Zapytanie ofertowe:

Niniejszy dokument stanowi zaproszenie złożone przez Organizatora zainteresowanym Oferentom do złożenia oferty handlowej w ramach zapytania o realizację usług w ramach projektu Zakup telefonów komórkowych – umowa ramowa.

Dokument składa się z części określających formę oferty do projektu:I. Informacje dotyczące składania ofert w postępowaniu ofertowym,

A. Adresaci Zapytania ofertowego;B. Forma, jakiej powinna odpowiadać oferta;C. Schemat sporządzenia zawartości oferty;D. Pytania i informacje wyjaśniające, dane kontaktowe Organizatora;E. Dokumenty uzupełniające, które należy dołączyć do oferty.

II. Specyfikacja wymagań odnośnie przedmiotu oferty,III. Wymagania dotyczące składników ceny i oferty cenowej,IV. Wymagania dotyczące warunków umownych,V. Oświadczenie Oferenta o zachowaniu poufności.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 1 z 9

I. Informacje dotyczące składania ofert w postępowaniu ofertowym

1. Zaleca się, aby Oferent wnikliwie przeanalizował wszystkie wskazówki dotyczące składania ofert i w pełni się do nich zastosował.

2. Niniejszy dokument stanowi zaproszenie do rokowań w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego, a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. Kodeksu Cywilnego.

3. Oferty złożone w odpowiedzi na niniejszy dokument będą podstawą do dalszych negocjacji z wybranym Oferentem (lub Oferentami), dotyczących szczegółów technicznych, jak też zaoferowanych warunków handlowych. W przypadku negatywnego wyniku negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami, Organizator zastrzega sobie prawo rozpoczęcia negocjacji z innym Oferentem uczestniczącym w konkursie ofert.

4. W wyniku zaproszenia Oferenta do dalszych rozmów Organizator określi zasady nawiązania współpracy z Oferentem, co jednakże nie zobowiązuje go do podpisania umowy i nie oznacza przyjęcia oferty.

5. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia oferty w całości albo w części i do nawiązania współpracy z Oferentem w dowolnym zakresie określonym przez niniejszy dokument.

6. Wynikiem rozpatrzenia ofert może być:

a) odrzucenie oferty,b) zaproszenie do dalszych rozmów i negocjacji wybranego Oferenta (lub

Oferentów),c) wstrzymanie postępowania ofertowego i unieważnienie konkursu ofert.

7. Oferta może zostać odrzucona jeżeli:

a) nie odpowiada w sposób oczywisty warunkom postępowania;b) została złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów;c) jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej treści;d) została złożona po terminie.

8. Organizator zastrzega sobie prawo do anulowania sesji rozpatrywania ofert, wstrzymania postępowania ofertowego oraz odwołania i unieważnienia konkursu ofert lub odrzucenia oferty bez podawania jakichkolwiek przyczyn. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Organizatorowi z tego tytułu.

9. O akceptacji lub odrzuceniu konkretnej oferty Oferenci zostaną poinformowani w formie elektronicznej.

10. W przypadku wydłużenia okresu rozpatrywania ofert, Organizator zobowiązuje się do poinformowania o tym fakcie wszystkich Oferentów.

11. Organizator oświadcza, że niniejsze postępowanie ofertowe podlega prawu polskiemu, jak również prawu polskiemu będzie podlegać ewentualnie zawarte w wyniku postępowania zamówienie/umowa na wykonanie przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 2 z 9

A. Adresaci Zapytania ofertowego

1. Niniejsze zapytanie kieruje się do zainteresowanych Oferentów. Wszystkich Oferentów obowiązują jednakowe warunki postępowania.

2. Organizator nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy oferenci ubiegający się o realizację przedmiotu postępowania będą traktowani na równych prawach z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji.

B. Forma, jakiej powinna odpowiadać oferta

W procesie analizy i oceny będą uczestniczyć oferty spełniające poniższe warunki:

1. Oferta wraz z kompletem dokumentów ma być dostarczona w formie elektronicznej przez system Logintrade.

2. Preferowany przez Organizatora edytorem tekstów jest Microsoft Word, preferowanym arkuszem kalkulacyjnym – Microsoft Excel a edytorem graficznym – Microsoft Visio. Dopuszcza się pliki w formacie *.pdf, jednak uprasza się Oferentów o dostarczenie wersji edytowalnych tych plików w preferowanych przez Organizatora formatach.

