lub/i numer projektu oraz informację o współfinansowaniu ze środków EFI/EFU/EFPI oraz (opcjonalnie) z budżetu państwa,

zatrudnienie osób na podstawie umowy cywilno-prawnej (w zależności od podmiotu-beneficjenta) winno być zgodne z zasadą 3 ofert lub procedurami ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zalecany sposób kalkulacji wynagrodzenia osobowego kwalifikowanego w projekcie:

Uwaga!

Dotyczy wyłącznie personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, który jest częściowo zaangażowany w realizację projektu!

W celu skalkulowania wynagrodzenia osobowego kwalifikowalnego w projekcie należy:

i) wyliczyć stawkę za godzinę pracy w danym miesiącu sprawozdawczym według następującego wzoru:

wynagrodzenie brutto wraz z narzutami pracodawcystawka za godzinę pracy =

liczba godzin roboczych w miesiącuUwaga!Czas, który pracownik przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym należy odliczyć od godzin roboczych w danym miesiącu!

ii) wyliczyć kwotę wynagrodzenia kwalifikowanego do rozliczenia w projekcie według następującego wzoru:

kwota kwalifikowalna w projekcie = stawka za godzinę pracy x liczba godzin przepracowanych na rzecz projektu w miesiącu w miesiącu sprawozdawczym

Przykład:- wynagrodzenie brutto pracownika wraz z narzutami pracodawcy wyniosło w miesiącu marcu 2010 roku 5.200 zł,- liczba godzin roboczych w marcu 2010 roku wyniosła 184,- liczba godzin przepracowanych na rzecz projektu w marcu 2010 roku wyniosła 37.

Zatem:Stawka godzinowa wyniosła 28,26 zł/h zgodnie z wyliczeniem: 5.200 zł : 184 h = 28,26 zł/hKwota kwalifikowalna wynagrodzenia w projekcie wyniosła 1.045,62 zł.

Pozostała kwota wynagrodzenie pracownika tj. 4.154,38 zł (5.200 zł - 1.045,62 zł) nie stanowi wynagrodzenia kwalifikowalnego do rozliczenia w projekcie.

3.5.2. Podróże i utrzymanieOpis:

linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wydatków związanych z podróżami i zakwaterowaniem osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu oraz innych osób biorących udział w projekcie, których podróż była niezbędna w celu jego realizacji. Koszty podróży są kwalifikowane na podstawie rzeczywistych oraz

27

poniesionych kosztów. Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego, a przeloty co do zasady są dopuszczalne tylko w przypadku podróży na odległość 800 kilometrów (podróż w obie strony) lub gdzie uwarunkowania geograficzne uzasadniają podróż samolotem. Przy korzystaniu z prywatnego samochodu, zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej, zgodnie z opublikowanymi przepisami w tym zakresie lub stosowanymi przez beneficjenta, jeżeli nie przekraczają limitów krajowych,

koszty utrzymania są kwalifikowane na podstawie rzeczywistych kosztów lub diety dziennej. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. W przypadku organizacji międzynarodowych dopuszcza się stosowanie własnych przepisów warunkujących stawki diet dziennych, o ile nie przekraczają one stawek stosowanych przez Komisję Europejską, bez uszczerbku dla zasad określonych w rozdziale 3 pkt 2 niniejszego Podręcznika. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne (np. koszty parkingu),

wszelkie wyjazdy muszą być wyraźnie motywowane działaniami projektu i muszą być niezbędne dla skutecznego wdrażania projektu.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: diety krajowe i zagraniczne według przepisów krajowych do limitów krajowych, ryczałty przysługujące w trakcie podróży służbowych według przepisów krajowych, koszty noclegu, bilety autobusowe, bilety kolejowe w I lub II klasie, bilety promowe, bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe przy podróży dłuższej

niż 800 kilometrów (w obie strony) oraz w szczególnej sytuacji, gdy podróż innymi środkami transportu jest niemożliwa ze względu na położenie geograficzne,

wynajem środka transportu, jeśli jest to najbardziej ekonomiczny środek transportu,

zakup paliwa do samochodu służbowego, jeśli podróż samochodem służbowym jest najbardziej ekonomicznym środkiem transportu,

ubezpieczenie osób delegowanych na czas podróży zagranicznej, winiety, jeśli ich zakup był niezbędny, w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do

celów służbowych według obowiązujących stawek krajowych za 1 km odbytej podróży służbowej związanej z realizacją projektu lub według kosztów transportu publicznego na danej trasie,

w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach użycie taksówki dla celów projektu, w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach wydatek związany ze zmianą biletu

lotniczego (data, godzina wylotu, osoba podróżująca itp.), w przypadku użycia samochodu prywatnego w projekcie, możliwe jest wyliczenie

kwoty kwalifikowanej na podstawie: - rzeczywistych kosztów podróży środkami transportu publicznego na danej trasie, lub- kalkulacji na podstawie tzw. „kilometrówki”, wskazanej w rozporządzeniu Ministra Transportu, lub- zastosowania kalkulacji na podstawie ryczałtu używanego przez beneficjenta (zmiana stawki ryczałtu powinna zostać w takim przypadku ustalona w rozporządzeniu dyrektora/prezesa organizacji),

28

koszty zakwaterowania w hotelu (nie ustalono limitu kosztów zakwaterowania, zaleca się jednak przyjęcie ceny hotelu do wysokości 300 PLN za dobę. Nie należy przy tym traktować tej kwoty jako ostatecznego limitu. Przekroczenia będą jednak poddane weryfikacji ze względu na racjonalność wydatku i porównanie z ceną rynkową),

pozostałe koszty związane z wyjazdem tj. podróż środkami komunikacji publicznej, telefon lokalny, koszt użytkowania dróg (winiety, paragon za parking itp.).

koszty (np. przelotu, hotelu) związane ze zmianą terminu podróży są kwalifikowane tylko i wyłącznie w uzasadnionych i niezawinionych przez beneficjenta wypadkach np. z udokumentowanej winy organizatora.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: bilety lotnicze w pierwszej klasie lub klasie business (dotyczy każdej podróży

samolotem), bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe przy podróży krótszej

niż 800 kilometrów (w obie strony) oraz w sytuacji, gdy nie ma uzasadnienia geograficznego,

diety w pełnej wysokości w przypadkach, gdy organizator spotkania/seminarium/konferencji zapewniał częściowo lub całościowo wyżywienie uczestnikom – zgodnie z odpowiednimi rozporządzeniami,

ryczałt na nocleg w przypadkach, gdy organizator spotkania/seminarium/ konferencji zapewniał nocleg uczestnikom.

Dokumentacja wydatków: wypełniony i zatwierdzony wniosek na delegację służbową krajową lub

zagraniczną, należy przy tym pamiętać, że do dokumentowania wyjazdów krajowych używa się innych druków delegacji niż w przypadku delegacji zagranicznych,

rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej, dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek,

zwrotu niewykorzystanej kwoty przez pracownika lub wypłatę pracownikowi różnicy między kwotą wydatkowaną a wypłaconą zaliczką,

w przypadku wypłat w walucie obcej także dowód zakupu dewiz, na którym określony będzie kurs zakupu dewiz,

faktury VAT/rachunki za nocleg, bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne, bilety kolejowe, autobusowe, promowe i inne, jeśli ww. bilety były kupowane na podstawie faktury VAT należy również załączyć

fakturę VAT wraz z dowodem zapłaty za nią, agenda spotkania/seminarium/konferencji oraz ewentualnie zaproszenie na nie

(jeśli beneficjent otrzymał zaproszenie), w przypadku rozliczania ubezpieczenia na czas podróży zagranicznej należy

przedstawić fakturę oraz polisę ubezpieczeniową wraz z dowodem zapłaty za nią, w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić

kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie oraz kalkulację zużytego w trakcie podróży paliwa,

dokumenty uwierzytelniających uczestnictwo w konferencji lub spotkaniu krajowym oraz zagranicznym (np. lista obecności lub program spotkania, zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu),

kalkulacja na podstawie tzw. kilometrówki, tylko w przypadku używania samochodu prywatnego - umowa o użyciu tego

samochodu w celach służbowych/zgoda kierownika jednostki na używanie tego pojazdu,

29

w przypadku przekroczenia limitu hotelowego w trakcie delegacji zagranicznej – dokument przedstawiający zgodę kierownika jednostki na przekroczenie tego limitu.

w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej w treści takiej umowy powinna znaleźć się informacja o możliwości uregulowania należności za podróż służbową.

Wskazówki praktyczne: wszystkie bilety dotyczące podróży muszą być bezwzględnie gromadzone i

zachowywane dla celów kontroli - brak zachowanego biletu powoduje konieczność zgromadzenia innych dokumentów potwierdzających odbycie podróży – przed rozpoczęciem realizacji projektu należy powiadomić wszystkich pracowników o bezwzględnej konieczności zachowywania wszystkich biletów dla celów kontroli,

opis na wniosku na delegację służbową (druk delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej) oraz na dokumentach finansowych załączanych do rozliczenia delegacji winny wskazywać na związek podróży służbowej z realizowanym projektem,

w przypadku rozliczania kosztów podróży osób nie będących pracownikami organizacji, należy sporządzać dokument zwrotu kosztów podróży/rozliczenia podróży, w którym ujęte powinny być wszelkie informacje dotyczące wyjazdu związanego z projektem,

w przypadku, gdy na ewidencji przebiegu pojazdu brak jest wskazanej pojemności silnika samochodu prywatnego, należy dostarczyć kserokopie dowodu rejestracyjnego w celu weryfikacji zastosowania poprawnej wartości tzw. „kilometrówki”,

w przypadku podróży samolotem wypełniając druki delegacji należy sprawdzić czy godziny wyjazdu/przyjazdu są zgodne z godzinami podanymi na bilecie lotniczym,

wypełniając karty czasu pracy za miesiące, w których miały miejsce delegacje służbowe zarówno krajowe jak i zagraniczne, należy sprawdzić, czy godziny poświęcone na delegacje zostały prawidłowo zaewidencjonowane w kartach czasu pracy,

w związku z faktem, iż przepisy krajowe nie określają limitu kosztów zakwaterowania w trakcie podróży krajowych, zaleca się, aby cena hotelu za dobę nie przekraczała 300 zł – nie należy jednakże traktować ww. kwoty jako ostatecznego limitu – kwoty wyższe niż 300 zł będą jednak poddane weryfikacji ze względu na racjonalność i zasadność wydatku,

ramy czasowe odbywanej podróży powinny odpowiadać terminom celu delegacji (dzień przed/po spotkaniu, seminarium, konferencji), wyjątek od zasady stanowią te przypadki, w których udowodniono, że dodatkowe koszty związane z przedłużeniem trwania delegacji (np. koszty dodatkowego zakwaterowania) nie przekraczają związanych z nim oszczędności (np. obniżone koszty przelotu),

wydatki muszą zostać poniesione przez beneficjenta projektu – bezpośrednia zapłata przez pracownika instytucji jest niewystarczająca - w przypadku zapłaty dokonanej przez pracownika, wydatek, aby być kwalifikowalny, musi zostać zrefundowany ze środków organizacji,

w przypadku, gdy instytucja będąca organizatorem spotkania/seminarium/ konferencji pokrywa część kosztów pobytu (np. poprzez zapewnienie posiłków), należy odpowiednio pomniejszyć przysługujące pracownikowi diety – zgodnie z odpowiednimi rozporządzeniami,

rzeczywiste koszty utrzymania lub koszty należy rozliczyć na podstawie diet krajowych, zagranicznych oraz ryczałtów według obowiązujących przepisów krajowych wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Diety i ryczałty w wysokości przekraczającej te wskazane w Rozporządzeniu uznane zostaną za wydatki nieefektywne kosztowo, w związku, z czym niekwalifikowalne,

szczególną uwagę należy zwrócić na opis druku delegacji służbowej oraz dokumentów wspomagających wskazujący na bezpośredni związek z

30

realizowanym projektem. Należy wskazać związek z projektem wszystkich wyjazdów służbowych,

wypłata pracownikowi kwoty wynikającej z delegacji (diety, ryczałty, hotel, przejazd itp.) może mieć formę gotówkową, w takim przypadku beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia dokumentu wydania gotówki z kasy (KW) oraz raportu kasowego, lub w przypadku druku delegacji służbowej potwierdzenie pisemne pracownika otrzymania kwoty wynikające z rozliczenia kosztów delegacji oraz raportu kasowego,

w przypadku wypłaty w formie bezgotówkowej niezbędne jest dostarczenie potwierdzenia przelewu na konto pracownika kwoty wynikającej z delegacji.

