Konferencja Polskich Platform Technologicznych Warszawa, 07.04.2006 r.
Standardy zarządzania klastrem w obszarze “organizacja” fileprzyczynianie się do transferu...
Transcript of Standardy zarządzania klastrem w obszarze “organizacja” fileprzyczynianie się do transferu...
Standardy zarządzania klastrem w obszarze “organizacja”
Wstęp
Często w swojej codziennej pracy z klastrami słyszymy pytania: czym tak
naprawdę są standardy zarządzania klastrem? W jaki sposób ich wdrożenie
przybliży nas do wyznaczonego celu? Co dzięki temu osiągniemy?
Standardy to zasady. W tym przypadku są to zasady które określają pożądane
cechy zarządzania i funkcjonowania klastrów. Uwzględniają m.in. najlepsze
zidentyfikowane praktyki w zakresie działalności koordynatorów klastrów w
Polsce i za granicą (opracowanie „Standardy zarządzania klastrem”, wersja
druga, zaktualizowana, PARP 2016).
Każdy klaster powstał w jakimś celu, a ponieważ wdrożenie standardów jest
zmianą, każda zmiana powinna być skorelowana z celem klastra, którym jest
wspieranie rozwoju przedsiębiorczości w określonej dziedzinie opartej na
współpracy sektora naukowego i gospodarczego.
Jak osiągnąć ten cel? Poprzez realizację celów szczegółowych, do których należą
m.in.: stymulowanie działalności innowacyjnej poprzez współpracę, korzystanie
ze wspólnego zaplecza technologicznego, wymiana wiedzy i doświadczeń,
przyczynianie się do transferu technologii, poszukiwanie nowych rozwiązań
technologicznych dzięki współpracy z sektorem B+R, realizacja i pozyskiwanie
środków finansowych na wspólne projekty inwestycyjne, badania naukowe,
tworzenie sieci powiązań i rozpowszechnianie informacji wśród
przedsiębiorców wchodzących w skład tego zgrupowania.
A zatem, jeśli znam cel, jestem w stanie odpowiedzieć sobie na drugie ważne
pytanie: w jaki sposób wdrożenie standardów przybliży mnie do wyznaczonego
celu?
Stwierdzenie, że wdrożenie standardów nie tyle przybliża do osiągnięcia
wyznaczonego celu ale w ogóle jego osiągnięcie umożliwia może być zbyt
śmiałe, ale jesteśmy o tym głęboko przekonani.
Dlaczego? Dlatego, że standardy wskazują drogę działania, a przy tym
odpowiadają na problem niesatysfakcjonującej jakości zarządzania klastrami i
braku systemowego podejścia do kwestii przygotowania profesjonalnych
koordynatorów, którzy mają kluczowe znaczenie dla sukcesu klastrów oraz
skuteczności interwencji publicznej (Portal Innowacji, artykuł „Standardy
zarządzania klastrem”).
A zatem, w jaki sposób poprzez wdrożenie standardów możemy osiągnąć cel
klastra?
Należy zwrócić uwagę na fakt, że wdrażając standardy realizujemy również
założone cele szczegółowe (CS). I tak dla przykładu, wdrażając standardy z
obszaru „Współpraca z otoczeniem” możemy zrealizować przy okazji pierwszy z
wymienionych celów – stymulowanie działalności innowacyjnej poprzez
współpracę, „Zasoby” – cel: korzystanie ze wspólnego zaplecza
technologicznego, „Usługi na rzecz członków klastra” – wszystkie pozostałe CS.
Oczywiście wskazane w artykule CS są jedynie przykładowe.
Tym samym mam odpowiedź na trzecie pytanie: co dzięki wdrożeniu
standardów osiągnę?
Obszar „Organizacja”
Standardy w zakresie organizacji określają podstawowe wymogi organizacyjne i
prawne działania klastrów (opracowanie „Standardy zarządzania klastrem”,
wersja druga, zaktualizowana, PARP 2016).
Obszar ten dzielimy na dwa podobszary, w ramach których wyróżniamy łącznie
6 standardów:
4 w ramach podobszaru: Podstawy organizacyjne działania, który odnosi
się do stworzenia ram organizacyjnych i prawnych koordynatora w
zakresie realizowanych przez niego działań.
2 w ramach podobszar: Strategia działania, będąca kluczowym
dokumentem z punktu widzenia rozwoju klastra. Strategia określa m. in.
wizję, misję, zakres działania oraz cele strategiczne i operacyjne.
Działalność koordynatora powinna być zgodna z przyjętą strategią na
dany okres, stanowiącą podstawę jego rozliczenia.