3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

4. Oferent winien udzielić odpowiedzi na każdy z punktów zapytania o ofertę odnoszącego się do wskazanych wymagań (bez odwołania się do innych dokumentów).

5. Oferta powinna być kompletna i zawierać wszystkie wymagane wyjaśnienia, załączniki i propozycje Oferenta, wskazane w niniejszym dokumencie. Kolejność zamieszczanych informacji oraz nazewnictwo rozdziałów i załączników powinny być zgodne z przedstawionymi w pkt C.

6. Oferta powinna być umieszczona na platformie Logintrade w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26 maja 2017 g. 12.00.

C. Schemat sporządzenia zawartości oferty

Oferta powinna być sporządzona według następującego schematu:

1.1. Streszczenie dla kierownictwa. Rozdział ten powinien zawierać podsumowanie najważniejszych informacji zawartych w ofercie (maksimum 1-2 strony).

1.2. Informacje o Oferencie (maksimum 1-2 strony).

1.3. Opis doświadczenia Oferenta w przedmiotowym zakresie. Ponadto zamieszczenie referencji Oferenta w zakresie opisanym w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

1.3.1. Referencje powinny dotyczyć podmiotów krajowych jak i zagranicznych, uwzględniać sektory branżowe ze szczególnym naciskiem na energetykę.

1.3.2. Referencje powinny umożliwiać kontakt telefoniczny bądź mailowy ze wskazanymi reprezentantami firm na żądanie Organizatora.

1.4. Oferta składająca się z elementów wskazanych w części II do niniejszego zapytania.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 3 z 9

1.5. Oferta cenowa powinna być zgodna z wymaganiami opisanymi w części III niniejszego zapytania oraz kompletna tj. Organizator nie będzie zobowiązany do ponoszenia innych kosztów niż przewidziane w ofercie.

1.6. Lista i wymiar zasobów niezwiązanych z personelem, wymaganych od przez Oferenta – stanowiska pracy, sale, licencje, autoryzacje, itd.

1.7. Inne warunki proponowane przez Oferenta.

1.8. W przypadku wyrażenia przez Oferenta zamiaru powierzenia realizacji przedmiotu niniejszego zapytania bądź jego części podwykonawcom, wymaganiem jest wskazanie ich w ofercie. Wymaganiem Organizatora jest, aby żadna część dostarczanego rozwiązania nie była powierzona do realizacji podwykonawcom bez jego pisemnej zgody.

1.9. Oferent powinien określić zakres oczekiwanego zaangażowania ze strony Organizatora.

1.10. Sprawozdanie finansowe za rok poprzedzający wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta.

D. Pytania i informacje wyjaśniające, kontakt do Organizatora

1. Pytania mogą być kierowane przez Oferenta nie później niż do 23 maja 2017 r. do godz. 12:00, aby umożliwić udzielenie odpowiedzi Oferentom przed upływem terminu składania ofert.

2. Organizator ma prawo do nieudzielenia odpowiedzi na pytania, bez podawania przyczyny.

E. Dokumenty uzupełniające, które należy dołączyć do oferty:

1. W przypadku podpisania dokumentów przez osoby inne niż uprawnione do reprezentacji Oferenta zgodnie z odpisem z KRS – należy dołączyć ważne pełnomocnictwa.

2. Dokumenty określające status Oferenta nie starsze niż jeden miesiąc:2.1. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informujące o braku

zaległości w płatnościach składek na ubezpieczenia społeczne.

2.2. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego informujące o braku zaległości podatkowych.

3. Podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji oświadczenie (wszystkie punkty na jednej stronie) o tym, iż:

3.1. Oferent posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do realizacji przedmiotu oferty,

3.2. Wszystkie informacje przedstawione w ofercie są prawdziwe,

3.3. Oferent utrzyma ważność oferty w terminie 3 miesięcy od daty złożenia oferty. Jeżeli oferta nie będzie zawierać daty obowiązywania, Organizator przyjmuje, iż obowiązuje ona przez 90 dni od daty jej otrzymania.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 4 z 9

3.4. W stosunku do Oferenta nie wszczęto postępowania upadłościowego, likwidacyjnego ani naprawczego ani nie jest upadłością ani likwidacją zagrożony,

3.5. Oferowane w ramach konkursu ofert usługi nie będą naruszać praw autorskich i licencji przysługujących osobom trzecim.

3.6. Oddelegowani pracownicy Oferenta spełnią warunki określone procedurami mówiącymi o dostępie fizycznym do siedziby Organizatora i dostępu do systemów.

4. Podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji, oświadczenie o zachowaniu poufności, zgodne z wzorem w części V niniejszego dokumentu.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 5 z 9

II. Specyfikacja wymagań odnośnie przedmiotu oferty

1. Modele telefonów:

i. Samsung X-Cover 3ii. Samsung X-Cover 4

iii. Samsung A5iv. Samsung S6v. Samsung S7

vi. Samsung S8vii. IPhone 6

viii. IPhone 6Six. IPhone 6S Plusx. IPhone 7

xi. IPhone 7 Plus

2. Parametry telefonów:

i. Android 6.0ii. 1,5 GB RAM

3. Ilość do roku 2019 - 3000 sztuk aparatów4. Maksymalny czas życia telefonu szacujemy na 2,5 roku5. Serwis z jednym punktem kontaktu w Warszawie6. Oprogramowanie PKPE będzie preinstalowane przez dostawcę (Famoc, Portal HR-y

Sapphire)7. Telefony nie mogą być brandowane, NIE-ODOPERATORSKIE8. Konfiguracja karty i telefonu z jednej konsoli9. Bez magazynowania; dostawa zamówienia kurierem do lokalizacji

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 6 z 9

III. Wymagania dotyczące składników ceny i oferty cenowej

1. Oferta cenowa powinna zawierać koszt wykonania całości produktów i prac ujętych w ofercie wraz z ewentualnym harmonogramem płatności. Oferta cenowa powinna składać się z następujących składników:

1.1.Koszt konkretnych modeli telefonów wymienionych w punkcie II wraz z dostawą.

2. Oferent powinien zawrzeć informację o zastosowanych upustach własnych, jeśli taka sytuacja zachodzi.

3. Organizator nie akceptuje płatności zaliczkowych. Termin płatności wynosi 30 dni.

4. Wszystkie ceny dotyczące usług związanych z oferowanym zakresem usług powinny być wyrażone w złotych polskich (PLN).

5. Wszystkie przedstawione ceny powinny być cenami netto bez podatku VAT.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 7 z 9

IV. Wymagania dotyczące warunków umownych.

Oferent może przedstawić swoje oczekiwania odnośnie warunków umownych.

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 8 z 9

V. Oświadczenie Oferenta o zachowaniu poufności

OŚWIADCZENIE OFERENTA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

1. Niniejszym ................................ (wpisać nazwę Oferenta), zwany dalej Oferentem, oświadcza, iż zobowiązuje się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji, w tym określonych w ust. 2, które uzyska w związku z udziałem w przeprowadzanym konkursie ofert na wybór dostawcy do realizacji projektu Zakup telefonów komórkowych – Umowa ramowa („Informacje Poufne”).

2. Tajemnicą objęte są w szczególności informacje pisemne, określone jako poufne lub zastrzeżone, jak również wszelkiego rodzaju i o różnym charakterze informacje, materiały, opracowania i tym podobne przekazane ustnie, pisemnie, lub w jakiejkolwiek innej formie choćby nie były oznaczone jako poufne lub zastrzeżone;

3. Ponadto Oferent oświadcza, iż nie będzie także:a. udostępniać Informacji Poufnych do wiadomości osobom nieuprawnionym,b. przenosić Informacji Poufnych jakąkolwiek drogą na rzecz osób trzecich,c. czerpać korzyści z udostępniania Informacji Poufnych,d. oferować do zbycia Informacji Poufnych.

4. Oferent przyjmuje obowiązek zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich Informacji Poufnych przez cały okres trwania konkursu ofert, jak również w okresie jednego roku po zakończeniu udziału w konkursie ofert. Okres ten liczy się od końca roku, w którym nastąpiło zakończenie udziału w konkursie ofert.

5. W przypadku niedochowania przez Oferenta zobowiązań wynikających z niniejszego Oświadczenia, Zamawiający ma prawo do obciążenia Oferenta karą w wysokości 50.000 PLN (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) za każdy przypadek naruszenia.

6. W przypadku, gdy zastrzeżona w ust. 6 kara nie pokryje poniesionej przez Zamawiającego szkody, Strony ustalają, iż Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo do dochodzenia od Oferenta odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

..........................................................................................................................(podpis osoby / osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań na rzecz Oferenta)

Warszawa, dnia ......................... 201… roku

Dokument ma charakter poufny, może zostać wykorzystany tylko i wyłącznie dla potrzeb udzielenia odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Jakiekolwiek jego kopiowanie lub ujawnianie informacji w nim zawartych jest zakazane.

Strona 9 z 9