Rekord.ERP w GGG Sp. z o.o.

Firma GGG istnieje od 1998 roku i ma siedzibę w Radomiu. Jako ekspert w dziedzi-nie produkcji detali precyzyjnych oferuje usługi obróbki w technice CNC oraz mon-tażu mechanicznego. Firma zapewnia szeroki zakres usług - począwszy od obróbki i wykonania pojedynczych detali, poprzez produkcję i dostawy partii produkcyjnych,

do budowy i wykonawstwa kompletnych podzespołów lub urządzeń.

magazyn użytkowników pakietu Rekord.ERP25

GGG Sp. z o.o. oferuje produkcję prototypów oraz wpar-cie inżynierskie, techniczne i produkcyjne w procesie roz-woju nowych produktów. Wykonuje precyzyjne frezowanie i toczenie CNC, a także wiercenie długich otworów, kwalifi-kowane spawanie i montaże mechaniczne. GGG jest firmą zarządzaną rodzinnie, wspieraną przez zespół profesjona-listów., która zatrudnia obecnie 185 pracowników i posiada ponad 50 nowoczesnych obrabiarek sterowanych nume-ryczne. Priorytetem dla Zarządu jest utrzymanie silnej po-zycji w branży produkcji na zlecenie i realizacji usług pro-dukcyjnych. Firma posiada certyfikowany system zarządza-nia jakością ISO 9001:2008 i jest beneficjentem wielu kra-jowych oraz regionalnych programów wsparcia inwestycyj-nego dedykowanego dla przedsiębiorstw.

Marek MoskalAdministrator systemu ze strony GGG Sp. z o.o.:

Wraz z rozwojem firmy i wzrostem wymagań ze strony klientów Kierownictwo GGG Sp. z o.o. doszło do wniosku, że ówczesny system ERP nie był w stanie spełnić stawia-nych przed nim wymagań. Mieliśmy pełną świadomość, że wybór nowego systemu ERP jest strategiczną decyzją, któ-rej efekty będą odczuwalne przez wiele lat. Dobrze wdro-żony system może być dla firmy źródłem przewagi kon-kurencyjnej i przynieść jej wymierne korzyści. Źle dobra-ne lub nieumiejętnie wdrożone oprogramowanie, zamiast

pomagać, może być dodatkowym obciążeniem i spowal-niać rozwój przedsiębiorstwa. Z tego względu do proce-su wyboru dostawcy rozwiązania informatycznego pode-szliśmy bardzo poważnie i w efekcie poświęciliśmy na ten etap kilka miesięcy. Spotkaliśmy się z wieloma przedstawi-cielami zarówno polskich, jak i zagranicznych firm. Podczas prezentacji, poza oceną samego oprogramowania i jego możliwości, zwracaliśmy szczególną uwagę na doświad-czenie zespołów i profesjonalizm prezentowanych rozwią-zań. Szukaliśmy bowiem rozwiązania i partnera na lata, a nie wyłącznie sprzedawcy licencji. Za wyborem systemu Rekord.ERP przemawiała wiedza i doświadczenie jej pra-cowników, bogata lista referencyjna oraz dotychczasowe działania firmy nakierowane na budowanie trwałych relacji zarówno z klientami, jak i ze współpracownikami. W prze-świadczeniu, że firma Rekord jest wiarygodnym partnerem utwierdziły nas również wizyty zarówno w jej siedzibie, jak i w jednym z przedsiębiorstw, w którym system funkcjono-wał od lat.