3.5.3. Sprzęt i urządzeniaOpis:

koszty związane z nabyciem sprzętu są kwalifikowalne tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu,

sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów,

beneficjent może pozyskać sprzęt i urządzenia poprzez ich:- zakup, - dzierżawę,- leasing,

wybór między leasingiem, dzierżawą a zakupem zawsze musi się opierać na zasadzie wyboru najtańszej opcji. Niemniej jednak dopuszcza się zakup, jeśli leasing lub wynajem nie jest możliwy ze względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości sprzętu,

wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowane do współfinansowania zgodnie z przepisami prawa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej,

jeżeli zakup sprzętu odbywa się w trakcie trwania projektu, w budżecie należy wskazać, czy finansowanie obejmuje pełen koszt, czy jedynie tą część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi użycia na potrzeby projektu oraz stawce rzeczywistego zużycia w ramach projektu. W drugim przypadku obliczeń dokonuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami krajowymi,

koszty sprzętu nabytego przez rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowalne w wysokości naliczonej amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowalne jeśli sprzęt został zakupiony z dotacji unijnej,

w przypadku poszczególnych zakupów sprzętu, których koszt jest niższy niż 20 000 EUR kwalifikowalny jest całkowity koszt nabycia, pod warunkiem, że sprzęt został zakupiony przed trzema ostatnimi miesiącami realizacji projektu. Poszczególne zakupy sprzętu, których koszt jest równy lub wyższy niż 20 000 EUR kwalifikowalne są jedynie w oparciu o koszty amortyzacji,

sprzęt i urządzenia mogą być fabrycznie nowe lub używane, w sytuacji, gdy beneficjent wybiera jednorazowe rozliczenie kosztu zamiast

amortyzacji sprzętu a okres realizacji projektu jest krótszy niż okres amortyzacji beneficjent powinien zapewnić, że będzie używał sprzętu w celach projektu również po jego zakończeniu przez okres nie krótszy niż okres pełnej amortyzacji. W przeciwnym razie należy zastosować poniższą kalkulację w celu wyliczenia kosztu kwalifikowanego projektu:

W przypadku, gdy sprzęt został zakupiony przed rozpoczęciem projektu lub w jego trakcie w projekcie uwzględnia się jedynie tę część amortyzacji, która dotyczy okresu jego użytkowania na rzecz projektu np.:Okres realizacji projektu: 01.01.2009 – 31.12.2010Zakup sprzętu: 11.07.2009Wartość zakupionego sprzętu: 10.000,00 PLNRoczna stawka amortyzacji sprzętu: 30% (2,5% miesięcznie)

Jako wydatek kwalifikowany do rozliczenia w projekcie zostanie uznana kwota: 18 m-cy x 2,5% = 45% wartości sprzętu

31

45% x 10.000,00 = 4.500,00 PLN W takim przypadku rozliczona zostanie kwota 4.500,00 PLN. Należy jednak zauważyć, że sytuacja dotyczy sprzętu wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby projektu. Cena zakupu powinna odpowiadać wartości rynkowej nabywanego sprzętu i być amortyzowana zgodnie z zasadami prawa podatkowego i rachunkowości, dotyczącymi beneficjenta.

Przykładowe wydatki/koszty kwalifikowalne: zakup, dzierżawa, leasing sprzętu i urządzeń niezbędnych do realizacji projektu, amortyzacja sprzętu i urządzeń niezbędnych do realizacji projektu.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: zakupy sprzętu, który nie jest niezbędny do realizacji projektu, zakupy sprzętu w ilościach przekraczających ilości niezbędne do realizacji

projektu, zakupy sprzętu dokonane bez zastosowania odpowiednich procedur dokonywania

zamówień od 5 000 EUR lub wynikających z progów określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych lub z naruszeniem tych zasad (niekwalifikowalność całkowita lub częściowa w zależności od rodzaju naruszenia) lub bez zastosowania zasad dokonywania zamówień publicznych opisanych w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych,

zakup sprzętu używanego („z drugiej ręki”), który został w ciągu ostatnich 7 lat sfinansowany z innych środków UE bądź dotacji publicznych,

amortyzacja sprzętu, którego wartość uległa całkowitej amortyzacji, koszty amortyzacji sprzętu zakupionego ze środków Unii Europejskiej, koszty związane z umową leasingową, a zwłaszcza podatek, marża leasingodawcy,

koszty refinansowania odsetek, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe.

Dokumentacja wydatków/kosztów: faktura VAT dotycząca zakupionego sprzętu lub urządzeń wraz z dowodem zapłaty, protokoły odbioru dostaw, w przypadku zakupów sprzętu lub urządzeń (jeśli

wystawiono), dokumentacja udzielenia zamówienia na dostawę sprzętu (zgodnie z art. II.9.1

umowy finansowej), w przypadku zakupu używanego sprzętu:

– oświadczenie sprzedawcy używanego sprzętu dotyczące pochodzenia sprzętu i potwierdzenie, że w ciągu ostatnich 7 lat sprzęt nie został nabyty z wykorzystaniem dotacji unijnej,

wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych lub środków trwałych niskocennych – w przypadku ich zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych,

zdjęcia sprzętu i urządzeń z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi programowymi w tym zakresie, tabela amortyzacyjna w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych,

opis przyjętej metody amortyzacji środków trwałych raportowanej w ramach projektu,

w przypadku rozliczenia amortyzacji – oświadczenie beneficjenta, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji publicznej.

Wskazówki praktyczne w przypadku korzystania z leasingu: za okres kwalifikowalności wydatków na współfinansowanie rat leasingowych w

tym przypadku uznać można jedynie okres realizacji projektu, do momentu ostatecznego jego rozliczenia; w umowie finansowej okres ten nazwany jest okresem kwalifikowalności przedsięwzięcia,

korzystający musi być w stanie wykazać, że leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów metodą pozyskania wyposażenia; w przypadku, gdy koszty mogłyby być niższe gdyby zastosowano metodę alternatywną (na przykład

32

wynajem wyposażenia), dodatkowe koszty zostaną odliczone od kwalifikujących się wydatków,

korzystający, aby móc starać się o zwrot poniesionych kosztów, musi przedstawić fakturę lub inny dowód księgowy potwierdzający opłacenie na rzecz finansującego rat leasingowych, wynikających z umowy zawartej między nimi. Tylko tak udokumentowany wydatek zostanie uznany za koszt faktycznie poniesiony, podlegający refundacji,

w przypadku umów, które obowiązują w okresie krótszym niż okres użytkowania aktywu, którego umowa dotyczy, raty leasingu kwalifikują się proporcjonalnie do okresu kwalifikowalnego projektu, leasingobiorca musi być jednak w stanie wykazać, że leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów metodą pozyskania wyposażenia, np. tańszą od  wynajmu, maksymalna kwota współfinansowania kwalifikowalnego nie powinna przekraczać wartości rynkowej leasingowanego aktywu,

w przypadku opłacenia czynszu inicjalnego,  fakturę należy rozliczyć w wartości proporcjonalnej okres użytkowania aktywu na rzecz projektu. 

wszelkie dodatkowo wykupione opcje, służące do m.in. monitorowania leasingu są wydatkami niekwalifikowanymi.

Wskazówki praktyczne w przypadku rozliczania amortyzacji: zakupy sprzętu zaplanowane w projekcie winny być dokonywane na początku

realizacji projektu, tak aby była możliwość efektywnego wykorzystania zakupionego sprzętu dla celów projektu,

w przypadku rozliczania kosztów amortyzacji jako datę zapłaty w zestawieniu należy wpisać datę dokonania odpisu amortyzacyjnego,

w przypadku sprzętu nabytego przed rozpoczęciem realizacji projektu, jako koszt kwalifikowalny należy rozliczyć jedynie odpisy amortyzacyjne za okres używania sprzętu dla celów projektu i jedynie w takim stopniu, w jakim sprzęt jest używany dla celów projektu,

jeśli zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami amortyzacja sprzętu wykorzystywanego w projekcie jest naliczana i księgowana w koszty raz w roku (z dołu), koszt amortyzacji tego sprzętu należy zaraportować w tym okresie rozliczeniowym, w którym została ona zaksięgowana w koszty jednostki – np. amortyzacja za 2010 rok jest naliczana w koszty jednostki na dzień 31 grudnia 2010 roku – wykazujemy ją w raporcie za okres obejmujący miesiąc grudzień 2010 roku,

jeśli w wyżej opisanym przypadku naliczania amortyzacji raz do roku, sprzęt nie jest wykorzystywany wyłącznie dla celów projektu, wówczas należy skalkulować amortyzację przypadającą na projekt w oparciu o czas wykorzystywania sprzętu dla celów projektu - w takim wypadku należy prowadzić ewidencję czasową wykorzystywania sprzętu na rzecz projektu i rozliczyć koszt proporcjonalnie do ilości godzin roboczych, jakie obowiązywały w miesiącu, w którym sprzęt był używany dla celów projektu,

Główną zasadą wyboru jednej z trzech opcji nabycia sprzętu jest wybór najtańszej możliwej w danej sytuacji opcji. W sytuacji, gdy leasing lub wynajem jest niemożliwy ze względu na krótki okres realizacji projektu lub szybki spadek wartości nabytego środka trwałego, do współfinansowania mogą kwalifikować się koszty zakupu.

Zakup sprzętu używanego jest kwalifikowalny pod trzema warunkami:

a) sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające pochodzenie sprzętu i potwierdzi, że w żadnym razie nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji unijnej lub publicznej,

b) cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, zważywszy na jego zmniejszony techniczny i ekonomiczny czas życia, i jest niższa od ceny podobnego nowego sprzętu, oraz

c) sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji przedsięwzięcia i spełnia obowiązujące normy i standardy.

33

3.5.4. Nieruchomości (zakup, budowa, remont, najem)Opis:

linia budżetowa przeznaczona do ewidencji zakupu, budowy, remontu (dotyczy tylko EFU oraz EFPI) lub najmu nieruchomości. W przypadku EFI kosztem kwalifikowanym jest wyłącznie najem nieruchomości,

parametry techniczne nieruchomości powinny odpowiadać celom projektu oraz spełniać odpowiednie normy i standardy.

