Lublin, 15 września 2006 r.

RIO – II – 60/45/2006

Pan Alfred SobótkaWójt Gminy Turobin

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 26 kwietnia do 5 lipca 2006 r. przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Krystynę Dobrowolską i Beatę Grabowską – została przeprowadzona kontrola kompleksowa gospodarki finansowej gminy Turobin. Protokół podpisano 17 lipca 2006 r.

W zakresie spraw ogólno-organizacyjnych stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły m.in. nieprzeprowadzania - w jednostkach organizacyjnych gminy - kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej.

W zakresie rachunkowości i rozrachunków – kontrola ujawniła nieprowadzenie wymaganej przepisami prawa ewidencji analitycznej do niektórych kont rozrachunkowych.

Szereg nieprawidłowości stwierdzono przy realizacji dochodów budżetowych. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP za 2005 r., niezachowanie powszechności opodatkowania, niezachowanie zgodności pomiędzy danymi w ewidencji geodezyjnej a danymi figurującymi w ewidencji podatkowej, jak również dokonywanie przypisu w ewidencji podatkowej mimo niedoręczenia decyzji wymiarowych, nieegzekwowanie odsetek za zwłokę w regulowaniu zaległości w podatku od środków transportowych, niekonsekwentne prowadzenie postępowania zmierzającego do egzekwowania zaległości, przez co dopuszczono do przedawnienia należności z tytułu podatków.

Stwierdzono przypadki naruszenia przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, nie miały one jednak wpływu na wyniki objętych kontrolą postępowań, ani na wybór najkorzystniejszych ofert w tych postępowaniach.

2

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie zagadnień ogólno – organizacyjnych:

1.1. Nieprowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw.Założyć i prowadzić rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw, stosownie

do przepisów § 21 ust. 1 pkt 4 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 poz. 1319 z późn. zm.) – str. 5 protokołu.

1.2. Nieprzeprowadzanie w jednostkach organizacyjnych gminy kontroli w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

Kontrolować przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków przez wszystkie jednostki organizacyjne gminy, stosownie do przepisów art. 187 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

Kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków każdej podległej jednostki, stosownie do przepisów art. 187 ust. 3 tej ustawy – str. 6 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu gminy według poszczególnych jednostek budżetowych.

Zaprowadzić i prowadzić na bieżąco ewidencję analityczną do kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji księgowej budżetu gminy, w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi realizującymi dochody i wydatki, stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów

3

publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020), zwanego w dalszej części wystąpienia rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 8, 22, 110 protokołu.

2.2. Numerowanie zapisów w dzienniku w skali miesiąca, a nie - w sposób ciągły - w okresie całego roku obrotowego.

Zwrócić się do autora programu komputerowego, używanego do prowadzenia ewidencji księgowej, o dostosowanie go do wymogów ustawy o rachunkowości, przez zapewnienie kolejnej numeracji zapisów w dzienniku począwszy od otwarcia ksiąg rachunkowych, aż do ich zamknięcia (a nie tylko w skali miesiąca), stosownie do przepisów art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Ustawa o rachunkowości przewiduje prowadzenie jednego dziennika w roku obrotowym (a nie dzienników miesięcznych), tj. nakazuje otwarcie ksiąg rachunkowych (dziennik stanowi jedną z nich, stosownie do przepisów art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy) i ich zamknięcie w terminach wskazanych w przepisach art. 12 ustawy; przepisy te nie przewidują zamykania ksiąg rachunkowych, w tym dziennika, na koniec poszczególnych miesięcy i otwierania ich, co wiąże się m.in. z ponownym rozpoczynaniem numeracji od liczby 1, w kolejnych miesiącach – str. 9, 10 protokołu.

2.3. Niezamieszczanie na dowodach księgowych miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Na dowodach księgowych zamieszczać, oprócz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, również wskazanie miesiąca, w którym ma zostać ujęta operacja oraz podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 10, 21 protokołu.

2.4. Niezachowanie zasady dokonywania zapisów w porządku systematycznym, przy ewidencjonowaniu operacji gospodarczych dotyczących:a) naliczenia i spłaty odsetek od zaciągniętego kredytu, w tym dotyczących odsetek

płaconych po zakończeniu inwestycji,b) zabezpieczeń należytego wykonania umowy,c) wpływu w grudniu części oświatowej subwencji ogólnej na styczeń następnego roku.

Zapisów operacji gospodarczych dokonywać w porządku systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:a) operacje dotyczące naliczenia przez bank odsetek od kredytu oraz zapłaty odsetek,

ujmować na kontach:* w księdze głównej budżetu gminy:

4

- naliczenie przez bank odsetek od kredytu:Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,Ma 134 „Kredyty bankowe”,

- zapłata odsetek:Wn 902 „Wydatki budżetu”,Ma 133 „Rachunek budżetu”,

i jednocześnie:Wn 134 „Kredyty bankowe”,Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

* w księdze głównej Urzędu Gminy:- zapłata odsetek od kredytu (w tym zaciągniętych na inwestycje, płaconych po

ich zakończeniu):Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

b) wpływ zabezpieczeń należytego wykonania umowy, wnoszonych przez wykonawców zamówień publicznych ewidencjonować tylko w ewidencji księgowej budżetu lub tylko w ewidencji księgowej Urzędu Gminy:- w przypadku wpływu środków na rachunek bieżący budżetu gminy (gdy gmina

nie posiada otwartego w banku rachunku sum depozytowych) – tylko w księdze głównej budżetu:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- w przypadku posiadania rachunku bankowego sum depozytowych (wykonawcom zamówień publicznych wskazywać go jako rachunek, na który należy wpłacić zabezpieczenie należytego wykonania robót), operacje gospodarcze związane z wpłatą i zwrotem zabezpieczenia ewidencjonować tylko w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, na kontach:* wpływ zabezpieczeń należytego wykonania umowy:

Wn 139 „Inne rachunki bankowe”,Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

* zwrot zabezpieczeń należytego wykonania umowy:Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,Ma 139 „Inne rachunki bankowe”,

c) wpływ w grudniu części oświatowej subwencji ogólnej na styczeń następnego roku ujmować na kontach księgi głównej budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

dokonując przeksięgowania otrzymanej subwencji na dochody budżetu w roku następnym, zapisem:

5

Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,Ma 901 „Dochody budżetu”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 11, 21, 22, 23, 26 protokołu.