Właściciele i Kierownictwo GGG zdawało sobie sprawę z faktu, że wdrożenie systemu ERP to symultaniczna praca po stronie dostawcy oprogramowania oraz samego przed-siębiorstwa. Jeszcze przed podpisaniem umowy zlecono mi opisanie, zgodnie z metodologią BPMN, najważniej-szych procesów zachodzących w firmie. Wiedza, jaką zdo-byłem podczas tego procesu okazała się bardzo pomocna przy koordynowaniu prac wdrożeniowych.

magazyn użytkowników pakietu Rekord.ERP26

Duży nakład pracy poświęcony na wybór dostawcy przy-niósł oczekiwane rezultaty podczas całego procesu reali-zacji wdrożenia. Pan Rafał Otocki - Szef Projektu po stronie Rekordu - okazał się osobą, której kompetencje i wiedza informatyczna, a także znajomość systemu była dla wdro-żenia równie istotna, jak doświadczenie i wiedza z zakresu operacyjnego funkcjonowania przedsiębiorstwa produk-cyjnego. Dzięki temu zyskaliśmy partnera, który nie tylko rozumiał nasze problemy, ale również - gdy miało to zna-czenie - potrafił nam wskazać, że na niektóre zagadnienia możemy spojrzeć z innej perspektywy. Jednocześnie Re-kord był też gotowy do dostosowywania swoich standar-dowych rozwiązań do naszych indywidulanych potrzeb. Z perspektywy czasu jestem przekonany, że tego rodzaju współpraca i wybór najlepszych rozwiązań jest drogą opty-malną i przynosi korzyści dla rozwoju obu przedsiębiorstw.Wdrożenie w GGG Sp. z o.o. było o tyle łatwiejsze, że po-przedni system ERP nie był w pełni zintegrowany. Z tego powodu proces wdrożenia mogliśmy przeprowadzać eta-pami, bez zakłócania operacyjnego funkcjonowania przed-siębiorstwa. W pierwszej kolejności uruchomione zostały procesy związane z obsługą klienta. Dzięki temu, mogli-śmy wszystkie siły skoncentrować na tym, by klient nie od-czuł negatywnych skutków zmiany oprogramowania. Ten cel udało nam się osiągnąć zgodnie z planem. Dalszymi etapami wdrożenia objęte zostały produkcja, magazyno-wanie, księgowość oraz kadry i płace. Na każdym etapie wdrożenia mogliśmy liczyć na wsparcie ze strony naszych partnerów z Rekordu, w tym - w bardzo ważnym etapie dopasowania odpowiedniej infrastruktury fizycznej. Wiele elementów realizowanych było jako projekty pilotażowe. Dzięki temu mogliśmy rozpoznać większość problemów, które stanęły przed nami podczas wdrożenia. Tego typu podejście pozwoliło nam uniknąć sytuacji, w której wdro-żenie systemu mogłoby zakłócić procesy realizowane w przedsiębiorstwie. Problemów, których nie udało się ziden-tyfikować podczas pilotażu było na tyle mało, że byliśmy w stanie na bieżąco rozwiązywać je samodzielnie, bądź we współpracy z Rekordem - bez szkody dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na fakt, że pro-blemy z oprogramowaniem mogły być rozwiązywane we własnym zakresie. Było to możliwe dzięki polityce wdroże-nia, jaką prowadzi Rekord. Poza dostarczonym oprogra-mowaniem ERP oraz czasem poświęconym na dostosowa-nie systemu, producent oprogramowania zapewnia rów-nież narzędzia i wiedzę potrzebną do rozbudowy systemu

przez użytkownika. Godziny poświęcone na dostosowanie systemu były dla mnie jednocześnie godzinami szkolenio-wymi. Mimo iż wcześniej w zasadzie nie miałem doświad-czeń w programowaniu, obecnie jestem w stanie tworzyć w Rekord.ERP autorskie rozwiązania, z których mogą ko-rzystać pracownicy GGG. Sądzę, że tego typu podejście firmy Rekord, jest bardzo cenne, a zarazem unikalne wśród firm oferujących rozwiązania klasy ERP. Umożliwia ono po-łączenie wiedzy informatycznej z zakresu działania syste-mu, skupionej po stronie producenta oprogramowania, z wiedzą na temat funkcjonowania firmy, będącą po stro-nie klienta. Synergia obu tych czynników może przynieść naprawdę korzystne rezultaty.