EFU:Nabycie nieruchomości, tzn. już wybudowanych budynków oraz ziemi, na której zostały postawione lub też budowa nieruchomości, kwalifikują się do współfinansowania w przypadku wyraźnego powiązania z celami danego projektu, zgodnie z warunkami określonymi poniżej i bez uszczerbku dla zastosowania bardziej rygorystycznych przepisów krajowych:

należy uzyskać zaświadczenie od niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcy lub należycie upoważnionego organu urzędowego, potwierdzające, że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej, jak również zaświadczenie, iż nieruchomość odpowiada normom krajowym (należy wyszczególnić punkty, w których tym normom nie odpowiada), nieruchomość nie została nabyta ze środków unijnej dotacji , co mogłoby spowodować dublowanie pomocy w przypadku współfinansowania nabycia nieruchomości ze środków EFU , nieruchomość będzie wykorzystywana wyłącznie do celów określonych w projekcie w projekcie zostanie rozliczona wyłącznie amortyzacja za okres użytkowania nieruchomości w projekcie z uwzględnieniem poziomu rzeczywistego wykorzystania nieruchomości w projekcie. Amortyzację oblicza się zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości, pełen koszt remontu, modernizacji lub prac renowacyjnych jest kwalifikowalny do kwoty 100 000 EUR, powyżej tej kwoty kwalifikowalny jest jedynie koszt amortyzacji.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: zakup, budowa, modernizacja, renowacja, remont lub najem nieruchomości, najem nieruchomości w ramach projektu pod warunkiem spełnienia poniższych

warunków:- właściciel nieruchomości nie zakupił jej ze środków unijnych,- nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie dla celów projektu, w przeciwnym wypadku do rozliczenia w projekcie kwalifikuje się wyłącznie część odpowiadająca użytkowaniu na rzecz projektu.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: remont, najem pomieszczeń lub budynków służących jako biura wykorzystywane

do zadań administracyjnych w projekcie, zakup nieruchomości wcześniej nabytej z wykorzystaniem dotacji unijnej.

EFPINabycie nieruchomości, tzn. już wybudowanych budynków oraz ziemi, na której zostały postawione lub też budowa nieruchomości, kwalifikują się do współfinansowania w przypadku wyraźnego powiązania z celami danego projektu, zgodnie z warunkami określonymi poniżej i bez uszczerbku dla zastosowania bardziej rygorystycznych przepisów krajowych:

należy uzyskać zaświadczenie od niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcy lub należycie upoważnionego organu urzędowego, potwierdzające, że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej, jak również zaświadczenie, iż nieruchomość odpowiada normom krajowym (należy wyszczególnić punkty, w których tym normom nie odpowiada),

34

nieruchomość nie została nabyta ze środków unijnej dotacji , co mogłoby spowodować dublowanie pomocy w przypadku współfinansowania nabycia nieruchomości ze środków EFPI, nieruchomość będzie wykorzystywana wyłącznie do celów określonych w projekcie przez okres co najmniej pięciu lat od jego zakończenia, w projekcie zostanie rozliczona wyłącznie amortyzacja za okres użytkowania nieruchomości w projekcie z uwzględnieniem poziomu rzeczywistego wykorzystania nieruchomości w projekcie. Amortyzację oblicza się zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości, pełny koszt remontu, modernizacji lub prac renowacyjnych jest kwalifikowalny do kwoty 100 000 EUR, powyżej tej kwoty kwalifikowalny jest jedynie koszt amortyzacji.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: zakup, budowa, modernizacja, renowacja, remont lub najem nieruchomości, najem nieruchomości w ramach projektu pod warunkiem spełnienia poniższych

warunków:- właściciel nieruchomości nie zakupił jej ze środków unijnych,- nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie dla celów projektu, w przeciwnym wypadku do rozliczenia w projekcie kwalifikuje się wyłącznie część odpowiadająca użytkowaniu na rzecz projektu.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: remont, najem pomieszczeń lub budynków służących jako biura wykorzystywane

do zadań administracyjnych w projekcie, zakup nieruchomości wcześniej nabytej z wykorzystaniem dotacji unijnej.

EFIW ramach EFI kwalifikuję się jedynie koszty najmu nieruchomości w celu realizacji projektu. Możliwe jest to jednak wyłącznie, gdy istnieje związek najmu z projektem.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: najem nieruchomości w ramach projektu pod warunkiem spełnienia poniższych

warunków:- właściciel nieruchomości nie zakupił jej ze środków unijnych,- nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie dla celów projektu, w przeciwnym wypadku do rozliczenia w projekcie kwalifikuje się wyłącznie część odpowiadająca użytkowaniu na rzecz projektu.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: najem pomieszczeń lub budynków służących jako biura wykorzystywane do zadań

administracyjnych w projekcie, zakup, budowa, remont nieruchomości.

Dokumentacja wydatków/kosztów: faktura VAT dotycząca zakupionej/wynajętej nieruchomości wraz z dowodem

zapłaty, protokoły odbioru dostaw, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego

zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zamówień od 5 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zakupu nieruchomości: – oświadczenie sprzedawcy nieruchomości potwierdzające, że nie została kiedykolwiek przed rozpoczęciem projektu nabyta ze środków UE, - opinia niezależnego rzeczoznawcy majątkowego lub uprawnionego organu urzędowego stwierdzająca, że cena zakupu nie przekracza jej wartości rynkowej

35

oraz zaświadczająca, że nieruchomość jest zgodna z przepisami krajowymi lub określająca punkty, w których takiej zgodności nie ma, a które beneficjent ma zamiar usunąć w ramach projektu,

wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych – w przypadku zakupu nieruchomości w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji nieruchomości,

zdjęcia nieruchomości z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi programowymi w tym zakresie,

tabela amortyzacyjna w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji nieruchomości,

opis przyjętej metody amortyzacji nieruchomości raportowanej w ramach projektu.

Wskazówki praktyczne:remont, najem pomieszczeń lub budynków służących jako biura wykorzystywane do zadań administracyjnych w projekcie należy rozliczać jako wydatek pośredni.

3.5.5. Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólneOpis:

linia budżetowa przeznaczona do ewidencji zakupu towarów konsumpcyjnych, zaopatrzenia oraz usług ogólnych, które są identyfikowalne, weryfikowalne, niezbędne do realizacji projektu oraz bezpośrednio z nim związane,

jako towar konsumpcyjny należy rozumieć towary jednokrotnego użytku, który zużywane są w całości na potrzeby projektu (np. wyżywienie, ubrania, lekarstwa itp.),

jako zaopatrzenie należy rozumieć towar, który zużywa się szybciej niż sprzęt i urządzenia, do których został zakupiony (np. oprogramowanie, drobny sprzęt IT, płyty CD itp.),

jako usługi ogólne należy rozumieć wszelkie drobne, jednorazowe usługi (np. kurierskie, transportowe, pocztowe), bądź usługi związane z funkcjonowaniem pomieszczeń wykorzystywanych do celów realizacji projektu, niebędących jednocześnie ogólnymi pomieszczeniami biurowymi wykorzystywanymi do celów administrowania projektem, których to utrzymanie rozliczane jest w kategorii wydatków pośrednich. Należy jednak pamiętać o tym, że kwalifikowane są wyłącznie wydatki bezpośrednio związane z realizowanym projektem,

koszty związane z najmem lokalu/pomieszczenia (ale nie sam koszt najmu – ten rozliczony byłby w tym przypadku w kategorii „Nieruchomości”), w którym udziela się pomocy cudzoziemcom/imigrantom (np. porad prawnych lub pomocy psychologicznej) będą kosztem ogólnym kwalifikowanym w ramach kategorii E, natomiast koszty związane z najmem biura projektu (użytkowanego w celu administrowania) będą kwalifikowane w ramach kategorii kosztów pośrednich,

wszelkiego rodzaju artykuły dostarczane w ramach działań związanych z realizacją projektu będą kwalifikowane w kategorii E „Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne”. Uwaga: natomiast, jeżeli taki sam artykuł zostanie zakupiony do obsługi administracyjnej projektu przez personel projektu, zostanie zakwalifikowany do kategorii kosztów pośrednich.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: artykuły biurowe dostarczane w ramach realizacji działań projektowych, koszty ogólne utrzymania nieruchomości, których wynajem jest rozliczany w

kategorii D.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: artykuły biurowe dostarczane dla celów administrowania projektem przez personel

projektu (winny być rozliczane w kategorii wydatków pośrednich), koszty ogólne utrzymania nieruchomości wykorzystywanej dla celów

administrowania projektem (winny być rozliczane w kategorii wydatków pośrednich).

36

Dokumentacja wydatków: faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty, umowa z wykonawcą/dostawcą (jeśli dotyczy), protokoły odbioru dostaw/usług, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego

zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zamówień od 5 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

lista uczestników lub agenda spotkania/szkolenia (jeżeli w ramach kategorii E uwzględniono koszt związany ze spotkaniem/szkoleniem/konferencją),

Wskazówki praktyczne: dokonując opisu na dowodach księgowych dotyczących zakupów w ramach

kategorii E należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby z opisu dowodu księgowego wynikało, w jakim celu zostały dokonane zakupy oraz czy zakup dotyczy bezpośrednio czy pośrednio projektu.

3.5.6. PodwykonawstwoOpis:

linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wydatków związanych z podwykonawstwem w projekcie,

beneficjent w projekcie powinien mieć zdolność samodzielnej realizacji działań założonych do realizacji, jednakże jeśli nie jest w stanie zrealizować pewnych działań zaplanowanych w projekcie samodzielnie wówczas ma możliwość zlecania zadań podwykonawcom,

podwykonawca - jest to osoba trzecia niebędąca beneficjentem ani partnerem w projekcie, która świadczy usługi na rzecz projektu polegające na wykonywaniu specjalistycznych zadań, które nie mogłyby być wykonywane przez pracowników własnych (lub byłoby to nieopłacalne),

w każdym przypadku podwykonawcy muszą zobowiązać się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym i kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi działaniami,

nie ma ograniczenia w zlecaniu działań realizowanych w związku z projektem podwykonawcom. Należy jednak zwrócić uwagę, iż umowa określa maksymalny poziom kosztów związanych z podwykonawstwem,

nie jest dozwolone podwykonawstwo polegające na:- podwykonawstwie zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem,- podwykonawstwie, które zwiększa koszty projektu bez dodania proporcjonalnej wartości dodanej,- podwykonawstwie przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest uzasadniona przez beneficjenta poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości świadczonej pracy lub usługi.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: organizacja spotkań, szkoleń, konferencji w ramach projektu, zatrudnianie ekspertów prowadzących działalność gospodarczą, tłumaczenia.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: działania zlecane na zewnątrz, które generują koszty, a nie wnoszą wartości

dodanej dla projektu.

Dokumentacja wydatków:

37

faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty, umowa z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana), protokoły odbioru dostaw/usług, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego

zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zamówień od 5 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

jeżeli przedmiotem umowy było stworzenie konkretnego produktu np. tłumaczenia lub opracowania, niezbędne będzie przysłanie jednej sztuki gotowego produktu, lub w przypadku gdy dostarczenie materiału będzie niemożliwe- przysłanie skanu lub zdjęcia.

Wskazówki praktyczne: w przypadku organizacji spotkań, szkoleń, konferencji w ramach projektu należy

pamiętać o właściwej promocji projektu oraz funduszu, w kategorii „Podwykonawstwo” rozliczyć można wyłącznie usługi, wszelkie artykuły

spożywcze (rozliczane jako catering) lub higieniczne należy zaplanować w kategorii „Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne”.

3.5.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnymOpis:

koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itp.

Przykładowe wydatki kwalifikowalne: projektowanie, redagowanie, skład oraz drukowanie materiałów informacyjnych

promujących projekt (ulotki, broszury, wkładki do gazet itp.), przygotowanie, redagowanie i drukowanie/wykonanie materiałów promocyjnych, koszt ogłoszeń w prasie oraz spotów promujących projekt w TV oraz radio, projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting, koszt ustanowienia zabezpieczeń, ewaluacji projektu, tłumaczeń oraz opłaty za

indywidualną interpretacje Izby Skarbowej dot. kwalifikowalności podatku VAT.

Przykładowe wydatki niekwalifikowalne: materiały promocyjne i informacyjne nieoznakowane lub oznakowane niezgodnie z

wytycznymi opisanymi w rozdziale 4.2 niniejszych Wytycznych.

Dokumentacja wydatków: egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury,

folderu promującego projekt, wkładki do gazety, ogłoszenie prasowego promującego projekt) a w przypadku materiałów promocyjnych/informacyjnych o dużych gabarytach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej jedno przedstawia prawidłowe oznakowanie materiałów,

adres strony internetowej – w przypadku tworzenia strony internetowej, nagranie spotu emitowanego w TV lub w radio reklamującego projekt z pisemnym

potwierdzeniem emitenta co do daty, godziny i miejsca emisji, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego

zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zamówień od 5 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

38

umowy z podmiotami zewnętrznymi wraz z protokołami odbioru dostaw i usług (jeśli podpisano),

faktury VAT/rachunki za materiały promocyjne/materiały informacyjne/usługi promocyjne wraz z dowodami zapłaty za nie.

Wskazówki praktyczne: wszelkie materiały powstałe w związku z realizowanym projektem (w przypadku

realizacji wieloetapowej, dotyczy ostatecznego efektu wykonania materiału) muszą zostać oznaczone zgodnie z pkt. 4.2 niniejszych wytycznych.

3.5.8. Wynagrodzenie ekspertówOpis:

linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wydatków związanych z kosztami obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczącej ekspertów technicznych i finansowych.

w ramach kategorii H kwalifikowalne jest wynagrodzenie ekspertów, którzy posiadają odpowiednią wiedzę oraz umiejętności nabyte podczas nauki oraz pracy zawodowej w danej dziedzinie, w obszarze, w którym ekspert może wnieść wkład w rozwiązanie problemów lub np. zrozumieniu sytuacji i prawidłowej realizacji projektu.

Katalog wydatków kwalifikowalnych: wynagrodzenie ekspertów zatrudnionych do obsługi prawnej projektu, wynagrodzenie ekspertów zatrudnionych do obsługi notarialnej projektu, wynagrodzenie ekspertów technicznych oraz finansowych, wykonujących zadania

o charakterze ekspertyzy.

Dokumentacja wydatków: faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty, umowa z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana), protokoły odbioru usług wraz z potwierdzeniem wykonania ekspertyzy np. kopii lub

zdjęcia gotowego dzieła, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego

zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zamówień od 5 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych).

Wskazówki praktyczne: eksperci zatrudniani dla celów projektu winni posiadać wiedzę i doświadczenie,

które będą stanowić wartość dodaną dla projektu.

3.5.9. Szczególne wydatki związane z grupami docelowymi Opis:W ramach kategorii I kwalifikowalne są:

zakupy zrealizowane przez beneficjenta na potrzeby grup docelowych tj. np. bilety wstępu do muzeów, wyprawki szkolne dla dzieci, środki medyczne,

zwrot kosztów poniesionych przez członków tych grup dokonywany przez beneficjenta.

EFUNa potrzeby pomocowe zakupy wykonane przez beneficjenta końcowego dla grup docelowych oraz zwroty kosztów poniesionych przez grupy docelowe dokonywane przez beneficjenta końcowego są kwalifikowalne pod następującymi warunkami:

a) przez okres pięciu lat od zamknięcia danego programu rocznego (COPE MSW poinformuje o tym beneficjentów) beneficjent końcowy przechowuje wymagane

39

informacje oraz dowody na to, że osoby otrzymujące wsparcie należą do grupy docelowej określonej w art. 6 aktu podstawowego,

b) przez okres pięciu lat od zamknięcia danego programu rocznego (COPE MSW poinformuje o tym beneficjentów) beneficjent końcowy przechowuje dowody udzielenia wsparcia (jak faktury i rachunki) takim osobom.

W przypadku działań wymagających obecności osób należących do grupy docelowej funduszu (np. szkolenie) dopuszczalne jest wypłacanie niewielkich kwot jako wsparcie uzupełniające, pod warunkiem, że nie przekroczą w sumie 25   000 EUR na projekt i są rozdzielane w ramach każdego organizowanego szkolenia, wydarzenia itp. Beneficjent jest zobowiązany do zachowania listy osób zawierającą czas oraz datę dokonania płatności oraz zapewnienia odpowiednich działań mających na celu uniknięcie podwójnego finansowania lub niewłaściwego wykorzystania funduszy.

Katalog przykładowych wydatków kwalifikowalnych (EFU): bilety wstępu na wydarzenia związane z projektem (np. wyjścia informacyjne lub

integracyjne) oraz bilety komunikacyjne, materiały dydaktyczne dla grup docelowych (np. materiały na świetlicę dla dzieci), koszty badania lekarskiego związanego z kursem zawodowym, pomoc rzeczowa, zwrot kosztów zakupu okularów, serwis sprzętu dla członków grup docelowych.

EFPIDopuszczalne wydatki na rzecz grup docelowych polegają na pełnym lub częściowym wsparciu w formie:

a) zwrotu kosztów poniesionych przez beneficjenta na rzecz grup docelowych,b) pokrycia kosztów poniesionych przez osoby powracające, które beneficjent

zwraca osobom powracającym, lubc) wypłaty bezzwrotnych kwot ryczałtowych (tak jak w przypadku ograniczonego

wsparcia na rozpoczęcie działalności gospodarczej oraz zachęt finansowych dla osób powracających, opisanych w art. 5 ust. 8 i 9 aktu podstawowego).

Wydatki te są kwalifikowane pod następującymi warunkami:a) beneficjent przechowuje wymagane informacje oraz dowody na to, że osoby

otrzymujące wsparcie należą do szczególnych grup docelowych określonych w art. 5 aktu podstawowego i znajdują się w opisanej tam sytuacji, co sprawia, że kwalifikują się do otrzymania takiej pomocy,

b) beneficjent przechowuje wymagane informacje na temat osób powracających, którzy otrzymują pomoc w celu umożliwienia identyfikacji tych osób, przy czym informacja ta powinna zawierać datę powrotu do kraju pochodzenia. Wymaga się również przechowywania dowodów na udzielenie wspomnianej pomocy członkom grupy docelowej.

c) Beneficjent przechowuje dowody udzielenia wsparcia (takie jak faktury i rachunki), a w przypadku kwot ryczałtowych przechowuje dowody, że dane osoby otrzymały takie wsparcie.

Środki pomocowe otrzymane po powrocie do kraju pochodzenia, takie jak szkolenia i pomoc w znalezieniu zatrudnienia, krótkoterminowe środki potrzebne w procesie reintegracji oraz pomoc udzielana po powrocie, nie mogą być stosowane przez dłużej niż 12 miesięcy od powrotu obywatela do kraju trzeciego.

Katalog przykładowych wydatków kwalifikowalnych (EFPI): zakup biletów dla cudzoziemców powracających do kraju pochodzenia i eskorty, koszt tłumaczeń w trakcie postępowania administracyjnego, koszt uzyskania dokumentów podróży, koszt tzw. „kieszonkowego” dla cudzoziemców powracających do kraju

pochodzenia, pomoc reintegracyjna dla cudzoziemców.

40

EFINa potrzeby pomocowe zakupy dokonywane przez beneficjenta dla obywateli państw trzecich objętych funduszem zgodnie z aktem podstawowym oraz zwrot przez beneficjenta kosztów poniesionych przez tych obywateli są kwalifikowane pod następującymi warunkami:

a) beneficjent przechowuje wymagane informacje oraz dowody na to, że obywatele państw trzecich otrzymujących wsparcie są objęci funduszem zgodnie z aktem podstawowym przez okres przez okres pięciu lat od zamknięcia danego programu rocznego (COPE MSW poinformuje o tym beneficjentów),

b) beneficjent przechowuje dowody udzielenia wsparcia (takie jak faktury i rachunki) obywatelom państw trzecich przez okres pięciu lat od zamknięcia danego programu rocznego (COPE MSW poinformuje o tym beneficjentów).

W przypadku działań wymagających obecności osób należących do grupy docelowej funduszu (np. szkolenie) dopuszczalne jest wypłacanie niewielkich kwot jako wsparcie uzupełniające, pod warunkiem, że nie przekroczą w sumie 25   000 EUR na projekt i są rozdzielane w ramach każdego organizowanego szkolenia, wydarzenia itp. Beneficjent jest zobowiązany do zachowania listy osób zawierającą czas oraz datę dokonania płatności oraz zapewnienia odpowiednich działań mających na celu uniknięcie podwójnego finansowania lub niewłaściwego wykorzystania funduszy.

Katalog przykładowych wydatków kwalifikowalnych (EFI): bilety wstępu na wydarzenia związane z projektem (np. wyjścia

informacyjne lub integracyjne) oraz bilety komunikacyjne, materiały dydaktyczne dla grup docelowych (np. materiały na świetlicę

dla dzieci), koszty badania lekarskiego związanego z kursem zawodowym, pomoc rzeczowa, zwrot kosztów zakupu okularów, serwis sprzętu dla członków grup docelowych.

Dokumentowanie wydatków: faktury VAT/rachunki wraz z dowodami zapłaty, bilety lotnicze oraz kolejowe itp., listy osób otrzymujących pomoc rzeczową, pisemne potwierdzenie osoby otrzymującej „kieszonkowe” wraz z podpisem oraz

potwierdzenie udzielenia pomocy reintegracyjnej, umowa z wykonawcą, protokoły odbioru usług, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego

zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych),

w przypadku zamówień od 5000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (patrz opis Zasady ogólnej nr 4 w rozdziale 3.2 niniejszych Wytycznych).

3.5.10. Koszty pośrednie

Opis: Kwalifikowane koszty pośrednie projektu to koszty, które – przy poszanowaniu

warunków kwalifikowalności określonych w niniejszych wytycznych nie mogą zostać uznane za koszty wprost wynikające z projektu, związane bezpośrednio z jego realizacją;

Koszty pośrednie poniesione podczas realizacji projektu kwalifikują się do dofinansowania na podstawie ryczałtu ustalonego w wysokości co najwyżej 7% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych;

Organizacje otrzymujące granty operacyjne ze środków Unii Europejskiej nie mogą włączyć kosztów pośrednich do szacunkowego budżetu projektu – koszty pośrednie są dla takich organizacji niekwalifikowalne.

41

Uwaga: Niezależnie od ilości środków otrzymanych od Unii w ramach grantu operacyjnego!Grant operacyjny należy rozumieć jako dofinansowanie bieżącej działalności organizacji.

Katalog przykładowych wydatków kwalifikowanych oraz dokumentowanie wydatków: kwalifikowany jest ryczałt w wysokości co najwyżej 7% całkowitych bezpośrednich

kosztów kwalifikowanych (dokładny limit kosztów pośrednich dla projektu określony jest w umowie finansowej),

beneficjent nie ma obowiązku przedstawiania wraz z wnioskiem o II zaliczkę oraz płatność końcową dokumentacji potwierdzającej poniesienie kosztów oraz wydatków.

3.6 Wydatki niekwalifikowalne

Wydatkami niekwalifikowalnymi są oprócz wymienionych dotychczas w rozdziale 3.5:

podatek VAT, jeśli może być odzyskany (patrz: rozdział 3.2), zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od debetu, zysk z kapitału, prowizje z tytułu wymiany walut oraz straty z tego tytułu, rezerwy ustanowione na straty lub ewentualne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, wątpliwe wierzytelności, wydatki poniesione przed początkiem okresu kwalifikowalności, koszty poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności, zakup ziemi, mandaty, grzywny, kary finansowe, koszty postępowania sądowego/procesowe, prowizje oraz straty związane z wymianą walutową, wkłady rzeczowe (aporty), wydatki zbyt wysokie lub nieuzasadnione, koszty objęte innym projektem lub programem współfinansowanym przez Unię

Europejską, koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu beneficjenta. Uzasadnione koszty

goszczenia na imprezach towarzyskich w interesie projektu, na przykład na koniec projektu lub spotkania sterujące projektem, są dopuszczalne,

koszty personelu dotyczące urzędników, którzy pracują na rzecz projektu poprzez wykonywanie działań stanowiących element ich typowych czynności,

zakup gruntu oraz zakup, budowa lub remont nieruchomości w ramach EFI.

3.7 Dokumentowanie kosztów i wydatków

Dokumentowanie kosztówKoszty ponoszone w ramach projektu winny być udokumentowane co do zasady

fakturą VAT. Jeśli jest to niemożliwe, poniesienie kosztu winno być udowodnione dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej. Takimi dokumentami między innymi są np.:

lista płac, rachunek, faktura, delegacja krajowa wraz z załącznikami w postaci faktur/rachunków oraz biletów; delegacja zagraniczna wraz z załącznikami w postaci faktur/rachunków oraz biletów.

Dokumenty księgowe dokumentujące koszty projektu muszą być właściwie opisane, tak aby z opisu jednoznacznie wynikał związek z projektem. Opis dokumentu powinien zostać sporządzony na oryginale dokumentu księgowego i zawierać co najmniej:

nr lub tytuł projektu,

42

informację o kwocie wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (jeżeli różna od 100%),

krótki opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją danego projektu,

nazwę kategorii budżetowej, której wydatek dotyczy, informację, że projekt współfinansowany jest ze środków funduszu (oraz budżetu

państwa), informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej, informację o sposobie wyboru wykonawcy, w szczególności odniesienie do ustawy

z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (w przypadku zamówień od 14.000 EUR netto). Wymogi stosowania dokumentacji potwierdzającej konkurencyjne udzielenie zamówienia dotyczą zamówień o wartości co najmniej 5 000 €. 5 000 € jest liczone jako wartość całości zamawianej usługi/dostawy w ramach danej umowy finansowej. Więc w przypadku projektu o okresie realizacji 15 miesięcy może to być nawet 15 miesięcy. Sposób kalkulacji wygląda następująco: kwota euro jest przeliczana na PLN po kursie średnim NBP z dnia, w którym beneficjent wysyła zapytanie do potencjalnych wykonawców. Jeżeli w dniu, w którym beneficjent chce wysłać zapytanie do wykonawców kurs średni NBP daje kwotę zamawianej usługi/produktu w EUR mniejszą niż 5 000 EUR zaś kwota wyrażona w EUR jest zbliżona do 5 000, beneficjent powinien sporządzić notatkę opisującą tę sytuację, ze wskazaniem daty i kursu dokonania kalkulacji. Notatkę należy dołączyć do przekazywanego do COPE MSW rozliczenia, w którym będzie znajdował się dany koszt,

dla zakupów o wartości poniżej 5 000 € nie wymaga się przygotowywania dodatkowej dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia, poza wskazaną w punkcie 3.2.4 dokumentacją potwierdzającą poniesienie wydatku.

UWAGA!Faktura lub inny dowód księgowy o równoważnej wartości dowodowej winien być sporządzony zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. , Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i zawierać m.in. opis, który będzie sporządzony na odwrocie strony lub w przypadku braku miejsca na oddzielnej kartce (wówczas należy na niej zamieścić nazwę wystawcy dowodu księgowego i jego numer). Opis na oddzielnej kartce powinien być nierozerwalnie połączony z dowodem księgowym, a w miejscu połączenia obu dokumentów powinien być umieszczony stempel (np. pieczęć firmowa). Ww. opis powinien znaleźć się na wszystkich fakturach oraz innych dokumentach księgowych o równorzędnej mocy dowodowej. W przypadku kosztów finansowanych z kilku źródeł, dokument również powinien zawierać wskazany opis. Zarówno opis jak i pieczątka winny znajdować się na oryginale dokumentu księgowego. Jedynie w wyjątkowych przypadkach dopuszcza się, aby opis znajdował się na dodatkowej kartce stanowiącej załącznik do dokumentu księgowego. Niemniej jednak w takich przypadkach pieczątka „Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich”, „Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców” lub „Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów” winna znajdować się na oryginale dokumentu księgowego. W przypadku faktur oraz innych dokumentów o równoważnej mocy dowodowej wystawionych na organizację międzynarodową poza granicami Polski dopuszcza się niezamieszczanie powyższego opisu dokumentu. Wymagane jest jednak zastosowanie innego opisu lub potwierdzenia związku z realizowanym projektem.

Dokumentowanie wydatków Wszystkie wydatki ujęte we Wniosku o płatność oraz zestawieniu wydatków za dany okres sprawozdawczy muszą być wydatkami faktycznie poniesionymi. Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. rozchód środków pieniężnych

43

z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta projektu. Do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku zalicza się:- wyciągi bankowe oraz ewentualnie przelewy bankowe,- dowody kasowe (dokumenty KW oraz raport kasowy – wszystkie wydatki kasowe muszą być potwierdzone zarówno KW, jak i raportem kasowym).

Uwaga!Wydatki związane z projektem powinny zostać zaznaczone na wyciągu bankowym/raporcie kasowym. Nie wymaga się otwarcia odrębnego rachunku bankowego w celu dokonywania płatności w ramach projektu. Płatności mogą być dokonywane z dowolnego rachunku bankowego należącego do beneficjenta.

W przypadku wyciągów bankowych należy przesłać pierwszą stronę wyciągu bankowego, strony, na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu bankowego.

Faktury, dokumenty księgowe o równorzędnej wartości dowodowej, potwierdzenia zapłaty, deklaracje ZUS DRA, deklaracje PIT (jeśli dotyczy), karty czasu pracy, kalkulacje wynagrodzeń, regulaminy wynagradzania, bilety, listy obecności, tabele amortyzacyjne, dokumentacje przetargowe, rezultaty wykonania ekspertyz muszą zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem. Dokumenty powstałe bezpośrednio w związku z projektem tj. zestawienie wydatków, raport merytoryczny czy oświadczenia finansowe muszą zostać podpisane przez upoważnioną osobę. W każdym przypadku, w którym jest mowa o kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem należy przez to rozumieć kopię zawierającą klauzulę „za zgodność z oryginałem” opatrzoną podpisem przez osobę/y do tego uprawnione wraz z imienną pieczątką tej osoby lub w przypadku braku imiennej pieczątki – czytelny podpis. jw.

3.8. Zestawienie wydatków

Zestawienie wydatków jest tabelą sumującą wszystkie operacje zakupu dóbr lub usług wykonane w ramach projektu. Konstrukcja zestawienia jest spójna z budową szacunkowego budżetu projektu. Wszystkie wydatki ujęte w danej kategorii budżetowej powinny zostać wprowadzone do tabeli odpowiadającej tej właśnie kategorii. Wzór zestawienia wydatków znajduje się w załączniku 3 do niniejszych wytycznych.

Zakładki bezpośrednich kategorii budżetowych począwszy od kosztów personelu do szczególnych wydatków związanych z grupami docelowymi (od A do I) muszą zawierać:

„L.P” - liczbę porządkową, „Datę wydatku” (jest to dzień, w którym gotówka lub przelew „wypłynęły” z

konta lub kasy jednostki), często w tej kolumnie błędnie wpisywana jest data poniesienia kosztu, czyli np. data wystawienia faktury lub odbycia delegacji służbowej,

„Opis/Typ wydatku” - musi zawierać odniesienie do pozycji szacunkowego budżetu,

„Rodzaj oraz numer dokumentu źródłowego” - krótki opis pozycji np. lista płac nr xxx wynagrodzenie Pani/Pana xxx miesiąc yyy lub delegacja Pana/Pani xxx do yyy.),

kwota netto w PLN (nie dotyczy kategorii kosztów personelu), kwota podatku VAT w PLN (nie dotyczy kategorii kosztów personelu), kwota brutto wydatku w PLN.

UWAGA!W przypadku wystąpienia więcej niż jednej daty wydatku, do zestawienia należy wpisać wszystkie daty. Na przykład:

44

Pracownik otrzymał zaliczkę na poniesienie wydatku w wysokości 500 PLN w dniu 01.01.2011r.

Pracownik wydał więcej tj. 600 PLN niż otrzymał zaliczki (zaliczka wynosiła 500 PLN), ponowna wypłata z kasy wartości 100 PLN została dokonana 30.01.2011r.

W powyższym przypadku należy wpisać w zestawieniu 01.01.2011r./30.01.2011r.

Po uzupełnieniu wszystkich pozycji, dane z kategorii są automatycznie sumowane, a następnie przenoszą się automatycznie do zbiorczej tabeli „Budżet” zawierającej kwoty całkowite wszystkich kategorii budżetowych. Łączna kwota wydatków jest następnie przeliczana przez procent współfinansowania z EFU/EFI/EFPI.

UWAGA!W przypadku wpisywania do Zestawienia wydatków wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej wynagrodzenie netto, składki ZUS, podatek od osób fizycznych powinny zostać wpisane w oddzielnych wierszach (dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy składniki wynagrodzenia brutto zostały zapłacone w różnych terminach) np. pozycja nr 1 w zestawieniu - wynagrodzenie netto; pozycja nr 2 – składki ZUS; pozycja 3 – PIT.

W przypadku, gdy poszczególne składki do ZUS zostały zapłacone w różnych terminach, w zestawieniu należy wpisać kwoty w oddzielnych wierszach albo wpisać wszystkie składki łącznie, w kolumnie „data zapłaty” wpisując wszystkie daty poszczególnych składników ZUS.

Przygotowując Zestawienie wydatków należy wypełniać wyłącznie komórki, w których nie zostały wpisane formuły. Zestawienia poszczególnych kategorii kosztów bezpośrednich oraz pośrednich powinny być wypełniane w kolumnach: B, C, D, E, F (jeśli dotyczy), G (jeśli dotyczy).

Zakładka „budżet” powinna zostać wypełniona w następujących częściach : wiersze 1-4 (Numer Umowy Finansowej, Tytuł Projektu, Beneficjent,

Dofinansowanie z EFU/EFI/EFPI (% wskazany w art. I.3.2 Umowy Finansowej)),

kolumna C – „Szacunkowy budżet” - zgodnie z szacunkowym budżetem projektu (wyłącznie białe pola),

wiersz 41 (imię, nazwisko oraz stanowisko upoważnionej osoby, datę podpisania dokumentu oraz jej podpis).