2.5. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej według podziałek klasyfikacji budżetowej do kont: 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 240 „Pozostałe rozrachunki” i 400 „Koszty wg rodzajów” księgi głównej Urzędu Gminy.

Zaprowadzić i prowadzić na bieżąco ewidencję analityczną wg podziałek klasyfikacji budżetowej:- do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i 240 „Pozostałe

rozrachunki”, stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w związku z przepisami § 8 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781),

- do konta 400 „Koszty wg rodzajów”, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., zgodnie z którymi ewidencję szczegółową do tego konta prowadzi się wg pozycji planu finansowego, w związku z przepisami § 4 ust. 3 i § 7 i § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116 poz. 783) – str. 13, 23 protokołu.

2.6. Nieprawidłowości dotyczące sprawozdawczości budżetowej, polegające na:- nieegzekwowaniu - od kierowników jednostek organizacyjnych – obowiązku

sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” i Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności”,

- niewypełnianiu w jednostkowych sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzonych przez Urząd Gminy rubryk dotyczących zobowiązań ogółem i zobowiązań wymagalnych, a w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych - rubryk dotyczących należności i sald końcowych: należności pozostałych do zapłaty, w tym zaległości, oraz nadpłat; niewypełnienie tych rubryk w sprawozdaniach jednostkowych skutkowało sporządzaniem sprawozdań zbiorczych w zakresie należności i zobowiązań na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej zamiast na podstawie danych

6

wynikających ze sprawozdań jednostkowych jednostek podległych i - sporządzonego przez Urząd Gminy - sprawozdania jednostkowego dla jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu.

Egzekwować od kierowników podległych jednostek budżetowych sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” i Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności”, stosownie do przepisów § 4 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Sprawozdania Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” i Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” sporządzać według - wprowadzonych na podstawie przepisów § 9 i 16 pkt 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej - wzorów stanowiących odpowiednio załączniki Nr 9 i 16 do tego rozporządzenia, wypełniając w nich wszystkie rubryki, przy czym rubryki dotyczące należności i zobowiązań wypełniać należy w sprawozdaniach za miesiące: marzec, czerwiec, wrzesień i w sprawozdaniu rocznym, mając na uwadze przepisy § 4 i § 8 ust. 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia.

Sprawozdania zbiorcze sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 tego rozporządzenia – str. 14, 15, 16 protokołu.

2.7. Nieopracowanie planu finansowego Urzędu Gminy.Opracowywać plan finansowy Urzędu Gminy, będący - zgodnie z przepisami

art. 20 ust. 4 ustawy o finansach publicznych - podstawą gospodarki finansowej każdej jednostki budżetowej. Przy sporządzaniu planu uwzględniać przepisy art. 186 ust. 3 i 4 tej ustawy – str. 15 protokołu.

2.8. Przypadki przekroczenia zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych, przez dokonanie wydatków wyższych (o niewielkie kwoty) niż zaplanowane w układzie wykonawczym budżetu.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków publicznych w granicach kwot określonych w uprzednio sporządzonym i zatwierdzonym planie finansowym jednostki, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 i art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 15 protokołu.

7

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Wykazanie na 31 grudnia 2005 r. nierealnych danych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, w wyniku wykazania na tym koncie przedawnionych należności podatkowych i przedawnionych należności z tytułu opłat za wodę.

Zweryfikować saldo należności wykazane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w ewidencji jednostki w celu ujawnienia należności nierealnych oraz podjęcia decyzji przez kierownika co do wyksięgowania należności przedawnionych, tak aby na kontach rozrachunkowych wykazane były salda realne, tj. odzwierciedlające rzeczywisty stan rozrachunków, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 23, 24 protokołu.

3.2. Nieprzeprowadzenie na koniec 2005 r. inwentaryzacji należności osób prowadzących księgi rachunkowe z tytułu opłat za wodę drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzenia sald wykazanych w księgach rachunkowych.

Na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzać inwentaryzację należności gminy drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Obowiązek uzyskania potwierdzenia sald – w związku z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 tej ustawy – nie dotyczy jedynie należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych oraz innych należności, jeżeli przeprowadzenie ich inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe; inwentaryzację tych należności należy wówczas przeprowadzać drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników – str. 26 protokołu.

4. Wykonanie budżetu:

4.1. W zakresie dochodów budżetowych:

4.1.1.Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb- PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 r., przez:- niewykazanie, w kolumnie „skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień”,

skutków wprowadzonych przez Radę Gminy zwolnień w podatku od nieruchomości gruntów i budynków, zajętych na cele statutowe ochotniczych straży pożarnych,

- zaniżenie „skutków udzielonych przez gminę ulg, umorzeń, zwolnień” w podatku rolnym o 21 zł (z powodu błędów rachunkowych),

8

- niewykazanie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości należnego od Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz …, … i jednostek ochotniczych straży pożarnych.

W sprawozdaniu Rb - PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu podstawowych dochodów podatkowych gminy” wykazywać kwoty stanowiące rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez gminę ulg i zwolnień, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 w związku z przepisami § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W sprawozdaniu tym wykazywać skutki finansowe zwolnień w podatkach wprowadzonych – na podstawie odpowiednich upoważnień ustawowych – przez Radę Gminy. Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2005 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, Zespół Zamiejscowy w Zamościu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO – str. 29 protokołu.

4.1.2.Nieopodatkowanie podatkiem od nieruchomości Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zajmującego lokal w budynku Urzędu Gminy, … i … . Niezłożenie deklaracji na podatek od nieruchomości przez Urząd Gminy, mimo posiadania w bezpośrednim zarządzie nieruchomości podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości (np. wodociągi, oczyszczalnie ścieków).

Wyegzekwować podatek od nieruchomości ciążący na Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, zajmującym lokal w budynku Urzędu Gminy oraz na …… i ……, stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o  podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 844), z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, zgodnie z przepisami art. 68 i 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Obowiązek złożenia deklaracji ciąży również na jednostce Urząd Gminy w Turbinie, posiadającej w bezpośrednim zarządzie nieruchomości, podlegające - stosownie do przepisów art. 2 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, albowiem w myśl postanowień art. 2 ust. 3 pkt 3 tej ustawy podatkowi temu nie podlegają jedynie nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby organów jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin – str. 29, 45, 46 protokołu.