Osobiście największą satysfakcję przynosi mi wprowadza-nie w życie rozwiązań, określanych wcześniej przez mo-ich współpracowników jako „niemożliwe do zrealizowania”. Teraz, gdy są one na co dzień wykorzystywane, motywują mnie do dalszej pracy i ciągłego doskonalenia systemu. Je-stem przekonany, że z dobrym partnerem jesteśmy w sta-nie skutecznie podjąć się rzeczy „niewykonalnych”.

Warto zwrócić uagę na fakt, że pro-

blemy z oprogramowaniem mogły być rozwiązane we własnym zakresie. Było

to możliwe dzięki polityce wdroże-nia, jaką prowadzi Rekord. Poza dostar-czanym oprogramowaniem ERP oraz czasem poświęconym na dostosowa-

nie systemu, producent oprogramowa-nia zapewnia również narzędzia i wie-dzę potrzebną do rozbudowy systemu

przez użytkownika.

magazyn użytkowników pakietu Rekord.ERP27

Janusz TrojanowskiPrezes Zarządu GGG Sp. z o.o.:

Uznaliśmy, że w dynamicznie zmieniającej się rze-czywistości rynkowej, jednym z kluczowych czynni-ków sukcesu GGG Sp. z o.o. jest zbudowanie kompe-tencji w procesie permanentnego rozwijania i udo-skonalania systemu zarządzania przedsiębiorstwem. W tym kontekście postawiliśmy sobie za zadanie wdro-żenie takiego zintegrowanego narzędzia informatycz-nego, które będzie skutecznie wspierało wszystkie pro-cesy biznesowe w firmie, także w przyszłości i będzie na tyle elastyczne, aby była możliwość jego płynne-go i systematycznego rozwijania oraz dostosowywa-nia do zmieniających się potrzeb biznesowych. Wybór i wdrożenie aplikacji Rekord.ERP w GGG Sp. z o.o. przy-niosło bardzo wiele pozytywnych efektów. Zyskaliśmy narzędzie, które zapewnia nam dostęp do danych cha-rakteryzujących się integralnością i kompletnością. Do-stęp ten jest realizowany w odpowiednim czasie i for-mie, jak również umożliwia nam podejmowanie bar-dziej trafnych i skutecznych decyzji. Jednocześnie zy-skaliśmy wszechstronną platformę do codziennej współpracy z naszymi klientami. Dzięki szybszemu do-stępowi do informacji jesteśmy w stanie lepiej plano-wać i organizować pracę naszego zespołu oraz efek-tywniej wykorzystywać dostępne zasoby. Wiele czyn-ności, wykonywanych dotychczas przez pracowników, system Rekord.ERP wykonuje obecnie automatycznie. Usprawniony i usystematyzowany został proces obie-gu i wymiany danych oraz informacji pomiędzy komór-kami organizacyjnymi na wszystkich poziomach kom-petencyjnych przedsiębiorstwa. Wdrożone rozwiąza-nia przyspieszyły proces realizacji zamówień i pośred-nio zwiększyły elastyczność przedsiębiorstwa w reak-cji na zmieniające się oczekiwania naszych klientów. Pełna integracja wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie w układzie dynamicznym sprawi-ła, że możemy na bieżąco analizować dane z różnych etapów procesu i szybciej reagować na wykryte nie-prawidłowości. O korzyściach płynących z wdrożenia najlepiej świadczy fakt, że obecnie coraz więcej pra-cowników chce rozszerzać swoje możliwości korzysta-nia z systemu. Na podstawie dotychczasowej udanej

współpracy i osiągniętych rezultatów, jestem zadowo-lony z dokonanego wyboru systemu Rekord.ERP. Za-rząd i pracownicy Rekord SI wykazali się profesjona-lizmem, wiarygodnością i partnerskim podejściem na wszystkich etapach współpracy.