Uwaga!Kwota wpisana w wierszu 24/kolumna E lub 25/kolumna E w zestawieniu (budżet ogółem/łączny kwalifikowany koszt) powinna być taka sama jak w wierszu 32/kolumna E lub 33/kolumna E w nowej wersji zestawienia (spodziewany przychód).W przypadku, gdy lista wydatków kwalifikowalnych będzie dłuższa niż 500 wierszy (dot. Zakładek Kategorii od A do K lub od A do M w nowej wersji zestawienia), należy wkleić dodatkowe wiersze do arkusza.Uwaga!Zestawienie wydatków załączone do wniosku o płatność końcową obejmuje wyłącznie wydatki niewskazane w raporcie finansowym składanym przy wniosku o drugą transzę zaliczkową.

3.9. Wkłady rzeczowe

Wkłady rzeczowe/aporty (in-kind contribution) nie są kwalifikowalne w ramach funduszy pod żadną postacią.

3.10. Przychód wygenerowany przez projekt

45

Projekty dofinansowane ze środków EFI/EFU/EFPI mają co do zasady charakter non-profit. Oznacza to, że nie mogą być nastawione na zysk. W wyjątkowych sytuacjach może się jednak zdarzyć, że projekt wygeneruje przychód finansowy z:

sprzedaży, dzierżawy, usług, rejestracji/opłat, lub innych równoważnych wpływów uzyskanych w ramach projektu.

Przykłady przychodu wygenerowanego przez projekt: sprzedaż publikacji opracowanych przez beneficjenta w ramach projektu, sprzedaż złomu z rozbiórki urządzeń/instalacji w ramach projektu, opłaty wstępu na spotkania organizowane przez beneficjenta w ramach projektu.

UWAGA!Należy rozróżnić pojęcie zysku oraz przychodu w projekcie. Przychodem są wszystkie wpływy związane z projektem tj. pobieranie opłaty za uczestnictwo w szkoleniu czy sprzedaż publikacji, wkład funduszu, wkład budżetu państwa, wkłady stron trzecich. Zyskiem jest natomiast nadwyżka przychodów nad kosztami realizacji projektu poniesionymi przez beneficjenta. Sposób kalkulacji wysokości dofinansowania z funduszu w przypadku możliwości wystąpienia zysku został przedstawiony poniżej.Może się zdarzyć, że projekt mógłby wygenerować zysk (nadwyżka przychodów nad kosztami) dla organizacji beneficjenta. W takim przypadku wkład funduszu zostanie odpowiednio pomniejszony. Przykładowy sposób kalkulacji końcowego dofinansowania w przypadku możliwości osiągnięcia zysku przez beneficjenta.

Łączny kwalifikowany koszt: 100.000 PLN% dofinansowania projektu z funduszu 75Pierwotnie zakładana kwota dofinansowania 75.000 PLN (100.000x75%)Przychody ze sprzedaży np. biletów na pokaz filmów w ramach projektu 30.000 PLNGdyby zostawić dofinansowanie na poziomie 75.000 PLN beneficjent osiągnąłby zysk na projekcie (75.000 + 30.000 = 105.000 PLN).Ostateczna kwota dofinansowania z funduszu zostanie w takim przypadku obliczona następująco, by zrównoważyć wpływy i wydatki projektu: 100.000 - (30.000) = 70.000PLN

Jeśli w wyniku realizacji projektu beneficjent naliczył dostawcy/wykonawcy usług kary umowne za nieterminową i/lub niewłaściwą realizację zamówienia, wówczas kary te należy uwzględnić w rozliczeniu danej pozycji kosztów bezpośrednich. Kara umowna pomniejsza wartość wydatku kwalifikowalnego.

UWAGA!Składając Wniosek o płatność beneficjent wykazuje we Wniosku wysokość przychodu wygenerowanego przez projekt w okresie sprawozdawczym objętym Wnioskiem.

Uwaga! Odsetki narosłe na koncie bankowym od środków otrzymanych od COPE MSW w ramach zaliczek na realizację projektu należy zwrócić na konto bankowe wskazane w umowie finansowej.

3.11. Księgowanie kosztów i wydatków projektu

Wszystkie wydatki i koszty kwalifikowane projektu, a także przychody projektu muszą być identyfikowalne i weryfikowalne oraz winny być rzetelnie i wiarygodnie odzwierciedlone w systemie finansowo-księgowym beneficjenta. Ewidencja w systemie finansowo-

46

księgowym beneficjenta winna być zgodna z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rachunkowości oraz standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju siedziby beneficjenta.Wymogi odnośnie ewidencji księgowej projektu:

wymóg wydzielenia kont księgowych projektu (syntetycznych lub analitycznych) według kosztów, wydatków, kosztów i przychodów,

księgowanie na ww. kontach wszystkich kosztów, wydatków i przychodów projektu.

Na kontach wyodrębnionych dla celów projektu beneficjent może wprowadzić bardziej szczegółową analitykę odpowiadającą kategoriom budżetowym.Realizacja projektu wymaga założenia kont księgowych koniecznych do uwzględnienia wszystkich operacji:- rachunek bankowy,- rozrachunki z Instytucją Delegowaną (COPE MSW),- konta kosztowe (grupa 4 lub 5),- konta rozrachunkowe,- konto pozostałych przychodów operacyjnych.

Wydruki księgowań z systemu finansowo-księgowego jednostki powinny być podpisane przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.

W sytuacji, gdy oryginały dokumentów są przechowywane przez zewnętrzną firmę księgową, beneficjent powinien posiadać kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz na wniosek COPE MSW, MSW/MPiPS, Komisji Europejskiej lub innej upoważnionej jednostki przedstawić oryginały tych dokumentów.

3.12 Weryfikacja i potwierdzenie przynależności osób otrzymujących pomoc do grupy docelowej

Kwalifikowalność kosztów ponoszonych w projekcie uwarunkowana jest ich związkiem z odpowiednią grupą docelową. Beneficjenci muszą zatem weryfikować przynależność beneficjentów ostatecznych do grupy docelowej wskazanej w pkt. 1.1. Wymagane jest zbieranie informacji nt. beneficjentów ostatecznych zawierających co najmniej:

imię, nazwisko, status, nazwę, numer i serię dokumentu potwierdzającego status cudzoziemca oraz jego

podpis.Wystarczające jest jednokrotne zarejestrowanie tych informacji w odniesieniu do danej osoby (nie ma potrzeby każdorazowego potwierdzania podpisem dostarczenia usługi beneficjentowi ostatecznemu, np. konsultacji prawnej).Wraz z powyższymi informacjami należy odebrać od beneficjentów projektu tj. członków grupy docelowej oraz osób niebędących członkami grupy docelowej (np. biorących udział w szkoleniu dla pracowników beneficjenta) deklaracje niekorzystania z pomocy świadczonej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, która pokrywałaby się, całkowicie lub częściowo, z pomocą przewidzianą w ww. projekcie (wzór – załącznik 6). Gdy odbiorcą danego działania jest dziecko, dorosła osoba nie posiadająca zdolności do czynności prawnych albo inna dorosła osoba, wtedy w imieniu tej osoby oświadczenia woli składa przedstawiciel prawny.Spotkania, konferencje, prelekcje itp.

47

W przypadku zamkniętych szkoleń, konferencji itp. organizowanych przez beneficjenta należy przedstawić listę obecności.W przypadku, gdy beneficjent jest goszczony przez inną organizację (np. szkoła) dopuszczalne jest przedstawienie potwierdzenia goszczącej organizacji, że wydarzenie miało miejsce.Dla udokumentowania odbycia się spotkań otwartych dopuszczalne są inne sposoby potwierdzenia, np. zdjęcia.Potwierdzenie otrzymania pomocy i uczestnictwa w działaniuW przypadku przekazywania pomocy materialnej lub finansowej lub zwrotów wydatków poniesionych przez beneficjentów ostatecznych należy każdorazowo otrzymać od beneficjenta ostatecznego pisemne potwierdzenie otrzymania pomocy. Zakres możliwej pomocy w zależności od funduszu został opisany w punkcie 3.5.9.Zbieranie danych wskazanych w niniejszym punkcie podręcznika wiąże się z gromadzeniem danych osobowych. Obowiązkiem beneficjenta jest prawidłowe poinformowanie cudzoziemca – członka grupy docelowej o przetwarzaniu pobranych od niego danych osobowych. Szczegółowe informacje na temat obowiązków wraz ze wzorami odpowiednich oświadczeń znajdują się na stronie www.copemsw.pl (w zakładkach odpowiednich funduszy/Realizacja projektów).W przypadku prowadzenia szkoleń, warsztatów itp. konieczne jest prowadzenie list obecności, na których uczestnicy potwierdzają swój udział.

Rozdział 4. POZOSTAŁE WYMAGANIA PROGRAMOWE

4.1 Archiwizacja dokumentów

Zgodnie z wymogami ustanowionymi przez Komisję Europejską wszystkie dokumenty księgowe oraz pozostałe dokumenty związane z realizacją projektu powinny być przechowywane przez beneficjenta projektu przez okres 5 lat od zamknięcia programu przez Komisję Europejską. ID poinformuje każdego z beneficjentów projektu o dacie zamknięcia programu. W przypadku projektów wieloletnich tj. projektów dofinansowanych z kilku programów rocznych ID poinformuje o zamknięciu ostatniego programu rocznego, z którego dofinansowany był projekt.

Beneficjenci projektu zobowiązani są do dostosowania wewnętrznych zarządzeń obowiązujących w ich instytucjach do ww. wymogów archiwizacyjnych.

Dokumenty księgowe oraz pozostałe dokumenty związane z realizacją projektu winny być przechowywane w uporządkowany sposób.

Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w oryginale a w wyjątkowych sytuacjach np. w przypadku, gdy oryginał uległ zniszczeniu, w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Dokumenty dotyczące projektu winny być czytelne niezależnie od upływu czasu (w szczególności dotyczy to faktur VAT/rachunków), w związku z czym zaleca się w przypadku dokumentów sporządzonych na słabszej jakości papierze lub o słabszej jakości druku ich dodatkowe skserowanie i poświadczenie za zgodność z oryginałem.

Beneficjent zobowiązany jest to udostępniania wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu instytucjom uprawnionym do dokonywania kontroli/audytu projektów w ramach EFI/EFU/EFPI (patrz: rozdział 5.4 niniejszych Wytycznych). W przypadku, gdy oryginały dokumentów przechowywane są przez zewnętrzną firmę, beneficjent projektu zobowiązany jest na wniosek instytucji dokonującej kontroli/audytu projekt udostępnić oryginały dokumentów.

48

4.2 Informacja i promocja

Beneficjenci projektu są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z Unii Europejskiej dzięki uczestnictwu w Europejskim Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich, Europejskim Funduszu na rzecz Uchodźców lub Europejskim Funduszu Powrotów Imigrantów.

Informowanie opinii publicznej odbywa się m.in. za pośrednictwem wszelkich środków masowego przekazu oraz w trakcie spotkań, seminariów czy konferencji.

Każdy beneficjent projektu jest odpowiedzialny za to, aby wszelkie materiały informacyjne rozpowszechniane w ramach projektu, kupiony sprzęt, finansowane inwestycje itd. były właściwie oznakowane i zawierały wszelkie niezbędne informacje na temat współfinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFI/EFU/EFPI.

Właściwie oznakowanie oznacza umieszczenie:a) godła Unii Europejskiej ORAZb) odniesienia do finansowania ze środków EFI/EFU/EFPI.

Materiały informacyjne i promocyjne

Za materiały informacyjne uważa się w szczególności:- artykuły prasowe,- publikacje, broszury, ulotki,- materiały konferencyjne/warsztatowe,- zaproszenia/programy/agendy organizowanych przez beneficjenta spotkań/konferencji,- prezentacje przygotowane na spotkania,- materiały promocyjne (długopisy, bloczki papieru itp.).

Materiały informacyjne drukowane (tj. publikacje, broszury, ulotki etc.) powinny zawierać w widocznym miejscu właściwe oznaczenia i tekst o współfinansowaniu ze środków UE w ramach EFI/EFU/EFPI.

Przykład oznakowania publikacji:Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich/Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców/ Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów.

Sprzęt i inwestycjeSprzęt zakupiony w ramach projektu winien zostać opatrzony informacjami (np. naklejkami) o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFI/EFU/EFPI.

Beneficjent zobowiązany jest w ciągu 3 miesięcy od zakończenia projektu do umieszczenia w widocznym miejscu realizacji projektu stałej tablicy dużego formatu – dotyczy projektów spełniających warunki:

- wkład UE w projekt przekracza 100 000 EUR oraz- projekt dotyczy zakupu obiektu fizycznego bądź finansowania infrastruktury lub projektów budowlanych.

UWAGA!Przy projektach spełniających ww. warunki, 25% powierzchni tablicy pamiątkowej powinno zawierać: godło UE, wskazanie na Unię Europejską, nazwę Funduszu oraz następujące hasło (do wyboru w zależności od funduszu) – dla EFPI „Bezpieczny powrót”, dla EFU „Lepsze jutro”. Dla EFI hasło nie jest wymagane.

UWAGA!

49

Zgodnie z artykułem II.5.1 Umowy Finansowej wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta (zawierające opinie, nie zaś publikacje o charakterze informacyjnym) zamieszczone w jakiejkolwiek formie lub w jakimkolwiek środku masowego przekazu, będą informować, że wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Godło UE winno być zgodne z poniższym opisem:

a) opis symbolicznyNa błękitnym tle dwanaście złotych gwiazd tworzy okrąg, reprezentujący unię narodów Europy. Liczba gwiazd jest stała (12) i symbolizuje doskonałość i jedność.

b) opis heraldycznyNa błękitnym polu okręg z dwunastu złotych gwiazd, niedotykających się ramionami.

c) opis geometryczny

50

Godło ma kształt niebieskiej prostokątnej flagi, której długość jest równa 1,5 szerokości. Dwanaście złotych gwiazd, umieszczonych w równych odstępach, tworzy niewidoczny okrąg ze środkiem w miejscu przecięcia przekątnych prostokąta.Promień okręgu jest równy jednej trzeciej szerokości flagi. Każda z gwiazd ma pięć ramion, kończących się na obwodzie niewidocznego okręgu o promieniu równym 1/18 szerokości flagi. Wszystkie gwiazdy są ustawione w pozycji pionowej, tzn. jedno ramię znajduje się w pionie, a dwa ramiona na linii prostej prostopadłej do osi szerokości. Okrąg ustawiony jest tak, że gwiazdy są w miejscu godzin na tarczy zegara. Ich liczba jest niezmienna.

d) przepisowe koloryKolory godła są następujące: powierzchnia prostokąta: NIEBIESKI PANTONE REFLEX (PANTONE REFLEX BLUE); gwiazdy: ŻÓŁTY PANTONE (PANTONE YELLOW).

e) druk czterobarwnyPrzy stosowaniu druku czterobarwnego dwa standardowe kolory powstają przez użycie czterech kolorów w procesie czterobarwnym. ŻÓŁTY PANTONE uzyskuje się stosując 100 % „process yellow”. NIEBIESKI PANTONE REFLEX uzyskuje się poprzez wymieszanie 100 % „process cyan” z 80 % „process magenta”.

f) InternetNa stronach internetowych NIEBIESKI PANTONE REFLEX odpowiada kolorowi RGB:0/0/153 (w systemie szesnastkowym: 000099), a ŻÓŁTY PANTONE – kolorowi RGB:255/204/0 (w systemie szesnastkowym: FFCC00).

g) reprodukcje jednobarwne

51

Jeśli używany jest czarny kolor, prostokąt powinien posiadać czarną obwódkę a gwiazdy powinny być czarne na białym tle. Przy użyciu koloru niebieskiego (Reflex Blue) należy używać 100-procentowy niebieski z białym negatywem do reprodukcji gwiazd.

52

h) reprodukcje na kolorowym tleJeżeli tło musi być kolorowe, wokół prostokąta należy wykonać białą obwódkę o szerokości 1/25 wysokości prostokąta.

53

Rozdział 5. Raportowanie/wnioskowanie o płatność

5.1 System raportowania/wnioskowania o płatności

5.1.1 Raporty merytoryczneW celu zapewnienia bieżącej kontroli właściwej realizacji projektu niezbędne jest raportowanie, na którym etapie realizacji znajduje się projekt. W ciągu całego okresu realizacji projektu należy przekazać:

raport wstępny – tylko w sytuacji, gdy beneficjent zacznie realizację projektu zanim podpisze z COPE MSW umowę finansową; który powinien:

przedstawiać stan realizacji projektu od początku realizacji projektu do czasu podpisania umowy finansowej;

raport wstępny należy przygotować przy użyciu formularza raportu kwartalnego;

być przesyłany w jednym egzemplarzu; zostać przesłany w terminie 1 miesiąca od dnia podpisania umowy; być podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do

tego osobę, zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać

wskaźniki wyliczone za dany okres; zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki,

plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie.Wzory raportów są załącznikami do niniejszego podręcznika.

raport kwartalny, który powinien: być przesyłany w jednym egzemplarzu;

54

zostać przesłany, w przypadku podmiotów niebędących państwowymi jednostkami budżetowymi, do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej);

zostać przesłany, w przypadku podmiotów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, do 20 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału objętego wnioskiem o okresowe poświadczenie wydatków, który towarzyszy raportowi;

zawierać informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; być podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do

tego osobę; zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie

Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie;

zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres;

zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie;

raport końcowy, który powinien: być przesyłany w jednym egzemplarzu; zostać przesłany, w przypadku podmiotów niebędących państwowymi

jednostkami budżetowymi, w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu;

zostać przesłany, w przypadku podmiotów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, w ciągu do 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji projektu;

być podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę;

zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie;

zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu;

zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie, (które nie zostały wcześniej załączone do raportu kwartalnego).

Raport Wstępny Raport Kwartalny Raport KońcowyTermin - jeżeli beneficjent

zacznie realizację projektu zanim podpisze umowę finansową, jest zobowiązany do dostarczenia raportu wstępnego przedstawiającego stan realizacji projektu;- w terminie do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy

- NPJB: w terminie do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej);- PJB: do 20 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału objętego wnioskiem o okresowe poświadczenie wydatków, który towarzyszy raportowi.

- NPJB: w terminie dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu;- PJB: w ciągu do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu.

Liczba egzemplarzy

1 1 1

Zakres raportu

- informację na temat okresu, którego

- informację na temat okresu, którego

- harmonogram, który jest podzielony na

55

dotyczy. dotyczy; - harmonogram, który jest podzielony na miesiące; - Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres; - dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne.

miesiące; - Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu; - zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne.

5.1.2 Wnioski o płatność i raportowanie finansowe

W przypadku beneficjentów niebędących państwowymi jednostkami budżetowymi, w ciągu całego okresu realizacji projektu należy przekazać: Raport finansowy:

składany wraz z wnioskiem o drugą transzę zaliczkową (w momencie wykorzystania co najmniej 70% lub 50% [w zależności od treści umowy finansowej] pierwszej transzy zaliczkowej); jako wykorzystanie transzy w co najmniej 70% należy rozumieć poniesienie wydatków w kwocie, która po pomnożeniu przez procent współfinansowania da wartość równą lub większą 70% otrzymanej zaliczki; (w przypadku, gdy pierwszą zaliczkę wypłacono w kwocie 50 000 PLN a procent dofinansowania z EFU/EFI/EFPI wynosi 75%;

50 000 x 70% = 35 000 PLN/75% = 46 666,67 PLN);Powyższe wyjaśnienie dotyczy sytuacji, w której beneficjent otrzymuje zaliczkę w wysokości 50% dofinansowania. Jeśli na podstawie analizy ryzyka COPE MSW przyzna beneficjentowi 70% pierwszej zaliczki beneficjent nie wnioskuje o drugą zaliczkę. W takim przypadku raport finansowy jest:

składany w ciągu miesiąca od upłynięcia połowy okresu realizacji przedsięwzięcia lub w miesiąc po zawarciu umowy finansowej, w zależności od tego, która data jest późniejsza. Raport będzie obejmował wszystkie wydatki poniesione od początku realizacji umowy finansowej do dnia złożenia raportu.

UWAGA!Należy zwrócić uwagę na art. I.4.2 umowy finansowej. Dla nowych umów finansowych % wykorzystania środków z pierwszej zaliczki został obniżony do 50. Kalkulacja kwoty wydatków uprawniających do wnioskowania o drugą zaliczkę w takim przypadku wygląda tak jak w powyższym przykładzie.

do raportu należy załączyć: wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu); deklarację wekslową (jeżeli dotyczy), weksel in blanco (jeżeli dotyczy), zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu); dokumentację do zaraportowanych wydatków (w 1 kopii) – np. faktury,

potwierdzenia zapłaty, etc.; oświadczenie o kwalifikowalności VAT ; kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą

kwalifikowalność podatku od towaru i usług (jeżeli dotyczy). W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzoną za zgodność z oryginałem), wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego;

56

pozostałe oświadczenia finansowe (tj. oświadczenie ogólne, oświadczenie o kwalifikowalności VAT oraz oświadczenie o kosztach pośrednich).

Raport finansowy ze stanu wydatków na dzień 31 grudnia danego roku budżetowego: składany najpóźniej 10 dni roboczych po zakończeniu roku

budżetowego/kalendarzowego, w którym realizowano projekt; raport musi zawierać: zestawienie wydatków (stan wydatków na 31 grudnia roku budżetowego);

Należy zauważyć, że zestawienie powinno zawierać faktyczny stan wydatków na dzień 31 grudnia, nawet jeśli projekt kończył się tego dnia a beneficjent ma 15 dni na uregulowanie płatności.Uwaga: Zgodnie z zapisem art. I.9.1 umowy finansowej beneficjenci są zobowiązani do dostarczenia potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii umowy partnerskiej podpisanej przez wszystkich partnerów w projekcie.

Końcowy raport finansowy: przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; obejmuje wydatki niewskazane w raporcie finansowym składanym przy

wniosku o drugą transzę zaliczkową (lub w przypadku gdy beneficjent otrzymuje 70% zaliczki, wydatki niewskazane w tym raporcie);

raport powinien zawierać: wniosek o płatność końcową (w 1 egzemplarzu); zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu)→ dokumentację potwierdzającą

zaraportowane wydatki (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.,

wszystkie wymagane oświadczenia finansowe (tj. oświadczenie ogólne, oświadczenie o kwalifikowalności VAT oraz oświadczenie o kosztach pośrednich),

kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego (jeżeli dotyczy), potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzoną za zgodność z oryginałem), wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego.

Jednocześnie, o ile dotyczy zgodnie z art. II.3 niektórych umów (dotyczy to umów zawieranych w pierwszym okresie realizacji funduszy) beneficjent przenosi na COPE MSW wszelkie autorskie prawa majątkowe do korzystania i rozporządzania wynikami (rezultatami) prac powstałymi w ramach wykonania przedmiotu Umowy przez beneficjenta, stanowiącymi utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.W chwili przejścia autorskich praw majątkowych na COPE MSW, na podstawie umowy finansowej COPE MSW udziela licencji beneficjentowi do korzystania według własnego uznania z wyników (rezultatów) powstałych w ramach wykonania przedmiotu umowy przez beneficjenta, stanowiących utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, o ile nie będzie to naruszać przyjętych zasad poufności lub istniejących praw własności przemysłowej i intelektualnej. COPE MSW udziela licencji beneficjentowi do korzystania i rozporządzania ww. utworami w zakresie w jakim zostały na COPE MSW przeniesione prawa majątkowe przez beneficjenta.W ramach udzielonej licencji beneficjent jest uprawniony do korzystania i rozporządzania wynikami (rezultatami) prac powstałymi w ramach wykonania przedmiotu umowy przez beneficjenta, stanowiącymi utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych na wszystkich znanych polach eksploatacji, w szczególności w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie każdą techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub

57

najem oryginału albo egzemplarzy, w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony powyżej - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

W przypadku umów przewidujących licencję dla COPE MSW (dotyczy to umów zawieranych w późniejszym okresie):Beneficjent udzieli COPE MSW licencji do korzystania w celach niekomercyjnych z wyników (rezultatów) prac powstałych w ramach wykonania przedmiotu Umowy, o której mowa w art. II przez beneficjenta, stanowiącymi utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych w szczególności poprzez publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności poprzez zamieszczenie na stronach internetowych COPE MSW z możliwością ich pobrania przez użytkowników stron dla celów non-profit. Szczegółowy zakres udzielonej licencji zostanie określony w Umowie.

W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, w ciągu całego okresu realizacji projektu należy przekazać:

poświadczenie okresowe (Wniosek o poświadczenie wydatków) – powinno: być przekazywane w wersji papierowej do 20 dnia miesiąca po zakończeniu

okresu objętego danym Wnioskiem o poświadczenie wydatków (wraz ze sprawozdaniem merytorycznym z realizacji projektu za okres objęty wnioskiem);

obejmować okres kwartału – kolejne kwartały są liczone od dnia podpisania umowy finansowej;

być sporządzane w języku polskim i w polskiej walucie; zawierać dołączoną dokumentację potwierdzającą zaraportowane wydatki

(w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.; być sporządzane w jednym oryginalnym egzemplarzu.

poświadczenie końcowe (Wniosek o poświadczenie końcowe wydatków) powinno: być przekazywane w wersji papierowej wraz z merytorycznym raportem

końcowym; stanowić podstawę do wydania ostatniego poświadczenia płatności w

ramach projektu; być sporządzane w języku polskim i w złotych polskich; zawierać dołączoną dokumentację potwierdzającą zaraportowane wydatki

(w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.; być sporządzane w jednym oryginalnym egzemplarzu.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w trakcie weryfikacji, beneficjent na żądanie COPE MSW ma obowiązek przekazać COPE MSW dodatkowe wyjaśnienia, uzupełnić dokumenty lub przesłać inne dodatkowe dokumenty wskazane przez COPE MSW.

Raport finansowy po wpłynięciu do COPE MSW zostanie zweryfikowany pod kątem zgodności z wymogami umowy finansowej i niniejszego podręcznika. Następnie pracownik COPE MSW odpowiedzialny za weryfikację raportu sporządzi pismo zawierające ew. uwagi dotyczące nieprawidłowego udokumentowania kosztów zawartych w otrzymanym raporcie. Jeżeli beneficjent nie przedstawi odpowiedniej dokumentacji uzupełniającej po otrzymaniu drugiego pisma dotyczącego danej uwagi nieprawidłowo udokumentowane pozycje zostaną uznane za niekwalifikowane, a tym samy zostaną usunięte z rozliczenia projektu.

Uwaga: Informacje jak składać dokumenty!

Dokumenty dostarczane do COPE MSW powinny zostać ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami nadanymi dokumentom w zestawieniu wydatków (L. p). Dokumenty powinny być dostarczone w jednym pliku, sugeruje się ułożenie w segregatorze. W przypadku, gdy duża liczba zgromadzonych dokumentów wymaga

58

umieszczenia ich w dwóch lub więcej segregatorach, segregatory należy opisać oraz nadać kolejne numery zaczynając od 1. Dokumenty dotyczące jednej kategorii powinny zostać ułożone razem, koło siebie, po zamieszczeniu dokumentacji dot. danej kategorii układa się dokumenty dotyczące kolejnej zgodnie z szacunkowym budżetem projektu.Preferowana przykładowa kolejność ułożenia dokumentów:- Wniosek o płatność, - Wymagane Oświadczenia, - Deklaracja wekslowa – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy), wzór na stronie internetowej COPE MSW,- Weksel in blanco – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy), wzór na stronie internetowej COPE MSW, - Zestawienie wydatków,- Dokumentu dotyczące Kategorii A: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu) - Dokumenty dotyczące Kategorii B (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu), itd. - inne dokumenty, Po zatwierdzeniu końcowego raportu finansowego oraz zakończeniu rozliczeń z beneficjentem COPE MSW informuje beneficjenta o możliwości zwrotu weksla (weksli) lub jego (ich) komisyjnego zniszczenia.

Dokumenty potwierdzające koszty oraz wydatki powinny być umieszczone razem, na każdym dokumencie należy również zaznaczyć, której pozycji w zestawieniu wydatków dotyczy dany dokument. Niezastosowanie się do ww. wskazówek dotyczących ułożenia dokumentów będzie skutkowało odesłaniem ich do beneficjenta wraz z prośbą o prawidłowe ułożenie i/lub oznaczenie. Dokumentowanie procedury udzielania zamówieńW przypadku zlecania kontraktów zgodnie z art. II.9 umowy finansowej należy złożyć do COPE MSW dokumentację potwierdzającą właściwe przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy.(oryginały albo kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) dotyczącą wyboru wykonawcy (wraz z raportem finansowym/poświadczeniem, w którym został ujęty wydatek związany z danym zamówieniem

5.2 Potwierdzanie dokumentów

Wszelkie dokumenty źródłowe przekazywane dla celów poświadczania wydatków winny być kserokopiami sporządzonymi z oryginałów dokumentów, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby. Należy przez to rozumieć kserokopię zawierającą klauzulę „za zgodność z oryginałem” opatrzoną podpisem osoby do tego upoważnionej wraz z imienną pieczątką tej osoby lub w przypadku braku imiennej pieczątki – czytelny podpis.

Wszelkie zestawienia (za wyjątkiem Zestawienia wydatków kwalifikowanych stanowiącego załącznik do Wniosku o płatność) i kalkulacje przygotowywane dla celów poświadczenia wydatków winny być podpisane przez osobę, która je sporządziła oraz zatwierdzone przez upoważnioną u beneficjenta osobę. Oryginały zestawień i kalkulacji winny być przechowywane przez beneficjenta projektu. Dla celów poświadczania wydatków przez ID należy przesłać ich kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem zgodnie z ww. zasadą. Oświadczenia przygotowywane dla potrzeb poświadczania wydatków przez ID winny być przesyłane w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych beneficjent sporządza ich kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną u beneficjenta osobę.

Zestawienie wydatków kwalifikowanych stanowiące załącznik nr 1 do Wniosku o płatność jest podpisywane przez upoważnioną u beneficjenta osobę i przesyłane do ID w oryginale.

59

Dla własnych celów archiwizacyjnych beneficjent sporządza kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez upoważnioną u beneficjenta osobę.

UWAGA!Niezastosowanie się do ww. wskazówek może skutkować odesłaniem niepotwierdzonych lub niewłaściwie potwierdzonych dokumentów do beneficjenta wraz z prośbą o ich prawidłowe potwierdzenie.

5.3 Zadania Instytucji Delegowanej

Zgodnie z założeniami Systemu Zarządzania i Kontroli celem działań Instytucji Delegowanej w odniesieniu do poświadczania wydatków jest zapewnienie, że zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zostały rzeczywiście poniesione, towary i usługi zostały dostarczone zgodnie z zatwierdzoną umową finansową oraz, że projekt jest realizowany a wydatki ponoszone są zgodne z obowiązującymi zasadami unijnymi i krajowymi.

Ustanowione w tym celu procedury kontrolne mają na celu w szczególności weryfikację następujących kwestii:

czy zostały zachowane przepisy dotyczące kwalifikowalności wydatków wynikające z dokumentów wymienionych w rozdziale 3.1 niniejszych wytycznych,

czy wybór wykonawców usług, dostaw i robót w ramach projektu został dokonany w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,

czy postępy z realizacji projektu zostały jasno i w pełni odzwierciedlone w przygotowanej przez beneficjenta dokumentacji oraz czy istnieje możliwość natychmiastowego wglądu do ewidencji działań, które były wykonane, dostaw towarów i usług, oraz robót zarówno w toku, jak i ukończonych,

czy koszty, wydatki i przychody projektu zostały rzetelnie i wiarygodnie zaewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym a także, w przypadku zakupów sprzętu i oprogramowania, czy prawidłowo zaewidencjonowano środki trwałe i wartości niematerialne i prawne,

czy koszty, wydatki i przychody projektu zostały właściwie udokumentowane, czy projekt jest wdrażany zgodnie z założeniami podpisanej umowy finansowej.

ID realizuje ww. zadania poprzez kontrole dokumentów przedstawianych przez beneficjenta projektu, a także poprzez kontrole/wizyty monitorujące w siedzibie beneficjenta projektu oraz/lub w miejscu realizacji projektu.

ID wspomaga również instytucje wymienione w rozdziale 5.4 niniejszych Wytycznych w przeprowadzanych przez nich kontrolach i audytach.

W realizację ww. zadań zaangażowane są następujące Zespoły/Sekcje ID:- kwestie merytoryczne – Zespół Migracji i Azylu,- kwestie formalno-rachunkowe – Sekcja Rozliczeń w Zespole Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Aktualne dane kontaktowe do pracowników ww. Zespołów/Sekcji znajdują się na stronie internetowej ID www.copemsw.pl .

5.4 Inne instytucje upoważnione do kontroli i audytu

Pozostałymi jednostkami upoważnionymi do kontrolowania dokumentacji związanej z realizacją projektu są w szczególności:

- Departament Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Europejskich MSW jako Instytucja Odpowiedzialna,

- Ministerstwo Finansów jako Instytucja Certyfikująca, - Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wraz z podległymi mu jednostkami tj.

Departamentem Ochrony Interesów Finansowych UE w Ministerstwie Finansów i Urzędami Kontroli Skarbowej jako Instytucja Audytowa,

60

- służby Komisji Europejskiej,- Europejski Trybunał Obrachunkowy,- Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF),- inne podmioty upoważnione do działania w imieniu ww. instytucji.

Kontrole ww. instytucji mogą odbywać się w okresie realizacji projektu, a także po jego zakończeniu. Wobec czego szczególnie ważna jest właściwa archiwizacja dokumentacji projektu.

Beneficjent zobowiązany jest udostępnić lub przekazać na żądanie ww. instytucji wszelkie dokumenty i informacje dotyczące realizacji projektu.

61