5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

1/8

OdbiorcaKlient Biznesowy

Data:08.2011_ wersja 1.0

Dokument przygotowany przez:

DC S.A. i PrimeSoft Polska sp. z o.o.

OPIS SYSTEMU

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

2/8

Stron

a2

1ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTW_V-DESKZastosowanie Systemu VDesk w przedsibiorstwie lub firmie nie tylko uatwia

zarzdzanie dokumentami, ale rwnie skutecznie obnia koszty. Poniej przedstawiono

przykadowa analiz korzyci finansowych ROI, wynikajcych z wdroenia obiegu

elektronicznego faktur kosztowych z wykorzystaniem aplikacji V-Desk.

Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie podejcia analitycznego i wykazania

opacalnoci wdroenia systemu V-Desk. Zastosowane dane s przykadowymi i mog by

przez klienta samodzielnie dopasowane do jego przedsibiorstwa.

Na yczenie klienta, DC S.A. moe wykona tak analiz, ktra bdzie dedykowana dlaPastwa firmy.

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

3/8

Stron

a3

2ANALIZA ROIDecydujc si na wybr Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentw naley pamita o

dogbnej analizie kosztw oraz zyskw jakie przyniesie za sob projekt. Celem nadrzdnym

projektu z punktu widzenia inwestora jest wzrost wartoci przedsibiorstwa, a tym samym

wzrost stanu posiadania (bogactwa) jego wacicieli. Poniej prezentujemy list cech systemu

bezporednio oddziaywujcych na zyski pynce z implementacji rozwizania V-Desk.

ANALIZA SPOECZNA2.1

W analizie spoecznej rozwiza tego typu wane s aspekty relacji midzy

pracownikami wewntrz organizacji i relacji midzy firmami w kontaktach biznesowych.Mona tu zwrci uwag na nastpujce zagadnienia:

1. Odszukiwanie dokumentw trwa znacznie krcej dziki czemu unikamy frustracjipracownikw, ktni zwizanych z napit atmosfer w przedsibiorstwie.

2. Logi wszystkich ruchw w systemie s zapisywane, co pozwala na dokadneprzypisywanie odpowiedzialnoci za wykonywane zadania.

3. Pena kontrola dziaa pracownikw okazuje si by czynnikiem motywujcym dowydajnej pracy.

4. Moliwo przesyania komunikatw w systemie dziki czemu pracownicy majmoliwo wymiany uwag dotyczcych realizowanych spraw, co jednoczenie

pozwala unikn marnotrawstwa czasu powicanego na przemieszczanie si

pomidzy biurami.

Ocena jakociowa i ilociowa tych zagadnie pozostaje wyczn domen firmy. Wiemy

jednak jak bardzo dobre relacje midzy podmiotami potrafi przekada si na wymierne

zyski przedsibiorstwa i jak bardzo destrukcyjne potrafi by relacje, ktre zostay

nadszarpnite przez niedoskonae dziaania operacyjne.

ANALIZA EKONOMICZNA2.2

W analizie ekonomicznej istnieje moliwo precyzyjnego policzenia korzyci

finansowych uycia narzdzia informatycznego takiego jak V-Desk. Przykad podejcia do

takich estymacji zostaprzedstawiony poniej.

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

4/8

Stron

a4

Wyeliminowanie drogi papierowej z obiegu dokumentw, a co za tym idzie2.2.1

oszczdno papieru, tuszu, urzdze ksero itp.

Ryza 500 kartek papieru kosztuje ok. 20,00 z

Tusz do drukarki kosztuje ok. 70,00 z

Czas wykonania 500 kartek ksero to ok. 500 x 0,5 min. = 250 minut = 4,2 godziny

Godzina pracy Twojego pracownika to koszt ok. 20,00 z

Przy zaoeniu, e miesicznie procesowanych jest ok 2000 dokumentw, z czego kady jest

co najmniej raz powielany. Ponosimy miesiczny koszt:

2000 kartek papieru -------------------------- 80,00 z

Tusz do drukarki -------------------------- 70,00 z

Praca przy kopiowaniu ----------------------- 336,00 z

Miesiczny koszt powielania dokumentw to 486,00 z

W przypadku korzystania z systemu V-Desk nie ma koniecznoci kopiowania dokumentw, a

co za tym idzie miesiczna oszczdno z zaprzestania kopiowania dokumentw to 486,00 z.

