ShareO para Microsoft Outlook (Documentación impresa) ·...

ShareO para Microsoft Outlook

(Documentacioacuten impresa)

Contenido ACERCA DEL PRODUCTO 3

ACERCA DE SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS PARA MICROSOFTregOUTLOOKreg20002002200320072010 3 CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL (VERSIOacuteN DE PRUEBA Y VERSIOacuteN COMPLETA) 5 PRESENTANDO SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS (PARA MICROSOFTreg OUTLOOKreg 200020022003) 7 COacuteMO FUNCIONA 8 CARACTERIacuteSTICAS 9 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 12 VERSIONES SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS 13 ACTUALIZACIOacuteN Y ACTIVACIOacuteN DEL PROGRAMA 14 INSTALACIOacuteN ANTES DE COMENZAR 16 INSTALACIOacuteN RAacutePIDA Y GUIacuteA PARA COMPARTIR 18 COacuteMO CAMBIAR EL TAMANtildeO MAacuteXIMO DEL CORREO ELECTROacuteNICO QUE CONTIENE DATOS 19

TRABAJO CON PRODUCTOS 20 COMPARTIR CARPETAS DE MICROSOFT OUTLOOK 20 COMPARTIR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 22

AGREGAR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 22

COMPARTIR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 24

COMPARTIR ARCHIVOS DE LAS CARPETAS DE WINDOWS 25

USO COMPARTIDO DE ELEMENTOS PRIVADOS 27 PAQUETE DE SEGURIDAD SHAREO 28 COMPARTIR LA OPCIOacuteN TIEMPO LIBREOCUPADO DEL CALENDARIO DE OUTLOOK 30 CREAR UNA CARPETA PUacuteBLICA SIN UN SERVIDOR EXCHANGE 33 OTROS MEacuteTODOS PARA COMPARTIR (PANEL DE CONFIGURACIOacuteN) 34 SINCRONIZAR MICROSOFT OUTLOOK 35 RECIBIR UNA INVITACIOacuteN PARA COMENZAR A COMPARTIR CARPETAS DE OTRO MIEMBRO 36 VERIFICAR ELEMENTOS DUPLICADOS 38 ACTUALIZAR ELEMENTOS DE OUTLOOK EN LA CARPETA COMPARTIDA DE OUTLOOK 39 OPCIONES 40 HABILITARDESHABILITAR EL ICONO DE NOTIFICACIOacuteN EN LA BANDEJA DEL SISTEMA 43 PANEL DE CONFIGURACIOacuteN CONFIGURACIOacuteN DE CARPETAS 44 ADMINISTRACIOacuteN DE LOS DERECHOS DE USUARIOS 47 RE-CONFIGURAR LA OPCIOacuteN DE COMPARTIR A OTRA CARPETA 48 INHABILITAR O VOLVER A HABILITAR LA OPCIOacuteN DE COMPARTIR CARPETAS 50 QUITAR RECORDATORIOS 52

PREGUNTAS FRECUENTES CONSEJOS53 CONSEJOS 53 PREGUNTAS FRECUENTES 54 SU VERSIOacuteN DE PRUEBA HA FINALIZADO COacuteMO COMPRARREGISTRARSE 57 DESINSTALAR 58

OTROS PRODUCTOS 4TEAM 59 INFORMAR PROBLEMA SUGERENCIAS 60 SOPORTE TEacuteCNICO 61

ACERCA DEL PRODUCTO

ACERCA DE SHAREO SHARECALENDAR

SHARECONTACTS PARA

MICROSOFTregOUTLOOKreg20002002200320072010

Deseamos extender nuestro especial ldquograciasrdquo a varios clientes de los EEUU Reino Unido Australia Beacutelgica Alemania Suiza Francia Singapur y otros paiacuteses que implementaron nuestro programa para satisfacer sus necesidades comerciales diarias desde el uso personal y familiar con la finalidad de compartir informacioacuten hasta soluciones administrativas reales para Consultorios Meacutedicos y Estudios de Abogaciacutea Servicios Religiosos empresas de tecnologiacutea o de produccioacuten de software

ShareO permite que los usuarios

compartan y sincronicen los datos de sus Carpetas de Microsoft Outlook como el calendario correo electroacutenico

contactos tareas notas e informacioacuten libreocupado asiacute como compartir cualquier documento de Windows con sus colegas y amigos sin gastos de servidor

ShareContacts se basa en la

funcionalidad de ShareO y permite que el usuario comparta y sincronice los datos de sus carpetas de Contactos de Outlook y cree una libreta de direcciones puacuteblica

ShareCalendar se basa en la funcionalidad de ShareO y permite que el usuario comparta

y sincronice los datos de sus carpetas del Calendario y cree calendarios grupales puacuteblicos asiacute como compartir informacioacuten LibreOcupado sin un Servidor de Intercambio

Diferencia de los Productos

Excepto Elementos Eliminados Borrador Bandeja de Salida Carpetas 4Team y Carpeta Schedules4Team

Se requiere POP3 IMAP4 Microsoft Exchange u otro servidor de correo electroacutenico o servicio

degNombres de los antiguos productos ShareOutlook Calendar4Outlook Contacts4Outlook

copy 2003-2008 4Team Corporation

Microsoft y el logotipo de Office son marcas o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros paiacuteses

Shareo sitio web

CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL (VERSIOacuteN DE PRUEBA Y VERSIOacuteN COMPLETA)

UNA VEZ QUE SE LE HAYA CONCEDIDO YO HAGA USO DEL CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO CELEBRADO CON 4TEAM CORPORATION (NOMBRE DE FANTASIacuteA DE ALITTERA LTD INC) UD RECONOCE EL CARAacuteCTER LEGAL Y VINCULANTE DEL MISMO CONTRATO REALIZADO ENTRE ALITTERA LTD INC Y LOS USUARIOS

DE SOFTWARE Y PRODUCTOS DE PROPIEDAD DE 4TEAM CORPORATION NOMBRE DE FANTASIacuteA DE ALITTERA LIMITED INC EN EL CASO DE QUE USTED NO TENGA LA INTENCIOacuteN DE RESPETAR EL PRESENTE CONTRATO SE LE RUEGA QUE POR FAVOR INTERRUMPA LA INSTALACIOacuteN DEL SOFTWARE DE INMEDIATO

EXENCIOacuteN DE RESPONSABILIDAD

EL SITIO DE INTERNET JUNTO CON LOS MATERIALES Y PRODUCTOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL MISMO SE PROPORCIONAN EN LAS CONDICIONES EN QUE SE ENCUENTRAN Y SIN GARANTIacuteAS DE NINGUacuteN TIPO YA SEA DE FORMA EXPRESA O IMPLIacuteCITA HASTA EL MAacuteXIMO ALCANCE PERMITIDO POR LA LEY APLICABLE (Y POR ELLO LO QUE SE INDICA A CONTINUACIOacuteN NO SERAacute APLICABLE A UD) 4TEAM CORPORATION SE EXIME DEL CUMPLIMIENTO DE TODA GARANTIacuteA SEA EXPRESA O IMPLIacuteCITA INCLUSIVE PERO NO LIMITADA A LAS GARANTIacuteAS IMPLIacuteCITAS QUE SURJAN DE LA COMERCIALIBILIDAD O APTITUD PARA UN FIN DETERMINADO 4TEAM CORPORATION NO ASEGURA NI GARANTIZA QUE LAS FUNCIONES INCLUIDAS EN EL SITIO DE INTERNET NO SERAacuteN INTERRUMPIDAS O NO MOSTRARAacuteN ERRORES QUE LOS DEFECTOS SERAacuteN CORREGIDOS O QUE DICHO SITIO DE INTERNET O SERVIDOR QUE HACE QUE EL SITIO MENCIONADO SE ENCUENTRE DISPONIBLE NO CONTENDRAacuteN VIRUS NI OTROS COMPONENTES PELIGROSOS 4TEAM CORPORATION NO OTORGARAacute NINGUNA GARANTIacuteA O EMITIRAacute DECLARACIONES SOBRE EL USO DE LOS MATERIALES QUE FORMEN PARTE DEL SITIO DE INTERNET EN LO QUE RESPECTA A SU EXACTITUD PRECISIOacuteN ADECUACIOacuteN UTILIDAD VIGENCIA FIABILIDAD ENTRE OTROS ASPECTOS

DERECHO A UTILIZAR Y DISTRIBUIR EL SOFTWARE

4TEAM CORPORATION DE CONFORMIDAD CON EL PRESENTE CONTRATO LE CONCEDE LOS SIGUIENTES DERECHOS

VERSIOacuteN DE PRUEBA UTILIZAR Y DISTRIBUIR EL SOFTWARE MENCIONADO PARA SU USO PERSONAL O PARA FINES COMERCIALES SOacuteLO ENTRE LOS MIEMBROS DE SU EMPRESA (GRUPO DE TRABAJO) POR UN PLAZO DE 14 DIacuteAS SE LE PERMITE INSTALAR Y UTILIZAR EL SOFTWARE MENCIONADO EN SU COMPUTADORA SE ASUME QUE UD HARAacute USO DEL SOFTWARE TAN PRONTO COMO EL MISMO HAYA SIDO ALMACENADO EN LA MEMORIA PRINCIPAL DE SU SISTEMA O EN CUALQUIER OTRO DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIOacuteN

VERSIOacuteN COMPLETA UTILIZAR Y DISTRIBUIR EL SOFTWARE MENCIONADO PARA SU USO PERSONAL O PARA FINES COMERCIALES SOacuteLO ENTRE LOS MIEMBROS DE SU EMPRESA (GRUPO DE TRABAJO) TANTO UD COMO SU EMPRESA (GRUPO DE TRABAJO) SOacuteLO PUEDEN HACER USO DE LA CANTIDAD DE COPIAS QUE HAYA ADQUIRIDO

DE 4TEAM CORPORATION O DE SUS DISTRIBUIDORES Y QUE SE LE HAYA CONCEDIDO POR MEDIO DE LA LICENCIA CUANDO EL PRESENTE SOFTWARE SE ENCUENTRE ALMACENADO EN LA MEMORIA PRINCIPAL DE SU SISTEMA O EN OTRO DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO SE ASUME QUE UD SE ENCUENTRA UTILIZANDO EL SOFTWARE

LA VERSIOacuteN DE PRUEBA PUEDE DISTRIBUIRSE LIBREMENTE SIEMPRE QUE DICHA DISTRIBUCIOacuteN SOacuteLO INCLUYA EL ARCHIVO ORIGINAL QUE LE PROPORCIONOacute 4TEAM CORPORATION NO PUEDE ALTERAR ELIMINAR O AGREGAR NINGUacuteN ARCHIVO DEL ARCHIVO ORIGINAL DE DISTRIBUCIOacuteN

DERECHO DE AUTOR

LOS DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL DEL SOFTWARE MENCIONADO Y TODO ARCHIVO ADJUNTO AL MISMO SON PROPIEDAD DE 4TEAM CORPORATION Y SE ENCUENTRAN PROTEGIDOS POR LA LEY DE DERECHO DE AUTOR VIGENTE EN EL ESTADO DE FLORIDA EEUU Y LOS TRATADOS INTERNACIONALES EN MATERIA DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL POR ELLO UD NO PUEDE COPIAR NINGUNA PARTE DE DICHO SOFTWARE SEA CUAL FUERE LA FORMA SALVO CUANDO SE UTILICE O COPIE UNA PARTE PARA REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD ASIMISMO UD NO PUEDE MODIFICAR EL CONTENIDO DE DICHO SOFTWARE O CAMBIAR LOS NOMBRES DE LOS ARCHIVOS

LIacuteMITE DE LA GARANTIacuteA

4TEAM CORPORATION NO GARANTIZA QUE EL USO DEL MENCIONADO SOFTWARE SERAacute EL ADECUADO PARA CUMPLIR CON LOS FINES PARTICULARES DE TODOS LOS USUARIOS NI TAMPOCO SERAacute RESPONSABLE POR LOS DANtildeOS Y PERJUICIOS CAUSADOS POR EL USO DE DICHO SOFTWARE

SOPORTE

4TEAM CORPORATION SOacuteLO SERAacute RESPONSABLE DE BRINDAR SERVICIOS DE ATENCIOacuteN AL CLIENTE REALIZARAacute TODOS LOS ESFUERZOS NECESARIOS PARA LOGRAR PROPORCIONARLE UNA SOLUCIOacuteN A LAS CONSULTAS TEacuteCNICAS SOBRE LOS PROBLEMAS OCASIONADOS POR LA INSTALACIOacuteN O EL USO DEL SOFTWARE QUE SE INSTALOacute EN EL SISTEMA DE UN USUARIO TODAS LAS CUESTIONES DE ATENCIOacuteN AL CLIENTE SOacuteLO SERAacuteN ATENDIDAS POR CORREO ELECTRONICO LAS PREGUNTAS SE DEBEN ENVIAR A SUPPORT4TEAMBIZ TODA PREGUNTA RECLAMO COMENTARIO O SUGERENCIA DEBE ENVIARSE A SALES4TEAMBIZ

RECONOCIMIENTO

HABIENDO LEIacuteDO Y COMPRENDIDO EL PRESENTE CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO UD RECONOCE SU PREVALENCIA SOBRE TODA ORDEN COMPROMISO O ANUNCIO Y SE ADHIERE A DICHOS TEacuteRMINOS

SI UD ESTAacute DE ACUERDO CON EL PRESENTE CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO Y DESEA CONTINUAR CON LA INSTALACIOacuteN POR FAVOR PRESIONE ldquoSIacuterdquo SI NO ESTA DE ACUERDO Y DESEA CANCELAR ESTA INSTALACIOacuteN POR FAVOR PRESIONE ldquoNOrdquo

ALITTERA LTD INC 4TEAM CORPORATION 2003-2010copy TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

Shareo sitio web

PRESENTANDO SHAREO SHARECALENDAR

SHARECONTACTS (PARA MICROSOFTreg OUTLOOKreg 200020022003)

NOMBRES DE LOS ANTIGUOS PRODUCTOS SHAREOUTLOOK CALENDAR4OUTLOOK CONTACTS4OUTLOOK

ShareO

Si estaacute buscando una forma raacutepida segura y sencilla de compartir y actualizar sus Carpetas de Microsoft Outlook o una forma raacutepida para compartir cualquier documento este programa es para usted Simplemente necesita instalar ShareO en su computadora con Outlook 2000200220032007 y en las computadoras de los colegas que usted prefiera y luego de unos pocos cliqueos la informacioacuten

de sus carpetas se actualizaraacute cada vez que usted actualice la carpeta compartida de su PC Sus compantildeeros recibiraacuten los elementos actualizados (contactos correo electroacutenico citas tareas correos

electroacutenicos notas diario entradas en los documentos etc) a traveacutes de correo electroacutenico normal Usted podraacute actualizar y administrar todos sus elementos compartidos estando desconectado o utilizando cualquier tipo de conexioacuten a Internet Es una solucioacuten faacutecil y efectiva para empresas y grupos a distancia

Excepto Elementos Eliminados Borradores Bandeja de Salida Carpetas 4Team y la Carpeta Schedules4Team Disponible con el Paquete de Seguridad ShareO No se encuentra disponible en la versioacuten de prueba Se requiere de una licencia aparte y su activacioacuten

ShareCalendar

Para compartir y sincronizar Calendarios de Microsoft Outlook uacutenicamente Nunca ha sido maacutes faacutecil crear calendarios grupales puacuteblicos que con ShareCalendar ShareCalendar es la versioacuten simplificada de ShareO Si usted no soacutelo quiere compartir carpetas del Calendario le sugerimos que pruebe ShareO

ShareContacts

Para compartir y sincronizar Contactos de Microsoft Outlook uacutenicamente Nunca ha sido maacutes faacutecil crear una libreta de direcciones grupal puacuteblica ShareContacts es la versioacuten simplificada de ShareO Si usted no soacutelo quiere compartir carpetas de Contactos le sugerimos que pruebe ShareO

Coacutemo funciona

Caracteriacutesticas

Instalacioacuten

Shareo sitio web


COacuteMO FUNCIONA

Esta poderosa herramienta add-on plug-in para Microsoftreg Outlookreg se basa en la funcionalidad del servicio de correo electroacutenico (e-mail) Cuando selecciona Carpetas de Outlook para compartir o realiza cambios en los elementos de las carpetas compartidas (contactos citas tareas correo electroacutenico notas entradas en el diario) luego de hacer clic en ldquoEnviar y Recibirrdquo el programa convierte todos los cambios en mensajes de correo electroacutenico con datos comprimidos Microsoft Outlook los enviacutea a todos sus compantildeeros de equipo Una vez que el programa recibe estos mensajes

en sus computadoras los vuelve a convertir en elementos de Outlook y los coloca en la carpeta compartida de Outlook Usted puede compartir carpetas que utilicen formularios de Outlook estaacutendar o personalizados

Excepto Elementos Eliminados Borradores Bandeja de Salida 4Team y Carpetas Schedules4Team Disponible con el Paquete de Seguridad ShareO No se encuentra disponible en la versioacuten de prueba Se requiere de una licencia aparte y su activacioacuten

Shareo sitio web

CARACTERIacuteSTICAS

Para ver las uacuteltimas notas acerca de los lanzamientos vea la seccioacuten Novedades

Compartir cualquier Carpeta de Microsoft Outlook sin un servidor Compartir las Carpetas del Calendario Correo Electroacutenico Contactos Tareas Notas y Diario de Outlook

Compartir carpetas de la Bandeja de Entrada y de Elementos Enviados

Compartir cualquier Documento Simplemente arrastre y suelte copie y pegue documentos de

cualquier carpeta de Windows a cualquier tipo de correo electroacutenico de la carpeta de Microsoft Outlook

Compartir Carpetas de Microsoft Outlook con sus propios formularios personalizados y

elementos importados

Paquete de SeguridadVI ShareO para la codificacioacuten de datos con el estaacutendar AES-256 maacutes alto

disponible Comparta sus datos de Outlook y sus documentos de forma segura y con confianza

Compartir Archivos de Cualquier Carpeta de Windows ShareO enviacutea automaacuteticamente

archivos actualizados cada vez que se modifican en su disco riacutegido

Compartir diferentes Carpetas de Microsoft Outlook con diferentes grupos de personas

Compartir realmente Carpetas de Correo Las carpetas compartidas con mensajes de correo

electroacutenico estaacuten visibles para los demaacutes de la misma forma que lo estaacuten en su Outlook

CompartirV Informacioacuten LibreOcupado Comparta y acceda a los LibresOcupados suyos y de

sus contactos mediante la Ventana ldquoProgramacioacutenrdquo en Nuevas Citas Reuniones o utilice Calendarios

de Grupo en la carpeta del Calendario Con Shared Calendar esta caracteriacutestica lo ayudaraacute a programar todas sus reuniones y citas Siempre sepa cuaacuteles son los momentos libresocupados de sus compantildeeros de trabajo y amigos sin revelar el asunto o detalles privados

Compartir citas privadas como espacios en blanco Esta opcioacuten le permitiraacute compartir citas

privadas sin mostrar el asunto de la cita u otros detalles privados mostrando solamente el horario programado Los otros usuarios podraacuten ver sus citas privadas compartidas como espacios en blanco Haga clic aquiacute para ver coacutemo se ve una cita en blanco

Divisioacuten automaacutetica por tamantildeo de datos de mensajes con datos enviados por correo

electroacutenico Ahora puede evitar las limitaciones de los ISP (proveedores de servicios de Internet) y de las cuentas de correo electroacutenico para el enviacuteo de grandes cantidades de informacioacuten y actualizaciones compartidas El programa dividiraacute los datos compartidos automaacuteticamente en unidades de 5Mb (valor preestablecido) los comprimiraacute y los enviaraacute Es especialmente uacutetil para compartirsincronizar sin problemas correo electroacutenico con adjuntos y documentos de gran tamantildeo y cuando se comparte por primera vez una gran Bandeja de Entrada Contactos y Calendarios evitando la peacuterdida de datos compartidos por las limitaciones de los ISP (Haga clic aquiacute para aprender coacutemo cambiar el tamantildeo maacuteximo de los correos electroacutenicos con datos)

Compartir Etiquetas (colores) cuando se comparten citas (ShareO amp ShareCalendar

solamente)

Utilizando la opcioacuten ldquoSolo Lecturardquo usted puede ldquosuscribirrdquo a sus clientes a los datos de sus

carpetas sin permitirles modificarlos

Compartir adjuntos de cualquier elemento de Outlook

Botoacuten de filtro de Solamente No Leiacutedos en Outlook 2003

Faacutecil de utilizar y administrar sin necesidad de habilidades especiales si usted sabe trabajar con

Microsoft Outlook podraacute trabajar con este programa utilizando los conocimientos que ya ha desarrollado Incluya una nueva persona para compartir agregando simplemente su nombre en el Asistente para Compartir informacioacuten del programa

Sincronizaractualizar los datos compartidos con los miembros de su grupo simplemente

marque Enviar y Recibir en Microsoft Outlook y la nueva informacioacuten que usted ingresoacute en la

carpeta compartida seraacute enviada a las otras computadoras donde se actualizaraacute la informacioacuten automaacuteticamente

iexclnuevo Posibilidad de Cancelar Temporalmente la Opcioacuten de Compartir una Carpeta o

Desactivar la Opcioacuten de Compartir la Carpeta Ahora se ha implementado la posibilidad de inhabilitar temporalmente la opcioacuten de compartir una carpeta con propoacutesitos administrativos avanzados permitieacutendole a usted controlar ademaacutes los datos se enviaraacuten o recibiraacuten por un periacuteodo de tiempo Antes de irse de vacaciones puede inhabilitar temporalmente la opcioacuten de compartir sus carpetas (dejar de recibir actualizaciones de otras personas que comparten) sin generar ninguacuten problema a las otras personas que comparten Al regresar usted puede volver a habilitar la opcioacuten de compartir y comenzar a recibir actualizaciones de los otros usuarios

iexclNuevo Posibilidad de Inhabilitar Completamente la Opcioacuten de Compartir Con propoacutesitos administrativos avanzados ahora desde una sola computadora se puede inhabilitar completamente el proceso de compartir en todas las computadoras del los miembros del equipo

Posibilidad de agregar personas que comparten desde Listas de Distribucioacuten Puede

compartir su carpeta con todos los contactos de listas de distribucioacuten seleccionadas

Trabajar Con o Sin conexioacuten Puede cambiar datos de la carpeta compartida de Outlook estando

sin conexioacuten En cuanto se establece la conexioacuten a Internet o a la red de su empresa podraacute actualizar los datos de las carpetas compartidas automaacuteticamente con todos los compantildeeros de trabajo marcando ldquoEnviar y Recibirrdquo Las actualizaciones tambieacuten se enviacutean automaacuteticamente cuando Outlook lleva a cabo ldquoEnviarRecibirrdquo de todas las cuentas seguacuten esteacute programado (plazo preestablecido cada 5 minutos mientras estaacute conectado) Ya sea trabajando en intranet Internet por viacutea telefoacutenica o por una liacutenea dedicada puede utilizar este producto como un instrumento ideal para empresas y grupos a distancia

Sin servidor todos los datos se enviacutean de un lado al otro con la ayuda de mensajes de correo

electroacutenico especiales convertidos automaacuteticamente en elementos de Outlook

Opcioacuten ldquoCompartirhellip en el menuacute que se despliega con en el botoacuten derecho del mouse sobre

las carpetas de Outlook

Posibilidad de excluirincluirbloquear raacutepidamente (marcar como ldquoprivadordquo) cualquier

mensaje de correo electroacutenico de la lista compartida

El Panel de Configuracioacuten le permite administrar la informacioacuten compartida definir los derechos

del usuario y ajustar diferentes configuraciones para cada carpeta

Puede utilizar los meacutetodos de codificacioacuten estaacutendar de Microsoft Outlook para asegurar la

informacioacuten que se enviacutea

Puede sincronizar los elementos compartidos de Outlook con su dispositivo PDA o Palm

Puede utilizar ShareO ShareCalendar ShareContacts para sincronizar datos de Outlook entre

su PC de escritorio y su laptop

Filtros para Compartir Los filtros se aplicaraacuten automaacuteticamente a las carpetas compartidas Su

configuracioacuten depende del tipo de carpeta y se puede ajustar en cualquier momento Los filtros pueden ahorrar traacutefico y tiempo al sincronizar sus carpetas

Administracioacuten de Duplicados

Ignorar o Eliminar Recordatorios Desde Cualquier Carpeta Ahora puede inhabilitar de las

carpetas compartidas los recordatorios que no necesita Tambieacuten puede inhabilitar los recordatorios de otros usuarios que llegan a su carpeta utilizando la opcioacuten ldquoIgnorar Recordatoriosrdquo en el ldquoPanel de Configuracioacutenrdquo Es recomendable en Outlook 2007 donde los recordatorios se encuentran en todas las carpetas y no solo en las preestablecidas

iexclactualizado Formulario de Invitacioacuten para Compartir Cuando recibe una nueva invitacioacuten

para compartir una carpeta se encuentran disponibles varias carpetas de destino para elegir con las explicaciones detalladas de cada opcioacuten

Reenviando elementos con filtros especiales Se pueden aplicar filtros cuando reenviacutea

elementos a un usuario seleccionado Filtre los elementos por fecha categoriacutea o por remitentedestinatario (correo electroacutenico)

Sin reglas de Outlook para correo electroacutenico con actualizaciones No es necesario ajustar

las reglas de Outlook con excepciones para aceptar correo electroacutenico con actualizaciones ndash ahora se ignoran automaacuteticamente

Posibilidad de personalizar la extensioacuten del archivo adjunto en correo electroacutenico con

actualizaciones Para evitar problemas con programas antivirus y filtros de correo electroacutenico no deseado ahora se puede cambiar la extensioacuten del archivo adjunto a cualquier otra para que el

correo electroacutenico con actualizaciones no sea rechazado

iexclnuevo Posibilidad de Agregar Automaacuteticamente un Texto Personalizado en el rengloacuten del

Asunto del Correo Electroacutenico de las Actualizaciones Ahora puede agregar un texto personalizado en el rengloacuten del asunto de los mensajes de correo electroacutenico de las actualizaciones para que los programas con filtros de correo electroacutenico no deseado y antivirus acepten este correo electroacutenico en el caso de aquellos usuarios que experimenten problemas con tales programas

Excepto Elementos Eliminados Borradores Bandeja de Salida carpetas especiales Carpetas 4Team y

Carpeta Schedules4Team

ShareCalendar Para compartir y sincronizar Calendarios de Microsoft Outlook solamente

ShareContacts Para compartir y sincronizar Contactos de Microsoft Outlook solamente

Nombres de los antiguos productos ShareOutlook Calendar4Outlook Contacts4Outlook

Carpetas de Outlook estaacutendar solamente las subcarpetas no estaacuten admitidas por la mayoriacutea de los

programas PDAPalm

V Limitaciones Los Eventos de Todo el Diacutea y otros en estado Fuera de la Oficina Tentativo u Ocupado se

compartiraacuten como Eventos Ocupados (limitacioacuten de Microsoft Outlook) Los eventos en Estado Libre no se compartiraacuten como eventos LibresOcupados (funcionalidad de Microsoft Outlook) La opcioacuten de compartir LibreOcupado no funcionaraacute si en los detalles del contacto (Informacioacuten LibreOcupado que desea ver) la ldquoDireccioacuten LibreOcupado de Internetrdquo no estaacute en blanco Evite la situacioacuten en la que diferentes contactos tienen el mismo nombre en la direccioacuten de correo electroacutenico (nombredominiocom y nombreotrodominiocom) ya que seraacuten tratados como uno y el mismo contacto (Limitaciones en la funcionalidad de Microsoft Outlook)

VI Disponible con el Paquete de Seguridad ShareO No se encuentra disponible en la versioacuten de prueba Se

requiere de una licencia aparte y su activacioacuten Uacutenicamente disponible para ShareO

Shareo sitio web

ShareCalendar sitio web

ShareContacts sitio web

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Windows 98MENT2000XPVista7

Outlook 2000 2002 (Office 2000 o XP) 2003 2007 2010

Tipo de cuenta de Correo Electroacutenico POP3 IMAP4 Exchange yu otros tipos de correo electroacutenico

PRECAUCIOacuteN Se recomienda enfaacuteticamente que actualice su versioacuten de Outlook 2000 o 2002 con SP3 de lo contrario podriacutea experimentar problemas por fallas en el sistema al compartir carpetas

Si usted utiliza Outlook Web Mail Exchange o IMAP aseguacuterese de recibir los mensajes de correo electroacutenico de sus compantildeeros en la carpeta de la Bandeja de Entrada de las Carpetas Personales (Outlook para hoy) De lo contrario deberaacute crear Reglas en Outlook para dirigir estos mensajes de correo electroacutenico

a la Bandeja de Entrada de las Carpetas Personales Reglas Herramientas-gtReglas y Alertas (Asistente de Reglas) -gtNueva Regla- gtModificar-gtSeleccionar ldquoMover a una carpeta los mensajes que contengan palabras especiacuteficas en el campo de asuntordquo- gtEstablezca un valor en ldquoEspecifique las palabras o frases que desea buscar en el asunto del mensajerdquo -gtElija la carpeta en ldquomover a la carpeta especificadardquo -gtMarque la opcioacuten Finalizar

Palabras o frases que desea buscar en el asunto del mensaje

para ShareOShareOutlook 4941419117711

para ShareContactsContacts4Outlook 5951519117711

ShareCalendarCalendar4Outlook 6961619117711

Shareo sitio web



VERSIONES SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS

Versioacuten de Prueba Versioacuten de prueba de 14 diacuteas casi completamente funcional No podraacute cambiar la configuracioacuten de los filtros para compartir cuando se compartan las carpetas de correo electroacutenico por primera vez

Versioacuten Completa Una versioacuten completamente funcional

Shareo sitio web



ACTUALIZACIOacuteN Y ACTIVACIOacuteN DEL PROGRAMA


iquestQueacute sucede si no activa su copia del producto

Antes de activar el producto puede probarlo por un periacuteodo de tiempo establecido ( la versioacuten de prueba venceraacute en 14 diacuteas) Luego el programa cambiaraacute al Modo de Funcionalidad Reducida En este Modo usted no podraacute compartir o actualizar el contenido de las Carpetas compartidas Se dantildearaacuten los elementos o documentos inexistentes de Outlook usted puede salir faacutecilmente de esta modalidad del programa activaacutendolo

Activacioacuten del Producto

1 Coneacutectese a Internet

2 Diriacutejase al ShareO menuacute del Programa desde el menuacute de Outlook

3 Seleccione -gt Activar en el menuacute del programa

4 Ingrese su Coacutedigo de Activacioacuten en el campo que indica Coacutedigo de Activacioacuten

5 Marque Siguiente

El programa seguiraacute funcionando como una versioacuten completa Haga clic aquiacute para ver las capturas de pantalla

Si recibe el diaacutelogo la Activacioacuten falloacute marque ldquolt Atraacutes y reingrese su Coacutedigo de Activacioacuten Si esto no funciona contaacutectese con el Soporte Teacutecnico por teleacutefono o Chat en Vivo

Paquete de Seguridad ShareO Activacioacuten


2 Diriacutejase al menuacute ShareO en la barra de menuacute de Outlook

3 Seleccione Opciones en el menuacute desplegable de ShareO

4 Seleccione la ficha Seguridad

5 Haga clic en Activar

6 Ingrese su Coacutedigo de Activacioacuten en el campo ldquoCoacutedigo de Activacioacutenrdquo Haga clic aquiacute para ver la captura de pantalla

7 Haga clic en Siguiente

8 Si la activacioacuten se realiza con eacutexito veraacute el diaacutelogo Activacioacuten Exitosa Haga clic en ACEPTAR Su Paquete de Seguridad estaacute activado y estaraacute disponible la opcioacuten ldquoHabilitar codificacioacutenhelliprdquo

Se le enviaraacute el Coacutedigo de Activacioacuten por correo electroacutenico luego de comprar el producto Puede adquirir el producto haciendo clic aquiacute

Para activar el producto es necesario que lo adquiera y obtenga el coacutedigo de activacioacuten Utilice la opcioacuten ldquoComprar por Internetrdquo (Cuadro de Diaacutelogo de Activacioacuten por Internet) para dirigirse directamente a la paacutegina del producto

Disponible con el Paquete de Seguridad ShareO No se encuentra disponible en la versioacuten de prueba Se requiere de una licencia aparte y su activacioacuten

Actualizacioacuten del Programa


2 En el menuacute del producto marque Acerca de ShareO (ShareCalendar ShareContacts)

3 Haga clic en el botoacuten Buscar Actualizacioacuten

4 Si se ha lanzado una nueva versioacuten del producto elimine la versioacuten anterior (Panel de Control -gt Agregar o Quitar Programas) y descargue e instale la nueva versioacuten

Nota Se guardaraacuten todos sus datos y se convertiraacuten a la nueva versioacuten de forma segura Se le solicitaraacute su Coacutedigo de Activacioacuten (su nuacutemero de pedido) Por favor marque ldquoActivarrdquo en el menuacute del producto e ingrese el Coacutedigo En la paacutegina del producto puede adquirir una licencia grupal o licencias

por separado para cada miembro del grupo Para la activacioacuten del programa se debe ingresar el Coacutedigo en la computadora de cada miembro del grupo

Acerca de la activacioacuten del producto

Al concluir el periacuteodo de prueba necesitaraacute activar su copia del programa para continuar utilizaacutendolo

Esta ayuda lo guiaraacute paso por paso por el proceso de activacioacuten viacutea Internet o telefoacutenicamente La Activacioacuten del Producto tiene una tecnologiacutea anti pirateriacutea disentildeada para verificar que la licencia del programa se haya adquirido legiacutetimamente Es raacutepido simple y ayuda a proteger la privacidad del cliente La Activacioacuten del Producto verifica que no se haya utilizado un coacutedigo de activacioacuten del programa que se utiliza para activar el producto en maacutes computadoras personales de las que la licencia del programa tiene previsto

Nota Por favor tenga en cuenta que su Coacutedigo de Activacioacuten (Licencia) estaacute vinculado con su(s) computadora(s) y el programa se puede instalar solamente en tantas computadoras como licencias

haya adquirido Si necesita mudar el programa a otra computadora por favor comuniacutequese con nuestra mesa de ayuda

Se le enviaraacute el Coacutedigo de Activacioacuten por correo electroacutenico luego de haber comprado el producto Lo puede adquirir haciendo clic aquiacute

Shareo sitio web



INSTALACIOacuteN ANTES DE COMENZAR


1 Antes de la instalacioacuten

a Necesita tener derechos de Administrador de Windows para instalar el producto b Por favor verifique estar trabajando con Microsoft Outlook 2000 (SP-3) 2002 (SP-2) o 2003

2007 2010 ya que el Producto es incompatible con versiones de Microsoft Outlook anteriores a 2000 tambieacuten verifique otros Requerimientos del Sistema Puede actualizar

su versioacuten de Outlook desde aquiacute c Para que el programa funcione es preferible que las cuentas de correo electroacutenico sean

POP3 pero puede utilizar cuentas tipo IMAP o Exchange En este caso necesitaraacute crear una regla con palabras especiacuteficas en el asunto que cambie el correo electroacutenico de la Bandeja de Entrada de IMAPExchange a la Bandeja de Entrada de las Carpetas Personales

d Valor de las palabras especiacuteficas

1

para ShareO 4941419117711

para ShareContacts 5951519117711

para ShareCalendar 6961619117711

1

d Descargue la uacuteltima versioacuten del archivo de configuracioacuten del producto desde 4Team product website o del aacuterea de un miembro y distribuacuteyala entre los miembros de su equipo

2 Instalacioacuten

a Cierre Microsoft Outlook

b Instale ShareO ShareCalendar ShareContacts descargando y abriendo el archivo de

ldquoconfiguracioacutenrdquo de la paacutegina del producto httpwww4teambizes Es necesaria la instalacioacuten en las computadoras de todos los miembros

c Inicie Microsoft Outlook

d Marque Aceptar Si aparece el diaacutelogo Permitir Acceso seleccione Permitir acceso por 10 min en el siguiente diaacutelogo y marque ldquoSirdquo

e En la ventana Mi Cuenta de Correo Electroacutenico ingrese su nombre y la direccioacuten de correo electroacutenico que usted utiliza actualmente en Outlook Luego marque ACEPTAR (Tenga a bien

enviar esta direccioacuten de correo electroacutenico a sus amigos si pretenden compartir carpetas con usted)

f Puede editar esta lista en cualquier momento maacutes tarde dirigieacutendose al Menuacute del producto y

seleccionando Configuracioacuten General -gt Editar Mi Direccioacuten de Correo Electroacutenico

g Cambie el tamantildeo maacuteximo para el correo electroacutenico que contiene datos si usted o las

personas que comparten con usted poseen limitaciones estrictas de los ISP o servidores

de correo electroacutenico corporativo Obtenga maacutes informacioacuten aquiacute

iexclYa estaacute listo para comenzar a compartir carpetas

Compartir carpetas

Compartir documentos y archivos

Sincronizar Microsoft Outlook

Instalacioacuten raacutepida y guiacutea para compartir

Importante Cuando usted o los miembros de su grupo agreguen nuevos usuarios de carpetas deberaacuten

seleccionar solamente usuarios con direcciones de correo electroacutenico que hayan sido registrados como ldquoMis Direcciones de Correo Electroacutenicordquo en sus PC Si se ignora esta regla se duplicaraacuten los datos y los usuarios y esto se reflejaraacute en el rendimiento del producto y de Outlook

Paquete de Seguridad ShareO se instale con ShareO No se encuentra disponible en la versioacuten de prueba Se requiere de una licencia aparte y su activacioacuten

Nuestra mesa de ayuda tendraacute el agrado de responder a todas sus inquietudes relacionadas con la instalacioacuten y funcionalidad de nuestros productos mediante correo electroacutenico o a traveacutes del ChatFeedback de la Ayuda en Vivo de nuestro Sitio Web httpwww4teambiz o por teleacutefono llamando al +1 (954) 796-8161

Informar problema sugerencias

Soporte

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INSTALACIOacuteN RAacutePIDA Y GUIacuteA PARA COMPARTIR


1 Verifique los requerimientos del sistema aquiacute

2 Descargue la uacuteltima versioacuten desde httpwww4teambizesdownloadasp y guarde el archivo descargado en una ubicacioacuten faacutecil de encontrar

3 Instale el producto haciendo clic en el archivo rdquosetuprdquo descargado

4 Siga las instrucciones de instalacioacuten que podraacute encontrar aquiacute

5 Elija una de las dos principales posibilidades y obtenga maacutes informacioacuten de los viacutenculos que se brindan compartir carpetas de Outlook con otros participantes o sincronizar sus datos de Outlook entre sus propias PCs personales

6 Seleccione una carpeta que desee compartirsincronizar y haga clic en el botoacuten ldquoCompartirrdquo que

se encuentra en la Barra de Herramientas de Microsoft Outlook Agregue los participantes o su propia direccioacuten de correo electroacutenico desde la(s) otra(s) PC(s) para estar sincronizados

(aseguacuterese de que esta direccioacuten de correo electroacutenico no esteacute incluida en su actual lista de cuentas de correo electroacutenico de Outlook) Haga clic en Cerrar

7 Apareceraacute el diaacutelogo del Filtro de Datos Elija la configuracioacuten de filtros compartidos y haga clic en el botoacuten ldquoEnviarrdquo

8 Repita los puntos 5-6 para cada carpeta que desee compartirsincronizar o utilice el panel de configuracioacuten para maacutes opciones de compartir y derechos de acceso del usuario

9 Haga clic en el botoacuten EnviarRecibir Todo de la barra de herramientas de Outlook o desde el menuacute de Herramientas Su informacioacuten seraacute enviada a otros participantes

10 Reenvieacute a los participantes o a sus otras PCs el archivo de configuracioacuten de la instalacioacuten o el viacutenculo de descarga e instale el producto Abra Outlook y haga clic en Enviar y Recibir Luego de que lleguen los mensajes de correo con datos apareceraacute un formulario de invitacioacuten

especial Elija una estructura de carpetas compartidas que se ajuste con su perspectiva actual y

aceacuteptela Los datos compartidos se ubicaraacuten en las carpetas elegidas Es posible que tenga que esperar un poco para recibir todos los datos compartidos (haga clic en ldquoEnviar y Recibirrdquo otra vez) Para solucionar problemas haga clic aquiacute

11 Para obtener informacioacuten maacutes detallada acerca de coacutemo se comparten las carpetas haga clic aquiacute Para obtener informacioacuten acerca de la sincronizacioacuten de su(s) propia(s) PC(s) lea aquiacute

12 Siga las instrucciones de los viacutenculos que se encuentran a continuacioacuten (puede reenviarlos a otros usuarios)

Recibir una invitacioacuten para comenzar a compartir carpetas de otros miembros

Verificar si hay elementos duplicados en la carpeta seleccionada

Compartir carpetas

Otros meacutetodos para compartir

Crear una carpeta puacuteblica


Compartir la opcioacuten tiempo libreocupado del calendario de Outlook

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COacuteMO CAMBIAR EL TAMANtildeO MAacuteXIMO DEL CORREO ELECTROacuteNICO QUE CONTIENE DATOS


Introduccioacuten

Los ISPs (proveedores de servicios de Internet) y los servidores de correo electroacutenico corporativo establecen ciertas limitaciones en su cuenta y en el tamantildeo de los adjuntos enviados en los mensajes de correo electroacutenico En algunos casos (proveedores de cuentas de correo electroacutenico gratuitas) esta

limitacioacuten es de aproximadamente 2Mb Como nuestro producto enviacutea datos por medio de adjuntos en correo electroacutenico esta limitacioacuten afectaraacute directamente los procesos para compartir datos En algunos casos los datos no llegariacutean a sus destinatarios Disminuyendo el tamantildeo maacuteximo de la unidad de datos de nuestro programa puede asegurarse de que todas las personas que comparten recibiraacuten siempre sus datos y actualizaciones compartidos inicialmente Si alguno de ustedes (usted o

las personas que comparten con usted) tiene acceso a Internet por viacutea telefoacutenica u otro tipo de conexioacuten lenta esta opcioacuten ayudaraacute a recibir los datos enviados de forma segura

Ahora con la divisioacuten automaacutetica por tamantildeo de los datos de los mensajes enviados por correo electroacutenico usted puede evitar las limitaciones de los ISPs (Proveedores de Servicios de

Internet) y de las cuentas de correo electroacutenico El programa dividiraacute automaacuteticamente los datos compartidos en unidades de 5Mbs (valor preestablecido) los comprimiraacute y los enviaraacute Es especialmente uacutetil para compartirsincronizar sin problemas el correo electroacutenico con adjuntos y documentos de gran tamantildeo y una gran cantidad de informacioacuten de las carpetas de la Bandeja de Entrada Contactos y Calendarios de gran tamantildeo evitando la peacuterdida de los datos compartidos debido a las limitaciones de los ISPs

El tamantildeo maacuteximo preestablecido de los datos antes de la compresioacuten es de 5Mb El tamantildeo de los datos del correo electroacutenico real depende

mucho del tipo de elemento de Outlook que comparta y del tamantildeo de los adjuntos Con la limitacioacuten de capacidad de datos de 5Mb podraacute enviar aproximadamente (~)350 contactos o ~100 mensajes de correo electroacutenico sin adjuntos pesados o ~50 Eventos del Calendario en un

mensaje de correo electroacutenico El tamantildeo promedio de un mensaje de datos de correo electroacutenico seraacute de 250-500Kb gracias a la compresioacuten en

base al uso promedio Por favor Tenga en Cuenta que los elementos de Outlook con adjuntos grandes que excedan el tamantildeo maacuteximo de las limitaciones de correo

electroacutenico de datos no se dividiraacute estos mensajes de correo electroacutenico con datos pueden impedir el enviacuteo o recepcioacuten de estos datos La

mayoriacutea de los documentos compartidos y documentos de texto de Microsoft Office sin fotos generalmente se comprimiraacuten 5-10 veces pero muchos archivos no se comprimen en absoluto archivos de fotos mp3 mpeg4 otros graacuteficos muacutesica y video

Coacutemo Cambiar el tamantildeo maacuteximo del correo electroacutenico que contiene datos

1 Diriacutejase al menuacute ShareO desde el menuacute de Outlook

2 Seleccione-gt Opciones desde el menuacute de programas

3 Seleccione-gt La pestantildea de Opciones Avanzados desde el menuacute de programas

4 En Limitar el tamantildeo del mensaje de actualizacioacuten ardquo cambie el valor por un valor que prefiera (este valor estaacute en Kb le recomendamos que la configure dentro de los 500 Kb y los 10000Kb 10Mb) )

5 Haga clic en ACEPTAR

Ya estaacute configurado

TRABAJO CON PRODUCTOS

COMPARTIR CARPETAS DE MICROSOFT OUTLOOK


1 Abra Microsoft Outlook y elija una carpeta para compartir

2 Haga clic en el botoacuten Compartirhellip que se encuentra en la Barra de Herramientas de

Microsoft Outlook

3 Asistente - Paso 1 Seleccione los Contactos con los que desea Compartir la Carpeta

haciendo clic en el botoacuten ldquoAgregarrdquo y seleccionando a cada miembro de la lista de contactos de su preferencia En esta ventana puede escribir la direccioacuten de correo electroacutenico de nuevas personas con las que desee compartir en caso de ser necesario Haga clic aquiacute para ver la captura de pantalla

Haga clic en Siguiente Importante Aseguacuterese de que todas las direcciones de correo electroacutenico de los miembros

seleccionados sean correctas y de que cada miembro utilice esa direccioacuten de correo electroacutenico en particular en su ShareO (ShareCalendar ShareContacts)

4 Asistente - Paso 2 Configure Filtros para Compartir Elija la informacioacuten de los elementos

que desea compartir haciendo clic en el botoacuten ldquoFiltrosrdquo (la configuracioacuten de filtros para las carpetas de correo electroacutenico no pueden ajustarse en la versioacuten de prueba) Para configuraciones avanzadas para compartir marque la opcioacuten ldquoEstablecer otras configuraciones avanzadas para compartirrdquo Obtenga mayor informacioacuten acerca de este paso haciendo clic

aquiacute

5 Asistente - Paso 3 Ha configurado exitosamente la opcioacuten de compartir la carpeta

seleccionada Haga clic en Finalizar

6 Haga clic en el botoacuten EnviarRecibir Todo desde la barra de herramientas de Outlook o desde el menuacute de Herramientas

Advertencia El programa convierte automaacuteticamente todo el contenido de sus Carpetas elegidas en un mensaje especial lo divide por tamantildeo (para evitar la limitacioacuten de los ISPs en las cuentas) uno o maacutes mensajes por clic en ldquoEnviarrdquo o ldquoEnviar y Guardarrdquo Ej si comparte su carpeta de Contactos y eacutesta contiene 10000 elementos de contacto ShareO ShareContacts crearaacute y enviaraacute a sus compantildeeros de equipo mensajes de correo electroacutenico con uno o varios adjuntos de 1-5 Mb (Haga clic aquiacute para aprender coacutemo

cambiar el tamantildeo maacuteximo del correo electroacutenico que contiene datos) Una actualizacioacuten normal generalmente no excede los 50Kb dependiendo del tamantildeo de los elementos actualizados El programa comprime todos los elementos estaacutendar para reducir sus tamantildeos

7 Diriacutejase a la Siguiente Computadora (PCs) instale el producto y haga clic en enviar y recibir Siga las instrucciones de los viacutenculos que se encuentran a continuacioacuten (reenviacuteelos a sus miembros)

Sincronizar Microsoft Outlook en dos maacutequinas



ActualizarSincronizar las Carpetas compartidas de Outlook

Coacutemo cambiar el tamantildeo maacuteximo de los mensajes de correo electroacutenico que contienen datos


42 Asistente - Paso Avanzado Configure las Opciones Avanzadas para Compartir

Descripcioacuten

Usted puede utilizar este paso para las opciones avanzadas para compartir con filtros adicionales compartiendo sub-carpetas con opciones de seguridad habilitando la codificacioacuten de datos y con

ldquoOpciones de Actualizacionesrdquo que puede ajustar en cualquier momento desde el Panel de Administracioacuten

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COMPARTIR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

AGREGAR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

(disponible solamente en el producto ShareO)

Cuando se utiliza ShareO hay varias formas de agregar archivos a las carpetas de tipo de correo electroacutenico de Outlook Puede pegar archivos a una carpeta de Outlook utilizando el comando Pegar (Ctrl+V) del menuacute ldquoEditarrdquo de Outlook Tambieacuten puede arrastrar y soltar archivos en la carpeta de Outlook

Un ejemplo para utilizar Copiar y Pegar (GIF animado)

1 Seleccione archivos en su explorador de Windows (utilice el clic del mouse + Ctrl del teclado)

2 Haga ldquoClic con el botoacuten derechordquo del mouse

3 Seleccione ldquoCopiar

4 Abra una carpeta compartida de Microsoft Outlook

5 Utilice pegar del menuacute de Edicioacuten de Outlook o Pegar Archivos del menuacute del botoacuten derecho del mouse en la carpeta de Outlook para agregar documentos faacutecilmente a la carpeta compartida

El comando Agregar Documento del menuacute ShareO tambieacuten se puede utilizar para poner documentos en carpetas de Outlook

Seleccione la carpeta en la que desea agregar archivos (de manera preestablecida se recomienda la

carpeta seleccionada actualmente) y luego agregue archivos haciendo clic en el botoacuten ldquoAgregarrdquo Los documentosarchivos que se agregan apareceraacuten en la lista Si necesita eliminar el archivo luego de

haberlo agregarlo a la lista simplemente seleccione este archivo de la lista con su mouse y haga clic en ldquoEliminarrdquo

Los documentos de la lista se pondraacuten en la carpeta de Outlook seleccionada cuando haga clic en ldquoAceptarrdquo

Por favor tenga en cuenta que debe habilitar la opcioacuten de compartir en la carpeta seleccionada de Outlook para enviar documentos a todos los destinatarios Tambieacuten le recomendamos que habilite la sincronizacioacuten con su carpeta de Windows si desea actualizar documentos en su carpeta de documentos de Windows en cuanto aparecen sus actualizaciones en su Outlook

NOTA Debido a las restricciones de seguridad de Microsoft Outlook no se pueden agregar algunos tipos de archivos a la carpeta de Outlook como por ejemplo exe com bat vbs mdb js etc

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Para compartir documentos usted puede agregar cualquier documento o archivo de Windows en cualquier carpeta de Outlook de tipo correo electroacutenico utilizando la caracteriacutestica de arrastrar y soltar copiar y pegar o utilizando el comando Agregar Documento desde el menuacute ShareO Para no perjudicar el traacutefico de su servidor de correo electroacutenico como asimismo el suyo se comprimiraacuten

todos estos documentos se enviaraacuten a las personas que comparten sus carpetas y se extraeraacuten alliacute en el destino final

Recomendamos crear carpetas separadas para los documentos compartidos Haga Clic aquiacute par ver la captura de pantalla

Compartir documentos en una carpeta de Outlook es tan faacutecil como compartir cualquier otra carpeta de Outlook utilizando ShareO Simplemente vaya a la carpeta que desea compartir haga clic en el botoacuten Compartir que se encuentra en la barra superior del menuacute de Outlook agregue los contactos con los que desea compartir la carpeta y haga clic en el botoacuten Actualizar y Enviar Diriacutejase a la seccioacuten Compartir Carpetas para obtener maacutes informacioacuten

ShareO no solo le permite compartir sus documentos poniendo copias de ellos en una carpeta de Outlook sino que tambieacuten puede sincronizar la carpeta compartida de Outlook con cualquier carpeta

de Windows Diriacutejase a ldquoCompartir Archivos de Carpetas de Windowsrdquo para obtener maacutes informacioacuten

Soporte


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COMPARTIR ARCHIVOS DE LAS CARPETAS DE WINDOWS


Para compartir documentos yu otros archivos de cualquier carpeta de Windows necesita habilitar la sincronizacioacuten de esta carpeta con la carpeta de Outlook compartida actualmente

Para habilitar la sincronizacioacuten con la carpeta de Windows siga los siguientes pasos

1 Seleccione la carpeta de Outlook en la que comparte sus documentos yo archivos La opcioacuten de compartir en esta carpeta ya deberiacutea estar habilitada Si todaviacutea no estaacute habilitada habilite la opcioacuten de compartir esta carpeta (diriacutejase a la seccioacuten Compartir Documentos y Archivos)

2 Diriacutejase a la opcioacuten ldquoConfiguracioacuten de Carpetas de esta carpeta que se encuentra en el ldquoPanel de Configuracioacutenrdquo y haga clic en el botoacuten ldquoConfiguracioacuten de Documentos y Archivos

3 En la ventana ldquoConfiguracioacuten de Documentos y Archivosrdquo seleccione la opcioacuten ldquoSincronizar documentos y archivos de esta carpeta con la carpeta que se encuentra en el disco

4 Haga clic en Buscar y seleccione la carpeta de Windows que desea sincronizar con la carpeta actual de Outlook

5 Haga clic en ldquoACEPTAR para habilitar la sincronizacioacuten

Luego de habilitar esta sincronizacioacuten todos los archivos de la carpeta de Outlook se convertiraacuten en viacutenculos y los archivos originales seraacuten puestos en la carpeta seleccionada de Windows

Cuaacutendo estaacute habilitada la sincronizacioacuten

los archivos originales se guardan en la carpeta de Windows y en la carpeta de

Outlook solamente se guardan los viacutenculos lo cual hace que el tamantildeo de los datos de esta carpeta de Outlook en un archivo PST sea muy chico

cualquier cambio que se haga en la carpeta de Windows incluso las modificaciones de los archivos agregar o eliminar archivos automaacuteticamente se aplicaraacute a la carpeta de

Outlook durante el proceso de sincronizacioacuten de ShareO sin importar si Outlook se estaba ejecutando o no cuando se hicieron las modificaciones

los viacutenculos guardados en la carpeta de Outlook abren documentos originales cuando hace

doble clic sobre ellos

la eliminacioacuten de un viacutenculo en la carpeta de Outlook pone al documento original en la carpeta ldquoDocumentos Eliminadosrdquo creada en la carpeta de Windows

Usted puede abrir raacutepidamente la carpeta de Windows que estaacute actualmente en sincronizacioacuten Simplemente diriacutejase a la carpeta compartida de Outlook que estaacute actualmente en sincronizacioacuten abra el menuacute desplegable que se encuentra al lado del botoacuten ldquoCompartirrdquo que se encuentra en la barra superior del menuacute de Outlook y seleccione ldquo Abrir la carpeta sincrdquo

Cuando el archivo se cambia de lugar se renombra o se borra de la carpeta de Windows ShareO avisaraacute que hay un ldquoenlace rotordquo durante el proceso de sincronizacioacuten

Usted puede buscar el archivo haciendo clic en el botoacuten Buscar archivo Si selecciona otro archivo el enlace roto de la carpeta de Outlook seraacute reemplazado por el enlace a este archivo y se va a compartir este nuevo archivo

Eliminar Enlace ndash haga clic en este botoacuten para eliminar el enlace roto de la carpeta de Outlook En este caso este enlace al igual que la copia del archivo al que se refiere se eliminaraacute de las computadoras de los usuarios

Ignorar ndash haga clic en este botoacuten para ignorar este problema temporalmente En este caso la advertencia que avisa sobre este enlace roto apareceraacute nuevamente la proacutexima vez que se inicie el proceso de sincronizacioacuten de ShareO

Aplicar a todos los enlaces rotos de esta carpeta ndash seleccionando esta opcioacuten estaraacute aplicando la accioacuten seleccionada (ldquoEliminar Enlacerdquo o ldquoIgnorarrdquo) a todos los enlaces rotos de la carpeta en el proceso de sincronizacioacuten actual


USO COMPARTIDO DE ELEMENTOS PRIVADOS

Evite compartir elementos personales o que no desee utilizando los siguientes meacutetodos

1 Desmarque la opcioacuten de compartir ldquoelementos privados o personalesrdquo en la configuracioacuten de carpetas (Panel de Configuracioacuten) La configuracioacuten de elementos privados dentro de una carpeta no estaacute compartida de forma preestablecida

2 Estableciendo el estado privado de cada elemento Usted puede excluirincluir raacutepidamente cualquier elemento (contactos citas y reuniones correo electroacutenico) desdehacia la lista de documentos compartidos abriendo cada elemento y cambiando el estado privado del mismo (seleccione la opcioacuten ldquoPrivadordquo que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana del elemento)

3 Para elementos de correo electroacutenico puede utilizar el comando ldquoCompartir No Compartirrdquo del menuacute que se despliega apretando el botoacuten derecho del mouse sobre el elemento que se encuentra en la carpeta compartida

4 Desde el Panel de Configuracioacuten seleccione ldquoActualizar esta carpeta Uacutenicamente cuando hago clic en el botoacuten - Actualizarrdquo para que la bandeja de Entrada marque el elemento como privado antes de ser enviado a otros participantes

Nota Si esta compartiendo elementos que no desea no puede dejar de compartirlos (eliminarlos de las PCs de otros participantes) Puede mover estos elementos a otra carpeta (no compartida)

marcarlos como privados y moverlos a la carpeta original para eliminarlos de las PCs de los otros participantes

Excepto elementos de Notas

Panel de configuracioacuten configuracioacuten de carpetas

Compartir carpetas

Soporte

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PAQUETE DE SEGURIDAD SHAREO

Haga clic sobre los viacutenculos subrayados

El Paquete de Seguridad ShareO ofrece comunicaciones seguras entre los usuarios de las carpetas compartidas de Microsoft Outlook habilitando la codificacioacuten con contrasentildea de los mensajes de correo electroacutenico con datos ShareO utilizando el maacutes alto Estaacutendar de Codificacioacuten Avanzada (AES-256) que se utiliza para aplicaciones militares del gobierno y empresariales Con el paquete de

seguridad habilitado usted puede compartir sus datos de Outlook y sus documentos con otros usuarios de forma segura Puede estar seguro de que todas las comunicaciones de datos protegidas con contrasentildea entre las carpetas de Outlook compartidas con codificacioacuten habilitada en diferentes PCs estaacuten seguras El Paquete de Seguridad estaacute orientado a clientes Privados Empresariales Gubernamentales y Militares que requieren de una capa adicional de seguridad en sus comunicaciones de datos compartidos

Nota El Paquete de Seguridad es una caracteriacutestica avanzada opcional de ShareO y requiere de una licencia aparte que no estaacute disponible para versioacuten de prueba Se pueden habilitar diferentes contrasentildeas para las diferentes carpetas (grupo de usuarios que comparten) COacuteMO HABILITAR EL PAQUETE DE SEGURIDAD El Paquete de Seguridad se encuentra incluido en la instalacioacuten de ShareO No es necesario un archivo de configuracioacuten adicional para instalarlo

1 Compre aquiacute una licencia aparte para el Paquete de Seguridad Cada usuario necesita una licencia individual

2 Active el paquete de Seguridad de ShareO en todas las PCs de los usuarios Obtenga mayor informacioacuten haciendo clic aquiacute

3 Por favor aseguacuterese de que todos los usuarios que comparten esteacuten listos y 31 Hayan instalado y activado ShareO

32 Hayan instalado y activado el Paquete de Seguridad de ShareO 33 Tengan la misma configuracioacuten inicial o contrasentildea de carpeta que la suya 34 Hayan leiacutedo las instrucciones acerca de coacutemo utilizar el Paquete de Seguridad (esta paacutegina)

4 Habilite la seguridad y configure la contrasentildea predeterminada 41 Seleccione Opciones en el Menuacute ShareO de la barra de Menuacute de Microsoft Outlook Se veraacuten las opciones de ShareO 42 Seleccione la Pestantildea Seguridad

43 Marque la opcioacuten Habilitar codificacioacutendecodificacioacuten Se veraacute el diaacutelogo Configurar Contrasentildea Predeterminada 44 Ingrese la misma contrasentildea predeterminada dos veces en los campos para las contrasentildeas del diaacutelogo Configurar Contrasentildea Predeterminada (Utilice una contrasentildea segura una combinacioacuten de un miacutenimo de 8 caracteres 2 nuacutemeros y 2 mayuacutesculas Recueacuterdela) Marque ldquoACEPTARrdquo 45 Se veraacute el diaacutelogo Configurar Contrasentildea Predeterminada - Confirmacioacuten Se incluye una

nota importante iexclpor favor leacuteala 46 Marque ldquoACEPTARrdquo

5 Paacuteseles la contrasentildea de la carpeta o la predeterminada y estas instrucciones a los usuarios que compartan con usted a traveacutes de un canal o meacutetodo seguro (no utilice el correo electroacutenico)

6 Ya casi termina Por favor lea las notas importantes a continuacioacuten

Notas Importantes

Todas las carpetas nuevas que usted esteacute compartiendo automaacuteticamente se comenzaraacuten a compartir con la codificacioacuten de contrasentildea predeterminada habilitada

Para compartir datos utilizando el Paquete de Seguridad la contrasentildea de la carpeta compartida debe ser la misma

Todos los cambios de las carpetas que ya se comparten se enviaraacuten codificados Para que no sea asiacute desmarque la opcioacuten ldquoHabilitar codificacioacutenhelliprdquo en cada una de las carpetas que no desea compartir codificadas en el diaacutelogo Opciones de Actualizaciones que se encuentra

disponible en el panel de administracioacuten No hay una opcioacuten para recordar la contrasentildea Por favor recuerde su contrasentildea

Si cambia su contrasentildea infoacutermeles inmediatamente a los otros usuarios que comparten para

evitar una posible peacuterdida de datos QUEacute OCURRE CUANDO RECIBE DATOS CODIFICADOS POR PRIMERA VEZ

Si no estaacute habilitado el Paquete de Seguridad de ShareO apareceraacute el diaacutelogo Aceptar

Contrasentildea Marque el botoacuten Activar para activar el Paquete o ldquoAceptar Maacutes Tarderdquo si no tiene el coacutedigo de activacioacuten y la contrasentildea de la carpeta Para obtener la contrasentildea por favor comuniacutequese con la persona que comparte la carpeta Para obtener el coacutedigo de activacioacuten adquieacuteralo aquiacute

Si el Paquete de Seguridad estaacute habilitado apareceraacute el diaacutelogo de la Contrasentildea Si conoce la Contrasentildea de la carpeta compartida ingreacutesela y marque ldquoAceptarrdquo De lo contrario marque ldquoAceptar Maacutes Tarderdquo y comuniacutequese con la persona que comparte la carpeta para obtener la

contrasentildea Si la contrasentildea de la carpeta compartida es la misma que su contrasentildea preestablecida no apareceraacute el diaacutelogo de la contrasentildea

Si marca ldquoAceptar Maacutes Tarderdquo la proacutexima vez que inicie Microsoft Outlook apareceraacute el diaacutelogo Aceptar Contrasentildea o el diaacutelogo de la Contrasentildea

HABILITARDESHABILITAR LA SEGURIDAD (CODIFICACIOacuteN) CAMBIAR LA CONTRASENtildeA

DE LA CARPETA SELECCIONADA Se pueden habilitar diferentes contrasentildeas para diferentes carpetas (grupo de usuarios que comparten) Hay dos meacutetodosopciones disponibles para habilitardeshabilitar la seguridad de carpetas compartidas nuevas o ya compartidas Estas son 1 El paso Avanzado del Asistente para compartir (Abra la carpeta que estaacute compartiendo o desea

compartir Marque el botoacuten ldquoCompartirhelliprdquo de la barra de herramientas de Microsoft Outlook Marque la opcioacuten ldquoConfigurar otras opciones avanzadas para compartirhelliprdquo durante el Asistente)

Marquedesmarque la opcioacuten ldquoHabilitar la codificacioacuten de datosrdquo Marque aquiacute para ver las capturas de pantalla

2 El diaacutelogo ldquoOpciones de Actualizacionesrdquo se encuentra disponible en el panel de administracioacuten Marquedesmarque la opcioacuten ldquoHabilitar la codificacioacuten de datosrdquo Marque aquiacute para ver las capturas de pantalla

3 Cambie la Contrasentildea de la carpeta marcando el botoacuten Contrasentildea Luego de haber configurado la contrasentildea de la carpeta se actualizaraacute la opcioacuten del diaacutelogo Opcioacuten de

Actualizacioacuten en el mensaje ldquoContrasentildea de Carpetardquo que se encuentra a la izquierda del botoacuten ldquoContrasentildeardquo

Nota Infoacutermeles inmediatamente a los otros usuarios que comparten para evitar una posible peacuterdida de datos

COMPARTIR LA OPCIOacuteN TIEMPO LIBREOCUPADO

DEL CALENDARIO DE OUTLOOK

(disponible para ShareO o ShareCalendar) Para ver las uacuteltimas notas acerca de los lanzamientos vea la seccioacuten Novedades Acerca de compartir la opcioacuten LibreOcupado Esta opcioacuten que estaacute habilitada en

ShareOShareCalendar le permitiraacute compartir y acceder al tiempo LibreOcupado suyo o de sus Contactos a traveacutes de la Pestantildea del Calendario en la Solicitud de CitaReunioacuten o utilizando Programas de Grupo en la carpeta del Calendario La opcioacuten de compartir LibreOcupado lo ayudaraacute a programar todas sus reuniones y citas Siempre sepa cuaacutel es tiempo libreocupado de sus compantildeeros de trabajo y amigos sin mostrar el asunto o detalles privados Las otras personas que comparten con usted pueden utilizar esta informacioacuten para ver cuaacutendo estaacute usted disponible para reunirse o para organizar otras tareas de tiempo especiacutefico La programacioacuten LibreOcupado se basa en la funcionalidad estaacutendar de Outlook y sin ShareO estaacute disponible para usuarios con cuentas de Microsoft Exchange con una correcta configuracioacuten con ShareOShareCalendar ahora puede compartir su tiempo LibreOcupado incluso sin un Servidor Exchange y toda su configuracioacuten se estableceraacute automaacuteticamente

iquestCoacutemo Compartir y Solicitar informacioacuten libreocupado propia o de sus colegas con el Calendario de Microsoft Outlook

1 Abra la pestantildea Compartir LibreOcupado en las opciones Shareo disponibles en el menuacute ShareO y especifique las opciones para compartir el tiempo de disponibilidad

2 Habilitar la opcioacuten Compartir Una opcioacuten Mostrar informacioacuten LibreOcupado a otros participantes habilitaraacute la funcionalidad para compartir la opcioacuten libreocupado (habilitada de manera preestablecida)

3 Agregar participantes para solicitarles y compartir el tiempo libreocupado Haciendo clic

en los botones AgregarEliminar el usuario puede agregareliminar participantes de la informacioacuten libreocupado Haciendo clic en el botoacuten ldquoAgregarrdquo se abriraacute la libreta de direcciones de Outlook donde un usuario puede agregar otros participantes a la lista de participantes de tiempo libreocupado Si un usuario selecciona a un participante de la lista y hace clic en el botoacuten ldquoEliminarrdquo se abre el mensaje para confirmar la eliminacioacuten

4 Actualizar la Informacioacuten de tiempo LibreOcupado Menuacute de Microsoft Outlook -gt Herramientas -gt EnviarRecibir -gt Informacioacuten LibreOcupado Una ventana con el mensaje LibreOcupado en la bandeja de entrada (Outlook 2003 2007) lo notificaraacute Haga clic en EnviarRecibir en el menuacute de Outlook Se enviaraacute la informacioacuten y la solicitud LibreOcupado a los

otros participantes Luego de que sus colegas (participantes) acepten la solicitud para compartir

LibreOcupado comenzaraacute a recibir su informacioacuten de LibreOcupado y podraacute programar y

coordinar sus reuniones y el tiempo LibreOcupado de sus colegas Nota Importante Recomendamos que antes de realizar una programacioacuten o reunioacuten haga clic en

EnviarRecibir para actualizar sus datos con la uacuteltima informacioacuten de la opcioacuten LibreOcupado de sus colegas Por favor lea las Limitaciones y la Resolucioacuten de Problemas de la opcioacuten LibreOcupado aquiacute Instalando ShareO o ShareCalendar se cambiaraacute su configuracioacuten de LibreOcupado puede acceder a ella dirigieacutendose a

Herramientas -gt Opciones -gt Preferencias -gt Opciones de Calendario -gt Opciones de LibreOcupado su Informacioacuten LibreOcupado se actualizaraacute cada 1 minuto (puede ajustarlo desde las Opciones LibreOcupado) Su informacioacuten se enviaraacute a los participantes de acuerdo a la configuracioacuten de enviarrecibir de su Outlook o a la configuracioacuten ShareO o ShareCalendar Por favor no cambie o borre la ruta de las

Opciones LibreOcupado

Coacutemo utilizar la pestantildea del calendario o las Programaciones Grupales

Puede encontrar coacutemo utilizar la programacioacuten de Microsoft Outlook desde la pestantildea de Programacioacuten de reuniones en la paacutegina de Internet haciendo clic aquiacute y la programacioacuten de grupos haciendo clic aquiacute o en la ayuda de Microsoft Outlook

Con ShareO o ShareCalendar puede utilizar esta caracteriacutestica sin un servidor Exchange con algunas limitaciones

Otras configuraciones LibreOcupado (Panel de Configuracioacuten-gt Pestantildea para Compartir LibreOcupado)

Si se marca ldquoAgregar automaacuteticamente usuarios que tienen acceso a su carpeta

preestablecida de Calendariordquo (marcada de forma preestablecida) todos los participantes del Calendario se agregaraacuten automaacuteticamente a la lista de participantes con la informacioacuten LibreOcupado En este caso si elimina a un participante del Calendario este participante tambieacuten se eliminaraacute del proceso para compartir informacioacuten libreocupado Pero al eliminar un usuario de esta lista NO eliminaraacute al usuario del proceso de compartir la carpeta del Calendario

Limitaciones de LibreOcupado de ShareOShareCalendar

Los eventos de ldquotodo el diacuteardquo y otros en estado ldquoFuera de la Oficinardquo ldquoProvisionalrdquo o ldquoNo Disponiblerdquo se compartiraacuten como Eventos No Disponibles (limitacioacuten de Microsoft Outlook)

Los eventos en estado Libre no se compartiraacuten como eventos LibreOcupado (funcionalidad de Microsoft Outlook)

La opcioacuten de compartir LibreOcupado no funcionaraacute si en los detalles del contacto (informacioacuten LibreOcupado que desea ver) la ldquoDireccioacuten de Internet LibreOcupadordquo no estaacute en blanco

Evite la situacioacuten en la que diferentes contactos tienen el mismo nombre en la direccioacuten de correo electroacutenico (nombredominiocom y nombreotrodominiocom) ya que seraacuten tratados como un mismo contacto (Limitaciones en la funcionalidad de Microsoft Outlook)

Solucionar Problemas y Preguntas Frecuentes de la Opcioacuten LibreOcupado

Mis colegas aceptan mi solicitud para compartir LibreOcupado pero recibo el mensaje Sin Informacioacuten o No se pudo obtener informacioacuten de libreocupadordquo

1 Por favor piacutedales a sus colegas que actualicen la Informacioacuten de LibreOcupado y de EnviarRecibir en sus Outlook Tenga a bien esperar el mensaje tiene que enviarse a su servidor (dependiendo de su servidor y el de su colega puede tomar desde segundos hasta 10 minutos)

2 Haga clic en EnviarRecibir en su Outlook

3 Abra la Programacioacuten de Grupo o la pestantildea del calendario de su reunioacuten y verifique su informacioacuten LibreOcupado (agregue a su colega desde la libreta de direcciones) Por favor pase al siguiente paso si continuacutea con el problema

4 Abra el formulario de contacto de su colega y verifique la Direccioacuten LibreOcupado de Internet en los detalles del contacto debe estar en blanco Si no lo estaacute por favor maacuterquelo en blanco

y guarde el contacto Si auacuten no puede utilizar la opcioacuten de compartir LibreOcupado con ShareO o ShareCalendar tenga a bien contactarse con nuestra mesa de ayuda

Coacutemo solicitar ser eliminado de la lista de participantes de las PCs de otros participantes (para dejar de recibir actualizaciones de otros participantes)

1 En este momento ShareO y ShareCalendar no admiten que las solicitudes automaacuteticas lo borren de la lista de participantes de ShareOShareCalendar Necesita enviar una solicitud manual (correo electroacutenico o llamada telefoacutenica) a sus colegas y ellos borraraacuten su contacto de

la lista de participantes manualmente Los siguientes pasos lo ayudaraacuten a crear una lista de sus participantes con los que comparte LibreOcupado

2 Verifique la ubicacioacuten de los archivos de informacioacuten de LibreOcupado abriendo las Opciones LibreOcupado de Outlook

3 Abra la carpeta de archivos con la informacioacuten LibreOcupado (copie y pegue la ruta LibreOcupado en la barra de direcciones del Explorador de Windows o Mis documentos)

4 Encontraraacute archivos con los nombres de las direcciones de correo electroacutenico de sus participantes (nombrevfb) Ahora puede crear una lista de todos sus participantes Por favor tenga en cuenta que no se encuentra disponible ninguna informacioacuten de dominio de las direcciones (esta es una limitacioacuten de la funcionalidad de Microsoft Outlook) Tenga a bien contactarse con nuestra mesa de ayuda si continuacutea teniendo problemas

Shareo sitio web ShareCalendar sitio web ShareContacts sitio web

CREAR UNA CARPETA PUacuteBLICA SIN UN SERVIDOR EXCHANGE


Cree calendarios libretas de direcciones tareas de proyectos compartidos correo electroacutenico de ventas o mesas de ayuda y carpetas del Diario grupales de Outlook para rastrear las respuestas de los

participantes documentos compartidos etc Las carpetas de grupo de Outlook ShareO facilitan la programacioacuten de grupos el manejo de tareas de proyectos la revisioacuten y coordinacioacuten de documentos responder a correo electroacutenico de una mesa de ayuda o de ventas y administrar contactos de clientes

1 Instale el programa en las computadoras de los participantes (PCs)

2 El participante elegido como Administrador de carpetas crea una carpeta de un tipo determinado

en las carpetas personales (Calendario para calendario de grupo Correo electroacutenico ndash para documentos y la carpeta puacuteblica de correo electroacutenico etc)

3 El Administrador ajusta la configuracioacuten de la carpeta y los derechos de acceso de los usuarios utilizando el Panel de configuracioacuten

4 El Administrador agrega participantes a la carpeta personal compartida seleccionada y hace clic en ldquoEnviar y Recibirrdquo Todos los datos se enviaraacuten a los participantes

5 Los participantes recibiraacuten una invitacioacuten que deberaacuten aceptar haciendo clic en ldquoACEPTARrdquo

6 Su carpeta puacuteblica estaacute lista para funcionar Cualquier elemento que ponga cualquier miembro

con pleno derecho en la carpeta puacuteblica seraacute enviado y propagado a las PCs de los otros usuarios Siempre puede elegir cualquier carpeta personal con los datos que ya tiene en su Outlook y compartirla para hacerla puacuteblica

Instalacioacuten


Administracioacuten de los derechos de usuarios

Preguntas frecuentes

Soporte

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OTROS MEacuteTODOS PARA COMPARTIR (PANEL DE CONFIGURACIOacuteN)


1 Utilice el botoacuten Compartir que esta disponible en el menuacute del botoacuten derecho del mouse en cualquier carpeta de Outlook Esto abriraacute el Asistente para Compartir

2 Utilice el Panel de Configuracioacuten que estaraacute disponible en el menuacute ShareO ShareCalendar ShareContacts Haga clic aquiacute para obtener maacutes informacioacuten

3 Elija a los miembros de su grupo con los que va a compartir esta carpeta haciendo clic en el botoacuten ldquoAgregarrdquo y seleccionando a cada miembro de sus contactos

4 Defina el derecho de los usuarios y configure las reglas para compartir cada carpeta El Panel de Configuracioacuten le permite administrar coacutemodamente sus configuraciones para compartir cada carpeta Todas sus carpetas de Outlook estaacuten en una lista en el lado izquierdo

de la ventana Una carpeta que se comparte con otros usuarios aparece en negrita Haga clic en cada carpeta y ajuste su configuracioacuten

5 Haga clic en ldquoCerrarrdquo o ldquoGuardarrdquo para actualizar la configuracioacuten de las carpetas y enviar los datos actualizados a los usuarios participantes

6 Elija la configuracioacuten de filtros compartidos y haga clic en el botoacuten ldquoEnviarrdquo (la configuracioacuten del filtro no se encuentra disponible en la versioacuten de prueba)

7 Haga clic en el botoacuten ldquoEnviarRecibir Todordquo de la barra de tareas o del menuacute de herramientas de Outlook

Nota Por favor no utilice ldquoReenviarrdquo o ldquoReenviar Todos los elementosrdquo luego de agregar participantes estos botones se utilizan para reenviar datos solamente Utiliacutecelos solamente si otros usuarios no reciben sus datos

Importante Aseguacuterese de que todas las direcciones de correo electroacutenico de los miembros seleccionados esteacuten correctas y de que cada miembro utiliza esa direccioacuten de correo electroacutenico en particular en su ShareO (ShareCalendar ShareContacts)

Nota Luego de que aparezca la barra de progreso ldquoenviando la actualizacioacutenrdquo o luego de la sincronizacioacuten se mostraraacute el mensaje de confirmacioacuten de transferencia de actualizacioacuten completa Puede seleccionar no mostrar este mensaje en el futuro


Compartir carpetas

Soporte

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SINCRONIZAR MICROSOFT OUTLOOK


Nuestras herramientas estaacuten desarrolladas para que la funcionalidad de compartir sea nuestra prioridad Tambieacuten puede utilizar esta guiacutea para sincronizar Outlook entre sus dos PCs (crear copias

ideacutenticas) o maacutes (ej notebook y computadora de escritorio) Estamos planeando expandir la funcionalidad de nuestro producto para que sincronice las PCs utilizando carpetas de red dispositivos flash utilizando un servidor central etc Estas actualizaciones seraacuten publicadas como un agregado gratuito al producto existente yo como un nuevo producto Tenga a bien ponerse en contacto con nuestro departamento de ventas para obtener maacutes informacioacuten

Estas son nuestras recomendaciones y pasos a seguir para sincronizar Outlook entre diferentes computadoras

1 Debe tener al menos una cuenta de correo electroacutenico diferente para cada PC Se recomienda que

utilice estas cuentas solamente con el propoacutesito de compartirsincronizar Si no posee tal cuenta configure una nueva para cada PC (nombre1empresacom para la PC1 nombre2empresacom para la PC2)

Ej ya tiene dos PCs con Microsoft Outlook instalado y tiene la misma cuenta de correo electroacutenico en ambas Necesitaraacute configurar dos cuentas separadas adicionales o cambiar la configuracioacuten de su cuenta en ambas PCs para tener una cuenta de correo electroacutenico que no esteacute incluida en la lista de

cuentas de correo electroacutenico de las otras PCs Hay muchiacutesimas cuentas de correo electroacutenico pop3 gratuitas (como por ejemplo Yahoo Gmail etc) que se pueden configurar para ser utilizadas en su sistema Recomendamos una de las mejores y una con el servicio de hosting maacutes econoacutemico del mundo hosting 1and1com con cuentas de correo electroacutenico por soacutelo $099 por mes con 5 cuentas de correo electroacutenico y una capacidad de almacenamiento de 1Gb Puede obtener maacutes informacioacuten y configurar su nueva cuenta de correo electroacutenico haciendo clic aquiacute

Nota Si utiliza la misma cuenta de correo electroacutenico en ambas PCs con el propoacutesito de compartir datos notaraacute un aumento en el traacutefico de Internet y en la duplicacioacuten de elementos No funcionaraacute la

sincronizacioacuten si utiliza la misma cuenta de correo electroacutenico y si la cuenta no estaacute configurada para dejar una copia de los mensajes en el servidor

2 Inicie y ajuste la opcioacuten inicial para compartir y la configuracioacuten de sincronizacioacuten de una de las PCs utilizando la cuenta de correo electroacutenico elegida con el propoacutesito de compartirsincronizar

Ej Usted tiene una cuenta de correo electroacutenico nombre1empresacom en la PC1 y nombre2empresacom en la PC2 Para comenzar a compartir desde la PC1 Haga clic en el Panel de Configuracioacuten disponible en el menuacute ShareO o de la barra de herramientas ShareO Seleccione una carpeta que desea compartir y haga clic en el botoacuten ldquoAgregarrdquo y agregue nombre2empresacom Ajuste la configuracioacuten para compartir carpetas Repita este procedimiento con todas las carpetas que desea sincronizar Haga clic en ldquoCerrarrdquo Haga clic en EnviarRecibir

3 Diriacutejase a la siguiente computadora (PC) instale el producto y haga clic en ldquoEnviar y Recibirrdquo en la barra de herramientas o en el menuacute de Outlook Recibiraacute invitaciones para compartir carpetas Si desea recibir informacioacuten en las carpetas principales como por ejemplo el Calendario la Bandeja de

Entradas o las carpetas de Tareas preestablecidas puede buscar y seleccionar estas carpetas preestablecidas antes de aceptar esta invitacioacuten (haciendo clic en ldquoACEPTARrdquo) De lo contrario cuando usted haga clic en ldquoACEPTARrdquo el programa crearaacute una subcarpeta para poner el contenido de la carpeta recibida

Para obtener maacutes informacioacuten acerca de la opcioacuten de compartir carpetas haga clic aquiacute


Soporte

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RECIBIR UNA INVITACIOacuteN PARA COMENZAR A COMPARTIR CARPETAS DE OTRO MIEMBRO


1 Deberaacuten llegar a su Bandeja de Entrada mensajes especiales de correo electroacutenico de sus compantildeeros de equipo generados por ShareO (ShareContacts ShareCalendar)

2 Aparece un formulario especial

3 Elija la carpeta de destino que maacutes se adapte a sus necesidades entre las cuatro posibilidades

de estructura de carpeta que se detallan a continuacioacuten (para ver las capturas de pantalla haga clic en los viacutenculos que se encuentran a continuacioacuten)

i Subcarpeta (recomendada para compartir sus datos de manera sencilla) El programa crearaacute una subcarpeta bajo su carpeta principal o sea para una carpeta compartida llamada ldquocarpeta compartidardquo la ruta con los elementos de correo electroacutenico seraacute Bandeja de Entradacarpeta compartida con los eventos del calendario Calendariocarpeta compartida etc Ademaacutes recomendamos esta opcioacuten si desea hacer una estructura de carpetas puacuteblicas para su empresa como por ejemplo Calendarios Puacuteblicos (Grupales) Contactos documentos compartidos grupos de discusioacuten (Foros) etc

ii Carpeta principal (Preestablecida) (recomendada para la sincronizacioacuten de carpetas principales entre sus propias PCs)

Seleccione esta opcioacuten si desea recibir elementos compartidos en su carpeta principal En este caso los elementos de esta carpeta principal tambieacuten se compartensincronizan con otros usuarios (PCs) o sea para los elementos de correo electroacutenico compartido Bandeja de Entrada eventos del Calendario Calendario elementos de Contactos Contactos etc

iii Estructura de la Carpeta

Seleccione esta opcioacuten si desea que todas las carpetas recibidas de otro participante aparezcan como una estructura de subcarpeta separada o sea nombre del participanteBandeja de Entrada nombre del participante Calendario etc

iv Carpeta personalizada Seleccione esta opcioacuten si desea recibir todos los elementos compartidos en una carpeta de su eleccioacuten

4 Haga clic en ldquoAceptarrdquo para aplicar su seleccioacuten

Por favor tenga en cuenta que

Si el correo electroacutenico o nombre del remitente es desconocido utilice al botoacuten ldquoNo Aceptarrdquo para rechazar la opcioacuten de compartir Luego de aceptar compartir su carpeta los datos de su carpeta seraacuten expuestos a otros participantes

La carpeta seleccionada debe ser del mismo tipo del que se le envioacute a usted

Si ya tiene elementos en la carpeta seleccionada (elementos similares) automaacuteticamente se

volveraacuten a enviar a esa persona durante el primer proceso de ldquoenviarrecibirrdquo de Outlook excepto los que esteacuten marcados como ldquoprivadosrdquo

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VERIFICAR ELEMENTOS DUPLICADOS

El programa automaacuteticamente compararaacute los elementos que lleguen con los elementos que usted ya tiene en esta carpeta Si hay elementos ideacutenticos se mostraraacute un mensaje especial permitieacutendole a usted comparar ambos elementos y tomar la decisioacuten de sobrescribir el elemento existente con el recibido

Puede revisar cualquier elemento haciendo doble clic sobre eacutel o haciendo clic en el botoacuten ldquoAbrirrdquo en el panel del ldquoElemento Seleccionadordquo Utilice el botoacuten ldquoEliminarrdquo para

eliminar el elemento seleccionado Por favor tenga en cuenta que todos los cambios y eliminaciones actualizaraacuten tambieacuten los elementos del remitente

Haga clic en ldquoACEPTARrdquo si desea que el programa sobrescriba todos los elementos

existentes que se muestran en esta ventana En este caso uacutenicamente los elementos recibidos permaneceraacuten en su carpeta otros elementos se eliminaraacuten

Haga clic en ldquoMantener los existentesrdquo si desea eliminar un elemento recibido En este caso el elemento recibido tambieacuten se borraraacute de la PC del remitente y todos los elementos existentes permaneceraacuten

Haga clic en ldquoMantener todordquo si desea mantener todos los elementos existentes y recibidos en la carpeta seleccionada En este caso todos los elementos existentes y recibidos quedaraacuten en su carpeta y apareceraacuten tambieacuten en la PC del remitente

Utilice ldquoAplicar a todos los duplicados de esta carpetardquo si desea aplicar su respuesta a todos los elementos recibidos en las carpetas seleccionadas

NOTA El remitente no recibiraacute ninguacuten cambio de lo arriba mencionado si eacutel utiliza el modo ldquosincronizar solamenterdquo o ldquoverrdquo derecho para compartir carpeta

NOTA Los duplicados se revisan uacutenicamente cuando se comparte esa carpeta por primera vez Todas las siguientes actualizaciones se procesaraacuten automaacuteticamente sin ser verificadas

Actualizar elementos de Outlook en la Carpeta compartida de Outlook


ACTUALIZAR ELEMENTOS DE OUTLOOK EN LA CARPETA COMPARTIDA DE OUTLOOK


Hay varias formas para hacer que sus actualizaciones se propaguen a otros miembros

1 En forma preestablecida todas sus actualizaciones se enviacutean cuando Outlook realiza el proceso de ldquoEnviarRecibirrdquo Esto sucede cuando hace clic manualmente en el botoacuten ldquoEnviar y Recibirrdquo o cuando Outlook automaacuteticamente lleva a cabo el proceso de sincronizacioacuten de

cuentas programadas de acuerdo a la configuracioacuten de Outlook (Herramientas-gtOpciones-gtConfiguracioacuten de CorreogtEnviarRecibir)

a Si desea que sus actualizaciones de las carpetas seleccionadas se enviacuteen inmediatamente puede hacer clic en ldquo Actualizar la carpeta actualrdquo en la Barra de

herramientas

b Luego de editar elementos en varias carpetas diferentes puede hacer clic en el icono

ldquoActualizar TODAS las carpetasrdquo en la Barra de Herramientas de Outlook

2 Utilice el Panel de Configuracioacuten para definir los derechos de los usuarios reenviar todos los datos o los datos filtrados y configurar las reglas para compartir cada carpeta

El Panel de Configuracioacuten le permite administrar de forma praacutectica la configuracioacuten de sus opciones para compartir cada carpeta Todas sus carpetas de Outlook estaacuten en una lista del lado izquierdo de la ventana Una carpeta que se comparte con otros usuarios aparece en negrita Haga clic en cada carpeta para ajustar su configuracioacuten El panel de Configuracioacuten se encuentra disponible desde la barra de herramientas de Outlook o desde el menuacute ShareOShareCalendarShareContacts

Para ver coacutemo ajustar el Panel de Configuracioacuten y la configuracioacuten de Carpetas haga clic aquiacute 3 Reenviar datos de carpetas

1 Desde el Panel de Configuracioacuten seleccione los usuarios a quienes planea reenviarles los datos de las carpetas (utilice CTRL + Clic para realizar selecciones muacuteltiples)

2 Haga clic en el botoacuten ldquoReenviar Todos los elementosrdquo Ajuste la configuracioacuten de los filtros y luego haga clic en ldquoENVIARrdquo Por favor tenga en cuenta puede tomar desde unos pocos minutos hasta una hora dependiendo de cuaacutentos elementos haya en su carpeta La cantidad de elementos asiacute como alguacuten adjunto pueden afectar el tiempo que demore enviarrecibir esta

actualizacioacuten Para ahorrarles tiempo a los participantes y al usted mismo le recomendamos utilizar el botoacuten ldquoReenviarrdquo

3 Para enviar raacutepidamente los datos de su carpeta utilice e botoacuten ldquoReenviarrdquo que le permitiraacute filtrar los datos que desea enviar Seleccione Haga clic aquiacute para ver un ejemplo de un filtro de la carpeta de correo electroacutenico

Soporte

OPCIONES


Las Opciones se encuentran disponibles en el menuacute ShareO ubicado en la barra de menuacute de Microsoft Outlook

General

(Menuacute de Outlook -gt ShareO (ShareContacts o ShareCalendar) -gt Opciones)

Mostrar el iacutecono de notificacioacuten de actualizaciones en la bandeja del sistema Utilice esta opcioacuten para recibir notificaciones acerca de las actualizaciones recibidas en las carpetas compartidas y para tener un raacutepido acceso a las carpetas de actualizaciones desde la bandeja del sistema

Compartir el Estado de Disponibilidad

(Menuacute de Outlook -gt ShareO (ShareContacts o ShareCalendar) -gt Opciones -gt Solapa para compartir la Disponibilidad)

Mostrar mi informacioacuten de disponibilidad a los siguientes usuarios habilitaraacute la funcionalidad para compartir la disponibilidad (habilitada de manera preestablecida)

Si estaacute marcada la opcioacuten Agregar automaacuteticamente usuarios que tengan acceso a su carpeta preestablecida del Calendario (marcada de manera preestablecida) todas las personas que comparten el Calendario se agregaraacuten automaacuteticamente al listado de personas

que comparten la informacioacuten de Disponibilidad En este caso si elimina a un participante del

Calendario este participante ademaacutes seraacute eliminado del proceso para compartir informacioacuten de disponibilidad Sin embargo al eliminar un usuario de este listado NO lo elimina del proceso para compartir la carpeta del Calendario

Para obtener mayor informacioacuten para compartir la Disponibilidad haga clic aquiacute

Seguridad

(Menuacute de Outlook -gt ShareO (ShareContacts o ShareCalendar) -gt Opciones -gt Solapa de Seguridad)

Habilite la codificacioacuten decodificacioacuten para asegurar la comunicacioacuten entre los usuarios que comparten la carpeta actual Disponible con la compra por separado del Paquete de Seguridad ShareO

Contrasentildea preestablecida Configure una contrasentildea preestablecida para la codificacioacuten de todas las carpetas nuevas a ser compartidas y de todas las carpetas existentes que se esteacuten compartiendo sin una codificacioacuten habilitada

Activar Active la licencia del Paquete de Seguridad de ShareO

Avanzadas

(Menuacute de Outlook -gt ShareO (ShareContacts o ShareCalendar) -gt Opciones -gt Solapa Avanzadas)

Inhabilite el texto del cuerpo de los mensajes de actualizacioacuten Para solucionar problemas solamente Elimina el texto del cuerpo de los mensajes con actualizaciones Habilite esta opcioacuten en caso de que su programa de filtro de correo electroacutenico no deseado o antivirus bloquee los mensajes de correo electroacutenico ShareO ShareContacts ShareCalendar con actualizaciones debido al texto que existe en el cuerpo de estos mensajes (por ejemplo algunos programas de filtros de correo electroacutenico no deseado de los servidores bloquean mensajes debido al viacutenculo con dominio biz en el cuerpo)

Agregar el siguiente texto al asunto del correo electroacutenico con actualizaciones Puede agregar texto personalizado en el rengloacuten del asunto de los

mensajes de correo electroacutenico con actualizaciones para que los programas de filtros de correo electroacutenico no deseado o antivirus permitan el ingreso del correo electroacutenico en aquellos usuarios que tengan problemas con tales programas

Utilizar otra extensioacuten de archivo en un adjunto Para evitar problemas con programas de filtros de correo electroacutenico no deseado y antivirus ahora se puede cambiar la extensioacuten del archivo adjunto por otra para que no se rechace el correo electroacutenico con las actualizaciones

Limitar el tamantildeo del mensaje de actualizacioacuten a ndash aquiacute se deberaacute proporcionar el liacutemite de tamantildeo del mensaje adjunto de actualizacioacuten Este liacutemite seraacute utilizado al generar mensajes con actualizaciones en su computadora La configuracioacuten esta preestablecida en 5000 Kb (~ 5 Mb)

Habilitar un registro Detallado Uacutenicamente para el fin de resolucioacuten de problemas


HABILITARDESHABILITAR EL ICONO DE NOTIFICACIOacuteN EN LA BANDEJA DEL SISTEMA

Ahora seraacute notificado cuando se reciban actualizaciones

Un Icono de Notificacioacuten en la bandeja del sistema de Windows le permitiraacute rever la lista de las carpetas actualizadas recientemente y abrir raacutepidamente esta carpeta en Outlook Haga clic con el

botoacuten derecho sobre el icono de la bandeja y seleccione una de estas opciones disponibles

Cerrar cerraraacute el Icono de Notificacioacuten La informacioacuten sobre las actualizaciones mostradas actualmente estaraacute disponible luego de recibir las siguientes actualizaciones

No Volver a Mostrar Deshabilitaraacute la notificacioacuten de las actualizaciones Puede habilitarse

nuevamente desde la Opciones del programa

Ruta de Acceso a la Carpeta Actualizada (ruta de acceso [hora de la actualizacioacuten maacutes

temprana]) Para revisar las actualizaciones recibidas haga clic en la ruta de acceso de la carpeta seleccionada para abrir la carpeta que se estaacute actualizando

PANEL DE CONFIGURACIOacuteN CONFIGURACIOacuteN DE

CARPETAS


Utilice el Panel de Configuracioacuten para definir los derechos de los usuarios reenviar todos los datos o solo los filtrados configurar reglas para compartir cada carpeta y administrar la opcioacuten de compartir su tiempo LibreOcupado El Panel de Configuracioacuten le permite administrar en forma

praacutectica la configuracioacuten para compartir cada carpeta Todas sus carpetas de Outlook estaacuten en una lista a la izquierda de la ventana Una carpeta que se comparte con otros usuarios aparece en negrita Haga clic en cada carpeta y ajuste su configuracioacuten

1 AGREGAR ELIMINAR CAMBIAR LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS (MIEMBROS DEL GRUPO)

Utilice los botones Agregar o Eliminar para agregar o eliminar usuarios Puede agregar un contacto a la lista de participantes y luego eliminar a eacuteste u otros contactos

Defina los derechos de los usuarios desde la carpeta seleccionada haciendo doble clic en el contacto de la lista Derechos absolutos ndash las actualizaciones se enviacutean a otros

participantes Ver derechos - no se enviacutean las actualizaciones

Botones para Reenviar ndash Para reenviar raacutepidamente los datos de su carpeta

Selecciones los usuarios a los que desea reenviarles los datos (utilice CTRL + Clic para realizar selecciones muacuteltiples) y haga clic en el botoacuten ldquoReenviar Todos los Elementosrdquo y haga clic en ldquoReenviarrdquo Ajuste la configuracioacuten de los filtros y luego haga clic en ldquoENVIARrdquo Por favor tenga en cuenta puede tomar desde unos pocos minutos hasta una hora dependiendo de cuaacutentos elementos haya en su carpeta La cantidad de elementos asiacute como alguacuten adjunto pueden afectar el tiempo que demore enviarrecibir esta

actualizacioacuten Para ahorrarles tiempo a los participantes y al usted mismo le

recomendamos utilizar el botoacuten ldquoReenviarrdquo

2 CONFIGURACIOacuteN PARA COMPARTIR

Cambiar la Configuracioacuten Preestablecida de la Carpeta

Botoacuten de Configuracioacuten de Documentos y Archivos

Disponible para carpetas de tipo correo electroacutenico (documentos) solamente como opcioacuten avanzada para compartir documentos Esta configuracioacuten le permite habilitarinhabilitar la sincronizacioacuten de las carpetas de tipo correo electroacutenico de Outlook con las carpetas de Windows Diriacutejase a la seccioacuten

ldquoCompartir Archivos de Carpetas de Windowsrdquo para obtener maacutes informacioacuten

Seleccione la informacioacuten que deberaacute compartirsehellip

NotasComentarios Cuando se habilita esta opcioacuten se comparte con otros sus comentarios personales acerca de los elementos

Elementos privados o personales Cuando se encuentra habilitado se comparten todos sus elementos personales o privados (Inhabilitado en la configuracioacuten preestablecida)

Adjuntos Cuando se habilita esta opcioacuten los adjuntos dentro de los elementos se compartiraacuten con otros

Nuevos mensajes de manera preestablecida (Solamente para la carpeta ldquoElementos Enviadosrdquo)

Auto-compartir todas las subcarpetas de esta carpeta Cuando se encuentra habilitada esta opcioacuten todas las subcarpetas creadas en esta carpeta tambieacuten se compartiraacuten automaacuteticamente con los mismos usuarios y otras configuraciones para compartir

Elemento marcado como ldquoPrivadordquo de forma preestablecida Cuando se selecciona esta

opcioacuten los elementos que se crean en la carpeta se marcaraacuten automaacuteticamente como elementos ldquoPrivadosrdquo

3 OTROS AJUSTES

Enviar actualizaciones para esta carpeta

Durante cada proceso de enviarrecibir Sincronizacioacuten sin preocupaciones Durante el

proceso de EnviarRecibir el programa procesaraacute automaacuteticamente las actualizaciones recibidas crearaacute nuevas actualizaciones y las enviaraacute a los participantes Si su Outlook estaacute

programado para enviarrecibir correo electroacutenico automaacuteticamente nunca se olvidaraacute de enviar las actualizaciones de las carpetas compartidas Y seraacute faacutecil enviarrecibirprocesar actualizaciones simplemente haciendo clic en el botoacuten EnviarRecibir que se encuentra disponible en la barra de herramientas o en el menuacute de Outlook

Solamente cuando hago clic en el botoacuten actualizar Se prepararaacuten y enviaraacuten las

actualizaciones si hace clic en el botoacuten ldquoActualizar carpeta actualrdquo de la barra de herramientas de Outlook-ShareO Esta opcioacuten es conveniente si planea enviar actualizaciones manualmente luego de realizar cambios en la carpeta actual (ej Calendario)

Opciones actualizaciones (Botoacuten y diaacutelogo)

Notificaciones

No marque los elementos nuevos o actualizados como No leiacutedos Si estaacute inhabilitado

podraacute encontrar faacutecilmente sus elementos actualizados para la carpeta seleccionada utilizando la opcioacuten ldquoFiltro Uacutenicamente No Leiacutedosrdquo desde la barra de herramientas de ShareO

No me informe sobre las actualizaciones Cuando se habilita esta opcioacuten no recibiraacute

alertas sobre las actualizaciones recibidas en su Outlook

Eliminaciones

No elimine elementos si fueron eliminados por otros usuarios Cuando se habilita esta opcioacuten los elementos de la carpeta compartida de su PC no se borraraacuten si fueron borrados por

otros usuarios de su PC Luego de que ocurra la primera eliminacioacuten llevada a cabo por otro usuario recibiraacute un mensaje donde se le informaraacute sobre esta opcioacuten habilitada

No me mueva los elementos eliminados a la carpeta Elementos Eliminados When this option is enabled items are automatically replaced complying with the updates that

arrive If unchecked old items will be backed up in Deleted Items folder

Recordatorios

Ignorar Avisos Cuando se habilita esta opcioacuten todos los avisos de los elementos que

lleguen a esta carpeta se inhabilitan Nota esta opcioacuten se aplica solamente a las actualizaciones que se reciben luego de haber habilitado esta opcioacuten Si desea eliminar los avisos de los elementos actuales utilice la caracteriacutestica ldquoEliminar Avisosrdquo

Seguridad

1 Habilite la codificacioacuten decodificacioacuten para asegurar la comunicacioacuten entre los

usuarios que comparten la carpeta actual Disponible con la compra por separado del Paquete de Seguridad ShareO

2 Contrasentildea Configure una contrasentildea para la carpeta actual

Botoacuten de Acciones Avanzadas

Eliminar Recordatorios Cuando se utiliza esta opcioacuten se eliminaraacuten todos los recordatorios de

los elementos existentes en esta carpeta Para obtener mayor informacioacuten acerca de esta funcioacuten haga clic aquiacute

Re-Configurar en otra Carpeta Volver a configurar la configuracioacuten para compartir en otra carpeta es de utilidad si por ejemplo necesita inhabilitar la opcioacuten de compartir de la carpeta actual pero no desea perder ninguna actualizacioacuten que le enviacutean sus usuarios Esta

opcioacuten le permite volver a configurar la opcioacuten de compartir la carpeta actual en otra carpeta Diriacutejase a ldquoReconfigurar la Opcioacuten de Compartir en Otra Carpetardquo para ver maacutes detalles

Inhabilitar la Opcioacuten de Compartir Carpetas Esta opcioacuten le ayudaraacute a inhabilitarhabilitar temporalmente o permanentemente la opcioacuten de compartirsincronizar la

carpeta actual Haga clic aquiacute para obtener mayor informacioacuten

Excepto Carpetas de Elementos Eliminados Borradores Bandeja de Salida 4Team y Schedules4Team


ADMINISTRACIOacuteN DE LOS DERECHOS DE USUARIOS


El producto tiene un sistema simple de administracioacuten de derechos de usuarios

Definir los derechos de acceso a los usuarios de la carpeta seleccionada haciendo doble clic

sobre un usuario de la lista de participantes que se encuentra disponible en el Panel de

Configuracioacuten

El programa dejaraacute que cualquier usuario con cualquier derecho de acceso realice cambios (crear modificar borrar) las carpetas compartidas o sincronizadas La diferencia entre los tipos de derechos de acceso de los usuarios se refiere a coacutemo se propagaraacuten los cambios realizados por estos usuarios en las PCs de los otros participantes y queacute derechos tiene un usuario para realizar cambios en la configuracioacuten de las carpetas compartidas

Los derechos de acceso del participante seleccionado se encuentran en la columna ldquoDerechosrdquo y se pueden cambiar a

Derecho total

1 Todos los cambios (editar eliminar elementos existentes o agregar nuevos) realizados por el participante con derecho ldquoTotalrdquo en la carpeta compartida seleccionada se enviacutean (comparten) a todos los participantes de la carpeta y se propagaraacuten a las carpetas compartidas de las PCs

2 El usuario puede cambiar los derechos de otro usuario

3 El usuario puede cambiar la configuracioacuten de la carpeta compartida

Derechos para Ver

1 Todos los cambios realizados por el participante con derechos para ldquoVerrdquo en una carpeta sincronizada seleccionada no se enviacutean (no se comparten) a otros participantes de la carpeta

2 El usuario no puede cambiar los derechos del otro usuario

3 El usuario no puede cambiar la configuracioacuten de la carpeta compartida

Ademaacutes de los derechos de acceso de los usuarios puede utilizar la configuracioacuten de carpetas compartidassincronizadas que permitiraacute la administracioacuten de lo que se comparte y lo que no se comparte con otros participantes como tambieacuten administrar las actualizaciones recibidas de otros usuarios

Excepto la opcioacuten ldquoNo eliminar si ha sido eliminado por otro usuariordquo que puede ser controlada por otros usuarios con el mismo acceso con derecho total

Configuracioacuten general cambiar direccioacuten de correo electroacutenico

Soporte

RE-CONFIGURAR LA OPCIOacuteN DE COMPARTIR A OTRA CARPETA

Es uacutetil reconfigurar la opcioacuten de compartir a otra carpeta si necesita deshabilitar la opcioacuten de compartir de la carpeta actual pero no quiere perder ninguna actualizacioacuten que le esteacuten enviando sus usuarios Cuando reconfigura la opcioacuten de compartir a otra carpeta todas las actualizaciones que recibe de sus contactos en esta carpeta llegaraacuten a otra carpeta que usted seleccione Este proceso de reconfiguracioacuten no afectaraacute la configuracioacuten para compartir de otros usuarios

Cuando desee reconfigurar la opcioacuten de compartir de una carpeta de Outlook a otra utilice esta opcioacuten Se encuentra disponible en el Panel de Configuracioacuten -gt Configuracioacuten de Carpetas para las carpetas compartidas en las que usted tenga ldquoacceso totalrdquo para la configuracioacuten de compartir

Seleccione la carpeta que estaacute compartida actualmente y haga clic en el botoacuten ldquoReconfigurar A Otra Caretardquo

Aparece la siguiente ventana

Seleccione la carpeta a la que desea transferir su configuracioacuten para compartir Luego decida queacute

hacer con los elementos de la carpeta compartida actualmente (desde la que desea transferir la configuracioacuten)

Copiar elementos en la nueva carpeta ndash esta opcioacuten copiaraacute todos los elementos de la carpeta actual a una nueva carpeta seleccionada

Mover elementos a la nueva carpeta ndash esta opcioacuten moveraacute todos los elementos de la carpeta actual a la nueva carpeta seleccionada dejando la carpeta actual en blanco

Dejar los elementos no copiarlos a la carpeta nueva ndash los elementos permaneceraacuten en la carpeta actual no se copiaraacuten elementos en la nueva carpeta seleccionada

Haga clic en ldquoMoverrdquo para comenzar el proceso de transferencia

ATENCIOacuteN si la nueva carpeta seleccionada ya contiene elementos eacutestos NO se

compartiraacuten con otros usuarios Si desea que estos elementos se compartan deberaacute reenviar los elementos de esta carpeta luego del proceso de transferencia

INHABILITAR O VOLVER A HABILITAR LA OPCIOacuteN DE COMPARTIR CARPETAS


Puede haber momentos en los que usted quiera inhabilitar o habilitar la opcioacuten de compartir sus

carpetas de Microsoft Outlook en forma temporal o permanente y de manera raacutepida y efectiva Ej para evitar recibir correo electroacutenico con una gran cantidad de datos no deseados luego de regresar de sus vacaciones o si no planea compartir maacutes esta carpeta con nadie El Panel de Configuracioacuten ofrece una solucioacuten de tres pasos con el clic del mouse desde la Pestantildea de Configuracioacuten de la Carpeta haciendo clic en Acciones Avanzadas -gt con el botoacuten ldquoInhabilitarHabilitar la Opcioacuten de Compartir Carpetasrdquo

Inhabilitar el Diaacutelogo de Compartir Carpetas apareceraacute con tres opciones disponibles

1 Inhabilitar temporalmente la opcioacuten de compartir esta carpeta solamente en su maacutequina Ahora se implementa la posibilidad de inhabilitar temporalmente la opcioacuten de compartir una carpeta con propoacutesitos administrativos avanzados permitieacutendole controlar ademaacutes queacute datos se enviaraacuten o recibiraacute durante un periacuteodo de tiempo Antes de irse de vacaciones puede inhabilitar temporalmente su opcioacuten de compartir carpetas (dejar de recibir actualizaciones de otros participantes) sin ninguacuten problema para los otros participantes Luego de regresar

puede habilitar faacutecilmente la opcioacuten de compartir y comenzar a recibir actualizaciones de otros usuarios Apareceraacute el mensaje ldquoLa opcioacuten de compartir estaacute temporalmente inhabilitadardquo en el Panel de configuracioacuten (Configuracioacuten de Carpetas) luego de aplicar esta accioacuten

2 Eliminarme del proceso de compartir carpetas Inhabilita la opcioacuten de compartir esta carpeta de su maacutequina y elimina su contacto de la lista de participantes de las computadoras de los otros usuarios Todos los otros usuarios continuaraacuten compartiendo esta carpeta ADVERTENCIA Esta accioacuten no se puede deshacer

3 Cancelar este proceso de compartir carpetas O inhabilite completamente esta carpeta para compartir Con propoacutesitos administrativos avanzados ahora desde una sola computadora se puede inhabilitar completamente la opcioacuten de compartir de todas las computadoras de los

miembros del equipo ADVERTENCIA Esta accioacuten no se puede deshacer

Para volver a habilitar la opcioacuten de compartir carpetas desde un estado temporalmente inhabilitado haga clic en Acciones Avanzadas-gt botoacuten HabilitarInhabilitar la Opcioacuten de Compartir Carpetas que se encuentra disponible en el Panel de Configuracioacuten (Configuracioacuten de Carpetas) Seleccione ldquoHabilitar la opcioacuten de compartir de esta carpetardquo para comenzar a recibir y enviar actualizaciones para esta carpeta


Soporte

QUITAR RECORDATORIOS

Desde el Outlook 2007 los recordatorios se admiten en todas las carpetas y sub-carpetas de Outlook Si usted desea que no aparezcan recordatorios de elementos en ciertas carpetas en su lista de recordatorios puede quitarlos

Para quitar un recordatorio de la carpeta compartida

1 Abra el Panel de Configuracioacuten

2 Seleccione la carpeta compartida de donde desea quitar los recordatorios

3 Haga clic en el botoacuten ldquoAcciones Avanzadasrdquo y elija la opcioacuten ldquoQuitar Recordatoriosrdquo

Ademaacutes puede quitar recordatorios de cualquier carpeta de Outlook haciendo clic con el botoacuten derecho del mouse en la carpeta del panel con la Lista de Carpetas de Outlook

NOTA Por favor tenga en cuenta que luego de quitar los recordatorios de la forma arriba mencionada no podraacute deshacer la accioacuten


Soporte

PREGUNTAS FRECUENTES CONSEJOS

CONSEJOS


Los elementos nuevos o actualizados estaacuten en negrita en su carpeta compartida Tambieacuten se

muestra el nuacutemero de elementos actualizados Para encontrar elementos nuevos o actualizaciones haga clic en el icono Solo No Leiacutedosrdquo que se encuentra en la barra de herramientas

Todos los elementos marcados como leiacutedosrdquo no se veraacuten en la opcioacuten ldquoSolo No Leiacutedosrdquo

Haga clic en el botoacuten Ver Todosrdquo para ver el contenido de su carpeta

Desde el Panel de Configuracioacuten seleccione ldquoEnviar actualizaciones para esta carpeta

uacutenicamente cuando hago clic en el botoacuten ldquoactualizarrdquo para que su Bandeja de Entrada marque sus elementos como privados antes de ser enviados a los otros participantes

Elija la configuracioacuten del filtro para compartir cuidadosamente y evite el enviacuteo de datos

masivos mediante su conexioacuten de Internet

Soporte

PREGUNTAS FRECUENTES


1 iquestSe propagan las Listas de Distribucioacuten a otros usuarios

Si las Listas de Distribucioacuten se propagan a otros usuarios Pero los contactos que no se encuentran en las carpetas de Contactos no tendraacuten viacutenculos a ninguacuten elemento de contacto de Outlook

2 No recibiacute ninguna actualizacioacuten o informacioacuten compartida de otras PCs

La carpeta que comparte desde la primera PC estaacute vaciacutea o eligioacute los filtros inadecuados para compartir Verifiacutequelo vuelva a su primera PC y reenviacutee todos los datos utilizando el panel de configuracioacuten

Su servidor o proveedor de correo electroacutenico tiene demoras en el correo electroacutenico o el correo electroacutenico con datos es considerado como correo no deseado Agregue todas las direcciones de correo electroacutenico de sus participantes en los Contactos de Outlook

(si utiliza exchange agreacuteguelos en su Lista de Contactos OWA) soliciacutetele a su administrador que ajuste los filtros de correo no deseado excluyendo de estos filtros los mensajes con nuacutemeros en el rengloacuten o que ajuste de la siguiente manera el mensaje del rengloacuten en el asunto del correo electroacutenico




Su servidor o proveedor de correo electroacutenico tiene una poacutelitica estricta con respecto

al tamantildeo de los adjuntos del correo electroacutenico o una limitacioacuten con respecto a la extensioacuten del nombre del archivo Cambie la extensioacuten del archivo desde la Configuracioacuten General del Panel de Configuracioacuten Haga clic aquiacute para obtener maacutes informacioacuten sobre coacutemo cambiar el tamantildeo maacuteximo del adjunto del correo electroacutenico con datos

Si auacuten no recibe actualizaciones contaacutectese con nuestra Mesa de Ayuda en Vivo

3 Mi programa de filtro de correo electroacutenico no deseado agrega la frase ([No Deseado]) en el asunto yo adjunto del correo electroacutenico y simplemente quedan en la Bandeja de Entrada y no se procesan iquestQueacute puedo hacer

Debe ajustar la configuracioacuten de su programa de filtro de correo electroacutenico no deseado para que no rechace los correos electroacutenicos con nuacutemeros en el asunto para ShareO 4941419117711

para ShareContacts 5951519117711 para ShareCalendar 6961619117711

Ademaacutes trate de deshabilitar el cuerpo de los mensajes con actualizaciones (en la Configuracioacuten General del Panel de Configuracioacuten)

Las extensiones de los adjuntos se pueden cambiar desde la Configuracioacuten General

4 iquestDebo iniciar la opcioacuten de compartir desde una computadora o desde todas

Debe comenzar a compartir desde una computadora Una vez que se haya compartido exitosamente por primera vez otros usuarios tambieacuten recibiraacuten toda la informacioacuten compartida

5 Cuando compartiacute una carpeta con los otros usuarios ellos la recibieron en una carpeta llamada

(ejemplo) contactos de [nombre del usuario] Queriacutea que los datos vayan a la misma carpeta que estaacute en mi computadora iquestEs posible

Usted puede compartir el mismo calendario utilizando este producto Sin embargo si desea

hacerlo debe compartir por primera vez desde una computadora solamente (los otros participantes solamente deberaacuten aceptar la invitacioacuten para unirse al proceso de compartir pero no iniciarlo) En su caso simplemente elimine esta carpeta y soliciacutetele al propietario de la carpeta que se la reenviacutee utilizando el botoacuten ldquoReenviarrdquo que se encuentra en el ldquoPanel de Configuracioacutenrdquo

6 He compartido una carpeta en la primera computadora y luego he aceptado la invitacioacuten en la segunda Pero algunos elementos no se han recibido

Es posible que el correo electroacutenico con la actualizacioacuten no haya llegado al otro usuario Intente

volver a enviar todos los elementos dirigieacutendose al menuacute ShareO ShareCalendar ShareContacts gt Panel de Administracioacuten seleccione alliacute esta carpeta compartida y presione el botoacuten ldquoVolver a Enviar los datoshelliprdquo Escoja el periacuteodo al que le faltan estos elementos y presione ldquoEnviarrdquo

7 Mi programa dejoacute de funcionar no veo el programa en mi barra de herramientas desinstaleacute y reinstaleacute y no puedo hacerlo funcionar

Tenga a bien abrir el menuacute de Ayuda de Outlook -gt Acerca de Microsoft Outlook -gt Elementos

Deshabilitados y verifique si hay algo en la lista Si hay un archivo de ShareO ShareCalendar ShareContacts habiliacutetelo y reinicie Outlook Si no tiene ninguacuten archivo deshabilitado entonces desinstale ShareOShareCalendarShareContacts ejecute Detectar y Reparar de Microsoft Outlook e instale el producto nuevamente

8 Aparece un diaacutelogo de acceso de seguridad cuando utilizo ShareO iquestQueacute hago

El diaacutelogo de Acceso de Seguridad es un mensaje estaacutendar de Microsoft Outlook que generalmente

comienza a aparecer con el Microsoft Outlook Security Service Pack (SP3) No puede evitar este mensaje pero puede descargar un programa de un tercero (programas gratuitos - httpwwwexpress-

softcomftpClickYesSetupexe) que le permitiraacute automaacuteticamente el acceso cuando aparezca el mensaje

9 El correo electroacutenico permanece en la Bandeja de Entrada y no se procesa iquestQueacute debo hacer Si utiliza Outlook Web Mail Exchange o IMAP aseguacuterese de que los mensajes de correo electroacutenico de sus compantildeeros se reciban en la carpeta de la Bandeja de Entrada de las Carpetas Personales (Outlook Hoy) De no ser asiacute deberaacute crear Reglas en Outlook para dirigir estos mensajes de correo electroacutenico a la Bandeja de

Entrada de sus Carpetas Personales

Reglas Herramientas-gtReglas y Alertas (Ayuda de las Reglas) -gtNueva Regla-gtModificar-

gtSeleccionar Mover a una carpeta los mensajes que contengan palabras especiacuteficas en el campo de asunto-gtEstablezca el valor de las rdquopalabras especiacuteficasrdquo -gtEstablezca el valor de la carpeta especiacutefica-gtHaga clic en el botoacuten Finalizar

Palabra especiacutefica

para ShareOShareOutlook4941419117711

ShareContactsContacts4Outlook5951519117711

ShareCalendarCalendar4Outlook6961619117711

Si los mensajes de correo electroacutenico permanecen en la Bandeja de Entrada dentro de las carpetas Personales deberaacute mover estos mensajes de correo electroacutenico a la carpeta Borradores maacuterquelos como rdquono leiacutedosrdquo y mueacutevalos nuevamente uno por uno Si esto no ayuda por favor enviacuteenos a nosotros (support4teambiz) los archivos del errorlog y Sharelitelog desde Mis Documentos-gtcarpeta ShareO desde la maacutequina que tiene el problema Contaacutectese con la Mesa de Ayuda

10 Instaleacute el producto pero el menuacute no aparece en la barra de herramientas de Outlook

Tenga a bien abrir el menuacute de Ayuda de Outlook -gtAcerca de Microsoft Outlook-gtElementos

Deshabilitados y verifique si hay algo en esa lista Si hay algo (un archivo de ShareOShareCalendarShareContacts) por favor habiliacutetelo y reinicie Outlook Si no hay nada

por favor desinstale el producto ejecute Detectar y Reparar de MS Outlook (desde el menuacute de Ayuda de Outlook) y reinstaacutelelo

11 iquestQueacute campos de los elementos verifica el Administrador de Duplicados de ShareO cuando recibo

actualizaciones

Elementos del Correo No revisado

Elementos del Calendario Asunto Hora de inicio

Elementos de Contacto Nombre completo empresa o uno de 3 Mensajes de Correo Electroacutenico o Teleacutefono celular

Elementos de Tareas Asunto Hora de Inicio o Asunto

Elementos del Diario Asunto Hora de Inicio

Elementos de las Notas Asunto (primer rengloacuten)

12 iquestShareO comparte la lista de categoriacuteas

ShareO no comparte la lista completa de Categoriacuteas debido a la falta de funcionalidad en Outlook Solo comparte las Categoriacuteas individuales utilizadas en los elementos compartidos

13 Estoy recibiendo recordatorios de citas de los calendarios de otras personas iquestCoacutemo puedo dejar de recibirlos

Puede inhabilitar los recordatorios dirigieacutendose al menuacute ShareO ShareCalendar gt Opciones de actualizacioacuten gt No recibir recordatorios establecidos por otros usuarios

Tenga en cuenta que esta opcioacuten inhabilitaraacute uacutenicamente los recordatorios de una carpeta en particular Deberaacute realizar lo mismo para todas las carpetas en las que no desee recibir recordatorios

14 El programa siempre utiliza mi cuenta de correo electroacutenico preestablecida para enviar actualizaciones iquestSe puede configurar una cuenta de correo electroacutenico diferente para enviar mensajes de correo electroacutenico

Lamentablemente no se puede cambiar esta configuracioacuten en la versioacuten actual del producto Siempre utiliza la cuenta de Outlook preestablecida cuando crea actualizaciones

15 iquestPuedo sincronizar cualquier carpeta compartida con mi PDA o PC de bolsillo

Se puede sincronizar cualquier carpeta compartida con un PDA o PC de bolsillo Pero generalmente el

programa de sincronizacioacuten (ej Microsoft ActiveSync) permite sincronizar solamente carpetas estaacutendar de Outlook o sea Calendario Contactos Tareas Bandeja de Entrada y Notas No puede sincronizar ninguna otra carpeta o sub-carpeta

16 iquestSe propagan a otros usuarios las banderas junto con los elementos

Si las banderas se propagan

17 iquestSe propagan a otros usuarios los adjuntos junto con los elementos

Si los adjuntos tambieacuten se enviacutean junto con cualquier elemento de Outlook que acepte adjuntos Pero puede habilitardeshabilitar esta caracteriacutestica en cualquier carpeta compartida del Panel de Configuracioacuten

18 iquestPor queacute el campo ldquoEnviar Comordquo en los contactos que recibo es diferente al de mi configuracioacuten

Puede tener marcada la opcioacuten ldquoActualizar el campo Guardar Comordquo en la configuracioacuten de esta

carpeta Diriacutejase al Panel de Configuracioacuten busque esta carpeta en la lista haga clic sobre ella y desmarque esta opcioacuten

19 iquestPuedo compartir otras carpetas utilizando ShareContacts que no sean los Contactos

No No puede Para compartir cualquier otro tipo de carpeta que no sea la de contacto de Outlook debe utilizar ShareO

20 Hemos creado formularios personalizados en Outlook iquestPodemos compartir informacioacuten utilizando estos formularios

Si el programa acepta la opcioacuten de compartir formularios personalizados Pero aseguacuterese de

haber publicado estos formularios en las maacutequinas de todos los otros miembros antes de compartir las carpetas en las que se utilizan


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SU VERSIOacuteN DE PRUEBA HA FINALIZADO COacuteMO COMPRARREGISTRARSE


Su versioacuten de prueba vence en 14 diacuteas

Si no renueva (activa) la versioacuten de prueba que estaacute por vencer no podraacute utilizar el programa Es necesario que adquiera la licencia para hacer que el programa funcione

Adquiera Ahora y recibiraacute

1 antildeo de actualizaciones gratuitas

1 antildeo de soporte teacutecnico gratuito por correo electroacutenico o ayuda en vivo

Clic aquiacute CompreRegistre 4Team ShareO

Clic aquiacute CompreRegistre 4Team ShareCalendar

Clic aquiacute CompreRegistre 4Team ShareContacts


Actualizacioacuten y activacioacuten del programa


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DESINSTALAR

1 Cierre Microsoft Outlook

2 Diriacutejase a Inicio -gt Panel de Control -gt Agregar o Quitar Programas

3 Busque ShareO (o ShareOutlook) Calendar4Outlook (o ShareCalendar) Contacts4Outlook (o ShareContacts) y haga clic en ldquoEliminarrdquo

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OTROS PRODUCTOS 4TEAM

Pude conocer otra importante liacutenea de productos 4Team en www4teambizes

Herramientas de Sincronizacioacuten de Microsoft Outlook

Sync2 hace que la sincronizacioacuten de Outlook entre PCs sea raacutepida y praacutectica por Internet o LAN

mediante FTP y carpetas compartidas de Windows o utilizando cualquier dispositivo de almacenamiento de datos extraiacuteble (Controlador Flash CD-RW PDA iPod etc)

Herramientas de correo para Microsoft Outlook

Enviar maacutes tarde Establezca un cronograma para enviar sus mensajes de correo electroacutenico

Send2 Enviacutee correo electroacutenico masivo a destinatarios de carpetas seleccionadas correo electroacutenico reuniones o tareas haciendo un clic

Responda Con Esta herramienta de Outlook simplifica el proceso de responder mensajes de correo electroacutenico repetitivos utilizando plantillas de correo electroacutenico predefinidas

E-mail Responder (Respondedor de Correo Electroacutenico) Auto respuesta a correo electroacutenico entrante en base a su Estado LibreOcupado (Fuera de la Oficina)

Eliminador de Duplicados Administracioacuten de los elementos duplicados en las Carpetas de Contactos Correo Electroacutenico Notas Tareas y Calendario de Microsoft Outlook

Importar-Exportar Utilidades para Microsoft Outlook

vCard4Outlook permite que sus usuarios conviertan (importen-exporten) faacutecilmente toda la informacioacuten de sus Contactos de Outlook delal formato Vcard

SyncWiz Convierte (importa-exporta) el Calendario y los Contactos de Outlook delal formato de archivos vCard vCalendar iCalendar

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INFORMAR PROBLEMA SUGERENCIAS

A traveacutes del Formulario de Soporte Teacutecnico Online

A traveacutes de la ldquoMesa de Ayuda en Vivordquo en www4teambiz

Soporte por correo electroacutenico a support4teambiz

Ventas por correo electroacutenico a sales4teambiz

Por teleacutefono al +1 (954) 796-8161

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SOPORTE TEacuteCNICO


Procedimiento para resolver problemas y Soporte Teacutecnico (Obtener Soporte Teacutecnico)

1 Aseguacuterese de estar trabajando con la uacuteltima versioacuten del producto en las PCs de todos los miembros y en la suya propia Puede descargar la uacuteltima versioacuten del producto haciendo clic aquiacute

2 Actualice su OfficeOutlook con las uacuteltimas actualizaciones que mejoran la estabilidad y la seguridad de Microsoft Outlook Office Haga clic aquiacute para dirigirse a la paacutegina de Microsoft Outlook Office Online

3 Verifique los Requerimientos del Sistema

4 Diriacutejase al Procedimiento de instalacioacuten

5 Busque las preguntas maacutes frecuentes (FAQ) del producto

6 Soporte de Contacto Si no puede resolver su problema con ninguno de los pasos anteriores entonces

por favor tenga a bien enviar un correo electroacutenico con el Informe del Error (Ayuda de Outlook -gt Acerca del Producto -gt Informe del Error) a support4teambiz o presente el Formulario de Soporte Teacutecnico Online o utilice la Mesa de Ayuda en Vivo con la siguiente informacioacuten

Una Descripcioacuten detallada del problema Incluya los paso que ya ha seguido para tratar de resolver el problema y en caso de ser necesario los pasos que originaron el problema

La Versioacuten del producto que estaacute utilizando (menuacute de ShareOShareCalendarShareContacts -gt Acerca del Producto)

La versioacuten de Microsoft Outlook con la que estaacute trabajando (Ayuda de Outlook -gt Acerca de Microsoft Office Outlook)

El sistema operativo y la versioacuten de OfficeOutlook de la computadora donde utiliza el producto

Capturas de Pantalla si se encuentran disponibles (presione PrintScrn en el teclado y pegue (Ctrl + V) en Word o cualquier editor de graacuteficos disponible)

Nota Por favor recuerde mantener el historial de todas las conversaciones cuando responda nuestro correo electroacutenico

Haga clic aquiacute para presentar el Formulario de Soporte Teacutecnico Online

Brindamos soporte teacutecnico total para las versiones de prueba y versiones completas de ShareO ShareCalendar ShareContacts


A traveacutes de la ldquoMesa de Ayuda en Vivordquo en www4teambizes (este es el meacutetodo maacutes raacutepido)

Por correo electroacutenico a support4teambiz

Por teleacutefono al +1 (954) 796-8161 (uacutenicamente preguntas simples como ser la funcionalidad del producto problemas en la activacioacuten preguntas de venta)

Para comprar la licencia si su equipo se ampliacutea por favor haga clic aquiacute

Aseguacuterese de que su computadora esteacute conectada en liacutenea si desea utilizar esta paacutegina para realizar pedidos u obtener soporte teacutecnico

Todos los clientes que adquirieron nuestro programa o agregaron una nueva licencia podraacuten obtener actualizaciones gratuitas durante un antildeo desde la fecha de la uacuteltima compra

Si estaacute buscando otros productos 4Team para Microsoft Outlook puede obtener descuentos

significativos en su precio solo enviacuteenos un mensaje de correo electroacutenico con su nuacutemero de pedido nombre del producto y cantidad de licencias que desee adquirir

Nota No brindamos soporte teacutecnico para Microsoft Outlook tenga a bien dirigirse a la fuente en el sitio

web de Microsoft

Aseguacuterese de que su computadora esteacute conectada a Internet si desea utilizar esta paacutegina para realizar pedidos u obtener soporte teacutecnico

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Contenido ACERCA DEL PRODUCTO 3

ACERCA DE SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS PARA MICROSOFTregOUTLOOKreg20002002200320072010 3 CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL (VERSIOacuteN DE PRUEBA Y VERSIOacuteN COMPLETA) 5 PRESENTANDO SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS (PARA MICROSOFTreg OUTLOOKreg 200020022003) 7 COacuteMO FUNCIONA 8 CARACTERIacuteSTICAS 9 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 12 VERSIONES SHAREO SHARECALENDAR SHARECONTACTS 13 ACTUALIZACIOacuteN Y ACTIVACIOacuteN DEL PROGRAMA 14 INSTALACIOacuteN ANTES DE COMENZAR 16 INSTALACIOacuteN RAacutePIDA Y GUIacuteA PARA COMPARTIR 18 COacuteMO CAMBIAR EL TAMANtildeO MAacuteXIMO DEL CORREO ELECTROacuteNICO QUE CONTIENE DATOS 19

TRABAJO CON PRODUCTOS 20 COMPARTIR CARPETAS DE MICROSOFT OUTLOOK 20 COMPARTIR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 22

AGREGAR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 22

COMPARTIR DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 24

COMPARTIR ARCHIVOS DE LAS CARPETAS DE WINDOWS 25

USO COMPARTIDO DE ELEMENTOS PRIVADOS 27 PAQUETE DE SEGURIDAD SHAREO 28 COMPARTIR LA OPCIOacuteN TIEMPO LIBREOCUPADO DEL CALENDARIO DE OUTLOOK 30 CREAR UNA CARPETA PUacuteBLICA SIN UN SERVIDOR EXCHANGE 33 OTROS MEacuteTODOS PARA COMPARTIR (PANEL DE CONFIGURACIOacuteN) 34 SINCRONIZAR MICROSOFT OUTLOOK 35 RECIBIR UNA INVITACIOacuteN PARA COMENZAR A COMPARTIR CARPETAS DE OTRO MIEMBRO 36 VERIFICAR ELEMENTOS DUPLICADOS 38 ACTUALIZAR ELEMENTOS DE OUTLOOK EN LA CARPETA COMPARTIDA DE OUTLOOK 39 OPCIONES 40 HABILITARDESHABILITAR EL ICONO DE NOTIFICACIOacuteN EN LA BANDEJA DEL SISTEMA 43 PANEL DE CONFIGURACIOacuteN CONFIGURACIOacuteN DE CARPETAS 44 ADMINISTRACIOacuteN DE LOS DERECHOS DE USUARIOS 47 RE-CONFIGURAR LA OPCIOacuteN DE COMPARTIR A OTRA CARPETA 48 INHABILITAR O VOLVER A HABILITAR LA OPCIOacuteN DE COMPARTIR CARPETAS 50 QUITAR RECORDATORIOS 52

PREGUNTAS FRECUENTES CONSEJOS53 CONSEJOS 53 PREGUNTAS FRECUENTES 54 SU VERSIOacuteN DE PRUEBA HA FINALIZADO COacuteMO COMPRARREGISTRARSE 57 DESINSTALAR 58

OTROS PRODUCTOS 4TEAM 59 INFORMAR PROBLEMA SUGERENCIAS 60 SOPORTE TEacuteCNICO 61

ACERCA DEL PRODUCTO


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