9

4.1.3.Nieegzekwowanie obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości od jednostek ochotniczych straży pożarnych (zwolnionych od tego podatku przez Radę Gminy) oraz od szkół podstawowych i gimnazjum.

Wzywać podatników, korzystających ze zwolnień od podatku od nieruchomości do składania deklaracji na podatek od nieruchomości, niezbędnych m. in. do obliczenia skutków zastosowanych zwolnień, a także skutków obniżenia górnych stawek podatku, stosownie do przepisów art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 29, 45 protokołu.

4.1.4.Nieujmowanie na kontach księgi głównej Urzędu Gminy przypisu naliczonych odsetek na zwłokę i kosztów upomnień w kwocie wpłaconej.

Operacje wpłaty przez podatników odsetek od nieterminowo regulowanych należności i wpłaty kosztów upomnienia ujmować (na podstawie wyciągu bankowego i załączonego do wyciągu bankowego dowodu wpłaty) w księgach rachunkowych Urzędu Gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

oraz równocześnie na podstawie dowodu wpłaty przypis odsetek i kosztów upomnienia:Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

stosownie do zasad funkcjonowania wymienionych kont, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. i przepisów § 17 ust. 2 pkt 1 lit. b w związku z § 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112 poz. 761) – str. 31 protokołu.

4 1.5.Brak zgodności między danymi w ewidencji geodezyjnej a danymi figurującymi w ewidencji podatkowej.

Doprowadzić do zgodności danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów w celu zapewnienia ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania; zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr 240, poz. 2027) podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków. Po wznowieniu postępowania, na podstawie przepisów art. 240 § 1 pkt 5 w związku z przepisami art. 243 § 1 i 244 § 1 Ordynacji podatkowej, wydać decyzje ustalające prawidłową wysokość należnego podatku rolnego i leśnego od podatników wymienionych w protokole kontroli (oraz w miarę konieczności wynikającej z dokonanej weryfikacji w pozostałych przypadkach), uwzględniając okres

10

przedawnienia prawa do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, określony w przepisach art. 68 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej – str. 33, 34 protokołu.

4.1.6.Opodatkowanie jedną decyzją wymiarową gruntów stanowiących odrębną własność podatników (małżonków).

Grunty stanowiące odrębną własność małżonków opodatkowywać w drodze odrębnych decyzji wymiarowych w związku z przepisami art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969) i art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.), stosownie do których podatnikiem jest osoba fizyczna będąca właścicielem gruntów (lasów) – str. 34 protokołu.

4.1.7.Nieprawidłowe ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego w podatku od nieruchomości.

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające powstanie tego obowiązku, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Jeżeli w trakcie roku podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło to zdarzenie, w myśl przepisów art. 6 ust. 3 cytowanej ustawy – str. 35, 36 protokołu.

4.1.8.Nieterminowe doręczenie w 2005 r. decyzji wymiarowych podatnikom sołectwa Kolonia Żabno i Tarnawa Mała. Bezzasadne dokonanie przypisu podatku na kontach podatników, którym nie doręczono decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

Decyzje wymiarowe doręczać w terminie nie późniejszym niż na 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisu art. 47 § 2 Ordynacji podatkowej. Przestrzegać zasady dokonywania przypisu podatku należnego od osoby fizycznej na podstawie skutecznie doręczonej decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego, w związku z przepisami art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej i § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zweryfikować konta podatników pod kątem zasadności dokonania przypisu zobowiązania podatkowego. W przypadku ustalenia, że przypisu podatku dokonano mimo niedoręczenia decyzji wymiarowych, w związku z czym saldo należności jest nierealne – odpisać je, stosowną decyzją wójta gminy. Jeżeli podatnik nie żyje –

11

wydawać decyzje o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, po przeprowadzeniu postępowania o nabycie spadku (art. 1025 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej. W przypadku nieustalenia przez organ podatkowy osoby, na której ciąży obowiązek podatkowy po śmierci podatnika, zawieszać postępowanie podatkowe, zgodnie z przepisami art. 201 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawieszenia postępowania spadkobiercy się nie zgłoszą lub nie ustali ich organ - rozważać zwracanie się do sądu o ustanowienie kuratora spadku, stosownie do przepisów art. 205a § 2 Ordynacji podatkowej.

W sytuacji gdy przedmiot opodatkowania pozostaje w posiadaniu samoistnym - wydać i doręczyć decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego posiadaczowi samoistnemu, na którym zgodnie z przepisami materialnego prawa podatkowego ciąży obowiązek podatkowy. Podjęcie efektywnych działań mających na celu doręczenie takiej decyzji jest warunkiem powstania zobowiązania podatkowego: zobowiązanie to nie powstaje, w myśl art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej, w sytuacji gdy decyzja je ustalająca została doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym powstał obowiązek podatkowy. Bieg tego terminu ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy, w myśl art. 99 tej ustawy – str. 24, 36, 37 protokołu.

4.1.9. Wystawianie upomnień ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminu płatności osobom fizycznym, posiadającym zaległości z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego, a także niewystawienie tytułów wykonawczych niektórym osobom fizycznym, posiadającym zaległości podatkowe. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem podatku od środków transportowych, m.in. niewystawianie tytułów wykonawczych na zaległości w tym podatku. Dopuszczenie do przedawnienia należności podatkowych.

Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137 poz. 1541 z późn. zm.). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego, w tym również w przypadku niewykonania obowiązku wpłacenia należnego podatku od środków transportowych, mimo złożenia deklaracji, w której zamieszczone zostało pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego - wystawiać upomnienia, stosownie do przepisów § 3 tego rozporządzenia i przepisów art. 3a ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954

12

z późn. zm.). Po bezskutecznym upływie terminu płatności określonego w upomnieniu - wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Nie dopuszczać do przedawienia należności podatkowych. Korzystać z możliwości podejmowania działań zmierzających do zabezpieczenia należności z tytułu zaległości podatkowych hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym, stosownie do przepisów art. 34 i art. 41 Ordynacji podatkowej. – str. 23, 24, 37, 38, 41, 42, 52, 53 protokołu.

4.1.10. Niezamieszczanie - na dokumentach wpływających do Urzędu Gminy – daty wpływu, w tym na wnioskach podatników o udzielenie ulgi lub zwolnienia w podatku rolnym, na niektórych deklaracjach na podatek od nieruchomości i od środków transportowych, na oświadczeniach o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim, na fakturach oraz na sprawozdaniach budżetowych, składanych przez kierowników jednostek organizacyjnych gminy.

Na każdej wpływającej do Urzędu Gminy na nośniku papierowym korespondencji zamieszczać datę wpływu, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Umożliwi to sprawowanie kontroli nad terminami wpływu tych dokumentów, co ma szczególne znaczenie w przypadku oświadczeń o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych, ponieważ niezłożenie oświadczenia w terminie do dnia 31 stycznia powoduje, że zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaży wygasa, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) – str. 12, 15, 38, 43, 49, 56, 109 protokołu.

4.1.11. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg i zwolnień ustawowych określonych w ustawie o podatku rolnym, polegające na:- nieprawidłowym ustalaniu w 2005 r. okresu stosowania ulg żołnierskich,- niezebraniu materiału dowodowego potwierdzającego fakt, że osoba powołana do

służby wojskowej (syn podatnika) bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała w gospodarstwie rolnym podatnika,

- nieterminowym wydaniu decyzji (przypadki),- doręczaniu decyzji bez pokwitowania (przypadki),- odbieraniu od podatników oświadczeń, stanowiących w postępowaniu podatkowym

dowody potwierdzające określone fakty, niezłożonych pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

13

Przy stosowaniu zwolnień i ulg w podatku rolnym przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o podatku rolnym, przy czym:- ulgi stosowane na wniosek podatnika, w tym ulgi żołnierskie, udzielać od

pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, w myśl przepisów art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym, mając przy tym na uwadze, że – w przypadku ulg żołnierskich - ulgi te stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu powołania do służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art. 13a ust. 3 tej ustawy,

- przestrzegać obowiązku zbierania materiału dowodowego potwierdzającego spełnianie wszystkich przesłanek warunkujących przyznanie ulgi, w tym faktu że osoba powołana do służby wojskowej (syn podatnika) bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała w gospodarstwie rolnym podatnika, stosownie do przepisów art. 13a ust. 1 i ust. 2 ustawy o podatku rolnym,

- sprawy podatkowe załatwiać niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu miesiąca od wszczęcia postępowania, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu 2 miesięcy od wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art. 139 § 1 tej ustawy. W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie – zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, zgodnie z art. 140 § 1 Ordynacji podatkowej,

- decyzje w sprawie udzielenia ulg i zwolnień w podatku rolnym doręczać za potwierdzeniem ich odbioru – podpisem i datą otrzymania przez podatnika decyzji, stosownie do przepisów art. 144 i 152 § 1 Ordynacji podatkowej,

- w przypadku, gdy – na wniosek podatnika - dowodem potwierdzającym określone fakty jest oświadczenie podatnika, oświadczenie to odbierać pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 38, 39 protokołu.

4.1.12. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg w zapłacie podatków, polegające na:- umorzeniu zaległości podatkowych niezgodnie z wnioskiem podatnika (przypadki),- podejmowaniu decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej na wniosek osoby, nie

będącej stroną postępowania (przypadki),- udzielaniu ulg w zapłacie podatku od środków transportowych bez zebrania

materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające zastosowanie ulgi,

- niezamieszczaniu uzasadnienia faktycznego i prawnego w decyzjach o umorzeniu zaległości w podatku od środków transportowych.

14

Postępowanie podatkowe prowadzić zgodnie z treścią wniosku podatnika; rozszerzenie czy zgłoszenie nowego żądania należy wyłącznie do podatnika, zgodnie z przepisami art. 167 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w sprawach udzielenia ulg w zapłacie podatków, w tym decyzje w sprawie umorzenia zaległości wydawać jedynie na wniosek podatnika (strony postępowania), w myśl przepisów art. 67a § 1 pkt 3 w związku z art. 133 § 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 113 Ordynacji podatkowej stroną w postępowaniu podatkowym jest podatnik, płatnik, inkasent lub ich następcy prawni, a także osoby trzecie wymienione w art. 110-117a Ordynacji podatkowej, które - z uwagi na swój interes prawny - żądają czynności organu podatkowego, do której czynność organu podatkowego się odnosi lub której interesu prawnego działanie organu podatkowego dotyczy. W przypadku wniesienia wniosku przez osobę, nie będącą stroną, wydawać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, na podstawie przepisów art. 165a § 1 Ordynacji podatkowej.

Przeprowadzać wnikliwe postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku o udzielenie ulgi, określone w przepisach art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Wydanie decyzji w sprawie udzielenia ulgi w zapłacie podatku powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy) i ustalenie, czy istnieje ważny interes podatnika lub interes publiczny, uzasadniający udzielenie ulgi.

W decyzjach w sprawie ulg podatkowych zamieszczać wszystkie elementy określone w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, a w szczególności uzasadnienie faktyczne i prawne, stosownie do art. 210 § 1 pkt 6 ustawy. Uzasadnienie faktyczne, polega na wskazaniu faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności a uzasadnienie prawne, zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa, stosownie do przepisów art. 210 § 4 tej ustawy. Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 Ordynacji podatkowej można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku (a taką ulgą jest m.in. umorzenie zaległości) – str. 40, 53 - 56 protokołu.

4.1.13. Niepobieranie od inkasentów odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat zainkasowanych kwot podatków.

W przypadku dokonania przez inkasenta wpłaty zainkasowanych podatków z naruszeniem terminu określonego w art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej, pobierać odsetki za zwłokę, stosownie do przepisu art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku nieterminowego wniesienia przez inkasenta wpłaty bez odsetek za zwłokę – dokonywać zaliczenia wniesionej kwoty na zaległość i odsetki za zwłokę, w sposób wskazany w przepisach art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać

15

rozliczenia kwot wpłaconych przez inkasentów wymienionych w protokole kontroli, zgodnie z przepisami art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej oraz wyegzekwować pozostałą kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Dokonać kontroli terminowości wpłat przez pozostałych - nie objętych kontrolą – inkasentów, a w przypadku stwierdzenia zwłoki postąpić w sposób opisany wyżej – str. 42 protokołu.

4.1.14. Dokonanie wymiaru podatku rolnego parafiom rzymsko-katolickim i parafii polsko-katolickiej w drodze decyzji wójta gminy, mimo złożenia przez te podmioty deklaracji (przypisu podatku dokonano na podstawie decyzji wójta).

Przypisu podatku należnego od podatników posiadających osobowość prawną dokonywać na podstawie złożonych przez nich deklaracji, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zaprzestać wymierzania tym podatnikom podatku rolnego w drodze decyzji, stosując się do przepisów art. 6a ust. 8 ustawy o podatku rolnym – str. 44 protokołu.

4.1.15. Niedokonanie czynności sprawdzających deklaracji podatkowych na 2005 r. w zakresie zgodności zadeklarowanej powierzchni gruntów z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków.

Dokonywać czynności sprawdzających przedkładane deklaracje podatkowe, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Zapewnić zgodność danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów, w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem rolnym, ponieważ - zgodnie z przepisem art. 21 Prawo geodezyjne i kartograficzne - dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków stanowią podstawę wymiaru podatków. Wyjaśnić różnice pomiędzy danymi ewidencji geodezyjnej a danymi ewidencji podatkowej w zakresie powierzchni gruntów u podatników wymienionych w protokole kontroli, a następnie wystąpić o przedłożenie deklaracji korygujących również za lata ubiegłe; w przypadku niewywiązania się przez podatników z tego obowiązku, określić na podstawie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej wysokość zobowiązania podatkowego – po przeprowadzeniu postępowania podatkowego – stosowną decyzją, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, w myśl przepisów art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 44 protokołu.

4.1.16. Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatku od środków transportowych, polegające na:- prowadzeniu tej ewidencji w sposób uniemożliwiający ustalenie ewentualnych

zaległości lub nadpłat u poszczególnych podatników,

16

- niezamieszczaniu informacji, niezbędnych do ustalenia wysokości tego podatku, w tym informacji o wpływie na środowisko naturalne,

- niewskazywaniu rodzaju i numeru dowodu identyfikacyjnego, będącego podstawą zapisu w tej ewidencji.

Ewidencję księgową podatku do środków transportowych prowadzić dla każdego podatnika, stosownie do przepisów § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, określonymi w § 17 tego rozporządzenia.

Zamieszczać w tej ewidencji informacje dotyczące m.in. wpływu środka transportowego na środowisko naturalne – w celu prawidłowego ustalenia wysokości należnego podatku, w związku z przepisami art. 8 i art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz postanowień uchwały Rady Gminy w sprawie określenia rocznych stawek podatku od środków transportowych,

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać ze wskazaniem rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu, zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 47 protokołu.

4.1.17. Nieegzekwowanie - od Starostwa Powiatowego w Biłgoraju - obowiązku przesyłania comiesięcznych informacji o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach.

Egzekwować od Starostwa Powiatowego w Biłgoraju obowiązek sporządzania i przekazywania comiesięcznych informacji o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach, podlegających opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych, stosownie do przepisów § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. Nr 240, poz. 2061 z późn. zm.) – str. 48 protokołu.

4.1.18. Dokonywanie – w większości przypadków - przypisów i odpisów w ewidencji księgowej prowadzonej dla podatku od środków transportowych, w związku z nabyciem lub zbyciem pojazdu, na podstawie informacji przekazanych ze Starostwa Powiatowego w Biłgoraju, zamiast na podstawie deklaracji lub korekty deklaracji złożonej przez podatnika. Niewyegzekwowanie obowiązku złożenia deklaracji (korekty) na podatek od środków transportowych, w sytuacji zaistnienia okoliczności, mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego w tym podatku.

W sytuacji zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, np. w związku z nabyciem lub sprzedażą środka transportowego, egzekwować obowiązek złożenia deklaracji (korekty) na podatek od

17

środków transportowych w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności, w myśl przepisów art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej. Na podstawie złożonej deklaracji (korekty) dokonać przypisu (odpisu) podatku, stosownie do postanowień § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności podatkowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. W przypadku niezłożenia deklaracji (korekty) przypisu (odpisu) podatku dokonywać – po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - na podstawie decyzji organu podatkowego, określającej wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, w związku z § 4 ust. 2 pkt 2 oraz z § 2 ust.1 pkt 6 i 10 rozporządzenia – str. 49-51 protokołu.

4.1.19. Przyjmowanie w 2005 r. od podatników deklaracji niezawierających informacji, mających wpływ na wysokość podatku oraz obliczonej przez podatnika kwoty należnego podatku (pracownik organu podatkowego nie wzywał do uzupełnienia deklaracji i samodzielnie wyliczał ten podatek).

Korygować deklaracje na podatek od środków transportowych wypełnione niezgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2004 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. Nr 252, poz. 2523 z późn. zm.), dokonując stosownych poprawek, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 1.000 zł albo zwracać się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość, stosownie do przepisów art. 274 § 1 Ordynacji podatkowej. Zaprzestać wypełniania deklaracji - przez pracownika Urzędu – w zakresie wysokości podatku na dany rok. W sytuacji gdy podatnik złożył deklarację, która nie zawierała obliczonej przez podatnika kwoty należnego podatku, wzywać podatnika do jej uzupełnienia, na podstawie przepisów art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej – str. 49, 50 protokołu.

4.1.20. Niepobieranie odsetek od nieterminowych wpłat w podatku od środków transportowych.

Jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej, pamiętając że - zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2005 r. - nie nalicza się odsetek, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności

18

wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską” za polecenie przesyłki listowej. Dokonać rozliczenia wniesionych w 2005 r. bez odsetek za zwłokę wpłat zaległości podatkowych w podatku od środków transportowych – str. 51 protokołu.

4.1.21. Nieprawidłowości przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, polegające na:- nieegzekwowaniu – od osób odbierających zezwolenia – obowiązku wskazania na

tych zezwoleniach daty otrzymania,- niepobieraniu opłaty skarbowej od załączników do podań wnoszonych w sprawie

wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.- wydawaniu zezwoleń mimo niezłożenia przez wnioskodawcę wszystkich wymaganych

dokumentów (dotyczy tych przedsiębiorców, którzy ubiegali się o wydanie kolejnego zezwolenia),

- wydawaniu zezwoleń dla przedsiębiorców rozpoczynających sprzedaż napojów alkoholowych bez uprzedniego uiszczenia całości opłaty za korzystanie z zezwolenia (opłaty uiszczano w ratach, a w jednym przypadku opłatę uiszczono po wydaniu zezwolenia).

Od osób odbierających zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych egzekwować obowiązek potwierdzenia odbioru zezwolenia własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty otrzymania, stosownie do przepisów art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.).