W zależności od fazy rozwoju klastra dany standard może mieć charakter
obligatoryjny albo opcjonalny. Wyszczególniono trzy fazy rozwoju:
Fazę embrionalną,
Fazę rozwoju,
Fazę dojrzałości.
W przypadku standardów z obszaru organizacja prawie wszystkie są
obligatoryjne. Wyjątek stanowi standard „ Koordynator przestrzega zapisów
obowiązujących dokumentów klastra”, który jest opcjonalny dla fazy
embrionalnej.
Poniżej prezentujemy listę standardów oraz podkreślamy, że każdy z nich ma
ogromne znaczenie dla rozwoju klastra i jego członków. Niosą za sobą szanse,
wyzwania, ryzyka i trudności, a my przedstawimy Państwu praktyczne sposoby
radzenia sobie z nimi, zilustrowane dobrymi praktykami z kraju i z zagranicy.
Standard 1.1.1. Zdefiniowany zakres obowiązków i uprawnień koordynatora
Aby spełnić standard należy określić rolę, zakres obowiązków i uprawnień
koordynatora. Jak? Powinni Państwo posiadać dokument, który określa zakres
obowiązków koordynatora i jego uprawnienia, a który został zatwierdzony
przez członków lub organ reprezentujący członków klastra.
Zapisy te można zawrzeć w statucie, jednak rekomendujemy stworzenie
odrębnego dokumentu (np. regulamin). Dlaczego? Każdy klaster się rozwija,
czego konsekwencją jest wzrost obowiązków koordynatora. W takiej sytuacji
zmianie ulegną również zapisy tego dokumentu. W zależności od wagi zmian,
może okazać się konieczne zwołanie Walnego Zgromadzenia Członków Klastra
(celem zatwierdzenia uchwały zmieniającej zapisy umowy klastra/porozumienia
klastrowego). W sytuacji, gdy zakres prac koordynatora określa odrębny
dokument – nie ma takiej potrzeby.
Rysunek 1 Strona internetowa Polskiego Innowacyjnego Klastra Medycznego PIKMED
Dobra praktyka: Polski Innowacyjny Klaster Medyczny PIKMED z siedzibą w
Czeladzi (woj. śląskie).
Na stronie internetowej klastra widnieje informacje na temat koordynatora i
dokumentu regulującego jego pracę. Dokument dostępny jest na wniosek
podmiotu ubiegającego się o status członka klastra.
Standard 1.1.2. Zdefiniowana struktura organizacyjna klastra
Aby spełnić standard należy stworzyć dokument przedstawiający strukturę
organizacyjną klastra.
Informacje nt. struktury można umieścić również w dokumentach
powołujących klaster. Zachęcamy jednak do przedstawienia struktury w formie
graficznej (badania wskazują, że zdecydowana większość z nas jest
wzrokowcami).
Dobra praktyka: Klaster Turystyczny Wrota Borów z siedzibą w Chojnicach
(woj. pomorskie).
Rysunek 2 Struktura organizacyjna Klastra Turystycznego Wrota Borów
Jak wynika z analizy stron www (badaniu zostało poddanych ok. 50 klastrów, w
tym klastry kluczowe) jedynie kilka z badanych klastrów umieściło na swojej
stronie www informacje o swojej strukturze organizacyjnej.
Rekomendujemy upublicznienie tej informacji. Potencjalny członek będzie miał
możliwość, jeszcze przed przystąpieniem do klastra, podjąć decyzję czy dana
rola w klastrze mu odpowiada. Jakie korzyści? Zaoszczędzony czas dla obecnych
i nowych, przyszłych członków klastra.
Zalecamy również umieszczenie na swojej stronie www informacji dotyczącej
procedury przystąpienia do klastra.
Dobra praktyka: Lubelski Klaster Ekoenergetyczny z siedzibą w Lublinie (woj.
lubelskie).
Rysunek 3 Strona internetowa klastra Lubelski Klaster Ekoenergetyczny
Standard 1.1.3. Aktualna baza danych o członkach klastra
Aby spełnić standard należy stworzyć i aktualizować zbiór danych zawierający
informacje na temat każdego z podmiotów należących do klastra (dane
teleadresowe, profil działalności, rodzaj i wielkość podmiotu, zatrudnienie,
osoba do kontaktu).
Stworzenie i opublikowanie bazy danych o członkach klastra na stronie www
zapewnia organizacji dodatkowy kanał promocji oraz prestiż wśród
potencjalnych klientów krajowych oraz zagranicznych. Przynależność do
organizacji klastrowej, a przede wszystkim aktywne w niej uczestnictwo,
uwiarygodnia przedsiębiorstwo w oczach partnerów biznesowych. Zalecamy
umieścić na stronie adres www klastra lub link, który po kliknięciu przekieruje
osobę zainteresowaną na stronę danego klastra.
Informacje o członkach klastra powinny zostać przedstawione w sposób
jednolity (wspólny szablon dla wszystkich).
Dobra praktyki: Klaster Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu (woj.
podkarpackie). W zakładce „członkowie” znajdą Państwo krótki opis
podmiotów wchodzących w skład klastra.
Rysunek 4 Informacje o członkach klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu
Rysunek 5 Informacja szczegółowa o członku klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu
Dobra praktyka: Klaster Technology Mountain z Niemiec, posiadający złotą
odznakę jakości organizacji klastrowych. Na stronie klastra widnieje
alfabetyczny spis członków wraz z ich logotypami i krótkim opisem profilu
działania.
Rysunek 6 Strona www klastra Technology Mountain z Niemiec
Standard 1.1.4. Zapobieganie konfliktom interesu w klastrze
Aby spełnić standard należy stworzyć dokument, który reguluje sposób
rozwiązywania i zarządzania konfliktem interesów pomiędzy koordynatorem a
poszczególnymi członkami klastra (np. dokumenty/narzędzia: „Opis procedury
rozwiązywania konfliktów”, „Zasady mediacji”, „Kodeks etyczny”).
Dopełnieniem spełniania wskaźnika standardu jest warunek, że koordynator nie
powinien wykorzystywać uprzywilejowanej pozycji w klastrze. W jaki sposób
jest to nadużywane? Koordynator wykorzystuje swoją pozycję w celu
budowania przewagi konkurencyjnej w stosunku do pozostałych członków
klastra (np. poprzez używanie zasobów informacyjnych klastra tylko na własny
użytek). Innym przykładem jest wykorzystywanie pozycji jest preferowanie
wybranych członków lub grupy członków klastra kosztem pozostałych
podmiotów.
Brak wspomnianego dokumentu może nieść za sobą konsekwencje zakończenia
inicjatywy klastrowej. Przykładem mogą być tzw. organizacje celowe, tworzone
na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych z UE. W sytuacji różnych
celów, wizji i misji organizacji – po zakończeniu projektu, pomiędzy członkami
może wywiązać się konflikt, tak poważny, że podmioty nie widzą sensu
dalszego współdziałania. Za przykład możemy podać klaster turystyczny z woj.
warmińsko- mazurskiego, którego aktywność zakończyła się wraz z
zakończonym w 2013 r. projektem finansowanym z UE.
Oczywiście nie tylko takie podmioty mogą się rozpaść w efekcie braku
dokumentu „wspomagającego” w konflikcie.
Brak jasno określonej strategii rozwoju, wybiórcze przekazywanie informacji o
istotnym znaczeniu dla członków klastra, brak odpowiednich zapisów
dotyczących funkcjonowania klastrów czy też brak kodeksu etycznego,
powoduje, że wiele organizacji klastrowych niestety nie jest w stanie sprawnie
funkcjonować.
Dobra praktyka: Klaster „Zielona Chemia” z siedzibą w Szczecinie (woj.
zachodniopomorski).
Klaster stworzył dokument „Kodeks etyczny”, aby „powiązać misję i wizję
klastra z niezaprzeczalnymi wartościami: uczciwością, rzetelnością, prawością,
lojalnością, szacunkiem, skutecznością, które wspierają wewnętrzne i
zewnętrzne relacje”. Każdy członek zobowiązany jest podpisać oświadczenie, że
przestrzega zasad w nim opisanych.
Rysunek 7 Fragment kodeksu etycznego Klastra „Zielona Chemia”
Standard 1.2.1. Klaster posiada strategię rozwoju oraz plan działania
W celu spełnienia standardu należy posiadać wspólnie opracowaną strategię
rozwoju klastra oraz plan działania. Koordynator wraz z członkami klastra
powinien okresowo weryfikować aktualność strategii rozwoju oraz analizować
potencjalne kierunki rozwoju klastra w przyszłości. Częstotliwość weryfikacji
strategii i aktualizacji jest adekwatna do stopnia rozwoju klastra, zmian
zachodzących w jego strukturze i otoczeniu zewnętrznym, podejmowanych
działań, jak również do potrzeb jego członków.
Strategia powinna zawierać m.in.: analizę/diagnozę, wizję i misję, cele
strategiczne, przykładowy plan z kolei m.in.: cele operacyjne wynikające z
przyjętej strategii oraz wykaz projektów/przedsięwzięć z podaniem źródeł
finansowania.
Dobra praktyka: ICT Interizon (woj. pomorskie).
Jeden z największych klastrów w Polsce pod względem ilości członków. Sami
członkowie klastra zwracają uwagę, że to właśnie strategia rozwoju, a
dokładniej jej dostępność, przejrzystość i klarowność, wpłynęła na podjęcie
decyzji o przystąpieniu do klastra ICT Interizon.
Rekomendujemy, aby stworzone dokumenty strategiczne zawierały:
Część analityczną (np. analiza problemów branży, analiza trendów
rozwoju, analiza SWOT),
Część strategiczną (misja, wizja, cele strategiczne),
Część wdrożeniową (kierunki działań lub cele operacyjne ewentualnie
plany działań długo, średnio i krótkookresowych).
Głównym problemem jest brak funduszy na profesjonalne opracowanie
strategii. Jak sobie radzić? Mogą Państwo spróbować stworzyć taki dokument
przy użyciu własnych kompetencji, pozyskać środki wewnątrz klastra lub starać
się o finansowanie zewnętrzne.
Tych z Państwa, którzy chcieliby zgłębić temat, odsyłamy do podręcznika
„Inicjatywy klastrowe: skuteczne działanie i strategiczny rozwój” pod redakcją
Marity Koszarek (projekt „Polskie Klastry i polityka klastrowa”, PARP, 2011).
W odniesieniu do planów zalecamy stworzenie dokumentów planistycznych:
„Planów działań na poszczególne lata obowiązywania strategii”, „Monitoringu”
i „Raportów z realizacji określonych celów i działań”.
Dobra praktyka: Klaster Klastal z siedzibą w Stalowej Woli (woj. podkarpackie).
Na stronie www opublikowany został dokument „Ewaluacja klastra
spawalniczego Klastal” zawierający m.in.: kryteria oceny strategii oraz metody
zbierania danych ewaluacyjnych. Dokument wskazuje elementy strategii
podlegające ewaluacji oraz narzędzia do jej przeprowadzenia.
Dobra praktyka: Klaster Future Position X ze Szwecji (złota odznaka jakości).
Podczas realizacji jednego z projektów stwierdzono przeszacowanie czasowe
projektu w stosunku do zakładanych celów strategicznych klastra.
Ponieważ cele strategiczne uzależnione były od celów projektowych, w ramach
działań naprawczych przeprowadzono audyt zewnętrzny, który zakresem
obejmował zarówno projekt, jak i strategię rozwoju. Wyników jeszcze nie
opublikowano.
Standard 1.2.2. Koordynator przestrzega zapisów obowiązujących dokumentów
klastra
Aby spełnić standard należy poddać ocenie pracę koordynatora pod kątem
zgodności prowadzonych przez niego działań z zapisami dokumentów
powołujących klaster do życia oraz z aktualną strategią i planem działania.
Oceny dokonują członkowie klastra lub organ reprezentujący członków klastra
nie rzadziej niż raz w roku.
Na koniec kilka słów podsumowania
Wiemy już co wdrożyć. Pytanie jak wdrożyć?
Przede wszystkim w sposób uporządkowany i kontrolowany, gdyż tylko takie
działanie zapewni odpowiedni poziom tego wdrożenia. Dlatego istotnym jest
aby koordynatorzy usystematyzowali, ujednolicili i stworzyli pewien schemat
wdrożenia standardów zarządzania swoimi klastrami.
Rekomendujemy stworzenie narzędzi (lub wykorzystanie narzędzi istniejących,
np. narzędzia logicznego wnioskowania Teorii Ograniczeń, matryca działań
klastra) ułatwiających proces planowania działań klastra, ich monitoring oraz
prezentację rezultatów.
Nie zapominajmy, że wdrożenie standardów niesie ze sobą wiele korzyści, tj.
pozwala uzyskać odznakę jakości dla organizacji klastrowych, uzyskać status
Regionalnego lub Krajowego Klastra Kluczowego oraz zwiększa możliwości
ubiegania się o środki UE. Dlatego warto!
Dziękujemy Państwu i zachęcamy do przeczytania kolejnych artykułów
traktujących o pozostałych obszarach zarządzania w klastrach, wokół których
zbudowane są standardy zarządzania. Obszar „Zasoby” ukaże się już wkrótce.
Bio autorów:
Bogdan Kępka - animator, ekspert ds. clusteringu, współautor wielu
dokumentów organizacyjnych i strategii dla klastrów, ekspert w dziedzinie
klastrów biznesowych.
Danuta Kacperek - konsultant biznesowy, doradca w zakresie zarządzania
organizacją, certyfikowany kierownik projektu z wieloletnim doświadczeniem,
szkoli przedsiębiorców, menedżerów i kierowników projektów.