Eliminacja drogi papierowej to jednoczenie oszczdno miejsc przechowywania2.2.2

dokumentw.

Zakup segregatora 500 kartek ----------------------- 50,00 z

Przechowywanie dokumentw ---------------------- 5,32 z netto za 1 segregator/ rocznie (ofertajednej z firm archiwizacyjnych)

Koszt niszczenia dokumentw ---------------------- 3,10 z / 1 segregator (oferta jednej z firm

zajmujcych si niszczeniem dokumentw.Przy zaoeniu, e miesicznie procesowanych jest ok 2000 dokumentw, z czego kady jestco najmniej raz powielany i konieczne jest jego pniejsze archiwizowanie bd niszczenie.Ponosimy miesiczny koszt:

Zakup segregatorw ----------------------- 200,00 z

Przechowywanie dokumentw --------- 21,28 z

Niszczenie dokumentw ----------------- 12,40 z

Miesiczny koszt przechowywania i niszczenia dokumentw to 233,68 z

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

5/8

Stron

a5

W przypadku korzystania z systemu V-Desk nie ma koniecznoci tworzenia dodatkowych

miejsc przechowywania dokumentw, jak rwnie ich niszczenia. Miesicznaoszczdno to

233,68 z.

Wyszukiwanie dokumentw2.2.3

Czas wyszukiwania jednego dokumentu w uporzdkowanym systemie V-Desk

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ok.

3 sekundy

Czas wyszukiwania jednego dokumentu w formie papierowej

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ok.

20 minut

Rnica czasu wyszukiwania dokumentw: 19,95

minuty

Przy zaoeniu, e godzina pracownika kosztuje 20 z, wyszukujc dokumenty w systemie V-

Desk oszczdzamy nawet 6,65 z na jednym dokumencie. Koszt wyszukania 2000

dokumentw kosztuje nas 13 300.

Szybsze procesowanie dokumentw2.2.4

redni czas procesowania dokumentw w obiegu papierowym -- 2,5 tygodnia = 12,5 dni =100 godzin

Koszt procesowania dokumentu w formie papierowej ---------------------- 100 godzin x 20,00 z= 2000 z

redni czas procesowania dokumentw w systemie V-Desk ---------------------------- ok. 5 dni =40 godzin

Koszt procesowania dokumentu w systemie V-Desk ---------------------------- 40 godzin x 20,00 z= 800 z

Oszczdno z procesowania dokumentw w systemie V-Desk 2000800 = 1200 z.

Moliwo procesowania dokumentw terminowo2.2.5

Koszt miesicznego przeterminowania dokumentu na kwot 10 000 z ----------- 10 000 x

13%= 1300 z

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

6/8

Stron

a6

Proces obiegu dokumentw w systemie V-Deskjest na tyle szybki, e moemy unikn

opnie w procesowaniu dokumentw, a w efekcie pozostajemy dla naszych kontrahentw

rzetelnym partnerem w biznesie.

Terminowe rozliczenie faktur daje rwnie moliwo operowania podatkiem VAT, gdy

mamy stay podgld kosztw i przychodw naszego przedsibiorstwa.

W przypadku dokumentw urzdowych, kiedy otrzymujemy terminy zoenia wyjanie

opnienie procesu obiegu dokumentw moe prowadzi do duych kar pieninych.

Przesyanie dokumentw pomidzy oddziaami przedsibiorstwa.2.2.6

Koszt jednej koperty ----------------------------------------------------------------------------- 0,10 z

Koszt jednego znaczka pocztowego ---------------------------------------------------------- 1,55 z

Czas zapakowania i opisania wysyki ---------------------------------------------------------- 3 minuty

Zakadajc, e miesicznie wysyamy ok 100 dokumentw ponosimy koszt 166 z.

Uniknicie zagini dokumentw2.2.7

Jak wynika z ankiet przeprowadzonych w firmach korzystajcych z systemu V-Desk

implementacja systemu pozwolia na zakoczenie procederu zagini dokumentw.

Jasne okrelenie odpowiedzialnoci za procesowane dokumenty sprawiaj, e nie ma

moliwoci zaginicia adnej informacji z obiegu dokumentw. Jest to niezwykle istotne

patrzc z perspektywy ewentualnych opnie, kar umownych czy te braku wiarygodnoci

bdcych efektem zagini dokumentw.

Utrata wiarygodnoci w oczach kontrahentw czsto jest dotkliwsz kar ni wysokie odsetki

umowne.

Wypynicie informacji z przedsibiorstwa2.2.8

Pena kontrola ruchw systemie uniemoliwia odczytanie, skopiowanie informacji zawartych

w systemie przez nieodpowiednie osoby.

Duy nacisk na bezpieczestwo informacji jest kluczowym elementem, ktry pozwala

unikn tragedii w postaci wycieku danych z przedsibiorstwa.

Podsumowanie korzyci finansowych:2.2.9

Podsumowanie kwot z przytoczonego powyej przykadu, miesicznego kosztu pracy z

dokumentami w formie papierowej pozwala oszacowa korzyci finansowe. Wynosz one:

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

7/8

Stron

a7

486,00 z + 233,68 z + 13300 z + 1200 z + 1300 z + 166 z = 16685,68 z w skali miesica i

16685,68 x 12 miesicy = 200 228,16 w skali roku.

KONKLUZJE2.3

W podsumowaniu naley zwrci uwag na to jakie korzyci jakociowe obok korzyci

finansowych - moe osign Klient po wdroeniu systemu V-Desk.

1. Wdroenie rozwizania opartego o innowacyjne technologie jest elementempodnoszcym presti przedsibiorstwa.

2. Przeprowadzenie optymalizacji procesw poprzez system V-Desk pozwala naeliminacj tzw. wskich garde.

3. System pozwala jednoznacznie okreli, w ktrym etapie procesowania dokumentwspotyka si najwicej pomyek oraz kto ponosi za nie odpowiedzialno.

4. System posiada rozbudowany mechanizm nadawania uprawnie, dziki czemuselekcjonowane informacje trafiaj do odpowiednich osb w przedsibiorstwie.

5. System posiada funkcj nadawania zastpstw, dziki czemu nawet podczasnieobecnoci osb biorcych udzia w obiegu proces moe trwa nieprzerwalnie.

6. System stanowi integrator pomidzy innymi aplikacjami dziaajcymi ju wprzedsibiorstwie dziki czemu unikamy powielania informacji oraz logowa do wielu

systemw.

7. Intuicyjno i przejrzysto systemu pozwala na szybk implementacjniewymagajc wielu skomplikowanych szkole.

8. Poprzez uporzdkowan baz dokumentw usugi oferowane kontrahentom swykonywane szybciej i atwo wrci do ich historii.

9. Obserwacja pracy w systemie pozwala na rwne rozdzielanie zada pracownikom.10.Poprzez system zyskujemy wiksz kontrol i decyzyjno na procesowanymi

sprawami/dokumentami.

11.Przekazywanie i archiwizacja dokumentw odbywa si w formie elektronicznej.Zyskuje si atwy, szybki i skuteczny dostp do archiwum. Mona przeledzi procesydecyzyjne zwizane z wybranym dokumentem oraz uzyska pen kontrol nadprzepywem dokumentu.

12.Konkretne zadania do wykonania trafiaj we waciwym czasie do odpowiednich nadanym etapie realizacji pracownikw. Wraz z zadaniem do wykonania, pracownik

otrzymuje take niezbdne mu do jego realizacji dokumenty i informacje.

13.Poprzez eliminacj dokumentw papierowych. Dokumenty w postaci elektronicznejnie wymagaj fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto,

gwarantuj peniejsz kontrol nad przepywem informacji i zapewniaj ich wikszebezpieczestwo.

5/12/2018 V Desk Elektroniczny Obieg Dokumentow

8/8

Stron

a8

14.System kontroluje poprawno wprowadzanych informacji, jak i samego przebieguprzydzielonych uytkownikom zada, informujc wyznaczone osoby o wszelkich

nieprawidowociach.15.Przeoony w kadej chwili moe sprawdzi, na jakim etapie dane dziaanie jest

wykonywane i przez kogo. Dziki temu wie, ktre zadania s najbardziej

pracochonne lub sprawiaj najwicej trudnoci.

16.Udostpnienie dokumentw elektronicznych interesariuszom Klienta.

Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony www.dc.com.pl i do kontaktu telefonicznego

Centrala: tel.: (48 58) 782-60-00 lub mailowego

http://www.dc.com.pl/http://www.dc.com.pl/