Pobierać opłatę skarbową (w wysokości 0,50 zł) od załączników do podań wnoszonych w sprawie udzielenia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, stosownie do przepisów art. 1 ust. 1 pkt 1a ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532 z późn. zm.),

Od ubiegających się o wydanie zezwoleń egzekwować obowiązek dołączania do wniosków dokumentów wymienionych w przepisach art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).W przypadku złożenia wniosku, który nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami informacji lub załączników wzywać wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia, w myśl przepisów art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przedsiębiorcom rozpoczynającym działalność wydawać wyłącznie po uprzednim uiszczeniu należnej z tego tytułu opłaty, stosownie do przepisów art. 111 ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – str. 56, 57 protokołu.

19

4.1.22. Pobieranie opłaty targowej na podstawie biletów opłaty targowej, niezatwierdzonych do stosowania przez wójta gminy.

Do pobierania opłaty targowej stosować dowody wpłat zatwierdzone do stosowania przez wójta gminy, stosownie do przepisów § 4 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – str. 59 protokołu.

4.1.23. Bezpodstawne pobieranie kosztów doręczenia wezwania do zapłaty należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych.

Zaprzestać pobierania kosztów doręczania wezwania do zapłaty w wysokości ustalonej dla należności podatkowych objętych egzekucją administracyjną, bowiem przepisy Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) nie przewidują możliwości obciążania osób zalegających ze spłatą należności tymi kosztami – str. 62-64 protokołu.

4.1.24. Niepodanie do publicznej wiadomości - w sposób zwyczajowo przyjęty w gminie Turobin - informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży (informację zamieszczono jedynie w prasie lokalnej).

Przestrzegać obowiązku podawania do publicznej wiadomości - w sposób zwyczajowo przyjęty w gminie Turobin - informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) – str. 65 protokołu.

4.1.25. Niezamieszczenie w protokole z przeprowadzonego przetargu ustnego nieograniczonego informacji o obciążeniach nieruchomości i dacie sporządzenia protokołu. Niepodanie do publicznej wiadomości informacji o wyniku przetargu.

W protokole z przeprowadzonego przetargu zamieszczać informacje określone w przepisach § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz.2108), w tym informacje o obciążeniach nieruchomości i dacie sporządzenia protokołu (pkt 3 i 11). Podawać do publicznej wiadomości informację o wyniku przetargu, wywieszając ją na okres 7 dni w siedzibie Urzędu, stosownie do przepisów § 12 tego rozporządzenia – str. 66 protokołu.

4.1.26. Niedostosowanie postanowień zawartych umów o dostawę wody do obowiązujących przepisów, w zakresie terminu zapłaty za dostarczoną wodę oraz niezawarcie w nich uregulowań, dotyczących częstotliwości i terminów odczytu wodomierzy.

20

Dostosować postanowienia zawartych umów o dostawę wody do aktualnie obowiązujących przepisów § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), zgodnie z którymi odbiorca usług dokonuje zapłaty za dostarczoną wodę lub odprowadzone ścieki w terminie określonym w fakturze, który nie może być krótszy niż 14 dni od daty jej wysłania lub dostarczenia w inny sposób.

W umowach tych zamieścić postanowienia dotyczące sposobu i terminów wzajemnych rozliczeń, tj. m.in. częstotliwości i terminów odczytu wodomierzy, stosownie do przepisów art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858) – str. 68 protokołu.

4.1.27. Dopuszczenie do przedawnienia należności z tytułu opłat za wodę.Do zalegających z uiszczaniem należności z tytułu opłat za wodę kierować

wezwania do zapłaty, a po bezskutecznym upływie terminu zapłaty określonego w wezwaniu – rozważyć możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” Kodeksu postępowania cywilnego. Nie dopuszczać do przedawnienia należności budżetowych; okres przedawnienia określony został w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego – str. 24 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1.Bezpodstawne finansowanie z budżetu gminy składek do PZU Życie S.A. z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowników Urzędu Gminy na wypadek śmierci lub dożycia (w kwocie od 65,20 zł do 75,60 zł miesięcznie na pracownika; przy czym w 2005 r. wydatkowano kwotę 16.600 zł, a w pierwszym kwartale 2006 r. wydatkowano kwotę 3.410 zł).

Zaprzestać ponoszenia z budżetu gminy wydatków z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowników Urzędu Gminy na wypadek śmierci lub dożycia.

Stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 i art. 167 ust. 2 ustawy o finansach publicznych wydatki jednostki sektora finansów publicznych mogą być dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków oraz na realizację zadań własnych, zleconych i powierzonych.

Ubezpieczenie pracowników Urzędu Gminy w ramach grupowego ubezpieczenia obejmującego dożycie przez pracownika określonego wieku lub śmierć, uzupełnia system ubezpieczeń społecznych, nie jest jednak obowiązkową częścią tego systemu. Tym samym, finansowanie tego ubezpieczenia ze środków publicznych, zamiast z własnych (prywatnych) środków pracowników, przyjmuje charakter

21

nieodpłatnych świadczeń, które nie znajdują podstaw w przepisach regulujących składniki i zasady wynagradzania pracowników samorządowych oraz w przepisach dotyczących innych świadczeń i należności, przysługujących pracownikom samorządowym poza wynagrodzeniem.

Wystąpić do pracowników, którym opłacano składki na grupowe ubezpieczenie, o dobrowolny zwrot kwot stanowiących równowartość odprowadzonych składek. W przypadku odmowy rozważyć wyegzekwowanie tych kwot od osób, które podjęły decyzję o niepotrącaniu tych składek z wynagrodzeń pracowników i dokonywały dyspozycji przelewu odprowadzenia składek z tytułu uczestnictwa pracowników w grupowym ubezpieczeniu, stosując zasady określone w przepisach działu piątego „Odpowiedzialność materialna pracowników” ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 73 protokołu.

4.2.2. Wypłacanie wynagrodzeń pracownikom Urzędu na podstawie list płac niesprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, oraz wypłacanie diet radnym i sołtysom na podstawie list wypłat niesprawdzonych pod względem merytorycznym.

Wynagrodzenia pracownikom Urzędu, a także diety radnym i sołtysom, wypłacać wyłącznie na podstawie list płac (wypłat) sprawdzonych wcześniej pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, stosownie do postanowień § 20 „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Gminy w Turobinie” – str. 73, 74, 77, 78 protokołu.

4.2.3.Niezmniejszenie podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego o kwoty wynagrodzenia wypłaconego za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, urlopu okolicznościowego i urlopu szkoleniowego, co spowodowało zawyżenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego w 2005 r. o kwotę 258,51 zł.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalać w wysokości 8,5 % sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, stosownie do przepisów art. 4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Do składników wynagrodzenia przyjmowanych za podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać m.in. wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej

22

nieobecności w pracy (m. in. urlopy okolicznościowe i z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14), stosownie do przepisów § 6 pkt 4 w związku z § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

Dokonać przeliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za 2005 r. i wystąpić do pracowników o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot; w przypadku odmowy rozważyć możliwość obciążenia tymi kwotami osoby odpowiedzialnej za ich nieprawidłowe ustalenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy – str. 75 protokołu.

4.2.4. Zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2005 r. o kwotę 2.141,89 zł. Nieprzekazanie do 30 września 2005 r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych równowartości naliczonych za 2005 r. odpisów na ten fundusz.

Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) Podstawę naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w roku kalendarzowym, liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, obejmująca zarówno pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony jak i określony – jak ma to miejsce w przypadku pracowników interwencyjnych, na podstawie umowy o pracę, stosownie do przepisów § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.). Skorygować odpis za 2005 r. i przekazać na rachunek funduszu kwotę 2.141,89 zł,

Równowartość dokonanych odpisów na dany rok przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – str. 78, 79 protokołu.

4.2.5.Niewskazywanie – w rozliczeniach kosztów podróży służbowych odbytych prywatnym samochodem pracownika – pojemności skokowej silnika.

W celu prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowych odbywanych samochodem prywatnym egzekwować od pracowników wskazywanie – w przedkładanych rozliczeniach kosztów podróży – pojemności skokowej silnika, w związku z przepisami § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej

23

jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 z późn. zm.) – str. 80 protokołu.

4.2.6.Nieustalenie wartości szacunkowej zamówienia publicznego na zakup tłucznia kamienia i mieszanki.

Przestrzegać obowiązku ustalania wartości zamówienia publicznego z należytą starannością, jako całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, godnie z przepisami art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163).

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ma istotne znaczenie dla stwierdzenia obowiązku stosowania cytowanej ustawy i przyjęcia odpowiednich, wskazanych w niej, procedur postępowania – str. 84 protokołu.

4.2.7.Nieprawidłowe wypełnienie formularzy protokołów postępowań o udzielenie zamówień publicznych (o wartości poniżej 60.000 euro) na: zakup tłucznia kamienia i mieszanki, ocieplenie budynku przedszkola i wykonanie izolacji przeciwwilgociowej murów fundamentowych, wykonanie elewacji budynku i wymiany dachu na budynku remizy Ochotniczej Straży Pożarnej w Turobinie, odbudowę drogi gminnej w Czernęcinie Głównym, polegające na wskazaniu – jako wartości zamówienia w zł wraz z jego równowartością w euro – cen ofert złożonych w postępowaniach i ustalonych w dniu ich otwarcia, zamiast wykazania w tej części wartości szacunkowej zamówień, określonej odpowiednio wcześniej na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub w inny sposób.Niepodanie bezpośrednio przed otwarciem ofert - w postępowaniach na wykonanie elewacji budynku i wymiany dachu na budynku remizy Ochotniczej Straży Pożarnej w Turobinie oraz na odbudowę drogi gminnej w Czernęcinie Głównym - kwot, jakie zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie tych zamówień.

Protokoły postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządzać zgodnie z wzorami ujętymi w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87, poz. 606), zawierając w nich informacje wymienione - w zależności od wartości zamówienia - w § 2 lub w § 3 ust. 1 tego rozporządzenia, w tym – w każdym przypadku – określenie wartości zamówienia publicznego wraz ze sposobem jej ustalenia (§ 2 pkt 2), dokonane zgodnie z przepisami art. 32-35 Prawa zamówień publicznych.

Bezpośrednio przed otwarciem ofert podawać kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, stosownie do przepisu art. 86 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, przy czym - w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych, prowadzonych

24

w trybie przetargu nieograniczonego - kwotę tę podawać w pkt. 5 ust. 3 części szczegółowej protokołu postępowania, zgodnie z rubrykami druku ZP-2/PN stanowiącego wzór protokołu i ujętego w załączniku nr 2 do cytowanego wyżej rozporządzenia – str. 84, 87, 92, 96 protokołu.

4.2.8.Zawarcie umów z wykonawcami zamówień na zakup tłucznia kamienia i mieszanki oraz na odbudowę drogi gminnej w Czernęcinie Głównym, przed upływem 7 dni od dnia przekazania zawiadomień o wyborze oferty.

Z wybranym wykonawcą zawierać umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty i nie później niż przed upływem terminu związania ofertą, zgodnie z przepisem art. 94 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych – str. 85, 97 protokołu.

4.2.9.Niezamieszczenie w ogłoszeniach o przetargach nieograniczonych na: ocieplenie budynku przedszkola i wykonanie izolacji przeciwwilgociowej murów fundamentowych, wykonanie elewacji budynku i wymiany dachu na budynku remizy Ochotniczej Straży Pożarnej w Turobinie oraz na odbudowę drogi gminnej w Czernęcinie Głównym –informacji określonych przepisami art. 41 pkt 4, 6, 7 Prawo zamówień publicznych.

W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać co najmniej informacje określone w przepisach art. 41 Prawa zamówień publicznych, w tym m.in.: wielkość lub zakres zamówienia (pkt 4), termin wykonania zamówienia (pkt 6) oraz opis warunków udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków (pkt 7) – str. 87, 91, 95 protokołu.

4.2.10. Określenie wadium w przetargach nieograniczonych na: ocieplenie budynku przedszkola i wykonanie izolacji przeciwwilgociowej murów fundamentowych, wykonanie elewacji budynku i wymiany dachu na budynku remizy Ochotniczej Straży Pożarnej w Turobinie i na odbudowę drogi gminnej w Czernęcinie Głównym – w wysokości niższej niż 0,5 % wartości zamówienia.

Wysokość wadium wnoszonego przez wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, określać w granicach od 0,5 % do 3 % wartości zamówienia, stosownie do przepisów art. 45 ust. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych – str. 87, 91, 95, protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów gminnych w dwóch odrębnych urządzeniach, przy czym w jednym z nich (prowadzonym w referacie gospodarczym) grunty ujęte są w układzie ilościowym z podziałem na poszczególne nieruchomości, a w drugim (księdze środków trwałych) prowadzona jest ewidencja wartościowa tych

25

gruntów w podziale na grupy gruntów (np. grunty pod wodociągami, użytki rolne itp.) bez wskazania ich powierzchni. Faktycznie więc nie jest prowadzona ewidencja analityczna ilościowo-wartościowa umożliwiająca ustalenie wartości ewidencyjnej poszczególnych działek.Przypadek ujęcia w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 011 „Środki trwałe” w kwocie łącznej – jako zestawu komputerowego – trzech środków trwałych (notebook, drukarka i telefon) stanowiących odrębne obiekty inwentarzowe, przy czym dwa z nich (drukarka i telefon) z uwagi na wartość niższą niż 3.500 zł nie podlegały ujęciu na tym koncie.

Zaprowadzić i prowadzić bieżąco ewidencję analityczną ilościowo-wartościową do konta 011 „Środki trwałe” w zakresie posiadanych przez gminę gruntów oraz wprowadzić zmiany w tej ewidencji ustalając w niej odrębnie wartość poszczególnych obiektów inwentarzowych, które składają się na „zestaw komputerowy”, mając na uwadze zasady funkcjonowania tego konta ustalone w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., zgodnie z którymi ewidencja analityczna prowadzona do tego konta powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych. Stosownie do postanowień części I „Objaśnienia wstępne” „Podział rodzajowy i zasady klasyfikacji środków trwałych” Klasyfikacji Środków Trwałych wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112 poz. 1317 z późn. zm.), do której stosowania w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości zobowiązują przepisy art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88 poz. 439 z późn. zm.), „za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego (....) Jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się w ewidencji przyjęcie za pojedynczy obiekt, tzw. obiekt zbiorczy”. Klasyfikacja Środków Trwałych nie przewiduje zbiorczego ujmowania w ewidencji księgowej gruntów, natomiast w zakresie zespołów komputerowych za odrębne obiekty objęte grupą 4 „Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania” uważa się poszczególne zespoły urządzeń wraz ze stałym wyposażeniem (powiązane konstrukcyjno-technologicznie), przy czym w skład poszczególnych obiektów wchodzi również wyposażenie dodatkowe i specjalne związane na stałe z danym obiektem. Oznacza to, że jako jeden obiekt inwentarzowy należy traktować wyłącznie maszyny i urządzenia powiązane konstrukcyjno-technologicznie w zespoły. Taka sytuacja nie miała miejsca w przypadku wymienionego „zespołu komputerowego”.

Jako ewidencję ilościowo-wartościową gruntów można wykorzystać ewidencję geodezyjną prowadzoną w Referacie Gospodarczym po uzupełnieniu jej o wartości początkowe poszczególnych działek.

Na koncie 011 „Środki trwałe" i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta ujmować wyłącznie środki trwałe, których wartość początkowa w dniu nabycia

26

przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), w związku z przepisami § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

Środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza kwoty 3.500 zł, umarzać jednorazowo przez spisanie w koszty, w miesiącu przyjęcia do używania, stosownie do przepisów § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Wartość tych środków trwałych ewidencjonować na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” a ich umorzenia na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont ustalonych w załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia.

Po ustaleniu odrębnej wartości poszczególnych obiektów wchodzących w skład ujętego na koncie 011 „zespołu komputerowego” wyksięgować z tego konta wartość nieprawidłowo ujętych na tym koncie środków trwałych (drukarki i telefonu) i ująć ją na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, dokonując jednocześnie stosownych przeksięgowań w zakresie naliczonego umorzenia – str. 98, 99 protokołu.

5.2. Nieprawidłowości związane z naliczaniem umorzenia środków trwałych, polegające na: - stopniowym umarzaniu środków trwałych o wartości początkowej poniżej 3.500 zł, - naliczeniu umorzenia (w jednym przypadku), za niewłaściwy okres (przed przyjęciem

środka trwałego do używania),- nieprawidłowym obliczeniu wartości umorzenia, z powodu błędów rachunkowych.

Środki trwałe o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania, umarzać jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r..

Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych środków trwałych dokonywać nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonego umorzenia środków trwałych wskazanych w protokole kontroli – str. 102, 103 protokołu.

Ponadto, rozważyć uzupełnienie obowiązujących w jednostce przepisów wewnętrznych:- o określenie sposobu dokumentowania wykonania ustawowych obowiązków

w zakresie zamówień publicznych, tj. faktu zamieszczenia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego ogłoszeń o zamówieniach, a także w zakresie gospodarowania mieniem, tj. faktu zamieszczenia wykazu nieruchomości

27

przeznaczonych do sprzedaży oraz ogłoszenia o sprzedaży nieruchomości na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy, mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 1 ustawy dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.

Udokumentowanie daty i okresu publikacji ogłoszenia umożliwi stwierdzenie, czy zamieszczono je z zachowaniem terminu składania ofert określonego w art. 4a ust. 3 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym nie może być on krótszy niż 7 dni od dnia publikacji ogłoszenia na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych,

- sporządzenie wykazu osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, mając na uwadze, że Instrukcją obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych wprowadzoną zarządzeniem Nr 16/2003 z 29 grudnia 2003 r. wprowadzono obowiązek sprawdzania pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przez pracowników zatrudnionych na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy (bez wskazania tych stanowisk) wszelkich dokumentów stanowiących podstawę księgowania; obowiązki dotyczące kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej powierzyć pracownikom na piśmie,

- ustalenie zasad obiegu dokumentów finansowo - księgowych oraz terminów ich przekazywania do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy; termin ten powinien być określony w sposób umożliwiający wykonanie czynności sprawdzających przez komórkę otrzymującą, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac i przetrzymywaniu dokumentów oraz zapewniający bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych,

w związku z przepisami art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych i „Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ogłoszonymi Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7 poz. 58), w szczególności standardami: 3 „Struktura organizacyjna”, 5 „Powierzenie uprawnień”, 10 „Dokumentowanie systemu kontroli finansowej”, 25 „Bieżąca informacja” i 26 „Komunikacja wewnętrzna” – str. 6, 10, 65, 66, 84, 86, 90, 95 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych

28

– prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że - stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - jest Pan zobowiązany zawiadomić izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania - w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Test Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:Rada Gminy Turobin