Rafał OtockiKierownik wdrożenia ze strony REKORD SI sp. z o.o.:

Wdrożenie w GGG Sp. z o.o. stanowiło spore wyzwanie z uwagi nie tylko na korzyści, jakie dawał dotychczasowy system autorstwa niemieckiego producenta oprogramo-wania do zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym, ale przede wszystkim ze względu na nowatorską struktu-rę organizacyjną o silnej orientacji projektowej. Na szczę-ście, trafiliśmy na Klienta o wysokich oczekiwaniach, któ-rym mogliśmy sprostać i przy ogromnym zaangażowaniu obu stron zadanie wdrożenia z każdym miesiącem nie tyl-ko stawało się coraz bardziej inspirujące dla nas jako au-torów systemu, ale także otwierało nowe perspektywy roz-wojowe dla firmy GGG.

Proces wdrożenia, poprzedzony stosunkowo krótką ana-lizą przedwdrożeniową, posiadał charakter ewolucyjny i opierał się na ciągłym prowadzeniu prac dostosowaw-czych. Naszym pierwszym i podstawowym celem było przejęcie funkcjonalności systemów odpowiedzialnych za zarządzanie procesem wytwarzania i nadzorowanie wysy-łek wyrobu gotowego do klientów. Sporym ułatwieniem był fakt, że firma GGG znajdowała się w dynamicznej fazie wzrostowej, jeśli chodzi o organizację magazynów, dzię-ki czemu obszar zarządzania logistyką wyrobów pozwalał na bardziej elastyczne podejście, niż przyjęło się stosować w standardowych wdrożeniach. Przede wszystkim udało się osiągnąć cel, jakim jest zarządzenie stanami magazy-nowymi bez konieczności operowania sztywnymi reguła-mi. Rozbudowa systemu ewidencji zamówień od odbior-ców wraz z dostosowaniem do struktury dwupoziomowej zamówień (ramowe i bieżące) oraz zastosowanie dyspo-zycji magazynowych pozwoliła uzyskać bardzo elastycz-ne rozwiązanie, które uniezależniło obsługę handlową od fazy organizacji magazynów składowania z dokładnością do numerowanych lokalizacji.

magazyn użytkowników pakietu Rekord.ERP28

Kolejnym wyzwaniem stało się przystosowanie wielomo-dułowej budowy systemu do pracy projektowej, w której osoba odpowiedzialna za cały proces obsługi zamówie-nia musi nadzorować dane począwszy od oferty, przez do-kumentację produkcyjną, logistykę zakupów, aż po mo-nitorowanie zaawansowania produkcji. Dzięki wdrożeniu w firmie GGG system Rekord.ERP zyskał na ergonomii pracy w wielu modułach jednocześnie poprzez rozbudowę szyb-kich dostępów pomiędzy kartotekami ewidencyjnymi.Wysokie normy i wymagania jakościowe dotyczące pro-dukowanych komponentów wymusiły większą precyzję in-formacji identyfikujących wszystkie podzespoły i materia-ły zastosowane w procesie produkcji oraz przyczyniły się do wzbogacenia bazy danych o możliwości gromadzenia dokumentów związanych z danym projektem na każdym etapie jego realizacji. Dedykowane wspomaganie systemu w zakresie kontroli jakości, przystosowanie systemu w za-kresie 2-etapowej rejestracji produkcji oraz model zarzą-dzania zleceniami przewyższyło wszystkie dotychczasowe rozwiązania stosowane we wcześniejszych wdrożeniach Rekordu.

Zdolności analityczne i zaangażowanie zespołu ze strony firmy GGG Sp. z o.o. sprawiły, że realizacja trudnych i am-

Dzięki wdrożeniu w firmie GGG system Rekord.ERP zyskał na ergonomii pra-

cy w wielu modułach jednocześnie po-przez rozbudowę szybkich dostępów pomiędzy kartotekami ewidencyjnymi.Wysokie normy i wymagania jakościo-we dotyczące produkowanych kompo-nentów wymusiły większą precyzję in-

formacji identyfikujących wszystkie pod-zespoły i materiały zastosowane w pro-cesie produkcji oraz przyczyniły się do

wzbogacenia bazy danych o możliwości gromadzenia dokumentów związanych z danym projektem na każdym etapie

jego realizacji.

bitnych celów postawionych przed wdrożeniowcem oka-zały się kluczem do sukcesu, którym jest sprawnie działa-jący system obejmujący kluczowe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa.