Sage Symfonia ERP - Dane osobowepomoc.sage.com.pl/data/adm/ERP/2018_2/data/Sage_Symfonia_ERP... ·...

Sage Symfonia ERP Dane osobowe

Wersja 2018.2

Sage Symfonia ERP - Dane osobowe 2

Producent:

Sage sp. z o.o.

tel. 22 455 56 00

www.sage.com.pl

Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft® SQL Server™ jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Sage Symfonia ERP jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Copyright© Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów dokumentu bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.


SPIS TREŚCI

1 Wstęp ................................................................................................................................. 1

2 Dane osobowe Sage Symfonia ERP................................................................................. 2

2.1 WPROWADZANIE I EDYCJA DANYCH OSOBOWYCH .................................................................... 2

2.2 EWIDENCJA UDOSTĘPNIEŃ DANYCH OSOBOWYCH .................................................................... 2

2.3 RAPORT O DANYCH OSOBOWYCH ........................................................................................... 2

3 Dostęp do danych osobowych ......................................................................................... 4

3.1 POLITYKA HASEŁ ................................................................................................................... 4

3.2 PRAWA DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH ............................................................................ 5

4 Model pracy w Sage Symfonia ERP ................................................................................. 6

5 Opis struktury zbiorów danych ........................................................................................ 6

5.1 DANE WSPÓLNE .................................................................................................................... 6

5.2 SAGE KADRY I PŁACE ............................................................................................................ 8

5.3 MODUŁ FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ .......................................................................................... 11

5.4 MODUŁ ŚRODKI TRWAŁE ..................................................................................................... 12

5.5 MODUŁ HANDEL .................................................................................................................. 12

5.6 MODUŁ CONTACT MANAGER ................................................................................................ 12

5.7 MODUŁ REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW ................................................................................ 13

5.8 MODUŁ PRODUKCJA ............................................................................................................ 13

6 Sposób przepływu danych pomiędzy systemami ......................................................... 13

6.1 EKSPORT, IMPORT PLIKÓW ................................................................................................... 13

6.2 EKSPORT PLIKÓW JPK (JEDNOLITY PLIK KONTROLNY) .......................................................... 22

6.3 INTEGRACJA FK .................................................................................................................. 22

6.4 NARZĘDZIE EXIMTOOL ......................................................................................................... 22

6.5 IMPORT DANYCH Z REJESTRATORÓW CZASU PRACY ............................................................... 22

6.6 E-DEKLARACJE ................................................................................................................... 23

6.7 E-PRZELEWY, E-FAKTURY ORAZ E-DEKLARACJE I DEKLARACJE ZUS ...................................... 23

6.8 EKSPORT – JĘZYK RAPORTÓW ............................................................................................. 23

7 Załączniki ......................................................................................................................... 24


1 Wstęp

W związku z wymogami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej zwana

Ustawą) oraz w oparciu o rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia

2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organi-

zacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania da-

nych osobowych został przygotowany dokument opisujący zagadnienie danych osobowych w Sage Sym-

fonia ERP.

W dokumencie „Sage Symfonia ERP Dane osobowe” zdefiniowane zostało pojęcie danych osobowych,

opisane zagadnienie ich przetwarzania, ewidencji udostępnień oraz praw dostępu do danych osobowych.

Dokument zawiera wykaz struktur przetwarzanych zbiorów danych osobowych, sposób przepływu danych

pomiędzy modułami systemu oraz ich wymiany z poprogramowaniami zewnętrznymi.


2 Dane osobowe Sage Symfonia ERP

W rozumieniu Ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub

możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Przetwarzanie danych osobowych stanowi jakiekolwiek

operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opraco-

wywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informa-

tycznych. Sage Symfonia ERP stanowi taki system informatyczny, w którym dane osobowe są przetwa-

rzane, przy zachowaniu wymogów prawnych z zakresu ochrony danych osobowych.

2.1 Wprowadzanie i edycja danych osobowych

W Sage Symfonia ERP dane osobowe są wprowadzane oraz edytowane przez użytkowników zgodnie z

nadanymi im uprawnieniami. Możliwa jest ewidencja dodatkowych informacji na temat przechowywanych

danych osobowych. W szczególności dla każdej osoby rejestrowane są informacje na temat:

- źródła danych osobowych (nazwa, adres),

- zgody na udostępnianie danych osobowych,

- zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych,

- daty pierwszego wprowadzenia danych osobowych (wypełniane automatycznie),

- użytkownika, który pierwszy dane osobowe wprowadził (wypełniane automatycznie),

- daty ostatniej modyfikacji danych osobowych (wypełniane automatycznie),

- użytkownika, który jako ostatni dane osobowe edytował (wypełniane automatycznie),

Część z wymienionych informacji zapisywana jest w systemie automatycznie, część użytkownik pełniący

rolę przetwarzającego dane osobowe wprowadza ręcznie.

2.2 Ewidencja udostępnień danych osobowych

Zgodnie z Ustawą Sage Symfonia ERP umożliwia rejestrowanie udostępnień przetwarzanych danych

osobowych. Dodawanie wpisów do ewidencji udostępnień możliwe jest w kartotece Osoby, na zakładce

„Udostępnianie danych osobowych” oraz na zakładce „Dane osoby” przy użyciu przycisku Udostępnie-

nie. W oknie „Udostępnianie danych osobowych” wprowadzane są informacje szczegółowe dotyczące

udostępnianych danych wybranej z listy osoby:

- kto dane udostępnił,

- kto był odbiorcą danych (nazwa oraz adres),

- data udostępnienia,

- imię i nazwisko osoby, której dane są udostępniane,

- lista danych udostępnionych (dane personalne oraz dane adresowe).

2.3 Raport o danych osobowych

Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem do Ustawy dla każdej osoby, której dane osobowe są

przetwarzane, Sage Symfonia ERP zapewnia sporządzenie raportu o danych osobowych. W oknie przed-

stawiającym listę osób systemu możliwe jest wygenerowanie takiego raportu dla wybranej osoby. W kar-

totece osób, na zakładce Dane osoby wybiera się przycisk Raport, co skutkuje wyświetleniem okna ra-

portu - Raport o danych osobowych.

Wygenerowany raport przedstawia dane identyfikujące osobę w systemie, datę i login użytkownika, który

wprowadził dane, datę i login użytkownika, który ostatnio modyfikował dane, źródło pochodzenia danych,

zgodę na udostępnianie danych, zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz informa-

cje dotyczące podmiotu, jakiemu, kiedy, jakie dane zostały udostępnione.


Raport o danych osobowych.


3 Dostęp do danych osobowych

Dostęp do danych osobowych Sage Symfonia ERP następuje po zalogowaniu się do systemu przy użyciu

unikalnego loginu oraz hasła użytkownika. Hasła w systemie przechowywane są w formie zaszyfrowanej.

Uprawnienia w zakresie dostępu do danych osobowych oraz ich przetwarzania określone są w systemie

uprawnień użytkownika Sage Symfonia ERP.

Zabezpieczenie baz danych przed nieautoryzowanym dostępem leży w gestii administratora systemu.

3.1 Polityka haseł

Zgodnie z wymogami prawnymi, uwzględniając kategorie przetwarzanych danych i stopień wrażliwości

danych istnieją trzy poziomy bezpieczeństwa haseł użytkowników mających dostęp do danych osobo-

wych Sage Symfonia ERP.

Według istniejącej polityki bezpieczeństwa możliwe do wykorzystania poziomy szczegółowości haseł to:

Podstawowy, Podwyższony oraz trzeci, widniejący pod nazwą Użytkownika.

Okno „Polityka haseł”


Możliwa jest definicja następujących parametrów złożoności haseł użytkowników Sage Symfonia ERP:

Nazwa Opis

Minimalna długość hasła Ustawia minimalną długość hasła. Możliwe ustawienie w zakre-

sie 0-250 znaków.

Maksymalna długość hasła Ustawia maksymalną długość hasła. Możliwe ustawienie w

zakresie 0-250 znaków.

Wymagaj liter Wymaga, aby w haśle znalazła się przynajmniej jedna litera

Wymagaj cyfr Wymaga, aby w haśle znalazła się przynajmniej jedna cyfra

Wymagaj znaków specjalnych Wymaga, aby w haśle znalazł się przynajmniej jeden znak spe-

cjalny (np.: dwukropek, wykrzyknik itp.)

Wymagaj wielkich i małych liter Wymaga, aby w haśle zostały użyte wielkie i małe litery.

Maksymalny wiek hasła w dniach Definiuje jak długo można używać jednego hasła. Możliwe

ustawienie w zakresie 1-3654 dni.

Ostatnio używane hasła Ustawia ile kolejnych haseł nie może zostać ponownie użytych.

Możliwe ustawienie w zakresie 1-100 haseł.

3.2 Prawa dostępu do danych osobowych

Dostęp do danych osobowych w Sage Symfonia ERP ograniczany jest poprzez prawa efektywne takie

jak:

• Dostęp do kartoteki osób

• Dostęp do kartoteki pracowników

• Dostęp do kartoteki kontrahentów

• Wgląd w dane osobowe

• Przeglądanie kontrahentów

Okno użytkownika Kontroler z prawami efektywnymi dostępu do danych osobowych.


4 Model pracy w Sage Symfonia ERP

Moduły Sage Symfonia ERP mogą pracować w modelu pojedynczej wspólnej bazy. W modelu pracy w

jednej wspólnej bazie wszystkie moduły zapisują dane do jednej wspólnej operacyjnej bazy danych (na

poniższym diagramie „Baza Sage Symfonia ERP”). We wspólnej bazie ERP może być też prowadzona

współpraca z programem Sage Kadry i Płace.

W Sage Symfonia ERP w przetwarzaniu danych osobowych uczestniczą bazy oraz moduły widoczne na

poniższym schemacie:

Model Sage Symfonia ERP oraz Sage Kadry i Płace

5 Opis struktury zbiorów danych

5.1 Dane wspólne

Dane wspólne (obecne w każdej bazie danych)posiadają dane osobowe w poniższych tabelach:

1. dane osobowe (SSCommon.STPersons),

- imię,

- drugie imię,

- nazwisko,

- data urodzenia

- kod indentyfikacyjny,

- numer PESEL,

- numer NIP,

- notatka

- źródło danych osobowych

- adres źródła danych osobowych

- zgoda na przetwarzanie danych

- zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych

- data ostatniej zmiany danych

oraz

2. dodatkowe dane dla pracownika (SSCommon.STEmployees),

- numer identyfikacyjny pracownika

- numer ewidencyjny

- notatka,

oraz

3. dodatkowe dane dla kontrahenta (SSCommon.STContractors)

- skrót kontrahenta

- nazwa


- oznaczenie, że jest to osoba fizyczna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospo-

darczą

- NIP

- PESEL

- REGON

- NIP_UE

- Notatka

- VIES

- flaga, wartość oraz waluta limitu

4. dane adresowe (SSCommon.STPostOfficeAddresses),

- nazwa adresu

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- gmina,

- powiat,

- kod pocztowy,

- urząd pocztowy,

- miejscowość,

- województwo,

- kraj,

- skrytka pocztowa.

Powyższe dane występują w trzech osobnych instancjach o nazwach:

- adres zameldowania,

- adres korespondencyjny

- adres tymczasowy

oraz

5. dane kontaktowe (teleinformatyczne) (SSCommon.STTeleItContacts),

- telefon 1,

- telefon 2,

- telefon 3,

- faks 1,

- faks 2,

- telex,

- adres e-mail 1,

- adres e-mail 2,

- adres WWW,

- adres facebook,

- numer komunikatora internetowego 1,

- numer komunikatora internetowego 2,

- opis kontaktu

oraz

6. dane w słownikach osób, kontrahentów i pracowników (SSCommon.STElements),

W przypadku np. słownika „Osoby” są to:

- imię, drugie imię, nazwisko - w nazwach elementów

- kod - w skrócie elementów

7. dane konta bankowego (SSCommon.STAccounts),

- nazwa banku,

- nazwa rachunku

- numer konta bankowego,


5.2 Sage Kadry i Płace

Program Sage Kadry i Płace pracując we wspólnej bazie z Sage Symfonia ERP zapisuje dane osobowe

pracowników w tabelach:

1. danych wspólnych (patrz pkt.5.1),

oraz

2. szczegółowe dane kadrowe (KD.HRV_ITEMS)

- imię,

- drugie imię,

- nazwisko,

- numer PESEL,

- numer NIP,

- numer ewidencyjny,

- płeć - identyfikator wartości słownikowej,

- odnośnik do zdjęcia pracownika,

- data urodzenia,

- miejsce urodzenia - identyfikator wartości słownikowej,

- imię ojca,

- imię matki,

- nazwisko panieńskie matki,

- rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość,

- numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość,

- przez kogo został wydany dokument potwierdzający tożsamość,

- adres zameldowania,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- miejscowość - identyfikator wartości słownikowej,

- kod pocztowy,

- poczta - identyfikator wartości słownikowej,

- gmina - identyfikator wartości słownikowej,

- powiat - identyfikator wartości słownikowej,

- województwo - identyfikator wartości słownikowej,

- kraj - identyfikator wartości słownikowej,

- adres tymczasowy,

- ulica, numer domu,

- numer lokalu,


- kod pocztowy,






- adres do korespondencji,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,



- kod pocztowy,






- email pracownika,

- telefon służbowy,

- telefon komórkowy,

- telefon prywatny,

- stopień pokrewieństwa - identyfikator wartości słownikowej,

- konto bankowe,

- numer konta,

- nazwa banku - identyfikator wartości słownikowej,

- urząd skarbowy - identyfikator urzędu skarbowego,

- obywatelstwo - identyfikator wartości słownikowej,

- numer karty RCP,

- wskazanie czy jest to główne miejsce pracy - identyfikator wartości słownikowej,

- potomstwo,

- imię,

- nazwisko,

- data urodzenia,

- miejsce urodzenia - identyfikator wartości słownikowej,

- współmałżonek,

- imię,

- nazwisko,

- data urodzenia,

- data ślubu,


- numer aktu małżeństwa,

- pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym - identyfikator wartości

słownikowej,

- osoba którą należy powiadomić w razie wypadku,

- imię, nazwisko,

- adres,

- numer telefonu,

- ukończone szkoły,

- okres nauki(data rozpoczęcia, data zakończenia),

- nazwa szkoły,


- wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej,

- zawód wyuczony - identyfikator wartości słownikowej,

- specjalność wyuczona - identyfikator wartości słownikowej,

- tytuł lub stopień naukowy - identyfikator wartości słownikowej,

- tytuł zawodowy - identyfikator wartości słownikowej),

- poziom wykształcenia,

- wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej, tytuł lub stopień naukowy -

identyfikator wartości słownikowej,

- tytuł zawodowy (identyfikator wartości słownikowej),

- ukończone kursy (rodzaj kursu - identyfikator wartości słownikowej,

- nazwa kursu, data zakończenia,

- okres zatrudnienia,


- data rozpoczęcia pracy,

- data zakończenia pracy,

- specjalności i uprawnienia,

- rodzaj uprawnienia - identyfikator wartości słownikowej,

- numer uprawnienia,

- języki obce,

- nazwa języka - identyfikator wartości słownikowej,

- znajomość w mowie - identyfikator wartości słownikowej,

- znajomość w piśmie - identyfikator wartości słownikowej,

- dodatkowe umiejętności,

- prawo jazdy - identyfikator wartości słownikowej,

- dział - identyfikator wartości słownikowej,

- przebieg zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców,

- długość okresu pracy/ przerwy,

- rodzaj pracy/przerwy - identyfikator wartości słownikowej,

- nazwa wcześniejszego pracodawcy,

- stanowisko - identyfikator wartości słownikowej,

- rodzaj pracy - identyfikator wartości słownikowej,

- wymiar czasu pracy,

- wchodzi do wymiaru stażu - identyfikator wartości słownikowej,

- liczba dni urlopu wykorzystanego w ostatnim roku,

- kwota podstawy wymiaru składek na ZUS wykorzystana u poprzedniego pracodawcy,

- dotychczasowy staż pracy do dodatków,

- lata do dotychczasowego stażu pracy,

- miesiące do dotychczasowego stażu pracy,

- praca w szczególnych warunkach,

- kod szczególnych warunków/charakteru pracy - identyfikator wartości słowniko-

wej,

- data rozpoczęcia,

- data zakończenia,

- dane rejestru bezrobotnych Powiatowego Urzędu Pracy,


- numer w rejestrze bezrobotnych,

- prawo do zasiłku - identyfikator wartości słownikowej,

- stosunek do powszechnego obowiązku obrony,

- stosunek do powszechnego obowiązku obrony - identyfikator wartości słowniko-

wej,

- stopień wojskowy - identyfikator wartości słownikowej,

- numer specjalności wojskowej,

- przynależność do WKU,

- numer książeczki wojskowej,

- przydział mobilizacyjny,

- okresy odbywania służby wojskowej,

- data rozpoczęcia,

- data zakończenia,

- pobierane emerytury,

- organ wypłacający,

- numer świadczenia,

- pobierane renty,

- tytuł świadczenia - identyfikator wartości słownikowej,

- numer świadczenia,

- organ wypłacający,


- stopień niepełnosprawności,

- kod stopnia niepełnosprawności - identyfikator wartości słownikowej,

- okres od,

- okres do,

- stopień niezdolności do pracy,

- kod stopnia niezdolności do pracy - identyfikator wartości słownikowej,

- okres od,

- okres do,

- przeciwwskazania do zatrudnienia,

- uprawnienie do pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego - identyfikator wartości

słownikowej,

- numer PFRON,

- dodatkowe dane dla PFRON,

- wykształcenie - identyfikator wartości słownikowej,

- zawód,

- miejsce zamieszkania - identyfikator wartości słownikowej,

- praca nakładcza - identyfikator wartości słownikowej,

- pomijany - identyfikator wartości słownikowej,

- obniżony wymiar czasu pracy - identyfikator wartości słownikowej,

- dofinansowanie stanowi pomoc publiczną INF-D-P poz.34 - identyfikator wartości

słownikowej,

- pracownik zatrudniony u pracodawcy INF-D-P poz.35 - identyfikator wartości

słownikowej,

- zatrudnienie pracownika nastąpiło INF-D-P poz.36 - identyfikator wartości słowni-

kowej,

- rodzaj schorzenia - identyfikator wartości słownikowej,

- ustalone prawo do emerytury lub renty - identyfikator wartości słownikowej,

- przysługuje wypłata z art. 23 ustawy - identyfikator wartości słownikowej,

- podwyższone koszty zatrudnienia - identyfikator wartości słownikowej,

- zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P/INF-U-P,

- zestawienie wynagrodzeń dla PFRON INF-D-P,

Użytkownik zależnie od potrzeb może tworzyć własne rodzaje danych kadrowych.

Daty przechowywane są w formacie DWORD.

oraz

3. dane płacowe typu liczba rzeczywista (KD.WARTOSCI_SKL)

oraz

4. dane płacowe typu data, napis i wartość słownikowa (KD.WARTOSCI_EXT)

oraz

5. dane osobowe podczas logowania operacji na pracowniku (KD.LOG_OPER)

- imię,

- nazwisko,

oraz

6. notatki o pracowniku (Notki),

5.3 Moduł Finanse i Księgowość

Moduł Finanse i Księgowość zapisuje dane osobowe pracowników w tabelach:

1. danych wspólnych (patrz pkt.5.1)

2. dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes),


- nazwisko panieńskie,

- Imię ojca,

- imię matki,

- miejsce urodzenia,

- identyfikator pracownika w module Sage Symfonia ERP Finanse i Księgowość,

3. dane adresowe kontrahenta wykorzystane na dokumentach (FK.DaneKh)

- nazwa

- nip

- kraj

- miejscowość

- ulica

- numer domu

- numer lokalu

- kod pocztowy

- urząd pocztowy

5.4 Moduł Środki Trwałe

1. Moduł Środki Trwałe zapisuje dane osobowe pracowników i osób współpracujących w tabelach:

danych wspólnych (patrz pkt.5.1)

2. Przypisane środki trwałe i ich dane.

5.5 Moduł Handel

Moduł Handel zapisuje dane osobowe w tabelach:

1. danych wspólnych (patrz pkt.5.1)

2. dodatkowe informacje (SSCommon.STElementEXAttributes),


- imię ojca,

- imię matki,


- identyfikator pracownika w module Finanse i Księgowość, 3. dane kontrahenta wykorzystywane na dokumentach (HM.AD)

- typ kontrahenta

- nip

- nazwa kontrahenta

- kraj

- miejscowość

- ulica

- numer domu

- numer lokalu

- kod pocztowy

- urząd pocztowy

5.6 Moduł Contact Manager

Moduł Contact Manager pracuje w oparciu o moduł Handel i przechowuje dane osobowe w tabelach:

1. Dane kontaktów (CM.Contacts)

- imię

- nazwisko

- identyfikator opiekuna


- stanowisko

- nazwa firmy

- kod kontrahenta

- ulica

- numer budynku

- numer lokalu

- miejscowość

- kod pocztowy

- poczta

- adres strony www

- tagi

- NIP

- kraj

- województwo

2. Informacje o kontaktach z kontrahentem (CM.Connections)

5.7 Moduł Repozytorium dokumentów

Moduł Repozytorium dokumentów przetwarza dane osobowe w zakresie:

Tabela klasyfikacji umów (STClasificationX – X zależy od bazy):

- adres email odbiorcy e-faktur.

5.8 Moduł Produkcja

Moduł Produkcja przetwarza dane osobowe w zakresie:

Tabela użytkowników (ProductionSysUser):

- nazwa (Imię/Nazwisko)

- adres email

Tabela pracowników (ProductionWorker)

- nazwa (Imię/Nazwisko)

Nie ma żadnej wymiany danych osobowych z innymi modułami.

6 Sposób przepływu danych pomiędzy systemami

Sage Symfonia ERP umożliwia wiele sposobów wymiany danych pomiędzy jego modułami jak również z

programami dodatkowymi (np.: Płatnik). Dokument ten opisuje sposoby przepływu danych między modu-

łami Sage Symfonia ERP oraz innymi programami ze szczególnym uwzględnieniem danych osobowych.

6.1 Eksport, import plików

6.1.1 Moduł Handel

Moduł Handel importuje i eksportuje dane w formacie 3.0.

HMFTXT

Import / Eksport danych w formacie 3.0 modułu Handel

Zakres eksportowanych danych:

1. pracownik,


- notatka o pracowniku,

- id,

- kod(skrót),

- nazwisko,

- imię,

- aktywny,

- znacznik,

- kto wprowadził,

- miejscowość,

- ulica,

- nr domu,

- nr lokalu,

- kod pocztowy,

- rejon,

- adres korespondencyjny,

- miejscowość,

- ulica,

- nr domu,

- nr lokalu,

- kod pocztowy,

- rejon,

- nip,

- pesel,

- telefon 1,

- telefon 2,

- fax,

- e-mail,

- nazwa banku,

- numer rachunku,

- numer identyfikacyjny w module Finanse i Księgowość,

2. dokumenty handlowe(sprzedaż, zakup),

3. dokumenty magazynowe,

4. dokumenty płatności,

5. zamówienia obce,

6. zamówienia własne,

7. towary,

8. kontrahenci,

9. urzędy.

6.1.2 Moduł Środki Trwałe

Moduł Środki Trwałe umożliwia eksport oraz import danych w formacie XML oraz eksport danych w for-

macie tekstowym.

STF

XMLXML

XML TXT

Import / Eksport danych w formacie XML oraz tekstowym modułu Środki Trwałe

W format XML obsługuje następujące rodzaje danych:

1. cechy środków,


2. grupy środków,

3. klasyfikacja środków trwałych,

4. konta,

5. kontrahenci,

6. miejsce użytkowania,

7. osoby odpowiedzialne,

- kod lub skrócona nazwa,

- imię,

- nazwisko,

- PESEL,

- NIP,

8. rodzaje środków trwałych,

9. szablony księgowania,

10. środki trwałe,

- identyfikator środka,

- numer porządkowy środka,

- nazwa środka,

- numer ewidencyjny środka,

- numery fabryczne środka,

- numer KŚT,

- numer KŚT podatkowej,

- rok produkcji środka,

- data zakupu środka,

- wartość zakupu środka(bilansowa),

- wartość zakupu środka(podatkowa),

- data przyjęcia środka(bilansowa),

- data przyjęcia środka(podatkowa),

- kwota niestanowiąca KUP,

- flagi środka,

- parametry VAT środka,

- parametry amortyzacji środka,

- umorzenie środka,

- części składowe środka,

- dokumenty środka,

- konta środka,

- grupy środka,

- cechy środka,

- miejsce użytkowania środka,

- osoba odpowiedzialna za środek,


- imię,

- nazwisko,

- PESEL,

- NIP,

- historia środka,

- notatki środka,

- uwagi środka,

- operacje środka,

11. umowy LWD.


6.1.3 Moduł Finanse i Księgowość

Moduł Finanse i Księgowość umożliwia import i eksport plików w formatach tekstowych Format 3.0, SDF i

XML.

FKF

XML

Format

3.0TXT

Import / Eksport danych w formacie 3.0, SDF i XML modułu Finanse i Księgowość

Formaty te obsługują następujące rodzaje danych:

1. format 3.0,

- kontrahenci stali,

- pracownicy,

- pozycja,

- kod,

- nazwisko,

- imię,

- aktywny/nieaktywny,

- znacznik,

- drugie imię,

- imię ojca,

- imię matki,


- data urodzenia,


- PESEL,

- NIP,

- telefon 1,

- adres zamieszkania,

- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numerdomu,

- numer mieszkania,

- kod,

- poczta,

- adres tymczasowy,

- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod,

- poczta,


- nazwa banku,

- numer rachunku bankowego,

- rejon,

- fax,

- email,

- telefon 2,

- urzędy,

2. format SDF,

- kontrahenci stali,

- kontrahenci incydentalni,

- pracownicy,

- pozycja,

- kod,

- nazwisko,

- imię,


- znacznik,

- drugie imię,

- imię ojca,

- imię matki,


- data urodzenia,


- PESEL,

- NIP,

- telefon 1,


- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numerdomu,

- numermieszkania,

- kod,

- poczta,

- adres tymczasowy,

- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod,

- poczta,

- nazwa banku,


- rejon,

- fax,

- email,

- telefon 2,

- rachunki,

- urzędy,

3. XML,

- model księgowy firmy.


6.1.4 Moduł Finanse i Księgowość Import specjalny

Mechanizm importu specjalnego w module Finanse i Księgowość umożliwia wprowadzanie danych księ-

gowych z innych modułów Sage Symfonia ERP na podstawie wzorców importu. Po odpowiednim skonfi-

gurowaniu można wczytywać też dane z programów innych producentów.

FKFTXT

Import specjalny modułu Finanse i Księgowość

Mechanizm importuje dane z formatów tekstowych.

Dostępne są następujące profile importu:

1. CDN Firma++( Szablon CDN jest zamieszczony wyłącznie w celu demonstracyjnym i nie powi-

nien służyć do importu rzeczywistych danych),

2. Handel,

- dane kontrahentów,

- dane pracowników,

- identyfikator,


- nazwisko,

- imię,

- drugie imię,

- telefon,

- miejscowość,

- PESEL,

- REGON,

- NIP,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- kod pocztowy,

- poczta,

- nazwa banku,


- identyfikator w module finanse i księgowość,


- dane urzędów,

- dokumenty księgowe,

3. Mikrotel Chart,


4. POLKA,



5. Subiekt,


6. Faktura (format 2.0),



- identyfikator,

- kod nazwa skrócona,

- nazwisko,



- imię,

- drugie imię,

- imię ojca,

- imię matki,

- data urodzenia,


- PESEL,

- NIP,

- telefon,


- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod pocztowy,

- poczta,

- adres tymczasowy,

- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod pocztowy,

- poczta,

- nazwa banku,


- dane rachunków bankowych,

- dane urzędów,


7. Handel,




- nazwisko,

- imię,

- drugie imię,

- identyfikator w module finanse i księgowość,

- telefon,

- PESEL,

- REGON,

- NIP,


- miejscowość,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod pocztowy,

- poczta,

- nazwa banku,




- dane urzędów,


8. Płace,



- identyfikator,

- nazwisko,


- imię,

- drugie imię,

- imię ojca,

- imię matki,

- data urodzenia,


- PESEL,

- NIP,

- telefon,


- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- kod pocztowy,

- poczta,

- adres tymczasowy,

- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- kod pocztowy,

- poczta,

- nazwa banku,


- dane urzędów,

9. Sprzedaż,



- identyfikator,

- kod nazwa skrócona,

- nazwisko,


- imię,

- drugie imię,

- imię ojca,

- imię matki,

- data urodzenia,


- PESEL,

- NIP,


- telefon,


- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod pocztowy,

- poczta,

- adres tymczasowy,

- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer mieszkania,

- kod pocztowy,

- poczta,

- nazwa banku,


- dane rachunków bankowych,

- dane urzędów,


10. Środki Trwałe,



- identyfikator,

- nazwisko,


- imię,

- drugie imię,

- imię ojca,

- imię matki,

- data urodzenia,


- PESEL,

- NIP,

- telefon,


- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- kod pocztowy,

- poczta,


- miejscowość,

- gmina,

- ulica,

- numer domu,

- numer lokalu,

- kod pocztowy,


- poczta,

- nazwa banku,


- dane urzędów.

6.2 Eksport plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny)

Moduły Handel oraz Finanse i Księgowość umożliwiają wykonanie raportów tworzących pliki JPK.

Tworzenie plików JPK w modułach Handel oraz Finanse i Księgowość

6.3 Integracja FK

Obiekt integracji umożliwia bezpośrednią wymianę danych pomiędzy modułem Finanse i Księgowość, a

pozostałymi modułami Sage Symfonia ERP, programem Sage Kadry i Płace, oraz programami i syste-

mami innych producentów.

Wymiana danych może się odbywać w zakresie:

1. Kartotek:

- kontrahenci,

- kontrahenci incydentalni,

- pracownicy,

- urzędy,

- kraje,

- waluty,

- słowniki, 2. danych firmy, 3. danych księgowych.

6.4 Narzędzie Eximtool

Program Eximtool jest narzędziem przesyłania danych. Za jego pomocą można importować i eksportować

dane osobowe kontrahentów, pracowników oraz osób. Wymiana danych odbywa się za pośrednictwem

plików XML.

Model wymiany danych narzędzia Eximtool

6.5 Import danych z rejestratorów czasu pracy

Program Sage Kadry i Płace obsługuje szereg formatów importu danych RCP. Aktualnie obsługiwane są

następujące formaty:

1. AKCES CARD,

2. ASEC,


3. BIBI,

4. ELARM,

5. ELNIX,

6. HSK,

7. INFOLOK,

8. INSOFT,

9. KABA BENZING,

10. PC THERM,

11. POLMAN-SOFTWARE,

12. REGITECH,

13. SYMFONIA,

14. TELEVOX,

15. UNICARD.

6.6 e-Deklaracje

Moduł Finanse i Księgowość współpracuje z modułem Repozytorium Dokumentów w zakresie przesyłania

deklaracji (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9, VAT-12, VAT-UE, VAT-UEK) do Ministerstwa Finan-

sów.

Model przepływu danych podczas tworzenia i przesyłania deklaracji do Ministerstwa Finansów

Współpraca z modułem Finanse i Księgowość obsługuje następujące deklaracje:

- VAT-7,

- VAT-7D,

- VAT-7K,

- VAT-UE,

- VAT-UEK.

6.7 e-Przelewy, e-Faktury oraz e-Deklaracje i deklaracje ZUS

W modułach Sage Symfonia ERP istnieje możliwość wystawiania e-faktur, e-przelewów oraz e-deklaracji

zawierających dane osobowe pracowników i kontrahentów.

Przy współpracy z modułami e-Przelewy, e-Deklaracje i e-Faktury dostępnymi w Repozytorium dokumen-

tów możliwe jest wysyłanie dokumentów elektroniczny do banków, urzędów, kontrahentów.

6.8 Eksport – język raportów

Za pomocą języka raportów możliwe jest tworzenie dowolnych raportów i zestawień dla danych przecho-wywanych w bazach programu. Dane mogą być eksportowane do programu MS Word, MS Excel, lub zapisywane do formatu TXT lub XML. Istnieje też możliwość wydruku wygenerowanych danych lub zapi-sania ich w formacie PDF.

7 Załączniki

Wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe

1. Dane osobowe przetwarzane w systemach informatycznych. 1.1. Systemy, w których przetwarzane są dane osobowe znajdują się: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1.2. Fizyczny dostęp do pomieszczeń, w których eksploatowane są systemy informatyczne zabezpieczo-ny jest: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1.3. Nośniki zawierające kopie bezpieczeństwa danych osobowych przechowywane są: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1.4. Prowadzona jest ewidencja nośników zawierających kopie bezpieczeństwa danych osobowych oraz dat i osób wykonywania kopii bezpieczeństwa.

1.5. Prowadzona jest ewidencja dat wykonywania kopii bezpieczeństwa danych osobowych.

1.6. Prowadzona jest ewidencja osób wykonujących kopie bezpieczeństwa danych osobowych. 1.7. Dane osobowe przetwarzane są w: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….

Podpis administratora danych

Sage Symfonia ERP - Dane osobowepomoc.sage.com.pl/data/adm/ERP/2018_2/data/Sage_Symfonia_ERP... ·...

Documents

Transcript of Sage Symfonia ERP - Dane osobowepomoc.sage.com.pl/data/adm/ERP/2018_2/data/Sage_Symfonia_ERP... ·...